Tài liệu Hoàn thiện quy trình đàm phán ký kết hợp đồng gia công xuất khẩu hàng may mặc của công ty cổ phần dệt may phú hòa an

ĐẠI HỌC HUẾ TRƢỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH --------------- KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP HOÀN THIỆN QUY TRÌNH ĐÀM PHÁN KÝ KẾT HỢP ĐỒNG GIA CÔNG XUẤT KHẨU HÀNG MAY MẶC CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN DỆT MAY PHÚ HÒA AN Sinh viên thực hiện: Giảng viên hƣớng dẫn: Nguyễn Thị Cẩm TS. Phan Thanh Hoàn Lớp: K46B QTKDTM Niên khóa: 2012-2016 Huế, tháng 05/2016 Lời Cám Ơn Để hoàn thành bài khóa luận tốt nghiệp với đề tài “Hoàn thiện quy trình đàm phán ký kết hợp đồng gia công xuất khẩu hàng may mặc cûa công ty cổ phần Dệt may Phú Hòa An”, tôi đã nhận được sự giúp đỡ từ nhiều phía Trước hết tôi xin chân thành cám ơn sự tận tình và chu đáo cûa Quý thầy cô giáo trường Đại học Kinh tế Huế trong 4 năm qua đã truyền đạt cho tôi những kiến thức bổ ích. Tôi xin trân trọng bày tô lòng biết ơn sâu sắc đến thầy giáo TS. Phan Thanh Hoàn đã giúp đỡ, hướng dẫn tôi tận tình và đầy trách nhiệm trong suốt quá trình hoàn thành khóa luận tốt nghiệp này. Tôi xin chân thành cám ơn Phòng Kinh doanh xuất nhập khẩu, các phòng ban/bộ phận cûa Công ty Cổ phần dệt may Phú Hòa An đã giúp đỡ, tạo điều kiện cho tôi trong suốt quá trình nghiên cứu, phông vấn và thu thập số liệu để hoàn thành khóa luận tốt nghiệp. Cuối cùng tôi xin gửi lời cám ơn đến gia đình và bạn bè đã đóng góp ý kiến, động viên, khích lệ trong quá trình học tập, nghiên cứu và thực hiện khóa luận. Mặc dù đã có nhiều cố gắng song không thể tránh khôi những hạn chế và thiếu sót khi thực hiện khóa luận này. Kýnh mong quý thầy giáo, cô giáo đóng góp ý kiến để luận văn ngày càng hoàn thiện hơn. Một lần nữa tôi xin chân thành cám ơn! Huế, tháng 05 năm 2016 Sinh viên Nguyễn Thị Cẩm MỤC LỤC DANH MỤC BẢNG.................................................................................................. v DANH MỤC SƠ ĐỒ, HÌNH VẼ ............................................................................ vi Phần I ĐẶT VẤN ĐỀ ............................................................................................... 1 1. Tính cấp thiết của đề tài ..................................................................................... 1 2. Mục tiêu nghiên cứu ........................................................................................... 2 2.1. Mục tiêu chung ............................................................................................. 2 2.2. Mục tiêu cụ thể ............................................................................................. 2 3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu ...................................................................... 3 3.1. Đối tượng nghiên cứu ................................................................................... 3 3.2. Phạm vi nghiên cứu ...................................................................................... 3 4. Phương pháp nghiên cứu .................................................................................... 3 4.1. Phương pháp thu thập dữ liệu ....................................................................... 3 4.2. Phương pháp phân tích dữ liệu ..................................................................... 4 5. Kết cấu đề tài ...................................................................................................... 4 Phần II: NỘI DUNG VÀ KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU ........................................... 5 Chƣơng 1: TỔNG QUAN VỀ VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU ...................................... 5 1.1. Cơ sở lý luận ...................................................................................................... 5 1.1.1. Khái niệm và đặc điểm về đàm phán thương mại ........................................ 5 1.1.1.1. Khái niệm ................................................................................................ 5 1.1.1.2. Đặc điểm của đàm phán kinh doanh ....................................................... 5 1.1.2. Các phương pháp đàm phán trong thương mại quốc tế ............................... 7 1.1.2.1. Đàm phán lập trường .............................................................................. 7 1.1.2.2. Đàm phán nguyên tắc ............................................................................. 8 1.1.3. Các hình thức đàm phán trong thương mại quốc tế ..................................... 9 1.1.3.1. Đàm phán bằng văn bản (thư tín thương mại) ........................................ 9 1.1.3.2. Đàm phán bằng điện thoại ...................................................................... 9 i 1.1.3.3. Đàm phán trực tiếp ............................................................................... 10 1.1.4. Phương pháp tiếp cận ................................................................................. 10 1.1.4.1. Cách thức tiếp cận kiểu thắng – thua .................................................... 10 1.1.4.2. Cách thức tiếp cận kiểu thua – thắng .................................................... 10 1.1.4.3. Cách thức tiếp cận thắng – thắng .......................................................... 10 1.1.5. Quy trình đàm phán chung cho tất cả các cuộc đàm phán ......................... 11 1.1.6. Quy trình đàm phán ký kết hợp đồng trong ngoại thương ......................... 13 1.1.6.1. Lập kế hoạch đàm phán ........................................................................ 14 1.1.6.2. Tổ chức đàm phán................................................................................. 16 1.1.6.3. Kiểm tra, đánh giá, rút kinh nghiệm ..................................................... 23 1.2. Cơ sở thực tiễn ................................................................................................. 23 1.2.1. Tổng quan các nghiên cứu liên quan .......................................................... 23 1.2.2. Tình hình đàm phán kinh doanh quốc tế của các doanh nghiệp Việt Nam 26 Chƣơng 2 THỰC TRẠNG QUY TRÌNH ĐÀM PHÁN KÝ KẾT HỢP ĐỒNG GIA CÔNG XUẤT KHẨU HÀNG MAY MẶC CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN DỆT MAY PHÚ HÒA AN ..................................................................................... 28 2.1. Tổng quan về công ty ....................................................................................... 28 2.1.1. Giới thiệu về công ty .................................................................................. 28 2.1.2. Quá trình hình thành và phát triển của công ty ......................................... 29 2.1.2.1. Quá trình hình thành ............................................................................ 29 2.1.2.2. Quá trình phát triển .............................................................................. 31 2.1.3. Cơ cấu tổ chức, bộ máy của công ty Cổ phần Dệt may Phú Hòa An ........ 32 2.1.3.1. Cơ cấu tổ chức của công ty ................................................................... 32 2.1.3.2. Chức năng và nhiệm vụ của các phòng ban ......................................... 33 2.1.4. Các nguồn lực chủ yếu của công ty ............................................................ 34 2.1.4.1. Cơ cấu lao động .................................................................................... 34 2.1.4.2. Tình hình tài sản và nguồn vốn của công ty ......................................... 37 2.1.5. Hình thức xuất khẩu của công ty ............................................................... 38 2.2. Các nhân tố ảnh hưởng đến quy trình đàm phán ký kết hợp đồng gia công xuất khẩu hàng may mặc của công ty cổ phần dệt may Phú Hòa An ............................. 41 ii 2.2.1. Các nhân tố bên trong của công ty cổ phần dệt may Phú Hòa An ............. 41 2.2.1.1. Nguồn lực tài chính............................................................................... 41 2.2.1.2. Nguồn nhân lực ..................................................................................... 41 2.2.1.3. Cơ sở vật chất kĩ thuật .......................................................................... 42 2.2.1.4. Giá trị thương hiệu và các khách hàng hiện có..................................... 44 2.2.2. Các nhân tố bên ngoài công ty ................................................................... 45 2.2.2.1. Đối thủ cạnh tranh................................................................................. 45 2.2.2.2. Yếu tố khách hàng ................................................................................ 46 2.2.2.3. Yếu tố chính sách - pháp luật của nhà nước ......................................... 47 2.3. Quy trình đàm phán kÝ kết hợp đồng gia công xuất khẩu hàng may MẶC của Công ty Cổ phần Dệt may Phú Hòa An .................................................................. 47 2.3.1. Lập kế hoạch đàm phán .............................................................................. 47 2.3.2. Chuẩn bị đàm phán ..................................................................................... 48 2.3.2.1. Chuẩn bị thông tin về đối tác ................................................................ 48 2.3.2.2. Chuẩn bị nội dung đàm phán ................................................................ 49 2.3.2.3. Chuẩn bị nhân sự đàm phán .................................................................. 49 2.3.2.4. Chuẩn bị địa điểm đàm phán ................................................................ 50 2.3.3. Tiến hành đàm phán ................................................................................... 50 2.3.3.1. Giai đoạn tiếp cận và trao đổi thông tin ................................................ 50 2.3.3.2. Giai đoạn thuyết phục ........................................................................... 51 2.3.3.3. Giai đoạn nhượng bộ thương lượng...................................................... 51 2.3.3.4. Kết thúc đàm phán ................................................................................ 51 2.3.4. Kiểm tra, đánh giá, rút kinh nghiệm........................................................... 54 2.4. Đánh giá quy trình đàm phán của các chuyên gia trong công ty ..................... 55 2.4.1. Cơ cấu mẫu điều tra .................................................................................... 55 2.4.1.1. Thông tin về phiếu điều tra ................................................................... 55 2.4.1.2. Đặc điểm của đối tượng điều tra ........................................................... 55 2.4.2. Đánh giá của chuyên gia công ty về lập kế hoạch đàm phán ..................... 55 2.4.3. Đánh giá của chuyên gia công ty về chuẩn bị đàm phán ........................... 56 2.4.4. Đánh giá của chuyên gia công ty về tiến hành đàm phán .......................... 57 iii 2.4.5. Đánh giá của chuyên gia công ty về kết thúc đàm phán ............................ 58 2.5. Đánh giá chung về những ưu điểm và hạn chế trong quy trình đàm phán ký kết hợp đồng gia công xuất khẩu hàng may mặc của công ty cổ phần dệt may Phú Hòa An ............................................................................................................................ 59 2.5.1. Một số ưu điểm trong quá trình đàm phán ký kết hợp đồng gia công xuất khẩu hàng may mặc của công ty cổ phần dệt may Phú Hòa An .......................... 59 2.5.2. Những tồn tạn ............................................................................................. 60 2.5.3. Nguyên nhân của những tồn tại .................................................................. 61 Chƣơng 3 GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN QUY TRÌNH ĐÀM PHÁN KÝ KẾT HỢP ĐỒNG GIA CÔNG XUẤT KHẨU HÀNG MAY MẶC CỦA CÔNG TY63 3.1. Giải pháp về các yếu tố bên trong công ty ảnh hưởng đến quy trình đàm phán ................................................................................................................................. 63 3.1.1. Nguồn nhân lực .......................................................................................... 63 3.1.2. Giá trị thương hiệu và các khách hàng hiện có .......................................... 64 3.1.3. Cơ sở vật chất kĩ thuật ................................................................................ 65 3.2. Giải pháp về các bước trong quy trình đàm phán ký kết hợp đồng gia công xuất khẩu hàng may mặc của công ty ..................................................................... 65 3.2.1. Lập kế hoạch đàm phán .............................................................................. 65 3.2.2. Chuẩn bị đàm phán ..................................................................................... 65 3.2.3. Tiến hành đàm phán ................................................................................... 67 3.2.4. Kiểm tra, đánh giá, rút kinh nghiệm........................................................... 67 PHẦN III KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ .............................................................. 69 1. Kết luận ............................................................................................................... 69 2. Kiến nghị ............................................................................................................. 70 2.1. Đối với công ty .............................................................................................. 70 2.2. Đối với các cơ quan nhà nước ...................................................................... 70 TÀI LIỆU THAM KHẢO PHỤ LỤC iv DANH MỤC BẢNG Bảng 2.1. Tình hình lao động của công ty giai đoạn 2013 - 2015 ............................ 35 Bảng 2.2. Tình hình tài sản và nguồn vốn của công ty giai đoạn 2013-2015 .......... 37 Bảng 2.3. Hình thức xuất khẩu của công ty qua 3 năm 2013 - 2015........................ 39 Bảng 2.4. Các tài sản chính ảnh hưởng lên hoạt động gia công của công ty ........... 43 Bảng 2.5. Một số đối tác chính của công ty.............................................................. 46 Bảng 2.6: Tình hình đàm phán và ký kết hợp đồng của công ty giai đoạn 2013- 2015 ................................................................................................................................... 52 Bảng 2.7. Điểm đánh giá trung bình về lập kế hoạch đàm phán .............................. 55 Bảng 2.8. Điểm đánh giá trung bình về chuẩn bị đàm phán..................................... 56 Bảng 2.9. Điểm đánh giá trung bình về tiến hành đàm phán ................................... 57 Bảng 2.10. Điểm đánh giá trung bình về kết thúc đàm phán ................................... 58 v DANH MỤC SƠ ĐỒ, HÌNH VẼ Hình 1.1. Quy trình đàm phán chung cho tất cả các cuộc đàm phán ................... 11 Hình 1.2. Quy trình đàm phán ký kết hợp đồng trong ngoại thương ....................... 14 Sơ đồ 2.1: Cơ cấu tổ chức của công ty năm 2015 .................................................... 32 Hình 2.1. Quy trình đàm phán ký kết hợp đồng gia công xuất khẩu hàng may mặc của Công ty Cổ phần Dệt may Phú Hòa An ............................................................. 47 Hình 3.1. Kiểm tra, đánh giá, rút kinh nghiệm ......................................................... 68 vi Khóa luận tốt nghiệp GVHD: TS. Phan Thanh Hoàn Phần I ĐẶT VẤN ĐỀ 1. Tính cấp thiết của đề tài Hiện nay Việt Nam đang tăng cường hoạt động ngoại giao với các nước trên thế giới. Sau khi gia nhập Tổ chức thương mại thế giới WTO vào năm 2007, Việt Nam ngày càng mở rộng các mối quan hệ hợp tác, buôn bán với các nước trên thế giới nhờ việc cắt giảm rào cản thuế quan. Gần đây trong năm 2015, hàng loạt hiệp định khác được ký kết và có hiệu lực như: Hình thành Cộng đồng Kinh tế ASEAN (AEC); Hiệp định đối tác kinh tế toàn diện khu vực giữa 10 nước ASEAN và 6 quốc gia mà ASEAN đã ký hiệp định thương mại tự do (Australia, Trung Quốc, Ấn Độ, Nhật Bản, Hàn Quốc và New Zealand) (RCEP); Hiệp định thương mại tự do giữa Việt Nam và Liên minh châu Âu; Hiệp định Đối tác xuyên Thái Bình Dương (TPP); Hiệp định thương mại tự do giữa Việt Nam – Hàn Quốc; tiếp tục cắt giảm thuế quan theo cam kết tham gia Tổ chức Thương mại Thế giới (WTO)… Hoạt động xuất nhập khẩu là một phần quan trọng trong quá trình tham gia hội nhập kinh tế quốc tế. Theo số liệu thống kê của Tổng cục Hải quan giai đoạn 20112015 cho thấy dệt may là mặt hàng có kim ngạch xuất khẩu chiếm tỷ trọng lớn thứ hai của Việt Nam (năm 2015 kim ngạch xuất khẩu đạt 22,81 tỷ USD, tăng 8,91% so với năm 2014) nên ngành dệt may là một trong những nhóm hàng xuất khẩu chủ lực của Việt Nam. Với sự phát triển của công nghệ kĩ thuật, đội ngũ lao động có tay nghề ngày càng chiếm tỉ lệ lớn và sự ưu đãi từ các chính sách nhà nước, ngành dệt may đã thu được nhiều kết quả đáng khích lệ, vừa tạo ra giá trị hàng hóa, vừa đảm bảo nhu cầu tiêu dùng trong nước và xuất khẩu. Để hoạt động xuất nhập khẩu thành công thì đàm phán là bước đầu tiên quyết định hợp đồng có được ký kết hay không. Công ty Cổ phần Dệt may Phú Hòa An là công ty chuyên về sản xuất hàng may mặc với hoạt động chính là gia công xuất khẩu, được thành lập vào tháng 11/2008 và chính thức đi vào hoạt động vào tháng 5/2009. Trong gần 7 năm hoạt động, Công ty Cổ phần Dệt may Phú Hòa An đã không ngừng nỗ lực, không ngừng SVTH: Nguyễn Thị Cẩm- K46B QTKDTM 1 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: TS. Phan Thanh Hoàn phát huy thế mạnh của mình để nâng cao hoạt động sản xuất kinh doanh, mở rộng thị trường, tạo công ăn việc làm cho người dân ở địa phương. Tuy nhiên thực tế cho thấy các doanh nghiệp dệt may Việt Nam nói chung và Công ty Cổ phần dệt may Phú Hòa An nói riêng, công tác đàm phán còn rất non trẻ, thiếu bề dày kinh nghiệm. Các nước khác trên thế giới nhờ khôn khéo trong đàm phán nên đã ký kết được nhiều hợp đồng tốt và nâng cao năng lực cạnh tranh của mình. Nếu công tác đàm phán không thành công thì công ty sẽ không có đơn hàng để đảm bảo hoạt động kinh doanh của công ty được liên tục và phát triển. Xuất phát từ những vấn đề đặt ra như trên, tác giả đã quyết định lựa chọn vấn đề “Hoàn thiện quy trình đàm phán ký kết hợp đồng gia công xuất khẩu hàng may mặc của Công ty Cổ phần dệt may Phú Hòa An” làm đề tài nghiên cứu cho luận văn của mình. 2. Mục tiêu nghiên cứu 2.1. Mục tiêu chung Trên cơ sở hệ thống hóa lý luận về đàm phán ký kết hợp đồng kinh doanh, phân tích việc thực hiện quy trình đàm phán ký kết hợp đồng gia công xuất khẩu hàng may mặc của Công ty Cổ phần dệt may Phú Hòa An để từ đó chỉ ra ưu, nhược điểm của hoạt động này và đề xuất những giải pháp hoàn thiện quy trình đàm phán của công ty. 2.2. Mục tiêu cụ thể Hệ thống hóa những lý luận cơ bản về đàm phán và quy trình đàm phán trong hợp đồng thương mại quốc tế. Phân tích các nhân tố ảnh hưởng đến quy trình đàm phán và tìm hiểu quy trình đàm phán ký kết hợp đồng gia công xuất khẩu hàng may mặc của Công ty Cổ phần Dệt may Phú Hòa An. SVTH: Nguyễn Thị Cẩm- K46B QTKDTM 2 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: TS. Phan Thanh Hoàn Đánh giá chung về những ưu điểm cũng như hạn chế để đưa ra một số giải pháp để hoàn thiện quá trình đàm phán của công ty tốt hơn. 3. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu 3.1. Đối tượng nghiên cứu Quy trình đàm phán để ký kết hợp đồng gia công xuất khẩu hàng may mặc của Công ty Cổ phần Dệt may Phú Hòa An bằng hình thức đàm phán trực tiếp. 3.2. Phạm vi nghiên cứu Phạm vi không gian: Đề tài được thực hiện tại Công ty Cổ phần dệt may Phú Hòa An. Phạm vi thời gian: Để đảm bảo tính cập nhật của đề tài các dữ liệu thứ cấp được thu thập trong phạm vi thời gian từ năm 2013 - 2015. Các dữ liệu sơ cấp được thu thập trong vòng tháng 1/2016 đến tháng 4/2016. 4. Phƣơng pháp nghiên cứu 4.1. Phương pháp thu thập dữ liệu 4.1.1. Dữ liệu thứ cấp Nhằm phục vụ cho quá trình nghiên cứu, tùy theo từng giai đoạn, nghiên cứu thu thập thập dữ liệu thứ cấp từ các nguồn như: - Các đề tài khoa học có liên quan. - Giáo trình tham khảo. - Các trang web chuyên ngành, tạp chí khoa học, trang web của công ty. - Các thông tin, số liệu như tình hình sử dụng nguồn nhân lực, doanh thu của công ty, các phương thức kinh doanh, kết quả hoạt động kinh doanh của công ty từ năm 2013 - 2015, tài sản của công ty năm 2015,... được lấy từ công ty, đặc biệt là phòng kinh doanh xuất nhập khẩu trong quá trình thực tập tại công ty. 4.1.2. Dữ liệu sơ cấp - Phương pháp chuyên gia: Tiến hành phỏng vấn sâu, trực tiếp chuyên gia kết hợp phiếu điều tra (bảng câu hỏi) về các vấn đề liên quan. SVTH: Nguyễn Thị Cẩm- K46B QTKDTM 3 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: TS. Phan Thanh Hoàn - Phương pháp điều tra chọn mẫu: + Lựa chọn mẫu điều tra: Đối tượng điều tra chọn mẫu nghiên cứu gồm các chuyên gia thuộc công ty . + Dự kiến số lượng phiếu điều tra là 5 phiếu. 4.2. Phương pháp phân tích dữ liệu Số liệu thu thập sẽ được xử lý qua excel, sử dụng thang đo Likert (1-Rất không đồng ý, 2-Không đồng ý, 3-Bình thường, 4-Đồng ý, 5- Rất đồng ý) với giá trị trung bình: 1.00 - 1.80: Rất không đồng ý; 1.81 - 2.61: Không đồng ý; 2.61 - 3.40: Bình thường; 3.41 - 4.20: Đồng ý; 4.21 - 5.00: Rất đồng ý. Gồm tính trung bình các điểm đánh giá. Điểm trung bình bằng tổng các điểm đánh giá chia cho tổng số phiếu thu được. 5. Kết cấu đề tài Đề tài nghiên cứu được thực hiện gồm có 3 phần: Phần I: Đặt vấn đề Phần II: Nội dung nghiên cứu Chương 1: Tổng quan về vấn đề nghiên cứu Chương 2: Thực trạng quy trình đàm phán ký kết hợp đồng gia công xuất khẩu hàng may mặc của Công ty Cổ phần Dệt may Phú Hòa An Chương 3: Giải pháp hoàn thiện quy trình đàm phán ký kết hợp đồng gia công xuất khẩu hàng may mặc của Công ty Cổ phần Dệt may Phú Hòa An Phần III: Kết luận và kiến nghị SVTH: Nguyễn Thị Cẩm- K46B QTKDTM 4 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: TS. Phan Thanh Hoàn Phần II: NỘI DUNG VÀ KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU Chƣơng 1: TỔNG QUAN VỀ VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU 1.1. CƠ SỞ LÝ LUẬN 1.1.1. Khái niệm và đặc điểm về đàm phán thƣơng mại 1.1.1.1. Khái niệm Có rất nhiều khái niệm, định nghĩa về đàm phán: Theo Fisher & Ury (1991): “Đàm phán là phương tiện cơ bản để đạt được cái mà ta mong muốn từ người khác. Đó là quá trình giao tiếp có đi có lại được thiết kế nhằm đạt được thỏa thuận trong khi giữa ta và phía bên kia có những quyền lợi có thể chia sẻ và những quyền lợi đối kháng. Theo Joseph Burnes (1993): “Đàm phán là một thảo luận giữa hai hay nhiều bên để đi đến mục đích chung là đạt được thỏa thuận về những vấn đề ngăn cách các bên mà không bên nào đủ sức mạnh – hoặc có sức mạnh nhưng không muốn dùng sức mạnh để giải quyết vấn đề ngăn cách đó”. Tóm lại đàm phán thương mại là một quá trình mà các bên tiến hành thương lượng, thảo luận nhằm thống nhất các mối quan tâm chung và những quan điểm bất đồng dựa trên các yếu tố thiết yếu của hợp đồng thương mại. 1.1.1.2. Đặc điểm của đàm phán kinh doanh - Đàm phán kinh doanh lấy lợi ích kinh tế đạt được là mục đích cơ bản Trong đàm phán kinh doanh người đàm phán lấy việc đạt được lợi ích kinh tế, mới đề cập đến những lợi ích kinh tế khác. Tuy trong quá trình đàm phán kinh doanh, người đàm phán có thể điều động và vận dụng các nhân tố, mà các lợi ích phi kinh tế cũng sẽ ảnh hưởng đến kết quả đàm phán, nhưng mục tiêu cuối cùng vẫn là lợi ích kinh tế. Người đàm phán chú ý hơn đến giá thành của đàm phán, hiệu suất và hiệu quả. Cho nên người ta thường lấy sự tốt, xấu của hiệu quả kinh tế mà đàm phán kinh doanh. Không nhằm tới hiệu quả kinh tế cũng mất đi ý nghĩa. SVTH: Nguyễn Thị Cẩm- K46B QTKDTM 5 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: TS. Phan Thanh Hoàn - Giá cả là hạt nhân của đàm phán Nhân tố liên quan đến đàm phán kinh doanh rất nhiều, nhu cầu và lợi ích của người đàm phán biểu hiện ở rất nhiều phương diện, nhưng giá cả hầu như là nội dung hạt nhân của tất cả các cuộc đàm phán kinh doanh. Đó là vì trong đàm phán kinh doanh, hình thức biểu hiện của giá trị là giá cả phản ánh trực tiếp nhất lợi ích của đôi bên đàm phán, trong rất nhiều tình huống hoặc nhiều hoặc ít đều có thể tính toán qua giá cả. Trong đàm phán kinh doanh một mặt phải lấy giá cả làm trung tâm, kiên trì lợi ích của mình. Mặc khác lại không thể chỉ hạn chế ở giá cả mà kết hợp các nhân tố khác. - Đàm phán kinh doanh chứa đựng những xung đột của lợi ích Đàm phán không đơn thuần là quá trình theo đuổi nhu cầu lợi ích của bản thân, mà là quá trình đôi bên thông qua việc không ngừng điều chỉnh nhu cầu của mỗi bên mà tiếp cận với nhau, cuối cùng đạt tới ý kiến nhất trí. Cũng tức là nói đàm phán là một loạt quá trình, đề ra yêu cầu, chịu nhượng bộ cuối cùng được thể hiện thành hợp đồng. Đàm phán cần có thời gian, đàm phán vấn đề phức tạp càng như vậy. Quá trình đàm phán dài, ngắn quyết định ở trình độ nhận thức đối với sự vật xung đột về lợi ích của đôi bên và trình độ cộng thông của đôi bên. - Đàm phán không phải là sự lựa chọn đơn nhất “hợp tác” và “xung đột”, mà là mâu thuẫn thống nhất giữa “ hợp tác” và “xung đột” Hợp đồng đạt được thông qua đàm phán nên có lợi cho cả đôi bên. Lợi ích cơ bản của đôi bên từ trong đó được đảm bảo, đó là một mặt mang tính hợp tác của đàm phán. Đôi bên tích cực săn sóc đến lợi ích của mình, hy vọng trong đàm phán đạt được lợi ích càng nhiều hơn, đó là mặt mang tính xung đột của đàm. - Đàm phán không phải là thỏa mãn lợi ích của mình một cách không hạn chế, mà là có giới hạn lợi ích nhất định Người đàm phán cần bảo vệ lợi ích của mình, cần trong phạm vi có thể tìm kiếm được càng nhiều lợi ích. Nhưng bất kì người đàm phán nào cũng phải thỏa SVTH: Nguyễn Thị Cẩm- K46B QTKDTM 6 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: TS. Phan Thanh Hoàn mãn nhu cầu thấp nhất của đối phương, nếu không nhìn nhận nhu cầu thấp nhất của đối thủ, bức bách đối phương một cách không hạn chế, cuối cùng sẽ làm đối phương rút lui mà mất hết lợi ích đã đến tay mình. Nhãn quan của người đàm phán không thể chỉ nhìn vào lợi ích của mình, nhất là khi lợi ích của đối phương đến gần “điểm ranh giới”, cần giữ thái độ tỉnh táo và cảnh giác, kiên nghị đàm phán, nên dừng thì dừng, để khỏi do dự bất cập. Nếu bức đối phương ra khỏi trường đàm phán cuối cùng mình sẽ chẳng được gì. 1.1.2. Các phƣơng pháp đàm phán trong thƣơng mại quốc tế 1.1.2.1. Đàm phán lập trường Mỗi bên đứng trên vị trí của mình đưa ra một lập trường nào đó, bảo vệ nó và nhượng bộ để đi đến thỏa thuận - Đàm phán kiểu mềm Còn gọi là đàm phán kiểu hữu nghị , trong đó người đàm phán cố gắng tránh xung đột, dễ dàng nhượng bộ, nhằm thỏa thuận và giữ gìn mối quan hệ giữa hai bên. Mục tiêu chính của phương pháp đàm phán kiểu mềm là tối đa hóa lợi ích chung để từ đó tối đa hóa lợi ích của chính mình. Hai bên sẽ xây dựng mối quan hệ lâu dài trên cơ sở hợp tác và cùng có lợi để nhanh chóng đi đến thỏa thuận. Trong thực tế, nếu người đàm phán theo kiểu mềm gặp được đối tác cùng kiểu đàm phán, thì cuộc đàm phán diễn ra rất thuận lợi, tốc độ nhanh, không khí thoải mái, khả năng ký được hợp đồng chắc chắn. Nhưng đàm phán kiểu mềm gặp phải đối thủ cứng rắn thì hết sức bất lợi, cuộc đàm phán diễn ra trong bầu không khí căng thẳng, người đàm phán kiểu mềm phải lùi từ nhượng bộ này đến nhượng bộ khác, và cuối cùng cuộc đàm phán tan rã hoặc cố ký cho được hợp đồng nhưng hợp đồng không bình đẳng, người khuất phục phải chịu thiệt thòi. Ưu điểm của đàm phán kiểu mềm là đàm phán thường diễn ra thuận lợi và nhanh chóng, bầu không khí đàm phán thoải mái, kết quả ký hợp đồng là chắc chắn. Tuy nhiên vẫn tồn tại nhược điểm là có thể luôn luôn chịu nhượng bộ, thậm chí chịu thiệt thòi. SVTH: Nguyễn Thị Cẩm- K46B QTKDTM 7 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: TS. Phan Thanh Hoàn Lưu ý: Trong kinh doanh không nên sử dụng kiểu đàm phán này, trừ trường hợp: + Các bên đàm phán đã có mối quan hệ tốt đẹp lâu dài + Lợi thế về hàng hóa, giá cả, thị trường... đều thuộc về phía đối phương - Đàm phán kiểu cứng Người đàm phán cố gắng bảo vệ bằng được lập trường đưa ra, cương quyết không chịu nhượng bộ. Thái độ trong thương lượng luôn cứng nhắc, lợi ích của bên này có được dựa trên sự thua thiệt của bên kia. Mục tiêu của phương pháp này là tối đa hóa lợi ích của mình mà không cần xây dựng quan hệ làm ăn lâu dài với đối tác. Trong thực tế, nếu người đàm phán theo kiểu cứng gặp đối tác yếu thì cuộc đàm phán diễn ra nhanh chóng, người đàm phán dùng mọi mưu kế áp đảo đối tác, dồn mọi bất lợi cho đối tác giành mọi thuận lợi về mình. Nếu hai bên đàm phán cùng chọn đàm phán theo kiểu cứng, thì cuộc đàm phán diễn ra căng thẳng, kéo dài, có thể đổ vỡ giữa chừng, hợp đồng không ký được, quan hệ hợp tác tan vỡ. Vì vậy, người đàm phán theo kiểu cứng. Nếu có thu được thắng lợi thì chỉ là thắng lợi bề ngoài, chứ không phải thắng lợi đích thực. Còn nếu không thu được thắng lợi thì càng tệ hơn, họ sẽ làm mất đi mối quan hệ hợp tác, mất bạn hàng, mất đối tác. Ưu điểm của đàm phán kiểu cứng là dễ đạt được lợi ích mong muốn, đàm phán diễn ra nhanh chóng, có thể giành nhiều lợi ích. Nhược điểm là đối tác đôi khi không thực hiện được, đa số trường hợp là cả hai bên khó đi đến thỏa thuận, dễ đổ vỡ. 1.1.2.2. Đàm phán nguyên tắc Theo Roger và cộng sự (1991) thì: Có bốn nguyên tắc cơ bản trong đàm phán - Tách con người ra khỏi vấn đề: mềm mỏng với con người, cứng với vấn đề, giải quyết vấn đề độc lập với lòng tin. - Tập trung vào lợi ích, không tập trung vào lập trường: xác định quyền lợi, không có giới hạn cuối cùng. - Sáng tạo những giải pháp cùng có lợi: xây dựng nhiều phương án để cùng đạt SVTH: Nguyễn Thị Cẩm- K46B QTKDTM 8 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: TS. Phan Thanh Hoàn mục đích. - Sử dụng các tiêu chuẩn khách quan: đạt được kết quả dựa trên têu chuẩn khách quan. Tiêu chuẩn đàm phán theo nguyên tắc: Đáp ứng được lợi ích chính đáng của cả hai bên, kết quả đàm phán phải mang lại hiệu quả, không làm phương hại đến quan hệ giữa các bên. Trong ba chiến lược đàm phán, thì chiến lược đàm phán kiểu nguyên tắc có nhiều ưu thế hơn cả, vì thế chiến lược này được dùng nhiều. Tuy nhiên để sử dụng thành công chiến lược này, cần phải có một số yêu cầu nhất định, trong đó điều kiện quan trọng nhất là phải có đội ngũ cán bộ đàm phán giỏi. Mỗi chiến lược đàm phán có những ưu điểm và hạn chế riêng. Do đó tùy từng trường hợp, tùy hoàn cảnh và điều kiện cụ thể mà doanh nghiệp có thể quyết định chọn chiến lược đàm phán cho phù hợp để tối đa hóa lợi ích 1.1.3. Các hình thức đàm phán trong thƣơng mại quốc tế 1.1.3.1. Đàm phán bằng văn bản (thư tín thương mại) Đây là kiểu đàm phán thông qua việc trao đổi thư thương mại hoặc qua bằng văn bản. Đàm phán này có ưu điểm là chi phí thấp, có nhiều thời gian chuẩn bị, có văn bản làm bằng chứng chi những điều đã thỏa thuận. Tuy nhiên đàm phán qua hình thức này khó hiểu biết thông cảm cho nhau, tốc độ truyền đạt thông tin chậm, không sử dụng được phương pháp giao tiếp phi ngôn ngữ. Kiểu đàm phán này phù hợp với những hợp đồng có quy mô nhỏ, không có tính chất phức tạp, các bên dễ dàng nhất trí với những điều kiện đưa ra. 1.1.3.2. Đàm phán bằng điện thoại Đàm phán qua điện thoại dễ dàng và nhanh chóng, tốc độ truyền đạt thông tin nhanh, có thể đoán biết được ý định bên kia thông qua giọng nói. Nhưng hình thức này đòi hỏi chi phí cao do phải liên lạc đường dài giữa các quốc gia khác nhau, không có nhiều thời gian để suy nghĩ, không có văn bản làm bằng chứng và người tham gia thương lượng phải có kỹ năng nghe nói ngoại ngữ tốt, có khả năng xử lý SVTH: Nguyễn Thị Cẩm- K46B QTKDTM 9 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: TS. Phan Thanh Hoàn thông tin và ứng biến nhanh. 1.1.3.3. Đàm phán trực tiếp Đây là kiểu đàm phán mà các bên tham gia đàm phán gặp trực tiếp để tiến hành trao đổi và thỏa thuận về các điều kiện kinh doanh. Cách thức này giúp dễ dàng hiểu biết thông cảm cho nhau, dễ đoán được ý định của phía bên kia, sử dụng tốt phương tiện giao tiếp phi ngôn ngữ. Tuy nhiên, đàm phán trực tiếp yêu cầu phải có thời gian và không gian cụ thể, thủ tục đi lại khó khăn tốn kém, dễ làm bên kia phật ý, dễ để lộ ý định của mình. 1.1.4. Phƣơng pháp tiếp cận 1.1.4.1. Cách thức tiếp cận kiểu thắng – thua Cách thức tiếp cận kiểu thắng – thua (win – lose) hay còn gọi là cách tiếp cận kiểu phân chia là việc các bên cố gắng dùng mọi chiến lược và thủ thuật để phân chia lợi ích làm cho mình càng nhiều lợi ích càng tốt. Cách tiếp cận kiểu thắng – thua có ưu điểm là bên có sức mạnh và có thế lực có thể tối đa hóa lợi ích của mình trước một bên yếu thế hơn. Tuy nhiên, cách tiếp cận này cũng có những nhược điểm là không thể có thỏa thuận chung nếu các bên đều sử dụng vì không bên nào nhượng bộ bên nào. 1.1.4.2. Cách thức tiếp cận kiểu thua – thắng Cách thức tiếp cận kiểu thua – thắng (lose – win) là cách tiếp cận trong đó một bên chủ động là bên thua, sẵn sàng nhượng bộ và tạo cơ hội thuận lợi cho đối tác thắng. Đàm phán theo cách thức tiếp cận này có những ưu điểm giúp các bên có được kết quả theo ý muốn, tạo cảm giác dễ chịu và ấn tượng tốt đẹp cho đối tác, quan hệ trong tương lai được củng cố và phát triển. Tuy nhiên, nếu bên được nhượng bộ, bên được tạo thuận lợi ở thế thắng không có tinh thần hợp tác và không sẵn sàng nhượng bộ trong lần đàm phán tiếp theo thì quan hệ giữa các bên không thể phát triển tốt đẹp và bên chủ động đàm phán theo kiểu thua – thắng cũng không thể có lợi ích như mong muốn. 1.1.4.3. Cách thức tiếp cận thắng – thắng SVTH: Nguyễn Thị Cẩm- K46B QTKDTM 10 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: TS. Phan Thanh Hoàn Cách thức tiếp cận thắng – thắng (win – win) còn được gọi là cách tiếp cận kiểu hội nhập hay kiểu hợp tác là việc các bên tham gia đàm phán với tinh thần hợp tác (chứ không phải với thế mạnh, thế lực của mình), cùng nhau tìm ra giải pháp tốt nhất để thỏa mãn lợi ích của nhau, để các bên tham gia đều là những người thắng. Trên cơ sở lợi ích chung của các bên, các bên đều có trách nhiệm bảo vệ lợi ích của đối tác cũng chính là bảo vệ lợi ích của chính mình. Bởi vậy, các bên tham gia đàm phán với cách tiếp cận này sẵn sàng nhượng bộ để đổi lấy sự nhượng bộ. 1.1.5. Quy trình đàm phán chung cho tất cả các cuộc đàm phán Tiền đàm phán Đàm phán Hậu đàm phán Hình 1.1. Quy trình đàm phán chung cho tất cả các cuộc đàm phán Giai đoạn 1: Tiền đàm phán Giai đoạn tiền đàm phán được bắt đầu với những tiếp xúc đầu tiên giữa các bên, trong đó mối quan tâm đến việc hợp tác kinh doanh với nhau được thể hiện. Trong giai đoạn này, một số việc thương thảo được tiến hành và các đề nghị thăm dò được đưa ra. Có thể thấy được tính năng động của quá trình đàm phán ở ngay giai đoạn đầu khi các bên bắt đầu hiểu nhu cầu của nhau và đánh giá những lợi ích của việc tham gia vào quá trình đàm phán. Các bên thu thập toàn bộ các thông tin cần thiết về hàng hóa, về đối tác, về môi trường kinh doanh, về mối quan hệ với các bên thứ ba, về những người có ảnh hưởng (chính quyền, cấp trên,...), về các đối thủ cạnh tranh, về cơ sở hạ tầng,... Các bên cần nhận thức được rằng, các yếu tố trên có ảnh hưởng rất lớn đến vị thế của họ, thế mạnh SVTH: Nguyễn Thị Cẩm- K46B QTKDTM 11 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: TS. Phan Thanh Hoàn tương đối của mỗi bên có thể thay đổi bất cứ lúc nào do các yếu tố nêu trên. Những cuộc gặp gỡ không chính thức được thể hiện để các bên thăm dò vị thế của nhau. Sau những cuộc gặp gỡ này, các bên sẽ quyết định có tiếp tục đàm phán hay không? Những quyết định hoàn toàn phụ thuộc vào cảm nhận mức độ hợp tác hay xung đột, ưu thế hay bị lệ thuộc vào những lợi ích mong muốn có được từ mối quan hệ. Quá trình sẽ kết thúc một khi các bên cảm thấy có quá nhiều xung đột hoặc có sự nghi ngờ về sự thành công trong tương lai. Trong mối quan hệ kinh doanh quốc tế, giai đoạn tiền đàm phán thường quan trọng hơn cả giai đoạn đàm phán chính thức. Các mối quan hệ xã hội không chính thức giữa các nhà đàm phán được nảy sinh và phát triển trong giai đoạn này có thể rất có ích. Sự tin tưởng sẽ giúp tăng khả năng thỏa hiệp. Phương pháp thông thường để thiết lập các mối quan hệ này là mời đại diện của phía đối tác đến thăm công ty hoặc đất nước bạn để tạo niềm tin đối với họ. Các bên cũng bắt đầu xây dựng chiến lược cho giai đoạn đàm phán trực tiếp. Ở đây chiến lược là một kế hoạch hoàn chỉnh dễ xem xét và giải quyết các vấn đề, các giải pháp có thể có và những ưu tiên cần lựa chọn trong mối quan hệ tương quan với những ưu tiên, lựa chọn của đối tác. Các bên cố gắng nâng cao thế mạnh tương đối của mình, so sánh các bạn hàng sẵn có, cân nhắc và lựa chọn. Các bên tham gia đàm phán trong kinh doanh quốc tế nên có một chiến lược ban đầu, được xây dựng dựa trên các thông tin cần quan tâm cho tới thời điểm đó và các kì vọng. Những người tham gia đàm phán nên liệt kê các vấn đề và sự việc, đặc biệt là tất cả các giải pháp có thể có mà họ hay bên đối tác có thể đưa ra. Giai đoạn 2: Đàm phán Vấn đề cơ bản của giai đoạn này là các bên tin rằng có thể làm việc cùng nhau để tìm ra giải pháp cho những vấn đề mà đôi bên cùng quan tâm. SVTH: Nguyễn Thị Cẩm- K46B QTKDTM 12