Tài liệu Hoàn thiện kế toán thanh toán với người mua và người bán tại công ty cổ phần thiết bị tân phát

  • Số trang: 44 |
  • Loại file: DOC |
  • Lượt xem: 160 |
  • Lượt tải: 0
nhattuvisu

Đã đăng 27125 tài liệu

Mô tả:

MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU .......................................................................................................... CHƯƠNG I: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KẾ TOÁN THANH TOÁN VỚI NGƯỜI MUA VÀ NGƯỜI BÁN TRONG CÁC DOANH NGHIỆP THƯƠNG MẠI....................................................................................................... 1.1. QUAN HỆ THANH TOÁN VỚI NGƯỜI MUA, NGƯỜI BÁN TRONG HOẠT ĐỘNG KINH DOANH CỦA DOANH NGHIỆP VÀ NHIỆM VỤ KẾ TOÁN ........................................................................................ 1.1.1. Khái niệm, vị trí của thanh toán với người mua và người bán trong các quan hệ thanh toán ...................................................................................... 1.1.2. Vai trò của thanh toán với người mua, người bán trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp ........................................................................... 1.1.3. Đặc điểm nghiệp vụ thanh toán với người mua, người bán trong các doanh nghiệp thương mại và nhiệm vụ kế toán ......................................... 1.1.3.1. Đặc điểm nghiệp vụ thanh toán với người mua, người bán 4 1.1.3.2. Nhiệm vụ kế toán ............................................................................. 1.2. CÁC PHƯƠNG THỨC THANH TOÁN ÁP DỤNG PHỔ BIẾN TRONG CÁC DOANH NGHIỆP THƯƠNG MẠI.............................................. 1.2.1. Phương thức thanh toán bằng tiền mặt ................................................... 1.2.2. Phương thức thanh toán không dùng tiền mặt ........................................ 1.2.2.1.Hình thức thanh toán nội địa. ........................................................... 1.2.2.2.Thanh toán bằng ủy nhiệm chi chuyển tiền..................................... 1.2.2.3.Thanh toán bằng ủy nhiệm thu: ........................................................ 1.2.2.4.Thanh toán bù trừ: ............................................................................ 1.2.2.5 Thanh toán bằng thư tín dụng:.......................................................... 1.2.3. Hình thức thanh toán quốc tế. ................................................................. 1.2.3.1.Phương thức thanh toán quốc tế thông qua thư tín dụng.................. 1.2.3.2. Phương thức thanh toán bằng điện chuyển tiền (TELETRANMISSION)............................................................................... 1.3. KẾ TOÁN NGHIỆP VỤ THANH TOÁN VỚI NGƯỜI MUA................... 1.3.1. Nguyên tắc kế toán thanh toán với người mua ....................................... 1.3.2. Tài khoản sử dụng ................................................................................ 1.3.3. Chứng từ sử dụng: ................................................................................. 1.3.4.Phương pháp kế toán thanh toán với người mua: .................................. 1.4.KẾ TOÁN NGHIỆP VỤ THANH TOÁN VỚI NGƯỜI BÁN.................... 1.4.1.Nguyên tắc kế toán thanh toán với người bán ....................................... 1.4.2Tài khoản sử dụng .................................................................................. 1.4.3.Chứng từ sử dụng:................................................................................. 1.4.4. Phương pháp kế toán thanh toán với người bán. .................................. CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG KẾ TOÁN THANH TOÁN VỚI NGƯỜI MUA, NGƯỜI BÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THIẾT BỊ TÂN PHÁT ......... 2.1. GIỚI THIỆU VỀ TỔNG CÔNG TY CỔ PHẦN THIẾT BỊ TÂN PHÁT ............................................................................................................................. 2.1.1.Quá trình hình thành và phát triển Công ty........................................... 2.1.2. Chức năng. ............................................................................................ 2.1.3.Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý ......................................................... 2.1.3.1.Mô hình tổ chức cơ cấu bộ máy quản lý........................................ 2.1.3.2 Chức năng, quyền hạn của từng bộ phận. ....................................... 2.1.4.Kết quả hoạt động kinh doanh................................................................... 2.2. ĐẶC ĐIỂM CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THIẾT BỊ TÂN PHÁT....................................................................................... 2.2.1. Tổ chức bộ máy kế toán...................................................................... 2.2.2. Đặc điểm tổ chức công tác kế toán ....................................................... 2.3. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN CÁC NGHIỆP VỤ THANH TOÁN VỚI NGƯỜI MUA VÀ NGƯỜI BÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THIẾT BỊ TÂN PHÁT....................................................................................... 2.3.1. Kế toán thanh toán với người mua tại công ty cổ phần thiết bị Tân Phát. ................................................................................................................ 2.3.1.1.Chứng từ sử dụng:........................................................................... 2.3.1.2 Kế toán chi tiết thanh toán với người mua tại Công Ty Cổ Phần Thiết Bị Tân Phát. ....................................................................................... 2.3.2. Kế toán thanh toán với người bán tại công ty cổ phần thiết bị Tân Phát. ................................................................................................................ CHƯƠNG III: MỘT SỐ KẾ TOÁN THANH TOÁN VỚI NGƯỜI MUA, NGƯỜI BÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THIẾT BỊ TÂN PHÁT .................... 3.1. ĐÁNH GIÁ KHÁI QUÁT TÌNH HÌNH KẾ TOÁN THANH TOÁN VỚI NGƯỜI MUA, NGƯỜI BÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THIẾT BỊ TÂN PHÁT. ........................................................................................................ 3.1.1. Ưu điểm ................................................................................................ 3.1.1.1. Về tổ chức công tác kế toán ........................................................... 3.1.1.2. Về tổ chức hạch toán thanh toán với người bán, người mua ......... 3.1.2. Hạn chế ................................................................................................. 3.2. MỘT SỐ Ý KIẾN NHẰM NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG KẾ TOÁN THANH TOÁN VỚI NGƯỜI MUA, NGƯỜI BÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THIẾT BỊ TÂN PHÁT. .......................................................................... 3.2.1. Yêu cầu hoàn thiện ............................................................................... 3.2.2. Phương hướng và giải pháp hoàn thiện................................................ KẾT LUẬN DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT BHXH : Bảo hiểm xã hội BHYT : Bảo hiểm y tế CKTM : Chiết khấu thương mại CKTT : Chiết khấu thanh toán DT : Doanh thu GĐ : Giám đốc GGHB : Giảm giá hàng bán GTGT : Giá trị gia tăng KD : Kinh doanh KT : Kế toán LĐ : Lao động LNST : Lợi nhuận sau thuế PGĐ : Phó giám đốc SXKD : Sản xuất kinh doanh TGHĐ : Tỷ giá hối đoái TK : Tài khoản TNBQ : Thu nhập bình quân TS : Tài sản TSCĐ : Tài sản cố định VCSH : Vốn chủ sở hữu XDCB : Xây dựng cơ bản LỜI MỞ ĐẦU Việt Nam trở thành thành viên chính thức của Tổ chức Thương mại thế giới (WTO) tạo cơ hội cho các doanh nghiệp hội nhập với nền kinh tế nhưng cũng đặt ra thách thức buộc các doanh nghiệp tự đổi mới để tồn tại và phát triển. Một doanh nghiệp muốn tồn tại và phát triển trong nền kinh tế thị trường thì nhân tố quyết định nhất là vấn đề thanh toán. Đối với bất kì một hợp đồng kinh tế nào thì vấn đề quan tâm đầu tiên đó là việc thanh toán như thế nào, phương thức thanh toán ra sao và liệu khi tham gia vào hợp đồng có đem lại thuận lợi gì cho doanh nghiệp không. Do vậy, mỗi doanh nghiệp cần phải có những hoạt động nhất định nhằm quản lý tốt nhất hoạt động thanh toán để tạo niềm tin cho các đối tác và cải thiện được tình hình tài chính của doanh nghiệp mình. Chế độ kế toán Việt Nam hiện hành đã có quy định cụ thể về kế toán thanh toán với người bán và người mua, đồng thời Bộ Tài chính cũng đã ban hành các Thông tư hướng dẫn nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho các doanh nghiệp khi vận dụng vào thực tế. Tuy vậy, việc vận dụng này còn phụ thuộc vào đặc thù riêng của từng ngành nghề sản xuất kinh doanh do đó đã nảy sinh rất nhiều vấn đề trong việc tổ chức hạch toán kế toán thanh toán với người bán và người mua. Trong quá trình thực tập tại Công ty Cổ Phần Thiết Bị Tân Phát em nhận thấy kế toán thanh toán với người mua người bán đóng vai trò hết sức quan trọng và được ban lãnh đạo hết sức quan tâm. Do vậy với sự giúp đỡ của nhân viên phòng kế toán cùng với giáo viên hướng dẫn Th.S Đặng Thị Hồng Thắm, em đã chọn đề tài : “Hoàn thiện kế toán thanh toán với người mua và người bán tại Công ty Cổ Phần Thiết Bị Tân Phát ”. 2.Tên và kết cấu của đề tài Đề tài: “Kế toán thanh toán với người bán và người mua tại Công ty Cổ phần Thiết Bị Tân Phát” ngoài mở đầu, kết luận đề tài bao gồm 3 chương sau: Chương 1: Cở sở lý luận về kế toán thanh toán với người mua và người bán trong các doanh nghiệp thương mại Chương 2: Thực trạng kế toán thanh toán với người mua và người bán tại Công ty Cổ Phần Thiết Bị Tân Phát. Chương 3: Một số kế toán thanh toán với người mua và người bán tại Công ty Cổ Phần Thiết Bị Tân Phát. CHƯƠNG I: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KẾ TOÁN THANH TOÁN VỚI NGƯỜI MUA VÀ NGƯỜI BÁN TRONG CÁC DOANH NGHIỆP THƯƠNG MẠI 1.1. QUAN HỆ THANH TOÁN VỚI NGƯỜI MUA, NGƯỜI BÁN TRONG HOẠT ĐỘNG KINH DOANH CỦA DOANH NGHIỆP VÀ NHIỆM VỤ KẾ TOÁN Hoạt động kinh doanh thương mại là hoạt động lưu thông phân phối hàng hóa trên thị trường buôn bán của từng quốc gia riêng biệt hoặc giữa các quốc gia với nhau. Hoạt động đặc trưng cơ bản của một doanh nghiệp thương mại là quá trình lưu chuyển hàng hóa gồm: mua, bán và dự trữ hàng hóa mà không làm thay đối hình thái vật chất của hàng. Đối tượng kinh doanh thương mại được chia theo ngành hàng bao gồm: hàng vật tư, thiết bị; hàng công nghệ phẩm tiêu dùng; hàng lương thực, thực phẩm chế biến. Sự khác biệt trong hoạt động của doanh nghiệp thương mại so với doanh nghiệp sản xuất và doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ đã làm cho kế toán trong doanh nghiệp thương mại có những điểm riêng biệt để có thể phản ánh một cách đúng nhất tình hình hoạt động của doanh nghiệp. 1.1.1. Khái niệm, vị trí của thanh toán với người mua và người bán trong các quan hệ thanh toán Quan hệ thanh toán được hiểu là quan hệ kinh tế xảy ra khi doanh nghiệp có quan hệ phải thu, phải trả với các con nợ, chủ nợ của mình về một khoản vay nợ tiền vốn trong sản xuất kinh doanh. Một chu kì sản xuõt kinh doanh cú liên tục hay không, cung cầu về vốn trong kinh doanh có cân đối hay không phụ thuộc rất nhiều vào quan hệ thanh toán của doanh nghiệp. Phân theo đối tượng thanh toán cú cỏc quan hệ thanh toán chủ yếu sau: - Quan hệ thanh toán giữa doanh nghiệp với khách hàng - Quan hệ thanh toán với nhà cung cấp - Quan hệ thanh toán vói Ngân sách nhà nước - Quan hệ thanh toán giữa doanh nghiệp với các bên đối tác liên doanh - Quan hệ thanh toán nội bộ - Các quan hệ thanh toán khác: như quan hệ thanh toán với Ngân hàng, các tổ chức tài chính về các khoản tiền vay, quan hệ thế chấp, ký quỹ, ký cược. 1 Sở dĩ có quan hệ thanh toán là do sự chiếm dụng vốn lẫn nhau giữa doanh nghiệp với các tổ chức, cá nhân. Khi doanh nghiệp tiến hành sản xuất kinh doanh sẽ phát sinh hàng loạt các chi phí như chi phí mua hàng, chi phí trả lương công nhân viên, các khoản phải nộp ngân sách nhà nước…Việc chi trả các khoản này đòi hỏi một lượng vốn rất lớn vượt xa lượng vốn mà doanh nghiệp huy động được từ các chủ sở hữu của mình nên việc chi trả ngay lập tức tất cả các khoản chi phớ đú bằng tiền mặt là không thể thực hiện được dẫn đến việc doanh nghiệp phải chiếm dụng vốn của các tổ chức, cá nhân để duy trì hoạt động sản xuất kinh doanh của mình. Các khoản phải thanh toán trong doanh nghiệp bao gồm khoản phải thu và khoản phải trả. Trong đó các khoản phải thu là phần vốn doanh nghiệp bị các tổ chức khác chiếm dụng và có trách nhiệm thu hồi. Các khoản phải trả là các khoản doanh nghiệp đi vay hoặc chiếm dụng vốn của các tổ chức cá nhân khác và doanh nghiệp có nghĩa vụ chi trả. Trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh thì doanh nghiệp có quan hệ thanh toán với rất nhiều tổ chức cá nhân khác nhau nhưng quan hệ thanh toán với người mua và người bán có vai trò rất quan trọng. Nghiệp vụ thanh toán với người bán phát sinh trong quá trình cung ứng các yếu tố đầu vào cho quá trình kinh doanh. Khi sự vận động của vật tư và tiền tệ không cùng một thời điển thì sẽ xuất hiện khoản phải thu, phải trả người bán. Nghiệp vụ thanh toán với người mua là nghiệp vụ phát sinh trong quá trình bán sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ khi thời điểm bán hàng và thu tiền không cùng một thời điểm. Quan hệ thanh toán với người bán và người mua nảy sinh trong quá trình doanh nghiệp thực hiện giai đoạn mua hàng và bán hàng - hai giai đoạn cơ bản đối với bất cứ một doanh nghiệp kinh doanh thương mại nào. Do vậy đối với các doanh nghiệp nói chung và doanh nghiệp kinh doanh thương mại nói riền thì nghiệp vụ thanh toán với người mua và người bán phát sinh thường xuyên nhất, nhiều nhất trong doanh nghiệp và quy mô của các nghiệp vụ thanh toán này luôn chiếm tỷ trọng rất lớn trong các quan hệ thanh toán phát sinh trong doanh nghiệp. 2 1.1.2. Vai trò của thanh toán với người mua, người bán trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp Doanh nghiệp không thể chi trả tất cả các chi phí phát sinh trong hoạt động kinh doanh với lượng vốn chủ sở hữu có hạn dẫn đến việc phải chiếm dụng vốn của tổ chức khác làm phát sinh quan hệ thanh toán. Trong tất cả các khoản phải thu thì phải thu khách hàng chiếm tỷ trọng lớn nhất. Luồng tiền thu được từ khách hàng là nguồn chính để doanh nghiệp chi trả các khoản nợ và tiếp tục chu kì kinh doanh của mình. Việc quản lý và thu hồi nợ tốt sẽ nâng cao khả năng thanh toán của doanh nghiệp đảm bảo cho doanh nghiệp có tình hình tài chính vững mạnh để vượt qua những khó khăn có thể gặp phải trong suốt quá trình hoạt động của mình và quyết định sự liên tục của quá trình sản xuất kinh doanh. Quan hệ thanh toán là yếu tố của hoạt động tài chính và là cơ sở cho công tác quản lý tài chính của doanh nghiệp. Việc bảo đảm cho quan hệ thanh toán tiến hành một cách hợp lý và hiệu quả sẽ góp phần nâng cao khả năng thanh toán và hiệu quả hoạt động tài chính của doanh nghiệp. Việc hạch toán các nghiệp vụ thanh toán chi tiết theo đối tượng, thời gian và tình hình thanh toán sẽ cung cấp cho nhà quản lý các thông tin cần thiết cho quản lý tài chính. Thông qua các thông tin này các nhà quản trị sẽ nắm được tình hình thanh toán của doanh nghiệp để từ đó đưa ra các chính sách thu hồi nợ, thanh toán nợ và cân đối tài chính doanh nghiệp giữa vốn chiếm dụng và vốn bị chiếm dụng sao cho hợp lý. Tất cả các nghiệp vụ liên quan đến thanh toán phát sinh đều được biểu hiện qua các chứng từ, sổ sách kế toán nên việc quản lý các khoản nợ và thu hồi nợ phải được tiến hành thông qua kế toán. Từ sự quản lý thường xuyên và chi tiết của kế toán mà ban giám đốc sẽ có những quyết định đúng đắn, biện pháp kịp thời trong việc thu hồi nợ phải thu sớm nhất có thể từ phía khách hàng nhưng vẫn phải đảm bảo duy trì mối quan hệ tốt với bạn hàng, đồng thời chi trả đúng hạn cho người bán nhằm nâng cao uy tín cho công ty. Nhìn chung quan hệ thanh toán với người mua và người bán có ảnh hưởng trọng yếu đến tình hình tài chính của doanh nghiệp. Quản lý tốt quan hệ thanh toán 3 này sẽ giúp doanh nghiệp đảm bảo tình hình tài chính của doanh nghiệp luôn ổn định và lành mạnh. 1.1.3. Đặc điểm nghiệp vụ thanh toán với người mua, người bán trong các doanh nghiệp thương mại và nhiệm vụ kế toán 1.1.3.1. Đặc điểm nghiệp vụ thanh toán với người mua, người bán Khi một nghiệp vụ mua, bán hàng hóa phát sinh thì cùng với những điều kiện về đặc tính sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ hai bên cũng sẽ thỏa thuận những điều khoản liên quan đến thanh toán để tránh xảy ra tranh chấp trong tương lai. Các điều kiện về thanh toán thường gồm: điều kiện về tiền tệ, phương thức thanh toán, địa điểm, thời hạn thanh toán, chiết khấu thanh toán. Về điều kiện tiền tệ, với các hoạt động thanh toán trong một nước thì đồng tiền được lựa chọn trong thanh toán là đồng tiền thống nhất của quốc gia. Chẳng hạn, hoạt động giao dịch mua bán hàng hóa diễn ra tại Việt Nam thì đồng tiền sử dụng chủ yếu và Việt Nam đồng, ngoài ra còn sử dụng một số đồng ngoại tệ mạnh như USD, EURO trong thanh toán. Với quan hệ thanh toán quốc tế thì tiền tệ được sử dụng trong thanh toán thường là các ngoại tệ mạnh như: USD, EURO, JPY, GBP trong đó USD và EURO là được sử dụng nhiều nhất. Các điều kiện về phương thức, địa điểm, thời hạn thanh toán, chiết khấu thanh toán… được thỏa thuận cụ thể trong từng hợp đồng thương mại, phù hợp với nội dung kinh tế của hợp đồng và mối quan hệ của các bên liên quan sao cho việc thanh toán có thể diễn ra thuận lợi và nhanh chóng nhất. Các nghiệp vụ thanh toán trong doanh nghiệp liên quan đến nhiều đối tượng. Đối tượng của nghiệp vụ thanh toán rất đa dạng có thể là người mua, người bán, công nhân viên hoặc nhà nước, ngân hàng…, có thể là ở trong nước hoặc nước ngoài. Vì vậy việc quản lý các đối tượng này đòi hỏi phải hợp lý, khoa học và được thực hiện một cách có hệ thống. Trong các doanh nghiệp thương mại thì các nghiệp vụ thanh toán đặc biệt là thanh toán với người mua và người bán phát sinh nhiều hơn so với các doanh nghiệp sản xuất do vậy việc quản lý, theo dõi các nghiệp vụ này đòi hỏi chi tiết để đảm bảo không bỏ sót một khoản phải trả hay phải thu nào. 4 Hoạt động thanh toán ảnh hưởng rất lớn đến tình hình tài chính của doanh nghiệp và là một chỉ tiêu quan trọng trong quản lý tài chính. Tùy theo đặc điểm sản xuất kinh doanh mà quy định liên quan đến hoạt động thanh toán của các doanh nghiệp cũng có những nét đặc thù, phù hợp với đặc điểm và quy mô đơn vị. Không chỉ dừng lại ở việc xây dựng chính sách mà các doanh nghiệp cần phải có những biện pháp tổ chức, giám sát và đôn đốc, kiểm tra việc tuân thủ các quy định đã đề ra để đảm bảo hoạt động thanh toán trong doanh nghiệp đạt hiệu quả cao nhất, tránh cho doanh nghiệp những rủi ro tài chính có thể gặp phải liên quan đến thanh toán. 1.1.3.2. Nhiệm vụ kế toán Để có được những thông tin chính xác, kịp thời tình hình thanh toán với người mua người bán trong doanh nghiệp thì kế toán đóng vai trò rất quan trọng. Để làm tốt chức năng thông tin và kiểm tra của mình kế toán phải thực hiện các nhiệm vụ sau: - Kế toán phải tổ chức ghi chép nhằm theo dõi chặt chẽ các khoản phải thu, phải trả chi tiết theo từng đối tượng, từng khoản nợ, từng thời gian, đốn đốc việc thanh toán kịp thời, tránh chiếm dụng vốn lẫn nhau. - Đối với những khách nợ có quan hệ giao dịch mua, bán thường xuyên hoặc có số dư nợ lớn thì định kỳ hoặc cuối niên độ kế toán, kế toán cần tiến hành kiểm tra, đối chiếu từng khoản nợ phát sinh, số đã thanh toán và số còn nợ. Nếu cần có thể yêu cầu khách hàng xác nhận nợ bằng văn bản. - Giám sát việc thực hiện chế độ thanh toán công nợ và tình hình chấp hành kỷ luật thanh toán. - Tổng hợp, cung cấp thông tin kịp thời về tình hình công nợ từng loại cho quản lý để có biện pháp xử lý. - Kế toán cần tổ chức hệ thống tài khoản, hệ thống sổ kế toán chi tiết, sổ tổng hợp để phản ánh công nợ phải thu và phải trả. Đồng thời kế toán cũng cần xây dựng cá nguyên tắc, quy trình kế toán chi tiết, kế toán tổng hợp thanh toán với người bán, người mua sao cho khoa học và hợp lý, phù hợp với đặc điểm của doanh nghiệp mà vẫn đảm bảo tuân thủ quy định và chế độ. 5 1.2. CÁC PHƯƠNG THỨC THANH TOÁN ÁP DỤNG PHỔ BIẾN TRONG CÁC DOANH NGHIỆP THƯƠNG MẠI. Phương thức thanh toán là yếu tố rất quan trọng trong hoạt động thương mại, thông thường khi có giao dịch phát sinh thì hai bên đồng thời thống nhất phương thức thanh toán áp dụng cho giao dịch đó. Các phương thức thanh toán mà doanh nghiệp thương mại thường sử dụng có thể chia thành thanh toán bằng tiền mặt và thanh toán không dùng tiền mặt. Xu hướng của các doanh nghiệp là tiến tới thanh toán không dùng tiền mặt, hạn chế việc sử dụng tiền mặt trong lưu thông như vật sẽ an toàn, tiết kiệm chi phí và doanh nghiệp có thể quản lý việc thanh toán dễ dàng hơn. 1.2.1. Phương thức thanh toán bằng tiền mặt Phương thức thanh toán bằng tiền mặt hiện nay không được các doanh nghiệp sử dụng nhiều. Thanh toán bằng tiền mặt chủ yếu áp dụng cho những giao dịch phát sinh số tiền nhỏ, nghiệp vụ đơn giản và khoảng cách địa lý giữa hai bên hẹp hoặc thanh toán cho công nhân viên. Nhìn chung việc sử dụng phương thức thanh toán bằng tiền mặt ngày càng thu hẹp, các doanh nghiệp đang chuyển dần sang thanh toán không dùng tiền mặt. Phương thức thanh toán bằng tiền mặt có thể chia thành: - Thanh toán bằng Việt Nam đồng - Thanh toán bằng ngoại tệ - Thanh toán bằng hối phiếu ngân hàng - Thanh toán bằng vàng, bạc, kim khí quý, đá quý hoặc giấy tờ có giá trị như tiền. 1.2.2. Phương thức thanh toán không dùng tiền mặt Phương thức thanh toán này được các doanh nghiệp sử dụng rộng rãi trong hoạt động kinh doanh thương mại, áp dụng khá phổ biến trong các khoản mua bán hàng với số lượng lớn, có giá trị cao. Các phương thức thanh toán không dùng tiền mặt rất đa dạng, tùy theo tính chất của hoạt động thanh toán mà các doanh nghiệp sẽ lựa chọn những phương thức thanh toán phù hợp nhất. Có thể kể ra đây một số loại phương thức thanh toán không dùng tiền mặt chủ yếu sau. 6 1.2.2.1.Hình thức thanh toán nội địa. 1.2.2.1.1. Thanh toán bằng séc: Séc là một loại chứng từ do ngân hàng phát hành cho đơn vị có tài khoản tiền gửi tại ngân hàng sử dụng để thanh toán các khoản tiền để chi tiêu hoặc để rút tiền mặt từ ngân hàng về quỹ. + Loại séc mà doanh nghiệp dùng để rút tiền mặt từ ngân hàng về quỹ gọi là séc tiền mặt. +Loại séc mà doanh nghiệp sử dụng để thanh toán các khoanrchi tiêu, thanh toán các hợp đồng cung ứng, dịch vụ với nhà cung cấp gọi là séc thanh toán. Séc thanh toán bao gồm nhiều loại như: Séc chuyển khoản, séc bảo chi, séc định mức, séc chuyển tiền. - Séc chyển khoản: Dùng để thanh toán và mua bán hàng hóa giữa các đơn vị có mở sổ tài khoản. Séc có tác dụng để thanh toán chuyển khoản không có giá trị để lĩnh tiền mặt, séc phát hành chỉ có giá trị trong thời hạn quy định. - Séc bảo chi: Là séc chuyển khoản được ngân hàng đảm bảo chi số tiền ghi trên từng tờ séc đó.Khi phát hành séc đơn vị phát hành đưa đến ngân hàng để đóng dấu đảm bảo chi cho tờ séc đó. Séc này dùng để thanh toán chủ yếu giữa các đợ vị mua bán vật tư, hàng hóa…có mở sổ tài khoản nhưng chưa tín nhiệm lẫn nhau. - Séc định mức: Là loại séc chuyển khoản nhưng chỉ được ngân hàng đảm bảo chi tổng số tiền nhất định trong cả quyển séc. Số séc định mức có thể dùng thanh toán trong cùng địa phương hoặc khác địa phương. Khi phát hành, đơn vị chỉ được phát hành trong phạm vi ngân hàng đảm bảo chi. Mỗi lần phát hành phải ghi số hạn mức còn lại vào mặt sau của tờ séc. Đơn vị bán khi nhận séc phải kiểm tra hạn mức còn lại của quyển séc. - Séc chuyển tiền cầm tay: Là loại séc chuyển khoản cầm tay, được ngân hàng đảm bảo thanh toán. 1.2.2.2.Thanh toán bằng ủy nhiệm chi chuyển tiền. Ủy nhiệm chi là giấy ủy nhiệm của chủ tài khoản nhờ ngân hàng phục vụ mình chuyển một số tiền nhất định để trả cho nhà cung cấp. 7 1.2.2.3.Thanh toán bằng ủy nhiệm thu: Ủy nhiệm thu là hình thức mà chủ tài khoản ủy nhiệm cho ngân hàng thu hộ số tiền nào đó từ khách hàng hoặc các đối tượng khác. 1.2.2.4.Thanh toán bù trừ: Áp dụng trong điều kiện hai tổ chức có quan hệ mua và bán hàng hóa hoặc cung ứng dịch vụ lẫn nhau. Theo hình thức thanh toán này, định kỳ hai bên phải đối chiếu giữa số tiền được thanh toán và số tiền phải thanh toán với nhau do bù trừ lẫn nhau. Các bên tham gia thanh toán chỉ cần phải chi trả số tiền chênh lệch sau khi đã bù trừ. Việc thanh toán giữa hai bên phải trên cơ sở thỏa thuận rồi lập thành văn bản để làm căn cứ ghi sổ và theo dõi. 1.2.2.5 Thanh toán bằng thư tín dụng: Trong thực tế, hình thức này ít sử dụng trong thanh toán nội địa nhưng lại phát huy tác dụng và được sử dụng phổ biến trong thanh toán quốc tế, với đồng tiền thanh toán chủ yếu là ngoại tệ. 1.2.3. Hình thức thanh toán quốc tế. 1.2.3.1.Phương thức thanh toán quốc tế thông qua thư tín dụng. Phương thức tín dụng chứng từ là một sự thỏa thuận trong đó một ngân hàng mở thư tín dụng (Letter of Credit – L/C) theo yêu cầu của người mở thư tín dụng sẽ trả một số tiền nhất định cho người hưởng lợi hoặc chấp nhận hối phiếu do người này ký phát trong phạm vi số tiền trong thư tín dụng khi người này xuất trình cho ngân hàng bộ chứng từ thanh toán phù hợp với những quy định đề ra trong thư tín dụng. - Thể chế hiện hành: Thư tín dụng dùng để chi trả tiền hàng trong điều kiện người bán đòi hỏi phải trả tiền ngay khi giao hàng phù hợp với số tiền hàng đã ký trong hợp đồng. Trường hợp này áp dụng khi hai bên có quan hệ mua bán không thường xuyên hoặc không có sự tin tưởng lẫn nhau. Thanh toán bằng hình thức thư tín dụng (L/C) đảm bảo an toàn cho cả người bán và người mua thông qua sự đảm bảo của ngân hàng. Tất cả mọi trường hợp có xuất hiện tranh chấp về hàng hóa đã giao và tiền hàng đac trả thì hai bên tự bàn bạc, giải quyết, ngân hàng không chịu trách nhiệm. 8 L/C chỉ được áp dụng thanh toán với các tổ chức kinh tế có tài khoản tại các ngân hàng trong cùng hệ thống. 1.2.3.2. Phương thức thanh toán bằng điện chuyển tiền (TELETRANMISSION) Về phương thức thanh toán cơ bản giống thanh toán bằng thư tín dụng nhưng có sự thuận tiện đơn giản hơn nhiều về thủ tục thanh toán. Thông thường hình thức này chỉ được áp dụng trong trường hợp giữa hai bên có sự giao dịch thường xuyên lâu dài, có sự tin tưởng lẫn nhau và bên bán chấp nhận cho bên mua thanh toán bằng điện chuyển tiền(TTR). Việc thanh toán được tiến hành sau khi nhận hàng, thời gian do hai bên thảo thuận. 1.3. KẾ TOÁN NGHIỆP VỤ THANH TOÁN VỚI NGƯỜI MUA( Phụ Lục -01A,01B) 1.3.1. Nguyên tắc kế toán thanh toán với người mua Để theo dõi kịp thời, chính xác các nghiệp vụ thanh toán với người mua kế toán cần quán triệt các nguyên tắc sau: Phải theo dõi chi tiết từng khoản nợ phải thu theo từng đối tượng, thường xuyên đối chiếu, kiểm tra đôn đốc việc thu hồi nợ Đối với các khách hàng giao dịch thường xuyên, có số dư nợ lớn thì định kỳ hoặc cuối tháng kế toán phải kiểm tra, đối chiếu từng khoản nợ phát sinh, số đã thanh toán, số còn phải thanh toán, có xác nhận bằng văn bản. Đối với các khoản phải thu có gốc ngoại tệ thì phải theo dõi cả nguyên tệ và quy đổi theo VNĐ. Các khoản phải thu lúc cho nợ được phản ánh theo tỷ giá hối đoái thực tế tại thời điểm đó, lúc thu nợ phản ánh theo tỷ giá lúc cho nợ còn phần chênh lệch phản ánh vào thu chi hoạt động tài chính. Cuối kỳ phải điều chỉnh số dư khoản phải thu theo tỷ giá thực tế. Đối với các khoản phải thu phát sinh bằng vàng bạc, đá quý cần chi tiết theo cả chỉ tiêu giá trị và hiện vật. Cuối kỳ phải điều chỉnh số dư theo tỷ giá thực tế. Cần phải phân loại các khoản phải thu khách hàng theo thời gian thanh toán cũng như theo đối tượng nhất là những đối tượng có vấn đề để có kế hoạch và biện pháp thu hồi nợ. 9 1.3.2. Tài khoản sử dụng Để theo dõi các khoản nợ phải thu và tình hình thanh toán các khoản nợ phải thu của doanh nghiệp với khách hàng kế toán sử dụng tài khoản 131 - Phải thu của khách hàng. Tải khoản này được kế toán theo dõi chi tiết theo từng đối tượng phải thu, từng nội dung phải thu và ghi chép theo từng lần thanh toán. Tài khoản 131 có kết cấu như sau: Bên Nợ: - Số tiền phải thu của khách hàng về hàng để bán - Trị giá hàng đã giao trừ vào tiền ứng trước của khách hàng - Trả lại tiền hàng ứng trước thừa cho khách hàng Bên Có: - Số tiền đã thu của khách hàng - Số tiền đã nhận ứng trước, trả trước của khách hàng; - Chiết khấu thanh toán, giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại, chiết khẩu thương mại trừ vào nợ phải thu của khách hàng Số dư bên Nợ: Số tiền còn phải thu của khách hàng; Số dư bên Có: Số tiền nhận trước của khách hàng Tuyệt đối không được bù trừ số dư bên Nợ, Có của tài khoản 131 mà phải căn cứ vào số dư chi tiết từng bên để lấy số liệu ghi trên bảng cân đối kế toán. 1.3.3. Chứng từ sử dụng: - Hóa đơn bán hàng( Hoặc HĐ thuế GTGT) do doanh nghiệp lập - Giấy nhận nợ hoặc lệnh phiếu do khách hàng lập - Chứng từ thu tiền: Phiếu thu, giấy báo có… 1.3.4.Phương pháp kế toán thanh toán với người mua: Dưới đây là phương pháp hạch toán kế toán một số nghiệp vụ kinh tế chủ yếu liên quan đến thanh toán với người mua phát sinh trong doanh nghiệp:( Chi tiết xem tại phụ lục 01A, 01B)  Phương pháp kế toán“Dự phòng nợ phải thu khó đòi”( Phụ Lục -02) Dự phòng nợ phải thu khó đòi là dự phòng phần giá trị bị tổn thất của các 10 khoản phải thu quá hạn thanh toán, nợ phải thu chưa quá hạn thanh toán nhưng có thể không đòi được do khách nợ không có khả năng thanh toán. Việc lập dự phòng nợ phải thu khó đòi sẽ giúp cho doanh nghiệp chuẩn bị trước một khoản chi phí thực tế chưa phát sinh vào chi phí quản lý để có nguồn tài chính cần thiết bù đắp cho những thiệt hại do không thu hồi được nợ có thể xảy ra trong niên độ kế toán. Theo thông tư 228/2009 hướng dẫn chế độ trích lập và sử dụng các khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho, tổn thất các khoản đầu tư tài chính, nợ khó đòi và bảo hành sản phẩm hàng hóa, công trình xây lắp tại doanh nghiệp thì việc lập dự phòng phải thu khó đòi được quy định như sau: Căn cứ xác định nợ phải thu khó đòi: Khoản nợ phải có chứng từ gốc, có đối chiếu xác nhận của khách nợ về số tiền nợ. Nợ phải thu đã quá hạn ghi trên hợp đồng kinh tế, các khế ước vay nợ hoặc cam kết nợ khác. Nợ phải thu chưa đến thời hạn thanh toán nhưng tổ chức kinh tế lâm vào tình trạng phá sản hoặc đang làm thủ tục giải thể, người nợ mất tích, bỏ trốn hoặc đang bị truy tố, giam giữ, xét xử, thi hành án hoặc đã chết. Mức trích lập dự phòng đói với các khoản nợ quá hạn thanh toán: lập dự phòng 30% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 6 tháng đến dưới 1 năm, 50% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 1 năm đến dưới 2 năm, 70% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 2 năm đến dưới 3 năm. 100% giá trị đối với khoản nợ phải thu từ 3 năm trở lên. Sau khi lập dự phòng cho từng khoản nợ phải thu khó đòi, doanh nghiệp tổng hợp toàn bộ khoản dự phòng các khoản nợ cào bảng kê chi tiết để làm căn cứ hạch toán vào chi phí quản lý của doanh nghiệp. * Xử lý khoản dự phòng. - Cuối niên độ kế toán, kế toán tính ra số dự phòng phải thu khó đòi cần trích lập: + Nếu số dự phòng phải thu khó đòi cần trích lập ở kỳ kế toán này lớn hơn số dự phòng đã lập ở kỳ kế toán trước chưa dùng hết phần chênh lệch được tính vào chi phí, ghi: Nợ TK 642(2) – Chi phí quản lý doanh nghiệp Có TK 159(2) – Dự phòng phải thu khó đòi + Ngược lại phần chênh lệch được hoàn nhập, kế toán ghi: Nợ TK 159(2) – Dự phòng phải thu khó đòi 11 Có TK 642(2) – Chi phí quản ký doanh nghiệp - Trong niên độ kế toán, những khoản phải thu khó đòi trong nhiều năm, DN đã cố gắng thu nhưng không thu được thì có thể xoá sổ những khoản nợ phải thu khó đòi, ghi: Nợ TK159(2)- Số đã lập dự phòng Nợ TK 642(2) - Số chưa lập dự phòng Có TK 131- Phải thu khách hàng Có TK 138- Phải thu khác Đồng thời ghi Nợ TK 004- Nợ khó đòi đã xử lý. Số nợ này được theo dõi trong thời hạn quy định của cơ chế tài chính chờ khả năng người mắc nợ ó điều kiện thanh toán. - Đối với những khoản nợ phải thu khó đòi đã xử lý xoá nợ nay lại thu được, số tiền thu được sau khi đã trừ chi phí để thu hồi nợ, kế toán căn cứ vào giá trị thực tế của khoản nợ đã thu hồi được, kế toán ghi: Nợ TK 111,112 Có TK 711- Thu nhập khác Đồng thời ghi Có TK 004- Nợ khó đòi đã xử lý - Các khoản phải thu khó đòi có thể được bán cho các công ty mua, bán nợ. Khi hoàn thành thủ tục bán các khoản nợ phải thu (đang phản ánh trên bảng CĐKT) cho công ty mua bán nợ và thu được tiền, ghi: Nợ TK 111,112,…(số tiền thu được từ việc bán nợ) Nợ TK 159(2)- Dự phòng phải thu khó đòi (số đã lập dự phòng) Nợ TK liên quan- ( Phần còn lại, căn cứ theo quyết định) Có TK 131,138,… 1.4.KẾ TOÁN NGHIỆP VỤ THANH TOÁN VỚI NGƯỜI BÁN( Phụ Lục03A, 03B) 1.4.1.Nguyên tắc kế toán thanh toán với người bán Để theo dõi kịp thời, chính xác các nghiệp vụ thanh toán với người bán kế toán cần quán triệt các nguyên tắc sau: Phải theo dõi chi tiết từng khoản nợ phải trả nhà cung cấp theo từng đối 12 tượng, thường xuyên đối chiếu, kiểm tra đôn đốc việc thu hồi nợ Đối với các nhà cung cấp giao dịch thường xuyên, có số dư nợ lớn thì định kỳ hoặc cuối tháng kế toán phải kiểm tra, đối chiếu từng khoản nợ phát sinh, số đã thanh toán, số còn phải thanh toán, có xác nhận bằng văn bản. Đối với các khoản phải trả có gốc ngoại tệ thì phải theo dõi cả nguyên tệ và quy đổi theo VNĐ. Đối với các khoản phải trả nhận nợ được phản ánh theo tỷ giá hối đoái thực tế tại thời điểm đó. Đối với công nợ phải trả lúc trả nợ phản ánh theo tỷ giá lúc cho nợ hoặc nhận nợ. Phần chênh lệch phản ánh vào thu chi hoạt động tài chính. Cuối kỳ phải điều chỉnh số dư khoản phải trả theo tỷ giá thực tế. Đối với các khoản phải trả phát sinh bằng vàng, bạc, đá quý cần chi tiết theo cả chỉ tiêu giá trị và hiện vật. Cuối kỳ phải điều chỉnh số dư theo tỷ giá thực tế. Cần phải phân loại các khoản phải trả khách hàng theo thời gian thanh toán cũng như theo đối tượng để có kế hoạch thanh toán phù hợp. 1.4.2Tài khoản sử dụng Để theo dõi tình hình thanh toán các khoản nợ phải trả của doanh nghiệp cho người bán kế toán sử dụng tài khoản 331 - Phải trả cho người bán. Tài khoản này được kế toán theo dõi chi tiết theo từng đối tượng phải trả. Tài khoản 331 có kết cấu như sau: Bên Nợ: - Số tiền đã trả cho người bán - Số tiền ứng trước cho người bán nhưng chưa nhận hàng - Chiết khấu thanh toán, chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán, hàng mua trả lại người bán trừ vào nợ phải trả Bên Có: - Số tiền phải trả cho người bán - Giá trị hàng đã nhận trừ vào tiền ứng trước cho người bán hoặc nhận lại tiền ứng trước thừa từ người bán - Điều chỉnh giá tạm tính về giá thực tế của hàng đã khi có hóa đơn hoặc thông báo giá chính thức. Số dư bên Có: Số tiền còn phải trả cho người bán Số dư bên Nợ: Số tiền ứng trước cho người bán Tuyệt đối không được bù trừ số dư hai bên Nợ, Có của tài khoản 331 mà 13 phải căn cứ vào số dư chi tiết từng bên để lấy số liệu ghi trên bảng cân đối kế toán. 1.4.3.Chứng từ sử dụng: Các chứng từ về mua hàng: Hợp đồng mua bán, hóa đơn bán hàng( hoặc hóa đơn thuế GTGT) do người bán lập, biên bản kiểm nghiệm vật tư, sản phẩm hàng hóa, phiếu nhập kho, biên bản giao nhận TSCĐ… - Chứng từ ứng trước tiền: phiếu thu( Do người bán lập) - Các chứng từ thanh toán tiền mua hàng: phiếu chi, giấy báo nợ, ủy nhiệm chi, séc… - Tùy theo quy mô, đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh và trình độ tổ chức quản lý của doanh nghiệp mà lựa chọn số lượng, loại chứng từ sao cho phù hợp. Trong trường hợp doanh nghiệp muốn sử dụng loại chứng từ không có trong quy định nhằm tạo điều kiện thuận lợi hơn cho công tác thanh toán thì có văn bản cho phép của nhà nước. 1.4.4. Phương pháp kế toán thanh toán với người bán. Dưới đây là phương pháp hạch toán kế toán một số nghiệp vụ kinh tế chủ yếu liên quan đến thanh toán với người bán phát sinh trong doanh nghiệp:( Xem chi tiết tại phụ lục 03) 14 CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG KẾ TOÁN THANH TOÁN VỚI NGƯỜI MUA, NGƯỜI BÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THIẾT BỊ TÂN PHÁT 2.1. GIỚI THIỆU VỀ TỔNG CÔNG TY CỔ PHẦN THIẾT BỊ TÂN PHÁT 2.1.1.Quá trình hình thành và phát triển Công ty Từ tháng 10 năm 1995 dưới hình thức văn phòng đại diện cho 1 số hãng của Châu Âu tại Việt Nam, năm 1999 thành lập Công ty TNHH Tân Phát, đến năm 2006 chuyển sang hình thức công ty cổ phần (Công ty Cổ Phần Tân Phát). Đến nay Công ty Tân Phát là 1 trong các Công ty hàng đầu Việt Nam chuyên cung cấp dịch vụ thương mại và kỹ thuật, thực hiện các gói thầu EPC hoặc cung cấp các dịch vụ theo yêu cầu của từng khách hàng như: tư vấn, thiết kế, cung cấp thiết bị, chuyển giao công nghệ cho đến dịch vụ bảo hành, bảo trì dài hạn theo hệ thống quản lý. Công ty Cổ Phần Thiết Bị Tân Phát - Tên giao dịch quốc tế là: Tan phat equipment joint stock Company. Công ty được thành lập theo giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh 073450 ngày 27/09/1999. Năm 2006 Công ty chuyển đổi sang mô hình Công ty cổ phần hoạt động theo gấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 0103010893 ngày 15/02/2006 do sở kế hoạch đầu tư TP Hà Nội cấp. - Địa chỉ trụ sở chính: Km 12 – Quốc lộ 1A, Thanh Trì, Hà Nội. - Điện thoại: 043.6812043 - Mã số thuế: 0100981927. - Fax: 04.6812042, - Website: WWW.tanphat.com; Email: tanphat@tanphat.com. - Tài khoản số: 10320032973011 tại Ngân hàng techcombank chi nhánh Thăng Long. - Vốn điều lệ: 35.000.000.000 đồng (ba mươi lăm tỷ đồng). - Người đại diện: Ông Nguyễn Minh Tân; chức vụ Tổng Giám đốc Công ty. - Số lượng công nhân viên Công ty: 142 lao động. - Hình thức pháp lý: Là Công ty Cổ phần, trong đó ông Nguyễn Trung Phong là Chủ tịch hội đồng quản trị nắm giữ 71.994 cổ phần. Ông Nguyễn Minh Tân 15
- Xem thêm -