Tài liệu Hoàn thiện kiểm soát nội bộ chi phí kinh doanh tại công ty cổ phần lâm đặc sản xuất khẩu quảng nam.

i LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi. Các số liệu, kết quả nêu trong luận văn là trung thực và chưa từng ai công bố trong bất kỳ công trình nào khác. Tác giả luận văn LÊ NGÔ TRỌNG TÂM ii MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN.................................................................................................... i MỤC LỤC .............................................................................................................. ii DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT.................................................................... vi DANH MỤC CÁC BẢNG ................................................................................... vii DANH MỤC CÁC SƠ ĐỒ .................................................................................. viii MỞ ĐẦU ................................................................................................................ 1 Chương 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHI PHÍ KINH DOANH TRONG DOANH NGHIỆP.................................................................... 4 1.1. Những vấn đề cơ bản về kiểm soát nội bộ trong quản lý ................................ 4 1.1.1. Khái quát về kiểm soát trong quản lý......................................................... 4 1.1.2. Hệ thống kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp ......................................... 6 1.1.2.1. Khái niệm và mục tiêu của hệ thống kiểm soát nội bộ........................... 6 1.1.2.2. Các yếu tố cơ bản của hệ thống kiểm soát nội bộ ............................... 10 1.2. Bản chất và phân loại chi phí kinh doanh trong doanh nghiệp .................... 13 1.2.1. Bản chất chi phí kinh doanh ................................................................... 13 1.2.2. Phân loại chi phí kinh doanh .................................................................. 15 1.2.2.1. Phân loại chi phí kinh doanh theo nội dung kinh tế ............................ 15 1.2.2.2. Phân loại chi phí kinh doanh theo chức năng của CPKD. .................. 16 1.2.2.3. Phân loại CPKD theo mối quan hệ giữa chi phí với quy mô SX .......... 16 1.2.2.4. Phân loại CPKD theo phân cấp quyền kiểm soát chi phí của đơn vị. .. 17 1.3. Lập dự toán chi phí kinh doanh trong doanh nghiệp ................................... 17 1.3.1. Nội dung và cơ sở lập dự toán chi phí kinh doanh .................................. 17 1.3.2. Xây dựng dự toán chi phí kinh doanh ..................................................... 18 1.4. Thủ tục kiểm soát nội bộ chi phí kinh doanh trong DN ............................... 20 1.4.1. Thủ tục kiểm soát giá vốn hàng bán ........................................................ 20 1.4.1.1. Đối với quá trình mua hàng hóa nhập kho ......................................... 20 1.4.1.2. Đối với quá trình xuất bán hàng hóa.................................................. 21 iii 1.4.2. Thủ tục kiểm soát chi phí bán hàng ........................................................ 21 1.4.2.1. Kiểm soát chi phí tiền lương và các khoản trích theo lương................ 21 1.4.2.2. Kiểm soát chi phí vật liệu, bao bì, công cụ, dụng cụ ........................... 23 1.4.2.3. Kiểm soát chi phí khấu hao tài sản cố định ........................................ 23 1.4.2.4. Chi phí dịch vụ mua ngoài và các chi phí bằng tiền khác ................... 24 1.4.3. Thủ tục kiểm soát chi phí quản lý doanh nghiệp ..................................... 24 1.5. Tổ chức báo cáo kế toán và phân tích phục vụ kiểm soát chi phí kinh doanh trong DN............................................................................................................... 25 1.5.1. Tổ chức báo cáo chi phí kinh doanh ....................................................... 25 1.5.2. Phân tích chi phí kinh doanh .................................................................. 26 1.5.2.1. Phân tích và kiểm soát giá vôn hàng bán ........................................... 26 1.5.2.2. Phân tích chi phí bán hàng ................................................................ 27 1.5.2.3. Phân tích chi phí quản lý doanh nghiệp ............................................. 29 Kết luận Chương 1 ............................................................................................... 29 Chương 2: THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHI PHÍ KINH DOANH TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN LÂM ĐẶC SẢN XUẤT KHẨU QUẢNG NAM ..... 30 2.1. Đặc điểm hoạt động SXKD và tổ chức quản lý tại Công ty lâm đặc sản XK Quảng Nam .......................................................................................................... 30 2.1.1. Giới thiệu tổng quát về Công ty ............................................................... 30 2.1.1.1. Quá trình hình thành và phát triển của Công ty ................................. 30 2.1.1.2. Chức năng và nhiệm vụ của Công ty .................................................. 31 2.1.1.3. Lĩnh vực kinh doanh và định hướng phát triển của Công ty ................ 32 2.1.2. Cơ cấu tổ chức quản lý sản xuất kinh doanh .......................................... 33 2.1.2.1. Khái quát cơ cấu tổ chức quản lý ở Công ty ....................................... 33 2.1.2.2. Chức năng, nhiệm vụ các thành viên trong bộ máy ............................ 33 2.1.3. Tổ chức kế toán ở Công ty ....................................................................... 37 2.1.3.1. Tổ chức bộ máy kế toán ..................................................................... 37 2.1.3.2. Hình thức kế toán áp dụng tại Công ty ............................................... 39 2.2. Thực trạng KSNB CPKD tại Công ty Lâm đặc sản XK Quảng Nam. ......... 41 iv 2.2.1. Môi trường kiểm soát nội bộ chi phí KD ở Công ty ................................. 41 2.2.1.1. Cơ cấu tổ chức quản lý và vận hành .................................................. 41 2.2.1.2. Chính sách nhân sự và đội ngũ nhân viên .......................................... 43 2.2.1.3. Công tác kế hoạch hóa hoạt động sản xuất kinh doanh ...................... 43 2.2.1.4. Hoạt động của bộ phận kiểm toán nội bộ ........................................... 45 2.2.2. Thủ tục kiểm soát nội bộ chi phí kinh doanh tại Công ty......................... 45 2.2.2.1. Thủ tục kiểm soát giá vốn hàng bán ................................................... 45 2.2.2.2. Thủ tục kiểm soát chi phí bán hàng ................................................... 51 2.2.2.3. Thủ tục kiểm soát chi phí quản lý Công ty .......................................... 54 2.3. Kiểm soát nội bộ CPKD thông qua thông tin kế toán ở Công ty Lâm đặc sản xuất khẩu Quảng Nam ......................................................................................... 57 2.3.1. Tổ chức thông tin dự toán làm cơ sở kiểm soát CPKD ở Công ty ............ 57 2.3.2. Kế toán tập hợp CPKD và lập báo cáo CPKD ở Công ty.......................... 58 2.3.3. Tình hình chi phí kinh doanh tại Công ty thời gian qua.......................... 60 2.4. Đánh giá thực trạng kiểm soát nội bộ chi phí kinh doanh tại Công ty ......... 62 2.4.1. Một số ưu điểm ........................................................................................ 62 2.4.1. Một số hạn chế ........................................................................................ 62 KẾT LUẬN CHUƠNG 2 ..................................................................................... 64 Chương 3: GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHI PHÍ KINH DOANH TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN LÂM ĐẶC SẢN QUẢNG NAM .............. 65 3.1. Sự cần thiết và phương hướng hoàn thiện kiểm soát nội bộ CPKD ở Công ty Lâm đặc sản xuất khẩu Quảng Nam. .................................................................. 65 3.1.1. Sự cần thiết phải hoàn thiện kiểm soát nội bộ CPKD ở Công ty .............. 65 3.1.2. Phương hướng hoàn thiện kiểm soát nội bộ CPKD ở Công ty ................ 66 3.2. Các giải pháp hoàn thiện kiểm soát nội bộ chi phí kinh doanh ở Công ty cổ phần lâm đặc sản xuất khẩu Quảng Nam. .......................................................... 67 3.2.1. Hoàn thiện môi trường kiểm soát nội bộ chi phí kinh doanh ở Công ty .. 67 3.2.2. Hoàn thiện báo cáo dự toán chi phí kinh doanh ở Công ty ..................... 70 3.2.3. Hoàn thiện các thủ tục kiểm soát chi phí kinh doanh ở Công ty ............. 74 v 3.2.4. Hoàn thiện báo cáo phân tích chi phí kinh doanh ở Công ty. .................. 76 3.2.4.1. Hoàn thiện báo cáo chi phí kinh doanh. ............................................. 76 3.2.4.2. Hoàn thiện phân tích chi phí kinh doanh tại Công ty .......................... 78 3.2.5 Một số giải pháp khác góp phần quản lý chặt chẽ CPKD ở Công ty ......... 82 3.2.5.1. Kiểm soát thông qua trung tâm chi phí............................................... 82 3.2.5.2. Kiểm soát sự biến động chi phí do tác động của môi trường kinh doanh. .............................................................................................................................. 83 KẾT LUẬN CHƯƠNG 3 ..................................................................................... 85 KẾT LUẬN .......................................................................................................... 86 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO ............................................................. 87 vi DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT BHXH : Bảo hiểm xã hội BHYT : Bảo hiểm y tế CPKD : Chi phí kinh doanh CPBH : Chi phí bán hàng DN : Doanh nghiệp GVHB : Giá vốn hàng bán HĐQT : Hội đồng quản trị KPCĐ : Kinh phí công đoàn KSNB : Kiểm soát nội bộ KH : Khách hàng NVL : Nguyên vật liệu QLDN : Quản lý doanh nghiệp TSCĐ : Tài sản cố định SXKD : Sản xuất kinh doanh SX : Sản xuất vii DANH MỤC CÁC BẢNG Số hiệu Tên bảng Trang 2.1 Kế hoạch mua nguyên liệu gỗ áp dụng tại Công ty 47 2.2 Quy trình thủ tục kiểm soát giá mua hàng hóa Gỗ tại Công ty 47 2.3 Biến động giá mua nguyên liệu gỗ tại Công ty qua 3 năm 48 2.4 Quy trình thủ tục kiểm soát hàng nhập tại Công ty 49 2.5 Quy trình thủ tục kiểm soát xuất hàng tại Công ty 50 2.6 Tình hình chi phí kinh doanh tại Công ty qua 3 năm 61 2.7 Tốc độ tăng doanh thu, chi phí và khoán của Công ty 62 3.1 Bảng dự toán chi phí kinh doanh tại Công ty 72 3.2 Quy trình lập kế hoạch chi phí kinh doanh 73 3.3 Báo cáo chi phí giá vốn hàng bán tại Công ty 77 3.4 Báo cáo chi phí bán hàng tại Công ty 77 3.5 Báo cáo chi phí giá vốn hàng bán tại Công ty 78 3.6 Phân tích chi phí giá vốn hàng bán tại Công ty 79 3.7 Phân tích chi phí bán hàng tại Công ty 80 3.8 Phân tích chi phí quản lý doanh nghiệp tại Công ty 81 viii DANH MỤC CÁC SƠ ĐỒ Số hiệu Tên Sơ đồ Trang 1.1 Sơ đồ lập dự toán chi phí kinh doanh 19 2.1 Mô hình tổ chức bộ máy quản lý của Công ty 34 2.2 Tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty 38 2.3 Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức trên máy vi tính 40 2.4 Qui trình thủ tục kiểm soát giá vốn hàng bán 46 2.5 Tổ chức các sổ chi phí tại Công ty 60 3.1 Quy trình kiểm soát các chi phí kinh doanh 75 1 MỞ ĐẦU 1. Tính cấp thiết của Đề tài Nền kinh tế Việt Nam đang đứng trước nhiều cơ hội cũng như những thách thức mới, đặc biệt là sau khi gia nhập Tổ chức Thương mại Thế giới- WTO. Hoạt động của các doanh nghiệp gặp nhiều khó khăn khi phải đối mặt với ngày càng nhiều đối thủ cạnh tranh. Điều đó đòi hỏi các doanh nghiệp phải nổ lực, nhanh chóng tự hoàn thiện mình, nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh, chiếm giữ được thị trường trong và ngoài nước. Vấn đề tiết kiệm chi phí trong quá trình sản xuất kinh doanh nhằm đạt được những mục tiêu nhất định đã xác định trong chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp có tầm quan trọng đặc biệt. Đồng thời, tăng cường công tác kiểm soát chi phí, có hình thức tổ chức hạch toán chi phí cũng như nâng cao hiệu quả sử dụng chi phí luôn là một khâu quan trọng trong quá trình quản lý. Công ty Cổ phần lâm đặc sản xuất khẩu Quảng Nam sản xuất - kinh doanh các mặt hàng đồ gỗ các loại và trồng rừng, kinh doanh nguyên liệu ngành gỗ …là doanh nghiệp Cổ phần đặc thù trên địa bàn Tỉnh Quảng Nam. Mặc dù còn gặp nhiều khó khăn do thiếu vốn, thường xuyên đối mặt với thiên tai, Công ty vẫn tổ chức hoạt động tốt, vươn lên mở rộng thị trường ra bên ngoài, hội nhập khu vực và toàn cầu. Với hoạt động đa dạng như vậy, vấn đề kiểm soát chặt chẽ chi phí kinh doanh, đảm bảo chi phí không thất thoát, lãng phí là rất quan trọng. Hiện tại công tác kiểm soát chi phí kinh doanh tại Công ty đã có nhiều mặt tích cực như: xây dựng hệ thống định mức, tổ chức quản lý chặt chẽ quá trình sản xuất, phân công phân nhiệm rõ ràng cho các phòng, ban, cá nhân. Tuy nhiên, công tác lập dự toán chi phí còn chưa linh hoạt. Việc xây dựng các thủ tục cũng như chế độ kiểm soát chi phí chưa được quan tâm đúng mức. Do vậy vẫn còn tình trạng lãng phí chi phí ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh. Nhằm kiểm soát tốt mọi mặt hoạt động của Công ty, ngăn ngừa và phát hiện sai phạm, kịp thời uốn nắn, chấn chỉnh, góp phần quản lý có hiệu quả chi phí kinh doanh, đòi hỏi Công ty phải hoàn thiện hơn nữa hoạt động kiểm soát chi phí kinh doanh. Đó là lý 2 do của việc chọn đề tài: “Hoàn thiện kiểm soát nội bộ chi phí kinh doanh tại Công ty Cổ phần lâm đặc sản xuất khẩu Quảng Nam” 2. Mục tiêu nghiên cứu của luận văn Nghiên cứu cơ sở lý luận và thực trạng của công tác kiểm soát nội bộ chi phí kinh doanh tại Công ty Cổ phần Lâm Đặc sản xuất khẩu Quảng Nam (CTCPLDSXKQN), phát hiện những tồn tại trong hoạt động kiểm soát nội bộ chi phí kinh doanh, tác giả đề xuất những giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kiểm soát nội bộ chi phí kinh doanh tại Công ty, góp phần thiết thực trong việc thực hiện tốt các mục tiêu kiểm soát nội bộ chi phí kinh doanh, giảm thiểu sai sót, ngăn ngừa được rủi ro của việc kiểm soát nội bộ chi phí kinh doanh (CPKD), góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh (SXKD) cho Công ty. 3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu Luận văn nghiên cứu về đặc điểm của chi phí kinh doanh và công tác kiểm soát nội bộ chi phí kinh doanh của Công ty Cổ phần lâm đặc sản xuất khẩu Quảng Nam, bao gồm: giá vốn hàng bán, chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp trên cơ sở kiểm soát phòng ngừa, kiểm soát hành chính, giám sát các quá trình hình thành và phát sinh chi phí, đặc biệt thông qua các qui trình, qui định, các thủ tục, chính sách, hợp đồng kinh tế… tại Công ty Cổ phần lâm đặc sản xuất khẩu Quảng Nam. Luận văn nghiên cứu công tác kiểm soát chi phí kinh doanh trong phạm vi Công ty cổ phần lâm đặc sản xuất khẩu Quảng Nam. 4. Phương pháp nghiên cứu Để thực hiện tốt việc nghiên cứu công tác kiểm soát nội bộ CPKD tại Công ty Cổ phần lâm đặc sản xuất khẩu Quảng Nam, tác giả đã sử dụng nhiều phương pháp khác nhau, cụ thể: phương pháp phân tích, hệ thống hoá, thực hiện khảo sát thực tế tại Công ty và phỏng vấn các đối tượng: giám đốc, kế toán trưởng, các nhân viên kế toán của công ty. Các phương pháp trên được sử dụng kết hợp nhằm mục đích xem xét, đánh giá các vấn đề cần nghiên cứu, từ đó nêu lên các ý kiến của bản thân. Cuối cùng, đối chiếu những thông tin đã thu thập và tổng hợp để phát họa công tác kiểm 3 soát CPKD ở Công ty, đề xuất những vận dụng cần thiết để hoàn thiện công tác này ở Công ty. 5. Những đóng góp của đề tài - Về mặt lý luận: Luận văn đã hệ thống hóa và làm rõ các vấn đề lý luận về kiểm soát chi phí kinh doanh trong doanh nghiệp thương mại, từ việc hình thành chi phí, cách thức phản ánh và kiểm soát chi phí cũng như việc xem xét các tương quan của các khoản chi phí trong tổng số. - Luận văn đã đưa ra các giải pháp hoàn thiện công tác kiểm soát chi phí kinh doanh, góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh cho Công ty. 6. Kết cấu Luận văn Ngoài Phần mở đầu và Kết luận, nội dung của Luận văn được chia thành 3 chương: - Chương 1: Cơ sở lý luận về kiểm soát nội bộ chi phí kinh doanh trong doanh nghiệp thương mại. - Chương 2: Thực trạng kiểm soát nội bộ chi phí kinh doanh tại Công ty Cổ phần lâm đặc sản xuất khẩu Quảng Nam. - Chương 3: Giải pháp hoàn thiện kiểm soát nội bộ chi phí kinh doanh tại Công ty Cổ phần lâm đặc sản xuất khẩu Quảng Nam. 4 Chương 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHI PHÍ KINH DOANH TRONG DOANH NGHIỆP 1.1. Những vấn đề cơ bản về kiểm soát nội bộ trong quản lý 1.1.1. Khái quát về kiểm soát trong quản lý Quản lý là hoạt động cần thiết trong tất cả các lĩnh vực hoạt động của con người, trong mọi tổ chức cũng như toàn bộ xã hội. Sự cần thiết trên xuất phát từ yêu cầu đảm bảo hiệu quả hoạt động của tổ chức. Quản lý là quá trình định hướng và tổ chức thực hiện các định hướng trên cơ sở các nguồn lực được xác định nhằm đạt hiệu quả cao nhất. Trong thực tế, quá trình quản lý bao gồm các hoạt động cơ bản có liên hệ với nhau như: lập kế hoạch, cung cấp các nguồn lực, tổ chức, điều hành và kiểm soát. Quá trình quản lý gồm hai khâu chính, đó là khâu định hướng và khâu tổ chức thực hiện. Chức năng kiểm soát, kiểm tra phải được có tầm quan trọng đặc biệt trong quá trình quản lý, là cơ sở và khả năng mang lại kết quả quản lý mong muốn. Kiểm soát là quá trình áp dụng những cơ chế và phương pháp để đảm bảo các hoạt động và thành quả đạt được phù hợp các mục tiêu, kế hoạch và chuẩn mực của tổ chức. Kiểm soát không phải là một giai đoạn hay một khâu mà thể hiện ở tất cả các khâu, các giai đoạn của quá trình quản lý, cụ thể: lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo thực hiện, đảm bảo nguồn lực và ra quyết định. Hoạt động kiểm soát gắn với công tác quản lý ở cấp độ vĩ mô thể hiện như Nhà nước thực hiện chức năng kiểm tra, kiểm soát của mình một cách trực tiếp hoặc gián tiếp các hoạt động của các cơ quan Nhà nước. Kiểm soát ở mức trực tiếp thông thường gắn với tư cách là chủ sở hữu, nhà nước trực tiếp kiểm soát các chương trình, kế hoạch; kiểm soát các nguồn lực, kiểm soát quá trình và kết quả thực hiện các mục tiêu. Kiểm soát ở mức gián tiếp thường thực hiện thông qua kết quả kiểm soát chuyên nghiệp của các cơ quan và các tổ chức kiểm soát độc lập để điều tiết vĩ mô các chính sách. So với hoạt động kiểm soát thì kiểm tra có mức độ thường 5 xuyên thấp hơn, nó thường được thực hiện định kỳ hoặc đột xuất với một hoặc nhiều đối tượng khác nhau. Hoạt động thanh tra về bản chất cũng là hoạt động kiểm tra song mang tính chuyên nghiệp để xác định thực trạng của hoạt động nhưng thường có ngay kết luận làm rõ vụ việc được kiểm tra hoặc thậm chí có thể có ngay quyết định điều chỉnh, xử lý gắn với kết luận thanh tra. Hoạt động này thường mang tính đột xuất khi có dấu hiệu sai phạm cần phải phát hiện và kịp thời chấn chỉnh hoạt động. Hoạt động kiểm soát trong quản lý được hiểu theo nhiều chiều: Cấp trên kiểm soát cấp dưới thông qua chính sách hoặc biện pháp cụ thể. Như vậy, kiểm soát thường mang tính tự thân, có nghĩa là tự kiểm tra và thông dụng nhất là kiểm soát nội bộ tại đơn vị. Hoạt động kiểm soát mang tính thường xuyên trong tổ chức vì nó là một chức năng của quản lý, gắn với hành vi, hoạt động quản lý và vì quản lý là hoạt động thường xuyên và cần thiết trong bất kỳ tổ chức nào. Có hai dạng kiểm soát nội bộ là kiểm soát tổ chức và kiểm soát kế toán. - Kiểm soát tổ chức là hệ thống các chế độ, thủ tục và các quy định mà ban giám đốc chịu trách nhiệm tổ chức thiết lập nhằm thực hiện các mục tiêu của tổ chức, cụ thể như sau: + Đảm bảo sự tuân thủ của tổ chức đối với các chính sách, kế hoạch, thủ tục pháp luật và các quy định hiện hành, từ đó tránh các sai phạm do thiếu tuân thủ. + Đề ra những chuẩn mực điều hành rõ ràng để định hướng việc sử dụng các nguồn lực tiết kiệm và có hiệu quả. + Xây dựng các mục tiêu cho các hoạt động hoặc chương trình, thực hiện các thủ tục kiểm soát và hướng tới các kết quả mong muốn qua những chính sách và thủ tục tốt hơn, hoàn thiện hơn và từ đó đề ra những mục tiêu cao hơn. + Kiểm soát tổ chức nhằm đảm bảo cho nhà quản lý và nhân viên hiểu rõ các công việc cần thiết phải thực hiện để đạt được mục tiêu đó, thông báo kết quả công việc đến từng bộ phận trong tổ chức, đảm bảo hệ thống thích nghi nhanh chóng với những thay đổi môi trường hoạt động. Kiểm soát tổ chức chú trọng vào việc ra quyết định quản trị nội bộ và xúc tiến thực hiện theo sát với mục tiêu của tổ chức. 6 Để đạt được các mục tiêu của kiểm soát tổ chức, kiểm soát tổ chức cần phù hợp với cơ cấu tổ chức của đơn vị. + Kiểm soát tổ chức thường bao gồm các hoạt động sau: Thông báo các mục tiêu, chính sách cho toàn thể đơn vị; Tạo lập cơ cấu trách nhiệm và quản lý; Thiết lập các quy chế hoạt động để đạt các mục tiêu của đơn vị; Giám sát để nhận dạng các rủi ro bên trong lẫn bên ngoài tác động đến đơn vị; Thiết lập các chính sách và thủ tục thực hiện để giải quyết các rủi ro; Đánh giá mức độ hoàn thành công việc của các bộ phận trong đơn vị. - Kiểm soát kế toán là hệ thống các chế độ, thủ tục và các quy định mà ban giám đốc chịu trách nhiệm tổ chức, thiết lập nhằm tập trung vào việc nắm bắt các thông tin qua chứng từ, qua các sổ kế toán và báo cáo kế toán để cung cấp thông tin cho việc đưa ra quyết định. Kiểm soát kế toán nhằm thực hiện các mục tiêu sau: + Bảo vệ tài sản của đơn vị trong quá trình hoạt động; + Đảm bảo tính tin cậy, tính xác thực và tính kịp thời của thông tin kế toán; + Đánh giá hiệu quả hoạt động của đơn vị; + Kiểm soát kế toán thường bao gồm các hoạt động sau: xét duyệt nghiệp vụ; kiểm soát tính hiện hữu của nghiệp vụ; kiểm tra ghi chép nghiệp vụ đầy đủ; kiểm soát định khoản chính xác số tiền, tài khoản và ghi chép; bảo vệ thông tin, dữ liệu kế toán khỏi sự xâm nhập bất hợp lệ; đối chiếu nhằm phát hiện sai sót và gian lận. Kiểm soát tổ chức và kiểm soát kế toán có vai trò như nhau và luôn hỗ trợ cho nhau. Tuy nhiên kiểm soát kế toán ảnh hưởng trực tiếp đến tính xác thực của thông tin kế toán hơn là kiểm soát tổ chức. Kiểm soát tổ chức gắn liền với trách nhiệm thực hiện các mục tiêu của tổ chức và là điểm xuất phát để thành lập kiểm soát kế toán. Việc phân định các hoạt động kiểm tra, thanh tra và kiểm soát đã thể hiện được vai trò cụ thể của kiểm soát trong các giai đoạn của quá trình quản lý. 1.1.2. Hệ thống kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp 1.1.2.1. Khái niệm và mục tiêu của hệ thống kiểm soát nội bộ - Khái niệm: Trong mọi hoạt động của doanh nghiệp. chức năng kiểm tra, kiểm soát luôn giữ vai trò quan trọng trong quá trình quản lý và được thực hiện chủ 7 yếu bởi hệ thống kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp. Kiểm soát nội bộ được quan niệm một cách đa dạng nhằm xác định các yếu tố cấu thành của một hệ thống kiểm soát và các chức năng vận hành kiểm soát trong thực tế. Theo Liên đoàn kế toán Quốc tế (IFAC): “Hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) là một hệ thống chính sách và thủ tục được thiết lập nhằm đạt được bốn mục tiêu sau: bảo vệ tài sản của đơn vị; bảo đảm độ tin cậy của các thông tin, bảo đảm việc thực hiện các chế độ pháp lý và bảo đảm hiệu quả của hoạt động”. Như vậy, KSNB là một chức năng cơ bản và có tính thường xuyên của đơn vị, tổ chức và trên cơ sở xác định rủi ro có thể xảy ra trong từng khâu công việc để tìm ra biện pháp ngăn chặn nhằm thực hiện có hiệu quả tất cả các mục tiêu đặt ra của đơn vị. Theo Ủy ban Tổ chức Tài trợ (COSO) của Ủy ban Treadway (Hoa Kỳ) quy định trong báo cáo có tầm ảnh hưởng sâu rộng “Khung tích hợp hệ thống kiểm soát nội bộ”, Ủy ban định nghĩa hệ thống KSNB như sau: “Hệ thống KSNB là một quá trình do HĐQT, Ban giám đốc và các nhân viên khác triển khai thực hiện, được thiết kế nhằm đưa ra mức độ đảm bảo hợp lý về việc đạt được mục tiêu trong các khía cạnh sau đây: + Bảo toàn tài sản (mục tiêu an toàn hoạt động) + Hiệu quả, hiệu suất của các hoạt động (mục tiêu hoạt động bao gồm các mục tiêu về hiệu quả hoạt động và lợi nhuận) + Mức độ tin cậy của công tác báo cáo tài chính (mục tiêu thông tin) + Tuân thủ các luật lệ, quy định áp dụng (mục tiêu tuân thủ). Theo Chuẩn mực Kiểm toán Việt Nam số 400: “Hệ thống KSNB là các quy định và các thủ tục kiểm soát do đơn vị được kiểm toán xây dựng và áp dụng nhằm bảo đảm cho đơn vị tuân thủ pháp luật và các quy định, để kiểm tra, kiểm soát, ngăn ngừa và phát hiện gian lận, sai sót; để lập báo cáo tài chính trung thực và hợp lý; nhằm bảo vệ, quản lý và sử dụng có hiệu quả tài sản của đơn vị.” Từ các khái niệm trên, tóm lại có mấy điểm chung về hệ thống KSNB: Thứ nhất, hệ thống KSNB trong một doanh nghiệp (DN) bao gồm hai phần, đó là: 8 + Việc triển khai, thực hiện các chính sách của HĐQT; xác định và đánh giá các rủi ro chủ yếu; thiết kế, vận hành và theo dõi hệ thống KSNB; các quy trình nghiệp vụ cộng với một cơ cấu tổ chức (gồm sắp xếp, phân công phân nhiệm phân cấp, ủy quyền v.v...) nhằm đảm bảo cho hoạt động của doanh nghiệp được hiệu quả, an toàn. + Hoạt động của các bộ phận kiểm tra giám sát chuyên trách, trong đó có kiểm toán nội bộ nhằm đảm bảo cho việc vận hành các cơ chế kiểm soát nội bộ nói trên được thực hiện nghiêm, có hiệu quả. Thứ hai, hệ thống KSNB gắn liền với mọi bộ phận, mọi quy trình nghiệp vụ và mọi nhân viên trong doanh nghiệp. Những tố chức và bộ phận khác nhau trong doanh nghiệp sẽ tham gia vào việc KSNB và kiểm soát lẫn nhau (chứ không đơn thuần là chỉ có cấp trên kiểm soát cấp dưới). Hệ thống KSNB có nhiệm vụ tìm hiểu hệ thống quản lý của DN, bao gồm cả những hoạt động chính thức hoặc không chính thức, nhằm đưa ra quy định, hướng dẫn về các nhân tố có thể tác động đến hoạt động SXKD. Theo nghĩa rộng, KSNB bao gồm thủ tục quản lý trang thiết bị hoặc những công cụ kiểm soát sản xuất, kinh doanh và phân phối của công ty. Thông tin của người chịu trách nhiệm kiểm soát nội bộ thường được thu thập và tổng hợp từ nhiều nguồn khác nhau như trao đổi với nhân viên cơ sở, điều tra thông qua bảng câu hỏi, gặp gỡ trực tiếp… - Mục tiêu của hệ thống kiểm soát nội bộ: Hệ thống KSNB hình thành và phát triển trong các DN có nhiều mục tiêu khác nhau, cụ thể: + Mục tiêu bảo vệ tài sản của đơn vị: Tài sản của đơn vị bao gồm cả tài sản hữu hình và tài sản vô hình, chúng có thể bị đánh cắp, lạm dụng vào những mục đích khác nhau hoặc bị hư hại nếu không được bảo vệ bởi các hệ thống kiểm soát thích hợp. Điều tương tự cũng có thể xảy ra đối với các tài sản phi vật chất khác như sổ sách kế toán, các tài liệu quan trọng… + Mục tiêu đảm bảo độ tin cậy của các thông tin: Thông tin kinh tế tài chính do bộ máy kế toán xử lý và tổng hợp là căn cứ quan trọng cho việc hình thành các quyết định của các nhà quản lý. Như vậy các 9 thông tin cung cấp phải đảm bảo tính kịp thời về thời gian, tính chính xác và tin cậy về thực trạng hoạt động và phản ánh đầy đủ, khách quan các nội dung chủ yếu của mọi hoạt động kinh tế tài chính. + Mục tiêu đảm bảo việc thực hiện các chế độ pháp lý: Hệ thống KSNB được thiết kế trong DN phải đảm bảo các quyết định và chế độ pháp lý liên quan đến hoạt động SXKD của DN phải được tuân thủ đúng mức. Cụ thể hệ thống KSNB cần:  Duy trì và kiểm tra việc tuân thủ các chính sách có liên quan đến các hoạt động SXKD của DN;  Ngăn chặn và phát hiện kịp thời cũng như xử lý các sai phạm và gian lận trong mọi hoạt động của DN;  Đảm bảo việc ghi chép đầy đủ, chính xác cũng như việc lập báo cáo tài chính trung thực và khách quan. + Mục tiêu đảm bảo hiệu quả của hoạt động và năng lực quản lý: Các quá trình kiểm soát trong một đơn vị được thiết kế nhằm ngăn ngừa sự lặp lại không cần thiết các tác nghiệp, gây ra sự lãng phí trong hoạt động và sử dụng kém hiệu quả các nguồn lực trong DN. Bên cạnh đó, định kỳ các nhà quản lý thường đánh giá kết quả hoạt động trong DN được thực hiện với cơ chế giám sát của hệ thống KSNB doanh nghiệp nhằm nâng cao khả năng quản lý, điều hành của bộ máy quản lý DN. Tuy nằm trong một thể thống nhất, song bốn mục tiêu trên đôi khi cũng có mâu thuẫn với nhau giữa tính hiệu quả của hoạt động với mục đích bảo vệ tài sản, sổ sách hoặc cung cấp thông tin đầy đủ và tin cậy. Nhiệm vụ của các nhà quản lý là xây dựng một hệ thống KSNB hữu hiệu và kết hợp hài hòa bốn mục tiêu trên. Thiết lập một hệ thống KSNB chính là xác lập một cơ chế giảm sát mà ở đó nhà quản lý DN không còn quản lý bằng lòng tin, mà bằng những quy định rõ ràng nhằm giảm bớt nguy cơ rủi ro tiềm ẩn trong SXKD; bảo vệ tài sản khỏi hư hỏng, mất mát, hao hụt, trộm cắp; đảm bảo tính chính xác của các số liệu kế toán và báo 10 cáo tài chính; đảm bảo mọi thành viên tuân thủ nội quy cũng như qui định pháp luật; đảm bảo sử dụng tối ưu các nguồn lực và đạt được mục tiêu đặt ra và bảo vệ quyền lợi của nhà đầu tư, cổ đông. Vì thế, cần thiết phải thiết lập và tổ chức vận hành hệ thống KSNB để có thể tạo điều kiện cho DN hoạt động tốt trong môi trường kinh doanh và cạnh tranh. 1.1.2.2. Các yếu tố cơ bản của hệ thống kiểm soát nội bộ Để đáp ứng yêu cầu quản lý cũng như đảm bảo hiệu quả trong hoạt động các đơn vị và tổ chức cần xây dựng và không ngừng củng cố hệ thống KSNB với bốn yếu tố chính: môi trường kiểm soát, hệ thống thông tin, các thủ tục kiểm soát và hệ thống kiểm toán nội bộ. - Yếu tố môi trường kiểm soát Môi trường kiểm soát tập hợp các yếu tố của DN ảnh hướng đến hoạt động của hệ thống KSNB và là các yếu tố tạo ra môi trường mà trong đó toàn bộ thành viên của DN nhận thức được tầm quan trọng của hệ thống KSNB. Môi trường kiểm soát còn bao gồm toàn bộ nhân tố bên trong và bên ngoài của DN có tính môi trường tác động đến việc thiết kế, hoạt động và xử lý dữ liệu của các loại hình KSNB. Các nhân tố thuộc môi trường kiểm soát chung chủ yếu liên quan đến quan điểm, thái độ và nhận thức cũng như hành động của nhà quản lý trong DN. Trên thực tế, tính hiệu quả của hoạt động kiểm tra, kiểm soát trong các hoạt động của một tổ chức phụ thuộc chủ yếu vào các nhà quản lý tại DN đó. Nếu các nhà quản lý cho rằng công tác kiểm tra, kiểm soát là quan trọng và không thể thiếu được đối với mọi hoạt động trong DN thì mọi thành viên sẽ có nhận thức đúng đắn về hoạt động kiểm tra, kiểm soát và tuân thủ mọi quy định cũng như chế độ đề ra. Ngược lại nếu hoạt động kiểm tra kiểm soát bị coi nhẹ từ các nhà quản lý thì chắc chắn các quy chế về KSNB sẽ không được vận hành một cách có hiệu quả bới các thành viên. Có thể tìm hiểu các nhân tố trong môi trường kiểm soát như: Đặc thù về quản lý của đơn vị; Cơ cấu tổ chức; Chính sách nhân sự; Công tác lập kế hoạch và dự toán tại đơn vị; Ủy ban kiểm soát; Môi trường bên ngoài. Nhận thức của các nhà quản lý về liêm chính và đạo đức nghề nghiệp, về việc cần thiết phải tổ chức bộ máy hợp lý, về 11 việc phân công, ủy nhiệm rõ ràng, về việc ban hành bằng văn bản các nội quy, quy chế, quy trình kinh doanh… Một môi trường kiểm soát tốt sẽ là nền tảng cho sự hoạt động hiệu quả của hệ thống KSNB. - Hệ thống kế toán: Hệ thống thông tin chủ yếu là hệ thống kế toán của DN bao gồm hệ thống chứng từ kế toán, hệ thống sổ kế toán, hệ thống tài khoản kế toán và hệ thống bảng tổng hợp, cân đối kế toán. Quá trình lập và luân chuyển chứng từ đóng vai trò quan trọng trong công tác KSNB của DN. Mục đích của một hệ thống kế toán của một tổ chức là sự nhận biết, thu thập, phân loại, ghi sổ và báo cáo các nghiệp vụ kinh tế tài chính của tổ chức đó, thỏa mãn chức năng thông tin và kiểm tra của hoạt động kế toán. Một hệ thống kế toán hữu hiệu phải bảo đảm các mục tiêu kiểm soát chi tiết: + Mục tiêu tính có thật: cơ cấu kiểm soát không cho phép ghi chép những nghiệp vụ không có thực vào sổ sách của DN. + Mục tiêu sự phê chuẩn: bảo đảm mọi nghiệp vụ xảy ra phải được phê chuẩn hợp lý. + Mục tiêu tính đầy đủ: bảo đảm việc phản ánh trọn vẹn các nghiệp vụ kinh tế phát sinh + Mục tiêu sự đánh giá: bảo đảm không có sai phạm trong việc tính toán các khoán giá và phí + Mục tiêu sự phân loại: bảo đảm các nghiệp vụ được ghi chép đúng theo sơ đồ kế toán và ghi nhận đúng đắn ở các loại sổ sách kế toán. + Mục tiêu về tính đúng kỳ: bảo đảm việc ghi sổ các nghiệp vụ phát sinh được thực hiện kịp thời theo quy định. + Mục tiêu về quá trình chuyển sổ và tổng hợp chính xác: số liệu kế toán được ghi vào sổ phụ phải được tổng cộng và chuyển sổ đúng đắn, tổng hợp chính xác trên các báo cáo tài chính của DN. - Thủ tục kiểm soát: Nhà quản lý thiết kế các thủ tục kiểm soát nhằm ngăn ngừa và phát hiện sai sót, gian lận, đảm bảo thực hiện mục tiêu cụ thể. Các bước kiểm soát được thiết kế 12 rất khác nhau ở mỗi loại nghiệp vụ khác nhau và trong những DN khác nhau. Tuy nhiên, tất cả đều dựa trên 3 nguyên tắc cơ bản để xây dựng các thủ tục kiểm soát: + Nguyên tắc phân công phân nhiệm Theo nguyên tắc này, trách nhiệm và công việc cần được phân chia cụ thể cho nhiều bộ phận và cho nhiều người. Việc phân công phân nhiệm rõ ràng tạo sự chuyên môn hóa trong công việc, sai sót ít xảy ra và khi xảy ra thường dễ phát hiện. + Nguyên tắc bất kiêm nhiệm: Nguyên tắc này quy định sự cách ly thích hợp về trách nhiệm trong các nghiệp vụ có liên quan nhằm ngăn ngừa các sai phạm và hành vi lạm dụng quyến hạn. Ví dụ trong tổ chức nhân sự không thể bố trí kiêm nhiệm các nhiệm vụ phê chuẩn và thực hiện, thực hiện và kiểm soát, ghi sổ tài sản và bảo quản tài sản… Ở nước ta, để đảm bảo thực hiện nguyên tắc này, tại điểm 3. 4 Điều 51, luật Kế toán “Những người không được làm kế toán” có quy định:  Bố, mẹ, vợ, chồng, con, anh, chị, em ruột của người có trách nhiệm quản lý điều hành đơn vị kế toán, kể cả kế toán trưởng trong cùng một đơn vị kế toán là doanh nghiệp nhà nước,công ty cổ phần, hợp tác xã, cơ quan nhà nước, đơn vị sự nghiệp, tổ chức có sử dụng kinh phí ngân sách nhà nước, đơn vị sự nghiệp, tổ chức không sử dụng kinh phí ngân sách nhà nước.  Thủ kho, thủ quỹ, người mua, bán tài sản trong cùng một đơn vị kế toán là doanh nghiệp nhà nước, công ty cổ phần, hợp tác xã, cơ quan nhà nước, đơn vị sự nghiệp, tổ chức có sử dụng kinh phí ngân sách nhà nước, đơn vị sự nghiệp, tổ chức không sử dụng kinh phí ngân sách nhà nước. + Nguyên tắc uỷ quyền và phê chuẩn Theo sự ủy quyền, các cấp dưới được giao cho quyết định và giải quyết một số công việc trong một phạm vi nhất định. Quá trình ủy quyền được tiếp tục mở rộng xuống các cấp thấp hơn tạo nên một hệ thống phân chia trách nhiệm và quyền hạn mà vẫn không làm mất đi tính tập trung trong quản lý. Bên cạnh đó, để tuân thủ tốt các quy trình kiểm soát, mọi nghiệp vụ kinh tế phải được phê chuẩn đúng đắn. Sự phê chuẩn được thực hiện qua hai loại: phê chuẩn chung và phê chuẩn cụ thể. Sự