Tài liệu Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại cơ quan bảo hiểm xã hội tỉnh phú thọ

BỘ GIÁO DỤC VÀ ðÀO TẠO TRƯỜNG ðẠI HỌC NÔNG NGHIỆP HÀ NỘI ---------------------------- NGUYỄN THỊ PHƯƠNG LIÊN HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI CƠ QUAN BHXH TỈNH PHÚ THỌ luËn v¨n th¹c sÜ QUẢN TRỊ KINH DOANH Hµ Néi, 2011 BỘ GIÁO DỤC VÀ ðÀO TẠO TRƯỜNG ðẠI HỌC NÔNG NGHIỆP HÀ NỘI ---------------------------- NGUYỄN THỊ PHƯƠNG LIÊN HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI CƠ QUAN BHXH TỈNH PHÚ THỌ luËn v¨n th¹c sÜ QUẢN TRỊ KINH DOANH Chuyên ngành : QUẢN TRỊ KINH DOANH M· sè : 60.34.05 Ng−êi h−íng dÉn khoa häc: TS. NGUYỄN PHÚC THỌ Hµ Néi, 2011 LỜI CAM ðOAN Tôi xin cam ñoan ñây là công trình nghiên cứu của cá nhân tôi ñược thực hiện trên cơ sở nghiên cứu lý thuyết và tình hình thực tiễn dưới sự hướng dẫn của TS.Nguyễn Phúc Thọ. Các nội dung và kết quả nghiên cứu trong luận văn là trung thực và chưa ñược công bố dưới bất cứ hình thức nào trước khi trình, bảo vệ và công nhận. Hà Nội, ngày 25 tháng 11 năm 2011 Tác giả luận văn Nguyễn Thị Phương Liên Trường ðại học Nông Nghiệp Hà Nội – Luận văn thạc sĩ khoa học kinh tế ……………………………. i LỜI CẢM ƠN ðể hoàn thành luận văn này, ngoài sự cố gắng của bản thân tôi ñã nhận ñược sự giúp ñỡ rất nhiều của tập thể, cá nhân trong và ngoài trường . Trước hết tôi xin bày tỏ lòng kính trọng và biết ơn sâu sắc tới thầy giáo TS. Nguyễn Phúc Thọ, người ñã luôn tận tình hướng dẫn, ñộng viên và giúp ñỡ tôi thực hiện nghiên cứu luận văn này. Xin cùng bày tỏ lòng biết ơn tới các Thầy, Cô trong khoa Quản trị kinh doanh, viện ðào tạo Sau ñại học ñã tạo ñiều kiện thuận lợi nhất cho tôi trong quá trình học tập, nghiên cứu. Trong quá trình làm ñề tài tôi còn nhận ñược sự giúp ñỡ nhiệt tình của lãnh ñạo và một số cán bộ, viên chức cơ quan BHXH tỉnh Phú Thọ. Xin chân thành cám ơn những sự giúp ñỡ quý báu ñó. Cuối cùng tôi xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc tới những người thân trong gia ñình, bạn bè, những người ñã luôn bên tôi ñộng viên, khuyến khích tôi trong suốt quá trình hoàn thành khóa học. Hà Nội, ngày 25 tháng 11 năm 2011 Tác giả luận văn Nguyễn Thị Phương Liên Trường ðại học Nông Nghiệp Hà Nội – Luận văn thạc sĩ khoa học kinh tế ……………………………. ii MỤC LỤC LỜI CAM ðOAN ............................................................................................. 1 LỜI CẢM ƠN ...................................................................................................ii MỤC LỤC........................................................................................................iii BẢNG DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT ..................................................... vi DANH MỤC BẢNG.......................................................................................vii DANH MỤC SƠ ðỒ .....................................................................................viii DANH MỤC BIỂU ðỒ ................................................................................... ix 1. MỞ ðẦU....................................................................................................... 1 1.1 Tính cấp thiết của ñề tài .............................................................................. 1 1.2 Mục tiêu nghiên cứu.................................................................................... 2 1.2.1 Mục tiêu chung......................................................................................... 2 1.2.2 Mục tiêu cụ thể......................................................................................... 3 1.3 ðối tượng và phạm vi nghiên cứu............................................................... 3 1.3.1 ðối tượng nghiên cứu............................................................................... 3 1.3.2 Phạm vi nghiên cứu.................................................................................. 3 1.4 Nội dung luận văn ....................................................................................... 3 2. CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN............................................................ 4 2.1 Những vấn ñề chung về kiểm soát nội bộ................................................... 4 2.1.1 Khái quát chung về quản lý và kiểm soát nội bộ trong quản lý............... 4 2.1.2 Lịch sử ra ñời và phát triển của kiểm soát nội bộ trong khu vực công.... 6 2.1.3 Các quan ñiểm về khái niệm hệ thống kiểm soát nội bộ ......................... 8 2.1.4 Các yếu tố cấu thành của hệ thống kiểm soát nội bộ............................. 11 2.1.5 Những hạn chế cố hữu của hệ thống kiểm soát nội bộ .......................... 18 2.2 Một số vấn ñề lý luận chung về Bảo hiểm xã hội..................................... 19 2.2.1 Khái niệm về Bảo hiểm xã hội............................................................... 19 Trường ðại học Nông Nghiệp Hà Nội – Luận văn thạc sĩ khoa học kinh tế ……………………………. iii 2.2.2 Sơ lược lịch sử phát triển của Bảo hiểm xã hội nói chung .................... 20 2.2.3 Hệ thống các chế ñộ Bảo hiểm xã hội.................................................... 21 2.2.4 Quỹ Bảo hiểm xã hội.............................................................................. 21 2.2.5 Các hoạt ñộng cơ bản của tổ chức Bảo hiểm xã hội .............................. 23 2.2.6 Các chế ñộ Bảo hiểm xã hội bắt buộc hiện hành ở Việt Nam ............... 26 2.3 Hệ thống kiểm soát nội bộ ñối với các hoạt ñộng thu, chi Bảo hiểm xã hội... 27 2.3.1 ðặc ñiểm của hoạt ñộng Bảo hiểm xã hội ở Việt Nam ......................... 27 2.3.2 Nguồn thu vào quỹ Bảo hiểm xã hội...................................................... 28 2.3.3 Các khoản chi từ quỹ BHXH bắt buộc .................................................. 33 2.3.4 Các hành vi vi phạm và chế tài xử phạt vi phạm hành chính về lĩnh vực Bảo hiểm xã hội............................................................................................... 38 2.3.5 Vai trò của hệ thống kiểm soát nội bộ ñối với các hoạt ñộng thu, chi Bảo hiểm xã hội ...................................................................................................... 41 3. ðẶC ðIỂM ðỊA BÀN VÀ PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU ................. 43 3.1 Tổng quan về cơ quan Bảo hiểm xã hội tỉnh Phú Thọ.............................. 43 3.1.1 Giới thiệu về cơ quan Bảo hiểm xã hội tỉnh Phú Thọ............................ 43 3.1.2 Cơ cấu tổ chức của cơ quan Bảo hiểm xã hội tỉnh Phú Thọ.................. 46 3.2 Phương pháp nghiên cứu........................................................................... 49 3.2.1 Phương pháp thu thập tài liệu ................................................................ 49 3.2.2 Phương pháp phân tích........................................................................... 49 4. KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU ......................................................................... 50 4.1 Thực trạng áp dụng hệ thống kiểm soát nội bộ ñối với các hoạt ñộng thu, chi Bảo hiểm xã hội tại cơ quan Bảo hiểm xã hội tỉnh Phú Thọ .................... 50 4.1.1 Hệ thống kiểm soát nội bộ ñối với các hoạt ñộng thu, chi Bảo hiểm xã hội bắt buộc tại cơ quan Bảo hiểm xã hội tỉnh Phú Thọ................................. 50 4.1.2 Một số thủ tục kiểm soát trong hoạt ñộng thu, chi Bảo hiểm xã hội bắt buộc67 4.1.3 ðánh giá thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ ñối với các hoạt ñộng thu, chi Bảo hiểm xã hội tại cơ quan Bảo hiểm xã hội tỉnh Phú Thọ ............. 82 Trường ðại học Nông Nghiệp Hà Nội – Luận văn thạc sĩ khoa học kinh tế ……………………………. iv 4.2 Phương hướng và giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ ñối với các hoạt ñộng thu, chi Bảo hiểm xã hội tại cơ quan Bảo hiểm xã hội tỉnh Phú Thọ................................................................................................................. 101 4.2.1 Sự cần thiết phải hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ ñối với các hoạt ñộng thu, chi Bảo hiểm xã hội tại Bảo hiểm xã hội tỉnh Phú Thọ................ 101 4.2.2 Phương hướng hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ ñối với các hoạt ñộng thu, chi Bảo hiểm xã hội tại Bảo hiểm xã hội tỉnh Phú Thọ................ 103 4.2.3 Những giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ ñối với các hoạt ñộng thu, chi Bảo hiểm xã hội tại Bảo hiểm xã hội tỉnh Phú Thọ................ 105 5. KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ .................................................................. 113 5.1 Kết luận ................................................................................................... 113 5.2 Kiến nghị ................................................................................................. 114 TÀI LIỆU THAM KHẢO............................................................................. 118 PHỤ LỤC ...................................................................................................... 121 Trường ðại học Nông Nghiệp Hà Nội – Luận văn thạc sĩ khoa học kinh tế ……………………………. v BẢNG DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT ASXH An sinh xã hội BHXH Bảo hiểm xã hội BHYT Bảo hiểm y tế DSPHSK Dưỡng sức phục hồi sức khỏe KHTC Kế hoạch - Tài chính KSNB Kiểm soát nội bộ KTNB Kiểm toán nội bộ KTV Kiểm toán viên LðTB&XH Lao ñộng Thương binh và Xã hội NSNN Ngân sách Nhà nước SDLð Sử dụng lao ñộng TNLð-BNN Tai nạn lao ñộng - bệnh nghề nghiệp TN&QLHS Tiếp nhận và quản lý hồ sơ UBND Ủy ban nhân dân XHCN Xã hội chủ nghĩa Trường ðại học Nông Nghiệp Hà Nội – Luận văn thạc sĩ khoa học kinh tế ……………………………. vi DANH MỤC BẢNG STT Tên bảng Trang 2.1: Bảng tổng hợp nguồn thu Bảo hiểm xã hội bắt buộc................................30 2.2: Bảng tổng hợp các khoản chi từ quỹ BHXH bắt buộc .............................35 4.1: Thống kê số lượng và cơ cấu nhân lực của Bảo hiểm xã hội tỉnh Phú Thọ (Từ năm 2008 ñến năm 2010)...........................................................56 4.2: Kết quả thực hiện kế hoạch thu BHXH bắt buộc của BHXH tỉnh Phú Thọ......85 4.3: Số liệu chi trả các chế ñộ BHXH bắt buộc tại BHXH tỉnh Phú Thọ........86 4.4: Số liệu chi tiết tiền nợ BHXH theo các nhóm ñơn vị tham gia BHXH tại tỉnh Phú Thọ ........................................................................................89 4.5: So sánh mức lãi suất do phạt chậm nộp BHXH và lãi suất cho vay của Ngân hàng ..........................................................................................90 4.6: Số liệu chi BHXH bắt buộc tại các tuyến trên ñịa bàn tỉnh Phú Thọ .......98 Trường ðại học Nông Nghiệp Hà Nội – Luận văn thạc sĩ khoa học kinh tế ……………………………. vii DANH MỤC SƠ ðỒ STT Tên sơ ñồ Trang 2.1: Kết cấu nguồn thu Bảo hiểm xã hội bắt buộc ...........................................32 2.2: Sơ ñồ tổ chức thực hiện nghiệp vụ thu, chi BHXH ..................................36 3.1: Cơ cấu tổ chức bộ máy cơ quan Bảo hiểm xã hội tỉnh Phú Thọ ..............48 4.1: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký - Sổ cái ..............63 4.2: Quy trình thu nộp và ñối chiếu tiền thu Bảo hiểm xã hội.........................74 4.3: Quy trình xét duyệt và thanh toán các chế ñộ BHXH ngắn hạn...............77 4.4: Quy trình tiếp nhận hồ sơ, xét duyệt và chi trả các chế ñộ BHXH bắt buộc dài hạn..............................................................................................82 Trường ðại học Nông Nghiệp Hà Nội – Luận văn thạc sĩ khoa học kinh tế ……………………………. viii DANH MỤC BIỂU ðỒ STT Tên biểu ñồ Trang 4.1: Số liệu ñiều tra DN với việc tham gia BHXH trên ñịa bàn tỉnh Phú Thọ (tính ñến năm 2010) 91 4.2: Số liệu về tỷ lệ chi và nơi chi trả trợ cấp BHXH bắt buộc từ năm 2008 ñến năm 2010 Trường ðại học Nông Nghiệp Hà Nội – Luận văn thạc sĩ khoa học kinh tế ……………………………. 97 ix 1. MỞ ðẦU 1.1 Tính cấp thiết của ñề tài Bảo hiểm xã hội (BHXH) ở nước ta là một trong những chính sách lớn của Ðảng và Nhà nước ñối với người lao ñộng. Vì vậy, ngay từ những ngày ñầu thành lập nước, chế ñộ chính sách BHXH ñã ñược ban hành, từng bước ñược thực hiện ñối với công nhân viên chức khu vực Nhà nước và dần mở rộng ra khu vực ngoài quốc doanh. Trong quá trình thực hiện, chế ñộ chính sách về BHXH không ngừng ñược bổ sung, sửa ñổi cho phù hợp với từng thời kỳ phát triển của ñất nước nhằm ñảm bảo quyền lợi ñối với người lao ñộng. Từ khi ra ñời cho ñến nay, chế ñộ BHXH luôn phát huy ñược tác dụng tích cực của mình, từng bước khẳng ñịnh ñây là biện pháp hỗ trợ cho người lao ñộng một cách ổn ñịnh nhất, chắc chắn nhất khi họ bị mất hoặc giảm thu nhập. Việc thực hiện ñúng ñắn các chế ñộ, chính sách BHXH thể hiện ở việc thu ñúng, thu ñủ các khoản tiền BHXH của người tham gia, chi ñúng, chi ñủ, chi kịp thời các chế ñộ BHXH cho các ñối tượng thụ hưởng có ý nghĩa vô cùng quan trọng, góp phần ñảm bảo cho các chính sách an sinh xã hội của ðảng và Nhà nước ñược thực thi có hiệu quả và thực sự ñi vào ñời sống của nhân dân. BHXH tỉnh Phú Thọ là một ñơn vị BHXH cấp tỉnh, trực thuộc BHXH Việt Nam, có chức năng giúp Tổng Giám ñốc BHXH Việt Nam thực hiện các chế ñộ, chính sách BHXH, Bảo hiểm y tế (BHYT), Bảo hiểm thất nghiệp và quản lý quỹ BHXH, BHYT, Bảo hiểm thất nghiệp trên ñịa bàn tỉnh Phú Thọ. Với ñịa bàn quản lý phức tạp do ñiều kiện ñịa lý là một tỉnh trung du miền núi, dân cư của một số huyện miền núi sống phân tán, không tập trung; mặt khác xét về ñiều kiện kinh tế chung của ñất nước, ñang trong tiến trình hội nhập kinh tế thế giới, các cụm, khu công nghiệp xuất hiện trên ñịa bàn tỉnh ngày càng nhiều, do ñó số lượng các doanh nghiệp ñặc biệt là các doanh Trường ðại học Nông Nghiệp Hà Nội – Luận văn thạc sĩ khoa học kinh tế ……………………………. 1 nghiệp có vốn ñầu tư nước ngoài ngày càng tăng, càng ña dạng. ðó cũng là một trong những thách thức ñối với cơ quan BHXH tỉnh trong việc quản lý thu và thực hiện chi trả các chế ñộ BHXH cho người lao ñộng. Tất cả các lý do trên ñòi hỏi cơ quan BHXH Việt Nam nói chung và cơ quan BHXH tỉnh Phú Thọ nói riêng phải có một hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) hữu hiệu, hoạt ñộng thực sự có hiệu quả. Do vậy việc nghiên cứu lý thuyết hiện ñại về KSNB ñể hoàn thiện hệ thống KSNB tại cơ quan BHXH tỉnh Phú Thọ là hết sức cần thiết. Bên cạnh ñó, từ trước ñến nay việc xây dựng một hệ thống KSNB thường ñược quan tâm ở các doanh nghiệp, các ñơn vị sản xuất kinh doanh. ðối với các ñơn vị sự nghiệp, trong ñó có ngành BHXH nói chung và cơ quan BHXH tỉnh Phú Thọ nói riêng – là các ñơn vị sự nghiệp hoạt ñộng trong hệ thống các chính sách pháp lý của Việt Nam thì việc nghiên cứu ñể xây dựng một hệ thống KSNB còn là một công việc còn mới và ít ñược ñề cập. ðể góp phần thực hiện tốt việc quản lý công tác thu, chi BHXH, nâng cao chất lượng hoạt ñộng của ngành BHXH nói chung và tại cơ quan BHXH tỉnh Phú Thọ nói riêng, chúng tôi nghiên cứu ñề tài: “Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại cơ quan Bảo hiểm xã hội tỉnh Phú Thọ”. Hy vọng kết quả nghiên cứu của ñề tài sẽ ñóng góp một phần vào việc hình thành cơ sở lý luận và thực tiễn cho việc hoàn thiện hệ thống KSNB trong cơ quan BHXH nói riêng và các ñơn vị sự nghiệp ở Việt Nam nói chung. 1.2 Mục tiêu nghiên cứu 1.2.1 Mục tiêu chung Phân tích thực trạng hệ thống KSNB tại cơ quan BHXH tỉnh Phú Thọ, ñưa ra các giải pháp hoàn thiện hệ thống KSNB, triển khai thực hiện tại BHXH tỉnh Phú Thọ nhằm nâng cao chất lượng hoạt ñộng của cơ quan. Trường ðại học Nông Nghiệp Hà Nội – Luận văn thạc sĩ khoa học kinh tế ……………………………. 2 1.2.2 Mục tiêu cụ thể - Góp phần hệ thống hoá cơ sở lý luận và thực tiễn về hệ thống KSNB ở các ñơn vị sự nghiệp nói chung; về BHXH và hệ thống KSNB ñối với các hoạt ñộng thu, chi BHXH. - ðánh giá thực trạng về hệ thống KSNB ñối với hoạt ñộng thu, chi BHXH tại cơ quan BHXH tỉnh Phú Thọ, những kết quả ñạt ñược và những hạn chế trong thực thi nhiệm vụ. - Hoàn thiện nội dung KSNB ñối với hoạt ñộng thu, chi BHXH và ñề xuất biện pháp triển khai thực hiện hệ thống KSNB nhằm nâng cao chất lượng hoạt ñộng của cơ quan BHXH tỉnh Phú Thọ. 1.3 ðối tượng và phạm vi nghiên cứu 1.3.1 ðối tượng nghiên cứu ðề tài tập trung nghiên cứu về hệ thống KSNB ñối với hoạt ñộng thu và chi BHXH tại cơ quan BHXH tỉnh Phú Thọ. 1.3.2 Phạm vi nghiên cứu 1.3.2.1 Phạm vi không gian Nghiên cứu ứng dụng của hệ thống KSNB ñối với hai mặt hoạt ñộng chính của ngành BHXH nói chung và của cơ quan BHXH tỉnh Phú Thọ nói riêng, ñó là hoạt ñộng thu và hoạt ñộng chi BHXH bắt buộc. 1.3.2.2 Phạm vi thời gian Luận văn sử dụng số liệu thống kê từ năm 2008 ñến năm 2010. 1.4 Nội dung luận văn Luận văn ñược kết cấu gồm năm phần như sau: 1. Phần mở ñầu 2. Cơ sở lý luận và thực tiễn 3. ðặc ñiểm ñịa bàn và phương pháp nghiên cứu 4. Kết quả nghiên cứu và thảo luận 5. Kiến nghị và kết luận. Trường ðại học Nông Nghiệp Hà Nội – Luận văn thạc sĩ khoa học kinh tế ……………………………. 3 2. CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN 2.1 Những vấn ñề chung về kiểm soát nội bộ 2.1.1 Khái quát chung về quản lý và kiểm soát nội bộ trong quản lý Quản lý ra ñời và tồn tại từ rất lâu, hoạt ñộng quản lý bắt nguồn từ sự phân công, hợp tác lao ñộng, quản lý là một hoạt ñộng khách quan nảy sinh khi cần có sự nỗ lực tập thể ñể thực hiện mục tiêu chung. Quản lý gắn liền với cơ chế kinh tế, với ñiều kiện xã hội cụ thể. Theo cách hiểu chung nhất thì quản lý là quá trình ñịnh hướng và tổ chức thực hiện các hướng ñã ñịnh trên cơ sở các nguồn lực xác ñịnh nhằm ñạt hiệu quả cao nhất. Hoạt ñộng quản lý của một tổ chức có thể chia ra nhiều giai ñoạn khác nhau, gồm các chức năng: lập kế hoạch, tổ chức thực hiện, ñiều hành, kiểm tra. Trong các giai ñoạn có các công việc khác nhau, cần có sự kiểm tra, giám sát ñể ñạt hiệu quả tối ưu. Kiểm tra là một hoạt ñộng không thể thiếu của quản lý, kiểm tra không phải là một giai ñoạn hay một pha của quản lý mà nó ñược thực hiện ở tất cả các giai ñoạn của quá trình này, kiểm tra nảy sinh và phát triển từ chính nhu cầu của quản lý. Chức năng kiểm tra ñược thể hiện rất khác nhau tùy thuộc vào cơ chế kinh tế và cấp quản lý, vào loại hình hoạt ñộng cụ thể, truyền thống văn hóa và những ñiều kiện kinh tế xã hội khác của mỗi nơi trong từng thời kỳ lịch sử cụ thể. [13] Mỗi ñơn vị, tổ chức ñể ñảm bảo hiệu quả hoạt ñộng ñều tự kiểm tra mọi hoạt ñộng của mình trong tất cả các khâu: rà soát các tiềm năng, xem xét các dự báo, các mục tiêu và ñịnh mức, ñối chiếu và truy tìm các thông số về sự kết hợp, soát xét lại các thông tin thực hiện ñể ñiều chỉnh kịp thời trên quan ñiểm bảo ñảm hiệu năng của mọi nguồn lực và hiệu quả kinh tế cuối cùng của mọi hoạt ñộng. Công việc rà soát này ñược gọi là kiểm soát. Một cách chung nhất, kiểm soát ñược hiểu là tổng hợp những phương sách ñể nắm lấy ñể ñiều hành ñối tượng hoặc khách thể quản lý. Với ý nghĩa ñó, kiểm soát có thể hiểu Trường ðại học Nông Nghiệp Hà Nội – Luận văn thạc sĩ khoa học kinh tế ……………………………. 4 theo nhiều chiều: cấp trên kiểm soát cấp dưới thông qua biện pháp hoặc chính sách cụ thể, ñơn vị này kiểm soát ñơn vị khác thông qua việc chi phối ñáng kể về quyền sở hữu và lợi ích tương ứng, nội bộ ñơn vị kiểm soát lẫn nhau thông qua quy chế và thủ tục quản lý... Trong ñó, thông dụng nhất là KSNB trong ñơn vị. [13] Hoạt ñộng tài chính gắn liền với mọi hoạt ñộng không phân biệt mục tiêu, lĩnh vực, sở hữu... Trong khi ñó, kế toán tài chính là sự phản ánh hoạt ñộng tài chính: ñó là hệ thống thông tin và kiểm tra về tình hình tài sản bằng hệ thống phương pháp khoa học như chứng từ, ñối ứng tài khoản, tính giá và tổng hợp - cân ñối kế toán. Một trong những ñặc trưng cơ bản của kế toán là thực hiện hai chức năng thông tin và kiểm tra, hai chức năng này có sự gắn kết chặt chẽ với nhau không chỉ trên cả chu trình kế toán mà ngay trên từng yếu tố của chu trình ñó. Nhưng kiểm tra kế toán dù khoa học cũng chỉ kiểm tra phần thông tin ñã thu ñược, còn những thông tin chưa thu ñược nhưng cần có ñể xác minh thực trạng tài chính rõ ràng thì cần ñến sự kiểm tra ngoài kế toán. Trong nền kinh tế thị trường, thông tin kinh tế, tài chính của một ñơn vị ñược nhiều ñối tượng bên trong và bên ngoài ñơn vị quan tâm như các cơ quan quản lý Nhà nước, các nhà ñầu tư, các nhà quản lý, cán bộ công nhân viên, ngân hàng, kho bạc, khách hàng, nhà cung cấp... Do vậy, thông tin tài chính phải là những thông tin ñược tổng hợp và xử lý theo những chuẩn mực nhất ñịnh. Thực tế luôn tồn tại khách quan một sự khác biệt về mục ñích giữa những người cung cấp thông tin và người sử dụng thông tin. Người cung cấp thông tin muốn ñưa ra những thông tin tốt, có lợi cho mình, còn những người sử dụng thông tin luôn muốn có ñược những thông tin chính xác, khách quan. ðể giảm bớt khoảng cách này, các thông tin tài chính trước khi ñưa ñến người sử dụng cần ñược kiểm tra và xác nhận tính trung thực, khách quan và ñáng tin cậy, do ñó cần thiết phải có những người làm kiểm toán, thực hiện công Trường ðại học Nông Nghiệp Hà Nội – Luận văn thạc sĩ khoa học kinh tế ……………………………. 5 tác kiểm tra các thông tin tài chính. Nhưng ñể các thông tin tài chính phản ánh trung thực, khách quan tình hình tài chính của ñơn vị thì sự kiểm soát ngay từ bên trong ñơn vị ñóng một vai trò quan trọng, và phương pháp có hiệu quả nhất chính là việc xây dựng một hệ thống KSNB hoạt ñộng có hiệu lực và hiệu quả. Trong mọi hoạt ñộng của ñơn vị, chức năng kiểm tra, kiểm soát luôn giữ vai trò quan trọng trong quá trình quản lý và ñược thực hiện chủ yếu bởi hệ thống KSNB. 2.1.2 Lịch sử ra ñời và phát triển của kiểm soát nội bộ trong khu vực công Trong lĩnh vực công, KSNB rất ñược xem trọng, nó là một ñối tượng ñược quan tâm ñặc biệt của kiểm toán viên (KTV) nhà nước. Về kiểm toán Nhà nước, hệ thống chuẩn mực kiểm toán Nhà nước do Tổ chức quốc tế các cơ quan kiểm toán tối cao - International Organization of Supreme Audit Institutions (viết tắt là INTOSAI) ban hành. Tổ chức này bao gồm 178 thành viên. Hệ thống chuẩn mực kiểm toán do INTOSAI ban hành bao gồm quy tắc ñạo ñức nghề nghiệp và chuẩn mực kiểm toán. Năm 1992, bản hướng dẫn về chuẩn mực KSNB của INTOSAI ñã hình thành một tài liệu ñề cập ñến việc nâng cấp các chuẩn mực KSNB, hỗ trợ cho việc thực hiện và ñánh giá KSNB. Hướng dẫn chuẩn mực về KSNB của INTOSAI năm 1992 ñưa ra khái niệm về KSNB như sau: KSNB là cơ cấu của một tổ chức, bao gồm nhận thức, phương pháp, quy trình và các biện pháp của người lãnh ñạo nhằm bảo ñảm sự hợp lý ñể ñạt ñược các mục tiêu của tổ chức, ñó là: - Thúc ñẩy các hoạt ñộng hữu hiệu, hiệu quả và có kỷ cương cũng như chất lượng của sản phẩm dịch vụ phù hợp với nhiệm vụ của tổ chức. - Bảo vệ các nguồn lực không bị thất thoát, lạm dụng, lãng phí, tham ô và vi phạm pháp luật. - Khuyến khích tuân thủ pháp luật, quy ñịnh của Nhà nước và nội bộ. Trường ðại học Nông Nghiệp Hà Nội – Luận văn thạc sĩ khoa học kinh tế ……………………………. 6 - Xây dựng và duy trì các dữ liệu tài chính và hoạt ñộng, lập báo cáo ñúng ñắn và kịp thời. Năm 2001, bản hướng dẫn của INTOSAI 1992 ñã ñược cập nhật thêm về các chuẩn mực KSNB ñể phù hợp với tất cả các ñối tượng và phù hợp với sự phát triển gần ñây trong KSNB. Bên cạnh việc cải thiện khái niệm KSNB và xây dựng một sự hiểu biết thông thường về KSNB, tài liệu của INTOSAI ñã trình bày những vấn ñề ñặc thù về khu vực công. Tài liệu hướng dẫn của INTOSAI ñược cập nhật lại vào năm 2001, trình bày khái niệm về KSNB như sau: KSNB là một quá trình xử lý toàn bộ ñược thực hiện bởi nhà quản lý và các cá nhân trong tổ chức, quá trình này ñược thiết kế ñể phát hiện các rủi ro và cung cấp một sự ñảm bảo hợp lý ñể ñạt ñược nhiệm vụ của tổ chức. Những mục tiêu cần ñạt ñược, ñó là: - Tuân thủ theo luật pháp hiện hành và các nguyên tắc, quy ñịnh. - Thực hiện các hoạt ñộng một cách có kỷ cương, có ñạo ñức, có tính kinh tế, hiệu quả và thích hợp. - Thực hiện ñúng trách nhiệm. - Bảo vệ các nguồn lực chống thất thoát, sử dụng sai mục ñích và tổn thất. So với khái niệm tại Hướng dẫn chuẩn mực của KSNB của INTOSAI năm 1992, tại khái niệm này khía cạnh giá trị ñạo ñức trong hoạt ñộng ñược thêm vào, mục tiêu của KSNB ñược nhấn mạnh thêm, ñó chính là tầm quan trọng của hành vi ñạo ñức cũng như sự ngăn chặn và phát hiện sự gian trá và tham nhũng trong khu vực công. Ngân sách của Nhà nước ñược phân bố rộng rãi, chính vì vậy cần có các hoạt ñộng kiểm soát nhằm ñảm bảo Ngân sách ñược sử dụng ñúng mục ñích, các tài sản không bị thất thoát hay lãng phí. Vì vậy, việc bảo vệ nguồn lực cần ñược nhấn mạnh thêm tầm quan trọng trong KSNB ñối với khu vực công. Trong tài liệu này còn nhấn mạnh ñến những thông tin phi tài chính, bởi vì việc sử dụng rộng rãi của hệ thống thông tin ngày càng tăng trong các Trường ðại học Nông Nghiệp Hà Nội – Luận văn thạc sĩ khoa học kinh tế ……………………………. 7 tổ chức Nhà nước, kiểm soát công nghệ thông tin ngày càng trở nên quan trọng hơn. Mục tiêu của tài liệu này là thiết lập và duy trì KSNB hữu hiệu trong khu vực công. Vì vậy các nhà lãnh ñạo của Chính phủ rất quan tâm ñến tài liệu này. Các nhà lãnh ñạo các tổ chức của Nhà nước xem tài liệu này là một nền tảng ñể thực hiện và giám sát KSNB trong tổ chức. INTOSAI ñưa ra hai nhóm chuẩn mực về KSNB, ñó là chuẩn mực chung và chuẩn mực cụ thể. Chuẩn mực chung bao gồm các quy ñịnh về bảo ñảm hợp lý, tinh thần tuân thủ, năng lực và phẩm chất, mục tiêu kiểm soát và giám sát. Chuẩn mực cụ thể ñi vào các quy ñịnh về tổ chức hồ sơ, tài liệu; ghi chép kịp thời và ñúng ñắn các nghiệp vụ, phân chia trách nhiệm, tiếp cận và báo cáo về nguồn lực và sổ sách. 2.1.3 Các quan ñiểm về khái niệm hệ thống kiểm soát nội bộ
Có nhiều cách hiểu về hệ thống KSNB. Theo Giáo trình ðại học Kế toán chuyên nghiệp Canada (tập 2), hệ thống KSNB ñược ñịnh nghĩa là hệ thống những quy ñịnh tài chính và quy ñịnh không tài chính. Hệ thống này do các nhà quản lý doanh nghiệp lập ra ñể ñiều hành quản lý kinh doanh theo trình tự và có hiệu quả. ðảm bảo tôn trọng mọi quy chế quản lý, giữ an toàn cho tài sản, duy trì chế ñộ ghi chép kế toán ñầy ñủ, chính xác, lập báo cáo tài chính ñúng thời hạn. [29] Theo Hội ñồng kế toán viên công chứng (AICPA) của Mỹ, kiểm soát nội bộ gồm kế hoạch tổ chức và tất cả những phương pháp, biện pháp phối hợp ñược thừa nhận dùng trong kinh doanh ñể bảo vệ tài sản của tổ chức, kiểm tra sự chính xác và ñộ tin cậy của thông tin kế toán, thúc ñẩy hiệu quả hoạt ñộng và khích lệ bám sát những chủ trương quản lý ñã ñề ra. [29] Theo Liên ñoàn Kế toán quốc tế (IFAC), hệ thống KSNB là kế hoạch của ñơn vị và toàn bộ các phương pháp, các bước công việc mà các nhà quản lý doanh nghiệp tuân theo. Hệ thống KSNB trợ giúp cho các nhà quản lý ñạt ñược mục tiêu một cách chắc chắn theo trình tự và kinh doanh có hiệu quả kể Trường ðại học Nông Nghiệp Hà Nội – Luận văn thạc sĩ khoa học kinh tế ……………………………. 8 cả việc tôn trọng các quy chế quản lý; giữ an toàn tài sản, ngăn chặn, phát hiện sai phạm và gian lận; ghi chép kế toán ñầy ñủ, chính xác, lập báo cáo tài chính kịp thời, ñáng tin cậy. [29] Theo chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 400 - ðánh giá rủi ro và KSNB, hệ thống KSNB ñược hiểu là các quy ñịnh và các thủ tục kiểm soát do ñơn vị ñược kiểm toán xây dựng và áp dụng nhằm ñảm bảo cho ñơn vị tuân thủ pháp luật và các quy ñịnh; ñể kiểm tra, kiểm soát, ngăn ngừa và phát hiện gian lận, sai sót; ñể lập báo cáo tài chính trung thực và hợp lý; nhằm bảo vệ, quản lý và sử dụng có hiệu quả tài sản của ñơn vị. Hệ thống KSNB bao gồm các yếu tố: môi trường kiểm soát, hệ thống kế toán và các thủ tục kiểm soát. [3] Có thể hiểu ñơn giản, hệ thống KSNB là hệ thống của tất cả những gì mà một tổ chức cần làm ñể có ñược những ñiều muốn có và tránh ñược những ñiều muốn tránh. Cũng trên nguyên tắc này, các hệ thống quản lý khác nhau có chuẩn mực quốc tế như ISO, TQM, QA/QC ñảm bảo sự hoạt ñộng hiệu quả của một tổ chức ñã ñược xây dựng. Hệ thống này không ño ñếm kết quả dựa trên các con số tăng trưởng, mà chỉ giám sát nhân viên, chính sách, hệ thống, phòng ban của Công ty ñang vận hành ra sao và nếu vẫn giữ nguyên cách làm ñó thì có khả năng hoàn thành kế hoạch không. Ngoài ra, thiết lập ñược một hệ thống KSNB hữu hiệu sẽ hạn chế ñến mức thấp nhất việc thất thoát tài sản Công ty. Có thể hiểu một cách ngắn gọn: KSNB là toàn bộ các biện pháp của nhà quản lý nhằm ñảm bảo các mục tiêu của ñơn vị ñược thực hiện.
KSNB trong hệ thống kế toán nhằm ñảm bảo: - Nghiệp vụ kinh tế, tài chính ñược thực hiện sau khi ñã có sự chấp thuận của những người có thẩm quyền; - Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh ñược ghi chép kịp thời, ñầy ñủ và chính xác vào các tài khoản trong kỳ kế toán phù hợp, làm cơ sở lập báo cáo tài chính phù hợp với chế ñộ kế toán theo quy ñịnh hiện hành; Trường ðại học Nông Nghiệp Hà Nội – Luận văn thạc sĩ khoa học kinh tế ……………………………. 9