Tài liệu Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại công ty cổ phần yng shun việt nam

Trường Đại Học Lạc Hồng Khoa Kế Toán – Kiểm Toán Đề Tài Nghiên Cứu Khoa Học Hoàn Thiện Tổ Chức Công Tác Kế Toán Tại Công Ty Cổ Phần YNG SHUN Việt Nam Sinh viên: Ngô Thị Thanh Phương Hướng dẫn: TS. Huỳnh Đức Lộng Lạc Hồng, tháng 06/2014 TÓM TẮT Công ty cổ phần YNG SHUN Việt Nam là doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài được thành lập vào ngày 03 tháng 12 năm 2003 với lĩnh vực sản xuất chủ yếu là đúc chính xác hợp kim nhôm. Qua nhiều lần thay đổi chủ sở hữu, thay đổi quy mô đến nay công ty đã có số vốn điều lệ lên đến 53.069.740.000 đồng (tương đương 2.548.000 USD) và chất lượng sản phẩm ngày càng được nâng cao, gia tăng lợi nhuận, vững mạnh về tài chính, góp phần phát triển nền kinh tế Việt Nam, giải quyết được công ăn việc làm cho người lao động. Tuy nhiên, từ khi cổ phần hóa đến nay, Công ty cổ phần YNG SHUN Việt Nam còn tồn tại nhiều mặt hạn chế trong công tác quản lý và điều hành mà hiệu quả và chất lượng quản lý chịu ảnh hưởng trực tiếp bởi công tác kế toán. Thông qua điều tra và khảo sát thực tế tại công ty, tác giả đã sử dụng phương pháp so sánh, tổng hợp và phân tích để đánh giá thực trạng tổ chức công tác kế toán. Kết quả nghiên cứu cho thấy hiệu quả tổ chức công tác kế toán tại công ty chưa cao, còn tồn tại nhiều hạn chế về tổ chức vận dụng chứng từ kế toán; tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán; tổ chức chế độ sổ kế toán; tổ chức cung cấp thông tin qua hệ thống báo cáo kế toán; tổ chức bộ máy kế toán; tổ chức kiểm tra kế toán; tổ chức phân tích hoạt động kinh tế; tổ chức trang thiết bị cơ sở vật chất kỹ thuật phục vụ cho công tác kế toán; tổ chức lưu trữ, bảo quản chứng tứ tại công ty. Bài viết cũng đề xuất hướng giải quyết nhằm giúp công ty hoàn thiện tổ chức công tác kế toán phù hợp với điều kiện và nhu cầu sản xuất kinh doanh tại công ty. i LỜI CẢM ƠN Những năm tháng trên giảng đường đại học là những năm tháng vô cùng quan trọng và quý báu đối với em. Em xin chân thành cám ơn tập thể trường Đại học Lạc Hồng, Khoa Kế toán – Kiểm toán và Quý Thầy cô đã tận tình giảng dạy, trang bị cho em những kiến thức quý báu trong những năm học vừa qua và tạo mọi điều kiện thuận lợi cho em thực hiện bài nghiên cứu này. Đặc biệt, em xin chân thành cám ơn thầy giáo TS. Huỳnh Đức Lộng đã dành nhiều thời gian và tâm huyết trong việc hướng dẫn, định hướng, góp ý và sửa chữa những chỗ sai sót cũng như củng cố lại kiến thức cho em để em có thể hoàn thành bài nghiên cứu này. Em cũng xin cám ơn Ban lãnh đạo Công ty cổ phần YNG SHUN Việt Nam, các chị trong Phòng Kế toán và các anh chị trong bộ phận văn phòng đã nhiệt tình giúp đỡ và chỉ bảo những kinh nghiệm thực tế trong suốt thời gian em thực tập tại công ty. Con xin cám ơn Cha mẹ đã luôn lo lắng, ủng hộ, động viên con trong thời gian con học tập và nghiên cứu. Mặc dù đã rất cố gắng hoàn thành bài nghiên cứu này nhưng khả năng bản thân cũng như thời gian nghiên cứu còn hạn chế nên không tránh khỏi những thiếu sót. Em rất mong nhận được sự cảm thông và góp ý của Quý Thầy cô, các anh chị và các bạn. Em xin chân thành cảm ơn! ii MỤC LỤC Trang bìa phụ Tóm tắt ...................................................................................................................... i Lời cảm ơn ............................................................................................................... ii Mục lục ................................................................................................................... iii Danh mục các bảng biểu ...................................................................................... viii Danh mục các hình ảnh, biểu đồ ............................................................................ ix Danh mục các sơ đồ ................................................................................................ x Danh mục các từ viết tắt ......................................................................................... xi PHẦN MỞ ĐẦU .................................................................................................... 1 1. Lý do chọn đề tài ................................................................................................. 1 2. Mục tiêu nghiên cứu của đề tài ........................................................................... 1 3. Phương pháp nghiên cứu của đề tài .................................................................... 1 4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu....................................................................... 2 5. Những đóng góp mới của đề tài .......................................................................... 2 6. Bố cục đề tài ........................................................................................................ 2 CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TRONG DOANH NGHIỆP ................................................................................. 3 1.1 Khái niệm về tổ chức công tác kế toán.......................................................... 3 1.2 Vai trò của tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp ............................. 3 1.3 Ý nghĩa của tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp .......................... 4 1.4 Nội dung tổ chức công tác kế toán ................................................................ 5 1.4.1 Tổ chức vận dụng chế độ chứng từ ......................................................... 5 1.4.1.1 Khái niệm về chứng từ ..................................................................... 5 1.4.1.2 Nội dung và mẫu chứng từ kế toán................................................... 5 1.4.1.3 Hệ thống biểu mẫu chứng từ kế toán ............................................... 6 1.4.1.4 Lập chứng từ kế toán ....................................................................... 7 1.4.1.5 Ký chứng từ kế toán ......................................................................... 8 1.4.1.6 Trình tự luân chuyển chứng từ và kiểm tra chứng từ kế toán .......... 9 1.4.1.7 Sử dụng, quản lý, in và phát hành biểu mẫu chứng từ .................. 10 1.4.2 Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán ...................................... 10 iii 1.4.2.1 Khái niệm hệ thống tài khoản ........................................................ 10 1.4.2.2 Lựa chọn áp dụng hệ thống tài khoản kế toán ............................... 10 1.4.2.3 Nội dung chủ yếu của hệ thống tài khoản kế toán doanh nghiệp .. 11 1.4.2.4 Xây dựng quy trình hạch toán. ...................................................... 13 1.4.3 Tổ chức chế độ sổ kế toán ..................................................................... 13 1.4.3.1 Sổ kế toán ........................................................................................ 13 1.4.3.2 Tổ chức thực hiện các quy định pháp luật về sổ kế toán ............... 17 1.4.3.3 Hình thức kế toán và hệ thống sổ kế toán ..................................... 23 1.4.4 Tổ chức cung cấp thông tin qua hệ thống báo cáo kế toán ................... 35 1.4.4.1 Hệ thống báo cáo tài chính ............................................................. 35 1.4.4.2 Hệ thống báo cáo kế toán quản trị ................................................. 44 1.4.5 Tổ chức bộ máy kế toán ........................................................................ 44 1.4.5.1 Khái niệm tổ chức bộ máy kế toán ................................................ 44 1.4.5.2 Yêu cầu và nội dung của tổ chức bộ máy kế toán .......................... 45 1.4.5.3 Mô hình tổ chức bộ máy kế toán ................................................... 51 1.4.6 Tổ chức kiểm tra kế toán ....................................................................... 53 1.4.7 Tổ chức phân tích hoạt động kinh tế .................................................... 59 1.4.8 Tổ chức trang thiết bị cơ sở vật chất kỹ thuật phục vụ cho việc thu thập, xử lý và cung cấp thông tin ........................................................................... 60 1.4.9 Tổ chức lưu trữ, bảo quản và tiêu hủy chứng từ ................................... 60 TÓM TẮT CHƯƠNG 1 ...................................................................................... 66 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN YNG SHUN VIỆT NAM ............................................. 67 2.1 TÌNH HÌNH TỔ CHỨC QUẢN LÝ SẢN XUẤT KINH DOANH TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN YNG SHUN VIỆT NAM ............................................. 67 2.1.1 Lịch sử hình thành phát triển................................................................. 67 2.1.1.1 Giới thiệu sơ bộ ............................................................................... 67 2.1.1.2 Quá trình hình thành và phát triển .................................................. 67 2.1.2 Chức năng nhiệm vụ của công ty .......................................................... 70 2.1.2.1 Chức năng ....................................................................................... 70 2.1.2.2 Nhiệm vụ ......................................................................................... 70 iv 2.1.3 Quy mô của công ty............................................................................... 71 2.1.3.1 Tổng tài sản ..................................................................................... 71 2.1.3.2 Số lượng lao động ........................................................................... 72 2.1.4 Quy trình công nghệ .............................................................................. 73 2.1.5 Tổ chức bộ máy quản lý ........................................................................ 77 2.1.5.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý ........................................................ 77 2.1.5.2 Chức năng nhiệm vụ các bộ phận ................................................... 78 2.1.6 Một số chỉ tiêu kết quả sản xuất kinh doanh......................................... 81 2.1.7 Thuận lợi, khó khăn và phương hướng phát triển ................................ 82 2.1.7.1 Thuận lợi ......................................................................................... 82 2.1.7.2 Khó khăn ......................................................................................... 83 2.1.7.3 Phương hướng phát triển ................................................................ 84 2.2 Tổ chức công tác kế toán tại Công ty cổ phần YNG SHUN Việt Nam ..... 85 2.2.1 Tổ chức vận dụng chứng từ tại công ty ................................................ 85 2.2.1.1 Chế độ chứng từ áp dụng tại công ty .............................................. 85 2.2.1.2 Trình tự lưu chuyển chứng từ kế toán ............................................ 89 2.2.1.3 Ưu và nhược điểm của việc tổ chức vận dụng chứng từ doanh nghiệp .......................................................................................................... 89 2.2.2 Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản tại công ty ................................. 91 2.2.2.1 Hệ thống tài khoản sử dụng tại công ty .......................................... 91 2.2.2.2 Ưu và nhược điểm của hệ thống tài khoản áp dụng tại công ty... 100 2.2.3 Tổ chức vận dụng chế độ sổ kế toán ................................................... 100 2.2.3.1 Hình thức sổ kế toán áp dụng tại công ty ..................................... 100 2.2.3.2 Ưu và nhược điểm vận dụng chế độ sổ kế toán áp dụng tại công ty ..... 102 2.2.4 Tổ chức bộ máy kế toán ...................................................................... 103 2.2.4.1 Hình thức tổ chức và sơ đồ bộ máy kế toán tại công ty ............... 103 2.2.4.2 Chức năng nhiệm vụ của từng bộ phận kế toán ........................... 103 2.2.4.3 Ưu và nhược điểm của tổ chức bộ máy kế toán tại công ty ......... 105 2.2.5 Tổ chức cung cấp thông tin qua hệ thống báo cáo kế toán ................. 106 2.2.5.1 Tình hình tổ chức hệ thống báo cáo tại công ty ........................... 106 v 2.2.5.2 Ưu và nhược điểm của tổ chức cung cấp thông tin qua hệ thống báo cáo kế toán tại công ty............................................................................... 107 2.2.6 Tổ chức kiểm tra kế toán ..................................................................... 107 2.2.6.1 Tình hình thực hiện tổ chức công tác kiểm tra tại công ty........... 107 2.2.6.2 Ưu và nhược điểm của tổ chức công tác kiểm tra tại công ty...... 109 2.2.7 Tổ chức lưu trữ, bảo quản và tiêu hủy chứng từ kế toán .................... 109 2.2.7.1 Tổ chức lưu trữ, bảo quản chứng từ tại công ty ........................... 109 2.2.7.2 Thời hạn lưu trữ, bảo quản chứng từ tại công ty .......................... 110 2.2.7.4 Ưu và nhược điểm của tổ chức lưu trữ và tiêu hủy chứng từ kế toán. ........................................................................................................... 111 2.2.8 Tổ chức công tác phân tích hoạt động kinh doanh tại công ty ........... 112 2.2.8.1 Tổ chức phân tích hoạt động kinh doanh tại công ty ................... 112 2.2.8.2 Ưu và nhược điểm của việc tổ chức phân tích hoạt động kinh doanh tại công ty .................................................................................................. 112 2.2.9 Tổ chức trang thiết bị cơ sở vật chất phục vụ cho công tác kế toán tại công ty........................................................................................................... 113 2.2.9.1 Tổ chức trang thiết bị cơ sở vật chất phục vụ cho công tác kế toán tại công ty .................................................................................................. 113 2.2.9.2 Ưu và nhược điểm của việc tổ chức trang thiết bị cơ sở vật chất phục vụ cho công tác kế toán .................................................................... 113 TÓM TẮT CHƯƠNG 2 .................................................................................... 115 CHƯƠNG 3: HOÀN THIỆN HỆ THỐNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN YNG SHUN VIỆT NAM ...................... 116 3.1 Mục đích và nguyên tắc hoàn thiện ........................................................... 116 3.1.1 Mục đích hoàn thiện ............................................................................ 116 3.1.2 Nguyên tắc hoàn thiện ......................................................................... 116 3.2 Giải pháp hoàn thiện hệ thống tổ chức công tác kế toán tại công ty ........ 117 3.2.1 Hoàn thiện tổ chức vận dụng chứng từ tại công ty ............................. 117 3.2.2 Hoàn thiện tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản tại công ty ............. 118 3.2.3 Hoàn thiện tổ chức hệ thống sổ kế toán tại công ty ............................ 120 3.2.4 Hoàn thiện tổ chức lưu trữ và tiêu hủy chứng từ tại công ty .............. 132 vi 3.2.5 Hoàn thiện tổ chức bộ máy kế toán tại công ty .................................. 133 3.2.6 Hoàn thiện tổ chức kiểm tra tại công ty .............................................. 134 3.2.7 Hoàn thiện tổ chức phân tích kinh tế tại công ty ................................ 134 3.2.8 Hoàn thiện cơ sở vật chất kỹ thuật tại công ty .................................... 135 TÓM TẮT CHƯƠNG 3 .................................................................................... 136 KẾT LUẬN ........................................................................................................ 137 TÀI LIỆU THAM KHẢO PHỤ LỤC vii DANH MỤC CÁC BẢNG BIỂU  Trang Bảng 1.1: Mẫu sổ 2 bên ..................................................................... 14 Bảng 1.2: Mẫu sổ1 bên ...................................................................... 15 Bảng 1.3: Mẫu sổ nhiều cột ............................................................... 15 Bảng 1.4: Mẫu sổ bàn cờ ................................................................... 15 Bảng 1.5: Danh mục sổ kế toán áp dụng cho doanh nghiệp............. 32 Bảng 1.6: Danh mục nơi nhận báo cáo tài chính .............................. 41 Bảng 2.1: Bảng kết cấu lao động tại công ty .................................... 72 Bảng 2.2: Một số chỉ tiêu kết quả sản xuất kinh doanh .................... 81 Bảng 2.3: Danh mục hệ thống tài khoản kế toán áp dụng tại công ty tại ngày 31/12/2013 ........................................................................... 92 Bảng 3.1: Bảng hệ thống một số tài khoản kiến nghị bổ sung và áp dụng tại công ty ............................................................................... 119 Bảng 3.2: Các phân hệ kế toán và tính năng của phần mềm kế toán Misa SME. NET 2012 ..................................................................... 122 viii DANH MỤC CÁC HÌNH ẢNH, BIỂU ĐỒ  Trang Ảnh 2.1: Hình ảnh sản phẩm bằng kim loại dùng cho nhà bếp và nhà ăn ........................................................................................................ 69 Ảnh 2.2: Hình ảnh sản phẩm phụ tùng ô tô, phụ tùng xe máy, phụ tùng máy nông nghiệp ....................................................................... 69 Ảnh 2.3: Hình ảnh khung máy may công nghiệp ............................. 70 Ảnh 2.4: Hình ảnh phân xưởng nấu chảy và đúc sản phẩm ............. 73 Ảnh 2.5: Hình ảnh phân xưởng mài tỉa ............................................. 74 Ảnh 2.6: Hình ảnh phân xưởng phun cát .......................................... 74 Ảnh 2.7: Hình ảnh máy làm sạch siêu âm......................................... 75 Ảnh 3.1: Hình ảnh giới thiệu các phân hệ kế toán của phần mềm kế toán Misa SME. NET 2012 ............................................................. 121 Ảnh 3.2: Hình ảnh giới thiệu chức năng phân tích tài chính của phần mềm kế toán Misa SME. NET 2012 ............................................... 135 Biểu đồ 2.1: Biểu đồ kết cấu tài sản tại Công ty cổ phần YNG SHUN Việt Nam ............................................................................................ 71 Biểu đồ 2.2: Biểu đồ kết cấu lao động tại Công ty cổ phần YNG SHUN Việt Nam................................................................................ 72 Biểu đồ 2.3: Biểu đồ biểu diễn doanh thu và lợi nhuận của Công ty cổ phần YNG SHUN Việt Nam (2012-2013) ................................... 81 Biểu đồ 2.4: Biểu diễn biểu diễn khoản nộp ngân sách (2012-2013) ............................................................................................................ 82 ix DANH MỤC CÁC SƠ ĐỒ  Trang Sơ đồ 1.1: Sơ đồ hạch toán kế toán tổng quát ................................... 13 Sơ đồ 1.2: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán nhật ký chung .................................................................................................. 24 Sơ đồ 1.3: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán nhật ký sổ cái ....................................................................................................... 26 Sơ đồ 1.4: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ .. 28 Sơ đồ 1.5: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức nhật ký – chứng từ… .................................................................................................... 30 Sơ đồ 1.6: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán trên máy vi tính ..................................................................................................... 31 Sơ đồ 1.7: Mô hình tổ chức bộ máy kế toán tập trung...................... 51 Sơ đồ 1.8: Mô hình tổ chức kế toán phân tán ................................... 53 Sơ đồ 2.1: Quy trình sản xuất tại Công ty cổ phần YNG SHUN Việt Nam .................................................................................................... 76 Sơ đồ 2.2: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý Công ty cổ phần YNG SHUN Việt Nam................................................................................ 77 Sơ đồ 2.3: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức nhật ký chung áp dụng tại công ty ............................................................................... 101 x DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT  BP: Bộ phận BTC: Bộ Tài chính CCDC: Công cụ dụng cụ CP: Chính phủ DNNN: Doanh nghiệp nhà nước GTGT: Giá trị gia tăng KCN: Khu công nghiệp KT: Kế toán NĐ: Nghị định NVL: Nguyên vật liệu QĐ: Quyết định SXKD: Sản xuất kinh doanh TC: Tài chính TSCĐ: Tài sản cố định xi PHẦN MỞ ĐẦU 1. Lý do chọn đề tài Trước những biến động nhanh chóng của nền kinh tế thị trường để một doanh nghiệp đứng vững và phát triển không ngừng đòi hỏi sự quản lý và điều hành phải luôn sáng tạo và bắt kịp xu hướng, để làm được doanh nghiệp phải tổ chức công tác kế toán tốt. Tổ chức công tác kế toán tốt sẽ cung cấp các thông tin kế toán chính xác, nhanh nhạy cho các nhà quản trị, góp phần nâng cao chất lượng và hiệu quả quản lý của một doanh nghiệp; đồng thời tạo cơ hội phát huy thế mạnh và giảm thiểu tối đa những yếu kém còn tồn tại trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp. Không những thế, tổ chức công tác kế toán còn ảnh hưởng đến việc đáp ứng các yêu cầu quản lý khác nhau của các đối tượng bên ngoài công ty nhưng có quyền lợi trực tiếp hoặc gián tiếp đối với hoạt động của doanh nghiệp. Nhận thấy được tầm quan trọng đó đã thôi thúc em đi sâu tìm hiểu về tổ chức công tác kế toán tại Công ty cổ phần YNG SHUN Việt Nam và em đã quyết định chọn đề tài: “Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại Công ty cổ phần YNG SHUN Việt Nam”. 2. Mục tiêu nghiên cứu của đề tài  Tổng hợp hóa cơ sở lý luận về tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp.  Phân tích thực trạng về tổ chức công tác kế toán tại Công ty cổ phần YNG SHUN Việt Nam.  Vận dụng những kiến thức về tổ chức công tác kế toán nhằm đưa ra những giải pháp giúp nâng cao hiệu quả và hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại Công ty cổ phần YNG SHUN Việt Nam. 3. Phương pháp nghiên cứu của đề tài Đề tài sử dụng các phương pháp cụ thể sau đây: Phương pháp mô tả. Phương pháp thống kê. Phương pháp so sánh. 1 Phương pháp phân tích. Phương pháp tổng hợp. Phương pháp phỏng vấn: phỏng vấn trực tiếp các nhân viên trong văn phòng. Phương pháp tại bàn: tham khảo tài liệu, quan sát trực tiếp. 4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu  Đối tượng nghiên cứu: Tình hình tổ chức công tác kế toán tại Công ty cổ phần YNG SHUN Việt Nam.  Phạm vi nghiên cứu: Thời gian nghiên cứu: Các tài liệu và số liệu của Công ty cổ phần YNG SHUN Việt Nam trong năm 2012, năm 2013 và 4 tháng đầu năm 2014. Không gian nghiên cứu: Công ty cổ phần YNG SHUN Việt Nam. 5. Những đóng góp mới của đề tài Đề tài đi sâu vào việc phân tích tình hình thực tế để đánh giá được những ưu, nhược điểm trong việc tổ chức công tác kế toán tại Công ty cổ phần YNG SHUN Việt Nam. Đề xuất các giải pháp hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại Công ty cổ phần YNG SHUN Việt Nam nhằm cung cấp những thông tin hữu ích để Ban Giám đốc đưa ra những quyết định chính xác về hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty đạt hiệu quả cao hơn. 6. Bố cục đề tài Ngoài phần mở đầu, phần kết luận, phụ lục, danh mục tài liệu tham khảo, đề tài được cấu thành 3 chương như sau: Chương 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TRONG DOANH NGHIỆP Chương 2: THỰC TRẠNG VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN YNG SHUN VIỆT NAM Chương 3: HOÀN THIỆN HỆ THỐNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN YNG SHUN VIỆT NAM 2 CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TRONG DOANH NGHIỆP 1.1 Khái niệm về tổ chức công tác kế toán [7] Tổ chức công tác kế toán là một trong những nội dung quan trọng trong tổ chức công tác quản lý ở doanh nghiệp. Với chức năng cung cấp thông tin và kiểm tra các hoạt động kinh tế - tài chính trong doanh nghiệp nên công tác kế toán ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng và hiệu quả của công tác quản lý ở một doanh nghiệp. Hơn thế nữa, nó còn ảnh hưởng đến việc đáp ứng các yêu cầu quản lý khác nhau của các đối tượng có quyền hạn trực tiếp hoặc gián tiếp đến hoạt động của doanh nghiệp, trong đó có các cơ quan chức năng của nhà nước. Để tổ chức công tác kế toán trong một doanh nghiệp cần căn cứ vào quy mô hoạt động, đặc điểm của ngành và lĩnh vực hoạt động; đặc biệt về tổ chức sản xuất và quản lý cũng như tính chất của quy trình sản xuất trong doanh nghiệp đồng thời phải căn cứ vào các chính sách, chế độ, thể lệ (hoặc luật kế toán) được nhà nước ban hành. Tổ chức công tác kế toán phù hợp với tình hình hoạt động của doanh nghiệp không chỉ tiết kiệm được chi phí mà còn đảm bảo cung cấp thông tin nhanh chóng, đầy đủ, có chất lượng phù hợp với các yêu cầu quản lý khác nhau. 1.2 Vai trò của tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp [5] - Tổ chức công tác kế toán tốt nhằm giúp Giám đốc điều hành và quản lý các hoạt động kinh tế tài chính đạt hiệu quả cao; - Giúp đơn vị quản lý chặt chẽ tài sản và bảo vệ tài sản của mình nhằm nâng cao hiệu quả việc sử dụng tài sản đó; - Phản ánh được đầy đủ các khoản chi phí bỏ ra trong quá trình hoạt động kinh doanh cũng như kết quả của quá trình đó đem lại lợi nhuận cho đơn vị; - Kiểm tra giám sát tính hiệu quả trong việc sử dụng nguồn thu và tính chủ động trong kinh doanh; - Cung cấp dữ liệu cho Ban lãnh đạo làm cơ sở hoạch định hoạt động kinh doanh ra và quyết định kinh doanh kịp thời, hiệu quả; 3 - Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán, tổ chức việc ghi chép ban đầu, tổ chức luân chuyển chứng từ khoa học và hợp lý; - Tổ chức vận dụng tài khoản kế toán; - Tổ chức hệ thống sổ kế toán phù hợp nhằm tạo điều kiện cho việc cung cấp thông tin kịp thời, chính xác, phục vụ cho việc điều hành và quản lý; - Tổ chức thực hiện chế độ báo cáo kế toán đúng quy định và phù hợp với yêu cầu quản lý cụ thể; Với chức năng cung cấp thông tin và kiểm tra các hoạt động kinh tế - tài chính trong đơn vị nên công tác kế toán ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng và hiệu quả quản lý ở một đơn vị. Hơn thế nữa, nó còn ảnh hưởng đến việc đáp ứng yêu cầu quản lý khác của các đối tượng có liên quan trực tiếp hoặc gián tiếp đến hoạt động kinh doanh của đơn vị, trong đó có các cơ quan chức năng nhà nước. 1.3 Ý nghĩa của tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp [5] Tổ chức công tác kế toán còn có ý nghĩa rất quan trọng: Một tổ chức công tác kế toán phù hợp với tình hình hoạt động của đơn vị không chỉ tiết kiệm được chi phí mà còn đảm bảo cung cấp thông tin nhanh chóng, đầy đủ, có chất lượng phù hợp với mọi yêu cầu của các đối tượng. Giúp cho đơn vị phản ánh với Giám đốc tình hình thực hiện kế hoạch tài chính của đơn vị, thông qua số liệu kế toán có thể thấy được tình hình hoạt động kinh doanh của mình, thấy được những mặt mạnh, mặt yếu và khả năng tiềm tàng của đơn vị từ đó khai thác những khả năng này, đồng thời đề ra những biện pháp có hiệu quả đẩy mạnh hoạt động của đơn vị ngày càng phát triển hơn. Giúp cho nhà nước, các cơ quan chức năng thấy được bức tranh tài chính của đơn vị mình, thông qua số liệu kế toán nhà nước có thể thẩm tra xem đơn vị có thực hiện đúng các chính sách chế độ kinh tế tài chính hay không, từ đó thúc đẩy đơn vị phải tính toán kỹ hơn, tiết kiệm các khoản chi phí, tính toán chính xác các khoản thu nhập, kết quả lãi lỗ của đơn vị trong từng thời kỳ, qua đó củng cố và tăng cường trách nhiệm, quyền hạn trong việc điều hành hoạt động kinh doanh của đơn vị, hoạch định hướng đi phù hợp cho đơn vị. 4 1.4 Nội dung tổ chức công tác kế toán 1.4.1 Tổ chức vận dụng chế độ chứng từ 1.4.1.1 Khái niệm về chứng từ [2] Chứng từ kế toán là nguồn thông tin ban đầu (đầu vào) được xem là cơ sở kế toán sử dụng để qua đó tạo lập nên những thông tin có tính tổng hợp và hữu ích để phục vụ cho nhiều đối tượng khác nhau. Nghĩa là: Chứng từ là loại giấy tờ, vật mang tin (đĩa vi tính, đĩa CD) dùng để minh chứng cho các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Kế toán căn cứ vào nội dung chứng từ để phân tích, ghi chép, vào sổ sách kế toán. Ví dụ: Phiếu chi, Phiếu thu, Hóa đơn bán hàng,… Giấy báo nợ, Giấy báo có, Bảng thanh toán lương,… Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho,… Chứng từ kế toán là những chứng minh bằng giấy tờ các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh và thực sự hoàn thành,…điều này có nghĩa là: (i) có chứng từ là có nghiệp vụ kinh tế đã xảy ra, đang xảy ra và (ii) là căn cứ để ghi vào sổ sách kế toán. Đây chính là cơ sở hợp pháp để xác định trách nhiệm vật chất của những chủ thể có liên quan và là căn cứ để làm chứng cứ đủ tính pháp lý cho nghiệp vụ kinh tế phát sinh. 1.4.1.2 Nội dung và mẫu chứng từ kế toán Nội dung chứng từ kế toán [6] Theo khoản 1 và khoản 2 điều 17 của Luật Kế toán quy định, nội dung chứng từ phải có các nội dung chủ yếu sau đây: Tên và số hiệu của chứng từ kế toán; Ngày, tháng, năm lập chứng từ kế toán; Tên, địa chỉ của đơn vị hoặc cá nhân lập chứng từ kế toán; Tên, địa chỉ của đơn vị hoặc cá nhân nhận chứng từ kế toán; Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh; Số lượng, đơn giá và số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính ghi bằng số; tổng số tiền của chứng từ kế toán dùng để thu, chi tiền ghi bằng số và bằng chữ; 5 Chữ ký, họ và tên của người lập, người duyệt và những người có liên quan đến chứng từ kế toán. Ngoài những nội dung chủ yếu của chứng từ kế toán như trên, chứng từ kế toán có thể có thêm những nội dung khác theo từng loại chứng từ. Mẫu chứng từ kế toán [7] Theo Khoản 1 và 2 điều 5 của Nghị định số 129/2004/NĐ-CP ngày 31-5-2004 của chính phủ, mẫu chứng từ được quy định như sau: Mẫu chứng từ kế toán bao gồm mẫu chứng từ kế toán bắt buộc và mẫu chứng từ kế toán hướng dẫn: - Mẫu chứng từ kế toán bắt buộc là mẫu chứng từ kế toán do cơ quan nhà nước có thẩm quyền quy định nội dung, kết cấu của mẫu mà đơn vị kế toán phải thực hiện đúng về biểu mẫu, nội dung, phương pháp ghi các chỉ tiêu và áp dụng thống nhất cho các đơn vị kế toán hoặc từng đơn vị kế toán cụ thể. - Mẫu chứng từ kế toán hướng dẫn là mẫu chứng từ kế toán do cơ quan nhà nước có thẩm quyền quy định; ngoài các nội dung quy định trên mẫu, đơn vị kế toán có thể bổ sung thêm chỉ tiêu hoặc thay đổi hình thức mẫu biểu cho phù hợp với việc ghi chép và yêu cầu quản lý của đơn vị. Bộ Tài chính quy định danh mục và mẫu chứng từ kế toán bắt buộc, danh mục và mẫu chứng từ kế toán hướng dẫn; quy định về in và phát hành mẫu chứng từ kế toán. 1.4.1.3 Hệ thống biểu mẫu chứng từ kế toán [2] Hệ thống biểu mẫu chứng từ kế toán áp dụng cho các doanh nghiệp, gồm: Chứng từ kế toán ban hành theo Chế độ kế toán doanh nghiệp, gồm 6 chỉ tiêu: Chỉ tiêu lao động tiền lương; Chỉ tiêu hàng tồn kho; Chỉ tiêu bán hàng; Chỉ tiêu tiền tệ; Chỉ tiêu tài sản cố định; Chỉ tiêu khác. Và chứng từ kế toán ban hành theo các văn bản pháp luật khác. Cụ thể, chứng từ kế toán được phân loại theo nội dung của nghiệp vụ kinh tế phát sinh bao gồm: Loại 1: Lao động – Tiền lương bao gồm các biểu mẫu: Bảng chấm công; Bảng thanh toán tiền lương; Phiếu nghỉ hưởng bảo hiểm xã hội; Bảng thanh toán bảo hiểm xã hội; Bảng thanh toán tiền thưởng; Phiếu xác nhận sản phẩm hoặc 6 công việc hoàn thành; Phiếu báo làm thêm giờ; Hợp đồng giao khoán; Biên bản điều tra tai nạn lao động. Loại 2: Hàng tồn kho bao gồm các biểu mẫu: Phiếu nhập kho; Phiếu xuất kho; Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ; Phiếu xuất vật tư theo hạn mức; Biên bản kiểm nghiệm; Thẻ kho; Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ; Biên bản kiểm kê vật tư; sản phẩm, hàng hóa. Loại 3: Bán hàng bao gồm các biểu mẫu: Hóa đơn bán hàng (2 mẫu); Hóa đơn kiêm phiếu xuất kho; Hóa đơn cước vận chuyển; Hóa đơn dịch vụ; Hóa đơn giám định hàng xuất nhập khẩu; Hóa đơn cảng phí; Hóa đơn tiền điện; Hóa đơn tiền nước; Hóa đơn bán vàng, bạc, đá quý; Hóa đơn khối lượng xây dựng cơ bản hoàn thành; Hóa đơn thu phí bảo hiểm; Hóa đơn cho thuê nhà; Phiếu mua hàng; Bảng thanh toán hàng đại lý (ký gửi); Thẻ quầy hàng. Loại 4: Tiền tệ bao gồm các biểu mẫu: Phiếu thu, Phiếu chi, Giấy đề nghị tạm ứng, Giấy thanh toán tiền tạm ứng, Biên lai thu tiền; Bảng kê vàng, bạc, đá quý; Bảng kiểm kê quỹ (2 mẫu) Loại 5: Tài sản cố định bao gồm các biểu mẫu: Biên bản giao nhận tài sản cố định; Thẻ tài sản cố định; Biên bản thanh lý tài sản cố định; Biên bản giao nhận tài sản cố định sửa chữa lớn hoàn thành; Biên bản đánh giá lại tài sản cố định. Loại 6: Các chứng từ ban hành theo các văn bản pháp luật khác. 1.4.1.4 Lập chứng từ kế toán [2] Theo Quyết định 15/2006 ngày 20/03/2006, mọi nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến hoạt động của doanh nghiệp đều phải lập chứng từ kế toán. Chứng từ kế toán chỉ lập một lần cho một nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh. Nội dung chứng từ kế toán phải đầy đủ các chỉ tiêu, phải rõ ràng, trung thực với nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh. Chữ viết trên chứng từ phải rõ ràng, không tẩy xóa, không viết tắt. Số tiền viết bằng chữ phải khớp, đúng với số tiền viết bằng số. Chứng từ kế toán phải được lập đủ số liên theo quy định cho mỗi chứng từ. Đối với chứng từ lập nhiều liên phải được lập một lần cho tất cả các liên theo cùng một nội dung bằng máy tính, máy chữ hoặc viết lồng bằng giấy than. 7 Trường hợp đặc biệt phải lập nhiều liên nhưng không thể viết một lần tất cả các liên chứng từ thì có thể viết hai lần nhưng phải đảm bảo thống nhất nội dung và tính pháp lý của tất cả các liên chứng từ. Các chứng từ kế toán được lập bằng máy vi tính phải đảm bảo nội dung quy định cho chứng từ kế toán. 1.4.1.5 Ký chứng từ kế toán [9] Theo Quyết định 15/2006 ngày 20/03/2006 quy định về việc ký chứng từ kế toán như sau: Mọi chứng từ kế toán phải có đủ chữ ký theo chức danh quy định trên chứng từ mới có giá trị thực hiện. Riêng chứng từ điện tử phải có chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật. Tất cả các chữ ký trên chứng từ kế toán đều phải ký bằng bút bi hoặc bút mực, không được ký bằng mực đỏ, bằng bút chì, chữ ký trên chứng từ kế toán dùng để chi tiền phải ký theo từng liên. Chữ ký trên chứng từ kế toán của một người phải thống nhất và phải giống với chữ ký đã đăng ký theo quy định, trường hợp không đăng ký chữ ký thì chữ ký lần sau phải khớp với chữ ký các lần trước đó. Các doanh nghiệp chưa có chức danh kế toán trưởng thì phải cử người phụ trách kế toán để giao dịch với khách hàng, ngân hàng, chữ ký kế toán trưởng được thay bằng chữ ký của người phụ trách kế toán của đơn vị đó. Người phụ trách kế toán phải thực hiện đúng nhiệm vụ, trách nhiệm và quyền quy định cho kế toán trưởng. Chữ ký của người đứng đầu doanh nghiệp (Tổng Giám đốc, Giám đốc hoặc người được ủy quyền), của kế toán trưởng (hoặc người được ủy quyền) và dấu đóng trên chứng từ phải phù hợp với mẫu dấu và chữ ký còn giá trị đã đăng ký tại ngân hàng. Chữ ký của kế toán viên trên chứng từ phải giống chữ ký đã đăng ký với kế toán trưởng. Kế toán trưởng (hoặc người được ủy quyền) không được ký “thừa ủy quyền” của người đứng đầu doanh nghiệp. Người được ủy quyền không được ủy quyền lại cho người khác. Các doanh nghiệp phải mở sổ đăng ký mẫu chữ ký của thủ quỹ, thủ kho, các nhân viên kế toán, kế toán trưởng (và người được ủy quyền), Tổng Giám đốc (và người được ủy quyền). Sổ đăng ký mẫu chữ ký phải đánh số trang, đóng dấu giáp 8