Tài liệu Hoàn thiện kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại công ty tnhh thương mại và dịch vụ minh toàn (full)

  • Số trang: 118 |
  • Loại file: PDF |
  • Lượt xem: 241 |
  • Lượt tải: 4
thuvientrithuc1102

Đã đăng 15893 tài liệu

Mô tả:

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG HỒ ĐĂNG BẢO TUẤN HOÀN THIỆN KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ MINH TOÀN LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN TRỊ KINH DOANH Đà Nẵng - Năm 2013 BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG HỒ ĐĂNG BẢO TUẤN HOÀN THIỆN KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ MINH TOÀN Chuyên ngành: Kế toán Mã số: 60.34.30 LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN TRỊ KINH DOANH Người hướng dẫn khoa học: TS. ĐOÀN THỊ NGỌC TRAI Đà Nẵng - Năm 2013 LỜI CAM ĐOAN Tôi cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi. Các số liệu, kết quả nêu trong luận văn là trung thực và chưa từng đươc công bố trong bất kỳ công trình nào khác. Tác giả luận văn Hồ Đăng Bảo Tuấn MỤC LỤC MỞ ĐẦU................................................................................................. 1 1. Tính cấp thiết của đề tài ........................................................................ 1 2. Mục tiêu nghiên cứu đề tài.................................................................... 2 3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu......................................................... 2 4. Phương pháp nghiên cứu ...................................................................... 3 5. Bố cục của đề tài ................................................................................... 3 6. Tổng quan tài liệu nghiên cứu............................................................... 3 CHƯƠNG 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ ĐỐI VỚI CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TRONG DOANH NGHIỆP.................................................................................................. 8 1.1. NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG DOANH NGHIỆP .............................................................. 8 1.1.1 Khái niệm của hệ thống kiểm soát nội bộ........................................ 8 1.1.2 Sự cần thiết phải xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ và các nguyên tắc xây dựng ............................................................................... 11 1.1.3 Chức năng, nhiệm vụ của hệ thống kiểm soát nội bộ .................... 13 1.1.4 Các yếu tố cơ bản của hệ thống KSNB.......................................... 13 1.1.5 Lợi ích của kiểm soát nội bộ.......................................................... 23 1.2 KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TRONG DOANH NGHIỆP................................................................... 23 1.2.1 Mục tiêu của chu trình bán hàng – thu tiền.................................... 23 1.2.2 Bản chất và chức năng của chu trình bán hàng – thu tiền ............. 25 1.2.3 Tổ chức thông tin phục vụ kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền..................................................................................................... 29 1.2.4 Các rủi ro thường xảy ra trong chu trình bán hàng - thu tiền ........ 32 1.2.5 Thủ tục kiểm soát nhằm ngăn chặn rủi ro trong chu trình bán hàng và thu tiền................................................................................................ 33 KẾT LUẬN CHƯƠNG 1 ...................................................................... 38 CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ ĐỐI VỚI CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CÔNG TY TNHH TM & DV MINH TOÀN ..................................................................... 39 2.1 GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY .................................... 39 2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển Công ty ................................... 39 2.1.2 Chức năng và nhiệm vụ của Công ty ............................................. 41 2.1.3 Cơ cấu tổ chức quản lý kinh doanh của công ty ............................ 41 2.2. GIỚI THIỆU VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI CÔNG TY MINH TOÀN ......................................................................................... 44 2.2.1 Môi trường kiểm soát..................................................................... 44 2.2.2. Hệ thống kế toán ........................................................................... 46 2.3 THỰC TRẠNG KSNB CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CÔNG TY TNHH TM & DV MINH TOÀN................................. 49 2.3.1 Thông tin phục vụ kiểm soát chu trình bán hàng và thu tiền tại công ty.............................................................................................................. 49 2.3.2 Thủ tục kiểm soát nội bộ đối với chu trình bán hàng và thu tiền tại công ty TNHH TM & DV Minh Toàn.................................................... 52 2.4 ĐÁNH GIÁ CHUNG VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CÔNG TY TNHH TM & DV MINH TOÀN......................................................................................... 76 KẾT LUẬN CHƯƠNG 2 ...................................................................... 79 CHƯƠNG 3. GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN KIỂM SOÁT NỘI BỘ ĐỐI VỚI CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ MINH TOÀN........................................................................................ 80 3.1 SỰ CẦN THIẾT PHẢI HOÀN THIỆN KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CÔNG TY ......................... 80 3.2 MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN KSNB CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CÔNG TY TNHH TM & DV MINH TOÀN .................................................................................................... 81 3.2.1. Hoàn thiện các thủ tục kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty ........................................................................................ 81 3.2.2 Hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán phục vụ cho việc kiểm soát bán hàng và thu tiền .............................................................................. 101 KẾT LUẬN CHƯƠNG 3 .................................................................... 106 KẾT LUẬN......................................................................................... 107 TÀI LIỆU THAM KHẢO ................................................................. 108 QUYẾT ĐỊNH GIAO ĐỀ TÀI LUẬN VĂN (bản sao) DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT BCTC : Báo cáo tài chính DV : Dịch vụ ĐĐH : Đơn đặt hàng HTKSNB : Hệ thống kiểm soát nội bộ KSNB : Kiểm soát nội bộ KTNB : Kiểm toán nội bộ TNHH : Trách nhiệm hữu hạn TM : Thương mại DANH MỤC CÁC BẢNG Số hiệu bảng Tên bảng Trang 2.1. Phiếu yêu cầu cung cấp vật tư 55 2.2. Kế hoạch giao hàng 58 2.3. Phiếu xuất kho 64 2.4. Thẻ kho 65 2.5. Biên bản giao nhận 66 3.1. Đơn đặt hàng 82 3.2. Báo cáo tổng hợp đơn đặt hàng 84 3.3. Lệnh bán hàng 85 3.4. Tình hình công nợ 88 3.5. Doanh thu thực tế 92 3.6. Doanh thu sổ sách 95 3.7. Bảng phân tích công nợ từ ngày 01/10/2012 đến 99 31/10/2012 3.8. Bảng dự toán doanh thu tiêu thụ 6 tháng đầu năm 104 3.9. Bảng doanh thu tiêu thụ thực tế 6 tháng đầu năm 105 DANH MỤC CÁC HÌNH Số hiệu hình Tên hình Trang 2.1. Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Công ty 42 2.2. Sơ đồ cơ cấu tổ chức của bộ phận kế toán 47 2.3. Quy trình luân chuyển chứng từ 48 2.4. Quy trình kiểm soát tiếp nhận và xử lý đơn đặt hàng 56 2.5. Quy trình kiểm soát xuất và luân chuyển Hoá đơn 68 GTGT 2.6. Quy trình kiểm soát doanh thu 70 2.7. Quy trình kiểm soát nợ phải thu khách hàng 72 1 MỞ ĐẦU 1. Tính cấp thiết của đề tài Bất cứ doanh nghiệp nào cũng mong muốn tình hình sản xuất kinh doanh của mình ngày càng phát triển và giảm thiểu tối đa những rủi ro có thể xảy ra. Để đạt được điều này, doanh nghiệp có thể sử dụng hệ thống kiểm soát nội bộ như một công cụ hữu hiệu nhằm kiểm tra kiểm soát tình hình hoạt động của doanh nghiệp sao cho đảm bảo được các mục tiêu đã đề ra. Hiện nay, các doanh nghiệp Việt Nam đang phải đối mặt với muôn vàn khó khăn, phải chấp nhận quy luật đào thải của thị trường, cuộc khủng hoảng kinh tế thế giới trong những năm vừa qua vẫn còn ảnh hưởng không nhỏ đối với các doanh nghiệp trong nước. Việt Nam chính thức gia nhập WTO vào năm 1997, việc này mang lại nhiều lợi ích cho các doanh nghiệp Việt Nam, đồng thời tạo ra cho doanh nghiệp những thử thách phải vượt qua, phải cạnh tranh khốc liệt với các doanh nghiệp có nguồn lực tài chính mạnh mẽ, giàu kinh nghiệm trong hoạt động kinh doanh. Để có thể cạnh tranh được với các doanh nghiệp nước ngoài cũng như trong nước, đòi hỏi các doanh nghiệp phải không ngừng hoàn thiện công tác kiểm tra, kiểm soát, nâng cao năng lực quản lý của mình để hạn chế những gian lận sai sót có thể xảy ra, đảm bảo nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh của mình. KSNB là một bộ phận rất quan trọng trong việc giúp cho nhà quản lý có thể kiểm tra giám sát mọi hoạt động của doanh nghiệp. Quan trọng hơn, dựa vào kiểm soát nội bộ, doanh nghiệp có thể quản lý hiệu quả các nguồn lực kinh tế của mình góp phần hạn chế các rủi ro phát sinh trong hoạt động kinh doanh, cũng như giúp cho doanh nghiệp có một nền tảng quản lý vững chắc phục vụ cho quá trình phát triển và mở rộng hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. 2 Công ty TNHH TM & DV Minh Toàn là nhà phân phối độc quyền xi măng Kim Đỉnh cho cả Miền Trung và Tây Nguyên. Hiện nay, có rất nhiều đối thủ cạnh tranh đang dần chiếm lĩnh thị trường. Điều này buộc công ty phải có những chính sách và biện pháp nhằm gia tăng phần lợi nhuận và cũng làm giảm thiểu các rủi ro, gian lận để có thể cạnh tranh với các đối thủ, chiếm lĩnh lại thị trường và có thể mở rộng sang các khu vực lân cận. Tại công ty, hiện nay có rất nhiều khách hàng là đại lý, công trình, tình hình bán hàng hằng ngày xảy ra thường xuyên và liên tục nên rất dễ xảy ra gian lận và sai sót. Việc kiểm soát các hoạt động này là điều quan trọng để giúp công ty bảo vệ tài sản và tăng hiệu quả hoạt động. Tuy nhiên, hiện nay công tác kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại công ty đang còn một số vấn đề bất cập, còn nhiều thiếu sót đòi hỏi phải hoàn thiện để có thể đảm bảo doanh thu được tính đúng, tiền thu bán hàng được thu đủ cũng như hàng hoá không bị thất thoát. Từ những vấn đề trên, tác giả đã chọn đề tài ”Hoàn thiện kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty Trách nhiệm Hữu hạn Thương mại và Dịch vụ Minh Toàn” để làm đề tài nghiên cứu cho luận văn thạc sĩ. 2. Mục tiêu nghiên cứu đề tài Mục tiêu của đề tài là nghiên cứu thực trạng về KSNB chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty TNHH TM & DV Minh Toàn, chỉ ra được những vấn đề còn tồn đọng và thiếu sót cần được khắc phục và từ đó đưa ra các giải pháp nhằm hoàn thiện công tác KSNB chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty. 3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu của đề tài là công tác kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty TNHH TM & DV Minh Toàn. 3 Phạm vi nghiên cứu Hiện nay Công ty TNHH TM & DV Minh Toàn kinh doanh nhiều lĩnh vực như vận tải, khách sạn, công nghệ phẩm, xi măng. Trong đó, lĩnh vực kinh doanh xi măng mang lại doanh thu lớn nhất cho công ty. Vì vậy, phạm vi nghiên cứu của tác giả được giới hạn ở công tác KSNB trong lĩnh vực tiêu thụ xi măng của Công ty. 4. Phương pháp nghiên cứu Luận văn sử dụng phương pháp nghiên cứu tài liệu và phỏng vấn, quan sát thực tế để thu thập thông tin về KSNB chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty. Trong quá trình thực hiện đề tài, tác giả đã khảo sát thực trạng KSNB về chu trình bán hàng và thu tiền đối với hoạt động tiêu thụ xi măng tại công ty thông qua quá trình làm việc thực tế, trực tiếp theo dõi tình trạng luân chuyển chứng từ phục vụ cho việc bán hàng, quan sát cách giải quyết công việc của nhân viên trong Công ty và phỏng vấn khi cần thiết. Do vậy, tác giả có thể nhận định được đúng đắn thực trạng kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty. 5. Bố cục của đề tài Ngoài phần mở đầu và kết luận, luận văn gồm có ba chương: Chương 1: Cơ sở lý luận về kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền trong các doanh nghiệp. Chương 2: Thực trạng kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty Trách nhiệm Hữu hạn Thương mại và Dịch vụ Minh Toàn. Chương 3: Một số giải pháp nhằm hoàn thiện kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty Trách nhiệm Hữu hạn Thương mại và Dịch vụ Minh Toàn. 6. Tổng quan tài liệu nghiên cứu Trong những năm gần đây, nền kinh tế trên toàn thế giới đang rơi vào 4 thời kỳ khủng hoảng, Việt Nam cũng chịu chung tình cảnh đó. Có rất nhiều doanh nghiệp đang đứng bên bờ vực phá sản, điều này xảy ra do nhiều nguyên nhân khách quan và nguyên nhân chủ quan. Lý do ở đây là các doanh nghiệp chưa đánh giá được hết rủi ro tiềm ẩn có thể xảy ra trong tương lai. Một trong những yếu tố đó chính là do chính sách quản lý của các doanh nghiệp. Vậy làm sao để quản lý doanh nghiệp một cách có hiệu quả. Điều này đòi hỏi doanh nghiệp phải xây dựng các chính sách cụ thể, việc xây dựng và củng cố hệ thống kiểm soát nội bộ là một việc rất cần thiết nhằm nắm bắt những thông tin bên ngoài một cách chính xác và ngăn chặn những rủi ro ngay từ bên trong. Nằm trong hệ thống kiểm soát nội bộ, kiểm soát chu trình bán hàng thu tiền là nội dung quan trọng. Bởi bán hàng thu tiền ảnh hưởng đến sự tồn vong của doanh nghiệp. Đây là quá trình tạo ra doanh thu cho doanh nghiệp, tạo điều kiện cho hoạt động tái sản xuất kinh doanh và thu vè lợi nhuận. Tuy nhiên chu trình này cũng là hoạt động xảy ra thường xuyên và dễ dàng xảy ra gian lận và sai sót. Việc xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu đối với chu trình bán hàng sẽ đảm bảo thu được tiền từ khách hàng, cung cấp cho khách hàng những sản phẩm tốt, từ đó nâng cao uy tín, sức cạnh tranh trên thị trường. Hiện nay, có rất nhiều tài liệu nghiên cứu về hệ thống kiểm soát nội bộ cho từng công ty, tùy theo từng loại hình sản xuất kinh doanh của công ty mà chúng ta có thể xây dựng các chu trình của hệ thống kiểm soát nội bộ. Công ty mà tác giả muốn đề cập đến thuộc loại hình kinh doanh trong lĩnh vực thương mại. Vì vậy, tác giả nghiên cứu sâu vào chu trình bán hàng và thu tiền của kiểm soát nội bộ. Trong đó, tác giả đã tham khảo, tìm hiểu các đề tài nghiên cứu trong cùng lĩnh vực chu trình bán hàng và thu tiền. Đề tài thứ nhât là luận văn thạc sĩ: “Tăng cường kiểm soát nội bộ doanh 5 thu tại công ty cổ phần Dược – thiết bị y tế Đà Nẵng”, của tác giả Trần Thị Thanh Nga (2011). Luận văn này tác giả đã sử dụng phương pháp phân tích đánh giá và khảo sát để nghiên cứu thực trạng của KSNB doanh thu trong doanh nghiệp. Dựa vào đặc thù loại hình kinh doanh của doanh nghiệp tác giả đã đánh giá những hạn chế còn tồn đọng trong công tác kiểm soát doanh thu tại công ty như hệ thống thông tin chưa được hệ thống hoá và chưa cập nhật kịp thời và tác giả đã đưa ra giả pháp khắc phục vấn đề này, đồng thời tác giả cũng nêu ra môi trường kiểm soát của công ty chưa thực sự lành mạnh như một người kiêm nhiệm nhiều việc, bộ phận kiểm soát không làm hết chức năng của mình, đồng thời họ không độc lập, quá phụ thuộc vào ban giám đốc , bên cạnh đó, các thủ tục kiểm soát của công ty chưa chặt chẻ dẫn đến xảy ra nhiều rủi ro mà tác giả đã đề cập và từ đó tác giả đã nêu ra cách khắc phục những vấn đề này. Đề tài thứ hai là luận văn thạc sĩ: “Tăng cường KSNB đối với doanh thu và thu tiền bán hàng tại công ty cổ phần gạch men Cosevco 75 Bình Định” của tác giả Phan Thị Mỹ Liên năm 2011. Đề tài nghiên cứu tình hình kiểm soát nội bộ, đưa ra những mặt yếu kém, thiếu sót trong kiểm soát nội bộ tại đơn vị, từ đó đưa ra những giải pháp tăng cường hoạt động kiểm soát nội bộ đối với doanh thu và thu tiền tại đơn vị. Đề tài thứ ba là luận văn thạc sĩ: “Tăng cường kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng thu tiền tại công ty cổ phần kim khí Miền Trung” của tác giả Bùi Minh Nam ( 2010). Đề tài đánh giá thực trạng công tác kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại đơn vị và từ đó đưa ra các giải pháp nhằm tăng cường kiểm soát chu trình bán hàng và thu tiền tại đơn vị. Đề tài thứ tư là luận văn thạc sĩ “ Kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại công ty cổ phần sách và thiết bị trường học Đà Nẵng” của tác giả Nguyễn Thị Điệp năm 2010. Đề tài này tác giả đã sử dụng các phương pháp 6 tiếp cận thông tin, tổng hợp, phân tích, so sánh để phân tích đánh giá thực trạng KSNB chu trình bán hàng và thu tiền, chỉ ra những thành tựu đã đạt được, những rủi ro có thể xảy ra trong công tác KSNB chu trình bán hàng và thu tiền tại công ty CP sách và thiết bị trường học Đà Nẵng, từ đó đề ra các giả pháp nhằm tăng cường KSNB chu trình bán hàng và thu tiền trong lĩnh vực kinh doanh sách và thiết bị trường học tại công ty. Đề tài thứ năm là luận văn thạc sĩ “ Tăng cường Kiểm Soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại Viễn Thông Quảng Ngãi” của tác giả Nguyễn Thị Phương Thảo năm 2010. Đề tài này tác giả đã sử dụng các phương pháp phân tích, so sánh, đối chiếu, chứng minh... để làm rõ vấn đề cần nghiên cứu. Tác giả đã nêu nổi bật được các đặc điểm nổi bật trong hoạt động sản xuất kinh doanh viễn thông ảnh hưởng đến kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền trong các doanh nghiệp viễn thông. Ngoài ra, tác giả đi sâu vào nghiên cứu, phân tích thực tế công tác kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền, chỉ rõ những hạn chế còn tồn tại trong đơn vị. Từ đó, tác giả đã đưa ra những giải pháp nhằm tăng cường kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại Viễn Thông Quảng Ngãi. Nhìn chung, hầu hết các luận văn nghiên cứu lĩnh vực hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền đều nhằm mục đích đưa ra những vấn đề về rủi ro và những sai sót còn tồn tại trong đơn vị, và từ những vấn đề đã nghiên cứu được, các tác giả đã đưa ra những giải pháp nhằm tăng cường kiểm soát chu trình này ở các công ty. Hoạt động bán hàng và thu tiền tại Công ty Minh Toàn xảy ra thường xuyên, các kho của đơn vị đều ở xa với văn phòng tại công ty, và việc cấp hàng hóa hay giao hàng hóa đều được thực hiện tại kho. Vì vậy, sẽ rất dễ dàng xảy ra gian lận và sai sót. Mặc dù có rất nhiều công trình nghiên cứu của nhiều tác giả về kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền, tuy nhiên, 7 với đặc thù từng loại hình công ty khác nhau, cơ chế quản lý khác nhau, địa lý khác nhau đòi hỏi việc kiểm soát, thực hiện các thủ tục trong chu trình bán hàng và thu tiền cũng khác nhau. Vì vậy, tác giả đã tập trung nghiên cứu kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty Trách nhiệm Hữu hạn Thương mại và Dịch vụ Minh Toàn, từ đó đánh giá những rủi ro, sai sót còn tồn đọng ở đơn vị để đưa ra các giải pháp nhằm hoàn thiện KSNB chu trình bán hàng và thu tiền phù hợp với hoạt động của công ty. Đề tài đã giải quyết được các vấn đề sau: Thứ nhất, luận văn đã hệ thống hóa những vấn đề lý luận cơ bản về HTKSNB chu trình bán hàng và thu tiền trong doanh nghiệp. Thứ hai, luận văn đã xác định được những hạn chế còn thiết soát trong kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty. Thứ ba, từ những hạn chế đó, tác giả đã đề ra những giải pháp hữu hiệu phù hợp với đặc thù hoạt động của đơn vị: - Hoàn thiện các thủ tục KSNB chu trình bán hàng và thu tiền. - Hoàn thiện thủ tục kiểm soát việc ghi nhận doanh thu và nợ phải thu khách hàng. 8 CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ ĐỐI VỚI CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TRONG DOANH NGHIỆP 1.1 NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG DOANH NGHIỆP 1.1.1 Khái niệm của hệ thống kiểm soát nội bộ Trong mọi hoạt động của doanh nghiệp, của một tổ chức, chức năng kiểm tra, kiểm soát đóng vai trò quan trọng đối với nhà quản lý, vì vậy các nhà quản lý luôn tìm ra những cách thức để có thể kiểm soát doanh nghiệp của mình ngày càng hữu hiệu hơn. KSNB được thiết lập nhằm giúp doanh nghiệp đạt được mục tiêu đã đề ra cũng như tuân thủ các tiêu chí hoạt động của doanh nghiệp trong khi giảm thiểu những yếu tố xảy ra bất ngờ gây tác động xấu đến hoạt động của tổ chức. KSNB giúp tổ chức có thể ứng phó kịp thời với những thay đổi trong kinh tế, môi trường cạnh tranh cũng như nhìn nhận thấy được những nhu cầu của những cải cách doanh nghiệp muốn hướng tới tương lai phát triển của các doanh nghiệp. Theo chuẩn mực kiểm toán Việt Nam hiện hành đề cập đến khái niệm về hệ thống kiểm soát nội bộ như sau: Hệ thống KSNB là các quy định và các thủ tục kiểm soát do đơn vị được kiểm toán xây dựng và áp dụng nhằm đảm bảo cho đơn vị tuân thủ pháp luật và các quy định, để kiểm tra, kiểm soát, ngăn ngừa và phát hiện gian lận; để lập BCTC trung thực hợp lý; nhằm bảo vệ, quản lý và sử dụng có hiệu quả tài sản của đơn vị. [4, tr 227] Dưới góc độ của nhà quản lý, qua quá trình nhận thức và nghiên cứu kiểm soát nội bộ đã dẫn đến hình thành nhiều định nghĩa khác nhau. Tuy nhiên, định nghĩa được chấp nhận rộng rãi là định nghĩa của COSO 9 Hội đồng các tổ chức tài trợ ủy ban treadway (Coso) xây dựng mô hình đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ được thừa nhận và áp dụng rộng rãi trên thế giới như những chuẩn mực của chất lượng KSNB. Theo mô hình này, KSNB được định nghĩa là: Quy trình do hội đồng quản trị ban điều hành và các cá nhân thực thi được xây dựng nhằm đưa ra sự đảm bảo ở mức độ hợp lý đối với mục đích đạt được của những nội dung: - Tính hiệu quả và hiệu năng của quá trình hoạt động. - Mức độ tin cậy của các báo cáo tài chính. - Tính tuân thủ các quy định và luật pháp hiện hành. Theo như định nghĩa trên, kiểm soát nội bộ chú trọng đến bốn vấn đề sau - KSNB là một quá trình chứ không phải là một sự kiện hay là một tình huống mà là một chuỗi các hoạt động hiện diện ở mọi bộ phận trong đơn vị và được kết hợp với nhau thành một thể thống nhất. KSNB tỏ ra hữu hiệu nhất khi nó được xây dựng như một phần cơ bản nhất trong doanh nghiệp chứ không phải là một hoạt động bổ sung cho các hoạt động của doanh nghiệp hoặc là một gánh nặng bị áp đặt bởi các cơ quan quản lý hay thủ tục hành chính. Quá trình kiểm soát là một phương tiện giúp cho các đơn vị đạt được mục tiêu của mình. - KSNB không chỉ đơn thuần là những chính sách thủ tục, mà phải bao gồm cả con người trong hội đồng quản trị, ban giám đốc, các nhân viên. Chính con người thiết lập các mục tiêu, thiết lập cơ chế kiểm soát ở mọi nơi và vận hành chúng. Ngược lại, kiểm soát nội bộ cũng tác động đến hành vi của con người. Mọi cá nhân có một khả năng, suy nghĩ ưu tiên khác nhau khi làm việc và họ luôn hiểu rõ nhiệm vụ cũng như trao đổi và hành động một cách nhất quán. KSNB sẽ tạo ra ý kiến ở mỗi cá nhân và hướng các hoạt động của họ đến mục tiêu chung của tổ chức. - KSNB cung cấp một sự đảm bảo hợp lý chứ không phải đảm bảo tuyệt 10 đối là các mục tiêu sẽ đạt được. Vì khi vận hành hệ thống kiểm soát, những yếu kém có thể xảy ra do các sai lầm của con người… nên dẫn đến không đạt được các mục tiêu. KSNB có thể ngăn chặn và phát hiện những sai phạm nhưng không thể đảm bảo là chúng không bao giờ xảy ra. Hơn nữa, một nguyên tắc cơ bản trong việc đưa ra quyết định quản lý là chi phí cho quá trình kiểm soát không thể vượt quá lợi ích được mong đợi từ quá trình kiểm soát đó. Do đó, tuy người quản lý có thể nhận thức được đầy đủ về các rủi ro, tuy nhiên nếu chi phí cho quá trình kiểm soát quá cao thì họ vẫn không áp dụng các thủ tục kiểm soát rủi ro. - Các mục tiêu của KSNB Một tổ chức sẽ thiết lập các mục tiêu rõ ràng và sau đó sẽ đánh giá những rủi ro để đạt được những mục tiêu này. Trước khi nó có thể đạt được như mong muốn, cần phải đặt ra một chiến lược kiểm soát để có thể đạt được kỳ vọng về nó. Chiến lược kiểm soát sẽ được bắt nguồn từ một chiến lược quản lý rủi ro rộng lớn hơn, nhưng nó sẽ góp phần quan trọng làm cho hệ thống KSNB có hiệu quả hơn. Một hệ thống KSNB bao gồm các chính sách, quy trình, nhiệm vụ, hành vi và các khía cạnh của một công ty, cùng thực hiện với nhau nhằm: - Tạo điều kiện thuận lợi cho các hoạt động của mình có hiệu quả thông qua việc thiết lập nó đáp ứng thích hợp với việc kinh doanh của mình, tài chính, tuân thủ các hoạt động và các rủi ro khác để đạt được mục tiêu của đơn vị. Điều này bao gồm việc bảo vệ tài sản từ việc sử dụng không phù hợp hoặc tổn thất và gian lận, và phải đảm bảo rằng trách nhiệm đã được xác định và quản lý. - Giúp đảm bảo tính trung thực của báo cáo nội bộ và BCTC. Điều này đòi hỏi phải duy trì các bản báo cáo thích hợp và quá trình tạo ra một lượng thông tin kịp thời phù hợp và đáng tin cậy từ bên trong và bên ngoài tổ chức. 11 - Giúp đảm bảo tuân thủ các luật và quy định, và cùng với những chính sách nội bộ liên quan đến hoạt động kinh doanh của mình. Như vậy, các mục tiêu của hệ thống kiểm soát nội bộ rất rộng, chúng bao trùm lên mọi hoạt động và có ý nghĩa quan trọng đối với sự tồn tại và phát triển của đơn vị.[5,tr 79-81] 1.1.2 Sự cần thiết phải xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ và các nguyên tắc xây dựng a. Sự cần thiết xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ Mọi doanh nghiệp hoạt động đều có chung một mục tiêu là lợi nhuận và sự phát triển ngày càng lớn mạnh về qui mô. Các nhà quản trị trong doanh nghiệp mong muốn doanh nghiệp mình luôn đạt được lợi nhuận tối ưu, tất yếu mọi bộ phận hoạt động phải có hiệu quả trong quá trình sử dụng nguồn lực của mình. Trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp, nhà quản lý luôn đưa ra các chiến lược, kế hoạch, mục tiêu, và biện pháp thực hiện nhằm đạt được kết quả mong muốn. Để đạt được các mục tiêu đề ra doanh nghiệp cần có một hệ thống kiểm soát hữu hiệu, giúp doanh nghiệp hoàn thành kế hoạch. Và nhờ vào hoạt động kiểm soát giúp nhà quản lý kiểm tra xem xét, đánh giá quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp góp phần quản lý các nguồn lực (con người, tài sản...) có hiệu quả. Một thực trạng khá phổ biến hiện nay ở nước ta là phương pháp quản lý của nhiều doanh nghiệp còn lỏng lẻo, khi các doanh nghiệp nhỏ được quản lý theo kiểu gia đình, còn những doanh nghiệp lớn lại phân quyền điều hành cho cấp dưới mà thiếu sự kiểm tra đầy đủ. Cả hai mô hình này đều dựa trên sự tin tưởng cá nhân và thiếu những quy chế thông tin, kiểm tra chéo giữa các bộ phận để phòng ngừa gian lận. Thiết lập một hệ thống kiểm soát nội bộ chính là xác lập một cơ chế giám sát mà ở đó nhà quản trị không quản lý bằng lòng tin, mà bằng những quy định rõ ràng.
- Xem thêm -