Tài liệu Hoàn thiện kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty than hòn gai - tkv

Trường Đại học Công Nghiệp Hà Nội Khoa Kế toán-Kiểm toán LỜI CẢM ƠN Trong thời gian làm chuyên đề tốt nghiệp, được sự giúp đỡ tận tình chỉ bảo của các thầy cô giáo, cùng với sự nỗ lực của bản thân, sự giúp đỡ của ban lãnh đạo công ty, cùng các anh chị phòng kế toán và cán bộ công nhân viên nơi em thực tập. Em đã tổng hợp và củng cố được những kiến thức mà em đã được học trong nhà trường qua các thầy cô, qua tài liệu cũng như qua đợt thực tập này. Chắc chắn đây là những kiến thức quý báu, bổ ích giúp em trong công việc chuyên môn sau này. Em xin gửi lời cảm ơn chân thành tới trường Đại học Công Ngiệp Hà Nội, các thầy cô khoa Kế toán – Kiểm toán của trường. Đặc biệt em xin bày tỏ lòng biết ơn đến cô giáo Trương Thanh Hằng đã trực tiếp tận tình chỉ bảo em trong suốt quá trình làm báo cáo thực tập tốt nghiệp. Em xin gửi lời cảm ơn tới ban lãnh đạo tại Công ty Than Hòn Gai - TKV , toàn thể các anh chị phòng kế toán và cán bộ công nhân viên các phòng ban trong doanh nghiệp đã tạo điều kiện giúp đỡ em trong suốt quá trình thực tập. Em xin chân thành cảm ơn ! Hạ Long, ngày 28 tháng 2 năm 2014. Sinh viên Vũ Thị Phương Anh. Vũ Thị Phương Anh. Lớp KT1-K13 Chuyên đề tốt nghiệp Trường Đại học Công Nghiệp Hà Nội Khoa Kế toán-Kiểm toán MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU.......................................................................................................... CHƯƠNG I : CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG.......................................... 1.1.Sự cần thiết phải quản lý kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương.............................................................................. 1.1.1.Vai trò và bản chất của tiền lương và các khoản trích theo lương............ 1.1.2. Yêu cầu của kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương................ 1.2.Các hình thức tiền lương và các khoản trích theo lương............................ 1.2.1. Các hình thức trả lương........................................................................... 1.2.2. Các chế độ trả lương phụ, thưởng, trợ cấp............................................. 1.3. Hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương............................... 1.3.1. Nguyên tắc hạch toán............................................................................ 1.3.2. Hạch toán tiền lương và thanh toán với công nhân viên........................ 1.3.3. Hạch toán các khoản trích theo lương trong doanh nghiệp.................... 1.4. Các hình thức ghi sổ kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương ............................................................................................................................. 1.4.1. Hình thức ghi sổ nhật ký sổ cái.............................................................. 1.4.2. Hình thức ghi sổ kế toán chứng từ ghi sổ.............................................. CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY THAN HÒN GAI - TKV VÀ NỘI DUNG CHUYÊN ĐỀ KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI PHÂN XƯỞNG CƠ ĐIỆN............................................................................................................... 2.1 Quá trình hình thành và phát triển của Công ty Than Hòn Gai - TKV ............................................................................................................................. 2.1.1 Tên địa chỉ và quy mô hiện tại của Doanh nghiệp:................................. 2.1.2. Các mốc quan trọng trong quá trình phát triển:..................................... Vũ Thị Phương Anh. Lớp KT1-K13 Chuyên đề tốt nghiệp Trường Đại học Công Nghiệp Hà Nội Khoa Kế toán-Kiểm toán 2.1.3. Các chức năng, nhiệm vụ theo giấy phép kinh doanh............................ 2.1.4. Các hàng hoá và dịch vụ hiện tại:.......................................................... 2.1.5 Quy trình công nghệ sản xuất của Công ty Than Hòn Gai - TKV.......... 2.1.6. Bảng báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh thể hiện sự phát triển của Công ty Than Hòn Gai – TKV trong hai năm 2012 và 2013............ 2.2. Hình thức tổ chức sản xuất và kết cấu sản xuất của Doanh nghiệp:...... 2.2.1 Cơ cấu tổ chức của Công ty Than Hòn Gai - TKV................................. 2.2.2. Chức năng nhiệm vụ cơ bản của các bộ phận quản lý........................... 2.3. Đặc điểm tổ chức công tác kế toán tại Công ty Than Hòn Gai - TKV.... 2.4. Tổ chức hệ thống chứng từ tại Công ty Than Hòn Gai - TKV................ 2.4.1 Sổ sách kế toán:...................................................................................... 2.5. Các chính sách kế toán áp dụng tại doanh nghiệp................................... 2.5.1. Các loại chứng từ sổ sách cần dùng trong công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương.......................................................................... 2.5.2.Báo cáo chế độ báo cáo tài chính và báo cáo kế toán............................. 2.6. Thực trạng công tác kế toán tại thuộc Công ty Than Hòn Gai - TKV ............................................................................................................................. 2.6.1 Hạch toán lương thời gian tại Công ty Than Hòn Gai - TKV................. 2.6.2 Hạch toán lương theo sản phẩm.............................................................. CHƯƠNG III: NHẬN XÉT ĐÁNH GIÁ VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY THAN HÒN GAI – TKV................................................................... 3.1. Nhận xét,đánh giá ưu nhược điểm trong công tác kế toán...................... 3.2.Một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty Than Hòn Gai - TKV....................... KẾT LUẬN CHUNG............................................................................................. Vũ Thị Phương Anh. Lớp KT1-K13 Chuyên đề tốt nghiệp Trường Đại học Công Nghiệp Hà Nội Khoa Kế toán-Kiểm toán DANH MỤC SƠ ĐỒ, HÌNH VẼ Sơ đồ 1.1: Sơ đồ hạch toán các khoản thanh toán với CNV.................................. Sơ đồ 1.2: Sơ đồ kế toán các khoản trích theo lương............................................ Sơ đồ 1.3: Sơ đồ trình tự ghi sổ theo hình thức nhật ký sổ cái.............................. Sơ đồ 1.4: Trình tự ghi sổ theo hình thức chứng từ ghi sổ.................................... Sơ đồ 1.5: Trình tự hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương được thể hiện qua sơ đồ sau:............................................................................... Sơ đồ 1.6: Trình tự hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương được thể hiện qua sơ đồ sau:............................................................................... Hình 1.1 Quy trình công nghệ khai thác than hầm lò.......................................... Hình 2.2: Sơ đồ cơ cấu bộ máy quản lý và tổ chức SX của Công ty Than Hòn Gai - TKV............................................................................................ Hình 2.3: Sơ đồ đảo ca của Công ty Than Hòn Gai - TKV năm 20012............... Hình 2.4: Sơ đồ tổ chức phòng Kế toán tài vụ..................................................... Hình 2.5: Sơ đồ hình thức nhật ký chứng từ........................................................ Hình 2.6: Sơ đồ luân chuyển chứng từ sổ kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương............................................................................................. Vũ Thị Phương Anh. Lớp KT1-K13 Chuyên đề tốt nghiệp Trường Đại học Công Nghiệp Hà Nội 1 Khoa Kế toán-Kiểm toán LỜI MỞ ĐẦU Nền kinh tế nước ta được chuyển đổi từ cơ chế tập trung quan liêu bao cấp sang cơ chế thị trường. Từ đó dẫn đến hàng loạt các vấn đề nảy sinh trong mọi lĩnh vực, đặc biệt là lĩnh vực kinh tế. Một trong những vấn đề này là quản lý và sử dụng lao động có hiệu quả. Để khuyến khích người lao động phát huy hết khả năng lao động của mình nâng cao hiệu quả kinh doanh, các doanh nghiệp đặc biệt coi trọng việc cải tiến và hoàn thiện công tác tiền lương. Trong công tác quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp tiền lương được sử dụng như một công cụ quan trọng, đòn bẩy kinh tế để kích thích và động viên người lao động hăng hái sản xuất tạo ra nhiều sản phẩm cho xã hội cũng như tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp. Tiền lương là khoản thu nhập chính của người lao động, đồng thời nó cũng là khoản chi phí đối với người sử dụng lao động. Đứng trước tầm quan trọng của nó, những nhà quản lý luôn quan tâm suy nghĩ và đưa ra những phương án hiệu quả để tăng năng suất lao động và tối đa hoá lợi nhuận. Tiền lương mà hợp lý chẳng những đảm bảo thu nhập để tái sản xuất sức lao động, nâng cao đời sống vật chất, tinh thần của người lao động mà còn phát huy được sức mạnh to lớn của đòn bẩy kinh tế. Mặt khác nó còn làm cho người lao động từ lợi ích vật chất trực tiếp của mình mà quan tâm đến thành quả lao động, chăm lo nâng cao trình độ lành nghề, không ngừng tăng năng suất lao động và nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Tiền lương có khả năng làm cho người lao động phát huy một cách tối đa sức lao động và cả trí óc nếu như thành quả lao động của họ được bù đắp xứng đáng. Do vậy, ý nghĩa của tiền lương càng đặc biệt quan trọng hơn. Một hệ thống tiền lương chỉ phát huy hiệu quả kinh tế khi nó phù hợp với điều kiện thực tế của doanh nghiệp theo nguyên tắc quy định của Nhà nước và khả năng cống hiến của mỗi người góp phần quan trọng vào khả năng phát triển của doanh nghiệp. Vì thế không ngừng hoàn thiện các hình thức tổ chức tiền lương trong giai đoạn hiện nay là hết sức cần thiết. Việc hoàn thiện tổ chức tốt vấn đề tiền lương sẽ là động lực thúc đẩy công nhân viên làm việc hăng say góp phần tăng năng suất lao động thu nhập người lao động với hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp. Vũ Thị Phương Anh. Lớp KT1-K13 Chuyên đề tốt nghiệp Trường Đại học Công Nghiệp Hà Nội 2 Khoa Kế toán-Kiểm toán Nền kinh tế phát triển không chỉ bó hẹp trong mối quan hệ giữa người lao động và doanh nghiệp mà còn phát sinh giữa người lao động với các tổ chức xã hội khác. Sự quan tâm của xã hội tới người lao động là rất cần thiết thông qua các tổ chức liên quan đến lợi ích của người lao động ta gọi là các khoản trích theo lương. Là một sinh viên, trong thời gian học tập và rèn luyện tại trường em đã tích luỹ được vốn kiến thức nhất định, với mong muốn nâng cao trình độ nhận thức, nghiên cứu một cách toàn diện về kế toán tiền lương vận dụng trong thực tế, đồng thời góp phần kiến thức của mình để giải quyết những khó khăn trong công tác quản lý tiền lương, bảo hiểm xã hội. Qua thời gian thực tập, em đã nhận thức được vai trò, vị trí cần thiết của vấn đề trên. Được sự giúp đỡ tận tình của cô giáo Trương Thanh Hằng cùng tập thể cán bộ tại Công ty Than Hòn Gai - TKV. Em đã mạnh dạn tìm hiểu về đề tài : “Hoàn thiện kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty Than Hòn Gai - TKV”. Mục đích của chuyên đề này là vận dụng lý thuyết về kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương vào nghiên cứu thực tế công việc này tại Công ty Than Hòn Gai - TKV. Trên cơ sở đó phân tích những mặt còn tồn tại, góp phần vào việc hoàn thiện công tác hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương. Nội dung chuyên đề gồm 3 chương: Chương I: Cơ sở lý luận chung về công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương. Chương II: Thực trạng công tác kế toán tại Công ty Than Hòn Gai TKV và nội dung chuyên đề: “ Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty Than Hòn Gai ” . Chương III: Nhận xét đánh giá về công tác kế toán tại Công ty Than Hòn Gai - TKV Mặc dù bản thân đã rất cố gắng, nhưng với kiến thức hiểu biết về kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương còn hạn chế cũng như thời gian có hạn nên chuyên đề của em chắc chắn còn nhìu thiếu sót. Vì vậy, em mong nhận được sự đóng góp ý kiến của các thầy cô giáo để chuyên đề của em được hoàn thiện hơn. Em xin trân trọng cảm ơn ! Vũ Thị Phương Anh. Lớp KT1-K13 Chuyên đề tốt nghiệp Trường Đại học Công Nghiệp Hà Nội 3 Khoa Kế toán-Kiểm toán CHƯƠNG I : CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG 1.1.Sự cần thiết phải quản lý kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương 1.1.1.Vai trò và bản chất của tiền lương và các khoản trích theo lương 1.1.1.1.Vai trò của tiền lương và các khoản trích theo lương. Tiền lương là một phạm trù kinh tế, mang tính lịch sử và có ý nghĩa chính trị, xã hội to lớn đối với bất kỳ quốc gia nào. Không phải ngẫu nhiên mà vấn đề “tiền lương” được rất nhiều người quan tậm, kể cả người tham gia lao động và người không tham gia lao động trực tiếp. Trong nền kinh tế thị trường chức năng của doanh nghiệp sản xuất kinh doanh là sản xuất và kinh doanh hàng hoá phục vụ cho nhu cầu tiêu dùng của toàn xã hội. Để thực hiện tốt chức năng này thì vấn đề đối tượng lao động và sức lao động của con người là một trong các yếu tố quan trọng quyết định sự tồn tại của quá trình này. Sẽ không còn tồn tại việc tái tạo của cải vật chất và tinh thần nếu như thiếu yếu tố lao động của con người. Vì vậy, các doanh nghiệp không ngừng có nhiệm vụ sản xuất sản phẩm mà còn tổ chức tốt vấn đề tiền lương cho người lao động, khi đó doanh nghiệp mới thực hiện được chức năng của mình. Tiền lương có vai trò rất quan trọng đối với sự tồn tại và phát triển của bất kỳ doanh nghiệp nào, nó đảm bảo duy trì năng lực làm việc của người lao động một cách dài lâu và hiệu quả, là động lực thúc đẩy sự hăng say lao động, tăng năng suất lao động, dẫn đến hoạt động sản xuất cũng sẽ phát triển theo. Bên cạnh đó, tiền lương đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của người lao động về cả vật chất lẫn tinh thần, kích thích và mối quan tâm với những người lao động và họ sẽ lao động càng hiệu quả hơn. Xét trên phạm vi toàn bộ nền kinh tế, tiền lương là yếu tố gián tiếp, quyết định sự tồn tại của quá trình tái sản xuất sản phẩm xã hội. Vũ Thị Phương Anh. Lớp KT1-K13 Chuyên đề tốt nghiệp Trường Đại học Công Nghiệp Hà Nội 4 Khoa Kế toán-Kiểm toán Vì ba yếu tố quan trọng quyết định sự tồn tại của quá trình sản xuất đó là : đối tượng lao động, tư liệu lao động và sức lao đọng của con người, sẽ không tồn tại việc tạo ra của cải vật chất và tinh thần nếu thiếu yếu tố lao động. Như vậy tiền lương là nghiệp vụ rất quan trọng với hoạt động của mỗi doanh nghiệp sản xuất. Trong nền kinh tế thị trường tiền lương là giá cả sức lao động, chính là thước đo hao phí lao động của xã hội nói chung và các doanh nghiệp nói riêng, là cơ sở để đánh giá trình độ quản lý và hiệu quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Bên cạnh những vấn đề hết sức quan trọng về tiền lương thì các nghiệp vụ phát sinh giữa người lao động với các tổ chức xã hội cũng đóng vai trò rất cần thiết đó là các khoản trích theo lương: Bảo hiểm xã hội (BHXH), Bảo hiểm y tế (BHYT), Kinh phí công đoàn (KPCĐ). Đó là việc phân phối phần giá trị mới do người lao động tạo ra, thực chất đó là sự đóng góp của nhiều người để bù đắp cho một số người khi gặp rủi ro, ốm đau, tai nạn, thai sản, bệnh nghề nghiệp... Các khoản trích theo lương đảm bảo quyền lợi cho người lao động thực hiện công bằng xã hội, thu hẹp khoảng cách giàu nghèo, khôi phục những mặt mạnh yếu của cơ chế thị trường. 1.1.1.2.Bản chất của tiền lương và các khoản trích theo lương. a) Bản chất của tiền lương. Quá trình sản xuất là quá trình kết hợp đồng thời cũng là quá trình tiêu hao các yếu tố cơ bản: sức lao động, đối tượng lao động và tư liệu lao động. Trong đó, sức lao động với tư cách là lao động chân tay và trí óc của con người sử dụng các tư liệu lao động nhằm tác động biến đổi các đối tượng thành các vật phẩm có ích phục vụ cho nhu cầu sinh hoạt của con người. Đối với mọi doanh nghiệp sản xuất kinh doanh, việc tìm kiếm lợi nhuận chủ yếu thông qua gái trị thặng dư. Mà theo Mác : “Sức lao động có đặc điểm là khi tiêu dùng sẽ tạo ra một giá trị mới lớn hơn. Vì thế có thể coi nguồn gốc duy nhất tao ra giá trị thặng dư là sức lao động”. Để đảm bảo cho quá tình sản xuất diễn ra bình thường và liên tục thì nhất thiết phải có yếu tố sức lao dộng, nếu thiếu nó thì quá trình sản xuất không thể diễn ra . Vũ Thị Phương Anh. Lớp KT1-K13 Chuyên đề tốt nghiệp Trường Đại học Công Nghiệp Hà Nội 5 Khoa Kế toán-Kiểm toán Trong điều kiện nền kinh tế hàng hoá nhìu thành phần như hiện nay, sức lao động mang tính chất là một loại hàng hoá đặc biệt. Người lao động có quyền tự do làm chủ sức lao động của mình, có quyền đòi hỏi được trả công chính đáng với sức lao động mình bỏ ra. Với ý nghĩa đó, tiền lương (tiền công) chính là phần thù lao lao động được biểu hiện bằng tiền mà các doanh nghiệp trả cho người lao động căn cứ vào thời gian, khối lượng và chất lượng công việc của họ. Về bản chất tiền lương là biểu hiện bằng tiền của giá trị sức lao động, được thoả thuận hợp lý của người mua và người bán sức lao động. Trong xã hội phát triển, tiền lương trở thành một bộ phận của họ. Mặt khác, tiền lương còn là đòn bảy kinh tế. Để khuyến khích tinh thần hăng hái lao động, kích thích và tạo mối quan tâm của người lao động đến kết quả công việc của họ. Nói cách khác, tiền lương là một nhân tố thúc đẩy năng suất lao động. Cũng như các loại hàng hoá khác trên thị trường, tiền lương cũng tuân theo quy luật cung cầu, quy luật giá cả trên thị tường theo quy định của Nhà nước. Trước đây trong cơ ché kế hoạch hoá tập trung, tiền lương không gắn chặt với số lượng và chất lượng lao động vì thế nó không tạo được động lực phát triển sản xuất. Chỉ từ khi đổi mới cơ chế nền kinh tế, nó mới thực sự đóng vai tròn thúc đẩy nền kinh tế phát triển. Như vậy ta có thể tổng hợp khái niệm về tiền lương: “ Tiền lương là biểu hiện bằng tiền của giá trị sức lao động, là giá cả của yếu tố sức lao động mà người sử dụng lao động phải cho người cung ứng sức lao động, tuân theo các nguyên tắc cung cầu, giá cả thị trường và pháp luật hiện hành của Nhà nước” . Tiền lương vừa là một phạm trù về phân phói vừa là một phạm trù của trao đổi và tiêu dùng. Trên thực tế, tiền lương chỉ thực sự có ý nghĩa khi nó đáp ứng được nhu cầu của người lao động. Xã hội càng phát triển, trình độ và kỹ năng làm việc của người lao động ngày càng cao, tiền lương không chỉ đáp ứng được nhu cầu tinh thần của người lao động. Người lao động không quan tâm đến khối lượng tiền nhận được mà thực chất là họ quan tâm đến khối lượng hàng hoá dịch vụ mà họ có thể mua được bằng tiền của mình. Do vậy, đã tồn tại hai khái niệm là tiền lương thực tế và tiền lương danh nghĩa. Vũ Thị Phương Anh. Lớp KT1-K13 Chuyên đề tốt nghiệp Trường Đại học Công Nghiệp Hà Nội 6 Khoa Kế toán-Kiểm toán Tiền lương danh nghĩa được hiểu là số tiền mà người sử dụng lao động trả cho người lao động. Số tiền này nhiều hay ít phụ thuộc vào trình độ lao động và kinh ngiệm của họ. Tiền lương thực tế là số lượng mà các loại hàng hoá và dịch vụ tiêu dùng cần thiết mà người lao động có thể mua được bằng tiền lương danh nghĩa của họ. Mối liên hệ giữa tiền lương thực tế và tiền lương danh nghĩa: ILTT = ILDN / IP Trong đó : - ILTT : chỉ số tiền lương thực tế - ILDN : chỉ số tiền lương danh nghĩa - IP : chỉ số giá cả Vậy, tiền lương thực tế phụ thuộc nhiều vào tiền lương danh nghĩa và chỉ số giá cả hàng hoá, dịch vụ. Nếu tiền lương danh nghĩa cao mà chỉ số giá cả cũng cao thì tiền lương thực tế thấp. Chỉ khi tiền lương danh nghĩa tăng nhanh hơn tốc độ tăng thêm của chỉ số giá cả thì thu nhập thực tế của người lao động mới tăng. Tiền lương thực tế là yếu tố quyết định khả năng tái sản xuất. Theo điều 55 của Bộ Luận lao động ghi: “ Tiền ương của người lao động do hai bên thoả thuạn trong hợp đồng lao động và trả theo năng suất lao động, chất lượng lao động và hiệu quả công việc”. b) Bản chất của các khoản trích theo lương. Các khoản trích theo lương gồm có: Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm y tế, Kinh phí công đoàn. + Bảo hiểm xã hội : Theo khái niệm của Tổ chức lao động quốc tế ILOS, Bảo hiểm xã hội được hiểu là sự bảo vệ của xã hội với các thành viên của mình thông qua một loạt các biện pháp công cộng để chống lại tình trạng khó khăn về kinh tế - xã hội, bị giảm thu nhập do ốm đau, mất khả năng lao động, tuổi già... Quỹ BHXH là quỹ tài chính độc lập, tập trung nằm ngoài ngân sách Nhà nước. Quỹ có mục đích và chủ thể riêng. Mục đích tạo lập quỹ BHXH là dùng để chi trả Vũ Thị Phương Anh. Lớp KT1-K13 Chuyên đề tốt nghiệp Trường Đại học Công Nghiệp Hà Nội 7 Khoa Kế toán-Kiểm toán ch người lao động, giúp họ ổn định cuộc sống khi gặp các biến cố rủi ro. Chủ thể của quỹ BHXH chính là những người tham gia đóng góp hình thành nên quỹ, do đó có thể bao gồm cả: Người lao động, người sử dụng lao động và Nhà nước. Nguồn hình thành quỹ BHXH: Theo Nghị định 43/CP ngày 22/6/1993 và điều lệ BHXH Việt Nam ban hành theo Nghị định 12/CP ngày 26/1/1995 quy định quỹ BHXH được hình thành từ các nguồn sau: Người sử dụng lao động đóng băng 15% so với tổng quỹ tiền lương của những người tham gia BHXH trong đơn vị. Trong đó 10% để chi trả các chế độ hưu trí, tử tuất và 5 % để chi trả chế độ ốm đau, tai nạn lao động và bệnh nghề nghiệp. Người lao động đóng băng 5% tiền lương tháng để chi các chế độ hưu trí và tử tuất. Nhà nước đóng góp và hỗ trợ thêm để đảm bảo thực hiện các chế độ BHXH đối với người lao động... Các nguồn khác được viện trợ từ các tổ chức trong và ngoài nước... + Bảo hiểm y tế: Nhằm xã hội hoá việc khám chữa bệnh, người lao động còn được hưởng các khoản khám chữa bệnh không mất tiền bao gồm các khoản viện phí, thuốc men trong thời gian sinh đẻ... Nếu họ có thẻ bảo hiểm y tế và các khoản khám chữa bệnh đó nằm trong phạm vi bảo hiểm. Thẻ BHYT được trích mua từ quỹ BHYT. Theo Nghị định 47-CP ngày 6/6/1994 quy định, tỷ lệ trích BHXH 3% tiền lương trong đó 2 % tính vào chi phí sản xuất kinh doanh do chủ doanh nghiệp ( người sử dụng lao động) trả, 1% tính trừ vào thu nhập của người lao động. BHXH mang tính chất bắt buộc với mọi cán bộ công nhân viên trong doanh nghiệp. + Kinh phí công đoàn: Kinh phí công đoàn là một tổ chức của người lao động, do người lao động lập ra, hoạt động vì lợi ích của người lao động. Công đoàn đại diện cho toàn thể cán bộ công nhân viên trong doanh nghiệp, vừa bảo vệ quyền lợi và trực tiếp hướng dẫn và giáo dục thái độ lao động cho họ. Đây là một tổ chức cần thiết trong mọi doanh Vũ Thị Phương Anh. Lớp KT1-K13 Chuyên đề tốt nghiệp Trường Đại học Công Nghiệp Hà Nội 8 Khoa Kế toán-Kiểm toán nghiệp. Để có nguồn kinh phí cho hoạt dộng của tổ chức công đoàn, hàng tháng các doanh nghiệp phải trích một tỷ lệ quy định trên tổng tiền công và phụ cấp thực tế phải trả lao động để hình thành kinh phí công đoàn. Theo chế độ hiện hành, tỷ lệ trích kinh phí công đoàn là 2% được tính vào chi phí sản xuất kinh doanh do chủ doanh nghiệp chịu. Trong 2% này thì 1% nộp cho hoạt động công đoàn cấp trên, 1% còn lại dành cho hoạt động công đoàn cơ sở. 1.1.2. Yêu cầu của kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương. 1.1.2.1. Yêu cầu quản lý tiền lương và các khoản trích theo lương. Xuất phát từ tầm quan trọng của tiền lương và các khoản trích theo lương đối với các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh nói riêng cũng như toàn bọ nền kinh tế nói chung, trong nền kinh tế thị trường, các doanh nghiệp cần thực hiện tốt yêu cầu quản lý tiền lương và các khoản trích theo lương. Theo dõi chặt chẽ số lượng lao động trong doanh nghiệp, thời gian làm việc, trình độ của người lao động. Từ đó, lựa chọn hình thức trả lương phù hợp với mỗi người, phải tổ chức phân công lao động sao cho họ có thể phát huy hết khả năng của mình để phục vụ cho công ty. Xây dựng kế hoạch tiền lương tổ chức thực hiện kế hoạch tiền lương sao cho tiết kiệm, có hiệu quả, đúng chính sách của Nhà nước thực hiện các chế độ thống kê về lao động tiền lương một cách chính xác, trung thực, kịp thời. Tổ chức thực hiện nâng cấp, nâng lương cho cán bộ công nhân viên trong doanh nghiệp sao cho công bằng, công khai, đúng chính sách. Định kỳ làm tốt công tác thanh toán tiền lương và các khoản trích theo lương của doanh nghiệp đối với người lao động. Mặt khác, theo dõi tình hình thực hiện nghĩa vụ, quyền lợi của người lao động đối với tổ chức công đoàn. 1.1.2.2. Nhiệm vụ của kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương. Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương không chỉ liên quan đến quyền lợi của người lao động mà còn liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Để phục vụ sự quản lý tiền lương có hiệu quả, kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương ở doanh nghiệp cần thực hiện các nhiệm vụ chủ yếu sau: Vũ Thị Phương Anh. Lớp KT1-K13 Chuyên đề tốt nghiệp Trường Đại học Công Nghiệp Hà Nội 9 Khoa Kế toán-Kiểm toán + Tổ chức ghi chép, phản ánh, tổng hợp một cách trung thực , kịp thời , đầy đủ tình hình hiện có và sự biến động về số lượng, chất lượng lao động, tình hình sử dụng thời gian lao động và kết quả lao động. + Tính toán chính xác, kịp thời, đúng chính sách, chế độ các khoản tiền lương tiền thưởng và các khoản trợ cấp phải trả cho người lao động. Phản ánh kịp thời, đầy đủ, chính xác tình hình thanh toán các khoản tiền lương cho người lao động. + Thực hiện việc kiểm tra tình hình huy động và sử dụng lao động, tình hình chấp hành các chính sách, chế độ về lao động tiền lương, BHYT, BHXH, KPCĐ. + Tính toán và phân bổ chính xác đúng đối tượng và các khoản tiền lương và khoản trích BHXH, BHYT, KPCĐ vào chi phí sản xuất kinh doanh. Hướng dẫn và kiểm tra các bộ phận trong đơn vị thực hiện đầy đủ, đúng đắn chế độ ghi chép ban đầu về lao động tiền lương BHYT, BHXH, KPCĐ, đề xuất các biện pháp nhằm khai thác có hiệu quả, tiềm năng lao động tăng năng suất lao động. + Đấu tranh chống những hành vi vô trách nhiệm, vi phạm kỷ luật lao động, vi phạm chính sách chế độ sử dụng chỉ tiêu KPCĐ, chế độ phân phối theo lao động. + Lập báo cáo về lao động tiền lương và các khoản trích theo lương, phân tích tình hình sử dụng lao động, quỹ tiền lương, quỹ BHXH, quỹ BHYT. Đề xuất biện pháp để khai thác có hiệu quả tiềm năng lao động, tăng năng suất lao động, ngăn ngừa những vi phạm kỷ luật lao động, vi phạm chính sách chế độ an toàn lao động tiền lương và các khoản trích theo lương. 1.2.Các hình thức tiền lương và các khoản trích theo lương. 1.2.1. Các hình thức trả lương. Do tiền lương được trả căn cứ vào thời gian, khối lượng và chất lượng công việc nên việc tính lương và trả lương cho người lao động được thực hiện dưới nhiều hình thức khác nhau, tuỳ vào điều kiện sản xuất kinh doanh, tính chất công việc và trình độ quản lý của doanh nghiệp. Mục đích của chế độ tiền lương là luôn phải quán triệt nguyên tắc phân phối lao động. Trên thực tế nước ta thường áp dụng các hình thức trả lương sau: 1.2.1.1. Hình thức trả lương theo thời gian. Vũ Thị Phương Anh. Lớp KT1-K13 Chuyên đề tốt nghiệp Trường Đại học Công Nghiệp Hà Nội 10 Khoa Kế toán-Kiểm toán Theo hình thức này, tiền lương trả cho người lao động được tính theo thời gian làm việc, cấp bậc và thang lương theo tiêu chuẩn. Nhà nước quy định tuỳ theo yêu cầu và khả năng quản lý thời gian lao động của doanh nghiệp việc tính lương trả theo thời gian lao động có thể tiến hành trả lương theo thời gian giản đơn và trả lương theo thời gian có thưởng. a.Trả lương theo thời gian giản đơn: chế độ trả lương này là chế độ trả lương mà tiền lương nhận được của mỗi người lao động do mức lương cấp bậc cao hay thấp và thời gian làm việc thực tế nhiều hay ít quyết định. Chế độ trả lương này chỉ thực hiện khi dịnh mức lao động và đánh giá công việc thật chính xác. Có 4 loại tiền lương theo thời gian giản đơn: + Lương giờ: là tiền lương được trả cho 1 giờ làm việc và được xác định bằng số tiền lương ngày chia cho số giờ tiêu chuẩn theo quy định của luật lao động (không qua 8 giờ/ngày). + Lương ngày: là tiền lương trả cho một tuần làm việc được xác định trên cơ sở lấy lương tháng chia cho số ngày làm việc trong tháng. + Lương tuần: là tiền lương trả cho một tuần làm việc được xác định trên cơ sở lấy lương tháng chia cho số ngày làm việc trong tháng. + Lương tuần: là tiền lương trả cố định hàng tháng trên cơ sở hợp đồng lao động Nhược điểm của hình thức trả lương theo thời gian giản đơn là mang tính chất bình quân, không khuyến khích sử dụng hợp lý thời gian làm việc, tiết kiệm nhiên liệu, tập trung công suất máy móc thiết bị để tăng năng suất lao động. b.Trả lương theo thời gian có thưởng: chế độ trả lương này là sự kết hợp chế độ trả lương theo thời gian giản đơn và tiền thưởng khi đạt được chỉ tiêu về số lượng và chất lượng công việc đã quy định. Chế độ trả lương này chủ yếu áp dụng với công nhân phụ làm việc phục vụ như công nhân sửa chữa, điều chỉnh thiết bị. Ngoài ra còn áp dụng đối với công nhân chính làm việc ở những khâu sản xuất có trình độ cơ khí hoá, tự động hoá hay các công việc phải tuyệt đối đảm bảo chất lượng. Chế độ trả lương này tính lương cho công nhân gồm: tiền lương theo thời gian giản đơn cộng với thưởng. Nó không những phản ánh trình độ thành thạo và Vũ Thị Phương Anh. Lớp KT1-K13 Chuyên đề tốt nghiệp Trường Đại học Công Nghiệp Hà Nội 11 Khoa Kế toán-Kiểm toán thời gian làm việc thực tế mà còn gắn với thành tích công tác. Do đó cùng với ảnh hưởng của tiến bộ khoa học kĩ thuật chế độ trả lương này ngày càng được áp dụng rộng rãi. 1.2.1.2. Hình thức trả lương theo sản phẩm Hiện nay có rất nhiều đơn vị kinh tế cơ sở thuộc các thành phần kinh tế khác nhau áp dụng hình thức trả lương theo sản phẩm với nhiều chế độ linh hoạt. Hình thức trả lương này có nhiều ưu điểm hơn so với hình thức trả lương theo thời gian và có những tác dụng sau: + Quán triệt hơn nguyên tắc phân phối theo lao động (theo số lượng và chất lượng sản phẩm) gắn liền với thu nhập về tiền lương và kết quả sản xuất của mỗi người kích thích năng suất lao động. + Khuyến khích mỗi người lao động ra sức học hỏi nâng cao trình độ tay nghề, cải tiến phương pháp lao động, sử dụng tốt máy móc thiết bị để nâng cao năng suất lao động. Hình thức trả lương này căn cứ vào kết quả, số lượng và chất lượng sản phẩm, công việc lao vụ đã hoàn thành và đơn giá tiền lương cho một sản phẩm, lao vụ đó. Tuỳ theo mối quan hệ giữa người lao động với kết quả lao động, tuỳ theo yêu cầu về quản lý và nâng cao chất lượng sản phẩm tăng nhanh sản lượng và chất lượng sản phẩm mà doanh nghiệp có thể thực hiện theo các hình thức tiền lương sản phẩm như sau: + Tiền lương theo sản phẩm trực tiếp, không hạn chế là: tiền lương thực lĩnh bằng số lượng sản phẩm, công việc, lao vụ đã hoàn thành nhân với đơn giá tiền lương sản phẩm, không hạn chế số lượng sản phẩm hoàn thành, hình thức này áp dụng cho công nhân trực tiếp sản xuất. + Tiền lương theo sản phẩm có thưởng: là hình thức trả lương theo sản phẩm trực tiếp hoặc gián tiếp kết hợp với chế độ tiền thưởng trong sản xuất. + Tiền lương theo sản phẩm gián tiếp: theo hình thức này người ta căn cứ vào kết quả lao động của công nhân trực tiếp sản xuất và người phụ việc phục vụ để tính trả lương gián tiếp cho công nhân phụ việc. + Tiền lương theo sản phẩm luỹ tiến: theo hình thức này ngoài lương tính theo Vũ Thị Phương Anh. Lớp KT1-K13 Chuyên đề tốt nghiệp Trường Đại học Công Nghiệp Hà Nội 12 Khoa Kế toán-Kiểm toán sản phẩm trực tiếp, còn theo mức độ vượt định mức sản xuất sản phẩm để tính thêm một khoản tiền lương theo tỷ lệ luỹ tiến, áp dụng khi cần đẩy mạnh sản xuất hoặc công việc. 1.2.1.3. Hình thức trả lương khoán Hình thức trả lương khoán là hình thức trả lương cho người lao động theo khối lượng và chất lượng công việc mà họ hoàn thành. Hình thức trả lương này áp dụng cho những công việc mà nếu giao cho từng chi tiết, từng bộ phận sẽ không có lợi mà phải giao toàn bộ công việc cho cả nhóm hoàn thành trong thời gian nhất định, có một số hình thức trả lương khoán như sau: + Trả lương khoán gọn theo sản phẩm cuối cùng: hình thức này thường áp dụng cho những doanh nghiệp mà quá trình sản xuất phải qua nhiều giai đoạn công nghệ. + Trả lương khoán quỹ lương: tuỳ thuộc vào kết quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp mà hình thành quỹ lương để phân chia cho người lao động. 1.2.2. Các chế độ trả lương phụ, thưởng, trợ cấp 1.2.2.1. Chế độ phụ cấp Người lao động trong doanh nghiệp ngoài chế độ tiền lương còn được hưởng các loại chế độ phụ cấp theo quy định của thông tư Liên bộ số 20/LB-TTVN ngày 02/6/1993 của Liên bộ Lao động - Thương binh xã hội- Tài chính. Thông tư này quy định có 7 loại phụ cấp sau: + Phụ cấp làm đêm: Nếu người lao động làm thêm giờ vào ban đêm (22 giờ đến 6h sáng) thì ngoài số tiền trả cho số giờ làm thêm người lao động còn được hưởng phụ cấp làm đêm. Trong đó: - 30%: đối với những công việc không thường xuyên làm về ban đêm. - 40%: đối với những công việc thường xuyên làm việc theo ca (chế độ làm việc 3 ca) hoặc chuyên làm việc ban đêm. + Phụ cấp lưu động: Nhằm bù đăpc cho những người làm một hoặc một số nghề hoặc công việc phải thường xuyên đổi nơi ở và làm việc; điều kiện sinh hoạt Vũ Thị Phương Anh. Lớp KT1-K13 Chuyên đề tốt nghiệp Trường Đại học Công Nghiệp Hà Nội 13 Khoa Kế toán-Kiểm toán không ổn định, gặp nhiều khó khăn. Loại phụ cấp này chỉ áp dụng với nghề và công việc có tính chất lưu động chưa được định rõ trong mức lương. Nghề hoặc công việc lưu động nhiều, phạm vi rộng, địa hình phức tạp và khó khăn thì được hưởng phụ cấp cao. Phụ cấp lưu động được trả theo số ngày thực tế lao động và được tính trả cùng kỳ với trả lương và hạch toán vào giá thành hoặc chi phí lưu thông. + Phụ cấp trách nhiệm: Nhằm bù đắp cho những người vừa trực tiếp sản xuất vừa làm công việc chuyên môn nghiệp vụ vừa kiêm nhiệm công tác quản lý không thuộc chức vụ lãnh đạo bổ nhiệm hoặc những người làm công việc đòi hỏi trách nhiệm cao chưa được xác định trong mức lương. Phụ cấp trách nhiệm được tính trả cùng kỳ với lương hàng tháng. Đối với doanh nghiệp, loại phụ cấp này được tính vào đơn giá tiền lương và hạch toán vào giá thành hoặc chi phí quản lý. + Phụ cấp thu hút: áp dụng đối với CNVC đến làm việc tại những vùng kinh tế mới, cơ sở kinh tế ở các đảo xa đất liền có điều kiện sinh hoạt đặc biệt khó khăn do chưa có cơ sở hạ tầng, ảnh hưởng đến đời sống vật chất và tinh thần của người lao động. Có các mức phụ cấp 20%, 30%, 50%, 70% tính trên lương cấp bậc, chức vụ, lương chuyên môn nghiệp vụ. Thời gian hưởng phụ cấp từ 3 đến 5 năm tuỳ thuộc vào điều kiện sinh hoạt khó khăn dài hay ngắn của từng vùng kinh tế mới, cơ sở kinh tế và đảo xa đất liền. + Phụ cấp đắt đỏ: Áp dụng đối với những nơi có chỉ số giá sinh hoạt (lương thực, thực phẩm dịch vụ) cao hơn do với chỉ số giá sinh hoạt bình quân chung của cả nước từ 19% trở lên. + Phụ cấp độc hại: Áp dụng cho các doanh nghiệp làm việc trong môi trường độc hại (hoặc nguy hiểm chưa xác định trong mức lương ) 1.2.2.2. Chế độ thưởng Ngoài chế độ tiền lương, các doanh nghiệp còn tiến hành xây dựng chế độ tiền thưởng cho các cá nhân, tập thể có thành tích sản xuất kinh doanh. Tiền thưởng thực chất là khoản tiền lương bổ sung nhằm quán triệt đầy đủ nguyên tắc phân phối theo lao động. Trong cơ cấu thu nhập của người lao động thì Vũ Thị Phương Anh. Lớp KT1-K13 Chuyên đề tốt nghiệp Trường Đại học Công Nghiệp Hà Nội 14 Khoa Kế toán-Kiểm toán tiền lương có tính ổn định thường xuyên còn tiền thưởng chỉ là phần thu nhập thêm và phụ thuộc vào các chỉ tiêu thưởng, phụ thuộc vào thành tích lao động. Nguyên tắc thực hiện chế độ thưởng: + Đối tượng xét thưởng: lao động có thời gian làm việc tại doanh nghiệp từ 1 năm trở lên và có đóng góp vào kết quả sxkd của doanh nghiệp. + Mức thưởng: mức thưởng 1 năm không thấp hơn 1 tháng lương theo nguyên tắc sau: - Căn cứ vào kết quả đóng góp của người lao động đối với doanh nghiệp thể hiện qua năng suất, chất lượng công việc. - Căn cứ vào thời gian làm việc tại doanh nghiệp, người có thời gian công tác nhiều hơn thì được hưởng nhiều hơn. - Chấp hành tốt nội quy, kỷ luật của doanh nghiệp. .+ Các loại thưởng: Tiền thưởng bao gồm: Thưởng thi đua (lấy từ quỹ khen thưởng) và thưởng trong sản xuất kinh doanh như nâng cao chất lượng sản phẩm, tiết kiệm vật tư, phát minh sáng kiến… (lấy từ quỹ lương). - Tiền thưởng thi đua (không thường xuyên): loại thưởng này không lấy từ quỹ lương mà được trích từ quỹ khen thưởng. Khoản này được trả dưới hình thức bình xét trong một kỳ. - Tiền thưởng trong sản xuất kinh doanh (thường xuyên): hình thức thưởng này có tính chất lương. Đây thực chất là một phần của quỹ lương được tách ra để cho cho người lao động dưới hình thức tiền thưởng cho một tiêu chí nhất định. Trong đó, tiền thưởng về chất lượng sản phẩm được tính trên cơ sở tỷ lệ quy định chung (không quá 40% chênh lệch giá giữa sản phẩm có phẩm cấp cao so với sản phẩm có phẩm cấp thấp); Tiền thưởng về tiết kiệm vật tư được tính trên cơ sở giá trị tiết kiệm được so sánh với định mức (tỷ lệ quy định không vượt quá 40%). Quỹ tiền thưởng được trích lập từ lợi nhuận còn lại sau khi nộp thuế lợi tức, thanh toán công nợ, tiền phạt… tối đa không quá 5% quỹ tiền lương thực hiện của doanh nghiệp. Để tiền thưởng trở thành công cụ khuyến khích vật chất phải kết hợp chặt chẽ với các hình thức và các chế độ thưởng cùng với việc xác định rõ quỹ tiền Vũ Thị Phương Anh. Lớp KT1-K13 Chuyên đề tốt nghiệp Trường Đại học Công Nghiệp Hà Nội 15 Khoa Kế toán-Kiểm toán thưởng của doanh nghiệp trước khi trả lương. Vũ Thị Phương Anh. Lớp KT1-K13 Chuyên đề tốt nghiệp Trường Đại học Công Nghiệp Hà Nội 16 Khoa Kế toán-Kiểm toán 1.3. Hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương 1.3.1. Nguyên tắc hạch toán Trong xã hội hiện nay tiền lương đang trở thành một khoản quan trọng thu nhập của cán bộ công nhân viên trong các doanh nghiệp. Tiền lương chính là khoản đảm bảo đời sống vật chất tinh thần cho cán bộ công nhân viên và gia đình họ, đồng thời là phương tiện tích luỹ cho những dự định tương lai và đề phòng những rủi ro. Về phía doanh nghiệp, tiền lương là một khoản chi phí không nhỏ nằm trong giá thành sản xuất, muốn hạn giá thành sản phẩm, tối đa hoá lợi nhuận thì các doanh nghiệp tìm mọi cách tiết kiệm khoản chi phí này. Để tiền lương mang lại lợi ích cho cả hai bên: người lao động và doanh nghiệp, thì mỗi doanh nghiệp dựa vào những phương pháp tính và trả lương thích hợp. Nhưng dù tính và trả lương bằng cách nào thì các doanh nghiệp vẫn phải tuân theo những yêu cầu và nguyên tắc cơ bản sau: + Nguyên tắc 1: Phân loại tiền lương một cách hợp lý Tiền lương phải được chia làm hai loại tiền lương chính và tiền lương phụ. Tiền lương chính là bộ phận tiền lương trả cho người lao động trong thời gian làm việc thực tế bao gồm cả tiền lương phụ là bộ phận tiền lương trả cho người lao động trong thời gian làm việc thực tế bao gồm cả tiền lương cấp bậc, tiền thưởng và các khoản phụ cấp có tính chất tiền lương. Ngược lại tiền lương phụ là bộ phận tiền lương trả cho người lao động trong thời gian thực tế làm việc nhưng được chế độ quy định như: nghỉ phép, hội họp, học tập, lễ tết, ngừng sản xuất… Cách phân loại này không những giúp cho việc tính toán, phân bổ chiphí tiền lương được chính xác mà còn cung cấp thông tin kịp thời cho việc phân tích chi phí tiền lương. + Nguyên tắc 2: Đảm bảo cho sự công bằng trong việc trả lương cho người lao động giữa các ngành nghề khác nhau trong nền kinh tế quốc dân nghĩa là người làm công việc trong môi trường độc hại phải được trả lương cao hơn người làm trong môi trường không độc hại, lao động trí óc phải được trả lương cao hơn lao động chân tay, nguyên tắc này thể hiện sự công bằng trong xã hội nước ta. Vũ Thị Phương Anh. Lớp KT1-K13 Chuyên đề tốt nghiệp