Trƣờng Cao Đẳng Bách Việt
Khoa Quản Trị Kinh Doanh
Chƣơng 1 : GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ CƠ QUAN THỰC TẬP
1.1 Lịch sử hình thành và phát triển
1.1.1 Lịch sử hình thành:
Ngày 01/12 tại TPHCM, trung tâm hội nghị và tiệc cƣới White Palace sang trọng tiêu
chuẩn 5 sao của tập đoàn Phú Quý ( do hai anh em sinh đôi Nguyễn Hữu Phú và Nguyễn
Hữu Qúy là chủ đầu tƣ, đồng thời cũng là chủ sỡ hữu của Nhà hàng tiệc cƣới Sinh Đôi)
đã đƣợc chính thức khai trƣơng tại số 149 Hoàng Văn Thụ, P.9, Q. Phú Nhuận, TPHCM.
White Palace tọa lạc trên diện tích 8.000 m2 với tổng diện tích sử dụng trên 24.000 m2
và đƣợc xem là tòa nhà tổ chức tiệc có không gian lớn nhất Việt Nam hiện nay, bởi sảnh
Grand Crystal (2.000 m2) có sức chứa đến hơn 1.600 khách, sảnh Grand Platinum cũng
có sức chứa trên 1.000 ngƣời...Ngoài ra tại tầng trệt, hai sảnh Paradise và Eden đƣợc thiết
kế độc đáo, đậm chất thiên nhiên cũng có thể tổ chức những buổi tiệc cho trên 600 thực
khách. Toàn bộ khu hội nghị, nhà hàng đều đƣợc toát lên một phong cách tinh tế của lối
kiến trúc mang âm hƣởng của văn hoá Việt Nam, kết hợp với sự hiện đại của phƣơng
Tây.
1.1.2 Vị trí:
Trung tâm hội nghị White Palace tọa lạc
tại : 94 Hoàng Văn Thụ - Phƣờng 9 – Quận
Phú Nhuận – Tp. Hồ Chí Minh
Điện Thoại : (08) 388447266
Fax
: (08) 388447267
Email
:
[email protected]
Vị trí thuận tiện di chuyển, 5 phút đến sân bay và 10 phút đến trung tâm thành
phố.Trung tâm hội nghị White Palace tọa lạc tại một khu vực sôi động của thành phố Hồ
Chí Minh, nằm trên khu trọng điểm của thành phố, là nơi thuận tiện để phát triển loại
hình kinh doanh dịch vụ tiệc cƣới và hội nghị.Đặc biệt vì đây là khu đất của Bộ Quốc
Phòng quản lý nên có nhiều thuận lợi về mặt địa thế.
1
GVHD:Trần Phi Hoàng
Trƣờng Cao Đẳng Bách Việt
Khoa Quản Trị Kinh Doanh
1.1.3 Sự phong cấp :
Đƣợc nhận định là một khu tổ chức tiệc đạt chuẩn 5 sao, tiêu biểu là công nghệ
tiệc cƣới với những chƣơng trình đặc sắc, mang đậm bản sắc văn hóa Việt Nam nhƣ
kiệu rƣớc dâu, múa lân,..kết hợp phong cách hiện đại nhƣ truyền hình trực tiếp hình ảnh
cô dâu, chú rể đi từ cổng vào sảnh tiệc với dàn lể tân sinh đẹp trong trang phục truyền
thống.Tiêu biểu về cơ sở vật chất, trang thiết bị âm thanh, ánh sáng hiện đại bậc nhất
trong các cơ sở tổ chức tiệc.
Đặc biệt đƣợc Guinness Việt Nam công nhận là trung tâm tiệc lớn nhất Việt Nam.
1.2 Tổng quan về lĩnh vực hoạt động của Công ty
1.2.1 Sản phẩm và dịch vụ của Công ty:
Phú Qúy Group trên cơ sở thành công trong việc kinh doanh dịch vụ tiệc cƣới của
Nhà hàng Sinh Đôi đã mở rộng thêm loại hình tiệc hội nghị.Chính vì thế trung tâm hội
nghị White Palace là cơ sở chuyên kinh doanh các loại hình tiệc, bao gồm :
Tiệc cƣới
Hội nghị
Liên hoan
Kỷ niệm
Hội họp
Sinh nhật
Tiệc Buffet
Tiệc sang trọng (Fine-Dining)
Trung tâm hội nghị White Palace thuộc tập đoàn Phú Quý đƣợc xây dƣng trên
diện tích 8 ngàn mét vuông có thể chia thành 5 sảnh lớn riêng biệt và Lobby hoành tráng,
hệ thống nghe nhìn hiện đại. Hai sảnh chính là không gian lý tƣởng cho tất cả những loại
hình hội nghị và các sự kiện văn hoá, giải trí. Bên cạnh mục tiêu cung cấp dịch vụ hội
nghị cao cấp, White Palace cũng cung cấp dịch vụ tiệc cƣới trọn gói bao gồm đầy đủ
những hạng mục nhƣ đặt tiệc, sân khấu, ngƣời dẫn chƣơng trình, quay phim, chụp ảnh
đến những dịch vụ nâng cao nhƣ tạo trang web lƣu ảnh, thuê xe Limousin cao cấp …
2
GVHD:Trần Phi Hoàng
Trƣờng Cao Đẳng Bách Việt
Khoa Quản Trị Kinh Doanh
Tiện ích bao gồm: nền trải thảm, internet không dây, hệ thống vách ngăn và sân khấu di
động, hệ thống chiếu sáng tự điều chỉnh và sàn gỗ cho khiêu vũ.
Điểm nổi bật:
Diện tích sử dụng lớn nhất 24.000 m2
Diện tích xây dựng 8.000 m2
Sức chứa lên đến 3.600 ngƣời cho hội nghị và sự kiện.
Đại sảnh lớn nhất thành phố có diện tích 2.000 m2
Hệ thống và thiết bị nghe nhìn hiện đại.
Dịch vụ hỗ trợ văn phòng.
Bãi đậu xe bên trong(dƣới tầng hầm)
Mô hình yến tiệc cao cấp (Fine-dining) lần đầu tiên đƣợc giới thiệu tại Việt Nam:
bàn dành cho 16 ngƣời và phục vụ theo kiểu Âu và Mỹ
Sảnh Eden và Paradise : diện tích 1.800m2, sức chứa 700 khách
Sử dụng hệ thống âm thanh ánh sáng hiện đại, đặc biệt hệ thống đèn Moving head
ngoại nhập; trang thiết bị nội ngoại thất cao cấp.
1.2.2 Chiến lƣợc phát triển kinh doanh của Công ty trong thời gian qua và trong
tƣơng lai :
Chiến lƣợc trong thời gian qua nhƣ chúng ta cảm nhận, White Palace không ngừng nâng
tầm vị thế của mình qua các hoạt động :
Tham gia hội chợ triển lảm ngành nghề trong nƣớc và quốc tế, thúc đẩy mạnh trong
lĩnh vực tiếp thị, quảng cáo trên báo đài và Internet.
Tham gia tài trợ cho các chƣơng trình, đem lại tiếng vang lớn trong giới truyền thông
nhƣ : cuộc thi chung kết siêu mẫu Việt Nam năm 2009.
Tổ chức các hoạt động xã hội nhƣ xây nhà tình thƣơng, tổ chức ngày hội thiếu nhi
nhân ngày quốc tế thiếu nhi 1-6.
Tổ chức sự kiện cho các cặp vợ chồng đã từng tổ chức tiệc cƣới tại nhà hàng.Đồng
thời, xây dựng chƣơng trình “White Palace Rewards” và “Wedding Certificate” là tên gọi
chƣơng trình “Thẻ thành viên” của trung tâm hội nghị White Palace, thông qua chƣơng
trình này White Palace muốn mang đến nhiều hơn nữa những ƣu đãi đặc biệt nhƣ lời tri
3
GVHD:Trần Phi Hoàng
Trƣờng Cao Đẳng Bách Việt
Khoa Quản Trị Kinh Doanh
ân đến những khách hàng thân thiết mà White Palace tôn vinh và mong muốn cùng đồng
hành trong mọi khoảnh khắc, sự kiện nhƣ một lời cam kết gắn bó.Thẻ “Wedding
Certificate” là tên gọi thẻ dành riêng cho các cô dâu, chú rể tổ chức tiệc cƣới tại White
Palace, ngày trọng đại và những khoảnh khắc đẹp, thiêng liêng của đôi bạn trẻ sẽ luôn
đƣợc gợi nhớ đến khi thẻ đƣợc sử dụng.Ngoài ra các chủ thẻ sẽ có những ƣu đãi đặc biệt
từ phía hệ thống các đối tác của Nhà hàng với dịch vụ chất lƣợng cao và hoàn hảo.Một
điểm thật đặc biệt của thẻ thành viên là khi chủ thẻ đến tham dự bất kỳ buổi tiệc nào tại
White Palace cũng sẽ nhận đƣợc một phần quà khi ra về.Hơn thế nữa là các gói khuyến
mãi hấp dẫn:
20% chi phí khi tổ chức các loại hình sự kiện tại White Palace đối với khách tổ
chức tiệc lần đầu tại White Palace và 30% cho khách hàng đã từng tổ chức tiệc tại
White Palace
100% chi phí thuê sảnh để dàn dựng trƣớc chƣơng trình cho toàn bộ khách
hàng
Voucher ƣu đãi 30% trên menu đối với khách hàng tổ chức tiệc lần đầu tại
White Palace và 40% cho khách hàng đã từng tổ chức tiệc tại White Palace khi tổ
chức tiệc vào buổi trƣa dịp cuối năm.
Đặc biệt, tham gia tổ chức tiệc chiêu đãi mang tính chất ngoại giao quan trọng nhƣ
tiệc Quốc khánh Mỹ với tác phẩm nổi tiếng là bức tƣợng Nữ thần tự do nặng khoảng
320kg, cao 2.5m, ngang 0.6m, sử dụng đến 420kg sôcôla sữa, nặng 240kg, cao 1.2m,
ngang 1.1m ; đêm Gala “Tuần lễ Pháp” ngày 09/04/2008.
Bên cạnh đó, việc tổ chức các sự kiện lớn, những lễ kỷ niệm của các thƣơng hiệu lớn
thể hiện mối quan hệ to lớn của White Palace nhƣ : lễ kỷ niệm 40 năm thành lập và đón
nhận huân chƣơng lao động hạng 2 của thƣơng hiệu Gạch Đồng Tâm Long An, ngoài ra
trung tâm Hội nghị White Palace hiện đã trở thành địa điểm đáng tin cậy để tổ chức
những hội nghị, sự kiện lớn cho các khách hàng là những công ty lớn nhƣ AIA, Toyota,
CLB Doanh Nhân Sài Gòn, Vinastar Motor, Ngân hàng Đông Á, Ngân hàng ACB,
Sanofi Aventis, v.v..
4
GVHD:Trần Phi Hoàng
Trƣờng Cao Đẳng Bách Việt
Khoa Quản Trị Kinh Doanh
Trong xu thế phát triển mạnh mẽ của ngành nghề dịch vụ, ngoài việc tiếp tục tăng
cƣờng, cũng cố phát triển hơn nữa để chiếm lĩnh thị trƣờng kinh doanh loại hình tiệc cƣới
và hội nghị, tăng cƣờng hợp tác với các nhà đầu tƣ, củng cồ thêm về chất lƣợng phục vụ
cũng nhƣ chất lƣợng món ăn, Ban giám đốc công ty đang có định hƣớng phát triển thêm
về lĩnh vực kinh doanh khách sạn với một tổ hợp bao gồm Nhà hàng- Khách sạn đạt
chuẩn 5 sao ngay tại trung tâm thành phố.
1.2.3 Thế mạnh các sảnh tiệc:
Nhà hàng White Palace bao gồm 7 sảnh tiệc :
Sảnh Platinum 1, 2
Sảnh Crystal 1, 2 và 3
Sảnh Eden
Sảnh Paradise
Trong số các sảnh tiệc, chiếm tỷ trọng cao về loại hình tiệc cƣới là sảnh Platinum 1, 2 hai
sảnh này khi tháo gở Partition có thể đem đến sức chứa cho 1000 thực khách.
Sảnh Grand Crystal (2.000 m2) có sức chứa đến hơn 1.600 khách có thế mạnh về tổ
chức các sự kiện, đáp ứng nhu cầu về số lƣợng tham gia của các doanh nghiệp lớn.
Sảnh Eden và Paradise diện tích 1.800m2, có sức chứa trên 600 khách, với hoa và hồ
nƣớc lung linh cung cấp mô hình yến tiệc cao cấp (fine-dining) lần đầu tiên đƣợc giới
thiệu tại VN: bàn dành cho 16 ngƣời và phục vụ theo kiểu Âu và Mỹ.
5
GVHD:Trần Phi Hoàng
Trƣờng Cao Đẳng Bách Việt
Khoa Quản Trị Kinh Doanh
1.3 Nhiệm vụ và chức năng của các bộ phận
1.3.1 Sơ đồ, cơ cấu tổ chức:
NHÀ ĐẦU TƢ
BAN GĐ
NHÀ HÀNG
BP. KẾ TOÁN
BP
KỸ
THUẬT
BP
CHƢƠNG
TRÌNH
TỔNG QUẢN
LÝ
BP
NHÀ
HÀNG
BP
HOUSEKEEPING
VÀ CẮM
HOA
BP.KINH DOANH
VÀ TIẾP THỊ
BP
BẢO
VỆ
BP
LỄ
TÂN
1.3.2 Nhiệm vụ và chức năng các bộ phận, phòng ban:
Nhà đầu tƣ: là ngƣời đứng đầu trong việc sáng lập và hoạt động của Nhà hàng,
trực tiếp hoạch định và chỉ đạo các phƣơng hƣớng hoạt động, chiến lƣợc, sách lƣợc của
Nhà hàng nhằm mục tiêu không ngừng nâng cao hiệu quả hoạt động kinh tế và hƣớng
phát triển của cơ sở.Đồng thời, nghiêm túc chấp hành phƣơng châm, chính sách và tuân
theo những quy định của pháp luật, tiến hành các kế hoạch kinh doanh những ngành
nghề nhà nƣớc không cấm.
6
GVHD:Trần Phi Hoàng
Trƣờng Cao Đẳng Bách Việt
Khoa Quản Trị Kinh Doanh
Tổng quản lý : đây là ngƣời với chức năng và nhiệm vụ quan trọng trong Nhà
hàng, là ngƣời giám sát, chỉ đạo các phƣơng thức mà Ban giám đốc xây dựng, chịu
trách nhiệm trƣớc nhà đầu tƣ về các nghiệp vụ quản lý và các phƣơng thức kinh doanh
đúng đắn, bên cạnh đó đây là ngƣời trực tiếp kiểm tra và đánh giá công việc chuyên
môn của các phòng ban, đảm bảo việc hoàn đúng theo các tiêu chí bộ phận đề ra.
Ban giám đốc Nhà hàng : là sự liên kết then chốt trong quá trình thông tin giữa
văn phòng công ty với các bộ phận. Ban Giám đốc cần phải phối hợp chỉ đạo với các
trƣởng bộ phận để đạt đƣợc mục tiêu tài chính của Nhà hàng.
Tổng giám đốc : tham gia vào việc xây dựng và thực hiện các chính sách và
chiến lƣợc của Nhà hàng.Tổng giám đốc chịu trách nhiệm về các công việc chung
của nhà hàng và điều phối công việc các bộ phận.Chịu trách nhiệm trƣớc ban lãnh
đạo công ty và hội đồng quản trị.
Phó Tổng giám đốc: có trách nhiệm quản lý trực tiếp các hoạt động của
Nhà hàng, xử lý các tình huống khẩn cấp, các lời phàn nàn của khách, các sự kiện
đặc biệt và chịu trách nhiệm về phúc lợi, an toàn của nhân viên, Nhà hàng và
khách hàng.
Giám đốc các khối phòng ban: những ngƣời ở cấp bậc này là nhƣng ngƣời
đứng đầu các bộ phận, họ trực tiếp báo cáo cho Tổng giám đốc và chịu trách
nhiệm về các kế hoạch ngắn và dài hạn về tài chính, tiếp thị cũng nhƣ phát triển
nhân sự trong lĩnh vực chuyên môn cụ thể của mình.
Các trƣởng bộ phận: để quản lý một Nhà hàng một cách hiệu quả cần phải có sự
xác định rõ ràng về chức năng và quyền hạn, đặc biệt là cho các trƣởng bộ phận,Vai trò
của các trƣởng bộ phận thƣờng đƣợc miêu tả theo chức danh, chỉ rõ trách nhiệm chính
của họ, đồng thời phối hợp chặt chẽ với các bộ phận khác để hoàn thành công việc chung
của nhà hàng:
7
GVHD:Trần Phi Hoàng
Trƣờng Cao Đẳng Bách Việt
Khoa Quản Trị Kinh Doanh
Bộ phận Nhà hàng (F&B) : cung cấp nhiều dịch vụ cho khách nhƣng tập
trung chủ yếu vào việc cung cấp đồ ăn, đồ uống.Các dịch vụ này co thể đƣợc cung
cấp tại các quầy Bar và các sảnh lớn.Cụ thể tại trung tâm hội nghị White Paclace
là các dịch vụ về hội nghị, tiệc cƣới, sinh nhật, đại tiệc….
Bộ phận kinh doanh và tiếp thị : trách nhiệm khai thác, tìm nguồn khách
hàng mới cho Nhà hàng.Bộ phận này đóng góp một vai trò quan trọng, thiết yếu
trong tất cả các bộ phận khác của Nhà hàng.Mục tiêu của bộ phận này là thu hút
các khách hàng đến Nhà hàng ( khách từ cơ quan, tiệc cƣới, hội nghị và hội thảo..)
Đồng thời, quảng bá các dịch vụ của Nhà hàng đối với mọi đối tƣợng khách bên
trong và bên ngoài Nhà hàng.Ở trung tâm White Palace bộ phận này mang hai
chức năng chính là bán, giới thiệu các sản phẩm về tiệc cƣới và hội nghị.Bên cạnh
đó, kết hợp với Ban giám đốc, bộ phận bếp để quyết định giá bán sản phẩm về đồ
ăn, thức uống.
Bộ phận kế toán : có trách nhiệm theo dõi toàn bộ các hoạt động tài chính
của Nhà hàng bao gồm nhận tiền mặt, chuyển khoản ngân hàng, chi tiền trả lƣơng,
lƣu trữ các số liệu kinh doanh, chuẩn bị cho các báo cáo nội bộ, kiểm toán và các
báo cáo về tài chính.Vì tầm quan trọng của dữ liệu tài chính và thống kê, bộ phận
kế toán phải kết hợp chặt chẽ với bộ phận tiếp tân.Trong các nhà hàng và khách
sạn lớn, giám đốc tài chính chịu trách nhiệm về các hoạt động của bộ phận kế
toán.
Bộ phận nhân sự :
Xác định mô hình tổ chức bộ máy của Nhà hàng và định biên lao động
trong Nhà hàng.
Lập kế hoạch tuyển dụng lao động
Phối hợp với các bộ phận khác, xây dựng chức trách cho từng chức
danh, các mối quan hệ của từng bộ phận.
Quy chế đánh giá công việc từng chức danh, ngƣời đảm nhiệm công
việc.
8
GVHD:Trần Phi Hoàng
Trƣờng Cao Đẳng Bách Việt
Khoa Quản Trị Kinh Doanh
Chịu trách nhiệm tuyển dụng nhân viên(bao gồm việc tuyển dụng và lựa
chọn nhân sự bên trong và bên ngoài) cũng nhƣ các chƣơng trình đào tạo
định hƣớng, đào tạo quan hệ với nhân viên, bồi dƣỡng quan hệ lao động và
phát triển nguồn nhân lực.
Đề ra và chấp hành các chế độ quản lý ngƣời lao động
Tham gia biên soạn và sữa chữa quy chế, điều lệ cho Nhà hàng.
Phòng ban này cũng là bộ phận chịu trách nhiệm về các vấn đề bồi
thƣờng vì họ có khả năng về tƣ vấn luật, chính vì thế đây là bộ phận mang
chức năng bồi thƣờng.
Bộ phận kỹ thuật : có trách nhiệm sữa chữa, bảo quản các trang thiết bị bên
trong Nhà hàng cũng nhƣ thực hiện định kỳ chƣơng trình bảo dƣỡng, chƣơng trình
này dự báo trƣớc các vấn đề có thể phát sinh đối với trang thiết bị và phƣơng tiện
để đảm bảo chúng không bị hỏng hóc bằng cách duy trì chúng ở tình trạng hoạt
động tốt.Điều đặc biệt ở White Palace có một xƣởng cơ khí và xƣởng mộc riêng
biệt nên các vật dụng sử dụng trong các chƣơng trình tiệc đƣợc tu bổ thƣờng
xuyên, ngoài ra bộ phận này có thể đảm trách các công việc sửa chữa xây
dựng…và đặc biệt khi cần bổ sung nhân lực, họ cũng có khà năng chạy bàn và
đứng quầy bar.
Bộ phận chƣơng trình : là bộ phận hoạt động riêng lẻ, với chức năng chính
là phục vụ các chƣơng trình phụ họa cho chƣơng trình tiệc cƣới thêm sinh động và
chuyên nghiệp, bộ phận này bao gồm các thành viên trực tiếp tham gia dàn dựng,
xây dựng và sáng tạo cho các chƣơng trình.Tổ chức huấn luyện, bồi dƣỡng nhân
viên về các động tác kỹ thuật nhƣ múa lân, nghệ thuật vỗ tay, dàn chào, dàn kèn
và khui Champane…, có nhiệm vụ phối hợp chặt chẽ với bộ phận kỹ thuật thực
hiện chƣơng trình trực tiếp trong mỗi lễ cƣới.
Bộ phận lễ tân : là trung tâm cầu nối giữa khách hàng và nhà hàng, tham
mƣu, trợ giúp cho Nhà hàng, thể hiện bộ mặt tích cực.Ngoài công tác tƣ vấn, hỗ
9
GVHD:Trần Phi Hoàng
Trƣờng Cao Đẳng Bách Việt
Khoa Quản Trị Kinh Doanh
trợ, hƣớng dẫn khách hàng, đây còn là trung tâm để Marketing các sản phẩm dịch
vụ, tiện ích của cơ sở kinh doanh, là một kênh thông tin di động, vô cùng năng
động và tiện ích đem lại những cảm nhận tốt đẹp từ ấn tƣợng ban đầu.
Bộ phận bảo vệ : có trách nhiệm chính trong việc bảo vệ an toàn cho khách
từ giai đoạn đến và tham dự trong Nhà hàng, bao gồm sự an toàn của toàn thể
nhân viên và tài sản.Bộ phận này có thể bao gồm cả việc tuần tra các khu vực
xung quanh và điều khiển các thiết bị giám sát.Bên cạnh đó, bộ phận này tham gia
giám sát về quá trình chấm công nhân viên trong ca làm việc, kiểm soát việc thực
hiện nội quy nhân viên về đồng phục, tác phong và giờ giấc ca làm việc, bảo quản
nhà xe nhân viên và của quan khách.
Bộ phận Housekeeping: chức năng và nhiệm vụ chuyên trách về các vấn
đề vệ sinh, tạp vụ, đảm bảo vệ sinh khu vực nhà hàng, các sảnh tiệc, phòng ban,
phòng nhân viên cũng nhƣ phụ trách vấn đề vệ sinh sạch sẽ khu vực toilet của
khách và nội bộ, giữ gìn vệ sinh các mặt kính và các vật dụng trang trí.
Bộ phận cắm hoa: chuẩn bị hoa trang trí theo chủ đề của tiệc cƣới, phụ
trách sáng tạo thêm nhiều kiểu mẫu sinh động , tƣơi tắn, tạo không gian tƣơi mát
toàn khu vực.Bên cạnh đó, xây dựng kế hoạch tiết kiệm, tận dụng nguồn hoa để
phục vụ cho công tác tổ chức tiệc.
1.4 Cơ sở vật chất, trang thiết bị của Công ty
Tại Nhà hàng, cơ sở vật chất kỹ thuật tƣơng đối hiện đại, đƣợc trang bị đầy đủ trong
các sảnh tiệc cũng nhƣ văn phòng làm việc.
Nhìn chung đây là một trung tâm hội nghị và tổ chức tiệc cƣới sang trọng bậc nhất
thành phố với quy mô lớn, diện tích sử dụng là 8000m2 trên tổng thể 24000m2.Do đó,
đƣợc xem là tòa nhà tổ chức tiệc có không gian lớn nhất Việt Nam hiện nay, bởi sảnh
Grand Crystal (2.000 m2) có sức chứa đến hơn 1.600 khách, sảnh Grand Platinum cũng
có sức chứa trên 1.000 ngƣời...
10
GVHD:Trần Phi Hoàng
Trƣờng Cao Đẳng Bách Việt
Khoa Quản Trị Kinh Doanh
Ngoài các sảnh tiệc phục vụ cho công tác tổ chức tiệc, nhà hàng còn bao gồm nhiều
phòng ban với nhiều chức năng nhƣ : FO( Front office), HK(Housekeeping), Sales office,
Flower shop, Mantenance room, Changing room…..
Trang thiết bị âm thanh ánh sáng hiện đại với dàn loa và dàn đèn Moving head ngoại
nhập với chi phí cao.Với mỗi sảnh, một line đèn là một kết cấu riêng với sự trang trí tạo
nên một phong cách sáng tạo riêng biệt : sang trọng, lộng lẫy với sãnh Lobby, sảnh
Platinum mang vẻ quý phái của phong cách Châu âu, lộng lẫy trang hoàng theo phong
cách Hoàng gia của sảnh Crytal, Eden và Paradise với hồ nƣớc lung linh sắc màu, Hy’s
Lounge với các buổi tiệc gia đình ấm cúng, là nơi gặp gỡ của các doanh nhân .
Trang bị nhà ăn tập thể cho toàn thể nhân viên ( nhà hàng 198) với vật dụng sạch sẽ,
thoáng mát, xây dựng phòng nghỉ và nơi thay đồ cho nhân viên đảm bảo phục vụ tốt cho
nhân viên trong giờ giải lao.
1.5 Tình hình nhân sự của Công ty
Trung tâm Hội Nghị White Palace đƣợc quản lý, điều hành bởi đội ngũ dày dạn kinh
nghiệm và chuyên nghiệp, tiếp bƣớc thành công từ hoạt động quản lý từ Nhà hàng tiệc
cƣới Sinh Đôi làm nền tảng để phát triển hơn nữa.Song song đó, White Palace không
ngừng tuyển dụng thêm nhân viên cấp quản lý để đảm bảo mức độ thõa mãn khách hàng
về cung cách phục vụ và quản lý chuyên nghiệp, không ngừng các hoạt động tuyển dụng
nhân viên cơ hữu, cũng nhƣ kết hợp với nhân viên thời vụ nhằm đảm bào số lƣợng cũng
nhƣ chất lƣợng của đội ngũ phục vụ tiệc.
11
GVHD:Trần Phi Hoàng
Trƣờng Cao Đẳng Bách Việt
Khoa Quản Trị Kinh Doanh
Chƣơng 2: PHÂN TÍCH TÌNH HÌNH HOẠT ĐỘNG BỘ PHẬN NHÀ
HÀNG TẠI TRUNG TÂM WHITE PALACE
2.1 Giới thiệu về bộ phận Nhà hàng White Palace
White palace là một trung tâm hội nghị với loại hình kinh doanh chủ yếu là các loại
tiệc.Chính vì thế bộ phận Nhà hàng là bộ phận vô cùng quan trọng trong cơ cấu tổ chức
của White Palace với chức năng cung cấp nhiều dịch vụ cho khách nhƣng tập trung chủ
yếu vào việc cung cấp đồ ăn, đồ uống.Các dịch vụ này co thể đƣợc cung cấp tại các quầy
Bar và các sảnh lớn.Cụ thể tại Nhà hàng White Paclace là các dịch vụ về hội nghị, tiệc
cƣới, sinh nhật, đại tiệc…
Bộ phận Nhà hàng bao gồm các bộ phận liên quan nhƣ :
Bộ phận quản lý
Bộ phận nhập hàng
Bộ phận kho
Bộ phận phục vụ
Bộ phận bếp
Bộ phận nhập hàng
Bộ phận kế toán
Bộ phận Marketing
Các bộ phận liên quan nhƣ : tạp vụ; tổ pha chế; bộ phận kỹ thuật; âm thanh
ánh sáng; bộ phận nhân sự.
Bộ phận Nhà hàng với nhiệm vụ và chức năng chính là thõa mãn nhu cầu về đồ ăn,
thức uống của thực khách, góp phần đem lại thành công cho buổi tiệc.Ngày nay, ngoài
nhu cầu ăn ngon, uống sạch thực khách còn có nhu cầu về thƣởng lãm những điều mới
lạ.Chính vì thề, không những ngày càng cải tiến về món ăn, phong cách phục vụ, Nhà
hàng White Palace đã chuyển biến những ý tƣởng đổi mới thành một công nghệ - Công
nghệ tiệc cƣới.Với đội ngũ kỹ thuật, sáng tạo đã làm cho chƣơng trình buổi tiệc thêm
phong phú với hình ảnh múa lân, rƣớc dâu, truyền hình trực tiếp hình ảnh cô dâu chú rễ
bƣớc vào sảnh tiệc từ ngoài cổng..tạo nên một nét độc đáo trong phong cách tổ chức tiệc.
12
GVHD:Trần Phi Hoàng
Trƣờng Cao Đẳng Bách Việt
Khoa Quản Trị Kinh Doanh
2.2 Chức năng các bộ phận
Bộ phận quản lý : đặc điểm quản lý của Nhà hàng là hình thức trực tiếp bỏ tiền ra
rồi làm quản lý, khác với hai hình thức khác là có tiền nhƣng không có trình độ chuyên
môn nên thuê ngƣời quản lý hoặc giao khoán cho quản lý. Ở đây, nhiệm vụ của bộ phận
quản lý :
Quản lý tất cả các hoạt động của nhà hàng
Ký kết các hợp đồng liên quan đến nhà hàng
Lên kế hoạch hoạt động cho nhà hàng
Điều động nhân sự cho nhà hàng
Giải quyết các vấn đề liên quan đến khách
Giải quyết các vấn đề nội bộ của nhân viên
Soạn thảo các nội quy áp dụng trong nhà hàng về giờ giấc, đồng phục,
lƣơng thƣởng….
Bộ phận nhập hàng :
Chọn nhà cung cấp hàng
Đảm bảo đủ nguồn hàng cho quá trình hoạt động kinh doanh của nhà hàng
Đảm bảo về mặt chất lƣợng và giá cả
Kết hợp cùng nhà bếp để định giá và định lƣợng.
Bộ phận kho :
Kiểm tra về số lƣợng
Kiểm tra về tiêu chuẩn hàng
Kiểm tra hóa đơn
Ký phiếu giao nhận hàng
Tiến hành nhập kho : vì thời gian bảo quản các loại hàng hóa là khác nhau
nên khi nhập phải sắp xếp theo thứ tự ƣu tiên theo thứ tự ngày nhập và ƣu tiên sử
dụng.Điều chỉnh nhiệt độ trong kho cho phù hợp (thịt cá thì -18độC, các thực
phẩm mau hỏng thì 0 – 4 0C, rau quả thì 4 – 10 0C, các loại đồ khô thì 15 – 20 0C
13
GVHD:Trần Phi Hoàng
Trƣờng Cao Đẳng Bách Việt
Khoa Quản Trị Kinh Doanh
Xử lý hàng tồn kho : cất trữ hàng đúng quy cách, phân biệt rõ hàng mới
nhập và hàng tồn, ghi sổ tồn kho chính xác, có kế hoạch tái nhập kho hoặc
hủy đúng lúc.
Bộ phận phục vụ : là bộ phận phục vụ ăn uống nên đây là một bộ phận lớn trong
nhà hàng.Để kinh doanh dịch vụ ăn uống trong nhà hàng cần có sự hoạt động tổng hợp
của 3 bộ phận sau :
Bộ phận phục vụ bàn : đáp ứng nhu cầu ăn uống của khách, đảm bảo vệ
sinh và chất lƣợng phục vụ, tham gia trực tiếp quá trình chào đón khách từ
lúc ban đầu, quá trình tiệc và những vấn đề phát sinh cũng nhƣ khi kết thúc
buổi tiệc.
Bộ phận Bar : phục vụ nhu cầu về các loại đồ uống cho khách
Bộ phận bếp : chế biến các món ăn cho khách.
Ba bộ phận trên hoạt động riêng lẽ nhƣng lại có sự phối hợp nhịp nhàng, thống nhất
với nhau với mục đích đáp ứng nhu cấu về ăn uống của khách hàng.Trong quá trình
phục vụ, nhân viên phục vụ phải khéo léo giới thiệu cho khách những món ăn của nhà
hàng cho khách biết và thƣởng thức và phải nắm bắt tâm lý, thị hiếu ăn uống của khách,
từ đó tƣ vấn cho bộ phận bếp bar thay đổi thực đơn và cách chế biến thức ăn đồ uống
hợp khẩu vị.
Bộ phận bếp :
Chế biến thức ăn theo yêu cầu của khách và theo thực đơn
Kết hợp với bộ phận quản lý thiết kế thực đơn
Đƣa ra yêu cầu đặt hàng cho bộ phận thu mua
Theo dõi, quan sát thành công của các loại thực đơn, qua đó đánh giá mức
độ hiệu quả làm hài lòng khách hàng.
Không ngừng chế tạo món mới, cải tiến thực đơn, đem lại hiệu quả về việc
phục vụ món ăn cũng nhƣ tạo sức bật cạnh tranh với các cơ sở khác.
14
GVHD:Trần Phi Hoàng
Trƣờng Cao Đẳng Bách Việt
Khoa Quản Trị Kinh Doanh
Bộ phận nhập hàng :
Nhập, xuất hàng theo yêu cầu
Theo dõi nguồn hàng
Đảm bảo về số lƣợng hàng hóa
Lên kế hoạch cho những biến động mang tính mùa vụ
Tính toán về chi phí hợp lý để tiết kiệm cho nhà hàng.
Bộ phận kế toán :
Cân đối thu chi ngân sách cho nhà hàng
Định hƣớng và định giá cho nhà hàng
Cung cấp thu ngân cho nhà hàng
Đảm bảo ổn định tài chính
Lên kế hoạch tài chính dài hạn.
Nắm bắt các kết quả kinh doanh theo từng thời điểm, từng tháng, từng quý.
Bộ phận Marketing :
Cùng với ban quản lý lên kế hoạch bán hàng(các công ty du lịch, công ty tổ
chức sự kiện, công ty lớn dự hội thảo
Lên kế hoạch và các sự kiện nhằm thu hút khách hàng.
Tham gia hoạt động cổ vũ, tuyên truyền trong các sự kiện xã hội.
Nắm bắt kịp thời thông tin của các đối thủ cạnh tranh, đƣa ra các chiến
lƣợc, sách lƣợc kịp thời để mở rộng và chiếm lĩnh thị trƣờng.
Có các chƣơng trình khuyến mãi, hậu mãi để tìm nguồn khách cũng nhƣ
duy trì số lƣợng khách hàng thân thiết và khách hàng tiềm năng của nhà
hàng.
Tổ chức các chƣơng trình nghiên cứu, khảo sát ý kiến khách hàng để nắm
bắt ý kiến, nhận định của khách hàng để từ đó đƣa ra các phƣơng án cụ thể
và hoàn hảo.
15
GVHD:Trần Phi Hoàng
Trƣờng Cao Đẳng Bách Việt
Khoa Quản Trị Kinh Doanh
2.3 Phân tích tình hình bộ phận
2.3.1 Sơ đồ tổ chức của bộ phận bộ phận Operation: chủ thể của Nhà hàng:
GENERAL
MANAGER
DUTY
MANAGER
ASSISTANT
CORPORATE
BANQUET
MANAGER
F&B
MANAGER
F&B
MANAGER
BANQUET
MANAGER
BANQUET
MANAGER
BANQUET
MANAGER
ASSISTANT
MANAGER
STAFF
16
GVHD:Trần Phi Hoàng
Trƣờng Cao Đẳng Bách Việt
Khoa Quản Trị Kinh Doanh
2.3.2 Các loại tiệc và hình thức tiệc:
Có rất nhiều loại tiệc đƣợc phân chia theo nhiều hình thức tổ chức khác nhau nhƣ tiệc
cƣới, gia đình, bạn bè, các nguyên thủ quốc gia, hội họp…. và đƣợc tổ chức theo các
phƣơng thức khác nhau nhƣ tiệc đứng và tiệc ngồi.
Tiệc cƣới là loại tiệc với hình thức là thông báo sự kết hôn của một đôi nam nữ,
thƣờng đƣợc tổ chức ở nhà hàng, tuỳ vào số lƣợng và quy mô của buổi tiệc mà có các hình
thức tổ chức khác nhau, loại hình tiệc này thƣờng diễn ra vào các ngày cuối tuần và số
lƣợng khách là tƣơng đối lớn, tiệc cƣới đƣợc khách hàng đặt trƣớc trong thời gian khá lâu
và thực đơn thƣờng từ 5 đến 7 món bao gồm món khai vị và tráng miệng, thời gian phục vụ
đƣợc giới hạn cụ thể trong hợp đồng với nhà hàng cũng nhƣ cở sở tổ chức tiệc.Đây là loại
tiệc đãi theo phƣơng thức tiệc ngồi là chủ đạo.
Tiệc chiêu đãi, hội họp, gia đình … là hình thức tiệc nhỏ hơn, số lƣợng tham dự rất
giới hạn, các loại tiệc này thì thời gian tổ chức là tuỳ thuộc vào khách hàng, đòi hỏi nhân
viên phải có sự tập trung cao, luôn trong tƣ thế sẵn sàng phục vụ.Món ăn và đồ uống sử
dụng trong loại hình tiệc này cũng cực kỳ đa dạng.
Đối với tiệc chiêu đãi dành cho chính khách nƣớc ngoài thì số lƣợng món ăn là trên 70
món, chất lƣợng món ăn cực kỳ sang trọng và có các món ăn đặc trƣng của quốc gia.
Yến tiệc là là loại hình tổ chức tiệc cho đối tƣợng khách cực kỳ sang trọng nhằm vào
các sự kiện lớn của quốc gia đòi hỏi số lƣợng món ăn phải trên 70 món với chất lƣợng cao,
đặc biệt là chất lƣợng phục vụ phải đạt tiêu chuẩn cao.
Các tiệc liên hoan, hội nghị là hình thức kết hợp tổ chức các sự kiện :liên hoan cuối
năm, kỷ niệm thành lập, đón nhận huy chƣơng, liên hoan nhân các sự kiện mang tầm cở
cấp thành và cấp quốc gia…Hình thức tiệc này thƣờng đòi hỏi thời gian tịêc giới hạn.Tuỳ
vào tính chất của buổi tiệc mà tổ chức tiệc đứng hoặc ngồi.Thời gian chuẩn bị các loại tiệc
này là không nhiều vì đây là hình thức kết hợp giữa hội họp và chiêu đãi.Ngoài ra còn có
các buổi tiệc nhỏ diễn ra trong thời gian giải lao nhƣ tiệc trà, tiệc bánh, trái cây…
17
GVHD:Trần Phi Hoàng
Trƣờng Cao Đẳng Bách Việt
Khoa Quản Trị Kinh Doanh
Tóm lại các hình thức tiệc đƣợc phân chia làm hai loại :TIỆC ĐỨNG và TIỆC
NGỒI.Tuỳ theo tính chất của buổi tiệc mà phân ra thành nhiều hình thức khác nhau.Từ đó
thể hiện rõ qua đối tƣợng khách, số lƣợng cũng nhƣ chất lƣợng món ăn.Đối với tiệc
đứng:những tiệc cho đối tƣợng khách có khả năng chi trả cao và khách quan trọng thì số
lƣợng món ăn là từ 50- trên 70, còn khách bình dân và truung lƣu là <40 món.Đối với tiệc
ngồi thì số lƣợng món ăn tƣơng đối hạn chế hơn, số lƣợng món ăn tối đa là 15(yến tiệc),
còn lại trung bình từ 6-7 món bao gồm món tráng miệng với chất lƣợng món ăn và sự phục
vụ cũng khác nhau.Đặc biệt tuỳ theo yêu cầu của chủ tiệc mà tiệc đƣợc tổ chức bên trong
nhà hàng (INSIDE) và ngoài nhà hàng(OUTSIDE or CARTERING)
2.3.3 Tổng quan về bộ phận F&B:
2.3.3.1 Sơ đồ tổ chức một sảnh tiệc cƣới :
QUẢN LÝ
SẢNH
TRỢ LÝ
TT
BÀN
TT
BẾP
TT
HẬU CẦN
NHÂN VIÊN
CHÍNH
THỨC
TT
BAR
TT
PHỤC VỤ
NHÂN VIÊN
BÁN THỜI
GIAN
18
GVHD:Trần Phi Hoàng
Trƣờng Cao Đẳng Bách Việt
Khoa Quản Trị Kinh Doanh
2.3.3.2Phân cấp quản lý:
QUẢN LÝ CẤP 1
QUẢN LÝ CẤP 2
QUẢN LÝ SẢNH
TRỢ LÝ SẢNH
NHÂN VIÊN
PHỤC VỤ
Trong sơ đồ phân cấp cho ta thấy vị trí, chức năng của từng chức vụ trong nhà hàng.
Quản lý cấp 1 :
Điều hành toàn bộ công việc của nhà hàng, hoạch định ra hƣớng phát triển sắp tới
của đơn vị, đôn đốc nhân viên của mình để có thể định ra phƣơng hƣớng phát triển
trong tƣơng lai cho phù hợp nhằm mục đích đem lại hiệu quả kinh doanh cho nhà đầu
tƣ.
Quản lý cấp 2 :
Thay mặt giám đốc giám sát nhân viên, đôn đốc, kiểm tra công việc nhằm giúp họ
hoàn thành tốt công việc.Trực tiếp giám sát các quản lý sảnh để đảm bảo công tác
chuẩn bị cũng nhƣ khi diễn ra và kết thúc tiệc.Thay mặt giám đốc đƣa ra chế độ khen
thƣởng phù hợp nhằm khuyến khích nhân viên nỗ lực trong công việc.
Quản lý sảnh :
Điều hành toàn bộ công việc trong sảnh quản lý, nhận nhiệm vụ trực tiếp từ các
quản lý cấp cao hơn, tiến hành công việc trên cơ sở sắp xếp bố trí nhân viên hoàn
19
GVHD:Trần Phi Hoàng
Trƣờng Cao Đẳng Bách Việt
Khoa Quản Trị Kinh Doanh
thành công việc đƣợc giao.Làm nhiệm vụ truyền tải mọi thông tin từ ban giám đốc
cũng nhƣ lấy ý kiến đóng góp từ phía nhân viên.Là cầu nối những tâm tƣ, nguyện
vọng của nhân viên lên cấp trên cũng nhƣ truyền tải những kế hoạch một cách chi tiết
từ ban giám đốc.
Trợ lý sảnh :
Chịu sự chỉ đạo trực tiếp từ quản lý sảnh, sau đó điều hành, phổ biến trực tiếp xuống
nhân viên
Kết hợp với các bộ phận khác để hoàn thành công việc
Luôn giám sát chặt chẽ quá trình làm việc của nhân viên, theo dõi kết quả và khả
năng hoàn thành công việc để kịp thời đôn đốc, sửa chữa.
Báo cáo kịp thời và thƣờng xuyên tiến độ công việc cho cấp trên để kịp thời có
hƣớng xử lý khi xảy ra sự cố.
Nhân viên phục vụ:
Hoàn thành tốt nhiệm vụ đƣợc giao, đi làm đúng theo giờ giấc và ca quy định.
Báo cáo mọi tình huống phát sinh trong quá trình triển khai công việc.
Tham gia phục vụ trong suốt quá trình tiệc, làm đúng theo nhiệm vụ đƣợc phân
công : nữ đứng bàn, phục vụ tiếp món, giới thiệu món và share đồ ăn ; nam chạy bàn, rót
bia và đứng quầy bar.
Khi kết thúc tiệc tất cả tham gia dọn dẹp vệ sinh, dọn đồ dơ ra phía sau cho nhân
viên tạp vụ phân loại và chuyển xuống nhà chén.
Trả vỏ bia và đổ nƣớc các thùng ƣớp bia
Tham gia chỉnh nơ ghế, chỉnh hàng và quét bụi khu vực sảnh tiệc.
Phân công dãy hút bụi, dọn dẹp vệ sinh khu vực kho hàng vải và kho quần áo nhân
viên.
20
GVHD:Trần Phi Hoàng
.PDF 
57 
254 
105 
