Tài liệu Hoàn thiện tổ chức thông tin kế toán trong chu trình cung ứng thuốc và vật tư tại bệnh viện đa khoa, tỉnh quảng nam

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG LÊ THỊ HẠNH PHÚC HOÀN THIỆN TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG CHU TRÌNH CUNG ỨNG THUỐC VÀ VẬT TƯ TẠI BỆNH VIỆN ĐA KHOA TỈNH QUẢNG NAM LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN TRỊ KINH DOANH Đà Nẵng - Năm 2014 BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG LÊ THỊ HẠNH PHÚC HOÀN THIỆN TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG CHU TRÌNH CUNG ỨNG THUỐC VÀ VẬT TƯ TẠI BỆNH VIỆN ĐA KHOA TỈNH QUẢNG NAM Chuyên ngành : Kế toán Mã số : 60.34.30 LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN TRỊ KINH DOANH Người hướng dẫn khoa học: GS.TS. TRƯƠNG BÁ THANH Đà Nẵng - Năm 2014 LỜI CAM ĐOAN Tôi cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi. Các số liệu, kết quả nêu trong luận văn là trung thực và chưa từng được ai công bố trong bất kỳ công trình nào khác. Tác giả Lê Thị Hạnh Phúc MỤC LỤC MỞ ĐẦU .................................................................................................. 1 1. Tính cấp thiết của đề tài ......................................................................... 1 2. Mục tiêu nghiên cứu............................................................................... 2 3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu.......................................................... 2 4. Phương pháp nghiên cứu........................................................................ 3 5. Cấu trúc của luận văn ............................................................................. 3 6. Tổng quan tài liệu nghiên cứu................................................................ 4 CHƯƠNG 1. CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN CỦA CHU TRÌNH CUNG ỨNG ....................................... 7 1.1. KHÁI QUÁT VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN ................ 7 1.1.1. Khái niệm về hệ thống thông tin kế toán ......................................... 7 1.1.2. Quy trình xử lý kế toán trong các tổ chức, đơn vị ........................... 9 1.1.3. Mối liên hệ giữa hệ thống thông tin kế toán với các hệ thống khác trong đơn vị, tổ chức ................................................................................ 10 1.1.4. Tổ chức dữ liệu kế toán trong điều kiện sử dụng phần mềm kế toán 11 1.1.5. Tổ chức hệ thống thông tin kế toán theo chu trình ........................ 12 1.2. TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN CỦA CHU TRÌNH CUNG ỨNG........................................................................................................ 15 1.2.1. Đặc điểm của chu trình cung ứng .................................................. 15 1.2.2. Hệ thống chứng từ và quy trình luân chuyển chứng từ trong chu trình cung ứng .......................................................................................... 20 1.2.3. Xây dựng cơ sở dữ liệu và mã hóa dữ liệu trong chu trình cung ứng 22 1.2.4. Tổ chức thông tin trong chu trình cung ứng .................................. 26 1.2.5. Tổ chức báo cáo kế toán trong chu trình cung ứng........................ 37 1.2.6. Kiểm soát tổ chức thông tin ........................................................... 37 KẾT LUẬN CHƯƠNG 1 ....................................................................... 42 CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN CỦA CHU TRÌNH CUNG ỨNG THUỐC VÀ VẬT TƯ TẠI BỆNH VIỆN ĐA KHOA QUẢNG NAM ........................................................ 43 2.1. GIỚI THIỆU CHUNG VỀ BỆNH VIỆN ĐA KHOA QUẢNG NAM ....................................................................................................... 43 2.1.1. Giới thiệu........................................................................................ 43 2.1.2. Mô hình tổ chức quản lý tại Bệnh viện Đa Khoa Quảng Nam ...... 44 2.1.3. Cơ chế quản lý tài chính tại Bệnh Viện Đa Khoa Quảng Nam ..... 45 2.1.4. Tổ chức bộ máy kế toán tại Bệnh Viện Đa Khoa Quảng Nam...... 45 2.2. THỰC TRẠNG TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN CỦA CHU TRÌNH CUNG ỨNG THUỐC, VẬT TƯ TẠI BỆNH VIỆN ĐA KHOA QUẢNG NAM........................................................................................ 48 2.2.1. Thực trạng ứng dụng tin học trong công tác kế toán ..................... 48 2.2.2. Thực trạng tổ chức xây dựng chứng từ và quy trình luân chuyển chứng từ.................................................................................................... 49 2.2.3. Thực trang tổ chức dữ liệu và mã hóa các đối tượng quản lý....... 54 2.2.4. Thực trạng tổ chức thông tin của chu trình cung ứng................... 57 2.2.5. Thực trạng báo cáo kế toán sử dụng trong chu trình cung ứng .... 74 2.2.6. Thực trạng kiểm soát tổ chức thông tin trong chu trình cung ứng75 2.2.7. Đánh giá về thực trạng tổ chức thông tin kế toán trong chu trình cung ứng thuốc và vật tư tại Bệnh Viện Đa Khoa Quảng Nam............... 76 KẾT LUẬN CHƯƠNG 2 ....................................................................... 79 CHƯƠNG 3. GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG CHU TRÌNH CUNG ỨNG THUỐC, VẬT TƯ TẠI BỆNH VIỆN ĐA KHOA QUẢNG NAM .................................. 80 3.1. SỰ CẦN THIẾT PHẢI HOÀN THIỆN TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG CHU TRÌNH CUNG ỨNG THUỐC, VẬT TƯ TẠI BVĐK QUẢNG NAM ................................................................... 80 3.2. GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG CHU TRÌNH CUNG ỨNG THUỐC, VẬT TƯ TẠI BỆNH VIỆN ĐA KHOA QUẢNG NAM ......................................................... 82 3.2.1. Hoàn thiện hệ thống chứng từ và quy trình luân chuyển chứng từ trong chu trình cung ứng ......................................................................... 82 3.2.2 Hoàn thiện tổ chức và mã hóa dữ liệu .......................................... 91 3.2.3 Hoàn thiện tổ chức thông tin trong chu trình cung ứng................ 96 3.2.4 Hoàn thiện báo cáo kế toán trong chu trình cung ứng ................ 105 3.2.5 Hoàn thiện kiểm soát tổ chức thông tin trong chu trình cung ứng . 107 KẾT LUẬN CHƯƠNG 3..................................................................... 110 KẾT LUẬN .......................................................................................... 111 TÀI LIỆU THAM KHẢO QUYẾT ĐỊNH GIAO ĐỀ TÀI LUẬN VĂN (Bản sao) PHỤ LỤC DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT BHYT : Bảo hiểm y tế BHXH : Bảo hiểm xã hội BVĐKQN : Bệnh Viện Đa Khoa Quảng Nam CNTT : Công nghệ thông tin CSDL : Cơ sở dữ liệu DMT : Doanh mục thuốc ĐĐH : Đơn đặt hàng GTGT : Giá trị gia tăng HĐT : Hội đồng thuốc HTK : Hàng tồn kho HTTTKT : Hệ thống thông tin kế toán KCB : Khám chữa bệnh NCC :Nhà cung cấp PNK : Phiếu nhập kho TVT : Thuốc, vật tư y tế TSCĐ : Tài sản cố định DANH MỤC CÁC HÌNH Số hiệu Tên hình hình Trang 1.1 Mối liên hệ giữa hệ thông thông tin với kế toán 7 1.2 Các yếu tố cơ bản của hệ thống thông tin kế toán 8 1.3 Quy trình kế toán trong đơn vị 9 1.4 Mối quan hệ giữa HTTTKT với các hệ thống thông tin khác 11 trong đơn vị 1.5 Các chức năng của chu trình cung ứng 16 1.6 Mối quan hệ giữa các bộ phận trong chu trình cung ứng 19 1.7 Sơ đồ dòng dữ liệu trong chu trình cung ứng 22 1.8 Sơ đồ dòng dữ liệu trong chu trình cung ứng 27 1.9 Sơ đồ tổ chức thông tin trong quy trình xử lý đặt hàng 28 1.10 Sơ đồ tổ chức thông tin trong quy trình xử lý nhận hàng 32 1.11 Sơ đồtoán tổ chức thông tin trong quy trình cập nhật hóa đơn 34 mua hàng và theo dõi thanh toán 2.1 Mô hình tổ chức quản lý tại Bệnh Viện Đa Khoa Quảng Nam 44 2.2 Mô hình tổ chức bộ máy kế toán tại Bệnh Viện Đa Khoa 46 Quảng Nam 2.3 Tổ chức các phần mềm quản lý tại Bệnh Viện Đa Khoa 49 Quảng Nam 2.4 Sơ đồ luân chuyển nghiệp vụ xét duyệt danh mục thuốc, vật 50 tư y tế 2.5 Sơ đồ luân chuyển nghiệp vụ dự trù mua và nhận thuốc, vật tư 52 y tế 2.6 Sơ đồ luân chuyển nghiệp vụ ghi nhận nợ và thanh toán cho 53 nhà cung cấp 2.7 Lưu đồ mô tả thực trạng quy trình xác định nhu cầu mua và xử lý bảng dự trù mua thuốc, vật tư y tế 63 Số hiệu Tên hình hình Trang 2.8 Bảng báo giá 64 2.9 Bảng dự trù thuốc tháng 64 2.10 Lưu đồ mô tả thực trạng quy trình ghi nhận nhận thuốc, vật 66 tư y tế 2.11 Hóa đơn GTGT 66 2.12 Giấy báo lô 66 2.13 Phần mềm theo dõi hạn sử dụng của thuốc 69 2.14 Thêm phiếu nhập kho 70 2.15 Phiếu nhập kho 71 2.16 Lưu đồ mô tả thực trạng quy trình ghi nhận nợ và thanh toán 72 cho nhà cung cấp 3.1 Phiếu yêu cầu thuốc 83 3.2 Bảng dự trù thuốc 84 3.3 Biên bản kiểm nhập 85 3.4 Phiếu nhập kho 86 3.5 Sơ đồ hoàn thiện quy trình luân chuyển chứng từ trong quy 88 trình dự trù hàng và nhận hàng 3.6 Sơ đồ hoàn thiện chu trình luân chuyển chứng từ trong quy 90 trình ghi nhận và thanh toán cho nhà cung cấp 3.7 Hoàn thiện tổ chức thông tin trong quy trình xác định nhu cầu 97 mua và xử lý bảng dự trù mua thuốc, vật tư y tế 3.8 Hoàn thiện tổ chức thông tin trong quy trình ghi nhận mua 101 thuốc, vật tư y tế 3.9 Hoàn thiện tổ chức thông tin trong quy trình ghi nhận, theo dõi và thanh toán cho nhà cung cấp 104 1 MỞ ĐẦU 1. Tính cấp thiết của đề tài Bệnh viện là cơ sở khám chữa bệnh, chăm sóc và bảo vệ sức khỏe cho nhân dân. Khi chất lượng cuộc sống ngày càng được cải thiện thì nhu cầu khám chữa bệnh càng nhiều, đòi hỏi chất lượng phục vụ khám chữa bệnh cũng như nâng cao năng lực hoạt động toàn diện của bệnh viện. Ngoài việc phát triển về cơ sở vật chất, đào tạo đội ngũ y bác sĩ, trang thiết bị thì các bệnh viện cần nâng cao hiệu quả hoạt động, ứng dụng công nghệ thông tin (CNTT) trong quản lý bệnh viện để giám sát hoạt động bệnh viện một cách toàn diện, tiết kiệm thời gian, chi phí, giúp chẩn đoán bệnh chính xác hơn, kế thừa được các thông tin, dữ liệu, tài chính minh bạch hơn. Một trong những nhiệm vụ quan trọng có ảnh hưởng đến chất lượng công tác khám chữa bệnh của bệnh viện đó là vấn đề cung ứng thuốc, vật tư y tế (TVT) đầy đủ, kịp thời đảm bảo chất lượng của khoa dược bệnh viện. Tổ chức thông tin trong chu trình cung ứng thuốc, vật tư y tế một cách khoa học đóng vai trò quan trọng không chỉ góp phần thực hiện quá trình cung ứng một cách có hiệu quả mà còn đảm bảo các mục tiêu về kiểm soát và quản lý nội bộ bệnh viện. Hiện nay việc ứng dụng CNTT trong quá trình cung ứng thuốc, vật tư y tế tại Bệnh Viện Đa Khoa Quảng Nam (BVĐKQN) mặc dù đã mang lại những hiệu quả tích cực nhưng do việc ứng dụng CNTT còn non trẻ nên vẫn còn tồn tại một vài nhược điểm: việc xây dựng giá kế hoạch chưa hợp lý; việc phê duyệt kế hoạch đấu thầu thường kéo dài và chậm trễ, quản lý công tác đấu thầu còn thủ công gây nhầm lẫn, sai sót; một số yêu cầu thuốc mới, thuốc không có trong danh mục thuốc cần mua không được cập nhật trực tiếp từ các khoa phòng yêu cầu; việc kiểm tra xử lý dự trù thuốc không có căn cứ, bộ phận kế toán không cập nhật kịp thời về số lượng cũng như giá trị thuốc, vật 2 tư y tế nên kế toán không chủ động trong việc lập dự toán tài chính, phần mềm chưa đáp ứng được các yêu cầu, nhiệm vụ đặt ra, thông tin thiếu độ tin cậy, sử dụng chưa linh hoạt, thông tin chưa khai thác triệt để, nhân viên sử dụng chưa tận dụng hết các chức năng của phần mềm. Các sản phẩm thông tin không có tính kế thừa giữa các bộ phận. Điều này khiến cho việc cập nhật số liệu giữa khoa, phòng chậm trễ, không được liên tục, đôi lúc mất số liệu, hay phần mềm lỗi. Việc theo dõi thuốc, vật tư y tế nhập kho, tồn kho không chi tiết theo từng bảng dự trù. Việc cung ứng thuốc không kịp thời, dẫn đến khó khăn trong việc xác định chính xác số lượng thuốc, vật tư y tế. Việc quản lý thuốc còn kém dẫn đến thuốc hết hạn, mất mác gây tổn thất cho bệnh viện. Từ những tồn tại trên, để góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động và quản lý bệnh viện, Tôi chọn đề tài “Hoàn thiện tổ chức thông tin kế toán trong chu trình cung ứng thuốc và vật tư tại Bệnh Viện Đa Khoa Tỉnh Quảng Nam” để làm đề tài nghiên cứu của luận văn. 2. Mục tiêu nghiên cứu - Khái quát các vấn đề cơ bản về hệ thống thông tin kế toán (HTTTKT) của chu trình cung ứng tại các đơn vị, tổ chức. - Khảo sát và đánh giá thực trạng HTTTKT trong chu trình cung ứng thuốc, vật tư y tế tại BVĐKQN. - Đề xuất hướng tổ chức HTTTKT chu trình cung ứng thuốc, vật tư y tế trong điều kiện tin học hóa tại BVĐKQN. 3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu trực tiếp chính là thực trạng HTTTKT trong chu trình cung ứng thuốc, vật tư y tế tại BVĐKQN. Phạm vi nghiên cứu: Đề tại này chỉ giới hạn phạm vi nghiên cứu trong chu trình cung ứng thuốc, vật tư y tế tại BVĐKQN. 3 4. Phương pháp nghiên cứu - Áp dụng phương pháp phân tích hệ thống, phân tích các thành phần của HTTTKT, xem xét mối quan hệ của chu trình cung ứng đối với các chu trình khác trong HTTTKT. - Phương pháp quan sát tổng thể để tìm hiểu cách thức quản lý, tổ chức thực hiện trong hệ thống thực tại bệnh viện. - Sử dụng sơ đồ dòng dữ liệu, mô hình dữ liệu, lưu đồ mô tả, quá trình thiết kế mã hóa các đối tượng kế toán chi tiết, về quy trình luân chuyển chứng từ, những ứng dụng của phần mềm kế toán đang có tại đơn vị. * Ý nghĩa khoa học và thực tiễn của đề tài - Về mặt lý luận: Luận văn góp phần làm sáng tỏ những vấn đề lý luận cơ bản về HTTTKT trong chu trình cung ứng thuốc, vật tư y tế tại bệnh viện. - Về mặt thực tiễn: Luận văn góp phần đánh giá, phân tích thực trạng, tìm hiểu nguyên nhân những nhược điểm tồn tại về ứng dụng CNTT trong chu trình cung ứng thuốc và vật tư y tế tại BVĐKQN. Trên cơ sở đó đề xuất giải pháp hoàn thiện hệ thống tin học kế toán trong chu trình cung ứng thuốc, vật tư y tế tại bệnh viện để nâng cao hiệu quả quản lý và hoạt động của đơn vị. 5. Cấu trúc của luận văn Luận văn ngoài phần mở đầu và kết luận, kết cấu gồm 3 chương: Chương 1: Cơ sở lý thuyết về tổ chức thông tin kế toán của chu trình cung ứng tại các Bệnh viện Chương 2: Thực trạng tổ chức thông tin kế toán của chu trình cung ứng thuốc và vật tư tại Bệnh Viện Đa Khoa Quảng Nam Chương 3: Giải pháp hoàn thiện tổ chức thông tin kế toán của chu trình cung ứng thuốc và vật tư tại Bệnh Viện Đa Khoa Quảng Nam 4 6. Tổng quan tài liệu nghiên cứu Tổ chức hệ thống thông tin kế toán hiện nay trong các bệnh viện còn nhiều bất cập, chưa góp phần mang lại hiệu quả cho công tác quản lý và hỗ trợ thực hiện tác nghiệp tại các bộ phận chức năng. Do vậy, nhiều tổ chức, cá nhân đã nghiên cứu ứng dụng CNTT trong quản lý, tổ chức HTTTKT để giúp giải quyết công việc nhanh hơn, quản lý tốt hơn, thông tin số liệu chính xác và minh bạch hơn....Khi thực hiện nghiên cứu đề tài này tác giả đã tham khảo một số tài liệu liên quan, cụ thể như: Tác giả Nguyễn Mạnh Toàn và Huỳnh Thị Hồng Hạnh (2011), Giáo trình hệ thống thông tin kế toán, nhà xuất bản Tài chính, đã tiếp cận vấn đề từ khái quát đến cụ thể các nội dung của HTTTKT trong điều kiện tin học hóa, mối quan hệ giữa HTTTKT với các hệ thống khác trong đơn vị, tổ chức, mối quan hệ giữa các chu trình trong đơn vị, tổ chức, các phương pháp xây dựng bộ mã, kiểm soát HTTTKT, chức năng chính của từng chu trình, cách thức tổ chức dữ liệu, quy trình luân chuyển, xử lý dữ liệu và cung cấp thông tin kế toán. Các tác giả cũng đã cụ thể hóa đến việc tổ chức kế toán theo chu trình nhằm phục vụ cho các đối tượng sử dụng thông tin kế toán trên cơ sở xác định rõ mỗi loại thông tin kế toán cần thiết cho ai, cho bộ phận chức năng nào, để tổ chức ghi nhận, theo dõi, xử lý, báo cáo hoặc phân quyền truy cập, khai thác thông tin đó một cách nhanh chóng và chính xác nhất trên nền tảng ứng dụng CNTT. Tác giả Ngô Hà Tấn và Nguyễn Hữu Cường (2010), Giáo trình HTTTKT, nhà xuất bản giáo dục Việt Nam, tác giả đã khái quát về tổ chức HTTTKT, tổ chức thu thập thông tin ban đầu, tổ chức hệ thống hóa thông tin kế toán, tổ chức thông tin kế toán theo phần hành và tổ chức cung cấp thông tin kế toán. Trần Thị Thanh Tâm (2013), Hoàn thiện tổ chức thông tin kế toán 5 trong chu trình cung ứng tại công ty cổ phần Cẩm Hà, cho rằng thông tin kế toán trong chu trình cung ứng khi được hoàn thiện phải có tính kết nối và thống nhất toàn HTTTKT trong doanh nghiệp, đảm bảo được chức năng của kế toán trong việc quản lý và kiểm soát tài sản, thông tin phục vụ phải kịp thời, chính xác, cơ sở dữ liệu (CSDL) kế toán phải đồng nhất để tích hợp và kết xuất thông tin dễ dàng, tạo điều kiện để cung cấp nguyên vật liệu phục vụ sản xuất ổn định, tiết kiệm chi phí, góp phần nâng cao chất lượng sản phẩm. Hoàng Thị Minh Hiền (2012), Hoạt động cung ứng thuốc tại bệnh viện Hữu Nghị - Thực trạng và một số giải pháp, mô tả thực trạng cung ứng thuốc tại Bệnh viện Hữu Nghị từ năm 2004-2010 và tác giả đã phân tích được những ưu nhược điểm bất cập chính yếu trong hoạt động cung ứng thuốc. Bên cạnh đó tác giả đưa ra những giải pháp kỹ thuật trong việc quản lý thuốc trong kê đơn nội ngoại trú và triển khai hoạt động đấu thầu thuốc tại bệnh viện. Từ những kết quả nghiên cứu tác giả đề xuất mô hình hoạt động cho khoa dược bệnh viện và một số giải pháp nhằm nâng cao chất lượng hoạt động cung ứng tại bệnh viện Hữu Nghị. Nguyễn Thị Thùy Anh (2011), Hoàn thiện công tác kế toán trong điều kiện ứng dụng ERP tại Bệnh viện C Đà Nẵng, phân tích những lý luận cơ bản về hệ thống ERP, hệ thống thông tin kế toán, phân hệ kế toán trong điều kiện ứng dụng ERP tại bệnh viện để khẳng định tầm quan trọng của ERP trong công tác quản lý tài chính tại bệnh viện. Tác giả cũng làm rõ tầm quan trọng của HTTTKT trong điều kiện ứng dụng ERP là chìa khóa để đem đến hiệu quả cho công tác kế toán tại bệnh viện. Tác giả đã đi sâu phân tích thực trạng công tác kế toán tại Bệnh Viện C Đà Nẵng. Qua nghiên cứu lý luận, thực tế. Tác giả đề xuất một số ý kiến, giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán trong điều kiện ứng dụng ERP tại Bệnh Viện C Đà Nẵng trong thời gian tới. Tác giả Huỳnh Thị Hồng Hạnh (2012), Tiếp cận theo chu trình – hướng 6 hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán trong các bệnh viện công, nêu ra sự cần thiết phải tổ chức HTTTKT theo chu trình, nêu ra các chu trình kế toán trong bệnh viện công: chu trình thu viện phí, chu trình cung ứng, chu trình khám và điều trị, chu trình tài chính. Tác giả Huỳnh Thị Hồng Hạnh (2012), Hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán tại bệnh viện theo định hướng giải pháp quản lý tổng thể, nêu sự cần thiết phải ứng dụng giải pháp quản lý tổng thể bệnh viện và việc hoàn thiện HTTTKT bệnh viện theo định hướng giải pháp quản lý tổng thể. Những nghiên cứu này sẽ giúp hoàn thiện HTTTKT trong các Bệnh Viện tại Việt Nam hiện nay. Ngoài những công trình nghiên cứu trên, còn có rất nhiều các tác giả khác cũng đã nghiên cứu về ứng dụng CNTT trong bệnh viện như: Bác sỹ Phan Xuân Trung, Lê Kim Ngọc (2010), Tổ chức hạch toán kế toán trong các cơ sở y tế với việc tăng cường quản lý tài chính ngành y tế Việt Nam, các cán bộ nhân viên ngành y tế, ngành CNTT. Đề tài “Hoàn thiện tổ chức thông tin kế toán trong chu trình cung ứng thuốc và vật tư tại Bệnh Viện Đa Khoa Quảng Nam” là đề tài nghiên cứu riêng về tổ chức thông tin kế toán trong chu trình cung ứng thuốc, vật tư y tế trong bệnh viện. Như ta biết thuốc, vật tư y tế rất quan trọng đối với bệnh viện, liên quan trực tiếp đến sức khỏe và mạng sống của người bệnh. Do đó, yêu cầu phải mua đúng thuốc, đúng vật tư và quản lý thuốc, vật tư y tế phải thật chính xác để người bệnh mau chóng khỏi bệnh. Không chỉ vậy, quy trình lập kế hoạch, đấu thầu, tiếp nhận thuốc và bảo quản, theo dõi thanh toán và thanh toán phải đầy đủ, kịp thời tất cả các loại thuốc men, dịch truyền, vật tư y tế với giá tồn kho hợp lý nhất để giảm chi phí cho bệnh viện, đồng thời tạo một hệ thống thông tin hoàn chỉnh phục vụ quá trình hoạt động và quản lý tại bệnh viện. 7 CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN CỦA CHU TRÌNH CUNG ỨNG 1.1. KHÁI QUÁT VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN 1.1.1. Khái niệm về hệ thống thông tin kế toán Hệ thống thông tin kế toán: “Đối với các tổ chức là đơn vị hành chính sự nghiệp, HTTTKT là một bộ phận cấu thành quan trọng của hệ thống thông tin quản lý nhằm thu thập, xử lý và cung cấp thông tin liên quan về tình hình tài sản, nguồn kinh phí, quá trình hoạt động của tổ chức, đơn vị và lưu chuyển tiền của tổ chức, đơn vị ở mức độ tổng hợp và chi tiết khác nhau theo yêu cầu về thông tin của người sử dụng. Các chức năng chính của HTTTKT là thông tin và kiểm tra” [7, tr 22] HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN Hệ thống kế toán Hệ thống thông tin kế toán Hệ thống thông tin Hình 1.1: Mối liên hệ giữa hệ thống thông tin với kế toán Mục tiêu của hệ thống: Cung cấp thông tin đầy đủ, chính xác, kịp thời về tình hình tài chính của đơn vị, bao gồm những thông tin về tài sản, nguồn vốn, quá trình kinh doanh và lưu chuyển tiền tệ trong đơn vị. 8 Phần cứng Dữ liệu kế toán Phần mềm Thông tin kế toán Con người Cơ sở dữ liệu Các quy trình, thủ tục Hình 1.2: Các yếu tố cơ bản của hệ thống thông tin kế toán Dữ liệu đầu vào: Là các dữ liệu từ các hoạt động kinh tế phát sinh trong đơn vị như mua vật tư, hàng hóa, bán hàng, thu tiền, các chi phí phát sinh, trả lương cho công nhân. Quy trình xử lí: Là một quy trình hoàn chỉnh bao gồm các giai đoạn cụ thể từ việc thu thập thông tin về các dữ liệu kế toán, đến việc xử lí, phân tích, tổng hợp các dữ liệu này để lập các báo cáo kế toán bằng hệ thống các phương pháp kế toán là phương pháp chứng từ, phương pháp tài khoản và ghi kép, phương pháp đo lường đối tượng kế toán và phương pháp tổng hợp cân đối kế toán. Để thực hiện được các quy trình trên đây đòi hỏi phải có sự tham gia của con người (cán bộ, chuyên viên kế toán) có những kĩ năng và trình độ nghiệp vụ chuyên môn, được phân công và tổ chức một cách khoa học, hợp lí với sự hỗ trợ của các phương tiện phù hợp (thiết bị phần cứng, phần mềm, CSDL, sổ sách...). Đầu ra: Là các thông tin kế toán đáp ứng theo yêu cầu của người sử dụng, bao gồm các đối tượng bên ngoài đơn vị, các cấp quản trị cũng như phục vụ hoạt động tác nghiệp tại các bộ phận bên trong đơn vị. 9 Trong các yếu tố của HTTTKT, quy trình xử lý kế toán là phức tạp nhất, vì vậy để hiểu rõ về HTTTKT cần nắm được quy trình xử lý kế toán trong một đơn vị. 1.1.2. Quy trình xử lý kế toán trong các tổ chức, đơn vị Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh Ghi nhận Chứng từ kế toán KẾ TOÁN CHI TIẾT Nhật kí Xử lí Các sổ chi tiết Sổ cái Các bảng tổng hợp chi tiết Bảng cân đối tài khoản Báo cáo Báo cáo Tài chính KẾ TOÁN TỔNG HỢP Hình 1.3: Quy trình kế toán trong đơn vị 10 Với chức năng thông tin và kiểm tra về tình hình tài sản, nguồn vốn và quá trình kinh doanh, công tác kế toán tại một đơn vị cần được tổ chức theo một quy trình chặt chẽ và khoa học. Trong điều kiện hạch toán thủ công, tùy thuộc đặc điểm kinh doanh, quy mô và yêu cầu cụ thể của người quản lý đơn vị mà việc tổ chức các nghiệp vụ ghi chép, xử lý và cung cấp thông tin có thể khác nhau nhưng đều tuân theo quy trình xử lý như ở Hình 1.3. - Ghi nhận: Là giai đoạn đầu tiên của quy trình kế toán, thực hiện chức năng thu thập các dữ liệu liên quan đến các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh trong đơn vị. - Xử lí: Là giai đoạn tiếp theo của quy trình kế toán. Trên cơ sở các dữ liệu trên chứng từ, kế toán thực hiện việc xử lí và cung cấp thông tin theo yêu cầu của quản lí. - Báo cáo: Đây là bước công việc cuối cùng trong quy trình xử lí kế toán với đầu ra là các báo cáo kế toán phục vụ cho nhu cầu thông tin của người sử dụng. 1.1.3. Mối liên hệ giữa hệ thống thông tin kế toán với các hệ thống khác trong đơn vị, tổ chức Hệ thống thông tin trong đơn vị là một hệ thống đa dạng, phức tạp với nhiều chức năng được thực hiện bởi các bộ phận khác nhau, có mối quan hệ ràng buộc chặt chẽ, cung cấp thông tin lẫn nhau nhằm đảm bảo cho hoạt động của đơn vị có hiệu quả. Các hệ thống thông tin chức năng như hệ thống thông tin tài chính, hệ thống thông tin nhân sự, hệ thống thông tin bán hàng, hệ thống thông tin sản xuất không tách biệt nhau mà thường chia sẻ với nhau các nguồn lực chủ yếu của hệ thống và tất cả chúng đều có mối quan hệ chặt chẽ với HTTTKT. Các hệ thống thông tin chức năng này cung cấp dữ liệu đầu vào cho HTTTKT và từ những dữ liệu này, HTTTKT có nhiệm vụ xử lí chúng thành thông tin hữu ích cung cấp trở lại cho các bộ phận để thực hiện chức năng của mình. Ví dụ, HTTTKT cung cấp thông tin về tình hình nguyên vật liệu tồn kho cho bộ phận 11 cung ứng, thông tin về tình hình công nợ khách hàng cho bộ phận bán hàng. MIS Hệ thống thông tin bán hàng Hệ thống thông tin sản xuất AIS Hệ thống thông tin nhân sự Hệ thống thông tin tài chính Hình 1.4: Mối quan hệ giữa HTTTKT với các hệ thống thông tin khác trong đơn vị Như vậy HTTTKT cùng với các hệ thống thông tin chức năng khác tạo nên hệ thống thông tin quản lý hoàn chỉnh phục vụ yêu cầu quản trị đơn vị. Các hệ thống thông tin này liên kết hệ thống quản trị với hệ thống tác nghiệp, đảm bảo sự vận hành của đơn vị đạt được các mục tiêu đề ra. 1.1.4. Tổ chức dữ liệu kế toán trong điều kiện sử dụng phần mềm kế toán Đầu vào của HTTTKT gồm có: công tác khởi tạo dữ liệu ban đầu gồm 4 nội dung chủ yếu (xác định và khai báo các thông số của hệ thống; xây dựng