Tài liệu Hoàn thiện kế toán bán mặt hàng máy tính tại trung tâm mua sắm sài gòn nguyễn kim tràng thi

CHƢƠNG I TỔNG QUAN NGHIÊN CỨU KẾ TOÁN BÁN NHÓM HÀNG MÁY TÍNH TẠI TRUNG TÂM MUA SẮM SÀI GÕN NGUYỄN KIM TRÀNG THI 1.1.TÍNH CẤP THIẾT CỦA ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU. Bán hàng là khâu cuối cùng trong quá trình sản xuất kinh doanh, và có ý nghĩa rất quan trọng trong việc thực hiện mục tiêu chiến lƣợc của doanh nghiệp. Đối với doanh nghiệp thƣơng mại thì bán hàng là điều kiện để doanh nghiệp tồn tại và phát triển.Giải quyết tốt khâu bán hàng doanh nghiệp mới thu hồi lại đƣợc số vốn đã bỏ ra và tạo ra lợi nhuận. Đối với nền kinh tế quốc dân thì bán hàng là sự kết hợp chặt chẽ giữa lƣu thông hàng hóa và lƣu thông tiền tệ. đồng thời là điều kiện nâng cao đời sống của xã hội. Kế toán bán hàng là một nội dung chủ yếu của công tác kế toán, phản ánh hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp trong một thời kỳ. Những thông tin kế toán bán hàng giúp doanh nghiệp quản lý tốt hơn tình hình tiêu thụ sản phẩm mà từ đó đƣa ra đƣợc những chiến lƣợc kinh doanh phù hợp với điều kiện kinh doanh của doanh nghiệp. Hiện nay, hạch toán nghiệp vụ bán hàng cũng đƣợc Nhà nƣớc hƣớng dẫn thông qua ban hành luật kế toán, các chuẩn mực kế toán, thông tƣ hƣớng dẫn, chế độ kế toán và các văn bản pháp luật liên quan. Tuy nhiên, đối với sự phức tạp của nền kinh tế thị trƣờng, Nhà nƣớc không thể liên tục ban hành các văn bản pháp luật hƣớng dẫn hạch toán cho từng nghiệp vụ kinh tế riêng biệt mà việc hạch toán phụ thuộc rất nhiều vào đội ngũ kế toán trong từng doanh nghiệp. Trên thực tế việc áp dụng những quy tắc, chuẩn mực vào các doanh nghiệp không phải là điều đơn giản. Bởi có những điều khoản quy định trong chuẩn mực, chế độ nhƣng khi áp dụng lại gây không ít khó khăn hoặc có những nghiệp vụ phát sinh trong doanh nghiệp nhƣng lại không có quy định trong chế độ hay chuẩn mực đã ban hành. Xét thực tế công tác kế toán bán hàng tại Trung tâm mua sắm Sài Gòn Nguyễn Kim Tràng Thi, về cơ bản đã thực hiện đúng quy định mà Nhà nƣớc đã ban hành. Hệ thống sổ sách kế toán cũng đƣợc xử lý bằng phần mềm kế toán chuyên dụng với quy trình mua, bán hàng hóa hợp lý. Tuy nhiên, cũng do đặc điểm kinh doanh của Trung tâm là một siêu thị điện máy bán lẻ kinh doanh 6 loại mặt hàng điện tử điện lạnh, trong đó không có mặt hàng nào là chủ yếu. Phần doanh thu bán hàng tại Trung tâm chỉ phản ánh theo số hóa đơn mà nhân viên bán hàng đã in cho khách. Vì vậy, không thống kê đƣợc mặt hàng nào đƣợc tiêu thụ nhiều nhất. Mà việc hạch toán đúng bản chất nghiệp vụ bán hàng là rất cần thiết. Bên cạnh đó, quá trình trả lại hàng hóa của khách hàng thực hiện mất rất nhiều thời gian và việc ghi sổ chƣa rõ ràng. Ngoài ra, Trung tâm còn một số những hạn chế cần đƣợc khắc phục. Qua những lý luận cơ bản và thực tế tại Trung tâm mua sắm Sài Gòn Nguyễn Kim Tràng Thi, Tôi thấy đƣợc vấn đề nêu trên và nhận thức đƣợc sự cần thiết phải hoàn thiện công tác kế toán bán hàng tại Trung tâm mua sắm Sài Gòn Nguyễn Kim Tràng Thi. 1.2. XÁC LẬP VÀ TUYÊN BỐ ĐỀ TÀI Qua việc nghiên cứu, tìm hiểu về kế toán bán hàng trên thực tế tại Trung Tâm và khảo sát mặt hàng máy tính nhận thức đƣợc tính cấp thiết của kế toán bán hàng Tôi xin đƣa ra đề tài “ Hoàn thiện kế toán bán mặt hàng máy tính tại Trung Tâm mua sắm Sài Gòn Nguyễn Kim Tràng Thi”. 1.3.MỤC TIÊU NGHIÊN CỨU ĐỀ TÀI Đề tài nghiên cứu nhằm thực hiện 2 mục tiêu sau: (1) Về mặt lý luận Luận văn hệ thống hóa và làm rõ những vấn đề lý luận cơ bản về kế toán bán hàng theo chuẩn mực và theo chế độ kế toán hiện hành nhằm củng cố, hoàn thiện kiến thức cho bản thân và cũng là cơ sở cho việc nghiên cứu thực trạng kế toán bán hàng tại Trung Tâm. (2) Về mặt thực tiễn - Phân tích thực trạng kế toán bán mặt hàng máy tính trong những năm gần đây - Đánh giá thực trạng công tác kế toán bán sản phẩm máy tính tại Trung Tâm mua sắm Sài Gòn Nguyễn Kim. - Đƣa ra một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán bán hàng tại Trung Tâm dựa trên nhƣng tồn tại 1.4. PHẠM VI NGHIÊN CỨU KẾ TOÁN BÁN HÀNG - Về không gian: nội dung nghiên cứu tại Trung Tâm mua sắm Sài Gòn Nguyễn Kim Tràng Thi. - Về thời gian :Từ ngày 21/03/2011 đến ngày 05/06/2011. - Nội dung : bán hàng mặt hàng máy tính - Số liệu : Tháng 01 năm 2011. 1.5. KẾT CẤU LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP Luận văn gồm có 4 chƣơng nhƣ sau: Chương I: Tổng quan nghiên cứu về kế toán bán nhóm hàng máy tính tại Trung tâm mua sắm Nguyển Kim Tràng Thi. Chương II: Một số vấn đề lý luận cơ bản về kế toán bán hàng trong Doanh nghiệp Thƣơng mại Chương III: Phƣơng pháp nghiên cứu và các kết quả phân tích thực trạng bán nhóm hàng máy tính tại Trung Tâm mua sắm Sài Gòn Nguyễn Kim Tràng Thi. Chương IV: Các kết luận và đề xuất giải pháp hoàn thiện kế toán bán nhóm hàng máy tính tại Trung Tâm mua sắm Sài Gòn Nguyễn Kim Tràng Thi. CHƢƠNG II MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ KẾ TOÁN BÁN HÀNG TRONG DOANH NGHIỆP THƢƠNG MẠI. 2.1. MỘT SỐ KHÁI NIỆM, ĐỊNH NGHĨA, LÝ THUYẾT VỀ KẾ TOÁN BÁN HÀNG. Theo chuẩn mực kế toán số 14 – Doanh thu và thu nhập khác, bán hàng là bán sản phẩm do doanh nghiệp sản xuất và bán hàng hóa mua vào. Nhƣ vậy, bán hàng còn có thể hiểu là quá trình chuyển giao quyền sở hữu về hàng hóa từ ngƣời bán sang ngƣời mua để nhận quyền sở hữu về tiền tệ qua nhiều phƣơng thức thanh toán khác nhau của ngƣời mua. Các phƣơng thức thanh toán chủ yếu trong DNTM là bán buôn, bán lẻ và bán đại lý. Phƣơng thức bán buôn hàng hóa là phƣơng thức bán hàng cho các DNTM khác, các đơn vị sản xuất… để thực hiện bán ra hoặc gia công chế biến rồi bán ra. Đặc điểm của bán buôn hàng hóa là hàng hóa vẫn nằm trong lƣu thông chƣa đƣa vào lĩnh vực tiêu dùng, do vậy giá trị và giá trị sử dụng của hàng hóa chƣa đƣợc thực hiện. Hàng hóa bán buôn thƣờng đƣợc bán theo lô hoặc với số lƣợng lớn, giá biến động tùy thuộc vào khối lƣợng bán và phƣơng thức thanh toán. Trong bán buôn bao gồm 2 phƣơng thức: Bán buôn hàng hóa qua kho và bán buôn hàng hóa vận chuyển thẳng (không nhập qua kho của doanh nghiệp). Phƣơng thức bán lẻ hàng hóa là phƣơng thức bán hàng trực tiếp cho ngƣời tiêu dùng hoặc các tổ chức kinh tế, các đơn vị kinh tế tập thể mua về mang tính chất tiêu dùng nội bộ. Bán hàng theo phƣơng thức này có đặc điểm là hàng hóa đã ra khỏi lĩnh vực lƣu thông và đi vào lĩnh vực tiêu dùng. Bán lẻ thƣờng bán đơn chiếc hoặc số lƣợng nhỏ. Bán lẻ có thể thực hiện dƣới các hình thức sau: bán lẻ thu tiền tập trung, bán lẻ thu tiền trực tiếp, bán lẻ theo hình thức tự phục vụ và bán lẻ hàng hóa theo hình thức trả góp. Ngoài ra còn có phƣơng thức bán hàng đại lý là phƣơng thức bán hàng mà DNTM giao hàng cho cơ sở nhận bán đại lý, kí gửi để cơ sở này trực tiếp bán hàng. Bên nhận làm đại lý ký gửi sẽ trực tiếp bán hàng và đƣợc hƣởng hoa hồng đại lý bán, số hàng giao đại lý này vẫn thuộc quyền sở hữu của DNTM cho đến khi DN đƣợc cơ sở đại lý, ký gửi thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán hay thông báo về số hàng đã đƣợc bán đi. Sau khi bên mua nhận hàng và chấp nhận thanh toán thì bên bán có thể thu tiền hàng của bên mua theo nhiều phƣơng thức khác nhau do hai bên tự thỏa thuận. Hiện nay, các DNTM thƣờng áp dụng các phƣơng thức thanh toán là thanh toán trực tiếp và thanh toán trả chậm. Phƣơng thức thanh toán trực tiếp là phƣơng thức thanh toán mà quyền sở hữu về tiền tệ sẽ đƣợc chuyển giao từ ngƣời mua sang ngƣời bán sau khi quyền sở hữu hàng hóa đƣợc chuyển giao. Phƣơng thức thanh toán chậm trả là phƣơng thức thanh toán mà quyền sở hữu về tiền tệ đƣợc chuyển giao sau một khoảng thời gian so với thời điểm chuyển quyền sở hữu về hàng hóa. Trên thực tế các DNTM có thể dùng nhiều hình thức thanh toán một cách nhanh chóng, tiện lợi và an toàn nhƣ: Thanh toán bằng tiền mặt, qua ngân hàng (bằng séc, ủy nhiệm thu, ủy nhiệm chi). Ngay sau khi bên mua đồng ý thanh toán số hàng đƣợc mua thì bên bán ghi nhận giá trị số hàng này vào doanh thu của doanh nghiệp. Theo VAS 14 (đoạn 3) doanh thu là tổng giá trị các lợi ích kinh tế doanh nghiệp thu đƣợc trong kỳ kế toán, phát sinh từ các hoạt động sản xuất, kinh doanh thông thƣờng của doanh nghiệp, góp phần làm tăng vốn chủ sở hữu. Doanh thu thuần là tổng thu nhập của doanh nghiệp do tiêu thụ sản phẩm, hàng hóa,cung cấp các dịch vụ cho bên ngoài sau khi trừ các khoản thuế (thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế xuất khẩu, thuế giá trị gia tăng theo phƣơng pháp trực tiếp phải nộp) và các khoản giảm trừ (chiết khấu, giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại). Trong đoạn còn giải thích một số thuật ngữ liên quan nhƣ: Chiết khấu thương mại: là khoản doanh nghiệp bán giảm giá niêm yết cho khách hàng mua hàng với khối lƣợng lớn. Giảm giá hàng bán: là khoản giảm trừ cho ngƣời mua do hàng hóa kém chất lƣợng, sai quy cách hoặc lạc hậu thị hiếu. Giá trị hàng bán bị trả lại: là giá trị khối lƣợng hàng bán đã đƣợc xác định là tiêu thụ bị khách hàng trả lại và từ chối thanh toán. Chiết khấu thanh toán là khoản tiền ngƣời bán giảm trừ cho ngƣời mua, do ngƣời mua thanh toán tiền hàng trƣớc thời hạn theo hợp đồng. Giá vốn hàng bán: Là trị giá vốn của hàng hoá đã tiêu thụ. Đối với DNTM thì giá vốn đƣợc hình thành trên cơ sở giá mua của số hàng hoá đã bán trong kỳ. Các phƣơng thức bán hàng chủ yếu trong DNTM là bán buôn, bán lẻ. Bán buôn hàng hóa đƣợc hiểu là phƣơng thức bán mà kết thúc quá trình bán hàng, hàng hoá vẫn còn trong lƣu thông. Bán lẻ hàng hoá đƣợc hiểu là phƣơng thức bán hàng trực tiếp cho ngƣời tiêu dùng hoặc các tổ chức kinh tế hoặc các đơn vị kinh tế tập thể mua về để tiêu dùng nội bộ. Đặc điểm của phƣơng thức bán lẻ là hàng hoá đã ra khỏi lĩnh vực lƣu thông và đi vào lĩnh vực tiêu dùng. Ngoài ra còn có các phƣơng thức bán hàng khác nhƣ phƣơng thức gửi bán đại lý; phƣơng thức bán hàng trả góp, trả chậm. Theo phƣơng thức gửi bán đại lý thì DNTM giao hàng cho cơ sở nhận bán đại lý, ký gửi để các cơ sở này trực tiếp bán hàng. Bên đại lý sẽ trực tiếp bán hàng và thanh toán tiền cho DNTM và đƣợc hƣởng hoa hồng đại lý bán. Phƣơng thức bán hàng trả chậm, trả góp là phƣơng thức mà DNTM dành cho ngƣời mua ƣu đãi đƣợc trả tiền hàng trong kỳ. DNTM đƣợc hƣởng thêm khoản chênh lệch giữa giá bán trả góp và giá bán thông thƣờng theo phƣơng thức trả tiền ngay gọi là lãi trả góp. 2.2. MỘT SỐ LÝ THUYẾT KẾ TOÁN BÁN HÀNG TRONG DOANH NGHIỆP 2.2.1. Nội dung các chuẩn mực kế toán Việt Nam liên quan đến bán hàng 2.2.1.1. Chuẩn mực số 14 – “Doanh thu và thu nhập khác” Mục đích của chuẩn mực này là quy định và hƣớng dẫn các nguyên tắc, phƣơng pháp kế toán doanh thu và thu nhập khác. Nội dung của chuẩn mực tại điều 04 ghi: doanh thu chỉ bao gồm tổng giá trị của các lợi ích kinh tế doanh nghiệp đã thu hoặc sẽ thu đƣợc. Các khoản thu hộ bên thứ ba không phải là nguồn lợi ích kinh tế, không làm tăng vốn chủ sở hữu của doanh nghiệp sẽ không đƣợc coi là doanh thu (ví dụ: Khi ngƣời nhận đại lý thu hộ tiền hàng cho đơn vị chủ hàng, thì doanh thu của ngƣời nhận đại lý chỉ là tiền hoa hồng đƣợc hƣởng). Các khoản góp vốn của cổ đông hoặc chủ sở hữu làm tăng vốn chủ sở hữu nhƣng không là doanh thu. Theo điều 09 trong chuẩn mực, Tiêu chuẩn nhận biết giao dịch đƣợc áp dụng riêng biệt cho từng giao dịch. Trong một số trƣờng hợp, các tiêu chuẩn nhận biết giao dịch cần áp dụng tách riêng cho từng bộ phận của một giao dịch đơn lẻ để phản ánh bản chất của giao dịch đó. Ví dụ, khi trong giá bán của một sản phẩm có một khoản định trƣớc cho việc cung cấp dịch vụ sau bán hàng thì khoản doanh thu từ việc cung cấp dịch vụ sau bán hàng sẽ đƣợc dời lại cho đến khi doanh nghiệp thực hiện dịch vụ đó. Tiêu chuẩn nhận biết giao dịch còn đƣợc áp dụng cho hai hay nhiều giao dịch đồng thời có quan hệ tổng thể. Ví dụ, doanh nghiệp thực hiện việc bán hàng và đồng thời kí một hợp đồng khác để mua lại chính các hàng hóa đó sau một thời gian phải đồng thời xem xét cả hai hợp đồng và doanh thu không đƣợc ghi nhận. Khi bán hàng hoặc dịch vụ đƣợc trao đổi để lấy hàng hóa hoặc dịch vụ tƣơng tự về bản chất và giá trị thì việc trao đổi không đƣợc coi là một giao dịch tạo doanh thu. Còn nếu trao đổi lấy hàng hóa hoặc dịch vụ khác tƣơng tự thì việc trao đổi đó đƣợc coi là một giao dịch tạo doanh thu. Trƣờng hợp này doanh thu đƣợc xác định bằng giá trị hợp lý của hàng hóa dịch vụ nhận về, sau khi điều chỉnh các khoản tiền hoặc tƣơng đƣơng tiền trả thêm hoặc thu thêm. Khi không xác định đƣợc giá trị hợp lý của hàng hóa hoặc dịch vụ nhận về thì doanh thu đƣợc xác định bằng giá trị hợp lý của hàng hóa hoặc dịch vụ đem trao đổi, sau khi điều chỉnh các khoản tiền hoặc tƣơng đƣơng tiền trả thêm hoặc thu thêm. Doanh thu đƣợc xác định theo giá trị hợp lý của các khoản đã thu đƣợc hoặc sẽ thu đƣợc. Doanh thu phát sinh từ giao dịch đƣợc xác định bởi thỏa thuận giữa doanh nghiệp với ngƣời mua hoặc bên sử dụng tài sản. Nó đƣợc xác định bằng giá trị hợp lý của các khoản đó thu đƣợc hoặc sẽ thu đƣợc sau khi trừ các khoản chiết khấu thƣơng mại, chiếu khấu thanh toán, giảm giá hàng bán, và hàng bán bị trả lại.(Đoạn 06) Đối với các khoản tiền hoặc tƣơng đƣơng tiền không đƣợc nhận ngay thì doanh thu đƣợc xác định bằng cách quy đổi giá trị danh nghĩa của các khoản sẽ thu đƣợc trong tƣơng lai về giá trị thực tế tại thời điểm ghi nhận doanh thu theo tỷ lệ lãi xuất hiện hành. Giá trị thực tế tại thời điểm ghi nhận doanh thu có thể nhỏ hơn giá trị danh nghĩa sẽ thu đƣợc trong tƣơng lai (đoạn 07). Thời điểm ghi nhận doanh thu quy định theo từng phƣơng thức bán hàng: - Trong TH bán buôn qua kho, bán buôn vận chuyển thẳng theo hình thức giao hàng trực tiếp thì thời điểm ghi nhận doanh thu là khi đại diện bên mua ký nhận đủ hàng,thanh toán hoặc nhận nợ. - Bán buôn qua kho, bán buôn vận chuyển thẳng theo hình thức gửi hàng thì thời điểm ghi nhận là khi thu đƣợc tiền hoặc bên mua chấp nhận thanh toán. - Phƣơng thức bán lẻ thì thời điểm ghi nhận là khi nhạn đƣợc báo cáo của nhân viên bán hàng. - Phƣơng thức bán gửi đại lý: khi nhận đƣợc tiền hoặc đƣợc bên mua chấp nhận thanh toán thì kế toán ghi nhận doanh thu. - Phƣơng thức bán hàng trả góp, trả chậm: khi giao hàng cho bên mua, doanh thu ghi nhận theo giá bán trả ngay, khoản lãi trả chậm, trả góp sẽ đƣợc đƣa vào doanh thu chƣa thực hiện và định kì phân bổ dần vào doanh thu tài chính phù hợp với thời gian trả chậm, trả góp. Doanh thu bán hàng đƣợc ghi nhận khi đồng thời thỏa mãn tất cả 5 điều kiện sau: - Doanh nghiệp đã chuyển giao phần lớn rủi ro và lợi ích gắn liền quyền sở hữu sản phẩm hoặc hàng hóa cho ngƣời mua. - Doanh nghiệp không còn nắm giữ quyền quản lý hàng hóa cũng nhƣ ngƣời sở hữu hàng hóa hoặc quyền kiểm soát hàng hóa. - Doanh thu đƣợc xác định tƣơng đố chắc chắn - Doanh nghiệp đã thu đƣợc hoặc sẽ thu đƣợc lợi ích kinh tế từ giao dịch bán hàng - Xác định đƣợc chi phí liên quan đến giao dịch bán hàng 2.2.1.2. Chuẩn mực số 02 – “ Hàng tồn kho” Mục đích của chuẩn mực số 02 là quy định và hƣớng dẫn các nguyên tắc và phƣơng pháp kế toán hàng tồn kho. Theo chuẩn mực này thì giá trị hàng tồn kho đƣợc tính theo giá gốc.Giá gốc bao gồm: chi phí mua, chi phí chế biến và chi phí liên quan trực tiếp khác phát sinh để có đƣợc hàng tồn kho ở thời điểm và trạng thái hiện tại. Việc tính giá trị hàng tồn kho đƣợc áp dụng theo một trong các phƣơng pháp sau: - Phƣơng pháp tính theo giá trị đích danh: đƣợc áp dụng đối với doanh nghiệp có ít mặt hàng hoặc một mặt hàng ổn định và nhận diện đƣợc. -Phƣơng pháp bình quân gia quyền: Theo phƣơng pháp này thì giá trị của từng loại hàng tồn kho đƣợc tính theo giá trị trung bình của tùng loại hàng tồn kho tƣơng tự đầu kỳ và giá trị từng loại hàng tồn kho đƣợc mua hoặc sản xuất trong kỳ. Giá trị trung bình có thể đƣợc tính theo thời kì hoặc vào mỗi khi nhập một lô hàng về, phụ thuộc vào tình hình của doanh nghiệp. Phƣơng pháp này thích hợp với những doanh nghiệp có ít danh điểm hàng hóa nhƣng số lần nhập, xuất nhiều. Giá vốn của hàng hoá xuất kho = Giá bình quân của một = đơn vị hàng hoá Giá bình quân của một dơn vị hàng hoá Giá trị hàng hoá tồn kho đầu kỳ Số lượng hàng hoá tồn kho đầu kỳ x + + Lượng hàng hoá xuất kho Giá trị hàng hoá nhập trong kỳ Số lượng hàng hoá nhập kho trong kỳ - Phƣơng pháp nhập trƣớc xuất trƣớc: áp dụng dựa trên giả định là hàng tồn kho đƣợc mua trƣớc hoặc sản xuất trƣớc thì đƣợc xuất trƣớc, và hàng tồn kho còn cuối kì là hàng tồn kho đƣợc mua hoặc sản xuất gần thời điểm cuối kì. Theo phƣơng pháp này thì giá trị hàng xuất kho đƣợc tính theo giá của lô hàng nhập kho ở thời điểm đầu kì hoặc gần đầu kì, giá trị của hàng tồn kho đƣợc tính theo giá của hàng nhập kho ở thời điểm cuối kì hoặc gần cuối kì còn tồn kho. - Phƣơng pháp nhập sau xuất trƣớc: áp dụng dựa trên giả định là hàng tồn kho đƣợc mua sau hoặc sản xuất sau thì đƣợc xuất trƣớc, và hàng tồn kho còn lại cuối kì là hàng tồn kho đƣợc mua hoặc sản xuất trƣớc đó. Theo phƣơng pháp này thì giá trị hàng xuất kho đƣợc tính theo giá của lô hàng nhận sau hoặc gần sau cùng, giá trị của hàng tồn kho đƣợc tính theo giá của hàng nhập kho đầu kì hoặc gần đầu kì còn tồn kho. Ngoài ra, các nghiệp vụ kế toán còn bị chi phối bởi các chuẩn mực 01“chuẩn mực chung”, chuẩn mực số 03, chuẩn mực số 04… 2.2.2. Kế toán bán hàng theo chế độ kế toán hiện hành (Quyết định số 15/2006/QĐ – BTC của Bộ Tài Chính ban hành ngày 20/03/2006). 2.2.2.1. Chứng từ kế toán Theo nguyên tắc chung của kế toán khi một nghiệp vụ thực tế phát sinh ở bất kì bộ phận nào trong DN thì DN phải lập chứng từ theo mẫu quy định hoặc theo hƣớng dẫn của Bộ Tài chính. Những chứng từ này là cơ sở để đối chiếu, kiểm tra nghiệp vụ cũng nhƣ đƣợc sử dụng để hạch toán. Tuỳ theo phƣơng thức bán hàng, kế toán bán hàng sử dụng các chứng từ kế toán nhƣ sau:  Hoá đơn GTGT (mẫu số 01GTKT-3LL) là chứng từ của bên bán xác nhận số lƣợng, chất lƣợng, đơn giá và số tiền bán sản phẩm, hàng hoá cho bên mua. Hoá đơn GTGT là căn cứ để ngƣời bán ghi nhận doanh thu và xác định thuế GTGT đầu ra phải nộp cho hàng bán trong kỳ… Hoá đơn GTGT đƣợc lập thành 3 liên: Liên 1đƣợc lƣu lại trên gốc quyển hoá đơn GTGT, liên 2 giao cho khách hàng, liên 3 giao cho thủ kho để làm thủ tục xuất kho rồi chuyển cho phòng kế toán làm căn cứ để hạch toán. Hoá đơn GTGT bao gồm: Tên ngƣời bán, tên ngƣời mua, địa chỉ, mã số thuế, tên hàng hoá, đơn vị tính, số lƣợng, đơn giá, số tiền khách hàng phải thanh toán…  Phiếu xuất kho (mẫu số 02-VT) dùng để theo dõi số lƣợng hàng hoá xuất kho. Phiếu xuất kho do các bộ phận xin lĩnh hoặc do bộ phận quản lý, bộ phận kho lập (tuỳ theo tổ chức quản lý và quy định của từng DN) thành 3 liên (đặt giấy than viết 1 lần): Liên 1 lƣu ở bộ phận lập phiếu; Liên 2 thủ kho giữ để ghi vào thẻ kho và sau đó chuyển cho kế toán để kế toán ghi vào cột đơn giá, thành tiền và ghi vào sổ kế toán; Liên 3 ngƣời nhận vật tƣ, công cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá giữ để theo dõi ở bộ phận sử dụng. Sau khi lập phiếu xong, ngƣời lập phiếu và kế toán trƣởng ký xong chuyển cho Giám đốc hoặc ngƣời đƣợc uỷ quyền duyệt (ghi rõ họ tên) giao cho ngƣời nhận cầm phiếu xuống kho để nhận hàng. Sau khi xuất kho, thủ kho ghi vào cột số lƣợng thực xuất của từng mặt hàng, ghi ngày, tháng, năm xuất kho và cùng ngƣời nhận hàng ký tên vào phiếu xuất (ghi rõ họ tên).  Phiếu thu (mẫu số 01-TT) do kế toán lập thành 3 liên, ghi đầy đủ các nội dung trên phiếu và ký vào Phiếu thu, sau đó chuyển cho kế toán trƣởng soát xét và Giám đốc ký duyệt, chuyển cho thủ quỹ làm thủ tục nhập quỹ. Sau khi đã nhận đủ số tiền, thủ quỹ ghi số tiền thực tế nhập quỹ (bằng chữ) vào Phiếu thu trƣớc khi ký và ghi rõ họ tên. Thủ quỹ giữ lại 1 liên để ghi sổ quỹ, 1 liên giao cho ngƣời nộp tiền, 1 liên lƣu nơi lập phiếu. Cuối ngày toàn bộ Phiếu thu kèm theo chứng từ gốc chuyển cho kế toán để ghi sổ kế toán.  Phiếu chi (mẫu số 02-TT) đƣợc lập thành 3 liên và chỉ sau khi có đủ chữ ký (ký theo từng liên) của ngƣời lập phiếu, kế toán trƣởng, Giám đốc, thủ quỹ mới đƣợc xuất quỹ. Sau khi nhận đủ số tiền ngƣời nhận tiền phải ghi số tiền đã nhận bằng chữ, ký và ghi rõ họ tên vào Phiếu chi. Liên 1 lƣu ở nơi lập phiếu, liên 2 thủ quỹ dùng để ghi sổ quỹ và chuyển cho kế toán cùng với chứng từ gốc để vào sổ kế toán, liên 3 giao cho ngƣời nhận tiền.  Giấy báo Có của ngân hàng: Là chứng từ đƣợc gửi tới từ Ngân hàng để xác nhận khoản tiền thanh toán của khách hàng đã chuyển vào tài khoản của Công ty.  Ngoài các chứng từ trên thì tuỳ thuộc vào đặc điểm kinh doanh của từng DN mà có thể sử dụng thêm các chứng từ nhƣ: - Bảng kê bán lẻ hàng hoá, dịch vụ - Bảng thanh toán hàng đại lý, ký gửi - Giấy nộp tiền của nhân viên bán hàng - Hoá đơn vận chuyển… 2.2.2.2. Vận dụng tài khoản kế toán hạch toán nghiệp vụ kế toán bán hàng chủ yếu 2.2.2.2.1. Tài khoản sử dụng Từ các chứng từ ban đầu, vận dụng tài khoản sẽ giúp phân loại các chứng từ để ghi vào tài khoản liên quan, tài khoản sẽ phản ánh một cách liên tục thƣờng xuyên về tình hình và sự biến động của từng đối tƣợng liên quan đến nghiệp vụ bán hàng nhƣ doanh thu, phải thu của khách hàng, giá vốn…  Tài khoản 511 “ Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ”. Tài khoản dùng để phản ánh tổng doanh thu bán hàng thực tế và cung cấp dịch vụ của doanh nghiệp trong một kỳ kế toán cùng các tài khoản giảm trừ doanh thu, nhằm xác định doanh thu thuần trong kỳ của doanh nghiệp. Tài khoản có 4 tài khoản cấp 2 là: TK 5111 – Doanh thu bán hàng hóa TK 5112 – Doanh thu bán các thành phẩm TK 5113 – Doanh thu cung cấp dịch vụ TK 5118 – Doanh thu khác  Tài khoản 512 “Doanh thu nội bộ”: Tài khoản này dùng để phản ánh doanh thu của số sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ đã tiêu thụ trong nội bộ DN. Tài khoản 512 có 3 tài khoản cấp 2: TK 5121 – Doanh thu bán hàng hoá TK 5122 – Doanh thu bán các thành phẩm TK 5123 – Doanh thu cung cấp dịch vụ  Tài khoản 632 “ Giá vốn hàng bán” Tài khoản này dùng để phản ánh giá trị vốn của hàng hóa, thành phẩm, dịch vụ đã tiêu thụ trong kỳ.  Tài khoản 156 “ Hàng hóa”. Dùng để phản ánh số hiện có của hàng tồn kho,tồn quầy, nhập, xuất trong kỳ.  Tài khoản 157 “ Hàng gửi bán” TK này dùng để theo dõi giá vốn hàng tiêu thụ theo phƣơng thức chuyển hàng hoặc giá vốn hàng hóa nhờ bán đại lý, ký gửi, ngƣời mua hàng chƣa chấp nhận thanh toán. Số hàng hóa này vẫn thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp.  Tài khoản 131 “Phải thu của khách hàng” Tài khoản 131 đƣợc sử dụng để phản ánh số tiền mà doanh nghiệp phải thu của khách hàng do doanh nghiệp bán chịu hàng hóa, sản phẩm, dịch vụ, và tình hình thanh toán các khoản phải thu của ngƣời mua. Ngoài ra TK này còn dùng để phản ánh số tiền mà doanh nghiệp nhận ứng trƣớc của khách hàng. Tài khoản này cần lập cho từng đối tƣợng cụ thể.  Các TK giảm trừ doanh thu TK 521, TK 531,TK 532. Các TK này phản ánh toàn bộ số tiền trừ cho ngƣời mua hàng đƣợc tính giảm vào doanh thu hoạt động kinh doanh. - TK 521 “Chiết khấu thƣơng mại” - TK 531 “Hàng bán bị trả lại” - TK 531 “Giảm giá hàng bán”. Ngoài ra kế toán bán hàng còn sử dụng một số TK sau: - TK 111 “ Tiền mặt” - TK 112 “ Tiền gửi ngân hàng” - TK 138 “ Phải thu khác” - TK 333 “ Thuế và các khoản phải nộp cho nhà nƣớc” - TK 3387 “ Doanh thu chƣa thực hiện” - TK 641 “ Chi phí bán hàng” …………… 2.2.2.2.2. Trình tự hạch toán (1). Kế toán bán buôn. Trong quá trình bán hàng của doanh nghiệp có các hình thức bán buôn sau:  Kế toán bán buôn theo hình thức giao hàng trực tiếp cho khách hàng. Khi phát sinh nghiệp vụ căn cứ vào phiếu xuất kho mà kế toán ghi tăng TK 632 (Giá vốn hàng hóa),đồng thời ghi giảm TK 156: trị giá hàng hóa thực tế xuất kho. Từ Hóa đơn giá trị gia tăng, phiếu thu hay giấy báo có của ngân hàng… kế toán ghi tăng TK 511: doanh thu bán hàng chƣa có thuế GTGT, ghi tăng TK 333: thuế GTGT đầu ra phải nộp, và ghi tăng TK tiền, Các khoản phải thu…(111,112,131…) Trong TH bao bì tính riêng, căn cứ vào phiếu xuất kho, phiếu thu… kế toán ghi giảm cho TK 153: trị giá thực tế xuất kho của bao bì, ghi tăng TK 3331: thuế GTGT đầu ra phải nộp, ghi tăng TK tiền, các khoản phải thu…(TK 111, TK 112, TK 131…).  Kế toán bán buôn theo hình thức gửi hàng cho khách. Căn cứ vào phiếu xuất kho hàng gửi bán, kế toán ghi tăng TK 157: trị giá hàng hóa thực tế xuất kho gửi bán, ghi giảm TK 156: hàng hóa xuất kho. Nếu hàng hóa bán có bao bì đi kèm tính riêng, kế toán ghi tăng TK 138, ghi giảm TK 153: trị giá thực tế xuất kho của bao bì. Khi số hàng gửi bán đƣợc xác định là tiêu thụ, căn cứ vào các giấy tờ liên quan mà ghi vào các tài khoản tƣơng ứng Bên bán khi thông báo chấp nhận thanh toán số hàng gửi bán, kế toán lập hóa đơn GTGT, dựa vào các chứng từ đi kèm khác (giấy báo có,thông báo…) kế toán ghi tăng TK 511: doanh thu chƣa có thuế GTGT, ghi tăng TK 3331: số VAT đầu ra phải nộp, ghi tăng TK tiền (111,112,131…) Đồng thời ghi tăng giá vốn hàng xuất kho gửi bán (TK 632), ghi giảm cho TK 157: trị giá hàng gửi bán. Trƣờng hợp có bao bì đi kèm tính riêng, căn cứ vào phiếu thu, xuất kho mà kế toán ghi giảm TK 138, ghi giảm TK 3331: số VAT đầu ra phải nộp, ghi tăng TK tiền, phải thu của khách hàng…(111,112,131…). Trƣờng hợp DN chi hộ cho bên mua sẽ ghi tăng TK tiền (111,112..), ghi giảm TK 138.  Kế toán nghiệp vụ bán buôn vận chuyển thẳng Trong TH này chia làm 2 hình thức khác: - Kế toán nghiệp vụ bán buôn vận chuyển thẳng theo hình thức giao tay ba Căn cứ vào hóa đơn GTGT và các chứng từ thanh toán của khách hàng, kế toán ghi tăng TK 511: doanh thu bán hàng chƣa có thuế, ghi tăng TK 3331: thuế GTGT đầu ra phải nộp, ghi tăng TK tiền, phải thu …(TK 111, TK 112, TK 131…) Đồng thời ghi tăng TK 632: trị giá hàng hóa mua bán ngay, ghi tăng TK 133,ghi giảm TK tiền (111,112…), hay tăng TK 331: phải trả nhà cung cấp. Trƣờng hợp có bao bì đi kèm tính riêng, kế toán căn cứ vào phiếu thu (giấy báo nợ, báo có, phiếu chi…) ghi tăng TK tiền (111,112…) hoặc tăng TK 131, ghi tăng TK 133: thuế đầu vào đƣợc khấu trừ. Đồng thời ghi giảm khoản tiền (111,112…), hoặc ghi tăng phải trả nhà cung cấp (TK 331), tăng khoản thuế đầu ra (TK 3331). - Kế toán bán buôn vận chuyển thẳng theo hình thức gửi hàng Khi doanh nghiệp mua hàng và chuyển đi bán, dựa vào hóa đơn GTGT hoặc hóa đơn bán hàng của nhà cung cấp, và các hóa đơn chứng từ đi kèm với số hàng gửi bán kế toán ghi tăng TK 157 trị giá hàng mua gửi bán, ghi tăng khoản thuế đầu vào (TK 133) và giảm khoản phải trả tƣơng ứng. Khi bên mua thông báo chấp nhận thanh toán số hàng trên thì kế toán ghi tăng TK 511 doanh thu bán hàng chƣa có thuế, tăng TK 3331 và ghi tăng tài khoản tiền, tài khoản phải thu (TK 111, TK 112, TK 131…). Căn cứ vào thông báo của bên mua chấp nhận thanh toán số hàng gửi bán, phiếu xuất kho gửi bán kế toán ghi tăng TK 632 giá vốn hàng vốn, ghi giảm TK 157. (2). Kế toán bán lẻ. Hàng ngày, nhân viên bán hàng sẽ báo cáo tình hình bán hàng cho phòng kế toán, căn cứ vào bảng kê bán hàng của mậu dịch viên và giấy nộp tiền kế toán ghi tăng TK 511, TK 3331 và tăng TK tƣơng ứng. Trong trƣờng hợp nộp tiền thiếu của nhân viên bán hàng kế toán sẽ phản ánh trên TK 1388 số tiền thiếu mà nhân viên bán hàng phải bồi thƣờng, ghi tăng doanh thu, các khoản tiền, khoản phải thu và số thuế đầu ra tƣơng ứng. Còn trong trƣờng hợp nộp tiền thừa so với số cần nộp thì doanh thu đƣợc phản ánh bằng số ghi trên hóa đơn, số tiền thừa sẽ phản ánh vào TK 711 (Thu nhập khác) của doanh nghiệp. Sau khi phản ánh doanh thu, kế toán phải ghi nhận giá vốn qua TK 632 và ghi giảm cho tài khoản 156 hàng hóa xuất kho. (3). Kế toán bán đại lý Trong trường hợp doanh nghiệp là bên giao đại lý Khi xuất kho giao cho đại lý kế toán ghi tăng TK 157 trị giá thực tế xuất kho, giảm số hàng hóa đem đi giao. Nếu doanh nghiệp mua hàng sau đó chuyển thẳng cho đại lý thì cũng hạch toán nhƣ kế toán bán buôn vận chuyển thẳng theo hình thức gửi hàng. Số chi phí phát sinh trong quá trình giao hàng, nếu doanh nghiệp chịu thì phản ánh khoản chi phí này vào chi phí bán hàng của doanh nghiệp (TK 641) và nếu doanh nghiệp chi hộ cho bên đại lý thì phản ánh vào khoản phải thu khác (TK 138). Khi cơ sở đại lý thanh toán, dựa vào các hóa đơn chứng từ liên quan mà kế toán ghi nhận doanh thu và cắt hoa hồng đại lý. Số tiền hoa hồng này sẽ đƣợc phản ánh trên tài khoản chi phí bán hàng của doanh nghiệp (TK 641),số thuế GTGT của hoa hồng phản ánh vào TK 133. Sau khi ghi nhận doanh thu, kế toán phải ghi nhận giá vốn cho số hàng gửi đại lý này vào TK 632 và ghi giảm cho TK 157: trị giá hàng gửi bán. Trong trường hợp doanh nghiệp là bên nhận đại lý Khi nhận hàng hóa căn cứ vào biên bản kiểm nhận hàng hóa kế toán ghi tăng TK 003 số hàng hóa nhận gửi bán. Khi bán đƣợc hàng ghi giảm TK 003 và ghi nhận số tiền hoa hồng đƣợc hƣởng vào tài khoản 511 nếu số hoa hồng đã đƣợc khấu trừ. Nếu doanh nghiệp chƣa tính hoa hồng thì ghi tăng tiền, tăng khoản phải trả bên giao đại lý. Và khi tính toán, thanh toán tiền hoa hồng kế toán cũng phản ánh số tiền vào tài khoản doanh thu của doanh nghiệp. Sau khi bán đƣợc hàng, doanh nghiệp sẽ thanh toán tiền hàng cho bên giao đại lý kế toán ghi giảm khoản phải trả bên đại lý và tài khoản tiền. (4). Kế toán bán hàng trả góp Khi xuất hàng cho khách, căn cứ vào phiếu thu (giấy báo có), hóa đơn giá trị gia tăng kế toán sẽ phản ánh số tiền trả ngay vào tài khoản doanh thu 511, số lãi trả góp đƣợc phản ánh vào tài khoản 3387. Định kì thu nợ của khách hàng, kế toán ghi giảm số tiền phải thu của khách hàng. Đồng thời ghi nhận lãi góp từng kì vào doanh thu hoạt động tài chính, ghi tăng tài khoản 515 và giảm tài khoản 3387. Căn cứ vào phiếu xuất kho mà kế toán ghi nhận giá vốn của hàng bán, ghi tăng tài khoản 632 và giảm tài khoản 156: trị giá thực tế xuất kho. (5). Các trường hợp phát sinh trong quá trình bán hàng. * Chiết khấu thƣơng mại: khoản chiết khấu thƣơng mại sẽ đƣợc phản ánh qua tài khoản 521. Khi phát sinh nghiệp vụ kế toán ghi tăng TK 521: khoản chiết khấu, giảm TK 3331 khoản thuế đầu ra và giảm các khoản phải thu hay tiền. * Chiết khấu thanh toán: Tài khoản 635 phản ánh khoản chiết khấu này, căn cứ vào phiếu thu, giấy báo có kế toán ghi tăng TK 635, tăng khoản tiền và giảm các khoản phải thu. * Giảm giá hàng bán: Căn cứ vào phiếu chi, giấy báo nợ toán ghi tăng TK 532 giảm số thuế đầu ra 3331 và giảm tài khoản tiền, giảm các khoản phải thu. * Hàng bán bị trả lại: sau khi chuyển hàng về nhập kho, kế toán ghi tăng tài khoản 156 trị giá hàng nhập kho, ghi giảm TK 632 giá vốn số hàng bị trả lại. Trong trƣờng hợp hàng chƣa về nhập kho kế toán theo dõi số hàng này trên tài khoản 157. Kế toán phản ánh số hàng bị trả lại này vào tài khoản 531. Cuối kỳ, kết chuyển các khoản giảm trừ doanh thu này sang tài khoản doanh thu bán hàng để xác định doanh thu thuần.