Tài liệu Hoàn thiện kế toán mua hàng và thanh toán tiền hàng tại công ty dược liệu trung ương 1

Lêi më ®Çu Mçi mét doanh nghiÖp ®Ó s¶n xuÊt kinh doanh cã hiÖu qu¶ th× cÇn ph¶i quan t©m ®Õn nhiÒu yÕu tè t¸c ®éng ®Õn ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh cña m×nh. C¸c nh©n tè ®ã bao gåm c¶ nh©n tè kh¸ch quan vµ nh©n tè chñ quan. §èi víi c¸c doanh nghiÖp s¶n xuÊt th× s¶n xuÊt c¸i g×? s¶n xuÊt cho ai? vµ s¶n xuÊt nh thÕ nµo? lµ nhiÖm vô kinh doanh c¬ b¶n vµ lµ nh÷ng c©u hái doanh nghiÖp ph¶i tr¶ lêi ®îc tríc khi tiÕn hµnh s¶n xuÊt. §èi víi c¸c doanh nghiÖp th¬ng m¹i còng vËy. §ßi hái c¸c doanh nghiÖp ph¶i tr¶ lêi ®îc c¸c c©u hái: mua c¸i g×? b¸n c¸i g×? b¸n cho ai?. Trong ®ã lu chuyÓn hµng ho¸ lµ nghiÖp vô kinh doanh c¬ b¶n cña DNTM bao gåm c¸c qu¸ tr×nh : b¸n hµng- dù tr÷- mua hµng, nhËp hµng. §èi víi doanh nghiÖp ph¶i chó träng h¬n tíi qu¸ tr×nh nµy. Trong thêi kú bao cÊp, lu th«ng hµng ho¸ chØ lµ h×nh thøc, c¸c doanh nghiÖp th¬ng m¹i thùc chÊt chØ lµ nh÷ng" Tæng kho cÊp ph¸t" cña nhµ níc, hoµn toµn thô ®éng víi s¶n xuÊt vµ tiªu dïng. Trong c¬ chÕ thÞ trêng, c¸c DNTM ®îc khuyÕn khÝch ho¹t ®éng vµ ph¸t triÓn, gãp phÇn tÝch cùc vµo viÖc thóc ®Èy s¶n xuÊt vµ tiªu dïng trong níc. C¸c doanh nghiÖp h¹ch to¸n kinh doanh ®éc lËp, tù chñ trong ho¹t ®éng kinh doanh cña m×nh. Qua tr×nh mua, nhËp hµng dù tr÷ , b¸n hµng nh thÕ nµo lµ do doanh nghiÖp quyÕt ®Þnh. BÊt cø doanh nghiÖp ®ã thuéc thµnh phÇn kinh tÕ nµo- cèt sao ®¹t ®îc hiÖu qu¶ cao nhÊt. V× vËy tæ chøc qu¶n lý vµ thùc hiÖn tèt qu¸ tr×nh lu th«ng hµng ho¸ lµ mét vÊn ®Ò hÕt quan träng ®èi víi c¸c doanh nghiÖp. Mua, nhËp hµng lµ bíc khëi ®Çu d¶m b¶o cho doanh nghiÖp cã hµng ho¸ ®Ó thùc hiÖn c¸c bíc tiÕp theo cña qóa tr×nh lu th«ng. Qu¸ tr×nh mua hµng ®îc ®¸nh gi¸ lµ tèt khi qu¸ tr×nh ®ã ®¸p øng ®îc yªu cÇu vÒ sè lîng, chÊt lîng, gi¸ trÞ mµ vÉn ®¶m b¶o tiÕt kiÖm trong tÊt c¶ c¸c kh©u: thu mua- dù tr÷- tiªu thô. MÆt kh¸c, ®Ó thùc hiÖn tèt qu¸ tr×nh mua, nhËp hµng ho¸ th× tµi chÝnh lµ mét vÊn ®Ò quan träng. Doanh nghiÖp kh«ng thÓ mua hµng nÕu kh«ng cã kh¶ n¨ng thanh to¸n cho ngêi b¸n. V× thÕ cÇn thiÕt ph¶i g¾n liÒn c«ng t¸c kÕ to¸n mua hµng víi ph©n tÝch t×nh h×nh thanh to¸n víi ngêi b¸n cña doanh nghiÖp ®Ó ho¹t ®éng thu mua hµng ho¸ ®¹t hiÖu qu¶ cao h¬n. 1 Trong qu¸ tr×nh thùc tËp t¹i phßng kÕ to¸n cña c«ng ty dîc liÖu TWI, em ®îc biÕt c«ng t¸c kÕ to¸n nãi chung, kÕ to¸n mua hµng vµ thanh to¸n tiÒn hµng víi ngêi cung cÊp nãi riªng cña c«ng ty ®· t¬ng ®èi tèt, ®¸p øng ®îc yªu cÇu qu¶n lý hµng ho¸ trong c«ng ty ë mét møc ®é nhÊt ®Þnh. Tuy nhiªn nÕu hoµn thiÖn thªm th× c«ng t¸c kÕ to¸n mua hµng sÏ ph¸t huy h¬n n÷a vai trß qu¶n lý cña m×nh. Do ®ã sau khi ®i vµo t×m hiÓu c«ng t¸c kÕ to¸n mua hµng cña c«ng ty dîc liÖu TWI nhËn thÊy nh÷ng mÆt m¹nh, nh÷ng mÆt cha hoµn thiÖn, em ®· lùa chän ®Ò tµi"hoµn thiÖn kÕ to¸n mua hµng vµ thanh to¸n tiÒn hµng t¹i c«ng ty dîc liÖu TWI" lµm ®Ò tµi cho chuyªn ®Ò cña m×nh. Tuy nhiªn, do kh¶ n¨ng vµ thêi gian cã h¹n nªn b¶n chuyªn ®Ò cña em kh«ng tr¸nh khái thiÕu xãt. Em rÊt mong ®îc sù gãp ý chØ b¶o cña c¸c thÇy c« gi¸o còng nh c¸c b¸c , c¸c c« c¸c chÞ trong phßng kÕ to¸n cña c«ng ty. Em xin ch©n thµnh c¶m ¬n thÇy gi¸o TrÇn H¶i Long, c¸c thÇy c« gi¸o trong bé m«n kÕ to¸n, c¸c b¸c, c¸c c«, c¸c chÞ trong phßng kÕ to¸n cña c«ng ty dîc liÖu TWI ®· t¹o ®iÒu kiÖn gióp ®ì em hoµn thµnh b¶n chuyªn ®Ò nµy. Bè côc cña b¶n chuyªn ®Ò gåm 3 ch¬ng Ch¬ng 1: Lý luËn chung vÒ kÕ to¸n nghiÖp vô mua hµng vµ thanh to¸n tiÒn hµng trong c¸c doanh nghiÖp hiÖn nay. Ch¬ng 2: Thùc tr¹ng kÕ to¸n mua hµng vµ thanh to¸n tiÒn hµng vµ thanh to¸n tiÒn hµng t¹i c«ng ty dîc liÖu TWI. Ch¬ng3: Ph¬ng híng vµ biÖn ph¸p hoµn thiÖn kÕ to¸n nghiÖp vô mua hµng vµ thanh to¸n tiÒn hµng t¹i c«ng ty dîc liÖu TWI. 2 Ch¥NG I: Lý luËn chung vÒ kÕ to¸n nghiÖp vô mua hµng vµ thanh to¸n tiÒn hµng trong c¸c doanh nghiÖp hiÖn nay 1.1 §Æc ®iÓm vÒ hµng ho¸ trong doanh nghiÖp th¬ng m¹i "Th¬ng m¹i" theo luËt th¬ng m¹i ViÖt Nam( ®îc quèc héi kho¸ IV, kú häp thø 11 th«ng qua ngµy10/05/1997) lµ hµnh vi mua b¸n hµng ho¸, dÞch vô nh»m môc ®Ých sinh lêi hoÆc thùc hiÖn c¸c chÝnh s¸ch kinh tÕ x· héi. Hµng ho¸ trong DNTM tån t¹i díi h×nh thøc vËt chÊt, lµ s¶n phÈm cña lao ®éng, cã thÓ tho¶ m·n mét nhu cÇu nµo ®ã cña con ngêi, ®îc thùc hiÖn th«ng qua mua b¸n trªn thÞ trêng. Nãi c¸ch kh¸c hµng ho¸ ë DNTM lµ nh÷ng hµng ho¸, vËt t... mµ doanh nghiÖp mua vµo ®Ó b¸n ra phôc vô nhu cÇu s¶n xuÊt vµ tiªu dïng cña x· héi. Hµng ho¸ trong DNTM cã nh÷ng ®Æc ®iÓm sau: - Hµng ho¸ rÊt ®a d¹ng vµ phong phó: s¶n xuÊt kh«ng ngõng ph¸t triÓn, nhu cÇu tiªu dïng lu«n biÕn ®æi vµ cã xu híng ngµy cµng t¨ng dÉn ®Õn hµng ho¸ ngµy cµng ®a d¹ng, phong phó vµ nhiÒu chñng lo¹i. - Hµng ho¸ cã ®Æc tÝnh lý, ho¸, sinh häc, mçi lo¹i hµng ho¸ cã ®Æc tÝnh lý; ho¸; sinh häc riªng. Nh÷ng ®Æc tÝnh nµy cã ¶nh hëng ®Õn sè lîng, chÊt lîng hµng ho¸ trong qu¸ tr×nh thu mua, vËn chuyÓn, dù tr÷, b¶o qu¶n vµ b¸n ra. - Hµng ho¸ lu«n thay ®æi vÒ chÊt lîng, mÉu m·, th«ng sè kü thuËt... - Trong lu th«ng, hµng ho¸ thay ®æi quyÒn së h÷u nhng cha ®a vµo sö dông. Khi kÕt thóc qu¸ tr×nh lu th«ng, hµng ho¸ míi ®îc ®a vµo sö dông ®Ó ®¸p øng nhu cÇu tiªu dïng hay s¶n xuÊt. Hµng ho¸ cã vÞ trÝ rÊt quan träng trong c¸c DNTM. NghiÖp vô lu chuyÓn hµng ho¸ víi c¸c qu¸ tr×nh: mua- nhËp hµng, dù tr÷ b¶o qu¶n hµng ho¸, b¸n hµng lµ nghiÖp vô kinh doanh c¬ b¶n trong DNTM. Vèn dù tr÷ hµng ho¸ chiÕm tû träng lín trong tæng vèn lu ®éng cña doanh nghiÖp( 80%- 90%). Vèn lu ®éng cña doanh nghiÖp kh«ng ngõng vËn ®éng qua c¸c giai ®o¹n cña chu kú s¶n xuÊt lµ: dù tr÷, s¶n xuÊt vµ lu th«ng. Qu¸ tr×nh nµy diÔn ra lÆp ®i lÆp l¹i kh«ng ngõng gäi lµ sù tuÇn hoµn vµ chu chuyÓn cña vèn lu ®éng. 3 - Mua hµng: lµ giai ®o¹n ®Çu tiªn trong qu¸ tr×nh lu chuyÓn hµng ho¸ t¹i c¸c doanh nghiÖp kinh doanh th¬ng m¹i, lµ qu¸ tr×nh vËn ®éng cña vèn kinh doanh tõ vèn tiÒn tÖ sang vèn hµng ho¸. -B¸n hµng: lµ giai ®o¹n cuèi cïng, kÕt thóc qu¸ tr×nh lu th«ng hµng ho¸, sù chuyÓn vèn kinh doanh tõ vèn hµng ho¸ sang vèn tiÒn tÖ. - B¶o qu¶n vµ dù tr÷ hµng ho¸: lµ kh©u trung gian cña lu th«ng hµng ho¸. Hµng ho¸ vËn ®éng tõ lÜnh vùc s¶n xuÊt ®Õn lÜnh vùc tiªu dïng. §Ó qu¸ tr×nh kinh doanh diÔn ra b×nh thêng, c¸c doanh nghiÖp ph¶i cã kÕ ho¹ch dù tr÷ hµng ho¸ mét c¸ch hîp lý. Cã thÓ kh¼ng ®Þnh r»ng hµng ho¸ cã mét vÞ trÝ quan träng trong ho¹t ®éng kinh doanh cña c¸c DNTM. Do ®ã, viÖc tËp trung qu¶n lý hµng hãa mét c¸ch chÆt chÏ ë tÊt c¶ c¸c kh©u tõ thu mua, dù tr÷ ®Õn tiªu thô, trªn tÊt c¶ c¸c mÆt: sè lîng, chÊt lîng, chñng lo¹i gi¸ c¶... lµ cÇn thiÕt vµ cã ý nghÜa quan träng trong viÖc tiÕt kiÖm chi phÝ vËn chuyÓn, chi phÝ b¶o qu¶n, x¸c ®Þnh gi¸ vèn hµng b¸n, gi¸ b¸n hµng ho¸, t¨ng doanh thu, t¨ng lîi nhuËn cho doanh nghiÖp. KÕ to¸n hµng ho¸ lµ c«ng cô quan träng vµ kh«ng thÓ thiÕu cña qu¶n lý hµng ho¸ c¶ vÒ mÆt hiÖn vËt vµ gi¸ trÞ nh»m ®¸p øng kÞp thêi, ®Çy ®ñ nhu cÇu cña x· héi, ng¨n ngõa, h¹n chÕ ®Õn møc thÊp nhÊt nh÷ng mÊt m¸t, hao hôt hµng ho¸ trong c¸c kh©u cña qu¸ tr×nh kinh doanh th¬ng m¹i tõ ®ã lµm t¨ng lîi nhuËn cña doanh nghiÖp. 1.2 §Æc ®iÓm nghiÖp vô mua hµng, thanh to¸n tiÒn hµng vµ nhiÖm vô kÕ to¸n 1.2.1 Hµng mua vµ ph¹m vi h¹ch to¸n hµng mua Chøc n¨ng chñ yÕu cña doanh nghiÖp th¬ng m¹i lµ tæ chøc lu th«ng hµng ho¸, ®a hµng ho¸ tõ n¬i s¶n xuÊt ®Õn n¬i tiªu dïng. Hµng ho¸ lµ hµng mua cña doanh nghiÖp cña doanh nghiÖp khi doanh nghiÖp chÊp nhËn thanh to¸n cho ngêi b¸n vµ ph¶i ®¶m b¶o c¸c yªu cÇu sau: - Hµng ho¸ ph¶i th«ng qua hµnh vi mua b¸n vµ theo mét thÓ thøc thanh to¸n nhÊt ®Þnh, lµ c¬ së cña viÖc chuyÓn quyÒn së h÷u vÒ hµng ho¸ vµ tiÒn tÖ. - Hµng ho¸ ph¶i cã sù chuyÓn quyÒn së h÷u tøc lµ doanh nghiÖp mÊt quyÒn së h÷u vÒ tiÒn tÖ vµ ®îc quyÒn së h÷u vÒ hµng ho¸. 4 - Hµng ho¸ mua vµo ph¶i víi môc ®Ých lµ b¸n ra hoÆc mua vµo ®Ó gia c«ng sau ®ã b¸n ra. §èi víi h×nh thøc nhËp khÈu, nh÷ng hµng ho¸ ®îc coi lµ hµng nhËp khÈu: - Hµng mua cña níc ngoµi gåm m¸y mãc, thiÕt bÞ, t liÖu lao ®éng, hµng tiªu dïng, dÞch vô kh¸c c¨n cø cµo nh÷ng hîp ®ång nhËp khÈu mµ c¸c doanh nghiÖp níc ta ®· ký kÕt víi c¸c doanh nghiÖp hay c¸c tæ chøc kinh tÕ níc ngoµi. - Hµng níc ngoµi ®a vµo héi chî triÓn l·m ë níc ta sau ®ã b¸n l¹i cho c¸c doanh nghiÖp ViÖt Nam vµ thanh to¸n b»ng ngo¹i tÖ. - Hµng ho¸ níc ngoµi viÖn trî cho níc ta trªn c¬ së c¸c hiÖp ®Þnh, c¸c nghÞ ®Þnh th gi÷a chÝnh phñ níc ta víi chÝnh phñ c¸c níc, thùc hiÖn th«ng qua c¸c doanh nghiÖp kinh doanh xuÊt nhËp khÈu. 1.2.2 C¸c ph¬ng thøc mua hµng vµ thanh to¸n tiÒn hµng 1.2.2.1 C¸c ph¬ng thøc mua hµng Khi tiÕn hµnh mua hµng doanh nghiÖp cã thÓ thùc hiÖn theo c¸c ph¬ng thøc sau: - Mua hµng theo ph¬ng thøc trùc tiÕp Doanh nghiÖp khi mua hµng cö c¸n bé nghiÖp vô cña m×nh ®Õn kho cña ngêi b¸n ®Ó lÊy hµng. Sau khi nhËn hµng vµ ký vµo chøng tõ th× hµng ho¸ ®ã ®· ®îc x¸c ®Þnh lµ hµng mua cña doanh nghiÖp, nã ®· thuéc quyÒn së h÷u cña doanh nghiÖp vµ doanh nghiÖp ph¶i cã tr¸ch nhiÖm tæ chøc vËn chuyÓn, b¶o qu¶n hµng ho¸ ®ã vÒ kho cña m×nh. Mäi sù mÊt m¸t, thiÕu hôt, h háng cña hµng ho¸ ®Òu thuéc tr¸ch nhiÖm cña doanh nghiÖp - Mua hµng theo ph¬ng thøc chuyÓn hµng Khi mua hµng doanh nghiÖp c¨n cø vµo hîp ®åmg ®· quy ®Þnh tríc ®Ó x¸c ®Þnh ®Þa ®iÓm ®Õn nhËn hµng vµ ngêi b¸n sÏ chuyÓn hµng ho¸ ®Õn ®Þa ®iÓm ®ã vµ doanh nghiÖp cö c¸n bé cña m×nh ®Õn ®Þa ®iÓm ®ã ®Ó nhËn hµng.T¹i ®©y sau khi nhËn hµng vµ ký vµo chøng tõ th× hµng ho¸ ®ã míi thuéc quyÒn së h÷u cña doanh nghiÖp. 1.2.2.2 C¸c ph¬ng thøc thanh to¸n tiÒn hµng 5 - Tr¶ tiÒn ngay:theo ph¬ng thøc nµy khi doanh nghiÖp nhËn quyÒn së h÷u vÒ hµng ho¸ th× mÊt quyÒn së h÷u vÒ tiÒn tÖ. - Tr¶ chËm: theo ph¬ng thøc nµy khi nhËn quyÒn së h÷u vÒ hµng ho¸ doanh nghiÖp cha mÊt quyÒn së h÷u vÒ tiÒn tÖ mµ ph¶i cã tr¸ch nhiÖm thanh to¸n cho ngêi b¸n, nã tuú thuéc vµo tõng hîp ®ång cô thÓ mµ thêi gian ®ã dµi hay ng¾n kh¸c nhau.Trong thêi gian ®ã nÕu doanh nghiÖp thanh to¸n tiÒn hµng sím th× cã thÓ ®îc ngêi b¸n chiÕt gi¶m cho mét kho¶n do thanh to¸n sím. 1.2.3 Gi¸ c¶ hµng mua Hµng ho¸ mua vµo ®îc h¹ch to¸n theo gi¸ thùc tÕ. Gi¸ thùc tÕ cña hµng mua ®îc x¸c ®Þnh phï hîp víi tõng ph¬ng ph¸p tÝnh thuÕ gi¸ trÞ gia t¨ng ®îc ¸p dông t¹i doanh nghiÖp. - §èi víi doanh nghiÖp thuéc ®èi tîng nép thuÕ gi¸ trÞ gia t¨ng theo ph¬ng ph¸p khÊu trõ thuÕ th× gi¸ thùc tÕ hµng ho¸ mua vµo lµ gi¸ kh«ng cã thuÕ gi¸ trÞ gia t¨ng ®Çu vµo. TrÞ gi¸ Gi¸ mua thùc tÕ = ghi trªn cña hµng ho¸ ®¬n nhËp kho cha thuÕ Chi + phÝ thu mua _ ChiÕt khÊu Th¬ng m¹i, gi¶m gi¸ hµng mua ®îc hëng ThuÕ + nhËp khÈu (TT§B) - §èi víi doanh nghiÖp thuéc ®èi tîng nép thuÕ gi¸ trÞ gia t¨ng theo ph¬ng ph¸p tÝnh trùc tiÕp trªn gi¸ trÞ gia t¨ng vµ nh÷ng doanh nghiÖp kh«ng thuéc ®èi tîng chÞu thuÕ gia trÞ gia t¨ng th× gi¸ thùc tÕ hµng hãa mua vµo lµ gi¸ bao gåm c¶ thuÕ gi¸ trÞ gia t¨ng ®Çu vµo. TrÞ gi¸ Gi¸ mua thùc tÕ = ghi trªn cña hµng ho¸ ®¬n nhËp kho cha thuÕ Chi + phÝ thu mua ChiÕt khÊu th_ ¬ng m¹i, gi¶m gi¸ hµng mua ®îc hëng ThuÕ + nhËp khÈu (TT§B) Trong ®ã: 6 Gi¸ mua cña hµng ho¸ lµ sè tiÒn mµ doanh nghiÖp ph¶i tr¶ cho ngêi b¸n theo hîp ®ång. Chi phÝ mua hµng bao gåm chi phÝ vËn chuyÓn, bèc xÕp hµng ho¸, chi phÝ b¶o hiÓm, tiÒn thuª kho thuª b·i, b¶o qu¶n hµng ho¸ trong qu¸ tr×nh mua hµng, chi phÝ hao hôt tù nhiªn trong kh©u mua, hoa hång ®¹i lý trong kh©u mua. Trêng hîp hµng mua vÒ cã bao b× ®i cïng hµng ho¸ tÝnh gi¸ riªng th× trÞ gi¸ bao b× ph¶i ®îc bãc t¸ch vµ theo dâi riªng. 1.2.4 NhiÖm vô kÕ to¸n KÕ to¸n nghiÖp vô mua hµng vµ thanh to¸n tiÒn hµng cã vai trß quan träng trong qu¶n lý kinh doanh cña doanh nghiÖp. §ã lµ c¬ së ®Çu tiªn cung cÊp cho c¸c nghiÖp vô kÕ to¸n sau nµy.§Ó tæ chøc tèt kÕ to¸n nghiÖp vô mua hµng, kÕ to¸n mua hµng trong doanh nghiÖp cã nh÷ng nhiÖm vô sau: - Theo dâi, ghi chÐp ph¶n ¸nh kÞp thêi, ®Çy ®ñ vµ chÝnh x¸c t×nh h×nh mua hµng vÒ sè lîng, kÕt cÊu, chñng lo¹i, quy c¸ch vµ gi¸ c¶ hµng mua vµ thêi ®iÓm mua hµng. - Theo dâi, kiÓm tra, gi¸m s¸t t×nh h×nh thùc hiÖn kÕ ho¹ch mua hµng theo tõng nguån hµng, tõng ngêi cung cÊp vµ theo tõng ®¬n ®Æt hµng hoÆc hîp ®ång, t×nh h×nh thanh to¸n víi ngêi cung cÊp. - Cung cÊp th«ng tin kÞp thêi t×nh h×nh mua hµng vµ thanh to¸n tiÒn hµng cho chñ doanh nghiÖp vµ c¸n bé qu¶n lý lµm c¨n cø cho ®Ò xuÊt nh÷ng quyÕt ®Þnh trong chØ ®¹o, ®iÒu hµnh ho¹t ®éng kinh doanh cña doanh nghiÖp. 1.3 KÕ to¸n nghiÖp vô mua hµng vµ thanh to¸n tiÒn hµng theo hÖ thèng kÕ to¸n hiÖn hµnh 1.3.1 H¹ch to¸n ban ®Çu H¹ch to¸n ban ®Çu lµ qu¸ tr×nh theo dâi, ghi chÐp hÖ thèng ho¸ c¸c nghiÖp kinh tÕ trªn chøng tõ lµm c¬ së cho viÖc h¹ch to¸n tæng hîp vµ h¹ch to¸n chi tiÕt. §èi víi nghiÖp vô mua hµng vµ thanh to¸n tiÒn hµng th× viÖc tæ chøc h¹ch to¸n ban ®Çu chÝnh lµ tæ chøc hîp lý hÖ thèng chøng tõ mua hµng vµ thanh to¸n còng nh sù lu«n chuyÓn cña chóng. C¸c chøng tõ ®îc lËp chñ yÕu trong qu¸ tr×nh mua hµng vµ thanh to¸n tiÒn hµng bao gåm: 7 * Ho¸ ®¬n GTGT do bªn b¸n lËp, trong ®ã ph¶i ghi râ gi¸ b¸n cha cã thuÕ GTGT, c¸c kho¶n phô thu vµ phÝ tÝnh thªm ngoµi gi¸ b¸n nÕu cã, thuóe GTGT vµ tæng gi¸ thanh to¸n. * NÕu mua hµng cña c¬ së kinh doanh thuéc ®èi tîng nép thuÕ GTGT theo ph¬ng ph¸p tÝnh trùc tiÕp hoÆc c¬ së kinh doanh kh«ng thuéc ®èi tîng nép thuÕ GTGT th× chøng tõ mua hµng lµ ho¸ ®¬n b¸n hµng hoÆc phiÕu xuÊt kho kiªm ho¸ ®¬n b¸n hµng do bªn b¸n lËp. * NÕu mua hµng ë thÞ trêng th× chøng tõ mua hµng lµ b¶ng kª mua hµng do c¸n bé mua hµng lµ b¶ng kª mua hµng do c¸n bé mua hµng lËp vµ ph¶i ghi râ tªn ®Þa chØ ngêi b¸n, sè lîng, ®¬n gi¸ mua cña tõng mÆt hµng vµ tæng gi¸ thanh to¸n. * PhiÕu nhËp kho: ph¶n ¸nh sè lîng vµ trÞ gi¸ hµng thùc nhËp kho lµm c¨n cø ghi thÎ kho, thanh to¸n tiÒn hµng vµ x¸c ®Þnh tr¸ch nhiÖm vËt chÊt víi ngêi cã liªn quan, lµ c¬ së ghi sæ kÕ to¸n. * Biªn b¶n kiÓm nhËn hµng ho¸ ®îc sö dông trong trêng hîp ph¸t sinh hµng thõa, thiÕu trong qu¸ tr×nh mua hµng. Ngoµi ra trong qu¸ tr×nh thanh to¸n tiÒn hµng kÕ to¸n cßn sö dông c¸c chøng tõ liªn quan sau: * GiÊy b¸o nî cña ng©n hµng. * PhiÕu chi. * GiÊy thanh to¸n tiÒn t¹m øng. * Chøng tõ nép thuÕ ë kh©u mua. HiÖn nay chøng tõ ®îc lËp trong nghiÖp vô mua hµng vµ thanh to¸n tiÒn hµng lµ kh¸ nhiÒu do ®ã sÏ tèn thêi gian cho nh©n viªn kÕ to¸n trong viÖc xö lý chøng tõ. Tæ chøc hîp lý chøng tõ nghiÖp vô mua hµng vµ thanh to¸n tiÒn hµng sÏ lµm gi¶m bít hao phÝ lao ®éng trong h¹ch to¸n, n©ng cao chÊt lîng lao ®éng, ®¶m b¶o gi¸m s¸t chÆt chÏ h¬n, chÝnh x¸c h¬n nghiÖp vô mua hµng vµ thanh to¸n tiÒn hµng. Bªn c¹nh viÖc tæ chøc hîp lý qu¸ tr×nh h¹ch to¸n ban ®Çu nghiÖp vô mua hµng vµ thanh to¸n tiÒn hµng th× viÖc tæ chøc hîp lý qu¸ tr×nh h¹ch to¸n tæng hîp vµ h¹ch to¸n chi tiÕt còng hÕt søc quan träng, nã gióp cho kÕ to¸n theo dâi ®îc 8 chÆt chÏ qu¸ tr×nh lu©n chuyÓn tiÒn vµ tõ ®ã rót ra nh÷ng biÖn ph¸p nh»m thùc hiÖn tèt h¬n nhiÖm vô cña m×nh. 1.3.2 Tµi kho¶n kÕ to¸n . HÖ thèng tµi kho¶n kÕ to¸n doanh nghiÖp ®îc bé tµi chÝnh ban hµnh ngµy 01/01/1995 theo quyÕt ®Þnh 1141/TC/C§KT vµ thèng nhÊt chÝnh thøc ¸p dông trong c¶ níc ngµy 01/01/1996. Tuú tõng ®iÒu kiÖn thùc tÕ doanh nghiÖp ¸p dông ph¬ng ph¸p kÕ to¸n hµng ho¸ theo ph¬ng ph¸p kª khai thêng xuyªn hay kiÓm kª ®Þnh kú mµ lùa chän sö dông. - §èi víi doanh nghiÖp h¹ch to¸n hµng tån kho theo ph¬ng ph¸p kª khai thêng xuyªn th× doanh nghiÖp sö dông c¸c tµi kho¶n sau: + Tµi kho¶n 156 " Hµng ho¸" Tµi kho¶n nµy dïng ®Ó ph¶n ¸nh gi¸ trÞ hiÖn cã vµ t×nh h×nh biÕn ®éng cña c¸c lo¹i hµng ho¸ cña doanh nghiÖp, bao gåm hµng ho¸ t¹i kho hµng vµ quÇy hµng. KÕt cÊu vµ néi dung cña tµi kho¶n Bªn nî: Ph¶n ¸nh trÞ gi¸ hµng ho¸ nhËp kho Chi phÝ thu mua hµng ho¸ ph¸t sinh trong kú Bªn cã: Ph¶n ¸nh trÞ gi¸ hµng ho¸ xuÊt kho Chi phÝ mua hµng ph©n bæ cho hµng ho¸ b¸n ra trong kú TrÞ gi¸ hµng ho¸ thiÕu hôt trong kiÓm kª SDCK: Ph¶n ¸nh trÞ gi¸ hµng ho¸ cña doanh nghiÖp cßn tån kho cuèi kú Chi phÝ mua hµng ho¸ tån kho cuèi kú Tµi kho¶n 156 cã 2 TK cÊp 2 TK 1561 " ph¶n ¸nh gi¸ mua hµng ho¸" TK 1562 " chi phÝ thu mua" + Tµi kho¶n 151 " Hµng mua ®ang ®i ®êng" 9 Tµi kho¶n nµy dïng ®Ó ph¶n ¸nh trÞ gi¸ cña c¸c lo¹i hµng ho¸, vËt t mua vµo ®· x¸c ®Þnh lµ hµng mua nhng hµng cha vÒ nhËp kho hoÆc ®· vÒ ®Õn doanh nghiÖp nhng ®ang chê kiÓm nhËn nhËp kho. KÕt cÊu cña tµi kho¶n Bªn nî : Ph¶n ¸nh trÞ gi¸ hµng mua ®· thuéc quyÒn ë h÷u cña doanh nghiÖp nhng cha vÒ nhËp kho doanh nghiÖp t¨ng trong kú Bªn cã : Ph¶n ¸nh trÞ gi¸ hµng ho¸, vËt t ®ang ®i ®êng ®· vÒ nhËp kho hoÆc ®· chuyÓn b¸n th¼ng cho kh¸ch hµng SDCK : Ph¶n ¸nh trÞ gi¸ hµng ho¸, vËt t ®· mua nhng cßn ®ang ®i ®- êng + Tµi kho¶n 133 " ThuÕ GTGT ®îc khÊu trõ" Tµi kho¶n nµy dïng ®Ó ph¶n ¸nh sè thuÕ gi¸ trÞ gia t¨ng ®Çu vµo ®îc khÊu trõ, ®· khÊu trõ vµ cßn ®îc khÊu trõ KÕt cÊu cña tµi kho¶n Bªn nî : Sè thuÕ GTGT ®Çu vµo ®îc khÊu trõ Bªn cã : Sè thuÕ GTGT ®Çu vµo ®· khÊu trõ Sè thuÕ GTGT ®Çu vµo cña hµng mua tr¶ l¹i Sè thuÕ GTGT ®Çu vµo kh«ng ®îc khÊu trõ ®· kÕt chuyÓn Sè thuÕ GTGT ®Çu vµo ®· ®îc hoµn l¹i SDCK : Sè thuÕ GTGT ®Çu vµo cßn ®îc khÊu trõ Sè thuÕ GTGT ®Çu vµo ®îc hoµn l¹i nhng ng©n s¸ch nhµ n- íc cha hoµn tr¶ Tµi kho¶n 133 cã 2 tµi kho¶n cÊp 2 TK 1331- thuÕ GTGT ®îc khÊu trõ cña hµng ho¸, dÞch vô TK 1332- thuÕ GTGT ®îc khÊu trõ cña tµi s¶n cè ®Þnh + Tµi kho¶n 331 " Ph¶i tr¶ cho ngêi b¸n" 10 Tµi kho¶n nµy dïng ®Ó ph¶n ¸nh t×nh h×nh thanh to¸n vÒ c¸c kho¶n nî ph¶i tr¶ cña doanh nghiÖp cho ngêi b¸n vËt t, hµng ho¸, dÞch vô vµ ngêi nhËn thÇu x©y dùng c¬ b¶n KÕt cÊu cña tµi kho¶n Bªn nî : Ph¶n ¸nh sè tiÒn ®· tr¶ cho ngêi b¸n( kÓ c¶ sè tiÒn øng tríc) vµ c¸c kho¶n chiÕt khÊu hµng mua, hµng mua tr¶ l¹i Bªn cã : Ph¶n ¸nh sè tiÒn ph¶i tr¶ cho ngêi b¸n vËt t, hµng ho¸, dÞch vô vµ ngêi nhËn thÇu x©y dùng c¬ b¶n SDCK : Sè tiÒn cßn ph¶i tr¶ ngêi b¸n, nhËn thÇu x©y dùng c¬ b¶n Ngoµi c¸c tµi kho¶n trªn, kÕ to¸n mua hµng cßn sö dông c¸c tµi kho¶n cã liªn quan nh Tµi kho¶n Tk 111- TiÒn mÆt TK 112- TiÒn göi ng©n hµng TK 141- T¹m øng TK 311- Vay ng¾n h¹n... - §èi víi doanh nghiÖp h¹ch to¸n hµng tån kho theo ph¬ng ph¸p kiÓm kª ®Þnh kú. Theo ph¬ng ph¸p nµy, kÕ to¸n kh«ng ghi chÐp thêng xuyªn, liªn tôc t×nh h×nh xuÊt kho hµng ho¸. Cuèi kú, c¨n cø vµo kÕt qu¶ kiÓm kª, x¸c ®Þnh trÞ gi¸ thùc tÕ cña hµng tån kho cuèi kú ®Ó tÝnh trÞ gi¸ vèn thùc tÕ cña hµng xuÊt b¸n trong kú. Theo ph¬ng ph¸p kiÓm kª ®Þnh kú, doanh nghiÖp sö dông tµi kho¶n 611 " Mua hµng". Tµi kho¶n nµy dïng ®Ó ph¶n ¸nh trÞ gi¸ nguyªn liÖu, vËt liÖu, c«ng cô dông cô, hµng ho¸ mua vµo trong kú. KÕt cÊu cña tµi kho¶n Bªn nî: TrÞ gi¸ thùc tÕ hµng ho¸, nguyªn liÖu, vËt liÖu, c«ng cô dông cô tån kho ®Çu kú( theo kÕt qu¶ kiÓm kª) 11 TrÞ gi¸ thùc tÕ hµng ho¸, nguyªn liÖu, vËt liÖu, c«ng cô dông cô mua vµo trong kú Bªn cã: TrÞ gi¸ thùc tÕ hµng ho¸, nguyªn liÖu, vËt liÖu tån kho cuèi kú Gi¶m gi¸ hµng mua vµ trÞ gi¸ hµng mua tr¶ l¹i KÕt chuyÓn trÞ gi¸ thùc tÕ hµng ho¸ tiªu thô trong kú Tµi kho¶n 611 cã 2 tµi kho¶n cÊp 2 TK 6111- Mua nguyªn liÖu, vËt liÖu TK 6112- Mua hµng ho¸ Khi ¸p dông ph¬ng ph¸p kiÓm kª ®Þnh kú, c¸c tµi kho¶n 151,156 chØ sö dông ®Ó ph¶n ¸nh vµo thêi ®iÓm ®Çu kú vµ cuèi kú. Néi dung ghi chÐp cña c¸c tµi kho¶n nµy nh sau: Bªn nî: Ph¶n ¸nh trÞ gi¸ thùc tÕ hµng tån kho cuèi kú Bªn cã: Ph¶n ¸nh trÞ gi¸ thùc tÕ hµng ho¸ tån kho ®Çu kú 1.3.3 Ph¬ng ph¸p h¹ch to¸n 1.3.3.1 H¹ch to¸n nghiÖp vô mua hµng theo ph¬ng ph¸p kª khai thêng xuyªn S¬ ®å h¹ch to¸n tæng hîp kÕ to¸n mua hµng vµ thanh to¸n tiÒn hµng theo ph¬ng ph¸p kª khai thêng xuyªn, nép thuÕ GTGT theo ph¬ng ph¸p khÊu trõ (1a): hµng ho¸ mua vÒ nhËp kho (2a): hµng mua ®ang ®i ®êng cuèi th¸ng cha vÒ nhËp kho (1b),(2b): thuÕ GTGT ®Çu vµo cña hµng mua (3): hµng mua ®i ®êng vÒ nhËp kho (4): nhµ níc cÊp vèn, cæ ®«ng ®ãng gãp b»ng hµng ho¸ (5): hµng ho¸ thõa so víi ho¸ ®¬n hoÆc thõa do d«i thõa trong tù nhiªn (6): thuÕ nhËp khÈu hµng mua (7): ®¸nh gi¸ t¨ng hµng ho¸ (8a): trÞ gi¸ bao b× lu©n chuyÓn 12 (8b): thuÕ GTGT cña bao b× (9): hµng ho¸ kÐm phÈm chÊt tr¶ l¹i, gi¶m gi¸ hµng ho¸, chiÕt khÊu th¬ng m¹i (10): hµng ho¸ thiÕu (11): ®¸nh gi¸ gi¶m hµng ho¸ (12): hµng ho¸ xuÊt b¸n TK 111,112,331 TK 156 (1a) TK 111,112,331 (9) TK 133 TK 133 (1b) (2b) TK 151 (2a) (3) TK 1381 (10) TK 411 (4) TK 412 (11) TK 338,711 (5) TK 632 TK 333 (12) (6) TK 412 (7) TK 1532 TK 133 (8b) (8a) 13 1.3.3.2 H¹ch to¸n nghiÖp vô mua hµng theo ph¬ng ph¸p kiÓm kª ®Þnh kú S¬ ®å h¹ch to¸n tæng hîp qu¸ tr×nh mua hµng vµ thanh to¸n tiÒn hµng theo ph¬ng ph¸p kiÓm kª ®Þnh kú TK 151,156,157 TK 6112 TK 151,156,157 §Çu kú kÕt chuyÓn trÞ gi¸ hµng ho¸ KÕt chuyÓn trÞ gi¸ hµng tån cuèi kú TK 111,112,331 TK 111,112,331 Hµng ho¸ mua vÒ nhËp kho C¸c kho¶n gi¶m gi¸ hµng ho¸ TK 133 ThuÕ GTGT TK 338 Hµng ho¸ thõa TK 3333 TK 632 TrÞ gi¸ hµng ho¸ ®· xuÊt kho TK 1562 ThuÕ nhËp khÈu KÕt chuyÓn chi phÝ cuèi kú TK 1562 §Çu kú kÕt chuyÓn chi phÝ Theo ph¬ng ph¸p nµy cuèi kú c¨n cø vµo kÕt qu¶ kiÓm kª, x¸c ®Þnh trÞ gi¸ thùc tÕ cña hµng tån kho cuèi kú ®Ó tÝnh gi¸ vèn thùc tÕ xuÊt b¸n hµng trong kú theo c«ng thøc: 14 TrÞ gi¸ vèn hµng TrÞ gi¸ vèn xuÊt kho b¸n = trong kú TrÞ gi¸ vèn hµng tån kho ®Çu kú + hµng mua vµo TrÞ gi¸ vèn _ hµng tån kho trong kú cuèi kú 1.3.3.3 Thanh to¸n víi ngêi b¸n Quy tr×nh h¹ch to¸n thanh to¸n víi ngêi b¸n ®îc kh¸i qu¸t qua s¬ ®å sau: TK 111,112,311 TK 331 Tr¶ tiÒn cho ngêi b¸n TK 151,156,611 Mua hµng cha tr¶ tiÒn TK 133 ThuÕ GTGT TK 151,156,611 Gi¶m gi¸ hµng b¸n, hµng bÞ tr¶ l¹i TK 133 ThuÕ GTGT TK 515 ChiÕt khÊu thanh to¸n ®îc hëng 1.3.4 Sæ s¸ch kÕ to¸n Tuú thuéc vµo h×nh thøc kÕ to¸n mµ doanh nghiÖp ¸p dông ®Ó tæ chøc hÖ thèng sæ kÕ to¸n ghi chÐp t×nh h×nh mua hµng. - Theo h×nh thøc kÕ to¸n nhËt ký chung: nghiÖp vô mua hµng ®îc ph¶n ¸nh vµo sæ nhËt ký chung, sau ®ã ghi vµo sæ c¸i c¸c tµi kho¶n 156- Hµng ho¸, 111TiÒn mÆt, 112- TiÒn göi ng©n hµng, 331- Ph¶i tr¶ ngêi b¸n... §ång thêi ghi vµo sæ, thÎ kÕ to¸n chi tiÕt cã liªn quan. Trêng hîp doanh nghiÖp sö dông c¸c sæ nhËt ký chuyªn dïng th× nghiÖp vô mua hµng sÏ ®îc ph¶n ¸nh vµo sæ nhËt ký chuyªn dïng nh nhËt ký mua hµng, nhËt ký chi tiÒn ( tiÒn mÆt, tiÒn göi ng©n hµng); ®Þnh 15 kú tæng hîp sè liÖu trªn sæ nhËt ký chuyªn dïng ®Ó ghi vµo sæ c¸i c¸c tµi kho¶n liªn quan. - Theo h×nh thøc kÕ to¸n nhËt ký chøng tõ: nghiÖp vô mua hµng ®îc ph¶n ¸nh. + B¶ng kª sè 8- dïng ®Ó ghi chÐp tæng hîp t×nh h×nh nhËp- xuÊt- tån kho hµng ho¸ hoÆc thµnh phÈm theo gi¸ thùc tÕ hoÆc gi¸ h¹ch to¸n. + NKCT sè 1: ghi cã TK 111- TiÒn mÆt + NKCT sè 2: ghi cã TK 112- TiÒn göi ng©n hµng + NKCT sè 4: ghi cã TK 311- Vay ng¾n h¹n + NKCT sè 5: ghi cã TK 331- ph¶i tr¶ ngêi b¸n + Hµng mua ®ang ®i ®êng ph¶n ¸nh trªn NKCT sè 6 + C¸c sæ, thÎ kÕ to¸n chi tiÕt cã liªn quan . 16 CH¦¥NG 2: Thùc tr¹ng kÕ to¸n mua hµng vµ thanh to¸n tiÒn hµng t¹i c«ng ty dîc liÖu TWI 2.1 Tæng qu¸t chung vÒ c«ng ty dîc liÖu TWI 2.1.1 §Æc ®iÓm tæ chøc ho¹t ®éng kinh doanh. 2.1.1.1 Vµi nÐt vÒ qu¸ tr×nh h×nh thµnh vµ ph¸t triÓn. C«ng ty dîc liÖu TW1 lµ mét doanh nghiÖp nhµ níc ®îc h×nh thµnh 01/04/1971 theo quyÕt ®Þnh sè 170/BYT. C«ng ty cã tªn giao dÞch lµ MEDIPANTER. Lµ mét doanh nghiÖp thùc hiÖn chÕ ®é h¹ch to¸n ®éc lËp, tù chñ vÒ tµi chÝnh, cã t c¸ch ph¸p nh©n, cã tµi kháan riªng tÞa ng©n hµng, ®îc sö dông con dÊu riªng theo thÓ thøc Nhµ nø¬c quy ®Þnh, ho¹t ®éng theo ph¸p luËt cña Nhµ níc Céng hoµ x· héi chñ nghÜa ViÖt Nam. Trô së ho¹t ®éng: Km 6- ®êng Gi¶i Phãng- quËn Thanh Xu©n - Hµ Néi. Phone: 8643367-8643368-8641551 Fax: 04. 8641584 Tríc ®©y c«ng ty cã tªn lµ c«ng ty dîc liÑu cÊp | chuyªn mua b¸n thuèc nam, b¾c, cao ®¬n hoµn t¸n thuéc c¸c tØnh phÝa b¾c vµ mét sè tØnh phÝa nam. ®èi tîng chñ yÕu lµ trao ®æi, mua b¸n víi c¸c c«ng ty, xý nghiÖp dîc cÊp || vµ cÊp |||, c¸c bÖnh viÖn vµ xuÊt nhËp khÈu. Hµng n¨m c«ng ty thùc hiÖn c¸c chØ tiªu ph¸p lÖnh cÊp trªn giao vµ ®îc cô thÓ b»ng c¸c hîp ®ång kinh tÕ mua b¸n, trao ®æi hµng ho¸ hai chiÒu ®¶m b¶o sè lîng, chÊt lîng, sè hµng ho¸ ®ã ®îc chia ®Òu cho c¸c n¨m. Ngµy nay, khi c¬ chÕ thÞ trêng më cöa, hÇu hÕt c¸c doanh nghiÖp trong níc ®Òu gÆp rÊt nhiÒu khã kh¨n c«ng ty còng thuéc nh÷ng doanh nghiÖp nh vËy. Nhng sau mét thêi gian thÝch øng víi c¬ chÕ míi c«ng ty ®· vµ ®ang tõng bíc ®i lªn, lu«n lµ l¸ cê ®Çu trong ngµnh dîc, lµm ¨n cã hiÖu qu¶. HiÖn nay møc thu nhËp b×nh qu©n cña c¸n bé c«ng nh©n viªn nãi chung cha cao nh mét sè nghµnh träng ®iÓm nhng nh×n chung lµ æn ®Þnh, mäi chÕ ®é u ®·i, khen thëng, kû luËt trong c«ng ty ®Òu ®îc thùc hiÖn tèt. Hµng n¨m c«ng ty ®Òu 17 hoµn thµnh ®Çy ®ñ nghÜa vô víi nhµ níc, cung cÊp c¸c lo¹i thuèc ch÷a bÖnh víi chÊt lîng cao, ®¸p øng nhu cÇu cña nh©n d©n. 2.1.1 Chøc n¨ng, nhiÖm vô cña c«ng ty dîc liÖu TW1. * Chøc n¨ng: C«ng ty dîc liÖu TW1 lµ doanh nghiÖp nhµ níc trùc thuéc Bé y tÕ. C«ng ty cã chøc n¨ng s¶n xuÊt vµ kinh doanh c¸c mÆt hµng thuèc ch÷a bÖnh, trong ®ã ho¹t ®éng kinh doanh th¬ng m¹i lµ chñ yÕu cßn ho¹t ®éng s¶n xuÊt chØ lµ phô. * NhiÖm vô: - X©y dùng vµ thùc hiÖn kÕ ho¹ch s¶n xuÊt kinh doanh dùa trªn c¬ së kÕ ho¹ch mµ c«ng ty ®· ®Æt ra vµ thÝch øng víi nhu cÇu cña thÞ trêng vÒ mÆt hµng t©n dîc còng nh ®«ng dîc. - C«ng ty cã nhiÖm vô tù h¹ch to¸n kinh doanh ®¶m b¶o bï ®¾p chi phÝ vµ chÞu tr¸ch nhiÖm vÒ viÖc duy tr× vµ ph¸t triÓn nguån vèn do nhµ níc cÊp. - Thùc hiÖn qu¸ tr×nh s¶n xuÊt kinh doanh ph¶i ®¶m b¶o môc tiªu an toµn lao ®éng, b¶o vÖ m«i trêng, tu«n thñ luËt ph¸p vÒ nghµnh nghÒ mµ ®¬n vÞ ®· ®¨ng ký. - Thùc hiÖn ®Çy ®ñ c¸c quyÒn lîi cña c¸n bé c«ng nh©n viªn theo luËt lao ®éng vµ tham gia c¸c ho¹t ®éng cã Ých cho x· héi. Víi chøc n¨ng vµ nhiÖm vô nh trªn, c«ng ty ®· vµ ®ang tiÕn hµnh nh÷ng ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh nh»m n©ng cao vÞ thÕ trªn thi trêng trong vµ ngoµi níc. §Ó chuÈn bÞ tríc khi ViÖt Nam tham gia khèi mËu dÞch tù do AFTA vµ chuÈn bÞ tham gia tæ chøc th¬ng m¹i thÕ giíi WTO, nh÷ng môc tiªu mµ c«ng ty ®Ò ra lµ: - Hoµn thiÖn vµ n©ng cao tr×nh ®é bé m¸y qu¶n lý. -T¨ng cêng ph¸t triÓn nguån tµi chÝnh. - X©y dùng ®Çu t ph¸t triÓn h¬n n÷a c¬ së vËt chÊt kü thuËt hiÖn ®¹i. - N©ng cao tr×nh ®é cña c¸n bé c«ng nh©n viªn b»ng c¸ch ®µo t¹o dµi h¹n vµ ng¾n h¹n. - T¨ng cêng h¬n n÷a viÖc më réng thÞ phÇn trong níc vµ ngoµi níc. 2.1.1.2 §Æc ®iÓm tæ chøc bé m¸y qu¶n lý. 18 Tæ chøc bé m¸y qu¶n lý cña c«ng ty ®îc thùc hiÖn theo ph¬ng ph¸p qu¶n lý trùc tiÕp, tËp trung ®Ó ban gi¸m ®èc cã thÓ n¾m b¾t ®îc t×nh h×nh s¶n xuÊt kinh doanh mét c¸ch kÞp thêi t¹o ®iÒu kiÖn gióp gi¸m ®èc thÊy râ ®îc thùc tr¹ng cña c«ng ty m×nh. C¬ cÊu tæ chøc cña c«ng ty ®îc chia lµm 5 phßng ban, 3 ph©n xëng vµ mét hÖ thèng kho tµng cïng víi nhiÒu cöa hµng ph©n bè ë nhiÒu ®Þa ®iÓm kh¸c nhau trong thµnh phè Hµ Néi. S¬ ®å c¬ cÊu tæ chøc bé m¸y c«ng ty dîc liÖu TW1 Gi¸m ®èc Phã gi¸m ®èc Phô tr¸ch KD-NK Phã gi¸m ®èc Phô tr¸ch kü thuËt KÕ to¸n KD néi ®Þa vµ nhËp khÈu XuÊt khÈu TCHC Kho cöa hµng 3 ph©n xëng Kü thuËt NhiÖm vô cô thÓ cña tõng phßng ban nh sau: - Gi¸m ®èc : võa lµ ngêi ®¹i diÖn cho nhµ níc, võa lµ ngêi ®¹i diÖn cho c¸n bé c«ng nh©n viªn trong c«ng ty, ngoµi ra cßn ®iÒu hµnh trùc tiÕp ®èi víi phßng xuÊt khÈu, phßng kÕ to¸n, phßng tæ chøc hµnh chÝnh. - Phã gi¸m ®èc kinh doanh, phã gi¸m ®èc kü thuËt: ngoµi viÖc thùc ®óng c¸c chøc n¨ng, nhiÖm vô cña m×nh cßn cã nhiÖm vô tham mu trùc tiÕp víi gi¸m ®èc trong viÖc t¹o lËp, tæ chøc vËn hµnh ho¹t ®éng cña doanh nghiÖp. - Phßng tæ chøc hµnh chÝnh: s¾p xÕp tæ chøc thùc hiÖn c¸c chÕ ®é theo bé luËt lao ®éng vµ ph¸p luËt quy ®Þnh. 19 - Phßng kÕ to¸n: h¹ch to¸n kÐ to¸n , t¹o vèn trong s¶n xuÊt kinh doanh, tæ chøc b¶o qu¶n lu tr÷ hå s¬, tµi liÖu kÕ to¸n. - Phßng xuÊt khÈu: th¨m dß t×m kiÕm thÞ trêng trong vµ ngoµi níc ®Ó ký kÕt c¸c hîp ®ång xuÊt khÈu hµng ho¸ ra níc ngoµi. - Phßng kinh doanh nhËp khÈu: tæ chøc ho¹t ®éng kinh doanh cña c«ng ty vÒ hµng nhËp ngo¹i, ngoµi ra cßn cã nhiÖm vô cung cÊp bao b×, nguyªn vËt liÖu cho c¸c xëng s¶n xuÊt vµ qu¶n lý kho hµng . - Phßng kü thuËt kiÓm nghiÖm: gi¸m s¸t kiÓm nghiÖm chÊt lîng hµng - Tæng kho: qu¶n lý hÖ thèng kho tµng. - C¸c ph©n xëng + Xëng thuèc viªn: s¶n xuÊt thuèc viªn th«ng thêng, s¶n xuÊt theo ®¬n ®Æt hµng cña phßng kÕ ho¹ch. + Xëng ®«ng dîc: s¶n xuÊt c¸c lo¹i rîu thuèc, thang thuèc theo ®¬n ®Æt hµng cña phßng kÕ ho¹ch. + Xëng ho¸ dîc: chiÕt xuÊt c¸c lo¹i thuèc chèng sèt rÐt vµ s¶n pphÈm lµ nguyªn liÖu chÝnh cho viÖc s¶n xuÊt c¸c lo¹i thuèc ®ã. - C¸c cöa hµng: giíi thiÖu thuèc vµ b¸n lÎ trªn toµn thµnh phè vµ c¸c tØnh. 2.1.1.4 T×nh h×nh tµi chÝnh Nguån vèn do ng©n s¸ch nhµ níc cÊp rÊt Ýt, chñ yÕu lµ vay ng©n hµng nªn viÖc tr¶ chi phÝ tiÒn l·i vay kh¸ lín ®· ¶nh hëng ®Õn tæng lîi tøc cña c«ng ty. §Ó qu¶n lý tèt t×nh h×nh tµi chÝnh, hµng n¨m viÖc thanh tra, kiÓm tra tµi chÝnh cña c«ng ty tiÕn hµnh chÆt chÏ bëi c¸c c¬ quan qu¶n lý cÊp trªn nh thanh tra cña c«ng ty dîc ViÖt Nam, së tµi chÝnh Hµ Néi, c¬ quan thuÕ. §Æc biÖt viÖc qu¶n lý tµi chÝnh hµng ngµy ®îc thùc hiÖn bëi phßng tµi vô, thanh tra nh©n d©n do ®¹i héi c«ng mh©m viªn chøc bÇu ra. 2.1.2 §Æc ®iÓm tæ chøc c«ng t¸c kÕ to¸n 2.1.2.1 tæ chøc bé m¸y kÕ to¸n XuÊt ph¸t tõ ®Æc ®iÓm s¶n xuÊt kinh doanh, tæ chøc qu¶n lý, xuÊt ph¸t tõ ®iÒu kiÖn vµ tr×nh ®é qu¶n lý, c«ng ty dîc liÖu TWI tæ chøc bé m¸y kÕ to¸n theo h×nh thøc tËp trung. Phßng kÕ to¸n ®îc ®Æt díi sù l·nh ®¹o cña gi¸m ®èc c«ng ty 20