Tài liệu Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại tổng công ty xi măng việt nam

Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368 Lêi më ®Çu Theo thêi gian, cïng víi sù tiÕn bé vµ ph¸t triÓn cña x· héi ®· ®-a nÒn kinh tÕ toµn cÇu sang mét h×nh th¸i míi. C¬ chÕ thÞ tr-êng ra ®êi lµm cho c¸c ho¹t ®éng tµi chÝnh vµ së h÷u ngµy cµng ®a d¹ng vµ phøc t¹p, chøc n¨ng kiÓm tra kiÓm so¸t ®ßi hái ngµy cµng chÆt chÏ nh»m ®¸p øng yªu cÇu cña qu¶n lý. ¥ ViÖt Nam, c«ng t¸c kiÓm tra kiÓm so¸t lu«n ®-îc quan t©m. Trong c¬ chÕ kÕ ho¹ch ho¸ t©p trung bao cÊp, c«ng t¸c kiÓm tra kiÓm so¸t ®-îc tæ chøc mét c¸ch phï hîp víi c¬ chÕ. Nhµ n-íc víi t- c¸ch lµ ng-êi qu¶n lý vÜ m« ®ång thêi lµ chñ së h÷u n¾m toµn bé trong tay c«ng tac kÕ to¸n vµ kiÓm tra nãi chung, kiÓm so¸t néi bé chñ yÕu ®-îc thùc hiÖn th«ng qua tù kiÓm tra. Tõ ®¹i héi ®¶ng lÇn thø VI, ViÖt Nam ®· cã nh÷ng b-íc chuyÓn ®æi to lín trong c¶i c¸ch nÒn kinh tÕ tõ kÕ ho¹ch ho¸ tËp trung sang nÒn kinh tÕ thÞ tr-êng cã sù ®iÒu tiÕt cña nhµ n-íc. Qu¸ tr×nh ®æi míi ®· ®-a ViÖt Nam tõng b-íc v-¬n lªn vµ ®¹t ®-îc nhiÒu th¾ng lîi trong kinh tÕ vµ ph¸t triÓn x· héi. Nhµ n-íc ®· vµ ®ang cè g¾ng t¹o dùng mét m«i tr-êng ph¸p lý, mét hµnh lang ph¸p luËt kinh tÕ râ rµng vµ b×nh ®¼ng cho mäi thµnh phÇn kinh tÕ. Song vÉn ®Ò ®Æt ra lµ c¬ chÕ thÞ tr-êng c¹nh tranh gay g¾t ®ßi hái doanh nghiÖp ph¶i nç lùc v-¬n lªn tõ chÝnh b¶n th©n m×nh, ph¶i tù t×m hiÓu nh÷ng th«ng tin vÒ qu¶n lý vµ ph¶i tù chÞu tr¸ch nhiÖm vÒ kÕt qu¶ s¶n xuÊt kinh doanh cña ®¬n vÞ m×nh. Do ®ã c¸c nhµ qu¶n trÞ ph¶i cã nh÷ng quyÕt ®Þnh vµ ph-¬ng ph¸p qu¶n lý ®óng ®¾n ®Ó ®¶m b¶o cho viÖc kinh doanh cã hiÖu qu¶. Mét c«ng cô ®Ó gióp cho c¸c nhµ qu¶n trÞ cã ®-îc nh÷ng th«ng tin chÝnh x¸c vµ kÞp thêi ®Ó ra c¸c quyÕt ®Þnh ®óng ®¾n nh»m ®¶m b¶o c«ng t¸c kiÓm tra kiÓm so¸t ®-îc th-êng xuyªn vµ hiÖu qu¶ ®ã chÝnh lµ hÖ thèng kiÓm so¸t néi bé. Qua qu¸ tr×nh häc tËp vµ t×m hiÓu thùc tÕ t¹i tæng c«ng ty xi m¨ng vÒ hÖ thèng kiÓm so¸t néi bé, em ®· nhËn thÊy nh÷ng yÕu tè tÝch cùc vµ nh÷ng mÆt cßn h¹n chÕ trong c«ng t¸c kiÓm tra kiÓm so¸t néi bé. §Ó n©ng cao hiÖu qu¶ trong c«ng t¸c qu¶n lý t¹i tæng c«ng ty xi m¨ng nãi riªng vµ c¸c doanh nghiÖp nãi chung cÇn ph¶i x©y dùng vµ hoµn thiÖn hÖ thèng kiÓm so¸t néi bé. Do vËy 1 Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368 em ®· chän ®Ò tµi “Hoµn thiÖn hÖ thèng kiÓm so¸t néi bé t¹i tæng c«ng ty xi m¨ng ViÖt Nam”. Néi dung ®Ò tµI gåm 3 phÇn: PhÇn I: C¬ së lý luËn chung vÒ hÖ thèng kiÓm so¸t néi bé. PhÇn II: Thùc tr¹ng vÒ kiÓm so¸t néi bé t¹i tæng c«ng ty xi m¨ng ViÖt Nam. PhÇn III. Ph-¬ng h-íng x©y dùng vµ hoµn thiÖn hÖ thèng kiÓm so¸t néi bé t¹i tæng c«ng ty xi m¨ng ViÖt Nam. §Ó hoµn thµnh ®Ò tµ nµy em ®· nhËn ®-îc sù gióp ®ì nhiÖt t×nh cña phßng kÕ to¸n tæng c«ng ty xi m¨ng vµ sù h-íng dÉn, chØ b¶o tËn t×nh cña c« gi¸o – th¹c sÜ: NguyÔn ThÞ Hång Thuý. Nh-ng do cßn nhiÒu h¹n chÕ vÒ chuyªn m«n nªn ®Ò tµi ch¾c ch¾n cßn nhiªu h¹n chÕ vµ sai sãt, v× vËy em rÊt mong nhËn ®-îc sù chØ dÉn cña thÇy c« gi¸o ®Ó gióp em hoµn thiÖn ®Ò tµi nµy. m xin ch©n thµnh c¶m ¬n! 2 Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368 PhÇn I C¬ së lý luËn chung vÒ hÖ thèng kiÓm so¸t néi bé. I. B¶n chÊt vÒ hÖ thèng kiÓm so¸t néi bé. Trong mäi ho¹t ®éng cña doanh nghiÖp, chøc n¨ng kiÓm tra, kiÓm so¸t lu©n gi÷ vai trß quan träng trong qóa tr×nh qu¶n lý vµ ®-îc thùc hiÖn chñ yÕu bëi hÖ thèng kiÓm so¸t néi bé cña doanh nghiÖp. HÖ thèng kiÓm so¸t néi bé lµ toµn bé c¸c chÝnh s¸ch, c¸c thñ tôc kiÓm so¸t do ®¬n vÞ thiÕt lËp vµ duy tr× nh»m ®iÒu hµnh toµn bé c¸c ho¹t ®«ng cña ®¬n vÞ nh»m ®¶m b¶o c¸c môc tiªu sau: - B¶o vÖ tµI s¶n cña ®¬n vÞ. - B¶o ®¶m ®é tin cËy cña th«ng tin. - B¶o ®¶m viÖc thùc hiÖn c¸c chÕ ®é ph¸p lý. - B¶o ®¶m hiÖu qu¶ cña ho¹t ®éng vµ n¨ng lùc qu¶n lý. Theo liªn ®oµn kÕ to¸n quèc tÕ (IFAC), hÖ thèng kiÓm so¸t lµ mét hÖ thèng chÝnh s¸ch vµ thñ tôc nh»m bèn môc tiªu sau: b¶o vÖ tµi s¶n cña ®¬n vÞ, b¶o ®¶m ®é tin cËy cña c¸c th«ng tin, b¶o ®¶m viÖc thùc hiÖn c¸c chÕ ®é ph¸p lý, vµ b¶o ®¶m hiÖu qu¶ ho¹t ®éng. Theo VSA 400, hÖ thèng kiÓm so¸t néi bé lµ c¸c quy ®Þnh vµ c¸c thñ tôc kiÓm so¸t do ®¬n vÞ ®-îc kiÓm to¸n x©y dùng vµ ¸p dông nh»m b¶o ®¶m cho ®¬n vÞ tu©n thñ ph¸p luËt vµ c¸c quy ®Þnh ®Ó kiÓm tra, kiÓm so¸t, ng¨n ngõa vµ ph¸t hiÖn c¸c gian lËn vµ sai sãt ®Ó lËp b¸o c¸o tµi chÝnh trung thùc vµ hîp lý nh»m b¶o vÖ vµ qu¶n lý, sö dông cã hiÖu qu¶ tµI s¶n cña ®¬n vÞ. Nh- vËy, kiÓm so¸t néi bé lµ mét chøc n¨ng th-êng xuyªn cña c¸c ®¬n vÞ, tæ chøc vµ trªn c¬ së x¸c ®Þnh rñi ro cã thÓ x¶y ra trong tõng kh©u c«ng viÖc ®Ó t×m ra biÖn ph¸p ng¨n chÆn nh»m thøc hiÖn hiÖu qu¶ tÊt c¶ c¸c môc tiªu ®Æt ra cña ®¬n vÞ: 3 Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368 1/ B¶o vÖ tµi s¶n cña ®¬n vÞ. Tµi s¶n cña ®¬n vÞ b¶o gåm c¶ tµi s¶n h÷u h×nh vµ tµi s¶n v« h×nh, chóng cã thÓ bÞ ®¸nh c¾p, l¹m dông vµo nh÷ng môc ®Ých kh¸c nhau hoÆc bÞ hh¹i nÕu kh«ng ®-îc b¶o vÖ bëi c¸c hÖ thèng kiÓm so¸t thÝch hîp. §iÒu t-¬ng tù còng cã thÓ x¶y ra ®èi víi c¸c tµi s¶n phi vËt chÊt kh¸c nh- sæ s¸ch kÕ to¸n, c¸c tµi liÖu quan träng. 2/ B¶o ®¶m ®é tin cËy cña c¸c th«ng tin. Th«ng tin kÕ to¸n, tµi chÝnh do bé m¸y kÕ to¸n xö lý vµ tæng hîp lµ c¨n cø quan träng cho viÖc h×nh thµnh c¸c quyÕt ®Þnh cña c¸c nhµ qu¶n lý. NhvËy c¸c th«ng tin cung cÊp ph¶i ®¶m b¶o tÝnh kÞp thêi vÒ thêi gian, tÝnh chÝnh x¸c vµ tÞn cËy vÒ thùc tr¹ng ho¹t ®éng vµ ph¶n ¸nh ®Çy ®ñ vµ kh¸ch quan c¸c néi dông chñ yÕu cña mäi ho¹t ®éng kinh tÕ, tµi chÝnh. 3/ B¶o ®¶m viÖc thùc hiÖn c¸c chÕ ®é ph¸p lý. HÖ thèng kiÓm so¸t néi bé ®-îc thiÕt kÕ trong doanh nghiÖp ph¶i ®¶m b¶o c¸c quyÕt ®Þnh vµ chÕ ®é ph¸p lý liªn quan ®Õn ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh cña doanh nghiÖp ph¶i ®-îc tu©n thñ ®óng møc. Cô thÓ hÖ thèng kiÓm so¸t néi bé cÇn:  Duy tr× vµ kiÓm tra viÖc tu©n thñ c¸c chÝnh s¸ch cã liªn quan ®Õn c¸c ho¹t ®éng cña doanh nghiÖp.  Ng¨n chÆn vµ ph¸t hiÖn kÞp thêi còng nh- xö lý c¸c sai ph¹m vµ gian lËn trong mäi ho¹t ®éng cña doanh nghiÖp.  §am b¶o viÖc ghi chÐp kÕ to¸n ®Çy ®ñ, chÝnh x¸c còng nh- viÖc lËp b¸o c¸o tµi chÝnh trung thùc vµ kh¸ch quan. 4/ B¶o ®¶m hiÖu qu¶ cña ho¹t ®éng vµ n¨n lùc qu¶n lý. C¸c qu¸ tr×nh kiÓm so¸t trong mét ®¬n vÞ ®-îc thiÕt kÕ nh»m ng¨n ngõa sù lÆp l¹i kh«ng cÇn thiÕt c¸c t¸c nghiÖp, g©y ra sù l·ng phÝ trong ho¹t ®éng vµ sö dông kÐm hiÖu qu¶ c¸c nguån lùc trong doanh nghiÖp. Bªn c¹nh ®ã, ®Þnh kú c¸c nhµ qu¶n lý th-êng ®¸nh gi¸ kÕt qu¶ ho¹t ®éng trong doanh nghiÖp ®-îc thùc hiÖn víi c¬ chÕ gi¸m s¸t cña hÖ thèng 4 Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368 kiÓm so¸t néi bé doanh nghiÖp nh»m n©ng cao kh¶ n¨ng qu¶n lý, ®iÒu hµnh cña bé m¸y qu¶n lý doanh nghiÖp. Tuy n»m trong mét thÓ thèng nhÊt song bèn môc tiªu trªn ®«i khi còng cã m©u thuÉn víi nhau nh- gi÷a tÝnh hiÖu qu¶ cña ho¹t ®éng víi môc ®Ých b¶o vÖ tµi s¶n, sæ s¸ch hoÆc cung cÊp th«ng tin ®Çy ®ñ vµ tin cËy. Nh- vËy hÖ thèng kiÓm so¸t néi bé dï ®-îc thiÕt kÕ hoµn h¶o ®Õn ®©u còng kh«ng thÓ ng¨n ngõa hay ph¸t hiÖn mäi sai ph¹m cã thÓ x¶y ra, ®ã lµ nh÷ng h¹n chÕ cè h÷u cña hÖ thèng kiÓm so¸t néi bé. Theo VSA 400, nh÷ng h¹n chÕ ®ã gåm:  Ban gi¸m ®èc th-êng yªu cÇu chi phÝ cho hÖ th«ng kiÓm so¸t néi bé kh«ng v-ît qu¸ lîi Ých mµ hÖ thèng ®ã mang l¹i.  PhÇn lín c«ng t¸c kiÓm tra néi bé th-êng t¸c ®éng ®Õn nh÷ng nghiÖp vô lÆp ®i lÆp l¹i mµ kh«ng t¸c ®éng ®Õn nh÷ng nghiÖp vô bÊt th-êng.  Sai sãt bëi con ng-êi thiÕu chó ý, ®·ng chÝ, sai sãt vÒ xÐt ®o¸n hoÆc do kh«ng hiÓu râ yªu cÇu c«ng viÖc.  Kh¶ n¨ng v-ît tÇm kiÓm so¸t cña hÖ thèng kiÓm so¸t néi bé do cã sù th«ng ®ång cña mét ng-êi trong ban gi¸m ®èc hay mét nh©n viªn víi nh÷ng ng-êi kh¸c trong hay ngoµi ®¬n vÞ.  Kh¶ n¨ng nh÷ng ng-êi chÞu tr¸ch nhiÖm thùc hiÖn kiÓm so¸t néi bé l¹m dông ®Æc quyÒn cña m×nh.  Do sù biÕn ®éng t×nh h×nh, c¸c thñ tôc kiÓm so¸t bÞ l¹c hËu hoÆc bÞ vÞ ph¹m. I. C¸c yÕu tè c¬ b¶n cña hÖ thèng kiÓm so¸t néi bé. §Ó ®¸p øng yªu cÇu qu¶n lý còng nh- ®¶m b¶o hiÖu qu¶ trong ho¹t ®éng c¸c ®¬n vÞ vµ tæ chøc cÇn x©y dùng vµ kh«ng ngõng cñng cè hÖ thèng kiÓm so¸t néi bé víi bèn yÕu tè chÝnh: m«i tr-êng kiÓm so¸t, hÖ thèng th«ng tin (hÖ thèng kÕ to¸n), c¸c thñ tôc kiÓm so¸t vµ kiÓm to¸n néi bé. 1. M«i tr-êng kiÓm so¸t. 5 Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368 M«i tr-êng kiÓm so¸t lµ kh¸i niÖm bao gåm toµn bé c¸c nh©n tè bªn trong vµ bªn ngoµi cña ®¬n vÞ cã tÝnh m«i tr-êng t¸c ®éng ®Õn viÖc thiÕt kÕ, ho¹t ®éng vµ sö lý d÷ liÖu cña c¸c lo¹i h×nh kiÓm so¸t néi bé. Theo VSA 400 m«i tr-êng kiÓm so¸t lµ nh÷ng nhËn thøc, quan ®iÓm, sù quan t©m vµ hµnh ®éng cña c¸c thµnh viªn héi ®ång qu¶n trÞ, ban gi¸m ®èc ®èi víi hÖ thèng kiÓm so¸t néi bé trong ®¬n vÞ. M«i tr-êng kiÓm so¸t cã ¶nh h-ëng trùc tiÕp ®Õn hiÖu qu¶ cña c¸c thñ tôc kiÓm so¸t, m«i tr-êng kiÓm so¸t m¹nh sÏ hç trî ®¸ng kÓ cho c¸c thñ tôc kiÓm so¸t cô thÓ. Tuy nhiªn m«i tr-êng kiÓm so¸t m¹nh kh«ng ®ång nghÜa víi hÖ thèng kiÓm so¸t néi bé m¹nh. M«i tr-êng kiÓm so¸t m¹nh tù nã ch-a ®ñ ®¶m b¶o tÝnh hiÖu qu¶ cña toµn bé hÖ thèng kiÓm so¸t néi bé. C¸c nh©n tè thuéc m«i tr-êng kiÓm so¸t chung chñ yÕu liªn quan tíi quan ®iÓm, th¸i ®é vµ nhËn thøc còng nh- hµnh ®éng cña c¸c nhµ qu¶n lý trong doanh nghiÖp. Trªn thùc tÕ, tÝnh hiÖu qu¶ cña ho¹t ®éng kiÓm tra, kiÓm so¸t trong c¸c ho¹t ®éng cña mét tæ chøc phô thuéc chñ yÕu vµo c¸c nhµ qu¶n lý t¹i doanh nghiÖp ®ã. NÕu c¸c nhµ qu¶n lý cho r»ng c«ng t¸c kiÓm tra, kiÓm so¸t lµ quan träng vµ kh«ng thÓ thiÕu ®-îc ®èi víi mäi ho¹t ®éng trong ®¬n vÞ th× mäi thµnh viªn cña ®¬n vÞ ®ã sÏ cã nhËn thøc ®óng ®¾n vÒ ho¹t ®éng kiÓm tra, kiÓm so¸t vµ tu©n thñ mäi qui ®Þnh còng nh- chÕ ®é ®Ò ra. Ng-îc l¹i, nÕu ho¹t ®éng kiÓm tra, kiÓm so¸t bÞ cäi nhÑ tõ phÝa c¸c nhµ qu¶n lý th× ch¾c ch¾n c¸c qui chÕ vÒ kiÓm so¸t néi bé sÏ kh«ng ®-îc vËn hµnh mét c¸ch cã hiÖu qu¶ bëi c¸c thµnh viªn cña ®¬n vÞ. 1.1. §Æc thï vÒ qu¶n lý. C¸c ®Æc thï vÒ qu¶n lý ®Ò cËp tíi c¸c quan ®iÓm kh¸c nhau trong ®iÒu hµnh ho¹t ®éng doanh nghiÖp cña c¸c nhµ qu¶n lý. C¸c quan ®iÓm ®ã sÏ ¶nh h-ëng trùc tiÕp ®Õn chÝnh s¸ch, chÕ ®é, c¸c qui ®Þnh vµ c¸ch thøc tæ chøc kiÓm tra, kiÓm so¸t trong doanh nghiÖp. Bëi v× chÝnh c¸c nhµ qu¶n lý vµ ®Æc biÖt lµ c¸c nhµ qu¶n lý cÊp cao nhÊt sÏ phª chuÈn c¸c quyÕt ®Þnh, chÝnh s¸ch vµ thñ tôc kiÓm so¸t ¸p dông t¹i doanh nghiÖp. 1.2. C¬ cÊu tæ chøc. 6 Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368 C¬ cÊu tæ chøc bé m¸y qu¶n lý lµ tæng hîp c¸c bé phËn ®-îc chuyªn m«n ho¸ víi nh÷ng tr¸ch nhiÖm, quyÒn h¹n nhÊt ®Þnh cã mèi liªn hÖ mËt thiÕt víi nhau, nh»m thùc hiÖn c¸c chøc n¨ng qu¶n lý. C¬ cÊu tæ chøc ®-îc x©y dùng hîp lý trong doanh nghiÖp sÏ gãp phÇn t¹o ra m«i tr-êng kiÓm so¸t tèt. C¬ cÊu tæ chøc hîp lý ®¶m b¶o mét hÖ thèng xuyªn suèt tõ trªn xuèng d-íi trong viÖc ban hµn c¸c quyÕt ®Þnh, triÓn khai c¸c quyÕt ®Þnh ®ã còng nh- kiÓm tra, gi¸m s¸t viÖc thùc hiÖn c¸c quyÕt ®Þnh ®ã trong toµn bé doanh nghiÖp. Mét c¬ cÊu tæ chøc hîp lý cßn gãp phÇn ng¨n ngõa cã hiÖu qu¶ c¸c hµnh vi gian lËn vµ sai sãt trong ho¹t ®éng tµi chÝnh kÕ to¸n cña doanh nghiÖp. Mét c¬ cÊu tæ chøc hîp lý ph¶i thiÕt lËp sù ®iÒu hµnh vµ kiÓm so¸t trªn toµn bé ho¹t ®éng vµ c¸c lÜnh vùc cña doanh nghiÖp sao cho kh«ng bÞ chång chÐo hoÆc bá trèng: thùc hiÖn sù ph©n chia t¸ch b¹ch gi÷a c¸c chøc n¨ng, b¶o ®¶m sù ®éc lËp t-¬ng ®èi gi÷a c¸c bé phËn, t¹o kh¶ n¨ng kiÓm tra, kiÓm so¸t lÉn nhau trong c¸c b-íc thùc hiÖn c«ng viÖc. Nh- vËy, ®Ó thiÕt lËp mét c¬ cÊu tæ chøc thÝch hîp vµ cã hiÖu qu¶, c¸c nhµ qu¶n lý ph¶i tu©n thñ c¸c nguyªn t¾c sau:  thiÕt lËp ®-îc sù ®iÒu hµnh vµ sù kiÓm so¸t trªn toµn bé ho¹t ®éng cña doanh nghiÖp, kh«ng bá sãt lÜnh vùc nµo, ®«ng thêi kh«ng cã sù chång chÐo gi÷a c¸c bé phËn.  Thùc hiÖn sù ph©n chia rµnh m¹ch ba chøc n¨ng: xö lý nghiÖp vô, ghi chÐp sæ vµ b¶o qu¶n tµi s¶n.  §¶m b¶o sù ®éc lËp t-¬ng ®èi gi÷a c¸c bé phËn nh»m ®¹t ®-îc hiÖu qu¶ cao nhÊt trong ho¹t ®éng cña c¸c bé phËn chøc n¨ng. 1.3. ChÝnh s¸ch nh©n sù. Sù ph¸t triÓn cña mäi doanh nghiÖp lu«n g¨n liÒn víi ®éi ngò nh©n viªn vµ hä lu«n lµ nh©n tè quan träng trong m«i tr-êng kiÓm so¸t còng nh- chñ thÓ trùc tiÕp thùc hiÖn mäi thñ tôc kiÓm so¸t trong ho¹t ®éng cña doanh nghiÖp. NÕu nh©n viªn cã n¨ng lùc vµ tin cËy, nhiÒu qu¸ tr×n kiÓm so¸t cã thÓ kh«ng 7 Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368 cÇn thiÕt ph¶i thùc hiÖn mµ vÉn ®¶m b¶o ®-îc c¸c môc tiªu ®Ò ra cña kiÓm so¸t néi bé. Bªn c¹nh ®ã, mÆc dï doanh nghiÖp cã thiÕt kÕ vµ vËn hµnh c¸c chÝnh s¸ch vµ thñ tôc kiÓm so¸t chÆt chÏ nh-ng víi ®éi ngò nh©n viªn kÐm n¨ng lùc trong c«ng viÖc vµ thiÕu trung thùc vÒ phÈm chÊt ®¹o ®øc th× hÖ thèng kiÓm so¸t néi bé kh«ng thÓ ph¸t huy hiÖu qu¶. Tãm l¹i, víi nh÷ng lý do nªu trªn, c¸c nhµ qu¶n lý doanh nghiÖp cÇn cã nh÷ng chÝnh s¸ch cô thÓ vµ râ rµng vÒ tuyÓn dông, ®µo t¹o, s¾p xÕp, ®Ò b¹t, khen th-ëng, kû luËt nh©n viªn. ViÖc ®µo t¹o, bè trÝ nh©n c¸n bé vµ ®Ò b¹t nh©n sù ph¶i phï hîp víi n¨ng lùc chuyªn m«n vµ phÈm chÊt ®¹o ®øc, ®ång thêi ph¶i mang tÝnh kÕ tôc vµ liªn tiÕp. 1.4. C«ng t¸c kÕ ho¹ch. HÖ thèng kÕ ho¹ch vµ dù to¸n, bao gåm c¸c kÕ ho¹ch s¶n xuÊt, tiªu thô, thu chi quü, kÕ ho¹ch hay dù to¸n ®Çu t-, s÷a ch÷a tµi s¶n cè ®Þnh, ®Æc biÖt lµ kÕ hoach tµi chÝnh gåm nh÷ng -íc tÝnh c©n ®èi t×nh h×nh tµi chÝnh, kÕt qu¶ ho¹t ®éng vµ sù lu©n chuyÓn tiÒn trong t-¬ng lai lµ nh÷ng nh©n tè quan träng trong m«i tr-êng kiÓm so¸t. NÕu viÖc lËp vµ thùc hiÖn kÕ ho¹ch ®-îc tiÕn hµnh khoa häc vµ nghiªm tóc th× hÖ thèng kÕ ho¹ch vµ dù to¸n ®ã sÏ trë thµnh c«ng cô kiÓm so¸t rÊt h÷u hiÖu. V× vËy trong thùc tÕ c¸c nhµ qu¶n lý th-êng quan t©m xem xÐt tiÕn ®é thùc hiÖn kÕ ho¹ch, theo dâi nh÷ng nh©n tè ¶nh h-ëng ®Õn kÕ ho¹ch ®· lËp nh»m ph¸t hiÖn nh÷ng vÊn ®Ò bÊt th-êng vµ xö lý, ®iÒu chØnh kÕ ho¹ch kÞp thêi. 1.5. Uû ban kiÓm so¸t. Uû ban kiÓm so¸t bao gåm nh÷ng ng-êi trong bé m¸y l·nh ®¹o cao nhÊt cña ®¬n vÞ nh- thµnh viªn héi ®ång qu¶n trÞ nh-ng kh«ng kiªm nhiÖm c¸c chøc vô qu¶n lý vµ nh÷ng chuyªn gia am hiÓu vÒ lÜnh vùc kiÓm so¸t. Uû ban kiÓm so¸t th-êng cã nhiÖm vô vµ quyÒn h¹n sau:  Gi¸m s¸t sù chÊp hµnh luËt ph¸p cña c«ng ty.  KiÓm tra vµ gi¸m s¸t c«ng viÖc cña kiÓm to¸n viªn néi bé.  Gi¸m s¸t tiÕn tr×nh lËp b¸o c¸o tµi chÝnh. 8 Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368  Dung hoµ nh÷ng bÊt ®ång (nÕu cã) gi÷a ban gi¸m ®èc víi c¸c kiÓm to¸n viªn bªn ngoµi. 1.6. M«i tr-êng bªn ngoµi. M«i tr-êng kiÓm so¸t chung cña mét doanh nghiÖp cßn phô thuéc vµo c¸c nh©n tè bªn ngoµi. C¸c nh©n tè nµy tuy kh«ng thuéc sù kiÓm so¸t cña c¸c nhµ qu¶n lý nh-ng cã ¶nh h-ëng rÊt lín ®Õn th¸i ®é, phong c¸ch ®iÒu hµnh cña c¸c nhµ qu¶n lý còng nh- sù thiÕt kÕ vµ vËn hµnh c¸c qui chÕ vµ thñ tôc kiÓm so¸t néi bé. Thuéc nhãm c¸c nh©n tè nµy bao gåm: sù kiÓm so¸t cña c¸c c¬ quan chøc n¨ng cña nhµ n-íc, ¶nh h-ëng cña c¸c chñ nî, m«i tr-êng ph¸p lý, ®-êng lèi ph¸t triÓn cña ®Êt n-íc… 2. HÖ thèng kÕ to¸n. HÖ thèng th«ng tin chñ yÕu lµ hÖ thèng kÕ to¸n cña ®¬n vÞ bao gåm hÖ thèng chøng tõ kÕ to¸n, hÖ thèng sæ kÕ to¸n, hÖ thèng tµi kho¶n kÕ to¸n vµ hÖ thèng b¶ng tæng hîp, c©n ®èi kÕ to¸n. Trong ®ã, qu¸ tr×nh lËp vµ lu©n chuyÓn chøng tõ ®ãng vai trß quan träng trong c«ng t¸c kiªm so¸t néi bé cña doanh nghiÖp. HÖ thèng chóng tõ vµ sæ s¸ch kÕ to¸n lµ nh÷ng c«ng cô ph¶n ¸nh c¸c nghiÖp vô kinh tÕ, chóng gåm nh÷ng kho¶n môc ®a d¹ng nh- ho¸ ®¬n b¸n hµng, ®¬n ®Æt mua hµng, sæ phô, sæ nhËt ký ban hµng… c¶ chøng tõ cña bót to¸n gèc vµ sæ s¸ch mµ trªn ®ã c¸c nghiÖp vô kinh tÕ ®-îc ph¶n ¸nh ®Òu quan träng, nh-ng tÝnh kh«ng ®Çy ®ñ cña chøng tõ th-êng g©y ra nh÷ng vÊn ®Ò lín vÒ kiÓm so¸t. Chøng tõ thùc hiÖn chøc n¨ng chuyÓn giao th«ng tin trong toµn tæ chøc cña c«ng ty. Chøng tõ ®Çy ®ñ ®Ó cung cÊp sù ®¶m b¶o hîp lý lµ tÊt c¶ tµi s¶n ®· ®-îc kiÓm so¸t ®óng ®¾n vµ tÊt c¶ nghiÖp vô kinh tÕ ®-îc ghi sæ chÝnh x¸c. Khi sö dông chøng tõ sæ s¸ch ph¶i ®¶m b¶o c¸c nguyªn t¾c sau:  Ph¶i ®-îc ®¸nh sè liªn tiÕp ®Ó dÏ dµng kiÓm so¸t c¸c chøng tõ bÞ thiÕu. 9 Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368  Ph¶i ®-îc lËp ngay vµo lóc nghiÖp vô kinh tÕ ph¸t sinh, hoÆc ngay sau ®ã cµng sím cµng tèt. Khi thêi gian cµng xa ®é tin cËy cña sæ s¸ch cµng gi¶m vµ c¬ héi ®Ó cã sai lÇm cµng t¨ng.  Ph¶i ®ñ ®¬n gi¶n ®Ó ®¶m b¶o lµ chóng râ rµng dÔ hiÓu. HÖ thèng tµi kho¶n ®-îc thiÕt lËp ®Ó ph©n lo¹i nh÷ng nghiÖp vô kinh tÕ thµnh nh÷ng tµi kho¶n riªng biÖt trªn b¸o c¸o kÕt qu¶ ho¹t ®éng kinh doanh vµ trªn b¶ng c©n ®èi tµi s¶n. S¬ ®å tµi kho¶n lµ mét c«ng cô kiÓm so¸t quan träng v× nã cung cÊp bè côc ®Ó x¸c ®Þnh th«ng tin tr×nh bµy cho ban qu¶n trÞ vµ nh÷ng ng-êi sö dông b¸o c¸o tµi chÝnh. Nã ph¶i bao gåm ®ñ th«ng tin ®Ó cho phÐp sù tr×nh bµy cña c¸c b¸o c¸o tµi chÝnh phï hîp víi c¸c nguyªn t¾c kÕ toµn ®· ®-îc thõa nhËn. S¬ ®å tµi kho¶n cã Ých trong viÖc ng¨n ngõa sai sãt do ph©n lo¹i sai nÕu nã m« t¶ chÝnh x¸c vµ chuÈn mùc lo¹i nghiÖp vô kinh tÕ nµo ph¶i ®-îc xÕp vµo tµi kho¶n ®ã. §iÒu ®Æc biÖt quan träng lµ nh÷ng m« t¶ ph¶i ph©n biÖt râ rµng gi÷a tµi s¶n, vèn, hµng tån kho vµ c¸c kho¶n môc chi phÝ v× chóng lµ nh÷ng lo¹i chñ yÕu mµ nh÷ng ng-êi bªn ngoµi sö dông b¸o c¸o tµi chÝnh quan t©m. Môc ®Ých cña mét hÖ thèng kÕ to¸n cña mét tæ chøc lµ sù nh©n biÕt, thu thËp, ph©n lo¹i, ghi sæ vµ b¸o c¸o c¸c nghiÖp vô kinh tÕ tµi chÝnh cña mét tæ chøc ®ã, tho¶ m·n chøc n¨ng th«ng tin vµ kiÓm tra cña ho¹t ®éng kÕ to¸n. mét hÖ th«ng kÕ to¸n h÷u hiÖu ph¶i b¶o ®¶m c¸c môc tiªu kiÓm so¸t chi tiÕt sau:  TÝnh cã thùc: c¬ cÊu kiÓm so¸t kh«ng cho phÐp ghi chÐp nh÷ng nghiÖp vô kh«ng cã thùc vµo sæ s¸ch cña ®¬n vÞ.  Sù phª chuÈn: b¶o ®¶m mäi nghiÖp vô x¶y ra ph¶i ®-îc phª chuÈn hîp lý.  TÝnh ®Çy ®ñ: b¶o ®¶m viÖc ph¶n ¸nh trän vÑn c¸c nghiÖp vô kinh tÕ ph¸t sinh.  Sù ®¸nh gi¸: b¶o ®¶m kh«ng cã s¹i ph¹m trong viÖc tÝnh to¸n c¸c kho¶n gi¸ phÝ. 10 Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368  Sù ph©n lo¹i: b¶o ®¶m c¸c nghiÖp vô ®-îc ghi chÐp ®óng theo s¬ ®å tµI kho¶n vµ ghi nh©n ®óng ®¾n ë c¸c laäi sæ s¸ch kÕ to¸n.  TÝnh ®óng kú: b¶o ®¶m viÖc ghi sæ c¸c nghiÖp vô ph¸t sinh ®-îc thùc hiÖn kÞp thêi theo quy ®Þnh.  Qu¸ tr×nh chuyÓn sæ vµ tæng hîp chÝnh x¸c: sè liÖu kÕ to¸n ®-îc ghi vµo sæ ph¶o ®-íc tæng céng vµ chuyÓn sæ ®óng ®¾n, tæng hîp chÝnh x¸c trªn c¸c b¸o c¸o tµi chÝnh cña doanh nghiÖp. 3. C¸c thñ tôc kiÓm so¸t. Thñ tôc kiÓm so¸t lµ c¸c quy chÕ vµ thñ tôc do nhµ qu¶n lý thiÕt lËp vµ thùc hiÖn nh»m ®¹t ®-îc c¸c môc tiªu qu¶n lý cô thÓ. Theo VSA 400 thñ tôc kiÓm so¸t lµ c¸c quy chÕ vµ thñ tôc do ban l·nh ®¹o ®¬n vÞ thiÕt lËp vµ chØ ®¹o thùc hiÖn trong ®¬n vÞ nh»m ®¹t ®-îc môc tiªu qu¶n lý cô thÓ. C¸c thñ tôc kiÓm so¸t chñ yÕu bao gåm:  LËp, kiÓm tra, so s¸nh vµ phª duyÖt c¸c sè liÖu, tµi liÖu liªn quan ®Õn ®¬n vÞ.  KiÓm tra tÝnh chÝnh x¸c cña c¸c sè liÖu tÝnh to¸n.  KiÓm tra ch-¬ng tr×nh øng dông vµ m«i tr-êng tin häc.  KiÓm tra sè liÖu gi÷a sæ kÕ to¸n tæng hîp vµ sæ kÕ to¸n chi tiÕt.  KiÓm tra vµ phª duyÖt c¸c tµi liÖu kÕ to¸n.  §èi chiÕu sè liÖu víi bªn ngoµi.  So s¸nh, ®èi chiÕu kÕt qu¶ kiÓm kª thùc tÕ víi sè liÖu trªn sæ kÕ to¸n.  Gíi h¹n viÖc tiÖp cËn trùc tiÕp víi c¸c tµi s¶n vµ c¸c tµi liÖu kÕ to¸n.  Ph©n tÝch, so s¸nh gi÷a sè liÖu thùc tÕ víi dù to¸n, kÕ ho¹ch. C¸c thñ tôc kiÓm so¸t thiªt lËp trong ®¬n vÞ dùa trªn ba nguyªn t¾c c¬ b¶n: nguyªn t¾c ph©n c«ng, ph©n nhiÖm râ rµng; nguyªn t¾c bÊt kiªm nhiÖm; vµ nguyªn t¾c uû quyÒn vµ phª chuÈn.  Nguyªn t¾c ph©n c«ng ph©n nhiÖm: theo nguyªn t¾c nµy, tr¸ch nhiÖm vµ c«ng viÖc cÇn ®-îc ph©n chia cô thÓ cho nhiÒu bé phËn vµ cho nhiÒu 11 Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368 ng-êi trong bé phËn. ViÖc ph©n c«ng, ph©n nhiÖm râ rµng t¹o sù chuyªn m«n ho¸ trong c«ng viÖc, sai sãt Ýt x¶y ra vµ khi x¶y ra th-êng dÔ ph¸t hiÖn do cã sù kiÓm tra chÐo. Trong ph©n c«ng ph©n nhiÖm cÇn tr¸nh c¶ hai xu h-íng qu¸ tËp trung hoÆc qu¸ ph©n t¸n. Qu¸ tËp trung dÔ dÉn ®Õn l¹m quyÒn, qu¸ ph©n t¸n dÔ dÉn ®Õn nh÷ng quyÕt ®Þnh trong qu¶n lý kh«ng ®¸p øng ®-îc yªu cÇu kÞp thêi hoÆc khong chuÈn x¸c, tõ ®ã c¸c cÊp cã thÈm quyÒn khong n¾m ®-îc th«ng tin.  Nguyªn t¾c bÊt kiªm nhiÖm: nguyªn t¾c nµy qui ®Þnh sù c¸ch lý thÝch hîp vÒ tr¸ch nhiÖm trong c¸c nghiÖp vô cã liªn quan nh»m ng¨n ngõa c¸c sai ph¹m vµ hµnh vÞ l¹m dông quyÒn h¹n. Ba sù c¸ch ly quan träng nhÊt c©n l-u ý lµ: - C¸ch ly quyÒn phª chuÈn nghiÖp vô víi viÖc thùc hiÖn nghiÖp vô kinh tÕ ®Ó tr¸nh sù l¹m dông quyÒn h¹n sö dông nguån lùc mét c¸ch tuú tiÖn. - C¸ch ly viÖc b¶o qu¶n tµI s¶n víi kÕ to¸n: mét ng-êi thùc hiÖn c¶ hai chøc n¨ng nµy sÏ cã nhiÒu rñi ro lµ anh ta b¸n tµi s¶n ®Ó thu lîi c¸ nh©n råi ®iÒu chØnh sæ s¸ch ®Ó trèn tr¸nh tr¸ch nhiªm. - C¸ch ly chøc n¨ng thùc hiÖn nhiÖm vô vµ kiÓm so¸t nghiÖp vô, cã nh- vËy chøc n¨ng kiÓm so¸t míi cã t¸c dông vµ viÖc thùc hiÖn nghiÖp vô míi nghiªm tóc. §Ó ®¶m b¶o thùc hiÖn nguyªn t¾c nµy, ®iÒu 9 - ®iÒu lÖ tæ chøc kÕ to¸n nhµ n-íc, ®· quy ®Þnh: “ c¸n bé kÕ to¸n ë c¸c ®¬n vÞ quèc doanh, c«ng ty hîp doanh, vµ c¸c ®¬n vÞ cã sö dông kinh phÝ cña nhµ nuíc hoÆc ®oµn thÓ kh«ng ®-îc kiªm nhiÖm lµm thñ kho, thñ quÜ, tiÕp liÖu vµ c¸c c«ng t¸c vËt chÊt kh¸c. L·nh ®¹o ®¬n vÞ, kÓ c¶ l·nh ®¹o c«ng t¸c tµi chÝnh, kÕ to¸n cña ®¬n vÞ nªu trªn kh«ng ®-îc bè trÝ nh÷ng ng-êi th©n trong gia ®×nh lµm c«ng t¸c tµi chÝnh kÕ to¸n, thñ kho, thñ quü t¹i ®¬n vÞ m×nh”.  Nguyªn t¾c uû quyÒn vµ phª chuÈn. 12 Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368 Theo sù uû quyÒn cña c¸c nhµ qu¶n lý, c¸c cÊp d-íi ®-îc giao cho quyÕt ®Þnh vµ gi¶i quyÕt mét sè c«ng viÖc trong mét ph¹m vi nhÊt ®Þnh. Qu¸ tr×nh uû quyÒn ®-íc tiÕp tôc më réng xuèng c¸c cÊp thÊp h¬n t¹o nªn mét hÖ thèng ph©n chia tr¸ch nhiÖm vµ quyÒn h¹n mµ vÉn kh«ng lµm mÊt tÝnh tËp trung cña doanh nghiÖp. Bªn c¹nh ®ã, ®Ó tu©n thñ tèt c¸c qu¸ tr×nh kiÓm so¸t, mäi nghiÖp vô kinh tÕ ph¶i ®-îc phª chuÈn ®óng ®¾n. sù phª chuÈn ®-îc thùc hiÖn qua hai lo¹i: phª chuÈn chung vµ phª chuÈn cô thÓ. Sù phª chuÈn chung ®-îc thùc hiÖn th«ng qua viÖc x©y dùng c¸c chÝnh s¸ch chung vÒ nh÷ng mÆt ho¹t ®éng cô thÓ cho c¸c c¸n bé cÊp d-íi tu©n thñ. Sù phª chuÈn cô thÓ ®-îc thùc hiÖn theo tõng nghiÖp vô kinh tÕ riªng. Ngoµi nh÷ng nguyªn t¾c c¬ b¶n trªn, c¸c thñ tôc kiÓm so¸t cßn bao gåm viÖc qui ®Þnh chøng tõ sæ s¸ch ph¶i ®Çy ®ñ, qu¸ tr×nh kتm so¸t vËt chÊt ®èi víi tµi s¶n vµ sæ s¸ch vµ kiÓm so¸t ®éc lËp viÖc thùc hiÖn c¸c ho¹t ®éng cña ®¬n vÞ. 4. KiÓm to¸n néi bé. 4.1. Kh¸i niÖm vÒ kiÓm to¸n néi bé. KiÓm to¸n néi bé lµ mét bé phËn ®éc lËp cña ®¬n vÞ, thùc hiÖn chøc n¨ng kiÓm tra vµ ®¸nh gi¸ c¸c ho¹t ®éng phôc vô yªu cÇu qu¶n trÞ néi bé ®¬n vÞ. Theo chuÈn mùc thùc hµnh kiÓm to¸n néi bé do viÖn kiÓm to¸n néi bé Hoa Kú ban hµnh 1978, “kiÓm to¸n néi bé lµ mét chøc n¨ng ®¸nh gi¸ ®éc lËp ®-îc thiÕt kÕ trong mét tæ chøc ®Ó kiÓm tra, ®¸nh gi¸ c¸c ho¹t ®éng cña tæ chøc nh- lµ mét ho¹t ®éng phôc vô cho mét tæ chøc. Theo liªn ®oµn kÕ to¸n quèc tÕ (IFAC), kiÓm to¸n néi bé lµ “mét ho¹t ®éng ®¸nh gi¸ ®-îc lËp ra trong mét doanh nghiÖp nh- lµ mét lo¹i dÞch vô cho doanh nghiÖp ®ã, cã chøc n¨ng kiÓm tra, ®¸nh gi¸ vµ gi¸m s¸t thÝch hîp va hiÖu qu¶ cña hÖ thèng kÕ to¸n vµ kiÓm so¸t néi bé”. 13 Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368 Lµ mét trong nh÷ng nh©n tè c¬ b¶n cña hÖ thèng kiÓm so¸t néi bé cña doanh nghiÖp, bé phËn kiÓm to¸n néi bé cung cÊp mét sù quan s¸t, ®¸nh gi¸ th-êng xuyªn vÒ toµn bé ho¹t ®éng cña doanh nghiÖp, bao gåm c¶ tÝnh hiÖu qu¶ cña viÖc thiÕt kÕ vµ vËn hµnh c¸c chÝnh s¸ch vµ thñ tôc vÒ kiÓm so¸t néi bé. Bé phËn kiÓm to¸n néi bé h÷u hiÖu sÏ gióp cho doanh nghiÖp cã ®-îc nh-ng th«ng tin kÞp thêi vµ x¸c thùc vÒ c¸c ho¹t ®éng trong doanh nghiÖp, chÊt l-îng cña ho¹t ®éng kiÓm so¸t nh»m kÞp thêi ®iÒu chØnh vµ bæ sung c¸c qui chÕ kiÓm so¸t thÝch hîp vµ hiÖu qu¶. 4.2. Chøc n¨ng vµ nhiÖm vô cña kiÓm to¸n néi bé. 4.2.1. Chøc n¨ng cña kiÓm to¸n néi bé. KiÓm to¸n néi bé h×nh thµnh do nhu cÇu qu¶n lý nªn chøc n¨ng cña nã còng tr¶I qua qu¸ tr×nh ph¸t triÓn tõ thÊp tíi cao cïng víi khoa häc qu¶n lý kinh tÕ, tr×nh ®é vµ kinh nghiÖm qu¶n lý cña c¸c nhµ qu¶n lý doanh nghiÖp. MÆc dï theo kinh nghiÖm cña c¸c n-íc cã nÒn kinh tÕ thÞ tr-êng ph¸t triÓn, chøc n¨ng cña kiÓm to¸n néi bé hiÖn ®¹i lµ ®¸nh gi¸ ®éc lËp hÖ thèng kiÓm so¸t néi bé, nh-ng chøc n¨ng truyÒn thèng cña kiÓm to¸n néi bé lµ xem xÐt, ®¸nh gi¸ ®é tin cËy, thèng nhÊt cña c¸c th«ng tin tµi chÝnh, ®¸nh gi¸ viÖc sö dông tiÕt kiÖm, h÷u hiÖu vèn vµ tµi s¶n cña doanh nghiÖp. ChÝnh v× thÕ, viÖc qui ®Þnh chøc n¨ng cña kiÓm to¸n néi bé cÇn ph¶i xem xÐt phï hîp víi ®iÒu kiÖn cô thÓ cña tõng quèc gia, tõng khu vùc kinh tÕ, tõng ngµnh vµ tõng ®¬n vÞ cô thÓ. 4.2.2. NhiÖm vô cña kiÓm to¸n néi bé. VÒ c¬ b¶n nhiÖm vô cña kiÓm to¸n néi bé gåm nh÷ng nhiÖm vô sau: Thø nhÊt: kiÓm tra tÝnh hîp ph¸p, hîp lÖ cña c¸c chøng tõ, tµi liÖu, sè liÖu kÕ to¸n, viÖc chÊp hµnh chÕ ®é, thÓ lÖ kÕ to¸n tµi chÝnh cña nhµ n-íc, kiÓm tra viÖc tu©n thñ c¸c chÝnh s¸ch, c¸c qui ®Þnh, c¸c kÕ ho¹ch vµ thñ tôc hiÖn hµnh. C¸c kiÓm to¸n viªn néi bé ph¶i kiÓm tra c¸c hÖ thèng thiÕt lËp xem cã sù b¶o ®¶m, sù tu©n thñ víi c¸c chÝnh s¸ch, thñ tôc, biÖn ph¸p vµ c¸c qui ®Þnh mµ cã thÓ t¸c ®éng quan träng ®Õn mäi ho¹t ®éng cña tæ chøc. TiÕp nèi víi 14 Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368 chøc n¨ng nµy, trong mét sè tr-êng hîp vµ nÕu ®-îc phÐp cña ban qu¶n trÞ tèi cao, c¸c kiÓm to¸n viªn néi bé ®¸nh gi¸ tÝnh hîp lý vµ sù -u viÖt cña c¸c chÝnh s¸ch, qui ®Þnh, kÕ ho¹ch tr-íc khi ®i ®Õn viÖc x¸c ®Þnh møc ®é tu©n thñ. Hä sÏ chØ ra kho¶n lîi nhuËn tõ c¸c ho¹t ®éng bëi viÖc tu©n thñ thÝch ®¸ng c¸c chÝnh s¸ch, c¸c kÕ ho¹ch vµ thñ tôc ®-îc lËp ra, c¸c mÊt m¸t nÕu kh«ng cã sù tu©n thñ ®ã. Bªn c¹nh ®ã, c¸c kiÓm to¸n viªn néi bé ph¶i kiÓm tra tÝnh ph¸p lý cña c¸c th«ng tin kÕ to¸n víi chuÈn mùc lµ c¸c qui ®Þnh ph¸p chÕ cña nhµ n-íc. Thø hai: kiÓm tra tÝnh trung thøc vµ ®é tin cËy cña th«ng tin trong ®ã chñ yÕu lµ kiÓm tra vµ x¸c ®Þnh møc ®é trung thùc, hîp lý cña c¸c b¸o c¸o quyÕt to¸n do kÕ to¸n vµ c¸c bé phËn kh¸c trong doanh nghiÖp lËp ra. KiÓm to¸n viªn néi bé ph¶i kiÓm tra tÝnh trung thùc vµ ®é tin cËy cña th«ng tin kh«ng chØ cña b¶n th©n c¸c th«ng tin tµi chÝnh mµ c¶ c¸c ho¹t ®éng vµ ph-¬ng tiÖn ®-îc sö dông ®Ó x¸c minh, ®o ®¹c, ph©n lo¹i vµ b¸o c¸o c¸c th«ng tin ®ã. ViÖc kiÓm tra hÖ th«ng th«ng tin nµy lµ c¬ së ®Ó kh¼ng ®Þnh c¸c sæ s¸ch vµ b¸o c¸o tµi chÝnh chøa ®ùng c¸c th«ng tin chÝnh x¸c, kÞp thêi vµ h÷u Ých. C¸c kiÓm to¸n viªn néi bé thùc hiÖn kiÓm tra c¸c b¸o c¸o tµi chÝnh cña doanh nghiÖp trong hai tr-êng hîp:  Tr-êng hîp thø nhÊt: víi môc ®Ých gióp chñ doanh nghiÖp hay nhµ qu¶n lý cña doanh nghiÖp kiÓm tra l¹i c¸c th«ng tin tµi chÝnh, kiÓm to¸n viªn néi bé tiÕn hµnh kiÓm tra, so¸t xÐt viÖc tÝnh to¸n, ph©n lo¹i b¸o c¸o, thÈm ®Þnh cô thÓ c¸c kho¶n môc c¸ biÖt. §iÒu nµy còng cã t¸c dông gi¶m phÝ kiÓm to¸n cña c¸c kiÓm to¸n viªn ®éc lËp khi c«ng viÖc cña kiÓm to¸n viªn néi bé ®¹t hiÖu qu¶ tèt.  Tr-êng hîp thø hai: c«ng viÖc kiÓm tra ®-îc thùc hiÖn nh»m hoµn thiÖn viÖc thÈm tra c¸c lÜnh vùc kh¸c ®Ó cã thÓ ®-a ra kÕt luËn. Thø ba: kiÓm tra viÖc tu©n thñ c¸c môc tiªu ®Ò ra ®èi víi c¸c ch-¬ng tr×nh hay c¸c ho¹t ®éng nghiÖp vô. KiÓm tra x¸c nhËn gi¸ trÞ vèn gãp cña doanh nghiÖp vµ c¸c ®èi t¸c tham gia liªn doanh víi doanh nghiÖp. KiÓm 15 Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368 tra x¸c nhËn tÝnh trung thùc, hîp lý, ®Çy ®ñ cña sè liÖu kÕ to¸n vµ b¸o c¸o quyÕt to¸n cña ®¬n vÞ liªn doanh. KiÓm to¸n viªn néi bé ph¶i kiÓm tra ho¹t ®éng hay ch-¬ng tr×nh ®Ó xem xÐt kÕt qu¶ thñ ®-îc cã phï hîp víi môc tiªu ®Ò ra hay kh«ng vµ c¸c ho¹t ®éng, ch-¬ng tr×nh ®ã cã ®-îc thùc hiÖn theo kÕ ho¹ch ®· ®Þnh hay kh«ng. Thø t-: kiÓm tra c¸c ph-¬ng tiÖn b¶o ®¶m an toµn cho tµi s¶n. kiÓm tra tÝnh hiÖu qu¶ vµ ph¸p lý cña hÖ thèng kiÓm so¸t néi bé trong ®ã cã hÖ thèng kÕ to¸n. Gi¸m s¸t sù ho¹t ®éng vµ tham gia hoµn thiÖn chóng. C¸c kiÓm to¸n viªn néi bé ph¶i kiÓm tra c¸c ph-¬ng tiÖn ®-îc sö dông ®Ó ®¶m b¶o an toµn cho c¸c tµi s¶n ®Ó tr¸nh mÊt m¸t. §ång thêi cÇn cã nh÷ng kiÕn nghÞ cho nhµ qu¶n lý ®Ó phßng ngõa c¸c hµnh vi bÊt hîp ph¸p x©m ph¹m tµi s¶n cña ®¬n vÞ. Thø n¨m: ®¸nh gi¸ viÖc thùc hiÖn nhiÖm vô vµ hiÖu qu¶ ho¹t ®éng cña c¸c nguån lùc. KiÓm to¸n viªn ph¶i ®¸nh gi¸ chÊt l-îng thùc hiÖn c¸c nhiÖm vô ®-îc giao. ViÖc thùc hiÖn nµy liªn quan ®Õn c¸c nhãm hay c¸c nh©n viªn cña ®¬n vÞ. ë ®©y kiÓm to¸n viªn kh«ng chØ quan t©m tíi viÖc c¸c nhãm hay c¸c nh©n viªn thùc hiÖn c«ng viÖc cña hä cã mang l¹i nhiÒu lîi nhuËn cho doanh nghiÖp hay kh«ng? Do c¸c c«ng viÖc rÊt ®a d¹ng trong mét tæ chøc kinh tÕ nªn ®Ó hoµn thµnh ®-îc nhiÖm vô trªn, bé phËn kiÓm to¸n ph¶i tuyÓn chän ®-îc nh÷ng ng-êi cã tr×nh ®é nghiÖp vô t-¬ng xøng. Thø s¸u: thÈm tra c¸c thñ tôc kiÓm so¸t ®Ó x¸c ®Þnh tÝnh thÝch hîp vµ -u viÖt cña nã. KiÓm tra tÝnh hiÖu qu¶ vµ tÝnh ph¸p lý cña qui chÕ kiÓm so¸t néi bé ®ång thêi cã kiÕn nghÞ hoµn thiÖn c¸c qui chÕ nµy. ThiÕt lËp hÖ thèng kiÓm so¸t néi bé ®ång thêi kiÓm to¸n néi bé ph¶i thùc hiÖn viÖc gi¸m s¸t thùc hiÖn c¸c qui chÕ kiÓm so¸t néi bé ®· ®Ò ra, qua ®ã ph¸t hiÖn nh÷ng ®iÓm ch-a hîp lý ®Ó tham gia hoµn thiÖn chóng. Môc ®Ých cña viÖc thÈm tra tÝnh thÝch hîp cña kiÓm to¸n néi bé ®Ó kh¼ng ®Þnh r»ng hÖ thèng kiÓm so¸t néi bé vËn hµnh ®Òu ®Æn vµ cã hiÖu qu¶, ®¸p øng mäi môc tiªu ®· ®Þnh tr-íc. 16 Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368 Thø b¶y: c¸c nhiÖm vô ®Æc biÖt kh¸c. Ngoµi c¸c nhiÖm vô chÝnh trªn, kiÓm to¸n viªn néi bé cã thÓ ®-îc giao bÊt cø nhiÖm vô g× mµ cã Ých cho ban gi¸m ®èc nh-: ®iÒu tra vÒ c¸ nh©n, ®¹i diÖn cho ban gi¸m ®èc hoÆc gi¸m s¸t trong c¸c tho¶ thuËn, tham gia vµo c¸c ch-¬ng tr×nh ®µo t¹o cña ®¬n vÞ… Th«ng qua viÖc thùc hiÖn c¸c nhiÖm vô trªn, kiÓm to¸n viªn néi bé cã tr¸ch nhiÖm h-íng dÉn nghiÖp vô cho c¸n bé kÕ to¸n vµ c¸c c¸n bé nghiÖp vô kh¸c cã liªn quan, ®Ò xuÊt c¸c quyÕt ®Þnh qu¶n lý, xö lý vÒ tµi chÝnh kÕ to¸n vµ c¸c néi dung xö lý kh¸c. 4.3. Tæ chøc bé m¸y kiÓm to¸n néi bé, 4.3.1. Nguyªn t¾c cña tæ chøc bé m¸y kiÓm to¸n néi bé. Bé m¸y kiÓm to¸n bao gåm con ng-êi vµ c¸c ph-¬ng tiÖn chøa ®ùng c¸c yÕu tè cÊu thµnh cña kiÓm to¸n ®Ó thùc hiÖn chøc n¨ng cña kiÓm to¸n. Tæ chøc bé m¸y kiÓm to¸n chÝnh lµ viÖc t¹o ra c¸c mèi liªn hÖ gi÷a c¸c yÕu tè cÊu thµnh kiÓm to¸n, gi÷a c¸c ph©n hÖ trong hÖ thèng kiÓm to¸n vµ chÝnh gi÷a b¶n th©n cña hÖ thèng kiÓm to¸n víi c¸c yÕu tè kh¸c trong m«i tr-êng ho¹t ®éng cña kiÓm to¸n. ChÝnh tõ viÖc tæ chøc bé m¸y kiÓm to¸n mµ c¸c mèi liªn hÖ ®-îc duy tr× ®¶m b¶o cho hÖ thèng thùc hiÖn tèt chøc n¨ng x¸c minh vµ bµy tá ý kiÕn. Tæ chøc bé m¸y kiÓm to¸n néi bé ph¶o ®¶m b¶o:  TÝnh khoa häc: tæ chøc bé m¸y kiÓm to¸n néi bé ph¶i phï hîp víi nguyªn lý chung cña lý thuyÕt kiÓm to¸n. Tuú theo ®Æc ®iÓm tæ chøc cña doanh nghiÖp lµ tæ chøc theo ph-¬ng ph¸p chøc n¨ng hay trùc tuyÕn tham m-u mµ ®-a ra m« h×nh tæ chøc bé m¸y kiÓm to¸n néi bé cho phï hîp.  TÝnh nghÖ thuËt: tæ chøc bé m¸y kiÓm to¸n néi bé ph¶i chó ý tíi nh©n tè con ng-êi. Trong s¬ ®å tæ chøc bé m¸y kiÓm to¸n cÇn ph¶i ph©n c«ng râ rµng chøc n¨ng vµ nhiÖm vô cña mçi kiÓm to¸n viªn nh»m ®¹t hiÖu qu¶ vµ hiÖu suÊt cao. Ph¶i ®¶m b¶o ®ñ vÒ sè l-îng nh©n viªn trong bé phËn kiÓm to¸n còng lµ mét vÊn ®Ò quan träng. 17 Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368  §iÒu quan träng trong tæ chøc bé m¸y kiÓm to¸n néi bé lµ ph¶i x¸c ®Þnh quy m« cña doanh nghiÖp: doanh nghiÖp cã thùc sù cÇn bé m¸y kiÓm to¸n néi bé hay kh«ng, quy m« cña doanh nghiÖp nh- thÕ th× bé m¸y kiÓm to¸n nªn cã quy m« nh- thÕ nµo th× thÝch hîp…  Tæ chøc bé m¸y kiÓm to¸n néi bé ph¶i tuú theo c¬ cÊu cña doanh nghiÖp nh- thÕ nµo mµ tæ chøc sao cho ®em l¹i hiÖu qu¶ cao nhÊt, tèn chi phÝ Ýt nhÊt. VÒ tæ chøc, bé phËn kiÓm to¸n néi bé ph¶i trùc thuéc mét cÊp cao ®ñ ®Ó kh«ng giíi h¹n ph¹m vi ho¹t ®éng cña nã, ®ång thêi ph¶i ®-îc giao mét quyÒn h¹n t-¬ng ®èi réng r·i vµ ho¹t ®«ng t-¬ng ®èi ®éc lËp víi phßng kÕ to¸n vµ c¸c bé phËn ho¹t ®éng ®-îc kiÓm tra.  VÒ nh©n sù, bé phËn kiÓm to¸n néi bé ph¶i tuyÓn chän nh÷ng nh©n viªn cã n¨ng lùc chuyªn m«n vµ ®¹o ®ùc nghÒ nghiÖp phï hîp víi c¸c qui ®Þnh hiÖn hµnh. 4.3.2. M« h×nh tæ chøc bé m¸y kiÓm to¸n néi bé. Bé m¸y kiÓm to¸n néi bé lµ hÖ thèng tæ chøc cña c¸c kiÓm to¸n viªn do ®¬n vÞ tù lËp theo yªu cÇu qu¶n trÞ néi bé vµ thùc hiÖn nÒ nÕp, kû c-¬ng qu¶n lý. §Ó tæ chøc vµ qu¶n lý ho¹t ®éng kiÓm to¸n néi bé trong bé m¸y l·nh ®¹o cao nhÊt cña ®¬n vÞ cö ra nh÷ng ng-êi phô tr¸ch c«ng viÖc nµy. Theo yªu cÇu ®o, th«ng th-êng mét uû ban kiÓm to¸n ®-îc lËp ra do mét tËp thÓ th-êng bao gåm 3 thµnh viªn héi ®ång qu¶n trÞ phô tr¸ch. Trong tr-êng hîp cÇn thiÕt, héi ®ång qu¶n trÞ cã thÓ quyÕt ®Þnh thuª c¸c chuyªn gia kiÓm to¸n tham gia hoÆc t- vÊn cho uû ban. Uû ban kiÓm to¸n, võa cã tr¸ch nhiÖm trong tæ chøc ho¹t ®éng kiÓm to¸n néi bé, võa cã tr¸ch nhiÖm t¹o lËp mèi quan hÖ víi chñ thÓ kiÓm to¸n tµi chÝnh tõ bªn ngoµi. Trong tr-êng hîp kh«ng cã héi ®ång qu¶n trÞ, chñ ®Çu thoÆc ng-êi ®-îc uû quyÒn phô tr¸ch sÏ chØ ®¹o c«ng t¸c kiÓm to¸n. TÊt nhiªn, uû ban kiÓm to¸n hoÆc ng-êi phô tr¸ch chØ cã chøc n¨ng tæ chøc, chØ ®¹o c«ng viÖc kiÓm to¸n. Ng-êi thùc hiÖn kiÓm to¸n né bé lµ nh÷ng kiÓm to¸n viªn 18 Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368 trong ®¬n vÞ hoÆc chuyªn gia tõ bªn ngoµi. Tõ ®ã cã thÓ cã hai m« h×nh c¬ b¶n lµ héi ®ång hay bé phËn kiÓm to¸n néi bé vµ gi¸m ®Þnh viªn kÕ to¸n.  Héi ®ång hay bé phËn kiÓm to¸n néi bé: lµ m« h×nh phæ biÕn ®Æc biÖt ë c¸c n-íc B¾c Mü. Thµnh viªn cña bé phËn nµy lµ c¸c kiÓm to¸n viªn néi bé. Sè l-îng vµ c¬ cÊu c¸c thµnh viªn tuú thuéc vµo quy m« cña ®¬n vÞ, vµo nhiÖm vô kiÓm to¸n néi bé cô thÓ trong tõng thêi kú. Héi ®ång cã nhiÖm vô thùc hiÖn tÊt c¶ c¸c c«ng viÖc do uû ban kiÓm to¸n giao cho kÎ c¶ viÖc x©y dùng hoÆc hoµn thiÖn qui chÕ ®· ban hµnh vµ c¶ c«ng viÖc ®ét xuÊt kh¸c. M« h×nh nµy cã -u ®iÓm lµ rÊt thÝch hîp víi c¸c doanh nghiÖp cã qui m« lín. Tuy nhiªn, ®iÒu kiÖn tiªn quyÕt ®Ó ph¸t huy -u viÖt nµy lµ chÊt l-îng ®éi ngò kiÓm to¸n viªn néi bé.  Gi¸m ®Þnh viªn kÕ to¸n: lµ m« h×nh øng dông phæ biÕn ë c¸c xÝ nghiÖp nhµ n-íc vµ c¸c doanh nghiÖp cã qui m« nhá. Trong tr-êng hîp nµy, ng-êi thùc hiÖn c«ng viÖc kiÓm to¸n cã thÓ lµ kiÓm to¸n viªn chuyªn nghiÖp, thËm chÝ ë mét s« n-íc trong c¸c xÝ nghiÖp c«ng vµ doanh nghiÖp nhµ n-íc ®-îc biªn chÕ trong bé m¸y kiÓm to¸n nhµ n-íc. M« h×nh nµy rÊt thÝch hîp víi c¸c xÝ nghiÖp c«ng, c¸c doanh nghiÖp cã qui m« nhá kh«ng cÇn biªn chÕ kiÓm to¸n viªn néi bé. Nã ph¸t huy ®-îc thÕ m¹nh nghÒ nghiÖp cña c¸c chuyªn gia giái. Tuy nhiªn trong tr-êng hîp nµy chi phi kiÓm to¸n th-êng cao do ph¶i thuª nh©n viªn. MÆt kh¸c, do c«ng viÖc kiÓm to¸n néi bé còng do sè Ýt chuyªn gia cã tr×nh ®é cao ®¶m nhiÖm nªn cÇn chó träng ®¶m b¶o tÝnh kh¸ch quant rung thùc cña kiÓm to¸n viªn b»ng c¸c ph-¬ng ph¸p bæ sung nh- kiÓm tra chÐo, ®Þnh kú thay ®æi n¬i lµm viÖc cña c¸c kiÓm to¸n viªn t¨ng c-¬ng tr¸ch nhiÖm cña kiÓm tra bªn ngoµi… Thùc tÕ t¹i mét sè n¬i cho thÊy bé m¸y kiÓm to¸n néi bé ®-îc thiÕt lËp t¹i c¸c c¬ quan vµ tæ chøc kinh tÕ nhµ n-íc cã thÓ lµ ch©n rÕt cña c¸c c¬ quan h÷u quan. Trong nh÷ng tr-êng hîp nµy bé phËn kiÓm to¸n néi bé chÞu sù chØ ®¹o trùc tiÕp cña c¬ quan tæng kiÓm so¸t, kiÓm to¸n nhµ n-íc, bé tµi chÝnh. 19 Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368 KiÓm to¸n viªn néi bé ®-îc kiÓm to¸n nhµ n-íc ®µo t¹o, bæ nghiÖm, qu¶n lý vµ chØ ®¹o ho¹t ®éng. ViÖc x©y dùng m« h×nh nh- vËy cã -u ®iÓm lµ: - Thèng nhÊt qu¶n lý nhµ n-íc ®èi víi ho¹t ®éng kiÓm to¸n néi bé trong c¸c c¬ quan vµ tæ chøc kinh tÕ nhµ n-íc. - Tiªu chuÈn ho¸ ®-îc ®éi ngò kiÓm to¸n viªn. - C«ng t¸c kiÓm to¸n néi bé sÏ ®-îc h-íng dÉn vµ chØ ®¹o thèng nhÊt. - KiÓm to¸n néi bé sÏ trë thµnh c«ng cô hç trî ®¾c lùc cho c¬ quan kiÓm to¸n nhµ n-íc trong viÖc thùc hiÖn ho¹t ®éng kiÓm tra, kiÓm so¸t khi bé m¸y kiÓm to¸n nhµ n-íc míi h×nh thµnh víi sè l-îng kiÓm to¸n viªn cßn Ýt ái so víi nhu cÇu thùc tÕ. Tõ nh÷ng vai trß cña kiÓm to¸n néi bé trong doanh nghiÖp th× viÖc tæ chøc kiÓm to¸n néi bé trong doanh nghiÖp lµ cÇn thiÕt ®Ó n©ng cao hiÖu qu¶ ho¹t ®éng cña doanh nghiÖp. Tuy nhiªn, tuú theo quy m« cña doanh nghiÖp mµ tæ chøc bé m¸y kiÓm to¸n cho phï hîp. Bé m¸y kiÓm to¸n néi bé trong doanh nghiÖp nªn ®-îc tæ chøc nh- thÕ nµo? vÊn ®Ò nµy cã hai lo¹i quan ®iÓm kh¸c nhau: Quan ®iªm thø nhÊt: bé m¸y kiÓm to¸n néi bé trùc thuéc héi ®ång qu¶n trÞ mµ trùc tiÕp lµ chÞu sù chØ ®¹o cña ban kiÓm so¸t. M« h×nh 1: m« h×nh bé m¸y kiÓm to¸n néi bé trùc thuéc héi ®ång qu¶n trÞ. 20