Tài liệu Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ trong quản lý nhân sự tại tổng công ty mạng lưới viettel.

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO BỘ NÔNG NGHIỆP VÀ PTNT HỌC VIỆN NÔNG NGHIỆP VIỆT NAM ---------- ---------- VŨ THÁI HƯNG HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG QUẢN LÝ NHÂN SỰ TẠI TỔNG CÔNG TY MẠNG LƯỚI VIETTEL LUẬN VĂN THẠC SĨ CHUYÊN NGÀNH: QUẢN TRỊ KINH DOANH HÀ NỘI, NĂM 2015 BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO BỘ NÔNG NGHIỆP VÀ PTNT HỌC VIỆN NÔNG NGHIỆP VIỆT NAM ---------- ---------- VŨ THÁI HƯNG HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG QUẢN LÝ NHÂN SỰ TẠI TỔNG CÔNG TY MẠNG LƯỚI VIETTEL CHUYÊN NGÀNH: QUẢN TRỊ KINH DOANH MÃ SỐ: 60.34.01.02 Người hướng dẫn khoa học: PGS.TS. BÙI BẰNG ĐOÀN HÀ NỘI, NĂM 2015 LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi. Các số liệu, kết quả nêu trong luận văn trung thực và chưa từng được sử dụng để bảo vệ một học vị nào. Tôi xin cam đoan rằng, mọi sự giúp đỡ cho vệc thực hiện luận văn này đã được cảm ơn và các thông tin trích dẫn đều được ghi rõ nguồn gốc. Hà Nội, ngày tháng năm 2015 Tác giả luận văn Học viên Vũ Thái Hưng ii LỜI CẢM ƠN Để hoàn thành luận văn thạc sỹ quản trị kinh doanh của mình, ngoài sự nỗ lực cố gắng của bản thân, tôi đã nhận được sự giúp đỡ nhiệt tình của nhiều cá nhân, tập thể. Trước hết tôi xin được gửi lời cảm ơn chân thành đến toàn thể các thầy cô giáo Học viện Nông nghiệp Việt Nam, các thầy cô giáo trong Khoa Kế toán & Quản trị kinh doanh đã trang bị cho tôi những kiến thức cơ bản. Đặc biệt tôi xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc nhất tới thầy giáo PGS.TS Bùi Bằng Đoàn (Bộ môn Kế toán quản trị và Kiểm toán) đã giành nhiều thời gian trực tiếp chỉ bảo tận tình, hướng dẫn tôi hoàn thành luận văn này. Tôi cũng xin gửi lời cảm ơn chân thành đến toàn thể nhân viên các phòng ban của Tổng công ty Mạng lưới Viettel đã tạo điều kiện giúp đỡ tôi trong quá trình nghiên cứu và thu thập tài liệu phục vụ luận văn. Cuối cùng tôi xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc tới gia đình, bạn bè đã động viên giúp đỡ tôi trong suốt quá trình học tập và nghiên cứu luận văn. Tôi xin chân thành cảm ơn! Hà Nội, ngày tháng năm 2015 Tác giả luận văn Học viên Vũ Thái Hưng iii MỤC LỤC Lời cam đoan ........................................................................................................... ii Lời cảm ơn ............................................................................................................. iii Mục lục .................................................................................................................. iv Danh mục bảng ..................................................................................................... vii Danh mục sơ đồ...................................................................................................... ix Danh mục biểu đồ................................................................................................... ix Danh mục các từ viết tắt .......................................................................................... x PHẦN I. MỞ ĐẦU .................................................................................................. 1 1.1 Tính cấp thiết của đề tài .................................................................................... 1 1.2 Mục tiêu nghiên cứu.......................................................................................... 3 1.2.1 Mục tiêu chung ........................................................................................... 3 1.2.1 Mục tiêu cụthể ............................................................................................ 3 1.3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu ..................................................................... 4 1.3.1 Đối tượng nghiên cứu ................................................................................. 4 1.3.2 Phạm vi nghiên cứu .................................................................................... 4 PHẦN II. CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN ....................................................... 5 2.1 Lý luận về kiểm soát nội bộ trong quản lý nhân sự trong doanh nghiệp ............. 5 2.1.1 Một số kháiniệm cơ bản.............................................................................. 5 2.1.2 Các yếu tố cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ........................................ 11 2.1.3 Những hạn chế của hệ thống kiểm soát nội bộ .......................................... 26 2.1.4 Kiểm soát nội bộ trong quản lý nhân sự .................................................... 27 2.2 Cơ sở thực tiễn ................................................................................................ 38 2.2.1 Bài học kinh nghiệm quốc tế về xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp .............................................................................. 38 2.2.2 Bài học kinh nghiệm về kiểm soát nội bộ trong một số doanh nghiệp ở Việt Nam.................................................................................... 42 2.2.3 Một số công trình nghiên cứu có liên quan ............................................... 43 PHẦN III. ĐẶC ĐIỂM ĐỊA BÀN VÀ PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU ............. 44 3.1 Đặc điểm chung về Tổng công ty Mạng lưới Viettel ........................................ 44 iv 3.1.1 Giới thiệu chung về Tập đoàn Viễn thông Quân đội ................................. 44 3.1.2 Quá trình hình thành và phát triển của Tổng công ty Mạng lưới Viettel ....................................................................................................... 44 3.1.2 Bộ máy tổ chức hoạt động của Tổng công ty Mạng lưới Viettel ............... 45 3.1.3 Chức năng và lĩnh vực hoạt động của Công ty .......................................... 47 3.1.4 Tình hình hoạt động của Tổng công ty Mạng lưới Viettel ......................... 48 3.1.5 Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của Tổng công ty Mạng lưới Viettel................................................................................................ 49 3.2 Phương pháp nghiên cứu ................................................................................. 54 3.2.1 Phương pháp thu thập số liệu .................................................................... 54 3.2.2 Phương pháp xử lý số liệu ........................................................................ 54 3.2.3 Phương pháp phân tích số liệu, thông tin .................................................. 55 PHẦN IV. KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU VÀ THẢO LUẬN .................................... 56 4.1 Thực trạng quản lý nhân sự tại Tổng công ty Mạng lưới Viettel ...................... 56 4.2 Thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ trong quản lý nhân sự tại Tổng công ty Mạng lưới Viettel ............................................................................... 60 4.2.1 Môi trường kiểm soát ............................................................................... 60 4.2.2 Các rủi ro chủ yếu đã xảy ra trong hoạt động quản lý nhân sự tại Tổng công ty Mạng lưới Viettel ................................................................ 63 4.2.3 Hệ thống thông tin và truyền thông với kiểm soát nội bộ hoạt động quản lý nhân sự tại Tổng công ty .............................................................. 85 4.2.4 Cơ chế/thủ tục kiểm soát tronghoạt động quản lý nhân sự tạiTổng CôngtyMạng lưới Viettel .......................................................................... 88 4.2.5 Hoạt động giám sát quản lý nhân sự tại Tổng Công ty Mạng lưới Viettel............ 92 4.3 Đánh giá hoạt động kiểm soát nội bộ trong quản lý nhân sự tại Tổng công ty Mạng lưới Viettel ............................................................................... 93 4.3.1 Môi trường kiểm soát ............................................................................... 93 4.3.2 Hoạt động đánh giá rủi ro ......................................................................... 95 4.3.3 Hệ thống thông tin và truyền thông ........................................................... 96 4.3.4 Hoạt động kiểm soát ................................................................................. 97 v 4.4 Giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ trong quản lý nhân sự tại Tổng công ty Mạng lưới Viettel ................................................................. 98 4.4.1 Hoàn thiện cơ cấu tổ chức, biên chế.......................................................... 98 4.4.2 Hoàn thiện quy trình đánh giá rủi ro ......................................................... 99 4.4.3 Hoàn thiện các thủ tục, cơ chế và hệ thống giám sát, kiểm soát .............. 100 4.4.4 Bổ sung và nâng cao chất lượng nhân viên kiểm soát ............................. 102 4.4.5 Tăng cường áp dụng công nghệ thông tin ............................................... 103 PHẦN V. KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ ............................................................. 105 5.1 Kết luận ......................................................................................................... 105 5.2 Kiến nghị ....................................................................................................... 107 TÀI LIỆU THAM KHẢO ................................................................................... 108 vi DANH MỤC BẢNG Số bảng Tên Bảng Trang 2.1: Đánh giá rủi ro ......................................................................................... 17 2.2: Các bước quy trình tuyển dụng nhân sự.................................................... 28 2.3: Các bước quy trình chấm công ................................................................. 31 2.4: Các bước đánh giá công việc .................................................................... 32 2.5: Các bước điều chỉnh nhân sự .................................................................... 33 2.6: Các bước điều chỉnh lương ....................................................................... 34 2.7: Các bước đạo tạo nhân sự......................................................................... 35 2.8: Các bước tính lương ................................................................................. 37 4.1: Tình hình nhân sự của Tổng công ty Mạng lưới Viettel ............................ 57 4.2: Tình hình tuyển dụng lao động của Tổng công ty, 2014 ........................... 58 4.3: Kết quả điều tra về cơ cấu tổ chức tại Công ty.......................................... 62 4.4: Kết quả điều tra về đánh giá rủi ro tại Công ty ......................................... 64 4.5: Mẫu đề nghị bổ sung nhân sự của Tổng công ty Mạng lưới Viettel .......... 68 4.6: Danh sách nhân sự đề xuất tuyển dụng vào làm việc tại Tổng công ty Mạng lưới Viettel ..................................................................................... 71 4.7: Rủi ro trong quá trình tuyển dụng nhân sự tại Tổng công ty Mạng lưới Viettel ............................................................................................... 73 4.8: Rủi ro trong quy trình đánh giá và sử dụng lao động tại Tổng công ty Mạng lưới Viettel ..................................................................................... 79 4.9: Tình hình đào tạo nhân sự cho Tổng công ty ............................................ 80 4.10: Rủi ro trong quy trình hoạt động đào tạo nhân sự ..................................... 81 4.11: Ý kiến của cán bộ nhân viên về việc bố trí sắp xếp nhân sự của Tổng công ty Mạng lưới Viettel ............................................................... 82 4.12: Dự đoán rủi ro trong quy trình điều chỉnh nhân sự tại Tổng công ty Mạng lưới Viettel ..................................................................................... 83 4.13: Dự đoán rủi ro quy trình điều chỉnh lương tại Tổng công ty Mạng lưới Viettel ............................................................................................... 84 vii 4.14: Dự đoán rủi ro quy trình chấm công tính lương tại Tổng công ty Mạng lưới Viettel ..................................................................................... 84 4.15: Đánh giá hệ thống thông tin và truyền thông tại Tổng Công ty ................. 87 4.16: Tình hình phân phối quỹ lương và xét nâng ngạch lương cho cán bộ nhân viên Tổng công ty Mạng lưới Viettel năm 2014 ............................... 89 4.17: Đánh giá của nhân viên về chế độ tiền lương của Tổng công ty................ 90 4.18: Đánh giá của cán bộ nhân viên về hệ thống giám sát tại Tổng công ty Mạng lưới Viettel ..................................................................................... 92 4.19: Thủ tục kiểm soát trong quản lý nhân sự tại Tổng công ty Mạng lưới Viettel ...................................................................................................... 95 4.20: Khả năng xảy ra rủi ro .............................................................................. 99 viii DANH MỤC SƠ ĐỒ Số sơ đồ Tên sơ đồ Trang 2.1: Mô hình tổ chức kiểm soát nội bộ ........................................................... 25 2.2: Quy trình sử dụng lao động ..................................................................... 30 3.1: Mô hình tổ chức Tổng công ty Mạng lưới Viettel ................................... 46 4.1: Công tác hoạch định nhân sự tại Tổng công ty Mạng lưới Viettel ........... 66 4.2: Quá trình thi tuyển tại Tổng công ty Mạng lưới Viettel ........................... 70 4.3: Quản lý nhân sự mới tại Tổng công ty Mạng lưới Viettel ........................ 75 4.4: Quản lý nhân sự chính thức tại Tổng công ty Mạng lưới Viettel ............. 77 DANH MỤC BIỂU ĐỒ Số biểu đồ Tên biểu đồ Trang 3.1: Doanh thu của tổng công ty Mạng lưới Viettel ......................................... 50 3.2: Thu nhập bình quân đầu người/tháng của lao động Tổng công ty Mạng lưới Viettel ..................................................................................... 51 4.1: Tình hình đào tạo nhân sự cho Tổng công ty ............................................ 80 ix DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT Từ viết tắt Nghĩa tiếng Việt BQ Bình quân CC Cơ cấu CNTT Công nghệ thông tin CP Cổ phần GP Giải pháp GTGT Giá trị gia tăng HC Hành chính HTKSNB Hệ thống kiểm soát nội bộ KSNB Kiểm soát nội bộ KT Kế toán LĐ Lao động QĐ Quyết định QL Quản lý SL Số lượng TGĐ Tổng giám đốc TSCĐ Tài sản cố định XDCB Xây dựng cơ bản x PHẦN I. MỞ ĐẦU 1.1 Tính cấp thiết của đề tài Trong quá trình hoạt động của các doanh nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp có quy mô hoạt động lớn, việc thiết lập hệ thống kiểm soát nội bộ có vai trò đặc biệt quan trọng nhằm giảm thiểu những rủi ro làm cho doanh nghiệp không đạt được mực tiêu của mình. Thiết lập hệ thống kiểm soát nội bộ chính là thiết lập một cơ chế giám sát, trong đó các nhà quản lý không quản lý bằng lòng tin, cảm tính mà bằng các quy định, quy chế rõ ràng. Có thể hiểu đơn giản, hệ thống kiểm soát nội bộ là hệ thống của tất cả những gì mà một tổ chức cần làm để có được những điều chỉnh và tránh được những điều muốn tránh. Hiện nay, với sự cạnh tranh khốc liệt trên thị trường toàn cầu, áp lực suy thoái và những khó khăn nhiều chiều từ nền kinh tế, các doanh nghiệp ngày càng quan tâm nhiều hơn đến quản trị rủi ro và xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) nhằm giúp tổ chức hạn chế những sự cố, mất mát, thiệt hại, và tăng hiệu quả hoạt động của tổ chức. Tuy nhiên, khi đề cập đến hệ thống KSNB, mỗi tổ chức lại hiểu khác nhau; việc triển khai hệ thống KSNB trong các tổ chức cũng theo những cách thức khác nhau và thường theo kinh nghiệm tích lũy được (Viện FMIT, 2014). Trong bất kỳ tổ chức nào, dưới góc nhìn của nhà quản lý, cũng cần có hai hệ thống chạy song song. Thứ nhất đó là hệ thống đáp ứng yêu cầu kinh doanh, bao gồm các phòng ban chức năng, các quy trình thủ tục, các công việc cần thiết để phục vụ cho nhu cầu kinh doanh của tổ chức. Tuy nhiên, bất kỳ công việc nào, quy trình nào thực hiện ở trên cũng đều đối diện với những nguy cơ, sự cố, hay rủi ro tác động làm ảnh hưởng đến khả năng hoàn thành mục tiêu của công việc đó và tùy theo mức độ, gây ảnh hưởng từ thiệt hại trong mức chấp nhận được đến nguy cơ phá sản tổ chức. Nhằm giảm rủi ro cho tổ chức ở ngưỡng chấp nhận được, hệ thống thứ hai – kiểm soát nội bộ, được thiết lập trên cơ sở các biện pháp, chính sách, thủ tục, tinh thần, giá trị, chức năng, thẩm quyền của những người liên quan và trở thành phương tiện sống còn trong hoạt động của mọi doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp nâng cao năng lực, cải tiến hiệu quả hoạt động, hạn chế các sự cố, và hoàn thành mục tiêu của tổ chức (Viện FMIT, 2014). 1 Ở Việt Nam hiện nay, các doanh nghiệp đều nhận thức được vai trò của hệ thống KSNB, tuy nhiên, việc xây dựng hệ thống KSNB tại các doanh nghiệp thường chỉ tập trung vào các chỉ số kinh tế - tài chính và kết quả cuối cùng với thói quen tìm lỗi, đổ trách nhiệm chứ ít chú trọng kiểm tra, kiểm soát toàn bộ hoạt động của tổ chức, lấy ngăn chặn, phòng ngừa là chính. Đây là một trong các điểm yếu mà các doanh nghiệp cần khắc phục để nâng cao sức cạnh tranh khi hội nhập nền kinh tế toàn cầu (Lại Thị Thu Thủy, 2014). Để ngăn ngữa những tổn thất và các rủi ro có thể xảy ra trong quá trình hoạt động kinh doanh của Tổng công ty Mạng lưới Viettel, ngoài các biện pháp thanh tra, giám sát của các cơ quan quản lý nhà nước, đòi hỏi Tổng công ty cần phẩn có biện pháp hữu hiệu tự bảo vệ mình. Biện pháp quan trọng và có ý nghĩa thiết thực nhất là thiết lập, củng cố hệ thống kiểm soát nội bộ của đơn vị mình một cách đầy đủ và hiệu quả. Tổng công ty Mạng lưới Viettel là một đơn vị trực thuộc Tập đoàn Viễn thông Quân đội, là một doanh nghiệp quân đội sau gần 6 năm hoạt động đã đạt được sự tăng trưởng mạnh mẽ về doanh thu và lợi nhuận. Tuy vậy, do mới được sáp nhập và hình thành, mô hình tổ chức lớn nên vẫn còn nhiều hạn chế, đặc biệt là quá trình nâng cao chất lượng kiểm soát nội bộ của Tổng công ty. Trong những năm vừa qua Tổng công ty chỉ tập trung chủ yếu vào hoạt động tài chính, kiểm toán để phòng tránh những rủi ro trong các hoạt động tài chính của doanh nghiệp. Trong lĩnh vực quản lý nhân sự thì hoạt động kiểm soát nội bộ chưa tập trung chú trọng nhiều. Mặc dù đã ban hành những quy trình, quy định, quy chế về tuyển dụng, đánh giá, đề bạt, bổ nhiệm, song vẫn còn những bất cập nhất định. Bên cạn đó, hiện nay các nghiên cứu về kiểm soát nội bộ mới chỉ tập chung và các hoạt động kiểm soát nội bộ trong quản lý tài chính, quản lý tài sản quản lý thu tiền bán hàng như nghiên cứu của tác giả Đinh Thụy Ngân Trang với nghiên cứu về “hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại công ty Nuplex Resins Việt Nam”; Hoăc các tác giả như Đinh Thị Hằng với nghiên cứu “Đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng, bán hàng trong siêu thị Smat, Long Biên, Hà Nội’; tác giả Trần Thị Thanh Tâm với nghiên cứu “Hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình nhân sự tiền lương trại Công ty TNHH POONGSHINVINA”; tác 2 giả Nguyễn Thị Phương Liên với nghiên cứu về “Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại cơ quan bảo hiểm xã hội tỉnh Phú Thọ”. Chưa có nghiên cứu nào nghiên cứu về hệ thống kiểm soát nội bộ trong quản lý nhân sự tại các doanh nghiệp. Cùng với đó, các nghiên cứu trước đây mới chỉ đi theo các lý luận cũ về hệ thống kiểm soát nội bộ nhưcác yếu t về kiểm soát nội bộ như bao gồm môi trường kiểm soát, hệ thống kiểm soát và thủ tục kiểm soát. Con người luôn là chủ thể của mọi hoạt động sản xuất kinh doanh, hoạt động quản lý nhân sự tốt sẽ phòng tránh được những rủi ro lớn gây thất thoát cho Tổng công ty như các rủi ro sử dụng sai người, đặt sai vị trí, trách nhiệm, tuyển dụng quá nhiều, không đủ trình độ chuyên môn,…Ý thức được tầm quan trọng của hệ thống kiểm soát nội bộ trong quá trình hoạt động cũng như quản lý nhân sựcủa Tổng công ty Mạng lưới Viettel, đề tài “Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ trong quản lý nhân sự tại Tổng công ty Mạng lưới Viettel” đã được lựa chọn nghiên cứu và nghiên cứu này sẽ sử dụng các lý luận mới về hệ thống kiểm soát nội bộ để tiếp cận và đánh giá. 1.2 Mục tiêu nghiên cứu 1.2.1 Mục tiêu chung Trên cơ sở đánh giá thực trạng và các yếu tố ảnh hưởng đến hoạt động của hệ thống kiểm soát nội bộ trong quản lý nhân sự tại Tổng công ty Mạng lưới Viettel, từ đó đề xuất hệ thống giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ trong quản lý nhân sự tại Tổng công ty Mạng lưới Viettel trong thời gian tới. 1.2.2 Mục tiêu cụ thể - Góp phần hệ thống hóa cơ sở lý luận và thực tiễn về hệ thống kiểm soát nội bộ trong quản lý nhân sự tai các doanh nghiệp; - Đánh giá thực trạng hoạt động của hệ thống kiểm soát nội bộ trong quản lý nhân sự tại Tổng công ty Mạng lưới Viettel; - Đề xuất những giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ trong quản lý nhân sự tại Tổng công ty Mạng lưới Viettel, đáp ứng yêu cầu quản lý, nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh trong điều kiện cạnh tranh hiện nay. 3 1.3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 1.3.1 Đối tượng nghiên cứu Đề tài tập trung nghiên cứu về hệ thống kiểm soát nội bộ trong quản lý nhân sự tại Tổng công ty Mạng lưới Viettel. 1.3.2 Phạm vi nghiên cứu Phạm vi về không gian - Đề tài nghiên cứu thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ trong quản lý nhân tự tại Tổng công ty Mạng lưới Viettel. Phạm vi về thời gian - Số liệu thứ cấp phục vụ cho nghiên cứu đánh giá thực hiện từ năm 2011 - 2014. - Số liệu sơ cấp được tiến hành điều tra trong năm 2014, 2015 - Thời gian nghiên cứu được thực hiện từ tháng 5/2014 đến tháng 9/2015. Phạm vi nội dung Đề tài tập trung nghiên cứu các nội dung liên quan đến hệ thống kiểm soát nội bộ trong quản lý nhân sự tại Tổng công ty Mạng lưới Viettel và đề xuất những giải pháp hoàn thiện hệ thống này tại Tổng công ty. 4 PHẦN II. CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN 2.1 Lý luận về kiểm soát nội bộ trong quản lý nhân sự trong doanh nghiệp 2.1.1 Một số khái niệm cơ bản KSNB là phương sách tối ưu để các nhà quản lý đạt được mục tiêu đã đặt ra. Căn cứ vào phạm vi kiểm soát chia thành KSNB và kiểm soát bên ngoài. KSNB được thực hiện bởi những người bên trong đơn vị, kiểm soát bên ngoài được thực hiện bởi những người bên ngoài đơn vị. Tuy nhiên cách phân loại này chỉ mang tính chất tương đối cả về lý luận và thực tiễn. Chẳng hạn đối với các Tập đoàn, các Công ty con chịu sự kiểm soát của Công ty mẹ đây là kiểm soát bên ngoài, nhưng đối với Công ty mẹ xét trong phạm vi tổng thể Tập đoàn thì đây là hoạt động KSNB(VAS 400). Hiện nay có rất nhiều các khái niệm khác nhau liên quan đến KSNB. Theo Viện kiểm toán độc lập Hoa Kỳ (American Institute of Certified Public Accountants – AICPA) định nghĩa KSNB như sau: “Kiểm soát nội bộ bao gồm kế hoạch của tổ chức và tất cả các phương pháp phối hợp và đo lường được thừa nhận trong doanh nghiệp để bảo đảm an toàn tài sản của tổ chức, kiểm tra sự phù hợp và độ tin cậy của dữ liệu kế toán, tăng cường tính hiệu quả của hoạt động và khuyến khích việc thực hiện các chính sách quản lý lâu dài”. Với khái niệm này, KSNB thiên về kiểm soát kế toán, tài chính, kiểm soát sự tuân thủ các chế độ kế toán và kiểm toán. Quan điểm này cho rằng kiểm soát kế toán nằm trong phạm vi nghiên cứu và đánh giá của KSNB có vai trò chủ yếu trong việc ngăn ngừa sai phạm, thất thoát tài sản, đảm bảo việc thực thi pháp luật của đơn vị(VAS 400). Theo chuẩn mực kiểm toán Việt Nam (VSA) số 315 hiện nay thay thế cho (VSA) số 400 trước đây ban hành kèm theo thông tư 214/2012/TT-BTC ngày 06 tháng 12 năm 2012- Xác định và đánh giá rủi ro có sai sót trọng yếu thông qua hiểu biết về đơn vị được kiểm toán và môi trường của đơn vị có đưa ra định nghĩa về KSNB như sau: Kiểm soát nội bộ là quy trình do Ban Quản trị, Ban Giám đốc và các cá nhân khác trong đơn vị thiết kế, thực hiện và duy trì để tạo ra sự đảm bảo hợp lý 5 về khả năng đạt được mục tiêu của đơn vị trong việc đảm bảo độ tin cậy của báo cáo tài chính, đảm bảo hiệu quả, hiệu suất hoạt động, tuân thủ pháp luật và các quy định có liên quan. Thuật ngữ “kiểm soát” được hiểu là bất cứ khía cạnh nào của một hoặc nhiều thành phần của kiểm soát nội bộ(VAS 400). Với định nghĩa này chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 315 tiếp cận KSNB theo hướng đánh giá rủi ro và tương đồng với quan điểm của COSO về các yếu tố cấu thành nên KSNB cũng bao gồm 5 yếu tố: Môi trường kiểm soát, đánh giá rủi ro, hệ thống thông tin, hoạt động kiểm soát và giám sát, coi KSNB không phải là một hệ thống như trước kia mà là một quá trình, cũng do con người thiết kế và vận hành để đảm bảo độ tin cậy của BCTC, đảm bảo hiệu quả hoạt động và sự tuân thủ pháp luật(VAS 400). Hiện nay, trên Thế giới đang sử dụng rộng rãi định nghĩa về KSNB theo COSO đưa ra năm 1992. Theo quan điểm COSO “Kiểm soát nội bộ là một quá trình do con người quản lý, hội đồng quản trị và các nhân viên của đơn vị chi phối, nó được thiết lập để cung cấp một sự đảm bảo hợp lí nhằm thực hiện mục tiêu: Báo cáo tài chính đáng tin cậy, các luật lệ và quy định được tuân thủ, hoạt động hữu hiệu và hiệu quả”(VAS 400). Với khái niệm này COSO nhìn nhận KSNB khá toàn diện và nhấn mạnh vào bốn nội dung chính đó là: quá trình, con người, đảm bảo tính hợp lý và đảm bảo các mục tiêu: KSNB là một quá trình: KSNB không chỉ là một thủ tục hay một chính sách được thực hiện ở một vài thời điểm nhất định mà bao gồm một chuỗi hoạt động kiểm soát hiện diện ở mọi bộ phận trong đơn vị và kết hợp với nhau thành một thể thống nhất. Quá trình kiểm soát là phương tiện để giúp cho đơn vị đạt được các mục tiêu của mình(VAS 400). KSNB được thiết kế và vận hành bởi con người: KSNB không chỉ là những chính sách, thủ tục, biểu mẫu đơn điệu, độc lập,…mà phải bao gồm cả yếu tố con người – Hội đồng quản trị, Ban giám đốc, nhân viên của tổ chức. Chính con người định ra mục tiêu kiểm soát, thiết lập nên cơ chế kiểm soát và vận hành chúng. Cụ thể: Hội đồng quản trị và các nhà quản trị cấp cao chịu trách nhiệm 6 cho việc thiết lập một văn hóa phù hợp nhằm hỗ trợ cho quy trình KSNB hiệu quả, giám sát tính hiệu quả của hệ thống này một cách liên tục. Tất cả các thành viên của tổ chức đều tham gia vào quy trình này(VAS 400). KSNB đảm bảo tính hợp lý cho nhà quản lý: Không thể yêu cầu tuyệt đối thực hiện được các mục tiêu đối với KSNB mà chỉ có thể yêu cầu cung cấp một sự đảm bảo hợp lý trong việc thực hiện mục tiêu. Khi vận hành hệ thống kiểm soát luôn có khả năng tồn tại những yếu kém xuất phát từ sai lầm của con người dẫn đến việc không thực hiện được mục tiêu. KSNB có thể ngăn chặn và phát hiện sai phạm nhưng không thể đảm bảo chắc chắn sai phạm sẽ không xảy ra. Bên cạnh đó, quyết định của KSNB còn tùy thuộc vào nguyên tắc cơ bản: sự đánh đổi lợi ích-chi phí, chi phí kiểm soát không được vượt quá lợi ích mong đợi từ quá trình kiểm soát. Vì vậy, KSNB chỉ cung cấp một sự đảm bảo hợp lý, chứ không đảm bảo tuyệt đối là các mục tiêu sẽ được thực hiện(VAS 400). Kiểm soát nội bộ đảm bảo các mục tiêu: Đối với BCTC, KSNB phải đảm bảo về tính trung thực và đáng tin cậy, bởi vì chính người quản lý đơn vị có trách nhiệm lập BCTC phù hợp với chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành. Đối với những mục tiêu hữu hiệu và hiệu quả của các hoạt động, KSNB giúp cho đơn vị bảo vệ và sử dụng có hiệu quả các nguồn lực, bảo mật thông tin, nâng cao uy tín, mở rộng thị phần, nâng cao các chiến lược kinh doanh. Đối với mục tiêu tuân thủ, KSNB trước hết phải đảm bảo hợp lý việc chấp hành luật pháp và các quy định. Bên cạnh đó KSNB còn hướng các thành viên vào việc tuân thủ các chính sách, quy định nội bộ của đơn vị, qua đó để đạt được những mục tiêu của đơn vị. Mục tiêu KSNB rất rộng, bao trùm lên mọi hoạt động và có ý nghĩa quan trọng đối với sự tồn tại và phát triển của đơn vị(VAS 400). Mục tiêu của kiểm soát là đảm bảo cho quá trình tác nghiệp được thành công theo mục đích của quản lý, chính vì vậy việc ngăn ngừa, phát hiện, điều chỉnh các sai sót trong quản lý là thực sự cần thiết, kiểm soát cũng phải chú ý đến các nội dung này. Theo quan hệ với quá trình tác nghiệp gồm kiểm soát ngăn ngừa, kiểm soát phát hiện và kiểm soát điều chỉnh(VAS 400). 7 Kiểm soát ngăn ngừa tập trung chủ yếu vào việc quản lý nhân sự, xây dựng các quy trình, quy phạm thực hiện các thao tác tác nghiệp. Kiểm soát phát hiện tập trung vào việc phát hiện các gian lận, sai sót, sai lầm và rủi ro trong quá trình tác nghiệp một cách nhanh chóng, nhằm giúp các cấp lãnh đạo có những quyết định xử lý kịp thời, hạn chế tới mức thấp nhất những thiệt hại có thể xảy ra(VAS 400). Kiểm soát điều chỉnh hướng tới việc cung cấp những thông tin cần thiết cho việc ra các quyết định điều chỉnh các sai sót được phát hiện. Theo thời điểm kiểm soát gồm kiểm soát trước, kiểm soát tác nghiệp và kiểm soát sau tác nghiệp: Kiểm soát trước hay còn gọi là kiểm soát lường trước, kiểm soát lường trước về tương lai, nhằm khắc phục độ trễ thời gian trong kiểm soát thực hiện: Đó là sự tự liệu những diễn biến có thể xảy ra trong quá trình tác nghiệp đề phòng những rủi ro và các khó khăn tiềm ẩn(VAS 400). Kiểm soát tác nghiệp là hoạt động kiểm soát được tiến hành ngay trong quá trình tác nghiệp nhằm ngăn ngừa, phát hiện sai lầm, kiểm tra việc thi hành các quyết định quản lý trong quá trình tác nghiệp. Loại kiểm soát này có tác dụng lớn trong việc làm giảm các rủi ro, các sai sót, đảm bảo hiệu quả của công việc. Kiểm soát sau tác nghiệp hay còn gọi là kiểm soát thông tin phản hồi hoặc còn gọi là kiểm soát thông tin trở về trước là kiểm soát thông dụng nhất hiện nay. Mặc dù bị để trễ về thời gian, song bù lại kiểm soát sau khi tác nghiệp lại có đầy đủ căn cứ để đánh giá đo lường kết quả tác nghiệp(VAS 400). Hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) Theo liên đoàn kế toán Quốc tế IFAC: “Hệ thống KSNB là một hệ thống các chính sách và thủ tục được thiết lập nhằm đạt được mục tiêu sau: Bảo đảm độ tin cậy của các thông tin báo cáo bảo đảm chế độ pháp lý và những quy định, bảo đảm hiệu quả và hiệu lực của các hoạt động và bảo vệ các tài sản của đơn vị” Cũng có quan niệm cho rằng hệ thống KSNB là những phương pháp và chính sách được thiết lập để ngăn chặn gian lận, giảm thiểu sai sót, khuyến khích 8 hiệu quả hoạt động nhằm đạt được sự tuân thủ các chính sách, các quy định được thiết lập (MeKong Capital, 2004). Bảo vệ an toàn tài sản bao gồm cả các hoạt động kiểm soát được thiết kế để chống lại những hành vi như ăn cắp, sử dụng bất hợp pháp, mua sắm và thanh lý tài sản. KSNB là quá trình thiết lập từ người quản lý để đạt các mục tiêu của tổ chức. Quá trình này bao gồm việc thực hiện các thủ tục kiểm soát và các chính sách để đảm bảo các nghiệp vụ được ghi chép hợp pháp, ghi chép đúng kỳ, ghi chính xác và bảo vệ được các tài sản. Các hoạt động kiểm soát còn phải được thiết kế để cung cấp cả những thông tin phản hồi cho người quản lý về tính hiệu lực của chính các thủ tục kiểm soát đã được đề ra(VAS 400). Quan điểm của chuẩn mực kiểm toán Việt Nam (VSA) Theo VSA 400 Hệ thống KSNB được định nghĩa như sau “Hệ thống KSNB là các qui định và các thủ tục kiểm soát do đơn vị được kiểm toán xây dựng và áp dụng nhằm đảm bảo cho đơn vị tuân thủ pháp luật và các qui định để kiểm tra, kiểm soát, ngăn ngừa và phát hiện gian lận, sai sót; để lập báo cáo tài chính trung thực và hợp lý; nhằm bảo vệ, quản lý và có hiệu quả tài sản của đơn vị. Hệ thống KSNB bao gồm môi trường kiểm soát, hệ thống kế toán và các thủ tục kiểm soát” (VAS 400). Hệ thống KSNB thực chất là các hoạt động, biện pháp, kế hoạch, quan điểm, nội quy chính sách và nỗ lực của mọi thành viên trong tổ chức để đảm bảo cho tổ chức đó hoạt động hiệu quả và đạt được mục tiêu đặt ra một cách hợp lý. Nói cách khác đây là tập hợp những việc mà công ty cần làm để có được những điều muốn có và tránh được những điều muốn tránh. Hệ thống này không đo đếm kết quả dựa trên các con số tăng trưởng, mà chỉ giám sát nhân viên, chính sách, hệ thống, phòng ban của công ty đang vận hành ra sao và nếu vẫn giữ nguyên cách làm đó thì có khả năng hoàn thành kế hoạch không. Thiết lập một HTKSNB hữu hiệu sẽ hạn chế đến mức thấp nhất việc thất thoát tài sản của công ty (VAS 400). 9