Tài liệu Hoàn thiện hệ thống thông tin cho chu trình doanh thu tại công ty cổ phần dana

  • Số trang: 121 |
  • Loại file: PDF |
  • Lượt xem: 137 |
  • Lượt tải: 0
nhattuvisu

Đã đăng 27125 tài liệu

Mô tả:

-1- LỜI MỞ ĐẦU 1. Sự cần thiết của đề tài: Sự phát triển của nền kinh tế thị trường ở Việt Nam và xu thế hội nhập kinh tế khu vực cũng như kinh tế toàn cầu và đã đang mở ra nhiều cơ hội phát triển đồng thời cũng đặt ra nhiều thách thức mới cho doanh nghiệp. Để tồn tại và phát triển thì doanh nghiệp phải luôn luôn tìm cách nâng cao khả năng cạnh tranh và hiệu quả kinh doanh của mình. Trong kinh doanh, cho dù ở bất kỳ đơn vị nào, tổ chức dù lớn hay nhỏ thì mục đích cuối cùng vẫn là tối đa hoá lợi nhuận kinh doanh. Một yếu tố vô cùng quan trọng thể hiện bộ mặt tài chính công ty là công tác tổ chức hạch toán kế toán. Công tác kế toán tốt hay chưa tốt phụ thuộc vào cách thức xây dựng hệ thống thông tin kế toán tại doanh nghiệp. Xuất phát từ yêu cầu trên, em đã chọn đề tài “HOÀN THIỆN HỆ THỐNG THÔNG TIN CHO CHU TRÌNH DOANH THU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN DANA.” 2. Mục tiêu nghiên cứu của đề tài : Hệ thống hóa những vấn đề lý luận chung về hệ thống thông tin kế toán đối với chu trình doanh thu. Phân tích, đánh giá hệ thống thông tin kế toán đối với chu trình doanh thu tại công ty Cổ phần Dana. Chỉ ra những mặt tích cực cũng như những mặt tiêu cực hệ thống thông tin kế toán đối với chu trình doanh thu tại công ty Cổ phần Dana, và nguyên nhân của những hạn chế đó. Qua đó đưa ra một số biện pháp góp phần hệ thống thông tin kế toán đối với chu trình doanh thu, hệ thống kiểm soát nội bộ tại công ty Cổ phần Dana. 3. Phương pháp nghiên cứu: Để hoàn thành mục tiêu nghiên cứu, đề tài được tiến hành thông qua: -2- Nguồn số liệu thu thập được từ: Chứng từ kế toán liên quan hoạt động bán hàng, lập hoá đơn, thu tiền Báo cáo tài chính. Sổ chi tiết các tài khoản, Sổ cái, Phân tích số liệu: Phương pháp thống kê, tổng hợp số liệu của doanh nghiệp thực tập, sau đó tiến hành phân tích, đánh giá. Ngoài ra, còn sử dụng phần mềm Visio để vẽ lưu đồn luân chuyển chứng từ. Đồng thời, sử dụng những kiến thức đã học được tại trường, tham khảo tài liệu, sách báo, internet. Ngoài ra, tham khảo ý kiến của một số cán bộ trong cơ quan. 4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu: Với mục tiêu trên, đề tài chủ yếu nghiên cứu về hệ thống thông tin kế toán trong chu trình doanh thu tại công ty Cổ phần Dana, và các hoạt động kiểm soát trong chu trình doanh thu. 5. Nội dung của đề tài: Chương I : Cơ sở lý luận về hệ thống thông tin kế toán đối với chu trình doanh thu. Chương II: Thực trạng hệ thống thông tin kế toán trong chu trình doanh thu tại công ty Cổ phần Dana. Chương III: Một số giải pháp góp phần hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán trong chu trình doanh thu tại công ty Cổ phần Dana. Em xin bày tỏ lòng cảm ơn chân thành đến các anh chị phòng kế toán Công ty cổ phần Dana, các thầy cô giáo trường Đại học Nha Trang, đặc biệt gửi lời cảm ơn chân thành đến thầy Nguyễn Thành Cường đã tận tình hướng dẫn em thực hiện đề tài. Do thời gian có hạn và kiến thức còn hạn chế nên đề tài không tránh khỏi những thiếu sót, rất mong sự đóng góp của quý thầy cô và độc giả. Nha Trang, tháng 12 năm 2008 -3- CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÍ LUẬN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN 1.1 SƠ LƯỢC VỀ HỆ THỐNG: 1.1.1 Lí thuyết hệ thống: Hệ thống là một tập hợp các thành phần phối hợp nhau để cùng thực hiện mục tiêu nào đó. Một hệ thống bất kì có ba đặc điểm sau:  Có các thành phần bộ phận hoặc đặc điểm hữu hình  Cách thức hay phương thức xử lí  Mục tiêu đạt đến của hệ thống. 1.1.2 Các kiểu hệ thống: 1.1.2.1. Hệ thống đóng: Đây là dạng hệ thống hoàn toàn cô lập với môi trường. Nó không có các nơi giao tiếp với bên ngoài, hệ thống chỉ tác động trong phạm vi của nó và môi trường không tác động vào các quá trình xử lí của hệ thống đó. Kiểu hệ thống này chỉ mang tính lí thuyết vì thực tế các hệ thống đều tác động qua lại với môi trường theo nhiều cách khác nhau. 1.1.2.2. Hệ thống đóng có quan hệ: Dạng hệ thống này có sự tương tác với môi trường, có cả nơi giao tiếp với bên ngoài và có sự kiểm soát ảnh hưởng của môi trường lên quá trình xử lí, thể hiệ qua các đầu vào(dữ liệ đầu vào) và kết xuất của hệ thống. 1.1.2.3. Hệ thống mở: Đây là dạng hệ thống chịu sự tác động của môi trường nhưng không hoàn toàn kiểm soát sự tác động này. Khi môi trường thay đổi, hoạt động của hệ thống thay đổi theo. Hệ thống thường bị nhiễu lọan do không kiểm soát được ảnh hưởng của môi trường đến quá trình xử lía của nó. 1.1.2.4. Hệ thống kiểm soát phản hồi: -4- Là dạng hệ thống chịu sự ảnh hưởng của môi trường nhưng nó kiểm soát được sự tác động này và chỉ thay đổi hoạt động của mình khi cần thiết. Vì vậy dù thay dổi hoạt động của mình nhưng hệ thống vẫn không bị nhiễu loạn. Dạng hệ thống này có các nhập liệu có thể là kết xuất của nó. Một hệ thống có thể kết hợp pha trộn với các hệ thống khác. 1.1.3. Hệ thống thông tin: 1.1.3.1. Khái niệm hệ thống thông tin: Hệ thống thông tin là hệ thống thu thập, xử lí và cung cấp thông tin cho việc ra quyết định, kiểm soát. Mọi quyết định và hành động đều dựa trên cơ sở thông tin phù hợp lòa thông tin đã xác định dạng thức hay các trình bày. 1.1.3.2. Các hệ thống thông tin tại doanh nghiệp: a. Các hệ thống xử lí nghiệp vụ: Hệ thống này xử lí và cung cấp thông tin chi tiết và cơ bản về toàn bộ hoạt động hàng ngày của doanh nghiệp. Các hệ thống xử lí nghệp vụ cung cấp thông tin để phục vụ các hoạt động quản lí ở cấp điều hành hoạt động. Ví dụ: Hệ thống kế toán tài chính xử lí các nghệp vụ ahr hưởng đến tình hình tài chính,… b. Hệ thống thông tin quản lí (hệ thống thông tin quản trị) Đây là hệ thống tổng hợp các thông tin của các hệ thống xử lí nghiệp vụ về các hoạt động trong nội bộ doanh nghiệp và các thông tin thu thập từ bên ngoài doanh nghiệp để cung cấp thông ti ở mức độ tổng hợp hơn ccho các nhà quản lí.ư Hệ thống thông tin quản trị bao gồm:  Hệ thống thông tin thị trường: Hệ thống này cung cấp thông tin thị trường- là những thông tin về khách hàng, tiêu thụ sản phẩm, sảm phẩm cạnh tranh… Hệ thống này lấy thông tin từ hệ thống kế toán và thông tin bên ngoài đơn vị. -5-  Hệ thống thông tin sản xuất: Cung cấp thông tin liên quan hàng tồn kho, chi phí sản xuất, công nghệ sản xuẩt,…  Hệ thống thông tin tài chính: Cung cấp thông tin tình hình tài chình như: tình hình thanh toán, tỷ lệ lãi vay, cho vay,…Hệ thống lấy thông tin từ nguồn bên ngoài doanh nghiệp  Hệ thống thông tin kế toán: Là hệ thống cung cấp thông tin xử lí nghiệp vụ tài chính và các thông tin liên quan đến việc phân tích lập kế hoạch  Các hệ thống thông tin này dều lấy thông tin từ hai nguồn là hệ thống thông tin kế toán tài chính và thông tin bên ngoài doanh nghiệp c. Hệ thống thông tin hỗ trợ quyết định: Hệ thống thông tin hỗ trợ quyết định là hệ thống thông tin từ hệ thống thông tin quản trị đang tồn tại để cung cấp cho người quản lí một cái nhìn tổng thể, khái quát. Các hệ thống con của hệ thống thông tin hỗ trợ quyết định:  Hệ thống ngôn ngữ phi thủ tục, nhờ đó người dùng có thể tác động qua hệ thống.  Hệ thống xử lí vấn đề, bao gồm nhiều phương tiện như bảng tính, hình ảnh…  Hệ thống kiểu thức gồm dữ liệu, hệ thống chuyên gia. Hệ thống thông tin hỗ trợ quyết định cung cấp thôg tin ở mức độ rất tổng hợp gồm cả thông tin thuộc lĩnh vực kinh tế, xã hội, văn hóa liên quan. Tầm quan trọng của hệ thống thông tin hỗ trợ quyết định: + Giúp cấp quản lí lập kế hoạch chiến lược dài hạn hoặc thông tin giải quyết các vấn đề có tính chất tổng hợp. + Giúp cấp quản lí ra quyết định phân tích theo quy luật cài đặt sẽ dùng hình ảnh, mô hình hoặc ra quyết định khám phá sẽ dùng qui luật tình cảm, kinh nghiệm. d. Hệ thống thông tin chỉ đạo: -6- Là hệ thống thông tin cung cấp thôgn tin một cách rất khái quát nhưng có khả năng đào sâu về các cấp chi tiết hơn. Các chức năng của hệ hống:  Khả năng gọi khái quát dữ liệu từ hệ thống chính của tổ chức như: báo cáo khái quát lơi nhuận trong tháng, bảng cân đối có liên quan  Khả năng đào sâu vào cấp chi tiết hơn như: giảm lượng hàng tồn kho trong bảng cân đối kế toán  Khả năng thao tác dữ liệu khía quát như: sắp xếp lại các định dạng  Xây dựng các hình ảnh,lưu đồ….  Khả năng cài đặt tạm thời dể thôgn tin từ các vùng khác luôn được khái quát trong cùng dạng thức  Cung cấp các công cụ phân tích tương tự như được tìm thấy trong bảng tính, có khả năng tính toán các tỷ số, định dạng phương hướng và phân tích những điều cần thiết. e. Hệ thống chuyên gia: Mục đích lưu trữ các kiến thức chuyên gia và cho phép người phi chuyên gia thẩm vấn một máy tính về thông tin, tìm các lời khuyên và đề nghị quyết định kinh doanh. Các thành phần của hệ thống chuyên gia:  Kiến thức nền.  Phương tiện và suy luận.  Bộ nhớ và làm việc.  Chương trình giải thích. 1.2. HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN: 1.2.1. Vai trò hệ thống thông tin kế toán trong doanh nghiệp: -7- Trước hết ta cần tìm hiểu hệ thống thông tin kế toán là gì? Đó là việc thu thập xem xét các nghiệp vụ kinh tế của một doanh nghiệp, xử lí chúng và truyền các thông tin khác nhau cho nhiều đối tượng một cách thích hợp nhất. Hệ thống thông tin kế toán bản thân là một hệ thống thông tin được giúp đỡ bởi IT đã giúp rất nhiều cho người làm kế toán trong việc thu thập, lưu trữ, xử lí và cung cấp thông tin. Ví dụ: Bên cạnh việc ghi nhận các khoản phải thu và tổng hợp trên bảng báo cáo tài chính thì hệ thống thông tin kế toán còn giúp phân tích tuổi nợ của từng khách hàng và đưa ra cảnh báo các khoản nợ quá hạn cho người làm kế toán. Hệ thống thông tin kế toán không chỉ giúp phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và thể hiện báo cáo tài chính của đơn vị mà còn giúp theo dõi các hoạt động kinh tế đang diễn ra và những thông tin đặc biệt. Do đó ta có thể nhận thấy hệ thống thông tin kế toán trong đơn vị đóng vai trò rất quan trọng, và cụ thể là:  Nhận diện được những vụ bê bối về kế toán trong quá khứ cũng như trong tương lai của đơn vị.  Nhận diện được các quy trình và các phần hành công việc của kế toán đơn vị.  Làm công việc kế toán nhưng không liên quan đến các định khoản Nợ-Có.  Nhân viên có thể thực hiện công việc kế toán tại nhà.  Có thể nhận diện bức tranh toàn cảnh về công việc kế toán tại công ty.  Không cần nghiên cứu công việc kế toán chi phí nhưng vẫn nắm được các hoạt động của đơn vị.  Mở ra một hướng công việc mới đầy hứa hẹn. 1.2.2. Nội dung của hệ thống thông tin kế toán: 1.2.2.1. Hệ thống thông tin kế toán tài chính: Hệ thống này cung cấp thông tin tài chính chủ yếu cho đối tượng bên ngoài. Dó là các đối tượng: nhà đầu tư, ngân hàng, cơ quan nhà nước,…. -8- Những thông tin tài chính được ghi nhận, xử lí theo đúng chế độ, nguyên tắc, chuẩn mực kế toán hiện hành. Hệ thống thông tin kế toán tài chính còn gọi là hệ thống xử lí nghiệp vụ. Hệ thống thông tin kế toán hiện đại ngày nay ngoài việc giúp ghi nhận các thông tin đầu vào, đầu ra bằng thước đo tiền tệ thì còn giúp ghi nhận và cung cấp thông tin phi tài chính. 1.2.2.2. Hệ thống thông tin kế toán quản trị: Hệ thống này cung cấp thông tin nhằm mục đích quản trị trong nội bộ doanh nghiệp để dự báo các sự kiện sẽ xảy ra và dự đoán các ảnh hưởng tài chính của chúng đối với doanh nghiệp cũng như mục tiêu tài chính của đơn vị. Đặc điểm thông tin kế toán quản trị:  Thông tin kế toán quản trị luôn hướng về tương lai.  Thông tin kế toán quản trị thường không bị bắt buộc theo quy định của các chu trình doanh thuẩn mực kế toán, hay các quy định pháp quy.  Báo cáo kế toán quản trị vừa có thước đo tài chính vừa phi tài chính.  Thông tin kế toán quản trị thường linh hoạt và thời gian báo cáo theo yêu cầu của nhà quản lí.  Kế toán quản trị thường bị ảnh hưởng nhiều nhân tố kinh doanh và phi kinh doanh như: tình hình kinh tế, sự phát triển khoa học, các phương pháp lượng hóa. Thành phần cơ bản của kế toán quản trị:  Kế toán chi phí: giúp nhà quản lí đánh giá và kiểm soát chi phí trong quá trình sản xuất, phân phối, bán hàng. Bên cạnh đó nó còn tạp trung vào phần giá trị tăng thêm của doanh nghiệp về các sản phẩm và dịch vụ của mình.  Dự toán: lập kế hoạch trong tương lai được cụ thể hóa bằng các thông tin tài chính được đo lường và ước lượng. Dự toán có thể lập ngắn hạn hoặc dài hạn. -9- 1.2.2.3. Kiểm toán: Vai trò của kiểm toán đánh giá sự chính xác và đầy đủ của hệ thống báo cáo tài chính của đơn vị. Hệ thống thông tin kế toán của đơn vị cung cấp bằng chứng chứng tỏ rằng:  Hoạt động của đơn vị được đánh giá chính xác, giúp xem xét các mục tiêu của đơn vị đạt được như thế nào.  Cung cấp bằng chứng chứng tỏ hệ thống thông tin của đơn vị được thiết kế và hoạt động có hiệu quả.  Cung cấp bằng chứng cho thấy hoạt động thương mại điện tử của doanh nghiệp có đáng tin cậy không.  Cung cấp các bằng chứng cho phép đánh giá tình hình sức khỏe thực tế của doanh nghiệp.  Cung cấp bằng chứng giúp kiểm toán đánh giá rủi ro một cách đầy đủ và hợp lí. 1.2.2.4. Thuế: Hệ thống thông tin kế toán với sự hỗ trợ của công nghệ thông tin đã rất có ích trong việc giúp các chuyên gia trong việc tính thuế trong doanh nghiệp. Hệ thống này có thể giúp các đơn vị tính được chi phí thuế cần phải nộp hay các cách tính chi phínhawmf giảm thiểu các khoản thuế phải nộp cho đơn vị. Đồng thời công nghệ thông tin còn giúp các chuyên gia công ty nghiên cứu các vấn đề về thuế bằng cách kết nối các trang web có những thông tin về các chính sách thuế của chính phủ, hay khai báo thuế trực tuyến, liên kết với các thư viện lưu trữ các thông tin về thuế. 1.2.3. Quy trình xử lí thông tin: GHI XỬ LẬP NHẬN LÍ BÁO - 10 - CÁO Quy trình cụ thể ghi nhận, xử lí, truyền đạt các thông tin về sự kiện sẽ khác giữa các hệ thống tùy mức độ ứng dụng máy tính vào quá trình xử lí kế toán ( qua xử lí thủ công hay xử lí dựa trên nền máy tính ), tùy qui mô hay đặc điểm hoạt động của đơn vị. Quy trình xử lí nói chung gồm các bước sau:  Lập chứng từ ghi nhận hoạt động: Đây àl bước thu thập ban đầu về các nghiệp vụ kinh tế xảy ra tại doanh nghiệp.  Ghi nhật kí: Từ các chứng từ gốc đã kiểm tra, kế toán tiến hành phân tích sự kiện để xác định các đối tượng kế toán bị ảnh hưởng hay đó chính là các tài khoản bị ảnh hưởng, định khoản kế toán. Kế toán dùng sổ nhật kí để thực hiện.  Ghi sổ tài khoản: Các nghiệp vụ kinh tế sau khi được phân tích ở giai đoạn ghi nhật kí, kế toán tiến hành chuyển số liệu này vào tài khoản kế toán tổng hợp trong hệ thống tài khoản doanh nghiệp. Trường hợp đối tượng kế toán được phản ánh trên tài khoản tổng hợp cần được theo dõi chi tiết hơn theo nhiều thông tin bổ sung khác.  Thực hiện các bút toán điều chỉnh: Cuối tháng kế toán thực hiện các bút toán điều chỉnh như khấu hao TSCĐ, phân bổ, trích trước, kết chuyển xác định kết quả kinh doanh,…  Kiểm tra số liệu kế toán: Cần thực hiện công việc kiểm tra để đảm bảo công việc ghi chép chính xác. Thông thường kế toán lập các bảng cân đối số phát sinh, bảng kê chi tiết. Ngoài ra, kế toán đối chiếu sổ sách với thực tế hoặc các nguồn ghi chép độc lập khác như ngân hàng, khách hàng,…  Lập báo cáo kế toán: Đây là bước cuối cùng trong quy trình xử lí thông tin. Ngoài các báo cáo bắt buộc thường lập, có thể lập các báo cáo quản trị tùy theo yêu cầu của nhà quản lí. Các báo cáo sau khi lập được truyền cho người - 11 - sử dụng theo phương thức, kênh thông tin phù hợp theo qui định của nhà nước và chính sách của doanh nghiệp 1.3. CÁC CÔNG CỤ KĨ THUẬT THIẾT LẬP THÔNG TIN CHO HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN: 1.3.1. Lưu đồ: Lưu đồ là công cụ sử dụng hình vẽ mô tả ngắn gọn các luân chuyển dữ liệu, quy trình xử lí trong một hệ thống 1.3.1.1. Các kí hiệu lưu đồ: 1.3.1.2. Quy ước đọc và vẽ lưu đồ: Một số quy ước khi vẽ lưu đồ:  Mỗi kí hiệu xử lí phải nối với kí hiệu đầu vào của xử lí và kí hiệu thể hiện kết quả xử lí.  Lưu đồ phải được trình bày quá trình xử lí hoặc luân chuyển dữ liệu từ trên xuống dưới, trái qua phải của trang giấy. Trường hợp không thể trình bày lưu đồ theo chiều thông thường qui địnhthif phải sử dụng mũi tên mô tả hướng luân chuyển của lưu đồ một cách rõ ràng. Các bước vẽ lưu đồ:  Phân tích mô tả hệ thống để xác định các bộ phận xử lí, các xử lí của từng bộ phận và đầu vào, đầu ra của xử lí.  Chia trang giấy thành các cột(nếu lưu đồ trình bày mối quan hệ giữa các bộ phận).  Phác hoạ mô tả hoạt động xử lí của mỗi bộ phận và luân chuyển dữ liệu giữa chúng.  Kiểm tra, chỉnh sửa bản phác thảo.  Kết thúc lưu đồ. - 12 - 1.3.1.3. Một số loại lưu đồ: a. Lưu đồ hệ thống: Lưu đồ này dùng để mô tả xử lí các máy tính, các hoạt động thủ công, các nhập liệu và kết xuất của hệ thống. b. Lưu đồ chương trình: Đây là loại lưu đồ chỉ ra chi tiết từng bước xử lí của một chương trình máy tính dùng các mũi tên để chỉ tuần tự các bước xử lí theo hướng trên xuống và trái qua phải. Biểu tượng trạm chỉ bắt đầu và dùng lưu đồ. Các tài liệu hoàn thành cho một hệ thống kế toán bao hàm lưu đồ chương trình cho mọi lưu đồ đã xác định trên lưu đồ hệ thống. c. Lưu đồ chứng từ: Lưu đồ trình bày cách luân chuyển chứng từ giữa các bộ phận đưpwcj chia thanh nhiều cột,từng cột là một bộ phận hoặc một nhân viên. Mỗi biểu tượng trong một cột cho biết hành động thực hiện. 1.3.2. Sơ đồ dòng dữ liệu: Sơ đồ dòng dữ liệu là hình vẽ mô tả về mặt logic luân chuyển dữ liệu trong hệ thống và giữa hệ thống với các đối tượng hoặc các hệ thống khác bên ngoài hệ thống. 1.3.2.1. Một số khái niệm cơ bản: Dòng dữ liệu là dòng chuyển dời thông tin vào hoặc khỏi một tiến trình,một chức năng, một kho dữ liệu hoặc một đối tượng nào đó. Các thành phần dòng dữ liệu:  Đường biểu diễn dòng  Mũi tên chỉ hướng dịch chuyển thông tin  Tên của dòng Chức năng: Trong sơ đồ dòng dữ liệu, chức năng hay tiến trình là quá trình biến đổi thông tin. Biến đổi thông tin đầu vào, tổ chức lại thông tin, bổ sung thông - 13 - tin hoặc tạo ra thông tin mới, tổ chức thành thông tin đầu ra, phục vụ cho hoạt động của hệ thống như lưu kho dữ liệu hoặc gửi các tiến trình cho các đối tượng khác Kho dữ liệu:Trong sơ đồ dòng dữ liệu, kho dữ liệu thể hiện các thông tin cần lưu trữ. Dưới tên kho dữ liệu ta quan tâm đến các thông tin chứa đựng trong nó. Tên kho dữ liệu (thuộc tính1, thuộc tính2,…) Tác nhân ngoài: tác nhân ngoài có thể là một người, một nhóm người hoặc một tổ chức bên ngoài hệ thống, nhưng có mối quan hệ với hệ thống. Vai trò của tác nhân ngoài trong sơ đồ dòng dữ liệu rất quan trọng vì nó giúp cho việc xác định biên giới của hệ thống và mối liên hệ của hệ thống với thế giới bên ngoài được rõ ràng hơn. Tác nhân trong: tác nhân trong là một chức năng hoặc tiến trình bên trong hệ thống 1.3.2.2. Kí hiệu thường dùng: : Ký hiệu xử lý : Ký hiệu nguồn cung cấp dữ liệu cho hệ thống( còn gọi là điểm đầu hệ thống ) hay đích nhận thông tin của hệ thống( còn gọi là điểm cuối của hệ thống). Nguồn hay đích của hệ thống có thể là một cá nhân, một bộ phận hay một hệ thống khác bên ngoài hệ thống được mô tả nhưng cung cấp dữ liệu đầu vào hay nhận thông tin từ hệ thống đang mô tả. : Kí hiệu này mô tả luân chuyển dữ liệu hay thông tin.Trên mũi tên luôn có tên dữ liệu hay thông tin. Chiều mũi tên chỉ ra hướng dữ liệu hay thông tin. 1.3.2.3. Nguyên tắc và cách vẽ sơ đồ dòng dữ liệu: - 14 - Sơ đồ dòng dữ liệu được trình bày theo nguyên tắc phân cấp nghĩa là trước hết sơ đồ dòng dữ liệu trình bày tổng quát luân chuyển dữ liệu của toàn hệ thống, sau đó nó sẽ trình bày chi tiết xử lí, luân chuyển dữ liệu của cấp tổng quát, rồi sau đó lại chi tiết hơn nữa cho từng nội dung xử lí của cấp sau cấp tổng quát. Sơ đồ dòng dữ liệu cấp tổng quát: Đây là cách trình bày luân chuyển dữ liệu thông tin tổng quát nhất trong hệ thống, nghĩa là người đọc có thể thấy phạm vi tổng thể hệ thống bao gồm dữ liệu đầu vào, nguồn cung cấp dữ liệu, thông tin đầu vào và đĩhs nhận thông tin của hệ thống. Toàn bộ hệ thống được trình bày là một xử lí duy nhất. Sơ đồ dòng dữ liệu cấp I: Đây là cấp mô tả chi tiết các hoạt động của cấp tổng quát trong sơ đồ cấp I, các điểm đầu cuối của hệ thống được giữ nguyên vẹn, các dữ liệu đầu vào các thôgn tin kết quả vẫn như cấp tổng quát. Hoạt động xử lí duy nhất ở cấp tổng quát được chi tiết thành nhiều xử lí cụ thể hơn. Vì xuất hiện thêm nhiều thông tin nên các dữ liệu thông tin luân chuyển giữa các xử lí xuất hiện và do đó có thể xuất hiện thêm các dữ liệu lưu trữ. Sơ đồ dòng dữ liệu cấp II: Đây là cấp mô tả chi tiết luân dữ liệu cho một hoạt động xử lí cụ thể nào đó ở cấp I. Nguyên tắc vẽ giống như vẽ sơ dỗ dòng dữ liệu cấp I nhưng không xuất hiện các nguồn hay đích của hệ thống. Lúc này dữ liệu đầu vào của sơ đồ dòng dữ liệu cấp II là thông tin kết quả đầu ra của xử lí trước được vẽ chi tiết ở cấp II, thông tin kết quả của sơ đồ dòng dữ liệu cấp II là dữ liệu đi vào xử lí tiếp theo của xử lí được vẽ chi tiết ở cấp II. Sơ đồ dòng dữ liệu và lưu đồ có điểm giống nhau là đều trình bày quá trình luân chuyển dữ liệu, quá trình xử lí trong một hệ thống. Tuy nhiên điểm khác nhau cơ bản là sơ đồ dòng dữ liệu chỉ trình bày về mặt logic luân chuyển dữ liệu còn lưu đồ trình bày cả về mặt vật lí của luân chuyển dữ liệu và xử lí của hệ thống. 1.4. KIỂM SOÁT HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN: 1.4.1. Khái quát về hệ thống kiểm soát nội bộ: 1.4.1.1. Định nghĩa: - 15 - Kiểm soát nội bộ là một quá trình do người quản lí, hội đồng quản trị và nhân viên đơn vị chi phối, nó được thiết lập để cung cấp một sự đảm bảo hợp lí nhằm thực hiên ba mục tiêu sau:  Báo cáo tài chính đáng tin cậy.  Các luật lệ và quy định được tuân thủ.  Hoạt động hữu hiệu và hiệu quả. 1.4.1.2. Các bộ phận hợp thành hệ thống kiểm soát nội bộ: a. Môi trường kiểm soát: Môi trường kiểm soát phản ánh sắc thái chung của doanh nhiệp, nó chi phối ý thức kiểm soát của mọi thành viên trong đơn vị và là nền tảng đối với các bộ phận khác của kiểm soát nội bộ. Các nhân tố chính thuộc về môi trường kiểm soát:  Tính chính trực và giá trị đạo đức: tính chính trực và giá trị đạo đức thể hiện sự hiện hữu của hệ thống kiểm saot nội bộ. để đạt được yêu cầu này các nhà quản lí phải xây dựng chuẩn mực đạo đức trong công ty, nhà quản trị phải là người tạo tấm gương tốt cho cấp dưới về việc tuân thủ các chu trình doanh chuẩn mực và phổ biến các quy định đến mọi thành viên. Đồng thời phải có biện pháp mạnh nhằm giảm thiểu và ngăn chặn mọi hành vi thiếu trung thực.  Đảm bảo về năng lực: là việc dảm bảo cho nhân viên có được những kỹ năng và hiểu biết cần thiết để thực hiện được nhiệm vụ của mình, nếu không chắc chắn họ sẽ thực hiện nhiệm vụ của mình không hiệu quả. Để khắc phục điều này nhà quản lí cần tuyển dụng những nhân viên có trình đọ đào tạo và có kinh nghiệm hoặc có chính sách đào tạo, huấn luyện…  Hội đồng quản trị và Ủy ban kiểm toán  Triết lí quản lí và phong cách điều hành của nhà quản lí:  Cơ cấu quản lí: cơ cấu phù hợp sẽ là cơ sở cho việc lập kế hoạchddieeuf hành, kiểm soát và giám sát các hoạt động. Cho nên việc xây dựng cơ cấu tổ - 16 - chức cấn chú trọng đến việc xác địn các vị trí then chốt với quyền hạn, trách nhiệm và thể thức báo cáo hợp lí  Cách thức phân định quyền hạn và trách nhiệm:việc phân định quyền hạn cụ thể hóa quyền hạn và trách nhiệm của từng thành viên trong các hoạt động của đơn vị, giúp mỗi thánh viên hiểu được nhiệm vụ cụ thể của họ và hoạt động của họ ảnh hưởng đến người khác cũng như hoạt đọng của doanh nghiệp như thế nào.  Chính sách nhân sự: là chính sách và thủ tục nhà quản lí về tuyển dụng, huấn luyện, bổ nhiệm, đánh giá, sa thải, đề bạt, khen thưởng, kỉ luật nhân viên. Chính sách nhân sự ảnh hưởng đến sự hữu hiệu của môi trường kiểm soát thông qua tác động đến nhân tố khác trong môi trường kiểm soát như:tính chính trực, giá trị đao đức,… Môi trường kiểm soát ảnh hưởng đến mọi hoạt động của công ty trong đó có công tác kế toán và độ trung thực của báo cáo tài chính. Ví dụ: do năng lực của nhân viên kế toán còn yếu kém sẽ dẫn đến sai lệch nghiêm trọng của báo cáo tài chính. b. Đánh giá rủi ro: Mọi hoạt động diễn ra trong đơn vị đều có khả năng xảy ra rủi ro, do đó nhà quản lí cần thận trọng khi xác định và phân tích những nhân tố ảnh hưởng đến mục tiêu kế hoạch của doanh nghiệp Xác định mục tiêu bao gồm việc đưa ra sứ mệnh, hoạch định các mục tiêu chiến lược cũng như những chỉ tiểu phải đạt được trong ngắn hạn, trung hay dài hạn. Việc xác định mục tiêu có thể được thực hiện qua việc ban hành các văn bản hoặc đơn giản hơn, qua nhận thức và phát biểu hàng ngày của người quản lý. Nhận dạng rủi ro: Rủi ro có thể tác động đến tổ chức ở mức độ toàn đơn vị hay chỉ ảnh hưởng đến từng hoạt động cụ thể. Để nhận dạng rủi ro, người quản lý có thể sử dụng nhiều phương pháp khác nhau, từ việc sử dụng các phương tiện dự báo, phân tích các dữ liệu quá khứ, cho - 17 - đến việc rà soát thường xuyên các hoạt động. trong các doanh nghiệp nhỏ, công việc này có thể tiến hành dưới dạng những cuộc tiếp xúc với khách hàng, ngân hàng….hoặc các buổi họp giao ban trong nội bộ. Phân tích đánh giá rủi ro: Trong lĩnh vực kế toán, có thể kể những rủi ro đe doạ sự trung thực hợp lý của báo cáo tài chính như ghi nhận các tài sản không có thực hoặc là không thuộc quyền sở hữu của đơn vị; đánh giá tài sản và các khoản nợ phải trả không phù hợp với các chuẩn mực, chế độ kế toán, khai báo không đầy đủ thu nhập và chi phí; trình bày những thông tin tài chính không phù hợp với yêu cầu của chuẩn mực và chế độ kế toán…. Các rủi ro trên có thể phát sinh trong bản chất hoạt động của đơn vị hoặc từ yếu kém của chính hệ thống kiểm soát nội bộ. Vì vậy, việc xem xét các rủi ro này thường được kiểm toán viên quan tâm rất nhiều trong quá trình lập kế hoạch kiểm toán. c. Hoạt động kiểm soát: Hoạt động kiểm soát là những chính sách và thủ tục để đảm bảo cho các chỉ thị của nhà quản lý được thực hiện. Các chính sách và thủ tục này giúp thực thi những hành động với mục đích chính là giúp kiểm soát rủi ro mà đơn vị hay có thể gặp phải. Có nhiều loại hoạt động kiểm soát khác nhau có thể được thực hiện, và dưới đây là những hoạt động kiểm soát chủ yếu trong đơn vị:  Phân chia trách nhiệm đầy đủ.  Kiểm soát quá trình xử lý thông tin và các nghiệp vụ.  Các chứng từ phải được đánh số liên tục trứơc khi sử dụng để có thể kiểm soát, tránh thất lạc và dễ dàng truy cập khi cần thiết.  Chứng từ cần được lập ngay khi nghiệp vụ vừa xảy ra, hoặc càng sớm càng tốt.  Cần thiết kế đơn giản, rõ ràng và có thể sử dụng cho nhiều công dụng khác nhau. - 18 -  Phải tổ chức luân chuyển chứng từ khoa học kịp thời.  Sổ sách cần phải được đóng gói chắc chắn, đánh số trang, quy định nguyên tắc ghi chép, có chữ ký xét duyệt của người kiểm soát. Tổ chức lưu trữ, bảo quản tài liệu kế toán khoa học, an toàn, đúng quy định và dễ dàng truy cập khi cần thiết.  Kiểm soát vật chất  Kiểm tra độc lập việc thực hiện.  Phân tích soát xét lại việc thực hiện. d. Thông tin truyền thông: e. Giám sát: Những hạn chế tiềm tàng của hệ thống kiểm soát nội bộ: Những hạn chế xuất phát từ bản thân con người như sự vô ý, bất cẩn, đãng trí, đánh giá hay ước lượng sai, hiểu sai chỉ dẫn của cấp trên hoặc các báo cáo của cấp dưới…. Khả năng đánh lừa, lẩn tránh của nhân viên thông qua sự thông đồng với nhau với các bộ phận bên ngoài đơn vị. Như vậy ta có thể thấy được những công việc mà kiểm soát nội bộ cần làm thông qua bảng sau: BẢNG 1.1: BẢNG MÔ TẢ CÔNG VIỆC KIỂM SOÁT NỘI BỘ Bộ phận Nội dung chủ yếu Các nhân tố Môi Tạo ra sắc thái chung Tính chính trực và giá trị đạo đức. trường của một tổ chức, chi Đảm bảo về năng lực. kiểm phối đến ý thức kiểm Hội đồng quản trị và Uỷ ban kiểm toán. soát soát của mọi người Triết lý quản lý và phong cách điều trong tổ chức, là nền hành. tảng cho tất cả bộ Cơ cấu tổ chức. - 19 - Đánh giá rủi ro phận khác của kiểm Phân định quyền hạn và trách nhiệm. soát nội bộ Chính sách về nhân sự. Đơn vị phải nhận biết và đối phó được với các rủi ro bằng cách Xác định mục tiêu của đơn vị. Nhận dạng rủi ro. Phân tích và đánh giá rủi ro. thiết lập mục tiêu của tổ chức và hình thành một cơ chế để nhận dạng, phân tích và đánh giá rủi ro liên quan. Hoạt động kiểm soát Các chính sách và các Phân chia trách nhiệm đầy đủ. thủ tục để giúp đảm kiểm soát quá trình xử lý thông tin. bảo là những chỉ thị Kiểm soát vật chất. của nhà quản lý được Kiểm tra độc lập việc thực hiện. thực hiện và có các Phân tích soát xét lại việc thực hiện. hành động cần thiết đối với các rủi ro nhằm thực hiện các mục tiêu của đơn vị Thông Hệ thống này được Hệ thống thông tin, bao gồm cả hệ tin thiết lập để mọi thành thống thông tin kế toán phải bảo đảm truyền viên trong đơn vị có chất lượng thông tin. thông khả năng nắm bắt và Truyền thông bảo đảm các kênh thông trao đổi thông tin cần tin bên trong và bên ngoài đều hoạt - 20 - thiết cho việc điều quản hành, trị động hữu hiệu và kiểm soát các hoạt động. Toàn bộ quy trình hoạt động phải được giám sát và đi ểu Giám sát thường xuyên. chỉnh khi cần thiết. Giám Hệ thống phải có khả sát năng phản ứng năng Giám sát định kỳ. động, thay đổi theo yêu cầu của môi trường bên trong và bên ngoài. Hoạt động kiểm soát thường chỉ nhằm vào các nghiệp vụ thường xuyên phát sinh mà ít chú ý đến những nghiệp vụ không thường xuyên, do đó những sai phạm trong các nghiệp vụ này thường hay bị bỏ qua. Yêu cầu thường xuyên và trên hết của người quản lý là chi phí bỏ ra cho hoạt động kiểm soát phải nhỏ hơn giá trị thiệt hại ước tính do sai sót hay gian lận gây ra. Luôn có khả năng là các cá nhân có trách nhiệ m kiểm soát đã lạm dụng quyền hạn của mình nhằm phục vụ cho mưu đồ riêng. Điều kiện hoạt động của đơn vị thay đổi nên dẫn tới những thủ tục kiểm soát không còn phù hợp…. Chính những hạn chế nói trên của kiểm soát nội bộ là nguyên nhân khiếm cho kiểm soát nội bộ không thể bảo đảm tuyệt đối, mà chỉ bảo đảm hợp lý trong việc đạt được các mục tiêu của mình. 1.5. TỔNG QUAN VỀ CHU TRÌNH DOANH THU:
- Xem thêm -