Tài liệu Kế hoạch 5w1h2c5m

1.1- Sử dụng câu hỏi phân tích 1 W (Why - Tại sao?) để xác định mục tiêu cải cách hành chính của năm kế hoạch. Theo đó cần phải trả lời các câu hỏi: * Vì sao phải đặt mục tiêu A? Cơ sở của mục tiêu là gì? Nếu thực hiện mục tiêu này tác động thế nào/và ngược lại? Ví dụ: Vì sao xác định “Tối thiểu 100 thủ tục hành chính được tiếp nhận, giải quyết theo cơ chế một cửa trực tuyến qua mạng internet ở mức độ 3” là mục tiêu của năm 2015? Giải đáp: Vì mục tiêu này trực tiếp cải cách thủ tục hành chính và tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin, mở rộng và nâng cao chất lượng cung cấp dịch vụ hành chính công cho khách hàng. Cơ sở pháp lý là Chương trình CCHC 2011 - 2020 của tỉnh, kế hoạch phát triển kinh tế xã hội 2011 – 2020, kế hoạch ứng dụng CNTT 2011 – 2015; cơ sở thực tiễn là bối cảnh hội nhập, trình độ dân trí, trình độ ứng dụng CNTT, những bất cập trong phương thức cung cấp dịch vụ hành chính công thời gian qua,… Tác động: rút ngắn thời gian, đa dạng hóa cách tiếp cận dịch vụ, công khai, minh bạch, nâng cao sự hài lòng… Vì sao không chọn mục tiêu “tập trung mở rộng thực hiện cơ chế một cửa ở cả ba cấp tỉnh, huyện, xã”. Vì thực tế chúng ta đã hoàn thành, sự cần thiết của mục tiêu không còn nữa. * Mục tiêu nào là trọng tâm? Tại sao? Trong nhiều mục tiêu dự kiến, có mục tiêu chính yếu và mục tiêu thứ yếu. Những mục tiêu chính yếu thường có mối quan hệ gắn kết chặt chẽ với nhiều nội dung, lĩnh vực cải cách hành chính khác nhau, nếu thực hiện được sẽ là đột phá khẩu, là động lực tạo chuyển biến mạnh mẽ, kéo theo sự phát triển của các lĩnh vực khác. Cần ưu tiên cho các mục tiêu chính yếu để tập trung nguồn lực hữu hạn và tạo sự đột phá trong cải cách hành chính. Tuy nhiên, không vì thế mà các mục tiêu thứ yếu không có ý nghĩa thực tế. Chúng thường được bao hàm trong mục tiêu chính yếu, hoặc có thể chuyển thành các nhiệm vụ phải thực hiện để đạt mục tiêu chính yếu. Ví dụ: Giữa mục tiêu “Nâng cao chất lượng thực hiện cơ chế một cửa hiện đại của Sở Giao thông – Vận tải, bảo đảm sự hài lòng của khách hàng tối thiểu 80%” và các mục tiêu như: “hoàn thành đầu tư cơ sở vật chất cho Bộ phận một cửa hiện đại của Sở”, “100% công chức làm việc tại Bộ phận một cửa của Sở được trang bị đầy đủ kỹ năng nghiệp vụ, kỹ năng giao tiếp”, “toàn bộ quy trình các thủ tục áp dụng cơ chế một cửa được chuẩn hóa theo mô hình ISO”. Dễ dàng nhận thấy để đạt mục tiêu đầu tiên, phải thỏa mãn các mục tiêu phía sau. Do vậy, nên chọn mục tiêu đầu tiên. 1.2- Sử dụng câu hỏi phân tích 1W (What - Việc gì?) để xác định các công việc, nhiệm vụ phải thực hiện và sản phẩm nhằm hướng tới đạt được từng mục tiêu đã xác định. Ví dụ, sau khi đã lựa chọn mục tiêu “Nâng cao chất lượng thực hiện cơ chế một cửa hiện đại của Sở Giao thông – Vận tải, bảo đảm sự hài lòng của khách 1 hàng tối thiểu 80%”, chúng ta cần tiếp tục giải quyết các câu hỏi: - Làm gì để nâng cấp cơ sở vật chất? kết quả mong muốn ở mức độ nào? - Làm gì để nâng cao trình độ cung cấp dịch vụ? Sản phẩm cụ thể là gì? - Làm gì để tạo quan hệ thân thiện, văn minh hơn? Cán bộ, công chức phải đáp ứng những yêu cầu cụ thể nào?... Mỗi câu trả lời được cân nhắc kỹ lưỡng sẽ trở thành các nhiệm vụ cải cách hành chính cụ thể và các sản phẩm dự kiến. 1.3- Sử dụng phân tích 3W (When, Where, Who – Khi nào, Ở đâu, Ai làm?) để xác định tiến độ, đầu mối chịu trách nhiệm, địa bàn thực hiện công việc, nhiệm vụ: Phần này đã trình bày tương đối rõ ở các điểm 4,5 mục II. 1.4- Sử dụng phân tích 1H (How – Làm như thế nào?) để xác định cách thức thực hiện công việc. Đã trình bày cụ thể ở điểm 6, mục II. 1.5. Sử dụng phân tích 2C (Control, Check – Kiểm soát, Kiểm tra). Đã làm rõ ở điểm 8, mục II. 1.6- Sử dụng phân tích 5M. Đã trình bày ở điểm 7 mục II. 2. Vận dụng đơn giản phương pháp Khung logic (Logical Framework Approach) để trình bày nội dung kế hoạch cải cách hành chính hàng năm: Sau khi đã xác định cụ thể các thành tố của kế hoạch, chúng ta vận dụng phương pháp Khung logic để trình bày thành kế hoạch một cách có hệ thống. T T Mục tiêu Nhiệm vụ Sản phẩm Tiến độ Phân công Cách thức thực hiện Ngân sách Ghi chú 2 3. Kết hợp nội dung và hình thức trình bày kế hoạch: (Trích Kế hoạch cải cách hành chính năm 2014 Sở Giao thông – Vận tải) T T Mục tiêu Nhiệm vụ Sản phẩm Tiến độ Phân công Cách thức thực hiện Kinh phí Why/What? What? What? When? Who/Where ? How? 5M? I Cải cách thể chế 1 M/tiêu 1 1.1. Nhiệm vụ 1 1.2… II. Cải cách tổ chức bộ máy 1 Nâng cao chất lượng thực hiện cơ chế một cửa hiện đại của Sở, bảo đảm sự hài lòng của khách hàng tối thiểu 80% 1.1. Nâng cấp website để tiếp nhận hồ sơ trực tuyến cấp độ 3; trang bị thêm 02 máy vi tính, 01 máy scan Website đáp ứng Quý yêu cầu; các thiết I/2014 bị được lắp đặt hoàn chỉnh và vận hành tốt - Chủ VP. Sở trì: - Văn phòng Sở lập dự toán chi tiết 2 triệu USD thực hiện, trình Giám đốc phê duyệt - Phối hợp: và tiến hành thủ tục mua sắm, lắp đặt. Trung tâm - Trung tâm CNTT phối hợp, thẩm CNTT định chuyên môn 1.2. Chuẩn hóa quy trình TTHC theo ISO, điện tử hóa biểu mẫu hồ sơ Quy trình thủ tục Từ trong Bộ phần 3-5/2014 mềm một cửa được chuẩn hóa, các biểu mẫu chính thức phục vụ quy trình công việc - Chủ trì: - Văn phòng Sở trình Giám đốc Sở kế 1,5 Văn phòng hoạch thực hiện và hướng dẫn triển USD Sở; khai. Các phòng chuyên môn rà soát - Phối hợp: quy trình theo ISO, đề xuất các biểu các phòng mẫu, gửi sản phẩm về Văn phòng Sở chuyên môn trước 15/4/2014. triệu - VP Sở cùng đơn vị tư vấn tích hợp vào Bộ phần mềm một cửa điện tử 1.3… 3 Sau đây là ví dụ về kết cấu kế hoạch kết hợp như sau: KẾ HOẠCH CẢI CÁCH HÀNH CHÍNH NĂM 2017 I. MỤC TIÊU Đưa toàn bộ mục tiêu của năm Kế hoạch vào phần này. 1. Mục tiêu 1… 2. Mục tiêu 2… II. NHIỆM VỤ, SẢN PHẨM, TIẾN ĐỘ VÀ TRÁCH NHIỆM THỰC HIỆN Có bảng Phụ lục chi tiết (Khung logic) kèm theo: Chỉ trình bày các cột Nhiệm vụ, Sản phẩm, Tiến độ, Phân công, Cách thức thực hiện và Kinh phí (nếu cần thiết). III. KINH PHÍ Trong trường hợp không đưa cột Kinh phí vào bảng chi tiết của mục II thì trình bày cụ thể hơn trong phần này (tổng dự toán, nguồn, trách nhiệm dự toán, sử dụng, quyết toán,…). Đồng thời có Phụ lục bảng Dự toán chi tiết kèm theo Kế hoạch. IV. TỔ CHỨC THỰC HIỆN Phần này nên đưa vào những nội dung thực hiện chung về: - Quán triệt, triển khai; - Tuyên truyền; - Thông tin, báo cáo; - Kiểm tra, kiểm soát; - Đánh giá, xếp hạng; - Sơ kết, tổng kết;… (Đây là những nội dung thuộc 1H, 2C và 5M mà không thể đưa vào Khung logic được). 4