Tài liệu Hoàn thiện kế toán bán hàng tại công ty tnhh mạng truyền thông adh

trêng §¹i häc Kinh tÕ Quèc d©n VIÖN KÕ To¸n - kiÓm to¸n --- o0o --- chuyªn ®Ò thùc tËp chuyªn ngµnh §Ò tµi: hoµn thiÖn kÕ to¸n b¸n hµng t¹i c«ng ty tnhh m¹ng truyÒn th«ng adh chi Gi¸o viªn híng dÉn : pgs.ts. ph¹m thÞ bÝch Sinh viªn thùc hiÖn M· sinh viªn Líp : nguyÔn thu hiÒn : tc412240 : kÕ to¸n 2 Hµ Néi - 2013 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp GVHD:PGS.TS. Phạm Thị Bích Chi MỤC LỤC MỤC LỤC DANH MỤC SƠ ĐỒ, BẢNG BIỂU LỜI NÓI ĐẦU.................................................................................................. CHƯƠNG 1: ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG BÁN HÀNG CỦA CÔNG TY TNHH MẠNG TRUYỀN THÔNG ADH ............................................................................................................................ 1.1. Đặc điểm hoạt động bán hàng của Công ty TNHH mạng truyền thông ADH.................................................................................................... 1.1.1. Danh mục hàng bán của Công ty Mạng truyền thông ADH............ 1.1.2. Thị trường của Công ty TNHH Mạng truyền thông ADH.............. 1.1.3. Phương thức bán hàng của Công ty TNHH Mạng truyền thông ADH .................................................................................................................... 1.2. Tổ chức quản lý hoạt động bán hàng của Công ty TNHH Mạng truyền thông ADH........................................................................................ CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG KẾ TOÁN BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH MẠNG TRUYỀN THÔNG ADH.................................................... 2.1. Kế toán doanh thu tại Công ty TNHH Mạng truyền thông ADH ...................................................................................................................... 2.1.1. Chứng từ và thủ tục kế toán........................................................... 2.1.2. Kế toán chi tiết doanh thu.............................................................. 2.1.3. Kế toán tổng hợp doanh thu........................................................... 2.2. Kế toán giá vốn hàng bán................................................................... 2.2.1. Chứng từ và thủ tục kế toán........................................................... 2.2.2. Kế toán chi tiết giá vốn hàng bán................................................... 2.2.3. Kế toán tổng hợp giá vốn hàng bán tại công ty............................. 2.3. Kế toán chi phí bán hàng................................................................... SV: Nguyễn Thu Hiền Chuyên đề thực tập tốt nghiệp GVHD:PGS.TS. Phạm Thị Bích Chi 2.3.1. Chứng từ và thủ tục kế toán........................................................... 2.3.2. Kế toán chi tiết chi phí bán hàng................................................... 2.3.3. Kế toán tổng hợp về chi phí bán hàng........................................... CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN KẾ TOÁN BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH MẠNG TRUYỀN THÔNG ADH................................. 3.1. Đánh giá chung về thực trạng kế toán bán hàng tại công ty mạng truyền thông ADH và phương hướng hoàn thiện................................... 3.1.1. Ưu điểm......................................................................................... 3.1.2. Nhược điểm.................................................................................... 3.1.3.Phương hướng hoàn thiện............................................................... 3.2.Các giải pháp hoàn thiện kế toán bán hàng tại Công ty TNHH mạng truyền thông ADH........................................................................... 3.2.1 Về công tác quản lý bán hàng......................................................... 3.2.2. Về tài khoản sử dụng và phương pháp tính giá, phương pháp kế toán .................................................................................................................. 3.2.3. Về chứng từ và luân chuyển chứng từ........................................... 3.2.4. Về sổ kế toán chi tiết...................................................................... 3.2.5. Về sổ kế toán tổng hợp................................................................. 3.2.6. Về báo cáo kế toán liên quan đến bán hàng................................... 3.3 Điều kiện thực hiện giải pháp............................................................. KẾT LUẬN..................................................................................................... DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO...................................................... NHẬN XÉT CỦA ĐƠN VỊ THỰC TẬP NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN PHẢN BIỆN SV: Nguyễn Thu Hiền Chuyên đề thực tập tốt nghiệp SV: Nguyễn Thu Hiền GVHD:PGS.TS. Phạm Thị Bích Chi Chuyên đề thực tập tốt nghiệp GVHD:PGS.TS. Phạm Thị Bích Chi DANH MỤC SƠ ĐỒ, BẢNG BIỂU SƠ ĐỒ Sơ đồ 2.1: Trình tự kế toán sử dụng phần mềm kế toán Fast Accounting tại công ty...................................................................................... Sơ đồ 2.2: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán nhật ký chung...... Sơ đồ 2.3: Trình tự ghi sổ tổng hợp giá vốn hàng bán tại Công ty Mạng truyền thông ADH......................................................................... Sơ đồ 2.4: Trình tự kế toán chi tiết chi phí bán hàng tại công ty.................... Sơ đồ 2.5: Quy trình vào sổ tổng hợp chi phí bán hàng.................................. BIỂU Biểu 2.1: Giấy báo Có................................................................................... Biểu 2.2: Giấy đề nghị xuất hóa đơn............................................................. Biểu 2.3: Phiếu xuất kho............................................................................... Biểu 2.4: Hóa đơn Giá trị gia tăng................................................................ Biểu 2.5: Sổ chi tiết TK 5111........................................................................ Biểu 2.6: Sổ chi tiết TK 33311...................................................................... Biểu 2.7: Sổ chi tiết TK 1311........................................................................ Biểu 2.8: Sổ Nhật ký chung........................................................................... Biểu 2.9: Sổ Cái TK 5111............................................................................. Biểu 2.10: Sổ Cái TK 33311........................................................................... Biểu 2.12: Hóa đơn GTGT mua hàng............................................................ Biểu 2.13: Phiếu nhập kho số 00003............................................................... Biểu 2.14: Sổ chi tiết TK 156.......................................................................... Biểu 2.15: Sổ chi tiết TK 632.......................................................................... Biểu 2.16: Bảng tổng hợp chi tiết nhập xuất tồn............................................. Biểu 2.17: Sổ Cái TK 156............................................................................... Biểu 2.18: Sổ Cái TK 632............................................................................... Biểu 2.19: Hóa đơn mua xăng......................................................................... Biểu 2.20: Giấy đề nghị thanh toán................................................................. Biểu 2.21: Phiếu chi số 53/12.......................................................................... Biểu 2.22: Sổ chi tiết TK 6421........................................................................ SV: Nguyễn Thu Hiền Chuyên đề thực tập tốt nghiệp SV: Nguyễn Thu Hiền GVHD:PGS.TS. Phạm Thị Bích Chi Chuyên đề thực tập tốt nghiệp GVHD:PGS.TS. Phạm Thị Bích Chi LỜI NÓI ĐẦU Trong thời kỳ hội nhập với nền kinh tế thế giới, cùng với xu thế quốc tế hóa, các doanh nghiệp lớn nhỏ được ra đời và phát triển mạnh mẽ. Để đáp ứng được nhu cầu ngày càng cao của nền kinh tế đòi hỏi hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp phải luôn đổi mới. Bán hàng và xác định kết quả kinh doanh được xem là một trong những hoạt động quan trọng của doanh nghiệp vì có chiến lược tiêu thụ thích hợp, có tiêu thụ được sản phẩm, hàng hóa, thu hút được khách hàng thì doanh nghiệp mới có thể tạo ra nguồn doanh thu lớn, từ đó là cơ sở để tăng lợi nhuận kinh doanh. Đặc biệt trong các doanh nghiệp thương mại, hoạt động bán hàng được coi là một mắt xích không thể thiếu trong cầu nối giữa doanh nghiệp và người tiêu dùng. Là công cụ quản lý kinh tế tài chính, kế toán cung cấp các thông tin kinh tế tài chính hiện thực, có giá trị pháp lý với độ tin cậy cao, giúp doanh nghiệp và các đối tượng liên quan đánh giá đúng đắn tình hình hoạt động của doanh nghiệp, từ đó đưa ra các quyết định phù hợp. Để đáp ứng được chức năng và nhiệm vụ quan trọng này, các doanh nghiệp phải tổ chức công tác kế toán nói chung và công tác kế toán bán hàng nói riêng thật khoa học, hợp lý để phát huy được những mặt tích cực và hạn chế những mặt tiêu cực còn tồn tại của doanh nghiệp. Công ty TNHH mạng truyền thông ADH đã nhận thức rõ tầm quan trọng của công tác hạch toán kế toán, đặc biệt là công tác kế toán bán hàng. Công ty coi đó như là công cụ tài chính đắc lực để có thể quản lý doanh nghiệp hiệu quả. Chính vì sự cần thiết ấy, cùng những kiến thức học tập và nghiên cứu tại trường, sau thời gian thực tập tại công ty ADH, em đã lựa chọn đề tài: SV: Nguyễn Thu Hiền 1 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp GVHD:PGS.TS. Phạm Thị Bích Chi “Hoàn thiện Kế toán bán hàng tại công ty TNHH Mạng truyền thông ADH” Chuyên đề được kết cấu thành 3 chương: Chương 1: Đặc điểm và tổ chức quản lý hoạt động bán hàng của Công ty TNHH Mạng truyền thông ADH Chương 2: Thực trạng kế toán bán hàng tại Công ty TNHH Mạng truyền thông ADH Chương 3: Hoàn thiện kế toán bán hàng tại Công ty TNHH Mạng truyền thông ADH Cuối cùng, em xin chân thành cảm ơn Cô giáo PGS.TS Phạm Thị Bích Chi, các cô chú, anh chị phòng Tài chính- Kế toán đã chỉ dạy và góp ý cho em trong quá trình thực hiện đề tài này. Mặc dù em đã cố gắng hết sức, song do kiến thức còn hạn chế và thời gian thực tập tại công ty có hạn, nên bài báo cáo không tránh khỏi những sai sót. Em rất mong nhận được sự đóng góp ý kiến từ các thầy cô, bạn bè và những người quan tâm để chuyên đề thực tập của em được hoàn chỉnh hơn. Hà Nội, tháng 01 năm 2013 Sinh viên thực hiện Nguyễn Thu Hiền CHƯƠNG 1 SV: Nguyễn Thu Hiền 2 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp GVHD:PGS.TS. Phạm Thị Bích Chi ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG BÁN HÀNG CỦA CÔNG TY TNHH MẠNG TRUYỀN THÔNG ADH 1.1. Đặc điểm hoạt động bán hàng của Công ty TNHH mạng truyền thông ADH 1.1.1. Danh mục hàng bán của Công ty Mạng truyền thông ADH Công ty TNHH Mạng truyền thông ADH là một công ty hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh thương mại với mặt hàng kinh doanh chủ yếu là các thiết bị, sản phẩm công nghệ thông tin. Sau 6 năm hoạt động tại thị trường công nghệ thông tin Việt Nam, ADH đã lớn mạnh trở thành một trong những Công ty hàng đầu và có uy tín nhất tại thị trường này. Hiện nay, Công ty có nhiều kinh nghiệm và đội ngũ chuyên gia giỏi trong lĩnh vực tư vấn, cung cấp các giải pháp công nghệ thông tin cho nhiều lĩnh vực khác nhau như: viễn thông, quản lý các hệ thống bán lẻ, quản trị doanh nghiệp và các giải pháp về thương mại điện tử…Năm 2013 này, công ty mở rộng kinh doanh sang các mặt hàng thiết bị phục vụ nghiên cứu khoa học, giảng dạy. Việc mở rộng lĩnh vực kinh doanh chứng tỏ công ty đang có những nỗ lực không ngừng nghỉ trong việc đáp ứng các nhu cầu ngày một đa dạng của khách hàng. Hiện nay, các mặt hàng kinh doanh của công ty rất phong phú về chủng loại cũng như tính chất cơ lý, phục vụ cho các yêu cầu sử dụng với quy mô lớn nhỏ khác nhau. Là đối tác chiến lược của SAP, nhà cung cấp giải pháp quản trị doanh nghiệp ERP hàng đầu thế giới hiện nay. ADH đang liên tục phát triển và mở rộng quy mô kinh doanh. Với lĩnh vực kinh doanh các thiết bị, sản phẩm công nghệ thông tin, danh mục bán hàng của công ty được chia ra làm ba lĩnh vực chính: *) Lĩnh vực các thiết bị, linh kiện, phụ kiện về mạng máy tính: SV: Nguyễn Thu Hiền 3 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp GVHD:PGS.TS. Phạm Thị Bích Chi Mạng Intranet PETRO-NET cho toàn ngành, các mạng LAN Star với các Switch HUB thông minh, các mạng Lan mở rộng với hệ thống cáp quang của các hãng, bao gồm:  Hub, Switch, Rounter, Firewall: HP, CISCO, PLANET, KRONE, AMP, TENDA.  Modem: Hayer, Zoom, Planet, 3Com, Prolink  Cable: AMP, Tenda, VinaDaesung…  Racks: AMP, VietRack… *) Lĩnh vực các linh kiện, phụ kiện máy tính:  CPU, Mainboard, Keyboard, Mouse, UPS, Monitor, CDRom,…các máy tính lắp ráp từ các linh kiện của các nhà sản xuất: Intel, Asus, MSI, Mitsumi, BenQ, Dell… *) Lĩnh vực các Thiết bị phục vụ nghiên cứu khoa học và giảng dạy:  Projector: Sony, Panasonic, Toshiba  Photocopy: Canon, Hicoh, Lexmark  Máy hủy tài liệu: Inti-Mon, Osmia…  Các phần mềm quản lý: Web Server, E-mail Server, Router and Firewall, Proxy Server, DNS Server. 1.1.2. Thị trường của Công ty TNHH Mạng truyền thông ADH Tùy thuộc vào nhu cầu của thị trường kết hợp với tình hình nghiên cứu, tìm kiếm thị trường của cán bộ kinh doanh mà quyết định đến thị trường tiêu thụ của Công ty TNHH Mạng truyền thông ADH . Bên cạnh đó, đối thủ cạnh tranh cũng là một yếu tố quan trọng quyết định đến chiến lược kinh doanh của công ty. Trong những năm tới, công ty ADH xác định chiến lược kinh doanh mở rộng thị trường, tập trung hơn vào dịch vụ sau bán hàng, đào tạo nhân SV: Nguyễn Thu Hiền 4 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp GVHD:PGS.TS. Phạm Thị Bích Chi viên nâng cao nghiệp vụ chuyên môn và thích nghi với môi trường kinh doanh năng động. Theo chiến lược này, mới đây, công ty đã thực hiện công tác đào tạo cán bộ để mở rộng các sản phẩm và thị trường kinh doanh sang lĩnh vực thiết bị nghiên cứu khoa học, giảng dạy. Đây được là một định hướng phát triển có tầm nhìn khi mà nhu cầu về dịch vụ này vẫn chưa có xu hướng giảm sút trong nền kinh tế hiện nay. Thị trường chủ yếu của công ty là địa bàn thành phố Hà Nội cũng như các tỉnh lân cận và các tỉnh khác trên toàn miền Bắc. Địa bàn kinh doanh của công ty trải dài từ các tỉnh ở vùng núi như Yên Bái, Lào Cai, Sơn La… đến các tỉnh Bắc Trung Bộ như Nghệ An, Hà Tĩnh,... Khách hàng của công ty chủ yếu là các khách sạn, trường học, nhà máy, nhà hàng, cao ốc,… trong nội thành Hà Nội, và các tỉnh lân cận. Mới đây, công ty còn cung cấp thiết bị cho các xưởng tư nhân, đây là một nỗ lực to lớn của công ty trong việc tăng thị phần đồng thời chứng minh công ty đã cố gắng đáp ứng các nhu cầu của khách hàng một cách tốt nhất không phân biệt khách hàng lớn nhỏ. Tuy nhiên, cũng cần thấy rằng dù đã phát triển đến một mức nhất định song số lượng khách hàng của công ty còn hạn chế. Để khắc phục điều này, công ty cần có chiến lược marketing cụ thể và có hiệu quả hơn. Việc đầu tư cho các chiến lược marketing và chăm sóc khách hàng sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho công ty có được chỗ đứng vững chắc trên thị trường hiện nay. Công ty luôn cố gắng duy trì các mối quan hệ khách hàng mà chủ yếu là công ty bán sản phẩm, dịch vụ trực tiếp đến khách hàng và thu tiền. Các khách hàng quen thuộc của Công ty có thể kể đến như Trường trung học cơ sở Trung Hiền (Hà Nội), Trường đại học Sư Phạm (Hưng Yên), Khách sạn 3 sao Hoàng Dương (Nam Định), Khách sạn Châu Thanh (Ninh Bình)… Ngoài ra, công ty cũng có chính sách thích hợp với các khách hàng thân thiết bởi SV: Nguyễn Thu Hiền 5 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp GVHD:PGS.TS. Phạm Thị Bích Chi hơn ai hết, công ty luôn hiểu rằng khách hàng chính là nhân tố quan trọng nhất làm nên thành công trong hoạt động kinh doanh. Quan hệ khách hàng của công ty cũng luôn được duy trì và giữ vững thông qua các hoạt động giảm giá, miễn phí công lắp đặt hay thực hiện các hoạt động bảo hành, bảo trì đầy đủ và kịp thời. Hằng năm, công ty cũng thường xuyên tổ chức những buổi gặp gỡ, chia sẻ và cảm ơn tới các khách hàng thân thiết. 1.1.3. Phương thức bán hàng của Công ty TNHH Mạng truyền thông ADH Việc bán hàng ở Công ty TNHH Mạng truyền thông ADH được thực hiện theo phương thức bán lẻ. Với đặc điểm kinh doanh của công ty là kinh doanh, chuyên triển khai phần mềm và các thiết bị linh kiện điện tử thay thế, phương thức bán lẻ của công ty cụ thể như sau: Bán lẻ là phương thức bán trực tiếp cho người tiêu thụ hoặc bán cho các cơ quan đơn vị tiêu dùng. Bán hàng theo phương thức này có đặc điểm là khối lượng hàng bán mỗi lần nhỏ. Có hai hình thức bán lẻ mà Công ty ADH đang áp dụng: * Bán lẻ theo hình thức thu tiền tập trung Theo hình thức này, nghiệp vụ thu tiền và giao hàng cho khách hàng tách rời nhau. Nhân viên thu tiền làm nhiệm vụ thu tiền người mua, còn nhân viên bán hàng thực hiện nhiệm vụ giao hàng cho khách và kiểm kê hàng tồn. * Bán lẻ theo hình thức thu tiền trực tiếp Theo hình thức này, nhân viên bán hàng trực tiếp thu tiền và giao hàng cho khách, đồng thời sẽ kiểm kê hàng tồn. 1.2. Tổ chức quản lý hoạt động bán hàng của Công ty TNHH Mạng truyền thông ADH Công ty ADH là đơn vị kinh doanh thương mại, vì vậy để nâng cao hiệu quả trong quá trình bán hàng thì công ty phải có bộ máy tổ chức gọn gàng, đơn giản nhưng vẫn đảm bảo chặt chẽ, thuận tiện cho việc quản lý. Cụ thể như sau: SV: Nguyễn Thu Hiền 6 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp GVHD:PGS.TS. Phạm Thị Bích Chi Thứ nhất, vai trò của các cá nhân và bộ phận liên quan đến hoạt động bán hàng: - Giám đốc Công ty: là người trực tiếp lãnh đạo điều hành mọi hoạt động của Công ty thông qua các cán bộ phòng ban. Tổ chức bộ máy và hoạt động kinh doanh của công ty, chịu trách nhiệm trước pháp luật về những hoạt động này. Chịu trách nhiệm tổ chức quan hệ đối nội, đối ngoại, ký kết hợp đồng và quản lý tài chính trong doanh nghiệp. - Phó Giám đốc Tài chính: là người trợ giúp Giám đốc về tài chính, chịu trách nhiệm theo dõi về tình hình tài chính, về tính xác thực và hợp pháp trong các hoạt động tài chínhcủa công ty, lên kế hoạch tài chính của công ty và tham mưu cho Giám đốc về các vấn đề tài chính. Lập dự án hợp tác sản xuất kinh doanh và các hợp đồng cung cấp thiết bị. - Phòng Kinh doanh: gồm 7 người, đứng đầu là trưởng phòng. Phòng kinh doanh có nhiệm vụ chủ yếu là trợ giúp Giám đốc về hoạt động kinh doanh như: tổ chức bộ máy kinh doanh, lập kế hoạch mua hàng, tìm kiếm thị trường, thu hút hợp đồng, lập phương án và tổ chức bán hàng tại các cửa hàng cũng như theo các đơn hàng, nghiên cứu thị trường, tham mưu cho Giám đốc các chiến lược kinh doanh hợp lý cho Công ty. - Phòng Tài chính Kế toán: đứng đầu là trưởng phòng. Phòng tài chính kế toán có nhiệm vụ chủ yếu sau: + Hướng dẫn giúp đỡ các phòng ban, mở sổ sách theo dõi tình hình hạot động kinh doanh trong công ty, đồng thòi theo dõi và hạch toán tổng hợp các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong công ty. + Lập kế hoạch tài chính hàng năm, kiểm tra việc chấp hành chế độ tài chính trong công ty. + Thực hiện các công việc liên quan đến nghiệp vụ kế toán như bán hàng, mua hàng, đối chiếu công nợ của công ty. SV: Nguyễn Thu Hiền 7 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp GVHD:PGS.TS. Phạm Thị Bích Chi + Mở sổ sách theo dõi từng phòng ban và kiểm tra tính chính xác của số liệu, xác nhận các văn bản thanh lý và báo cáo quyết toán xác định lãi, lỗ hàng năm của Công ty. + Tiến hành phân tích hoạt động kinh tế, làm quyết toán theo yêu cầu của Bộ Tài chính yêu cầu, lập báo cáo theo định kỳ gửi lên cấp trên. + Tham mưu cho Giám đốc về các vấn đề tài chính, thay mặt cho Giám đốc thực hiện các nghĩa vụ đối với nhà nước. - Phòng Hành chính: trợ giúp Giám đốc về các lĩnh vực hành chính, tổ chức, có nhiệm vụ chăm lo đời sống của cán bộ công nhân viên cũng như hiện thực hoá các chính sách tuyển dụng nhân sự cho công ty. Tham mưu cho Giám đốc về tổ chức, lao động tiền lương, soạn thảo quy chế pháp lý, các công văn quyết định, chỉ thị, quản lý hồ sơ nhân sự. - Phòng Kỹ thuật: Chịu trách nhiệm chính trong phòng là trưởng phòng. Phòng kỹ thuật có chức năng lắp ráp, cài đặt, sửa chữa, bảo trì các thiết bị hệ thống máy theo các hợp đồng kinh tế của công ty. Lắp ráp cài đặt và bảo trì các máy thiết bị cho khách hàng ở các cửa hàng bán lẻ. - Phòng Dịch vụ bảo hành: nhận thức được tầm quan trọng của dịch vụ sau bán hàng trong nền kinh tế thị trường, ban Giám đốc rất chú trọng đến bộ phận dịch vụ bảo hành. Đứng đầu là trưởng phòng, phòng có nhiệm vụ quan tâm chăm sóc khách hàng sau bán hàng, đề ra các chính sách bảo hành, nhận và chuyển phòng kỹ thuật các máy thiết bị cần bảo trì của khách hàng. Tham mưu cho Giám đốc về các lĩnh vực dịch vụ sau bán hàng. Thứ hai, tổ chức hoạt động bán hàng cụ thể: - Nhân viên phòng kinh doanh thực hiện hoạt động nghiên cứu thị trường mục tiêu và phân tích các đối thủ cạnh tranh. Từ đó tìm hiểu sâu hơn các khách hàng tiềm năng, đồng thời duy trì mối quan hệ tốt với khách hàng đã có. Qua quá trình tìm hiểu thị trường, công ty xác định thị trường mục tiêu SV: Nguyễn Thu Hiền 8 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp GVHD:PGS.TS. Phạm Thị Bích Chi trong thời gian tới là các cơ quan, trường học quy mô vừa và nhỏ, đồng thời công ty cũng lưu ý đến các bệnh viện, trung tâm y tế ở các tỉnh, thành phố lân cận với thủ đô Hà Nội. Việc xác định thị trường mục tiêu phù hợp với quy mô và tiềm lực tài chính của công ty chứng tỏ công ty đã có hướng đi đúng đắn trong hoạt động kinh doanh. - Phòng kinh doanh trực tiếp xây dựng kế hoạch mua bán thiết bị và các linh kiện, phụ tùng (dự báo lượng hàng tiêu thụ, xác nhận đơn hàng của khách hàng, xây dựng báo giá, thực hiện giao dịch, thương lượng về giá với khách hàng, …), lập kế hoạch vận chuyển (tìm nhà cung cấp dịch vụ vận chuyển, lựa chọn dịch vụ vận chuyển phù hợp nhất với từng hoạt động bán, trình giám đốc kiểm tra việc lựa chọn dịch vụ vận chuyển…). Trực tiếp tiếp thị để bán hàng vào các đơn vị kinh tế trọng điểm và vào thị trường mới, đồng thời giữ vững thị trường đã và đang hoạt động. - Trưởng phòng kinh doanh tổng hợp kế hoạch kinh doanh, đồng thời kiểm tra việc thực hiện kế hoạch trong toàn công ty, trình giám đốc công ty xét duyệt và ký kết các hợp đồng kinh tế, theo dõi quản lý việc thực hiện các hợp đồng đã ký kết; cân đối việc nhập, xuất hàng tồn kho; tiếp thu và giao dịch với khách hàng dưới sự chỉ đạo, giám sát trực tiếp của Giám đốc. - Sau khi hợp đồng bán hàng được ký kết, theo hợp đồng vận chuyển, đơn vị vận chuyển sẽ giao hàng đến địa điểm khách hàng yêu cầu. Các cán bộ phòng kỹ thuật thực hiện lắp đặt máy móc, thiết bị theo nhu cầu của khách hàng, kiểm tra máy móc sau khi lắp đặt, chạy thử máy, lập biên bản bàn giao thiết bị, hướng dẫn khách hàng sử dụng máy móc theo quy trình đã thiết lập đảm bảo an toàn cho thiết bị và duy trì tuổi thọ. Đối với các hợp đồng bán phụ tùng, linh kiện, cán bộ phòng kỹ thuật thực hiện lắp đặt trực tiếp theo yêu cầu của khách hàng, thực hiện chạy thử, kiểm tra và bàn giao cho khách hàng. SV: Nguyễn Thu Hiền 9 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp GVHD:PGS.TS. Phạm Thị Bích Chi - Bộ phận bán hàng thực hiện các chính sách hậu mãi, kết hợp với bộ phận kỹ thuật thực hiện kiểm tra các thiết bị đã lắp đặt, bảo hành các thiết bị hệ thống máy trong thời hạn khi có sự cố, thực hiện bảo trì ngoài thời hạn bảo hành theo nhu cầu của khách hàng. Thứ ba, chính sách kiểm soát bán hàng: + Công ty áp dụng cách thức kiểm soát đối với nhân viên bán hàng như sau: Nhân viên bán hàng cần nhận được từ trước sự phê duyệt của Trưởng phòng kinh doanh trước khi tiến hành đi tìm kiếm thị trường, định kỳ hàng tuần trình lên Trưởng phòng kinh doanh bản báo cáo về lượng hàng tồn kho và xu hướng tiêu dùng trong tháng trước, từ đó lập kế hoạch mua hàng tháng sau. + Cán bộ hỗ trợ kinh doanh thực hiện liên hệ và chăm sóc khách hàng khi nhận được các thông tin về khách hàng của các nhân viên kinh doanh để tăng tính chuyên nghiệp trong bán hàng của Công ty. + Bộ phận giao hàng nên lưu giữ nhiều liên của phiếu giao hàng. Các phiếu giao hàng cần được đánh số trước và cần được lập dựa trên đơn đặt hàng đã được phê duyệt. + Tất cả các đơn hàng, báo giá hàng hóa cần được duyệt bởi giám đốc công ty, sau khi ký duyệt mới có thể thực hiện giao dịch với khách hàng. + Kế toán tiến hành lập hóa đơn GTGT theo đơn đặt hàng đã xác định bởi phòng kinh doanh. Hoá đơn chỉ nên lập căn cứ vào: 1) phiếu giao hàng đã được khách hàng ký nhận; 2) đơn đặt hàng đã được đối chiếu với phiếu giao hàng; và 3) Hợp đồng kinh tế và công nợ đã được đối chiếu. Công ty ghi lại trên hoá đơn hoặc trên sổ sách kế toán số tham chiếu đến phiếu giao hàng hoặc mã số đơn đặt hàng để giúp kiểm tra tham chiếu. Như vậy, có thể thấy hoạt động bán hàng của công ty có trình tự hợp lý với sự tham gia kiểm soát của nhà quản trị. Đây là một đặc điểm tích cực trong hoạt động bán hàng mà công ty nên phát huy. SV: Nguyễn Thu Hiền 10 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp GVHD:PGS.TS. Phạm Thị Bích Chi CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG KẾ TOÁN BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH MẠNG TRUYỀN THÔNG ADH 2.1. Kế toán doanh thu tại Công ty TNHH Mạng truyền thông ADH Doanh thu bán hàng là tổng giá trị các lợi ích kinh tế doanh nghiệp thu được trong kỳ kế toán phát sinh từ hoạt động kinh doanh thông thường của doanh nghiệp, góp phần làm tăng vốn chủ sở hữu. Chính vì thế, kế toán doanh thu là một phần không thể thiếu của quy trình kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng; đồng thời, việc ghi chép đúng đắn, đầy đủ doanh thu trong công tác kế toán bán hàng đóng một vai trò quan trọng đối với các doanh nghiệp thương mại như Công ty TNHH mạng truyền thông ADH. Tại công ty ADH, doanh thu bán hàng được ghi nhận khi đồng thời thỏa mãn tất cả năm (5) điều kiện sau:  Doanh nghiệp đã chuyển giao phần lớn rủi ro và lợi ích gắn liền với quyền sở hữu sản phẩm hoặc hàng hóa cho người mua;  Doanh nghiệp không còn nắm giữ quyền quản lý hàng hóa như người sở hữu hàng hóa hoặc quyền kiểm soát hàng hóa;  Doanh thu được xác định tương đối chắc chắn;  Doanh nghiệp đã thu hoặc sẽ thu được lợi ích kinh tế từ giao dịch bán hàng;  Xác định được chi phí liên quan đến giao dịch bán hàng. Như vậy, nguyên tắc ghi nhận doanh thu của công ty hoàn toàn phù hợp với quy định của chuẩn mực số 14 về doanh thu và thu nhập khác ban hành theo Quyết định số 149/2001/QĐ – BTC ngày 31/12/2001 của Bộ Tài chính và các quy định của chế độ kế toán hiện hành. SV: Nguyễn Thu Hiền 11 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp GVHD:PGS.TS. Phạm Thị Bích Chi 2.1.1. Chứng từ và thủ tục kế toán *) Chứng từ sử dụng + Hóa đơn GTGT + Chứng từ thanh toán (Phiếu thu, Giấy báo có) + Các chứng từ kế toán liên quan khác Ví dụ: Ngày 20/01/2012 tại Công ty TNHH Mạng truyền thông ADH phát sinh nghiệp vụ bán 01 Máy Scan (xuất xứ Thái Lan) cho Nhà khách Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển nông thôn Việt Nam. Theo điều khoản thanh toán trong Hợp đồng Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển nông thôn Việt Nam sẽ thanh toán trước cho Công ty 100% giá trị Hợp đồng là 12.320.000 đ qua tài khoản của công ty tại Ngân hàng Quốc tế Việt Nam chi nhánh Ba Đình. Kế toán xác nhận việc thanh toán của Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn Việt Nam qua tài khoản tại Ngân hàng Quốc tế Việt Nam. Giấy báo có từ phía Ngân hàng cần có đầy đủ những nội dung như mẫu sau: (Minh họa Biểu 2.1: Giấy báo có) Căn cứ vào Giấy báo Có của ngân hàng, nhân viên bán hàng lập Giấy đề nghị xuất hóa đơn như sau: (Minh họa Biểu 2.2: Giấy đề nghị xuất hóa đơn) Căn cứ vào Giấy đề nghị xuất hóa đơn, kế toán bán hàng lập Phiếu xuất kho xuất hàng giao cho khách hàng theo mẫu sau: (Minh họa Biểu 2.3: Phiếu xuất kho ) SV: Nguyễn Thu Hiền 12 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp GVHD:PGS.TS. Phạm Thị Bích Chi Biểu 2.1: Giấy báo Có VIB Số (No): 0011200664034 Chi nhánh (Branch name): Chi nhanh Ba dinh Ngày (date): 21/07/2012 Mã số thuế (Branch VAT code): 0100233488 Giờ (time): 03:30:05 PM GIẤY BÁO CÓ Mã số khách hàng: 00640927 Số tài khoản: 2200201012102 Tên tài khoản: Công ty TNHH Mạng truyền thông ADH Nội dung: Thanh toán tiền mua Máy Scan cho Công ty TNHH Mạng truyền thông ADH Tên và địa chỉ người chuyển: Ngân hàng NN&PT Nông thôn Việt Nam Số tiền bằng số: 12.320.000 đ Số tiền bằng chữ: Mười hai triệu ba trăm hai mươi nghìn đồng. Giao dịch viên Kiểm soát Chủ tài khoản Đã ký Đã ký Đã ký SV: Nguyễn Thu Hiền 13 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp GVHD:PGS.TS. Phạm Thị Bích Chi Biểu 2.2: Giấy đề nghị xuất hóa đơn GIẤY ĐỀ NGHỊ XUẤT HÓA ĐƠN Tên công ty: Ngân hàng NN&PT NT Việt Nam Địa chỉ: Tòa nhà Ngân hàng NN&PT NT Việt Nam, đường Lê Đức Thọ, Khu đô thị Mỹ Đình, Từ Liêm, Hà Nội MST: 0120200040 Hình thức thanh toán: Theo HĐ 120/LK – chuyển khoản STT Tên hàng hóa dịch vụ Đơn vị Số Đơn giá tính lượng A B C 1 2 1 Máy Scan Chiếc 1 11.200.000 Cộng tiền hàng 3=1x2 11.200.000 : 11.200.000 Thuế suất GTGT: 10% Kinh doanh Đã ký Tổng cộng tiền thanh toán : 12.320.000 SV: Nguyễn Thu Hiền Thành tiền Tiền thuế GTGT : 1.120.000 Kế toán Đã ký 14