MỤC LỤC
LỜI MỞ ĐẦU ..........................................................................................................
CHƯƠNG I: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KẾ TOÁN THANH TOÁN VỚI
NGƯỜI MUA VÀ NGƯỜI BÁN TRONG CÁC DOANH NGHIỆP
THƯƠNG MẠI.......................................................................................................
1.1. QUAN HỆ THANH TOÁN VỚI NGƯỜI MUA, NGƯỜI BÁN
TRONG HOẠT ĐỘNG KINH DOANH CỦA DOANH NGHIỆP VÀ
NHIỆM VỤ KẾ TOÁN ........................................................................................
1.1.1. Khái niệm, vị trí của thanh toán với người mua và người bán trong
các quan hệ thanh toán ......................................................................................
1.1.2. Vai trò của thanh toán với người mua, người bán trong hoạt động
kinh doanh của doanh nghiệp ...........................................................................
1.1.3. Đặc điểm nghiệp vụ thanh toán với người mua, người bán trong
các doanh nghiệp thương mại và nhiệm vụ kế toán .........................................
1.1.3.1. Đặc điểm nghiệp vụ thanh toán với người mua, người bán 4
1.1.3.2. Nhiệm vụ kế toán .............................................................................
1.2. CÁC PHƯƠNG THỨC THANH TOÁN ÁP DỤNG PHỔ BIẾN
TRONG CÁC DOANH NGHIỆP THƯƠNG MẠI..............................................
1.2.1. Phương thức thanh toán bằng tiền mặt ...................................................
1.2.2. Phương thức thanh toán không dùng tiền mặt ........................................
1.2.2.1.Hình thức thanh toán nội địa. ...........................................................
1.2.2.2.Thanh toán bằng ủy nhiệm chi chuyển tiền.....................................
1.2.2.3.Thanh toán bằng ủy nhiệm thu: ........................................................
1.2.2.4.Thanh toán bù trừ: ............................................................................
1.2.2.5 Thanh toán bằng thư tín dụng:..........................................................
1.2.3. Hình thức thanh toán quốc tế. .................................................................
1.2.3.1.Phương thức thanh toán quốc tế thông qua thư tín dụng..................
1.2.3.2.
Phương
thức
thanh
toán
bằng
điện
chuyển
tiền
(TELETRANMISSION)...............................................................................
1.3. KẾ TOÁN NGHIỆP VỤ THANH TOÁN VỚI NGƯỜI MUA...................
1.3.1. Nguyên tắc kế toán thanh toán với người mua .......................................
1.3.2. Tài khoản sử dụng ................................................................................
1.3.3. Chứng từ sử dụng: .................................................................................
1.3.4.Phương pháp kế toán thanh toán với người mua: ..................................
1.4.KẾ TOÁN NGHIỆP VỤ THANH TOÁN VỚI NGƯỜI BÁN....................
1.4.1.Nguyên tắc kế toán thanh toán với người bán .......................................
1.4.2Tài khoản sử dụng ..................................................................................
1.4.3.Chứng từ sử dụng:.................................................................................
1.4.4. Phương pháp kế toán thanh toán với người bán. ..................................
CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG KẾ TOÁN THANH TOÁN VỚI NGƯỜI
MUA, NGƯỜI BÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THIẾT BỊ TÂN PHÁT .........
2.1. GIỚI THIỆU VỀ TỔNG CÔNG TY CỔ PHẦN THIẾT BỊ TÂN PHÁT
.............................................................................................................................
2.1.1.Quá trình hình thành và phát triển Công ty...........................................
2.1.2. Chức năng. ............................................................................................
2.1.3.Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý .........................................................
2.1.3.1.Mô hình tổ chức cơ cấu bộ máy quản lý........................................
2.1.3.2 Chức năng, quyền hạn của từng bộ phận. .......................................
2.1.4.Kết quả hoạt động kinh doanh...................................................................
2.2. ĐẶC ĐIỂM CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN
THIẾT BỊ TÂN PHÁT.......................................................................................
2.2.1. Tổ chức bộ máy kế toán......................................................................
2.2.2. Đặc điểm tổ chức công tác kế toán .......................................................
2.3. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN CÁC NGHIỆP VỤ THANH
TOÁN VỚI NGƯỜI MUA VÀ NGƯỜI BÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN
THIẾT BỊ TÂN PHÁT.......................................................................................
2.3.1. Kế toán thanh toán với người mua tại công ty cổ phần thiết bị Tân
Phát. ................................................................................................................
2.3.1.1.Chứng từ sử dụng:...........................................................................
2.3.1.2 Kế toán chi tiết thanh toán với người mua tại Công Ty Cổ Phần
Thiết Bị Tân Phát. .......................................................................................
2.3.2. Kế toán thanh toán với người bán tại công ty cổ phần thiết bị Tân
Phát. ................................................................................................................
CHƯƠNG III: MỘT SỐ KẾ TOÁN THANH TOÁN VỚI NGƯỜI MUA,
NGƯỜI BÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THIẾT BỊ TÂN PHÁT ....................
3.1. ĐÁNH GIÁ KHÁI QUÁT TÌNH HÌNH KẾ TOÁN THANH TOÁN
VỚI NGƯỜI MUA, NGƯỜI BÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THIẾT BỊ
TÂN PHÁT. ........................................................................................................
3.1.1. Ưu điểm ................................................................................................
3.1.1.1. Về tổ chức công tác kế toán ...........................................................
3.1.1.2. Về tổ chức hạch toán thanh toán với người bán, người mua .........
3.1.2. Hạn chế .................................................................................................
3.2. MỘT SỐ Ý KIẾN NHẰM NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG KẾ TOÁN
THANH TOÁN VỚI NGƯỜI MUA, NGƯỜI BÁN TẠI CÔNG TY CỔ
PHẦN THIẾT BỊ TÂN PHÁT. ..........................................................................
3.2.1. Yêu cầu hoàn thiện ...............................................................................
3.2.2. Phương hướng và giải pháp hoàn thiện................................................
KẾT LUẬN
DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT
BHXH
: Bảo hiểm xã hội
BHYT
: Bảo hiểm y tế
CKTM
: Chiết khấu thương mại
CKTT
: Chiết khấu thanh toán
DT
: Doanh thu
GĐ
: Giám đốc
GGHB
: Giảm giá hàng bán
GTGT
: Giá trị gia tăng
KD
: Kinh doanh
KT
: Kế toán
LĐ
: Lao động
LNST
: Lợi nhuận sau thuế
PGĐ
: Phó giám đốc
SXKD
: Sản xuất kinh doanh
TGHĐ
: Tỷ giá hối đoái
TK
: Tài khoản
TNBQ
: Thu nhập bình quân
TS
: Tài sản
TSCĐ
: Tài sản cố định
VCSH
: Vốn chủ sở hữu
XDCB
: Xây dựng cơ bản
LỜI MỞ ĐẦU
Việt Nam trở thành thành viên chính thức của Tổ chức Thương mại thế giới
(WTO) tạo cơ hội cho các doanh nghiệp hội nhập với nền kinh tế nhưng cũng đặt
ra thách thức buộc các doanh nghiệp tự đổi mới để tồn tại và phát triển.
Một doanh nghiệp muốn tồn tại và phát triển trong nền kinh tế thị trường thì
nhân tố quyết định nhất là vấn đề thanh toán. Đối với bất kì một hợp đồng kinh tế
nào thì vấn đề quan tâm đầu tiên đó là việc thanh toán như thế nào, phương thức
thanh toán ra sao và liệu khi tham gia vào hợp đồng có đem lại thuận lợi gì cho
doanh nghiệp không. Do vậy, mỗi doanh nghiệp cần phải có những hoạt động nhất
định nhằm quản lý tốt nhất hoạt động thanh toán để tạo niềm tin cho các đối tác và
cải thiện được tình hình tài chính của doanh nghiệp mình.
Chế độ kế toán Việt Nam hiện hành đã có quy định cụ thể về kế toán thanh
toán với người bán và người mua, đồng thời Bộ Tài chính cũng đã ban hành các
Thông tư hướng dẫn nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho các doanh nghiệp khi vận
dụng vào thực tế. Tuy vậy, việc vận dụng này còn phụ thuộc vào đặc thù riêng của
từng ngành nghề sản xuất kinh doanh do đó đã nảy sinh rất nhiều vấn đề trong việc
tổ chức hạch toán kế toán thanh toán với người bán và người mua.
Trong quá trình thực tập tại Công ty Cổ Phần Thiết Bị Tân Phát em nhận thấy
kế toán thanh toán với người mua người bán đóng vai trò hết sức quan trọng và
được ban lãnh đạo hết sức quan tâm. Do vậy với sự giúp đỡ của nhân viên phòng
kế toán cùng với giáo viên hướng dẫn Th.S Đặng Thị Hồng Thắm, em đã chọn đề
tài : “Hoàn thiện kế toán thanh toán với người mua và người bán tại Công ty Cổ
Phần Thiết Bị Tân Phát ”.
2.Tên và kết cấu của đề tài
Đề tài: “Kế toán thanh toán với người bán và người mua tại Công ty Cổ
phần Thiết Bị Tân Phát” ngoài mở đầu, kết luận đề tài bao gồm 3 chương sau:
Chương 1: Cở sở lý luận về kế toán thanh toán với người mua và người bán
trong các doanh nghiệp thương mại
Chương 2: Thực trạng kế toán thanh toán với người mua và người bán tại
Công ty Cổ Phần Thiết Bị Tân Phát.
Chương 3: Một số kế toán thanh toán với người mua và người bán tại Công ty
Cổ Phần Thiết Bị Tân Phát.
CHƯƠNG I: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KẾ TOÁN THANH TOÁN
VỚI NGƯỜI MUA VÀ NGƯỜI BÁN TRONG CÁC DOANH
NGHIỆP THƯƠNG MẠI
1.1.
QUAN HỆ THANH TOÁN VỚI NGƯỜI MUA, NGƯỜI BÁN TRONG
HOẠT ĐỘNG KINH DOANH CỦA DOANH NGHIỆP VÀ NHIỆM VỤ KẾ TOÁN
Hoạt động kinh doanh thương mại là hoạt động lưu thông phân phối hàng
hóa trên thị trường buôn bán của từng quốc gia riêng biệt hoặc giữa các quốc gia
với nhau. Hoạt động đặc trưng cơ bản của một doanh nghiệp thương mại là quá
trình lưu chuyển hàng hóa gồm: mua, bán và dự trữ hàng hóa mà không làm thay
đối hình thái vật chất của hàng. Đối tượng kinh doanh thương mại được chia theo
ngành hàng bao gồm: hàng vật tư, thiết bị; hàng công nghệ phẩm tiêu dùng; hàng
lương thực, thực phẩm chế biến. Sự khác biệt trong hoạt động của doanh nghiệp
thương mại so với doanh nghiệp sản xuất và doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ đã
làm cho kế toán trong doanh nghiệp thương mại có những điểm riêng biệt để có thể
phản ánh một cách đúng nhất tình hình hoạt động của doanh nghiệp.
1.1.1. Khái niệm, vị trí của thanh toán với người mua và người bán trong các
quan hệ thanh toán
Quan hệ thanh toán được hiểu là quan hệ kinh tế xảy ra khi doanh nghiệp có
quan hệ phải thu, phải trả với các con nợ, chủ nợ của mình về một khoản vay nợ
tiền vốn trong sản xuất kinh doanh. Một chu kì sản xuõt kinh doanh cú liên tục hay
không, cung cầu về vốn trong kinh doanh có cân đối hay không phụ thuộc rất
nhiều vào quan hệ thanh toán của doanh nghiệp. Phân theo đối tượng thanh toán cú
cỏc quan hệ thanh toán chủ yếu sau:
- Quan hệ thanh toán giữa doanh nghiệp với khách hàng
- Quan hệ thanh toán với nhà cung cấp
- Quan hệ thanh toán vói Ngân sách nhà nước
- Quan hệ thanh toán giữa doanh nghiệp với các bên đối tác liên doanh
- Quan hệ thanh toán nội bộ
- Các quan hệ thanh toán khác: như quan hệ thanh toán với Ngân hàng, các tổ
chức tài chính về các khoản tiền vay, quan hệ thế chấp, ký quỹ, ký cược.
1
Sở dĩ có quan hệ thanh toán là do sự chiếm dụng vốn lẫn nhau giữa doanh
nghiệp với các tổ chức, cá nhân. Khi doanh nghiệp tiến hành sản xuất kinh doanh
sẽ phát sinh hàng loạt các chi phí như chi phí mua hàng, chi phí trả lương công
nhân viên, các khoản phải nộp ngân sách nhà nước…Việc chi trả các khoản này
đòi hỏi một lượng vốn rất lớn vượt xa lượng vốn mà doanh nghiệp huy động được
từ các chủ sở hữu của mình nên việc chi trả ngay lập tức tất cả các khoản chi phớ
đú bằng tiền mặt là không thể thực hiện được dẫn đến việc doanh nghiệp phải
chiếm dụng vốn của các tổ chức, cá nhân để duy trì hoạt động sản xuất kinh doanh
của mình.
Các khoản phải thanh toán trong doanh nghiệp bao gồm khoản phải thu và
khoản phải trả. Trong đó các khoản phải thu là phần vốn doanh nghiệp bị các tổ
chức khác chiếm dụng và có trách nhiệm thu hồi. Các khoản phải trả là các khoản
doanh nghiệp đi vay hoặc chiếm dụng vốn của các tổ chức cá nhân khác và doanh
nghiệp có nghĩa vụ chi trả.
Trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh thì doanh nghiệp có quan hệ
thanh toán với rất nhiều tổ chức cá nhân khác nhau nhưng quan hệ thanh toán với
người mua và người bán có vai trò rất quan trọng. Nghiệp vụ thanh toán với người
bán phát sinh trong quá trình cung ứng các yếu tố đầu vào cho quá trình kinh
doanh. Khi sự vận động của vật tư và tiền tệ không cùng một thời điển thì sẽ xuất
hiện khoản phải thu, phải trả người bán.
Nghiệp vụ thanh toán với người mua là nghiệp vụ phát sinh trong quá trình
bán sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ khi thời điểm bán hàng và thu tiền không cùng
một thời điểm.
Quan hệ thanh toán với người bán và người mua nảy sinh trong quá trình
doanh nghiệp thực hiện giai đoạn mua hàng và bán hàng - hai giai đoạn cơ bản đối
với bất cứ một doanh nghiệp kinh doanh thương mại nào. Do vậy đối với các
doanh nghiệp nói chung và doanh nghiệp kinh doanh thương mại nói riền thì
nghiệp vụ thanh toán với người mua và người bán phát sinh thường xuyên nhất,
nhiều nhất trong doanh nghiệp và quy mô của các nghiệp vụ thanh toán này luôn
chiếm tỷ trọng rất lớn trong các quan hệ thanh toán phát sinh trong doanh nghiệp.
2
1.1.2. Vai trò của thanh toán với người mua, người bán trong hoạt động kinh
doanh của doanh nghiệp
Doanh nghiệp không thể chi trả tất cả các chi phí phát sinh trong hoạt động
kinh doanh với lượng vốn chủ sở hữu có hạn dẫn đến việc phải chiếm dụng vốn của tổ
chức khác làm phát sinh quan hệ thanh toán. Trong tất cả các khoản phải thu thì phải
thu khách hàng chiếm tỷ trọng lớn nhất. Luồng tiền thu được từ khách hàng là
nguồn chính để doanh nghiệp chi trả các khoản nợ và tiếp tục chu kì kinh doanh
của mình. Việc quản lý và thu hồi nợ tốt sẽ nâng cao khả năng thanh toán của
doanh nghiệp đảm bảo cho doanh nghiệp có tình hình tài chính vững mạnh để vượt
qua những khó khăn có thể gặp phải trong suốt quá trình hoạt động của mình và
quyết định sự liên tục của quá trình sản xuất kinh doanh.
Quan hệ thanh toán là yếu tố của hoạt động tài chính và là cơ sở cho công
tác quản lý tài chính của doanh nghiệp. Việc bảo đảm cho quan hệ thanh toán tiến
hành một cách hợp lý và hiệu quả sẽ góp phần nâng cao khả năng thanh toán và
hiệu quả hoạt động tài chính của doanh nghiệp.
Việc hạch toán các nghiệp vụ thanh toán chi tiết theo đối tượng, thời gian
và tình hình thanh toán sẽ cung cấp cho nhà quản lý các thông tin cần thiết cho
quản lý tài chính. Thông qua các thông tin này các nhà quản trị sẽ nắm được tình
hình thanh toán của doanh nghiệp để từ đó đưa ra các chính sách thu hồi nợ, thanh
toán nợ và cân đối tài chính doanh nghiệp giữa vốn chiếm dụng và vốn bị chiếm
dụng sao cho hợp lý.
Tất cả các nghiệp vụ liên quan đến thanh toán phát sinh đều được biểu hiện
qua các chứng từ, sổ sách kế toán nên việc quản lý các khoản nợ và thu hồi nợ
phải được tiến hành thông qua kế toán. Từ sự quản lý thường xuyên và chi tiết của
kế toán mà ban giám đốc sẽ có những quyết định đúng đắn, biện pháp kịp thời
trong việc thu hồi nợ phải thu sớm nhất có thể từ phía khách hàng nhưng vẫn phải
đảm bảo duy trì mối quan hệ tốt với bạn hàng, đồng thời chi trả đúng hạn cho
người bán nhằm nâng cao uy tín cho công ty.
Nhìn chung quan hệ thanh toán với người mua và người bán có ảnh hưởng
trọng yếu đến tình hình tài chính của doanh nghiệp. Quản lý tốt quan hệ thanh toán
3
này sẽ giúp doanh nghiệp đảm bảo tình hình tài chính của doanh nghiệp luôn ổn
định và lành mạnh.
1.1.3. Đặc điểm nghiệp vụ thanh toán với người mua, người bán trong các
doanh nghiệp thương mại và nhiệm vụ kế toán
1.1.3.1.
Đặc điểm nghiệp vụ thanh toán với người mua, người bán
Khi một nghiệp vụ mua, bán hàng hóa phát sinh thì cùng với những điều
kiện về đặc tính sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ hai bên cũng sẽ thỏa thuận những
điều khoản liên quan đến thanh toán để tránh xảy ra tranh chấp trong tương lai.
Các điều kiện về thanh toán thường gồm: điều kiện về tiền tệ, phương thức thanh
toán, địa điểm, thời hạn thanh toán, chiết khấu thanh toán.
Về điều kiện tiền tệ, với các hoạt động thanh toán trong một nước thì đồng
tiền được lựa chọn trong thanh toán là đồng tiền thống nhất của quốc gia. Chẳng
hạn, hoạt động giao dịch mua bán hàng hóa diễn ra tại Việt Nam thì đồng tiền sử dụng
chủ yếu và Việt Nam đồng, ngoài ra còn sử dụng một số đồng ngoại tệ mạnh như
USD, EURO trong thanh toán. Với quan hệ thanh toán quốc tế thì tiền tệ được sử
dụng trong thanh toán thường là các ngoại tệ mạnh như: USD, EURO, JPY, GBP
trong đó USD và EURO là được sử dụng nhiều nhất.
Các điều kiện về phương thức, địa điểm, thời hạn thanh toán, chiết khấu
thanh toán… được thỏa thuận cụ thể trong từng hợp đồng thương mại, phù hợp với
nội dung kinh tế của hợp đồng và mối quan hệ của các bên liên quan sao cho việc
thanh toán có thể diễn ra thuận lợi và nhanh chóng nhất.
Các nghiệp vụ thanh toán trong doanh nghiệp liên quan đến nhiều đối tượng.
Đối tượng của nghiệp vụ thanh toán rất đa dạng có thể là người mua, người bán,
công nhân viên hoặc nhà nước, ngân hàng…, có thể là ở trong nước hoặc nước
ngoài. Vì vậy việc quản lý các đối tượng này đòi hỏi phải hợp lý, khoa học và
được thực hiện một cách có hệ thống.
Trong các doanh nghiệp thương mại thì các nghiệp vụ thanh toán đặc biệt là
thanh toán với người mua và người bán phát sinh nhiều hơn so với các doanh
nghiệp sản xuất do vậy việc quản lý, theo dõi các nghiệp vụ này đòi hỏi chi tiết để
đảm bảo không bỏ sót một khoản phải trả hay phải thu nào.
4
Hoạt động thanh toán ảnh hưởng rất lớn đến tình hình tài chính của doanh
nghiệp và là một chỉ tiêu quan trọng trong quản lý tài chính. Tùy theo đặc điểm sản
xuất kinh doanh mà quy định liên quan đến hoạt động thanh toán của các doanh
nghiệp cũng có những nét đặc thù, phù hợp với đặc điểm và quy mô đơn vị. Không
chỉ dừng lại ở việc xây dựng chính sách mà các doanh nghiệp cần phải có những
biện pháp tổ chức, giám sát và đôn đốc, kiểm tra việc tuân thủ các quy định đã đề
ra để đảm bảo hoạt động thanh toán trong doanh nghiệp đạt hiệu quả cao nhất,
tránh cho doanh nghiệp những rủi ro tài chính có thể gặp phải liên quan đến thanh
toán.
1.1.3.2.
Nhiệm vụ kế toán
Để có được những thông tin chính xác, kịp thời tình hình thanh toán với
người mua người bán trong doanh nghiệp thì kế toán đóng vai trò rất quan trọng.
Để làm tốt chức năng thông tin và kiểm tra của mình kế toán phải thực hiện các
nhiệm vụ sau:
- Kế toán phải tổ chức ghi chép nhằm theo dõi chặt chẽ các khoản phải thu,
phải trả chi tiết theo từng đối tượng, từng khoản nợ, từng thời gian, đốn đốc việc
thanh toán kịp thời, tránh chiếm dụng vốn lẫn nhau.
- Đối với những khách nợ có quan hệ giao dịch mua, bán thường xuyên hoặc
có số dư nợ lớn thì định kỳ hoặc cuối niên độ kế toán, kế toán cần tiến hành kiểm
tra, đối chiếu từng khoản nợ phát sinh, số đã thanh toán và số còn nợ. Nếu cần có
thể yêu cầu khách hàng xác nhận nợ bằng văn bản.
- Giám sát việc thực hiện chế độ thanh toán công nợ và tình hình chấp hành
kỷ luật thanh toán.
- Tổng hợp, cung cấp thông tin kịp thời về tình hình công nợ từng loại cho
quản lý để có biện pháp xử lý.
- Kế toán cần tổ chức hệ thống tài khoản, hệ thống sổ kế toán chi tiết, sổ
tổng hợp để phản ánh công nợ phải thu và phải trả. Đồng thời kế toán cũng cần xây
dựng cá nguyên tắc, quy trình kế toán chi tiết, kế toán tổng hợp thanh toán với
người bán, người mua sao cho khoa học và hợp lý, phù hợp với đặc điểm của
doanh nghiệp mà vẫn đảm bảo tuân thủ quy định và chế độ.
5
1.2.
CÁC PHƯƠNG THỨC THANH TOÁN ÁP DỤNG PHỔ BIẾN TRONG
CÁC DOANH NGHIỆP THƯƠNG MẠI.
Phương thức thanh toán là yếu tố rất quan trọng trong hoạt động thương mại,
thông thường khi có giao dịch phát sinh thì hai bên đồng thời thống nhất phương
thức thanh toán áp dụng cho giao dịch đó. Các phương thức thanh toán mà doanh
nghiệp thương mại thường sử dụng có thể chia thành thanh toán bằng tiền mặt và
thanh toán không dùng tiền mặt. Xu hướng của các doanh nghiệp là tiến tới thanh
toán không dùng tiền mặt, hạn chế việc sử dụng tiền mặt trong lưu thông như vật
sẽ an toàn, tiết kiệm chi phí và doanh nghiệp có thể quản lý việc thanh toán dễ
dàng hơn.
1.2.1. Phương thức thanh toán bằng tiền mặt
Phương thức thanh toán bằng tiền mặt hiện nay không được các doanh
nghiệp sử dụng nhiều. Thanh toán bằng tiền mặt chủ yếu áp dụng cho những giao
dịch phát sinh số tiền nhỏ, nghiệp vụ đơn giản và khoảng cách địa lý giữa hai bên
hẹp hoặc thanh toán cho công nhân viên. Nhìn chung việc sử dụng phương thức
thanh toán bằng tiền mặt ngày càng thu hẹp, các doanh nghiệp đang chuyển dần
sang thanh toán không dùng tiền mặt. Phương thức thanh toán bằng tiền mặt có thể
chia thành:
-
Thanh toán bằng Việt Nam đồng
-
Thanh toán bằng ngoại tệ
-
Thanh toán bằng hối phiếu ngân hàng
-
Thanh toán bằng vàng, bạc, kim khí quý, đá quý hoặc giấy tờ có giá trị
như tiền.
1.2.2. Phương thức thanh toán không dùng tiền mặt
Phương thức thanh toán này được các doanh nghiệp sử dụng rộng rãi trong
hoạt động kinh doanh thương mại, áp dụng khá phổ biến trong các khoản mua bán
hàng với số lượng lớn, có giá trị cao. Các phương thức thanh toán không dùng tiền
mặt rất đa dạng, tùy theo tính chất của hoạt động thanh toán mà các doanh nghiệp
sẽ lựa chọn những phương thức thanh toán phù hợp nhất. Có thể kể ra đây một số
loại phương thức thanh toán không dùng tiền mặt chủ yếu sau.
6
1.2.2.1.Hình thức thanh toán nội địa.
1.2.2.1.1. Thanh toán bằng séc:
Séc là một loại chứng từ do ngân hàng phát hành cho đơn vị có tài khoản tiền
gửi tại ngân hàng sử dụng để thanh toán các khoản tiền để chi tiêu hoặc để rút tiền
mặt từ ngân hàng về quỹ.
+ Loại séc mà doanh nghiệp dùng để rút tiền mặt từ ngân hàng về quỹ gọi là
séc tiền mặt.
+Loại séc mà doanh nghiệp sử dụng để thanh toán các khoanrchi tiêu, thanh
toán các hợp đồng cung ứng, dịch vụ với nhà cung cấp gọi là séc thanh toán. Séc
thanh toán bao gồm nhiều loại như: Séc chuyển khoản, séc bảo chi, séc định mức,
séc chuyển tiền.
- Séc chyển khoản: Dùng để thanh toán và mua bán hàng hóa giữa các đơn vị
có mở sổ tài khoản. Séc có tác dụng để thanh toán chuyển khoản không có giá trị
để lĩnh tiền mặt, séc phát hành chỉ có giá trị trong thời hạn quy định.
- Séc bảo chi: Là séc chuyển khoản được ngân hàng đảm bảo chi số tiền ghi
trên từng tờ séc đó.Khi phát hành séc đơn vị phát hành đưa đến ngân hàng để đóng
dấu đảm bảo chi cho tờ séc đó. Séc này dùng để thanh toán chủ yếu giữa các đợ vị
mua bán vật tư, hàng hóa…có mở sổ tài khoản nhưng chưa tín nhiệm lẫn nhau.
- Séc định mức: Là loại séc chuyển khoản nhưng chỉ được ngân hàng đảm
bảo chi tổng số tiền nhất định trong cả quyển séc. Số séc định mức có thể dùng
thanh toán trong cùng địa phương hoặc khác địa phương. Khi phát hành, đơn vị chỉ
được phát hành trong phạm vi ngân hàng đảm bảo chi. Mỗi lần phát hành phải ghi
số hạn mức còn lại vào mặt sau của tờ séc. Đơn vị bán khi nhận séc phải kiểm tra
hạn mức còn lại của quyển séc.
- Séc chuyển tiền cầm tay: Là loại séc chuyển khoản cầm tay, được ngân
hàng đảm bảo thanh toán.
1.2.2.2.Thanh toán bằng ủy nhiệm chi chuyển tiền.
Ủy nhiệm chi là giấy ủy nhiệm của chủ tài khoản nhờ ngân hàng phục vụ
mình chuyển một số tiền nhất định để trả cho nhà cung cấp.
7
1.2.2.3.Thanh toán bằng ủy nhiệm thu:
Ủy nhiệm thu là hình thức mà chủ tài khoản ủy nhiệm cho ngân hàng thu hộ
số tiền nào đó từ khách hàng hoặc các đối tượng khác.
1.2.2.4.Thanh toán bù trừ:
Áp dụng trong điều kiện hai tổ chức có quan hệ mua và bán hàng hóa hoặc
cung ứng dịch vụ lẫn nhau. Theo hình thức thanh toán này, định kỳ hai bên phải
đối chiếu giữa số tiền được thanh toán và số tiền phải thanh toán với nhau do bù
trừ lẫn nhau. Các bên tham gia thanh toán chỉ cần phải chi trả số tiền chênh lệch
sau khi đã bù trừ. Việc thanh toán giữa hai bên phải trên cơ sở thỏa thuận rồi lập
thành văn bản để làm căn cứ ghi sổ và theo dõi.
1.2.2.5 Thanh toán bằng thư tín dụng:
Trong thực tế, hình thức này ít sử dụng trong thanh toán nội địa nhưng lại phát
huy tác dụng và được sử dụng phổ biến trong thanh toán quốc tế, với đồng tiền
thanh toán chủ yếu là ngoại tệ.
1.2.3. Hình thức thanh toán quốc tế.
1.2.3.1.Phương thức thanh toán quốc tế thông qua thư tín dụng.
Phương thức tín dụng chứng từ là một sự thỏa thuận trong đó một ngân hàng
mở thư tín dụng (Letter of Credit – L/C) theo yêu cầu của người mở thư tín dụng
sẽ trả một số tiền nhất định cho người hưởng lợi hoặc chấp nhận hối phiếu do
người này ký phát trong phạm vi số tiền trong thư tín dụng khi người này xuất
trình cho ngân hàng bộ chứng từ thanh toán phù hợp với những quy định đề ra
trong thư tín dụng.
- Thể chế hiện hành: Thư tín dụng dùng để chi trả tiền hàng trong điều kiện
người bán đòi hỏi phải trả tiền ngay khi giao hàng phù hợp với số tiền hàng đã ký
trong hợp đồng. Trường hợp này áp dụng khi hai bên có quan hệ mua bán không
thường xuyên hoặc không có sự tin tưởng lẫn nhau. Thanh toán bằng hình thức thư
tín dụng (L/C) đảm bảo an toàn cho cả người bán và người mua thông qua sự đảm
bảo của ngân hàng.
Tất cả mọi trường hợp có xuất hiện tranh chấp về hàng hóa đã giao và tiền
hàng đac trả thì hai bên tự bàn bạc, giải quyết, ngân hàng không chịu trách nhiệm.
8
L/C chỉ được áp dụng thanh toán với các tổ chức kinh tế có tài khoản tại các ngân
hàng trong cùng hệ thống.
1.2.3.2. Phương thức thanh toán bằng điện chuyển tiền (TELETRANMISSION)
Về phương thức thanh toán cơ bản giống thanh toán bằng thư tín dụng nhưng
có sự thuận tiện đơn giản hơn nhiều về thủ tục thanh toán. Thông thường hình thức
này chỉ được áp dụng trong trường hợp giữa hai bên có sự giao dịch thường xuyên
lâu dài, có sự tin tưởng lẫn nhau và bên bán chấp nhận cho bên mua thanh toán
bằng điện chuyển tiền(TTR). Việc thanh toán được tiến hành sau khi nhận hàng,
thời gian do hai bên thảo thuận.
1.3. KẾ TOÁN NGHIỆP VỤ THANH TOÁN VỚI NGƯỜI MUA( Phụ Lục
-01A,01B)
1.3.1. Nguyên tắc kế toán thanh toán với người mua
Để theo dõi kịp thời, chính xác các nghiệp vụ thanh toán với người mua kế
toán cần quán triệt các nguyên tắc sau:
Phải theo dõi chi tiết từng khoản nợ phải thu theo từng đối tượng, thường
xuyên đối chiếu, kiểm tra đôn đốc việc thu hồi nợ
Đối với các khách hàng giao dịch thường xuyên, có số dư nợ lớn thì định kỳ
hoặc cuối tháng kế toán phải kiểm tra, đối chiếu từng khoản nợ phát sinh, số đã
thanh toán, số còn phải thanh toán, có xác nhận bằng văn bản.
Đối với các khoản phải thu có gốc ngoại tệ thì phải theo dõi cả nguyên tệ và
quy đổi theo VNĐ. Các khoản phải thu lúc cho nợ được phản ánh theo tỷ giá hối
đoái thực tế tại thời điểm đó, lúc thu nợ phản ánh theo tỷ giá lúc cho nợ còn phần
chênh lệch phản ánh vào thu chi hoạt động tài chính. Cuối kỳ phải điều chỉnh số dư
khoản phải thu theo tỷ giá thực tế.
Đối với các khoản phải thu phát sinh bằng vàng bạc, đá quý cần chi tiết theo
cả chỉ tiêu giá trị và hiện vật. Cuối kỳ phải điều chỉnh số dư theo tỷ giá thực tế.
Cần phải phân loại các khoản phải thu khách hàng theo thời gian thanh toán
cũng như theo đối tượng nhất là những đối tượng có vấn đề để có kế hoạch và biện
pháp thu hồi nợ.
9
1.3.2. Tài khoản sử dụng
Để theo dõi các khoản nợ phải thu và tình hình thanh toán các khoản nợ phải
thu của doanh nghiệp với khách hàng kế toán sử dụng tài khoản 131 - Phải thu của
khách hàng. Tải khoản này được kế toán theo dõi chi tiết theo từng đối tượng phải
thu, từng nội dung phải thu và ghi chép theo từng lần thanh toán. Tài khoản 131 có
kết cấu như sau:
Bên Nợ:
- Số tiền phải thu của khách hàng về hàng để bán
- Trị giá hàng đã giao trừ vào tiền ứng trước của khách hàng
- Trả lại tiền hàng ứng trước thừa cho khách hàng
Bên Có:
- Số tiền đã thu của khách hàng
- Số tiền đã nhận ứng trước, trả trước của khách hàng;
- Chiết khấu thanh toán, giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại, chiết khẩu
thương mại trừ vào nợ phải thu của khách hàng
Số dư bên Nợ: Số tiền còn phải thu của khách hàng;
Số dư bên Có: Số tiền nhận trước của khách hàng
Tuyệt đối không được bù trừ số dư bên Nợ, Có của tài khoản 131 mà phải căn
cứ vào số dư chi tiết từng bên để lấy số liệu ghi trên bảng cân đối kế toán.
1.3.3. Chứng từ sử dụng:
- Hóa đơn bán hàng( Hoặc HĐ thuế GTGT) do doanh nghiệp lập
- Giấy nhận nợ hoặc lệnh phiếu do khách hàng lập
- Chứng từ thu tiền: Phiếu thu, giấy báo có…
1.3.4.Phương pháp kế toán thanh toán với người mua:
Dưới đây là phương pháp hạch toán kế toán một số nghiệp vụ kinh tế chủ yếu
liên quan đến thanh toán với người mua phát sinh trong doanh nghiệp:( Chi tiết
xem tại phụ lục 01A, 01B)
Phương pháp kế toán“Dự phòng nợ phải thu khó đòi”( Phụ Lục -02)
Dự phòng nợ phải thu khó đòi là dự phòng phần giá trị bị tổn thất của các
10
khoản phải thu quá hạn thanh toán, nợ phải thu chưa quá hạn thanh toán nhưng có
thể không đòi được do khách nợ không có khả năng thanh toán. Việc lập dự phòng
nợ phải thu khó đòi sẽ giúp cho doanh nghiệp chuẩn bị trước một khoản chi phí thực
tế chưa phát sinh vào chi phí quản lý để có nguồn tài chính cần thiết bù đắp cho
những thiệt hại do không thu hồi được nợ có thể xảy ra trong niên độ kế toán.
Theo thông tư 228/2009 hướng dẫn chế độ trích lập và sử dụng các khoản dự
phòng giảm giá hàng tồn kho, tổn thất các khoản đầu tư tài chính, nợ khó đòi và bảo
hành sản phẩm hàng hóa, công trình xây lắp tại doanh nghiệp thì việc lập dự phòng
phải thu khó đòi được quy định như sau:
Căn cứ xác định nợ phải thu khó đòi: Khoản nợ phải có chứng từ gốc, có đối
chiếu xác nhận của khách nợ về số tiền nợ. Nợ phải thu đã quá hạn ghi trên hợp
đồng kinh tế, các khế ước vay nợ hoặc cam kết nợ khác. Nợ phải thu chưa đến thời
hạn thanh toán nhưng tổ chức kinh tế lâm vào tình trạng phá sản hoặc đang làm thủ
tục giải thể, người nợ mất tích, bỏ trốn hoặc đang bị truy tố, giam giữ, xét xử, thi
hành án hoặc đã chết.
Mức trích lập dự phòng đói với các khoản nợ quá hạn thanh toán: lập dự
phòng 30% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 6 tháng đến dưới 1 năm,
50% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 1 năm đến dưới 2 năm, 70% giá
trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 2 năm đến dưới 3 năm. 100% giá trị đối
với khoản nợ phải thu từ 3 năm trở lên.
Sau khi lập dự phòng cho từng khoản nợ phải thu khó đòi, doanh nghiệp tổng
hợp toàn bộ khoản dự phòng các khoản nợ cào bảng kê chi tiết để làm căn cứ hạch
toán vào chi phí quản lý của doanh nghiệp.
* Xử lý khoản dự phòng.
- Cuối niên độ kế toán, kế toán tính ra số dự phòng phải thu khó đòi cần trích lập:
+ Nếu số dự phòng phải thu khó đòi cần trích lập ở kỳ kế toán này lớn hơn số
dự phòng đã lập ở kỳ kế toán trước chưa dùng hết phần chênh lệch được tính vào
chi phí, ghi:
Nợ TK 642(2) – Chi phí quản lý doanh nghiệp
Có TK 159(2) – Dự phòng phải thu khó đòi
+ Ngược lại phần chênh lệch được hoàn nhập, kế toán ghi:
Nợ TK 159(2) – Dự phòng phải thu khó đòi
11
Có TK 642(2) – Chi phí quản ký doanh nghiệp
- Trong niên độ kế toán, những khoản phải thu khó đòi trong nhiều năm, DN
đã cố gắng thu nhưng không thu được thì có thể xoá sổ những khoản nợ phải thu
khó đòi, ghi:
Nợ TK159(2)- Số đã lập dự phòng
Nợ TK 642(2) - Số chưa lập dự phòng
Có TK 131- Phải thu khách hàng
Có TK 138- Phải thu khác
Đồng thời ghi Nợ TK 004- Nợ khó đòi đã xử lý. Số nợ này được theo dõi
trong thời hạn quy định của cơ chế tài chính chờ khả năng người mắc nợ ó điều
kiện thanh toán.
- Đối với những khoản nợ phải thu khó đòi đã xử lý xoá nợ nay lại thu được,
số tiền thu được sau khi đã trừ chi phí để thu hồi nợ, kế toán căn cứ vào giá trị thực
tế của khoản nợ đã thu hồi được, kế toán ghi:
Nợ TK 111,112
Có TK 711- Thu nhập khác
Đồng thời ghi Có TK 004- Nợ khó đòi đã xử lý
- Các khoản phải thu khó đòi có thể được bán cho các công ty mua, bán nợ.
Khi hoàn thành thủ tục bán các khoản nợ phải thu (đang phản ánh trên bảng
CĐKT) cho công ty mua bán nợ và thu được tiền, ghi:
Nợ TK 111,112,…(số tiền thu được từ việc bán nợ)
Nợ TK 159(2)- Dự phòng phải thu khó đòi (số đã lập dự phòng)
Nợ TK liên quan- ( Phần còn lại, căn cứ theo quyết định)
Có TK 131,138,…
1.4.KẾ TOÁN NGHIỆP VỤ THANH TOÁN VỚI NGƯỜI BÁN( Phụ Lục03A, 03B)
1.4.1.Nguyên tắc kế toán thanh toán với người bán
Để theo dõi kịp thời, chính xác các nghiệp vụ thanh toán với người bán kế
toán cần quán triệt các nguyên tắc sau:
Phải theo dõi chi tiết từng khoản nợ phải trả nhà cung cấp theo từng đối
12
tượng, thường xuyên đối chiếu, kiểm tra đôn đốc việc thu hồi nợ
Đối với các nhà cung cấp giao dịch thường xuyên, có số dư nợ lớn thì định kỳ
hoặc cuối tháng kế toán phải kiểm tra, đối chiếu từng khoản nợ phát sinh, số đã
thanh toán, số còn phải thanh toán, có xác nhận bằng văn bản.
Đối với các khoản phải trả có gốc ngoại tệ thì phải theo dõi cả nguyên tệ và
quy đổi theo VNĐ. Đối với các khoản phải trả nhận nợ được phản ánh theo tỷ giá
hối đoái thực tế tại thời điểm đó. Đối với công nợ phải trả lúc trả nợ phản ánh theo
tỷ giá lúc cho nợ hoặc nhận nợ. Phần chênh lệch phản ánh vào thu chi hoạt động
tài chính. Cuối kỳ phải điều chỉnh số dư khoản phải trả theo tỷ giá thực tế.
Đối với các khoản phải trả phát sinh bằng vàng, bạc, đá quý cần chi tiết theo
cả chỉ tiêu giá trị và hiện vật. Cuối kỳ phải điều chỉnh số dư theo tỷ giá thực tế.
Cần phải phân loại các khoản phải trả khách hàng theo thời gian thanh toán
cũng như theo đối tượng để có kế hoạch thanh toán phù hợp.
1.4.2Tài khoản sử dụng
Để theo dõi tình hình thanh toán các khoản nợ phải trả của doanh nghiệp cho
người bán kế toán sử dụng tài khoản 331 - Phải trả cho người bán. Tài khoản này
được kế toán theo dõi chi tiết theo từng đối tượng phải trả. Tài khoản 331 có kết
cấu như sau:
Bên Nợ:
- Số tiền đã trả cho người bán
- Số tiền ứng trước cho người bán nhưng chưa nhận hàng
- Chiết khấu thanh toán, chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán, hàng mua
trả lại người bán trừ vào nợ phải trả
Bên Có:
- Số tiền phải trả cho người bán
- Giá trị hàng đã nhận trừ vào tiền ứng trước cho người bán hoặc nhận lại tiền
ứng trước thừa từ người bán
- Điều chỉnh giá tạm tính về giá thực tế của hàng đã khi có hóa đơn hoặc
thông báo giá chính thức.
Số dư bên Có: Số tiền còn phải trả cho người bán
Số dư bên Nợ: Số tiền ứng trước cho người bán
Tuyệt đối không được bù trừ số dư hai bên Nợ, Có của tài khoản 331 mà
13
phải căn cứ vào số dư chi tiết từng bên để lấy số liệu ghi trên bảng cân đối kế toán.
1.4.3.Chứng từ sử dụng:
Các chứng từ về mua hàng: Hợp đồng mua bán, hóa đơn bán hàng( hoặc hóa
đơn thuế GTGT) do người bán lập, biên bản kiểm nghiệm vật tư, sản phẩm hàng
hóa, phiếu nhập kho, biên bản giao nhận TSCĐ…
- Chứng từ ứng trước tiền: phiếu thu( Do người bán lập)
- Các chứng từ thanh toán tiền mua hàng: phiếu chi, giấy báo nợ, ủy nhiệm
chi, séc…
- Tùy theo quy mô, đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh và trình độ tổ
chức quản lý của doanh nghiệp mà lựa chọn số lượng, loại chứng từ sao cho phù
hợp. Trong trường hợp doanh nghiệp muốn sử dụng loại chứng từ không có trong
quy định nhằm tạo điều kiện thuận lợi hơn cho công tác thanh toán thì có văn bản
cho phép của nhà nước.
1.4.4. Phương pháp kế toán thanh toán với người bán.
Dưới đây là phương pháp hạch toán kế toán một số nghiệp vụ kinh tế chủ yếu
liên quan đến thanh toán với người bán phát sinh trong doanh nghiệp:( Xem chi tiết
tại phụ lục 03)
14
CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG KẾ TOÁN THANH TOÁN VỚI
NGƯỜI MUA, NGƯỜI BÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THIẾT BỊ
TÂN PHÁT
2.1. GIỚI THIỆU VỀ TỔNG CÔNG TY CỔ PHẦN THIẾT BỊ TÂN PHÁT
2.1.1.Quá trình hình thành và phát triển Công ty
Từ tháng 10 năm 1995 dưới hình thức văn phòng đại diện cho 1 số hãng của
Châu Âu tại Việt Nam, năm 1999 thành lập Công ty TNHH Tân Phát, đến năm
2006 chuyển sang hình thức công ty cổ phần (Công ty Cổ Phần Tân Phát). Đến nay
Công ty Tân Phát là 1 trong các Công ty hàng đầu Việt Nam chuyên cung cấp dịch
vụ thương mại và kỹ thuật, thực hiện các gói thầu EPC hoặc cung cấp các dịch vụ
theo yêu cầu của từng khách hàng như: tư vấn, thiết kế, cung cấp thiết bị, chuyển
giao công nghệ cho đến dịch vụ bảo hành, bảo trì dài hạn theo hệ thống quản lý.
Công ty Cổ Phần Thiết Bị Tân Phát - Tên giao dịch quốc tế là: Tan phat
equipment joint stock Company. Công ty được thành lập theo giấy chứng nhận
đăng ký kinh doanh 073450 ngày 27/09/1999. Năm 2006 Công ty chuyển đổi sang
mô hình Công ty cổ phần hoạt động theo gấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số
0103010893 ngày 15/02/2006 do sở kế hoạch đầu tư TP Hà Nội cấp.
- Địa chỉ trụ sở chính: Km 12 – Quốc lộ 1A, Thanh Trì, Hà Nội.
- Điện thoại: 043.6812043
- Mã số thuế: 0100981927.
- Fax: 04.6812042,
- Website: WWW.tanphat.com; Email:
[email protected].
- Tài khoản số: 10320032973011 tại Ngân hàng techcombank chi nhánh
Thăng Long.
- Vốn điều lệ: 35.000.000.000 đồng (ba mươi lăm tỷ đồng).
- Người đại diện: Ông Nguyễn Minh Tân; chức vụ Tổng Giám đốc Công ty.
- Số lượng công nhân viên Công ty: 142 lao động.
- Hình thức pháp lý: Là Công ty Cổ phần, trong đó ông Nguyễn Trung Phong
là Chủ tịch hội đồng quản trị nắm giữ 71.994 cổ phần. Ông Nguyễn Minh Tân
15