Tài liệu Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ tại công ty cổ phần thương mại và sản xuất vật liệu xây dựng phú bình

Chuyên đề tốt nghiệp SV : Nguyễn Thị Huệ KT1 MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU 1 CHƯƠNG 1: ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI VÀ SẢN XUẤT VẬT LIỆU XÂY DỰNG PHÚ BÌNH 3 1.1. Đặc điểm nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần thương mại và sản xuất vật liệu xây dựng Phú Bình. 3 1.1.1. Đặc điểm NVL và CCDC tại Công ty Cổ Phần thương mại và sản xuất vật liệu xây dựng Phú Bình. 3 1.1.2.Danh mục NVL đang sử dụng tại công ty4 1.1.3. Phân loại nguyên vật liệu tại công ty 4 1.2.Đặc điểm luân chuyển Nguyên vật liệu của công ty cổ phần thương mại và sản xuất vật liệu xây dựng Phú Bình 7 1.2.1. Phương thức hình thành Nguyên vật liệu7 1.2.2. Phương thức sử dụng nguyên vật liệu 1.2.3.Bảo quản nguyên vật liệu 8 8 1.3. Tổ chức quản lý Nguyên vật liệu tại công ty cổ phần thương mại và sản xuất vật liệu xây dựng Phú Bình9 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI VÀ SẢN XUẤT VẬT LIỆU XÂY DỰNG PHÚ BÌNH 11 2.1- Kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại công ty cổ phần thương mại và sản xuất vật liệu xây dựng Phú Bình. 11 2.1.1 - Chứng từ sử dụng và thủ tục nhập xuất nguyên vật liệu. 2.1.2.Quy trình ghi sổ chi tiết 11 28 2.2. Kế toán tổng hợp vật liệu tại Công ty cổ phần thương mại và sản xuất vật liệu xây dựng Phú Bình. 36 2.2.1. Tài khoản kế toán sử dụng trong kế toán nguyên vật liệu 2.2.2. Kế toán tổng hợp tăng nguyên vật liệu GVHD: TS.Đinh Thế Hùng 36 37 Đại học KTQD Chuyên đề tốt nghiệp SV : Nguyễn Thị Huệ KT1 2.2.3. Hạch toán kết quả kiểm kê Nguyên vật liệu tại công ty cổ phần thương mại và sản xuất vật liệu xây dựng Phú Bình. 46 CHƯƠNG 3: HOÀN THIỆN KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI VÀ SẢN XUẤT VẬT LIỆU XÂY DỰNG PHÚ BÌNH 49 3.1. Đánh giá thực trạng kế toán nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần thương mại và sản xuất vật liệu xây dựng Phú Bình 3.1.1.Những ưu điểm: 49 3.1.2.Những mặt tồn tại 51 49 3.2.Các giải pháp hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu ở Công ty cổ phần thương mại và sản xuất vật liệu xây dựng Phú Bình52 3.2.1 Về công tác quản lý nguyên vật liệu 52 3.2.3. Về sổ kế toán chi tiết 52 3.2.4. Về chứng từ và luân chuyển chứng từ 3.2.5. Về sổ kế toán tổng hợp KẾT LUẬN 53 53 54 GVHD: TS.Đinh Thế Hùng Đại học KTQD Chuyên đề tốt nghiệp SV : Nguyễn Thị Huệ KT1 DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT Công ty CPTM VÀ SXVLXD PHÚ BÌNH Công ty Cổ phần thương mại và sản CCDCBộ tài chính xuất vật liệu xây dựng Phú Bình Công cụ, dụng cụ BTC ĐĐH GBN GTGT HĐ HĐ MST NT NVL PC PNK PX PXK SD TGNHSố hiệu Đơn đặt hàng Giấy báo nợ Giá trị gia tăng Hợp đồng Hóa đơn Mã số thuế Ngày tháng Nguyên vật liệu Phiếu chi Phiếu nhập kho Phân xưởng Phiếu xuất kho Số dư Tiền gửi ngân hàng SH TK TM Tài khoản Tiền mặt GVHD: TS.Đinh Thế Hùng Đại học KTQD Chuyên đề tốt nghiệp SV : Nguyễn Thị Huệ KT1 DANH MỤC BẢNG BIỂU Biểu số 1.1: Sổ danh mục nguyên vật liệu...................................................... Biểu 2.1: Hợp đồng mua nguyên vật liệu................................................. Biểu số 2.2a: Hoá đơn GTGT....................................................................... Biểu số 2.2b: Biên bản giao nhận vật tư........................................................ Biểu số 2.2.c: Biên bản kiểm nghiệm............................................................ Biểu số 2.2.d: Phiếu nhập kho....................................................................... Biển số 2.3.a: Hoá đơn GTGT...................................................................... Biểu số 2.3.b: Biên bản kiểm nghiệm........................................................... Biểu số :2.3.c: Phiếu nhập kho...................................................................... Biểu số :2.3.d: Phiếu chi................................................................................ Biểu số 2.4.a: Phiếu đề nghị xuất vật tư........................................................ Biểu số 2.4.b: Phiếu xuất kho........................................................................ Biểu số 2.5 : Bảng kê nhập nguyên vật liệu................................................. Biểu số 2.6: Bảng kê xuất nguyên vật liệu................................................... Biểu số 2.7: Thẻ kho (than xỉ)....................................................................... Biểu số 2.8: Thẻ kho (quần áo)..................................................................... Biểu 2.9: Trích Bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn NVL tháng 12 năm 2011 ................................................................................................... Biểu số 2.10: Sổ chi tiết vật liệu, dụng cụ (quần áo bảo hộ)......................... Biểu số 2.11: Sổ chi tiết vật liệu, dụng cụ (than xỉ)...................................... Biểu số 2.12: Chứng từ ghi sổ số 01............................................................. Biểu số 2.13: Chứng từ ghi sổ số 02............................................................. Biểu số 2.14: Chứng từ ghi sổ số 03............................................................. Biểu số 2.15: Chứng từ ghi sổ số 04............................................................. Biểu số 2.16: Sổ đăng ký chứng từ ghi rổ..................................................... Biểu số 2.17 (Trích sổ cái tài khoản 152)..................................................... Biểu số 2.18. : Biên bản kiểm kê vật tư, công cụ dụng cụ, sản phẩm hàng hóa tháng 12 năm 2011............................................................ GVHD: TS.Đinh Thế Hùng Đại học KTQD Chuyên đề tốt nghiệp SV : Nguyễn Thị Huệ KT1 DANH MỤC SƠ ĐỒ Sơ đồ 1.1: Quy trình mua NVL nhập kho và luân chuyển chứng từ............... Sơ đồ 2.1: Quy trình luân chuyển chứng từ nhập.......................................... Sơ đồ 2.2 : Quy trình luân chuyển chứng từ xuất trong sản xuất.................. Sơ đồ 2.3 : Kế toán chi tiết NVL,CCDC theo Phương pháp ghi thẻ song song ................................................................................................... Sơ đồ 2.4:- Sơ đồ hạch toán tổng quát VL theo phương pháp KKTX (tính VAT theo phương pháp khấu trừ).................................... GVHD: TS.Đinh Thế Hùng Đại học KTQD Chuyên đề tốt nghiệp SV : Nguyễn Thị Huệ KT1 LỜI MỞ ĐẦU Trong nền kinh tế thị trường hiện nay, bất kì một loại hình doanh nghiệp nào cũng muốn tồn tại và đứng vững trên thị trường. Để có thể đứng vững được trên thị trường thì đòi hỏi các doanh nghiệp phải đạt được hiệu quả cao trong lao động sản xuất kinh doanh, tức là phải thu được lợi nhuận. Muốn vậy doanh nghiệp cần phải tổ chức và quản lý tốt mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị mình. Trong một đơn vị sản xuất, yếu tố cơ bản không thể thiếu được cho quá trình sản xuất đó là nguyên vật liệu, nó là cơ sở tạo nên hình thái vật chất của sản phẩm. Do đó chi phí về nguyên vật liệu thường chiếm tỉ trọng lớn trong tổng chi phí để sản xuất ra sản phẩm, nó có tác động và quyết định rất lớn đến hiệu quả của quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Bởi vậy, các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh nói chung cần phải quản lý chặt chẽ nguyên vật liệu từ khâu thu mua đến khâu sử dụng, có như vậy mới đáp ứng đầy đủ cho nhu cầu của sản xuất ,tiết kiệm chi phí và hạ giá thành sản phẩm. Để làm được yêu cầu trên, các doanh nghiệp phải sử dụng các công cụ quản lý trong đó kế toán là một công cụ quản lý giữ vai trò quan trọng. Qua thời gian thực tập tại công ty cổ phần thương mại và sản xuất vật liệu xây dựng Phú Bình với kiến thức thu nhận tại trường, với sự hướng dẫn tận tình của TS Đinh Thế Hùng và sự chỉ bảo của các anh chị phòng Tài vụ của công ty em nhận thấy công tác kế toán nguyên vật liệu có tầm quan trọng lớn với mỗi doanh nghiệp sản xuất kinh doanh. Bởi vậy em đã chọn và viết báo cáo thực tập với đề tài: "Hoàn thiện Kế toán nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ tại Công Ty Cổ Phần Thương Mại Và Sản Xuất Vật Liệu Xây Dựng Phú Bình". Báo cáo chuyên đề của em gồm 3 phần chính: Chương 1: Đặc điểm và tổ chức quản lý nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ tại công ty cổ phần thương mại và sản xuất vật liệu xây dựng Phú Bình. GVHD: TS.Đinh Thế Hùng 1 Đại học KTQD Chuyên đề tốt nghiệp SV : Nguyễn Thị Huệ KT1 Chương 2: Thực trạng kế toán nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ tại công ty cổ phần thương mại và sản xuất vật liệu xây dựng Phú Bình. Chương 3: Phương hướng và giải pháp hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ tại công ty cổ phần thương mại và sản xuất vật liệu xây dựng Phú Bình. GVHD: TS.Đinh Thế Hùng 2 Đại học KTQD Chuyên đề tốt nghiệp SV : Nguyễn Thị Huệ KT1 CHƯƠNG 1 ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI VÀ SẢN XUẤT VẬT LIỆU XÂY DỰNG PHÚ BÌNH 1.1. Đặc điểm nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần thương mại và sản xuất vật liệu xây dựng Phú Bình. 1.1.1. Đặc điểm NVL và CCDC tại Công ty Cổ Phần thương mại và sản xuất vật liệu xây dựng Phú Bình. Là một doanh nghiệp có quy mô không lớn nhưng sản phẩm đầu ra cũng tương đối nhiều về số lượng, đa dạng về chủng loại và mặt hàng. Do vậy nguyên vật liệu của công ty cũng hết sức đa dạng, số lượng lớn. Nguyên vật liệu là tài sản dự trữ sản xuất và thường xuyên biến động trong khâu thu mua. Do đó công ty đã thành lập tổ tiếp nhận có nhiệm vụ tìm hiểu các nguồn vật tư có giá nhập thấp và địa điểm thu mua thuận tiện từ đó giảm được chi phí thu mua và hạ giá thành sản phẩm. NVL là một trong ba yếu tố cơ bản của quy trình sản xuất là cơ sở hình thành lên sản phẩm nên công ty rất chú trọng đến vấn đề NVL. Do đó yêu cầu đặt ra cho công ty một nhiệm vụ hết sức nặng nề trong công tác quản lý và hạch toán các quá trình thu mua, vận chuyển, bảo quản và sử dụng NVL. Trong quá trình sản xuất, vật liệu bị tiêu hao toàn bộ, không giữ nguyên được hình thái vật chất ban đầu, giá trị của nó được chuyển toàn bộ vào giá trị sản phẩm mới tạo ra. Do đó, tăng cường quản lý công tác kế toán NVL đảm bảo việc sử dụng tiết kiệm và hiệu quả nhằm hạ thấp chi phí sản xuất, hạ giá thành sản phẩm và tăng thu nhập cho doanh nghiệp có ý nghĩa rất quan trọng. Vì vậy, việc quản lý quy trình thu mua, vận chuyển, bảo quản, sử dụng cũng như việc hạch toán nguyên vật liệu tác động trực tiếp đến những chỉ tiêu của công ty như chỉ tiêu số lượng và chất lượng sản phẩm, chỉ tiêu giá thành… GVHD: TS.Đinh Thế Hùng 3 Đại học KTQD Chuyên đề tốt nghiệp SV : Nguyễn Thị Huệ KT1 1.1.2.Danh mục NVL đang sử dụng tại công ty Biểu số 1.1: Sổ danh mục nguyên vật liệu Kí hiệu nhóm Tên,nhãn hiệu,quy cách vật liệu ĐVT công cụ dụng cụ Danh mục vật liệu ... ... Nguyên 1521 - 1 - 001 - 01 1521 - 1 - 002 - 02 vật liệu Than cám chính 1521 - 1 - 003 - 03 Nguyên 1522 – 2 – 001-01 ... Đất sét Tấn ... Tấn Than xỉ Nước Tấn Lít liệu phụ Nhiên liệu 1523 - 3 - 001 - 01 1523 - 4 - 002 - 02 1523 - 4 - 002 - 03 1523 - 4 - 002 - 04 1523 - 4 - 002 - 05 ... 1523 - 5 - 003 - 01 1523 - 5 - 003 - 02 ... Xăng Dầu nhớt Dầu nhớt HĐ50 Dầu công nghiệp 90 Dầu diezen ... Mỡ IC2 Mỡ chịu nhiệt ... Lít Lít Lít Lít Lít ... Lít Lít ... 1.1.3. Phân loại nguyên vật liệu tại công ty Vật liệu của công ty cổ phần thương mại và sản xuất vật liệu xây dựng Phú Bình đa dạng và phong phú bao gồm rất nhiều loại có nội dung và công dụng khác nhau. Để có thể quản lý một cách chặt chẽ và tổ chức hạch toán tổng hợp cũng như hạch toán chi tiết tới từng loại nguyên vật liệu phục vụ cho sản xuất, kế toán cần phải phân loại. Công ty tiến hành phân loại nguyên vật liệu dựa trên nội dung kinh tế và vai trò của từng loại nguyên vật liệu cụ thế là: - Nguyên vật liệu chính: là đối tượng lao động chủ yếu của công ty và là cơ sở vật chất chủ yếu hình thành nên sản phẩm của công ty như: Đất sét, GVHD: TS.Đinh Thế Hùng 4 Đại học KTQD Chuyên đề tốt nghiệp SV : Nguyễn Thị Huệ KT1 Than xỉ, Than cám - Nguyên vật liệu phụ: cũng là đối tượng lao động nhưng chỉ có tác dụng phụ trợ trong sản xuất được dùng với vật liệu chính làm tăng chất lượng sản phẩm như: Nước - Nhiên liệu: bao gồm xăng, dầu diezen, dầu nhớt, dầu công nghiệp… - Công cụ dụng cụ : là những tư liệu lao động không có đủ các tiêu chuẩn về giá trị và thời gian sử dụng quy định đối với tài sản cố định như: quần áo bảo hộ lao động, gang tay, xẻng, xe cải tiến… 1.1.4.Cách tính giá NVL tại công ty Áp dụng phương pháp hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên. Tính VAT theo phương pháp khấu trừ. Tính giá nguyên vật liệu là một công tác quan trọng trong việc tổ chức hạch toán nguyên vật liệu. Nguyên tắc tính giá nguyên vật liệu: công ty áp dụng điều 04 chuẩn mực kế toán Việt Nam số 02 về hàng tồn kho được ban hành theo Quyết định số 149/2001/QĐ-BTC ngày 31 tháng 12 năm 2001 của Bộ Tài chính: " Hàng tồn kho được tính theo phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ”. Giá NVL nhập kho: NVL chủ yếu mua ngoài và không phát sinh nghiệp vụ thuê ngoài gia công. Giá VL,CCDC nhập=Giá ghi trên hoá đơn +chi phí thu mua (nếu có) (trong đó:chi phí mua là chi vận chuyển ,chi phi bốc dỡ..) Giá VL,CCDC xuất kho được xác định theo phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ Giá thực tế NVL xuất dùng=Số VL xuất dùng *giá đơn vị bình quân cả kỳ dự trữ Giá thực tế NVL tồn đầu kỳ +giá thực tế nhập trong kỳ ĐG bình quân cả kỳ = Lượng thực tế NVL tồn đầu kỳ+Lượng thực tế nhập trong kỳ dự trữ GVHD: TS.Đinh Thế Hùng 5 Đại học KTQD Chuyên đề tốt nghiệp SV : Nguyễn Thị Huệ KT1 VD1:Trích tài liệu tháng 12/2011 tại công ty có tình hình nhập - xuấttồn vật liệu ,CCDC: Đối với NVL là than xỉ: Tồn kho đầu tháng 20 tấn đơn giá 250.000(đ/tấn) Ngày 6/12/2011 Công ty nhập kho với số lượng 400 tấn giá chưa thuế 250.000(đ/tấn),chi phí vận chuyển 840.000đ (thuế gtgt 5%).Công ty chưa thanh toán cho người bán Giá nhập than xỉ là : 400*250.000+800.000=100.800.000(đ) Ngày 07/12/2011 xuất 200 tấn để sản xuất sản phẩm Ngày 10/12/2011 nhập kho 200 tấn đơn giá 238.000(đ/tấn) Ngày 15/12/2011 xuất 120 tấn để sản xuất sản phẩm Ngày 23/12/2011 xuất 150 tấn để sản xuất sản phẩm Đơn giá 20*250.000+400*250.000+800.000+200*238.000 bình quân = cả kỳ dự trữ = 247.419 (đ/tấn) 20+400 +200 Đối với CCDC là Quần áo bảo hộ lao động: Số dư đầu kỳ là 0 Ngày 05/11 nhập 20 bộ với đơn giá 180.000 đ/bộ Ngày 11/11 xuất 10 bộ cho sản xuất sản phẩm Ngày 19/11 nhập 20 bộ với đơn giá 180.000đ/bộ Ngày 24/11 xuất 30 bộ cho sản xuất sản phẩm Số dư cuối kỳ là 0 Đơn giá bình quân cả kỳ dự trữ = 20*180.000+20*180.000 20+20 = 180.000(đ/bộ) 1.2.Đặc điểm luân chuyển Nguyên vật liệu của công ty cổ phần thương mại GVHD: TS.Đinh Thế Hùng 6 Đại học KTQD Chuyên đề tốt nghiệp SV : Nguyễn Thị Huệ KT1 và sản xuất vật liệu xây dựng Phú Bình 1.2.1. Phương thức hình thành Nguyên vật liệu Nguyên vật liệu đầu vào của công ty cổ phần thương mại và sản xuất vật liệu xây dựng Phú Bình chủ yếu là mua ngoài nên có thể thấy quá trình hình thành nguyên vật liệu của công ty như sau: - Quá trình mua hàng nhập kho vật tư của công ty được tiến hành với các chứng từ kế toán chủ yếu là: Đơn đặt hàng, Hóa đơn GTGT, Biên bản kiểm nhận, Phiếu nhập kho. - Khi có hợp đồng, tổ trưởng kỹ thuật sẽ tính toán khối lượng vật tư cần cho quá trình sản xuất sau đó sẽ chuyển cho thủ kho. Thủ kho xem xét kiểm tra lại lượng vật tư còn tồn trong kho, sau đó báo cho kế toán vật tư để kế toán lập đơn đặt hàng. Đơn đặt hàng sẽ được kiểm tra và thông qua bởi cấp có thẩm quyền (ví dụ như giám đốc, phó giám đốc,kế toán trưởng) sau đó sẽ được chuyển tới bộ phận thu mua để có căn cứ hợp đồng mua hàng. - Đơn đặt hàng gồm chủng loại và số lượng từng loại NVL cần thiết để phục vụ cho quá trình sản xuất theo hợp đồng kinh tế đã ký kết. Đơn đặt mua hàng có hai liên: một liên gửi tới phòng kế toán để ghi sổ , một liên gửi tới kho để đối chiếu khi nhận hàng. Sau khi hợp đồng được ký, nhà cung cấp sẽ giao hàng theo thời gian ghi trên hợp đồng kèm theo hóa đơn GTGT tới công ty. NVL mua về kho thì thủ kho kiểm nhận (xác nhận, số lượng, chất lượng, chủng loại….) vật tư mua có phù hợp với yêu cầu trong đơn đặt hàng hay không? loại bỏ hàng bị lỗi, hỏng, vỡ…. Sau đó lập Biên bản kiểm nhận hàng, lập Phiếu nhập kho và tiến hành nhập kho NVL. Sơ đồ 1.1: Quy trình mua NVL nhập kho và luân chuyển chứng từ GVHD: TS.Đinh Thế Hùng 7 Đại học KTQD Chuyên đề tốt nghiệp SV : Nguyễn Thị Huệ KT1 TỔ TRƯỞNG KỸ THUẬT GIẤY ĐỀ NGHỊ CẤP HÀNG THỦ KHO KẾ TOÁN TRƯỞNG, GIÁM ĐỐC ĐƠN ĐẬT MUA, HỢP ĐỒNG MUA NGUYÊN VẬT LIỆU BỘ PHẬN THU MUA, VẬN CHUYỂN PHIẾU NHẬP KHO, HÓA ĐƠN GTGT,BIÊN BẢN NHẬN NGUYÊN VẬT LIỆU, THẺ KHO THỦ KHO, KẾ TOÁN KHO 1.2.2. Phương thức sử dụng nguyên vật liệu Khi có nhu cầu sử dụng nguyên vật liệu cho sản xuất sản phẩm, bộ phận sản xuất căn cứ vào khối lượng sản phẩm sản xuất ra để xác định khối lượng nguyên vật liệu cần thiết, sau đó thông báo cho phòng cung ứng vật tư để phòng cung ứng thông báo xuống kho cho thủ kho lập phiếu xuất kho nguyên vật liệu, căn cứ vào phiếu xuất kho, thủ kho xuất vật tư và ghi số thực xuất vào phiếu xuất sau đó ghi số lượng xuất và tồn kho của từng loại vật tư vào thẻ kho. Hàng ngày hoặc định kỳ thủ kho chuyển phiếu xuất cho kế toán vật tư, kế toán tính giá hoàn chỉnh phiếu xuất để lấy số liệu ghi vào sổ. 1.2.3.Bảo quản nguyên vật liệu Sau khi thu mua nguyên vật liệu điều quan trọng chính là phải bảo đảm được chất lượng của nguyên vật liệu. Vì vậy tại công ty Cổ phần thương mại và sản xuất vật liệu xây dựng Phú Bình thì nguyên vật liệu sau khi được thu mua về nếu chưa được sử dụng ngay thì sẽ được bảo quản trong các kho,bãi có mái che để có thể giữ được chất lượng của nguyên vật liệu không bị giảm sút. Với hệ thống kho lưu trữ tương đối rộng, công ty luôn thu mua kịp thời GVHD: TS.Đinh Thế Hùng 8 Đại học KTQD Chuyên đề tốt nghiệp SV : Nguyễn Thị Huệ KT1 nguyên vật liệu phục vụ cho nhu cầu sản xuất đảm bảo quá cho quá trình sản xuất không bị gián đoạn. 1.3. Tổ chức quản lý Nguyên vật liệu tại công ty cổ phần thương mại và sản xuất vật liệu xây dựng Phú Bình Quản lý nguyên vật liệu ở mỗi công ty là công việc rất phức tạp, đòi hỏi bộ máy quản lý của công ty phải biết sắp xếp, tổ chức cán bộ thu mua, xây dựng định mức sử dụng và quản lý chặt chẽ từ khâu thu mua đến khâu sử dụng. Tại công ty Cổ phần thương mại và sản xuất vật liệu xây dựng Phú Bình việc quản lý nguyên vật liệu được giao cho phòng cung ứng vật tư, việc xác định định mức sử dụng do ban lãnh đạo công ty đưa ra có tham khảo của các phòng ban. * Chức năng của Phòng cung ứng vật tư Phòng cung ứng vật tư có chức năng tham mưu cho ban lãnh đạo công ty về công tác quản lý, thu mua, xây dựng định mức sử dụng nguyên vật liệu. * Nhiệm vụ của Phòng cung ứng vật tư. - Lập kế hoạch sử dụng nguyên vật liệu hàng năm, hàng quý và hàng tháng. - Liên hệ với các nhà cung cấp nhằm đảm bảo tình hình sản xuất . - Theo dõi tình hình sử dụng nguyên vật liệu thực tế so với định mức đã được đề ra nhằm xác định được mức tiết kiệm hay lãng phí của nguyên vật liệu. - Quản lý theo dõi tình hình biến động nguyên vật liệu như nhập kho, xuất kho, tiến hành kiểm kê nguyên vật liệu: + Ở khâu thu mua: Đòi hỏi phải quản lý về số lượng, khối lượng, quy cách, chủng loại, giá mua và chi phí thu mua, kế hoạch thu mua theo đúng tiến độ thời gian, phù hợp với kế hoạch sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. + Ở khâu bảo quản: Cần tổ chức kho, bến bãi bằng cách trang bị đầy đủ ở các phương tiện, thực hiện đúng chế độ bảo quản đối với từng loại vật GVHD: TS.Đinh Thế Hùng 9 Đại học KTQD Chuyên đề tốt nghiệp SV : Nguyễn Thị Huệ KT1 liệu để tránh hư hỏng. + Ở khâu sử dụng: Đòi hỏi phải sử dụng hợp lý, tiết kiệm trên cơ sở các định mức tiêu hao VL trong giá thành sản phẩm, tăng thu nhập tích luỹ cho doanh nghiệp. Do vậy trong khâu này cần tổ chức tốt việc ghi chép, phản ánh tình hình xuất dùng vật liệu. + Ở khâu dự trữ: Phòng cung ứng vật tư phải xác định mức dự trữ tối đa và mức dự trữ tối thiểu cho từng loại vật liệu để đảm bảo cho quá trình sản xuất kinh doanh được bình thường, không bị ngừng trệ, ứ động vốn do dự trữ vốn quá nhiều. GVHD: TS.Đinh Thế Hùng 10 Đại học KTQD Chuyên đề tốt nghiệp SV : Nguyễn Thị Huệ KT1 CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI VÀ SẢN XUẤT VẬT LIỆU XÂY DỰNG PHÚ BÌNH 2.1- Kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại công ty cổ phần thương mại và sản xuất vật liệu xây dựng Phú Bình. 2.1.1 - Chứng từ sử dụng và thủ tục nhập xuất nguyên vật liệu. 2.1.1.1- Chứng từ sử dụng: Một chứng từ kế toán phải chứa đựng tất cả các chỉ tiêu đặc trưng cho nghiệp vụ kinh tế phát sinh về nội dung, quy mô của nghiệp vụ, về thời gian và địa điểm xảy ra nghiệp vụ cũng như người chịu trách nhiệm về nghiệp vụ và người lập chứng từ. Hệ thống chứng từ kế toán phản ánh kịp thời, đầy đủ, chính xác tình hình biến động nguyên vật liệu, là cơ sở để tiến hành ghi chép trên thẻ kho và trên sổ sách kế toán. Để kiểm tra, giám sát tình hình nhập, xuất của từng loại NVL, thực hiện quản lý có hiệu quả, phục vụ đầy đủ nhu cầu về NVL, hệ thống chứng từ kế toán tại công ty Cổ phần thương mại và sản xuất vật liệu xây dựng Phú Bình bao gồm: - Phiếu nhập kho (Mẫu 01 – VT) - Phiếu xuất kho (Mẫu 02 – VT) - Biên bản kiểm nghiệm vật tư, sản phẩm, hàng hoá (Mẫu 03 – VT) - Bảng kê mua hàng (Mẫu 06 – VT) - Hoá đơn GTGT (Mẫu 01GTKT – 3LL) - Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (Mẫu 03 PXK – 3LL) Ngoài các chứng từ mang tính chất bắt buộc sử dụng thống nhất theo quy định GVHD: TS.Đinh Thế Hùng 11 Đại học KTQD Chuyên đề tốt nghiệp SV : Nguyễn Thị Huệ KT1 của Nhà nước, tại công ty còn sử dụng thêm các chứng từ kế toán mang tính hướng dẫn dựa vào đặc điểm tình hình hoạt động cụ thể của công ty như là “Phiếu giao nhận vật tư” 2.1.1.2.Thủ tục nhập xuất NVL * Về nhập kho NVL: Quy định về nhập kho: Phải có chứng từ gốc hợp lệ như hợp đồng kinh tế, đơn đặt hàng, hoá đơn GTGT. Trước khi nhập phải qua khâu kiểm tra đầu vào. Nếu hàng kiểm tra mà đạt tiêu chuẩn về chất lượng như thoả thuận giữa hai bên thì hàng mới được làm thủ tục nhập kho. Quy trình luân chuyển chứng từ nhập: Sơ đồ 2.1: Quy trình luân chuyển chứng từ nhập Người bán Phòng Thủ cung ứng Hóa đơn GTGT kho So sánh Đ ĐH và hợp đồng, lập phiếu thông báo giao hàng Viết phiếu NNNN Khi VL-CCDC được giao tới Công ty: Phòng cung ứng vật tư dựa trên NKnhập hóa đơn GTGT của đơn vị cung cấp so sánh với đơn đặt hàng và hợp khođồng được ký kết giữa hai bên, phòng cung ứng vật tư lập “Biên bản giao nhận vật tư” giao cho phòng kỹ thuật và kho để tiến hành kiểm tra chất lượng và số lượng nhập kho. Sau khi kiểm tra và ký đạt trên "Biên bản giao nhận vật tư" trên lô hàng đó thì "Biên bản giao nhận vật tư" sẽ được giao cho thủ kho. Thủ kho căn cứ vào số lượng trên "Biên bản giao nhận vật tư" thì sẽ dễ kiểm tra và so sánh với số lượng thực tế. Sau khi thủ kho ký xác nhận số lượng thực tế hàng nhập “Biên bản giao GVHD: TS.Đinh Thế Hùng 12 Đại học KTQD Chuyên đề tốt nghiệp SV : Nguyễn Thị Huệ KT1 nhận vật tư" thì thủ kho sẽ lập phiếu nhập kho. Như vậy trình tự nhập NVL là: Lập hóa đơn, biên bản giao nhận vật tư, biên bản kiểm nghiệm vật tư, phiếu nhập kho. Bất kỳ NVL nào mua về công ty thì đều phải có hóa đơn GTGT của người bán. Hóa đơn GTGT là chứng từ cho công ty vận chuyển hàng trên đường, lập phiếu nhập kho, thanh toán tiền hàng và ghi sổ kế toán. Trong tháng 12/2011 công ty có tài liệu sau: Ngày 06/12/2011 phiếu nhập kho số 10 hóa đơn GTGT 205 ,công ty mua Than xỉ tại công ty thương mại Tiền Phong với số lượng 400 tấn đơn giá chưa thuế 250.000(đ/tấn) ,thuế suất 10% .Công ty chưa trả tiền cho người bán. Biểu 2.1: Hợp đồng mua nguyên vật liệu CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập- Tự do- Hạnh phúc HỢP ĐỒNG MUA NGUYÊN VẬT LIỆU - Căn cứ Pháp lệnh Hợp đồng kinh tế ban hành ngày 25/9/1989 của Hội Đồng Nhà Nước và các văn bản hướng dẫn thi hành các cấp,các ngành - Căn cứ vào khả năng của bên A và nhu cầu của bên B Hôm nay, ngày 02 tháng12 năm 2011 tại công ty thương mại Tiền Phong chúng tôi gồm: I. Đại diện bên A: CÔNG TY THƯƠNG MẠI TIỀN PHONG Người đại diện: Ông Hoàng Minh Anh Địa chỉ : Bắc Giang MST: : 2400297219 Tài khoản :2601205029867 GVHD: TS.Đinh Thế Hùng 13 Chức vụ: Giám đốc Đại học KTQD Chuyên đề tốt nghiệp SV : Nguyễn Thị Huệ KT1 II. Đại diện bên B: CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI VÀ SẢN XUẤT VẬT LIỆU XÂY DỰNG PHÚ BÌNH Người đại diện: Ông ĐÀO VĂN BẨY Chức vụ: Giám đốc Địa chỉ : Quỳnh Phú – Gia Bình –Bắc Ninh Điện thoại : 02413.676.565 MST : 2300309258 Tài khoản :43210000227001 Sau khi bàn bạc, thỏa thuận hai bên thống nhất ký kết hợp đồng mua bán hàng hóa than cám 6 với những điều khoản sau: Điều 1: Nội dung hợp đồng: Bên A đồng ý bán ,bên B đồng ý mua vật liệu xây dựng: than xỉ với khối lượng và giá trị như sau: ST Nội dung T ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền 250.000 1 Than xỉ Tấn 400 100,000, 000 Cộng giá trị trước thuế Thuế VAT 10% Cộng Bằng chữ: Một trăm mười triệu chẵn ./. 100,000,000 10,000,000 110,000,000 Điều 2: Quy cách, chất lượng hàng hóa và thời gian giao hàng - Hàng hóa đảm bảo yêu cầu chất lượng theo Đơn đặt hàng - Thời gian giao hàng: ngày 06 tháng 12 năm 2011 - Hàng được giao tại kho của bên A trên phương tiện của bên B. - Bốc xếp hàng do bên A chịu Điều 3: Phương thức và giá trị thanh toán - Bằng Chuyển khoản GVHD: TS.Đinh Thế Hùng 14 Đại học KTQD Chuyên đề tốt nghiệp SV : Nguyễn Thị Huệ KT1 - Bên B sẽ thanh toán cho bên A ngay sau khi bên B nhận được hàng và bên A xuất hóa đơn tài chính cho bên B. Điều 4: Trách nhiệm của các bên - Trách nhiệm của bên A: + Phải cung cấp đúng chủng loại,kịp thời gian,đủ số lượng than xỉ theo yêu cầu của bên B + Đảm bảo chất lượng hàng theo đúng mẫu chào hàng ban đầu mà hai bên đã thỏa thuận - Trách nhiệm của bên B: + Cung cấp yêu cầu cho bên A một cách chính xác về số lượng, chủng loại và các chỉ số kỹ thuật, thời gian giao nhận hàng. +Thanh toán cho bên A đúng thời hạn Điều 5:Nơi giao hàng -Địa điểm giao hàng: tại bãi chứa hàng của bên A -Thời gian giao hàng: 06 tháng 12 năm 2011 Điều 6: Cam kết chung Hai bên cam kết thực hiện đầy đủ các điều khoản trong hợp đồng này. Trong quá trình thực hiện nếu gặp khó khăn trở ngại, hai bên phải thông báo cho nhau bằng văn bản trước 15 ngày để cùng nhau bàn bạc giải quyết. Trong trường hợp bên nào vi phạm hợp đồng, gây thiệt hại cho nhau phải bồi thường vật chất theo chính sách pháp luật hiện hành của Nhà nước. Sau khi hai bên thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ của mình trong hợp đồng nếu hai bên không còn vướng mắc gì coi như hợp đồng đã được thanh lý. Hợp đồng được lập thành 04 bản, mỗi bên giữ hai bản có giá trị pháp lý như nhau và có hiệu lực kể từ ngày ký. ĐẠI DIỆN BÊN A ĐẠI DIỆN BÊN B Hoàng Minh Anh Đào Văn Bẩy GVHD: TS.Đinh Thế Hùng 15 Đại học KTQD