Tài liệu Hoàn thiện hệ thống dự toán ngân sách tại công ty xăng dầu khu vực ii

BỘ GIÁO DỤC & ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP. HCM VÕ THỊ LIÊN HƯƠNG HOÀN THIỆN HỆ THỐNG DỰ TOÁN NGÂN SÁCH TẠI CÔNG TY XĂNG DẦU KHU VỰC II LUẬN VĂN THẠC SỸ KINH TẾ TP. Hồ Chí Minh - Năm 2010 BỘ GIÁO DỤC & ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP. HCM ******* VÕ THỊ LIÊN HƯƠNG HOÀN THIỆN HỆ THỐNG DỰ TOÁN NGÂN SÁCH TẠI CÔNG TY XĂNG DẦU KHU VỰC II CHUYÊN NGÀNH: KẾ TOÁN – KIỂM TOÁN Mà SỐ: 60.34.30 LUẬN VĂN THẠC SỸ KINH TẾ TP. Hồ Chí Minh - Năm 2010 LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi. Các số liệu nêu trong luận văn là trung thực Những kết luận trong luận văn chưa từng được công bố ở bất kỳ tài liệu nào Tác giả luận văn Võ Thị Liên Hương MỤC LỤC Trang phụ bìa Lời cam đoan Mục lục Danh mục các chữ víết tắt Danh mục các bảng, sơ đồ Lời mở đầu ...........................................................................................................01 CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN DỰ TOÁN NGÂN SÁCH TRONG DOANH NGHIỆP 1.1 Dự toán Ngân sách – Và lợi ích của việc lập Dự toán Ngân sách ................03 1.1.1 Dự toán Ngân sách: ...............................................................................03 1.1.1.1 Khái niệm Dự toán Ngân sách .................................................................03 1.1.1.2 Chức năng của Dự toán Ngân sách..........................................................05 1.1.2 Lợi ích của việc lập Dự toán ngân sách:...................................................05 1.2 Phân loại dự toán Ngân sách: ........................................................................06 1.2.1 Dự toán ngân sách dài hạn và dự toán ngân sách ngắn hạn:.......................06 1.2.2 Dự toán ngân sách tĩnh và dự toán ngân sách linh hoạt..............................07 1.3 Các mô hình Dự toán Ngân sách: ..................................................................07 1.4 Nội dung và phương pháp lập Dự toán Ngân sách:.......................................11 1.4.1 Nội dung Dự toán Ngân sách:.....................................................................11 1.4.2 Mục đích, phương pháp lập Dự toán tại Doanh nghiệp:.............................13 1.4.2.1 Dự toán tiêu thụ: ......................................................................................14 Mục lục 1/3 1.4.2.2 Dự toán mua hàng:...................................................................................15 1.4.2.3 Dự toán chi phí bán hàng/ Quản lý doanh nghiệp: ..................................17 1.4.2.4 Dự toán kết quả hoạt động kinh doanh: ..................................................18 1.4.2.5 Dự toán tiền:.............................................................................................19 1.4.2.6 Dự toán Bảng cân đối kế toán:.................................................................21 CHƯƠNG 2: TÌNH HÌNH LẬP DỰ TOÁN NGÂN SÁCH TẠI CÔNG TY XĂNG DẦU KV II 2.1 Giới thiệu tổng quát Công ty xăng dầu khu vực II ........................................24 2.1.1 Lịch sử ra đời và phát triển .......................................................................24 2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ và quy mô hoạt động .............................................24 2.1.3 Cơ cấu tổ chức, quản lý của Công ty ........................................................25 2.1.4 Phương hướng phát triển của Công ty ........................................................26 2.1.4.1 Tình hình thị trường xăng dầu của Việt Nam .........................................26 2.1.4.2 Những thuận lơi, khó khăn và thách thức của Công ty...........................27 2.2 Tình hình công tác kế toán tại Công ty xăng dầu khu vực II.........................31 2.2.2 Giới thiệu tổng quát hệ thống kế toán tại Công ty......................................31 2.2.3 Hệ thống báo cáo kế toán và báo cáo kiểm kê............................................31 2.2.4 Tình hình thực hiện kế toán quản trị trong Công ty....................................36 2.2.5 Tình hình lập dự toán ngân sách tại Công ty xăng dầu KV II ....................36 2.2.6 Đánh giá tình hình lập Kế hoạch tại Công ty..............................................39 Mục lục 2/3 CHƯƠNG 3: CÁC GIẢI PHÁP ĐỂ HOÀN THIỆN HỆ THỐNG DỰ TOÁN NGÂN SÁCH TẠI CÔNG TY XĂNG DẦU KHU VỰC II 3.1 Sự cần thiết.....................................................................................................43 3.2 Quan điểm và mục tiêu ..................................................................................44 3.2.1 Quan điểm hoàn thiện .................................................................................44 3.2.2 Mục tiêu hoàn thiện.....................................................................................44 3.3 Các giải pháp hoàn thiện................................................................................45 3.3.1 Giải pháp chung ..........................................................................................45 3.3.2 Giải pháp cụ thể ..........................................................................................46 3.3.2.1 Giải pháp về nguyên tắc và quy trình lập ................................................47 3.3.2.2 Giải pháp về xác lập mô hình lập dự toán ngân sách...............................50 3.3.2.3 Giải pháp về phương pháp lập .................................................................52 3.4 Ứng dụng và kiến nghị về lập dự toán ngân sách tại Công ty ....................56 Mục lục 3/3 DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT BCĐKT: Bảng cân đối kế toán SP: Sản phẩm CK: Cuối kỳ CPBH: Chi phí bán hàng CPQLDN: Chi phí quản lý doanh nghiệp TSCĐ: Tài sản cố định XDCB: Xây dựng cơ bản VP: Văn phòng Tổ KH: Tổ kế hoạch KMP: Khoản mục phí SXKD: Sản xuất kinh doanh TP.HCM: Thành phố Hồ Chí Minh DANH MỤC CÁC BẢNG VÀ SƠ ĐỒ Sơ đồ 01: Sơ đồ tổ chức, quản ly Công ty Xăng dầu Khu vực II Sơ đồ 02: Sơ đồ mô hình dự tóan ngân sách Danh mục 01: Danh mục báo cáo tài chính áp dụng tại Công ty Xăng dầu Khu vực II Danh mục 2.1: danh mục báo cáo quản trị Tổng công ty Danh mục 2.2: danh mục báo cáo quản trị Công ty Trang 1 LỜI MỞ ĐẦU Ngày nay, để tồn tại và phát triển, đòi hỏi các doanh nghiệp không ngừng đổi mới và nâng cao trình độ quản lý, trong đó đổi mới và hoàn thiện công tác dự toán ngân sách giữ một vai trò vô cùng quan trọng. Bất kỳ một tổ chức nào dù lớn hay nhỏ cũng phải tính toán và dự trù việc sử dụng ngân sách của mình. Tuy nhiên, để dự toán ngân sách một cách chính xác, phản ánh đúng tiềm năng thực tế của doanh nghiệp là công việc rất khó thực hiện. Hiện nay, các doanh nghiệp lập dự toán ngân sách nhưng số liệu dự toán ngân sách thường không phải ánh đúng tiềm năng thực tế của doanh nghiệp nên không phát huy vai trò, công dụng của nó và gây lãng phí cho doanh nghiệp. Việc nghiên cứu để hoàn thiện công tác dự toán ngân sách, nhằm giúp các doanh nghiệp xây dựng hệ thống báo cáo dự toán ngân sách chính xác, phản ánh đúng tiềm năng, đảm bảo cho các dự toán thật sự là công cụ hữu ích cho nhà quản trị, và đảm bảo cho việc chuẩn bị các nguồn lực để đối phó kịp thời với mọi tình huống xảy ra đột xuất trong tương lai, có ý nghĩa lý luận và thực đoạn hiện nay. tiễn trong giai Công ty Xăng dầu khu vực II, giữ vị trí quan trọng trong Tổng công ty xăng dầu Việt Nam nhưng công tác dự toán ngân sách của công ty hiện nay còn nhiều khiếm khuyết. Từ việc nhận thức được sự cần thiết của công tác dự toán ngân sách đối với các doanh nghiệp và từ yêu cầu đổi mới công tác quản lý tại công ty Xăng dầu khu vực II, nên tôi đã chọn đề tài “Hoàn thiện dự toán ngân sách tại Công ty Xăng dầu khu vực II” Mục tiêu của đề tài: • Hệ thống hóa những vấn đề lý luận về dự toán ngân sách. • Đánh giá thực trạng về công tác dự toán ngân sách tại Công ty Xăng dầu khu vực II • Đề ra những giải pháp hoàn thiện công tác lập dự toán ngân sách tại Công ty Xăng dầu khu vực II Đối tượng và phạm vi nghiên cứu: • Luận văn chỉ tập trung nghiên cứu các vấn đề về dự toán ngân sách và chủ yếu dự toán ngân sách ngắn hạn tại Công ty xăng dầu Khu vực II. Phương pháp nghiên cứu: • Đề tài được nghiên cứu trên cở sở phương pháp biện chứng duy vật, phương pháp tổng hợp, thống kê, phương pháp phân tích, phương pháp quan sát,… Kết cấu của luận văn: Nội dung của luận văn bao gồm 3 chương: Trang 2 • Chương I: Tổng quan dự toán ngân sách trong doanh nghiệp • Chương II: Tình hình lập dự toán ngân sách tại Công ty Xăng dầu khu vực II • Chương III: Các giải pháp hoàn thiện hệ thống dự toán ngân sách tại Công ty Xăng dầu khu vực II Trang 3 CHƯƠNG I: TỔNG QUAN VỀ DỰ TOÁN NGÂN SÁCH TRONG DOANH NGHIỆP 1.1 Dự toán Ngân sách – Và lợi ích của việc lập Dự toán Ngân sách: 1.1.1 Dự toán Ngân sách: 1.1.1.1 Khái niệm Dự toán Ngân sách: - Dự toán là những tính toán, dự kiến một cách toàn diện mục tiêu mà tổ chức cần phải đạt được đồng thời chỉ rõ cách thức huy động nguồn lực để thực hiện mục tiêu mà tổ chức đặt ra. Dự toán được xác định bằng một hệ thống các chỉ tiêu về số lượng và giá trị cho một khoảng thời gian xác định trong tương lai. Dự toán là cơ sở, là trung tâm của kế hoạch và tiền đề cho dự toán là dự báo - Dự toán ngân sách là một công cụ định lượng phục vụ cho chức năng hoạch định và kiểm soát của các nhà quản trị doanh nghiệp. Đó là những tính toán dự kiến một cách toàn diện và phối hợp về cách thức huy động các nguồn lực cho các hoạt động kinh doanh của một tổ chức, được xác định thông qua các chỉ tiêu về số lượng và giá trị cho một khoảng thời gian cụ thể trong tương lai. Bản chất của dự toán chính là kế hoạch hoạt động kinh doanh của một tổ chức trong từng giai đoạn được thể hiện thông qua ngôn ngữ kế toán quản trị. - Dự toán ngân sách là sự ước tính hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp trong tương lai, chỉ rõ những khối lượng công việc cần phải thực hiện. Sự ước tính này chịu tác động của các nhân tố sau: • Nhóm các nhân tố tác động đến các hoạt động trong tương lai của doanh nghiệp vì mang tính chất khách quan, tác động từ bên ngoài và vượt khỏi phạm vi kiểm soát của doanh nghiệp như điều kiện kinh doanh, chính sách, chế độ, thể lệ của Nhà nước, quy mô các thành phần dân cư, sự biến động của nền kinh tế,… • Nhóm các nhân tố tác động đến các hoạt động trong tương lai của doanh nghiệp như trình độ sử dụng lao động, trình độ sử dụng yếu tố vật chất của quá trình sản xuất, trình độ nhận thức và vận dụng các nhân tố khách quan,… - Dự toán ngân sách phải được phối hợp giữa các chi tiết một cách toàn diện, nghĩa là mọi hoạt động giao dịch của doanh nghiệp cần phải được xem xét. Ngân sách được lập cho từng đơn vị, từng phòng ban khác nhau trong doanh nghiệp phải nghiên cứu, căn cứ vào thực trạng của các bộ phận và phải lập một cách hài hoà Trang 4 tương đối với nhau. Tổng hợp dự toán ngân sách ở từng bộ phận sẽ hình thành dự toán ngân sách tổng thể cho toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp. - Dự toán ngân sách phải chỉ rõ nguồn lực và cách thức huy động nguồn lực cho các hoạt động. Nghĩa là phải lập kế hoạch về các nguồn lực, cách thức sử dụng các nguồn lực như nguồn tài nguyên, nguồn vốn, nguồn nhân lực, điều kiện môi trường để phục vụ cho các hoạt động của doanh nghiệp. Trong hoạt động kinh doanh trước đây, các nhà kinh tế thường chỉ tập trung khai thác, sử dụng các nguồn vật chất, lao động. Ngày nay, khi đề cấp đến nguồn lực cần phải chú ý đến nguồn lực là điều kiện môi trường. Hoạt động của doanh nghiệp được phản ánh qua các chỉ tiêu doanh thu, chi phí, lợi nhuận,… Vì vậy, ngân sách phải lường được những nguồn lực từ vật chất, nhân lực, và kể cả chi phí điều kiện môi trường để đảm bảo cho các hoạt động tạo ra doanh thu tiêu thụ sản phẩm hàng hóa, lao vụ, dịch vụ, đảm bảo cho chi phí phát sinh tương xứng trong quá trình thực hiện doanh thu đó, đảm bảo cho mức lợi nhuận cần phải đạt được trong từng thời kỳ. - Dự toán ngân sách thường gắn liền với một thời hạn cụ thể trong tương lai. Nếu không có yếu tố thời gian, dự toán ngân sách trở nên vô nghĩa. Mỗi một thời điểm, thời kỳ khác nhau, sự tác động của các nhân tố chủ quan, khách quan, nguồn lực sử dụng đến hoạt động của doanh nghiệp sẽ khác nhau, nên những phương án, những giải pháp, những dự tính của doanh nghiệp cũng sẽ khác nhau. - Hệ thống các chỉ tiêu cho thấy lập dự toán ngân sách phải theo một trình tự và đảm bảo tính logic. Các hoạt động và giao dịch khác nhau được thể hiện bằng các đơn vị đo lường khác nhau, cụ thể như số lượng nguyên vật liệu, số lượng sản phẩm sản xuất, số lượng lao động…Bên cạnh sử dụng chỉ tiêu về số lượng để đo lường các số tương đối cần gộp chúng vào một kế hoạch tổng thể, nên phải sử dụng thước đo tiền tệ làm mẫu chung quy đổi các đối tượng. Như vậy, dự toán ngân sách sẽ xác định một cách cụ thể các chỉ tiêu về số lượng giá trị. - Dự toán ngân sách có một ý nghĩa hết sức quan trọng trong quản trị doanh nghiệp, điều này thể hiện qua những vấn đề cơ bản : ƒ Dự toán ngân sách là cơ sở để triển khai hoạt động, giám sát hoạt động và đánh giá chất lượng quản lý tại doanh nghiệp trong từng thời kỳ nhất định. Trang 5 ƒ Dự toán ngân sách giúp doanh nghiệp phối hợp sử dụng khai thác tốt hơn các nguồn lực, các hoạt động, các bộ phận để đảm bảo hơn cho mục tiêu của doanh nghiệp. ƒ Dự toán ngân sách là cơ sở giúp doanh nghiệp phát hiện, ngăn ngừa, hạn chế những rủi ro trong hoạt động. ƒ Ngoài ra, dự toán ngân sách là cơ sở để xây dựng và đánh giá trách nhiệm quản lý của các nhà quản trị. 1.1.1.2 Chức năng của Dự toán Ngân sách: - Dự toán là quá trình tính toán chi tiết cho kỳ tới, nhằm huy động và sự dụng các nguồn lực theo các mục tiêu kế hoạch đề ra trong từng thời kỳ cụ thể. Dự toán có 2 chức năng chủ yếu: Chức năng hoạch định: thể hiện ở việc hoạch định các mục tiêu, nhiệm vụ cụ thể như hoạch định về sản lượng tiêu thụ, sản xuất, chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sản xuất chung, chi phí quản lý doanh nghiệp, chi phí bán hàng, v.v… dự toán ngân sách được xem là công cụ để lượng hóa các kế hoạch của nhà quản trị. Chức năng kiểm soát: thể hiện ở việc dự toán ngân sách được xem là cơ sở, là thước đo chuẩn để so sách, đối chiếu với số liệu thực tế đạt được của công ty thông qua các báo cáo kế toán quản trị. Lúc này thì dự toán ngân sách đóng vai trò kiểm tra, kiểm soát. Khi đóng vai trò kiểm soát, dự toán ngân sách quan sát việc thực hiện kế hoạch chiến lược, đánh giá mức độ thành công và trong trường hợp cần thiết có thể có phương án sửa chữa, khắc phục yếu điểm. Dự toán ngân sách là công cụ quản lý đa chức năng. Tuy nhiên chức năng nổi bật của dự toán ngân sách vẫn là hoạch định và kiểm soát. 1.1.2 Lợi ích của việc lập Dự toán ngân sách: Việc lập dự toán ngân sách một cách cẩn thận, phù hợp sẽ làm lợi cho doanh nghiệp trên những mặt sau đây: - Dự toán ngân sách truyền đạt kế hoạch, mục tiêu, chiến lược của nhà quản trị đến tất cả các bộ phận trong tổ chức. - Dự toán ngân sách buộc các nhà quản trị nghĩ đến kế hoạch cho tương lai. Nếu không có dự toán ngân sách nhà quản trị sẽ tốn rất nhiều thời gian cho việc xử lý tình trạng khẩn cấp xảy ra hàng ngày trong tổ chức. - Dự toán ngân sách sẽ báo trước những vấn đề khó khăn của tổ chức. Thông qua dự toán ngân sách nhà quản trị dự báo trước những rủi ro có thể xảy ra, những khó khăn về tài chính trong một thời kỳ để từ đó có kế hoạch kịp thời đối phó với những khó khăn, tránh tình trạng bị động với những khó khăn. Trang 6 - Thông qua việc lập dự toán ngân sách các nhà quản trị phải chú ý đến các mục tiêu, chiến lược kinh doanh và các yếu tố môi trường bên ngoài tác động đến tổ chức như đối thủ cạnh tranh, chính sách kinh tế của Nhà nước, luật pháp, lãi suất, nhu cầu thị trường… Chính vì vậy, dự toán ngân sách tăng cường nhận thức của nhà quản trị về môi trường kinh doanh bên ngoài tác động đến doanh nghiệp. - Trong quá trình lập dự toán ngân sách sẽ giúp cho nhà quản trị có phương hướng và quyết định phân phối nguồn lực một cách có hiệu quả - Dự toán ngân sách giúp phối hợp các hoạt động của đơn vị, bộ phận trong tổ chức. Khi soạn thảo một dự toán ngân sách đòi hỏi phải phối hợp giữa các phòng ban, các bộ phận trong tổ chức. Ví dụ: từ dự toán tiêu thụ của bộ phận bán hàng, bộ phận sản xuất phải phối hợp sản xuất sao cho đủ lượng hàng để bán và đủ hàng tồn kho, bộ phận cung ứng vật liệu phải phối hợp để đảm bảo đầy đủ nguyên liệu cho quá trình sản xuất. Vì vậy, dự toán ngân sách phải phối hợp các hoạt động của các đơn vị trong tổ chức để đạt được mục tiêu chung của tổ chức. - Khi lập dự toán ngân sach nhà quản lý cấp cao phải kết nối tất cả các mối quan hệ của mình và của cả các cấp quản lý trong tổ chức sao cho không mâu thuẫn nhau đồng thời phải kết nối được các bộ phận trong tổ chức. Dự toán ngân sách giúp tổ chức hạn chế những cố gắng tạo dựng lợi ích riêng lẻ, mở rộng cách nghĩ của nhà quản lý các cấp thấp vượt ra ngoải chính bộ phận của họ và loại bỏ những thành kiến cố ý hay vô ý vì lợi ích cá nhân của từng bộ phận. Tất cả mọi người trong tổ chức sẽ hướng đến mục tiêu và chiến lược chung của tổ chức. - Dự toán ngân sách tạo thước đo chuẩn cho việc nhận xét, đánh giá việc thi hành mọi hoạt động kinh doanh của từng bộ phận trong tổ chức, đánh giá hiệu quả hoạt động của từng bộ phận trong tổ chức. Dự toán ngân sách dự kiến được chi phí dự kiến và dòng tiền thu, chi của mỗi bộ phận trong tổ chức. - Vì vậy, nếu dự toán ngân sách một các khoa học và hợp lý sẽ tạo một thước đo chuẩn cho việc đánh giá hiệu quả hoạt động của mỗi đơn vị trong tổ chức. 1.2 Phân loại dự toán Ngân sách: 1.2.1 Dự toán ngân sách dài hạn và dự toán ngân sách ngắn hạn: Dự toán ngân sách còn gọi là dự toán nguồn tài chính. Dự toán ngân sách được lập dưới các hình thức dự toán ngân sách dài hạn và dự toán ngân sách ngắn hạn. a. Dự toán ngân sách dài hạn còn được gọi là dự toán ngân sách vốn (capital budget) dài hạn, đây là dự toán được lập liên quan đến nguồn tài chính cho đầu tư, mua sắm tài sản dài hạn, loại tài sản được sử dụng vào hoạt động kinh doanh nhiều năm. Do vậy, dự toán này là việc sắp xếp các nguồn lực, chủ yếu là nguồn tài chính để thu được số lợi nhuận dự kiến trong tương lai nhiều năm. Đặc điểm cơ bản của dự toán ngân sách dài hạn là lợi nhuận dự kiến lớn, mức độ rủi ro tương Trang 7 đối cao, thời điểm đưa vốn vào hoạt động, thời gian thu hồi vốn và thời điểm thu được lợi nhuận dự kiến tương đối dài. b. Dự toán ngân sách ngắn hạn còn được gọi là dự toán ngân sách hoạt động(master budget) đây là dự toán được lập cho kỳ kế hoạch là một năm và được chia ra từng thời kỳ ngắn hơn là từng quý, từng tháng. Dự toán ngân sách ngắn hạn thường liên quan đến các hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp như mua hàng, bán hàng, sản xuất, thu, chi,…Vì vậy nó cũng chính là dự toán nguồn tài chính hoạt động hằng năm. Đặc điểm cơ bản của dự toán này là được lập hằng năm trước khi niên độ kế toán kết thúc để định hướng nguồn tài chính cho hoạt động của doanh nghiệp trong năm kế hoạch tiếp theo. 1.2.2 Dự toán ngân sách tĩnh và dự toán ngân sách linh hoạt: a. Dự toán ngân sách tĩnh là dự toán ngân sách được lập theo mức độ hoạt động nhất định. Như vậy dự toán ngân sách tĩnh chỉ thiết lập những dự kiến, nguồn lực để đảm bảo cho các giao dịch của doanh nghiệp ở một mức độ hoạt đông nhất định bằng một hệ thống chỉ tiêu số lượng và giá trị nhất định trong một khoảng thời gian. Dự toán ngân sách tĩnh được lập tương đối đơn giản, tính toán cân đối ít. Tuy nhiên nó không cung cấp đủ thông tin để ứng phó với các tình huống khác nhau, nhất là khi doanh nghiệp có sự điều chỉnh về quy mô, mức độ hoạt động để thích ứng với tình hình thực tế của thị trường. b. Dự toán ngân sách linh hoạt là dự toán ngân sách được lập tương ứng với nhiều mức độ hoạt động khác nhau. Dự toán linh hoạt được lập theo mối quan hệ với quá trình hoạt động giúp ta xác định được các chi phí tương ứng với các mức độ, phạm vi hoạt đông khác nhau. Thông thường dự toán linh hoạt được lập ở ba mức độ cơ bản là mức độ hoạt động bình thường, mức độ hoạt động khả quan nhất, mức độ hoạt động bất lợi nhất. Dự toán ngân sách linh hoạt do lập ở nhiều mức độ khác nhau nên đòi hỏi tính toán cân đối phức tạp và rất nhiều. Tuy nhiên dự toán linh hoạt giúp nhà quản trị có nhiều thông tin hơn để ứng phó với các tình huống sản xuất kinh doanh khác nhau. 1.3 Các mô hình Dự toán Ngân sách: Xét về cơ chế, dự toán ngân sách có thể được lập theo 3 mô hình: Trang 8 Mô hình 1: mô hình thông tin 1 xuống: Theo mô hình này, các chỉ tiêu dự toán được định ra từ ban quản lý cấp cao nhất của doanh nghiệp và truyền đạt cho các quản lý cấp trung gian, trên cơ sở đó, cấp quản lý trung gian truyền đạt cho các đơn vị cấp cơ sở. - Lập dự toán theo mô hình này mang tính chất áp đặt từ ban quản lý cấp trên xuống, đòi hỏi quản lý cấp cao phải có một tầm nhìn tổng quát, toàn diện và chi tiết về mọi mặt hoạt động của đơn vị. Điều này chỉ có thể thực hiện đối với những đơn vị có quy mô nhỏ, có ít sự phân cấp về quản lý hoặc được sử dụng trong trường hợp đặc biệt mang tính tình thế, nhất thời mà phải tuân theo sự chỉ đạo của quản lý cấp cao hơn Quản lý cấp cao nhất nhất Quản lý cấp trung gian Quản lý cấp cơ sở Quản lý cấp cơ sở Quản lý cấp trung gian Quản lý cấp cơ sở Quản lý cấp cơ sở Mô hình 2: mô hình thông tin 2 xuống 1 lên: Theo mô hình này thì việc lập dự toán được thực hiện theo các quy trình sau: - Các chỉ tiêu dự toán đầu tiên được ước tính từ ban quản lý cấp cao nhất trong doanh nghiệp, dự toán lúc này mang tính dự thảo và được truyền xuống cho các cấp quản lý trung gian. Trên cơ sở đó các đơn vị quản lý trung gian sẽ phân bổ xuống các đơn vị cấp cơ sở. - Các bộ phận quản lý cấp cơ sở căn cứ vào các chỉ tiêu dự thảo, căn cứ vào khả năng và điều kiện của mình để xác định các chỉ tiêu dự toán có thể thực hiện được và những chỉ tiêu dự toán cần giảm bớt hoặc tăng lên. Sau đó bộ phận quản lý cấp cơ sở bảo vệ dự toán của mình trước bộ phận quản lý cấp trung gian. - Bộ phận quản lý cấp trung gian trên cơ sở tổng hợp các chi tiêu dự toán từ các bộ phận cấp cơ sở, kết hợp với kinh nghiệm và tầm nhìn tổng quát toàn diện hơn về hoạt động của các bộ phận cấp cơ sở để xác nhận các chi tiêu dự toán có thể Trang 9 thực hiện được của bộ phận mình và tiến hành trình bày và bảo vệ trước bộ phận quản lý cấp cao hơn. - Bộ phận quản lý cấp cao trên cơ sở tổng hợp số liệu dự toán từ các bộ phận cấp trung gian, kết hợp với tầm nhìn tổng quát, toàn diện về toàn bộ hoạt động của tổ chức, hướng các bộ phận khác nhau đến mục tiêu chung. Bộ phận quản lý cấp cao sẽ xét duyệt thông qua các chỉ tiêu dự toán của bộ phận quản lý cấp trung gian và bộ phận quản lý trung gian xét duyệt thông qua cho bộ phận quản lý cơ sở. Và khi dự toán đã được xét duyệt sẽ trợ thành dự toán chính thức được sử dụng như định hướng hoạt động của kỳ kế hoạch. - Lập dự toán theo mô hình này có những thuận lợi là thu hút và tập trung được trí tuệ, kinh nghiệm của các cấp quản lý khác nhau vào quá trình lập dự toán, vừa kết hợp tầm nhìn tổng quát và toàn diện của quản lý cấp cao với khả năng cụ thể của quản lý cấp trung gian và các cấp cơ sở. Chính sự kết hợp trên nên dự toán có tính khả thi cao. Tuy nhiên mô hình dự toán này đòi hỏi hao tốn nhiều thời gian, chi phí cho thông tin dự thảo, phản hồi và xét duyệt thông qua. Đồng thời, nếu tổ chức quá trình lập dự toán thực hiện không được tốt, sẽ không cung cấp thông tin kịp thời cho kỳ kế hoạch. Quản lý cấp cao nhất Quản lý cấp trung gian Quản lý cấp cơ sở Quản lý cấp cơ sở Quản lý cấp trung gian Quản lý cấp cơ sở Quản lý cấp cơ sở : Bước 1 : Bước 2 : Bước 3 - Theo mô hình này, dự toán được lập từ cấp quản lý cấp thấp đến cấp quản lý cao nhất. Các bộ phận quản lý cấp cơ sở căn cứ vào khả năng và điều kiện của cấp mình để lập dự toán, sau đó trình lên quản lý cấp cao hơn – bộ phận cấp trung gian. Trên cơ sở tổng hợp các chỉ tiêu dự toán ở các cấp cơ sở, cấp trung gian tổng hợp các chỉ tiêu dự toán ở bộ phận mình để trình lên bộ phận quản lý cấp cao. Bộ Trang 10 phận quản lý cấp cao tổng hợp các chỉ tiêu dự toán, các cấp trung gian kết hợp với tầm nhìn tổng quát toàn diện về mục tiêu chung, sẽ duyệt thông qua dự toán cho các cấp trung gian. Trên cơ sở đó cấp trung gian xét duyệt thông qua cho các cấp cơ dở . - Mô hình dự toán này có thể khắc phục được nhược điểm của mô hình 2. Tuy nhiên, nó tồn tại nhược điểm là dự toán được lập xuất phát từ các đơn vị cấp cơ sở, nên họ thường có xu hướng là xác lập các chỉ tiêu dự toán dưới mức khả năng, điều kiện của mình để dễ dàng hoàn thành chỉ tiêu dự toán, nên có thể không khai thác hết khả năng tiềm tàng của đơn vị. Quản lý cấp cao nhất Quản lý cấp trung gian Quản lý cấp cơ sở Quản lý cấp cơ sở Quản lý cấp trung gian Quản lý cấp cơ sở Quản lý cấp cơ sở : Bước 1 : Bước 2 Mối quan hệ giữa các bộ phận dự toán trong hệ thống dự toán ngân sách hoạt động hằng năm của doanh nghiệp có thể được khái quát qua sơ đồ sau: Trang 11 Dự toán tiêuthụ Dự toán chi phí bán hàng Dự toán thu chi tiền mặt Dự toán sản xuất (dự toán mua hàng hóa) Dự toán sản xuất (chi phí QLDN) Dự toán kết quả kinh doanh Dự toán bảng cân đối kế toán Quy trình lập dự toán Ngân sách - Trong nền kinh tế hàng hoá, quá trình sản xuất kinh doanh phải phù hợp với nhu cầu thị trường.Vì vậy, doanh nghiệp cần phải định hướng đầu ra cho sản xuất kinh doanh, đó chính là dự toán tiêu thụ. Dự toán tiêu thụ được coi là dự toán quan trọng nhất, được lập đầu tiên và chi phối tất cả dự toán khác. - Trên cơ sở dự toán tiêu thụ tiến hình xây dựng dự toán mua hàng hoá và dự toán chi phí bán hàng để đảm bảo lực lượng hành hoá và chi phí đáp ứng cho nhu cầu, quá trình, quy mô tiêu thụ. - Căn cứ vào dự toán tiêu thụ, dự toán mua hàng lập dự toán chi phí quản lý doanh nghiệp để đảm bảo chi phí cho quá trình quản lý chung toàn doanh nghiệp. - Từ các dự toán tiêu thụ, dự toán chi phí bán hàng, dự toán chi phí quản lý doanh nghiệp và tình hình tiền mặt tại công ty lên dự toán thu chi tiền mặt để đảm bảo cân đối tình hình tiền mặt cho các hoạt động 1.4 Nội dung và phương pháp lập Dự toán Ngân sách: 1.4.1 Nội dung Dự toán Ngân sách: - Các loại dự toán khác nhau có những mục đích khác nhau: ƒ Dự toán tổng thể: là tập hợp toàn diện các bản dự toán về tất cả các giai đoạn của các mặt hoạt động kinh doanh trong một kỳ thời gian cụ thể ƒ Dự toán báo cáo tài chính: cho thấy các báo cáo tài chính của tổ chức sẽ như thế nào nếu các mặt hoạt động diễn ra đúng như kế hoạch. Báo cáo Trang 12 tài chính dự toán gồm báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh dự toán, bảng cân đối kế toán dự toán và báo cáo lưu chuyển tiền tệ dự toán - Nội dung Dự toán ngân sách bao gồm: - Kỳ dự toán ƒ Dự toán được xây dựng cho những kỳ thời gian cụ thể. Dự toán ngắn hạn lập cho các kỳ 1 năm, quý hay tháng, trong khi dự toán dài hạn lập cho các kỳ trên 1 năm. ƒ Dự toán lập theo hình thức cuốn chiếu, gọi là dự toán cuốn chiếu, được thường xuyên cập nhật bằng cách định kỳ thêm vào các kỳ sắp đến và xóa dần các kỳ vừa hoàn thành. Dự toán cuốn chiếu cũng còn được gọi là dự toán liên tục. - Sổ tay dự toán: ƒ Sổ tay dự toán là tập hợp các hướng dẫn về trách nhiệm của các cá nhân và các thủ tục, sổ sách và bảng biểu liên quan đến quá trình lập và sử dụng số liệu dự toán. ƒ Một trong những các chức năng của dự toán là cải tiến quá trình truyền đạt nên sổ tay phải được xây dựng sao cho tất cả mọi người có thể dựa vào đó để có thông tin và các hướng dẫn về quá trình lập dự toán. Sổ tay dự toán không phải là các bản dự toán thực tế của kỳ tới mà chỉ có các hướng dẫn về cách thực hiện quá trình dự toán trong tổ chức. ƒ Sổ tay dự toán do nhân viên kế toán quản trị soạn thảo, thường gồm các nội dung chính sau: Nội dung Chi tiết • Mục đích của quá trình kiểm soát và dự toán Giải thích các mục tiêu của quá trình dự toán • Mục tiêu của những giai đoạn khác nhau của quá trình dự toán • Tầm quan trọng của các bản dự toán trong quá trình lập kế hoạch dài hạn và điều hành doanh nghiệp • Sơ đồ tổ chức Cấu trúc tổ chức • Danh sách các nhân viên chịu trách nhiệm về quá trình dự toán Phác thảo các bản dự toán chính • Mối quan hệ giữa các bản dự toán chính Các chi tiết về mặt hành chính • Thành viên, phạm vi liên quan của ủy ban dự toán