Tài liệu Hoàn thiện tổ chức thông tin kế toán trong chu trình chi bảo hiểm xã hội tại bảo hiểm xã hội tỉnh bình định.

B GIÁO D C VÀ ÀO T O I H C À N NG H HOÀN THI N T TH T QUYÊN CH C THÔNG TIN K TOÁN TRONG CHU TRÌNH CHI B O HI M XÃ H I T I B O HI M XÃ H I T NH BÌNH NH LU N VĂN TH C SĨ QU N TR KINH DOANH à N ng - Năm 2013 B GIÁO D C VÀ ÀO T O I H C À N NG H HOÀN THI N T TH T QUYÊN CH C THÔNG TIN K TOÁN TRONG CHU TRÌNH CHI B O HI M XÃ H I T I B O HI M XÃ H I T NH BÌNH NH Chuyên ngành: K toán Mã s : 60.34.30 LU N VĂN TH C SĨ QU N TR KINH DOANH Ngư i hư ng d n khoa h c: PGS. TS. NGUY N M NH TOÀN à N ng - Năm 2013 L I CAM OAN Tôi cam oan ây là công trình nghiên c u c a riêng tôi. Các s li u, k t qu nêu trong lu n văn là trung th c và chưa t ng ư c ai công b trong b t kỳ công trình nào khác. Tác gi H Th T Quyên M CL C M U.................................................................................................1 1. Tính c p thi t c a tài ........................................................................ 1 2. M c tiêu nghiên c u.............................................................................. 2 3. i tư ng và ph m vi nghiên c u ......................................................... 2 4. Phương pháp nghiên c u....................................................................... 3 5. C u trúc c a lu n văn ............................................................................ 3 6. T ng quan tài li u nghiên c u ............................................................... 4 CHƯƠNG 1. CƠ S LÝ LU N V T CH C THÔNG TIN K TOÁN TRONG CHU TRÌNH CHI B O HI M XÃ H I ................7 1.1. H TH NG THÔNG TIN K TOÁN VÀ C I M THÔNG TIN K TOÁN TRONG ƠN V B O HI M XÃ H I........................7 1.1.1. H th ng thông tin k toán .............................................................. 7 1.1.2. c i m thông tin k toán trong ơn v B o hi m xã h i ........... 12 1.2. T NG QUAN V CHI BHXH ...................................................... 19 1.2.1. Khái ni m ...................................................................................... 19 1.2.2. c i m chi BHXH ..................................................................... 19 1.2.3. Quy trình qu n lý chi BHXH ........................................................ 20 1.3. T CH C THÔNG TIN K TOÁN TRONG CHU TRÌNH CHI BHXH .................................................................................................... 24 1.3.1. T ch c thông tin trong khâu L p d toán chi BHXH ................ 24 1.3.2. T ch c thông tin k toán trong khâu T ch c chi ch BHXH hàng tháng .............................................................................................. 27 1.3.3. T ch c thông tin k toán trong khâu T ch c chi ch BHXH m t l n .................................................................................................... 30 1.3.4. T ch c thông tin k toán trong khâu T ch c chi ch m au, thai s n, dư ng s c PHSK ...................................................................... 32 1.3.5. T ch c thông tin trong khâu L p báo cáo, xét duy t quy t toán chi BHXH ..................................................................................................... 34 1.3.6. T ch c thông tin trong khâu Th m nh, xét duy t chi các ch BHXH ..................................................................................................... 35 1.3.7. Ki m soát thông tin k toán trong chu trình chi BHXH ............... 36 K T LU N CHƯƠNG 1 ...................................................................... 37 CHƯƠNG 2. TH C TR NG T CH C THÔNG TIN K TOÁN TRONG CHU TRÌNH CHI BHXH T I BHXH T NH BÌNH NH 38 2.1. GI I THI U T NG QUÁT V BHXH T NH BÌNH NH ........ 38 2.1.1. Quá trình hình thành và phát tri n................................................. 38 2.1.2. Ch c năng và nhi m v ................................................................. 38 2.1.3. Tình hình th c hi n chi BHXH t i BHXH t nh Bình 2.1.4. B máy t ch c c a BHXH t nh Bình nh........... 39 nh.................................. 40 2.1.5. T ch c b máy k toán t i B o hi m xã h i t nh Bình nh....... 42 2.2. TH C TR NG T CH C THÔNG TIN TRONG CHU TRÌNH CHI BHXH .................................................................................................... 43 2.2.1. Ch c năng cơ b n c a chu trình chi BHXH.................................. 43 2.2.2. T ch c thông tin k toán trong chu trình chi BHXH................. 435 2.2.3. M t s ưu i m và t n t i c n kh c ph c c a t ch c thông tin k toán trong chu trình chi BHXH t i ơn v ............................................... 76 K T LU N CHƯƠNG 2 ...................................................................... 78 CHƯƠNG 3. M T S GI I PHÁP NH M HOÀN THI N T CH C THÔNG TIN K TOÁN TRONG CHU TRÌNH CHI BHXH T I BHXH T NH BÌNH NH.......................................................... 79 3.1. M C TIÊU NH M HOÀN THI N T CH C THÔNG TIN K TOÁN TRONG CHU TRÌNH CHI BHXH T I ƠN V ..................... 79 3.1.1. M c tiêu ng n h n ......................................................................... 79 3.1.2. M c tiêu dài h n ............................................................................ 80 3.2. M T S GI I PHÁP C TH ...................................................... 81 3.2.1. Hoàn thi n công tác t ch c thông tin trong th m nh và xét duy t h sơ......................................................................................................... 82 3.2.2. Hoàn thi n công tác t ch c thông tin trong khâu T ch c chi tr BHXH...................................................................................................... 83 3.2.3. Hoàn thi n công tác t ch c thông tin trong khâu L p báo cáo, xét duy t quy t toán chi BHXH .................................................................... 84 3.2.4. Hoàn thi n c u trúc cơ s d li u k toán trong chu trình chi BHXH t i B o hi m xã h i t nh Bình nh ............................................ 85 3.3. M T S KI N NGH .................................................................... 88 3.3.1. V t ch c nhân s ........................................................................ 89 3.3.2. V nâng c p cơ s h t ng thi t b , máy móc, ư ng truy n ........ 91 3.3.3. V qu n tr m ng ........................................................................... 93 K T LU N CHƯƠNG 3 ...................................................................... 94 K T LU N........................................................................................... 95 DANH M C TÀI LI U THAM KH O QUY T PH L C NH GIAO TÀI LU N VĂN (B n sao) DANH M C CÁC T VI T T T BHYT B o hi m y t BHXH B o hi m xã h i BHTN B o hi m th t nghi p NL Ngư i lao SDL S d ng lao NSNN Ngân sách nhà nư c KHTC K ho ch – tài chính DCT DSPHSK ng ng ( ơn v ) i di n chi tr Dư ng s c ph c h i s c kh e DANH M C CÁC B NG S hi u b ng Tên b ng Trang 1.1. Thông tin ph c v vi c L p d toán chi BHXH 26 2.1. T ng s ti n chi BHXH (tính 40 2.2. D toán chi BHXH 2.3. 2.4. 2.5. 2.6. 2.7. 2.8. 2.9. n cu i tháng 6/2013) 46 Danh sách gi i quy t hư ng ch hưu trí, tr c p cán b xã hàng tháng T ng h p danh sách chi tr lương hưu, tr c p BHXH hàng tháng c a BHXH TP Quy Nhơn Danh sách chi tr lương hưu, tr c p BHXH hàng tháng c a phư ng, xã (giao cho 52 53 54 i lý chi tr ) y nhi m chi c p kinh phí 56 S cái tài kho n 354- Thanh toán v chi BHXH gi a t nh v i huy n S cái TK 67123 – Chi hưu trí, t tu t (do Qu BHXH m b o) S chi ti t tài kho n 664 - Chi BHXH do NSNN m b o 56 58 58 2.10. S chi ti t lương hưu và tr c p BHXH 59 2.11. Quy t 62 2.12. Danh sách hư ng tr c p BHXH m t l n t qu BHXH 63 2.13. Phi u Chi 65 2.14. S cái tài kho n 67123 – Chi hưu trí, t tu t 65 2.15. S chi ti t lương hưu và tr c p BHXH 66 2.16. nh vv hư ng ch Danh sách ngư i lao au ng m tl n ngh hư ng ch m 69 S hi u b ng 2.17. 2.18. 2.19. 2.20. 2.21. 3.1. Tên b ng Danh sách ngư i lao Trang ng hư ng ch m au, thai s n ư c duy t Phi u duy t chi và bàn giao ch ng t T ng h p quy t toán chi các ch s d ng lao 71 BHXH t i ơn v ng S chi ti t tài kho n 67121 - Chi m au, thai s n – Năm nay S cái tài kho n 3432- Thanh toán v chi BHXH v i ơn v SDL C u trúc các t p tin Cơ s d li u trong chu trình chi BHXH 70 73 74 75 86 DANH M C CÁC HÌNH S hi u hình Tên hình Trang 1.1. Sơ chu trình chi tr các ch 1.2. Sơ chu trình qu n lý chi BHXH 24 1.3. Sơ chu trình l p d toán chi BHXH 24 1.4. Sơ chu trình chi tr ch 29 1.5. Sơ chu trình chi tr các ch Sơ chu trình chi tr ch 1.6. 2.1. 2.2. BHXH 21 hàng tháng BHXH m t l n m au, thai s n, dư ng s c PHSK Sơ b máy t ch c c a BHXH t nh Bình nh Sơ t ch c b máy k toán c a BHXH t nh Bình nh 33 41 42 2.3. Sơ 2.4. Quy trình xét duy t ch 2.5. Giao di n nh p thông tin c a 2.6. Giao di n nh p quá trình tham gia BHXH 50 2.7. Quy trình xét duy t ch 61 2.8. dòng d li u trong chu trình chi BHXH 31 Quy trình xét duy t ch DSPHSK hưu 44 48 i tư ng 49 tu t m au, thai s n, 68 1 M 1. Tính c p thi t c a U tài Ngày nay, trong i u ki n phát tri n m nh m c a công ngh thông tin, t t c các lĩnh v c, các ngành ngh vi c qu n lý, i u hành ho t u ng d ng tin h c th c hi n công ng c a mình. T ch c t t h th ng thông tin k toán là công vi c r t quan tr ng và c n thi t i v i t t c các ơn v , các thành ph n kinh t , giúp cho các ơn v th c hi n t t các ch c năng c a k toán, góp ph n vào vi c ho ch nh và ki m soát toàn h th ng, qua ó t o nên các báo cáo có ch t lư ng chuyên môn cao, mb o tin c y c a các thông tin k toán tài chính và k toán qu n tr . Nh m th c hi n t t m c tiêu c a qu n lý chi b o hi m xã h i, B o hi m xã h i t nh Bình nh ã t p trung chú tr ng công tác c i cách th t c hành chính, ưa công ngh thông tin vào qu n lý chi tr các ch h i, chuy n b o hi m xã i tác phong làm vi c t tác phong hành chính sang tác phong ph c v . Tuy nhiên, công tác chi b o hi m xã h i v n còn nhi u h n ch . V i quy mô ngày càng m r ng, i tư ng tham gia BHXH ngày càng tăng, ho t ng chi b o hi m xã h i t i ơn v di n ra nhi u hơn v i các n i dung a d ng, xu t hi n nhi u các trư ng h p gian l n làm gi ch ng t m au-thai s n, ch tai n n lao ng nh m tr c l i ti n BHXH gây th t thoát qu BHXH và m i nh t là làm gi h sơ ang di n ra ph c t p trên hư ng b o hi m th t nghi p a b n t nh. M c dù công tác chi b o hi m xã h i ư c tin h c hóa song các ph n m m này m i ch v hư ng ch áp ng các x lý nghi p c l p t i các ơn v BHXH c p huy n và m t ph n các ph n m m này ang ho t ng theo cơ ch c p t nh, hi n t i c l p, d li u nghi p v b phân tán, chia c t và ít có s liên thông d li u v i nhau, chưa ư c t p trung t i c p t nh, tính b o m t chưa ư c m b o. i v i công tác phân quy n 2 trong b ph n k toán t i ơn v khi s d ng ph n m m k toán còn chưa quy nh rõ, d x y ra gian l n n u như có s thông i các chính sách v b o hi m xã h i, ch ng. Bên c nh ó, s thay k toán làm cho ph n m m không c p nh t k p th i cũng nh hư ng không nh n công tác chi tr cũng như công tác k toán. T nh ng h n ch trong th c t nêu trên, xét th y vi c tìm hi u c n k chu trình chi tr b o hi m xã h i t i ơn v nh n di n nh ng khuy t i m, t n t i c a h th ng thông tin k toán, qua ó ưa ra nh ng gi i pháp hoàn thi n h th ng trong chu trình chi tr b o hi m xã h i là th t s c n thi t nên tác gi ã ch n nghiên c u tài “Hoàn thi n t ch c thông tin k toán trong chu trình chi BHXH t i B o hi m xã h i t nh Bình nh” làm lu n văn t t nghi p cao h c. 2. M c tiêu nghiên c u - V lý lu n: H th ng hóa lý lu n cơ b n v t ch c thông tin k toán trong chu trình chi BHXH. - V th c ti n: Kh o sát và ánh giá th c tr ng công tác t ch c thông tin k toán trong chu trình BHXH; tìm hi u các m i quan h v thông tin k toán gi a các b ph n nghi p v v i b ph n k toán trong chu trình chi BHXH, xác nh nh ng b t c p còn t n t i trong chu trình chi BHXH t i B o hi m xã h i t nh Bình nh; xu t phương hư ng và gi i pháp hoàn thi n t ch c h th ng thông tin k toán trong chu trình chi BHXH t i ơn v . 3. - i tư ng và ph m vi nghiên c u i tư ng nghiên c u: T ch c thông tin k toán trong chu trình chi BHXH. - Ph m vi nghiên c u: th c tr ng t ch c thông tin k toán trong chu trình chi BHXH t i B o hi m xã h i t nh Bình nghiên c u ch hưu trí minh h a cho các ch nh. Trong ó, lu n văn BHXH hàng tháng; ch 3 tr c p tu t và mai táng phí 1 l n ch thai s n minh h a cho ch minh h a cho các ch BHXH 1 l n; m au, thai s n, dư ng s c PHSK. i v i ph m vi không gian nghiên c u, lu n văn ch nghiên c u t i Văn phòng BHXH t nh và BHXH TP Quy Nhơn minh h a cho BHXH các huy n. 4. Phương pháp nghiên c u Lu n văn s d ng phương pháp nghiên c u như: quan sát tr c ti p, ph ng v n các b ph n liên quan; s d ng các sơ , lưu mô t các quy trình và h th ng thông tin k toán trong chu trình chi BHXH t i ơn v ; phương pháp nghiên c u mô t k t h p gi i thích tr ng cũng như làm rõ tình hình th c xu t các gi i pháp c th . * Ý nghĩa khoa h c và th c ti n c a tài - V phương di n khoa h c: Lu n văn xác nh ư c ý nghĩa quan tr ng c a t ch c thông tin k toán trong chu trình chi BHXH thông qua vi c h th ng hóa, phân tích nh ng cơ s lý lu n v t ch c thông tin k toán trong chu trình chi BHXH. - V phương di n th c ti n: Thông qua ánh giá th c tr ng t ch c thông tin k toán trong chu trình chi BHXH, rút ra nh ng ưu, như c i m c a công tác t ch c nh m ra các phương hư ng, gi i pháp hoàn thi n t ch c thông tin k toán trong chu trình chi BHXH t i ơn v B o hi m xã h i t nh Bình nh. 5. C u trúc c a lu n văn Ngoài ph n m u, k t lu n, ph l c, lu n văn ư c t ch c thành 3 chương: - Chương 1: Cơ s lý lu n v t ch c thông tin k toán trong chu trình chi b o hi m xã h i. 4 - Chương 2: Th c tr ng t ch c thông tin k toán trong chu trình chi b o hi m xã h i t i B o hi m xã h i t nh Bình nh. - Chương 3: M t s gi i pháp hoàn thi n t ch c thông tin k toán trong chu trình chi b o hi m xã h i t i B o hi m xã h i t nh Bình nh. 6. T ng quan tài li u nghiên c u Ngày nay, v i s phát tri n m nh m c a công ngh thông tin, vi c ng d ng các thành t u c a công ngh thông tin trong qu n lý ngày càng r ng rãi và mang l i hi u qu cao. Chính vì v y, các doanh nghi p s n xu t kinh doanh u xây d ng cho mình h th ng thông tin qu n lý nói chung và h th ng thông tin k toán nói riêng áp ng nhu c u qu n lý. Tuy nhiên, vi c t ch c và ng d ng h th ng thông tin k toán như th nào qu trong quá trình ho t ng v n còn là v n n m t s tài li u có liên quan mang l i hi u l n. Lu n văn ã tham kh o n vi c t ch c thông tin k toán như: Các tài li u, bài gi ng, giáo trình cung c p cơ s lý lu n v H th ng thông tin k toán, h th ng thông tin qu n lý c a nhi u tác gi khác nhau như: H th ng thông tin k toán - TS. Nguy n M nh Toàn – Ch biên, Th.S Nguy n Th H ng H nh – NXB tài chính – 2010. H th ng thông tin k toán TS. Ngô Hà T n – Ch biên, Th.S Nguy n H u Cư ng – NXB giáo d c Vi t Nam – 2010. H th ng thông tin k toán Trư ng i h c qu c gia TP HCM – i h c Kinh t - NXB Tài Chính – 1998. H thông tin k toán - Nguy n Th H ng – NXB Th ng kê – 2005. Phân tích thi t k h th ng ThS.Nguy n Th Thanh Huy n – i h c Công nghi p Hà N i. Ngoài ra, lu n văn còn tham kh o và k th a m t s nghiên c u trư c ây có n i dung liên quan - nv n này như: tài “H th ng thông tin k toán t i Công ty TNHH Maesk Vi t Nam – Th c tr ng và gi i pháp” (Nguy n Th Hoàng Anh, 2009). Lu n văn này ã nghiên c u lý lu n và th c tr ng v t ch c h th ng thông tin k toán t i ơn 5 v và hoàn thi n phương pháp t ch c theo chu trình k toán. M c ích c a tài là phân tích th c tr ng h th ng thông tin k toán t i Công ty TNHH Maesk Vi t Nam. Tìm hi u m i quan h v thông tin k toán gi a các b ph n nghi p v và b ph n k toán, xác nh nh ng b t c p còn t n t i trong các quy trình qu n lý t i công ty và ưa ra phương hư ng, gi i pháp hoàn thi n. - tài “Xây d ng h th ng thông tin k toán ph c v qu n tr cư c vi n thông – công ngh thông tin t i Vi n thông Qu ng Bình” (Trương Thùy Vân, 2011). Xu t phát t nh ng b t c p trong công tác qu n lý cư c vi n thông t i ơn v , s c n thi t c a vi c xây d ng h th ng thông tin k toán ph c v công tác qu n lý, tác gi ã i tìm hi u th c tr ng t ch c công tác qu n lý cư c t i ơn v . Qua ó thi t l p l i quy trình qu n lý cư c vi n thông và xây d ng h th ng thông tin ph c v công tác qu n tr . - tài “Hoàn thi n h th ng thông tin k toán trong chu trình chuy n i t i Công ty CP G ch men COSEVCO – à N ng” (Nguy n Lê Nhân, 2012). Lu n văn ã nghiên c u th c tr ng t ch c h th ng thông tin k toán trong các khâu cơ b n c a quá trình s n xu t t i ơn v . Thông qua ánh giá th c tr ng, tác gi ã rút ra nh ng ưu, như c i m c a h th ng nh m ra phương hư ng, gi i pháp hoàn thi n h th ng thông tin k toán trong chu trình chuy n trên i t i ơn v . tài “T ch c h th ng thông tin k toán cho ơn v s nghi p có thu a bàn TP H Chí Minh” (Lương c Thu n, 2012). Tác gi i sâu vào nghiên c u th c tr ng tình hình t ch c h th ng thông tin k toán trong các ơn v s nghi p có thu trên và tình hình th c ti n tác gi nguyên t c, a bàn TP H Chí Minh. V n d ng cơ s lý lu n ã ưa ra các gi i pháp, ki n ngh mang tính nh hư ng giúp các ơn v s nghi p có thu hoàn thi n t ch c h th ng thông tin k toán. 6 M i lu n văn như ã nêu, m t khía c nh, m t m t nào ó ã kh ng nh ư c t m quan tr ng c a h th ng thông tin k toán. Tuy nhiên, v n chưa có công trình nghiên c u c th v vi c ng d ng t ch c thông tin k toán trong ơn v B o hi m xã h i. Nh n th y i u này, lu n văn ã v n d ng nh ng lý thuy t và nghiên c u trư c ây nghiên c u t ch c thông tin k toán ph c v công tác chi BHXH t i ơn v B o hi m xã h i t nh Bình T ó, lu n văn ưa ra nh ng gi i pháp tin k toán t i ơn v . nh. hoàn thi n công tác t ch c thông 7 CHƯƠNG 1 CƠ S LÝ LU N V T CH C THÔNG TIN K TOÁN TRONG CHU TRÌNH CHI B O HI M XÃ H I 1.1. H TH NG THÔNG TIN K TOÁN VÀ C I M THÔNG TIN K TOÁN TRONG ƠN V B O HI M XÃ H I 1.1.1. H th ng thông tin k toán H th ng thông tin k toán là m t h th ng ư c thi t l p th c hi n vi c thu th p, lưu tr , x lý d li u qua ó bi n nh ng thông tin r i r c thành nh ng thông tin k toán phù h p và h u ích ph c v cho nhu c u ngư i s d ng. Ngày nay khi nói n h th ng thông tin k toán chúng ta hay nói n h th ng trong môi trư ng máy tính, trong môi trư ng có ng d ng CNTT. T ch c h th ng thông tin k toán bao g m: T ch c thông tin u vào ây là m t h th ng thu th p các thông tin r i r c t quá trình ho t ng c a t ch c ư c th hi n b ng vi c thu th p d li u t các s ki n kinh t tài chính phát sinh thông qua ch ng t k toán i tư ng qu n lý chi ti t, i tư ng k toán và các ph n ánh các nghi p v kinh t phát sinh, làm cơ s cho quá trình x lý thông tin ư c t ch c theo quy mô, c i m ho t ng và yêu c u qu n lý c a ơn v . Cũng có th xem ây là h th ng thu th p d li u u vào c a h th ng thông tin k toán ph c v cho vi c x lý và cung c p thông tin u ra, do ó vi c ch n l c, phân lo i, t ng h p ngu n d li u r t quan tr ng trong h th ng thông tin k toán. Có th nói d li u thành ph n quan tr ng quy t th ng do ó d li u nh u vào cũng u vào là n kh năng cung c p thông tin c a h u vào ph i ư c thu th p y , chính xác và h p l . T ch c cơ s d li u ây là h th ng x lý d li u bao g m t p h p t t c các y u t tham gia 8 vào quá trình x lý d li u có ư c thông tin k toán h u ích. H th ng này ư c t ch c th c hi n g n li n h th ng tài kho n, h th ng s k toán và phương pháp ghi chép, tính toán, các quy nh v phân tích, h ch toán nghi p v kinh t phát sinh. Bên c nh ó là các quy trình k toán, phương th c x lý k toán b ng máy, ph n m m hay là ghi chép th công ư c các ơn v v n d ng theo m c tiêu và yêu c u qu n lý. Nói n cơ s d li u trong i u ki n tin h c hóa ngày nay thì ch y u là cơ s d li u trong các chương trình, ph n m m ph c v công tác k toán. Cơ s d li u trong ph n m m k toán có th ư c thi t k theo r t nhi u phương án khác nhau. V i m i phương án thi t k h th ng cơ s d li u thì quy trình x lý, luân chuy n, lưu tr d li u và cung c p thông tin cũng s khác nhau. Cơ s d li u k toán bao g m t p h p các t p tin có quan h ch t ch v i nhau ư c thi t k ghi nh n, lưu tr và x lý toàn b các d li u và thông tin k toán. Có th hi u h th ng cơ s d li u k toán có vai trò như b s sách k toán trong i u ki n h ch toán th công. Toàn b d li u k toán, bao g m nh ng d li u ư c kh i t o ban trong quá trình h ch toán u và nh ng d li u m i phát sinh u ư c c p nh t và lưu tr trên các t p tin trong h th ng cơ s d li u k toán. M i t p tin g m nhi u trư ng và nhi u m u tin. M i trư ng ng v i m t thu c tính c n qu n lý c a các i tư ng hay các nghi p v . M i m t m u tin mô t các thu c tính c a m t i tư ng hay m t nghi p v xác nh. Theo tính ch t c a d li u ch a trong m i t p tin, các t p tin trong h th ng cơ s d li u k toán có th ư c phân thành các t p tin chính và các t p tin nghi p v . Thông qua h th ng cơ s d li u thì các d li u, thông tin ư c thu th p qua h th ng thông tin u vào s ph n ánh ư c quá trình v n t ng quá trình và chu trình ho t ư c phân lo i, t ng h p, x lý và h th ng ng, thay i c a t ng i tư ng k toán, ng khác nhau trong ơn v k toán. Trong 9 i u ki n k toán th công, h th ng này là h th ng các quy trình x lý, phương th c x lý k toán b ng tay, các s sách k toán dùng ghi chép b ng tay các nghi p v kinh t phát sinh t các ch ng t k toán. Trong i u ki n tin h c hóa công tác k toán thì ây là h th ng các cơ s d li u và các quy trình x lý k toán trên các ph n m m ư c thi t k và t ch c cho phù h pv i c i m ho t ơn v . Như v y ng, quy mô c a m i t ch c và yêu c u qu n lý c a m b o cho h th ng cơ s d li u ho t ng t t thì ph i t ch c h u hi u v b máy x lý, t ch c các quy trình x lý c a k toán tương ng v i các ho t ng trong chu trình k toán và cùng v i vi c t ch c phương th c x lý k toán là th công hay x lý trên n n máy tính. T ch c thông tin u ra ây là h th ng th c hi n vi c t ng h p s li u ư c cung c p t h th ng x lý hình thành nên h th ng các ch tiêu ph n ánh tình hình tài chính và tình hình ho t ng c a ơn v k toán thông qua h th ng báo cáo k toán tài chính ư c quy nh b i nhà nư c nh m cung c p các thông tin v k toán tài chính cho bên trong và bên ngoài ơn v (ch y u là bên ngoài) như các thông tin v tình hình tài s n, ngu n v n, k t qu ho t v … và các báo cáo k toán qu n tr ư c ơn v thi t l p c u qu n lý n i b như các thông tin v d toán k ho ch, tri n trong tương lai. H th ng thông tin m c tiêu ã ư c xác n các ng c a ơn ph c v cho yêu nh hư ng phát u ra t o ra nh ng thông tin theo nh trư c và nh ng thông tin này s ư c chuy n t i i tư ng s d ng tương ng thông qua các hình th c khác nhau. Ch t lư ng c a thông tin ch t lư ng và hi u qu ho t u ra ư c s d ng làm căn c ánh giá ng c a toàn h th ng k toán, là thư c o ánh giá s thành công c a h th ng k toán. Do v y, t ư c ch t lư ng mong mu n thì t t c các h th ng khác trong toàn h th ng thông tin k toán ph i luôn m b o m i quan h l n nhau m t cách t t nh t, các h th ng ph i m 10 b o công vi c ho t ng m t cách h u hi u t o ra dòng thông tin xuyên su t gi a các h th ng v i nhau. Các h th ng con trong toàn h th ng ư c thi t l p ph i phù h p v i môi trư ng pháp lý, môi trư ng kinh doanh, i u ki n ho t ng và nhu c u s d ng thông tin c a các i tư ng s d ng khác nhau. Ngoài ra trong h th ng thông tin k toán, ngoài vi c t ch c ph c v cho vi c thu th p d li u, x lý và cung c p thông tin u ra thì mb o cho ch t lư ng thông tin cũng như an toàn h th ng và d li u thì c n ph i lưu ý n các v n v lưu tr d li u, thông tin và h th ng các ho t ng ki m soát mà ơn v t ch c. H th ng thông tin k toán cung c p thông tin cho các i tư ng liên quan, trong ó ch y u cung c p thông tin làm cơ s cho các nhà qu n tr th c hi n các quy t nh c a mình, l p k ho ch, th c hi n k ho ch và ki m tra k ho ch, ưa ra các quy t có c u trúc nh n nh ng v n t t c các c p qu n lý khác nhau t nh ng v n không có c u trúc. Thông qua vi c t ch c m t h th ng thông tin k toán t t s trong vi c thu th p, lưu tr và x lý y mb o , chính xác d li u v các ho t ng trong t ch c. ây là cơ s r t quan tr ng trong vi c cung c p các thông tin h u ích ph c v cho ti n trình ra quy t nh. V i s phát tri n m nh m c a CNTT như hi n nay, s c nh tranh gay g t c a th trư ng hay nh ng v n t ra v s h u ích c a thông tin thì vi c trang b ph n m m, ph n c ng cho vi c thu th p d li u là r t quan tr ng. H th ng thông tin k toán có m t vai trò r t quan tr ng là ho ch nh và ki m soát ngu n l c c a t ch c thông qua vi c thi t l p h th ng ki m soát n i b nh m m b o m t cách h p lý r ng t t c các ho t ng u ư c th c hi n h u hi u và hi u qu , qua ó có th cung c p thông tin áng tin c y, m b o ư c s tuân th các lu t l , quy nh c a nhà nư c.