Tài liệu Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền tại công ty cổ phần thủy sản minh phú – hậu giang

TRƯỜNG ĐẠI HỌC CẦN THƠ KHOA KINH TẾ - QUẢN TRỊ KINH DOANH NGUYỄN NGỌC HUỲNH TRANG HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG – THU TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THỦY SẢN MINH PHÚ – HẬU GIANG LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC Ngành Kế toán – Kiểm toán Mã số ngành: 52340302 Tháng 12 - 2014 TRƯỜNG ĐẠI HỌC CẦN THƠ KHOA KINH TẾ - QUẢN TRỊ KINH DOANH NGUYỄN NGỌC HUỲNH TRANG MSSV: 4115455 HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG – THU TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THỦY SẢN MINH PHÚ – HẬU GIANG LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC NGÀNH KẾ TOÁN – KIỂM TOÁN Mã số ngành: 52340302 CÁN BỘ HƯỚNG DẪN TRẦN KHÁNH DUNG Tháng 12 - 2014 LỜI CẢM TẠ Em xin chân thành cảm ơn quý thầy cô khoa Kinh tế - Quản trị kinh doanh trường Đại học Cần Thơ đã tận tình giảng dạy chúng em trong suốt thời gian qua. Em xin chân thành cảm ơn cô Trần Khánh Dung, giáo viên trực tiếp hướng dẫn và tận tình giúp đỡ em hoàn thành luận văn tốt nghiệp của mình. Ngoài ra em xin chân thành cảm ơn sự hướng dẫn nhiệt tình của các nhân viên trong công ty Cổ phần thủy sản Minh Phú – Hậu Giang trong thời gian thực tập tại đơn vị. Sự chia sẻ kinh nghiệm thực tế đã giúp em hệ thống và nắm vững kiến thức đã học cũng như học tập được kiến thức thực tế. Tuy nhiên vì kiến thức chuyên môn còn hạn chế cà thiếu kinh nghiệm thực tiễn nên nội dung đề tài khó tránh khỏi những thiếu sót, em kính mong nhận được sự góp ý chỉ bảo thêm của quý thầy cô để đề tài này được hoàn thiện hơn. Cuối cùng xin chúc sức khỏe đến các thầy cô trong khóa Kinh tế - Quản trị kinh doanh trường Đại học Cần Thơ. Cần Thơ, ngày ….. tháng ….. năm 2014 Người thực hiện Nguyễn Ngọc Huỳnh Trang i TRANG CAM KẾT Tôi xin cam kết luận văn này được hoàn thành dựa trên các kết quả nghiên cứu của tôi và các kết quả nghiên cứu này chưa được dùng cho bất cứ luận văn cùng cấp nào khác. Cần Thơ, ngày ….. tháng ….. năm 2014 Người thực hiện Nguyễn Ngọc Huỳnh Trang ii NHẬN XÉT CỦA CƠ QUAN THỰC TẬP Cần Thơ, ngày ….. tháng ….. năm 2014 Thủ trưởng đơn vị (Ký tên, đóng dấu) iii MỤC LỤC Trang CHƯƠNG 1 ....................................................................................................... 1 GIỚI THIỆU ...................................................................................................... 1 1.1 LÝ DO NGHIÊN CỨU ............................................................................... 1 1.2 MỤC TIÊU NGHIÊN CỨU ........................................................................ 2 1.2.1 Mục tiêu chung ......................................................................................... 2 1.2.2 Mục tiêu chi tiết ........................................................................................ 2 1.3 PHẠM VI NGHIÊN CỨU ........................................................................... 2 1.3.1 Không gian ................................................................................................ 2 1.3.2 Thời gian ................................................................................................... 2 1.3.3 Đối tượng nghiên cứu ............................................................................... 2 CHƯƠNG 2 ....................................................................................................... 3 CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU ............................... 3 2.1 CƠ SỞ LÝ LUẬN ....................................................................................... 3 2.1.1 Khái niệm và mục tiêu kiểm soát nội bộ .................................................. 3 2.1.2 Các bộ phận hợp thành kiểm soát nội bộ .................................................. 4 2.1.3 kiểm toán nội bộ ....................................................................................... 9 2.1.3 Hạn chế tiềm tàng của kiểm soát nội bộ ................................................... 9 2.1.4 các nguyên tắc xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ trong công ty ........ 10 2.1.5 Kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền ...................................... 11 2.1.6 mục tiêu và thủ tục kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng - thu tiền ........ 14 2.2 PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU ............................................................. 16 2.2.1 Phương pháp thu thập số liệu.................................................................. 16 2.2.2 Phương pháp phân tích số liệu ................................................................ 16 CHƯƠNG 3 ..................................................................................................... 18 GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN THỦY SẢN MINH PHÚ – HẬU GIANG ....................................................................................... 18 3.1 LỊCH SỬ HÌNH THÀNH .......................................................................... 18 3.2 NGHÀNH NGHỀ KINH DOANH HOẶC CHỨC NĂNG NHIỆM VỤ . 18 3.3 CƠ CẤU TỔ CHỨC .................................................................................. 19 3.3.1 Sơ đồ tổ chức .......................................................................................... 19 3.3.2 thuyết minh sơ đồ bộ máy tổ chức công ty ............................................. 19 3.4 TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN .............................................................. 22 iv 3.4.1 Sơ đồ bộ máy kế toán ............................................................................. 22 3.4.2 Thuyết minh sơ đồ bộ máy kế toán ......................................................... 22 3.4.4 chế độ kế toán và hình thức kế toán ....................................................... 24 3.5 SƠ LƯỢC KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH ............................ 24 3.5.1 Tình hình hoạt động kinh doanh của công ty giai đoạn 2011-2013 ....... 24 3.5.2 Tình hình hoạt động kinh doanh của ngân hàng 6 tháng đầu năm 2013 và 6 tháng đầu năm 2014 ...................................................................................... 26 3.6 THUẬN LỢI, KHÓ KHĂN VÀ PHƯƠNG HƯỚNG HOẠT ĐỘN ........ 27 3.6.1 Những thuận lợi ...................................................................................... 27 3.6.2 Những khó khăn...................................................................................... 28 3.6.3 Phương hướng hoạt động ........................................................................ 29 CHƯƠNG 4 ..................................................................................................... 31 HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG – THU TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THỦY SẢN MINH PHÚ – HẬU GIANG ................................................................................................... 31 4.1 THỰC TRẠNG HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI CÔNG TYCỔ PHẦN THỦY SẢN MINH PHÚ – HẬU GIANG .......................................... 31 4.1.1 Môi trường kiểm soát.............................................................................. 31 4.1.2 Đánh giá rủi ro ........................................................................................ 35 4.1.3 Hoạt động kiểm soát ............................................................................... 35 4.1.4 Thông tin và truyền thông....................................................................... 36 4.1.5 Giám sát .................................................................................................. 38 4.2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG – THU TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THỦY SẢN MINH PHÚ – HẬU GIANG ................................................................................................... 38 4.2.1 Lưu đồ thể hiện kiểm soát nội bộ đối với chu trình bán hàng – thu tiền của công ty ....................................................................................................... 38 4.2.2 Quá trình kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền ...................... 42 4.2 PHẦN MỀM KẾ TOÁN ........................................................................... 47 4.2.1 Giới thiệu chung phần mềm kế toán Fast trong chu trình bán hàng – thu tiền.................................................................................................................... 47 4.2.2 Xử lý nghiệp vụ trong chu trình bán hàng - thu tiền ............................. 49 4.3 ĐÁNH GIÁ CÔNG TÁC KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THỦY SẢN MINH PHÚ – HẬU GIANG .......................................... 52 v 4.3.1 Đánh giá chung về công tác kiểm soát nội bộ tại đơn vị ........................ 52 4.3.2 Đánh giá chung về công tác kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền tại đơn vị .................................................................................................. 54 CHƯƠNG 5 ..................................................................................................... 55 CÁC GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG – THU TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THỦY SẢN MINH PHÚ – HẬU GIANG .................................................................. 55 5.1 NHẬN XÉT CHUNG VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN .................................. 55 5.1.1 Ưu điểm .................................................................................................. 55 5.1.2 Hạn chế ................................................................................................... 56 5.3 NHẬN XÉT CHUNG VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI CÔNG TY CỔ PHẨN THỦY SẢN MINH PHÚ – HẬU GIANG ................. 56 5.3.1 Môi trường kiểm soát.............................................................................. 56 5.3.2 Hệ thống thông tin kế toán ...................................................................... 57 5.3.2 Nhược điểm ............................................................................................ 58 5.4 NHẬN XÉT VỀ HOẠT ĐỘNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG – THU TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẨN THỦY SẢN MINH PHÚ – HẬU GIANG ....................................................................................... 59 5.4.1 Ưu điểm .................................................................................................. 59 5.4.2 Khuyết điểm ............................................................................................ 59 5.5 MỘT SỐ Ý KIẾN NHẰM HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI CÔNG TY CỔ PHẨN THỦY SẢN MINH PHÚ – HẬU GIANG .. 60 5.5.1 Xây dựng bộ phận kiểm toán nội bộ ....................................................... 60 5.5.2 Hoàn thiện chính sách nhân sự ............................................................... 61 5.6 MỘT SỐ SỐ Ý KIẾN NHẰM HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG – THU TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẨN THỦY SẢN MINH PHÚ – HẬU GIANG ...................................................... 62 5.6.1 Thực hiện phân công phân nhiệm ........................................................... 62 5.6.2 Một số thủ tục kiểm soát cần thiết áp dụng trong chu trình bán hàng – thu tiền ............................................................................................................. 62 CHƯƠNG 6 ..................................................................................................... 65 KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ ......................................................................... 65 6.1 KẾT LUẬN................................................................................................ 65 6.2 KIẾN NGHỊ ............................................................................................... 65 6.2.1 Đối với công ty Cổ phần thủy sản Minh Phú – Hậu Giang .................... 65 vi 6.2.2 Đối với Nhà nước ................................................................................... 66 TÀI LIỆU THAM KHẢO ............................................................................... 68 PHỤ LỤC ........................................................................................................ 69 vii DANH MỤC BẢNG Bảng 3.1 Tình hình hoạt động kinh doanh của công ty giai đoạn 20112013..................................................................................................................24 Bảng 3.2 Tình hình hoạt động kinh doanh của công ty 6 tháng đầu năm 201 và 6 tháng đầu năm 2014…................................................................................ 26 Bảng 4.1 Cơ cấu nhân sự công ty qua các năm............................................... 32 viii DANH MỤC HÌNH Hình 3.1 Sơ đồ bộ máy tổ chức công ty..........................................................19 Hình 3.2 Sơ đồ bộ máy kế toán ......................................................................22 Hình 3.2 Chiến lược tăng trưởng…………………………………………….30 Hình 4.1 Trình độ nguồn nhân lực công ty .....................................................32 Hình 4.2 Trình tự ghi sổ kế toán......................................................................37 Hình 4.3 Sơ đồ tổ chức của phân hệ kế toán bán hàng và công nợ phải thu.....................................................................................................................48 ix DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT GVHB LN BCTC GTGT : : : : Giá vốn hàng bán Lợi nhuận Báo cáo tài chính Giá trị gia tăng x CHƯƠNG 1 GIỚI THIỆU 1.1 LÝ DO NGHIÊN CỨU Trong bối cảnh toàn cầu hóa nền kinh tế đã và đang diễn ra sâu rộng trên toàn thế giới, mức độ canh tranh hàng hóa, dịch vụ diễn ra ngày càng khốc liệc hơn. Vấn đề hội nhập trở thành xu thế tất yếu và kinh tế thế giới đã ảnh hưởng, tác động mạnh mẽ tới nền kinh tế mỗi quốc gia. Xu hướng phát triển và hội nhập của nước ta hiện nay đã tạo điều kiện cho các doanh nghiệp trong nước lớn mạnh, song nó cũng tồn tại nhiều thách thức, buộc các doanh nghiệp phải luôn thay đổi và hoàn thiện cho phù hợp với tình hình mới. Để có thể đứng vững và phát triển trong môi trường đầy rủi ro đó, các doanh nghiệp không những phải tự lực vươn lên trong quá trình sản xuất kinh doanh mà còn phải tăng cường kiểm tra, kiểm soát, hoàn thiện năng lực quản lý để hạn chế những sai sót, gian lận, rủi ro có thể xảy ra và đề ra phương hướng mục tiêu để nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh. Ngày nay, kiểm soát nội bộ đóng vai trò hết sức quan trọng trong các tổ chức sản xuất kinh doanh, kiểm soát nội bộ là bộ phận giúp các nhà quản trị quản lý hữu hiệu và hiệu quả hơn các nguồn lực tối ưu của doanh nghiệp như: con người, tài sản, vốn,…góp phần hạn chế rủi ro đồng thời giúp doanh nghiệp xây dựng một nền tảng quản lý vững chắc phục vụ cho quá trình mở rộng và phát triển đi lên của doanh nghiệp. Thiết lập hệ thống kiểm soát nội bộ chính là xác lập một cơ chế giám sát bằng những quy định rõ ràng, cụ thể nhằm đạt được mục tiêu đã đề ra. Do đó, việc thiết lập một hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu trở thành vấn đề cấp thiết đối với tất cả các doanh nghiệp. Kiểm soát nội bộ được thực hiện ở nhiều khâu khác nhau, trong đó chu trình bán hàng – thu tiền là một khâu quan trọng. Bởi nó là hoạt động quan trọng quyết định sự sống còn của doanh nghiệp, là quá trình tạo ra doanh thu, thu nhập, lợi nhuận. Bên cạnh đó, họat động này thường xuyên diễn ra nên tiềm ẩn nhiều rủi ro lớn và dễ xảy ra gian lận, sai sót. Việc xây dựng một hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu đối với chu trình doanh thu có ý nghĩa đặc biệt quan trọng giúp doanh nghiệp hạn chế sai phạm, cung cấp thông tin kịp thời, chính xác, trung thực, khuyến khích hiệu quả hoạt động, bảo về quyền lợi cho nhà đầu tư, cổ đông và gây dựng lòng tin đối với họ nhằm giúp các nhà quản trị đạt được mục tiêu phương hướng đã đề ra. 1 Nhận thấy tầm quan trọng tôi đã chọn đề tài nghiên cứu : “ Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền tại công ty Cổ phần thủy sản Minh Phú – Hậu Giang” 1.2 MỤC TIÊU NGHIÊN CỨU 1.2.1 Mục tiêu chung Mục tiêu của đề tài này là đánh giá thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền tại công ty Cổ phần thủy sản Minh Phú – Hậu Giang. Từ đó, đề ra giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ đối với chu trình bán hàng – thu tiền. 1.2.2 Mục tiêu chi tiết - Đánh giá tình hình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp qua 3 năm 2011, 2012, 2013 và 6 tháng đầu năm 2014 để tìm hiểu sơ bộ về hệ thống kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp. - Đánh giá thực trạng kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp đối với chu trình bán hàng – thu tiền từ đó đưa ra ưu điểm, nhược điểm của hệ thống kiểm soát nội bộ đối với chu trình bán hàng – thu tiền. - Đưa ra một số giải pháp giúp cho doanh nghiệp hoàn thiện hơn hệ thống kiểm soát nội bộ đối với chu trình bán hàng – thu tiền . 1.3 PHẠM VI NGHIÊN CỨU 1.3.1 Không gian Đề tài này được thực hiện tại công ty Cổ phần thủy sản Minh Phú – Hậu Giang. 1.3.2 Thời gian Thời gian thực hiện đề tài nghiên cứu: Từ tháng 8 đến tháng 11/2014. Thông tin số liệu được sử dụng trong luận văn là số liệu năm 2011, 2012, 2013 và 6 tháng đầu năm 2014. 1.3.3 Đối tượng nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu của đề tài là hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền tại công ty Cổ phần thủy sản Minh Phú – Hậu Giang. 2 CHƯƠNG 2 CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU 2.1 CƠ SỞ LÝ LUẬN 2.1.1 Khái niệm và mục tiêu kiểm soát nội bộ Quá trình nhận thức và nghiên cứu về kiểm soát nội bộ đã dẫn đến sự hình thành các định nghĩa khác nhau từ đơn giản đến phức tạp về hệ thống này. Đến nay, định nghĩa được chấp nhận khá rộng rãi là: Theo Ủy ban thuộc Hội đồng quốc gia Hoa kỳ COSO thì: “ kiểm soát nội bộ là một quá trình do người quản lý, hội đồng quản trị và các nhân viên của đơn vị chi phối, nó được thiết lập để cung cấp một sự đảm bảo hợp lý nhằm thực hiện ba mục tiêu dưới đây: - Báo cáo tài chính đáng tin cậy. - Các luật lệ và quy định được tuân thủ. - Hoạt động hữu hiệu và hiệu quả.” Trong định nghĩa trên có bốn nội dung cơ bản là quá trình, con người, đảm bảo hợp lý và mục tiêu. Chúng được hiểu như sau: - Kiểm soát nội bộ là một quá trình. Kiểm soát nội bộ bao gồm một chuỗi hoạt động kiểm soát hiện diện ở mọi bộ phận trong đơn vị và được kết hợp với nhau thành một thể thống nhất. Quá trình kiểm soát là phương tiện để giúp cho đơn vị đạt được các mục tiêu của mình. - Kiểm soát nội bộ được thiết kế và vận hành bởi con người. cần hiểu rằng kiểm soát nội bộ không chỉ đơn thuần là những chính sách, thủ tục, biểu mẫu… mà phải bao gồm cả những con người trong tổ chức như Hội dồng Quản trị, Ban giám đốc và các nhân viên. Chính con người sẽ đặt ra mục tiêu, thiết lập cơ chế kiểm soát ở mọi nơi và vận hành chúng. - Kiểm soát nội bộ cung cấp một sự đảm bảo hợp lý, chứ không phải đảm bảo tuyệt đối các mục tiêu sẽ đạt được. Vì khi vận hành hệ thống kiểm soát, những yếu kém có thể xảy ra do các sai lầm của con người… nên dẫn đến không đạt được các mục tiêu. Kiểm soát nội bộ có thể ngăn chặn và phát hiện các sai phạm nhưng không thể đảm bảo chúng không bao giờ xảy ra. Hơn nữa, một nguyên tắc cơ bản trong việc đưa ra quyết định quản lý là chi phí trong quá trình kiểm soát không thể vượt quá lợi ích mong đợi từ quá trình kiểm soát đó. Do đó, tuy người quản lý có thể nhận thức đầy đủ về các rủi ro, thế nhưng nếu chi phí cho quá trình kiểm soát quá cao thì họ vẫn không áp dụng các thủ tục kiểm soát rủi ro. 3 - Các mục tiêu của kiểm soát nội bộ: + Đối với báo cáo tài chính, kiểm soat nội bộ phải đảm bảo về tính trung thực và đáng tin cậy, bởi vì chính người quản lý đơn vị phải có trách nhiệm lập báo cáo tài chính phù hợp với chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành. + Đối với tính tuân thủ, kiểm soát nội bộ trước hết phải đảm bảo hợp lý việc chấp hành luật pháp và các quy định. Điều này xuất phát từ trách nhiệm của nhà quản lý đối với những hành vi không tuân thủ trong đơn vị. Bên cạnh đó, kiểm soát nội bộ còn hướng mọi thành viên trong đơn vị vào việc tuân thủ các chính sách, quy định nội bộ của đơn vị, qua đó đảm bảo đạt được những mục tiêu của đơn vị. + Đối với mục tiêu hữu hiệu và hiệu quả các hoạt động, kiểm soát nội bộ giúp đơn vị bảo vệ và sử dụng có hiệu quả các nguồn lực, bảo mật thông tin, nâng cao uy tín, mở rộng thị phần, thực hiện các chiến lược kinh doanh của đơn vị. Như vậy, các mục tiêu của hệ thống kiểm soát nội bộ rất rộng, chúng bao trùm lên mọi mặt của hoạt động và có ý nghĩa quan trọng đối với sự tồn tại vag phát triển của đơn vị. 2.1.2 Các bộ phận hợp thành kiểm soát nội bộ Dù có sự khác biệt đáng kể về tổ chức hệ thống kiểm soát nội bộ giữa các đơn vị vì phụ thuộc vào nhiều yếu tố như quy mô tính chất, hoạt động mục tiêu… của từng nơi, thế nhưng bất kỳ hệ thống kiểm soát nào cũng phải bao gồm những bộ phận cơ bản. Theo quan niệm của COSO thì hệ thống kiểm soát nội bộ gồm các bộ phận sau: - Môi trường kiểm soát. - Đánh giá rủi ro. - Hoạt động kiểm soát. - Thông tin và truyền thông. - Giám sát. 2.1.2.1 Môi trường kiểm soát Môi trường kiểm soát phản ánh sắc thái chung của một đơn vị, nó chi phối ý thức kiểm soát của mọi thành viên trong đơn vị và là nền tảng đối với các bộ phạn khác của kiểm soát nội bộ. Các nhân tố chính thuộc về môi trường kiểm soát bao gồm: 4 - Tính chính trực và giá trị đạo đức. Sự hữu hiệu của hệ thống kiểm soát nội bộ trước tiên phụ thuộc vào tính chính trực và việc tôn trọng các giá trị đạo đức của những người liên quan đến các quá trình kiếm soát. Để đáp ứng yêu cầu này, các nhà quản lý cao cấp phải xây dựng những chuẩn mực đạo đức trong đơn vị và cư xử đúng đắn để có thể ngăn cản không cho các thành viên có các hành vi thiếu đạo đức hoặc phạm pháp. - Đảm bảo về năng lực: Là đảm bảo cho nhân viên có được những kỹ năng và hiểu biết cần thiết để thực hiện được nhiệm vụ của mình, nếu không chắn chắn họ sẽ thực hiện nhiệm vụ được giao không hữu hiệu và hiệu quả. Do đó, các nhà quản lý chỉ nên tuyển dụng các nhân viên có kiến thức và kinh nghiệm phù hợp với nhiệm vụ được giao, và phải giám sát huấn luyện họ đầy đủ và thường xuyên. - Hội đồng quản trị và Ủy ban Kiểm toán: Ủy ban Kiểm toán là ủy ban gồm một số trong và ngoài thành viên Hội đồng quản trị nưng không tham gia vào việc điều hành đơn vị. Ủy ban Kiểm toán có thể có những đóng góp quan trọng cho việc thực hiện các mục tiêu của đơn vị, thông qua việc giám sát sự tuân thủ pháp luật, giám sát việc lập báo cáo tài chính, giữ sự độc lập của kiểm toán nội bộ… do có các chức năng quan trọng trên, nên hoạt động hữu hiệu của Ủy ban Kiểm toán và Hội đồng quản trị có ảnh hưởng lớn đến môi trường kiểm soát. Các nhân tố được xem xét để đánh giá sự hữu hiệu của Hội đồng Quản trị hoặc Ủy ban Kiểm toán gồm mức độ độc lập, kinh nghiệm và uy tín của các thành viên trong Hội đồng Quản trị hoặc Ủy ban Kiểm toán và mối quan hệ của họ với bộ phận kiểm toán nội bộ và kiểm toán độc lập. - Triết lý quản lý và phong cách điều hành: Triết lý quản lý thể hiện qua quan điểm và nhận thức của người quản lý; phong cách điều hành lại thể hiện qua cá tính, tư cách và thái độ của họ khi điều hành đơn vị. Sự khác biệt về triết lý quản lý và ohong cách điều hành có thể có ảnh hưởng lớn đến môi trường kiểm soát và tác động đến việc thực hiện các mục tiêu của đơn vị. Triết lý quản lý và phong cách điều hành cũng được phản ánh trong cách thức nhà quản lý sử dụng các kênh thông tin và quan hệ với cấp dưới. - Cơ cấu tổ chức: Về thực chất đây là sự phân chia trách nhiệm và quyền hạn giữa các bộ phận trong đơn vị, nó góp phần rất lớn trong việc đạt được các mục tiêu. Một cơ cấu phù hợp sẽ là cơ sở để lập kế hoạch, điều hành, kiểm soát và giám sát các hoạt động. Ngược lại, khi thiết kế không đúng, cơ cấu tổ chức có thể làm cho các thủ tục kiểm soát mất tác dụng. Cơ cấu tổ chức thường được mô tả thông qua sơ đồ tổ chức, trong đó phải xác định được các 5 vị trí then chốt với quyền hạn, trách nhiệm và các thể thức báo cáo phù hợp. ngoài ra, cơ cấu phù hơp với quy mô và đặc thù hoạt động của đơn vị. - Cách thức phân định quyền hạn và trách nhiệm: phân định quyền hạn và trách nhiệm được xem là phần mở đầu của cơ cấu tổ chức. Nó cụ thể hóa quyền hạn và trách nhiệm của từng thành viên trong các hoạt động của đơn vị, giúp cho mỗi thành viên phải hiểu rằng họ có nhiệm vụ cụ thể gì và từng hoạt động của họ sẽ ảnh hưởng như thế nào đến người khác trong việc hoàn thành mục tiêu. Do đó, khi mô tả công việc, đơn vị cần phải chế hòa bằng văn bản về những nhiệm vụ và quyền hạn cụ thể của từng thành viên và quan hệ giữa họ với nhau. - Chính sách nhân sự: Là các chính sách và thủ tục của nhà quản lý về việc tuyển dụng, huấn luyện, bổ nhiệm, đánh giá, sa thải, đề bạt khen thưởng và kỷ luật. Chính sách nhân sự có ảnh hưởng đáng kể đến sự hữu hiệu của môi trường kiểm soát thông qua việc tác động đến các nhân tố khác trong môi trường kiểm soát như đảm bảo về năng lực, tính chính trực và các giá trị đạo đức. 2.1.2.2 Đánh giá rủi ro Đối với tất cả hoạt động của một đơn vị đều có thể phát sinh những rủi ro và khó có tể kiểm soát tất cả. Vì vậy, các nhà quản lý phải đánh và phân tích những nhân tố ảnh hưởng nên rủi ro làm cho những mục tiêu – kể cả mục tiêu chung và mục tiêu cụ thể cho từng hoạt động của đơn vị có thể không đạt được và phải cố gắng kiểm soát để tối thiểu hóa những tổn thất do các rủi ro này gây nên. Để giới hạn rủi ro ở mức chấp nhận được, người quản lý phải dựa trên mục tiêu đã xác định của đơn vị, nhận dang và phân tích rủi ro, từ đó mới có thể quản trị được rủi ro. - Xác định mục tiêu của đơn vị. Mục tiêu này tuy không phải là một bộ phận của kiểm soát nội bộ nhưng việc xác định nó là điều kiện tiên quyết để đánh giá rủi ro. Xác định mục tiêu bao gồm việc đưa ra sứ mệnh, hoạch định các mục tiêu chiến lược cũng như những chỉ tiêu phải đạt được trong ngắn hạn, trung và dài hạn. Việc xác định mục tiêu có thể được thực hiện thông qua việc ban hành văn bản hoặc đơn giản hơn, qua nhận thức và phát biểu hằng ngày của nhà quản lý. - Nhận dạng rủi ro. Rủi ro có thể tác động đến tổ chức ở mức độ toàn đơn vị hay chỉ ảnh hưởng đến từng hoạt động cụ thể. 6 Để nhận dạng từng rủi ro, người quản lý có thể sử dụng nhiều phương pháp khác nhau, từ việc sử dụng các phương tiện dự báo, phân tích các dữ liệu quá khứ, cho đến việc rà soát thường xuyên các hoạt động. - Phân tích và đánh giá rủi ro. Vì rủi ro rất khó định lượng nên đây là công việc khá phức tạp và có nhiều phương pháp khác nhau. Tuy nhiên, một quy trình phân tích và đánh giá rủi ro thường bao gồm những bước sau đây: Ước lượng tầm cỡ của rủi ro qua ảnh hưởng có thể có của nó đến mục tiêu của đơn vị, xem xét khả năng xảy ra rủi ro và những biện pháp có thể sử dụng để đối phó với rủi ro. Các rủi ro có thể phát sinh từ trong bản chất hoạt động của đơn vị hoặc từ yếu kém của chính hệ thống kiểm soát nội bộ. 2.1.2.3 Hoạt động kiểm soát Hoạt động kiểm soát là những chính sách và thủ tục để đảm bảo cho các chỉ thị của nhà quản lý được thực hiện. các chính sách và thủ tục này giúp thực thi những hành động với mục đích chính là giúp kiểm soát các rủi ro mà đơn vị đang hay có thể gặp phải. Có nhiều loại hoạt động kiểm soát khác nhau có thể thực hiện, dưới đây là những hoạt động kiểm soát chủ yếu trong đơn vị: - Phân chia trách nhiệm đây đủ: Phân chia trách nhiệm đầy đủ là không cho phép một thành viên nào được giải quyết mọi mặt của nghiệp vụ từ khi hình thành cho đến khi kết thúc. Mục đích của phân chia trách nhiệm nhằm để các nhân viên kiểm soát lẫn nhau; nếu có các sai sót xảy ra sẽ được phát hiện nhanh chóng; đồng thời giảm cơ hội cho bất kỳ thành viên nào trong quá trình thực hiện nhiệm vụ có thể gây ra và giấu diếm những sai phạm của mình. - Kiểm soát quá trình xử lý thông tin và các nghiệp vụ: Để thông tin đáng tin cậy cần thực hiện nhều hoạt động kiểm soát nhằm kiểm tra tính xác thực, đầy đủ và việc phê chuẩn các nghiệp vụ. Khi kiểm soát quá trình xử lý thông tin, cần đảm bảo rằng: Phải kiểm soát chặt chẽ hệ thống chứng từ, sổ sách; việc phê chuản các loại nghiệp vụ phải đúng đắn. - Kiểm soát vật chất: Hoạt động này được thực hiện cho các loại sổ sách và tài sản, kể cả những ấn chỉ đã được đánh số thứ tự trước nhưng chưa sử dụng; cũng như cần hạn chế sự tiếp cận với các chương trình tin học và những hồ sơ dữ liệu. Việc so sánh đối chiếu giữa sổ sách kế toán và tài sản hiện có trên thực tế bắt buộc phải được thực hiện định kỳ. Khi có bất kỳ chênh lệch nào cũng cần phải điều tra và xem xét nguyên nhân, nhờ đó sẽ phát hiện được những yếu kém về các thủ tục bảo vệ tài sản và sổ sách có liên quan. Nếu không thực hiện 7 công việc này thì tài sản có thể bị bỏ phế, mất mát hoặc sẽ không phát hiện được hành vi đánh cắp. - Kiểm tra độc lập việc thực hiện: Là việc kiểm tra được tiến hành bởi các cá nhân (hoặc bộ phận) khác với cá nhân (hoặc bộ phận) đang thực hiện nghiệp vụ. Nhu cầu phải kiểm tra độc lập xuất phát từ hệ thống kiểm soat nội bộ thường có khuynh hướng bị giảm sút tính hữu hiệu trừ khi có một cơ chế thương xuyên kiểm tra soát xét lại. Yêu cầu quan trọng đối với những thành viên thực hiện kiểm tra là họ phải độc lập với đói tượng được kiểm tra. Sự hữu hiệu của hoạt động này sẽ mất đi nếu người thực hiện kiểm tra lại là nhân viên cấp dưới của người khác đã thực hiện nhiệm vụ, hoặc không độc lập vì bất kỳ lý do nào. - Phân tích rà soát hay rà soát lại việc thực hiện: Hoạt động này chính là xem xét lại những việc đã thực hiện bằng cách so sánh số thực tế với số liệu kế hoạch, dự toán, kỳ trước và các dữ liệu khác có liên quan như những thông tin không có tính chất tài chính; đồng thời còn xem xét trong mối quan hệ với tổng thể để đánh giá quá trình thực hiện. Soát xét lại quá trình thực giúp nhà quản lý biết được một cách tổng quát là mọi thành viên có theo đuổi mục tiêu của đơn vị một cách hữu hiệu và hiệu quả hay không. Nhờ thường xuyên nghiên cứu về những vấn đề bất thường xảy ra trong quá trình thực hiện, nhà quản lý có thể kịp thời thay đổi chiến lược hoặc kế hoạch, hoặc có những điều chỉnh thích hợp. 2.1.2.4 Thông tin và truyền thông Thông tin và truyền thông là điều kiện không thể thiếu cho việc thiết lập, duy trì và nâng cao năng lực kiểm soát trong đơn vị thông qua việc hình thành các báo cáo để cung cấp các thông tin về hoạt động, tài chính và sự tuân thủ, bao gồm cả cho nội bộ và bên ngoài. Thông tin cần thiết cho mọi cấp của một tổ chức vì giúp cho việc đạt được các mục tiêu kiểm soát khác nhau. Thông tin được cung cấp qua hệ thống thông tin. Hệ thống thông tin của một đơn vị có thể được xử lý trên máy tính, qua hệ thống thủ công hoặc kết hợp cả hai, miễn là đảm báo các yêu cầu chất lượng của thông tin là thích hợp, kịp thời, cập nhật, chính xác và truy cập thuận tiện. 2.1.2.5 Giám sát Giám sát là quá trình thực hiện mà người quản lý đánh giá chất lượng của hệ thống kiểm soát. Điều quan trọng trong giám sát là phải xác định hệ thống kiểm soát nội bộ có vận hành đúng như thiết kế hay không và có cần 8