Tài liệu Hoàn thiện kĩ thuật soạn thảo văn bản tại tổng cục xây dựng lực lượng công an nhân dân, bộ công an

®¹i häc quèc gia hµ néi Tr-êng §¹i häc khoa häc x· héi vµ nh©n v¨n ------------***------------ §µm ThÞ Lan Anh hoµn thiÖn kÜ thuËt so¹n th¶o v¨n b¶n t¹i Tæng côc x©y dùng lùc l-îng C«ng an nh©n d©n, Bé c«ng an LuËn v¨n Th¹c sÜ chuyªn ngµnh: L-u tr÷ häc M· sè: 60 32 24 Ng-êi h-íng dÉn khoa häc: GS TSKH NguyÔn V¨n Th©m Hµ Néi-2010 MỞ ĐẦU 1. Tính cấp thiết của đề tài Văn bản là phƣơng tiện thông tin cơ bản, là phƣơng tiện chủ yếu phục vụ cho hoạt động quản lí của các cơ quan, tổ chức. Đây là phƣơng tiện quan trọng đƣợc dùng để ban hành chủ trƣơng, chính sách; xây dựng chƣơng trình, kế hoạch công tác; chỉ đạo, điều hành thực hiện; báo cáo tình hình; đề đạt ý kiến lên cấp trên; trao đổi công việc giữa các cơ quan… Văn bản cũng là cơ sở pháp lí để giải quyết công việc, thực hiện chức năng, nhiệm vụ, đảm bảo cho hoạt động của từng cơ quan, tổ chức đƣợc nhịp nhàng, thông suốt. Trong hoạt động quản lí của các cơ quan, soạn thảo và ban hành văn bản là một công việc quan trọng và mang tính chất thƣờng xuyên. Một văn bản đƣợc ban hành sẽ là sản phẩm phản ánh kết quả lao động, là thƣớc đo trình độ chính trị, năng lực chuyên môn và khả năng nắm bắt thực tiễn của một tập thể hoặc của một cán bộ, viên chức trong cơ quan. Văn bản ban hành có chất lƣợng sẽ nâng cao uy tín của cơ quan và lãnh đạo cơ quan nói chung, của cán bộ soạn thảo nói riêng; sẽ tạo nên sự thống nhất về hình thức và nội dung của văn bản, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lập hồ sơ, nâng cao chất lƣợng hồ sơ nộp vào lƣu trữ. Ngƣợc lại, văn bản ban hành không đảm bảo yêu cầu đề ra chẳng những sẽ ảnh hƣởng không tốt đến hoạt động của cơ quan mà còn gây tổn hại đến uy tín của cơ quan, lãnh đạo cơ quan và cán bộ viên chức; hình thức và nội dung của văn bản không thống nhất, gây khó khăn cho công tác lập hồ sơ, làm giảm chất lƣợng hồ sơ nộp vào lƣu trữ. Tuy nhiên, soạn thảo văn bản là một công việc không đơn giản, có nhiều yêu cầu tỉ mỉ. Vì vậy, để văn bản ban hành có chất lƣợng, thì cán bộ soạn thảo ngoài việc nắm chắc kiến thức về chuyên môn, còn phải nắm vững và biết cách vận dụng các kiến thức và kĩ năng nhƣ: các yêu cầu về soạn thảo văn bản, phƣơng pháp thu thập thông tin và xử lí thông tin, xây dựng đề cƣơng và bố cục văn bản, kĩ năng về sử dụng từ ngữ, văn phong đối với các loại văn 5 bản, kĩ thuật trình bày văn bản … Ngoài ra, còn phải tuân thủ các quy tắc do các cơ quan có thẩm quyền đề ra đối với việc soạn thảo và ban hành văn bản nhƣ các quy định về thể thức văn bản, trình tự, thủ tục soạn thảo, duyệt, kí, đóng dấu văn bản … Tất cả các công việc trên gọi là kĩ thuật soạn thảo văn bản, nghĩa là văn bản muốn có chất lƣợng, đảm bảo yêu cầu đề ra đòi hỏi phải có kĩ thuật soạn thảo và cần phải đƣợc chuẩn hoá. Hiện nay, khi mà Đảng và Nhà nƣớc ta đang thực hiện cải cách hành chính thì chuẩn hoá văn bản, nâng cao chất lƣợng soạn thảo văn bản là yêu cầu tất yếu để tạo nên sự thống nhất về hình thức và nội dung; nâng cao chất lƣợng của văn bản. Tổng cục Xây dựng lực lƣợng Công an nhân dân (sau đây gọi tắt là Tổng cục) là cơ quan trực thuộc Bộ trƣởng Bộ Công an, có trách nhiệm thống nhất, quản lí và chỉ đạo công tác Xây dựng lực lƣợng Công an nhân dân (CAND), nhằm xây dựng lực lƣợng CAND là một lực lƣợng vũ trang, chính quy, tinh nhuệ và từng bƣớc hiện đại. Với chức năng, nhiệm vụ trên, cũng nhƣ nhiều cơ quan, tổ chức khác trong hệ thống tổ chức bộ máy các cơ quan nhà nƣớc, Tổng cục Xây dựng lực lƣợng CAND đã ban hành rất nhiều văn bản để thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình. Trong quá trình soạn thảo văn bản, Tổng cục đã căn cứ vào các văn bản hƣớng dẫn nhƣ: Nghị định số 110/2004/NĐ-CP, ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác Văn thƣ; Thông tƣ liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP, ngày 06 tháng 5 năm 2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ hƣớng dẫn thể thức và kĩ thuật trình bày văn bản và gần đây là Luật số 17/2008/QH12, về việc ban hành văn bản quy phạm pháp luật, đƣợc Quốc hội khoá 12, kì họp thứ ba công bố ngày 03 tháng 6 năm 2008, có hiệu lực từ 01 tháng 01 năm 2009 … Do đó, việc soạn thảo và ban hành văn bản tại Tổng cục nhìn chung đã có nhiều tiến bộ. Cụ thể, chất lƣợng văn bản đã đƣợc nâng cao, văn bản ban hành đúng thẩm quyền, đúng thể thức, không có tình trạng văn bản không có chữ kí của ngƣời có thẩm quyền, không có ngày tháng, năm; văn bản ban hành đã bám sát với yêu cầu thực tế và có tính khả thi cao, cách diễn đạt ngắn gọn, dễ hiểu… Tuy 6 nhiên, bên cạnh những kết quả đạt đƣợc, trong công tác soạn thảo văn bản còn một số vấn đề chƣa thống nhất cần đƣợc nghiên cứu nhƣ: cách trình bày tên cơ quan ban hành văn bản, cách lựa chọn tên loại văn bản, cách bố cục nội dung văn bản, cách viết hoa trong văn bản, sử dụng từ ngữ, đặc biệt còn nhiều văn bản sai về thể thức và kĩ thuật trình bày… Mặt khác, cán bộ làm công tác soạn thảo văn bản tại Tổng cục Xây dựng lực lƣợng CAND lại chủ yếu là tốt nghiệp các trƣờng Công an (CA), chƣa đƣợc bồi dƣỡng kiến thức về kĩ thuật soạn thảo nên còn gặp khó khăn, nhất là đối với cán bộ trẻ mới ra trƣờng. Vì vậy, để góp phần nâng cao chất lƣợng soạn thảo văn bản tại Tổng cục cần có sự nghiên cứu, tìm rõ nguyên nhân và đƣa ra giải pháp. Xuất phát từ thực tế đó, tôi đã chọn đề tài “Hoàn thiện kĩ thuật soạn thảo văn bản tại Tổng cục Xây dựng lực lượng Công an nhân dân, Bộ Công an” để nghiên cứu làm luận văn Thạc sĩ của mình. 2. Mục tiêu của đề tài. Nghiên cứu những vấn đề chung về kĩ thuật soạn thảo văn bản và yêu cầu phải hoàn thiện kĩ thuật soạn thảo văn bản tại Tổng cục Xây dựng lực lƣợng CAND, Bộ Công an. Trên cơ sở khảo sát thực tế luận văn sẽ nêu lên những ƣu điểm, tồn tại về kĩ thuật soạn thảo văn bản tại Tổng cục. Từ đó, đƣa ra các giải pháp góp phần hoàn thiện kĩ thuật soạn thảo văn bản phục vụ hoạt động quản lí tại Tổng cục đƣợc tối ƣu hơn. 3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu - Đối tƣợng nghiên cứu: nghiên cứu thẩm quyền ban hành văn bản, quy trình soạn thảo văn bản, thể thức và kĩ thuật trình bày văn bản, ngôn ngữ văn phong của văn bản. - Phạm vi nghiên cứu và khảo sát: văn bản do Tổng cục Xây dựng lực lƣợng CAND soạn thảo rất nhiều, do điều kiện nghiên cứu và thời gian có hạn, nên phạm vi nghiên cứu và khảo sát của luận văn chỉ tập trung nghiên cứu về hệ thống văn bản hành chính thông thƣờng từ năm 2005 đến nay, do 7 các đơn vị (X12, X13, X14, X15, X24, X33, X21, X25) trực thuộc Tổng cục Xây dựng lực lƣợng CAND chủ trì soạn thảo (trừ các Trƣờng CA). 4. Nhiệm vụ nghiên cứu Theo yêu cầu của đề tài, luận văn sẽ chú ý làm rõ các vấn đề sau: - Vị trí, chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Tổng cục Xây dựng lực lƣợng CAND, Bộ Công an. - Hệ thống văn bản do Tổng cục Xây dựng lực lƣợng CAND, Bộ Công an soạn thảo. - Kĩ thuật soạn thảo văn bản đƣợc áp dụng tại Tổng cục Xây dựng lực lƣợng CAND, Bộ Công an. - Nhận xét các ƣu điểm, tồn tại, đề xuất các vấn đề cần hoàn thiện về kĩ thuật soạn thảo văn bản do Tổng cục chủ trì. 5. Lịch sử nghiên cứu vấn đề Nghiên cứu về lĩnh vực quản lí hành chính nhà nƣớc nói chung và công tác công văn giấy tờ nói riêng có thể kể đến một số tác phẩm nhƣ: Văn bản quản lí nhà nước và công tác công văn giấy tờ thời phong kiến Việt Nam của Phó Giáo sƣ Vƣơng Đình Quyền; Văn bản quản lí Nhà nước thời Nguyễn của PGS, TS Vũ Thị Phụng, khoa Lƣu trữ học và Quản trị Văn phòng, Trƣờng Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn; Lí luận và thực tiễn công tác văn thư, PGS Vƣơng Đình Quyền (Nhà xuất bản Đại học Quốc gia 2005); Soạn thảo và xử lí văn bản quản lí nhà nước (tái bản lần thứ tƣ), GS TSKH Nguyễn Văn Thâm (Nxb Chính trị Quốc gia năm 2006); Hướng dẫn kĩ thuật soạn thảo văn bản, Luật gia Nguyễn Văn Thông (Nxb Thống kê năm 2001); Hướng dẫn kĩ thuật nghiệp vụ hành chính, Nguyễn Văn Thâm, Lƣu Kiếm Thanh, Lê Xuân Lam, Bùi Xuân Lự (Nxb Thống kê năm 2003). Ngoài ra, còn có một số loại sách chuyên khảo nhƣ: Xây dựng và ban hành văn bản quản lí nhà nước, Tạ Hữu Ánh (nhà xuất bản Lao động 1996); Mẫu soạn thảo văn bản dùng cho 8 cán bộ lãnh đạo, quản lí và công chức văn phòng, PTS Nguyễn Minh Phƣơng, Thạc sĩ Trần Hoàng (nhà xuất bản Chính trị Quốc gia, 1997). Trong mục nghiên cứu, trao đổi và thực tiễn kinh nghiệm trên Tạp chí Văn thƣ Lƣu trữ Việt Nam cũng có nhiều bài viết nhƣ: Thể thức văn bản và thể thức văn bản quản lí nhà nước, một số vấn đề lí luận và thực tiễn của PGS Vƣơng Đình Quyền (Tạp chí Văn thƣ Lƣu trữ Việt Nam số 01/2004). Một số vấn đề cần giải quyết khi áp dụng các quy định hiện hành về thể thức văn bản của Nguyễn Văn Kết (Tạp chí Văn thƣ Lƣu trữ Việt Nam số 12/2006). Kĩ thuật trình bày văn bản ở Uỷ ban nhân dân các quận, huyện tại Thành phố Hồ Chí Minh, thực trạng và một số đề xuất của Nguyễn Công Quyền (Tạp chí Văn thƣ Lƣu trữ Việt Nam số 9/2007); Một số ý kiến về thể thức văn bản của Hội đồng nhân dân của Nguyễn Hải Long (Tạp chí Văn thƣ Lƣu trữ Việt Nam số 2/2009). Công tác soạn thảo văn bản trong quân đội, một số lỗi thường gặp và những đề xuất của Chu Văn Lộc (Tạp chí Văn thƣ Lƣu trữ Việt Nam số 8/2007)... Liên quan đến đề tài văn bản đã có một số luận văn Thạc sĩ nhƣ: “Bước đầu tìm hiểu về tiêu chuẩn hoá trong công tác Văn thư Lưu trữ ở Việt Nam”, của Lê Thị Nguyệt Lƣu, “Nghiên cứu chuẩn hoá thể thức văn bản của các doanh nghiệp ngoài quốc doanh” của Phạm Hồng Duy, “Văn phong trong văn bản quản lí của Ngân hàng nông nghiệp và phát triển nông thôn Việt Nam” của Đỗ Thị Thanh Nhƣ … Tuy nhiên, vấn đề “Hoàn thiện kĩ thuật soạn thảo văn bản tại Tổng cục Xây dựng lực lượng Công an nhân dân, Bộ Công an” là một đề tài mới và chƣa có công trình khoa học nào nghiên cứu. 6. Phương pháp nghiên cứu Để hoàn thành đề tài, tôi đã vận dụng các phƣơng pháp nghiên cứu: phƣơng pháp phân tích, tổng hợp, thống kê, khảo sát … Phƣơng pháp khảo sát đƣợc vận dụng trong việc thu thập các thông tin cần thiết đối với đề tài. 9 Những thông tin thu đƣợc qua phƣơng pháp này và các nguồn tài liệu tham khảo sẽ đƣợc xử lí một cách khoa học, trên cơ sở vận dụng phƣơng pháp phân tích tổng hợp. Ngoài ra, trong đề tài đã vận dụng một số phƣơng pháp nghiên cứu khác nhƣ phƣơng pháp hệ thống, phƣơng pháp phân tích chức năng… Mặt khác, những kết quả nghiên cứu đều đƣợc phân tích, đánh giá, nhìn nhận dựa trên những quan điểm mang tính phƣơng pháp luận của Chủ nghĩa Mác Lênin, đƣợc cụ thể hoá thành nguyên tắc tính Đảng, nguyên tắc lịch sử, nguyên tắc tổng hợp. 7. Đóng góp của luận văn - Xác định sự cần thiết phải hoàn thiện kĩ thuật soạn thảo văn bản tại Tổng cục Xây dựng lực lƣợng CAND, Bộ Công an. - Đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện kĩ thuật soạn thảo văn bản tại Tổng cục Xây dựng lực lƣợng CAND, Bộ Công an. Kết quả nghiên cứu của luận văn là tài liệu tham khảo cho cán bộ, chiến sĩ làm công tác soạn thảo văn bản tại Tổng cục Xây dựng lực lƣợng CAND, Bộ Công an. 8. Bố cục của luận văn Ngoài phần mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo, luận văn gồm 3 chƣơng: Chƣơng 1. Những vấn đề chung về kĩ thuật soạn thảo văn bản Chƣơng 2. Kĩ thuật soạn thảo văn bản tại Tổng cục Xây dựng lực lƣợng CAND, Bộ Công an Chƣơng 3. Hoàn thiện kĩ thuật soạn thảo văn bản tại Tổng cục Xây dựng lực lƣợng CAND, Bộ Công an. 10 NỘI DUNG Chương 1. NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ KĨ THUẬT SOẠN THẢO VĂN BẢN 1.1. Một số khái niệm. 1.1.1. Kĩ thuật soạn thảo văn bản - Kĩ thuật [36, tr.494] + Là tổng thể nói chung những phƣơng tiện và tƣ liệu hoạt động của con ngƣời, đƣợc tạo ra để thực hiện quá trình sản xuất và phục vụ các nhu cầu phi sản xuất của xã hội nhƣ kĩ thuật quân sự, thiết bị kĩ thuật hiện đại... + Là tổng thể nói chung những phƣơng pháp, phƣơng thức sử dụng trong một lĩnh vực hoạt động nào đó của con ngƣời nhƣ kĩ thuật cấy lúa, kĩ thuật cắt, tỉa cảnh. + Là tính từ có nghĩa tỏ ra có trình độ kĩ thuật cao nhƣ cầu thủ đi bóng rất kĩ thuật, một giọng hát có kĩ thuật. - Soạn thảo [36, tr.829] là cách thức để tạo lập văn bản nhƣ soạn thảo văn bản. - Văn bản [36, tr.1084] + Là bản viết hoặc in, mang nội dung nhất định, thƣờng để lƣu lại thông tin văn bản chữ Nôm, văn bản kí kết giữa hai nước. + Là chuỗi kí hiệu ngôn ngữ hay nói chung những kí hiệu thuộc một hệ thống nào đó, làm thành một chỉnh thể mang một nội dung ý nghĩa trọn vẹn văn bản hành chính. - Kĩ thuật soạn thảo văn bản: Là một khái niệm khá phức tạp, bao gồm cả yếu tố kĩ thuật lẫn lí luận về văn bản. Có rất nhiều định nghĩa/khái niệm khác nhau về kĩ thuật soạn thảo văn bản: 11 + “Kĩ thuật soạn thảo văn bản là những quy trình, những đòi hỏi trong quá trình diễn ra một cách liên tục từ khi chuẩn bị soạn thảo cho đến khi soạn thảo và chuyển văn bản đến nơi thi hành. Gắn liền với quy trình là những đòi hỏi, là những quy tắc về việc tổ chức biên soạn, thu thập tin tức, khởi thảo văn bản và cả ngôn ngữ thể hiện trong văn bản” [24, tr.35]. Kĩ thuật soạn thảo văn bản là toàn bộ những quy tắc tổ chức hoạt động của các cơ quan, tổ chức và cán bộ chuyên môn trong việc chuẩn bị, xây dựng, biên soạn, thông qua và ban hành chính thức các văn bản. Toàn bộ những quy tắc, những đòi hỏi trong quá trình soạn thảo văn bản hoàn thiện cả về nội dung lẫn hình thức, để phát huy đúng vai trò tác dụng của văn bản phù hợp với mục đích của chủ đề ban hành. Kĩ thuật soạn thảo văn bản theo một số nhà khoa học gồm hai bộ phận cơ bản cấu thành: Thứ nhất, gồm những quy tắc về tổ chức và hoạt động của các cơ quan nhà nƣớc trong việc xét trình thông qua ban hành các văn bản. Tuỳ thuộc vào mức độ quan trọng của văn bản, nhiều quy tắc soạn thảo có thể đƣợc quy định bằng những quy phạm pháp luật. Ví dụ, quy trình soạn thảo văn bản Luật, Pháp lệnh: Điều 87 của Hiến pháp nƣớc Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam quy định những chủ thể có quyền lập pháp, tức quyền đƣợc trình dự án Luật trƣớc Quốc hội là Chủ tịch nƣớc, Uỷ ban Thƣờng vụ Quốc hội, Hội đồng dân tộc và các Uỷ ban của Quốc hội, Chính phủ, Toà án nhân dân tối cao, Viện Kiểm sát nhân dân tối cao, Mặt trận Tổ quốc Việt Nam và các tổ chức thành viên của Mặt trận. Sau đó, Điều 88, Hiến pháp quy định cách thức biểu quyết thông qua dự án và cách thức công bố Luật đã đƣợc Quốc hội thông qua. Đó là quy trình lập pháp cơ bản nằm trong hệ thống các quy tắc của kĩ thuật soạn thảo văn bản. Thứ hai, là các quy tắc, yêu cầu của kĩ thuật soạn thảo văn bản. Ở nghĩa hẹp, kĩ thuật soạn thảo văn bản thƣờng đƣợc hiểu ở nghĩa này. Ngƣời cán bộ soạn thảo trƣớc tiên phải là ngƣời am hiểu lĩnh vực văn bản nói đến, có 12 chuyên môn nghiệp vụ. Từ hiểu biết lí luận văn bản nhất là hình thức văn bản, ngôn ngữ thể hiện tƣơng ứng với hình thức tên gọi của văn bản. Giá trị của văn bản càng lớn bao nhiêu thì kĩ thuật soạn thảo là những quy tắc kĩ thuật chuyên môn càng khó bấy nhiêu, nên nhiều khi rất cần đến kinh nghiệm soạn thảo. Ngƣời soạn thảo đòi hỏi phải có kinh nghiệm đƣợc tích luỹ trong quá trình soạn thảo trƣớc “trăm hay không bằng tay quen”. Ngƣời mới bắt tay vào việc soạn thảo phải học hỏi kinh nghiệm của ngƣời đã soạn thảo trƣớc. Những quy tắc, những đòi hỏi này thƣờng chỉ đƣợc thừa nhận trong thực tiễn không mấy khi đƣợc quy định thành pháp luật. + “Là khái niệm dùng để chỉ việc vận dụng lí luận, phương pháp và kĩ năng về soạn thảo văn bản và các quy tắc có liên quan để xây dựng một văn bản từ khâu khởi đầu cho đến lúc văn bản được hoàn thiện” [30, tr. 172]. + “Là toàn bộ những quy tắc về tổ chức và hoạt động của các cơ quan và cán bộ chuyên môn nghiệp vụ trong việc chuẩn bị xây dựng, biên soạn, thông qua, ban hành chính thức các văn bản hoặc xử lí và hoàn thiện các văn bản đó” [26, tr.4]... Tuy nhiên, phải khẳng định là kĩ thuật soạn thảo văn bản đƣợc xây dựng trên một cơ sở khoa học vững chắc những quy tắc của nó không chỉ bắt nguồn và ứng dụng từ những tri thức của các ngành khoa học pháp lí, mà còn ở một số ngành khoa học khác. Nhƣng không nên nghĩ rằng, khoa học là cơ sở và nguồn gốc duy nhất của kĩ thuật soạn thảo văn bản. Bên cạnh những quy tắc hình thành do sự ứng dụng các tri thức khoa học, còn phải kể đến những quy tắc hình thành trong thực tiễn, bằng con đƣờng kinh nghiệm. Trong khi thừa nhận cơ sở khách quan của những quy tắc kĩ thuật soạn thảo văn bản, cũng phải đánh giá rất cao vai trò của tay nghề, sự thành thạo nghệ thuật cá nhân của ngƣời chuyên gia làm công tác soạn thảo văn bản. Kĩ thuật soạn thảo văn bản đƣợc xây dựng trên cơ sở khách quan là những tri thức thực tiễn. Nhƣng những tri thức đó có đƣợc vận dụng tốt hay không, có kết quả nhiều hay ít 13 phải thông qua con ngƣời và dựa vào trình độ khác nhau của các chuyên gia. Trình độ của những cá nhân này không phải ở chỗ họ tự sáng tạo ra đƣợc những quy tắc, mà chủ yếu là ở chỗ họ biết vận dụng một cách có sáng tạo những quy tắc khoa học và những kinh nghiệm đã có (kinh nghiệm của ngƣời khác, cũng nhƣ những kinh nghiệm của bản thân) vào việc soạn thảo văn bản. Từ các khái niệm trên có thể hiểu: Kĩ thuật soạn thảo văn bản là tổng thể những quy tắc, những yêu cầu về soạn thảo văn bản nhƣ phƣơng pháp thu thập và xử lí thông tin, xây dựng đề cƣơng và bố cục văn bản, kĩ năng về sử dụng từ ngữ, cú pháp đối với các loại văn bản, kĩ thuật trình bày văn bản … Phải tuân thủ các quy tắc do các cơ quan nhà nước có thẩm quyền đề ra đối với việc soạn thảo và ban hành văn bản, nhƣ các quy định về thể thức văn bản, trình tự, thủ tục soạn thảo, duyệt, kí, đóng dấu văn bản … Ngoài ra, là những yêu cầu đòi hỏi có tính chất kĩ thuật nghiệp vụ của người được giao làm nhiệm vụ soạn thảo văn bản. Kĩ thuật soạn thảo văn bản hành chính khác với kĩ thuật soạn thảo văn bản khác nhƣ văn học, sáng tác nghệ thuật. Kĩ thuật này nhằm làm cho ngƣời nhận văn bản hiểu đƣợc mục đích, yêu cầu của chủ thể ban hành một cách nhanh nhất và chính xác nhất, để có những hoạt động phù hợp với mục đích của việc ban hành văn bản. Nhiều văn bản phát ra không chỉ có một nơi nhận duy nhất mà có nhiều nơi nhận, với nhiều chủ thể khác nhau, nhƣng cùng chung một mục đích của ngƣời ban hành. Do đó, muốn cho hoạt động của các chủ thể khác nhau có đƣợc những hành vi hoạt động đồng loạt nhƣ nhau, buộc những chủ thể đó phải có nhận thức nhƣ nhau khi nhận và đọc văn bản; ngoài ra, vẫn còn phải lƣu lại văn bản để làm bằng chứng trong tƣơng lai. Vì vậy, để nâng cao chất lƣợng văn bản thì cần thiết phải có một kĩ thuật soạn thảo nhất định. 1.1.2. Quy trình soạn thảo văn bản 14 Để văn bản soạn thảo đảm bảo chất lƣợng, đạt đƣợc mục đích yêu cầu đề ra, cần phải tiến hành soạn thảo theo một quy trình khoa học. Có một số khái niệm về quy trình soạn thảo văn bản nhƣ: - “Quy trình ban hành văn bản là các bước mà cơ quan quản lí hành chính nhà nước nhất thiết phải tiến hành trong công tác xây dựng và ban hành văn bản theo đúng chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và phạm vi hoạt động của mình” [18, tr. 86]. - “Quy trình soạn thảo văn bản là khái niệm dùng để chỉ trình tự các công việc cần tiến hành trong quá trình soạn thảo một văn bản để ban hành” [30, tr. 192]. - “Quy trình soạn thảo văn bản quản lí nhà nước là trình tự các bước kể từ khi bắt đầu đến khi kết thúc để hình thành một văn bản. Việc bố trí các bước sao cho hợp lí trong quá trình soạn thảo để kết thúc mỗi bước sẽ đạt được mục tiêu đặt ra. Đồng thời, kết quả của bước trước là cơ sở của bước sau và kết quả bước sau chứng minh sự cần thiết của bước trước” [26, tr. 4]. Các khái niệm trên có chung một điểm quy trình ban hành văn bản là các bước (các công việc) cần phải làm để ban hành một văn bản. Các bƣớc này đồng thời cũng là kế hoạch của ngƣời soạn thảo, hoặc trùng khớp với kế hoạch chung của ngƣời soạn thảo. Đối với những cán bộ mới vào nghề, các bƣớc tiến hành soạn thảo cần phải vạch ra là rất cần thiết. Sau khi kết thúc mỗi một bƣớc tiến hành, cần phải hỏi ý kiến của lãnh đạo trực tiếp. Đối với những công chức, chuyên viên đã quen việc, quen soạn thảo, việc lập trình tự các bƣớc tiến hành soạn thảo có thể không cần thiết nhƣng vẫn phải đảm bảo các bƣớc theo đúng quy định. Do văn bản gồm nhiều loại, tính chất, công dụng và thẩm quyền ban hành khác nhau, nên không thể đề ra một quy trình soạn thảo chung cho tất cả các loại văn bản mà chỉ có thể xây dựng quy trình soạn thảo cho một loại văn bản hoặc một số văn bản có những điểm giống nhau. Tuy nhiên, việc xác định một quy trình chuẩn là hết sức cần thiết, nhằm 15 trật tự hoá công tác này. Hiện nay, trong soạn thảo văn bản, mới chỉ có quy trình chuẩn đối với văn bản quy phạm pháp luật đƣợc quy định tại Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật năm 2008, còn các loại văn bản hành chính thông thƣờng, hầu hết đƣợc xây dựng và ban hành theo các yêu cầu của hoạt động thực hiện của cơ quan, đơn vị. Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản có thể đƣợc trình bày ngắn gọn trong điều lệ ban hành và quản lí văn bản của cơ quan. 1.1.3. Thể thức văn bản Văn bản có rất nhiều thể loại: Nghị định, Thông tƣ, Quyết định, Công văn, Báo cáo, Kế hoạch .... Mỗi một thể loại đều có thể thức và bố cục khác nhau, thể hiện đặc điểm riêng của mỗi loại văn bản. Nghị định có thể thức và bố cục khác Thông tƣ, Biên bản khác với Nghị quyết và Nghị quyết khác với Công điện ... Tuy nhiên, giữa chúng có những điểm chung tạo thành thể thức văn bản. Thể thức này giúp ta phân biệt sự khác nhau giữa văn bản với các tác phẩm, hay ấn phẩm khác: văn, thơ, kịch, nhạc, hoạ, sách, báo ... Có nhiều định nghĩa hoặc giải thích về thể thức văn bản nhƣ: - “Thể thức văn bản quản lí nhà nước là toàn bộ những yếu tố bắt buộc phải có trong một văn bản và được quy định trong các văn bản quy phạm pháp luật. Các yếu tố đó được quy định khác nhau ở từng thể loại văn bản, nhưng có những yếu tố bắt buộc ở văn bản nào cũng phải có” [14, tr. 27]. - “Thể thức văn bản là toàn bộ các bộ phận cấu thành văn bản, nhằm bảo đảm cho văn bản có hiệu lực pháp lí và được sử dụng thuận lợi trước mắt cũng như lâu dài trong hoạt động quản lí của cơ quan” [24, tr. 57]. - “Toàn bộ những yếu tố bắt buộc phải có trong một văn bản như: tiêu đề, tác giả, địa danh và ngày tháng, tên loại và trích yếu, nội dung, chữ kí, dấu cơ quan, nơi nhận, mức độ mật, khẩn (nếu có), được trình bày theo các quy định và phương pháp khoa học để đảm bảo tính chân thực, giá trị pháp lí và giá trị thực tiễn của mỗi văn bản” [15, tr. 77]. 16 - “Thể thức văn bản là toàn bộ các yếu tố thông tin cấu thành văn bản nhằm đảm bảo cho văn bản có hiệu lực pháp lí và sử dụng được thuận lợi trong quá trình hoạt động của cơ quan” [18, tr. 102]. - “Thể thức văn bản là các thành phần cần phải có và cách thức trình bày các thành phần đó đối với một thể loại văn bản nhất định do các cơ quan có thẩm quyền quy định” [30, tr. 131]. - “Thể thức văn bản là tập hợp các thành phần cấu thành văn bản, bao gồm những thành phần chung áp dụng đối với các loại văn bản và các thành phần bổ sung trong những trường hợp cụ thể hoặc đối với một số loại văn bản nhất định theo quy định tại Nghị định số 110/2004/NĐ-CP, ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư” [5, tr. 2]. Từ các định nghĩa trên về thể thức văn bản có thể hiểu: Thứ nhất, thể thức văn bản bao gồm các thành phần bắt buộc phải có đối với một thể loại văn bản nhất định. Nếu thiếu các thành phần này thì văn bản đƣợc xem nhƣ không hợp thức, việc truyền đạt các quyết định quản lí sẽ không có hiệu quả. Theo quy định hiện hành, thể thức văn bản bao gồm: quốc hiệu; tên cơ quan ban hành văn bản; số, kí hiệu văn bản; địa danh và ngày tháng năm ban hành văn bản; tên loại và trích yếu nội dung văn bản; nội dung văn bản; chữ kí của ngƣời có thẩm quyền; dấu cơ quan; nơi nhận. Ngoài ra, ở một số văn bản còn có một số thành phần nhƣ dấu chỉ mức độ mật, dấu chỉ mức độ khẩn, dấu chỉ mức độ dự thảo văn bản. Thứ hai, các thành phần của văn bản phải đƣợc trình bày theo một cách thức thống nhất nhƣ khổ giấy A4 kích thức 210 x 297 mm, phông chữ, cỡ chữ, kiểu chữ theo quy định. Thứ ba, thể thức của một thể loại văn bản phải do cơ quan có thẩm quyền có liên quan quy định, nhƣ thể thức văn bản của Đảng thực hiện theo Hƣớng dẫn số 01-HD/VPTW, ngày 02/02/1998 về thể thức văn bản của Đảng, 17 còn thể thức văn bản của các cơ quan, tổ chức ... thực hiện theo Thông tƣ liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP, ngày 06 tháng 5 năm 2005 của Bộ Nội vụ – Văn phòng Chính phủ hƣớng dẫn về thể thức và kĩ thuật trình bày văn bản 1.2. Những yêu cầu của việc soạn thảo văn bản 1.2.1. Văn bản ban hành phải có mục đích: Văn bản ban hành dƣới danh nghĩa một cơ quan nhằm đề ra chủ trƣơng, chính sách, chƣơng trình, kế hoạch công tác hoặc giải quyết các vấn đề, sự việc cụ thể liên quan đến chức năng, nhiệm vụ của cơ quan đó. Do vậy, văn bản phải có mục đích rõ ràng, nghĩa là nội dung văn bản phải xoay quanh một chủ đề liên quan đến việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ của cơ quan. Yêu cầu này đòi hỏi khi soạn thảo văn bản phải xác định rõ mục đích ban hành, mục tiêu và giới hạn của nó. Hay nói cách khác, phải trả lời đƣợc câu hỏi: Văn bản ban hành để làm gì? Nhằm giải quyết vấn đề gì? Giới hạn vấn đề đến đâu? Lời giải của các câu hỏi trên sẽ là định hƣớng cơ bản cho cả quá trình soạn thảo mà ngƣời thảo, ngƣời tham gia góp ý kiến và ngƣời duyệt, kí văn bản đều phải lấy đó làm căn cứ chủ yếu để xem xét văn bản soạn thảo có đạt đƣợc mục đích yêu cầu đề ra hay không. 1.2.2. Văn bản ban hành phải đúng thẩm quyền (đảm bảo tính hợp hiến, hợp pháp): Trong hệ thống pháp luật Việt Nam, Hiến pháp là đạo luật cơ bản, làm nền tảng, các văn bản dƣới Luật khác nhƣ Pháp lệnh, Nghị định, Thông tƣ, Chỉ thị, Quyết định ... có chức năng giải thích, hƣớng dẫn, quy định chi tiết việc thi hành. Muốn văn bản của các cơ quan nhà nƣớc ban hành đƣợc thống nhất, đảm bảo chấp hành nghiêm chỉnh thì văn bản ban hành phải đảm bảo tính hợp hiến và hợp pháp. Nghĩa là, văn bản ban hành phải đúng thẩm quyền, nội dung văn bản không đƣợc trái với Hiến pháp, luật pháp hiện hành và các 18 quy định của cấp trên. Thẩm quyền ban hành văn bản quản lí nhà nƣớc đƣợc xem xét trên hai mặt: thẩm quyền về hình thức và thẩm quyền về nội dung. * Thẩm quyền về hình thức có nghĩa là chủ thể quản lí chỉ đƣợc phép sử dụng những thể loại văn bản mà luật pháp đã quy định cho mình trong việc ban hành văn bản. Theo quy định hiện hành về thẩm quyền ban hành văn bản (Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật 2008) thì Quốc hội ban hành Hiến pháp, Luật, Nghị quyết; Uỷ ban Thƣờng vụ Quốc hội ban hành Pháp lệnh, Nghị quyết; Chủ tịch nƣớc ban hành Lệnh, Quyết định; Chính phủ ban hành Nghị định; Thủ tƣớng Chính phủ ban hành Quyết định; Hội đồng thẩm phán Toà án nhân dân tối cao ban hành Nghị quyết; Chánh án Toà án nhân dân tối cao, Viện trƣởng Viện Kiểm sát nhân dân tối cao, Bộ trƣởng, Thủ trƣởng Cơ quan ngang Bộ ban hành Thông tƣ ... * Thẩm quyền về nội dung có nghĩa là chủ thể quản lí chỉ đƣợc phép ban hành văn bản để giải quyết những vấn đề, sự việc mà theo pháp luật, chủ thể đó có thẩm quyết giải quyết. - Đúng thẩm quyền về nội dung là sự phù hợp về phạm vi điều chỉnh của văn bản. Nội dung điều chỉnh của văn bản phải giới hạn trong phạm vi thẩm quyền, trách nhiệm của cơ quan, tổ chức đã đƣợc pháp luật quy định. Chẳng hạn nhƣ: theo phân cấp quản lí cán bộ của Bộ Công an thì Tổng cục trƣởng Tổng cục Xây dựng lực lƣợng CAND có quyền quyết định thăng cấp, nâng lƣơng đối với cán bộ, chiến sĩ có cấp bậc hàm Trung tá. Nếu Tổng cục trƣởng Tổng cục Xây dựng lực lƣợng CAND lại quyết định thăng cấp, nâng lƣơng đối với cán bộ, chiến sĩ có cấp bậc hàm Thƣợng tá, Đại tá là trái quy định, không đúng thẩm quyền. - Đúng thẩm quyền về nội dung còn có nghĩa là nội dung văn bản không đƣợc trái với Hiến pháp, luật pháp hiện hành và các quy định của cấp trên. Mục đích là để đảm bảo kỷ cƣơng phép nƣớc, làm cho chủ trƣơng, chính sách, pháp luật của Nhà nƣớc đƣợc thi hành nghiêm chỉnh và thống nhất. 19 Đồng thời, nâng cao tinh thần trách nhiệm, ý thức tổ chức và kỷ luật của cơ quan ban hành văn bản, ngăn ngừa tình trạng mỗi ngành, mỗi cấp, mỗi cơ quan tuỳ tiện đặt ra những quy định, chế độ riêng của mình mà không dựa trên cơ sở pháp luật của nhà nƣớc và quy định của cơ quan cấp trên, đặt “lệ làng” lên trên phép nƣớc. 1.2.3. Văn bản ban hành phải chính xác và khoa học Sự chính xác và khoa học của một văn bản đƣợc thể hiện ở hai mặt: hình thức văn bản và nội dung văn bản. * Về hình thức văn bản: phải thể hiện đầy đủ và trình bày đúng các thành phần thể thức đã đƣợc các cơ quan có thẩm quyền quy định tại Thông tƣ liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP, ngày 06 tháng 5 năm 2005 của Bộ Nội vụ – Văn phòng Chính phủ hƣớng dẫn về thể thức và kĩ thuật trình bày văn bản nhƣ: quốc hiệu; tên cơ quan ban hành văn bản; số, kí hiệu của văn bản; địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản; tên loại và trích yếu nội dung của văn bản; nội dung văn bản; chức vụ, họ tên và chữ kí của ngƣời có thẩm quyền; dấu của cơ quan, tổ chức; nơi nhận. Ngoài ra, một số văn bản còn có dấu chỉ mức độ khẩn, mật, địa chỉ cơ quan, tổ chức, địa chỉ E-Mail, địa chỉ trên mạng (Website), số điện thoại, số Telex, số Fax, các chỉ dẫn về phạm vi lƣu hành nhƣ “trả lại sau khi họp”, “xem xong trả lại”, “lƣu hành nội bộ”, “dự thảo”, “dự thảo lần ...”, kí hiệu ngƣời đánh máy, số lƣợng bản phát hành, phụ lục kèm theo, số trang. * Về nội dung văn bản: sự chính xác về nội dung và cách bố cục nội dung văn bản khoa học có ý nghĩa quyết định đối với chất lƣợng của văn bản. Thứ nhất, nội dung của văn bản phải thể hiện đƣợc mục đích của việc ban hành văn bản. Văn bản phải thể hiện đúng đắn thực tế khách quan. Thực tế khách quan của văn bản đƣợc thể hiện đối với từng loại văn bản nhƣ: 20 - Nếu là văn bản mang tính chất quy định, quyết định về pháp luật, chủ trƣơng, chính sách, chƣơng trình, kế hoạch công tác, các biện pháp về lãnh đạo và quản lí thì các quy định, quyết định đó phải phù hợp với hoàn cảnh thực tế, với quy luật phát triển của sự vật có liên quan, phải giải quyết hài hoà giữa lợi ích của nhà nƣớc và lợi ích của quần chúng nhân dân. Nội dung văn bản đáp ứng đƣợc yêu cầu này sẽ có tính khả thi cao và mang lại kết quả tốt. Ngƣợc lại, nếu các quyết định quản lí ban hành không thể hiện đúng đắn thực tế khách quan, mang tính chủ quan, duy ý chí của cá nhân hoặc tập thể lãnh đạo, hay vì lợi ích của một phía thì tính khả thi và hiệu quả mang lại của văn bản đó sẽ bị hạn chế, thậm chí có thể làm tổn thất đến lợi ích của nhà nƣớc hoặc gây khó khăn và thiệt hại cho quần chúng nhân dân nhất là đối với việc soạn thảo các văn bản quy phạm pháp luật nhƣ Luật, Pháp lệnh, Nghị định ... thì cần phải chính xác, theo đúng quy trình, quy định của Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật. - Nếu là văn bản phản ánh tình hình, sơ kết, tổng kết công tác hoặc văn bản có nội dung đề nghị, kiến nghị, trả lời ... thì phải nêu đúng tình hình thực tế, không đƣợc thêm bớt, bịa đặt, thổi phồng thành tích, che giấu thiếu sót, các thông tin và số liệu đƣa vào văn bản phải qua xử lí nghiêm túc, đảm bảo tính chính xác và đầy đủ, các ý kiến đề xuất và kết luận phải có cơ sở khoa học và thực tế. Nếu văn bản ban hành đạt đƣợc điều đó, sẽ giúp cho lãnh đạo cơ quan hoặc cơ quan hữu quan và ngƣời có trách nhiệm theo dõi, giải quyết nhận thức đƣợc đầy đủ, đúng đắn thực chất của vấn đề, sự việc đề cập trong văn bản, từ đó đề ra các quyết định quản lí đúng đắn, hợp lí. Ngƣợc lại, nếu nội dung không đảm bảo chính xác sẽ gây nên những sai lầm, thiếu sót trong việc ra quyết định cũng nhƣ xử lí công việc cụ thể có liên quan. Thứ hai, nội dung của văn bản phải rõ ràng, chính xác, không để ngƣời đọc hiểu theo nhiều cách khác nhau. 21 Thứ ba, bố cục nội dung của văn bản phải khoa học: những vấn đề đƣợc nêu trong nội dung văn bản phải dựa trên cơ sở căn cứ thực tiễn, căn cứ khoa học, có thể là kết quả tổng kết, khảo sát đánh giá thực tiễn. Nội dung thông tin đƣợc sắp xếp theo trình tự hợp lí, lôgíc. Các ý không trùng lặp, thừa, tản mạn hay vụn vặt nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho việc chỉ đạo, điều hành, thi hành. Sử dụng các thuật ngữ, sử dụng các kĩ thuật trích dẫn có tính khoa học, chuẩn xác. Bố cục nội dung văn bản chặt chẽ theo chủ đề, các phần, các ý, các câu liên kết với nhau tạo thành một thể thống nhất. 1.2.4. Văn bản ban hành phải bảo đảm những yêu cầu về ngôn ngữ và văn phong hành chính - Về ngôn ngữ: văn bản hành chính là công cụ đƣợc dùng để truyền đạt chủ trƣơng, chính sách, pháp luật và các thông tin cần thiết của Đảng, Nhà nƣớc và các cơ quan, tổ chức khác. Do vậy, ngôn ngữ dùng để viết loại văn bản này đƣợc gọi là ngôn ngữ hành chính, thuộc loại ngôn ngữ viết, đƣợc thể hiện theo những chuẩn mực của văn viết. - Về cách hành văn (văn phong): chất lƣợng của một văn bản hành chính phụ thuộc rất nhiều vào việc sử dụng từ ngữ và cách hành văn. Trong một văn bản hành chính, nếu sử dụng từ ngữ chuẩn mực và có cách viết thích hợp sẽ góp phần truyền đạt thông tin đƣợc chính xác, dễ hiểu và thể hiện đƣợc mục đích của việc ban hành văn bản đó. Văn bản hành chính gồm nhiều loại với tính chất và công dụng khác nhau. Do vậy, câu văn và lời văn cũng có những khác biệt nhất định. Chẳng hạn: đối với văn bản quy phạm pháp luật đề ra các quy tắc xử sự chung, để điều tiết quan hệ xã hội về một lĩnh vực thì một mặt nào đó, từ ngữ phải chính xác, ý tứ phải rõ ràng, thể hiện sự khách quan và vô tƣ; đối với văn bản ban hành mệnh lệnh cho cấp dƣới thi hành thì câu văn cần dứt khoát, rõ ràng, lời văn cần trang trọng, nghiêm túc; đối với văn bản ban hành với mục đích trao đổi công việc, phản ánh tình hình, đề đạt ý kiến, 22 nguyện vọng với cấp trên thì câu văn cần mạch lạc, ý tứ rõ ràng, lời lẽ phải thể hiện sự khiêm tốn, lịch sự. 1.3. Vai trò của kĩ thuật soạn thảo văn bản đối với việc nâng cao chất lượng văn bản. 1.3.1. Đảm bảo tính thống nhất và chuẩn mực trong việc soạn thảo ban hành văn bản Văn bản quản lí là phƣơng tiện thiết yếu phục vụ cho hoạt động quản lí của bộ máy nhà nƣớc, chứa đựng các thông tin về chủ trƣơng, chính sách, luật pháp, tiêu biểu cho quyền lực và sự quản lí thống nhất của nhà nƣớc. Do đó, kĩ thuật soạn thảo văn bản tốt, sẽ góp phần chuẩn hoá văn bản, tạo nên sự thống nhất về hình thức và trên một mức độ nhất định cả về nội dung đối với các loại văn bản đƣợc ban hành, từ đó, góp phần tạo lập một nền nếp cần thiết trong hoạt động ban hành văn bản của các cơ quan. 1.3.2. Nâng cao hiệu suất soạn thảo, chất lượng soạn thảo và tính thẩm mĩ của văn bản: Nếu văn bản đƣợc soạn thảo theo đúng thể thức, nhất là đối với những loại văn bản đã đƣợc mẫu hoá cả về hình thức và nội dung thì hiệu suất soạn thảo và chất lƣợng của văn bản sẽ đƣợc nâng cao, văn bản ban hành sẽ đảm bảo tính thẩm mỹ. Ngày nay, khi máy vi tính đã trở thành một phƣơng tiện đƣợc sử dụng phổ biến trong soạn thảo văn bản, với công dụng của phần mềm Microsoft Word thì việc chuẩn hoá văn bản sẽ đƣợc thuận lợi, nâng cao thẩm mỹ của văn bản, tăng năng suất và mang lại hiệu quả cao hơn. 1.3.3. Tạo thuận lợi cho việc xử lí văn bản Văn bản soạn thảo và ban hành theo đúng thể thức: ghi rõ tên cơ quan ban hành văn bản; đầy đủ số, kí hiệu, ngày, tháng, năm ban hành; trích yếu nội dung chính xác sẽ giúp văn thƣ cơ quan vào sổ công văn đi, đến; giúp lãnh đạo cơ quan xử lí, giải quyết văn bản đƣợc nhanh chóng, chính xác, thuận tiện. 23