Tài liệu Hoàn thiện hệ thống thông tin chu trình cung cấp dịch vụ và thu tiền tại cụm cảng hàng không miền nam

BẢNG TÓM TẮT ĐỀ TÀI TÊN ĐỀ TÀI: Hoàn thiện hệ thống thông tin chu trình cung cấp dịch vụ và thu tiền tại Cụm cảng Hàng không Miền Nam Trong thời gian thực tập tại Cụm cảng Hàng không Miền Nam, em đã được tiếp xúc với công tác kế toán tại đây, đặc biệt là kế toán về quản lý chu trình doanh thu. Đây là một phần hành kế toán khá quan trọng và được phân riêng cho một tổ quản lý. Công tác kế toán được tổ chức chặt chẽ, đúng nguyên tắc và được trang bị kỹ thuật khá hiện đại. Một hệ thống thông tin quản lý về kế tóan cũng được cài đặt chung cho phòng kế toán. Tuy nhiên, theo sự nhận xét của em, hệ thống thông tin này có rất nhiều nhược điểm. Cụ thể trong chu trình quản lý doanh thu, hệ thống này làm cho công việc của kế tóan viên trở nên nặng nề và phức tạp hơn rất nhiều nhưng điều đáng nói ở đây là kế toán viên làm việc nhiều mà vẫn không đảm bảo được tính chính xác của số liệu, làm cho công việc trở nên không hiệu quả. Hậu quả dẫn đến tình trạng này là do hệ thống thông tin quản lý được cài đặt trong toàn bộ Cụm cảng Hàng không Miền Nam được cấu tạo từ nhiều hệ thống riêng lẻ và các hệ thống này không thể kết nối với nhau. Thêm nữa, các hệ thống này đã được xây dựng khá lâu nên đến hiện nay nó đã lỗi thời, không thể đáp ứng được các nhu cầu ngày càng tăng của ban quản lý Cụm cảng. Từ những nhận xét như vậy, em đã đi vào nghiên cứu đề tài “Hoàn thiện hệ thống thông tin chu trình cung cấp dịch vụ và thu tiền tại Cụm cảng Hàng không Miền Nam” để nhằm đề xuất với ban quản lý một số giải pháp có thể thực hiện để cải thiện hệ thống riêng về quản lý doanh thu và hơn nữa là cho toàn bộ hệ thống quản lý của Cụm cảng. Trong đề tài nghiên cứu, em đã thực hiện các nội dung từ khảo sát sơ bộ đến nghiên cứu khả thi. Khảo sát sơ bộ là quá trình nghiên cứu chung toàn bộ hệ thống quản lý chu trình doanh thu, bao gồm tất cả các quá trình, nghiệp vụ có liên quan đến chu trình doanh thu. Sau khi đã khảo sát sơ bộ, em nhận thấy giải pháp hiện thời chỉ có thể là thiết kế một hệ thống hoàn toàn mới vì hệ thống cũ đã quá lỗi thời, chi phí để cải thiện nếu tính ra có thể sẽ cao hơn cả việc thiết kế mới. Do vậy, em chuyển sang quá trình nghiên cứu tính khả thi. Đây là quá trình nghiên cứu xem việc thiết kế hệ thống mới có khả thi không? Việc nghiên cứu khả thi này được thực hiện theo 4 mặt: kỹ thuật, vận hành, thời gian phát triển hệ thống và kinh tế. Sau khi đã nghiên cứu 4 mặt trên, kết quả là việc thiết kế hệ thống mới là có thể thực hiện được. Cuối cùng em đi vào phần đề xuất những thiết kế cần có cho hệ thống mới, bao gồm thiết kế sơ bộ và thiết kế chi tiết. Thời gian thực tập không nhiều, nội dung đề tài của em cũng còn rất nhiều hạn chế, nhưng nhìn chung, cũng đã thu được một số kết quả tích cực. Đó là Cụm cảng Hàng không Miền Nam sẽ tiến hành đặt hàng với một doanh nghiệp viết phần mềm về một hệ thống mới quản lý chung cho tòan bộ Cụm cảng để thay tất cả các hệ thống hiện hành và dự kiến sẽ thực hiện trong thời gian gần đây. ĐỀ CƯƠNG CHI TIẾT Phần I: CƠ SỞ LÝ LUẬN 1.1 Khái niệm doanh thu và thu nhập khác Một số khái niệm liên quan đến doanh thu và thu nhập khác được quy định trong chuẩn mực kế toán số 14 như: doanh thu, thu nhập khác, chiết khấu thương mại, chiết khấu thanh toán, giá trị hàng bán bị trả lại, giảm giá hàng bán. 1.2 Xác định doanh thu Nguyên tắc ghi nhận doanh thu và cách xác định doanh thu Doanh thu được xác định theo giá trị hợp lý của các khoản đã thu hoặc sẽ thu được. 1.3 Nhận biết giao dịch 1.3.1 Doanh thu cung cấp dịch vụ Cách nhận biết là giao dịch cung cấp dịch vụ và cách xác định doanh thu cung cấp dịch vụ trong từng trường hợp cụ thể, như cung cấp dịch vụ trong nhiều kỳ kế toán hay cách ước tính doanh thu dựa trên phần việc đã hoàn thành… 1.3.2 Thu nhập khác Thu nhập khác bao gồm các khoản thu từ các hoạt động xảy ra không thường xuyên, ngoài các hoạt động tạo ra doanh thu 1.4 Trình bày báo cáo tài chính Nêu những quy định bắt buộc về trình bày doanh thu và thu nhập khác trên báo cáo tài chính theo chuẩn mực kế toán số 14. 1.5 Chu trình doanh thu Giới thiệu chung về các sự kiện kinh tế xảy ra trong chu trình doanh thu và vẽ sơ đồ dòng dữ liệu chu trình doanh thu. 1.5.1 Nhận và xử lý đặt hàng của khách hàng Mô tả quá trình nhận và xử lý đặt hàng của khách hàng. Các bộ phận có liên quan đến quá trình này là bộ phận bán hàng và bộ phận tín dụng. Nhiệm vụ của các bộ phận này trong việc nhận và xử lý đặt hàng của khách hàng. Các chứng từ được lập trong quá trình này là lệnh bán hàng và đơn đặt hàng đồng thời mô tả về quá trình lưu chuyển chứng từ. 1.5.2 Cung cấp dịch vụ cho khách hàng Đến ngày cung cấp dịch vụ, các bộ phận liên quan sẽ tiến hành cung cấp dịch vụ theo đúng yêu cầu của khách hàng. Lúc đó các bộ phận này sẽ lập chứng từ để xác nhận là có cung cấp dịch vụ cho khách hàng bao gồm các nội dung như: loại dịch vụ, thời gian cung cấp dịch vụ… 1.5.3 Lập hóa đơn Sau khi đã gửi hàng hoặc cung cấp dịch vụ cho khách hàng, các chứng từ liên quan sẽ được gửi tới cho bộ phận lập hóa đơn. Bộ phận này sau khi so sánh, đối chiếu sẽ lập hóa đơn gửi cho khách hàng. Đây chính là căn cứ để bộ phận kế toán phải thu ghi sổ chi tiết phải thu khách hàng. 1.5.4 Nhận tiền thanh toán Khi khách hàng gửi Check thanh toán và giấy báo trả tiền, bộ phận thư tín sẽ phân loại, lập bảng kê nhận Check thanh toán và chuyển Check cho thủ quỹ, giấy báo và bảng kê cho kế toán phải thu. Thủ quỹ sẽ làm các thủ tục để gửi tiền vào ngân hàng. kế toán phải thu ghi sổ chi tiết phải thu khoản tiền khách thanh toán 1.5.5 Trường hợp khách hàng từ chối nhận cung cấp dịch vụ hoặc xoá nợ phải thu Khi khách hàng từ chối nhận cung cấp dịch vụ hoặc doanh nghiệp không thể thu nợ, căn cứ vào các chứng từ có liên quan bộ phận lập hóa đơn lập Credit Memo để làm căn cứ ghi giảm phải thu khách hàng. 1.6 Tổ chức kế toán xử lý nghiệp vụ 1.6.1 Luân chuyển chứng từ xử lý nghiệp vụ Vẽ lưu đồ luân chuyển chứng từ trong chu trình doanh thu đồng thời mô tả chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban liên quan. 1.6.2 Các kiểu tổ chức theo dõi kế toán phải thu Có 2 kiểu tổ chức theo dõi kế toán phải thu, gồm: a. Hệ thống thanh toán theo hóa đơn b. Hệ thống chuyển số dư 1.6.3 Hệ thống báo cáo kế toán a. Báo cáo kiểm soát: Trường hợp xử lý bằng máy người kiểm soát cần thông tin để kiểm soát được hoạt động của hệ thống, đảm bảo hệ thống cập nhật, xử lý đầy đủ dữ liệu, không bỏ sót dữ liệu. Ngoài ra cũng cần kiểm soát được việc truy cập dữ liệu của hệ thống. Vì vậy, hệ thống cần lập báo cáo kiểm soát với mục đích tổng hợp tất cả các thay đổi trong mỗi một tập tin lưu trữ dữ liệu. b. Báo cáo đặc biệt: Gồm một số báo cáo như: - Báo cáo khách hàng - Báo cáo phân tích khoản phải thu theo thời hạn nợ - Báo cáo tiền thanh toán hay bảng kê thanh toán 1.6.4 Sổ sách Các nghiệp vụ kế toán sẽ được ghi chép, xử lý và lưu trữ trên các sổ kế toán hay các tập tin dữ liệu kế toán. Tùy theo việc xử lý bằng tay hay bằng máy mà sổ kế toán có những hình thức khác nhau. 1.7 Các hoạt động kiểm soát trong chu trình doanh thu 1.7.1 Hoạt động kiểm soát xử lý nghiệp vụ kinh tế Để có thể kiểm soát xử lý nghiệp vụ kinh tế, cần có các hoạt động kiểm soát thích hợp đó là phân chia trách nhiệm trong quá trình xử lý nghiệp vụ và quy trình thủ tục xử lý nghiệp vụ cho phù hợp. 1.7.2 Kiểm soát ứng dụng trong chu trình doanh thu a. Kiểm soát đầu vào b. Kiểm soát xử lý c. Kiểm soát kết quả xử lý 1.8 Những qui định đối với một phần mềm kế toán 1.8.1 Khái niệm 1.8.2 Tiêu chuẩn của phần mềm kế toán áp dụng tại đơn vị kế toán Các tiêu chuẩn của Bộ tài chính quy định về phần mềm kế toán như: - Đối với chứng từ kế toán - Đối với tài khỏan kế toán và phương pháp kế toán - Đối với hệ thống sổ kế toán - Đối với báo cáo tài chính - Chữ số và chữ viết trong kế toán - In và lưu trữ tài liệu kế toán 1.8.3 Điều kiện của phần mềm kế toán 1.8.4 Điều kiện áp dụng phần mềm kế toán a. Đảm bảo điều kiện kỹ thuật b. Đảm bảo điều kiện về con người và tổ chức bộ máy kế toán Phần II: GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ CỤM CẢNG HÀNG KHÔNG MIỀN NAM 2.1 Giới thiệu tổng quan về Cụm cảng Hàng không Miền Nam 2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của Cụm cảng Hàng Không Miền Nam 2.1.2 Chức năng và nhiệm vụ của Cụm cảng Hàng không Miền Nam 2.1.3 Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Cụm cảng 2.1.4 Tổ chức công tác kế toán tại Cụm cảng a. Tổ chức bộ máy kế toán Bộ máy kế toán được chia thành 5 tổ. b. Hình thức ghi sổ kế toán Hình thức ghi sổ kế toán được áp dụng tại Cụm cảng là hình thức chứng từ ghi sổ. c. Tổ chức tài khoản kế toán 2.2 Thực trạng tổ chức chu trình doanh thu tại Cụm cảng Hàng không Miền Nam 2.2.1 Khảo sát sơ bộ chu trình doanh thu a. Nhận và xử lý đặt hàng của khách hàng Đối với các dịch vụ thu nợ qua hợp đồng Đối với các dịch vụ hàng không Đối với các dịch vụ phi hàng không Đối với các dịch vụ thu nợ bằng tiền mặt b. Cung cấp dịch vụ Đối với các dịch vụ hàng không Đối với các dịch vụ phi hàng không c. Lập hóa đơn yêu cầu thanh toán Đối với các dịch vụ thu nợ qua hợp đồng Đối với các dịch vụ hàng không Đối với các dịch vụ phi hàng không Đối với các dịch vụ thu nợ bằng tiền mặt d. Nhận tiền thanh toán Đối với các dịch vụ thu nợ qua hợp đồng Đối với các dịch vụ hàng không Đối với các dịch vụ phi hàng không Đối với các dịch vụ thu nợ bằng tiền mặt e. Tìm hiểu hệ thống báo cáo của chu trình doanh thu hiện hành f. Tìm hiểu về kiểm soát nội bộ trong hệ thống hiện hành Hệ thống quản lý doanh thu hiện hành nhìn chung không đáp ứng được các yêu cầu của nhà quản lý về kiểm soát nội bộ g. Tìm hiểu về sự có hiệu lực và tính hiệu quả của hệ thống Hệ thống quản lý doanh thu hiện hành thực sự không hữu dụng và không có hiệu quả, lại không được các nhân viên kế toán và ban quản lý hài lòng. 2.2.2 Nghiên cứu khả thi của hệ thống mới a. Khả thi về mặt kỹ thuật b. Khả thi về hoạt động vận hành c. Khả thi về thời gian phát triển hệ thống d. Khả thi về kinh tế Xác định chi phí Xác định lợi ích So sánh giữa lợi nhuận và chi phí 2.2.3 Kết quả của phân tích hệ thống Sau giai đoạn khảo sát sơ bộ và phân tích hệ thống quản lý doanh thu hiện hành, giải pháp được đề xuất là thiết kế hệ thống mới vì hệ thống hiện hành đã lỗi thời, rằng sự điều chỉnh hệ thống sẽ là không thỏa đáng, chi phí điều chỉnh hệ thống quá cao và không hiệu quả Phần III: KIẾN NGHỊ VÀ GIẢI PHÁP 3.1 Nhận xét chung về công tác kế toán tại Cụm cảng Hàng không Miền Nam Ưu điểm: o Bộ máy kế toán được tổ chức chặt chẽ, phân chia trách nhiệm hợp lý. o Đội ngũ kế toán có năng lực, có trình độ chuyên môn cao, am hiểu nghiệp vụ kế toán. o Công tác kế toán được trang bị kỹ thuật hiện đại, phục vụ cho nhu cầu làm việc của nhân viên. o Cụm cảng có sử dụng hệ thống thông tin kế toán trong công tác kế toán. Tuy hệ thống này còn nhiều nhược điểm nhưng cũng phần nào giảm bớt gánh nặng công việc cho kế toán viên. Nhược điểm: o Công việc kế toán khá nhiều, hệ thống quản lý thì không đáp ứng được các mục tiêu đề ra nên bộ máy kế toán phải bao gồm khá nhiều nhân viên. Từ đó làm cho bộ máy kế toán cồng kềnh, chi phí nhân viên cao. o Trong bộ máy kế toán, không có tổ chức một bộ phận kiểm soát nội bộ. Do đó, không đáp ứng được các nhu cầu kiểm soát. o Hệ thống thông tin kế toán đang sử dụng quá lỗi thời, không đáp ứng được các mục tiêu đề ra. 3.2 Những kiến nghị, đề xuất về hệ thống quản lý doanh thu mới 3.2.1 Thiết kế sơ bộ a. Phạm vi thiết kế sơ bộ b. Thiết kế các thành phần của hệ thống Kết xuất Dữ liệu Phương thức xử lý Nhập liệu đầu vào Các chính sách trong doanh nghiệp c. Báo cáo thiết kế sơ bộ 3.2.2 Thiết kế chi tiết a. Thiết kế chi tiết các kết xuất b. Thiết kế chi tiết dữ liệu c. Thiết kế chi tiết nhập liệu đầu vào d. Các phương thức hình thành phần mềm e. Báo cáo thiết kế chi tiết Lời kết luận