Tài liệu Kế toán bán hàng linh kiện máy tính tại công ty tnhh thương mại dịch vụ công nghệ thông tin- tsi

Trƣờng Đại Học Thƣơng Mại 1 Khoa Kế toán- Kiểm toán Chƣơng 1: TỔNG QUAN NGHIÊN CỨU ĐỀ TÀI KẾ TOÁN NGHIỆP VỤ BÁN HÀNG 1.1 Tính cấp thiết của đề tài nghiên cứu. Trong những năm qua, cơ chế quản lý kinh tế của nước ta đã có những đổi mới sâu sắc và toàn diện, tạo ra những chuyển biến tích cực cho sự tăng trưởng của nền kinh tế. Nền kinh tế của nước ta chuyển từ nền kinh tế hàng hoá tập trung sang nền kinh tế hàng hoá nhiều thành phần, vận hành theo cơ chế thị trường có sự quản lý của Nhà nước, theo định hướng XHCN. Điều đó càng chi phối mạnh mẽ hoạt động của các doanh nghiệp nói chung và các doanh nghiệp thương mại nói riêng. Chính vì thế, hạch toán kế toán là công cụ không thể thiếu trong một doanh nghiệp dù doanh nghiệp đó lớn hay nhỏ. Để có thể cạnh tranh trong thế giới cạnh tranh gay gắt và phức tạp, các DN phải tổ chức tốt công tác bán hàng, bởi lẽ bán hàng là cơ sở hình thành nên doanh thu và lợi nhuận, tạo ra thu nhập để bù đắp chi phí bỏ ra, bảo toàn và phát triển vốn kinh doanh thông qua các phương thức bán hàng phù hợp với yêu cầu của khách hàng. Có bán hàng tốt, DN mới nhanh thu hồi vốn để bù đắp chi phí bỏ ra cũng như thực hiện các nghĩa vụ với Nhà nước đồng thời tạo ra lợi nhuận. Nhận thức rõ tầm quan trọng của công tác kế toán trong doanh nghiệp, trong thời gian tìm hiểu thực tế tại Công ty TNHH thương mại dịch vụ công nghệ thông tin- TSI em nhận thấy kế toán trong công ty nói chung và kế toán bán hàng linh kiện máy tính nói riêng, mặc dù có nhiều cố gắng song vẫn còn những bất cập, tồn tại trong khâu bán hàng. Vì lý do đó đã thúc đẩy em đi sâu vào nghiên cứu chuyên đề: “ Kế toán bán hàng linh kiện máy tính tại Công ty TNHH thƣơng mại dịch vụ công nghệ thông tin- TSI”. SV: Tô Hồng Nhiệm- HK1A- K4 Chuyên đề tốt nghiệp Trƣờng Đại Học Thƣơng Mại 2 Khoa Kế toán- Kiểm toán 1.2 Đối thƣợng nghiên cứu đề tài. Chỉ nghiên cứu kế toán bán nhóm hàng linh kiện máy tính. 1.3 Mục tiêu nghiên cứu của đề tài.  Mục tiêu lý luận: Làm rõ những nguyên tắc bán hàng tại Công ty TNHH TMDV công nghệ thông tin- TSI, từ đó phân tích những vấn đề còn tồn tại và đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán bán hàng tại Công ty. Hoàn thiện công tác kế toán bán hàng tại doanh nghiệp cần phải dựa trên tình hình thực tế tại công ty kết hợp với các quy đinh của Bộ tài chính, các chế độ, chuẩn mực kế toán hiện hành đảm bảo nguyên tắc phù hợp, vận dụng linh hoạt, tổ chức khoa học, hợp lý vào tình hình thực tế tại công ty thì mới đạt hiệu quả cao trong hoạt động kinh doanh.  Mục tiêu thực tiễn: - Về phía công ty: Việc hoàn thiện kế toán nghiệp vụ bán hàng không những giúp cho chủ DN có được thông tin kịp thời, đầy đủ, sát thực mà còn giúp chủ DN nhìn nhận đánh giá một cách chính xác nhất tình hình kinh doanh của DN mình. Từ đó đưa ra những chính sách, quyết định kinh doanh hợp lý nhất. - Về phía cá nhân: Qua thời gian thực tập tại Công ty, giúp em hiểu sâu hơn những kiến thức đã được học tại Trường Đại học Thương Mại, so sánh giữa lý luận và thực tế. 1.4 Phạm vi nghiên cứu. - Đối tượng nghiên cứu: Nghiên cứu kế toán bán hàng linh kiện máy tính. SV: Tô Hồng Nhiệm- HK1A- K4 Chuyên đề tốt nghiệp Trƣờng Đại Học Thƣơng Mại 3 Khoa Kế toán- Kiểm toán - Không gian nghiên cứu: Công ty TNHH TMDV Công nghệ thông tinTSI. - Phạm vi nghiên cứu: Số liệu quý I năm 2010. 1.5 Khái niệm và phân định nội dung nghiên cứu nghiệp vụ bán hàng. 1.5.1 Khái niệm. -Doanh thu bán hàng: Là tổng giá trị các lợi ích kinh tế DN thu được trong năm phát sinh từ các hoạt động tiêu thụ hàng hoá, sản phẩm, dịch vụ của DN được khách hàng chấp nhậnt thanh toán. - Giảm giá hàng bán: Là số tiền giảm trừ cho khách hàng ngoài hoá đơn hay các hợp đồng cung cấp dịch vụ do các nguyên nhân đặc biệt như: hàng kém phẩm chất, không đúng quy cách, giao hàng không đúng địa điểm, thời hạn trong hợp đồng…Ngoài ra tính vào khoản giảm giá hàng bán còn bao gồm khoản thưởng cho khách hàng do trong một thời gian nhất định đã mua một khối lượng hàng hoá lớn. - Hàng bán bị trả lại: Là số hàng đã được coi là tiêu thụ (đã chuyển quyền sở hữu, đã thu tiền hay được người mua chấp nhận nợ) do người bán không tôn trọng hợp đồng kinh tế đã ký kết như hàng không đúng phẩm chất, yêu cầu kỹ thuật, không đúng chủng loại. - Chiết khấu thương mại: Là khoản tiền mà doanh nghiệp đã giảm trừ, hoặc đãthanh to án cho khách hàng do việc người mua đã mua hàng với khối lượng lớn hàng hoá theo thoả thuận, chiết khấu thương mại được ghi trên hợp đồng kinh tế hoặc các cam kết mua hàng. - Chiết khấu thanh toán: Là số tiền người bán giảm trừ cho người mua tính trên tổng số tiền phải trả do người mua thanh toán tiền hàng trước thời hạn thanh SV: Tô Hồng Nhiệm- HK1A- K4 Chuyên đề tốt nghiệp Trƣờng Đại Học Thƣơng Mại 4 Khoa Kế toán- Kiểm toán toán đã thoả thuận trên hợp đồng kinh tế. Khoản tiền này được hạch toán vào chi phí hoạt động tài chính của DN. 1.5.2 Các phƣơng thức bán hàng và thanh toán. 1.5.2.1 Các phƣơng thức bán hàng. Trong các DN thương mại, việc tiêu thụ hàng hoá có thể được thực hiện theo các phương thức sau: - Phương thức bán buôn hàng hoá. - Phương thức bán lẻ hàng hoá. - Phương thức bán hàng đại lý. a- Phƣơng thức bán buôn hàng hoá. Bán buôn hàng hoá là phương thức bán hàng cho các đơn vị thương mại, các DN sản xuất… để thực hiện bán ra hoặc gia công chế biến rồi bán ra. Trong bán buôn hàng hoá, thường bao gồm hai phương thức sau:  Phương thức bán buôn hàng hoá qua kho. Là phương thức bán buôn hàng hoá mà trong đó hàng bán phải được xuất ra từ kho bảo quản của DN. Trong phương thức này có hai hình thức: - Bán buôn qua kho theo hình thức giao hàng trực tiếp tại kho. - Bán buôn qua kho theo hình thức gửi hàng.  Phương thức bán buôn hàng hoá vận chuyển thẳng. Là phương thức bán buôn hàng hoá mà trong đó hàng hoá bán ra khi mua về từ nhà cung cấp không đem về nhập kho của DN mà giao bán ngay hoặc chuyển bán ngay cho khách hàng. Phương thức này có thể thực hiện theo các hình thức sau: - Bán buôn vận chuyển thẳng theo hình thức giao hàng trực tiếp (Hình thức giao tay ba). SV: Tô Hồng Nhiệm- HK1A- K4 Chuyên đề tốt nghiệp Trƣờng Đại Học Thƣơng Mại 5 Khoa Kế toán- Kiểm toán - Bán buôn vận chuyển thẳng theo hình thức gửi hàng. b- Phƣơng thức bán lẻ hàng hoá. Bán lẻ hàng hoá là phương thức bán hang trực tiếp cho người tiêu dung hoặc các tổ chức kinh tế hoặc các đơn vị kinh tế tập thể mua về mang tính chất tiêu dung nội bộ. Phương thức bán lẻ thường gổm các hình thức sau: - Hình thức bán lẻ thu tiển tập chung. - Hình thức bán lẻ thu tiền trực tiếp. - Hình thức bán hàng tự phục vụ. - Hình thức bán hàng trả góp. c- Phƣơng thức bán hàng đại lý. Là phương thức bán hàng mà trong đó DN thương mại giao hàng cho cơ sở nhận bán đại lý, ký gửi để cơ sở này trực tiếp bán hàng. Sau khi bán được hàng, cơ sở đại lý thanh toán tiền hàng cho DN trương mại và được hưởng một khoản tiền gọi là hoa hồng đại lý. Số hàng chuyển giao cho cơ sở đại lý vẫn thuộc quyển sở hữu của các DN thương mại đến khi nào cơ sở đại lý thanh toán tiền bán hàng hoặc chấp nhận thanh toán thì nghiệp vụ bán hàng mới hoàn thành. 1.5.2.2 Các phƣơng thức thanh toán. Sau khi giao hàng cho bên mua và được chấp nhận thanh toán thì bên bán có thể nhận tiền hàng theo nhiều phương thức khác nhau tuỳ thuộc vào sự tín nhiệm, thoả thuận giữa hai bên mà lựa chọn phương thức thanh toán cho phù hợp. Hiện nay các DN thương mại thường áp dụng các phương thức thanh toán sau: - Phương thức thanh toán trực tiếp: Là phương thức thanh toán mà quyển sở hữu về tiền tệ sẽ được chuyển từ người mua sang người bán ngay SV: Tô Hồng Nhiệm- HK1A- K4 Chuyên đề tốt nghiệp Trƣờng Đại Học Thƣơng Mại Khoa Kế toán- Kiểm toán 6 sau khi quyền sở hữu hàng hoá bị chuyển giao. Thanh toán trực tiếp có thể bằng tiền mặt, ngân phiếu, séc hoặc có thể bằng hàng hoá (Nếu bán theo phương thức hàng đổi hàng). Ở hình thức này sự vận động của hàng hoá gắn liền với sự vận động của tiền tệ. - Phương thức thanh toán chậm trả: Là phương thức thanh toán mà quyển sở hữu về tiền tệ sẽ được chuyển giao sau một khoảng thời gian so với thời điểm chuyển quyền sở hữu về hàng hoá, do đó hình thành khoản công nợ phải thu của khách hàng. Nợ phải thu cần được hạch toán quản lý chi tiết cho từng đối tượng phải thu và ghi chép theo từng lần thanh toán. Ở hình thức này sự vận động của hàng hoá và tiền tệ có khoảng cách về không gian và thời gian. 1.5.3 Nội dung nghiên cứu kế toán nghiệp vụ bán hàng. 1.5.3.1 Phƣơng pháp xác định giá vốn hàng bán. a- Phƣơng pháp tính theo đơn giá bình quân gia quyền. Trị giá vốn thực tế hàng Đơn giá bình quân gia quyền hoá tồn kho ĐK Trị giá vốn thực tế + hàng nhập trong kỳ = Số lượng hàng hoá tồn kho đầu kỳ Trị giá vốn thực tế hàng hoá xuất kho = Số lượng hàng hoá xuất kho Số lượng hàng hoá nhập + kho trong kỳ x Đơn giá bình quân gia quyền b- Phƣơng pháp tính theo giá đích danh. SV: Tô Hồng Nhiệm- HK1A- K4 Chuyên đề tốt nghiệp Trƣờng Đại Học Thƣơng Mại 7 Khoa Kế toán- Kiểm toán Cách tính này được sử dụng trong trường hợp DN quản lý hàng hoá xuất kho theo từng lô hàng nhập, hàng xuất thuộc lô nào thì lấy đơn giá nhập của lô hàng đó để tính. Phương pháp này thường được sử dụng đối với DN có ít loại mặt hàng hoặc mặt hàng ồn định và nhận diện được hoặc hàng hoá có giá trị cao, thường xuyên cải tiến mẫu mã và chất lượng. c- Phƣơng pháp nhập trƣớc- xuất trƣớc (FiFo). Theo phương pháp này thì giá trị của lô hàng xuất kho được tính theo giá của lô hàng nhập kho ở thời điểm đầu kỳ hoặc gần đầu kỳ, giá trị của hàng tồn kho được tính theo giá hàng nhập kho ở thời điểm cuối kỳ hoặc gần cuối kỳ. d- Phƣơng pháp nhập trƣớc- xuất sau (LiFo). Theo phương pháp này thì trị giá của hàng xuất kho được tính theo giá của lô hàng nhập sau hoặc gần sau cùng, giá trị của hàng tồn kho được tính theo giá của hàng nhập kho đầu kỳ hoặc gần đầu kỳ. 1.5.3.2 Chứng từ sử dụng. Khi phát sinh các nghiệp vụ bán hàng kế toán phải thu thập đầy đủ các chứng từ theo quy định của Nhà nước nhằm đảm bảo cơ sở pháp lý để ghi sổ. Các chứng từ sử dụng chủ yếu trong công tác kế toán bán hàng bao gồm: - Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho. - Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ. - Hoá đơn GTGT, hoá đơn bán hàng thông thường. - Bảng kê bán lẻ hàng hoá. - Hợp đồng kinh tế với khách hàng. - Các chứng từ phản ánh tình hình thanh toán như: Phiếu thu, giấy báo có của ngân hàng, giấy nhận nợ… SV: Tô Hồng Nhiệm- HK1A- K4 Chuyên đề tốt nghiệp Trƣờng Đại Học Thƣơng Mại 8 Khoa Kế toán- Kiểm toán 1.5.3.3 Tài khoản kế toán. Theo hệ thống chứng từ kế toán được BTC hành theo QĐ số 15/2006/QĐ- BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ tài chính, kế toán bán hàng tong DN thương mại sử dụng các tài khoản sau: - TK 511: “ Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ”.Chi tiết: + TK 5111: Doanh thu bán hàng + TK 5112: Doanh thu cung cấp dịch vụ. - TK 512: “ Doanh thu nội bộ”. - TK 521: “ Chiết khấu thương mại”. - TK 531: “ Hàng bán bị trả lại”. - TK 532: “ Giảm giá hàng bán”. - TK 157: “ hàng gửi bán”. - TK 632: “ Giá vốn hàng bán”. Ngoài ra kế toán nghiệp vụ bán hàng còn sử dụng một số tài khoản sau: TK111, TK112, TK131, TK138, TK338, TK641, TK333. 1.5.3.4 Sổ kế toán.  Sổ kế toán tổng hợp: Sổ nhật ký, sổ cái. - Sổ nhật ký: Dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh trong từng thời kỳ kế toán và trong một niên độ kế toán theo trình tự thời gian và quan hệ đối ứng với các tài khoản của các nghiệp vụ đó. Số liệu kế toán trên sổ nhật ký phản ánh tổng hợp số phát sinh bên Nợ và bên Có của tất cả các tài khoản kế toán sử dụng ở DN. - Sổ cái: Dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong từng thời kỳ và trong một niên độ kế toán theo các tài khoản kế toán được quy định tring chế độ tài khoản kế toán áp dụng cho doanh nghiệp. Số SV: Tô Hồng Nhiệm- HK1A- K4 Chuyên đề tốt nghiệp Trƣờng Đại Học Thƣơng Mại 9 Khoa Kế toán- Kiểm toán liệu kế toán trên sổ cái phản ánh tổng hợp tình hình tài sản, nguồn vốn, tình hình và kết quả hoạt động sản xuất. kinh doanh của doanh nghiệp.  Sổ, thẻ kế toán chi tiết: Dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan tới các đối tượng kế toán cần thiết phải theo dõi chi tiết theo yêu cầu quản lý. Số liệu trên sổ kế toán chi tiết cung cấp các thông tin phục vụ cho việc quản lý từng loại tài sản, nguồn vốn, doanh thu, chi phí chưa được phản ánh trên sổ Nhật ký và sổ cái. a- Hình thức nhật ký chung. - Sổ kế toán tổng hợp: Sổ nhật ký chung, nhật ký mua hàng, bán hàng, chi tiền, thu tiền, sổ cái TK 511, 131… - Sổ kế toán chi tiết: Sổ chi tiết thanh toán với người mua, người bán, hàng hoá, thẻ kho,… b- Hình thức nhật ký- sổ cái. - Sổ kế toán tổng hợp: Nhật ký sổ cái: hàng ngày khi nhận được các chứng từ về nghiệp vụ bán hàng, kế toán căn cứ vào các nội dung kế toán các nghiệp vụ trên chứng từ, xác định tài khoản Nợ, Có. Mỗi chứng từ sẽ ghi vào nhật ký sổ cái trên một dòng, cả phần Nhật ký và sổ cái. - Sổ kế toán chi tiết: kế toán mở sổ chi tiết theo dõi doanh thu chi tiết theo từng mặt hàng, nhóm hàng, sổ chi tiết thanh toán với người mua, sổ chi tiết bán hàng. c- Hình thức chứng từ ghi sổ. - Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. - Chứng từ ghi sổ. - Sổ cái các tài khoản: 511, 521, 531, 532, 632, 156, 111, 112… SV: Tô Hồng Nhiệm- HK1A- K4 Chuyên đề tốt nghiệp Trƣờng Đại Học Thƣơng Mại 10 Khoa Kế toán- Kiểm toán - Sổ chi tiết: Kế toán mở sổ theo dõi doanh thu chi tiết theo từng mặt hàng, nhóm hàng, sổ chi tiết thanh toán với người mua, … d- Hình thức nhật ký- chứng từ. - Nhật ký chứng từ số 8: Dùng để tập hợp số phát sinh bên có của các TK 511, 531, 532, 632, 131… - Các bảng kê số: 1,2,10,11… - Sổ cái các TK: 511,512, 531, 532, 521, 632, 156, 111… - Sổ chi tiết: Kế toán mở sổ chi tiết theo dõi doanh thu, chi tiết theo từng mặt hàng, từng nhóm hàng, chi tiết thanh toán với người mua… SV: Tô Hồng Nhiệm- HK1A- K4 Chuyên đề tốt nghiệp Trƣờng Đại Học Thƣơng Mại 11 Khoa Kế toán- Kiểm toán Chƣơng 2: PHƢƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU THỰC TRẠNG KẾ TOÁN NGHIỆP VỤ BÁN HÀNG LINH KIỆN MÁY TÍNH TẠI CÔNG TY TNHH TMDV CÔNG NGHỆ THÔNG TIN - TSI 2.1.1 Phƣơng pháp điều tra, phƣơng pháp phỏng vấn. Trong quá tình thực tập, để tìm hiểu tổng quan về công ty cũng như để phục vụ chuyên đề nghiên cứu của mình, em đã thiết kế một mẫu phiếu điều tra để tìm hiểu tổng quan về đặc điểm hoạt động, tô chức quản lý hoạt động kinh doanh, tổ chức công tác kế toán, đặc điểm và công tác quản lý nghiệp vụ bán hàng, tổ chức kế toán bán hàng của Công ty TNHH thương mại dịch vụ công nghệ thông tin- TSI (Biểu mẫu phiếu điều tra đi kèm). 2.1.2 Phƣơng pháp quan sát thực tế. Kết hợp với phương pháp điều tra, để tìm hiểu sâu hơn về nghiệp vụ kế toán bán hàng, gắn liền giữa lý thuyết với thực tiễn. Trong quá trình thực tập tại phòng kế toán của Công ty, với sự quan sát thực tế, em đã trực tiếp tìm hiểu nghiệp vụ kế toán bán hàng như: Từ việc hạch toán ban đầu là lập chứng từ, sau đó là luân chuyển chứng từ và tiến hành ghi sổ kế toán tổng hợp và chi tiết các nghiệp vụ bán hàng thực tế phát sinh tại Công ty. 2.2 Tổng quan về Công ty TNHH thƣơng mại dịch vụ công nghệ thông tinTSI và ảnh hƣởng của nhân tố môi trƣờng đén kế toán bán hàng. 2.2.1 Đánh giá tổng quan về Công ty. 2.2.1.1 Đặc điểm hoạt động kinh doanh của Công ty. Công ty TNHH thương mại dịch vụ công nghệ thông tin – TSI được thành lập ngày 17 tháng 04 năm 1997, mã số thuế: 0100519906-1, số giấy SV: Tô Hồng Nhiệm- HK1A- K4 Chuyên đề tốt nghiệp Trƣờng Đại Học Thƣơng Mại Khoa Kế toán- Kiểm toán 12 phép kinh doanh: 041192 do Sở kế hoạch và đầu tư thành phố Hà Nội cấp. Với số vốn điều lề 12.000.000 tỷ VNĐ. Tổng số cán bộ công nhân viên hiện nay là: 30 người. Công ty hoạt động trên lĩnh vực thương mại là chủ yếu, các lĩnh vực kinh doanh chủ yếu là: - Kinh doanh thiết bị công nghệ thông tin, viễn thông, điện và tự động hoá. - Tư vấn, thiết kế, xây dựng các dự án, giải pháp tổng thể công nghệ thông tin. - Liên doanh sản xuất, lắp ráp và thương mại hoá các thiết bị máy tính. - Dịch vụ bảo hành, bảo trì thiết bị. - Đào tạo công nghệ thông tin. 2.2.1.2 Đặc điểm tổ chức quản lý hoạt động kinh doanh của Công ty. Sơ đồ 1: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của Công ty. GIÁM ĐỐC P.GĐ kỹ thuật P.GĐ kinh doanh Phòng kế toán tài chính Phòng xuất nhập khẩu Phòng kinh doanh SV: Tô Hồng Nhiệm- HK1A- K4 Phòng bảo hành bảo trì T. Bị Phòng công nghệ phần mềm Phòng nghiên cứu tự động hoá Chuyên đề tốt nghiệp Trƣờng Đại Học Thƣơng Mại 13 Khoa Kế toán- Kiểm toán Trong đó:  Ban lãnh đạo gồm: 01 Giám đốc và 02 phó Giám đốc. - Giám đốc: Là người đứng đầu công ty, đại diện pháp nhân cho công ty, chịu trách nhiệm về toàn bộ hoạt động của công ty, điều hành mọi hoạt động của Công ty theo đúng luật pháp Quy định, chịu trách nhiệm trước Nhà nước về mọi hoạt động của Công ty cho đến kết quả cuối cùng. - Phó Giám đốc kinh doanh: Giúp việc cho Giám đốc trong công tác kinh doanh, tiêu thụ hàng hoá. - Phó Giám đốc kỹ thuật: Giúp việc cho Giám đốc, phụ trách quản lý phòng kỹ thuật của Công ty.  Các phòng ban gồm: -Phòng kế toán tài chính: Có chức năng theo dõi, ghi chép các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến hoạt động của công ty một cách chính xác, kịp thời theo đúng chế độ kế toán và chuẩn mực kế toán hiện hành. Qua đó theo dõi lỗ, lãi thông qua các số liệu chứng từ kế toán từ các phòng ban đưa lên, theo dõi tình hình thanh toán với Nhà nước, nhà cung cấp, khách hàng, nhân viên. Từ đó đề xuất ý kiến, báo cáo lên ban lãnh đạo giúp cho ban lãnh đạo đưa ra các quyết định kinh doanh chính xác, kịp thời nhằm đạt được mục đích tối ưu. -Phòng xuất nhập khẩu: Tổ chức hoạt động kinh doanh nhập khẩu theo điều lệ và giấy phép kinh doanh của công ty. Nhiệm vụ cụ thể của phòng xuất nhập khẩu là xây dựng kế hoạch nhập khẩu, tổ chức liên doanh, liên kết với các nhà cung cấp hàng hoá trên thế giới và trong nước nhằm thưucj hiện kế hoạch nhập khẩu hàng hoá để kinh doanh và tiêu thụ hàng hoá nhập khẩu đó. - Phòng kinh doanh: Có nhiệm vụ xây dựng kế hoạch kinh doanh, xây dựng kế hoạch dự trữ và tiêu thụ hàng hoá.Thực hiện kênh phân phối sản phẩm đáp SV: Tô Hồng Nhiệm- HK1A- K4 Chuyên đề tốt nghiệp Trƣờng Đại Học Thƣơng Mại 14 Khoa Kế toán- Kiểm toán ứng yêu cầu hoạt động của công ty.Thực hiện ký kết các hợp đồng mua bán, theo dõi tình hình thực hiện hợp đồng và thanh lý hợp đồng đã ký. Phối hợp với phòng kế toán tài chính xác định tình hình công nợ và đôn đốc việc thu hồi công nợ. - Phòng bảo hành, bảo trì thiết bị: Thiết lập mạng lưới bảo hành trên cả nước với nhiệm vụ chủ yếu là thực hiện các chương trình sau bán sản phẩm của Công ty, cung cấp đúng thời hạn bảo hành quy định trên từng sản phẩm. - Phòng công nghệ phần mềm: Triển khai và thực hiện trang Web cho các Công ty, DN có nhu cầu, tư vấn xây dựng giải pháp phần mềm cho các dự án theo chương trình phát triển công nghệ thông tin. - Phòng nghiên cứu tự động hoá: Triển khai thực hiện các chương trình tự động hoá cho công ty. Mô hình tổ chức quản lý tại Công ty TSI bao gồm các phòng ban có cơ cấu gọn nhẹ phối hợp với nhau rất ăn ý. Mỗi phòng ban đều có sự sắp xếp điều hành phù hợp, đảm bảo đủ trang thiết bị phục vụ cho công việc cùng với đội ngũ cán bộ công nhân viên có trình độ chuyên môn cao, nghiệp vụ giỏi. Đó chính là bí quyết đem lại sự hiệu quả cho công ty. 2.2.1.3 Đặc điểm tổ chức công tác kế toán tại Công ty. 2.2.1.3.1 Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán. Bộ máy kế toán là một mắt xích quan trọng trong hệ thống quản lý kinh doanh với nhiệm vụ: tổ chức, thực hiện, kiểm tra toàn bộ thông tin kinh tế của các bộ phận trong công ty, thực hiện đầy đủ chế độ hạch toán và chế độ quản lý kinh tế tài chính trong công ty. Bộ máy kế toán tại công ty được tổ chức theo mô hình tập trung, nghĩa là công tác kế toán được thực hiện tại phòng kế toán tại công ty. Thực hiện tất cả SV: Tô Hồng Nhiệm- HK1A- K4 Chuyên đề tốt nghiệp Trƣờng Đại Học Thƣơng Mại Khoa Kế toán- Kiểm toán 15 các công việc từ xử lý chứng từ, ghi sổ chi tiết, sổ tổng hợp, lập và phân tích báo cáo tài chính. Bộ máy kế toán tại công ty gồm 5 kế toán, trong đó bao gồm 1 kế toán trưởng và 4 kế toán viên được phân công theo khối lượng từng phần hành. Sự phân công đó được thể hiện qua sơ đồ sau: Sơ đồ 2: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty. KẾ TOÁN TỔNG HỢP Kế toán xuất nhập khẩu Kế toán thanh toán Kế toán thuế kiêm TSCĐ Kế toán kho Trong đó: - Kế toán tổng hợp: Có nhiệm vụ như một kế toán trưởng, chỉ đạo chung công tác chuyên môn tài chính kế toán trong phòng, là người chịu trách nhiệm trước Giám đốc và cơ quan tài chính cấp trên về các vấn đề liên quan đến tài chính của công ty. Phân tích và cung cấp thông tin tài chính kế toán cho lãnh đạo để điều chỉnh kịp thời phương án sản xuất kinh doanh, tham mưu cho Giám đốc trong các việc: Huy động vốn, đầu tư vào sản xuất kinh doanh, giải quyết công nợ… - Kế toán xuất nhập khẩu: Theo dõi hàng hoá nhập khẩu, tập hợp chi phí liên quan đến hàng hoá nhập khẩu để tính giá thành thực tế hàng nhập khẩu, lập sổ chi tiết, sổ tổng hợp và các báo cáo có liên quan. SV: Tô Hồng Nhiệm- HK1A- K4 Chuyên đề tốt nghiệp Trƣờng Đại Học Thƣơng Mại 16 Khoa Kế toán- Kiểm toán - Kế toán thanh toán: Kiểm tra và tính lương cho nhân viên trong công ty, thanh toán các khoản lương, phụ cấp, tạm ứng, tính và theo dõi các khoản thanh toán với nhà cung cấp, với khách hàng, nhà nước, lập sổ kế toán chi tiết có liên quan. - Kế toán thuế kiêm tài sản cố định: Hoàn thành báo cáo thuế nộp lên cơ quan chủ quản dựa trên những tài liệu từ kế toán khác cung cấp. Kết hợp với các nhân viên kế toán phần hành khác để lập báo cáo kịp thời, ghi chép, phản ánh tổng hợp chính xác, kịp thời số lượng, giá trị TSCĐ hiện có của toàn DN cũng như từng bộ phận sử dụng TSCĐ đó. - Kế toán kho: Theo dõi tình hình nhập- xuất- tồn hàng hoá trên thẻ kho, tính giá vốn hàng xuất kho trong kỳ và lên báo cáo hàng tồn kho. 2.2.1.3.2 Nội dung tổ chức công tác kế toán tại Công ty. - Tổ chức bộ máy kế toán: Theo mô hình tập trung. - Chế độ kế toán áp dụng tại công ty: Chế độ kế toán Công ty TNHH thương mại dịch vụ công nghệ thông tin- TSI đang áp dụng là chế độ kế toán ban hành theo quyết định số 15/2006/QĐ- BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC. - Công ty sử dụng các tài khoản tuân theo hệ thống tài khoản kế toán DN ban hành theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC phù hợp với đặc điểm hoạt động kinh doanh của công ty. - Công ty áp dụng hình thức kế toán nhật ký chung và được tiến hành kế toán trên máy vi tính. Quy trình ghi sổ được khái quát theo sơ đồ 3. Hàng ngày căn cứ vào chứng từ kế toán nhập dữ liệu vào máy tính theo các bảng biểu được thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán, các số liệu được tổng hợp SV: Tô Hồng Nhiệm- HK1A- K4 Chuyên đề tốt nghiệp Trƣờng Đại Học Thƣơng Mại 17 Khoa Kế toán- Kiểm toán theo từng phần hành. Cuối cùng máy tính sẽ cung cấp các báo cáo mà kế toán viên cần. - Hệ thống sổ kế toán của công ty bao gồm: + Hoá đơn GTGT. + Phiếu xuất kho, phiếu nhập kho. + Sổ kế toán tổng hợp gồm: Sổ nhật ký chung, sổ cái (Số lượng sổ cái phụ thuộc vào tài khoản cấp 1 sử dụng tại đơn vị, mỗi TK cấp 1 được mở 1 sổ cái). + Sổ kế toán chi tiết: số lượng sổ kế toán chi tiết trong hình thức nhật ký chung phụ thuộc vào số lượng đối tượng kế toán cần chi tiết tại Công ty. Gồm sổ chi tiết hàng hoá, sổ chi tiết thanh toán với người mua, người bán, sổ chi tiết bán hàng, thẻ kho, sổ chi tiết TK 511, 632… - Niên độ kế toán: Áp dụng theo năm dương lịch, bắt đầu từ ngày 01/01 đến hết ngày 31/12 hàng năm. - Phương pháp tính thuế: theo phương pháp khấu trừ thuế. - Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Theo phương pháp KKTX - Phương pháp tính giá vốn hàng xuất kho: theo phương pháp giá thực tế đích danh. -Phương pháp tính khấu hao TSCĐ: theo phương pháp đường thẳng. SV: Tô Hồng Nhiệm- HK1A- K4 Chuyên đề tốt nghiệp Trƣờng Đại Học Thƣơng Mại 18 Khoa Kế toán- Kiểm toán Sơ đồ 3: Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán Chứng từ gốc Nhật ký chung Sổ, thẻ kế toán chi tiết Sổ cái các tài khoản Bảng tổng hợp chi tiết Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài chính Ghi chú: Nhập số liệu hàng ngày Ghi cuối tháng, hoặc định kỳ. Quan hệ đối chiếu, kiểm tra 2.2.1.3.3 Đặc điểm và công tác quản lý nghiệp vụ bán hàng tại Công ty. A- Giá cả và phƣơng thức thanh toán. a. Giá cả: Giá bán hàng hoá của công ty được xác định dựa trên những căn cứ: Giá trị mua vào, chi phí bán hàng, giá cả thị trường và mối quan hệ của công ty với từng khách hàng. b. Phƣơng thức thanh toán: Công ty thực hiện phương thức thanh toán đa dạng, phụ thuộc vào hợp đồng kinh tế đã ký. Việc thanh toán có thể được thực SV: Tô Hồng Nhiệm- HK1A- K4 Chuyên đề tốt nghiệp Trƣờng Đại Học Thƣơng Mại 19 Khoa Kế toán- Kiểm toán hiện ngay hoặc sau một thời gian nhất định.Công ty luôn muốn tạo điều kiện thuận lợi cho khách hàng, do đó hình thức thanh toán chủ yếu hiện nay là thanh toán chậm. B- Phƣơng thức bán hàng Công ty đang áp dụng. Hiện nay công ty đang áp dụng 02 phương thức bán hàng đó là bán buôn và bán lẻ. Trong các phương thức bán buôn Công ty sử dụng phương thức bán buôn qua kho: bán hàng trực tiếp tại kho, chuyển hàng theo hợp đồng. Công ty xuất hàng trực tiếp từ kho giao cho nhân viên bán hàng. Nhân viên bán hàng cầm phiếu xuất kho, hoá đơn GTGT và nhận đủ hàng vận chuyển đến giao cho người mua. Hàng hoá được coi là tiêu thụ khi người mua đã nhận và ký nhận. Việc thanh toán theo thoả thuận, có thể thanh toán bằng chuyển khoản, tiền mặt hoặc công nợ. Với trường hợp bán buôn vận chuyển thẳng có tham gia thanh toán thì công ty sẽ chuyển ngay hàng đến cho khách ngay sau khi nhập mua hàng hoá từ nhà cung cấp. Trường hợp này thường dùng cho khách hàng truyền thống, giúp cho công ty tiết kiệm được chi phí vận chuyển, bốc dỡ, hao hụt, tránh bị ứ đọng hàng hoá. - Bán lẻ hàng hoá: Công ty tiến hành bán lẻ hàng hoá của mình tại văn phòng của công ty và tiến hành thu tiền trực tiếp. Chứng từ bán hàng của phương thức này là hoá đơn GTGT, phiếu xuất kho do nhân viên bán hàng lập. 2.2.2 Ảnh hƣởng của các nhân tố môi trƣờng đến kế toán bán hàng. 2.2.2.1 Ảnh hƣởng của môi trƣờng bên ngoài. - Các thông tư, nghị định, chế độ, chuẩn mực kế toán, chính sách kinh tế do Nhà nước ban hàn, sự phát triển của các Doanh nghiệp cùng ngành, sự phát triển SV: Tô Hồng Nhiệm- HK1A- K4 Chuyên đề tốt nghiệp Trƣờng Đại Học Thƣơng Mại 20 Khoa Kế toán- Kiểm toán kinh tế của Thế giới… được coi là yếu tố đặc biệt quan trọng vì nó tác động đến ngành, từ đó tạo ra những biến đổi mang tính khách quan mà chỉ DN nào nhạy bén thì mới có thể kịp thời tồn tại và phát triển bền vững. Những yếu tố này hội tụ các khía cạnh như sự bình ổn- mức độ ổn định của các chế luật pháp tạo điều kiện cho các hoạt động kinh doanh trên lãnh thổ, chính sách thuế, các sắc luật thuế ảnh hưởng đến doanh thu và lợi nhuận của Công ty. - Các đạo luật liên quan: Luật đầu tư, luật doanh nghiệp, luật lao động, luật cạnh tranh… nhằm tạo cơ hội tốt để định hướng cho DN trong cách ứng xử khi kinh doanh và vấn đề điều tiết cạnh tranh, bảo vệ người tiêu dùng…tác động trực tiếp tới mức độ tăng trưởng của Công ty. 2.2.2.2 Ảnh hƣởng của môi trƣờng bên trong. Ảnh hưởng đến kế toán bán hàng tại Công ty bao gồm các nhân tố: Đặc điểm tổ chức công tác kế toán và chính sách kế toán tại Công ty. Sự ảnh hưởng này được chia ra cụ thể như sau: - Điểm mạnh: Công ty tổ chức được bộ máy kế toán gọn nhẹ, với công tác kế toán bán hàng được giao cho bộ phận kế toán thanh toán. Nhân viên kế toán bán hàng là nhân viên trẻ, có trình độ, nhiệt tình, trung thực rất phù hợp với yêu cầu công việc. Chính sách kế toán công ty đang áp dụng rõ ràng, thuận lợi cho kế toán bán hàng dễ dàng áp dụng trong công tác kế toán bán hàng tại công ty. Trong quá trình áp dụng chế độ kế toán mới tuy gặp nhiều khó khăn xong đã vận dụng trong công tác kế toán tại công ty mội cách linh hoạt và hiệu quả. - Điểm yếu: SV: Tô Hồng Nhiệm- HK1A- K4 Chuyên đề tốt nghiệp