Tài liệu Hoàn thiện tổ chức bộ máy quản trị trong công ty tnhh giầy ngọc tề”

  • Số trang: 71 |
  • Loại file: PDF |
  • Lượt xem: 69 |
  • Lượt tải: 0
nganguyen

Đã đăng 34345 tài liệu

Mô tả:

Luận văn tốt nghiệp Khoa Quản trị doanh nghiệp CHƢƠNG 1 TỔNG QUAN NGHIÊN CỨU ĐỀ TÀI: “ HOÀN THIỆN TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN TRỊ TRONG CÔNG TY TNHH GIẦY NGỌC TỀ” 1.1.Tính cấp thiết nghiên cứu của đề tài Tổ chức bộ máy quản trị có vai trò rất quan trọng đối với hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Một doanh nghiệp không có bộ máy quản trị, không có người quản lý thì khác gì như “ Rắn không đầu” mọi việc trong doanh nghiệp sẽ rối ren, không có ai quản thúc, dẫn tới công việc ứ đọng bộn bề, hoạt động kinh doanh kém hiệu quả. Và nhất là trong thời gian gần đây khi nền kinh tế thị trường mở cửa Việt Nam chính thức trở thành thành viên của tổ chức thương mại thế giới “VTO” (2006) đã đánh dấu mốc quan trọng trên con đường hội nhập kinh tế thế giới của Việt Nam. Khi gia nhập VTO hàng hóa của Việt Nam có thể xâm nhập vào thị trường các nước dễ dàng hơn, góp phần làm cho hoạt động xuất nhập khẩu của các doanh nghiệp Việt Nam được hiệu quả và giảm được chi phí tăng doanh thu lợi nhuận. Đồng thời hàng hóa của các doanh nghiệp trên thế giới có thể dễ dàng được đưa vào Việt Nam với mức thuế thấp, làm cho giá thành nhiều loại mặt hàng trong nước giảm đáng kể, kích thích nhu cầu tiêu dùng của người dân, làm cho nền kinh tế của Việt Nam ngày càng phát triển. Tuy nhiên, khi nền kinh tế thị trường càng mở cửa thì sự cạnh tranh giữa các doanh nghiệp trong và ngoài nước ngày càng quyết liệt hơn. Môi trường kinh doanh của doanh nghiệp luôn luôn biến động không ngừng tạo ra cơ hội và thách thức cho các doanh nghiệp. Để chớp lấy cơ hội và giảm thiểu, né tránh các rủi ro thì doanh nghiệp phải đưa ra các quyết định kịp thời và đúng đắn. Mà người có thể đưa ra các quyết định đó thì không ai khác chính là các nhà quản trị trong tổ chức bộ máy quản trị của doanh nghiệp. Mặt khác sản xuất ngày càng phát triển thì mức độ tập trung hóa và chuyên môn hóa sản xuất ngày càng cao. Nó đòi hỏi phải có sự phối hợp nhịp nhàng SV: Vũ Thị Thêu 1 Lớp: K5-HQ1C Luận văn tốt nghiệp Khoa Quản trị doanh nghiệp giữa các phòng ban trong bộ máy quản trị và giữa các phòng ban với các phân xưởng sản xuất ở tất cả các khâu của sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Vì vậy việc xây dựng và hoàn thiện tổ chức BMQT được xem như vấn đề then chốt của mỗi doanh nghiệp. Nếu tổ chức BMQT của doanh nghiệp được tổ chức một cách khoa học hợp lý và linh hoạt thì sẽ giúp doanh nghiệp thích nghi tốt với sự thay đổi của môi trường, tận dụng cơ hội và ứng phó kịp thời với những thách thức. Công tác tổ chức quản lý hiệu quả sẽ tăng cường sự phối hợp giữa các phòng ban tạo sự liên kết gắn bó giữa các thành viên đẩy nhanh tiến độ hoàn thành công việc, hướng tới mục tiêu chung của doanh nghiệp. Một tổ chức BMQT phù hợp với chiến lược đặc trưng riêng của mỗi doanh nghiệp sẽ là nền móng vững chắc cho hoạt động kinh doanh và hoạt động quản trị trong mỗi doanh nghiệp để đi tới thành công. Do đó hoàn thiện BMQT là nhu cầu cấp thiết và cần giải quyết trong mỗi doanh nghiệp để có thể ổn định duy trì và phát triển hoạt động kinh doanh của mình trước sự biến động của môi trường kinh doanh hiện nay. Công ty TNHH Giầy Ngọc Tề tuy mới được thành lập năm 2003 nhưng công ty đã đạt được nhiều thành tích trong ngành giầy da nói chung và xu hướng phát triển của tỉnh Hưng Yên nói riêng. Công ty đã tạo việc làm cho gần 4000 cán bộ công nhân viên trong và ngoài tỉnh. Công ty chuyên xuất khẩu và gia công giầy da các loại sang thị trường chính là Đài Loan và các thị trường lân cận khác. Công ty TNHH Giầy Ngọc Tề luôn không ngừng phấn đấu vươn lên tạo chỗ đứng trên thị trường, tạo uy tín đối với khách hàng, không ngừng đổi mới để phù hợp với tình hình kinh tế thị trường nói chung và ngành giầy da nói riêng. Tuy nhiên thương trường là chiến trường để có thể cạnh tranh được với các hãng giầy nổi tiếng trên thị trường như giầy Nike, giầy Sài Gòn, giầy Thượng Đình…thì giầy Ngọc Tề phải có các chiến lược, mục tiêu kinh doanh phù hợp ngoài việc nâng cao chất lượng sản phẩm giầy da thì công ty cần phải mở rộng quy mô sản xuất và mở rộng thị trường tiêu thụ, chú trọng khai thác các SV: Vũ Thị Thêu 2 Lớp: K5-HQ1C Luận văn tốt nghiệp Khoa Quản trị doanh nghiệp thị trường tiềm năng. Trước tiên để có thể thực hiện được các vấn đề nói trên thì công ty TNHH Giầy Ngọc Tề cần phải hoàn thiện tổ chức BMQT của doanh nghiệp mình. Vì trong quá trình thực tập tại công ty với kết quả điều tra sơ bộ em nhận thấy bên cạnh những thành công vẫn còn một số hạn chế bất cập trong công tác tổ chức bộ máy quản trị: 80% các ý kiến cho rằng tổ chức bộ máy quản trị trong công ty còn chưa hợp lý, 60% các ý kiến cho rằng tổ chức bộ máy quản trị còn thiếu một số phòng ban dẫn tới quá tải công việc và không được chuyên môn hóa, 40% cho rằng sự phối hợp giữa các phòng ban còn lỏng lẻo, các xí nghiêp chưa được quản lý chặt chẽ gây lãng phí nguyên vật liệu làm giảm hiệu quả sản xuất. Do đó nhu cầu cấp thiết đặt ra cho công ty TNHH Giầy Ngọc Tề hiện nay là nhanh chóng hoàn thiện bộ máy tổ chức quản trị để có thể đáp ứng mục tiêu phát triển của doanh nghiệp trong môi trường cạnh tranh gay gắt hiện nay. 1.2. Xác lập và tuyên bố vấn đề nghiên cứu trong đề tài Sau khi tìm hiểu và nghiên cứu vấn đề trên cả hai phương diện cơ sở khoa học và cơ sở thực tiễn, hiểu được tầm quan trọng của tổ chức bộ máy quản trị trong các công ty nói chung và công ty TNHH Giầy Ngọc Tề nói riêng. Em nhận thấy vấn đề tổ chức bộ máy quản trị là vấn đề cần được giải quyết tại công ty. Vì vậy em đã lựa chọn đề tài “ Hoàn thiện tổ chức bộ máy quản trị trong công ty TNHH Giầy Ngọc Tề” để hoàn thành luận văn tốt nghiệp. 1.3 Các mục tiêu nghiên cứu - Hệ thống hóa một số vấn đề lý luận về công tác hoàn thiện cơ cấu tổ chức BMQT của doanh nghiệp. - Phân tích đánh giá thực trạng đánh giá tổ chức BMQT của công ty TNHH Giầy Ngọc Tề từ đó rút ra thành công, tồn tại và nguyên nhân. - Đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức của công ty TNHH Giầy Ngọc Tề trong thời gian tới. SV: Vũ Thị Thêu 3 Lớp: K5-HQ1C Luận văn tốt nghiệp Khoa Quản trị doanh nghiệp 1.4. Phạm vi nghiên cứu - Về không gian: nghiên cứu vấn đề về tổ chức BMQT tại công ty TNHH Giầy Ngọc Tề. -Về thời gian: nghiên cứu thực trạng tổ chức BMQT của công ty trong vòng ba năm: 2008, 2009 và 2010, định hướng giải pháp đến năm 2020. - Về nội dung nghiên cứu: nghiên cứu các vấn đề liên quan đến công tác hoàn thiện tổ chức BMQT và đề xuất giải pháp nhằm hoàn thiện tổ chức BMQT của công ty trong thời gian tới. 1.5. Kết cấu luận văn tốt nghiệp Ngoài lời mở đầu, mục lục, các danh mục bảng biểu, sơ đồ hình vẽ…luận văn được kết cấu gồm 4 chương như sau: Chương 1: Tổng quan nghiên cứu đề tài hoàn thiện tổ chức BMQT trong công ty TNHH Giầy Ngọc Tề Chương 2: Một số vấn đề lý luận cơ bản về tổ chức BMQT của doanh nghiệp Chương 3: Phương pháp nghiên cứu và kết quả phân tích thực trạng công tác tổ chức BMQT tại công ty TNHH Giầy Ngọc Tề Chương 4: Các kết luận và đề xuất giải pháp hoàn thiện công tác tổ chức BMQT của công ty TNHH Giầy Ngọc Tề SV: Vũ Thị Thêu 4 Lớp: K5-HQ1C Luận văn tốt nghiệp Khoa Quản trị doanh nghiệp CHƢƠNG 2 MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN TRỊ CỦA DOANH NGHIỆP 2.1 Một số định nghĩa khái niệm cơ bản 2.1.1 Khái niệm về bộ máy quản trị Bộ máy quản trị là một tổ chức con trong một tổ chức, là cơ quan điều khiển hoạt động của toàn bộ tổ chức. Bộ máy quản trị bao gồm một tập thể người lao động cùng với các phương tiện quản trị được liên kết theo một số nguyên tắc, quy tắc nhất định nhằm đạt các mục tiêu đã định. 2.1.2 Khái niệm về tổ chức bộ máy quản trị Tổ chức bộ máy quản trị là quá trình dựa trên các chức năng nhiệm vụ đã được xác định và bộ máy quản trị để sắp xếp về lực lượng, bố trí về cơ cấu, xây dựng về mô hình và giúp cho toàn bộ hệ thống quản trị hoạt động như một chỉnh thể hoạt động có hiệu quả nhất 2.1.3 Khái niệm về cơ cấu tổ chức Theo PGS.TS Nguyễn Thị Liên Diệp (6) Cơ cấu tổ chức là sự sắp xếp các bộ phận, các đơn vị trong một tổ chức thành một thể thống nhất với quan hệ về nhiệm vụ và quyền hạn rõ ràng, nhằm tạo nên một môi trường nội bộ thuận lợi cho sự làm việc của mỗi cá nhân mỗi bộ phận hướng tới nhằm mục tiêu chung của tổ chức. 2.1.4 Khái niệm phân quyền Sau khi đã lựa chọn một cơ cấu (mô hình) tổ chức phù hợp, các nhà quản trị phải thiết lập mối quan hệ giữa các cấp quản trị và giữa các bộ phận, các thành viên trong tổ chức với nhau công việc này được thực hiện nhờ quá trình phân quyền. Do đó: Phân quyền là quá trình chuyển giao nhiệm vụ và quyền hạn cho những người, những bộ phận, những cá nhân có trách nhiệm hoàn thành nhiệm vụ đó SV: Vũ Thị Thêu 5 Lớp: K5-HQ1C Luận văn tốt nghiệp Khoa Quản trị doanh nghiệp 2.2 Một số lý thuyết về tổ chức bộ máy quản trị của doanh nghiệp Tổ chức bộ máy quản trị có vai trò rất quan trọng đối với hoạt động sản xuất kinh doanh. Một doanh nghiệp có bộ máy quản trị hợp lý sẽ đạt hiệu quả cao trong sản xuất. Thêm vào đó, một doanh nghiệp biết phát huy nhân tố con người trong sản xuất thì bộ máy quản trị hoạt động có hiệu quả và làm cho sản xuất kinh doanh phát triển.  Lý thuyết cổ điển về tổ chức bộ máy quản trị - Đối với các nhà lý luận quản lý cổ điển cho rằng: Sự điều phối hiệu quả duy nhất là người giám đốc, còn việc điều hòa phối hợp trong nội bộ doanh nghiệp là không quan trọng. Vì họ nhận định một cách đơn giản rằng, sau khi giám đốc phân công công việc xong việc của ai người đó làm rồi kết hợp lại sẽ thành mục tiêu lớn của doanh nghiệp. Quan điểm này cũng có ý đúng, đó là tầng lớp quản trị cao nhất trong doanh nghiệp là quan trọng nhất, họ điều phối doanh nghiệp có tốt hay không tốt đó là phần lớn phụ thuộc vào trình độ, cách quản trị của họ. Tuy nhiên quan điểm cổ điển này có chỗ không đúng đó là việc coi nhẹ sự điều hòa phối hợp nội bộ trong doanh nghiệp. Bởi vì nếu nhà quản trị quản lý cấp cao nhất đưa ra các đường lối, mục tiêu công việc cho các bộ phận, nhân viên trong doanh nghiệp tự thực hiện. Tuy các đường lối mục tiêu đó là phương hướng đi rất tốt cho doanh nghiệp đó là hướng đi sáng suốt nhưng nếu chỉ giao công việc cho cấp dưới mà không giám sát, không khuyến khích, điều hòa phối hợp các bộ phận thì hiệu quả, mà họ làm được có như mong đợi của nhà quản trị không? Và đặc biệt điều này thể hiện rõ trong các doanh nghiệp lớn ở đó có rất nhiều tầng lớp nấc phân công phức tạp.  Lý thuyết hiện đại về tổ chức bộ máy quản trị - Trong trường phái quản lý hệ thống lý luận hiện đại cho rằng: Một bộ máy quản trị được hình thành dựa trên chất lượng của đội ngũ công nhân viên và nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp đó. Như vậy mô hình tổ chức bộ máy quản trị là nhân tố quan trọng liên quan đến sự thành bại của SV: Vũ Thị Thêu 6 Lớp: K5-HQ1C Luận văn tốt nghiệp Khoa Quản trị doanh nghiệp một doanh nghiệp trên thương trường. Trong lý luận này đã nêu rõ lên các nhân tố hình thành bộ máy quản trị, tuy nhiên chưa đề ra một đường lối hữu hiệu, hoàn thiện để giải quyết vấn đề tổ chức mô hình quản trị một cách có hệ thống.Vì mô hình tổ chức bộ máy quản trị hoàn thiện là mô hình phải gắn với môi trường, hoàn cảnh nhất định và hoạt động của nó phải trải qua nhiều sức ép, thách thức và đòi hỏi bởi nhiều những nhu cầu khác nhau. Hay sự ổn định của môi trường kinh doanh sẽ quyết định tới quy mô cấu trúc tổ chức bộ máy quản trị của doanh nghiệp. 2.3 Tổng quan tình khách thể nghiên cứu của những công trình năm trƣớc Tổ chức bộ máy quản trị có vai trò quyết định tình hình kinh doanh của doanh nghiệp. Mặt khác môi trường kinh doanh luôn thay đổi, sự cạnh tranh giữa các doanh nghiệp ngày càng gay gắt nên tổ chức bộ máy quản trị của doanh nghiệp phải ngày càng được hoàn thiện để thích nghi với từng giai đoạn kinh doanh của doanh nghiệp. Do đó hoàn thiện tổ chức bộ máy quản trị là vấn đề luôn được quan tâm ở các doanh nghiệp. Nhận thức được điều này đã có khá nhiều sinh viên khóa trước lựa chọn đề tài này làm luận văn tốt nghiệp. Sau đây em xin được lấy một vài ví dụ về một số công trình nghiên cứu: - Đề tài 1: “ Hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị công ty TNHH vàng bạc đá quý Huy Thành” do Nguyễn Thị Lơ - sinh viên K4HQ1A trường ĐHTM thực hiện. Luận văn này đã đưa ra một số lý thuyết cơ bản như khái niệm, lý luận về tổ chức bộ máy quản trị …và nêu rõ rõ ràng cụ thể một số mô hình tổ chức như: cấu trúc tổ chức theo chức năng, cơ cấu tổ chức trực tuyến, cơ cấu tổ chức theo khu vực địa lý…Đối với mỗi cấu trúc tổ chức đều đưa ra được các ưu, nhược điểm. SV: Vũ Thị Thêu 7 Lớp: K5-HQ1C Luận văn tốt nghiệp Khoa Quản trị doanh nghiệp Tuy nhiên trong phần nội dung về : phân định nội dung tổ chức bộ máy quản trị thì bài luận văn này còn thiếu phần đặc điểm của tổ chức bộ máy quản trị và các nguyên tắc xây dựng tổ chức bộ máy quản trị. - Đề tài 2: “ Hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị trong công ty may Hưng Yên” do sinh viên Đào Thị Nhinh lớp K42A1 trường ĐHTM thực hiện Luận văn này đã đưa ra được nhiều giải pháp tuy nhiên có một số giải pháp bị trùng lặp và phần lý thuyết ở chương 2 thì chưa nêu rõ được một số quan điểm lý thuyết về tổ chức bộ máy quản trị mà chỉ nêu ra một số khái niệm về tổ chức và cơ cấu tổ chức. - Đề tài 3 : “Nghiên cứu các nhân tố ảnh hưởng nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị công ty TNHH Sông Lô” do sinh viên Nguyễn Thị Giang K41A1 trường ĐHTM thực hiện Về lý thuyết thì luận văn phân tích tương đối đầy đủ một số vấn đề cơ bản của cơ cấu tổ chức về phần thực trạng thì đã đưa ra được cơ cấu chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu nhân sự của các phòng ban một cách rất rõ ràng. Nhưng luận văn này có nêu ra các tồn tại nhưng phân tích nguyên nhân rõ ràng dẫn đến giải pháp đưa ra chưa sát với thực tế của công ty. Ngoài các đề tài trên còn rất nhiều đề tài khác nghiên cứu về tổ chức bộ máy quản trị tại các doanh nghiệp. Nhìn chung các bài viết đều nêu được một số lý thuyết, khái niệm về tổ chức bộ máy quản trị, phân tích được thực trạng tìm ra nguyên nhân và đưa ra giải pháp. Tuy nhiên các bài viết này chưa phân tích rõ nguyên nhân và đưa ra giải pháp còn trùng lặp, chưa có nhiều sáng kiến mới mang tính khả thi. Trong các đề tài nghiên cứu trên chủ yếu là nghiên cứu về cơ cấu tổ chức, chưa có đề tài nào nghiên cứu kỹ về tổ chức bộ máy quản trị ở công ty em. Do đó em chọn đề tài: “ Hoàn thiện tổ chức bộ máy quản trị trong công ty TNHH Giầy Ngọc Tề ” là một đề tài mới và mang tính cấp thiết làm đề tài luận văn tốt nghiệp. SV: Vũ Thị Thêu 8 Lớp: K5-HQ1C Luận văn tốt nghiệp Khoa Quản trị doanh nghiệp 2.4. Phân định nội dung về vấn đề nghiên cứu của đề tài 2.4.1. Đặc điểm của tổ chức bộ máy quản trị - Tính tập trung Bộ máy quản trị được tổ chức theo nhiều mô hình khác nhau tùy từng quy mô và loại hình doanh nghiệp. Tuy nhiên dù được tổ chức theo mô hình nào thì cũng phải đảm bảo tính tập trung. Tính tập trung ở đây chính là tập trung quyền lực vào tay một hoặc một vài người trong bộ máy quản trị. Sở dĩ phải có tính tập trung vì trong quản lý kinh tế xuất phát từ yêu cầu của môi trường kinh doanh người có quyền lực phải đưa ra các quyết định chính xác và kịp thời, yêu cầu bất cứ một sự việc nào cũng phải có sự chỉ huy thống nhất. - Tính tiêu chuẩn hóa Bộ máy quản trị của doanh nghiệp bao gồm nhiều phòng ban các hoạt động các hành vi của mỗi phòng ban, mỗi cá nhân đều bị chi phối và bị ràng buộc bởi các quy chế, các chính sách và các thủ tục của tổ chức. Nếu mức độ ràng buộc và chi phối cao thì cơ cấu tổ chức sẽ có tính tiêu chuẩn cao và ngược lại. Trên thực tế thì các doanh nghiệp có quy mô càng lớn thì tính tiêu chuẩn hóa càng cao và các doanh nghiệp nhỏ thì tính tiêu chuẩn hóa sẽ thấp hơn. - Tính phức tạp Vì bộ máy quản trị của doanh nghiệp gồm nhiều cấp, nhiều phòng ban nên mối quan hệ giữa các phòng ban, các cấp, các nhân viên là rất phức tạp. Bộ máy quản trị càng có nhiều cấp lãnh đạo, có nhiều phòng ban thì tính phức tạp càng cao và ngược lại. 2.4.2. Nguyên tắc tổ chức bộ máy quản trị trong doanh nghiệp - Nguyên tắc linh hoạt Trong cơ chế thị trường hiện nay khi nhu cầu thị trường luôn biến động sự cạnh tranh sống còn giữa các doanh nghiệp càng quyết liệt hơn vì vậy nếu doanh nghiệp nào không chuyển mình kịp để đáp ứng nhu cầu thị trường thì doanh nghiệp đó dễ bị thất bại. Do đó đòi hỏi doanh nghiệp phải chủ động thay đổi để thích nghi với bất cứ tình huống nào xảy ra ở trong cũng như SV: Vũ Thị Thêu 9 Lớp: K5-HQ1C Luận văn tốt nghiệp Khoa Quản trị doanh nghiệp ngoài doanh nghiệp. Chính vì thế mà tổ chức bộ máy quản trị phải linh hoạt không được cứng nhắc, phải thích ứng với những thay đổi của các yếu tố tác động. - Đảm bảo tính tối ưu Bộ máy quản trị của doanh nghiệp phải được thiết kế sao cho số lượng các cấp quản trị, các phòng ban là ít nhất, không thừa cũng không thiếu bộ phận nào có như vậy thì bộ máy quản trị của doanh nghiệp mới gọn nhẹ, linh hoạt tránh rườm rà, gây lãng phí nguồn lực của doanh nghiệp. - Đảm bảo tính cân đối Theo nguyên tắc này tính cân đối thể hiện ở sự cân đối giữa quyền hành và trách nhiệm, cân đối về công việc giữa các bộ phận các phòng ban và các cá nhân với nhau. Do đó tổ chức bộ máy quản trị phải xác định rõ chức năng nhiệm vụ của các bộ phận trong tổ chức sao cho đảm bảo sự cân đối hài hòa, loại trừ những chức năng nhiệm vụ chồng chéo, trùng lặp. - Nguyên tắc hiệu quả Bộ máy quản trị của doanh nghiệp phải phát huy hết vai trò và chức trách của mình phải điều hành như thế nào để doanh nghiệp làm ăn có lãi nhất. Hơn nữa để tăng hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp thì trước tiên cần tổ chức bộ máy quản trị đó sao cho hợp lý nhất, tức là tổ chức bộ máy quản trị đó phải gọn nhẹ linh hoạt để chi phí quản lý là thấp nhất nhưng mang lại hiệu quả quản trị cao nhất. - Đảm bảo tính thống nhất chỉ huy Mỗi một cơ cấu tổ chức khi được xây dựng thì các đơn vị,bộ phận được cấu thành đều có một quyền hạn và trách nhiệm nhất định.Các đơn vị, cá nhân chịu trách nhiệm báo cáo trực tiếp cho nhà quản trị của mình, đảm bảo sự chỉ huy mang tính thống nhất trong toàn tổ chức, tránh tình trạng chồng chéo mâu thuẫn. SV: Vũ Thị Thêu 10 Lớp: K5-HQ1C Luận văn tốt nghiệp Khoa Quản trị doanh nghiệp 2.4.3 Các nhân tố ảnh hƣởng đến bộ máy quản trị của doanh nghiệp 2.4.3.1. Chiến lược và mục tiêu của doanh nghiệp Chiến lược và mục tiêu của tổ chức có ảnh hưởng lớn đến việc tổ chức bộ máy quả trị trong doanh nghiệp. Doanh nghiệp có thể thay đổi cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị sao cho phù hợp với chiến lược và mục tiêu trong từng giai đoạn từng thời kỳ. Chẳng hạn khi doanh nghiệp đưa ra chiến lược xâm nhập thị trường mới thì khi đó doanh nghiệp sẽ phải cấp thêm nguồn lực cho phòng marketing thì khi đó phòng marketing mới có đủ nhân lực và tài chính để hoàn thành mục tiêu của doanh nghiệp trong thời gian đã định. Mỗi một tổ chức có chiến lược và mục tiêu khác nhau thì có cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị khác nhau để có thể phù hợp với hoạt động kinh doanh của mỗi tổ chức. 2.4.3.2. Chức năng và nhiệm vụ của doanh nghiệp Trong bất kỳ tổ chức kinh tế nào thì chức năng nhiệm vụ và mô hình tổ chức bộ máy quản trị của doanh nghiệp không thể tách rời nhau mà chúng có tác động bổ sung cho nhau. Nếu một doanh nghiệp chuyên về sản xuất thì phải có bộ máy quản trị phù hợp. Chẳng hạn như trong tổ chức bộ máy quản trị phải có phòng kỹ thuật, phòng sản xuất…Nhưng đối với doanh nghiệp chuyên về kinh doanh bán đồ gia dụng thì họ phải có phòng kinh doanh và phát triển thị trường tốt. Do đó phải dựa trên các chức năng và nhiệm vụ của doanh nghiệp mà xây dựng tổ chức bộ máy quản trị cho phù hợp. 2.4.3.3. Quy mô và mức độ phức tạp của doanh nghiệp Bộ máy quản trị ảnh hưởng trực tiếp tới quy mô của doanh nghiệp. Doanh nghiệp có quy mô lớn thì các bộ phận, số lượng nhân viên trong các bộ phận cũng phải tăng lên tương ứng vì thế mức độ phức tạp của tổ chức cũng tăng lên. Thông thường ở các doanh nghiệp có quy mô lớn thì sự chuyên môn hóa trong tổ chức là rất lớn và ngược lại các doanh nghiệp có quy mô vừa và nhỏ thì số lượng các phòng ban, các bộ phận, số lượng các nhân viên trong bộ phận cũng ít đi. Vì vậy mà mức độ phức tạp trong doanh nghiệp cũng giảm. SV: Vũ Thị Thêu 11 Lớp: K5-HQ1C Luận văn tốt nghiệp Khoa Quản trị doanh nghiệp 2.4.3.4. Kỹ thuật công nghệ và trình độ của cán bộ quản trị Việc sử dụng công nghệ của doanh nghiệp cũng ảnh hưởng tới tổ chức bộ máy quản trị. Nếu doanh nghiệp đầu tư kỹ thuật hiện đại vào việc quản trị thì bộ máy quản trị của doanh nghiệp sẽ làm việc một cách khoa học hơn, các công việc được xử lý nhanh gọn hơn giảm thiểu được nguồn nhân lực. Nhưng lại phải đầu tư nhiều cho công nghệ và đòi hỏi nguồn nhân lực trong bộ máy quản trị phải có trình độ cao, biết sử dụng thành thạo các công nghệ mới này. Do đó các kỹ thuật công nghệ cao thường được sử dụng ở các doanh nghiệp có quy mô lớn còn đối với các doanh nghiệp nhỏ thì ít được sử dụng hơn. 2.4.3.5. Môi trường kinh doanh Mỗi doanh nghiệp đều hoạt động trong một môi trường nhất định vì vậy sự thay đổi của môi trường sẽ ảnh hưởng tới hoạt động của doanh nghiệp. Do đó nó cũng ảnh hưởng tới tổ chức bộ máy quản trị của doanh nghiệp. Nếu môi trường ổn định tình hình sản xuất kinh doanh ổn định dẫn tới bộ máy quản trị hoạt động bình thường nhưng khi môi trường biến động phức tạp thì đòi hỏi tổ chức bộ máy quản trị phải có tính linh hoạt, thích nghi cao và quản trị tốt thì doanh nghiệp mới tồn tại và phát triển được. 2.4.3.6. Thái độ của đội ngũ cán bộ công nhân viên Đối với những người đã qua đào tạo có trình độ chuyên môn tốt, có ý thức làm việc thì họ sẽ hoàn thành công việc nhanh chóng hơn, hiệu quả hơn do đó sẽ làm giảm số lượng lao động quản trị dẫn đến tổ chức bộ máy quản trị dễ dàng và hiệu quả hơn. Ngược lại với những người có ý thức là việc kém, không tự giác sẽ dẫn đến làm việc kém hiệu quả dẫn đến bộ máy quản trị của doanh nghiệp kém linh hoạt hơn. SV: Vũ Thị Thêu 12 Lớp: K5-HQ1C Luận văn tốt nghiệp Khoa Quản trị doanh nghiệp 2.4.5. Một số mô hình tổ chức bộ máy quản trị của doanh nghiệp. 2.4.5.1. Mô hình tổ chức giản đơn Giám đốc Lãnh đạo tuyến 2 Lãnh đạo tuyến 1 1 2 1 3 2 3 Sơ đồ 1: Mô hình tổ chức giản đơn  Đặc điểm: Mô hình tổ chức giản đơn hay còn gọi là tổ chức theo kiểu trực tuyến, cách tổ chức bộ máy quản trị đơn giản nhất, trong đó người đứng đầu tổ chức (giám đốc) phải thực hiện tất cả các chức năng quản lý và chịu trách nhiệm hoàn toàn về hệ thống mình phụ trách, mọi vấn đề đều được giải quyết theo kênh đường thẳng. Người thừa hành mệnh lệnh chỉ nhận mệnh lệnh của cấp trực tiếp và chỉ thi hành mệnh lệnh của người đó mà thôi.  Ưu điểm: - Mô hình tổ chức này đơn giản, gọn nhẹ, linh hoạt, tiết kiệm được chi phí quản lý. - Do chỉ có một thủ trưởng nên người lãnh đạo này nắm bắt lãnh đạo được nhanh và chính xác các hoạt động của người dưới quyền. Do đó người lãnh đạo dễ dàng kiểm soát và điều chỉnh tổ chức của mình. - Mỗi cấp dưới chỉ nhận mệnh lệnh của cấp trên trực tiếp nên mệnh lệnh được thi hành nhanh.  Nhược điểm: - Mô hình tổ chức này chỉ áp dụng được tại các doanh nghiệp nhỏ SV: Vũ Thị Thêu 13 Lớp: K5-HQ1C Luận văn tốt nghiệp Khoa Quản trị doanh nghiệp - Người lãnh đạo phải thực hiện tất cả các chức năng quản lý do đó người lãnh đạo phải có kiến thức sâu rộng, toàn diện về mọi lĩnh vực mà trên thực tế thì con người không ai là hoàn thiện cả mà người giỏi tất cả các lĩnh vực thì rất ít. - Mỗi nhà quản trị phải thực hiện quá nhiều công việc khác nhau nên dễ dẫn đến tình trạng quá tải làm việc không hiệu quả. - Không tận dụng được tài năng đóng góp và các chuyên gia có chuyên môn sâu trong từng lĩnh vực nên không phát huy được sức mạnh tập thể. 2.4.5.2. Mô hình tổ chức theo chức năng  Đặc điểm Nhiệm vụ quản lý được phân chia các đơn vị quản lý riêng biệt theo các chức năng quản trị hình thành nên người lãnh đạo được chuyên môn hóa chỉ đảm nhận một chức năng nhất định. Những chức năng cần thiết của một công ty bao gồm sản xuất, tài chính, kế toán, nhân sự… Những người thực hiện nhiệm vụ ở cấp dưới nhận mệnh lệnh không chỉ của một người lãnh đạo trong doanh nghiệp mà của những người lãnh đạo các chức năng khác nhau.  Ưu điểm: - Mang lại hiệu quả cao vì có sự chuyên môn hóa quản trị theo các chức năng sâu sắc, tận dụng tài năng chuyên môn và nguồn nhân lực. - Quyền quản trị trong doanh nghiệp được chia nhỏ ra theo các chức năng vì thế đã giảm bớt gánh nặng quản trị cho người đứng đầu bộ phận.  Nhược điểm: - Người cấp dưới đôi khi phải nhận mệnh lệnh của nhiều người lãnh đạo các chức năng khác nhau. - Hay xảy ra các quyết định khác nhau giữa người lãnh đạo quản lý chung và người lãnh đạo chức năng. SV: Vũ Thị Thêu 14 Lớp: K5-HQ1C Luận văn tốt nghiệp Khoa Quản trị doanh nghiệp - Các nhà quản trị và nhận nhiệm vụ của mỗi bộ phận chức năng thường chỉ chú trọng vào nhiệm vụ và mục tiêu mà bộ phận mình đảm nhận hơn là mục tiêu chung của tổ chức. Do đó không có sự đoàn kết giữa các bộ phận. Tổng giám đốc GĐ chức năng A GĐ chức năng B GĐ chức năng C Sơ đồ 2: Mô hình tổ chức theo chức năng 2.4.5.3. Mô hình tổ chức theo trực tuyến chức năng  Đặc điểm: Mô hình tổ chức trực tuyến chức năng đã khắc phục được nhược điểm của mô hình tổ chức giản đơn và mô hình tổ chức theo chức năng. Vì theo mô hình này thì lãnh đạo các phòng chức năng lam nhiệm vụ tham mưu, giúp việc, theo dõi, đề xuất, kiểm tra, tư vấn cho thủ trưởng nhưng không có quyền ra quyết định cho các đơn vị sản xuất. Còn người lãnh đạo cao nhất trong doanh nghiệp tham khảo ý kiến đóng góp và các giám đốc chức năng và từ đó đưa ra các quyết định cho tổ chức, người lãnh đạo của tổ chức vẫn chịu trách nhiệm về mọi mặt công việc và toàn quyền quyết định trong phạm vi doanh nghiệp truyền mệnh lệnh vẫn theo tuyến đã quy định. Tổng giám đốc GĐ chức năng 1 GĐ tuyến 2 GĐ chức năng 2 GĐ tuyến 1 3 1 4 2 Sơ đồ 3: Mô hình tổ chức theo trực tuyến chức năng SV: Vũ Thị Thêu 15 Lớp: K5-HQ1C Luận văn tốt nghiệp Khoa Quản trị doanh nghiệp  Ưu điểm: Sự kết hợp ưu điểm của hai mô hình tổ chức trực tuyến và chức năng nên nó phát huy được năng lực, chuyên môn hóa của các bộ phận chức năng, đồng thời đảm bảo được quyền chỉ huy trực tiếp của lãnh đạo cấp cao trong tổ chức.  Nhược điểm: Các nhà lãnh đạo chức năng lại có nhiều ý kiến khác nhau khiến lãnh đạo cấp cao thường xuyên phải họp bàn và tổng hợp ý kiến. 2.4.5.4. Mô hình theo sản phẩm hay dịch vụ  Đặc điểm: Mô hình này phù hợp với những công ty có nhiều sản phẩm hay dịch vụ theo các chủng loại khác nhau, ví dụ như công ty Unilever có các sản phẩm như dầu gội, bột giặt, sữa tắm… Tất cả các công việc gắn với việc sản xuất và bán một hay một số sản phẩm thuộc một chủng loại sản phẩm sẽ được đặt dưới sự lãnh đạo của một nhà quản trị. Tổng giám đốc GĐ sản phẩm A Marketig ngg Tài chính GĐ sản phẩm B Sản xuất Marketig Tài chính Sản xuất Sơ đồ 4: Mô hình tổ chức theo sản phẩm hay dịch vụ  Ưu điểm: - Chuyên môn hóa trong nghiên cứu sản xuất và phân phối một chủng loại sản phẩm SV: Vũ Thị Thêu 16 Lớp: K5-HQ1C Luận văn tốt nghiệp Khoa Quản trị doanh nghiệp - Lãnh đạo của một chủng loại sản phẩm có quyền hạn và chịu trách nhiệm đối với việc kinh doanh sản phẩm đó. Do đó có thể xác định một cách chính xác các yếu tố như: chi phí, doanh thu những vấn đề cần giải quyết và khả năng thành công của mỗi sản phẩm. - Nhà quản trị có thể phản ứng linh hoạt với sự thay đổi về nhu cầu của khách hàng cũng như sự thay đổi của môi trường do họ chỉ phải chú trọng vào một chủng loại sản phẩm.  Nhược điểm: - Các nhà quản trị cấp cao có thể đưa ra các tiêu chuẩn và quy tắc mà không hoàn toàn phù hợp được với các chủng loại sản phẩm. - Mỗi một chủng loại sản phẩm đều được hoạt động độc lập như một công ty con nên cần có các phòng ban như: sản xuất, marketing, tài chính…mà như vậy thì tổng công ty có thể dư thừa hay thiếu hụt nguồn nhân lực. - Giám đốc, nhân viên chỉ chú trọng đến sản phẩm hay dịch vụ mà họ phụ trách nên khó có thể phối hợp với các bộ phận phụ trách chủng loại sản phẩm khác. Do đó làm giảm khả năng cạnh tranh vì doanh nghiệp vì sẽ khó để huy động nguồn nhân lực từ sản phẩm mạnh để phát triển sản phẩm yếu. 2.4.5.6. Mô hình tổ chức theo khu vực địa lý Do các doanh nghiệp ngày càng mở rộng thị trường kinh doanh nên có những công ty có địa bàn hoạt động trải dài khắp đất nước và cả ở nước ngoài. Do đó bộ máy quản trị nếu chỉ được tổ chức tại trụ sở chính của công ty ở một vùng nào đó thì không thể kiểm soát hết được các hoạt động trong công ty. Chính vì vậy tổ chức bộ máy quản trị của doanh nghiệp cần chia theo khu vực địa lý. Có thể là miền bắc, miền trung, miền nam hoặc đại diện trong nước, ngoài nước. Mọi hoạt động trong một khu vực nên giao cho một nhà quản trị - giám đốc khu vực. Người này sẽ chịu trách nhiệm về tất cả những hoạt động tiến hành trên địa bàn cụ thể đó. SV: Vũ Thị Thêu 17 Lớp: K5-HQ1C Luận văn tốt nghiệp Khoa Quản trị doanh nghiệp  Ưu điểm: - Mỗi một vùng miền có những đặc điểm khác nhau về tập quán sinh hoạt, ăn uống tiêu dùng, thu nhập…do đó cần phải quản lý theo từng khu vực thì mới có thể đáp ứng đúng, đủ nhu cầu của khách hàng. - Doanh nghiệp có thể tận dụng các nguồn nhân lực, lao động trong khu vực đó để sản xuất và tiêu dùng trong khu vực nhằm tiết kiệm tiền bạc chi phí vận chuyển.  Nhược điểm: - Tổ chức theo mô hình địa lý thì bộ máy quản trị khá cồng kềnh vì các bộ phận chức năng đều được thiết lập tại mỗi văn phòng khu vực - Mục tiêu của mỗi văn phòng khu vực có thể không đồng nhất do mỗi văn phòng khu vực đáp ứng một thị trường nhất định với những nguồn lực riêng. Do đó rất dễ xảy ra sự mâu thuẫn giữa các văn phòng khu vực với tổ chức - Tổ chức phải đề ra nhiều quy chế và quy định để phối hợp và đảm bảo sự thống nhất giữa các bộ phận khu vực, nên khó kiểm soát được hoạt động của các bộ phận. Giám đốc GĐ Miền Băc GĐ Miền Trung GĐ Miền Nam Sơ đồ 5: Mô hình tổ chức theo khu vực địa lý 2.4.5.7. Mô hình tổ chức theo ma trận  Đặc điểm: SV: Vũ Thị Thêu 18 Lớp: K5-HQ1C Luận văn tốt nghiệp Khoa Quản trị doanh nghiệp Đây là mô hình tổ chức phức tạp nhất trong các loại mô hình, nó đã phát huy được những điểm mạnh và giảm đến mức tối thiểu những điểm yếu của hai mô hình tổ chức theo chức năng và theo sản phẩm. Trong mô hình này thì giám đốc dự án là người chịu trách nhiệm phối hợp hoạt động của các bộ phận và phân chia quyền lực cho nhà quản trị theo chức năng và nhà quản trị sản phẩm. Trong hai cơ cấu ma trận có hai tuyến quyền lực: tuyến chức năng hoạt động theo chiều dọc, tuyến sản phẩm hay dự án hoạt động theo chiều ngang.  Ưu điểm: - Có tính năng động cao sử dụng nhân viên một cách có hiệu quả nhất: có thể chuyển nhân viên từ việc thực hiện một dự án sang thực hiện một dự án khác tận dụng khả năng chuyên môn của nhân viên. - Tạo ra môi trường làm việc thân thiện hơn, các nhân viên có thể bàn bạc trao đổi kinh nghiệm cho nhau Tổng giám đốc GĐ các dự án GĐ sản xuất GĐ marketing GĐ tài chính Trưởng dự án A Trưởng dự án B Trưởng dự án C Sơ đồ 6: Mô hình tổ chức theo ma trận SV: Vũ Thị Thêu 19 Lớp: K5-HQ1C Luận văn tốt nghiệp Khoa Quản trị doanh nghiệp  Nhược điểm: - Tồn tại hai tuyến chỉ đạo trực tuyến vì vậy dễ nảy sinh mâu thuẫn trong việc thực hiện mệnh lệnh - Sự phức tạp của mô hình tổ chức dẫn đến khó khăn trong việc kiểm soát các hoạt động của doanh nghiệp. 2.4.6. Phân quyền trong tổ chức bộ máy quản trị 2.4.6.1. Công tác phân quyền Dựa trên các bộ phận, các phòng ban trong tổ chức bộ máy quản trị mà nhà quản trị sẽ tiến hành giao việc cho các bộ phận, các nhân viên. Đồng thời nhà quản trị cũng giao những quyền hạn cần thiết để họ có thể hoàn thành nhiệm vụ. Sở dĩ phải giao cho họ những quyền hạn cần thiết đủ để hoàn thành công việc chứ không phải giao quá nhiều quyền lực cho họ được vì khi họ có nhiều quyền lực thì các quyết định được đề ra ở cấp thấp càng nhiều, các nhà quản trị cấp thấp đôi khi lạm dụng quyền lực nên ra nhiều quyết định không sáng suốt và vì được phép tự ý ra quyết định không cần phải hỏi cấp trên nữa nên nhiều khi cấp trên sẽ bị động, bất ngờ nên mục tiêu có thể đạt được không như mong muốn. Do vậy nhà quản trị cần giao đúng quyền hạn xuống cho nhân viên để họ có điều kiện hoàn thành nhiệm vụ nhưng nhà quản trị phải thường xuyên kiểm tra theo dõi tiến trình công việc và phải chịu trách nhiệm với công việc. 2.4.6.2. Sự cần thiết của phân quyền - Cần phải có sự phân quyền để giảm quá tải công việc cho các nhà quản trị cấp trên tạo điều kiện cho họ tập trung vào vấn đề chiến lược - Trao quyền hạn cho các nhà quản trị cấp thấp để họ có đủ quyền hạn để giải quyết công việc. Hơn nữa sẽ khuyến khích động viên họ làm việc tốt hơn để họ phát huy khả năng tự quản nhiều hơn vì thế thực hiện công việc sẽ nhanh hơn. 2.4.6.3. Các yêu cầu khi phân quyền - Nhà quản trị cấp cao phải sẵn sàng trao cho cấp dưới những quyền hạn nhất định. SV: Vũ Thị Thêu 20 Lớp: K5-HQ1C
- Xem thêm -