Tài liệu Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu ở công ty cổ phần xây dựng số 2 thăng long

LUẬN VĂN CUỐI KHOÁ LỜI MỞ ĐẦU Nền kinh tế thị trường hoạt động theo các quy luật kinh tế khách quan đã tạo ra một thị trường cạnh tranh khốc liệt mà ở đó để tồn tại và không ngừng lớn mạnh, các doanh nghiệp luôn phải theo đuổi mục tiêu kinh tế cao nhất là lợi nhuận. Thực tế cho thấy các doanh nghiệp làm ăn có hiệu quả thì mới có thể tồn tại và phát triển. Một câu hỏi đặt ra cho các doanh nghiệp là phải làm gì để đạt lợi nhuận tối đa trong giới hạn năng lực sản xuất của mình. Để giải quyết vấn đề này, các doanh nghiệp phải tìm ra giải pháp tổ chức kinh doanh tối ưu nhất để có thể hoạt động kinh doanh một cách có hiệu quả. Doanh nghiệp phải quan tâm đến tất cả các vấn đề, thực hiện hàng loạt các giải pháp kinh tế để tối đa hoá lợi nhuận, cực tiểu hoá chi phí. Một trong các giải pháp luôn được các doanh nghiệp chú trọng là giải pháp phát huy nội lực. Để thực hiện được các giải pháp phát huy nội lực thì công tác hạch toán kế toán đóng vai trò quan trọng, trong đó hạch toán chi phí nguyên vật liệu được coi là công cụ sắc bén hiệu quả nhất. Trong doanh nghiệp xây dựng, nguyên vật liệu thường chiếm tỷ trọng lớn trong giá thành sản phẩm. Sử dụng hợp lý, tiết kiệm nguyên vật liệu sẽ làm giảm chi phí, tăng lợi nhuận đáng kể cho doanh nghiệp, điều này phụ thuộc vào phần lớn công tác hạch toán nguyên vật liệu. Vì vậy việc hiểu, vận dụng đúng và sáng tạo trong công tác hạch toán kế toán nguyên vật liệu là vấn đề hàng đầu của doanh nghiệp. Công ty cổ phần xây dựng số 2 Thăng Long cũng không nằm ngoài quy luật đó. Là một công ty nhà nước hoạt động trong lĩnh vực xây dựng, lại vừa đi vào cổ phần hoá nên công ty đang phải đối đầu với nhiều thử thách. Sử dụng hình thức kế toán tập trung nhưng do đặc điểm sản xuất của công ty là các công trình nằm rải rác ngoài trời nên việc quản lý, giám sát nguyên vật liệu của công ty đang gặp rất nhiều khó khăn. Trong quá trình hạch toán nguyên vật liệu công ty luôn tiến hành mọi biện pháp cải tiến cho phù hợp với tình hình thực tế, tuy nhiên vẫn không tránh khỏi những tồn tại vướng mắc đòi hỏi phải tìm ra phương hướng hoàn thiện. Trong thời gian thực tập tại công ty cổ phần xây dựng số 2 Thăng Long em thấy rõ tầm quan trọng của kế toán vật liệu cũng như những vấn đề chưa hoàn thiện trong kế toán vật liệu, cùng những kiến thức thu nhận được trong SV: Trịnh Thị Vân Lớp: K39 – 21.10 LUẬN VĂN CUỐI KHOÁ thời gian học tập tại trường, với sự hướng dẫn tận tình của các thầy cô giáo, anh chị trong phòng Tài chính - Kế toán, em đã đi sâu nghiên cứu đề tài: “Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu ở công ty cổ phần xây dựng số 2 Thăng Long”. Nội dung của luận văn ngoài lời mở đầu và kết luận, được chia làm 3 chương sau: Chương 1: Những vấn đề lý luận chung về kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp xây lắp. Chương 2: Thực trạng tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu ở công ty cổ phần xây dựng số 2 Thăng Long. Chương 3: Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu ở công ty cổ phần xây dựng số 2 Thăng Long. Với thời gian có hạn và khả năng không cho phép nên bài viết của em chắc chắn còn nhiều thiếu sót. Em rất mong nhận được sự đóng góp ý kiến của các thầy cô giáo và các anh chị trong phòng Tài chính - Kế toán của công ty để bản luận văn của em hoàn thiện hơn nữa. Hà Nội, ngày 8 tháng 4 năm2005 Sinh viên: Trịnh Thị Vân SV: Trịnh Thị Vân Lớp: K39 – 21.10 LUẬN VĂN CUỐI KHOÁ CHƯƠNG 1 NHỮNG LÝ LUẬN CHUNG VỀ KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TRONG DOANH NGHIỆP XÂY LẮP 1.1 Vị trí, vai trò của nguyên vật liệu và kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp xây lắp. 1.1.1 Khái niệm, đặc điểm nguyên vật liệu Bất kỳ một doanh nghiệp nào muốn sản xuất phải có đủ 3 yếu tố cơ bản là: Tư liệu lao động, đối tượng lao động và sức lao động. Theo Các Mác, tất cả mọi vật trong thiên nhiên ở quanh ta mà lao động tác động vào nhằm biến đổi nó phù hợp với mục đích của con người đều là đối tượng lao động. Như vậy nguyên vật liệu chính là đối tượng lao động. Tuy nhiên Mác cũng chỉ ra rằng bất cứ một loại nguyên vật liệu nào cũng là đối tượng lao động nhưng không phải bất cứ đối tượng lao động nào cũng là nguyên vật liệu mà chỉ trong điều kiện đối tượng thay đổi do lao động thì đối tượng đó mới là nguyên vật liệu. Ví dụ như nhôm trong quặng bôxit không là nguyên vật liệu nhưng khi nó được con người hao phí lao động tìm ra và tách khỏi quặng, phục vụ cho ngành công nghiệp thì nhôm mới được gọi là nguyên vật liệu. Trong doanh nghiệp xây lắp, nguyên vật liệu rất đa dạng, phong phú về chủng loại, phức tạp về kỹ thuật. Khi tham gia vào quá trính sản xuất kinh doanh, nó không giữ nguyên được hình thái vật chất ban đầu. Nó chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất kinh doanh. Về giá trị, nguyên vật liệu là một bộ phận của vốn kinh doanh, khi tham gia sản xuất giá trị của nó được chuyển dịch một lần vào giá trị sản phẩm mới tạo ra mà đối với doanh nghiệp xây lắp đó là các công trình cầu đường, nhà ở... 1.1.2 Đặc điểm kinh doanh xây dựng ảnh hưởng tới hạch toán nguyên vật liệu tại các đơn vị sản xuất kinh doanh xây dựng. Doanh nghiệp nào cũng có đặc thù riêng ảnh hưởng đến công tác kế toán trong doanh nghiệp đó. Ngành xây dựng có đặc trưng riêng biệt so với các ngành khác bởi sản phẩm của xây dựng là các công trình có kết cấu phức tạp, thời gian thi công dài, giá trị công trình lớn. Do đó khi tiến hành xây SV: Trịnh Thị Vân Lớp: K39 – 21.10 LUẬN VĂN CUỐI KHOÁ dựng nhất thiết phải có dự toán chi phí, và dự toán chi phí đó làm cơ sở cho các khoản mục chi phí. Mặt khác sản phẩm của ngành xây dựng thường cố định tại nơi sản xuất, trong khi đó các yếu tố để tiến hành sản xuất như các loại xe máy, thiết bị, nhân công lại vận động từ nơi này sang nơi khác. Trong quá trình di chuyển các yếu tố đó thường gây ra hao hụt, mất mát do điều kiện khách quan và chủ quan của doanh nghiệp nên yêu cầu quản lý là tất yếu. Hơn nữa, việc xây dựng còn chịu tác động của địa chất công trình và điều kiện khí hậu, thời tiết của địa phương cho nên công tác quản lý và sử dụng tài sản, vật tư cho công trình rất phức tạp đòi hỏi phải có mức giá cho từng loại công tác xây lắp cho từng vùng lãnh thổ. 1.1.3 Vị trí, vai trò nguyên vật liệu trong quá trình xây lắp. Mỗi quá trình thi công xây lắp là sự kết hợp của ba yếu tố: Đối tượng lao động, sức lao động và tư liệu lao động. Nếu thiếu một trong ba yếu tố này thì không thể tiến hành thi công xây lắp được. Vì vậy nguyên vật liệu chiếm một vị trí quan trọng trong quá trình thi công. Mặt khác trong ngành xây dựng cơ bản, vật liệu thường chiếm một tỷ trọng khá lớn, từ 60% đến 70% giá trị công trình. Như vậy mỗi một sự thay đổi về chi phí nguyên vật liệu dù lớn hay nhỏ cũng ảnh hưởng lớn giá thành sản phẩm. Do số lượng và chất lượng công trình phần lớn bị ảnh hưởng bởi số lượng và chất lượng vật liệu tạo ra nó, nên vật liệu có chất lượng cao, đúng quy cách, chủng loại phù hợp với công trình thì mới tạo ra những công trình có chất lượng cao. Mà chất lượng công trình lại là một yếu tố quyết định giúp doanh nghiệp trong ngành xây dựng có thể chiến thắng trong cạnh tranh, giúp doanh nghiệp nâng cao uy tín của mình trong bối cảnh nền kinh tế thị trường. Như vậy có thể khẳng định nguyên vật liệu đóng vai trò quan trọng và không thể thiếu trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Do đó, tăng cường công tác quản lý, công tác kế toán nguyên vật liệu đảm bảo việc sử dụng tiết kiệm, hiệu quả nguyên vật liệu mà vẫn đảm bảo chất lượng công trình, hạ thấp chi phí sản xuất, giá thành sản phẩm vừa là yêu cầu cấp thiết vừa là một biện pháp gia tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp. 1.1.4 Vai trò của kế toán đối với quản lý và sử dụng nguyên vật liệu. SV: Trịnh Thị Vân Lớp: K39 – 21.10 LUẬN VĂN CUỐI KHOÁ Kế toán là công cụ phục vụ cho quản lý kinh tế tài chính của các doanh nghiệp, trong đó kế toán nguyên vật liệu đóng vai trò quan trọng trong công tác quản lý và sử dụng nguyên vật liệu. Kế toán vật liệu là việc ghi chép, phản ánh tổng hợp số liệu về tình hình mua, vận chuyển, bảo quản và tình hình nhập, xuất, tồn kho vật liệu. Để đảm bảo cung cấp đầy đủ, kịp thời, đúng chủng loại vật liệu cho quá trình thi công, xây lắp, doanh nghiệp cần dựa vào kế toán nguyên vật liệu, thông qua kế toán nguyên vật liệu mà nắm bắt thông tin về nguyên vật liệu trên các mặt số lượng, chủng loại, giá cả, thời hạn từ đó đề ra biện pháp quản lý thích hợp. Do đó kế toán nguyên vật liệu phải đảm bảo những yêu cầu và nhiệm vụ đã được quy định. 1.2 Yêu cầu quản lý và nhiệm vụ của kế toán nguyên vật liệu. * Xuất phát từ vai trò đặc điểm của nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh đòi hỏi phải quản lý chặt chẽ cả hai chỉ tiêu hiện vật và giá trị ở mọi khâu, từ khâu thu mua, bảo quản, dự trữ đến khâu sử dụng. - Để có được nguyên vật liệu phục vụ cho quá trình thi công thì nguồn chủ yếu là thu mua. Do đó ở khâu này đòi hỏi phải quản lý chặt chẽ về số lượng, chất lượng, quy cách, chủng loại, giá mua, chi phí thu mua và cả tiến độ về thời gian phù hợp với kế hoạch thi công công trình. Đồng thời tiến hành đánh giá kế hoạch mua vật liệu nhằm lựa chọn nguồn mua với giá trị mua thấp nhất mà vẫn đảm bảo yêu cầu về số lượng và chất lượng vật liệu. - Ở khâu bảo quản, dự trữ: Doanh nghiệp cần tổ chức tốt hệ thống kho tàng, bến bãi, trang bị đầy đủ phương tiện vận chuyển, cân đo, thực hiện đúng chế độ bảo quản đối với từng loại vật liệu, tránh hư hỏng mất mát hao hụt, đảm bảo an toàn cho vật liệu. Hệ thống kho tàng bến bãi hợp lý, phù hợp đặc điểm từng loại vật liệu giúp quá trình nhập, xuất, kiểm tra vật liệu dễ dàng. Đối với việc dự trữ, doanh nghiệp cần xác định được định mức dự trữ tối thiểu, tối đa cho từng loại, từng thứ vật liệu tránh tình trạng khan hiếm vật liệu, ảnh hưởng đến tiến độ thi công các công trình hoặc việc dự trữ quá mức cần thiết sẽ gây ra hiện tượng ứ đọng vốn. SV: Trịnh Thị Vân Lớp: K39 – 21.10 LUẬN VĂN CUỐI KHOÁ - Khâu sử dụng: Phải tuân thủ việc sử dụng hợp lý, tiết kiệm trên cơ sở định mức và dự toán chi phí vật liệu nhằm hạ thấp mức tiêu hao vật liệu, hạn chế hao hụt, mất mát trong quá trình thi công. Muốn vậy công ty cần tổ chức tốt việc ghi chép, phản ánh tình hình xuất dùng và sử dụng vật liệu cho từng đối tượng sử dụng như các công trình hay từng hạng mục công trình. Bên cạnh đó doanh nghiệp có thể quy định các hình thức thưởng phạt rõ ràng đối với những người liên quan tới quá trình quản lý và sử dụng vật liệu. Từ đó đề cao ý thức, trách nhiệm của mỗi cán bộ công nhân viên trong doanh nghiệp. * Để thực hiện tốt chức năng là công cụ quản lý kinh tế của kế toán và xuất phát từ vị trí, vai trò, yêu cầu quản lý nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp xây lắp thì kế toán nguyên vật liệu phải thực hiện các nhiệm vụ sau: - Thực hiện phân loại, đánh giá nguyên vật liệu phù hợp với các chuẩn mực, nguyên tắc kế toán đã quy định cũng như các yêu cầu quản trị của doanh nghiệp. - Tổ chức ghi chép đầy đủ kịp thời số hiện có và tình hình luân chuyển nguyên vật liệu về hiện vật và giá trị. Tính toán đúng đắn trị giá vốn thực tế của nguyên vật liệu nhập kho, xuất kho nhằm cung cấp thông tin kịp thời, chính xác phục vụ cho yêu cầu quản lý doanh nghiệp. - Kiểm tra tình hình thực hiện các chỉ tiêu kế hoạch về sử dụng nguyên vật liệu cho sản xuất. - Tổ chức kế toán phù hợp với kế toán hàng tồn kho, áp dụng đúng đắn các phương pháp hạch toán chi tiết, tổng hợp vật liệu đảm bảo cung cấp thông tin, số liệu kịp thời đúng đắn cho việc lập báo cáo tài chính và phân tích hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. - Tham gia việc phân tích đánh giá tình hình sử dụng nguyên vật liệu trong quá trình xây lắp. Tiến hành kiểm kê tài sản nói chung và vật liệu nói riêng theo quy định của nhà nước. 1.3 Phân loại và đánh giá nguyên vật liệu. 1.3.1 Phân loại SV: Trịnh Thị Vân Lớp: K39 – 21.10 LUẬN VĂN CUỐI KHOÁ Trong các doanh nghiệp xây lắp, vật liệu được sử dụng có rất nhiều loại, nhiều thứ khác nhau về nội dung kinh tế, công dụng và nguồn nhập. Để có thể quản lý vật liệu một cách chặt chẽ và hạch toán chi tiết từng loại, từng thứ vật liệu phục vụ cho nhu cầu quản trị doanh nghiệp cần tiến hành phân chia chúng theo những tiêu thức nhất định. * Căn cứ vào vai trò, tác dụng của nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh, vật liệu được chia thành các loại: - Nguyên liệu, vật liệu chính: Là các đối tượng lao động cấu thành nên các thực thể sản phẩm (kể cả bán thành phẩm mua ngoài). Đối với các doanh nghiệp xây dựng cơ bản đó là sắt, thép, xi măng, cát, sỏi, đá... - Nguyên vật liệu phụ: Là các loại nguyên vật liệu được sử dụng để làm tăng chất lượng sản phẩm, hoàn chỉnh sản phẩm hoặc phục vụ cho công việc quản lý sản xuất sản phẩm, cho việc bảo quản, bao gói sản phẩm như các loại thuốc nhuộm, thuốc tẩy, sơn, dầu nhờn, phụ gia... - Nhiên liệu: Là những loại vật liệu có tác dụng cung cấp nhiệt lượng trong quá trình sản xuất kinh doanh, gồm xăng, dầu, khí gas, than củi... - Phụ tùng thay thế: Là những chi tiết, phụ tùng dùng để sửa chữa, thay thế cho dụng cụ, máy móc, phương tiện vận tải, thiết bị xây lắp. - Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản: Là các loại vật liệu và thiết bị cần lắp, không cần lắp, các vật kết cấu, vật tư xây dựng ... mà doanh nghiệp mua dùng trong công tác xây dựng cơ bản của doanh nghiệp. - Vật liệu khác: Là các loại vật liệu chưa được xếp vào các loại vật liệu trên, thường là những vật liệu được loại ra trong quá trình sản xuất hoặc phế liệu từ thanh lý tài sản cố định. Cách phân loại này giúp cho doanh nghiệp nắm bắt được nội dung, chức năng kinh tế của từng loại vật liệu, là cơ sở để xác định mức tiêu hao, định mức dự trữ cho từng loại, từng thứ nguyên vật liệu, là cơ sở tổ chức hạch toán chi tiết nguyên vật liệu trong doanh nghiệp từ đó có phương hướng và biện pháp quản lý khoa học đối với từng loại vật liệu. SV: Trịnh Thị Vân Lớp: K39 – 21.10 LUẬN VĂN CUỐI KHOÁ * Căn cứ mục đích sử dụng nguyên vật liệu hay nội dung quy định phản ánh chi phí nguyên vật liệu trên các tài khoản kế toán, vật liệu được chia thành: - Nguyên vật liệu trực tiếp dùng cho thi công xây lắp các công trình. - Nguyên vật liệu dùng cho phục vụ quản lý phân xưởng, quản lý doanh nghiệp và các nhu cầu khác. Cách phân loại này giúp doanh nghiệp quản lý chi tiết các loại nguyên vật liệu theo mục đích sử dụng và là cơ sở để hạch toán chính xác các loại nguyên vật liệu sử dụng được thể hiện trên các tài khoản kế toán. * Căn cứ vào nguồn nhập vật liệu thì nguyên vật liệu được chia thành: - Nguyên vật liệu nhập từ bên ngoài chủ yếu là do mua ngoài, liên doanh, biếu tặng... - Nguyên vật liệu thuê gia công chế biến. - Nguyên vật liệu tự sản xuất... Cách phân loại này là cơ sở để kiểm tra, xác định giá vật liệu nhập kho hợp lý. Đồng thời nó cũng là cơ sở để nhà quản trị phân tích đánh giá lựa chọn cách thức mua hoặc nhập vật liệu từ các nguồn mua tốt nhất. 1.3.2 Đánh giá nguyên vật liệu Đánh giá nguyên vật liệu là xác định trị giá của nó ở những thời điểm nhất định theo những nguyên tắc nhất định. Công việc này có ý nghĩa quan trọng trong công tác hạch toán và quản lý nguyên vật liệu. Thông qua việc đánh giá nguyên vật liệu, kế toán mới ghi chép đầy đủ và có hệ thống các chi phí cấu thành nên giá nguyên vật liệu mua vào, giá trị nguyên vật liệu tiêu hao trong quá trình sản xuất. Từ đó xác định chính xác giá trị sản phẩm sản xuất ra trong kỳ. Mặt khác đánh giá chính xác vật liệu còn góp phần tính toán sát thực số tài sản hiện có của doanh nghiệp, đảm bảo thông tin cung cấp trên báo cáo tài chính là trung thực, hợp lý. * Yêu cầu đánh giá nguyên vật liệu. SV: Trịnh Thị Vân Lớp: K39 – 21.10 LUẬN VĂN CUỐI KHOÁ - Yêu cầu xác thực: Việc đánh giá nguyên vật liệu phải được tiến hành trên cơ sở tổng hợp đầy đủ chi phí cấu thành nên giá trị của nguyên vật liệu đồng thời phải loại trừ ra khỏi giá trị vật liệu những chi phí không hợp lý, hợp lệ. - Yêu cầu thống nhất: Việc đánh giá vật liệu phải đảm bảo thống nhất về nội dung và phương pháp đánh giá giữa các kỳ hạch toán của doanh nghiệp. * Nguyên tắc đánh giá nguyên vật liệu (theo chuẩn mực số 02 - Hàng tồn kho) - Nguyên tắc giá gốc (giá phí): Theo nguyên tắc này, tất cả các loại tài sản, vật liệu phải được phản ánh, ghi chép theo giá phí của chúng, tức là toàn bộ số tiền mà đơn vị đã bỏ ra để có tài sản đó ở tư thế sẵn sàng sử dụng. - Nguyên tắc nhất quán, liên tục: Nguyên tắc này đòi hỏi phải áp dụng các khái niệm, nguyên tắc, chuẩn mực và các phương pháp tính toán phải thống nhất trong suốt các niên độ kế toán. Nếu có sự thay đổi về phương pháp đánh giá thì phải được sự chấp thuận của cơ quan quản lý liên quan và phải sau một thời gian nhất định (thường là một niên độ kế toán). * Phương pháp đánh giá nguyên vật liệu theo giá thực tế: Theo quy định hiện hành, kế toán nhập, xuất, tồn kho vật liệu phải phản ánh theo giá thực tế có nghĩa là nguyên vật liệu khi nhập kho phải phản ánh theo giá thực tế, khi xuất kho cũng phải xác định giá thực tế theo đúng phương pháp quy định. Trị giá của nguyên vật liệu trên sổ sách, báo cáo tài chính nhất thiết phải theo giá thực tế. Trị giá nguyên vật liệu nhập kho: Tuỳ từng nguồn nhập mà trị giá thực tế của nguyên vật liệu được xác định như sau: + Nhập kho do mua ngoài: Trị giá vốn nhập kho bao gồm giá mua ghi trên hoá đơn, chí phí mua, thuế nhập khẩu (nếu có) trừ đi các khoản được giảm giá, hàng bán bị trả lại, chiết khấu thương mại (nếu có). Trong đó, chi phí thu mua thực tế bao gồm chi phí vận chuyển, bốc dỡ, tiền thuê kho bãi, tiền công tác phí của cán bộ đi mua và chi phí hợp lệ khác phát sinh trong quá trình mua hàng. SV: Trịnh Thị Vân Lớp: K39 – 21.10 LUẬN VĂN CUỐI KHOÁ Giá mua thực tế là số tiền thực tế phải trả cho người bán. Trường hợp vật tư mua vào được sử dụng cho đối tượng chịu thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ, giá mua là giá chưa có thuế giá trị gia tăng. Nếu vật tư mua vào sử dụng cho các đối tượng không chịu thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ, hoặc sử dụng cho các mục đích phúc lợi, dự án thì giá mua là tổng giá thanh toán (bao gồm cả thuế giá trị gia tăng). + Nhập do tự sản xuất: Trị giá nguyên vật liệu là giá thành thực tế sản xuất nguyên vật liệu đó. + Nhập do thuê ngoài gia công, chế biến: Trị giá nguyên vật liệu thuê ngoài gia công chế biến bao gồm trị giá thực tế của nguyên vật liệu xuất thuê ngoài gia công chế biến, chi phí vận chuyển nguyên vật liệu đến nơi gia công chế biến và từ nơi gia công chế biến về doanh nghiệp, tiền thuê gia công chế biến. + Nhập do tự gia công chế biến: Trị giá nguyên vật liệu tự gia công chế biến bao gồm trị giá thực tế nguyên vật liệu xuất gia công chế biến và chi phí gia công chế biến. + Nhập do nhận vốn góp liên doanh: Trị giá nguyên vật liệu nhận vốn góp liên doanh bao gồm trị giá nguyên vật liệu do các bên thoả thuận và chi phí vận chuyển nếu có. + Nhập do được cấp, biếu, tặng: Trị giá nguyên vật liệu là giá ghi trên biên bản giao nhận hay giá trị hợp lý cộng các chi phí khác phát sinh. + Nhập kho nguyên vật liệu là phế liệu thu hồi: Trị giá thực tế nguyên vật liệu là giá ước tính có thể sử dụng hay giá bán có thể thu hồi. Tính giá nguyên vật liệu xuất kho: Tuỳ theo đặc điểm hoạt động, yêu cầu, trình độ quản lý, điều kiện trang bị kỹ thuật ở từng doanh nghiệp mà lựa chọn các phương pháp sau: + Phương pháp tính theo giá đích danh (theo danh đơn riêng biệt): Theo phương pháp này, khi xuất kho vật tư thì căn cứ vào số lượng xuất kho thuộc lô nào và đơn giá của lô đó để tính trị giá vốn của vật tư xuất kho. Phương pháp này áp dụng cho các doanh nghiệp có chủng loại vật tư ít và nhận diện SV: Trịnh Thị Vân Lớp: K39 – 21.10 LUẬN VĂN CUỐI KHOÁ được từng lô hàng, trong giá mua vật tư đã bao gồm chi phí vận chuyển và chi phí khác có liên quan. + Tính theo đơn giá bình quân: Căn cứ vào số lượng xuất kho và đơn giá bình quân gia quyền, theo công thức là: Trị giá vốn NVL Số lượng NVL = × xuất kho xuất kho Trị giá mua thực tế + NVL tồn đầu kỳ Đơn giá bình quân = Số lượng NVL + tồn đầu kỳ Đơn giá bình quân Trị giá mua thực tế NVL nhập trong kỳ Số lượng NVL nhập trong kỳ + Phương pháp nhập trước, xuất trước (FIFO): Giả định giá vật tư nhập trước sẽ được dùng để xuất kho trước. Số còn lại sẽ được tính theo đơn giá của các lần nhập sau. Phương pháp này phù hợp với các doanh nghiệp tổ chức ghi chép, hạch toán riêng biệt về số lượng, đơn giá, phẩm cấp của từng thứ vật tư theo từng lần nhập, xuất và doanh nghiệp chỉ sử dụng giá vốn thực tế để ghi sổ. + Phương pháp nhập sau, xuất trước (LIFO): Phương pháp này giả định rằng đơn giá của lô hàng nào nhập sau sẽ được dùng làm đơn giá xuất kho đầu tiên. Số còn lại được tính theo đơn giá của các lần nhập trước đó. Phương pháp này có tính đến thời điểm xuất kho nguyên vật liệu chứ không phải đến cuối kỳ mới xác định. Do đó giá cả giảm thì chi phí nguyên vật liệu sẽ thấp, lợi nhuận tăng và ngược lại. + Phương pháp tính theo đơn giá mua thực tế tồn đầu kỳ: Khi xuất kho vật liệu trong tháng thì lấy giá thực tế bình quân tồn đầu kỳ để tính ra giá trị nguyên vật liệu nhập kho. Phương pháp này ghi sổ kịp thời nhưng lại không chính xác vì giá nguyên vật liệu kỳ trước sẽ không phản ánh chính xác chi phí nguyên vật liệu trong kỳ này gây ảnh hưởng đến công tác tính giá thành. 1.4 Nội dung tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu. 1.4.1 Kế toán chi tiết nguyên vật liệu SV: Trịnh Thị Vân Lớp: K39 – 21.10 LUẬN VĂN CUỐI KHOÁ Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu là việc hạch toán kết hợp giữa thủ kho và kế toán trên cùng cơ sở các chứng từ nhập, xuất kho; nhằm đảm bảo theo dõi chặt chẽ số hiện có và tình hình biến động của từng loại, từng nhóm nguyên vật liệu về số lượng và giá trị. Các doanh nghiệp phải tổ chức hệ thống chứng từ, mở các sổ kế toán chi tiết vật liệu phù hợp góp phần tăng cường quản lý nguyên vật liệu. 1.4.1.1 Chứng từ kế toán sử dụng. Trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến việc nhập, xuất vật tư hàng hoá đều phải lập chứng từ bắt buộc đầy đủ kịp thời, theo đúng mẫu biểu, nội dung và phương pháp lập. Người lập phải chịu trách nhiệm về tính hợp lý, hợp pháp của các chứng từ liên quan đến các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Mọi chứng từ về vật liệu phải được tổ chức luân chuyển theo trình tự và thời gian hợp lý do kế toán trưởng quy định phục vụ cho việc phản ánh, ghi chép và tổng hợp số liệu kịp thời của các bộ phận, cá nhân liên quan. Theo chế độ chứng từ kế toán ban hành theo quyết định 1141/TC/ QĐ/CĐKT ngày 01/11/1995, QĐ 885/QĐ/BTC ngày 16/07/1998 của bộ trưởng bộ tài chính, các chứng từ kế toán vật liệu bao gồm: - Phiếu nhập kho (mẫu 01-VT) - Phiếu xuất kho (mẫu 02-VT) - Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (mẫu 03-VT) - Biên bản kiểm kê vật liệu (mẫu 08-VT) - Hoá đơn GTGT - Hoá đơn bán hàng - Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho (mẫu 02-BH) - Hoá đơn cước phí vận chuyển (mẫu 03-BH) Ngoài các chứng từ bắt buộc sử dụng thống nhất theo quy định của nhà nước, các doanh nghiệp có thể sử dụng thêm các chứng từ hướng dẫn sau: - Phiếu xuất vật tư theo hạn mức (mẫu 04-VT) SV: Trịnh Thị Vân Lớp: K39 – 21.10 LUẬN VĂN CUỐI KHOÁ - Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ (mẫu 07-VT) - Biên bản kiểm nghiệm vật tư (mẫu 05-VT) 1.4.1.2 Các phương pháp hạch toán chi tiết nguyên vật liệu. Để tiến hành hạch toán chi tiết nguyên vật liệu, tuỳ theo điều kiện cụ thể của mỗi doanh nghiệp mà áp dụng một trong các phương pháp sau: - Phương pháp ghi thẻ song song - Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển - Phương pháp sổ số dư * Phương pháp ghi thẻ song song. + Tại kho: Thủ kho dùng thẻ kho để ghi chép hàng ngày tình hình nhập, xuất, tồn kho của từng thứ vật tư hàng hoá theo chỉ tiêu số lượng. Thẻ kho do kế toán lập và ghi các chi tiết: Tên, nhãn hiệu, quy cách, đơn vị tính, mã số vật liệu sau đó giao cho thủ kho để hạch toán nghiệp vụ ở kho. Khi nhận các chứng từ nhập, xuất vật liệu, thủ kho phải kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ rồi tiến hành ghi số thực nhập, xuất vào chứng từ và thẻ kho. Mỗi chứng từ được ghi một dòng trên thẻ kho. Định kỳ thủ kho gửi các chứng từ nhập, xuất đã được phân loại theo từng thứ vật tư lên cho phòng kế toán. + Ở phòng kế toán: Kế toán sử dụng sổ (thẻ) kế toán chi tiết nguyên vật liệu để ghi chép tình hình nhập, xuất, tồn kho theo chỉ tiêu số lượng và giá trị của từng thứ vật liệu. Cuối tháng, kế toán cộng sổ chi tiết vật liệu, lập bảng kê nhập, xuất, tồn rồi kiểm tra đối chiếu sổ chi tiết với thẻ kho, số liệu dòng tổng cộng trên bảng kê nhập, xuất, tồn với số liệu trên sổ kế toán tổng hợp và số liệu trên sổ kế toán chi tiết với số liệu kiểm kê thực tế. Có thể khái quát nội dung, trình tự kế toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp ghi thẻ song song bằng sơ đồ sau: Sơ đồ 1: Thẻ kho SV: Trịnh Thị Vân phiếu nhập Lớp: K39 – 21.10 phiếu xuất LUẬN VĂN CUỐI KHOÁ Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu kiểm tra Ưu điểm: Việc ghi chép đơn giản, dễ kiểm tra, đối chiếu. Nhược điểm: Việc ghi chép giữa thủ kho và kế toán còn trùng lặp về chỉ tiêu số lượng, khối lượng ghi chép còn nhiều, việc kiểm tra đối chiếu tiến hành vào cuối tháng nên hạn chế chức năng kiểm tra tính kịp thời của kế toán. Điều kiện áp dụng: Trong các doanh nghiệp có ít chủng loại vật liệu, khối lượng các nghiệp vụ nhập, xuất không nhiều, không thường xuyên, trình độ của cán bộ kế toán còn hạn chế. * Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển: + Tại kho: Việc ghi chép ở kho cũng giống như trong phương pháp ghi thẻ song song. + Tại phòng kế toán: Kế toán mở sổ đối chiếu luân chuyển để ghi chép tình hình nhập, xuất, tồn kho của từng thứ vật liệu ở từng kho dùng cho cả SV: Trịnh Thị Vân Lớp: K39 – 21.10 LUẬN VĂN CUỐI KHOÁ năm, nhưng mỗi tháng chỉ ghi một lần vào cuối tháng. Để có số liệu ghi vào sổ đối chiếu luân chuyển, kế toán phải lập các bảng kê nhập, bảng kê xuất trên cơ sở các chứng từ nhập, xuất định kỳ do thủ kho gửi lên. Sổ đối chiếu luân chuyển được theo dõi cả về chỉ tiêu số lượng và chỉ tiêu giá trị. Cuối tháng tiến hành kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa sổ đối chiếu luân chuyển với thẻ kho và sổ kế toán tổng hợp. Nội dung và trình tự kế toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển có thể khái quát bằng sơ đồ sau: Sơ đồ 2: Thẻ kho Phiếu nhập Phiếu xuất Bảng kê nhập Bảng kê xuất Sổ đối chiếu luân chuyển Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra Ưu điểm: Khối lượng ghi chép kế toán được giảm bớt do chỉ ghi một lần vào cuối tháng. Nhược điểm: Việc ghi chép vẫn trùng lặp giữa thủ kho và kế toán về chi tiết, số lượng, việc kiểm tra đối chiếu còn hạn chế. SV: Trịnh Thị Vân Lớp: K39 – 21.10 LUẬN VĂN CUỐI KHOÁ Điều kiện áp dụng: Sử dụng trong các doanh nghiệp không có nhiều nghiệp vụ nhập, xuất vật liệu, không bố trí riêng nhân viên kế toán chi tiết vật liệu, do vậy không có điều kiện ghi chép tình hình nhập xuất hàng ngày. * Phương pháp sổ số dư: + Tại kho: Ngoài việc sử dụng thẻ kho theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn về số lượng thì còn sử dụng sổ số dư để ghi số lượng vật tư tồn kho và sử dụng cho cả năm. Vào cuối mỗi tháng tháng, sổ số dư được chuyển cho thủ kho. Thủ kho căn cứ vào số lượng tồn kho cuối tháng của từng thứ vật liệu thực hiện trên thẻ kho để ghi, sau đó chuyển về cho phòng kế toán. + Tại phòng kế toán: Kế toán nguyên vật liệu sẽ kiểm tra lại và hoàn thiện các chứng từ, sau đó căn cứ vào các chứng từ để ghi vào các bảng kê nhập, bảng kê xuất nguyên vật liệu. Cuối tháng, căn cứ vào các số liệu trên các bảng kê để ghi vào các bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn. Sau đó dựa vào số dư của thủ kho gửi lên, kế toán tính ra giá trị nguyên vật liệu nhập,xuất, tồn trong kỳ. Việc kiểm tra đối chiếu được căn cứ vào cột số tiền tồn kho trên sổ số dư, bảng kê nhập, xuất tồn và số liệu kế toán tổng hợp. Nội dung và trình tự kế toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp sổ số dư có thể được khái quát theo sơ đồ sau: SV: Trịnh Thị Vân Lớp: K39 – 21.10 LUẬN VĂN CUỐI KHOÁ Sơ đồ 3: Thẻ kho Phiếu xuất Phiếu nhập Sổ số dư Bảng kê xuất Bảng kê nhập Bảng tổng hợp nhập-xuất-tồn Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Kiểm tra, đối chiếu Ưu điểm: Tránh được sự ghi chép trùng lặp giữa thủ kho và phòng kế toán, giảm khối lượng được ghi chép, công việc được tiến hành. Nhược điểm: Do kế toán chỉ theo dõi về mặt giá trị nên muốn biết số hiện có và tình hình tăng giảm của từng thứ vật liệu về mặt số lượng nhiều khi phải xem trên thẻ kho. Việc kiểm tra, phát hiện sai sót, nhầm lẫn giữa kho và phòng kế toán nhiều khi gặp khó khăn. + Điều kiện áp dụng: Phù hợp với các doanh nghiệp có nghiệp vụ nhập, xuất nhiều, thường xuyên, nhiều chủng loại vật liệu đã xây dựng hệ thống danh điểm vật liệu, trình độ chuyên môn nghiệp vụ kế toán vững vàng. 1.4.2 Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu. SV: Trịnh Thị Vân Lớp: K39 – 21.10 LUẬN VĂN CUỐI KHOÁ Kế toán tổng hợp là việc sử dụng các tài khoản, các sổ kế toán tổng hợp để phản ánh, kiểm tra, giám sát các đối tượng kế toán ở dạng tổng quát. Nguyên vật liệu cũng là đối tượng kế toán, nó là tài sản lưu động thuộc nhóm hàng tồn kho của doanh nghiệp, được nhập, xuất kho thường xuyên cho nên việc mở các tài khoản tổng hợp để ghi chép và xác định trị giá nguyên vật liệu tồn kho, xuất kho tuỳ thuộc vào doanh nghiệp kế toán hàng tồn kho theo phương pháp nào. Tuy nhiên theo quyết định số 1864/1998/QĐ/BTC ngày 16/12/1998 của bộ tài chính, trong doanh nghiệp xây lắp chỉ áp dụng kế toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên mà không áp dụng phương pháp kiểm kê định kỳ. Phương pháp kê khai thường xuyên hàng tồn kho là phương pháp ghi chép phản ánh thường xuyên, liên tục tình hình nhập, xuất, tồn các loại nguyên vật liệu trên các tài khoản kế toán và các sổ kế toán khi có các chứng từ nhập, xuất. Việc xác định giá trị nguyên vật liệu xuất kho căn cứ vào các chứng từ xuất kho sau khi đã được tập hợp, phân loại theo đối tượng sử dụng để ghi vào các tài khoản và các sổ kế toán. Giá trị nguyên vật liệu tồn kho trên các tài khoản, sổ kế toán có thể được xác định ở bất cứ thời điểm nào trong kỳ kế toán. Ưu điểm của phương pháp này là độ chính xác cao, biết được tình hình hiện có của nguyên vật liệu, nhưng lại hạn chế ở chỗ khối lượng công việc lớn, tốn nhiều thời gian. 1.4.2.1 Tài khoản kế toán sử dụng Để kế toán tổng hợp nguyên vật liệu kế toán sử dụng các tài khoản chủ yếu sau: TK 152,TK 151, TK 331, TK 133 - TK 152"Nguyên liệu, vật liệu" dùng để phản ánh số hiện có, tình hình tăng, giảm các loại nguyên vật liệu theo giá thực tế. TK 152 có thể mở thành các tài khoản cấp 2 để kế toán chi tiết theo từng loại nguyên vật liệu phù hợp với cách phân loại theo nội dung kế toán và yêu cầu quản lý của doanh nghiệp. TK 1521- Nguyên vật liệu chính TK 1522- Vật liệu phụ TK 1523- Nhiên liệu SV: Trịnh Thị Vân Lớp: K39 – 21.10 LUẬN VĂN CUỐI KHOÁ TK 1524- Phụ tùng thay thế TK 1525- Thiết bị xây dựng TK 1528- Vật liệu khác Trong từng tài khoản cấp 2 có thể mở chi tiết các tài khoản cấp 3, cấp 4...tới từng nhóm thứ nguyên vật liệu tuỳ theo yêu cầu quản lý của từng doanh nghiệp. - TK 151-"Hàng mua đang đi đường": Phản ánh trị giá vốn các loại vật tư, hàng hoá mà doanh nghiệp đã mua, chấp nhận thanh toán với người bán nhưng cuối kỳ hàng vẫn chưa về đến doanh nghiệp và theo dõi tình hình hàng đang đi đường kỳ trước về nhập kho doanh nghiệp kỳ này. - TK 133 "Thuế GTGT được khấu trừ": Phản ánh thuế GTGT được khấu trừ, đã khấu trừ, còn được khấu trừ. Việc áp dụng thuế GTGT giúp doanh nghiệp tránh được việc đánh trùng lặp thuế như thuế doanh thu trước đây. TK 133 chỉ áp dụng đối với các doanh nghiệp thuộc đối tượng nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thuế theo đúng quy định. TK 133 có hai tài khoản cấp 2: + TK 1331: Phản ánh thuế GTGT đầu vào được khấu trừ của vật tư hàng hoá, dịch vụ. + TK 1332: Phản ánh thuế GTGT đầu vào được khấu trừ của tài sản cố định. - TK 331- "Phải trả cho người bán": Phản ánh quan hệ thanh toán giữa doanh nghiệp với nhà cung cấp hay người nhận thầu về các khoản vật tư, hàng hoá, lao vụ dịch vụ theo hợp đồng với doanh nghiệp. Tài khoản này cần theo dõi cho từng đối tượng cụ thể (từng người bán, người nhận thầu ...) để đáp ứng yêu cầu quản lý của doanh nghiệp. Ngoài các tài khoản trên, kế toán vật liệu còn sử dụng các tài khoản liên quan như TK 111, TK 112, TK 128, TK 141,TK 138, TK 411, TK 621, TK 627, TK 641, TK 642... 1.4.2.2 Hệ thống sổ tổng hợp nguyên vật liệu. SV: Trịnh Thị Vân Lớp: K39 – 21.10 LUẬN VĂN CUỐI KHOÁ Tuỳ hình thức kế toán mà doanh nghiệp áp dụng để tổ chức hệ thống sổ kế toán tổng hợp cho phù hợp đặc điểm yêu cầu quản lý và trình độ hạch toán của doanh nghiệp nhằm cung cấp thông tin kế toán kịp thời, đầy đủ, chính xác và nâng cao hiệu quả công tác kế toán. * Hình thức kế toán nhật ký chung gồm các sổ kế toán: + Sổ nhật ký chung, sổ nhật ký chuyên dùng. + Sổ cái TK 152, 331... + Sổ (thẻ) kế toán chi tiết các TK 152, 331... * Hình thức nhật ký chứng từ gồm các sổ kế toán: + Sổ chi tiết tài khoản 331... + Các nhật ký chứng từ số 1, số 2, số 3, số 5, số 6, số 7... + Bảng kê số 3, bảng kê số 4... + Bảng phân bổ số 2. + Sổ cái TK 152, 331... * Hình thức nhật ký - Sổ cái dùng các sổ kế toán: + Sổ nhật ký- Sổ cái + Sổ (thẻ) kế toán chi tiết: Sổ kế toán chi tiết vật liệu sản phẩm, hàng hoá, thẻ kho, sổ chi phí sản xuất, thẻ tính giá thành sản phẩm dịch vụ, sổ chi tiết tiền gửi, tiền vay... * Hình thức chứng từ ghi sổ gồm các loại sổ kế toán: + Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ + Sổ cái TK 152 + Các sổ, thẻ kế toán chi tiết như: Sổ TSCĐ, sổ chi tiết vật tư sản phẩm hàng hoá, thẻ kho, sổ chi tiết chi phí sản xuất, thẻ tính giá thành sản phẩm, dịch vụ... 1.4.2.3 Trình tự kế toán . SV: Trịnh Thị Vân Lớp: K39 – 21.10