Tài liệu Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH TM Ngọc Hoa

Trường Đại Học Công nghiệp Hà Nội -1- Khoa Kinh tế LỜI MỞ ĐẦU Những năm vừa qua, cùng với quá trình phát triển kinh tế và sự đổi mới sâu sắc về cơ chế kinh tế, các quy luật kinh tế khách quan như quy luật cung cầu, quy luật cạnh tranh… đã trở thành động lực thúc đẩy các doanh nghiệp tìm con đường đi cho mình nhằm tối đa hóa lợi nhuận, mở rộng quy mô hoạt động sản xuất và không ngừng lớn mạnh. Điều này đòi hỏi mỗi doanh nghiệp phải có sự nhạy bén, đổi mới trên nhiều phương diện để thích ứng với nền kinh tế thị trường. Một trong những biện pháp hữu hiệu nhất mà hiện nay các doanh nghiệp đang tập trung đầu tư chiều sâu là tìm cách giảm chi phí, hạ giá thành sản phẩm mà vẫn đảm bảo được chất lượng sản phẩm nhằm nâng cao sức cạnh tranh trên thị trường. Nguyên vật liệu là một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất. Giá nguyên vật liệu đầu vào tăng hay giảm có tác động cùng chiều đến giá sản phẩm bán ra, chất lượng nguyên vật liệu còn ảnh hưởng trực tiếp đến chấ Đối với một doanh nghiệp sản xuất, phần cốt lõi là khoản mục chi phí về nguyên vật liệu chiếm tỉ trọng lớn trong toàn bộ chi phí sản xuất của t lượng sản phẩm. Vì vậy các doanh nghiệp sản xuất luôn coi trọng công tác quản lý khoản mục chi phí nguyên vật liệu để làm sao giảm chi phí, tăng lợi nhuận mà vẫn đảm bảo chất lượng sản phẩm. Sau một thời gian thực tập tại Công ty TNHH TM Ngọc Hoa, qua tiếp xúc và tìm hiểu thực tế về công tác kế toán của Công ty, em càng nhận thấy rõ tầm quan trọng của kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất. Đó chính là lý do em chọn đề tài “ Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH TM Ngọc Hoa” SV: Phạm Thùy Dung, Lớp TCĐH KT2-K1 Chuyên đề thực tập Trường Đại Học Công nghiệp Hà Nội Khoa Kinh tế -2- Kết cấu chuyên đề thực tập chuyên ngành ngoài phần mở đầu và kết luận gồm 3 chương: - Chương 1: Giới thiệu tổng quan về Công ty TNHH TM Ngọc Hoa - Chương 2: Thực trạng kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH TM Ngọc Hoa - Chương 3: Một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH TM Ngọc Hoa Do thời gian thực tập không nhiều và trình độ chuyên môn còn hạn chế nên việc xây dựng và nghiên cứu đề tài này không thể tránh khỏi những khiếm khuyết. Em rất mong nhận được sự đóng góp ý kiến của các thầy cô giáo trong khoa và các cán bộ kế toán của Công ty để chuyên đề thực tập của em được hoàn chỉnh hơn. Em xin chân thành cảm ơn thầy giáo TS.Nguyễn Hữu ánh đã hướng dẫn và giúp đỡ em hoàn thành Chuyên đề thực tập chuyên ngành này. Em xin chân thành cảm ơn các cô chú, anh chị trong phòng tài vụ Công ty TNHH TM Ngọc Hoa đã tạo điều kiện giúp đỡ em trong thời gian thực tập tại Công ty. Em xin chân thành cảm ơn! Phần I: Tổng quan về Công ty TNHH Dương Phú Gia Phần II: Thực trạng Công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH Dương Phú Gia Phần III: Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty TNHH Dương Phú Gia Em xin chân thành cảm ơn sự hướng dẫn nhiệt tình của cô giáo Thạc sỹ Trương Thị Thanh Hằng và các cán bộ phòng kế toán trong công ty đã giúp đỡ em hoàn thành chuyên đề tốt nghiệp này. Thái Nguyên, ngày 20 tháng 11 năm 2009 SV thực hiện: Phạm Thùy Dung SV: Phạm Thùy Dung, Lớp TCĐH KT2-K1 Chuyên đề thực tập Trường Đại Học Công nghiệp Hà Nội Khoa Kinh tế -3- phần I giới thiệu khái quát về công ty tnhh dương phú gia 1.1. Lịch sử hình thành và phát triển của công ty Công ty TNHH Đại Thịnh được thành lập theo quyết định số 2273/QĐ-UB ngày 07.09.1998 của Uỷ ban nhân dân Tỉnh Vĩnh Phúc. Tên giao dịch của công ty: Công ty TNHH Đại Thịnh Tên giao dịch quốc tế: Dai Thinh .Co.Ltd Trụ sở chính: Số 138 - Đường Trần Hưng Đạo - Tổ 14 Phường Trưng Trắc - Thị xã Phúc Yên - Vĩnh phúc. SV: Phạm Thùy Dung, Lớp TCĐH KT2-K1 Chuyên đề thực tập Trường Đại Học Công nghiệp Hà Nội -4- Khoa Kinh tế Vốn điều lệ: 7.470.000.000 đ. Công ty TNHH Đại Thịnh là doanh nghiệp hạch toán độc lập, hoạt động theo cơ chế thị trường có sự quản lý của nhà nước. Được ký và thực hiện các hợp đồng kinh tế, các hoạt động liên doanh liên kết phù hợp với mục tiêu nhiệm vụ của ngành theo luật định và điều lệ của công ty. Chức năng chính của công ty hiện nay là: - Sản xuất gia công, chế biến các sản phẩm ngành giấy, nguyên vật liệu ngành giấy, vật liệu xây dựng, trang trí nội thất. - Sản xuất hoá chất, nguyên liệu ngành giấy (keo kết dính, tinh bột biến tính). - Kinh doanh bất động sản, kinh doanh dịch vụ ăn uống, nhà hàng, khách sạn. - Mua bán, đại lý, ký gửi hàng hoá# máy móc thiết bị và hàng tiêu dùng khác... 1.1.1. Giai đoạn từ năm 1998 đến năm 2000 Công ty TNHH Đại Thịnh được thành lập từ ngày 07/09/1998 với chức năng nhiệm vụ chính là chuyên sản xuất ván Focmika cung cấp cho thị trường phía bắc. Sau một năm kinh doanh thị trường ván Focmika lại tràn ngập, Công ty quyết định chuyển hướng đầu tư sang mặt hàng: Giấy khăn ăn, giấy vệ sinh....Nhưng đến năm 2000 thị trường giấy vệ sinh và giấy khăn ăn bão hoà, Công ty TNHH Đại Thịnh lại bắt đầu tìm hướng đi mới đó là làm thế nào để sản xuất ra các loại hoá chất phục cho ngành giấy thay thế hàng nhập khẩu từ nước ngoài mà giá thành lại giảm. 1.1.2. Giai đoạn từ năm 2001 đến nay Đầu năm 2001 Công ty TNHH Dương Phú Gia đã mạnh dạn đầu tư dây chuyền sản xuất keo AKD và dây chuyền sản xuất tinh bột biến tính phục vụ ngành giấy. Qua gần 7 năm hoạt động và phát triển, công ty đã đóng góp một phần không nhỏ cho ngân sách nhà nước, giải quyết công ăn việc làm, tạo thu nhập cho hàng trăm lao động. Trải qua nhiều bước thay đổi lớn trên quãng đường phát triển, đến nay công ty đã khẳng định được vị trí nhất định của mình trên thị trường và hiện nay sản phẩm của công ty đang được cung cấp chủ yếu cho các SV: Phạm Thùy Dung, Lớp TCĐH KT2-K1 Chuyên đề thực tập Trường Đại Học Công nghiệp Hà Nội Khoa Kinh tế -5- nhà máy lớn như: Tổng Công ty Giấy Việt Nam, Công ty Giấy Việt trì, Công ty Giấy Tân Mai, Công ty Giấy Bình An, Công ty Giấy Đồng Nai... Kết quả kinh doanh của Công ty TNHH Đại Thịnh trong một số năm gần đây có nhiều nét rất đáng khích lệ. Qua báo cáo kết quả kinh doanh của công ty ta có thể thấy được được sự phát triển đáng kể nhờ công tác chuyển hướng kinh doanh. Được thể hiện cụ thể dưới bảng kết quả kinh doanh sau: Biểu 01: Stt 1 2 3 4 5 6 Bảng kết quả kinh doanh một số năm gần đây Chỉ tiêu Tổng doanh thu Giá vốn hàng bán Lợi nhuận trước thuế Nộp ngân sách Lao động Thu nhập bình quân CBCNV/tháng Đơn v ị Triệu đồng Triệu đồng 2005 50.960 46.436 2006 57.845 51.401 2007 75.291 68.562 Triệu đồng 1.256 1.650 1.790 Triệu đồng Người 1.793 200 1920 300 2150 400 1.000/người 800 850 1.000 Từ bảng trên có thể thấy được sự phát triển rõ rệt của công ty trong những năm gần đây qua chỉ tiêu về tổng doanh thu và lãi trước thuế. Qua bảng trên ta cũng thấy được công ty đã thực hiện nghĩa vụ với ngân sách nhà nước rất đầy đủ. Hàng năm, công ty đã đóng góp cho ngân sách nhà nước hàng tỷ đồng, góp phần làm tăng trưởng nền kinh tế đất nước. 1.2. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý hoạt động kinh doanh và phân cấp quản lý tài chính 1.2.1. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý hoạt động kinh doanh Bộ máy quản lý của công ty TNHH Đại Thịnh được quản lý theo mô hình trực tuyến, đứng đầu là Giám đốc - là người trực tiếp chịu trách nhiệm, giúp việc cho giám đốc là các phó giám đốc và các phòng ban chức năng. - Ban Giám đốc: Giám đốc : là người phụ trách chung, là đại diện của Công ty trước pháp luật, chịu trách nhiệm trước pháp luật về hoạt động của Công ty, hoạch định SV: Phạm Thùy Dung, Lớp TCĐH KT2-K1 Chuyên đề thực tập Trường Đại Học Công nghiệp Hà Nội Khoa Kinh tế -6- phương hướng mục tiêu dài hạn cũng như ngắn hạn cho cả Công ty. Phó giám đốc: là người giúp việc cho giám đốc, thực hiện nhiệm vụ cụ thể do Giám đốc giao hay uỷ quyền khi vắng mặt. - Các phòng ban chức năng bao gồm 6 phòng ban * Phòng hành chính tổ chức: Phụ trách chung về nhân lực, xây dựng mức đơn giá tiền lương, theo dõi quá trình thực hiện định mức kinh tế kỹ thuật. Căn cứ vào yêu cầu phát triển của sản xuất và định hướng phát triển mở rộng của công ty để lên kế hoạch đào tạo mới và đào tạo lại. * Phòng kinh doanh: Làm nhiệm vụ nghiệm thu và giao hàng hoá thành phẩm cho khách hàng, cung cấp đúng chủng loại, quy cách sản phẩm mà khách hàng yêu cầu, đảm bảo cho quá trình bán hàng của Công ty được thuận lợi * Phòng kế toán: Trực tiếp làm công tác kế toán, tài chính theo đúng chế độ của nhà nước quy định, tham mưu cho giám đốc về các chế độ kế toán của nhà nước, hạch toán quá trình sản xuất kinh doanh của công ty. *Phòng vật tư nguyên liệu: Có nhiệm vụ xây dựng các kế hoạch tổng hợp ngắn hạn, dài hạn và kế hoạch tác nghiệp, kế hoạch giá thành, điều chỉnh sản xuất hàng ngày cung ứng vật tư, nguyên vật liệu. * Phòng bảo vệ: Có nhiệm vụ đảm bảo công tác an toàn, đôn đốc, giám sát việc thực hiện nội quy của Công ty, pháp lệnh của Nhà nước trong khu vực Công ty quản lý. * Phòng Kỹ thuật: Có nhiệm vụ kiểm tra giám sát các hoạt động của quá trình sản xuất, kiểm tra chất lượng nguyên vật liệu đầu vào, các sản phẩm đầu ra, kiểm tra chất lượng bán thành phẩm trong sản xuất, nghiên cứu tìm tòi các sản phẩm mới, giải quyết các khiếu nại của khách hàng về sản phẩm. Tổ chức bộ máy quản lý của công ty có thể khái quát theo sơ đồ sau Sơ đồ 01: Sơ đồ bộ máy quản lý của Công ty TNHH Đại Thịnh SV: Phạm Thùy Dung, Lớp TCĐH KT2-K1 Chuyên đề thực tập Trường Đại Học Công nghiệp Hà Nội Khoa Kinh tế -7- Giám đốc công ty Phó giám đốc kinh doanh Phòng Hành chính tổ chức Phòng Kế toán Phân xưởng Tinh bột Phó giám đốc kỹ thuật Phòng kinh doanh Phòng vật tư nguyên liệu Phân xưởng Hoá chất Phòng Kỹ Thuật Phòng bảo vệ Phân xưởng Cơ điện 1.2.2. Đặc điểm phân cấp quản lý tài chính *Đối với kế toán trưởng: - Kế toán trưởng có trách nhiệm tổ chức và hoàn thiện công tác quản lý tài chính tại công ty. - Có nhiệm vụ kiểm tra, kiểm soát các nghiệp vụ tài chính liên quan và tổ chức báo cáo số liệu chính xác, kịp thời nhằm giúp cho lãnh đạo công ty nắm bắt kịp thời tình hình kinh doanh của công ty. Giám sát nhân viên kế toán thực hiện công việc được giao. Giám sát nhân viên của công ty trong việc thực hiện các quy định tài chính. - Định kỳ, căn cứ số liệu của kế toán viên tiến hành tổng hợp và quyết toán tài chính nội bộ của tháng kinh doanh vào ngày mùng mười của tháng tiếp theo. - Quyết toán số liệu báo cáo cơ quan Thuế đảm bảo đúng hạn định. Tiến hành liên hệ và hoàn tất các công việc có liên quan về Thuế của công ty. * Đối với thủ quỹ: SV: Phạm Thùy Dung, Lớp TCĐH KT2-K1 Chuyên đề thực tập Trường Đại Học Công nghiệp Hà Nội Khoa Kinh tế -8- - Thực hiện việc thu, chi theo đúng quy định (đúng tính chất, đủ chứng từ), chỉ thu chi những khoản hợp lý, hợp lệ. Những khoản chi phải được sự đồng ý của Giám đốc công ty . - Ghi chép đầy đủ, chính xác và kịp thời số liệu phát sinh liên quan đến tiền. Khoá sổ quỹ theo ngày để cung cấp số liệu cho kế toán lập báo cáo ngày. - Hàng tháng, cùng kế toán quỹ tiến hành kiểm quỹ vào cuối ngày 30 - Chịu trách nhiệm về quỹ như: số dư quỹ, tiền mặt tồn quỹ thực tế . - Chịu sự quản lý và phân công trực tiếp của phụ trách bộ phận kế toán . * Đối với kế toán viên: - Nhân viên kế toán phải tuân thủ theo quy định của Bộ Tài chính và quy định của Công ty để hoàn thành công việc của mình. - Sẵn sàng hướng dẫn, giúp đỡ nhân viên trong Công ty hoàn tất thủ tục thu, chi và thanh toán. Khi đã đủ điều kiện thanh toán phải nhanh chóng, kịp thời lập các thủ tục cần thiết, tránh gây khó khăn, phiền hà cho người khác. - Chịu sự quản lý và phân công trực tiếp của phụ trách bộ phận kế toán. - Chịu trách nhiệm về tính chính xác, kịp thời cho Giám đốc và kế toán tổng hợp . - Vào sổ theo dõi nợ, định kỳ 3 đến 5 ngày lập chi tiết khách nợ để tiến hành đòi nợ. Đôn đốc các nhân viên đòi nợ khách hàng do từng người quản lý. - Thực hiện các nghiệp vụ kế toán phát sinh thường ngày. Lập các biểu báo cáo nội bộ định kỳ trước ngày mùng 5 hàng tháng để kế toán tổng hợp làm quyết toán tháng. - Tất cả các nhân viên trong công ty tuân thủ nguyên tắc thanh toán phải có chứng từ đã được phê duyệt của lãnh đạo công ty . * Đối với các bộ phận khác trong công ty: - Các nhân viên kinh doanh khi nhận nhiệm vụ giao hàng cho khách hàng, sau khi nhận hàng phải từ bộ phận sản xuất phải ghi tên khách, hành trình, số tiền, nơi giao vào ” Sổ giao nhận” theo mẫu. Khi hoàn thành nhiệm vụ, số tiền thu SV: Phạm Thùy Dung, Lớp TCĐH KT2-K1 Chuyên đề thực tập Trường Đại Học Công nghiệp Hà Nội Khoa Kinh tế -9- được của khách hàng phải nộp tiền cho thủ quỹ. Trường hợp khách nợ tiền, nhân viên phải nộp “ Giấy biên nhận nợ” cho kế toán để theo dõi đòi nợ. - Các nhân viên ở các phòng ban khác khi muốn mua vật tư hay nguyên liệu phải lên kế hoạch mua hàng (về số lượng, giá thành...) gửi phòng kế toán để phòng kế toán cân đối thu chi để kịp thời mua hàng cho sản xuất. 1.3. Đặc điểm tổ chức sản xuất và quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm 1.3.1. Đặc điểm tổ chức sản xuất Công ty TNHH Đại Thịnh chuyên sản xuất các loại sản phẩm hoá chất phục vụ ngành giấy với nhiều sản phẩm đa dạng, nhiều đặc điểm hoàn toàn khác nhau, mỗi một bộ phận sản xuất có đặc thù riêng và căn cứ vào hệ thống sản xuất kinh doanh đặc thù, Công ty được chia thành các bộ phận sản xuất kinh doanh như sau: 1- Phân xưởng tinh bột: Chuyên sản xuất các loại tinh bột biến tính dùng cho việc ép keo bề mặt giấy tạo độ nhẵn, độ bền cho tờ giấy như: Tinh bột Anion, Cation, Tapox 510, Taca 27... 2- Phân xưởng hoá chất: Chuyên sản xuất các loại keo kết dính dùng làm chất phụ gia liên kết các sơ sợi của giấy tạo độ dai, bền, chống thấm và tăng độ bắt mực khi in như: keo AKD, keo nhựa thông, chất tăng trắng, chất nhũ hoá... 3- Phân xưởng Cơ điện: Có nhiệm vụ theo dõi, sửa chữa, bảo dưỡng các máy móc thiết bị tại các phân xưởng đảm bảo máy chạy liên tục, đạt hiệu quả cao nhất, luôn cải tiến và đề xuất các ý kiến nhằm hoàn thiện dây truyền sản xuất và có hiệu quả trong sản xuất. Mỗi phân xưởng đều có một quản đốc quản lý điều hành sản xuất 1.3.2. Đặc điểm quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm Sản phẩm tinh bột biến tính cuả công ty được vận hành qua 13 bước và được khái quát qua sơ đồ sau: Sơ đồ 02: Sơ đồ quy trình công nghệ sản xuất tinh bột biến tính SV: Phạm Thùy Dung, Lớp TCĐH KT2-K1 Chuyên đề thực tập Trường Đại Học Công nghiệp Hà Nội Phản ứng Kiểm tra - 10 - Khoa Kinh tế Điều chỉnh hoá chất Gia nhiệt Trao đổi nhiệt, tuần hoàn Pha trộn hoá chất Lọc, rửa Bơm lên thùng phản ứng Vắt, sấy khô Bể quậy Đóng bao Nguyên liệu tinh bột Lưu kho Sản phẩm keo AKD cũng được vận hành qua 13 bước và được khái quát qua sơ đồ sau Sơ đồ 03: Sơ đồ quy trình công nghệ sản xuất keo AKD SV: Phạm Thùy Dung, Lớp TCĐH KT2-K1 Chuyên đề thực tập Trường Đại Học Công nghiệp Hà Nội Hạ nhiệt độ 600C Kiểm tra Bán TP Khoa Kinh tế - 11 - Điều chỉnh hoá chất lần 1 Hạ pH Kiểm tra Cho hoá chất điều chỉnh Qua áp lực nghiền nhỏ Khuất đều, phản ứng 1h Qua làm lạnh Cho nguyên liệu Kiểm tra, điều chỉnh hoá chất lần 2 Nước gia nhiệt 900C Lưu kho SP 1.4. Thực tế tổ chức kế toán của công ty 1.4.1.Tổ chức bộ máy kế toán Bộ máy kế toán của công ty được tổ chức theo hình thức tập trung, có liên quan trực tiếp tới bộ phận quản lý. Toàn bộ công tác kế toán của công ty được tập trung tại phòng kế toán. Bộ máy kế toán của công ty được tổ chức theo mô hình kế toán tập trung theo sơ đồ sau: SV: Phạm Thùy Dung, Lớp TCĐH KT2-K1 Chuyên đề thực tập Trường Đại Học Công nghiệp Hà Nội Khoa Kinh - 12 - tế Sơ đồ 04: Bộ máy tổ chức kế toán của công ty Kế toán trưởng ( Kiêm trưởng phòng ) Phó phòng kế toán ( Kiêm kế toán tổng hợp) Kế toán TSCĐ Kế toán thanh toán Kế toán ngân hàng Thủ quỹ Kế toán sp-vt, hàng hoá 1.4.2.Thực tế vận dụng chế độ kế toán tại công ty Hiện nay, Công ty đang áp dụng một hệ thống chứng từ kế toán thống nhất theo quy định của Bộ tài chính và nhà nước ban hành theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ Tài chính. Công ty thống nhất áp dụng Hệ thống chuẩn mực kế toán Việt Nam và hình thức “Nhật ký chứng từ” theo chế độ kế toán hiện hành của Bộ tài chính. Niên độ kế toán bắt đầu từ ngày 1/1 và kết thúc vào ngày 31/12. Một số loại chứng từ mà công ty thường dùng là: * Chứng từ về tiền tệ: * Chứng từ về bán hàng: * Chứng từ về hàng tồn kho: * Chứng từ về lao động - tiền lương: * Chứng từ về TSCĐ: SV: Phạm Thùy Dung, Lớp TCĐH KT2-K1 Chuyên đề thực tập Trường Đại Học Công nghiệp Hà Nội - 13 - Khoa Kinh tế Công ty sử dụng hệ thống tài khoản theo quy định của bộ tài chính và thực hiện sửa đổi bổ sung theo thông tư 89/2002/TT-BTC ngày 09/10/2002 của Bộ tài chính về “ Hướng dẫn thực hiện 4 chuẩn mực kế toán”. SV: Phạm Thùy Dung, Lớp TCĐH KT2-K1 Chuyên đề thực tập Chuyên đề thực tập tốt nghiệp - 14 - Trường ĐH Kinh tế quốc dân phần II thực trạng công tác kế toán nguyên vật liệu tai công ty tnhh dương phú gia 2.1 Đặc điểm và phân loại nguyên vật liệu tại công ty 2.1.1 Đặc điểm nguyên vật liệu tại công ty Sản phẩm của Công ty TNHH Đại Thịnh là sản phẩm hoá chất phụ gia cho ngành giấy, đa dạng, nhiều chủng loại, khối lượng sản phẩm sản xuất ra phong phú, đa dạng, với mỗi loại sản phẩm cần có những nguyên liệu thích hợp. Vì vậy, nguyên vật liệu của công ty cũng cần rất nhiều như tinh bột sắn, tinh bột ngô, AKD sáp, hoá chất NaOH, hoá chất HCL… với số lượng lớn, quy cách sản phẩm khác nhau. Nguyên vật liệu của công ty phần lớn là sản phẩm của ngành Nông nghiệp, công nghiệp hoá chất. Do đặc thù là sản phẩm của ngành nông nghiệp nên nó mang tính chất thời vụ và chịu sự tác động của thiên nhiên. Bởi vậy, công ty phải mua nguyên vật liệu dự trữ cho sản xuất. Mặt khác, do sản xuất nông nghiệp và sản phẩm của ngành nông nghiệp chế biến chịu sự tác động của thiên nhiên và khí hậu của nước ta biến đổi liên tục và thất thường nên nguồn nguyên vật liệu cũng chịu sự ảnh hưởng rất lớn bởi thiên nhiên. Vì vậy, giá cả sản phẩm nông nghiệp cũng thường xuyên biến đổi không ổn định dẫn đến giá nguyên vật liệu của công ty cũng biến đổi liên tục. Đồng thời, nguyên vật liệu chính của công ty là sản phẩm nông nghiệp vì vậy rất rễ bị hư hỏng trong điều kiện thời tiết nóng ẩm ở nước ta do đó chất lượng nguyên vật liệu cũng bị ảnh hưởng rất lớn đến chất lượng sản phẩm sản xuất ra. Hơn nữa chi phí nguyên vật liệu chiếm một tỷ trọng lớn trong toàn bộ chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm nên tăng giảm chi phí nguyên vật liệu đồng nghĩa với việc tăng giảm giá thành sản phẩm và tăng giảm lợi nhuận của công ty. Vì vậy, việc dự trữ, bảo quản nguyên vật liệu là điều mà ban lãnh đạo công ty rất quan tâm, công ty đã tổ chức hệ thống kho dự trữ nguyên Nguyễn Thị Quế Phương Kế toán K37 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp - 15 - Trường ĐH Kinh tế quốc dân vật liệu một cách hợp lý, gần các phân xưởng sản xuất để tạo điều kiện cho vận chuyển và cung ứng cho sản xuất một cách nhanh nhất. Đi đôi với việc xây dựng hệ thống kho dự trữ, bảo quản nguyên vật liệu công ty cũng đã xây dựng hệ thống nội quy đối với cán bộ công nhân viên liên quan đến việc nhập xuất dự trữ, bảo quản nguyên vật liệu, quy định rõ trách nhiệm vật chất cho người quản lý nguyên vật liệu nếu có sự hao hụt, mất mát và chịu trách nhiệm trước ban lãnh đạo công ty. 2.1.2 Phân loại nguyên vật liệu Nguyên vật liệu sử dụng trong công ty bao gồm nhiều chủng loại, chúng khác nhau về công dụng, tính năng lý, hoá học phẩm cấp, chất lượng. Mặt khác, nguyên vật liệu thường xuyên biến động. Để quản lý và hạch toán chính xác, kịp thời chi phí nguyên vật liệu để tính giá thành sản phẩm một cách khoa học và hợp lý, công ty đã sử dụng phương pháp phân loại nguyên vật liệu theo nội dung kinh tế và yêu cầu kế toán quản trị của Công ty. Nguyên vật liệu được phân loại như sau: + Vật liệu chính: là đối tượng lao động chủ yếu của Công ty, là cơ sở vật chất chủ yếu hình thành nên sản phẩm mới như: tinh bột sắn, tinh bột ngô, nhựa thông, AKD sáp, … + Vật liệu phụ: là đối tượng lao động không cấu thành nên thực thể sản phẩm như vật liệu chính nhưng có tác dụng cung cấp nhiệt lượng cho quá trình sản xuất sản phẩm như: hoá chất xút, axít, javen tẩy trắng… + Nhiên liệu: là một loại vật liệu khi sử dụng có tác dụng cung cấp nhiệt lượng cho quá trình sản xuất kinh doanh. Nhiên liệu dùng trực tiếp vào quy trình công nghệ sản xuất kỹ thuật sản phẩm như: dầu DO, gas… + Phế phẩm: là những loại vật liệu loại ra trong quá trình sản xuất của Công ty và được thu hồi để sử dụng cho các công việc khác hoặc đưa vào chế biến lại. Như vậy, việc phân loại nguyên vật liệu giúp cho việc quản lý nguyên vật liệu được dễ dàng hơn. Dựa trên cơ sở phân loại này công ty theo dõi được số lượng, Nguyễn Thị Quế Phương Kế toán K37 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Trường ĐH Kinh tế quốc dân - 16 - chất lượng của từng loại vật liệu chính, vật liệu chính, vật liệu phụ, nhiên liệu, phụ tùng thay thế. Từ đó, đề ra hình thức hạch toán nguyên vật liệu một cách khoa học và hợp lý để phục vụ cho công tác quản lý nguyên vật liệu tại công ty. 2.2. Đánh giá nguyên vật liệu tại Công ty TNHH Đại Thịnh 2.2.1. Đánh giá nguyên vật liệu nhập kho Nguyên vật liệu dùng cho sản xuất của công ty chủ yếu được mua ngoài. Kế hoạch nhập nguyên vật liệu được lập và duyệt theo từng tháng, quý dựa vào kế hoạch và quá trình sản xuất sản phẩm. Khi nhập kho nguyên vật liệu công ty đã sử dụng giá thực tế để hạch toán - Đối với nguyên vật liệu mua ngoài nhập kho: Giá thực tế NVL Giá gốc = Nhập kho ghi trên Thuế nhập + hoá đơn khẩu Chi phí Các khoản + vận chuyển - giảm trừ (nếu có) bốc dỡ (nếu có) - Đối với nguyên vật liệu nhập kho do thuê ngoài gia công: Giá thực tế Giá trị NVL = NVL nhập kho Chi phí gia công và + xuất gia công các chi phí khác - Đối với nguyên vật liệu là phế liệu thu hồi, sản phẩm hỏng thì giá nhập kho là giá trị có thể thu hồi được. Cách đánh giá nguyên vật liệu nhập kho được thể hiện qua ví dụ sau: Ví dụ 1: Theo phiếu nhập kho số 80 ngày 05 tháng 09 năm 2007 + Nhập kho 25.500 kg tinh bột sắn với đơn giá 3.950đ/kg của Công ty Giang Nam + Nhập kho 85.500 kg tinh bột ngô với đơn giá 3.400 đ/kg của Công ty Giang Nam + Chi phí vận chuyển, bốc dỡ cả 2 mặt hàng trên là 5.550.000 đồng (Thuế suất VAT 5%) Nguyễn Thị Quế Phương Kế toán K37 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Trường ĐH Kinh tế quốc dân - 17 - Chi phí vận chuyển, bốc dỡ phân bổ cho: 5.550.000 + Tinh bột sắn = * 25.500 = 1.275.000 đồng 25.500 + 85.500 Chi phí vận chuyển, bốc dỡ phân bổ cho 1kg tinh bột sắn là: 1.275.000/25.500 = 50 đồng 5.550.000 + Tinh bột ngô = * 85.500 = 4.275.000 đồng 25.500 + 85.500 Chi phí vận chuyển, bốc dỡ phân bổ cho 1kg tinh bột ngô là: 4.275.000/85.500 = 50 đồng Vậy giá thực tế nhập kho của từng loại nguyên vật liệu: + Tinh bột sắn: 3.950 + 50 = 4.000 đồng/kg + Tinh bột ngô: 3.400 + 50 = 3.450 đồng/kg 2.2.2 Đánh giá nguyên vật liệu xuất kho Do đặc điểm sản xuất kinh doanh của công ty mà số lần xuất kho là liên tục theo từng lần, số lượng nhập là nhiều, do đó công ty áp dụng phương pháp bình quân gia quyền sau mỗi lần nhập để xác định giá trị nguyên vật liệu xuất kho Giá thực tế NVL Đơn giá thực tế bình tồn kho ĐK Giá thực tế NVL + nhập kho TK = quân NVL xuất kho Số lượng NVL + Số lượng NVL tồn kho ĐK Giá thực tế NVL Đơn giá thực tế bình = xuất kho nhập kho TK Khối lượng NVL * quân NVL xuất kho Nguyễn Thị Quế Phương xuất kho Kế toán K37 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Trường ĐH Kinh tế quốc dân - 18 - Cách đánh giá nguyên vật liệu xuất kho được thể hiện qua ví dụ sau: Ví dụ 2: Tính giá xuất kho 28.500 kg tinh bột sắn cho phân xưởng tinh bột theo phiếu xuất kho số 15 ngày 06 tháng 09 năm 2007… Diễn giải Số lượng (kg) Tồn đầu kỳ PNK 80 PNK 82 …………………. Đơn giá Đơn giá (đ) 45.000 25.500 5.500 Số tiền (đ) 4.120 4.000 4.080 185.400.000 102.000.000 22.440.000 185.400.000 + 102.000.000 + 22.440.000 Tinh bột sắn = = 4.076,84 đồng xuất kho Trị giá xuất kho của 45.000 + 25.500 + 5.500 = 28.500 * 4.076,84 = 116.189.940 đồng 28.500 kg tinh bột sắn Từ ví dụ trên ta thấy: Việc áp dụng phương pháp bình quân để tính trị giá nguyên vật liệu xuất kho là hoàn toàn hợp lý, đảm bảo độ chính xác không chênh lệch quá nhiều so với giá trị thị trường, đảm bảo tính thực tế của kế toán áp dụng phương pháp này, việc tính toán được thực hiện cuối mỗi ngày, giá trị nguyên vật liệu xuất kho ngày nào cũng được ghi sổ, các nghiệp vụ luôn được cập nhật không dồn vào cuối tháng, có thể cung cấp số liệu tại bất kỳ thời điểm nào theo yêu cầu quản lý. 2.3. Kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại công ty Nguyễn Thị Quế Phương Kế toán K37 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp - 19 - Trường ĐH Kinh tế quốc dân 2.3.1 Thủ tục chứng từ nhập - xuất * Thủ tục chứng từ nhập kho nguyên vật liệu Tại Công ty TNHH Đại Thịnh việc thu mua vật liệu do cán bộ cung tiêu của phòng kế hoạch vật tư đảm nhiệm. Khi có nhu cầu về nguyên vật liệu, phòng kế hoạch vật tư tổ chức cho cán bộ đi mua. Mọi nguyên vật liệu mua về đến công ty phải làm thủ tục kiểm nhận và nhập kho. Chứng từ chủ yếu về thu mua và nhập kho nguyên vật liệu của công ty gồm có: + Biên bản kiểm nghiệm vật tư, sản phẩm hàng hoá (Mẫu số 08 - VT) + Phiếu nhập kho (Mẫu số 02 - VT) Khi nhận được hoá đơn bán hàng, giấy báo nhận hàng của người bán gửi đến hay do nhân viên cung tiêu của công ty mang về, phòng kế hoạch vật tư phải đối chiếu với hợp đồng hoặc kế hoạch thu mua để quyết định chấp nhận hay không chấp nhận thanh toán đối với từng chuyến hàng. Khi vật liệu về đến công ty phải thành lập ban kiểm nghiệm công ty về số lượng chất lượng và quy cách vật liệu rồi lập ban kiểm nghiệm vật tư. Ban kiểm nghiệm vật tư bao gồm: Người nhập, người phụ trách vật tư và thủ kho. Người nhập và phụ trách vật tư kiểm tra về số lượng và quy cách nguyên vật liệu, thủ kho có trách nhiệm kiểm tra về mặt số lượng nguyên vật liệu. Đồng thời phải ghi rõ họ tên, quy cách vật tư kiểm nghiệm, đơn vị tính, số lượng vật liệu nhập (số trang hoá đơn và số nhập). Biên bản phải ghi rõ ngày, tháng, năm có đầy đủ chữ ký của người nhập vật tư, thủ kho và người phụ trách vật tư. Biên bản kiểm nghiệm được lập thành 3 liên: + Một liên lưu ở phòng kế hoạch vật tư. + Một liên thủ kho giữ để làm căn cứ ghi vào thẻ kho. + Một liên giao cho khách hàng. Tất cả chứng từ đều phải có chữ ký của người nhận hàng, thủ kho, người giao hàng, thủ trưởng đơn vị. Nguyễn Thị Quế Phương Kế toán K37 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp - 20 - Trường ĐH Kinh tế quốc dân Phiếu nhập kho: Trước khi ghi vào phiếu nhập kho, kế toán căn cứ vào hợp đồng kinh tế, biên bản kiểm nhận vật tư: Phiếu nhập kho được lập thành 3 liên: + Một liên lưu ở quyển phiếu nhập kho (ở bộ phận kế toán) + Một liên giao cho phòng kế toán để làm căn cứ ghi sổ và thanh toán với khách hàng (lưu ở kế toán thanh toán) + Một liên giao cho thủ kho để ghi vào thẻ kho. Phiếu nhập phải đầy đủ chữ ký của người nhận hàng, thủ kho, người giao hàng, thủ trưởng đơn vị. Có thể khái quát quá trình nhập vật tư theo sơ đồ sau: Sơ đồ số 5: Khái quát quá trình nhập vật tư NVL HĐ Phòng kế hoạch vật tư Kiểm nghiệm BBKN Nhập kho PNK Biểu số 2: Trích HOá ĐƠN ( GTGT) Mẫu số: 01 GTKT-3LL Liên 2: ( giao cho khách hàng ) YE/2007N Ngày 5 tháng 9 năm 2007 Số 0099466 Đơn vị: Công ty TNHH Giang Nam Địa chỉ: Thành phố Đà Nẵng Số tài khoản: .... Điện thoại: .........................MST: 0400101588 Họ tên người mua hàng: Nguyễn Hữu Dương Nguyễn Thị Quế Phương Kế toán K37