Tài liệu Hoàn thiện kế toán quản trị chi phí tại công ty gang thép thái nguyên

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC THƯƠNG MẠI NGUYỄN MẠNH HIỀN HOÀN THIỆN KẾ TOÁN QUẢN TRỊ CHI PHÍ TẠI CÔNG TY GANG THÉP THÁI NGUYÊN Chuyên ngành: Kế toán Mã số: 60.34.30 LUẬN VĂN THẠC SỸ KINH TẾ Người hướng dẫn khoa học: TS Phạm Thu Thủy HÀ NỘI - 2007 i MỤC LỤC MỤC LỤC.................................................................................................................. i DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT.......................................................................iii DANH MỤC CÁC BẢNG.......................................................................................iv DANH MỤC CÁC SƠ ĐỒ......................................................................................vi MỞ ĐẦU................................................................................................................... 1 Chương 1 TỔNG QUAN VỀ KẾ TOÁN QUẢN TRỊ CHI PHÍ VÀ VIỆC VẬN DỤNG TRONG NGÀNH CÔNG NGHIỆP GANG THÉP...................................................4 1.1 Tổng quan về quản trị chi phí và kế toán quản trị chi phí...........................4 1.1.1 Hệ thống quản trị chi phí.....................................................................4 1.1.2 Khái niệm, chức năng kế toán quản trị chi phí....................................6 1.1.3 Các mô hình tổ chức kế toán quản trị chi phí....................................11 1.2 Nội dung KTQTCP và việc áp dụng trong ngành công nghiệp gang thép12 1.2.1 Khái niệm và phân loại chi phí..........................................................12 1.2.2 Xây dựng định mức chi phí và dự toán chi phí..................................18 1.2.3 Các mô hình định giá trong kế toán chi phí (value method)..............22 1.2.4 Các hệ thống kế toán chi phí..............................................................25 1.2.5 Kế toán thiệt hại trong sản xuất và chi phí chất lượng.......................33 1.2.6 Phân bổ chi phí của các bộ phận phục vụ..........................................34 1.2.7 Phân tích và sử dụng thông tin của kế toán quản trị chi phí công tác quản trị kinh doanh..........................................................................................37 1.2.8 Vận dụng kế toán quản trị CP trong ngành công nghiệp gang thép.. .43 Chương 2 THỰC TRẠNG KẾ TOÁN QUẢN TRỊ CHI PHÍ TẠI CÔNG TY GANG THÉP THÁI NGUYÊN............................................................48 2.1 Đặc điểm sản xuất kinh doanh và tổ chức công tác kế toán của Công ty gang thép Thái Nguyên........................................................................................48 2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển.....................................................48 2.1.2 Đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh và bộ máy quản lý................49 2.1.3 Đặc điểm tổ chức kế toán..................................................................49 2.2 Thực trạng kế toán quản trị chi phí tại Công ty GTTN............................51 2.2.1 Khái quát về kế toán quản trị chi phí tại Công ty GTTN...................51 2.2.2 Nội dung và phân loại chi phí............................................................53 2.2.3 Quá trình xây dựng định mức chi phí và dự toán chi phí...................55 2.2.4 Quá trình tập hợp và phân bổ chi phí tại Công ty GTTN..................58 2.2.5. Lập các báo cáo chi phí và phân tích chi phí.....................................68 2.2.6. Kế toán thiệt hại trong sản xuất do sản phẩm hỏng............................73 2.2.7. Phân bổ chi phí bộ phận phục vụ.......................................................74 2.2.8. Định giá sản phẩm chuyển giao nội bộ..............................................77 2.2.9. Hệ thống đánh giá kết quả thực hiện và quy chế thưởng, phạt...........78 2.2 Đánh giá thực trạng kế toán quản trị chi phí tại Công ty GTTN...............80 ii 2.2.1 Những ưu điểm trong kế toán quản trị chi phí tại Công ty GTTN.....80 2.2.2 Những tồn tại trong kế toán quản trị chi phí tại Công ty GTTN........83 2.3 Kế toán quản trị chi phí trong các doanh nghiệp gang thép Trung Quốc và bài học kinh nghiệm cho Công ty GTTN.............................................................86 2.3.1 Cải cách cấu trúc kế hoạch/dự toán/kế toán của AnSteel...................87 2.3.2 Nhấn mạnh vào việc đánh giá thực hiện chi phí tại các đơn vị..........88 2.3.3 Đánh giá thành quả thực hiện của các đơn vị trực thuộc....................89 Chương 3 HOÀN THIỆN KẾ TOÁN QUẢN TRỊ CHI PHÍ TẠI CÔNG TY GANG THÉP THÁI NGUYÊN............................................................91 3.1 Sự cần thiết và yêu cầu hoàn thiện kế toán quản trị chi phí tại Công ty gang thép Thái Nguyên........................................................................................91 3.1.1 Sự cần thiết phải hoàn thiện...............................................................91 3.1.2 Các yêu câu mang tính nguyên tắc của việc hoàn thiện.....................92 3.2 Các giải pháp hoàn thiện kế toán quản trị chi phí tại Công ty GTTN.......94 3.2.1 Xác định mô hình tổ chức kế toán quản trị........................................94 3.2.2 Hoàn thiện phân loại chi phí..............................................................95 3.2.3 Hoàn thiện xây dựng định mức và dự toán chi phí............................97 3.2.4 Tổ chức thu thập thông tin đầu vào cho kế toán quản trị chi phí......100 3.2.5 Hoàn thiện quá trình xử lý thông tin chi phí....................................102 3.2.6 Định giá sản phẩm chuyển giao giữa các đơn vị thành viên............106 3.2.7 Lập báo cáo chi phí và phân tích chi phí cho nhà quản trị...............109 3.3 Điều kiện để thực hiện các giải pháp hoàn thiện kế toán quản trị chi phí tại Công ty GTTN...................................................................................................114 3.3.1 Về phía Nhà nước và Hội nghề nghiệp............................................114 3.3.2 Về phía Công ty GTTN...................................................................115 KẾT LUẬN...........................................................................................................117 DANH MỤC CÁC TÀI LIỆU THAM KHẢO......................................................119 PHỤ LỤC iii DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT - BCTC: Báo cáo tài chính - BHXH: Bảo hiểm xã hội - BHYT: Bảo hiểm y tế - CP: Chi phí - CPNCTT: Chi phí nhân công trực tiếp - CPNVLTT: Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp - CPQLDN: Chi phí quản lý doanh nghiệp - CPSXC: Chi phí sản xuất chung - CPSXCBĐ: Chi phí sản xuất chung biến đổi - CPSXCCĐ: Chi phí sản xuất chung cố định - DN: Doanh nghiệp - GTTN: Gang thép Thái Nguyên - KH: Kế hoạch - KPCĐ: Kinh phí công đoàn - KTCP: Kế toán chi phí - KTQT: Kế toán quản trị - KTQTCP: Kế toán quản trị chi phí - KTTC: Kế toán tài chính - PX: Phân xưởng - GD: Giá định mức - GT: Giá thực tế - SD: Số lượng định mức - ST: Số lượng thực tế - SXC: Sản xuất chung - TK: Tài khoản - TH: Thực hiện - TSCĐ: Tài sản cố định iv DANH MỤC CÁC BẢNG Bảng 1.1: Báo cáo chi phí (Hệ thống kế toán chi phí định mức). Bảng 1.2: Phiếu chi phí công việc. Bảng 1.3: Báo cáo chi phí sản xuất (Kế toán chi phí theo quá trình sản xuất). Bảng 1.4: Báo cáo chênh lệch giá vật liệu. Bảng 1.5: Báo cáo chênh lệch lượng vật liệu. Bảng 1.6: Phân tích lợi nhuận (Hệ thống kế toán chi phí trên cơ sở hoạt động). Bảng 1.7: So sánh kế toán chi phí trên cơ sở hoạt động với KTCP truyền thống Bảng 2.1: Các tài khoản chi tiết của tài khoản 627. Bảng 2.2: Chi tiết tài khoản 641 tại Công ty gang thép Thái Nguyên. Bảng 2.3: Giá thành kế hoạch sản phẩm – Thép thanh vằn D16. Bảng 2.4: Chỉ tiêu kinh tế kỹ thuật cho Nhà máy Luyện thép Lưu Xá. Bảng 2.5: Kế hoạch sản xuất kinh doanh năm 2007 (Công ty GTTN). Bảng 2.6: Tài khoản chi tiết của tài khoản 154 tại Nhà máy Luyện Gang. Bảng 2.7: Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh (Nhà máy Luyện Gang). Bảng 2.8: Bảng tính giá thành sản phẩm (Nhà máy Cán thép Lưu Xá). Bảng 2.9: Bảng tính giá thành và các nhân tố tăng giảm giá thành (Sản phẩm gang thỏi GM lò 2 - Nhà máy Luyện Gang). Bảng 2.10: Bảng tính giá thành và các nhân tố tăng giảm giá thành (sản phẩm phôi thép lò điện SD 295A, CT38, CT51 - Nhà máy luyện thép Lưu Xá). Bảng 2.11: Bảng tính giá thành và các nhân tố tăng giảm giá thành (sản phẩm thép cán phi 8 - Nhà máy cán thép Lưu Xá). Bảng 2.12: Bảng tổng hợp tăng giảm theo khoản mục giá thành các sản phẩm (Nhà máy cán thép Lưu Xá). Bảng 2.13: Báo cáo chi phí sản xuất chung (Nhà máy Luyện Gang) Bảng 2.14: Chi phí quản lý doanh nghiệp (Quý I năm 2007 – Nhà máy Luyện Gang) Bảng 2.15: Giá thành phôi thỏi sản xuất v Bảng 2.16: Tổng hợp chi phí giá thành sản phẩm thép cán theo khoản mục (Tháng 01 năm 2007 - Nhà máy cán thép Lưu Xá). Bảng 2.17: Tổng hợp chi phí giá thành sản phẩm thép cán theo khoản mục. Bảng 2.18: Tổng hợp giá thành sản phẩm chính. Bảng 2.19: Điều chỉnh giá thành sản phẩm chính (Năm 2006). Bảng 2.20: Tổng hợp chi phí giá thành thép cán theo khoản mục (Nhà máy cán thép Thái Nguyên, năm 2006 bao gồm cả điều chỉnh). Bảng 2.21: Bảng tổng hợp giá thành thép cán theo sản phẩm. Bảng 2.22: Bảng tổng hợp giá thành thép cán theo đơn vị. Bảng 2.23: Báo cáo chi phí bán hàng toàn Công ty. Bảng 2.24: Giá bán nội bộ các sản phẩm của Nhà máy Luyện Gang. Bảng 3.1: Phân loại chi phí sản xuất chung theo ứng xử chi phí. Bảng 3.2: Phân loại chi phí bán hàng theo ứng xử chi phí. Bảng 3.3: Phân loại chi phí quản lý doanh nghiệp theo ứng xử chi phí. Bảng 3.4: Tình hình tiêu hao vật liệu chính tại Nhà máy Luyện thép Lưu Xá Bảng 3.5: Bảng tính giá thành và các nhân tố tăng giảm giá thành - NM cán thép LX Bảng 3.6: Bảng tổng hợp tăng giảm theo khoản mục giá thành của các sản phẩm. Bảng 3.7: Phân tích biến động giá vật liệu mua vào. Bảng 3.8: Phân tích biến động chi phí sản xuất chung. Bảng 3.9: Phân tích chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp. Bảng 3.10: Báo cáo kết quả kinh doanh theo các đơn vị trực thuộc. Bảng 3.11: Bảng tổng hợp các thông tin phi tài chính về kết quả thực hiện. Bảng 3.12a: Báo cáo tình hình thực hiện dự toán tiêu thụ và phân tích sai biệt doanh thu. Bảng 3.12b: Báo cáo kết quả hoạt động của các Chi nhánh. vi DANH MỤC CÁC SƠ ĐỒ Sơ đồ 1.1: Sơ đồ kế toán chi phí theo định mức. Sơ đồ 1.2: Quá trình tập hợp chi phí trong hệ thống kế toán chi phí theo công việc. Sơ đồ 1.3: Quá trình tập hợp chi phí trong hệ thống kế toán chi phí theo quá trình sản xuất. Sơ đồ 2.1: Sơ đồ tổ chức quản lý Công ty gang thép Thái Nguyên. Sơ đồ 2.2: Sơ đồ quá trình sản xuất tại Công ty gang thép Thái Nguyên. Sơ đồ 2.3: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty gang thép Thái Nguyên. Sơ đồ 2.4: Sơ đồ kế toán quá trình sản xuất và tiêu thụ sản phẩm tại các Nhà máy chính của Công ty gang thép Thái Nguyên. 1 MỞ ĐẦU 1. Tính cấp thiết của đề tài nghiên cứu Trong môi trường kinh doanh mang tính cạnh tranh ngày càng khốc liệt thì việc quản lý tốt chi phí là một việc hết sức quan trọng. Quản tốt chi phí đảm bảo doanh nghiệp đạt được lợi nhuận mong muốn trong ngắn hạn cũng như tồn tại và phát triển trong dài hạn. Kiểm soát chi phí không đơn thuần là các giải pháp nhằm cắt giảm chi phí để đạt được mục tiêu hiệu quả trong ngắn hạn mà cần xem xét đến các ảnh hưởng trong dài hạn. Để có được các thông tin cho quản lý chi phí cũng như thực hiện các chức trách khác của nhà quản trị thì một hệ thống kế toán quản trị chi phí phù hợp với doanh nghiệp cần được thiết lập. Kế toán quản trị là một khái niệm tương đối mới mẻ ở Việt Nam. Do vậy nhiều người cho rằng trong hệ thống kế toán Việt Nam trước thời kỳ chuyển đổi sang nền kinh tế thị trường định hướng xã hội chủ nghĩa không tồn tại kế toán quản trị. Điều đó dẫn đến là các doanh nghiệp khi thiết lập hệ thống kế toán quản trị nói chung và kế toán quản trị chi phí nói riêng thường gặp khó khăn trong việc xác định một hệ thống phù hợp với mình nhất. Một số doanh nghiệp đã đưa nguyên vẹn mô hình kế toán quản trị chi phí theo các nước phương Tây vào áp dụng và chưa đạt được hiệu quả như mong muốn. Các doanh nghiệp ngành gang thép của Việt Nam, cũng như đa số các doanh nghiệp thuộc các ngành nghề khác mặc dù cũng đã quan tâm đến hệ thống kế toán quản trị chi phí nhưng chưa xây dựng được cho mình các hệ thống kế toán quản trị chi phí phù hợp nhất. Điều đó dẫn đến là hiệu quả do hệ thống kế toán quản trị chi phí hiện tại mang đến là chưa cao. Việc thiết kế hệ thống kế toán quản trị chi phí ngoài việc dựa vào các lý thuyết chung về kế toán quản trị chi phí còn phải căn cứ vào đặc điểm hoạt động sản xuất kinh của doanh nghiệp và yêu cầu quản lý cụ thể. Có như vậy thì hệ thống kế toán quản trị chi phí mới cung cấp các thông tin để hỗ trợ đắc lực cho nhà quản trị trong việc hoạch định, kiểm soát, ra quyết định cũng như đánh giá thành quả hoạt động. 2 Từ những lý do nêu trên, tác giả đã chọn đề tài “Hoàn thiện kế toán quản trị chi phí tại Công ty gang thép Thái Nguyên” làm luận văn thạc sỹ. 2. Mục đích của đề tài nghiên cứu Luận văn hệ thống lại các vấn đề lý luận về quản trị chi phí, về kế toán quản trị chi phí cũng như việc áp dụng các vấn đề lý luận đó vào các doanh nghiệp trong ngành công nghiệp gang thép. Luận văn cũng khảo sát thực tế, phân tích, đánh giá thực trạng của kế toán quản trị chi phí tại Công ty gang thép Thái Nguyên. Bên cạnh đó luận văn cũng nghiên cứu kế toán quản trị chi phí trong các doanh nghiệp gang thép của Trung Quốc, một quốc gia có nhiều điểm tương đồng về lịch sử, văn hóa, chính trị với Việt Nam. Từ đó, rút ra các ưu điểm và các vấn đề còn tồn tại của kế toán quản trị chi phí tại Công ty gang thép Thái Nguyên và trên cơ sở các lý luận về kế toán quản trị chi phí, bài học kinh nghiệm rút ra từ các doanh nghiệp gang thép Trung Quốc để vận dụng và đề xuất các kiến nghị, giải pháp nhằm hoàn thiện kế toán quản trị chi phí tại Công ty gang thép Thái Nguyên. 3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu Luận văn nghiên cứu công tác kế toán quản trị chi phí tại Công ty gang thép Thái Nguyên. Công ty gang thép Thái Nguyên là một doanh nghiệp sản xuất gang thép theo kiểu liên hợp, từ khai thác mỏ/thu mua nguyên liệu, đến luyện gang, luyện thép và cán thép. Hiện tại Công ty có 18 đơn vị hạch toán phụ thuộc (chưa kể Phòng Kế hoạch – Kinh doanh thực hiện chức năng tiêu thụ và Ban quản lý dự án mở rộng giai đoạn II), bao gồm các mỏ khai thác than, quặng; các Nhà máy, Xí nghiệp phụ trợ, các Nhà máy luyện gang, luyện thép, cán thép. Do thời gian nghiên cứu có hạn nên tác giả đi sâu vào nghiên cứu thực trạng kế toán quản trị chi phí tại các Nhà máy đặc trưng của ngành gang thép là các Nhà máy về luyện gang, luyện thép, cán thép (bao gồm 4 Nhà máy: Nhà máy Luyện Gang, Nhà máy Luyện thép Thái Nguyên, Nhà máy cán thép Lưu Xá, Nhà máy cán thép Thái Nguyên) và công tác kế toán quản trị chi phí ở cấp độ Công ty. Bên cạnh đó cũng có đề cập đến một số nội dung về kế toán quản trị chi phí tại các Mỏ nguyên liệu, các đơn vị sản xuất phụ trợ và các Chi nhánh tiêu thụ của Công ty. 3 4. Ý nghĩa khoa học và thực tiễn của đề tài nghiên cứu - Luận văn đã hệ thống hóa các vấn đề lý luận cơ bản về quản trị chi phí, về kế toán quản trị chi phí. Bên cạnh đó luận văn cũng bàn đến việc áp dụng các vấn đề lý luận về kế toán quản trị chi phí đối với ngành công nghiệp gang thép. - Thông qua việc khảo sát, phân tích và đánh giá thực trạng KTQTCP tại Công ty gang thép Thái Nguyên, kết hợp với lý luận về KTQTCP áp dụng trong các doanh nghiệp gang thép và kinh nghiệm KTQTCP trong các doanh nghiệp gang thép lớn của Trung Quốc, luận văn đã đưa ra các giải pháp nhằm hoàn thiện KTQTCP tại Công ty gang thép Thái Nguyên. 5. Kết cấu của luận văn Tên đề tài: HOÀN THIỆN KẾ TOÁN QUẢN TRỊ CHI PHÍ TẠI CÔNG TY GANG THÉP THÁI NGUYÊN Ngoài phần mở đầu và kết luận, luận văn được chia thành 3 chương: o Chương 1: Tổng quan về kế toán quản trị chi phí và việc vận dụng trong ngành công nghiệp gang thép. o Chương 2: Thực trạng kế toán quản trị chi phí tại Công ty gang thép Thái Nguyên. o Chương 3: Hoàn thiện kế toán quản trị chi phí tại Công ty gang thép Thái Nguyên. 4 Chương 1 TỔNG QUAN VỀ KẾ TOÁN QUẢN TRỊ CHI PHÍ VÀ VIỆC VẬN DỤNG TRONG NGÀNH CÔNG NGHIỆP GANG THÉP 3.1 Tổng quan về quản trị chi phí và kế toán quản trị chi phí 3.1.1 Hệ thống quản trị chi phí 3.1.1.1 Khái niệm, vai trò của hệ thống quản trị chi phí Hệ thống quản trị chi phí (QTCP) là một thành phần trong hệ thống thông tin quản trị và kiểm soát. Hệ thống thông tin quản trị là một tập hợp có cấu trúc của các thành tố có tác động qua lại lẫn nhau để thu thập, sắp xếp và truyền đạt các thông tin cho nhà quản trị trong việc lập kế hoạch, kiểm soát, ra quyết định và đánh giá các thành quả đạt được. Hệ thống QTCP bao gồm một hệ thống các phương pháp được phát triển để lập kế hoạch và kiểm soát các hoạt động phát sinh CP của tổ chức liên quan đến những mục tiêu ngắn hạn và các chiến lược dài hạn. Các doanh nghiệp (DN) đối mặt với hai thách thức chính: đạt được mục tiêu lợi nhuận trong ngắn hạn và duy trì một vị thế cạnh tranh trong dài hạn. Một hệ thống QTCP có hiệu quả cần cung cấp thông tin cho nhà quản trị giải quyết cả hai nhiệm vụ khó khăn đó. Các thông tin từ hệ thống QTCP phải hữu ích đối với tất cả các bộ phận trong DN. Hệ thống QTCP cần cải thiện chất lượng, nội dung, tích thích hợp cũng như tính kịp thời của các thông tin về CP phục vụ cho nhà quản trị trong việc ra các quyết định ngắn hạn cũng như dài hạn. Theo chức năng, hệ thống QTCP được xem là có các mục tiêu cơ bản sau: (1) phát triển một hệ thống giá thành sản phẩm với độ chính xác chấp nhận được; (2) đánh giá kết quả của sản phẩm theo chu kỳ sống; (3) cải thiện sự hiểu biết về các quá trình và các hoạt động (để nâng cao hiệu quả của các hoạt động và các quá trình đó); (4) kiểm soát CP; (5) đo lường kết quả thực hiện; (6) cho phép theo đuổi các chiến lược của DN. 5 3.1.1.2 Các thành phần của hệ thống quản trị chi phí Hệ thống QTCP bao gồm ba nhóm thành phần cơ bản: (1) các thành phần động lực (motivational elements); (2) các thành phần thông tin (informational elements); và (3) các thành phần báo cáo (reporting elements). - Các thành phần động lực tồn tại nhằm cung cấp cho nhà quản trị động cơ thúc đẩy các hành động đem lại lợi ích tốt nhất cho các bộ phận và toàn bộ tổ chức. Nhà quản trị được thúc đẩy hành động đúng đắn khi các phần thưởng mà họ nhận cho các nỗ lực của họ được gắn liền với chất lượng các quyết định mà họ thực hiện thay mặt cho toàn bộ tổ chức hay các bộ phận trực thuộc. Các thành tố động lực bao gồm các thước đo để đo lường kết quả hoạt động, cấu trúc về khuyến khích, khen thưởng và các yếu tố khác hỗ trợ việc thực hiện sứ mệnh và các chiến lược kinh doanh. - Các thành phần thông tin cung cấp cho nhà quản trị các thông tin thích hợp. Kế toán đóng một vai trò quan trọng trong hệ thống thông tin quản trị và có nhiệm vụ duy trì một hệ thống thông tin quản trị hữu ích trong việc đánh giá kết quả hoạt động của các nhà quản trị và các bộ phận trực thuộc, trong việc ra các quyết định quản trị. Các thành phần thông tin bao gồm các thành tố để hỗ trợ quá trình lập dự toán, nhấn mạnh vào việc quản trị theo chu kỳ sống của sản phẩm, phân biệt được các hoạt động làm gia tăng giá trị và các hoạt động không làm gia tăng giá trị, trợ giúp các sáng kiến cắt giảm CP, tập trung vào kiểm soát CP và cung cấp các thông tin chính xác về CP của sản phẩm/dịch vụ. - Các thành phần báo cáo tồn tại nhằm cung cấp thông tin về kết quả thực hiện công tác quản trị. Trong kế toán đôi khi nó được ám chỉ đến vai trò “ghi sổ sách”. Hệ thống kế toán trách nhiệm cung cấp các thông tin cho nhà quản trị cấp cao về kết quả thực hiện của các đơn vị trực thuộc cũng như các nhà quản lý cấp dưới. Các thành phần báo cáo để cung cấp thông tin cho việc đánh giá hàng tồn kho và giá vốn để soạn thảo các BCTC, để đánh giá kết quả thực hiện của các bộ phận và triển khai kế toán trách nhiệm,...Các thông tin sử dụng cho QTCP không nhất thiết giống với các thông tin sử dụng cho việc soạn thảo các BCTC. 6 3.1.1.3 Thiết kế và triển khai hệ thống quản trị chi phí Trong thiết kế và sửa đổi hệ thống QTCP, nhà quản lý và các kế toán cần xem xét trong mối quan hệ hài hòa với các đặc điểm riêng biệt của DN. Không thể có một hệ thống QTCP chung có sẵn để áp dụng cho mọi DN. Mỗi DN cần thiết kế một hệ thống QTCP riêng phù hợp với các đặc điểm của mình. Tuy nhiên có một số điểm chung cốt lõi cần quan tâm khi thiết kế hệ thống QTCP. Đó là: (1) hình thức pháp lý, cơ cấu tổ chức và văn hóa của DN, (2) sứ mệnh và chức năng cơ bản của DN, và (3) môi trường cạnh tranh và chiến lược kinh doanh. Ngay sau khi cơ cấu tổ chức của DN và các bộ phận chức năng được định hình và các thành phần của hệ thống QTCP được xác định, hệ thống thông tin hiện tại cần được đánh giá. Khi đó cần sử dụng các biện pháp phân tích để xác định khoảng cách giữa hệ thống QTCP cần xác lập với hệ thống QTCP hiện tại cũng như những điểm của hệ thống hiện tại có thể duy trì trong hệ thống mới. Trong nhiều tình huống không thể lấp đầy khoảng cách giữa hệ thống QTCP hiện tại với hệ thống QTCP cần đạt được do giới hạn về phần cứng, phần mềm và con người. Khi đó cần phân tích lợi ích - chi phí để đưa ra được hệ thống QTCP tối ưu nhất. Trong môi trường kinh doanh thường xuyên biến đổi đòi hỏi hệ thống QTCP phải thường xuyên được xem xét, đánh giá để chúng cung cấp các thông tin cho nhà quản trị trong việc đáp ứng với những thay đổi trong môi trường kinh doanh. 3.1.2 Khái niệm, chức năng kế toán quản trị chi phí Kế toán là hệ thống dùng để thu thập, xử lý và cung cấp các thông tin cho việc ra các quyết định kinh tế. Hệ thống kế toán có thể được xem là sự hợp thành của hai hệ thống cơ bản: Hệ thống kế toán tài chính (KTTC) và hệ thống kế toán quản trị (KTQT). KTTC là hệ thống ghi nhận, xử lý và cung cấp các thông tin tài chính cho các đối tượng bên trong và bên ngoài DN, chủ yếu ở bên ngoài DN thông qua các báo cáo tài chính (BCTC). KTQT đáp ứng nhu cầu cho việc thực hiện các chức năng của nhà quản trị trong việc thu thập, xử lý và cung cấp các thông tin tài chính và phi tài chính cần thiết. Còn kế toán chi phí (KTCP) ghi nhận, xử lý và 7 cung cấp thông tin cho việc lập BCTC và cho việc thực hiện các chức trách của nhà quản trị các cấp. Có nhiều cách tiếp cận để đưa ra khái niệm kế toán quản trị chi phí (KTQTCP). KTQTCP có thể coi là một bộ phận của hệ thống QTCP nhằm thực hiện các chức năng của hệ thống QTCP. KTQTCP cũng có thể được xem dưới góc độ là một bộ phận của KTQT, đặt trọng tâm vào các CP phục vụ cho việc lập kế hoạch, kiểm soát, ra quyết định và đánh giá thành quả hoạt động. KTQTCP cũng có thể được xem xét là một bộ phận của KTCP mà mục đích của nó là cung cấp thông tin cho các nhà quản trị trong nội bộ. Dưới đây tác giả xin đưa ra một số khái niệm có liên quan để xác định nội dung của KTQTCP. 3.1.2.1 Khái niệm, chức năng kế toán quản trị Có nhiều quan điểm đưa ra các khái niệm khác nhau về KTQT. Theo Luật kế toán Việt Nam có hiệu lực từ 01/01/2004 thì “KTQT là việc thu thập, xử lý, phân tích và cung cấp thông tin kinh tế, tài chính theo yêu cầu quản trị và quyết định kinh tế, tài chính trong nội bộ đơn vị kế toán”.[5] Theo các tác giả Học viện tài chính trong cuốn Giáo trình Kế toán quản trị doanh nghiệp thì: "KTQT là một khoa học thu nhận, xử lý và cung cấp những thông tin định lượng về hoạt động của đơn vị một cách cụ thể, giúp các nhà quản lý trong quá trình ra các quyết định liên quan đến việc lập kế hoạch, tổ chức thực hiện, kiểm tra, kiểm soát và đánh giá tình hình thực hiện các hoạt động của đơn vị". [6] Theo Đào Văn Tài, Võ Văn Nhị và Trần Anh Hoa, trong cuốn “Kế toán quản trị áp dụng cho các doanh nghiệp Việt Nam” thì: "KTQT là một chuyên ngành kế toán thực hiện việc ghi chép, đo lường, tính toán, thu thập, tổng hợp, xử lý và cung cấp thông tin kinh tế có thể định lượng nhằm phục vụ chủ yếu cho các nhà quản trị DN trong quá trình hoạch định, kiểm soát và ra quyết định kinh doanh". [5] Theo định nghĩa của Viện Kế toán quản trị Hoa Kỳ thì: "KTQT là một tiến trình cải tiến không ngừng nhằm làm tăng thêm giá trị của tổ chức, bao gồm việc lập kế hoạch, thiết kế, đo lường và vận hành của hệ thống thông tin tài chính và hệ thống thông tin phi tài chính mà nó hướng dẫn các hành động quản trị, thúc đẩy 8 cách ứng xử, và hỗ trợ và tạo ra các giá trị văn hoá cần thiết để đạt được chiến lược kinh doanh cũng như các mục tiêu hoạt động". [2] Theo Ray H.Garrison: "KTQT có liên hệ với việc cung cấp tài liệu cho các nhà quản lý là những người bên trong tổ chức kinh tế có trách nhiệm trong việc điều hành và kiểm soát mọi hoạt động của tổ chức đó". [15] Các khái niệm ở trên tiếp cận KTQT ở các góc độ và mức độ khác nhau nhưng có thể chỉ ra một số đặc điểm chung của KTQT là: - Chức năng cơ bản của KTQT là cung cấp thông tin cho quản lý trong việc hoạch định, kiểm soát, ra quyết định và đánh giá thực hiện các hoạt động. Chức năng này khác với chức năng của KTTC là cung cấp thông tin cho việc soạn thảo các BCTC. KTQT có nhiệm vụ làm tăng thêm giá trị cho tổ chức. - Đối tượng sử dụng thông tin KTQT là các nhà quản trị các cấp bên trong DN, khác với KTTC phục vụ cho các đối tượng ở bên ngoài DN. - Thông tin của KTQT có thể là thông tin tài chính hay thông tin phi tài chính, có thể mang tính định lượng hay định tính. Các thông tin KTTC là các thông tin tài chính, được thể hiện qua thước đo tiền tệ. Ở thời kỳ đầu phát triển của mình, các thông tin KTQT cũng chủ yếu là các thông tin tài chính, thể hiện ở các thông tin về CP. Tuy nhiên ở các giai đoạn phát triển sau này của KTQT, các thông tin phi tài chính lại được sử dụng nhiều hơn: chất lượng sản phẩm, thời gian sản xuất và thâm nhập thị trường, mức độ hài lòng của khách hàng,... 3.1.2.2 Khái niệm, chức năng của kế toán chi phí KTCP là một bộ phận của kế toán thực hiện việc thu thập, xử lý, phân tích và cung cấp thông tin CP để phục vụ cho việc hoạch định (lập kế hoạch), kiểm soát CP, ra quyết định kinh doanh, đánh giá kết quả thực hiện và lập BCTC. KTCP cũng có thể được định nghĩa “là một kỹ thuật hay phương pháp để xác định CP của một dự án, một quá trình hay một vật...CP này có thể được đo lường một cách trực tiếp, ghi nhận chủ quan hoặc phân bổ một cách hợp lý và có hệ thống” [11]. Phương pháp xác định CP tùy thuộc vào từng tình huống cụ thể theo nhu cầu sử dụng thông tin. 9 Trọng tâm của hệ thống KTCP là quá trình ghi nhận và phân bổ các khoản CP phát sinh cho các sản phẩm và dịch vụ hoàn thành. Quá trình này sử dụng một loạt phương tiện của kế toán truyền thống như các tài khoản tổng hợp và tài khoản chi tiết. KTCP là phần chung (phần giao) của kế toán KTTC và KTQT. KTCP giao thoa với KTTC ở chỗ nó cung cấp các thông tin về CP sản xuất và giá thành sản phẩm cho việc lập BCTC, và với KTQT ở chỗ cung cấp các thông tin định lượng, các thông tin CP cần thiết cho nhà quản trị thực hiện các nhiệm vụ của họ. Sự giao thoa của KTCP với KTQT và KTTC là cơ sở để có thể kết hợp hệ thống KTQT và KTTC trong hệ thống kế toán của DN. Như vậy có thể kết luận là KTCP cung cấp thông tin cho cả KTQT và KTTC. KTCP cung cấp các thông tin về CP, giá thành, giá vốn hàng bán phục vụ cho việc soạn thảo các BCTC. KTCP cũng cung cấp các thông tin tài chính và phi tài chính cho các nhà quản trị trong việc hoạch định, kiểm soát CP, ra các quyết định và đánh giá thành quả hoạt động của các bộ phận. 3.1.2.3 Khái niệm, vai trò của kế toán quản trị chi phí Qua nghiên cứu các vấn đề về KTQT và KTCP cũng như hệ thống QTCP ở trên, dù xem xét KTQTCP là một bộ phận của hệ thống QTCP, hoặc KTQTCP là một bộ phận của KTCP hay là một bộ phận của KTQT thì KTQTCP đều có những đặc điểm chung sau: - KTQTCP cung cấp các thông tin CP cho nhà quản trị trong việc hoạch định, kiểm soát CP, ra quyết định và đánh giá kết quả thực hiện. - Thông tin do KTQTCP cung cấp có thể là thông tin tài chính hay phi tài chính. Trong môi trường kinh doanh hiện đại, các thông tin phi tài chính ngày càng được sử dụng rộng rãi trong QTCP. - KTQTCP tồn tại cùng với KTTC trong hệ thống kế toán DN, có thể tổ chức kết hợp hoặc tách biệt với hệ thống KTTC. - Các báo cáo của KTQTCP cung cấp cho nhà quản trị được cung cấp một cách định kỳ hoặc khi phát sinh nhu cầu. Các biểu mẫu của KTQTCP không mang tính nguyên tắc, pháp lý mà tùy thuộc vào từng trường hợp cụ thể. 10 Vai trò của KTQTCP trong việc thực hiện chức năng quản lý ở DN như sau: - Trong quá trình hoạch định (lập kế hoạch): Để lập được các kế hoạch ngắn hạn cũng như dài hạn cần sử dụng các thông tin do KTQTCP cung cấp cùng với các nguồn khác. Để lập các kế hoạch ngắn hạn (kế hoạch hàng năm, quý, tháng) nhà quản trị căn cứ vào các định mức CP được lập để xây dựng dự toán về CP theo từng nội dung, từ đó là cơ sở để xây dựng dự toán tổng thể. Thông qua dự toán sẽ cho phép nhà quản trị tiên liệu, liên kết các nguồn lực để đảm bảo lợi nhuận trong kỳ. Các kế hoạch đầu tư dài hạn cũng cần dựa trên các kỹ thuật của KTQTCP để xây dựng các kế hoạch đầu tư thỏa mãn chiến lược kinh doanh của DN. Mục tiêu của DN trong dài hạn là tồn tại với vị thế cạnh tranh trên thị trường, cả thông tin tài chính và thông tin phi tài chính do hệ thống KTQTCP cung cấp rất cần thiết cho nhà quản trị trong việc lập kế hoạch dài hạn. - Với chức năng kiểm soát của nhà quản trị: Nhà quản trị cần kiểm soát được các hoạt động của mình theo kế hoạch đã được xây dựng. Để thực hiện chức năng này, KTQTCP cung cấp các thông tin về thực hiện và kế hoạch dưới các dạng báo cáo so sánh để nhà quản trị có thể nhận ra các điểm sai lệch lớn giữa thực hiện và kế hoạch, từ đó tập trung vào để kiểm soát chặt chẽ hơn các hoạt động. Chẳng hạn các báo cáo CP giá thành theo định mức với số liệu về CP thực tế và CP theo định mức là cơ sở để nhà quản trị thực hiện việc kiểm soát CP, để thực hiện việc “quản trị trên cơ sở khác biệt”. - Với chức năng ra quyết định: Để có cơ sở ra các quyết định nhà quản trị cần có thông tin, trong đó rất nhiều thông tin do hệ thống KTQT cung cấp đóng. Chẳng hạn khi nhà quản trị thực hiện các quyết định liên quan đến việc chấp nhận một đơn đặt hàng cụ thể, quyết định loại bỏ hay tiếp tục kinh doanh một bộ phận/sản phẩm, quyết định về đầu tư dài hạn,... thì các thông tin CP do hệ thống KTQTCP cung cấp là rất cần thiết. Các thông tin này phải được xử lý và báo cáo theo nhu cầu sử dụng trong tình huống cụ thể của nhà quản trị chứ không phải theo các dạng tiêu chuẩn, khuôn mẫu như trong KTTC. 11 - Với chức năng đánh giá kết quả thực hiện: KTQTCP cung cấp các thông tin để nhà quản trị đánh giá được thành quả thực hiện của các bộ phận. Các thước đo được sử dụng để đánh giá có thể là các thước đo tài chính hoặc phi tài chính. Trong KTQT hiện đại thì các thước đo phi tài chính được sử dụng một cách rộng rãi cùng với các thước đo tài chính trong việc đánh giá kết quả thực hiện. 3.1.3 Các mô hình tổ chức kế toán quản trị chi phí Việc xác định mô hình tổ chức KTQTCP tùy thuộc vào đặc điểm của từng DN cụ thể vì KTQTCP cung cấp thông tin cần thiết cho các hành động của nhà quản trị ở chính DN đó. Các đặc điểm của DN có ảnh hưởng đến việc lựa chọn mô hình KTQTCP là: đặc điểm về tổ chức bộ máy quản lý, đặc điểm về sản phẩm/dịch vụ kinh doanh, đặc điểm về quy mô kinh doanh, đặc điểm về thị trường tiêu thụ, đặc điểm về mức độ trang bị công nghệ thông tin,...Các DN có thể lựa chọn áp dụng một trong các mô hình tổ chức KTQTCP dưới đây. 3.1.3.1 Mô hình tổ chức kế toán quản trị chi phí theo hướng kết hợp kế toán quản trị với kế toán tài chính Theo mô hình này, KTQT được kết hợp với hệ thống KTTC. Thông tin kế KTCP vừa dùng để lập BCTC, vừa sử dụng cho công tác quản trị DN. Theo đó thì hệ thống chứng từ, hệ thống tài khoản kế toán, sổ kế toán được xây dựng thành một hệ thống chung, tuy nhiên có chi tiết hóa và bổ sung thêm để đáp ứng yêu cầu của quản trị. Bộ máy kế toán khi đó cũng không tổ chức các bộ phận riêng biệt cho KTTC và KTQT. Quá trình thu thập và xử lý thông tin được tiến hành đồng thời cho cả KTTC và KTQTCP. Tuy nhiên để sử dụng một cách hữu ích cho nhà quản trị thì các thông tin về CP có thể tiếp tục được xử lý, đưa ra các báo cáo thích hợp nhất. Mô hình này phù hợp với các DN sản xuất kinh doanh các sản phẩm/dịch vụ tương đối đồng nhất, có chu kỳ sống dài với các CP nghiên cứu và phát triển thấp, các CP chung không quá lớn, không quá đa dạng về chủng loại sản phẩm. 12 3.1.3.2 Mô hình tổ chức kế toán quản trị chi phí theo hướng tách biệt giữa kế toán tài chính và kế toán quản trị Theo mô hình này, hệ thống KTQTCP được xây dựng để đáp ứng các yêu cầu khác nhau của công tác QTCP bên cạnh hệ thống KTTC với các thông tin CP được xử lý phục vụ cho việc soạn thảo các BCTC. Trong mô hình này, hệ thống chứng từ ngoài việc thiết kế tuân thủ chế độ kế toán cho mục đích KTTC cần bổ sung các yếu tố để đáp ứng yêu cầu xử lý thông tin của KTQT. Ngoài ra cần bổ sung các chứng từ đáp ứng việc thu thập, xử lý thông tin riêng của KTQTCP. Hệ thống tài khoản và sổ sách (trong trường hợp kế toán máy thì đó là hệ thống file dữ liệu) để xử lý thông tin và hệ thống báo cáo của KTTC và KTQTCP được xây dựng hoàn toàn độc lập để đáp ứng các mục đích khác nhau của chúng. 3.2 Nội dung kế toán quản trị chi phí và việc áp dụng trong ngành công nghiệp gang thép 3.2.1 Khái niệm và phân loại chi phí 3.2.1.1 Khái niệm chi phí Có rất nhiều cách định nghĩa khác nhau về CP. Theo một nghĩa chung nhất CP một nguồn lực mất đi hoặc bỏ qua để đạt được một mục tiêu cụ thể nào đó. Các khái niệm CP khác nhau tùy thuộc vào các tình huống và mục đích sử dụng cụ thể. Các khái niệm CP cụ thể sẽ được làm rõ hơn trong phần phân loại CP. 3.2.1.2 Phân loại chi phí 4 Phân loại chi phí theo kế toán tài chính Phân loại CP theo KTTC được thực hiện tuân thủ theo quy định của chuẩn mực kế toán và các nguyên tắc kế toán được chấp nhận phổ biến. Nguyên tắc cơ bản của phân loại CP trong KTTC là (1) nhất quán và (2) đạt được độ chính xác hợp lý đối với việc phân chia giữa CP trên bảng cân đối kế toán và trên báo cáo kết quả kinh doanh. Việc phân loại CP theo KTTC nhằm mục đích định giá hàng tồn kho và giá vốn hàng bán khi lập BCTC. 13 * Phân loại CP theo chủng loại hay theo mối quan hệ với kỳ báo cáo: Theo tiêu thức này, CP được chia thành CP sản phẩm và CP thời kỳ. - CP sản phẩm là biểu hiện bằng tiền của các nguồn lực đã chi ra để có được lợi ích kinh tế trong kỳ hiện tại hoặc tương lai. CP sản phẩm là CP gắn liền với các sản phẩm/dịch vụ được sản xuất/cung cấp, nó là cơ sở để tạo ra doanh thu của DN. CP sản phẩm bao gồm: CPNVLTT, CPNCTT, và CPSXC. - CP thời kỳ là các CP phát sinh trong một kỳ kinh doanh, là các khoản CP không được hạch toán vào CP sản phẩm mà cần được trừ khỏi kết quả kinh doanh trong kỳ. Nó có thể là những CP chỉ liên quan đến kỳ kinh doanh như CP bán hàng, CP quản lý kinh doanh, nhưng cũng bao gồm cả các CP liên quan đến các sản phẩm như CP nghiên cứu và phát triển, nhưng theo chuẩn mực kế toán các khoản đó được trừ vào kết quả của kỳ phát sinh. CP thời kỳ bao gồm: CP bán hàng, CPQLDN, CP tài chính và CP khác. * Phân loại CP theo chức năng: Theo cách phân loại này, CP được chia thành CP sản xuất và CP ngoài sản xuất. - CP sản xuất là toàn bộ các CP phát sinh trong các phân xưởng liên quan đến quá trình chuyển đổi từ nguyên vật liệu thành sản phẩm hoàn thành. Thuộc CP sản xuất bao gồm: (1) CP sản xuất trực tiếp: là các CP có thể ghi nhận trực tiếp cho các đối tượng KTCP sản xuất, bao gồm CPNVLTT và CPNCTT; (2) CP sản xuất gián tiếp: là các CP khác phát sinh ở xưởng ngoài CP trực tiếp như CP vật liệu gián tiếp, CP nhân công gián tiếp, CP khấu hao máy móc, CP dịch vụ mua ngoài,... - CP ngoài sản xuất là các CP khác phát sinh trong DN ngoài CP sản xuất như CP bán hàng (CP tiêu thụ, CP marketing, CP dịch vụ sau bán hàng), CPQLDN và các CP chung khác (CP nghiên cứu phát triển, CP tài chính,...). Các khoản CP này được trừ vào kết quả của kỳ phát sinh. 5 Phân loại chi phí theo kế toán quản trị Trong các hệ thống KTCP truyền thống với mục đích chủ yếu phục vụ lập BCTC nên CP được phân loại theo KTTC. Một số khái niệm CP theo KTTC không phù hợp với việc ra quyết định của nhà quản trị. Chẳng hạn KTTC chia CP thành