Tài liệu Hoàn thiện tổ chức kế toán thanh toán tại công ty trách nhiệm hữu hạn thương mại ngọc hiếu

z BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG…………………  Luận văn Hoàn thiện tổ chức kế toán thanh toán tại Công ty Trách nhiệm hữu hạn thương mại Ngọc Hiếu Hoàn thiện tổ chức kế toán thanh toán tại Công ty TNHH Thương mại Ngọc Hiếu LỜI MỞ ĐẦU 1. Tính cấp thiết của đề tài Kế toán thanh toán là một mảng rất quan trọng trong công tác kế toán tại doanh nghiệp, đặc biệt là doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực thƣơng mại. Trong điều kiện cạnh tranh ngày càng gay gắt, yêu cầu quy mô hoạt động kinh doanh ngày càng phải đƣợc mở rộng và làm tăng số lƣợng các nhà cung cấp và khách hàng. Do đó, công tác tổ chức kế toán thanh toán cũng phải hoàn thiện hơn để quản lý tốt công nợ trong thanh toán, đảm bảo sự ổn định về tài chính cho doanh nghiệp. Xuất phát từ yêu cầu trên, trong quá trình thực tập tại Công ty trách nhiệm hữu hạn thƣơng mại Ngọc Hiếu, em đã tiến hành chọn đề tài: “ Hoàn thiện tổ chức kế toán thanh toán tại Công ty Trách nhiệm hữu hạn thương mại Ngọc Hiếu” 2- Mục đích nghiên cứu của đề tài: - Về mặt lý luận: hệ thống những vấn đề lý luận cơ bản về công tác kế toán thanh toán trong doanh nghiệp. - Về mặt thực tế: mô tả và phân tích thực trạng công tác kế toán thanh toán tại Công ty Trách nhiệm hữu hạn thƣơng mại Ngọc Hiếu. - Đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán thanh toán tại Công ty Trách nhiệm hữu hạn thƣơng mại Ngọc Hiếu. 3. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu của đề tài: * Đối tƣợng nghiên cứu: Công tác công tác kế toán thanh toán tại Công ty Trách nhiệm hữu hạn thƣơng mại Ngọc Hiếu. * Phạm vi nghiên cứu: - Về không gian: Đề tài đƣợc thực hiện tại Công ty Trách nhiệm hữu hạn thƣơng mại Ngọc Hiếu. - Về thời gian: đề tài đƣợc thực hiện từ ngày 12/04/2010 đến ngày 25/06/2010. - Việc phân tích đƣợc lấy từ số liệu năm 2009 của phòng Tài chính - Kế toán. Sinh viên: Phạm Thuỳ Dương - Lớp QTL201K 1 Hoàn thiện tổ chức kế toán thanh toán tại Công ty TNHH Thương mại Ngọc Hiếu 4. Phƣơng pháp nghiên cứu: - Phƣơng pháp chung: bao gồm các phƣơng pháp hạch toán kế toán (phƣơng pháp chứng từ, phƣơng pháp tài khoản, phƣơng pháp tổng hợp cân đối) các phƣơng pháp phân tích kinh doanh (phƣơng pháp chi tiết, phƣơng pháp so sánh). - Phƣơng pháp luận biện chứng đƣợc sử dụng trong khoá luận này chủ yếu là biện chứng trong mối liên hệ giữa thực tế với lí luận chung về hạch toán các nghiệp vụ thanh toán. 5. Kết cấu của khoá luận: Ngoài lời mở đầu và kết luận, kết cấu của khoá luận gồm 3 chƣơng nội dung: Chương 1: Lý luận chung về kế toán thanh toán trong các doanh nghiệp. Chương 2: Thực trạng công tác kế toán thanh toán tại Công ty Trách nhiệm hữu hạn thƣơng mại Ngọc Hiếu. Chương 3: Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác kế toán thanh toán tại Công ty Trách nhiệm hữu hạn thƣơng mại Ngọc Hiếu. Sinh viên: Phạm Thuỳ Dương - Lớp QTL201K 2 Hoàn thiện tổ chức kế toán thanh toán tại Công ty TNHH Thương mại Ngọc Hiếu CHƢƠNG 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ KẾ TOÁN THANH TOÁN TRONG CÁC DOANH NGHIỆP. 1.1 Khái niệm chung về thanh toán Thanh toán là sự chuyển giao tài sản của một bên (cá nhân hoặc công ty, tổ chức) cho bên kia, thƣờng đƣợc sử dụng khi trao đổi sản phẩm hoặc dịch vụ trong một trao đổi có ràng buộc pháp lý. 1.2 Vai trò, vị trí của hoạt động thanh toán trong công tác quản lý tài chính của doanh nghiệp  Vai trò: Hoạt động thanh toán có quan hệ trực tiếp với dòng tiền vào, ra trong kỳ kinh doanh, do đó nó ảnh hƣởng lớn tới tình hình tài chính của đơn vị. Việc đảm bảo cho hoạt động thanh toán đƣợc đảm bảo một cách linh hoạt, hợp lý và đạt hiệu quả cao sẽ đảm bảo khả năng thanh toán cho doanh nghiệp, đồng thời tận dụng đƣợc nguồn tài trợ vốn khác nhau. Do đó hoạt động thanh toán đóng một vai trò rất quan trọng trong công tác quản lý tài chính của doanh nghiệp.  Vị trí: Đối với bất kỳ doanh nghiệp nào dù lớn hay nhỏ thì việc có đƣợc những thông tin cụ thể về số nợ, thời gian nợ và tình hình thanh toán với từng đối tƣợng trong từng khoản phải thu, phải trả là rất quan trọng. Trên cơ sở đó sẽ giúp cho nhà quản lý sẽ biết đƣợc khả năng thanh toán đối với những khoản phải trả cũng nhƣ khả năng thu hồi các khoản phải thu. Từ đó doanh nghiệp sẽ có những đối sách thu nợ, trả nợ kịp thời, đảm bảo các khoản công nợ sẽ đƣợc thanh toán đầy đủ, góp phần duy trì và phát triển mối quan hệ kinh doanh tốt với bạn hàng, đồng thời nâng cao hiệu quả quản lý tài chính của doanh nghiệp. Do đó hoạt động thanh toán có một vị trí rất quan trọng trong công tác quản lý tài chính của doanh nghiệp. Sinh viên: Phạm Thuỳ Dương - Lớp QTL201K 3 Hoàn thiện tổ chức kế toán thanh toán tại Công ty TNHH Thương mại Ngọc Hiếu 1.3 Phƣơng thức thanh toán và hình thức thanh toán  Phương thức thanh toán bằng tiền mặt: Thanh toán bằng tiền mặt bao gồm các hình thức thanh toán nhƣ: thanh toán bằng tiền Việt nam, trái phiếu ngân hàng, bằng ngoại tệ các loại và các loại giấy tờ có giá trị nhƣ tiền. Khi nhận đƣợc vật tƣ hàng hoá dịch vụ thì bên mua xuất tiền mặt ở quỹ để trả trực tiếp cho ngƣời bán. Phƣơng thức thanh toán này trên thực tế chỉ phù hợp với các loại hình giao dịch với số lƣợng nhỏ và đơn giản bởi vì với các khoản mua có giá trị lớn thì việc thanh toán trở nên phức tạp và kém an toàn. Thông thƣờng hình thức này áp dụng trong thanh toán với công nhân viên, với các nhà cung cấp nhỏ, lẻ...  Phương thức thanh toán không bằng tiền mặt: Đây là phƣơng thức thanh toán đƣợc thực hiện bằng cách tính chuyển tài khoản hoặc thanh toán bù trừ qua các đơn vị trung gian là ngân hàng. Thanh toán không bằng tiền mặt bao gồm các hình thức thanh toán sau: + Thanh toán bằng séc: Séc là chứng từ thanh toán do chủ tài khoản lập trên mẫu in sẵn đặc biệt của ngân hàng, yêu cầu ngân hàng tính tiền từ tài khoản của mình trả cho đơn vị đƣợc hƣởng có tên trên Séc. Đơn vị phát hành séc hoàn toàn chịu trách về việc sử dụng séc. Séc chỉ phát hành khi ở ngân hàng có số dƣ. + Thanh toán bằng uỷ nhiệm thu: Uỷ nhiệm thu là hình thức mà chủ tài khoản uỷ nhiệm cho ngân hàng thu hộ số tiền nào đó từ khách hàng hoặc các đối tƣợng khác. + Thanh toán bằng uỷ nhiệm chi: Uỷ nhiệm chi là giấy uỷ nhiệm của chủ tài khoản nhờ ngân hàng phục vụ mình để chuyển một số tiền nhất định để trả cho nhà cung cấp, nộp ngân sách Nhà nƣớc, và một số thanh toán khác… + Thanh toán bù trừ: Áp dụng trong điều kiện hai tổ chức có quan hệ mua và bán hàng hoá hoặc cung ứng dịch vụ lẫn nhau. Theo hình thức thanh toán này, định kỳ hai bên Sinh viên: Phạm Thuỳ Dương - Lớp QTL201K 4 Hoàn thiện tổ chức kế toán thanh toán tại Công ty TNHH Thương mại Ngọc Hiếu phải đối chiếu giữa số tiền hai bên đƣợc thanh toán và số tiền phải thanh toán lẫn nhau do bù trừ lẫn nhau. Các bên đã tham gia thanh toán chỉ cần phải chi trả số tiền chênh lệch sau khi đã bù trừ. Việc thanh toán giữa hai bên phải trên cơ sở thoả thuận rồi lập thành văn bản để làm căn cứ ghi sổ và theo dõi. + Thanh toán bằng thư tín dụng – L/C: Theo hình thức này khi mua hàng, bên mua phải lập một khoản tín dụng tại ngân hàng để đảm bảo khả năng thanh toán tiền hàng cho bên bán. Khi giao hàng xong ngân hàng của bên mua sẽ phải chuyển số tiền phải thanh toán cho ngân hàng bên bán. Hình thức này áp dụng cho các đơn vị khác địa phƣơng, không tín nhiệm lẫn nhau. Trên thực tế hình thức này ít sử dụng trong thanh toán nội địa nhƣng lại đƣợc phát huy tác dụng và đƣợc sử dụng phổ biến trong thanh toán Quốc tế, với đồng tiền thanh toán chủ yếu là ngoại tệ. + Thanh toán bằng thẻ tín dụng: Hình thức này đƣợc sử dụng phổ biến cho các khoản thanh toán nhỏ. 1.4 Nội dung kế toán thanh toán với ngƣời mua 1.4.1 Nguyên tắc kế toán thanh toán với người mua 1. Kế toán phải mở sổ chi tiết theo dõi từng đối tƣợng phải thu, theo từng tài khoản nợ và từng lần thanh toán. 2. Trƣờng hợp bán hàng thu tiền ngay (bằng tiền mặt, tiền séc hoặc đã trả qua Ngân hàng) thì không phản ánh vào tài khoản này. 3. Những khách hàng có giao dịch thƣờng xuyên hoặc có dƣ nợ lớn thì định kỳ phải tiến hành kiểm tra đối chiếu từng khoản nợ đã phát sinh, đã thu hồi, số còn nợ nếu cần thiết có thể yêu cầu khách hàng nhận nợ bằng văn bản. 4. Phải tiến hành phân loại nợ: loại nợ có thể trả đúng, quá hạn, nợ khó đòi hoặc không có khả năng thu hồi để có căn cứ trích lập dự phòng hoặc có biện pháp xử lý đối với các khoản phải thu không đòi đƣợc. Sinh viên: Phạm Thuỳ Dương - Lớp QTL201K 5 Hoàn thiện tổ chức kế toán thanh toán tại Công ty TNHH Thương mại Ngọc Hiếu 1.4.2 Chứng từ, tài khoản và sổ sách sử dụng trong kế toán thanh toán với người mua  Chứng từ, sổ sách sử dụng: - Hoá đơn bán hàng thông thƣờng (hoặc hoá đơn GTGT) do doanh nghiệp lập. - Giấy nhận nợ hoặc lệnh phiếu do khách hàng lập. - Chứng từ thu tiền: Phiếu thu, giấy Báo có… - Bảng kê đối chiếu công nợ phải thu khách hàng - Sổ chi tiết TK 131 từng khách hàng - Bảng tổng hợp chi tiết TK 131 - Sổ Nhật ký chung - Sổ cái TK 131  Tài khoản sử dụng: Để hạch toán các nghiệp vụ thanh toán với ngƣời mua, kế toán sử dụng TK131 “Phải thu khách hàng”. Kết cấu và nội dung phản ánh của tài khoản này bao gồm: Bên Nợ: - Số tiền phải thu của khách hàng về sản phẩm, hàng hoá, BĐS đầu tƣ, TSCĐ đã giao, dịch vụ đã cung cấp và đƣợc xác định là đã bán trong kỳ. - Số tiền thừa trả lại cho khách Bên Có: - Số tiền khách hàng trả nợ. - Số tiền đã ứng trƣớc, trả trƣớc của khách hàng. - Khoản giảm giá hàng bán cho khách hàng đƣợc trừ vào nợ phải thu. - Trị giá hàng đã bán bị ngƣời mua trả lại đƣợc trừ vào nợ phải thu. - Số tiền chiết khấu thanh toán và chiết khấu thƣơng mại cho ngƣời mua đƣợc trừ vào nợ phải thu. Số dƣ bên Nợ: Số tiền còn phải thu từ khách hàng. Tài khoản này có thể có số dƣ bên Có. Số dƣ bên Có phản ánh số tiền nhận trƣớc, hoặc số đã thu nhiều hơn số phải thu của khách hàng chi tiết theo Sinh viên: Phạm Thuỳ Dương - Lớp QTL201K 6 Hoàn thiện tổ chức kế toán thanh toán tại Công ty TNHH Thương mại Ngọc Hiếu từng đối tƣợng cụ thể. Khi lập bảng cân đối kế toán, phải lấy số dƣ chi tiết theo từng đối tƣợng phải thu của tài khoản này để ghi cả hai chỉ tiêu bên “Tài sản” và bên “Nguồn vốn”. 1.4.3 Kế toán các nghiệp vụ thanh toán với người mua 1.4.3.1 Kế toán chi tiết các nghiệp vụ thanh toán với người mua Kế toán chi tiết các nghiệp vụ thanh toán với ngƣời mua đƣợc thể hiện qua sơ đồ sau (sơ đồ 1.1): Sơ đồ 1.1: Trình tự hạch toán chi tiết các nghiệp vụ thanh toán với người mua Chứng từ gốc (1) Sổ chi tiết TK 131 (2) Bảng tổng hợp chi tiết TK 131 (1) Căn cứ vào chứng từ gốc kế toán chi tiết tiến hành ghi vào sổ chi tiết cho từng khách hàng. (2) Cuối kỳ, kế toán tiến hành lập bảng tổng hợp thanh toán với khách hàng, bảng này sẽ dùng để đối chiếu với sổ cái TK 131. 1.4.3.2 Kế toán tổng hợp các nghiệp vụ thanh toán với người mua Kế toán tổng hợp các nghiệp vụ thanh toán với ngƣời mua đƣợc thể hiện qua sơ đồ sau (sơ đồ 1.2): Sinh viên: Phạm Thuỳ Dương - Lớp QTL201K 7 Hoàn thiện tổ chức kế toán thanh toán tại Công ty TNHH Thương mại Ngọc Hiếu Sơ đồ 1.2: Trình tự hạch toán tổng hợp các nghiệp vụ thanh toán với người mua 511 131 (1) 635 (3) 333 (33311) 521, 531,532 (4) 333 (33311) 711 111, 112 (2) (5) 152, 153, 156, 6111… (6) 133 331 (7) 139 (8) 642 Sinh viên: Phạm Thuỳ Dương - Lớp QTL201K 8 Hoàn thiện tổ chức kế toán thanh toán tại Công ty TNHH Thương mại Ngọc Hiếu (1) Tổng số tiền khách hàng phải thanh toán bao gồm doanh thu và thuế GTGT đầu ra (2) Tổng số tiền khách hàng phải thanh toán bao gồm thu nhập khác và thuế GTGT đầu ra (3) Chiết khấu thanh toán (4) Chiết khấu thƣơng mại, giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại và thuế GTGT đầu ra (nếu có). (5) Khách hàng ứng trƣớc hoặc thanh toán tiền hàng (6) Khách hàng thanh toán bằng hàng (theo phƣơng thức hàng đổi hàng) và thuế GTGT đầu vào (nếu có) (7) Bù trừ nợ (8) Nợ khó đòi phải xử lý xoá sổ bao gồm số đã lập dự phòng và số chƣa lập dự phòng 1.4.4 Nội dung kế toán thanh toán với ngƣời bán Các nghiệp vụ thanh toán với ngƣời bán thƣờng xảy ra trong quan hệ mua bán vật tƣ, hàng hoá, dịch vụ... giữa doanh nghiệp với ngƣời bán, nghiệp vụ này phát sinh khi doanh nghiệp mua hàng theo phƣơng thức trả chậm hoặc trả trƣớc tiền hàng, nghĩa là có quan hệ nợ nần giữa doanh nghiệp với ngƣời bán. Khi doanh nghiệp mua chịu thì sẽ phát sinh nợ phải trả, khi doanh nghiệp ứng trƣớc sẽ xuất hiện một khoản phải thu của ngƣời bán. 1.4.5 Nguyên tắc kế toán thanh toán với ngƣời bán 1. Kế toán phải mở sổ chi tiết theo dõi từng đối tƣợng phải trả, theo từng tài khoản nợ và từng lần thanh toán. 2. Trƣờng hợp bán hàng thu tiền ngay (bằng tiền mặt, tiền séc hoặc đã trả qua Ngân hàng) thì không phản ánh vào tài khoản này. 3. Đối với những vật tƣ, hàng hoá, dịch vụ đã nhận, nhập kho nhƣng đến cuối tháng vẫn chƣa có hoá đơn thì sử dụng giá tạm tính để ghi sổ và phải điều chỉnh về giá thực tế khi nhận đƣợc hoá đơn hoặc thông báo giá chính thức của ngƣời bán. Sinh viên: Phạm Thuỳ Dương - Lớp QTL201K 9 Hoàn thiện tổ chức kế toán thanh toán tại Công ty TNHH Thương mại Ngọc Hiếu 4. Khi hạch toán chi tiết các khoản thanh toán với ngƣời bán, kế toán phải hạch toán rõ ràng, rành mạch các khoản chiết khấu thanh toán, chiết khấu thƣơng mại, giảm giá hàng bán của ngƣời bán, ngƣời cung cấp ngoài hoá đơn mua hàng. 1.4.6 Chứng từ, sổ sách và tài khoản sử dụng trong kế toán thanh toán với ngƣời bán  Chứng từ, sổ sách kế toán sử dụng: - Các chứng từ về mua hàng: hợp đồng mua bán, hoá đơn bán hàng( hoặc hoá đơn GTGT) do ngƣời bán lập, biên bản kiểm nghiệm vật tƣ, sản phẩm, hàng hoá, phiếu nhập kho, biên bản giao nhận tài sản cố định… - Chứng từ ứng trƣớc tiền: phiếu thu (do ngƣời bán lập) - Các chứng từ thanh toán tiền mua hàng: phiếu chi, giấy báo nợ, uỷ nhiệm chi, séc… - Biên bản đối chiếu công nợ - Biên bản bù trừ công nợ - Phiếu nhập kho - Sổ chi tiết TK 331 từng đối tƣợng phải trả - Bảng tổng hợp chi tiết TK 331 - Sổ Nhật ký chung - Sổ Cái TK 331  Tài khoản sử dụng: Để hạch toán các nghiệp vụ thanh toán với ngƣời mua, kế toán sử dụng TK 331 “ Phải trả người bán”. Kết cấu và nội dung phản ánh của tài khoản này bao gồm: Bên Nợ: - Số tiền đã trả cho ngƣời bán vật tƣ, hàng hoá, ngƣời cung cấp dịch vụ, ngƣời nhận thầu xây lắp. - Số tiền ứng trƣớc cho ngƣời bán, ngƣời cung cấp, ngƣời nhận thầu xây lắo nhƣng chƣa nhận đƣợc vật tƣ, hàng hoá, dịch vụ, khối lƣợng sản phẩm xây lắp hoàn thành bàn giao. Sinh viên: Phạm Thuỳ Dương - Lớp QTL201K 10 Hoàn thiện tổ chức kế toán thanh toán tại Công ty TNHH Thương mại Ngọc Hiếu - Số tiền ngƣời bán chấp thuận giảm giá hàng hoá hoặc dịch vụ đã giao theo hợp đồng. - Chiết khấu thanh toán và chiết khấu thƣơng mại đƣợc ngƣời bán chấp thuận cho doanh nghiệp giảm trừ vào khoản nợ phải trả cho ngƣời bán. - Giá trị vật tƣ, hàng hoá thiếu hụt, kém phẩm chất khi kiểm nhận và trả lại cho ngƣời bán. Bên Có: - Số tiền phải trả cho ngƣời bán vật tƣ, hàng hoá, ngƣời cung cấp dịch vụ và ngƣời nhận thầu xây lắp. - Điều chỉnh số chênh lệch giữa giá tạm tính nhỏ hơn giá thực tế của số vật tƣ, hàng hoá, dịch vụ đã nhận, khi có hoá đơn hoặc thông báo giá chính thức. Số dư bên Có: Số tiền còn phải trả cho ngƣời bán, ngƣời cung cấp, ngƣời nhận thầu xây lắp. Tài khoản này có thể có số dƣ bên Nợ. Số dƣ bên Nợ (nếu có) phản ánh số tiền đã ứng trƣớc cho ngƣời bán hoặc số tiền đã trả nhiều hơn số phải trả cho ngƣời bán theo chi tiết của từng đối tƣợng cụ thể. Khi lập Bảng Cân đối kế toán, phải lấy số dƣ chi tiết của từng đối tƣợng phản ánh ở tài khoản này để ghi hai chỉ tiêu bên “Tài sản” và bên “Nguồn vốn”. 1.4.7 Kế toán các nghiệp vụ thanh toán với ngƣời bán 1.4.7.1 Kế toán chi tiết các nghiệp vụ thanh toán với người bán Kế toán chi tiết các nghiệp vụ thanh toán với ngƣời bán đƣợc thể hiện qua sơ đồ sau (sơ đồ 1.3): Sơ đồ 1.3: Trình tự hạch toán các nghiệp vụ thanh toán với người bán Chứng từ gốc (1) Sổ chi tiết TK 331 (2) Bảng tổng hợp chi tiết TK 331 (1) Căn cứ các chứng từ gốc về thanh toán với ngƣời bán, kế toán chi tiết ghi vào sổ chi tiết TK 331 đƣợc mở riêng cho từng nhà cung cấp. Mẫu sổ chi tiết TK 331 đã đƣợc bộ tài chính ban hành và hƣớng dẫn cách ghi chép. Sinh viên: Phạm Thuỳ Dương - Lớp QTL201K 11 Hoàn thiện tổ chức kế toán thanh toán tại Công ty TNHH Thương mại Ngọc Hiếu (2) Cuối kỳ kế toán lập bàng tổng hợp chi tiết về việc thanh toán với ngƣời bán. Bảng tổng hợp này sẽ là căn cứ đối chiếu với sổ cái TK 331. 1.4.7.2. Kế toán tổng hợp nghiệp vụ thanh toán với người bán Kế toán tổng hợp các nghiệp vụ thanh toán với ngƣời bán đƣợc thể hiện qua sơ đồ sau (sơ đồ 1.4): Sơ đồ 1.4: Trình tự hạch toán tổng hợp các nghiệp vụ thanh toán với người bán 111, 112, 141, 311,… 151, 152, 153, 155, 156, 211, 213 331 (1) (5) 133 131 (2) 142, 242, 627, 641, 642 152, 153, 156, 211, 611 (6) (3) 121, 228, 241 133 (7) 515 (4) (1) Ứng trƣớc tiền cho ngƣời bán, thanh toán các khoản phải trả (2) Bù trừ các khoản phải thu, phải trả (3) Giảm giá hàng mua, hàng mua trả lại, chiết khấu thƣơng mại và thuế GTGT đầu vào tƣơng ứng (4) Chiết khấu thanh toán Sinh viên: Phạm Thuỳ Dương - Lớp QTL201K 12 Hoàn thiện tổ chức kế toán thanh toán tại Công ty TNHH Thương mại Ngọc Hiếu (5) Mua vật tƣ, hàng hoá về nhập kho và mua TSCĐ có thuế VAT đầu vào (6) Mua vật tƣ hàng hoá đƣa ngay vào sử dụng, dịch vụ mua ngoài (7) Phải trả ngƣời bán về mua chứng khoán, về mua sắm TSCĐ, XDCB hoặc sửa chữa lớn. 1.5 Nội dung kế toán các nghiệp vụ thanh toán có liên quan đến ngoại tệ 1.5.1 Tỷ giá và quy định về tỷ giá sử dụng  Tỷ giá: Tỷ giá hối đoái đƣợc hiểu là giá của một đơn vị ngoại tệ tính theo đồng nội tệ. Đây chính là giá cả của ngoại tệ trên thị trƣờng và đƣợc xác định dựa trên quan hệ cung cầu về ngoại tệ. Đƣợc coi là mấu chốt trong quản lý kinh tế vĩ mô, Tỷ giá hối đoái có tác động ngƣợc trở lại đến các mối quan hệ kinh tế, lên cán cân thanh toán quốc tế, lên giá cả hàng hoá trong nƣớc và lƣu thông tiền tệ... Nhìn chung, tỷ giá hối đoái đƣợc chia thành nhiều loại khác nhau tuỳ vào mục đích xem xét, nghiên cứu mà chúng ta quyết định sử dụng loại tỷ giá nào. Tỷ giá hối đoái danh nghĩa là giá của một đơn vị ngoại tệ tính theo nội tệ và chƣa tính đến sức mua của đồng tiền. Tỷ giá hối đoái thực là tỷ giá danh nghĩa đã đƣợc điều chỉnh theo giá tƣơng đối giữa các nƣớc. Tỷ giá này tăng lên đồng tiền trong nƣớc đƣợc coi là bị giảm giá thực so với đồng tiền nƣớc ngoài và khi tỷ giá này giảm thì đồng tiền trong nƣớc đƣợc coi là bi tăng giá thực so với đồng tiền nƣớc ngoài. Tỷ giá hối đoái hiệu quả thực là tỷ giá đƣợc điều chỉnh theo một số các tỷ giá thực của các nƣớc đối tác thƣơng mại. Tỷ giá này đƣợc xem là thƣớc đo hữu hiệu khả năng cạnh tranh của một nƣớc trong quan hệ thƣơng mại với các nƣớc khác bởi nó xét đến tỷ giá thực giữa đồng tiền của một nƣớc với nhiều nƣớc tham gia trao đổi thƣơng mại với nƣớc đó. Tỷ giá hối đoái thực cân bằng là mức tỷ giá mà tại đó nền kinh tế đồng thời đạt cân bằng bên trong (cân bằng trên thị trƣờng hàng hoá phi mậu dịch) và cân bằng bên ngoài (cân bằng tài khoản vãng lai). Tỷ giá thực cân bằng có mối quan hệ mật thiết với các biến số kinh tế khác, nó thể hiện độ nhạy của các biến kinh tế đối với chính sách kinh tế vĩ mô đặc biệt là trong ngắn và trung hạn. Sinh viên: Phạm Thuỳ Dương - Lớp QTL201K 13 Hoàn thiện tổ chức kế toán thanh toán tại Công ty TNHH Thương mại Ngọc Hiếu Sự hình thành tỷ giá hối đoái là quá trình tác động của nhiều yếu tố chủ quan và khách quan. Nhìn chung, có ba yếu tố chính tác động đến tỷ giá. Đó là mối quan hệ cung cầu về ngoại tệ, độ lệch về lãi suất và lạm phát giữa các nƣớc. Ngoài những yếu tố nêu trên tỷ giá hối đoái còn chịu ảnh hƣởng của các yếu tố khác, chẳng hạn nhƣ yếu tố tâm lý, chính sách của chính phủ, uy tín của đồng tiền…  Các quy định về tỷ giá sử dụng: 1. Các doanh nghiệp có nghiệp vụ kinh tế phát sinh bằng ngoại tệ phải thực hiện ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính theo một đơn vị tiền tệ thống nhất là Đồng Việt Nam, hoặc đơn vị tiền tệ chính thức sử dụng trong kế toán (Sau khi đƣợc chấp thuận của Bộ Tài chính). Việc quy đổi đồng ngoại tệ ra đồng Việt Nam, hoặc ra đơn vị tiền tệ chính thức sử dụng trong kế toán về nguyên tắc doanh nghiệp phải căn cứ vào tỷ giá hối đoái tại ngày giao dịch là tỷ giá giao dịch thực tế của nghiệp vụ kinh tế phát sinh hoặc tỷ giá giao dịch bình quân trên thị trƣờng ngoại tệ liên ngân hàng do Ngân hàng Nhà nƣớc Việt Nam công bố để ghi sổ kế toán. 2. Doanh nghiệp đồng thời phải theo dõi nguyên tệ trên sổ kế toán chi tiết các Tài khoản: Tiền mặt, Tiền gửi Ngân hàng, Tiền đang chuyển, Các khoản phải thu, Các khoản phải trả và Tài khoản 007 “Ngoại tệ các loại” (Tài khoản ngoài Bảng Cân đối kế toán). 3. Đối với Tài khoản thuộc loại doanh thu, hàng tồn kho, TSCĐ, chi phí sản xuất, kinh doanh, chi phí khác, bên Nợ các Tài khoản vốn bằng tiền, Nợ phải thu, bên có các tài khoản Nợ phải trả khi phát sinh các nghiệp vụ kinh tế bằng ngoại tệ phải đƣợc ghi sổ kế toán bằng Đồng Việt Nam, hoặc bằng đơn vị tiền tệ chính thức sử dụng trong kế toán theo tỷ giá hối đoái tại ngày giao dịch (Là tỷ giá giao dịch thực tế hoặc tỷ giá giao dịch bình quân trên thị trƣờng ngoại tệ liên ngân hàng do Ngân hàng Nhà nƣớc Việt Nam công bố tại thời điểm nghiệp vụ kinh tế phát sinh). Sinh viên: Phạm Thuỳ Dương - Lớp QTL201K 14 Hoàn thiện tổ chức kế toán thanh toán tại Công ty TNHH Thương mại Ngọc Hiếu 4. Đối với bên Có của các Tài khoản vốn bằng tiền, khi phát sinh các nghiệp vụ kinh tế bằng ngoại tệ phải đƣợc ghi sổ kế toán bằng Đồng Việt Nam, hoặc bằng đơn vị tiền tệ chính thức sử dụng trong kế toán theo tỷ giá ghi trên sổ kế toán (Theo một trong các phƣơng pháp : tỷ giá đích danh; tỷ giá bình quân gia quyền, tỷ giá nhập trƣớc, xuất trƣớc; tỷ giá nhập sau, xuất trƣớc). 5. Đối với bên Nợ của các Tài khoản Nợ phải trả, hoặc bên Có của các Tài khoản Nợ phải thu, khi phát sinh cách nghiệp vụ kinh tế bằng ngoại tệ phải đƣợc ghi sổ kế toán bằng Đồng Việt Nam, hoặc bằng đơn vị tiền tệ chính thức sử dụng trong kế toán theo tỷ giá ghi trên sổ kế toán. 6. Cuối năm tài chính, doanh nghiệp phải đánh giá lại các khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ theo tỷ giá giao dịch bình quân trên thị trƣờng ngoại tệ liên ngân hàng do Ngân hàng Nhà nƣớc Việt Nam công bố tại thời điểm cuối năm tài chính. 7. Trƣờng hợp mua, bán ngoại tệ bằng Đồng Việt Nam thì hạch toán theo tỷ giá thực tế mua, bán. 1.5.2 Kế toán các nghiệp vụ thanh toán với người mua, người bán có liên quan đến ngoại tệ. Kế toán các nghiệp vụ thanh toán với ngƣời mua, ngƣời bán có liên quan đến ngoại tệ thể hiện qua các sơ đồ sau: Sinh viên: Phạm Thuỳ Dương - Lớp QTL201K 15 Hoàn thiện tổ chức kế toán thanh toán tại Công ty TNHH Thương mại Ngọc Hiếu Sơ đồ 1.5: Kế toán chênh lệch tỷ giá hối đoái phát sinh giai đoạn đầu tư XDCB (Trước hoạt động) 111, 112 Ghi theo tỷ giá ghi sổ, theo 1 trong các phƣơng pháp: Tỷ giá đích danh; bình quân gia quyền; nhập trƣớc, xuất trƣớc; Nhập sau xuất trƣớc. 151,152,153, 211,213,241 331 Khi trả tiền cho ngƣời bán 413 (4132) Số chênh lệch giữa tỷ giá ghi sổ > tỷ giá ghi sổ ghi nhận nợ phải trả ngƣời bán Số chênh lệch giữa tỷ giá ghi sổ < tỷ giá ghi sổ ghi nhận nợ phải trả ngƣời bán Khi trả tiền cho ngƣời bán Nếu mua trả tiền ngay cho ngƣời bán 413 (4132) Số tiền phải trả ngƣời bán Trị giá vật tƣ, hàng hoá,dịch vụ, TSCĐ, thiết bị mua vào, khối lƣợng xây dựng lắp đặtdo bên nhận thầu bàn giao. Số chênh lệch giữa Số chênh lệch giữa tỷ giá ghi sổ > tỷ giá hối tỷ giá ghi sổ < tỷ giá hối đoái ngày giao dịch đoái ngày giao dịch Nếu mua trả tiền ngay cho ngƣời bán Sinh viên: Phạm Thuỳ Dương - Lớp QTL201K 16 Hoàn thiện tổ chức kế toán thanh toán tại Công ty TNHH Thương mại Ngọc Hiếu Sơ đồ 1.6: Kế toán chênh lêch tỷ giá hối đoái thanh toán với người mua phát sinh trong giai đoạn hoạt động SXKD 111 (1112), 112 (1122) 131 511,711 Doanh thu, thu nhập khác (tỷ giá hối đoái giao dịch Tỷ giá ghi sổ kế toán Số tiền phải thu khách hàng thực tế hoặc tỷ giá BQLNH) ngày nhận nợ (tỷ giá hối đoái ngày nhận nợ) 515 635 Lỗ chênh lệch tỷ giá hối đoái Lãi chênh lệch tỷ giá hối đoái (tỷ giá ghi sổ kế toán ngày nhận nợ nhỏ hơn tỷ giá ngày trả nợ) (tỷ giá ghi sổ kế toán ngày nhận nợ lớn hơn ngày trả nợ) Sơ đồ 1.7: Kế toán chênh lệch tỷ giá hối đoái thanh toán với người bán phát sinh trong giai đoạn SXKD 111 (1112), 112 (1122) 331 Số tiền phải trả ngƣời bán (theo tỷ giá ngày nhận nợ) Các TK liên quan Nợ phải trả ngƣời bán (theo tỷ giá giao dịch thực tế hoặc tỷ giá giao dịch BQLNH tại ngày giao dịch) 515 635 Lãi tỷ giá hối đoái (tỷ giá hối Lỗ tỷ giá hối đoái (tỷ giá hối đoái ngày chi tiền trả nợ nhỏ hơn tỷ giá hối đoái ngày nhận nợ) đoái ngày chi tiền trả nợ lớn hơn tỷ giá hối đoái ngày nhận nợ) Sinh viên: Phạm Thuỳ Dương - Lớp QTL201K 17 Hoàn thiện tổ chức kế toán thanh toán tại Công ty TNHH Thương mại Ngọc Hiếu Sơ đồ 1.8: Kế toán xử lý chênh lệch tỷ giá hối đoái trong giai đoạn đầu tư XDCB (Trước hoạt động) 515 338 (3387) 242 413 (4132) 635 Định kỳ phân bổ K/c số dƣ Có TK 4132 K/c số dƣ Nợ TK 4132 Định kỳ phân bổ lãi tỷ giá hối đoái để phân bổ dần số lãi tỷ giá hối đoái của giai đoạn đầu tƣ XDCB lỗ tỷ giá hối đoái để phân bổ dần số lỗ tỷ giá hối đoái của giai đoạn đầu tƣ XDCB K/c toàn bộ số lãi tỷ giá hối đoái (số dƣ Có TK 4132) của giai đoạn đầu tƣ XDCB vào doanh thu hoạt động tài chính K/c toàn bộ số lỗ tỷ giá hối đoái (số dƣ Nợ TK 4132) của giai đoạn đầu tƣ XDCB vào chi phí tài chính Sơ đồ 1.9: Kế toán chênh lệch tỷ giá hối đoái do đánh giá lại các khoản thanh toán cuối năm tài chính của hoạt độngSXKD Chênh lệch tỷ giá giảm khi cuối kỳ đánh giá các khoản phải thu của khách hàng bằng ngoại tệ 413 (4131, 4132) 131 Chênh lệch tỷ giá tăng khi cuối kỳ đánh giá các khoản phải thu của khách hàng bằng ngoại tệ 331 Lãi CLTG do đánh giá lại cuối năm Lỗ CLTG do đánh giá lại cuối năm Sinh viên: Phạm Thuỳ Dương - Lớp QTL201K 18 Hoàn thiện tổ chức kế toán thanh toán tại Công ty TNHH Thương mại Ngọc Hiếu 1.6 Đặc điểm kế toán thanh toán theo các hình thức kế toán Thực hiện ghi chép vào sổ sách kế toán là công việc có khối lƣợng rất lớn và phải thực hiện thƣờng xuyên, hàng ngày. Do đó, cần phải tổ chức một cách khoa học, hợp lý hệ thống kế toán mới có thể tạo điều kiện nâng cao năng suất lao động của nhân viên kế toán, đảm bảo cung cấp đầy đủ kịp thời các chỉ tiêu kinh tế theo yêu cầu của công tác quản lý tại doanh nghiệp hoặc các báo cáo kế toán gửi cho cấp trên hay tại cơ quan nhà nƣớc. Hình thức tổ chức sổ kế toán trong doanh nghiệp bao gồm: Số lƣợng các mẫu sổ, kết cấu từng loại sổ, trình tự và phƣơng pháp ghi chép từng loại sổ, mối quan hệ giữa các loại sổ kế toán với nhau và giữa sổ kế toán và báo cáo kế toán. Việc lựa chọn nội dung và hình thức tổ chức sổ kế toán cho phù hợp với doanh nghiệp phụ thuộc vào một số điều kiện sau: + Đặc điểm của từng loại hình hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, tính chất phức tạp của hoạt động tài chính, quy mô doanh nghiệp lớn hay nhỏ, khối lƣợng nghiệp vụ kinh tế phát sinh nhiều hay ít. + Yêu cầu của công tác quản lý, trình độ của cán bộ quản lý. + Trình độ nghiệp vụ và năng lực công tác của nhân viên kế toán. + Điều kiện và phƣơng tiện vật chất phục vụ cho công tác kế toán. Hiện nay, theo chế độ quy định có 5 hình thức tổ chức sổ kế toán : - Nhật ký- sổ cái - Nhật ký chung - Nhật ký chứng từ - Chứng từ ghi sổ - Kế toán máy Mỗi hình thức đều có ƣu nhƣợc điểm riêng và chỉ thực sự phát huy tác dụng trong những điều kiện thích hợp. 1.6.1 Hình thức kế toán Nhật ký chung Trong điều kiện kế toán thủ công, hình thức này áp dụng trong loại hình kinh doanh đơn giản, quy mô hoat động vừa và nhỏ. Trình độ quản lý, trình độ kế toán thấp, có nhu cầu phân công lao động kế toán. Sinh viên: Phạm Thuỳ Dương - Lớp QTL201K 19