Tài liệu Hoàn thiện tổ chức thông tin kế toán trong chu trình bán hàng thu tiền tại công ty tnhhmtv dược trung ương iii.

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG TRẦN THỊ DIỆU LÀNH HOÀN THIỆN TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG CHU TRÌNH BÁN HÀNG THU TIỀN TẠI CÔNG TY TNHH MTV DƯỢC TRUNG ƯƠNG III LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN TRỊ KINH DOANH Đà Nẵng – Năm 2014 BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG TRẦN THỊ DIỆU LÀNH HOÀN THIỆN TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG CHU TRÌNH BÁN HÀNG THU TIỀN TẠI CÔNG TY TNHH MTV DƯỢC TRUNG ƯƠNG III Chuyên ngành: Kế toán Mã số: 60.34.20 LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN TRỊ KINH DOANH Người hướng dẫn khoa học: PGS.TS. NGUYỄN MẠNH TOÀN Đà Nẵng – Năm 2014 LỜI CAM ĐOAN Tôi cam đoan đây là công trình nghiên cứu riêng của tôi. Các số liệu, kết quả nêu trong luận văn là trung thực và chưa từng được công bố trong bất kỳ công trình nào khác. Tác giả luận văn Trần Thị Diệu Lành MỤC LỤC MỞ ĐẦU ...................................................................................................1 1. Tính cấp thiết của đề tài .......................................................................1 2. Mục tiêu nghiên cứu ..............................................................................2 3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu..........................................................2 4. Phương pháp nghiên cứu .......................................................................2 5. Ý nghĩa khoa học và thực tiễn ...............................................................3 6. Tổng quan tài liệu nghiên cứu................................................................3 CHƯƠNG 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN Ở CÁC DOANH NGHIỆP ....................................................................................6 1.1. KHÁI QUÁT CHUNG HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN...........6 1.1.1. Khái niệm hệ thống thông tin kế toán............................................. 6 1.1.2. Mối liên hệ giữa hệ thống thông tin kế toán với các hệ thống khác trong doanh nghiệp.................................................................................... 8 1.1.3. Tổ chức thông tin kế toán theo chu trình ........................................ 9 1.2. TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN CỦA DOANH NGHIỆP .................................12 1.2.1. Đặc điểm và mục tiêu của chu trình bán hàng thu tiền................. 12 1.2.2. Mối quan hệ giữa các bộ phận trong chu trình bán hàng thu tiền ...... 13 1.2.3. Tổ chức xây dựng hệ thống chứng từ và quy trình luân chuyển chứng từ................................................................................................... 15 1.2.4. Tổ chức dữ liệu và mã hóa đối tượng kế toán .............................. 17 1.2.5. Tổ chức thông tin trong chu trình bán hàng thu tiền .................... 21 1.2.6. Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán trong chu trình bán hàng thu tiền........................................................................................................... 32 KẾT LUẬN CHƯƠNG 1 ........................................................................34 CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG CHU TRÌNH BÁN HÀNG THU TIỀN TẠI CÔNG TY TNHH MTV DƯỢC TRUNG ƯƠNG 3 ..............................................35 2.1. GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TY TNHH MTV DƯỢC TRUNG ƯƠNG 3 ....................................................................................35 2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển của công ty TNHH MTV Dược Trug Ương 3............................................................................................ 35 2.1.2. Đặc điểm ngành nghề kinh doanh sản phẩm của công ty............ 35 2.1.3. Đặc điểm hoạt động tiêu thụ tại công ty TNHH MTV Dược Trung Ương 3..................................................................................................... 35 2.1.4. Cơ cấu tổ chức bộ máy công ty..................................................... 36 2.1.5. Tổ chức công tác kế toán .............................................................. 39 2.2. THỰC TRẠNG TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG CHU TRÌNH BÁN HÀNG THU TIỀN TẠI CÔNG TY TNHH MTV DƯỢC TRUNG ƯƠNG 3 ....................................................................................40 2.2.1. Thực trạng tổ chức hệ thống chứng từ kế toán tại công ty TNHH MTV Dược Trung Ương 3...................................................................... 40 2.2.2. Thực trạng tổ chức dữ liệu và mã hóa đối tượng quản lý............. 45 2.2.3. Thực trạng tổ chức thông tin trong chu trình bán hàng thu tiền .. 49 2.2.4. Thực trạng báo cáo kế toán sử dụng trong chu trình bán hàng thu tiền........................................................................................................... 64 2.2.6. Đánh giá tổ chức thông tin kế toán trong chu trình bán hàng thu tiền tại công ty TNHH MTV Dược Trung Ương 3................................. 65 KẾT LUẬN CHƯƠNG 2 ........................................................................67 CHƯƠNG 3. MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG CHU TRÌNH BÁN HÀNG THU TIỀN TẠI CÔNG TY TNHH MTV DƯỢC TRUNG ƯƠNG 3........68 3.1. SỰ CẦN THIẾT PHẢI HOÀN THIỆN TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG CHU TRÌNH BÁN HÀNG THU TIỀN TẠI CÔNG TY TNHH MTV DƯỢC TRUNG ƯƠNG 3...........................................68 3.2. HOÀN THIỆN TỔ CHỨC HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG CHU TRÌNH BÁN HÀNG THU TIỀN ...................................69 3.2.1. Định hướng xây dựng chu trình bán hàng thu tiền theo ERP....... 69 3.2.2. Hoàn thiện quy trình luân chuyển chứng từ trong chu trình bán hàng và thu tiền ....................................................................................... 71 3.2.3. Hoàn thiện hệ tổ chức và mã hóa dữ liệu...................................... 72 3.2.4. Hoàn thiện tổ chức thông tin kế toán trong chu trình bán hàng và thu tiền..................................................................................................... 76 3.2.5. Hoàn thiện báo cáo kế toán trong chu trình bán hàng thu tiền ..... 83 KẾT LUẬN .............................................................................................90 TÀI LIỆU THAM KHẢO QUYẾT ĐỊNH GIAO ĐỀ TÀI LUẬN VĂN (Bản sao) PHỤ LỤC DANH MỤC CÁC HÌNH Số hiệu Tên hình hình Trang 1.1 Mối liên hệ giữa Hệ thống thông tin với kế toán 6 1.2 Các yếu tố cơ bản của hệ thống thông tin kế toán 7 1.3 Mối quan hệ giữa hệ thống thông tin kế toán với các hệ thống 9 thông tin khác trong doanh nghiệp 1.4 Mô tả các chức năng cũng như phân công trách nhiệm và sự 14 phối hợp giữa các phòng kinh doanh và phòng kế toán trong chu trình doanh thu 1.5 Sơ đồ dòng dữ liệu mức 0 của chu trình bán hàng và thu tiền 22 1.6 Tổ chức thông tin trong quy trình xử lý bán hàng 23 1.7 Tổ chức thông tin trong quy trình giao hàng 26 1.8 Tổ chức thông tin trong quy trình lập hóa đơn 29 2.1 Sơ đồ mạng lưới kinh doanh 36 2.2 Sơ đồ tổ chức bộ máy công ty 36 2.3 Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán tại công ty 39 2.4 Quy trình luân chuyển nghiệp vụ bán hàng 41 2.5 Quy trình luân chuyển khâu quản lý công nợ 43 2.6 Quy trình luân chuyển khâu thu tiền 44 2.7. Thực trạng tổ chức thông tin quy trình lập hóa đơn 55 2.8 Thực trạng tổ chức thông tin quy trình quản lý công nợ 63 3.1 Sơ đồ hoàn thiện quy trình luân chuyển chứng từ trong chu 72 trình bán hàng 3.2 Hoàn thiện tổ chức thông tin quy trình xử lý đặt hàng 77 3.3 Hoàn thiện tổ chức thông tin quy trình xử lý giao hàng 82 3.4 Hoàn thiện tổ chức thông tin quy trình lập hóa đơn 83 1 MỞ ĐẦU 1. Tính cấp thiết của đề tài Cũng như các thị trường khác, thị trường Dược phẩm ở nước ta hiện nay đang phát triển rất mạnh, ngành Dược được Nhà nước quy định trong nhóm sản phẩm hàng hóa đặc biệt, chiếm một vị trí quan trọng trong chiến lược chăm sóc và bảo vệ sức khoẻ cho nhân dân. Vì vậy, sản xuất thuốc tốt, giá cả hợp lý và kinh doanh hiệu quả là mục tiêu cần hướng tới. Kế toán với tư cách là một công cụ quản lý, có chức năng thông tin và kiểm tra, quản lý hoạch định, tổ chức, kiểm soát và đưa ra các quyết định đúng đắn phù hợp. Nhằm đạt được điều này cần phải xây dựng được một hệ thống thông tin kế toán hoàn chỉnh. Công ty TNHH MTV Dược Trung Ương 3 vừa là doanh nghiệp sản xuất vừa là doanh nghiệp thương mại. Công ty có hệ thống phân phối rộng khắp các tỉnh thành cả nước. Điều này đòi hỏi công tác bán hàng, theo dõi khách hàng phải quản lý chặt chẽ. Nhận thức được tầm quan trọng này công ty đã ứng dụng công nghệ thông tin mà trước hết là phần mềm kế toán bước đầu mang lại hiệu quả. Tuy nhiên, phần mềm của công ty mới hoạt động bộ phận kế toán, bộ phận kinh doanh. Trong khi đó, dược phẩm là loại hàng hóa đặc biệt, mặt hàng của công ty đa dạng nhiều chủng loại thuốc. Nhân viên bán hàng không xác định được số lượng tồn kho, số lô, hạn dùng của từng loại thuốc. Ngoài ra, mã thông tin khách hàng, mã hàng hóa không thống nhất làm mất thời gian tìm kiếm. Bộ phận kho chưa sử dụng phần mềm hỗ trợ nên việc nhập và theo dõi các số liệu chỉ thực hiện trên excel. Vì vậy, ghi nhận hàng chính xác, kiểm tra hạn mức tín dụng khách hàng và lượng hàng sẵn có, giao hàng đúng hạn, ghi nhận doanh thu đúng kỳ, theo dõi tình hình công nợ, xây dựng quy trình bán hàng một cách bài bản là những vấn đề đáng quan tâm. 2 Xuất phát từ yêu cầu mang tính khách quan cả về lý luận và thực tiễn, tác giả đã chọn đề tài nghiên cứu của luận văn: “Hoàn thiện tổ chức thông tin kế toán trong chu trình bán hàng thu tiền tại Công ty TNHH MTV Dược Trung Ương 3”. 2. Mục tiêu nghiên cứu - Khái quát các vấn đề lý luận cơ bản về hệ thống thông tin kế toán trong chu trình bán hàng thu tiền tại các doanh nghiệp. - Khảo sát và phân tích thực trạng hệ thống thông tin kế toán trong chu trình bán hàng thu tiền tại công ty TNHH MTV Dược Trung Ương 3. - Đề xuất giải pháp hoàn thiện tổ chức hệ thống thông tin kế toán trong Chu trình bán hàng phù hợp với nguồn lực sẵn có của công ty. 3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu: Tác giả nghiên cứu cơ sở lý luận về tổ chức thông tin kế toán trong chu trình bán hàng thu tiền, thực trạng tổ chức thông tin kế toán trong chu trình bán hàng thu tiền tại Công ty TNHH MTV Dược Trung ương 3. Phạm vi nghiên cứu: Đề tài chỉ giới hạn phạm vi nghiên cứu trong phương thức bán buôn tại công ty 4. Phương pháp nghiên cứu - Sử dụng phương pháp quan sát, phỏng vấn để tìm hiểu biện pháp quản lý, tổ chức thực hiện kế toán tại Công Ty TNHH MTV Dược Trung Ương 3. - Thu thập dữ liệu, phân tích hệ thống, phân tích các thành phần của hệ thống kế toán, mối quan hệ của chu trình bán hàng và thu tiền với các chu trình kế toán khác trong đơn vị. - Sử dụng sơ đồ dòng dữ liệu, mô hình dữ liệu, quá trình thiết kế mã hóa đối tượng kế toán chi tiết, quy trình luân chuyển chứng từ. 3 5. Ý nghĩa khoa học và thực tiễn - Về lý luận Luận văn nghiên cứu, hệ thống hóa cơ sở lí luận chung về hệ thống thông tin kế toán trong chu trình bán hàng thu tiền để làm cơ sở hoàn thiện tổ chức thông tin kế toán trong chu trình bán hàng thu tiền tại công ty TNHH Dược Trung ương 3 . - Về thực tiễn Luận văn Phân tích, đánh giá thực trạng về tổ chức thông tin kế toán trong chu trình bán hàng thu tiền tại công ty TNHH Dược Trung Ương 3. Luận văn đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện tổ chức thông tin kế toán tại Công ty một cách hợp lý đối với chu trình bán hàng thu tiền. 6. Tổng quan tài liệu nghiên cứu Đứng trước xu thế hội nhập và thách thức của nền kinh tế thị trường hiện nay, thông tin kế toán đóng vai trò quan trọng. Làm thế nào thông tin kế toán cung cấp cho đối tượng quan tâm đạt chất lượng và hữu ích? Đây là câu hỏi đã được nhiều tác giả quan tâm và nghiên cứu. Cho đến nay, đã có một số nghiên cứu chuyên sâu, một số nghiên cứu liên quan và các nghiên cứu mang tính chung chung về hệ thống thông tin kế toán thể hiện trên luận văn, tạp chí, giáo trình. Cho đến nay đã có một số luận văn thạc sỹ, bài báo đã được công bố liên quan đến hệ thống thông tin kế toán, chủ yếu viết về phần mềm kế toán, tổ chức công tác kế toán trong điều kiện ứng dụng tin học cho các loại hình doanh nghiệp sản xuất kinh doanh. Luận văn thạc sỹ quản trị kinh doanh của Trần Mậu Thông (2010), hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán tại công ty Cổ phần lâm đặc sản Quảng Nam; Luận văn thạc sỹ kế toán của Phạm Lê Hoài (2012), hoàn thiện tổ chức thông tin kế toán trong chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty cổ phần Pymepharco; Luận văn thạc sỹ quản trị kinh doanh 4 của Trần Thị Thu hà (2010), Hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán theo định hướng ERP tại Công ty Cổ phần Vận tải biển Đà Nẵng. Các bài báo khoa học đã được công bố như: Tạp chí khoa học và công nghệ Nguyễn Mạnh toàn – Nguyễn Thị Hồng Hạnh (số 5, 2010), Ứng dụng ERP trong tổ chức quản lý đào tạo theo tín chỉ; Tạp chí khoa học và công nghệ Huỳnh Thị Hồng Hạnh (số 9, 2012), hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán bệnh viện theo định hướng giải pháp quản lý tổng thể; Tạp chí khoa học và công nghệ, Nguyễn Mạnh Toàn - Huỳnh Thị Hồng Hạnh (số 9, 2012), tổ chức hệ thống thông tin kế toán trong trường đại học theo cách tiếp cận chu trình; Tạp chí khoa học và công nghệ, Nguyễn Mạnh Toàn (số 1, 2011), quy trình xử lý tổng hợp trong điều kiện hạch toán kế toán trên máy vi tính. Trong các công trình nghiên cứu này, tác giả đã hệ thống những nội dung cơ bản của tổ chức công tác kế toán cũng như việc phản ánh thực trạng chu trình bán hàng thu tiền tại các doanh nghiệp thương mại, dịch vụ, doanh nghiệp sản xuất. Từ đó đưa ra các biện pháp nhằm góp phần hoàn thiện chu trình bán hàng thu tiền tại các doanh nghiệp. Những vấn đề liên quan đến chu trình bán hàng thu tiền như: Vấn đề ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác kế toán doanh nghiệp; Vấn đề mã hóa các đối tượng chi tiết phục vụ yêu cầu quản trị doanh nghiệp; Vấn đề xây dựng hạn mức tín dụng đối với khách hàng và phương pháp xử lý khi vượt quá hạn mức; Vấn đề nhận biết rủi ro trong quá trình xuất kho và giao hàng, lập hóa đơn, quản lý nợ phải thu, thu tiền bán hàng và biện pháp kiểm soát nộ bộ nhằm hạn chế rủi ro. Các công trình nghiên cứu về phần mềm và tổ chức công tác kế toán trong điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin chủ yếu được tập trung nhiều về công tác kế toán tài chính mà chưa được quan tâm đến kế toán quản trị, chưa gắn chặt hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp. Bên cạnh đó tác giả chưa đi sâu vào xử lý các sai sót trong quá trình kết xuất dữ liệu, lập báo 5 cáo tài chính như “Hệ thống thông tin kế toán” của tác giả Dương Quang Thiện (2007) nhà xuất bản tổng hợp Tp. Hồ Chí Minh; “Tổ chức công tác kế toán trong điều kiện tin học hóa” của tác giả Nguyễn Phước Bảo Ân, đại học kinh tế TP Hồ Chí Minh, NXB Lao động Xã hội. Các giáo trình của các tác giả chỉ mới đề cập đến cách thức tổ chức hệ thống thông tin kế toán, cách thức tổ chức cơ sở dữ liệu, xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ trong môi trường tin học, cách thức thực hiện và vận hành hệ thống thông tin kế toán như “Hệ thống thông tin kế toán” (lý thuyết bài tập và bài giải) của tác giả Nguyễn Thế Hưng, nhà xuất bản thống kê. Giáo trình “Hệ thống thông tin kế toán” của tác giả Nguyễn Mạnh Toàn và Huỳnh Thị Hồng Hạnh được cụ thể hóa các nội dung của hệ thống thông tin kế toán trong điều kiện tin học hóa, mối quan hệ giữa hệ thống thông tin kế toán với các hệ thống thông tin chức năng khác trong doanh nghiệp, phương pháp xây dựng bộ mã, kiểm soát hệ thống thông tin kế toán, chức năng chính của từng chu trình, cách thức tổ chức dữ liệu cũng như quy trình luân chuyển, xử lý dữ liệu và cung cấp thông tin kế toán. Tuy nhiên, các giáo trình chưa đề xuất các ý kiến giải quyết việc vận dụng công nghệ thông tin vào tổ chức công tác kế toán tại doanh nghiệp có hiệu quả cao nhất giúp doanh nghiệp quản lý chặt chẽ trong hoạt động của doanh nghiệp. Đề tài “ Hoàn thiện tổ chức thông tin kế toán trong chu trình bán hàng thu tiền tại công ty TNHH MTV Dược Trung Ương 3” là đề tài nghiên cứu về tổ chức thông tin kế toán trong chu trình bán hàng thu tiền trong ngành dược. Bên cạnh đề tài là kết quả kế thừa từ công trình nghiên cứu của các tác giả nói trên đề tài còn đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện tổ chức hệ thống thông tin kế toán trong chu trình bán hàng thu tiền tại Công ty TNHH MTV Dược Trung Ương 3 6 CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN Ở CÁC DOANH NGHIỆP 1.1. KHÁI QUÁT CHUNG HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN 1.1.1. Khái niệm hệ thống thông tin kế toán Hệ thống thông tin kế toán là một bộ phận cấu thành quan trọng của hệ thống thông tin quản lí trong doanh nghiệp bao gồm nguồn nhân lực, các phương tiện, các phương pháp kế toán được tổ chức khoa học nhằm thu thập, xử lý và cung cấp thông tin về tình hình huy động và sử dụng vốn của doanh nghiệp cũng như kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp trong từng kì nhất định. Hai chức năng của hệ thống thông tin kế toán là thông tin và kiểm tra. Hệ thống thông tin kế toán là sự giao thoa giữa hệ thống kế toán và hệ thống thông tin. Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào lĩnh vực kế toán tạo ra một hướng nghiên cứu mới, đó là lĩnh vực hệ thống thông tin kế toán. Mối liên hệ giữa hệ thống thông tin với kế toán có thể được khái quát qua Hình 1.1. Hình 1.1: Mối liên hệ giữa Hệ thống thông tin với kế toán - Mục tiêu của hệ thống: Cung cấp thông tin đầy đủ, chính xác, kịp thời về tình hình tài chính của doanh nghiệp, bao gồm những thông tin về tài sản, nguồn vốn, quá trình kinh doanh và lưu chuyển tiền tệ trong doanh nghiệp. 7 Qui trình xử lý hệ thống thông tin kế toán được bắt đầu khi ghi nhận thông tin đầu vào, sau đó lưu trữ - xử lý - lưu trữ và điểm kết thúc một qui trình là cung cấp thông tin (thông tin đầu ra) phục vụ cho quá trình quản lý của doanh nghiệp - Dữ liệu đầu vào: Là các dữ liệu từ các hoạt động kinh tế phát sinh trong doanh nghiệp như mua vật tư, hàng hóa, bán hàng, thu tiền, các chi phí phát sinh, trả lương cho công nhân… Dữ liệu đầu vào gồm có hệ thống chứng từ gốc, là cơ sở quan trọng để tạo lập hệ thống thông tin đầu vào. Chứng từ gốc là đầu mối cung cấp thông tin chi tiết về các nghiệp vụ kinh tế đã phát sinh. Hệ thống chứng từ gốc được thu nhận, sắp xếp, phân loại và xử lý theo trình tự. Hệ thống thông tin đầu vào có thể thu nhận bằng thủ công hay bằng máy tính thông qua cơ sở ghi nhận thông tin là chứng từ. Việc tổ chức ghi nhận thông tin đầu vào đòi hỏi phải phân tích kỹ để tránh trùng lắp hoặc bỏ sót. Phần cứng Phần mềm Thông tin kế toán Con người Dữ liệu kế toán Cơ sở dữ liệu Các quy trình, thủ tục Hình 1.2: Các yếu tố cơ bản của hệ thống thông tin kế toán - Quy trình xử lí: Là một quy trình hoàn chỉnh bao gồm các giai đoạn cụ thể từ việc thu thập thông tin về các dữ liệu kế toán, đến việc xử lí, phân tích, tổng hợp các dữ liệu này để lập các báo cáo kế toán bằng hệ thống các phương pháp kế toán là phương pháp chứng từ, phương pháp tài khoản và ghi 8 kép, phương pháp đo lường đối tượng kế toán và phương pháp tổng hợp cân đối kế toán. Để thực hiện được các quy trình trên đây đòi hỏi phải có sự tham gia của con người (cán bộ, chuyên viên kế toán) có những kĩ năng và trình độ nghiệp vụ chuyên môn, được phân công và tổ chức một cách khoa học, hợp lí với sự hỗ trợ của các phương tiện phù hợp (thiết bị phần cứng, phần mềm, cơ sở dữ liệu, sổ sách…) - Đầu ra: Là các thông tin kế toán đáp ứng theo yêu cầu của người sử dụng, bao gồm các đối tượng bên ngoài doanh nghiệp, các cấp quản trị cũng như phục vụ hoạt động tác nghiệp tại các bộ phận bên trong doanh nghiệp. Như vậy, hệ thống thông tin kế toán là hệ thống cung cấp thông tin xử lý nghiệp vụ tài chính và các thông tin liên quan tới việc phân tích lập kế hoạch bao gồm hệ thống thông tin kế toán tài chính và hệ thống thông tin kế toán quản trị. 1.1.2. Mối liên hệ giữa hệ thống thông tin kế toán với các hệ thống khác trong doanh nghiệp Hệ thống thông tin trong doanh nghiệp là một hệ thống đa dạng, phức tạp với nhiều chức năng được thực hiện bởi các bộ phận khác nhau, có mối quan hệ ràng buộc chặt chẽ, cung cấp thông tin lẫn nhau nhằm đảm bảo cho hoạt động của doanh nghiệp có hiệu quả. Các hệ thống thông tin chức năng như hệ thống thông tin tài chính, hệ thống thông tin nhân sự, hệ thống thông tin bán hàng, hệ thống thông tin sản xuất không tách biệt nhau mà thường chia sẻ với nhau các nguồn lực chủ yếu của hệ thống và tất cả chúng điều có mối quan hệ chặt chẽ với hệ thống thông tin kế toán. Các hệ thống thông tin chức năng này cung cấp dữ liệu đầu vào cho hệ thống thông tin kế toán và từ những dữ liệu này, hệ thống thông tin kế toán có nhiệm vụ xử lý chúng thành thông tin hữu ích cung cấp trở lại cho các bộ phận để thực hiện chức năng của mình. Ví dụ, hệ thống thông tin kế toán 9 cung cấp thông tin về tình hình vật tư tồn kho cho bộ phận cung ứng, thông tin về tình hình công nợ khách hàng cho bộ phận bán hàng…. Hình 1.3: Mối quan hệ giữa hệ thống thông tin kế toán với các hệ thống thông tin khác trong doanh nghiệp Như vậy, hệ thống thông tin kế toán cùng với các hệ thống thông tin chức năng khác tạo nên hệ thống thông tin quản lí hoàn chỉnh phục vụ yêu cầu quản trị doanh nghiệp. Các hệ thống thông tin này liên kết hệ thống quản trị với hệ thống tác nghiệp, đảm bảo sự vận hành của doanh nghiệp đạt được các mục tiêu đề ra. 1.1.3. Tổ chức thông tin kế toán theo chu trình Trong quá trình hoạt động của các doanh nghiệp có những công việc được lặp đi lặp lại một cách thường xuyên, liên tục theo một trình tự (chu trình) nhất định qua nhiều khâu, nhiều giai đoạn do nhiều bộ phận, nhiều cá nhân tham gia thực hiện, trong đó có sự tham gia tích cực của các phần hành 10 kế toán. Để đảm bảo các hoạt động được diễn ra một cách nhịp nhàng, đồng bộ nhằm đạt được hiệu quả cao nhất, cần phải phối hợp hoạt động giữa các chức năng, bộ phận, cá nhân cùng tham gia trong cùng một chu trình. Do vậy cần thiết phải tổ chức trao đổi dữ liệu, thông tin một cách khoa học giữa các bộ phận để công việc được tiến hành xuyên suốt qua các công đoạn, là cơ sở để xác định trách nhiệm cụ thể của từng bộ phận trong việc phối hợp thực hiện nhiệm vụ, tránh chồng chéo, sai sót. Tuy khác nhau về ngành nghề, lĩnh vực kinh doanh, hoạt động chủ yếu trong một doanh nghiệp đều có thể tổ chức thành 4 chu trình gồm: Chu trình bán hàng và thu tiền, chu trình mua hàng và thanh toán, chu trình chuyển đổi và chu trình tài chính. Bảng 1.1: Mô tả hoạt động chủ yếu của các chu trình Chu trình Hoạt động - Nhận và trả lời yêu cầu khách hàng - Kiểm tra tín dụng và tồn kho - Xuất kho giao hàng Chu trình bán hàng và thu tiền - Lập hóa đơn - Theo dõi các khoản phải thu - Thu tiền - Ghi sổ và lập báo cáo - yêu cầu hàng hóa/ dịch vụ - Lập, xét duyệt và gửi đơn hàng đến nhà cung cấp Chu trình mua hàng và thanh toán - Nhận hàng, nhập kho và bảo quản hàng hóa - Chấp nhận thanh toán - Thanh toán tiền nhà cung cấp 11 Chu trình Hoạt động - Theo dõi nợ phải trả - Ghi sổ và lập báo cáo - Lập kế hoạch sản xuất - Tổ chức sản xuất Chu trình chuyển đổi - Nhập kho thành phẩm - Tính toán chi phí sản xuất - Lập báo cáo - Dự báo nhu cầu tiền - Phát hành cổ phiếu cho nhà đầu tư Chu trình tài chính - Vay ngân hàng - Chi trả cổ tức và lãi vay - Lập báo cáo Để đảm bảo các mối quan hệ phối hợp giữa các chức năng, bộ phận trong mỗi chu trình cần phải xây dựng các hệ thống thông tin quản lý trong từng chu trình và mối quan hệ giữa chúng với hệ thống thông tin kế toán. Bộ phận thực hiện công đoạn trước phải thông tin đầy đủ, kịp thời và chính xác cho các bộ phận thực hiện công đoạn sau để các bộ phận này chủ động tiếp tục triển khai công việc nhằm hoàn thành trọn vẹn chức năng của chu trình. Ngược lại, các bộ phận thực hiện các bước công việc sau cũng phải cung cấp các thông tin phản hồi cho các bộ phận trước đó để báo cáo tình hình và tiến triển của công việc cũng như những vấn đề nảy sinh cần phải phối hợp giải quyết hoặc báo cáo kịp thời cho các cấp quản lý về tình hình và kết quả thực hiện kế hoạch công tác. Mục đích của việc tiếp cận hệ thống kế toán theo chu trình là nhằm: - Chia sẻ thông tin cho các chức năng, bộ phận trong cùng chu trình; 12 - Phối hợp thực hiện một chức năng, nhiệm vụ một cách trọn vẹn đạt được hiệu quả cao nhất. Mỗi bộ phận, cá nhân trong hệ thống không chỉ cố gắng để thực hiện tốt chức năng nhiệm vụ của mình và của bộ phận mình mà hơn thế nữa cần phải am hiểu công việc của bộ phận khác nhằm phối hợp, hỗ trợ cho các bộ phận có liên quan trực tiếp hoặc gián tiếp để hoàn thành nhiệm vụ của chu trình. Có như vậy, mục tiêu của chu trình nói riêng và của doanh nghiệp nói chung mới được hoàn thành đạt hiệu quả cao nhất. - Kiểm tra, giám sát lẫn nhau giữa các cá nhân, bộ phận, phục vụ cho công tác kiểm soát nội bộ trong từng chu trình và trong toàn doanh nghiệp. - Là cơ sở để xác định trách nhiệm cụ thể của từng bộ phận, cá nhân trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp, là cơ sở để xây dựng hệ thống kế toán trách nhiệm. Việc tổ chức hệ thống thông tin kế toán theo chu trình đặt ra yêu cầu phải ứng dụng công nghệ thông tin trong quá trình xử lý, trao đổi thông tin giữa các bộ phận chức năng trong doanh nghiệp. Để hệ thống thông tin kế toán thể hiện vai trò quan trọng đối với hoạt động của doanh nghiệp, việc thực hiện tin học hóa kế toán trở nên quan trọng và cần thiết. 1.2. TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN CỦA DOANH NGHIỆP 1.2.1. Đặc điểm và mục tiêu của chu trình bán hàng thu tiền Chu trình bán hàng và thu tiền bao gồm các nghiệp vụ kế toán ghi nhận những sự kiện phát sinh liên quan đến việc bán hàng thu tiền khách hàng. Các công việc ghi nhận, xử lý những nghiệp vụ liên quan đến bán hàng diễn ra liên tục và lặp lại đối với từng lần bán hàng và chỉ dừng lại khi doanh nghiệp ngừng hoạt động. Nếu doanh nghiệp thiết kế chu trình bán hàng và thu tiền một cách hữu hiệu với sự hỗ trợ của công nghệ thông tin hiện đại thì sẽ đảm 13 bảo nghiệp vụ bán hàng và thanh toán của khách hàng được thực hiện nhanh chóng, chính xác và được kiểm soát tốt. Hai hệ thống chức năng cơ bản tạo nên chu trình bán hàng thu tiền: (1) Hệ thống xử lý bán hàng và (2) hệ thống xử lý thu tiền. Để thực hiện hai chức năng cơ bản trên, trong doanh nghiệp thông thường có hai bộ phận trực tiếp tham gia thực hiện chu trình này là phòng kinh doanh và phòng kế toán. Trao đổi thông tin đóng vai trò rất quan trọng để thực hiện phối hợp nhịp nhàng và hiệu quả giữa các cá nhân trong từng bộ phận cũng như tham gia giữa hai bộ phận với nhau. * Mục tiêu của chu trình bán hàng thu tiền - Đối với nghiệp vụ bán hàng là (1) bán đúng (đúng khách hàng / đúng giá/ đúng hàng) (2) bán đủ (đủ số lượng hàng thỏa thuận) và (3) bán kịp thời (kịp thời hạn để cam kết); - Đối với nghiệp vụ thu tiền yêu cầu đặt ra là phải (1) thu đúng (đúng người / đúng lô hàng), (2) thu đủ ( thu đủ số tiền cần phải thu) và (3) thu kịp thời ( không để khách hàng nợ quá hạn). Bên cạnh hai chức năng chính là bán hàng thu tiền, việc ghi nhận đối chiếu và báo cáo tình hình tiêu thụ phải đảm bảo đúng, đủ, kịp thời, ngắn gọn, dễ hiểu, khớp đúng số liệu giữa bộ phận bán hàng và bộ phận kế toán. 1.2.2. Mối quan hệ giữa các bộ phận trong chu trình bán hàng thu tiền Chu trình bán hàng thu tiền liên quan đến mối quan hệ mật thiết giữa hệ thống thông tin bán hàng thuộc phòng kinh doanh và hệ thống thông tin kế toán thuộc phòng kế toán. Bộ phận kinh doanh: Có chức năng xác nhận và thỏa mãn nhu cầu khách hàng, thực hiện các công việc bán hàng, nghiên cứu thị trường, xây dựng kế hoạch phát triển sản phẩm và dịch vụ, bán hàng và chăm sóc khách hàng. Mục tiêu của phòng kinh doanh là tối đa doanh số thực hiện và tối thiểu