Tài liệu Hoàn thiện tổ chức hồ sơ kiểm toán trong kiểm toán báo cáo tài chính tại công ty dịch vụ tư vấn tài chính kế toán và kiểm toán

Website: http://www.docs.vn Email :[email protected] Tel : 0918.775.368 Khãa luËn tèt nghiÖp Khoa KÕ to¸n LỜI MỞ ĐẦU Cơ chế thị trường đã và đang mở ra một thời kỳ phát triển sôi động nhưng cũng đầy rủi ro cho nền kinh tế Việt Nam. Trong đó những thông tin tài chính là mối quan tâm của nhiều người làm công tác quản lý trong nội bộ doanh nghiệp cũng như bên ngoài doanh nghiệp. Vì vậy sự chính xác của các thông tin kinh tế tài chính là một đòi hỏi cần được đáp ứng kịp thời. Kiểm toán là hoạt động đem lại niềm tin cho những người quan tâm đến tình hình tài chính của doanh nghiệp. Trách nhiệm pháp lý cao đòi hỏi kiểm toán viên và Công ty kiểm toán phải chú trọng đến chất lượng kiểm toán. Trong một cuộc kiểm toán thì hồ sơ kiểm toán đóng vai trò rất quan trọng. Nó không chỉ là phương tiện lưu giữ những bằng chứng thông tin quan trọng giúp kiểm toán viên đưa ra những kết luận mà còn là cơ sở pháp luật cho việc kiểm soát và đánh giá chất lượng cuộc kiểm toán đã tiến hành. Nhận thức được tầm quan trọng của việc lập hồ sơ kiểm toán, cùng với những kiến thức thực tế có được qua thời gian thực tập tại Công ty Dịch vụ Tư vấn Tài chính Kế toán và Kiểm toán (AASC), em đã chọn đề tài: “Hoàn thiện tổ chức hồ sơ kiểm toán trong kiểm toán báo cáo tài chính tại Công ty Dịch vụ Tư vấn Tài chính Kế toán và Kiểm toán” nhằm tìm hiểu rõ hơn về cách thức lập, tổ chức lưu trữ, sử dụng và bảo quản các tài liệu trong hồ sơ kiểm toán báo cáo tài chính tại Công ty Dịch vụ Tư vấn Tài chính Kế toán và Kiểm toán. Khóa luận tốt nghiệp, ngoài lời mở đầu và kết luận, bao gồm ba phần chính: Chương I: Những vấn đề lý luận cơ bản về hồ sơ kiểm toán. Chương II: Thực tế tổ chức hệ thống hồ sơ kiểm toán trong kiểm toán báo cáo tài chính tại Công ty Dịch vụ Tư vấn Tài chính Kế toán và Kiểm toán. NguyÔn ThÞ TuyÕt Trinh KiÓm to¸n 45A Website: http://www.docs.vn Email :[email protected] Tel : 0918.775.368 Khãa luËn tèt nghiÖp Khoa KÕ to¸n Chương III: Một số nhận xét đánh giá và phương hướng hoàn thiện công tác tổ chức hồ sơ kiểm tại AASC. Do giới hạn về thời gian và điều kiện thực tế còn nhiều hạn chế việc tiếp cận nghiên cứu đề tài mới chỉ dừng lại ở mức độ kết hợp giữa nghiên cứu lý luận với quan sát thực tiễn, phỏng vấn,..cho nên vấn đề chưa được giải quyết cụ thể. Em xin chân thành cảm ơn Thạc sỹ Bùi Thị Minh Hải và các anh chị đang công tác tại phòng Kiểm toán các ngành sản xuất vật chất tại Công ty Dịch vụ Tư vấn Tài chính Kế toán và Kiểm toán (AASC) đã tận tình giúp đỡ em hoàn thành khóa luận thực tập này. NguyÔn ThÞ TuyÕt Trinh KiÓm to¸n 45A Website: http://www.docs.vn Email :[email protected] Tel : 0918.775.368 Khãa luËn tèt nghiÖp Khoa KÕ to¸n CHƢƠNG 1: NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ HỒ SƠ KIỂM TOÁN 1.1.Khái niệm kiểm toán Thuật ngữ “kiểm toán” xuất hiện trên thế giới từ lâu nhưng thực sự mới được sử dụng ở nước ta từ hơn một chục năm cuối thế kỷ XX. Kiểm toán không chỉ giới hạn ở kiểm toán các bảng khai tài chính hay tài liệu kế toán mà nó còn thâm nhập vào nhiều lĩnh vực khác nhau như hiệu quả của các hoạt động kinh tế, hiệu năng của quản lý xã hội, hiệu lực của hệ thống pháp lý trong từng hoạt động,…Trong quá trình sử dụng thuật ngữ này có thể hiểu: “Kiểm toán là xác minh và bày tỏ ý kiến về thực trạng hoạt động cần được kiểm toán bằng hệ thống các phương pháp kỹ thuật của kiểm toán chứng từ và kiểm toán ngoài chứng từ do các kiểm toán viên có trình độ nghiệp vụ tương xứng thực hiện trên cơ sở hệ thống pháp lý có hiệu lực”.(*) Tùy theo từng tiêu thức mà có thể phân loại kiểm toán thành nhiều loại khác nhau. Theo đối tượng kiểm toán, kiểm toán được phân thành kiểm toán tài chính, kiểm toán hoạt động và kiểm toán liên kết. Theo hệ thống bộ máy kiểm toán, kiểm toán được phân thành kiểm toán nhà nước, kiểm toán độc lập và kiểm toán nội bộ. Trong các loại hình kiểm toán này thì kiểm toán tài chính là hoạt động đặc trưng nhất của kiểm toán. Đặc trưng cơ bản đó bắt nguồn từ chính đối tượng kiểm toán, từ quan hệ giữa chủ thể và khách thể kiểm toán, từ chức năng của kiểm toán, từ phương pháp kiểm toán, từ cơ sở pháp lý thực hiện kiểm toán. 1.2.Đối tƣợng, chức năng và phƣơng pháp kiểm toán tài chính. Đối tượng kiểm toán tài chính là các bảng khai tài chính trong đó bộ phận quan trọng nhất là báo cáo tài chính. Hiện nay theo quy định của Nhà (*): Chủ biên GS.TS Nguyễn Quang Quynh, giáo trình Lý thuyết kiểm toán, NXB Tài chính, năm 2005, tr. 40 NguyÔn ThÞ TuyÕt Trinh KiÓm to¸n 45A Website: http://www.docs.vn Email :[email protected] Tel : 0918.775.368 Khãa luËn tèt nghiÖp Khoa KÕ to¸n nước các báo cáo tài chính bắt buộc phải lập đối với mỗi doanh nghiệp là: Bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả kinh doanh, báo cáo lưu chuyển tiền tệ và thuyết minh báo cáo tài chính. Ngoài báo cáo tài chính ra thì bảng khai tài chính còn bao gồm những bảng kê khai có tính pháp lý khác như: bảng kê khai tài sản cá nhân, bảng kê khai tài sản đặc biệt,…Để xác minh và bày tỏ ý kiến về bảng khai tài chính, kiểm toán tài chính phải tiến hành liên kết các tài liệu kế toán, các hoạt động kinh doanh và tổ chức quản lý của từng khách thể kiểm toán nhằm xác minh độ tin cậy của các thông tin trong bảng khai tài chính. Trong kiểm toán tài chính có hai cách cơ bản để phân chia đối tượng kiểm toán thành các phần hành kiểm toán là phân chia theo khoản mục và phân chia theo chu trình. Phân chia theo khoản mục là cách phân chia theo từng khoản mục hoặc nhóm khoản mục theo thứ tự trong bảng khai tài chính vào một phần hành. Phân chia theo chu trình là cách chia căn cứ vào mối liên hệ chặt chẽ lẫn nhau giữa các khoản mục, các yếu tố trong một chu trình chung của hoạt động tài chính. Tùy thuộc vào cách phân chia đối tượng kiểm toán thành các phần hành mà có cách thức tổ chức hồ sơ kiểm toán cho phù hợp. Kiểm toán tài chính là một loại hình của kiểm toán nên nó cũng có chức năng của kiểm toán nói chung là xác minh và bày tỏ ý kiến. Chức năng xác minh nhằm khẳng định mức độ trung thực của tài liệu, tính pháp lý của việc thực hiện các nghiệp vụ hay lập các bảng khai. Kết quả của chức năng xác minh được thể hiện trên báo cáo kiểm toán. Báo cáo kiểm toán về báo cáo tài chính nhằm xác minh độ trung thực của các thông tin được trình bày trên báo cáo tài chính cùng với việc tuân thủ các chuẩn mực, hoặc chế độ kế toán hiện hành khi lập báo cáo tài chính này. Chức năng bày tỏ ý kiến bao gồm cả kết luận về chất lượng thông tin và cả pháp lý, tư vấn qua xác minh. Trong kiểm toán báo cáo tài chính, chức năng bày tỏ ý kiến thường được thể hiện thông NguyÔn ThÞ TuyÕt Trinh KiÓm to¸n 45A Website: http://www.docs.vn Email :[email protected] Tel : 0918.775.368 Khãa luËn tèt nghiÖp Khoa KÕ to¸n qua thư quản lý. Về chức năng xác minh và bày tỏ ý kiến, kiểm toán tài chính hướng tới công khai tài chính giữa các bên có lợi ích khác nhau và từ đó thu thập bằng chứng đầy đủ và tin cậy. Để thực hiện chức năng xác minh và bày tỏ ý kiến kiểm toán tài chính cũng sử dụng các phương pháp kiểm toán chứng từ (kiểm toán cân đối, đối chiếu logic, đối chiếu trực tiếp) và kiểm toán ngoài chứng từ (kiểm kê, thực nghiệm, điều tra). Tuy nhiên do kiểm toán tài chính có đối tượng cụ thể khác nhau, chức năng cụ thể khác nhau, khách thể kiểm toán khác nhau nên cách thức kết hợp các phương pháp kiểm toán cũng khác nhau. Trong một cuộc kiểm toán tài chính phải thực hiện cả hai loại thử nghiệm để thu thập bằng chứng kiểm toán đầy đủ và thích hợp là thử nghiệm cơ bản và thử nghiệm tuân thủ. Thử nghiệm cơ bản là việc thẩm tra lại các thông tin biểu hiện bằng tiền phản ánh trên bảng tổng hợp bằng việc kết hợp các phương pháp kiểm toán chứng từ và kiểm toán ngoài chứng từ theo trình tự và cách thức kết hợp xác định. Thử nghiệm tuân thủ là dựa vào kết quả của hệ thống kiểm soát nội bộ khi hệ thống này tồn tại và hoạt động có hiệu lực. Để khẳng định sự tồn tại và hiệu lực này cần khảo sát thẩm tra và đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ. Thử nghiệm tuân thủ chỉ được thực hiện khi thấy hệ thống kiểm soát nội bộ tồn tại và được đánh giá là hoạt động có hiệu lực. Tuy nhiên trong trường hợp này thử nghiệm cơ bản vẫn được thực hiện. Trong trường hợp hệ thống kiểm soát nội bộ không tồn tại hoặc hoạt động không hiệu lực thì kiểm toán tài chính sẽ không thực hiện thử nghiệm tuân thủ mà tăng cường thử nghiệm cơ bản với quy mô lớn để đảm bảo độ tin cậy của các kết luận kiểm toán. Trong kiểm toán tài chính, việc vận dụng các phương pháp kiểm toán chứng từ và kiểm toán ngoài chứng từ vào việc xác minh các nghiệp vụ, các số dư tài khoản hoặc các khoản mục cấu thành bảng khai tài chính theo các NguyÔn ThÞ TuyÕt Trinh KiÓm to¸n 45A Website: http://www.docs.vn Email :[email protected] Tel : 0918.775.368 Khãa luËn tèt nghiÖp Khoa KÕ to¸n cách thức hay trình tự xác định được gọi là trắc nghiệm. Việc kết hợp giữa các phương pháp kiểm toán cơ bản cũng khác nhau cả về số lượng và trình tự kết hợp từ đó hình thành nên 3 loại trắc nghiệm cơ bản: trắc nghiệm công việc, trắc nghiệm trực tiếp số dư và trắc nghiệm phân tích. Trắc nghiệm công việc được hiểu là cách thức và trình tự rà soát các nghiệp vụ hay hoạt động cụ thể trong quan hệ với sự tồn tại và hiệu lực của hệ thống kiểm soát nội mà trước hết là hệ thống kế toán. Trắc nghiệm công việc hướng vào hai mặt của tổ chức kế toán là thủ tục kế toán và độ tin cậy của thông tin kế toán. Căn cứ vào hai mặt này mà trắc nghiệm công việc được phân thành trắc nghiệm đạt yêu cầu và trắc nghiệm độ vững chãi. Trắc nghiệm đạt yêu cầu của công việc là trình tự rà soát các thủ tục kế toán hay thủ tục quản lý có liên quan đến đối tượng kiểm toán. Nếu đối tượng rà soát có thể dựa trên dấu vết thì kiểm toán viên có thể đối chiếu chữ ký trên chứng từ, chức trách và quyền hạn của người phê duyệt. Nếu đối tượng rà soát không có dấu vết kiểm toán viên có thể thực hiện phương pháp phỏng vấn hoặc quan sát. Trắc nghiệm độ vững chãi của công việc là trình tự rà soát các thông tin về giá trị trong hành tự kế toán. Kiểm toán viên phải tính toán lại số tiền trên các chứng từ kế toán như các kế toán viên đã làm và so sánh số tiền trên chứng từ kế toán và các sổ sách có liên quan. Trắc nghiệm trực tiếp số dư là cách thức kết hợp các phương pháp cân đối, phân tích, đối chiếu trực tiếp với kiểm kê và điều tra thực tế để xác định độ tin cậy của số dư cuối kỳ hoặc tổng số phát sinh. Trắc nghiệm này được thực hiện tùy thuộc vào kết quả của trắc nghiệm đạt yêu cầu của công việc và trắc nghiệm độ vững chãi của công việc. Trắc nghiệm phân tích là cách thức xem xét các mối quan hệ kinh tế và xu hướng biến động của các chỉ tiêu kinh tế thông qua việc kết hợp giữa đối NguyÔn ThÞ TuyÕt Trinh KiÓm to¸n 45A Website: http://www.docs.vn Email :[email protected] Tel : 0918.775.368 Khãa luËn tèt nghiÖp Khoa KÕ to¸n chiếu trực tiếp, đối chiếu logic, cân đối giữa trị số của các chỉ tiêu hoặc các bộ phận cấu thành chỉ tiêu. 1.3.Khái quát về hồ sơ kiểm toán 1.3.1.Khái niệm hồ sơ kiểm toán Do bằng chứng kiểm toán được thu thập bằng nhiều thủ tục và từ nhiều nguồn gốc khác nhau, nên chúng cần được biểu hiện bằng các tài liệu và sắp xếp theo những nguyên tắc nhất định để giúp kiểm toán viên quản lý công việc, làm cơ sở để hình thành ý kiến và dẫn chứng để bảo vệ ý kiến của mình. Mặt khác trong quá trình làm việc những kế hoạch, chương trình kiểm toán, các thủ tục kiểm toán đã áp dụng,…cần được ghi chép và lưu trữ để phục vụ cho cuộc kiểm toán và để chứng minh đã tiến hành công việc theo đúng các chuẩn mực kiểm toán. Tất cả phải được thu thập và lưu trữ trong hồ sơ kiểm toán. VSA 230 “Hồ sơ kiểm toán” định nghĩa: “Hồ sơ kiểm toán là các tài liệu do kiểm toán viên lập, thu thập, phân loại, sử dụng và lưu trữ. Tài liệu trong hồ sơ kiểm toán được thể hiện trên giấy, trên phim, ảnh, trên phương tiện tin học hay bất kỳ phương tiện lưu trữ nào khác theo quy định của pháp luật hiện hành.” Hồ sơ kiểm toán bao gồm mọi thông tin cần thiết liên quan đến cuộc kiểm toán đủ làm cơ sở cho việc hình thành ý kiến kiểm toán viên và chứng minh rằng cuộc kiểm toán đã được thực hiện theo đúng các chuẩn mực kiểm toán Việt Nam (hoặc chuẩn mực kiểm toán quốc tế được chấp nhận). Theo những chuẩn mực và nguyên tắc chỉ đạo kiểm toán quốc tế thì: “Hồ sơ kiểm toán là các dẫn chứng bằng tài liệu về quá trình làm việc của kiểm toán viên, về các bằng chứng thu thập được để hỗ trợ quá trình kiểm toán và làm cơ sở pháp lý cho ý kiến của kiểm toán viên trên các báo cáo kiểm toán.” (Những chuẩn mực và nguyên tắc chỉ đạo kiểm toán quôc tế, 1992, trang 85). NguyÔn ThÞ TuyÕt Trinh KiÓm to¸n 45A Website: http://www.docs.vn Email :[email protected] Tel : 0918.775.368 Khãa luËn tèt nghiÖp Khoa KÕ to¸n Theo giáo trình kiểm toán của ALVIN.ARENS - JAMESK.LOEBBECKE hồ sơ kiểm toán là: “Tư liệu là sổ sách của kiểm toán viên ghi chép về các thủ tục áp dụng, các cuộc khảo sát thực hiện, thông tin thu được và kết luận thích hợp đạt được trong công tác kiểm toán. Các tư liệu phải bao gồm tất cả các thông tin mà kiểm toán viên cho là cần thiết để tiến hành quá trình kiểm tra đầy đủ và cung cấp căn cứ cho báo cáo kiểm toán.” (*) Qua các khái niệm trên chúng ta có thể đưa ra một khái niệm khái quát nhất về hồ sơ kiểm toán: Hồ sơ kiểm toán là tập hợp tất cả các giấy tờ làm việc của kiểm toán viên, chứa đựng những thông tin mà kiểm toán viên thu thập được, những thủ tục mà kiểm toán viên đã áp dụng và những kết luận kiểm toán viên đã đạt được trong quá trình kiểm toán để làm cơ sở cho việc quản lý công việc kiểm toán cũng như làm cơ sở để đưa ra ý kiến của mình thực hiện chức năng “xác minh và bày tỏ ý kiến”. Hồ sơ kiểm toán phải bao gồm tất cả các thông tin mà kiểm toán viên cho là cần thiết để tiến hành quá trình kiểm tra đầy đủ và để cung cấp căn cứ cho báo cáo kiểm toán. Hồ sơ kiểm toán và bằng chứng kiểm toán có mối liên hệ chứa đựng chặt chẽ. Hồ sơ kiểm toán cất giữ bằng chứng kiểm toán, còn bằng chứng kiểm toán là một phần của hồ sơ kiểm toán. Vì vậy, phải có các bằng chứng kiểm toán đạt yêu cầu về tính đầy đủ và tính giá trị, được sắp xếp hợp lý cùng với các giấy tờ làm việc của kiểm toán viên mới tạo nên một hồ sơ kiểm toán khoa học và mang tính giá trị đầy đủ. Nhưng mặt khác các khái niệm này cũng chỉ ra rằng kiểm toán viên không thể và không phải thu thập mọi tài liệu liên quan đến cuộc kiểm toán mà chỉ thu thập và lưu trữ những thông tin nào kiểm toán viên cho là cần thiết và liên quan trực tiếp đến kết luận của kiểm toán viên mà thôi. (*): Alvin Arens và James K. Loebbecke, Auditing, NXB Thống kê, 1995, trang 137 NguyÔn ThÞ TuyÕt Trinh KiÓm to¸n 45A Website: http://www.docs.vn Email :[email protected] Tel : 0918.775.368 Khãa luËn tèt nghiÖp Khoa KÕ to¸n Ngoài ra hồ sơ kiểm toán cũng lưu trữ tất cả các ý kiến bằng văn bản mà kiểm toán viên đưa ra sau khi tiến hành cuộc kiểm toán. Toàn bộ những tư liệu của kiểm toán viên tạo thành hồ sơ kiểm toán, cần phải được lưu trữ, quản lý theo quy định kiểm toán. 1.3.2.Phân loại hồ sơ kiểm toán Theo tính chất của tư liệu của kiểm toán viên, thì hồ sơ kiểm toán được phân thành hồ sơ kiểm toán chung và hồ sơ kiểm toán năm. Hồ sơ kiểm toán chung là các thông tin chung về khách hàng liên quan từ hai cuộc kiểm toán trở lên và gồm một số hồ sơ được lập riêng để có những hiểu biết tóm tắt về chính sách và tổ chức của đơn vị cho các kiểm toán viên và lưu trữ hồ sơ về các khoản mục ít, hoặc không biến động đáng kể giữa các năm. Hồ sơ kiểm toán chung thường bao gồm: Các thông tin chung về khách hàng, các tài liệu về thuế, các tài liệu về nhân sự, các tài liệu về kiểm toán, các hợp đồng hoặc thỏa thuận với bên thứ ba có hiệu lực trong thời gian dài và các tài liệu khác. Hồ sơ kiểm toán chung được cập nhật hàng năm khi có sự thay đổi liên quan đến các tài liệu này. Hồ sơ kiểm toán năm bao gồm toàn bộ hồ sơ kiểm toán để làm cơ sở cho báo cáo kiểm toán của một năm tài chính. Hồ sơ kiểm toán năm thường bao gồm: các thông tin về người lập, người kiểm tra, soát xét hồ sơ kiểm toán; các văn bản về tài chính, thuế, kế toán,…của cơ quan Nhà nước và các cấp trên có liên quan đến năm tài chính; báo cáo kiểm toán, thư quản lý, báo cáo tài chính; hợp đồng kiểm toán; các sự kiện phát sinh sau khi kết thúc niên độ; những ghi chép về nội dung, chương trình và phạm vi của những thủ tục kiểm toán được thực hiện và kết quả thu được; các bút toán điều chỉnh và các bút toán phân loại,… NguyÔn ThÞ TuyÕt Trinh KiÓm to¸n 45A Website: http://www.docs.vn Email 10 : [email protected] Tel : 0918.775.368 Khãa luËn tèt nghiÖp Khoa KÕ to¸n Khi hoàn thành cuộc kiểm toán, các hồ sơ kiểm toán được tập hợp và lưu trữ thành bộ hồ sơ theo thứ tự đã đánh số để giúp tra cứu dễ dàng. Hồ sơ kiểm toán là tài sản của công ty kiểm toán. Phải bảo quản hồ sơ kiểm toán theo nguyên tắc an toàn và bí mật số liệu. Việc lưu trữ hồ sơ phải đảm bảo theo đúng các yêu cầu về mặt nghiệp vụ và luật pháp. 1.3.3.Chức năng của hồ sơ kiểm toán Hồ sơ kiểm toán là một tài liệu đặc biệt quan trọng đối với hoạt động kiểm toán nói chung và kiểm toán tài chính nói riêng. Trong quy trình kiểm toán, hồ sơ kiểm toán là một phần rất quan trọng đảm nhận nhiều chức năng khác nhau. Xuất hiện từ khâu lập kế hoạch cho đến khâu kết thúc kiểm toán, hồ sơ kiểm toán là một tài liệu lưu trữ bắt buộc, sử dụng nhiều năm sau ngày kết thúc kiểm toán. Hồ sơ kiểm toán có những chức năng chính sau: Thứ nhất, hồ sơ kiểm toán phục vụ cho việc phân công và phối hợp kiểm toán. Công việc kiểm toán thường được tiến hành bởi nhiều người trong một thời gian nhất định, do đó việc phân công và phối hợp làm việc là một yêu cầu cần thiết. Hồ sơ kiểm toán là một công cụ hữu hiệu cho mục đích này, biểu hiện như sau: - Các kiểm toán viên chính sẽ căn cứ vào chương trình kiểm toán để lập ra các hồ sơ kiểm toán cho mỗi công việc chi tiết và giao cho các trợ lý kiểm toán thực hiện. Những công việc do các trợ lý kiểm toán tiến hành và các kết quả thu được sẽ phản ánh trên hồ sơ kiểm toán. Như vậy, thông qua cách này, một kiểm toán viên chính sẽ giao việc và giám sát công việc của nhiều trợ lý kiểm toán. - Hồ sơ kiểm toán cung cấp thông tin giữa các kiểm toán viên để phối hợp hoạt động. Kết quả công việc của kiểm toán viên này có thể được sử dụng bởi các kiểm toán viên khác để tiếp tục công việc đó hay thực hiện các công việc khác có liên quan. NguyÔn ThÞ TuyÕt Trinh KiÓm to¸n 45A Website: http://www.docs.vn Email 11 : [email protected] Tel : 0918.775.368 Khãa luËn tèt nghiÖp Khoa KÕ to¸n - Mỗi hồ sơ kiểm toán đánh dấu một bước công việc được hoàn thành trong quá trình kiểm toán. Kiểm toán viên chính căn cứ số hồ sơ kiểm toán đã phát hành và số hồ sơ kiểm toán đã thu hồi để đánh giá tiến độ và tiếp tục điều hành công việc. - Mỗi hồ sơ kiểm toán là nơi lưu trữ toàn bộ thông tin về một đối tượng. Trong quá trình kiểm toán, các thông tin đã thu thập sẽ được tiếp tục bổ sung, cập nhật vào hồ sơ kiểm toán của từng đối tượng có liên quan. Thứ hai, hồ sơ kiểm toán làm cơ sở cho việc giám sát và kiểm tra công việc của các trợ lý kiểm toán. Việc xem xét và kiểm tra chất lượng công việc của các trợ lý kiểm toán được tiến hành trên các hồ sơ kiểm toán do họ thực hiện. Việc xem xét và kiểm tra này được tiến hành từ thấp đến cao: Kiểm toán viên chính sẽ kiểm tra và yêu cầu các trợ lý kiểm toán giải trình các nội dung trên hồ sơ kiểm toán của mình, sau đó các hồ sơ kiểm toán này sẽ tiếp tục bởi các chủ nhiệm, các chủ phần hùn…Quá trình này bảo đảm chất lượng của hồ sơ kiểm toán và công việc của trợ lý kiểm toán được giám sát đầy đủ. Sau mỗi lần kiểm tra, người kiểm tra sẽ ký tên trên hồ sơ kiểm toán để xác nhận sự kiểm tra của mình. Thứ ba, hồ sơ kiểm toán làm cơ sở cho báo cáo kiểm toán. Đây là chức năng rất quan trọng của hồ sơ kiểm toán vì mục đích cuối cùng của một cuộc kiểm toán là đưa ra báo cáo kiểm toán thể hiện ý kiến của kiểm toán viên về tình hình tài chính của đơn vị khách hàng. Hồ sơ kiểm toán chính là những dẫn chứng bằng tài liệu cho các bằng chứng kiểm toán, những phân tích đánh giá của kiểm toán viên. Vì thế hồ sơ kiểm toán chính là cơ sở để các kiểm toán viên đưa ra báo cáo kiểm toán và các kết luận kiểm toán sau khi tiến hành cuộc kiểm toán. Thứ tư, hồ sơ kiểm toán làm tài liệu cho kỳ kiểm toán sau. Để tiến hành cuộc kiểm toán có kết quả tốt, chi phí thấp cần phải xây dựng một kế hoạch NguyÔn ThÞ TuyÕt Trinh KiÓm to¸n 45A Website: http://www.docs.vn Email 12 : [email protected] Tel : 0918.775.368 Khãa luËn tèt nghiÖp Khoa KÕ to¸n chiến lược, kế hoạch chi tiết và dự toán sát với tình hình thực tế. Như vậy để giảm bớt công việc thu thập các tài liệu và nâng cao hiệu quả của công việc lập kế hoạch kiểm toán, kiểm toán viên sẽ sử dụng hồ sơ kiểm toán kỳ trước như là nguồn thông tin phong phú cho việc lập kế hoạch và cuộc kiểm toán kỳ sau, cụ thể là: - Cho biết thời gian cần thiết để tiến hành công việc kiểm toán dựa vào thời gian thực tế của kỳ trước. - Cung cấp một cái nhìn thấu đáo về hệ thống kiểm soát nội bộ của đơn vị. - Cho biết các vấn đề “nổi cộm” cần đặc biệt quan tâm. - Một số tài liệu, thông tin chỉ cần cập nhật, bổ sung là có thể sử dụng được cho kỳ sau. - Làm mẫu cho các trợ lý kiểm toán viên thực hiện công việc dựa vào hồ sơ kiểm toán kỳ trước. Nhờ đó, kiểm toán viên chính sẽ đỡ tốn thời gian hướng dẫn cụ thể và chi tiết. Tuy nhiên việc sử dụng hồ sơ kiểm toán của kỳ trước đòi hỏi phải chú ý các vấn đề như sự thay đổi về các mặt hoạt động, hệ thống kiếm soát nội bộ của đơn vị và khả năng nâng cao hiệu quả của công việc kiểm toán. Thứ năm, hồ sơ kiểm toán là cơ sở pháp lý công việc kiểm toán. Kiểm toán viên, nhất là kiểm toán viên độc lập phải chứng minh được rằng công việc kiểm toán đã được tiến hành trên cơ sở tuân thủ các Chuẩn mực kiểm toán hiện hành thông qua hồ sơ kiểm toán. Muốn vậy, hồ sơ kiểm toán phải đầy đủ, rõ ràng và có tính thuyết phục, không chứa đựng những vấn đề không thể giải thích được, các lập luận thiếu vững chắc, các thay đổi không giải thích được… Thứ sáu, hồ sơ kiểm toán làm tài liệu cho đào tạo. Với những người mới bắt đầu bước vào nghề kiểm toán thì hồ sơ kiểm toán những năm trước được coi là tài liệu đào tạo rất quan trọng kết hợp với sự hướng dẫn của những NguyÔn ThÞ TuyÕt Trinh KiÓm to¸n 45A Website: http://www.docs.vn Email 13 : [email protected] Tel : 0918.775.368 Khãa luËn tèt nghiÖp Khoa KÕ to¸n kiểm toán viên có kinh nghiệm. Hồ sơ kiểm toán là những tài liệu thực tế nhất mà người cộng sự mới vào nghề cần phải tiếp cận để làm quen dần với công tác kiểm toán. 1.3.4.Ý nghĩa của hồ sơ kiểm toán Công việc kiểm toán được tiến hành bởi nhiều người trong một thời gian nhất định do vậy việc phân công và phối hợp kiểm toán cũng như việc giám sát công việc của ban kiểm soát phải được tiến hành một cách khoa học và chặt chẽ. Thông qua hồ sơ kiểm toán, kiểm toán viên chính có thể đánh giá tiến độ và tiếp tục điều hành công việc. Đồng thời hồ sơ kiểm toán là hệ thống tài liệu căn bản để giúp các cấp lãnh đạo công ty kiểm toán có thể kiểm tra tính đầy đủ của những bằng chứng kiểm toán thích hợp làm cơ sở cho kết luận của kiểm toán viên. Chính vì thế, có thể kết luận rằng hồ sơ kiểm toán là một phần không thể thiếu được trong mỗi cuộc kiểm toán. Hồ sơ kiểm toán có ý nghĩa to lớn trong cuộc kiểm toán: Thứ nhất, hồ sơ kiểm toán là cơ sở, là căn cứ cho kiểm toán viên đưa ra ý kiến của mình. Chức năng của kiểm toán tài chính là hướng tới việc xác minh và bày tỏ ý kiến dựa trên cơ sở các bằng chứng kiểm toán. Mà các bằng chứng kiểm toán được thu thập bằng nhiều cách khác nhau và từ nhiều nguồn khác nhau. Do đó, chúng cần được thể hiện thành các tài liệu theo những dạng nhất định sắp xếp theo những nguyên tắc nhất định giúp kiểm toán viên lưu trữ và dẫn chứng khi cần thiết để bảo vệ ý kiến của mình. Đồng thời hồ sơ kiểm toán bảo đảm cho kiểm toán khác và những người không tham gia vào cuộc kiểm toán cũng như người kiểm tra, soát xét công việc kiểm toán hiểu được công việc kiểm toán. Thứ hai, hồ sơ kiểm toán là bằng chứng quan trọng chứng minh cuộc kiểm toán đã được thực hiện theo đúng các chuẩn mực kiểm toán. Hồ sơ kiểm toán có các kế hoạch, chương trình kiểm toán, các thủ tục kiểm toán đã áp NguyÔn ThÞ TuyÕt Trinh KiÓm to¸n 45A Website: http://www.docs.vn Email 14 : [email protected] Tel : 0918.775.368 Khãa luËn tèt nghiÖp Khoa KÕ to¸n dụng….cũng cần được ghi chép dưới dạng tài liệu để phục vụ cho chính quá trình kiểm toán cũng như làm cơ sở để chứng minh việc kiểm toán đã được tiến hành theo đúng những chuẩn mực thực hành. 1.3.5.Nội dung của hồ sơ kiểm toán Nội dung của hồ sơ kiểm toán tiến hành khác nhau ở những đơn vị kiểm toán khác nhau tùy thuộc vào quy định của mỗi công ty kiểm toán và quyết định của kiểm toán viên. Mặc dù vậy, hồ sơ kiểm toán bao giờ cũng gồm hai loại: Hồ sơ kiểm toán chung và hồ sơ kiểm toán năm. 1.3.5.1.Hồ sơ kiểm toán chung Hồ sơ kiểm toán chung là hồ sơ kiểm toán chứa đựng những thông tin chung về khách hàng liên quan đến hai hay nhiều cuộc kiểm toán trong nhiều năm tài chính của khách hàng. Hồ sơ này nhằm lưu giữ những dữ kiện có tính chất lịch sử hoặc tính liên tục thích hợp với quá trình kiểm toán được quan tâm thường xuyên qua nhiều kỳ. Hồ sơ kiểm toán chung thường gồm: - Tên và số hiệu hồ sơ; ngày tháng lập và ngày tháng lưu trữ; - Các thông tin chung về khách hàng: + Các ghi chép hoặc bản sao các tài liệu pháp lý thỏa thuận và biên bản quan trọng: Quyết định thành lập; Điều lệ công ty; Giấy phép thành lập; Đăng ký kinh doanh; Bố cáo thành lập; Biên bản họp Hội đồng quản trị; Biên bản họp Ban giám đốc;…(tên, địa chỉ, chức năng và phạm vi hoạt động, cơ cấu tổ chức,…) + Các thông tin liên quan đến môi trường kinh doanh, môi trường pháp luật có ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của khách hàng; quá trình phát triển của khách hàng. NguyÔn ThÞ TuyÕt Trinh KiÓm to¸n 45A Website: http://www.docs.vn Email 15 : [email protected] Tel : 0918.775.368 Khãa luËn tèt nghiÖp Khoa KÕ to¸n - Các tài liệu về thuế: Các văn bản chế độ thuế riêng trong lĩnh vực hoạt động của khách hàng được cơ quan thuế cho phép, các tài liệu về thực hiện nghĩa vụ thuế hàng năm. - Các tài liệu về nhân sự: Các thỏa ước lao động, hợp đồng lao động, các quy định riêng của khách hàng về nhân sự; quy định về quản lý và sử dụng quỹ lương;… - Các tài liệu về kế toán: + Văn bản chấp thuận chế độ kế toán được áp dụng + Các nguyên tắc kế toán áp dụng: Phương pháp xác định giá trị hàng tồn kho, phương pháp tính dự phòng,… - Các hợp đồng hoặc thỏa thuận với bên thứ ba có hiệu lực trong thời gian dài (ít nhất là hai năm tài chính): Hợp đồng kiểm toán, hợp đồng cho thuê, hợp đồng bảo hiểm, thỏa thuận vay,… - Các tài liệu khác: Hồ sơ kiểm toán chung được cập nhật hàng năm khi có sự thay đổi liên quan đến các tài liệu đề cập trên đây. 1.3.5.2.Hồ sơ kiểm toán năm Hồ sơ kiểm toán năm là hồ sơ kiểm toán chứa đựng những thông tin về khách hàng chỉ liên quan trực tiếp đến cuộc kiểm toán của một năm tài chính. Hồ sơ kiểm toán năm bao gồm tất cả những tư liệu mà kiểm toán viên sử dụng cho cuộc kiểm toán đang tiến hành. Các thông tin trong hồ sơ kiểm toán năm thường bao gồm các thông tin chủ yếu sau: - Các thông tin về người lập, người kiểm tra (soát xét) hồ sơ kiểm toán: + Họ tên kiểm toán viên, trợ lý kiểm toán viên thực hiện kiểm toán và lập hồ sơ kiểm toán; + Họ tên người kiểm tra (soát xét), ngày tháng kiểm tra; + Họ tên người xét duyệt, ngày tháng xét duyệt. NguyÔn ThÞ TuyÕt Trinh KiÓm to¸n 45A Website: http://www.docs.vn Email 16 : [email protected] Tel : 0918.775.368 Khãa luËn tèt nghiÖp - Khoa KÕ to¸n Các văn bản về tài chính, kế toán, thuế,…của cơ quan Nhà nước và cấp trên liên quan đến năm tài chính. - Báo cáo kiểm toán, thư quản lý, báo cáo tài chính và các báo cáo khác,…(bản dự thảo và bản chính thức). - Hợp đồng kiểm toán, thư hẹn kiểm toán, phụ lục hợp đồng (nếu có) và bản thanh lý hợp đồng. - Những bằng chứng về kế hoạch chiến lược kế hoạch kiểm toán chi tiết, chương trình làm việc và những thay đổi của kế hoạch đó. - Những bằng chứng về thay đổi hệ thống kế toán và hệ thống kiểm soát nội bộ của khách hàng. - Những bằng chứng và kết luận trong việc đánh giá rủi ro tiềm tàng, rủi ro kiểm soát và những đánh giá khác. - Những bằng chứng đánh giá của kiểm toán viên về những công việc và kết luận của kiểm toán viên nội bộ. - Các sự kiện phát sinh sau khi kết thúc niên độ; - Những ghi chép về nội dung, chương trình và phạm vi của những thủ tục kiểm toán được thực hiện và kết quả đạt được; - Những phân tích của kiểm toán viên về các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và số dư các tài khoản; - Những phân tích các tỷ lệ, xu hướng quan trọng đối với tình hình hoạt động của khách hàng; - Những bằng chứng về việc kiểm tra và soát xét của kiểm toán viên và người có thẩm quyền với những công việc do kiểm toán viên, trợ lý kiểm toán hoặc chuyên gia khác thực hiện; - Các chi tiết về những thủ tục kiểm toán mà kiểm toán viên khác thực hiện khi kiểm toán báo cáo tài chính của đơn vị cấp dưới; NguyÔn ThÞ TuyÕt Trinh KiÓm to¸n 45A Website: http://www.docs.vn Email 17 : [email protected] Tel : 0918.775.368 Khãa luËn tèt nghiÖp Khoa KÕ to¸n - Các thư từ liên lạc với kiểm toán viên khác, các chuyên gia khác và các bên hữu quan; - Các văn bản hoặc những chú giải về những vấn đề đã trao đổi với khách hàng, kể cả các điều khoản của hợp đồng kiểm toán. - Bản giải trình của Giám đốc (hoặc người đứng đầu) đơn vị được kiểm toán; - Bản xác nhận do khách hàng hoặc bên thứ ba gửi đến; - Các kết luận của kiểm toán viên về những vấn đề trọng yếu của cuộc kiểm toán, bao gồm cả những vấn đề bất thường (nếu có) cùng với các thủ tục mà kiểm toán viên đã thực hiện để giải quyết các vấn đề đó. Công ty kiểm toán có quyền lưu trữ hồ sơ kiểm toán và hồ sơ kiểm toán là tài sản của công ty kiểm toán. Kiểm toán viên phải đảm bảo tính bí mật, an toàn và không được tiết lộ những thông tin về đơn vị được kiểm toán. 1.3.5.3.Ứng dụng của hồ sơ kiểm toán trong các giai đoạn của quy trình kiểm toán trong kiểm toán báo cáo tài chính Hồ sơ kiểm toán được lập và sử dụng từ trước khi cuộc kiểm toán bắt đầu và được bổ sung hoàn thiện dần từ quá trình lập kế hoạch, thực hiện kiểm toán cho đến khi kết thúc kiểm toán.  Giai đoạn lập kế hoạch kiểm toán Nội dung chủ yếu của các giấy tờ làm việc được lập và sử dụng trong giai đoạn này gồm: những thông tin thu thập được về khách hàng, những đánh giá, kết luận của kiểm toán viên về những vấn đề cần xác định và kế hoạch kiểm toán của kiểm toán viên. Đây là những thông tin cơ bản rất quan trọng quyết định sự thành công hay thất bại của một cuộc kiểm toán. Trong giai đoạn lập kế hoạch kiểm toán, khi cân nhắc xem nên tiếp tục một khách hàng cũ hay tiếp nhận một khách hàng mới thì kiểm toán viên phải thực hiện một công việc là liên lạc với kiểm toán viên tiền nhiệm hay xem xét NguyÔn ThÞ TuyÕt Trinh KiÓm to¸n 45A Website: http://www.docs.vn Email 18 : [email protected] Tel : 0918.775.368 Khãa luËn tèt nghiÖp Khoa KÕ to¸n hồ sơ kiểm toán của kiểm toán viên tiền nhiệm. Xem xét hồ sơ kiểm toán của các kiểm toán viên trước để có được những thông tin như: tính liêm chính của ban giám đốc công ty khách hàng, những bất đồng của ban giám đốc với kiểm toán viên tiền nhiệm về các nguyên tắc kế toán, thủ tục kiểm toán,…hoặc các vấn đề quan trọng khác. Các hồ sơ kiểm toán các năm trước thường chứa đựng rất nhiều thông tin về khách hàng: về công việc kinh doanh, cơ cấu tổ chức và các đặc điểm hoạt động khác. Vì vậy qua kiểm tra hồ sơ kiểm toán chung của khách hàng (bao gồm sơ đồ bộ máy, điều lệ công ty, chính sách tài chính, kế toán,…) kiểm toán viên sẽ tìm thấy những thông tin chung hữu ích về hoạt động kinh doanh của khách hàng. Đó là việc xác định xem các quyết định của nhà quản lý có hợp lý hay không, việc hiểu được bản chất và sự biến động của các số liệu trên báo cáo tài chính đã được kiểm toán. Kế hoạch chi tiết cho từng lĩnh vực, chương trình kiểm toán được lập và lưu giữ trong hồ sơ kiểm toán. Chương trình kiểm toán đã thiết kế có thể thay đổi trong quá trình thực hiện. Tuy nhiên những thay đổi này phải được ghi rõ trong hồ sơ kiểm toán. Những tài liệu này cùng với những tài liệu về lập kế hoạch tổng quát được lưu giữ trong hồ sơ kiểm toán chung. Đối với những khách hàng quen thuộc, công ty kiểm toán chỉ cần cập nhật những thay đổi chứ không phải tiến hành lập mới các tài liệu như đối với khách hàng mới.  Giai đoạn thực hành kiểm toán Thực hành kiểm toán bao gồm việc thực hiện và đánh giá các thủ tục kiểm soát, thủ tục kiểm tra chi tiết số dư và thủ tục phân tích. Dựa vào những tài liệu đã lưu về đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ, kiểm toán viên đưa ra quyết định có thể dựa vào hệ thống kiểm soát nội bộ của khách hàng hay không. Nếu quyết định là có thì việc thu thập bằng chứng có thể chủ yếu qua các thủ tục kiểm soát và một số ít các thử nghiệm cơ bản. Nếu quyết định là NguyÔn ThÞ TuyÕt Trinh KiÓm to¸n 45A Website: http://www.docs.vn Email 19 : [email protected] Tel : 0918.775.368 Khãa luËn tèt nghiÖp Khoa KÕ to¸n không thì kiểm toán viên phải thực hiện các thử nghiệm cơ bản với số lượng lớn. Cần lưu trữ vào hồ sơ kiểm toán các tài liệu chủ yếu như: tính chất, thời gian và phạm vi của các biện pháp kiểm soát nội bộ và những phát hiện của kiểm toán viên. Những phát hiện này lại được đem ra so sánh với những đánh giá ban đầu trong kế hoạch kiểm toán. Nếu trùng khớp thì các thủ tục kiểm toán cơ bản sẽ được thực hiện đúng theo kế hoạch. Trong trường hợp ngược lại có thể phải thay đổi đánh giá trong phần lập kế hoạch và mở rộng phạm vi của các thủ tục cơ bản. Việc thực hiện các thủ tục cơ bản này được thực hiện trên các bảng tổng hợp, bảng tính toán, bảng phân tích các nghiệp vụ, các giấy tờ xác minh…Khi tiến hành kiểm toán các khoản mục đã được lựa chọn, kiểm toán viên phải đưa ra các kết luận của mình về từng khoản mục kèm theo các dẫn chứng cho các kết luận đó trên giấy tờ làm việc. Các giấy tờ này được tập hợp lại trong hồ sơ kiểm toán phục vụ cho việc ra quyết định của kiểm toán viên. Phần lớn các tài liệu trong hồ sơ kiểm toán được lập vào giai đoạn này. Tất cả các bằng chứng có giá trị và những ghi chép của kiểm toán viên phải được lưu lại trên giấy tờ làm việc, đảm bảo cho hồ sơ kiểm toán được lập một cách đầy đủ, hợp lý và hợp lệ.  Giai đoạn kết thúc kiểm toán Các tài liệu trong hồ sơ kiểm toán chính là căn cứ để các kiểm toán viên đưa ra các kết luận của mình. Giai đoạn này bổ sung nốt những tài liệu cuối cùng trong hồ sơ, đó là báo cáo kiểm toán và thư quản lý. Người soát xét lại cuộc kiểm toán tiến hành đánh giá chất lượng cuộc kiểm toán hoàn thành thông qua việc xem xét hồ sơ kiểm toán. NguyÔn ThÞ TuyÕt Trinh KiÓm to¸n 45A Website: http://www.docs.vn Email 20 : [email protected] Tel : 0918.775.368 Khãa luËn tèt nghiÖp Khoa KÕ to¸n Hồ sơ kiểm toán được lưu giữ theo những quy định nghiêm ngặt. Đây sẽ là những tài liệu dùng cho các cuộc kiểm toán sau và là bằng chứng pháp lý để giải quyết các sự kiện phát sinh sau ngày kiểm toán. 1.4.Các yếu tố ảnh hƣởng đến hồ sơ kiểm toán Có rất nhiều yếu tố ảnh hưởng đến nội dung của hồ sơ kiểm toán nhưng có thể nêu lên một số điểm chủ yếu sau: - Mục đích và nội dung của cuộc kiểm toán. - Hình thức báo cáo kiểm toán. - Đặc điểm và tính phức tạp của hoạt động kinh doanh của khách hàng. - Bản chất và thực trạng của hệ thống kế toán và hệ thống kiểm soát nội bộ. - Phương pháp, kỹ thuật kiểm toán được sử dụng trong quá trình kiểm toán. - Nhu cầu về hướng dẫn, kiểm tra và soát xét những công việc do trợ lý kiểm toán và cộng tác viên thực hiện trong một số trường hợp cụ thể. 1.5.Các mô hình hồ sơ kiểm toán Cách thức tổ chức tài liệu trong hồ sơ kiểm toán được tiến hành tùy thuộc vào quy định của mỗi công ty kiểm toán và quyết định của kiểm toán viên nhưng phải đảm bảo tính hệ thống của một hồ sơ: các tài liệu phải được sắp xếp theo từng mục, từng vấn đề, từng vụ việc,… thuận tiện cho việc lưu trữ, bảo quản cũng như việc tra cứu tài liệu trong hồ sơ đó. Bởi cuộc kiểm toán không chỉ kết thúc ở việc đưa ra báo cáo kiểm toán và thư quản lý mà hồ sơ kiểm toán còn làm cơ sở cho việc kiểm tra soát xét và khi cần có thể còn là cơ sở pháp lý mà công ty kiểm toán đưa ra để minh chứng cho công việc của mình. Tuy nhiên, chúng ta cần biết rằng hồ sơ kiểm toán và phương pháp kiểm toán là hai vấn đề có liên quan chặt chẽ với nhau, cuộc kiểm toán được tiến hành bằng phương pháp nào thì hồ sơ kiểm toán được tổ chức theo NguyÔn ThÞ TuyÕt Trinh KiÓm to¸n 45A