Tài liệu Hoàn thiện kiểm soát chi bảo hiểm xã hội tỉnh phú yên

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG NGUYỄN THỊ HOÀNG OANH HOÀN THIỆN KIỂM SOÁT CHI BẢO HIỂM XÃ HỘI TỈNH PHÚ YÊN LUẬN VĂN THẠC SỸ QUẢN TRỊ KINH DOANH Đà Nẵng – Năm 2012 BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG NGUYỄN THI HOÀNG OANH HOÀN THIỆN KIỂM SOÁT CHI BẢO HIỂM XÃ HỘI TỈNH PHÚ YÊN Chuyên ngành: Kế toán Mã số: 60.34.30 LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN TRỊ KINH DOANH Người hướng dẫn khoa học: GS.TS.TRƯƠNG BÁ THANH Đà Nẵng – Năm 2012 i LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi Các số liệu, kết quả trong luận văn là trung thực và chưa từng được ai công bố trong bất kỳ công trình nào khác Tác giả luận văn Nguyễn Thị Hoàng Oanh ii MỤC LỤC MỞ ĐẦU 1 1. Tính cấp thiết của đề tài 1 2. Mục tiêu nghiên cứu 2 3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 2 4. Phương pháp nghiên cứu 2 5. Bố cục đề tài 2 6. Tổng quan tài liệu nghiên cứu 3 CHƯƠNG 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT CHI BẢO HIỂM XÃ HỘI 6 1.1. ĐỊNH NGHĨA VÀ MỤC TIÊU KIỂM SOÁT 6 1.1.1. Định nghĩa 6 1.1.2. Mục tiêu 6 1.2. KIỂM SOÁT TRONG QUẢN LÝ 6 1.2.1. Bản chất, vai trò của kiểm soát 6 1.2.2. Phân loại kiểm soát 6 1.2.3. Quy trình kiểm soát 8 1.2.4. Mối quan hệ giữa kiểm soát và quản lý 1.3 HỆ THỐNG KIỂM SOÁT TRONG TỔ CHỨC 10 11 1.3.1. Môi trường kiểm soát 11 1.3.2. Hệ thống thông tin kế toán 13 1.3.3. Hoạt động kiểm soát 14 1.4. KHÁI QUÁT VỀ BHXH 17 1.4.1. Khái niệm 17 1.4.2. Bản chất của BHXH 17 1.4.3. Quỹ BHXH 17 iii 1.4.4. Nội dung chi 17 1.4.5. Nội dung kiểm soát chi 20 KẾT LUẬN CHƯƠNG 1 26 CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT CHI BẢO HIỂM XÃ HỘI TỈNH PHÚ YÊN 27 2.1. KHÁI QUÁT CHUNG VỀ BHXH TỈNH PHÚ YÊN 27 2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển 27 2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ BHXH tỉnh Phú Yên 28 2.1.3. Đặc điểm tài chính của BHXH 29 2.2. HỆ THỐNG KIỂM SOÁT CỦA BHXH TỈNH PHÚ YÊN 29 2.2.1. Môi trường kiểm soát 29 2.2.2. Tổ chức công tác kế toán tại BHXH tỉnh Phú Yên 30 2.2.3. Thủ tục kiểm soát 31 2.3. THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT CHI BHXH TỈNH PHÚ YÊN 32 2.3.1. Lập kế hoạch chi 32 2.3.2. Kiểm soát các khoản chi 55 2.4. ĐÁNH GIÁ TỔNG QUÁT THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT CHI BHXH TỈNH PHÚ YÊN 72 KẾT LUẬN CHƯƠNG 2 76 CHƯƠNG 3. HOÀN THIỆN KIỂM SOÁT CHI BẢO HIỂM XÃ HỘI TỈNH PHÚ YÊN 77 3.1. CĂN CỨ ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN KIỂM SOÁT CHI BHXH TỈNH PHÚ YÊN 77 3.2. CÁC GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN KIỂM SOÁT CHI BHXH TỈNH PHÚ YÊN 3.2.1. Hoàn thiện môi trường kiểm soát 78 78 iv 3.2.2. Hoàn thiện thông tin kế toán phục vụ công tác kiểm soát chi BHXH tỉnh Phú Yên 3.2.3. Hoàn thiện kiểm soát chi BHXH tỉnh Phú Yên 79 81 KẾT LUẬN CHƯƠNG 3 96 KẾT LUẬN 97 TÀI LIỆU THAM KHẢO 98 QUYẾT ĐỊNH GIAO ĐỀ TÀI LUẬN VĂN v DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT BHXH: Bảo hiểm xã hội BHYT: Bảo hiểm y tế DSPHSK: Dưỡng sức phục hồi sức khỏe DVKT: Dịch vụ kỹ thuật KCB: Khám chữa bệnh KPCĐ: Kinh phí công đoàn LĐTB&XH: Lao động thương binh và xã hội TNLĐ-BNN: Tai nạn lao động và bệnh nghề nghiệp TSCĐ: Tài sản cố định UNC: Ủy nhiệm chi vi DANH MỤC CÁC BẢNG Số hiệu bảng Tên bảng Trang 2.1 Dự toán chi từ nguồn NSNN 34 2.2 Dự toán chi quỹ BHXH 35 2.3 Dự toán chi quản lý bộ máy 37 2.4 Quyết toán chi từ nguồn NSNN 44 2.5 Quyết toán chi quỹ BHXH 45 2.6 Bảng tính lương tăng thêm 47 2.7 Quyết toán chi quản lý bộ máy 66 vii DANH MỤC CÁC SƠ ĐỒ Số hiệu Tên sơ đồ sơ đồ Trang 1.1 Quy trình kiểm soát 8 1.2 Quan hệ giữa kiểm soát và quản lý 11 2.1 Mô hình tổ chức BHXH tỉnh Phú Yên 28 2.2 Mô hình tổ chức bộ máy kế toán 31 2.3 Quy trình lập kế hoạch 33 2.4 Trình tự, thủ tục kiểm soát chi phí tiền lương 67 2.5 Trình tự, thủ tục kiểm soát mua hàng hóa vật tư 68 2.6 Trình tự, thủ tục kiểm soát chi phí sửa chữa lớn TSCĐ 70 2.7 Trình tự, thủ tục kiểm soát chi phí đầu tư XDCB 71 3.1 Trình tự, thủ tục kiểm soát chi trả lương hưu 82 3.2 Trình tự, thủ tục kiểm soát chi trợ cấp 1 lần 83 3.3 Trình tự, thủ tục kiểm soát ốm đau, thai sản, nghĩ dưỡng sức 85 3.4 Trình tự, thủ tục kiểm soát chi trợ cấp thất nghiệp 86 3.5 Trình tự, thủ tục kiểm soát chi lương CBCC 90 3.6 Trình tự, thủ tục kiểm soát mua hàng hóa, vật tư 92 3.7 Trình tự, thủ tục kiểm soát chi phí sửa chữa lớn 94 1 MỞ ĐẦU 1. Tính cấp thiết của đề tài Bảo hiểm xã hội là chính sách an sinh xã hội quan trọng trong hệ thống chính sách xã hội được Đảng và Nhà nước đặc biệt quan tâm. Con người vừa là mục tiêu, vừa là động lực trong sự nghiệp công nghiệp hóa – hiện đại hóa, là yếu tố quan trọng nhất, có ý nghĩa quyết định trong quá trình phát triển đất nước, vì vậy việc chăm sóc sức khỏe và bảo đảm an sinh xã hội là một trong những nhiệm vụ hàng đầu của Đảng, Nhà nước và cộng đồng xã hội. Chính sách bảo hiểm xã hội hiện nay được mở rộng đến mọi người lao động thuộc các thành phần kinh tế. Vì thế, số người lao động tham gia BHXH ngày càng gia tăng, tạo nên một lượng quỹ BHXH rất lớn. Đồng thời để đảm bảo việc chi trả kịp thời, chính xác, đúng đối tượng, tận tay cho người được hưởng cũng là một việc không mấy giản đơn. Trong khi đó quá trình giải quyết chế độ chính sách của hệ thống BHXH còn quá lỏng lẻo, tạo nhiều khe hở để người sử dụng lao động và người lao động có cơ hội chiếm dụng một lượng quỹ khá lớn. Hiện nay hệ thống BHXH chưa kiểm soát được các khoản chi như: chi trả lương hưu và trợ cấp BHXH hàng tháng, chế độ ốm đau-thai sản-nghỉ dưỡng sức, chế độ bảo hiểm thất nghiệp, chế độ trợ cấp 1 lần, chi phí khám chữa bệnh … làm thất thoát một lượng quỹ BHXH, quỹ BHYT rất lớn và tình trạng đó kéo dài rất nhiều năm qua. Chính vì thế việc thiết lập và không ngừng hoàn thiện hệ thống kiểm soát trong quá trình quản lý và điều hành hoạt động là yếu tố cần thiết đối với đơn vị BHXH. Việc dựa vào các lý thuyết hiện đại về kiểm soát để hoàn thiện kiểm soát chi BHXH tỉnh Phú Yên là yêu cầu tất yếu và đây cũng chính là lý do tôi chọn đề tài: Hoàn thiện kiểm soát chi BHXH tỉnh Phú Yên. 2 2. Mục tiêu nghiên cứu - Hệ thống hóa cơ sở lý luận về kiểm soát chi BHXH - Phân tích, đánh giá thực trạng kiểm soát chi BHXH tỉnh Phú Yên. - Đề xuất giải pháp để hoàn thiện kiểm soát chi BHXH tỉnh Phú Yên. 3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 3.1. Đối tượng nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu: tác giả tập trung nghiên cứu cơ sở lý luận về kiểm soát chi BHXH, thực trạng công tác kiểm soát chi BHXH tỉnh Phú Yên và vận dụng lý luận để hoàn thiện kiểm soát chi BHXH tỉnh Phú Yên. 3.2. Phạm vi nghiên cứu Phạm vi nghiên cứu đề tài là kiểm soát các khoản chi tại BHXH tỉnh Phú Yên. 4. Phương pháp nghiên cứu Trong quá nghiên cứu để thực hiện luận văn, tác giả sử dụng phương pháp luận duy vật biện chứng và duy vật lịch sử. Luận văn còn vận dụng các phương pháp phân tích, đánh giá, thu thập thông tin về các vấn đề, sự kiện và nêu lên ý kiến của bản thân. 5. Bố cục đề tài Ngoài phần mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo, luận văn được kết cấu thành 3 chương Chương 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT CHI BẢO HIỂM XÃ HỘI Chương 2: THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT CHI BẢO HIỂM XÃ HỘI TỈNH PHÚ YÊN Chương 3: HOÀN THIỆN KIỂM SOÁT CHI BẢO HIỂM XÃ HỘI TỈNH PHÚ YÊN 3 6. Tổng quan tài liệu nghiên cứu Đã có nhiều công trình nghiên cứu đề cập đến hoạt động BHXH ở nhiều khía cạnh khác nhau. Điển hình một số đề tài nghiên cứu sau đây: Đề tài cấp Bộ năm 1999 do Tiến sĩ Phạm Thành làm chủ nhiệm đề tài “Cơ sở khoa học để hoàn thiện quy chế quản lý tài chính BHXH Việt Nam”. Đây là đề tài nghiên cứu chuyên ngành, đề tài đã phân tích được bản chất của tài chính BHXH, quỹ BHXH và đưa ra những giải pháp để hoàn thiện quy chế quản lý tài chính BHXH. Trong đó có một quy chế đưa vào thực hiện từ năm 2009 là Nhà nước cho thi hành BHXH tự nguyện và hiện nay đang thực hiện chi trả chế độ cho những đối tượng được hưởng chế độ BHXH tự nguyện. Đồng thời, một nội dung mà đề tài đề cập đến là khoán chi hoạt động bộ máy ngành BHXH Việt Nam. Về cơ chế khoán chi: khoán chi hợp lý nhất của ngành BHXH Việt Nam là xây dựng một tỷ lệ % tính trên tổng số thu BHXH, nếu số thu tăng thì tổng số tiền tuyệt đối khoán chi cho toàn ngành BHXH cũng tăng lên, vừa có lợi cho quỹ, vừa khuyến khích ngành BHXH làm tốt công tác thu, tỷ lệ khoán từ 4 - 4,1% trên tổng thu BHXH và hiện nay cũng đang được áp dụng. Đề tài cấp Bộ năm 2000 do Tiến sĩ Mai Thị Cẩm Tú làm chủ nhiệm đề tài “Nghiên cứu hoàn thiện quy trình quản lý BHXH đối với lực lượng vũ trang”. Đề tài đã đề cập tới một đối tượng đặc biệt tham gia BHXH là lực lượng vũ trang. Đề tài đã đóng góp nhiều giải pháp hoàn thiện quy trình quản lý BHXH đối với lực lượng vũ trang, trong đó đề cập chi tiết về quản lý thu, chi và giải quyết các chế độ BHXH đối với các đối tượng tham gia BHXH thuộc lực lượng vũ trang. Đề tài cấp Bộ năm 2000-2001 do Tiến sĩ Nguyễn Huy Ban làm chủ nhiệm đề tài “Nghiên cứu xây dựng luận cứ khoa học cơ bản để hoàn thiện hệ thống BHXH ở Việt Nam”. Đây là đề tài đề cập đến nhiều mặt thuộc hệ thống 4 BHXH như: mở rộng đối tượng tham gia BHXH theo hình thức bắt buộc và mở rộng đối tượng tham gia BHXH theo hình thức tự nguyện, trong đó đề tài đề cập đến hoàn thiện các chế độ BHXH như: trợ cấp mất sức lao động, BH thất nghiệp, nghĩ dưỡng sức.. Đề tài cấp Bộ năm 2000 do Tiến sĩ Bùi Văn Hồng làm chủ nhiệm đề tài “Cơ sở khoa học xây dựng mô hình và cơ chế hoạt động của tổ chức đầu tư tăng trưởng quỹ BHXH”. Đây là đề tài đã đề cập đến cơ sở để hình thành tổ chức đầu tư tăng trưởng quỹ BHXH và đưa ra những đề xuất mô hình tổ chức và cơ chế hoạt động của tổ chức. Đề tài cấp Bộ năm 2000-2001 do Thạc sĩ Đỗ Văn Sinh – Trưởng ban kế hoạch tài chính làm chủ nhiệm đề tài “Quỹ BHXH và những giải pháp đảm bảo sự cân đối ổn định giai đoạn 2000-2020”. Đề tài đề cập thứ nhất tình hình hoạt động quản lý quỹ BHXH giai đoạn trước năm 1995 về giải quyết các chế độ, chính sách và chi BHXH; thứ hai tình hình quản lý và cân đối quỹ BHXH giai đoạn từ năm 1995 đến nay; thứ ba đưa ra những giải pháp cân đối quỹ BHXH giai đoạn 2000-2020. Đề tài cấp Bộ năm 2000 do Thạc sĩ Trần Xuân Vinh – Tổng Biên tập Tạp chí BHXH làm chủ nhiệm đề tài “Cơ sở khoa học hoàn thiện quản lý hành chính hoạt động BHXH ở Việt Nam”. Đề tài đề cập đến sự kiện toàn bộ máy thực hiện chế độ, chính sách BHXH; xây dựng, kiện toàn đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức ngành BHXH; đưa ra các giải pháp để hoàn thiện quản lý Nhà nước về BHXH trong đó có Ban hành Luật BHXH cần phải được xây dựng trên cơ sở những quan điểm, nguyên tắc: phải thống nhất cho mọi loại hình lao động trong cả nước, quỹ BHXH phải được quản lý tập trung và bản chất của BHXH là tượng trợ. Đồng thời thực hiện các chức năng kiểm tra, thanh tra, xử lý các vi phạm về BHXH. Đề tài năm 2000 do CN. Đinh Thị Như Ý, Phó trưởng ban quản lý chi 5 BHXH VN làm chủ nhiệm đề tài “Tăng cường quản lý an toàn tiền mặt trong quá trình chi trả các chế độ BHXH”. Đề tài đã đánh giá được thực trạng tổ chức quản lý tiền mặt trong quá trình chi trả các chế độ BHXH hiện nay và đã đưa ra được các phương pháp đảm bảo an toàn tiền mặt trong quá trình chi trả. Đề tài năm 2001 do CN. Lê Quyết Thắng làm chủ nhiệm đề tài “Hoàn thiện công tác kiểm tra trong hệ thống BHXH Việt Nam”. Đề tài đã đánh giá được thực trạng công tác kiểm tra về BHXH ở Việt Nam và đưa ra các giải pháp nâng cao hiệu quả công tác kiểm tra trong hệ thống BHXH như: giải pháp tổ chức bộ máy và con người làm công tác kiểm tra, giải pháp về hành lang pháp lý, tiêu chuẩn hóa các tiêu thức kiểm tra và phương pháp kiểm tra đánh giá kết quả hoạt động BHXH. Các công trình nghiên cứu trên có mục đích, đối tượng, phạm vi nghiên cứu, cách tiếp cận khác nhau, các công trình nghiên cứu đều đưa ra được những giải pháp để hoàn thiện. Tuy nhiên, chưa có công trình nào nghiên cứu về lĩnh vực kiểm soát chi quỹ BHXH. Do đó, tôi chọn đề tài này để làm rõ hơn về mặt quản lý quỹ thì cần kiểm soát nó như thế nào để bảo toàn được lượng quỹ BHXH không bị thất thoát. Những vấn đề mang tính chất định hướng được nêu trong đề tài này tác giả đã tham khảo một số quy định của Nhà nước về chính sách BHXH thông qua tạp chí BHXH Việt Nam, Các kỷ yếu khoa học của BHXH, các tài liệu hội thảo, báo cáo hoạt động và các văn bản của ngành. Đề tài nghiên cứu: “Hoàn thiện kiểm soát chi BHXH tỉnh Phú Yên” đã đi sâu vào việc nghiên cứu và phân tích rõ qui trình chi trả các chế độ BHXH, BHYT, bảo hiểm thất nghiệp… từ đó kiểm soát nó và dựa trên cơ sở lý luận khoa học và thực tiễn đề tài sẽ xây dựng các giải pháp để hoàn thiện kiểm soát chi BHXH tỉnh Phú Yên. 6 CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT CHI BẢO HIỂM XÃ HỘI 1.1. ĐỊNH NGHĨA VÀ MỤC TIÊU KIỂM SOÁT 1.1.1. Định nghĩa Kiểm soát là một phương tiện nhằm giảm thiểu những yếu tố gây tác động xấu tới hoạt động của một đối tượng nào đó. 1.1.2. Mục tiêu Mục tiêu kiểm soát đơn vị cần thiết lập thành ba nhóm: - Nhóm mục tiêu về hoạt động: nhấn mạnh đến sự hữu hiệu và hiệu quả sử dụng các nguồn lực. - Nhóm mục tiêu về báo cáo tài chính: nhấn mạnh đến tính trung thực và đáng tin cậy của báo cáo tài chính mà tổ chức cung cấp. - Nhóm mục tiêu về sự tuân thủ: nhấn mạnh đến việc tuân thủ pháp luật và các quy định. 1.2. KIỂM SOÁT TRONG QUẢN LÝ 1.2.1. Bản chất, vai trò của kiểm soát a. Bản chất của kiểm soát Bản chất của kiểm soát là việc thiết lập mục tiêu cần đạt đến, xây dựng các hoạt động và thủ tục để nắm bắt và điều hành hoạt động của đơn vị nhằm đảm bảo thực hiện được mục tiêu đã định. b. Vai trò của kiểm soát Vai trò của kiểm soát là giúp nhà lãnh đạo xem xét hoạt động của đơn vị trong quá trình quản lý của mình có những vấn đề gì cần phải giải quyết và tìm những biện pháp điều chỉnh phù hợp, kịp thời. 1.2.2. Phân loại kiểm soát Giữa kiểm soát và mục tiêu cụ thể luôn có mối liên hệ trực tiếp hoặc 7 gián tiếp nhau. Đồng thời, khi tính chất và phạm vi mục tiêu có sự thay đổi thì cách kiểm soát cũng có thể thay đổi theo. Kiểm soát có thể được phân loại theo các tiêu thức sau: * Theo quan hệ với quá trình hoạt động: có 3 loại kiểm soát Kiểm soát hướng dẫn: là loại kiểm soát được tiến hành đồng thời với quá trình xây dựng mục tiêu. Thông qua các thủ tục, chính sách, kiểm soát hướng dẫn giúp cho nhà quản lý có được các hành động quản lý kịp thời. Kiểm soát “có” “không”: là loại kiểm soát nhằm vào chức năng bảo vệ các mục tiêu đã đề ra, thông qua hàng loạt các chuỗi kiểm soát nhằm bảo đảm đạt được kết quả mong muốn. Kiểm soát sau hành động: là loại kiểm soát được thực hiện xảy ra sau khi đã có những hoạt động nghiệp vụ kinh tế. Đây là loại kiểm soát được tiến hành phổ biến nhất. Kiểm soát sau hành động là xem lại quá khứ, nhưng bao giờ cũng hướng vào việc cải tiến những hoạt động tương lai. * Theo thời điểm thực hiện kiểm soát Kiểm soát trước khi thực hiện: kiểm soát kế hoạch, các nguồn lực chuẩn bị cho hoạt động…để đảm bảo cho quá trình thực hiện đạt kết quả tốt. Kiểm soát trong quá trình thực hiện: kiểm soát được tiến hành trong quá trình tổ chức thực hiện kế hoạch để có thể nắm bắt và điều chỉnh kịp thời những vấn đề phát sinh trong khi thực hiện. Kiểm soát sau khi thực hiện: sau khi hoàn tất, hành động kiểm soát này được tiến hành để đánh giá kết quả thực hiện, so sánh với mục tiêu đã đề ra và rút ra các kinh nghiệm. * Theo mối quan hệ giữa chủ thể và đối tượng kiểm soát - Kiểm soát trực tiếp - Kiếm soát gián tiếp 8 * Theo mối quan hệ với phạm vi kiểm soát Kiểm soát chung: hình thức kiểm soát được thực hiện cho nhiều hoạt động trong đơn vị. Kiểm soát cụ thể: là hình thức kiểm soát được thiết lập cho từng hoạt động riêng biệt hoặc một nghiệp vụ kinh tế cụ thể. 1.2.3. Quy trình kiểm soát Xác định mục tiêu kiểm soát (tổng hợp và chi tiết) Phân tích nguyên nhân chênh lệch và điều chỉnh Xây dựng tiêu chuẩn kiểm soát Đo lường kết quả thực hiện So sánh kết quả với tiêu chuẩn Sai Đánh giá lại kết quả, đưa ra hành động quản lý tiếp theo Sơ đồ 1.1: Trình tự của quy trình kiểm soát thể hiện Quy trình kiểm soát được thực hiện theo 6 bước sau: Bước 1: Xác định mục tiêu kiểm soát Bước đầu tiên, cơ bản là xác định mục tiêu cần đạt đến. Mục tiêu này có thể là tổng hợp, hoặc có thể là chi tiết, cụ thể rõ ràng. Mục tiêu kiểm soát có thể được xem như là cơ sở để thiết lập tiêu chuẩn kiểm soát. Các mục tiêu đã được xác định phải có tính hợp pháp, có khả năng đo lường được. Đồng thời, khi xây dựng mục tiêu phải chú trọng đến các nguyên tắc chỉ đạo nội bộ 9 sẵn có. Bước 2: Xây dựng tiêu chuẩn kiểm soát Là thiết lập và đưa ra các tiêu chuẩn để đánh giá quá trình hoạt động của đơn vị, tổ chức. Các tiêu chuẩn đưa ra phải phù hợp với các mục tiêu đã đề ra và có thể đo lường được. Bước 3: Đo lường kết quả thực hiện Đo lường cụ thể các kết quả thực hiện của công việc, là cơ sở đúng đắn về so sánh và phân tích kết quả đã thực hiện với các tiêu chuẩn đã thiết lập, từ đó có những hành động quản lý cần thiết, phù hợp. Bước 4: So sánh kết quả cụ thể với mục tiêu Các kết quả thực hiện sau khi được đo lường ở bước 3 được dùng để so sánh với các tiêu chuẩn đã thiết lập. Qua kết quả so sánh sẽ có được sự chênh lệch giữa tiêu chuẩn đã thiết lập với kết quả đã thực hiện. Bước 5: Phân tích nguyên nhân gây ra chênh lệch và điều chỉnh Từ kết quả chênh lệch ở bước 4, xác định các nguyên nhân gây ra chênh lệch, xu hướng và mức độ ảnh hưởng của những chênh lệch này. Lưu ý, trong khi phân tích, có phần lùi thời gian để có thêm các thông tin về các hoạt động nghiệp vụ khác. Phải xác định được nguyên nhân trực tiếp, nguyên nhân cơ bản và những nhân tố cá biệt ảnh hưởng đến kết quả thực hiện. Từ việc phân tích nguyên nhân và các nhân tố dẫn đến sai lệch giữa kết quả thực hiện và tiêu chuẩn đã thiết lập, nhà quản lý nắm bắt sai lệch giữa kết quả thực hiện và tiêu chuẩn đã thiết lập, nhà quản lý nắm bắt được vấn đề cần phải giải quyết, đưa ra những hành động quản lý thích hợp để điều chỉnh sai lệch đó. Bước 6: Tiếp tục đánh giá lại Bước cuối cùng là tiếp tục đánh giá lại kết quả khi các hành động ở các bước trên đã hoàn thành, kiểm tra tiếp tục tính đúng đắn của các hành động 10 trước đây và cách tiến hành những hành động đó. Đây là sự liên kết giữa chu kỳ kiểm soát trước với chu kỳ sau và xác định hành động quản lý tiếp theo. 1.2.4. Mối quan hệ giữa kiểm soát và quản lý Giữa kiểm soát và quản lý có mối quan hệ rất mật thiết với nhau. Kiểm soát là một chức năng quan trọng không thể thiếu của quản lý và là một bộ phận chủ yếu trong quá trình quản lý nên kiểm soát có quan hệ mật thiết với quản lý. Mối quan hệ giữa kiểm soát và quản lý thể hiện qua các bước sau: Lập kế hoạch: thông qua việc xác định và đưa ra mục tiêu trên cho hoạt động của tổ chức sẽ là cơ sở cho chức năng kiểm soát được thực hiện. Tính hiệu quả của kiểm soát phụ thuộc vào sự đầy đủ trong việc lập kế hoạch. Tổ chức thực hiện: thông qua tổ chức, công việc kiểm soát được phân chia, ủy quyền một cách cụ thể. Như vậy, tổ chức đã tạo lập tiến trình cho kiểm soát thực hiện. Điều hành hoạt động: trong quá trình điều hành hoạt động và chỉ đạo tổ chức thực hiện công việc, các nhà quản lý cũng điều hành hệ thống kiểm soát và có những hành động cần thiết khi việc thực hiện kế hoạch có những thay đổi. Vì vậy, kiểm soát tốt cần phải có sự cộng tác chặt chẽ với các cấp quản lý để hỗ trợ những nhu cầu kiểm soát. Đánh giá kiểm soát và thực hiện kế hoạch: là hành động xem xét các hoạt động kiểm soát trong đơn vị đã đạt hiệu quả chưa, quá trình thực hiện kế hoạch có những vướng mắc gì, tìm nguyên nhân để có những biện pháp quản lý kịp thời, phù hợp. 11 Lập kế hoạch Đánh giá kiểm soát thực hiện kế hoạch Ra quyết định Tổ chức thực hiện Điều hành hoạt động, kiểm soát Sơ đồ 1.2: Mối quan hệ giữa kiểm soát và quản lý 1.3 HỆ THỐNG KIỂM SOÁT TRONG TỔ CHỨC 1.3.1. Môi trường kiểm soát Môi trường kiểm soát phản ánh sắc thái chung của một tổ chức, chi phối ý thức về kiểm soát của mọi thành viên trong tổ chức và là nền tảng của các bộ phận khác trong hoạt động của tổ chức. Môi trường kiểm soát bao gồm các nhân tố có ảnh hưởng, tác động đến việc lập kế hoạch, điều hành hoạt động và xử lý thông tin trong quá trình kiểm soát. Môi trường kiểm soát gồm có môi trường bên trong và môi trường bên ngoài của tổ chức. a. Môi trường bên trong Môi trường bên trong gồm các nhân tố trong nội bộ của tổ chức, có tác động đến việc thiết kế, hoạt động, sự hữu hiệu của các chính sách và thủ tục kiểm soát của tổ chức đó. Môi trường bên trong gồm các nhân tố trong nội bộ của tổ chức, có tác động đến việc thiết kế, hoạt động, sự hữu hiệu của các chính sách và thủ tục kiểm soát của tổ chức đó.