Tài liệu Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại công ty tnhh thương mại chăn nuôi tiến thành luận văn thạc sĩ

1 BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƢỜ G ĐẠI ỌC ẠC Ồ G  P A T Ị C ÂU GÀ OÀ T IỆ CÔ G TY T Ệ T Ố G KIỂM SOÁT ỘI BỘ TẠI T ƢƠ G MẠI C Ă TIẾ T À UẬ VĂ T ẠC SĨ KẾ TOÁ ĐỒ G AI, ĂM 2015 UÔI 2 BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƢỜ G ĐẠI ỌC ẠC Ồ G  P A T Ị C ÂU GÀ OÀ T IỆ Ệ T Ố G KIỂM SOÁT ỘI BỘ TẠI CÔ G TY T T ƢƠ G MẠI C Ă TIẾ T À Chuyên ngành: Kế toán Mã số: 60340301 UẬ VĂ T ẠC SĨ KẾ TOÁ GƢỜI ƢỚ G DẪ K OA PGS.TS VÕ VĂ Ị ĐỒ G AI, ĂM 2015 ỌC: UÔI 3 ỜI CẢM Ơ Tôi xin trân trọng cảm ơn đến Ban Giám hiệu, Khoa sau đại học và toàn thể các Quý Thầy, Cô tham gia giảng dạy tại Trƣờng Đại học Lạc Hồng đã quản lý, truyền đạt những kiến thức quý báu trong thời gian tôi tham gia khóa học. Tôi xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc đến Thầy PGS.TS Võ Văn Nhị đã tận tình hƣớng dẫn, giúp đỡ và khích lệ tôi trong suốt quá trình thực hiện luận văn này, cũng nhƣ đã giúp đỡ tôi hoàn thiện kiến thức chuyên môn của bản thân. Tôi xin chân thành cảm ơn Ban Giám đốc và các anh chị tại Công ty TNHH Thƣơng Mại Chăn Nuôi Tiến Thành đã tạo điều kiện và giúp đỡ tôi trong quá trình khảo sát số liệu và hoàn thiện luận văn này. Và xin cảm ơn gia đình, bạn bè luôn bên cạnh động viên, khuyến khích và tạo điều kiện thuận lợi nhất để tôi hoàn thành luận văn này. Xin trân trong cảm ơn! Tác giả luận văn Phan Thị Châu gà 4 ỜI CAM ĐOA Luận văn với đề tài “Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty TNHH Thƣơng Mại Chăn Nuôi Tiến Thành” là do tôi nghiên cứu thực hiện dƣới sự hƣớng dẫn khoa học của Thầy PGS.TS Võ Văn Nhị. Các thông tin trong luận văn là những thông tin thu thập thực tế tại Công ty. Luận văn này chƣa đƣợc công bố dƣới bất kỳ hình thức nào. Tôi xin hoàn toàn chịu trách nhiệm về lời cam đoan của mình Đồng Nai, ngày ...... tháng ...... năm 2015 Tác giả luận văn Phan Thị Châu gà 5 TÓM TẮT UẬ VĂ Luận văn “Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty TNHH Thƣơng Mại Chăn Nuôi Tiến Thành” đã trình bày lý luận về hệ thống KSNB dựa trên nền tảng lý thuyết kiểm soát nội bộ, thông qua việc đánh giá thực trạng năm bộ phận cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ: môi trƣờng kiểm soát, đánh giá rủi ro, hoạt động kiểm soát, thông tin và truyền thông, giám sát tại Công ty, phân tích thực trạng hệ thống KSNB, từ đó, đƣa ra những nhận xét, đánh giá điểm mạnh, điểm yếu của hệ thống KSNB và đƣa ra một số giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty, giúp Công ty quản lý tốt các nguồn lực, đồng thời nâng cao hiệu quả hoạt động tại Công ty. 6 MỤC ỤC Trang phụ bìa Lời cảm ơn Lời cam đoan Tóm tắt luận văn Mục lục Danh mục từ viết tắt Danh mục các lƣu đồ Danh mục các sơ đồ Phần mở đầu ........................................................................................................ 1 1. Lý do chọn đề tài ......................................................................................... 1 2. Tổng quan các nghiên cứu có liên quan đến đề tài ..................................... 2 3. Mục tiêu nghiên cứu của đề tài ................................................................... 3 4. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu ............................................................... 3 5. Phƣơng pháp thực hiện ................................................................................ 3 6. Những đóng góp mới của đề tài .................................................................. 4 7. Kết cấu của đề tài ........................................................................................ 4 Chƣơng 1: Tổng quan về hệ thống KS B trong doanh nghiệp ...................... 5 1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của KSNB ............................................... 5 1.1.1 Giai đoạn tiền COSO 1992................................................................ 5 1.1.2 Giai đoạn báo cáo COSO 1992 ......................................................... 7 1.1.3 Giai đoạn hậu COSO 1992 ................................................................ 8 1.2 Giới thiệu tổng quan về hệ thống kiểm soát nội bộ .................................. 10 1.2.1 Khái niệm, đặc điểm và mục tiêu .................................................... 10 1.2.2 Vai trò của kiểm soát nội bộ............................................................ 13 1.3 Các bộ phận cấu thành của KSNB theo COSO 2013 ............................... 14 1.3.1 Môi trƣờng kiểm soát ...................................................................... 15 1.3.2 Đánh giá rủi ro ................................................................................. 17 1.3.3 Hoạt động kiểm soát ........................................................................ 19 1.3.4 Thông tin và truyền thông ............................................................. 21 1.3.5 Việc giám sát .................................................................................. 23 1.4 Đặc điểm hoạt động chăn nuôi chi phối đến hệ thống KSNB .................. 25 7 1.4.1 Đặc điểm về đối tƣợng chăn nuôi ................................................... 25 1.4.2 Đặc điểm về kỹ thuật chăn nuôi ..................................................... 26 1.4.3 Đặc điểm về tổ chức quản lý .......................................................... 27 1.4.4 Đặc điểm về tiêu thụ sản phẩm ...................................................... 27 Kết luận chƣơng 1 ............................................................................................... 29 Chƣơng 2: Thực trạng hệ thống KS B tại Công ty T Thƣơng Mại Chăn uôi Tiến Thành ............................................................................................... 30 2.1 Giới thiệu tổng quát về Công ty TNHH Thƣơng mại Chăn nuôi Tiến Thành 2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển Công ty ..................................... 30 2.1.2 Chức năng và nhiệm vụ của Công ty ............................................. 30 2.1.3 Cơ cấu tổ chức quản lý kinh doanh của Công ty ........................... 31 2.1.3.1 Sơ đồ .................................................................................. 31 2.1.3.2 Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban ....................... 31 2.1.4 Tình hình công tác kế toán tại Công ty .......................................... 34 2.1.4.1 Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty ....................... 34 2.1.4.2 Chức năng, nhiệm vụ ......................................................... 34 2.1.4.3 Chế độ và hình thức kế toán áp dụng ................................. 35 2.2 Thực trạng hệ thống KSNB tại Công ty TNHH Thƣơng mại Chăn nuôi Tiến Thành ............................................................................................................. 36 2.2.1 Giới thiệu quá trình khảo sát và thu thập dữ liệu ............................ 36 2.2.1.1 Mục tiêu khảo sát ............................................................... 36 2.2.1.2 Đối tƣợng khảo sát ............................................................. 36 2.2.1.3 Nội dung khảo sát .............................................................. 36 2.2.1.4 Phƣơng pháp khảo sát ........................................................ 36 2.2.2 Thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ ............................................ 37 2.2.2.1 Môi trƣờng kiểm soát ........................................................ 37 2.2.2.2 Đánh giá rủi ro ................................................................... 39 2.2.2.3 Hoạt động kiểm soát .......................................................... 41 2.2.2.4 Thông tin và truyền thông .................................................. 50 2.2.2.5 Việc giám sát ..................................................................... 51 2.3 Đánh giá chung về hệ thống KSNB tại Công ty TNHH Thƣơng Mại Chăn Nuôi Tiến Thành ............................................................................................ 51 8 2.3.1 Ƣu điểm ........................................................................................ 51 2.3.1.1 Môi trƣờng kiểm soát ......................................................... 51 2.3.1.2 Đánh giá rủi ro ................................................................... 52 2.3.1.3 Hoạt động kiểm soát .......................................................... 53 2.3.1.4 Thông tin và truyền thông .................................................. 53 2.3.1.5 Việc giám sát ..................................................................... 54 2.3.2 Nhƣợc điểm ................................................................................... 54 2.3.2.1 Môi trƣờng kiểm soát ......................................................... 54 2.3.2.2 Đánh giá rủi ro ................................................................... 55 2.3.1.3 Hoạt động kiểm soát .......................................................... 56 2.3.1.4 Thông tin và truyền thông .................................................. 57 2.3.1.5 Việc giám sát ..................................................................... 57 2.3.3 Nguyên nhân ................................................................................. 58 2.3.3.1 Nguyên nhân dẫn đến hạn chế của môi trƣờng kiểm soát . 58 2.3.3.2 Nguyên nhân dẫn đến hạn chế của đánh giá rủi ro ............. 59 2.3.3.3 Nguyên nhân dẫn đến hạn chế của hoạt động kiểm soát ... 59 2.3.3.4 Nguyên nhân dẫn đến hạn chế của thông tin truyền thông . 59 . 2.3.3.5 Nguyên nhân dẫn đến hạn chế của việc giám sát .............. 59 Kết luận chƣơng 2 ............................................................................................... 61 Chƣơng 3: Giải pháp hoàn thiện hệ thống KS B tại Công ty T Thƣơng Mại Chăn uôi Tiến Thành .............................................................................. 62 3.1 Quan điểm hoàn thiện hệ thống KSNB ................................................... 62 3.1.1 Từng bƣớc tiếp cận để phù hợp với lý luận COSO 2013 ............. 62 3.1.2 Phù hợp với đặc điểm hoạt động chăn nuôi .................................. 62 3.1.3 Phù hợp với tổ chức quản lý tại công ty chăn nuôi ....................... 63 3.2 Một số giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống KSNB tại Công ty TNHH Thƣơng Mại Chăn Nuôi Tiến Thành .................................................................. 63 3.2.1 Môi trƣờng kiểm soát .................................................................... 63 3.2.1.1 Tính chính trực và các giá trị đạo đức .............................. 63 3.2.1.2 Chính sách nhân sự và năng lực của đội ngũ nhân viên ... 64 3.2.1.3 Hội đồng quản trị và Uỷ ban kiểm toán ............................ 66 3.2.1.4 Triết lý quản lý và phong cách điều hành ......................... 66 9 3.2.1.5 Phân chia quyền hạn và trách nhiệm ................................ 67 3.2.2 Đánh giá rủi ro .............................................................................. 68 3.2.3 Hoạt động kiểm soát ..................................................................... 68 3.2.3.1 Hoạt động kiểm soát chu trình mua hàng và trả tiền ......... 69 3.2.3.2 Hoạt động kiểm soát chu trình bán hàng và thu tiền ......... 70 3.2.4 Thông tin và truyền thông ............................................................. 71 3.2.5 Giám sát ........................................................................................ 71 3.3 Một số kiến nghị ...................................................................................... 72 3.3.1 Kiến nghị với Ban giám đốc ......................................................... 72 3.3.2 Kiến nghị với các phòng ban ........................................................ 74 Kết luận chƣơng 3 ............................................................................................... 76 Kết luận .............................................................................................................. 77 Tài liệu tham khảo Phụ lục 10 DA Từ viết tắt AICPA MỤC TỪ VIẾT TẮT ghĩa Tiếng Anh American Insitute of Certified Public Hiệp hội kế toán viên công Accountants chứng Hoa Kỳ BCTC CAP COSO ghĩa Tiếng Việt Báo cáo tài chính Committee on Auditing Procedure Committeee of Sponsoring Ủy ban thủ tục kiểm toán Ủy ban thuộc Hội đồng quốc Organization gia Hoa Kỳ về chống gian lận Enterprise Risk Management Hệ thống quản trị rủi ro kinh Framework doanh FCR Feed convertion ratio Hệ số chuyển đổi thức ăn IIA Institute of Internal Auditors Hiệp hội kiểm toán viên nội bộ ISA International Standard on Auditing Chuẩn mực kiểm toán quốc tế ERM Kiểm soát nội bộ KSNB SAP Statement on Auditing Procedure Thông báo về các thông lệ kiểm toán SAS Statement on Auditing Standard Thông báo về chuẩn mực kiểm toán TNHH Trách nhiệm hữu hạn 11 DA MỤC ƢU ĐỒ Lƣu đồ 2.1: Quy trình mua hàng và thanh toán nguyên vật liệu chính .. 43 Lƣu đồ 2.2: Quy trình bán hàng và thu tiền ........................................... 47 DA MỤC SƠ ĐỒ Sơ đồ 2.1: Cơ cấu tổ chức Công ty ........................................................ 31 Sơ đồ 2.2: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán Công ty.................................. 34 1 P Ầ MỞ ĐẦU 1. ý do chọn đề tài Bất cứ doanh nghiệp nào cũng mong muốn tình hình sản xuất kinh doanh của mình ngày càng phát triển và giảm thiểu tối đa những rủi ro có thể xảy ra. Để đạt đƣợc điều này, doanh nghiệp có thể sử dụng hệ thống kiểm soát nội bộ nhƣ một công cụ hữu hiệu nhằm kiểm tra kiểm soát đƣợc tình hình hoạt động của doanh nghiệp sao cho đảm bảo đƣợc các mục tiêu đã đề ra. Để có thể cạnh tranh đƣợc với các doanh nghiệp nƣớc ngoài cũng nhƣ trong nƣớc, đòi hỏi các doanh nghiệp phải không ngừng hoàn thiện công tác kiểm tra, kiểm soát, nâng cao năng lực quản lý của mình để hạn chế những gian lận sai sót có thể xảy ra, đảm bảo nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh của mình. Kiểm soát nội bộ là một bộ phận rất quan trọng trong việc giúp cho nhà quản lý có thể kiểm tra giám sát mọi hoạt động của doanh nghiệp. Quan trọng hơn, dựa vào kiểm soát nội bộ, doanh nghiệp có thể quản lý hiệu quả các nguồn lực kinh tế của mình góp phần hạn chế các rủi ro phát sinh trong hoạt động kinh doanh, cũng nhƣ giúp cho doanh nghiệp có một nền tảng quản lý vững chắc phục vụ cho quá trình phát triển và mở rộng hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Công ty TNHH Thƣơng Mại Chăn Nuôi Tiến Thành là nhà phân phối heo hơi cho thị trƣờng thực phẩm. Hiện nay, có rất nhiều đối thủ cạnh tranh đang dần chiếm lĩnh thị trƣờng, điều này buộc Công ty phải có những chính sách và biện pháp nhằm gia tăng phần lợi nhuận và cũng làm giảm thiểu các rủi ro, gian lận để có thể cạnh tranh với các đối thủ, chiếm lĩnh lại thị trƣờng và có thể mở rộng sang các khu vực lân cận. Tại Công ty, hiện nay có rất nhiều khách hàng là đại lý, công ty thực phẩm, hoạt động kinh doanh xảy ra thƣờng xuyên và liên tục nên rất dễ xảy ra gian lận và sai sót. Việc kiểm soát các hoạt động này là điều quan trọng để giúp Công ty bảo vệ tài sản và tăng hiệu quả hoạt động. Tuy nhiên, hiện nay công tác kiểm soát nội bộ tại Công ty đang còn một số vấn đề bất cập, còn nhiều thiếu sót đòi hỏi phải hoàn thiện để có thể đảm bảo doanh thu đƣợc tính đúng, tiền thu bán hàng đƣợc thu đủ cũng nhƣ hàng hoá không bị thất thoát... Từ những vấn đề trên, tác giả đã chọn đề 2 tài “Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội tại Công ty TNHH Thƣơng Mại Chăn Nuôi Tiến Thành” 2. Tổng quan các nghiên cứu có liên quan đến đề tài Tác giả Phạm Nguyễn Quỳnh Thanh (2012) đã nghiên cứu về “Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ của Việt Nam”, hay Huỳnh Xuân Lợi (2013) “Nghiên cứu hệ thống kiểm soát nội bộ cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ tại Bình Định”, trong các luận văn này, tác giả đã tập trung nghiên cứu hệ thống kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp nhƣng hạn chế là chỉ trong doanh nghiệp nhỏ và vừa ở Việt Nam, cụ thể là TP. Hồ Chí Minh và Bình Định, tuy nhiên những nghiên cứu này còn mang tính chất chung chung trong khi tính linh hoạt của hệ thống kiểm soát nội bộ lại rất cao, phụ thuộc vào đặc điểm hoạt động kinh doanh của từng ngành. Bên cạnh đó, cũng có nhiều nghiên cứu về hệ thống kiểm soát nội bộ áp dụng riêng cho từng loại hình doanh nghiệp. Có một số công trình nghiên cứu hệ thống kiểm soát nội bộ trong các ngành cụ thể, nhƣ tác giả Huỳnh Thị Quế Anh (2013) với luận văn “Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại Tổng Công ty đầu tƣ và Phát triển Công nghiệp - Trách Nhiệm Hữu Hạn Một thành viên”. Trong các công trình này, các tác giả đã hệ thống các nội dung cơ bản của kiểm soát nội bộ và đề xuất phƣơng hƣớng áp dụng mô hình kiểm soát nội bộ vào các ngành cụ thể theo phạm vi nghiên cứu của các đề tài. Mặc dù vậy, tất cả các công trình nghiên cứu về kiểm soát nội bộ đã công bố đều chƣa nghiên cứu chuyên sâu về hệ thống kiểm soát nội bộ áp dụng cho các doanh nghiệp chăn nuôi, kinh doanh chất phụ gia trong thức ăn chăn nuôi, hay cụ thể là một công ty chăn nuôi nào.Trong khi ngành này là ngành đang rất cần những thông tin về kiểm soát nội bộ và việc vận dụng từ những lý thuyết kiểm soát nội bộ cơ bản vào thực tiễn hoạt động kinh doanh của từng ngành trong những hoàn cảnh kinh tế – pháp lý cụ thể không phải là đơn giản. Hơn nữa, mặc dù các đề tài đã nghiên cứu về kinh nghiệm ứng dụng kế toán tại một số nƣớc trên thế giới tuy nhiên chỉ ở mức độ khái quát nhất về kiểm soát nội bộ, chƣa đi sâu nghiên cứu về việc vận dụng cụ thể từng mô hình kiểm soát nội bộ ở từng nền kinh tế và hệ thống quản lý với các mức độ phát triển khác nhau, để từ đó rút ra những bài học kinh nghiệm trong việc xây dựng mô hình kiểm soát nội bộ cho phù hợp với điều kiện phát triển kinh tế và hệ thống quản lý của Việt Nam. 3 Chính vì vậy, các vấn đề mà đề tài cần tập trung nghiên cứu là hoàn thiện mô hình kiểm soát nội bộ áp dụng đặc thù cho công ty chăn nuôi tại Việt Nam cụ thể hơn là tại Công ty TNHH Thƣơng Mại Chăn Nuôi Tiến Thành. 3. Mục tiêu nghiên cứu của đề tài Phân tích, đánh giá thực trạng kiểm soát nội bộ tại Công ty TNHH Thƣơng Mại Chăn Nuôi Tiến Thành trong thời gian qua. Trên cơ sở và thực trạng đã nghiên cứu, đề xuất giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty TNHH Thƣơng Mại Chăn Nuôi Tiến Thành nói chung và đặc biệt là hoàn thiện hoạt động kiểm soát đối với 2 chu trình chính của công ty là chu trình bán hàng - thu tiền và chu trình mua hàng, tồn trữ, trả tiền nhằm nâng cao hiệu quả công tác kiểm soát, tăng cƣờng năng lực cạnh tranh của Công ty 4. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu Đối tƣợng nghiên cứu: Thực trạng công tác kiểm soát nội bộ tại Công ty TNHH Thƣơng Mại Chăn Nuôi Tiến Thành Phạm vi nghiên cứu: Nghiên cứu đƣợc thực hiện tại Công ty TNHH Thƣơng Mại Chăn Nuôi Tiến Thành từ năm 2012 đến nay. 5. Phƣơng pháp nghiên cứu Đề tài sử dụng phƣơng pháp nghiên cứu định tính, cụ thể nhƣ sau: - Phƣơng pháp so sánh: so sánh mô hình kiểm soát nội bộ đang áp dụng tại Công ty so với khuôn khổ mô hình lý thuyết theo COSO 2013 - Phƣơng pháp quan sát: tiến hành quan sát thực tế công tác kiểm soát nội bộ tại công ty từ bộ máy quản lý đến chức năng, nhiệm vụ của từng phòng ban liên quan đến công tác kiểm soát. - Phƣơng pháp phỏng vấn: phỏng vấn trực diện, qua điện thoại hoặc qua email các cá nhân có trách nhiệm liên quan công tác kiểm soát nội bộ. - Phƣơng pháp phân tích: nghiên cứu và tìm hiểu về thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty TNHH Thƣơng Mại Chăn Nuôi Tiến Thành nhằm tìm ra những mặt tích cực cũng nhƣ những điểm hạn chế còn tồn tại của hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty, từ đó đề xuất một số giải pháp cụ thể nhằm hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty. 4 6. hững đóng góp mới của đề tài Tìm hiểu và đánh giá thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty TNHH Thƣơng Mại Chăn Nuôi Tiến Thành. Xác định các nguyên nhân ảnh hƣởng đến các nhân tố cấu thành nên hệ thống kiểm soát nội bộ. Trên cơ sở đó, đề xuất các biện pháp để nâng cao tính hữu hiệu của hệ thống kiểm soát nội bộ của Công ty Những đóng góp của luận văn thể hiện ở cả hai mặt lý luận và thực tiễn, cụ thể: - Về lý luận: Luận văn đã hệ thống hoá lý luận chung về kiểm soát nội bộ và hệ thống kiểm soát nội bộ, trên cơ sở đó phát triển theo hƣớng cụ thể hoá lý luận chung vào hệ thống KSNB tại Công ty. Bên cạnh đó, luận văn đã đƣa ra đƣợc những bài học kinh nghiệm trong tổ chức hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty. - Về thực tiễn: Luận văn đã khảo sát, phân tích các yếu tố: môi trƣờng kiểm soát, hệ thống thông tin, các thủ tục kiểm soát trong Công ty nhằm làm rõ thực trạng hệ thống KSNB bộ tại Công ty này. Từ đó chỉ ra đƣợc những mặt đạt đƣợc, những hạn chế và nguyên nhân dẫn tới các hạn chế này, từ đó đề xuất các giải pháp thiết thực hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty TNHH Thƣơng Mại Chăn Nuôi Tiến Thành 7. Kết cấu của đề tài Ngoài phần mở đầu, kết luận và phụ lục, nội dung luận văn đƣợc kết cấu thành 03 chƣơng: Chƣơng 1: Tổng quan về hệ thống KSNB trong doanh nghiệp Chƣơng 2: Thực trạng hệ thống KSNB tại Công ty TNHH Thƣơng Mại Chăn Nuôi Tiến Thành Chƣơng 3: Giải pháp hoàn thiện hệ thống KSNB tại Công ty TNHH Thƣơng Mại Chăn Nuôi Tiến Thành 5 C ƢƠ G 1: TỔ G QUA VỀ TRO G DOA 1.1 Ệ T Ố G KIỂM SOÁT ỘI BỘ G IỆP ịch sử hình thành và phát triển của kiểm soát nội bộ Từ khi có hoạt động kinh doanh, những ngƣời điều hành đều sử dụng các biện pháp để kiểm soát các hoạt động tại đơn vị mình. Hoat động kinh doanh càng phát triển thì chức năng kiểm soát càng chiếm một vị trí quan trọng trong quá trình quản lí. Thông qua các hoạt động kiểm soát, nhà quản lí đánh giá và chấn chỉnh việc thực hiện nhằm đảm bảo đƣợc các mục tiêu đã đề ra với hiệu suất cao nhât. Để thực hiện chức năng kiểm soát, nhà quản lí sử dụng công cụ chủ yếu là kiểm soát nội bộ (KSNB) của đơn vị. Khái niệm KSNB lúc đầu đƣợc sử dụng nhƣ là một phƣơng pháp giúp cho kiểm toán viên độc lập xác định phƣơng pháp hiệu quả nhất trong việc lập kế hoạch kiểm toán, đến chỗ đƣợc coi là một bộ phận chủ yếu của hệ thống quản lí hữu hiệu. Lịch sử hình thành và phát triển kiểm soát nội bộ đƣợc sơ lƣợc qua các giai đoạn sau: 1.1.1 Giai đoạn tiền COSO 1992  Giai đoạn sơ khai KSNB đã tồn tại từ thời cổ đại, khi Hy Lạp có chính quyền kép, với việc phân chia trách nhiệm thu thuế và giám sát việc thu thuế. Hình thức ban đầu của KSNB là kiểm soát tiền và bắt đầu từ cuộc cách mạng công nghiệp. Để có thể phát triển các công ty cần có vốn và từ đó đƣa đến nhu cầu tăng cƣờng quản lý vốn và kiểm tra thông tin về việc sử dụng vốn. Thuật ngữ KSNB bắt đầu xuất hiện từ giai đoạn này. Từ những năm cuối thế kỷ 19, các kênh cung cấp vốn đƣợc hình thành và phát triển mạnh mẽ, trong đó ngân hàng là kênh cung cấp vốn chủ yếu. Để có thể cung cấp vốn, ngân hàng cần có thông tin về tình hính tài chính tin cậy, mà bắt đầu là thông qua Bảng cân đối kế toán. Muốn vậy, cần có những ngƣời có năng lực, độc lập đảm nhiệm chức năng xác nhận tính trung thực và hợp lý của các thông tin trên BCTC, từ đó ra đời các công ty kiểm toán độc lập. Năm 1929, KSNB chính thức đƣợc đề cập trong Cục lƣu trữ liên bang Hoa Kỳ (Federal Seserve Bulletin). Thông qua đó, khái niệm KSNB và vai trò của hệ thống KSNB trong công ty chính thức đƣợc công nhận nhƣ là một cơ sở để phục vụ 6 cho việc lấy mẫu thử nghiệm của kiểm toán viên. Khi thực hiện chức năng nhận xét báo cáo tài chính, kiểm toán viên nhận thức rằng không cần thiết kiểm tra tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh mà chỉ cần chọn mẫu để kiểm tra dựa vào sự hiểu biết về hệ thống KSNB mà doanh nghiệp đƣợc kiểm toán đã thiết lập, vận hành và tập hợp thông tin để lập báo cáo tài chính. Vì vậy, KSNB lúc bấy giờ đƣợc hiểu rất đơn giản nhƣ là một công cụ để bảo vệ tiền và các tài sản khác đồng thời thúc đẩy nâng cao hiệu quả hoạt động. Việc nghiên cứu và đánh giá hệ thống KSNB ngày càng đƣợc chú trọng trong cuộc kiểm toán từ năm 1936, khi công bố của Hiệp hội Kế toán viên công chứng Hoa Kỳ (AICPA) đã định nghĩa về KSNB “...là các biện pháp và thách thức đƣợc chấp nhận và thực hiện trong một tổ chức để bảo vệ tiền và tài sản, cũng nhƣ kiểm tra việc ghi chép chính xác số liệu”.  Giai đoạn hình thành Năm 1949, AICPA công bố công trình nghiên cứu đầu tiên về KSNB với định nghĩa KSNB là: “....cơ cấu tổ chức và các biện pháp, cách thức liên quan đƣợc chấp nhận và thực hiện trong một tổ chức để bảo vệ tài sản, kiểm tra sự chính xác và đáng tin cậy của số liệu kế toán, thúc đẩy hoạt động có hiệu quả, khuyến khích sự tuân thủ các chính sách của ngƣời quản lý”. Năm 1958, Ủy ban thủ tục kiểm toán (CAP – Committee on Auditing Procedure) trực thuộc AICPA ban hành báo cáo về thủ tục kiểm toán 29 (SAP – Statement on Auditing Procedure) về: “Phạm vi xem xét kiểm soát nội bộ của kiểm toán viên độc lập”, trong đó có phân biệt KSNB về quản lý và KSNB về kế toán. Năm 1962 và 1972, CAP tiếp tục ban hành các SAP để làm rõ hơn các vấn đề về KSNB. Nhƣ vậy trong suốt thời kỳ trên, khái niệm kiểm soát nội bộ đã không ngừng mở rộng ra khỏi những thủ tục bảo vệ tài sản và ghi chép sổ sách kế toán. Tuy nhiên, trƣớc khi báo cáo COSO 1992 ra đời, kiểm soát nội bộ vẫn mới dừng lại nhƣ là một phƣơng tiện phục vụ cho kiểm toán viên trong kiểm toán báo cáo tài chính.  Giai đoạn phát triển Vào thập niên 1970- 1980, nền kinh tế Hoa Kỳ và các quốc gia khác đã phát triển mạnh mẽ, kèm theo đó là các vụ gian lận ngày càng tăng với quy mô ngày càng lớn, gây ra những tổn thất đáng kể cho nền kinh tế. 7 Năm 1980- 1988, với sự sụp đổ của các công ty cổ phần có niêm yết làm cho các nhà ban hành luật càng quan tâm đến hoạt động KSNB của công ty. Trƣớc tình hình này, Ủy Ban COSO đã đƣợc thành lập. Đây là một Ủy ban thuộc Hội đồng quốc gia Hoa Kỳ về chống gian lận khi lập báo cáo tài chính (thƣờng gọi tắt là Ủy ban Treedway), thành lập vào năm 1985 dƣới sự bảo trợ của 5 tổ chức: - Hiệp hội kế toán viên công chứng Mỹ (American Insitute of Certified Public Accountants - AICPA) - Hội kế toán Mỹ (American Accounting Association- AAA) - Hiệp hội quản trị viên tài chính (The Financial Executives Institute – FEI) - Hiệp hội kế toán viên quản trị (Institute of Management Accountants – IMA) - Hiệp hội kiểm toán viên nội bộ (The Institute of Internal Auditors – IIA). Các tổ chức đều hƣớng tới mục tiêu phát triển vai trò của hệ thống KSNB trong công ty, nhƣng vẫn chƣa nhất quán vì thế đòi hỏi cần phải có một hệ thống lý luận chuẩn mực về KSNB. 1.1.2 Giai đoạn báo cáo COSO 1992 Quá trình tìm hiểu về gian lận đã cho thấy KSNB của các công ty có ảnh hƣởng rất lớn đến khả năng xảy ra gian lận, vì vậy việc nghiên cứu và đƣa ra một khuôn khổ chung đã đƣợc đƣa ra. Trƣớc tiên, COSO đã sử dụng chính thức từ KSNB thay vì từ KSNB về kế toán. Đến năm 1992, Ủy ban COSO đã chính thức ban hành Báo cáo 1992. Báo cáo COSO năm 1992 gồm 4 phần: - Phần 1: Tổng quan về KSNB cho nhà quản lý. Phần này nói về một cái nhìn tổng quát KSNB ở mức độ cao dành riêng cho các nhà quản lý, giám đốc điều hành, ban giám đốc, các nghị sĩ và cơ quan quản lý nhà nƣớc. - Phần 2: Khuôn khổ chung của KSNB. Đây là phần cơ bản nhất của của báo cáo COSO, trong đó có định nghĩa về KSNB, mô tả các bộ phần cấu thành của KSNB, đƣa ra các tiêu chí cụ thể để đánh giá hệ thống KSNB. - Phần 3: Báo cáo cho các thành viên bên ngoài. Hƣớng dẫn các cách thức báo cáo cho các đối tƣợng bên ngoài về KSNB. - Phần 4: Các công cụ đánh giá KSNB. Phần này đƣa ra các công cụ, gợi ý hƣớng dẫn rất thiết thực cho việc đánh giá hệ thống KSNB. 8 Báo cáo COSO 1992 là tài liệu đầu tiên trên thế giới đƣa ra khuôn mẫu lý thuyết về KSNB một các đầy đủ và có hệ thống. Báo cáo này có tầm nhìn rộng và mang tính quản trị, trong đó KSNB không chỉ dừng lại ở vấn đề liên quan đến báo cáo tài chính mà đƣợc mở rộng ra phƣơng diện hoạt động của doanh nghiệp và tuân thủ các chính sách. 1.1.3 Giai đoạn hậu COSO 1992 Báo cáo COSO 1992 tuy chƣa thật sự hoàn chỉnh nhƣng đã tạo ra lập đƣợc một định nghĩa, một cách hiểu đƣợc chấp nhận rộng rãi về KSNB và cũng hỗ trợ cho các nhà quản trị kiểm soát công ty một cách tốt hơn. Sau đó, hàng loạt các nghiên cứu phát triển về KSNB trong nhiều lĩnh vực khác nhau đã ra đời nhƣ phát triển về Quản trị rủi ro (ERM 2004), về công ty nhỏ, phát triển theo hƣớng công nghệ thông tin (COBIT), theo hƣớng kiểm toán độc lập, chuyên sâu về những ngành nghề cụ thể và giám sát (2008), cụ thể nhƣ sau:  Phát triển về phía quản trị Năm 2001, COSO tiếp tục triển khai nghiên cứu hệ thống đánh giá rủi ro doanh nghiệp (ERM) trên cơ sở báo cáo COSO 1992. Bản dự thảo đã hình thành và đƣợc công bố vào tháng 7.2003. Trong bản dự thảo, ERM đƣợc định nghĩa gồm 8 bộ phận: Môi trƣờng nội bộ, thiết lập mục tiêu, nhận diện sự kiện, đánh giá rủi ro, đối phỏ rủi ro, các hoạt động kiểm soát, thông tin truyền thông và giám sát. Đến 2004, ERM đã đƣợc chính thức ban hành, theo đó ERM không nhằm thay thế cho báo cáo COSO 1992 mà chỉ đƣợc xem là cánh tay nối dài của báo cáo này.  Phát triển cho doanh nghiệp nhỏ và hƣớng dẫn giám sát hệ thống KS B Năm 2006, COSO nghiên cứu và ban hành hƣớng dẫn “Kiểm soát nội bộ đối với báo cáo tài chính- Hƣớng dẫn cho các công ty đại chúng quy mô nhỏ” (COSO Guidance 2006). COSO cũng đƣa ra Dự thảo Hƣớng dẫn về giám sát hệ thống KSNB (Exposure Draft, COSO 2008) dựa trên khuôn mẫu COSO 1992 nhằm giúp các tổ chức tự giám sát chất lƣợng của hệ thống KSNB. Hƣớng dẫn này (COSO Guidance 2008) bao gồm 3 phần: Hƣớng dẫn, Ứng dụng và Thí dụ. Năm 2009, phần 1 – hƣớng dẫn đã chính thức đƣợc ban hành. Cần lƣu ý rằng COSO Guidance 2008 này không nhằm thay thế COSO Guidance 2006 (đã nói ở trên) mà bổ sung thêm và tập trung cho việc nâng cao hiệu quả giám sát đối với KSNB trong đơn vị. 9  Phát triển theo hƣớng kiểm toán độc lập Các chuẩn mực kiểm toán của Hoa Kỳ cũng chuyển sang sử dụng Báo cáo COSO làm nền tảng đánh giá hệ thống KSNB, bao gồm: - SAS 78 (1995): Xem xét KSNB trong kiểm toán báo cáo tài chính (điều chỉnh SAS 55). Các định nghĩa, nhân tố của KSNB trong báo cáo COSO (1992) đã đƣợc đƣa vào chuẩn mực này. - SAS 94 (2001): Ảnh hƣởng của công nghệ thông tin đến việc xem xét KSNB trong việc kiểm toán báo cáo tài chính. - Hệ thống chuẩn mực kiểm toán quốc tế (ISA – International Standard on Auditing) cũng sử dụng báo cáo của COSO khi yêu cầu xem xét hệ thống KSNB trong kiểm toán báo cáo tài chính, cụ thể là: - ISA 315 “Hiểu biết về tình hình kinh doanh, môi trƣờng hoạt động đơn vị và đánh giá rủi ro các sai sót trọng yếu” đã yêu cầu kiểm toán viên cần có hiểu biết đầy đủ về KSNB và đã định nghĩa: “Hệ thống KSNB là một quá trình do bộ máy quản lý, Ban giám đốc và các nhân viên của đơn vị chi phối, đƣợc thiết lập nhằm cung cấp một sự đảm bảo hợp lý nhằm thực hiện ba mục tiêu của báo cáo tài chính đáng tin cậy, pháp luật và các quy định đƣợc tuân thủ, hoạt động hữu hiệu và hiệu quả. Hệ thống KSNB đƣợc thiết kế và thực hiện nhằm giảm thiểu những rủi ro kinh doanh có khả năng đe dọa đến việc đạt đƣợc những mục tiêu trên”. Nhƣ vậy định nghĩa về KSNB theo ISA 315 đã dựa trên các định nghĩa về KSNB của báo cáo COSO 1992. Ngoài ra các bộ phận cấu thành của KSNB đƣợc ISA 315 đƣa ra cũng đã dựa trên báo cáo COSO 1992. - ISA 265 “Thông báo về những khiếm khuyết của KSNB” yêu cầu kiểm toán viên độc lập thông báo về các khiếm khuyết của KSNB do kiểm toán viên phát hiện đƣợc cho những ngƣời có trách nhiệm trong đơn vị.  Phát triển theo hƣớng kiểm toán nội bộ Hiệp hội kiểm toán viên nội bộ (IIA) không đi sâu vào nghiên cứu các thành phần của KSNB, vì IIA là một thành viên của COSO nên IIA chỉ đƣa ra các định nghĩa các mục tiêu của KSNB bao gồm: - Độ tin cậy và tính trung thực của thông tin - Tuân thủ các chính sách, kế hoạch, thủ tục, luật pháp và quy định - Bảo vệ tài sản