Tài liệu Hoàn thiện quản trị nguồn nhân lực tại ngân hàng thương mại cổ phần quốc tế việt nam

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP. HỒ CHÍ MINH WY ZX PHÙNG VĂN NGÀN HOÀN THIỆN QUẢN TRỊ NGUỒN NHÂN LỰC TẠI NGÂN HÀNG THƯƠNG MẠI CỔ PHẦN QUỐC TẾ VIỆT NAM LUẬN VĂN THẠC SỸ KINH TẾ TP. HỒ CHÍ MINH - NĂM 2010 BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP. HỒ CHÍ MINH WY ZX PHÙNG VĂN NGÀN HOÀN THIỆN QUẢN TRỊ NGUỒN NHÂN LỰC TẠI NGÂN HÀNG THƯƠNG MẠI CỔ PHẦN QUỐC TẾ VIỆT NAM Chuyên ngành: QUẢN TRỊ KINH DOANH Mã số: 60.34.05 LUẬN VĂN THẠC SỸ KINH TẾ Người hướng dẫn khoa học: PGS.TS HỒ TIẾN DŨNG LỜI CẢM ƠN TP. HỒ CHÍ MINH - NĂM 2010 MỤC LỤC MỞ ĐẦU .....................................................................................................................................1 1. LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU ................................................................................ 1 2. MỤC TIÊU NGHIÊN CỨU ................................................................................................... 2 3. ĐỐI TƯỢNG VÀ PHẠM VI NGHIÊN CỨU........................................................................ 2 4. PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU .......................................................................................... 2 5. KẾT CẤU CỦA LUẬN VĂN ................................................................................................ 3 CHƯƠNG 1 ................................................................................................................................ 4 TỔNG QUAN VỀ QUẢN TRỊ NGUỒN NHÂN LỰC ............................................................. 4 1.1 KHÁI QUÁT VỀ QUẢN TRỊ NGUỒN NHÂN LỰC ................................................... 4 1.1.1 Khái niệm nguồn nhân lực ........................................................................................ 4 1.1.2 Khái niệm quản trị nguồn nhân lực........................................................................... 4 1.1.3 Mục tiêu của quản trị nguồn nhân lực ...................................................................... 5 1.1.4 Ý nghĩa của quản trị nguồn nhân lực ...................................................................... 5 1.2 NỘI DUNG CỦA QUẢN TRỊ NGUỒN NHÂN LỰC .................................................. 5 1.2.1 Thu hút nguồn nhân lực ............................................................................................ 5 1.2.1.1 Hoạch định nguồn nhân lực .............................................................................. 6 1.2.1.2 Phân tích công việc ........................................................................................... 7 1.2.1.3 Quá trình tuyển dụng ........................................................................................ 8 1.2.2 Đào tạo và phát triển ............................................................................................... 10 1.2.3 Duy trì nguồn nhân lực ........................................................................................... 13 1.3 NHỮNG YẾU TỐ ẢNH HƯỞNG ĐẾN QUẢN TRỊ NGUỒN NHÂN LỰC.............. 16 1.3.1 Môi trường bên ngoài .............................................................................................. 16 1.3.2 Môi trường bên trong .............................................................................................. 18 CHƯƠNG 2 .............................................................................................................................. 20 THỰC TRẠNG QUẢN TRỊ NGUỒN NHÂN LỰC TẠI NGÂN HÀNG THƯƠNG MẠI CỔ PHẦN QUỐC TẾ VIỆT NAM ................................................................................................. 20 2.1 GIỚI THIỆU VỀ NGÂN HÀNG TMCP QUỐC TẾ VIỆT NAM ............................... 20 2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển ............................................................................. 20 2.1.2 Cơ cấu tổ chức của VIB .......................................................................................... 23 2.1.3 Kết quả kinh doanh năm 2009 ................................................................................ 24 2.2 PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG QUẢN TRỊ NGUỒN NHÂN LỰC TẠI NGÂN HÀNG TMCP QUỐC TẾ VIỆT NAM ......................................................................................... 24 2.2.1 Phân tích thực trạng việc thực hiện chức năng thu hút nguồn nhân lực tại ngân hàng TMCP VIB ........................................................................................................................ 25 2.2.1.1 Công tác hoạch định nguồn nhân lực .............................................................. 25 2.2.1.2 Phân tích công việc ......................................................................................... 26 2.2.1.3 Quá trình tuyển dụng ...................................................................................... 27 2.2.1.4 Bố trí nhân viên ............................................................................................... 29 2.2.2 Phân tích thực trạng thực hiện chức năng đào tạo và phát triển nguồn nhân lực tại ngân hàng TMCP Quốc Tế Việt Nam .............................................................................. 32 2.2.3 Phân tích thực trạng thực hiện chức năng duy trì nguồn nhân lực tại ngân hàng TMCP Quốc Tế Việt Nam ................................................................................................ 36 2.2.3.1 Đánh giá kết quả thực hiện công việc của nhân viên........................................ 36 2.2.3.2 Thăng tiến ......................................................................................................... 40 2.2.3.3 Chế độ lương..................................................................................................... 43 2.2.3.4 Chế độ phúc lợi ................................................................................................. 47 2.3 ĐÁNH GIÁ CHUNG..................................................................................................... 49 2.3.1 Thành tựu ................................................................................................................. 49 2.3.2 Hạn chế .................................................................................................................... 50 CHƯƠNG 3 .............................................................................................................................. 53 MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN QUẢN TRỊ ................................................................. 53 NGUỒN NHÂN LỰC TẠI NGÂN HÀNG QUỐC TẾ VIỆT NAM ....................................... 53 3.1 QUAN ĐIỂM VÀ MỤC TIÊU QUẢN TRỊ NGUỒN NHÂN LỰC TẠI NGÂN HÀNG VIB .................................................................................................................................... 53 3.1.1 Quan điểm ................................................................................................................ 53 3.1.2 Mục tiêu quản trị nguồn nhân lực ........................................................................... 54 3.2 CÁC GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC QUẢN TRỊ NGUỒN NHÂN LỰC TẠI VIB ............................................................................................................................ 55 3.2.1 Nhóm giải pháp hoàn thiện chức năng thu hút nguồn nhân lực tại ngân hàng VIB 56 3.2.1.1 Hoạch định nguồn nhân lực ............................................................................ 56 3.2.1.2 Phân tích công việc ......................................................................................... 56 3.2.1.3 Hoàn thiện công tác tuyển dụng ....................................................................... 59 3.2.2 Các giải pháp hoàn thiện chức năng đào tạo và phát triển nguồn nhân lực ............. 67 3.2.2.1 Xác định lại nhu cầu đào tạo ............................................................................. 68 3.2.2.2 Tổ chức đánh giá sau đào tạo ............................................................................ 70 3.2.2.3 Hoàn thiện quy trình đào tạo ........................................................................... 71 3.2.3 Các giải pháp hoàn thiện chức năng duy trì nguồn nhân lực ................................... 73 3.2.3.1 Hoàn thiện công tác đánh thực hiện công việc của nhân viên ........................ 73 3.2.3.2 Hoàn thiện chế độ thăng tiến, điều động nhân viên .......................................... 77 3.2.3.3 Hoàn thiện chế độ về lương và phúc lợi ........................................................... 78 3.2.3.4 Hoàn thiện công tác khen thưởng và kỷ luật .................................................. 79 3.2.4 Các giải pháp hỗ trợ để hoàn thiện quản trị nguồn nhân lực .................................. 79 3.2.4.1 Thiết lập hệ thống thông tin và giao tiếp trong công ty .................................... 79 3.2.4.2 Xây dựng môi trường làm việc thân thiện, đề cao làm việc hiệu quả, mang đậm bản sắc riêng của VIB ........................................................................................... 80 KẾT LUẬN............................................................................................................................... 81 DANH MỤC CÁC CỤM TỪ VIẾT TẮT WTO: Word Trade Organization, Tổ Chức Thương Mại Thế Giới VIB: Vietnam International Bank, Ngân hàng Thương Mại Cổ Phần Quốc Tế Việt nam TMCP: Thương mại cổ phần CBNV: Cán bộ nhân viên TP: Thành phố NHTM: Ngân hàng Thương mại NHNN: Ngân hàng Nhà Nước QTNNL: Quản trị nguồn nhân lực MỤC LỤC BẢNG BIỂU Sơ đồ 1.1 Quá trình họach định nguồn nhân lực ........................................................... 7 Bảng 1.1. Những nội dung cần chuẩn bị khi tổ chức đào tạo ........................... 12 Sơ đồ 1.2: Cơ cấu hệ thống trả công trong các doanh nghiệp ..................................... 16 Sơ đồ 2.1: Sơ đồ bộ máy quản lý của VIB ................................................................. 23 Bảng 2.1 Kết quả kinh doanh 2008-2009 ......................................................... 24 Bảng 2.2 Phân công, bố trí công việc .............................................................. 29 Bảng 2.3 Công tác đào tạo và phát triển ........................................................... 33 Bảng 2.4 Đánh giá kết quả thực hiện công việc ............................................... 37 Bảng 2.5 Đề bạt và thăng tiến trong ngân hàng................................................ 41 Bảng 2.6 Đánh giá của nhân viên về tiền lương .............................................. 44 Bảng 2.7 Đánh giá của nhân viên về phúc lợi .................................................. 47 Bảng 3.1 Bảng mô tả công việc của chuyên viên quan hệ khách hàng ........... 57 Bảng 3.2 Bảng tiêu chuẩn công việc của chuyên viên quan hệ khách hàng .... 58 Sơ đồ 3.1: Quy trình tuyển dụng đề xuất ...........................................................61 Bảng 3.3 Bảng giao chỉ tiêu kinh doanh theo chỉ số kết quả thực hiện chủ yếu74 1 MỞ ĐẦU 1. LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU Sau 25 năm đổi mới, đất nước ta đang hội nhập sâu rộng vào nền kinh tế thế giới. Mang đến cho các doanh nghiệp trong nước nói chung và các ngân hàng thương mại cổ phần Việt Nam nói riêng những thời cơ và thách thức mới. Cùng theo đó đòi hỏi phải có một nguồn nhân lực nhằm tận dụng những cơ hội tốt này và có thể lèo lái doanh nghiệp vượt qua những thách thức nhằm tránh bị tụt hậu, rút ngắn khoảng cách với thế giới. Do đó các ngân hàng TMCP trong nước cũng không thể đứng ngoài cuộc mà phải chuẩn bị cho mình một kế hoạch về nguồn nhân lực nhằm tận dụng tốt các cơ hội, đẩy lùi các nguy cơ này. Khi các Ngân hàng nước ngoài chính thức được vào thị trường tài chính Việt Nam, họ có lợi thế về vốn, công nghệ cao, kinh nghiệm nhiều hơn so với các ngân hàng TMCP trong nước, làm cho tính cạnh tranh của thị trường tăng cao, các ngân hàng TMCP trong nước nếu muốn đứng vững không có con đường nào khác là phải đổi mới mình, phát huy tối đa thế mạnh con người bản địa, lợi thế am hiểu văn hóa người Việt Nam nhằm thu hút nhân tài để vượt qua những cạnh tranh gay gắt về nguồn nhân lực hiện nay. Với tốc độ phát triển của thị trường tài chính nhanh như hiện nay, các ngân hàng TMCP đua nhau mở rộng mạng lưới hoạt động, có một số ngân hàng đã mở rộng hoạt động của mình bằng cách tiến ra nước ngoài bằng việc mở văn phòng đại diện tại nước ngoài như ngân hàng Sài Gòn Thương Tín đã mở văn phòng đại diện tại Lào và Cambodia, trong quý II năm 2010 ngân hàng TMCP Công Thương Việt Nam đã mở văn phòng tại Đức. Ngoài việc mở rộng mạng lưới của các ngân hàng TMCP còn có những ngân hàng được thành lập mới, với nhiều kế hoạch lớn và táo bạo nhằm chiếm thị phần trong thời gian ngắn nhất. Những điều này thu hút một lượng nhân lực lớn nhằm đáp ứng nhu cầu phát triển của các ngân hàng, các ngân hàng cũng tung ra nhiều hình thức nhằm thu hút nhân lực giỏi của nhau, làm cho nhu cầu nhân lực trong ngành 2 tài chính ngân hàng tăng đột biến vào thời điểm hiện nay. Để duy trì nguồn nhân lực giỏi hiện có, đồng thời thu hút nguồn nhân lực mới từ ngân hàng khác, đào tạo lại nguồn nhân lực nhằm đáp ứng nhu cầu phát triển nhanh của mỗi ngân hàng là việc cần làm ngay và cấp thiết. Qua những nhận định nêu trên, việc hoàn thiện quản trị nguồn nhân lực tại ngân hàng TMCP Quốc Tế Việt Nam là cần thiết, nhằm góp một phần vào sự phát triển chung của ngân hàng, chính vì thế tôi đã chọn đề tài “Hoàn thiện quản trị nguồn nhân lực tại ngân hàng TMCP Quốc Tế Việt Nam” làm luận văn tốt nghiệp cao học của mình. 2. MỤC TIÊU NGHIÊN CỨU Đề tài tập trung ba mục tiêu cơ bản sau đây: - Nghiên cứu tổng quan về lý thuyết quản trị nguồn nhân lực. - Phân tích đánh giá thực trạng hoạt động quản trị nguồn nhân lực tại ngân hàng TMCP VIB, qua đó làm rõ những vấn đề còn tồn tại của hoạt động quản trị nguồn nhân lực cần được hoàn thiện. - Đề xuất các giải pháp nhằm hoàn thiện hoạt động quản trị nguồn nhân lực tại ngân hàng VIB. 3. ĐỐI TƯỢNG VÀ PHẠM VI NGHIÊN CỨU Đối tượng nghiên cứu và phạm vi nghiên cứu của đề tài là toàn bộ các hoạt động quản trị nguồn nhân lực của ngân hàng VIB. 4. PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU Để hoàn thành luận văn, tác giả sử dụng các phương pháp sau: Luận văn được thực hiện trên cơ sở kết hợp triển khai hai phương pháp nghiên cứu định tính và định lượng. - Đối với mục tiêu thứ nhất: Sử dụng phương pháp suy diễn, so sánh, tổng hợp để khái quát hóa lý thuyết về QTNNL. 3 - Đối với mục tiêu thứ hai: Sử dụng phương pháp phân tích, so sánh. Các đánh giá được định lượng thông qua các phương pháp thống kê và sử dụng phần mềm SPSS để phân tích nguyên lý về nguồn nhân lực. - Đối với mục tiêu thứ ba: Sử dụng phương pháp phân tích tổng hợp, phương pháp chuyên gia để đề xuất các giải pháp về nguồn nhân lực. 5. KẾT CẤU CỦA LUẬN VĂN Luận văn gồm 3 chương, phần mở đầu và phần kết luận, ngoài ra luận văn còn bao gồm danh mục các bảng biểu, tài liệu tham khảo, chữ viết tắt, mục lục, phụ lục. - Chương 1: Lý thuyết về quản trị nguồn nhân lực. - Chương 2: Hiện trạng quản trị nguồn nhân lực tại Ngân hàng TMCP Quốc Tế Việt Nam. - Chương 3: Những giải pháp hoàn thiện quản trị nguồn nhân lực tại ngân hàng TMCP Quốc Tế Việt Nam. Vì trình độ và thời gian của tác giả còn hạn chế nên luận văn không thể tránh những thiếu sót nhất định, rất mong được sự góp ý của Quý Thầy, Cô. 4 CHƯƠNG 1 TỔNG QUAN VỀ QUẢN TRỊ NGUỒN NHÂN LỰC 1.1 KHÁI QUÁT VỀ QUẢN TRỊ NGUỒN NHÂN LỰC 1.1.1 Khái niệm nguồn nhân lực Nguồn nhân lực của một tổ chức được hình thành trên cơ sở của các cá nhân có vai trò khác nhau và được liên kết với nhau theo những mục tiêu nhất định. 1.1.2 Khái niệm quản trị nguồn nhân lực Cùng với sự phát triển nhanh của cách mạng khoa học kỹ thuật, nền kinh tế toàn cầu có những thay đổi to lớn. Từ cuối những năm 1970, vấn đề cạnh tranh giữa các doanh nghiệp trên thị trường trở nên gay gắt, nền sản xuất chuyển từ hình thức cổ truyền sang hiện đại, cơ cấu nghề nghiệp, việc làm thay đổi. Nhu cầu của nhân viên ngày càng nâng cao hơn, đòi hỏi phải có một cách tiếp cận khác về quản trị con người. Nhiệm vụ quản trị con người trong doanh nghiệp là của tất cả các quản trị gia, không còn đơn thuần là của trưởng phòng nhân sự như trước đây. Việc cần thiết phải chọn được đúng người đúng việc và phối hợp thực tiễn quản trị con người với mục tiêu phát triển của tổ chức doanh nghiệp. Thực tế cũng đang chỉ ra rằng dù có những thay đổi sâu sắc đến đâu thì con người vẫn là vấn đề trung tâm và quan trọng bậc nhất trong mọi tổ chức xã hội nói chung và trong mỗi doanh nghiệp nói riêng. Từ đây thuật ngữ quản trị nguồn nhân lực dần thay thế cho quản trị nhân sự . Quản trị nguồn nhân lực là một quá trình thực hiện các mục tiêu của tổ chức thông qua các hoạt động hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra kiểm soát các hoạt động có liên quan trực tiếp đến các vấn đề thu hút, tuyển mộ, xây dựng, giữ gìn, sử dụng, đãi ngộ và phát triển nguồn nhân lực. Quản trị nguồn nhân lực là hệ thống các triết lý, chính sách và hoạt động chức năng về thu hút, đào tạo-phát triển và duy trì con người của một tổ chức nhằm đạt được kết quả tối ứu cho cả tổ chức lẫn nhân viên. 5 1.1.3 Mục tiêu của quản trị nguồn nhân lực Quản trị nguồn nhân lực nghiên cứu các vấn đề về quản trị con người trong các tổ chức ở tầm vi mô và có hai mục tiêu cơ bản: - Sử dụng có hiệu quả nguồn nhân lực nhằm tăng năng suất lao động và nâng cao tính hiệu quả của tổ chức. - Đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của nhân viên, tạo điều kiện cho nhân viên được phát huy tối đa các năng lực cá nhân, được kích thích, động viên nhiều nhất tại nơi làm việc và trung thành, tận tâm với doanh nghiệp. 1.1.4 Ý nghĩa của quản trị nguồn nhân lực - Nghiên cứu quản trị nguồn nhân lực giúp cho các nhà quản trị đạt được mục đích, kết quả thông qua người khác. - Nghiên cứu quản trị nguồn nhân lực giúp cho các nhà quản trị học được cách giao dịch với người khác, biết tìm ra ngôn ngữ chung và biết cách nhạy cảm với các nhu cầu của nhân viên, biết cách đánh giá nhân viên chính xác, biết lôi kéo nhân viên say mê với công việc, tránh được các sai lầm trong tuyển chọn, sử dụng nhân viên, biết cách phối hợp thực hiện mục tiêu của tổ chức với mục tiêu của cá nhân, nâng cao hiệu quả của tổ chức và dần dần có thể đưa chiến lược con người trở thành một bộ phận hữu cơ trong chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp. 1.2 NỘI DUNG CỦA QUẢN TRỊ NGUỒN NHÂN LỰC Trong thực tiễn hoạt động quản trị nguồn nhân lực rất đa dạng phong phú và rất khác nhau ở mỗi doanh nghiệp. Tuy nhiên có thể phân chia các hoạt động của quản trị nguồn nhân lực theo các nhóm chức năng cơ bản sau đây: 1.2.1 Thu hút nguồn nhân lực Nhóm chức năng này chú trọng vấn đề đảm bảo có đủ số lượng nhân viên với các phẩm chất phù hợp cho công việc của doanh nghiệp. Để có thể tuyển được đúng người cho đúng việc, trước hết doanh nghiệp phải căn cứ vào kế hoạch sản xuất, kinh doanh và thực trạng sử dụng nhân viên trong doanh nghiệp nhằm xác định được những công việc nào cần thêm người. Để biết được cần thêm bao nhiêu người, kỹ năng ra sao 6 doanh nghiệp phải phân tích công việc. Để lựa chọn được đúng người doanh nghiệp phải tiến hành các bước phỏng vấn, trắc nghiệm. Do đó nhóm chức năng này thường bao gồm các hoạt động: Dự báo và hoạch định nguồn nhân lực, phân tích công việc, phỏng vấn, trắc nghiệm, thu thập, lưu trữ và xử lý các thông tin về nguồn nhân lực của doanh nghiệp. 1.2.1.1 Hoạch định nguồn nhân lực Về phương diện nguồn nhân lực, công tác hoạch định giúp cho doanh nghiệp thấy rõ được phương hướng, cách thức quản trị nguồn nhân lực, đảm bảo cho doanh nghiệp có được đúng người vào đúng việc, đúng thời điểm cần thiết và linh hoạt đối phó với các thay đổi trên thị trường. Như vậy, hoạch định nguồn nhân lực là quá trình nghiên cứu, xác định nhu cầu nguồn nhân lực, đưa ra các chính sách và thực hiện các chương trình, hoạt động bảo đảm cho doanh nghiệp có đủ nguồn nhân lực với các phẩm chất, kỹ năng phù hợp để thực hiện công việc có năng suất, chất lượng và hiệu quả. Thông thường quá trình hoạch định nguồn nhân lực được thực hiện theo các bước sau: - Bước 1: Phân tích môi trường, xác định mục tiêu và chiến lược phát triển, kinh doanh cho doanh nghiệp. - Bước 2: Phân tích hiện trạng quản trị nguồn nhân lực trong doanh nghiệp, đề ra chiến lược nguồn nhân lực phù hợp với chiến lược phát triển kinh doanh. - Bước 3: Dự báo khối lượng công việc(đối với các mục tiêu, kế hoạch dài hạn, trung hạn) hoặc xác định khối lượng công việc và tiến hành phân tích công việc(đối với các mục tiêu, kế hoạch ngắn hạn). - Bước 4: Dự báo nhu cầu nguồn nhân lực(đối với các mục tiêu, kế hoạch dài hạn, trung hạn) hoặc xác định nhu cầu nguồn nhân lực(đối với các mục tiêu, kế hoạch ngắn hạn). 7 - Bước 5: Phân tích quan hệ cung cầu nguồn nhân lực, khả năng điều chỉnh và đề ra các chính sách, kế hoạch, chương trình thực hiện giúp cho doanh nghiệp thích ứng với các nhu cầu mới và nâng cao hiệu quả sử dụng nguồn nhân lực. - Bước 6: Thực hiện các chính sách, kế hoạch, chương trình quản trị nguồn nhân lực của doanh nghiệp trong bước năm. - Bước 7: Kiểm tra, đánh giá tình hình thực hiện. Phân tích môi Dự báo/phân tích công việc trường, Dự báo/xác định nhu cầu nhân lực Chính sách xác định mục tiêu, lựa chọn chiến Phân tích hiện trạng quản trị nguồn nhân lực Phân tích cung cầu, khả năng điều chỉnh Kế hoạch/ chương trình Thực hiện: -Thu hút -Đào tạo và phát triển -Trả công và kích thích -Quan hệ lao động. Kiểm tra, đánh giá tình hình thực hiện. lược. Sơ đồ 1.1: Quá trình hoạch định nguồn nhân lực (Nguồn: Trần Thị Kim Dung (2009), Quản trị nguồn nhân lực (Human Resource managemant), Nxb Thống kê, Hà Nội) 1.2.1.2 Phân tích công việc Phân tích công việc là quá trình nghiên cứu nội dung công việc nhằm xác định điều kiện tiến hành, các nhiệm vụ, trách nhiệm, quyền hạn khi thực hiện công việc và các phẩm chất, kỹ năng nhân viên cần thiết phải có để thực hiện tốt công việc. Khi phân tích công việc cần xây dựng được hai bảng là: Bảng mô tả công việc và bảng tiêu chuẩn công việc. Bảng mô tả công việc liệt kê các chức năng, nhiệm vụ, các mối quan hệ trong công việc, các điều kiện làm việc, yêu cầu kiểm tra, giám sát và các tiêu chuẩn cần đạt được khi thực hiện công việc. Bảng tiêu chuẩn công việc liệt kê những yêu cầu về năng lực cá nhân như trình độ học vấn, kinh nghiệm công tác, khả 8 năng giải quyết vấn đề, các kỹ năng khác và các đặc điểm cá nhân thích hợp nhất cho công việc. Phân tích công việc giúp cho nhà quản trị có thể tuyển dụng đúng người, đào tạo nhân viên để thích ứng với công việc, đánh giá nhân viên dễ dàng, xác định được giá trị công việc và trả công, khen thưởng kịp thời. Phân tích công việc thường được thực hiện qua sáu bước như sau: - Bước 1: Xác định mục đích của phân tích công việc. - Bước 2: Thu thập các thông tin cơ bản sẵn có. - Bước 3: Chọn lựa phần việc đặc trưng để phân tích công việc. - Bước 4: Thu thập thông tin phân tích công việc. - Bước 5: Kiểm tra lại mức độ chính xác của thông tin. - Bước 6: Xây dựng bảng mô tả công việc và bảng tiêu chuẩn công việc. 1.2.1.3 Quá trình tuyển dụng Trong quá trình tuyển dụng, doanh nghiệp có nhiều nguồn cung cấp ứng viên vào các chức vụ hoặc công việc đang cần người, như tuyển thông qua quảng cáo, thông qua các trung tâm giới thiệu việc làm, tuyển người trực tiếp từ các nhân viên đang làm trong doanh nghiệp. Có thể phân nguồn ứng viên là nguồn ứng viên từ trong nội bộ doanh nghiệp và nguồn ứng viên từ ngoài doanh nghiệp - Nguồn ứng viên từ trong nội bộ doanh nghiệp Khác với đề bạt, bổ nhiệm nội bộ, hình thức tuyển dụng nội bộ được thực hiện công khai, với các tiêu chuẩn rõ ràng đối với tất cả các ứng viên từ trong doanh nghiệp. Ưu điểm của phương pháp này là: o Nhân viên của doanh nghiệp đã có quá trình thử thách về lòng trung thành, thái độ, trung thực, … o Nhân viên đã có quá trình làm việc lâu dài nên dễ thích ứng với cương vị mới. o Tạo ra sự thi đua giữa các nhân viên đang làm việc, khuyến khích họ tích cực làm việc, sáng tạo và tạo ra hiệu suất cao hơn. 9 Nhược điểm của phương pháp này là: o Nếu tuyển theo hình thức thăng chức nội bộ sẽ gây ra hiện tượng chai lỳ, xơ cứng do các ứng viên được thăng chức đã quen cách làm việc cũ, dẫn đến thiếu tính sáng tạo, không khơi được bầu không khí thi đua trong doanh nghiệp. o Những ứng cử viên không được chọn sẽ có tâm lý bất mãn, không hợp tác với lãnh đạo mới, dễ chia bè phái mất đoàn kết, khó làm việc,… Để có thể xác định có bao nhiêu ứng viên trong nội bộ, doanh nghiệp phải xây dựng được dữ liệu hồ sơ ứng viên bao gồm: Số lượng, chất lượng, đặc điểm cá nhân, trình độ học vấn, kinh nghiệm công tác,… - Nguồn ứng viên từ bên ngoài doanh nghệp Để thu hút ứng viên bên ngoài, doanh nghiệp có thể áp dụng một hoặc kết hợp một số hình thức thu hút khác nhau như sau: Thông qua quảng cáo, thông qua văn phòng dịch vụ lao động, tuyển trực tiếp sinh viên tốt nghiệp từ các trường đại học, và các hình thức khác như qua giới thiệu của nhân viên trong công ty, internet,… Nội dung và trình tự tuyển dụng trong các doanh nghiệp thường được tiến hành thông qua mười bước, cụ thể như sau: - Bước 1: Chuẩn bị tuyển dụng bao gồm thành lập hội đồng tuyển dụng, nghiên cứu các văn bản pháp luật có liên quan, xác định các tiêu chuẩn tuyển chọn. - Bước 2:Thông báo nội dung tuyển dụng trên các phương tiện truyền thông như tivi, báo, đài về vị trí tuyển dụng, tình hình công ty cho các ứng viên biết. -Bước 3: Thu nhận, nghiên cứu hồ sơ: Sau khi đăng tin tuyển dụng, các ứng viên nộp hồ sơ, doanh nghiệp tiến hành thu thập hồ sơ và thông tin ứng viên. - Bước 4: Phỏng vấn sơ bộ nhằm loại bớt các ứng viên không đạt tiêu chuẩn khi nghiên cứu hồ sơ chưa phát hiện ra. - Bước 5: Kiểm tra, trắc nghiệm: Nhằm đánh giá ứng viên về kiến thức cơ bản, tay nghề, trí thông minh… để chọn ra ứng viên xuất sắc nhất. 10 - Bước 6: Phỏng vấn lần hai: Nhằm đánh giá ứng viên về tính cách, khả năng ứng xử, thích ứng với doanh nghiệp và công việc,… - Bước 7: Xác minh, điều tra: Nhằm xác minh thông tin lại cho chính xác, đối với những công việc đòi hỏi phải xác minh thông tin về ứng viên thật chính xác. - Bước 8: Khám sức khỏe: Nhằm đảm bảo ứng viên có đủ sức khỏe đảm nhận công việc. - Bước 9: Ra quyết định tuyển dụng: Tiến hành thương thảo về điều kiện làm việc, lương thưởng, đi đến ký kết hợp đồng lao động. 1.2.2 Đào tạo và phát triển Nhóm chức năng này chú trọng việc nâng cao năng lực cho nhân viên, đảm bảo cho nhân viên có đủ các kỹ năng, trình độ lành nghề cần thiết để hoàn thành tốt công việc được giao và tạo điều kiện cho nhân viên được phát triển tối đa các năng lực cá nhân. Nhóm chức năng đào tạo và phát triển thực hiện các họat động như: Hướng nghiệp, huấn luyện, đào tạo kỹ năng thực hành cho công nhân, bồi dưỡng nâng cao trình độ lành nghề và cập nhật kiến thức quản lý, kỹ thuật công nghệ cho cán bộ quản lý và cán bộ chuyên môn nghiệp vụ. Mục đích của đào tạo và phát triển là giúp cho nhân viên thực hiện công việc tốt hơn, cập nhật các kỹ năng kiến thức mới cho nhân viên, tránh tình trạng lỗi thời, giải quyết các vấn đề của tổ chức, hướng dẫn công việc cho nhân viên mới. Chuẩn bị đội ngũ cán bộ quản lý, chuyên môn kế cận. Thỏa mãn nhu cầu phát triển cho nhân viên. Có nhiều quan điểm khác nhau về đào tạo và phát triển: - Theo Cherrington, giáo dục mang tính chất chung, cung cấp cho học viên các kiến thức chung có thể sử dụng vào các lĩnh vực khác nhau, đào tạo liên quan đến việc tiếp thu các kỹ năng, kiến thức đặc biệt, nhằm thực hiện những công việc cụ thể, còn phát triển liên quan đến việc nâng cao khả năng trí tuệ và cảm xúc cần thiết để thực hiện các công việc tốt hơn. - Theo Cenzo và Robbins đào tạo có định hướng vào hiện tại, chú trọng vào công việc hiện thời của cá nhân, giúp cá nhân có các kỹ năng cần thiết để thực hiện tốt 11 công việc hiện tại. Còn phát triển nhân viên nhằm chú trọng lên các công việc tương lai trong tổ chức, doanh nghiệp. Công tác phát triển nhân viên sẽ giúp cho các cá nhân chuẩn bị sẵn kiến thức, kỹ năng cần thiết. Hiện nay ưu tiên trong đào tạo và phát triển của các doanh nghiệp là: Nâng cao chất lượng, đổi mới công nghệ kỹ thuật và phục vụ khách hàng. - Chương trình nâng cao chất lượng nhằm đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của khách hàng và yêu cầu cạnh tranh trong nền kinh tế toàn cầu. - Tốc độ phát triển nhanh của công nghệ, đòi hỏi các doanh nghiệp phải liên tục đào tạo các kỹ năng về công nghệ, kỹ thuật cho nhân viên để họ không bị lạc hậu trong công việc. Nhu cầu đào tạo được đặt ra khi nhân viên không có đủ các kỹ năng cần thiết để thực hiện công việc. Để xác định chính xác nhu cầu đào tạo cần thực hiện các phân tích - Phân tích doanh nghiệp: Cần đánh giá được các chỉ số hiệu quả về mặt tổ chức, kế hoạch chuẩn bị đội ngũ kế cận, nhân viên và môi trường tổ chức. - Phân tích tác nghiệp: Nhằm xác định loại kỹ năng và hành vi cần thiết cho nhân viên để thực hiện tốt công việc. - Phân tích nhân viên: Để xác định ai là người cần thiết được đào tạo. Những kỹ năng, kiến thức nào cần thiết được lĩnh hội hay chú trọng đào tạo, phát triển. Thực hiện quá trình đào tạo bao gồm đào tạo tại nơi làm việc (có các hình thức như kèm cặp, hướng dẫn tại chỗ, tổ chức khóa đào tạo chính thức) và đào tạo ngoài nơi làm việc. Khi tiến hành đào tạo doanh nghiệp cũng cần phải đánh giá hiệu quả của chương trình đào tạo, có nhiều cách đánh giá như: Phân tích thực nghiệm, đánh giá những thay đổi của học viên,… Tóm lại những nội dung cần chuẩn bị khi tổ chức đào tạo được tóm tắt ở bảng sau: 12 Bảng 1.1: Những nội dung cần chuẩn bị khi tổ chức đào tạo Khía cạnh Câu hỏi Mục đích Mục đích đào tạo là gì? Đánh giá Đánh giá kết quả, chất lượng như thế nào? Trách nhiệm Ai chịu trách nhiệm đào tạo và chi phí đào tạo? Ai có thẩm quyền quyết định đào tạo và chi phí đào tạo? Tuyển chọn người Nguyên tắc, tiêu chí tuyển chọn người tham gia đào tạo? tham gia đào tạo Các thủ tục cạnh tranh công bằng để tuyển người đào tạo là gì? Nguồn kinh phí Quy định của công ty như thế nào? Cung cấp kinh phí đào tạo và chỉ rõ khi nào nguồn kinh phí này được sử dụng? Thủ tục để được cấp kinh phí, điều chỉnh kinh phí, và các hoạt động khác như thế nào? Các quyền lợi của công ty khi nhân viên không hoàn thành khóa học hoặc nghỉ việc như thế nào? Hệ thống thông Công ty có lưu giữ thông tin về các nội dung: tin • Chi phí cho các khoản: Học phí, đi lại, lưu trú,…cho từng học viên như thế nào? • Thời gian, nội dung đào tạo như thế nào? • Kết quả đào tạo như thế nào? Tuyển chọn nhà Ai tham gia tuyển chọn, ai có quyền quyết định? cung ứng dịch vụ Quy trình tuyển chọn như thế nào? đào tạo Tiêu chí tuyển chọn như thế nào? Tổ chức khóa đào Thời gian tổ chức như thế nào? tạo Người chịu trách nhiệm về các dịch vụ hậu cần như thế nào? (liên hệ giảng viên, tài liệu khóa học, nước uống, ăn ở nếu có) Đánh giá kết quả Tiêu chí đánh giá như thế nào? đào tạo Cách thức thực hiện đánh giá như thế nào? Trả lời 13 1.2.3 Duy trì nguồn nhân lực Nhóm chức năng này chú trọng đến việc duy trì và sử dụng có hiệu quả nguồn nhân lực trong doanh nghiệp. Nhóm chức năng này gồm hai chức năng là kích thích, động viên nhân viên, duy trì và phát triển các mối quan hệ lao động tốt đẹp trong doanh nghiệp. Chức năng kích thích, động viên liên quan đến các chính sách và các hoạt động nhằm khuyến khích, động viên làm việc hăng say, tận tình, có ý thức trách nhiệm và hoàn thành công việc với chất lượng cao. Chức năng quan hệ lao động liên quan đến các hoạt động nhằm hoàn thiện môi trường làm việc và các công việc như: Ký hợp đồng lao động, giải quyết khiếu tố, tranh chấp lao động, y tế, bảo hiểm, giao tế nhân viên, cải thiện môi trường làm việc, an toàn lao động. Về đánh giá kết quả thực hiện công việc, hoạt động này nhằm mục đích: Cung cấp thông tin phản hồi cho nhân viên biết mức độ thực hiện công việc của họ. Kích thích, động viên nhân viên có những ý tưởng sáng tạo, làm việc tốt hơn. Cung cấp thông tin làm cơ sở lập kế hoạch nguồn nhân lực. Giúp tổ chức phát triển nhân viên thông qua đào tạo. Làm cơ sở thảo luận giữa cấp trên và cấp dưới về công việc. Là cơ sở khách quan tạo sự công bằng theo quy định của pháp luật. Hoàn thiện hệ thống quản trị nguồn nhân lực của doanh nghiệp. Quy trình thực hiện đánh giá kết quả thực hiện công việc được thực hiện qua các bước sau: - Bước 1: Xác định các tiêu chí cơ bản cần đánh giá. - Bước 2: Lựa chọn phương pháp đánh giá thích hợp: Phương pháp xếp hạng luân phiên, phương pháp so sánh cặp, phương pháp bảng điểm, phương pháp lưu trữ, quan sát hành vi, phương pháp quản trị theo mục tiêu, phương pháp phân tích định lượng. - Bước 3: Xác định người đánh giá và huấn luyện về kỹ năng đánh giá thực hiện công việc cho người đánh giá. - Bước 4: Thông báo cho người được đánh giá về nội dung và phạm vi đánh giá.