Tài liệu Hướng dẫn sử dụng cơ bản cách sử dụng Email Lotus trong công việc

HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG LOTUS MAIL Qui trình nội bộ Chi nhánh Miền Trung Nội dung Lưu tại: Ngày ban hành: Ngày sửa đổi: Bản sửa đổi số: 01 Ngày hiệu lực: Phê duyệt: Hướng dẫn sử dụng Lotus Email phục vụ công việc hàng ngày Tóm tắt: Tài liệu này hướng dẫn cách sử dụng phần mềm Lotus Email trong việc trao đổi thông tin công việc, báo cáo hàng ngày Phần 1 Phần 2 Cách vào Mail Lotus Trên màn hình chính của Window ( hoặc trong Start/ Email ) , click đôi vào biểu tượng Lotus Email ( 8.5 hoặc 6.5 ) Chọn Office hoặc Online nếu đang vào mail bằng mạng nội bộ LAN của công ty Chọn Internet hoặc Home nếu đang vào mail bằng mạng Internet bên ngoài ( wifi ở nhà, ở khách sạn…) Nhập mật khẩu ( password) của email ( đã được cấp trước từ IT helpdesk ) Cách sử dụng Mail Lotus Sau khi vào Mail thành công, màn hình chính sẽ hiện ra như sau. Những email bôi đỏ là email chưa được đọc. Sau khi đọc xong sẽ trở thành màu đen Sử dụng nút View Unread để chỉ hiện ra những email chưa được đọc, nút View All để hiện ra toàn thể email ( khuyến cáo nên để nút View All, lúc này màn hình chính email sẽ như sau ) 2.1 2.2 Gởi email bằng cách bấm vào nút New Memo Hướng dẫn sử dụng Lotus Email Page 1 HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG LOTUS MAIL Qui trình nội bộ Chi nhánh Miền Trung Lưu tại: Ngày ban hành: Ngày sửa đổi: Bản sửa đổi số: 01 Ngày hiệu lực: Phê duyệt: Mục To: đánh họ tên người cần gởi email đến, không dấu , dùng dấu phẩy “, “ ngăn cách và đánh tên người tiếp theo ( ví dụ Phan Thanh Bình, Pham Dinh Duyen …). Hoặc bấm vào nút Address – Gtel Directory – Gõ tên người cần gởi Mục CC: gởi đến cho những người liên quan dể nắm thông tin Mục Subject: Tiêu đề ngắn gọn nội dung email cần gởi Soạn nội dung email cần gởi, sau đó nhấn nút Send 2.3 Trả lời lại Email gởi đến : khi muốn trả lời lại một email gởi đến mình ( có kèm nội dung cũ ) thì dùng nút Reply hoặc Reply to All ( chỉ trả lời riêng cho người gởi hoặc trả lời cho tất cả người trong email đã gởi đến ) với các chức năng  Reply: trả lời lại không kèm nội dung email đã nhận  Rely with History: trả lời lại kèm toàn bộ nội dung email đã nhận  Reply without Attachments: trả lời lại với nội dung email đã nhận nhưng không có file đính kèm Hướng dẫn sử dụng Lotus Email Page 2 HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG LOTUS MAIL Qui trình nội bộ Chi nhánh Miền Trung Lưu tại: Ngày ban hành: Ngày sửa đổi: Bản sửa đổi số: 01 Ngày hiệu lực: Phê duyệt: Chuyển tiếp email đã nhận đến một người khác, dùng nút Forward với 2 chức năng có và không có file đính kèm Xóa email, chọn email đó xong nhấn nút Delete, lúc này email xóa này sẽ tạm thời nằm trong thư mục Trash, nếu cần có thể Restore lại 2.4 Tạo thư mục con : Inbox là nơi nhận toàn thể email. Nếu bạn muốn phân người gởi theo nhóm. Ví dụ : nhóm người thuộc phòng kỹ thuật, phòng bán hàng…, theo đó email từ những người trong nhóm này sẽ không nằm trong Inbox mà sẽ Hướng dẫn sử dụng Lotus Email Page 3 HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG LOTUS MAIL Qui trình nội bộ Chi nhánh Miền Trung Lưu tại: Ngày ban hành: Ngày sửa đổi: Bản sửa đổi số: 01 Ngày hiệu lực: Phê duyệt: nằm trong thư mục con bạn đã tạo Click phải vào Inbox, chọn New Folder, đặt tên cho thư mục này Bây giờ muốn người gởi email sẽ được gởi thẳng vào thư mục mới tạo này thì làm như sau:  Click vào email của người gởi , chọn Tools – Create Quick Rules  Chọn như hình, với folder mới tạo , OK Muốn xem các quy định đã tạo ra cho từng người gởi, vào Tools – Mail Rules Hướng dẫn sử dụng Lotus Email Page 4 HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG LOTUS MAIL Qui trình nội bộ Chi nhánh Miền Trung Phần 3 3.1 Lưu tại: Ngày ban hành: Ngày sửa đổi: Bản sửa đổi số: 01 Ngày hiệu lực: Phê duyệt: Đổi password mail và lưu trữ email Thông thường, sau một thời gian Lotus Mail sẽ yêu cầu người sử dụng đổi lại mật khẩu , hoặc người dùng có thể tự thay đổi mật khẩu email sử dụng Vào File – Security – User Security. Nhập Password hiện tại Vào Change Password ( gõ password cũ vào nếu có yêu cầu ) – Đánh password mới vào – OK – Tắt mail và bật lại Chú ý: password mới không được trùng với các password cũ, và có ít nhất 6 ký tự Hướng dẫn sử dụng Lotus Email Page 5 HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG LOTUS MAIL Qui trình nội bộ Chi nhánh Miền Trung 3.2 Lưu tại: Ngày ban hành: Ngày sửa đổi: Bản sửa đổi số: 01 Ngày hiệu lực: Phê duyệt: Sau một thời gian sử dụng, Email sẽ bị đầy ( có mail từ IT Helpdesk cảnh báo vượt Quota sử dụng ), hoặc người sử dụng muốn tự động lưu email lại Mặc định IT helpdesk sẽ tạo 1 file lưu email ở ổ D:\archive. Người sử dụng khi muốn đọc lại email cũ thì có thể vào thư mục này và click đôi vào file đang lưu Vào All Documents ( xem tất cả các email hiện có ) . Chọn một số hoặc tất cả các email cần lưu trữ ( Ctrl + A ) Vào Action – Archive – Archive selected Documents Chú ý: sau một thời gian, file lưu trữ email sẽ lớn dần lên. Khuyến cáo khi file này đạt dung lượng lớn ( ~ 3Gb ) thì người sử dụng nên lưu lại email mới vào một file khác, nhằm tránh tình trạng file cũ quá lớn, khi khó khăn khi mở lên Hướng dẫn sử dụng Lotus Email Page 6 HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG LOTUS MAIL Qui trình nội bộ Chi nhánh Miền Trung Lưu tại: Ngày ban hành: Ngày sửa đổi: Bản sửa đổi số: 01 Ngày hiệu lực: Phê duyệt: đọc lại do máy xử lý không được. Click phải vào File lưu – chọn Properties Đổi tên file lưu nên có kèm ngày tháng . Ví dụ : xxx_from 10102015 to 10102016. Đổi tên bằng cách click phải vào file lưu, Rename hoặc click vào file lưu – F2 Sau khi đổi tên file cũ, file mới sẽ tự động lưu với tên giống tên file cũ chưa đổi Hướng dẫn sử dụng Lotus Email Page 7 HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG LOTUS MAIL Qui trình nội bộ Chi nhánh Miền Trung Lưu tại: Bản sửa đổi số: 01 Ngày hiệu lực: Phê duyệt: Biên soạn Chỉnh sửa và tổng hợp Phan Thanh Bình Phạm Đình Duyên Phòng VT-CNTT Trưởng phòng VT-CNTT Hướng dẫn sử dụng Lotus Email Ngày ban hành: Ngày sửa đổi: Page 8 Phê duyệt