Tài liệu Kế hoạch tổ chức hội nghị khách hàng khu vực

KẾ HOẠCH TỔ CHỨC HỘI NGHỊ KHÁCH HÀNG KHU VỰC MIỀN BẮC CÔNG TY CPTMDV THIẾU NHI MỚI “1/6 All for KIDz” I/ Các mục tiêu chính của Hội Nghị: 1, Tạo một sân chơi cho các bé thiếu nhi nhân dịp 1/6 Quốc tế thiếu nhi 1, Tri ân các khách hàng của TiniWorld khu vực Hà Nội trong suốt 3 năm qua 2, Giới thiệu hình ảnh và những thành tựu mà công ty đã đạt được. 3, Phát triển và định hướng chiến lược kinh doanh thông qua thu thập ý kiến của khách hàng. II/ Nội dung hội nghị: - Giới thiệu về công ty và sứ mệnh của trung tâm Tiniworld - Lắng nghe ý kiến khách hàng về dịch vụ của trung tâm - Kế hoạch và các chiến lược mới của công ty trong thời gian tới III/ Công tác chuẩn bị 1, Tiến hành họp triển khai kế hoạch tới các phòng ban: - Sau khi bản kế hoạch của bộ phận marketing được phê duyệt, tiến hành họp trực tuyến giữa ban lãnh đạo công ty, trưởng phòng Marketing, trưởng phòng Kế Toán, trưởng phòng Nhân sự với đại diện các giám sát và Team Leader của khu vực Hà Nội và Hải Phòng. - Bộ phận Marketing sẽ lên kế hoạch và chuyển công việc ra cho trung tâm TiniWorld IHP về: Kế hoạch quảng bá, phát tờ rơi, giới thiệu về ngày hội tri ân khách hàng “1/6 All for KIDz”; cách bố trí và thiết kế sân khấu, các công việc cần triển khai ở từng khu vực. - Bộ phận nhân sự dự kiến số lượng và tổ chức tăng cường nhân viên từ các trung tâm khác về trung tâm TiniWorld IPH. - Bộ phận Marketing phối hợp với trung tâm TiniWorld IPH lập báo cáo dự trù kinh phí về cho phòng kế toán. 2, Thành phần tham dự: - Ban lãnh đạo công ty: Anh Thomas Tổng Giám Đốc Công ty CPTMDV Thiếu Nhi Mới Chị Nguyễn Thị Kim Thy, Phó Tổng Giám đốc Công ty CPTMDV Thiếu Nhi Mới Chị Linh Thanh Vấn, giám sát khu vực miền Bắc Chị Khúc Hà Giang, Nguyễn Thị Minh Nguyệt, Vũ Thị Thảo, Trần Kim Ngân, giám sát các trung tâm TiniWorld tại Hà Nội và trung tâm Tiniworld tại Hải Phòng Chị Đinh Lan Hồng, giám sát khu vực miền Nam Cùng trưởng các phòng ban tại hội sở ở miền Nam ( Các anh chị từ miền nam sẽ ra hà nội từ ngày 30/5. Đoàn tiếp đón từ sân bay về khách sạn có chị Linh Vân và 3 giám sát của trung tâm) Cùng toàn thể hơn 100 Team Leader và General Staff toàn khu vực miền Bắc. - Khách mời dự kiến: - 800 bé và phụ huynh: Giấy mời sẽ được phát cho khách hàng trước thời gian Hội Nghị diễn ra là 3 tuần, khi khách hàng tới thăm trung tâm, yêu cầu các trung tâm note lại thông tin của khách để xác nhận về lịch trình tổ chức và sự tham gia của khách. - Gửi giấy mời viết bài chia sẻ cho chị Hoàng Thị Thủy - Hiệu trưởng trường mầm non song ngữ Sunrise Kidz và thông báo chị phải gửi bài cho bên công ty vào ngày 31/5 để duyệt trước. - Các đại diện từ các trường mầm non, tiểu học trên địa bàn thành phố Hà Nội: Gửi thư mời đến các trường mầm non, tiểu học tại địa bàn Hà Nội và note lại thông tin như trên - Lập danh sách những đại diện khách mời thay thế. - Nhà báo, phóng viên, cơ quan truyền thông: báo Thiếu Niên Tiền Phong, Báo điện tử Dân Trí, báo điện tử VietnamNet,… 3, Thời gian và địa điểm: - Tòa nhà Indochina Plaza HaNoi, 239 Xuân Thủy, Cầu Giấy, Hà Nội - Thời gian : 1.30 p.m đến 5h30 p.m (dự kiến), ngày 1/6 năm 2013 4, Trang trí hậu trường: * Tổng thể khu vực diễn ra hội nghị: Hội nghị sẽ được diễn ra tại sân trong chung của tòa nhà IPH, với sân khấu ngoài trời và có mái vòm che. Bao gồm 6 khu vực đặc trưng của TiniWorld: - Khu vực cổng: Tiếp đón và chỉ dẫn cho khách tham gia hội nghị - chính, nơi diễn ra toàn bộ quá trình của buổi hội nghịKhu vực Juno: Gồm các trò chơi vận động ngoài trời dành riêng cho các bé - Khu vực Pica: Có các hoạt động mỹ thuật ngoài trời: tô màu, vẽ tranh, tô tượng,… - Khu vực KiLo: Gồm các gian hàng đồ ăn nhẹ. - Khu vực Tera: Đồng thời là khu vực sân khấu chính. - Khu vực Store: Có nhiệm vụ trao quà cho bé khi ra về. Ngoài ra, dành một khu vực cho các trường mầm non, tiểu học dựng gian hàng để giới thiệu về trường học của mình. *Yêu cầu chung: - Các trưởng bộ phận phụ trách từng khu vực sẽ có trách nhiệm giám sát việc thiết kế và trưng bày khu vực của mình. Tất cả sẽ được tiến hành từ 7h sáng ngày 1/6/2013, trừ khu vực sân khấu chính sẽ được dựng từ 2 ngày trước (ngày 30/5/2013). * Cụ thể bố trí từng khu vực: - Trang trí của từng khu vực theo mẫu thiết kế từ bộ phận Marketing của công ty gửi ra. - Mỗi khu vực sẽ do 1 Team leader và 5 General Staff phụ trách. - Khu vực Tera sân khấu chính: - Trên sân khấu chính là hình ảnh 4 bạn nhỏ trong Câu chuyện Tini và hành tinh Tini. Trên màn hình lớn của tòa nhà có chiếu các hình ảnh của trung tâm Tini tại Hà Nội và Hải Phòng, cũng như những sự kiện và hoạt động của công ty trên cả nước. - Phía dưới sân khấu, có dãy bàn bên trái dành cho khách mời là ban lãnh đạo công ty, dãy bàn bên phải dành cho khách mời là các đại diện đến từ các trường mầm non, tiểu học trên địa bàn thành phố. - Trên các dãy bàn có bố trí nước và hoa quả cho các vị khách mời - Khu vực giữa dành cho các bé và các vị phụ huynh, khu vực này chỉ bố trí ghế ngồi chứ không có bàn, ghế được xếp thành hàng, sắp hình vuông (full kín khu vực trung tâm) - Xung quanh khu vực Tera sân khấu chính sẽ là 3 khu vực còn lại - Khu vực cổng: + Bố trí các biển chỉ dẫn cho khách từ phía ngoài của tòa nhà + Nhiệm vụ: Đón khách, phân loại khách và hướng dẫn khách tham gia hội nghị - Khu vực Juno: + Bố trí các trò chơi vận động ngoài trời cho bé: nhà bóng, nhà hơi, cầu trượt, … - Khu vực Pica: + Bố trí bày sản phẩm lên các tủ kệ trưng bày các sản phẩm tượng, tranh cát, tranh tô màu, hạt nhựa cho các bé làm. - Khu vực Kilo: + Chuẩn bị và bày bán các mặt hàng quen thuộc của Kilo và kẹo Kandy Factory - Khu vực Store: + Chuẩn bị sẵn các gói điểm Tini làm quà cho bé khi bé ra về. Và các phẩn thưởng dành cho bé khi tham gia các hoạt động của chương trình. + Bố trí hộp sơ cứu khẩn cấp để đề phòng bé bị thương hay bất trắc trong quá trình hội nghị * Note: - Mọi sự trợ giúp cần thiết liên lạc với anh Phạm Bá Quân, trưởng bộ phận kỹ thuật. - Các khu vực yêu cầu giữ sạch sẽ, gọn gàng và ngăn nắp, đăc biệt là khu vực cổng đón khách. 4. Dự trù kinh phí - Tiền thuê địa điểm: 15.000.000 - Tiền mua nước uống, hoa trang trí: 2.000.000 - Tiền mua quà cho các bé: 30.000.000 - Tiền mời ca sĩ, …: 10.000.000 - Tiền làm phông nền, trang trí sân khấu: 10.000.000 - Tiền in giấy mời, gửi giấy mời, in tài liệu: 500.000 - Tiền chuẩn bị một số đồ đạc hay thiết bị hỗ trợ mẹ và bé khi chơi trò chơi: 3.000.000 - Tiền chuẩn bị thức ăn nhẹ: 5.000.000 - Tiền liên hoan tổng kết sau hội nghị: 10.000.000 - Những chi phí khách có thể phát sinh: 2.500.000  Tổng chi phí : 100.000.000 5. Dự phòng rủi ro - Máy phát điện - Thiếu thời gian. Báo cho bên Indochina Plaza HaNoi kéo dài thêm thời gian - Thừa thời gian phần nào có thể văn nghệ hoặc đẩy chương trình lên 1 chút và phần sau sẽ kéo dãn thời gian ra ( Thực tế điều này khó xảy ra vì lịch nên rất kín và sát rồi) - Khách mời không tới đủ, thiếu khách mời quan trọng ( Liên lạc voeis khách mời trước khi chương trình diễn ra 1h, 30’ để nắm bắt lịch của họ, và lập danh sách những ứng viên có thể thay mặt đảm nhận khi họ vắng mặt) IV/ Tiến trình dự kiến của Hội nghị:  Từ 12.30 p.m đến 1h20pm: Rà soát lại một lần nữa các công việc của Hội nghị: + Âm thanh, Ánh sáng và bố trí tại các khu vực + Chạy demo chương trình văn nghệ. MC là bạn Trần Quỳnh chuyên MC sinh nhật và bạn Lưu Lý là Team Leader. + Kiểm tra lại sự có mặt của danh sách các khách mời trong ban lãnh đạo công ty cũng như khách mời ngoài công ty + Tổ chức họp mặt với các phóng viên, nhà báo, công ty truyển thông + 1.30 pm: Bắt đầu mở cổng đón khách và giới thiệu cho khách vào khu vực sân khấu chính  2.00 pm- 2.30 pm: + Khai mạc Hội Nghị + Chương trình văn nghệ của các trung tâm tại Hà Nội với chủ đề là thế giới của TiniWorld. + Giới thiệu thành phần khách mời tham dự hội nghị  2.30 pm - 3.20 pm: + Mời anh Thomas lên phát biểu và cảm ơn khách hàng vì trong thời gian qua đã luôn ủng hộ sự phát triển của Trung tâm. + Mời chị Thy lên phát biểu về tầm nhìn, sứ mệnh và giới thiệu tổng quát về trung tâm. + Mời chị Vân lên báo cáo kết quả hoạt động của trung tâm trong 3 năm qua tại khu vực miền Bắc.  3.20- 3.30 pm: Tiếp tục chương trình văn nghệ (với khách mời ca sĩ Văn Mai Hương, Thùy chi, Nhật Tiến- quán quân ĐRM 2012, Như Ngọc- Giải 3, cùng nhóm nhạc Chìa Khóa vàng của cung thiếu nhi Hà Nội)  3.30 pm- 3.50pm: Mời các vị khách hàng lên phát biểu và đóng ghóp ý kiến cho sự phục vụ và những cống hiến của công ty trong thời gian qua. ( Trong đó có chị Hoàng Thị Thủy - Hiệu trưởng trường mầm non song ngữ Sunrise Kidz là khách mời phát biểu có chuẩn bị)  3.50- 4.00 pm: Chị Giang, giám sát trung tâm TiniWorld IPH lên phát biểu ý kiến về kế hoạch sắp tới của các trung tâm tại Hà Nội  4.00 pm – 5.00pm: Tổ chức trò chơi phối hợp giữa các bé và phụ huynh, các gian hàng tại các khu vực tiếp tục hoạt động trở lại để phục vụ cho các bé vui chơi. ( Tổ chức các trò chơi cần sự phối hợp của các bố mẹ và bé, trò chơi gia đình có nhiều vòng, nhiều cấp)  5.00 pm: Thông báo bế mạc Hội nghị và cảm ơn khách hàng đã đến tham dự ( Khi khách ra về mời khách ra khu vực Store để đổi phần quà cho bé) V/ Sau hội nghị: 1. Dọn dẹp khu vực tổ chức Hội Nghị, và các khu vực chốt lại số lượng hàng bán được trong ngày 2. Tổ chức liên hoan cho toàn thể nhân viên tại nhà hàng Venus Palace 3. 2/6/2013: Trung tâm tại IPH tổng kết doanh thu và chị phí, gửi toàn bộ giấy tờ và mail báo cáo chi tiết cho bộ phận kế toán.