Tài liệu Hoạt động khuyến mãi trong chính sách truyền thông cổ động của doanh nghiệp thương mại

Bản Thảo chuyên đề GVHD: Th.S Nguyễn Thị Đà Phần I: Cơ sở lý luận. A. Hoạt động khuyến mãi trong chính sách truyền thông cổ động của doanh nghiệp thương mại: I. Khái niệm và ý nghĩa, vai trò khuyến mãi: 1. Khái niệm về khuyến mãi: 2. Ý nghĩa của khuyến mãi trong hoạt động truyền thông cổ động của doanh nghiệp: - Đẩy nhanh người mua đến hành vi mua. - Thu hút khách hàng mới: - Giới thiệu một số sản phẩm mới hay dịch vu mới: - Bù đắp việc giảm doanh thu theo mùa: - Đối mặt với chương trình xúc tiến bán của các đối thủ cạnh tranh:: 3. Vị trí vai trò của khuyến mãi đối với kinh doanh thương mại: II. Những quyết định về khuyến mãi: 1. Mục đích của khuyến mãi:Tùy theo mục tiêu Marketing mà xác định mục tiêu cho chương trình khuyến mãi. Đối với mỗi đối tượng của xúc tiến người làm công tác Marketing sẽ có các mục tiêu riêng. Thông thường, khuyến mãi nhằm vào ba đối tượng chính là:Người tiêu dùng, trung gian phân phối và lực lượng bán hàng. 1.1. Đối với người tiêu dùng mục tiêu chính của khuyến mãi là: - Mong muốn khách hàng dùng thử sản phẩm, qua đó lôi kéo hành vi mua của khách hàng. - Giới thiệu một sản phẩm mới hoặc đã cải tiến. - Khuyến khích sử dụng lại hoặc tiêu thụ nhiều hơn đối với những người đã và đang sử dụng sản phẩm. - Làm cho khách hàng đến cửa hàng bán lẻ nhiều hơn. - Tăng tỷ phần tiêu thụ của công ty trên thị trường. 1.2 Đối với người bán lẻ (trung gian phân phối) mục tiêu chính của khuyến mãi là: - Kích thích các trung gian phân phối tăng lượng hàng đặt mua trong thời gian nhất định. - Kích thích các trung gian phân phối chú ý hơn đến hàng hoá của Công ty. - Làm cho các trung gian phân phối ưu tiên hơn cho Công ty trong việc bày bán hàng hóa cũng như kích thích chào hàng của Công ty. - Cải thiện mối quan hệ làm ăn với các trung gian phân phối 1.3 Với lực lượng bán hàng mục tiêu chính của khuyến mãi là: - Khuyến khích họ ủng hộ sản phẩm hay mẫu hàng. - Cố gắng tìm khách hàng hơn & kích thích bán hàng mùa vắng khách. Tóm lại: Trong các mục tiêu của khuyến mãi, tùy theo từng thời kỳ, tùy vào mục tiêu truyền thông cổ động cho thị trường mục tiêu trước mắt hay lâu dài, tùy thuộc vào thời gian, không gian cụ thể, người làm khuyến mãi lựa chọn mục tiêu SVTH: Nguyễn Văn Cường Lớp : 27k02.2 Trang:1 Bản Thảo chuyên đề GVHD: Th.S Nguyễn Thị Đà cho chương trình cụ thể khác nhau. Việc lựa chọn mục tiêu đúng hay sai phụ thuộc vào hiệu quả của khuyến mãi. 2. Lựa chọn công cụ khuyến mãi. 2.1 Khuyến mãi đối với người tiêu dùng.  Trưng bày tại nơi mua hàng: - Trên quan điểm người trung gian. - Trên quan điểm người tiêu dùng.  Phiếu mua hàng. - Các phương pháp phân phát phiêu mua hàng. - Thu hồi phiếu mua hàng  Quà tặng:là hàng được tặng miễn phí hoặc bán với giá rất thấp để kích thích tiêu thụ một món hàng nào đó. Quà tặng có thể gói chung hoặc đính kèm theo ngoài gói hàng chính. Còn bao bì món hàng có thể dùng được thì coi như quà tặng. Quà gởi bưu điện miễn phí là một món gởi tặng khách nếu họ gởi tới hang một bằng chứng là họ đã mua một món hàng nào đó của hàng. Quà tặng tự chọn là một món sẽ bán với giá hạ hơn bình thường cho khách nếu họ yêu cầu.  Hàng mẫu: Có khối lượng nhỏ và khuyến khích dùng thử. một số hàng mẫu miễn phí, một số khác thuộc loại tự thanh toán.(Công ty tính tiền giá thanh lý để bù lại chi phí làm hàng mẫu).  Thi có thưởng, trò chơi: Những trò chơi tạo cơ hội cho khách hàng, nhà buôn, hoặc lực lượng bán hàng đạt được cá gì đó tạo cơ hội may mắn cho họ do một nỗ lực nào đó  Ưu đãi người tiêu dùng.  Tặng phẩm quảng cáo.  Bao bì. 2.2 Khuyến mãi đối với người trung gian và nhân viên bán hàng. 2.2.1 Ưu đãi thương mại và trợ cấp khuyến mãi.  Trợ cấp mua hàng: Theo thoả thuận trợ cấp mua hàng, người sản xuất đưa cho người trung gian một số tiền cụ thể (lượng tiền chiết khấu) để đổi lại người trung gian mua một số hàng cụ thể trong thời gian nhất định. Hình thức kích thích này sẽ tạo các đơn đặt hàng nhiều hơn bình thường từ người bán sĩ đến người bán lẻ.Thuận lợi của nhà sản xuất là tiêu thụ hàng hoá nhanh chóng, đây là công cụ chặn đứng cạnh tranh vì tăng được quy mô đặt hàng của Công ty. Người trung gian hưởng lợi từ việc hạ giá hàng mua mà không cần phải thoả mãn điều kiện gì của nhà sản xuất.  Trợ cấp chuyển hàng: Để duy chuyển hàng hoá ra khỏi nhà kho và mang nó để vào nơi bày hàng bán lẻ (giảm khả năng đọng hàng), nhà sản xuất có thể đưa ra một ưu đãi thương mại được gọi là trợ cấp chuyển hàng. Người bán lẻ nhận tiền thanh toán cho mỗi đơn vị sản phẩm di chuyển từ nơi chứa hàng vào kho cửa hàng của người bán lẻ. Nhà sản xuất sẽ trả cho người bán lẻ một số tiền cụ thể cho mỗi đơn vị sản phẩm dự trữ được di chuyển. SVTH: Nguyễn Văn Cường Lớp : 27k02.2 Trang:2 Bản Thảo chuyên đề GVHD: Th.S Nguyễn Thị Đà  Giảm giá khi mua tiếp: Là một hình thức tiếp nối các ưu đãi thương mại khác. Giảm giá khi mua tiết có thể xảy ra ngay sau khi nhà sản xuất và người bán lẻ vừa hoàn thành thoả thuận trợ cấp chuyển hàng cuối kỳ. Giảm giá khi mua tiếp là một hình thức khuyến khích bằng tiền cụ thể cho việc mua mới hay mua thêm sản phẩm.  Hàng tặng:các Nhà trung gian nhận được một số hàng miễn phí không phải bằng tiền cho việc mua lượng sản phẩm cụ thể hay một số sản phẩm khác của cùng nhà sản xuất. Phương pháp này tạo cho nhà trung gian một cơ hội để kiếm được lợi nhuận cao hơn thông qua việc bán các sản phẩm có được do mua miễn phí, nhưng lại không có hiệu quả đối với sản phẩm luân chuyển chậm bởi vì việc mua nhiều đơn giản là không thể làm tăng số lượng bán một mặt hàng như thế.  Trợ cấp quảng cáo và trợ cấp trưng bày: - Trợ cấp quảng cáo: Là các biện pháp khuyến khích những người trung gian cho việc quảng cáo một sản phẩm của nhà sản xuất. Thể hiện qua hình thức thành toán bằng tiền tương đương với % của tổng doanh số mua sản phẩm trong khoảng thời gian cụ thể. Để nhận được tiền trợ cấp quảng cáo, người trung gian phải cho người sản xuất bằng chứng cho biết việc quảng cáo thực sự đã thực hiện. Tiền thanh toán chỉ có được sau khi chứng minh được kết quả hoàn thành. - Trợ cấp trưng bày: Dành cho người bán lẻ, những người xây dựng những nơi trưng bày đặc biệt cho các sản phẩm của nhà sản xuất, theo các tiêu chuẩn đã được xác định trong hợp đồng chính thức giữa hai bên. Trợ cấp trưng bày được sử dụng như một một biện pháp khuyến khích các nhà bán lẻ đề cao các sản phẩm của nhà sản xuất nào đó trong khu vực trưng bày hay quảng cáo của họ. 2.2.2 Quảng cáo hợp tác: là quảng cáo trong đó trách nhiệm và chi phí được chia xẻ cho hai hay nhiều nhà quảng cáo, thông thường theo tỷ lệ 50%, nhưng các bên tham gia có thể thoả thuận với nhau theo nhiều tỉ lệ khác. Mặt dù quảng cáo hợp tác là một động lực quan trong trong truyền thông cổ động, tuy nhiên quảng cáo hợp tác hiệu quả nhất khi được kết hợp với một chương trình quảng cáo mạnh mẽ trên phạm vi toàn quốc. Có hai loại quảng cáo hợp tác chính, quảng cáo hợp tác hàng ngang và quảng cáo hợp tác hàng dọc.  Quảng cáo hợp tác hàng ngang: (quảng cáo liên kết) là quảng cáo được tài trợ chung bởi các nhóm đối thủ cạnh tranh hoạt động trong cùng một ngành. Các chiến dịch quảng cáo qua lại kích thích nhu cầu đầu tiên trong sản phẩm của ngành. SVTH: Nguyễn Văn Cường Lớp : 27k02.2 Trang:3 Bản Thảo chuyên đề GVHD: Th.S Nguyễn Thị Đà  Quảng cáo hợp tác theo hàng dọc: là loại quảng cáo được hầu hết các nhà sản xuất sử dụng. Nhà sản xuất thanh toán lại cho người trung gian một phần chi phí cho quảng cáo tại địa phương nhằm đề cao sản phẩm của nhà sản xuất. có nhiều cách thanh toán lại chi phí tuỳ theo khả năng sáng tạo của hai bên và khả năng thoả thuận các điều kiện. Khi một người bán lẻ kết hợp một số quảng cáo từ nhiều nhà sản xuất thành một nội dung quảng cáo trên một trang quảng cáo, mỗi nhà sản xuất phải chi trả một phần chi phí tương ứng trong tổng chi phí cho nhà bán lẻ. 2.2.3. Hội thi: là một kỹ thuật khuyến mãi rất hữu ích trong việc kích thích nhân viên bán hàng và nhà phân phối  Hội thi của lực lượng bán hàng: Hội thi bán hàng làm tăng động lực và tăng năng suất của lực lượng bán hàng thông qua lời kêu gọi cạnh tranh. Các hình thức khuyến khích thường thể hiện ở dạng giải thưởng bằng tiền mặt, hàng hoá, kỳ nghĩ mát, hay một sự ghi nhận thành thích hay phần thưởng đặt biệt. Hội thi bán hàng thể hiện bằng cách này hay cách khác cũng đều có chung mục đích là tăng doanh số và tăng khả năng sinh lời. Hai yếu tố quan trọng cần phải xem xét là thời gian của hội thi và tính chất cơ cấu giải thưởng.  Hội thi của người trung gian: Hội thi bán hàng cũng động viên những người trung gian và các nhà phân phối. Sự cần thiết của nó cũng giống như hội thi của lực lượng bán hàng, nghĩa là phần thưởng càng có giá trị và cơ hội chiến thắng càng lớn thị biện pháp khuyến khích này càng hứa hẹn hiệu quả cao. 2.2.4.Hội nghị bán hàng: là phương tiện hiệu quả để phổ biến các thông tin và kích thích nỗ lực hơn nữa. Các hội thi bán hàng nhằm vào lực lượng bán hàng của Công ty hay các nhà trung gian của Công ty.  Hội nghị lực lượng bán hàng Công ty: các hội nghị bán hàng nhắm vào lực lượng bán hàng có hai mục tiêu chủ yếu là: kích thích nhân viên bán hàng đạt kết quả thực hiện tốt hơn và thông tin những vấn đề mới cập nhật về các sản phẩm mới, các kế hoạch, các chương trình khuyến mãi và thủ tục công tác. Trong bối cảnh hiện nay hội nghị bán hàng là một diễn đàn tuyệt vời cho Công ty thực hiện nhiều mục tiêu cụ thể khác nhau.  Hội nghị bán hàng dành cho người trung gian: Các hội nghị bán hàng của các nhà phân phối hay đại lý cũng có thể là công cụ khuyến mãi quan trọng, đặt biệt ở thời điểm mùa bán hàng .Các hội nghị bán hàng này thường được tổ chức theo khu vực, có cùng một mục đích như các hội nghị bán hàng của lực lượng bán hàng Công ty SVTH: Nguyễn Văn Cường Lớp : 27k02.2 Trang:4 Bản Thảo chuyên đề GVHD: Th.S Nguyễn Thị Đà 2.2.5.Chào hàng: Tài liệu chào hàng là một hình thức khác của khuyến mãi. Nhà sản xuất phân phối chúng cho nhân viên bán hàng, người trung gian và các khách hàng của họ. Tài liệu 2.2.6.Hội chợ và triển lãm: Hội chợ triển lãm diễn ra hằng năm trên toàn quốc. Tại đây các nhà sản xuất chiêu thị vô số sản phẩm bao gồm xe ôtô thiết bị tàu biển, hàng thể thao, hàng gia đình,… hội chợ triển lãm đóng vai trò nổi bậc trong hàng công nghiệp, và chúng đang thành công trong thị trường người tiêu dùng. Tại đây các Công ty muốn giới thiệu sản phẩm mới, ký kết hợp đồng bán hàng, tạo nguồn khách hàng tiềm năng, thu hút các nhà phân phối mới, đề cao hình ảnh của Công ty, thực hiện nghiên cứu thị trường, quan sát các hoạt động cạnh tranh, huấn luyện nhân viên bán hàng, hay thu thập các thông tin phản hồi tại chỗ. Mặt dầu kết quả hoạt động bán hàng ngay lập tức có thể diễn ra như là kết quả trực tiếp của triển lãm thương mại, lý do cơ bản của việc tham dự các diễn đàn này là nhằm cung cấp cho thị trường chọn lọc những thông tin về sản phẩm và để thiết lập mối quan hệ với khách hàng triển vọng.Các nhà triển lãm dựng các gian hàng để trưng bày hàng hóa , biểu diễn sản phẩm, phân phối hàng mẫu, cung cấp tài liệu về sản phẩm, và thực hiện việc trình bày trước phương tiện truyền thông. 3. Triển khai chương trình khuyến mãi. 3.1 Quy mô và xây dựng chương trình khuyến mãi: Nhà làm tiếp thị phải quyết định sẽ hứa hẹn bao nhiêu. Cần có một kích thích tối thiểu nào đó nếu chương trình muốn thành công. Kích thích càng nhiều thì kết quả càng tăng nhưng với gia tốc giảm dần, do đó cần phải nghiên cứu chương trình khuyến mãi trước đây và cần kích thích phù hợp. Khi tiến hành khuyến mãi phải xác định rõ quy mô của đợt khuyến mãi cho phù hợp với lượng ngân sách đã xác định. Nếu quy mô lớn, Công ty sẽ gặp phải trở ngại tài chính. Nếu quy mô quá nhỏ, mục tiêu sẽ không thực hiện được, vấn đề xác định điều kiện của những người tham gia là vấn đề không thể thiếu được. 3.2 Điều kiện tham gia: Chương trình khuyến mãi có thể dành cho mọi người hoặc nhóm người nào đó. 3.3 Lựa chọn phương tiện phát thông điệp về chương trình khuyến mãi: Để các khách hàng mục tiêu có thể tham gia đợt khuyến mãi, người làm xúc tiến phải phát đi các thông điệp cần thiết. Tùy từng kỷ thuật khuyến mãi mà người ta chọn lựa các cách thức phát thông điệp cho phù hợp. 3.4 Thời hạn cổ động: Nếu thời gian quá ngắn, nhiều khách hàng tương lai sẽ không kịp tham gia. Vì có thể lúc đó họ chưa cần phải mua sắm lại mặt hàng ấy. Nếu thời gian quá dài, thì chương trình sẽ mất dần tính thúc đẩy “làm ngay”. Theo một nhà nghiên cứu thì tần số thuận lợi nhất là ba tuần trong một quý, và thời gian lý tưởng là theo chu kỳ mua sắm bình quân. 3.5 Thời điểm cổ động: Các quản trị viên hiệu hàng cần phải triển khai ngày tháng cho các chương trình cổ động. Những thời điểm đó sẽ được sử dụng bởi bộ phận sản xuất, bán hàng và phân phối. Một số chương trình ngoài kế hoạch có thể cũng cần có và đòi hỏi sự hợp tác lẫn nhau trong thời hạn ngắn. SVTH: Nguyễn Văn Cường Lớp : 27k02.2 Trang:5 Bản Thảo chuyên đề GVHD: Th.S Nguyễn Thị Đà 3.6 Tổng kinh phí cho chương trình khuyến mãi: Kinh phí này có thể tính ra bằng hai cách. Nhà làm tiếp thị có thể chọn những cuộc cổ động (hoạt động đẩy mạnh tiêu thụ) và đánh giá tổng chi phí của nó. Cách tính thông thường là trích bách phân quy ước từ tổng kinh phí để chi cho khuyến mãi. 4. Tiến hành: Các công ty phải lập kế hoạch tiến hành mỗi chương trình khuyến mãi suốt từ lúc khởi công cho đến giai đoạn tiến hành. Khởi công là thời gian chủng bị chương trình trước khi thực thi. tiến hành là thời gian bắt đầu thực thi đến lúc kết thúc. 5. Đánh giá hiệu quả: Đánh giá là một đòi hỏi gay gắt, thế nhưng các Công ty coi việc đánh giá các chương trình khuyến mãi lại ít chú ý. Ngay cả khi tìm cách đánh giá thì cũng có vẻ như rất hời hợt. Còn đánh giá khả năng sinh lợi của Công ty lại càng ít thấy. Các nhà sản xuất thường sử dụng bốn phương pháp để đánh giá hiệu năng. Phương pháp thông thường nhất là so sánh doanh số trước, trong khi và sau khi chương trình khuyến mãi. Dữ liệu nhóm khách hàng sẽ cho thấy những loại khách đáp ứng với chương trình khuyến mãi và họ đã làm gì sau chương trình. Nếu cần nhiều thông tin hơn thì khảo sát khách hàng có thể được tiến hành để biết có bao nhiêu người nhớ tới chương trình, họ nghĩ gì về nó, bao nhiêu người được hưởng lợi từ nó, và nó có quyết định gì đến quyết định mua hàng sau này không. Các chương trình khuyến mãi cũng có thể được đánh giá qua những thử nghiệm với sự thay đổi về mức kích thích, thời gian tiến hành và cách phổ biến chương trình. B. Khái quát về siêu thị 1. Khái niệm: Hiện nay Siêu Thị là loại hình doanh nghiệp thương mại bán lẻ khá phổ biến trên thế giới cũngnhư tại Việt Nam. Tuy nhiên, cho đến nay ở những nước khác nhau Siêu Thị được nhìn nhận ở nhiều quan điểm khác nhau: Ơ Mỹ, Siêu Thị được coi là cửa hàng tự phục vụ tương đối lớn có mức chi phí thấp, tỷ suất lợi nhuận không cao và khối lượng hàng hoá bán ra lớn, đảm bảo thảo mãn nhu cầu người tiêu dùng về thức phẩm, bột giặt, các chất tảy rửa và các mặt hàng chăm sóc nhà cửa. (Philip Kotler, Marketing căn bản). Ở Pháp, Siêu Thị được định nghĩa là của hàng bán lẻ theo phương thức tự phục vụ có diện tích từ 400 m2 đến 2500 m2 chủ yếu bán hàng thực phẩm 2. Sự ra đời và ý nghĩa của Siêu Thị : Ngày nay sản xuất ngày càng nhiều, đôi khi vượt khỏi mức nhu cầu của giới tiêu thụ. Cho nên vấn đề thiết yếu không còn là vấn đề chế tạo hay sản xuất nữa, mà vấn đề là bán hàng, làm thế nào để tiêu thụ hết những kho hàng ngày càng ứ đọng. Riêng ngành quảng cáo tỏ ra cụ thể để thuyết phục khách hàng thông qua quảng cáo trực tiếp, quảng cáo nơi bán và nhất là truyền hình. Nhưng ngày nay trên thị trường ngày càng có nhiều xí nghiệp tương đương nhau trong sự cạnh tranh, cho nên người ta luôn lo sợ bởi: SVTH: Nguyễn Văn Cường Lớp : 27k02.2 Trang:6 Bản Thảo chuyên đề GVHD: Th.S Nguyễn Thị Đà - Những món hàng chế tạo giống nhau. Gía cả ngang nhau. Những điều kiện bán hàng trên thị trường cũng ngang nhau. Những dịch vụ sau khi bán hàng cũng không có gì khác nhau. Những phương tiện quảng cáo & tuyên truyền cũng không hơn kém… Chính đều này làm cho các xí nghiệp và các Công ty không có lối thoát. Cho nên, rốt cuộc lại chỉ có cách trình bày cũng như cách bán hàng là quan trọng hơn hết cho sự tiêu thụ hàng hóa. Một sự cạnh tranh lớn như vậy khó làm cho khách hàng chú ý tới, vì giữa các món hàng hay dịch vụ không có gì khác biệt lắm. Chính vì điều đó cho nên các xí nghiệp, Công ty nghiên cứu và phát minh ra những gì mới mẻ hơn để cạnh tranh, những xí nghiệp khác cũng như thế. Cuối cùng cái vòng lẩn quẩn không lối thoát là nghiên cứu, sản xuất, nghiên cứu, sản xuất. Ngày nay, trên thị trường đã có nhiều nhu cầu mới được thực hiện và hằng ngày có những hàng hoá mua từ nước ngoài về tiêu sài trong nước nhờ vào hệ thống giao thông mau lẹ, giá hạ. Những hàng hóa này tạo cho họ thói quen mua sắm, Người tiêu dùng chẳng những muốn hàng hóa làm ra trong sự đòi hỏi của họ mà họ còn muốn khỏi mất thời giờ trong việc mua sắm. Chính vì lẽ đó mà người ta đã phát minh ra lối bán “Super - market” (Siêu Thị). Chính cách bán theo lối này đã làm bớt đi nhiều thời giờ cho khách hàng, và người mua hàng khỏi lúng túng trước những câu hỏi dồn dập của người bán hàng. Cho nên Siêu Thị được giới tiêu thụ coi như là giải pháp lý tưởng nhất. Trình bày đẹp mặt, đi lại tự do, bầu không khí dễ chịu, giá rẻ, tất cả đã làm gia tăng sự bán hàng. Như vậy, chúng ta đã thấy rằng, những nhu cầu mới của thị trường đã thúc đẩy việc tạo ra những món hàng mới và những cách thức phổ biến hàng hóa có hiệu lực tối đa. 3. Đặc trưng kinh doanh tại Siêu Thị: - Siêu Thị là cửa hàng bán lẻ, thực hiện chức năng bán lẻ hàng hóa trực tiếp đến người tiêu dùng cuối cùng, được quy hoạch tổ chức kinh doanh một cách hiện đại và văn minh. - Đặc trưng lớn nhất, nổi bật nhất là áp dụng phương thức hàng tự phục vụ nó được xem là cuộc đại cách mạng & sáng tạo kỳ diệu trong lĩnh vực thương mại bán lẻ. Hình ảnh các khách hàng có thể tự do lựa chọn hàng hóa mà không cần phải trả lời những câu hỏi dồn dập của người bán hàng, cách trưng bày đẹp mắt, giá rẻ, và đặc biệt là hệ thống tính tiền tự động luôn là biểu tượng cho những của hàng tự chọn. Hàng hóa gắn với mã vạch, dùng máy quét scan để đọc mã vạch và tính tiền trên ký hiệu mã vạch do nhà sản xuất quy định và tính tiền trên hóa đơn tự động. - Hàng hóa trong Siêu Thị là những hàng tiêu dùng thông thường, với những chủng loại khác nhau. Thông thường một Siêu Thị có thể đáp ứng được 70 đến 80% nhu cầu hàng ngày của người tiêu dùng về thực phẩm, trang phục, mỹ phẩm, đồ gia dụng, đồ điện tử….. SVTH: Nguyễn Văn Cường Lớp : 27k02.2 Trang:7 Bản Thảo chuyên đề GVHD: Th.S Nguyễn Thị Đà Phần II: Thực trạng công tác khai thác hoạt động khuyến mãi của Siêu Thị. A. Tổng quan về Siêu Thị BàiThơ. I. Các hoạt động kinh doanh. 1. Lịch sử hình thành và phát triển. Công ty TNHH BàiThơ (Bai Tho Copr) hiện đang được xem như là một trong những Công ty có tốc độ phát triển hàng đầu Việt Nam trong lĩnh vực kinh doanh Siêu Thị và phân phối hàng tiêu dùng thiết bị Siêu Thị. Công ty TNHH BàiThơ Đà Nẵng- một thành viên của BAITHOMAR CORP, được thành lập theo giấy phép kinh doanh số 3202000411 do sở kế hoạch đầu tư cấp vào 21 tháng 11 năm 2001 với một số thông tin sau: CÔNG TY TNHH BÀI THƠ ĐÀ NẴNG. - Địa chỉ : 46 Điện Biên Phủ, Quận Thanh Khê – TP Đà Nẵng. - Điện thoại : 0511.583024/26 - Fax : 0511.853023. - Email : [email protected] - Mã số thuế : 0400404695. - Tài khoản : 710A.01022 tại Ngân Hàng Công Thương. Chi nhánh Công ty TNHH BàiThơ Đà Nẵng tại TP. Hồ Chí Minh. - Trụ sở : 109/19 Hùng Vương. - Điện Thoại : 08.8336692. - Fax : 08.8350169. SVTH: Nguyễn Văn Cường Lớp : 27k02.2 Trang:8 Bản Thảo chuyên đề GVHD: Th.S Nguyễn Thị Đà Ngày 30 tháng 01 năm 2002, Công ty chính thức khai trương tầng 1 và tầng 2 Trung Tâm Thương Mại Siêu Thị Đà Nẵng với thương hiệu “BAITHO MART”. Hiện tại có trên 240 CBNV đang làm việc tại Công ty, trong đó có 95% CBNV được hợp đồng lao động dài hạn, 2% đang trong thời gian thử việc và 3% đang ký hợp đồng lao động thời vụ. Tầm nhìn chiến lược: Thương hiệu “BAITHO” sẽ không ngừng phát triển để trở thành một thương hiệu mạnh đa ngành nghề, trên nền tảng của doanh nghiệp luôn hướng đến tính chuyên nghiệp cao trong quản lý và kinh doanh. Sứ mệnh của Công ty: Sứ mệnh BàiThơ là mang đến sự thỏa mãn ngày càng cao cho khách hàng thông qua khả năng sáng tạo, phục vụ hết mình của mỗi cá nhân và sức mạnh của tinh thần đồng đội Các hoạt động kinh doanh của Siêu Thị BàiThơ. Công ty TNHH BàiThơ hiện đang phân phối trên 50.000 mặt hàng thuộc các ngành hàng điện máy gia dụng, thuỷ tinh, phalê, sứ, kim khí, inox, nhựa da dụng, đồ chơi, đồ lưu niệm, hoá mỹ phẩm, thời trang, hàng thực phẩm….. sản phẩm của các hàng nổi tiếng trong nước và quốc tế. Với phương châm là “mang niềm vui đến mọi nhà” BàiThơ là tập đoàn đa ngành nghề, đa lĩnh vực gồm: - Bán lẻ & sỉ theo quy mô của Siêu Thị. Dịch vụ café, giải khác, fastfood, vui chơi giải trí. Cho thuê mặt bằng kinh doanh, mua bán, quảng cáo, cho thuê ụ kệ. Đầu tư bất động sản, mặt bằng kinh doanh, văn phòng tho thuê. - Tư vấn kinh doanh: Tài chính kế toán, quản trị nguồn nhân lực, Marketing, ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý, nhượng quyền kinh doanh, chuyển giao công nghệ và đào tạo. 2. Cơ cấu tổ chức của Công ty Tổng Giám Đốc Phó Tổng GĐ Phòng TCKT Phòng HC- NS SVTH: Nguyễn Văn Cường Lớp : 27k02.2 Phó Tổng GĐ Phòng KD - MAR Chi nhánh Tp. HCM Trang:9 Bản Thảo chuyên đề GVHD: Th.S Nguyễn Thị Đà 3. Chức năng nhiệm vụ quyền hạn của các đơn vị trực thuộc Công ty : 3.1. Phòng kinh doanh Đơn vị kinh được thành lập nhằm giúp đỡ doanh nghiệp mua được nguồn hàng rẻ, có chất lượng và có khả năng cạnh tranh trên thương trường, cung cấp ngành hàng ổn định, thường xuyên, liên tục, thiết lập mối quan hệ với các nhà cung cấp, bạn hàng tốt nhằm tranh thủ sự hỗ trợ trong ngắn hạn và dài hạn đối với các chương trình của Công ty. Thiết lập được một nguồn hàng phong phú đa dạng. thực hiện chủ trương “khi hàng Công ty có, các đối thủ không có hoặc không thể cạnh tranh với đơn vị ; khi đối thủ có hàng cạnh tranh với ta, ta đã thay đổi hàng rồi”. Đơn vị kinh doanh thiết lập nhằm mục tiêu tiêu thụ ngày càng hiều sản phẩm của đơn vị, đem lại lợi nhuận cho doanh nghiệp. Đơn vị kinh doanh phải xây dựng được kênh phân phối hàng có hiệu quả, thiết lập mối quan hệ với các khách hàng, xây dựng chương trình quản lý nguồn khách hàng và tìm kiếm, thúc đẩy, duy trì, chăm sóc các khách hàng mới và củ của đơn vị. Đơn vị kinh doanh có trách nhiệm tổ chức, xây dựng các chương trình thức đẩy bán hàng có hiệu quả, chịu trách nhiệm quản lý, bảo quản nguồn hàng được giao.  Giám đốc kinh doanh :  Nhiệm vụ và quyền hạn : - Chịu sự chỉ đạo trực tiếp của tổng giám đốc. Nhận chỉ thị, xin thi hành điều lệnh, thảo luận các vấn đề liên quan đến nhiệm vụ được giao, báo các bằng văn bản hàng tuần, hàng tháng, hàng năm, soạn thảo các văn bản theo yêu cầu. - Quan hệ với các phòng ban khác : + Phòng kế toán tài chính : Trao đổi công việc có liên quan đến việc thu chi, xuất nhập hàng hóa, mã số hàng hóa. + Phòng mareting : Trao đổi công việc có liên quan đến việc sử dụng điện, điện thoại, thiết bị văn phòng. + Phòng kinh doanh : Xét duyệt chủng loại hàng hóa, giá cả, số lượng đặt hàng, thời gian đặt hàng, thời gian giao hàng, chương trình khuyến mãi. + Phòng tài chính nhân sự : Xe nhận hàng, trả hàng, dịch tài liệu hợp đồng, tổ chức các hội nghị cung cấp văn phòng phẩm, thông tin, xét khen thưởng, kỹ luật, đề bạt, đánh giá nguồn nhân lực. - Quan hệ với bên ngoài + Các cơ quan hải quan, công an, quản lý thị trường để nắm rõ các chủ trương chính sách nhằm tháo gỡ các khó khăn cho đơn vị, thương lượng với các vấn đề tế nhị. SVTH: Nguyễn Văn Cường Trang:10 Lớp : 27k02.2 Bản Thảo chuyên đề GVHD: Th.S Nguyễn Thị Đà + Các cơ quan báo chí, truyền thông : Thực hiện quản cáo tuyên truyền, trả lời khiếu nại.  Nhiệm vụ cụ thể : - Giao dịch troa đổi đàm phán tìm kiếm nguồn cung ứng cho đơn vị. - Ký kết hợp đồng mua hàng theo sự ủy quyền của Tổng Giám đốc. - Theo dõi nắm bắt tình hình giá cả, mặt hàng số lượng, chất lượng của hàng hóa. - Khai thác các khoản thưởng, chiết khấu khuyến mãi để góp phần giảm giá và giảm chi phí, tăng lợi nhuận. - Nhận xét giá thành sản phẩm (đặt biệt là sản phẩm cạnh tranh ). - Xem xét và phân tích các mặt hàng bán nhanh, chậm, chịu trách nhiệm về sự sống, phát triển và suy vong của từng sản phẩm. Tìm kiếm đề xuất hàng hóa mới, nhà cung cấp mới. - Xem xét theo dõi đánh giá nhà cung cấp. - Thiết lập các bảng công dụng của từng sản phẩm. - Đảm bảo cung ứng hàng hóa đầy đủ kịp thời theo yêu cầu đặt hàng của bộ phận bán. - Theo dõi vệc thực hiện hợp đồng mua hàng và thanh toán cho các nhà cung cấp. - Quản lý lưu trữ thông báo, thông tin. - Tiếp xúc với nhà cung cấp. - Tổ chức các chương trình hội nghị nhà cung cấp. - Báo cáo phân tích tình hình hoạt động kinh doanh gởi cho tổng giám đốc. - Thực hiện các nhiệm vụ khác trong phạm vi thẩm quyền được giao. - Thực hiện các nhiệm vụ do Tổng giám đốc ủy quyền hoặc giao phó. + Bán hàng - Nắm vững về hàng hóa : loại hàng, mã số, xuất xứ, đặc tính sử dụng, các cách thức bảo quản, đóng gói, ngày sử dụng, giá cả, số lượng, doanh thu và lợi nhuận từ mặt hàng bán ra trong tháng. - Xây dựng và nhận chỉ tiêu và kế hoạch doanh thu bán hàng do Tổng giám đốc giao. - Tổ chức trưng bày hàng hóa, sắp xếp phân loại hàng để khách hàng dễ lựa chọn. - Phê duyệt kế hoạch đặt hàng, doanh mục đặt hàng, quy định mức tồn kho. - Ký đơn đặt hàng, phiếu nhập hàng, trả hàng & hủy hàng. - Kiểm tra giám sát các ngành hàng, nhân viên bán hàng. - Làm giá và kiểm tra giá. - Giám sát bán hàng thực hiện chỉ tiêu được giao. - Tổ chức bán sĩ cho các cơ quan, chợ bán lẻ, siêu thị. - Giám sát lợi nhuận theo chỉ tiêu được giao. - Kiểm tra chất lượng và hạn sử dụng. - Kiểm tra đột xuất khu vực nhận hàng và kho. - Điều khiển họp nhân viên. SVTH: Nguyễn Văn Cường Trang:11 Lớp : 27k02.2 Bản Thảo chuyên đề GVHD: Th.S Nguyễn Thị Đà - Đề xuất khen thưởng, kỷ luật nhân viên. - Làm báo cáo bán hàng trình Tổng giám đốc. - Thực hiện các nhiệm vụ khác trong phạm vi thẩm quyền được giao. - Thực hiện các nhiệm vụ do Tổng Giám đốc uỷ quyền hoặc giao phó. + Tiếp thị : - Lên kế hoạch và ngân sách chi phí marketing. - Xây dựng và tổ chức các chương trình quảng cáo khuyến mãi. - Đàm phán với nhà cung cấp về các chương trình khuyến mãi lấy từ ngân sách nhà cung cấp. - Tổ chức khảo sát thị trường về nhu cầu thị hiếu và giá cả sản phẩm. - Tổ chức giới thiệu hàng hoá tại cơ quan, xí nghiệp. - Quan hệ với các cơ quan thông tấn báo chí tuyên truyền quảng cáo, thu thập thông tin, giải đáp thắc mắc. - Giám sát bộ phận dịch vụ khách hàng.  Các công việc khác - Thành viên hội đồng đánh giá xét thưởng nhân viên. - Nhận xét đánh giá nhân viên. - Quản lý bảo trì thiết bị đồ dùng văn phòng. - Tham gia các hoạt động phong trào đoàn thể. - Kiểm tra vệ sinh - Tổ chức điều hành nhân viên dưới quyền - Tham gia xây dựng chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức hoạt động của các bộ phận trực thuộc. - Tổ chức điều hành nhân viên trong toàn đơn vị. - Giám sát mua các ngành hàng, giám sát hồ sơ mua hàng, hợp đồng. - Giám sát xét duyệt chủng loại hàng hoá nhà cung cấp. - Giám sát nhân viên ahapj liệu vào chương trình điẹn toán, tiếp nhận chứng từ, áp mã hàng hoá, lập phiếu xuất nhập, trình ký chứng từ, chuyển chứng từ cho bộ phận kế toán. - Giám sát nhân viên quản lý mã hàng theo dõi, cấp phát và quản lý danh mục hàng hoá, lập phiếu xuất nhập, trình ký chứng từ, chuyển chứng từ cho bộ phận kế toán. - Giám sát nhân viên quản lý mã hàng theo dõi, cấp phát và quản lý bộ danh mục hàng hoá. - Giám sát ngành hàng : Sắp xếp ca, giờ lao dộng, phân công nhân viên, hướng dẫn nhân viên mới, tổ chức trưng bày xếp hàng hoá. Đề xuất danh mục đặt hàng, gọi hàng theo sự phê chuẩn, khảo sát giá hàng, giám sát nhân viên , đề xuất khen thưởng, kỷ luật nhân viên thuộc ngành hàng phụ trách. - Giám sát tiếp thị. 3.2. Phòng Hành chính- Nhân sự : Đơn vị hành chính được thành lập nhằm mục tiêu quản lý hồ sơ, tài liệu, lưu trữ công văn đi, đến, quản lý báo chí, mua sắm văn phòng phẩm theo yêu cầu của Công ty và thực hiện phân phối đánh máy, in, photo tất cả các văn bản theo yêu câu của Công ty, thực hiện nhiệm cụ tạp dịch, vệ sinh cơ quan và tiếp tân. Quản lý con dấu Công ty và đóng dấu các văn bản do đơn vị phát hành. SVTH: Nguyễn Văn Cường Trang:12 Lớp : 27k02.2 Bản Thảo chuyên đề GVHD: Th.S Nguyễn Thị Đà Quản lý, mua sắm các loại văn phòng phẩm cho cơ quan, điều động, xử lý các tài sản hư hỏng, ứ đọng, bảo quản và giữ gìn tài sản sử dụng có hiệu qủa. Đơn vị hành chính- Nhân sự thành lập có mục đích tham mưu cho Tổng Giám đốc về công tác lao động tiền lương, triển khai thực hiện các chế độ chính sách liên quan đến người lao động, công thi đua khen thưởng- kỷ luật trong đơn vị. Cụ thể : - Quản lý toàn bộ nhân viên trong đơn vị và thực hiện các chế độ chính sách đối với người lao động. - Quản lý toàn bộ hồ sơ và lực lượng lao động tại đơn vị theo dõi tình hình lao động, tham mưu sắp xếp bộ máy, điều động lao động, làm thủ tục tiếp nhận, giải quyết theo chế độ, cho thôi việc, buộc thôi việc theo chế độ chính sách của nhà nước và nội quy, quy chế của Công ty, hướng dẫn các luật lệ nội bộ, kiểm tra việc thực hiện, phân tích luân chuyển lao động để vạch ra các biện pháp tích cực và tổ chức nhận xét cán bộ, nhân viên hàng năm. - Lập kế hoạch lao dộng tiền lương và thực hiện các chế độ chính sách đối với cán bộ nhân viên, theo dõi kiểm tra về định mức lao động tiền lương, việc sử dụng lao động, phân tích những điều kiện lao động, việc trả lương, trả thưởng, tiền làm thêm giờ…. để có những biện pháp cải tiến tốt hơn, làm các thủ tục nghĩ phép cho cán bộ nhân viên, lập biểu đò nghĩ phép và kiểm tra việc thực hiện, lập kế hoạch mua sắm trang phục và bảo hộ lao động cho cán bộ, nhân viên theo chế độ định kỳ và đột suất khi cần thiết. - Theo dõi công tác thi đua khen thưởng, kết hợp với công đoàn, đoàn thanh niên, hội phụ nữ tổ chức các đợt thi đua ngắn ngày, dài ngày và đề ra các biện pháp thực hiện, tham mưu cho ban lãnh đạo về các tiêu chuẩn hàng năm đối với cán bộ, nhân viên nghĩ tại chỗ với đầy đủ các thủ tục từ cơ sở đề xuất lên. - Theo dõi, tham mưu đề xuất xử lý kỷ luật đối với các trường hợp vi phạm kỷ luật lao động.  Giám đốc hành chính nhân sự :  Nhiệm vụ và quyền hạn - Chịu sự lãnh đạo của Tổng giám đốc - Nhận chỉ thị, xin thi hành điều lệnh, thảo luận các vấn đề liên quan đến nhiệm vụ được giao, báo cáo bằng văn bản hằng tuần, hàng tháng, hàng năm, soạn thảo các văn thư theo yêu cầu. - Được giám đốc uỷ quyền ký và đóng dấu giấy giới thiệu đi công tác, khám bệnh của cán bộ, nhân viên các văn bản sao thuộc phạm vi của Công ty, các giấy mời liên quan đến công tác nhân sự từ tổ trưởng trở xuống, xác nhận công nhân làm việc tại Công ty . - Được kiểm tra thực hiẹn nội quy, quy chế Công ty và trực tiếp theo dõi quản lý cán bộ, nhân viên từ tổ trưởng trở xuống. Được điều động nhân viên, cán bộ để làm các công việc đột xuất phục vụ cho nhiệm vụ của Công ty theo chủ SVTH: Nguyễn Văn Cường Trang:13 Lớp : 27k02.2 Bản Thảo chuyên đề GVHD: Th.S Nguyễn Thị Đà trương của ban giám đốc từ 1 đến 02 ngày sau phải báo cáo ngay với ban giám đốc. - Lên lịch công tác trong tuần, tháng của Công ty. - Được chủ động bố trí, sắp xếp công việc của nhân viên trong phòng phù hợp với năng lực trình độ chuyên môn nghiệp vụ và yêu cầu của Công ty, đảm bảo thực hiện nhiệm vụ hiệu quả. - Tổ chức tiếp đón khách đến làm việc, thăm quan, nghiên cứu, liên doanh, liên kết với đơn vị, có kế hoạch tổ chức thăm viếng khi cán bộ, nhân viên hoặc gia đình ốm đau, ma chay, hoạn nạn. - Quyền uỷ quyền cho phó phòng khi trưởng phòng vắng mặt.  Quan hệ với các phòng ban : - Phòng tài chính- kế toán : Các khoản thu chi liên quan đến công việc hành chính, liên hệ cơ quan thuế, xây dựng quỹ lương, thưởng phúc lợi cho đơn vị - Phòng kinh doanh : Xét duyệt khen thưởng, kỷ luật phát động phong trào thi đua, xếp lịch trực, sửa chữa trang thiết bị văn phòng phẩm, điện nước, điện thoại, cung cấp xe chở hàng. Tổ chức hội nghị khách hàng, đóng dấu các phiếu khuyến mãi, dịch thuật tài liệu, văn bản, cung cấp văn phòng phẩm, đóng dấu hoá đơn. - Phòng Marketing : Dịch thuật tài liệu.  Quan hệ với bên ngoài: - Các cơ quan báo chí truyền thông: Trả lời khiếu nại liên quan đến việc kinh doanh của đơn vị chính sách lao động. - Các cơ quan quản lý Trung ương và địa phương như uỷ ban, quản lý thị trường, Hải quan, công an, thuế để nắm rõ chủ trương chính sách nhằm tháo gỡ những khó khăn cho đơn vị, thương lượng những vấn đề tế nhị và bổ sung vào quy chế hoạt động. - Các cơ quan sở lao động thương binh xã hội…. để năm rõ các chủ trương chính sách về lao động nhằm tháo gỡ các kho khăn cho đơn vị, thương lượng với những vấn đề tế nhị và bổ xugn vào quy chế hoạt động. - Các cơ quan khác đê có nguồn nhân lực dự tuyển.  Nhiệm vụ cụ thể: - Soạn thảo các văn bản hteo yêu cầu của Tổng Giám đốc - Dịch thuật các tài liệu hợp đồng từ tiếng việt ra tiếng anh và ngược lại. - Quan hệ với cơ quan ban ngành. - Thiết lập các biểu mẫu phục vụ hoạt động của Công ty. - Quản lý lưu trữ dữ liệu, công văn đến và đi, photo gởi cho các bộ phận có liên quan. - Điều phối xe. - Quản lý sử dụng điện, nước, điện thoại. - Chấm công, xếp lịch trực. - Theo dõi giờ đóng cửa, mở của tại Siêu Thị. SVTH: Nguyễn Văn Cường Trang:14 Lớp : 27k02.2 Bản Thảo chuyên đề GVHD: Th.S Nguyễn Thị Đà - Quản lý thu chi hành chính. - Cấp phát văn phòng phẩm, các trang thiết bị rẻ tiền mau hỏng. - Lập bảng lương. - Theo dõi ngày phép. - Kiểm tra vệ sinh, ngăn nắp nơi làm việc của văn phòng và khu vực kinh doanh - Phát hành bản tin và thông báo nội bộ - Quản lý bộ phận tạp vụ. - Phụ trách an ninh, bảo vệ. - Soạn thảo các bản báo cáo gửi cho Tổng Giám đốc - Thực hiện các nhiệm vụ khác trong phậm vi thẩm quyền được giao. - Thực hiện các nhiệm vụ do Tổng Giám đốc uỷ quyền hoặc giao phó. - Soạn thảo các quy chế liên quan đến người lao động. - Đề xuất các chế độ tiền lương và phụ cấp. - Xây dựng chính sách thi đua khen thưởng. - Nắm các nguồn cung ứng lao động để thực hiện việc tuyển dụng. - Xây dựng nội quy hợp đồng lao động, thảo ước lao động tập thể. - Lập bảng mô tả công việc cho từng bộ phận, nhân viên. - Lập kế hoạch tuyển dụng, kế hoạch đào tạo huấn luyện. - Phân tích công việc, đánh giá khả năng làm việc của nhân viên. - Xây dựng chiến lược phát triển nguồn nhân lực. - Soạn thảo các báo cáo gửi cho Tổng Giám đốc. - Thực hiện các nhiệm vụ khác trong phạm vi thẩm quyền được giao. - Thực hiện cac nhiệm vụ do Tổng Giám đốc uỷ quyền hoặc giao phó.  Các nhiệm vụ khác: - Thành viên hội đồng xét thưởng - Phụ trách thi đua. - Tham gia các hoạt động phong trào đoàn thể. - Quản lý, bảo trì các đồ dùng thiết bi văn phòng. - Quản lý sử dụng điện nước, điện thoại hoàn chỉnh chi phí theo chỉ tiêu được giao. - Tham gia các hoạt động phong trào đoàn thể.  Tổ chức điều hành nhân viên dưới quyền: - Tham gia xây dựng chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức hoạt động của các bộ phận trực thuộc. - Tổ chức điều hành nhân viên trong toàn đơn vị. - Nhân viên soạn thảo văn bản, lưu trữ công văn. - Bảo vệ, nhân viên giữ đồ. - Nhân viên dịch thuật. - Nhân viên mua sắm. - Nhân viên tuyển dụng, hợp đồng lao động. - Nhân viên đào tạo. - Nhân viên thi hành chính sách. 3.3. Phòng Tài chính- Kế toán: SVTH: Nguyễn Văn Cường Trang:15 Lớp : 27k02.2 Bản Thảo chuyên đề GVHD: Th.S Nguyễn Thị Đà Đơn vị Tài chính- Kế toán được thành lập nhằm giám đốc toàn bộ về hoạt động kinh tế, tài chính của Công ty.  Nhiệm vụ chung : - Tổ chức công tác kế toán, thống kê và bộ máy kế toán phù hợp với tình hình thực tế của Công ty. Tổ chức ghi chứp cập nhật tính toán và phản ánh chính xác, kịp thời đầy đủ toàn bộ tài sản, vật tư, hàng hoá và phân tích kết quả hoạt động kinh doanh, quản lý toàn bộ nguồn thu và chi của Công ty. - Quản lý, phát hành sử dụng, kiểm tra, giám sát chặt chẽ, đúng chế độ biên lai, ấn chỉ thuộc chức năng của đơn vị quản lý. - Tính toán, cân đối và nộp đầy đủ, chính xác, kịp thời các loại thuế trong doanh nghiệp, các quỹ để lại trong Công ty, thanh toán thu hòi đúng hạn các khoảng vay, công nợ khác. - Xác định và phản ánh chính xác, kịp thời, đúng chế độ, kết quả kiểm kê tài sản, vật tư, hàng hoá, chủng bị đầy đủ, kịp thời các thủ tục tài liệu cần thiết cho việc xử lý các khoản mất mát hao hụt, hư hỏng, các vụ chiếm đoạt, xâm phạm tài sản, đồng thời đề xuất ban lãnh đạo trong công tác thu chi, sử dụng nguồn tài chính theo quy định của Công ty đảm bảo tiết kiệm, hiệu quả. - Tham gia cùng phòng nhân sự & đào tạo giải quyết tốt các chế độ chính sách cho cán bộ nhân viên, quản lý toàn bộ tài sản, vật tư, hàng hoá, tình hình tài chính của đơn vị. - Thực hiện đầy đủ các chế độ báo cáo thống kê, quyết toán đúng thời hạn hằng tháng, quý, 6 tháng, cuối năm. - Tổ chức hướng dẫn, phổ biến, kiểm tra, quản lý việc thi hành các chế độ, thể lệ tài chính, kế toán của nhà nước và các quy định về thống kê, thông tin kinh tế cho các bộ phận, cá nhân có liên quan. - Tổ chức bảo quản, lưu trữ các tài liệu kế toán theo quy định của pháp luật, giữu bí mật các tài liệu và số liệu kế toán quy định của Công ty, nhà nước. Giám đốc Tài chính- Kế toán: Nhiệm vụ và quyền hạn: - Chịu sự kiểm soát của Tổng Giám đốc, nhận chỉ thị, xin thi hành điều lệnh, thảo luận các vấn đề liên quan đến nhiệm vụ được giao, báo cáo văn bản hàng tuần, hàng tháng, hàng năm, soạn thảo các văn bản theo yêu cầu. Giám đốc tài chính kế toán là người chịu trách nhiệm toàn bộ các hoạt động về nghiệp vụ kế toán của Công ty và nhiệm vụ của đơn vị trước Tổng Giám đốc và theo pháp luật. Do đó, chế dộ trách nhiệm, quyền hạn và chế độ đãi ngộ đối với giám đốc tài chính kế toán thực hiện theo điều lệ Công ty, điều lệ kế toán trưởng và được quy định cụ thể như sau: - Quản lý, điều hành công việc toàn bộ của kế toán. - Hướng dẫn chỉ đạo nghiệp vụ quản lý tài chính kế toán. - Chịu trách nhiệm trước Tổng Giám đốc về tình hình tài chính của đơn vị. SVTH: Nguyễn Văn Cường Trang:16 Lớp : 27k02.2 Bản Thảo chuyên đề GVHD: Th.S Nguyễn Thị Đà - Phải nắm vững các văn bản về ngành thuế. Quyết toán và giao dịch với cơ quan thuế. - Theo dõi các hợp dồng kinh tế. - Kiểm tra, kiểm soát báo cáo thu chi tài chính, số liệu báo cáo của bộ phận, chấn chỉnh những sai sót để đảm bảo nguyên tắc kiểm tra tài chính. - Phát hiện và đề xuất vấn đề, sự vụ và đề xuất kịp thời với Tổng Giám đốc, xem xét để có biện pháp khắc phục và sử lý rõ ràng trách nhiệm của từng bộ phận. - Phân tích số liệu giúp cho lãnh đạo đánh giá tình hình, kết quả kinh doanh của Công ty. - Thực hiện các nhiệm vụ khác trong phạm vi thẩm quyền được giao. - Thực hiện các nhiệm vụ do Tổng Giám đốc uỷ quyền hoặc giao phó.  Các nhiệm vụ khác: - Thành viên hội đồng xét thưởng. - Nhận xét, đánh giá nhân viên. - Giám sát các hoạt động tài chính, tín dụng của doanh nghiệp. - Xây dựng, tổ chức huấn luyện nhân viên trong đơn vị. - Tham gia các hoạt động phong trào đoàn thể.  Quan hệ với các phòng ban: - Phòng Hành chính- Nhân sự: Các khoản thu chi liên quan đến công việc hành chính, liên hệ cơ quan thuế, quỹ lương thưởng phúc lợi cho đơn vị. - Phòng kinh doanh: Trao đổi công việc liên quan đến việc thu chi, hệ thống thiết bị vi tính, trao đổi công việc có liên quan đến việc thu chi, xuất nhập hàng hoá, mã số hàng hoá. - Phòng Marketing: Trao đổi công việc có liên quan đến việc thu chi, nội dung hợp đồng.  Quan hệ với bên ngoài: - Các cơ quan báo chí, truyền thông: Trả lời khiếu nại liên quan đến tài chín, tín dụng của đơn vị. - Các cơ quan quản lý trung ương và địa phương, cục thuế, quản lý thị trường, hải quan, Công an, thuế để năm rõ chủ trương, chính sách nhằm tháo gỡ những khó khăn cho đơn vị, thương lượng những vấn đề tế nhị liên quan đến hoạt động tài chính kế toán của toàn đơn vị. Tổ chức điều hành nhân viên dưới quyền. - Tham gia xây dựng chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức hoạt động của các bộ phạn trực thuộc - Tổ chức, điều hành, quản lý nhân viên trong toàn đơn vị. - Giám sát các hoạt động của toàn đơn vị. 3.4. Phòng marketing: Gồm hai bộ phận (Marketing + cho thuê mặt bằng) Đơn vị marketing được thành lập nhằm mục tiêu quản lý, quy hoạch thiết kế mặt bằng xây dựng của đơn vị tổ chức, tiển khai nhằm tối ưu hoá phần diện tích của đơn vị, đem lại lợi ích thiết thực cho đơn vị. Ngoài ra phải xây dựng các chiến lược mở rộng mặt bằng trong ngắn hạn và dài hạn văn cứ vào khả năng phát triển của doanh nghiệp. SVTH: Nguyễn Văn Cường Trang:17 Lớp : 27k02.2 Bản Thảo chuyên đề GVHD: Th.S Nguyễn Thị Đà Đơn vị marketing còn có nhiệm vụ mua sắm, thuê, mượn, trao đổi các thiết bị, tài sản cho đơn vị. Thiết lập mối quan hệ với nhà cung cấp có chất lượng để có nguồn hàng đảm bảo với giá cả phải chăng. Quản lý theo dõi, quy hoạch, dự trù các lợi thiết bị, tài sản phục vụ cho đơn vị khác trong doanh nghiệp. Thực hiện thiết kế, xây dựng các dự án đầu tư khác thác sự phân công của Tổng giám đốc. Giám đốc marketing và cho thuê mặt bằng: - Chịu sự kiểm soát của Tổng Giám đốc, nhận chỉ thị, xin thi hành điều lệnh, thảo luận các vấn đề liên quan đến nhiệm vụ được giao, báo cáo bằng văn bản hàng tuần, hàng tháng, hàng năm, soạn thảo các văn bản theo yêu cầu.  Quan hệ với các phòng ban: - Phòng kế toán tài chính: Trao đổi thông tin liên quan đến việc thu chi, nội dung hợp đồng. - Phòng kinh doanh: xem nhu cầu về trang thiết bị, quy hoạch điều chỉnh, bố trí mặt bằng kinh doanh, bảo trì thiết bị bán hàng. Xem các mặt hàng mua vào để có để có phương án đầu tư hợp tác hoặc sản xuất. - Phòng hành chính nhân sự: Xét khen thưởng kỷ luật, đánh giá nguồn nhân lực. Dịch thuật tài liệu, các nhu cầu trang thiết bị, bảo trì nhà của, trang thiết bị văn phòng, hoá chất vệ sinh tẩy rửa. Quan hệ với bên ngoài: - Các cơ quan xí nghiệp cung ứng các thiết bị. - Các cơ quan chính quyền địa phương như uỷ ban, các sở, phòng ban để tìm kiếm mặt bằng và nắm rõ các chủ trương chính sách nhằm tháo gỡ các khó khăn cho đơn vị, thương lượng những vấn đề tế nhị.  Nhiệm vụ cụ thể: - Quản lý, bảo trì, sửa chữa các thiết bị, tài sản, nhà cửa. - Quy hoạch thiết kế bố trí mặt bằng kinh doanh. - Tìm kiếm địa điểm để mở rộng hoạt động. - Tìm kiếm nguồn cung cấp trang thiết bị phục vụ xây dựng và bán hàng. - Đàm phán ký kết hợp đồng thuê mướn địa điểm cho đơn vị. - Xây dựng dự án đầu tư, quản lý giám sát thực hiện dự án. - Trao đổi đàm phán, ký kết hợp đồng với các nhà cung cấp thiết bị vật tư. - Chào hàng, đàm phán ký kết hợp đồng với các nhà kinh doanh thuê mướn mặt bằng. - Xét duyệt các thiết kế các hộ thuê mướn. - Soạn thảo các báo cáo trình Tổng Giám đốc. - Thường xuyên quna hệ các sở ngành có liên quan để xin thủ tục ưu đãi đầu tư. - Thực hiện các nhiệm vụ khác trong phạm vi thẩm quyền được giao. - Thực hiện các nhiệm vụ do Tổng Giám đốc uỷ quyền hoặc giao phó. Các nhiệm vụ khác - thành viên hội đồng xét thưởng. - Quản lý sử dụng điện, nước, điện thoại, hành chính phí theo chỉ tiêu được giao. SVTH: Nguyễn Văn Cường Trang:18 Lớp : 27k02.2 Bản Thảo chuyên đề GVHD: Th.S Nguyễn Thị Đà - Tiếp khách, giao tiếp với khách hàng và các cơ quan chức năng. - Nhận xét đánh giá nhân viên.  Tổ chức điều hành nhân viên dưới quyền: - Kiến trúc sư để xem xét thiết kế, quy hoạch. - Nhân viên lập dự án. - Kỹ sư điện, cơ, xây dựng nhằm đảm nhận việc bảo trì và sửa chữa. - Nhân viên pháp chế nhằm thiết lập các hợp đồng thuê mướn, mau máy móc thiết bị, công nghệ. - Nhân viên quan hệ các ban ngành. 3.5. Mối quan hệ nội bộ Công ty 3.5.1. Quan hệ giữa Ban Tổng Giám Đốc với các đơn vị thành viên trong Công ty:  Tổng Giám Đốc: Phân công cho mỗi Giám Đốc chỉ đạo một số đơn vị trực thuộc Công ty. Trực tiếp chỉ đạo, hướng dẫn Giám đốc các đơn vị trực thuộc.  Phó Tổng Giám đốc: Chịu trách nhiệm chỉ đạo trực tiếp các đơn vị đã được phân công phụ trách theo sự uỷ quyền của Tổng Giám đốc. Điều hành, hướng dẫn Giám đốc các đơn vị trực thuộc thực hiện các nhiệm vụ về chuyên môn và phải chịu trách nhiệm trước Tổng Giám đốc của Công ty về các quyết định của mình. 3.5.2. Quan hệ các đơn vị thành viên trong Công ty: Giám đốc các đơn vị có quan hệ ngang cấp và hữu quan nhau, cùng phối hợp với nhau trong những công việc có liên quan vì mục đích chung của Công ty. 3.5.3. Mối quan hệ giữa Ban lãnh đạo và CBNV trong đơn vị: Cấp trên phải phân công đúng người, đúng việc. Nhiệm vụ giao phải cụ thể, rõ ràng về nội dung, khối lượng và thời gian hoàn thành. Cấp dưới phải phục tùng mệnh lệnh của cấp trên. Khi nhận nhiệm vụ phải thực hiện đúng yêu cầu đề ra, tận tâm, tận lực với công việc và hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao. Khi hoàn thành xong phải có trách nhiệm báo cáo kết quả công việc để cấp trên xem xét, đánh giá. Nhận xét về tình hình nhân sự hiện tại: Mối quan hệ nội bộ Công ty thật là một hoàn hảo nhưng trên thực tế Công ty đang có sự thay đổi lớn về cơ cấu tổ chức Công ty lẫn các vị trí lãnh đạo bộ phân nhân sự gây phát sinh nhiều các công việc và ảnh hưởng đến tâm lý làm việc CBNV.Một số chỉ đạo của ban Tổng Giám Đốc trong lĩnh vực nhân sự không rõ ràng và không có tính quyết định, thay đổi liên tục làm cán bộ nhân viên mất định hướng( bố trí nhân sự, đánh giá nhân sự, đánh giá thi đua khen thưởng … ).Trình độ, năng lực CBNV còn nhiều hạn chế cho nên việc sử lý, giải quyết các công việc còn mang tính thiếu khoa học,sáng tạo.Uy tín của Công ty đối với CBNV có xu hướng giảm sút.Nhận thức CBNV còn hạn chế cho nên ý thức, trách nhiệm trong công việc chưa cao.Thiếu một số cán bộ lãnh đạo chủ chốt tham gia điều hành Công ty (Giám đốc đơn vị, Kế toán trưởng). SVTH: Nguyễn Văn Cường Trang:19 Lớp : 27k02.2 Bản Thảo chuyên đề GVHD: Th.S Nguyễn Thị Đà Sự phối hợp một số đơn vị còn nhiều bất cập, chậm trễ về tiến độ dẫn đến các kế hoạch bị đẩy lùi. Chưa trang bị được chương trình phần mềm “quản lý nhân sự” để phục vụ cho công tác nhân sự tại Công ty. Trong quan hệ giao tiếp có gửi gắm mốt số nhân sự cho nên rất khó bố trí cho các đơn vị, chất lượng phục vụ không cao. Cơ sở vất chất phục vụ cho công tác đào tạo còn nhiều bất cập: Phòng đào tạo, tài liệu đào tạo, nhân sự đào tạo. 4. Tình hình nhân sự: Cán bộ công nhân viên làm việc tại Công ty hiện nay chủ yếu là đội ngủ trẻ và chỉ một số ít là những người có kinh nghiệm lâu năm. Đó một phần do Công ty mới được thành lập không lâu và phần là do đòi hỏi công việc. Chẳng hạn nhân viên bán hàng phải trẻ, sôi nổi, lôi cuốn, hấp dẫn đối với khách hàng. Bảng cơ cấu lao động Công ty. Năm Chỉ tiêu 2002 2003 2004 S.lượng người Tỷ trọng (%) S.lượng người Tỷ trọng (%) S.lượng người 230 100 286 100 226 100 + Biên chế 180 78,26 198 69,23 198 87,61 + Hợp đồng 50 21,74 88 30,77 28 12,39 + Đại học, cao đẳng 72 31,30 100 34,97 86 38,05 +Trung cấp, sơ cấp 60 26,09 80 27,97 59 26,11 + Lao đông phổ thông 98 42,61 106 37,06 81 35,84 Tổng số cán bộ nhân viên Tỷ trọng (%) - Theo hình thức hợp đồng - Theo trình độ lao động Nhìn vào số liệu ta thấy lao động năm 2003 tăng nhiều so với năm 2002 và sang năm 2004 thì lại giảm mạnh giảm giảm thấp hơn so với 2002. Thực tế cơ cấu lao động năm 2004 giảm đáng kể do nhiều cán bộ chủ chốt rời khỏi Công ty. Thể hiện toàn bộ cán bộ phòng kinh doanh đều rời khỏi Công ty. Do vậy mà số nhân viên hợp đồng năm 2004 giảm xuống còn 28 nhân viên một phần do cán bộ củ đi và cán bộ mới thay thế một phần chính sách giảm nhân viên của Công ty. Về trình độ nhân viên trong Công ty cũng có sự thay đổi lớn nhân viên trình độ đại học nhiều 5. Cơ sở vật chất của công ty. SVTH: Nguyễn Văn Cường Trang:20 Lớp : 27k02.2