Tài liệu Hoàn thiện dự toán ngân sách tại công ty cổ phần sữa việt nam.pdf

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH -------------------- NGUYỄN TRÍ MINH HOÀN THIỆN DỰ TOÁN NGÂN SÁCH TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN SỮA VIỆT NAM LUẬN VĂN THẠC SĨ KINH TẾ TP. Hồ Chí Minh - 2013 BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH -------------------- NGUYỄN TRÍ MINH HOÀN THIỆN DỰ TOÁN NGÂN SÁCH TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN SỮA VIỆT NAM CHUYÊN NGÀNH: KẾ TOÁN MÃ SỐ: 60340301 LUẬN VĂN THẠC SĨ KINH TẾ NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC: TS. HUỲNH ĐỨC LỘNG TP. Hồ Chí Minh – 2013 LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi. Những thông tin về quy trình lập dự toán ngân sách được mô tả theo thực tế, còn những thông tin về số liệu đã được điều chỉnh lại vì mục tiêu đảm bảo tính bảo mật thông tin doanh nghiệp. Những kết luận trong luận văn chưa từng được công bố ở bất kỳ tài liệu nào khác. TÁC GIẢ LUẬN VĂN NGUYỄN TRÍ MINH MỤC LỤC TRANG PHỤ BÌA LỜI CAM ĐOAN MỤC LỤC DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT DANH MỤC BẢNG BIỂU MỞ ĐẦU 1. Lý do chọn đề tài 2. Mục tiêu của đề tài 3. Đối tượng nghiên cứu 4. Phạm vi nghiên cứu 5. Phương pháp nghiên cứu 5.1. Phương pháp luận nghiên cứu 5.2. Phương pháp nghiên cứu cụ thể 5.3. Tổng quan các nghiên cứu trước 6. Bố cục luận văn Trang CHƯƠNG 1 – TỔNG QUAN VỀ DỰ TOÁN NGÂN SÁCH ................................ 1 1. ABC 1.1. Khái niệm dự toán ngân sách .......................................................................... 1 1.2. Phân loại dự toán ngân sách............................................................................ 1 1.2.1. Phân loai dự toán ngân sách theo thời gian .......................................... 1 1.2.1.1. Dự toán ngân sách ngắn hạn ....................................................... 1 1.2.1.2. Dự toán ngân sách dài hạn .......................................................... 2 1.2.2. Phân loại dự toán ngân sách theo chức năng ........................................ 2 1.2.2.1. Dự toán hoạt động ....................................................................... 2 1.2.2.2. Dự toán tài chính ......................................................................... 3 1.2.3. Phân loại dự toán ngân sách theo phương pháp lập.............................. 3 1.2.3.1. Dự toán ngân sách linh hoạt ........................................................ 3 1.2.3.2. Dự toán ngân sách cố định .......................................................... 4 1.2.4. Phân loại dự toán ngân sách theo mức độ phân tích ............................. 4 1.2.4.1. Dự toán ngân sách từ gốc ............................................................ 4 1.2.4.2. Dự toán ngân sách cuốn chiếu..................................................... 5 1.3. Vai trò của dự toán ngân sách ......................................................................... 6 1.4. Mô hình lập dự toán ngân sách ..................................................................... 10 1.4.1. Mô hình 1 – Mô hình ấn định thông tin từ trên xuống ....................... 10 1.4.2. Mô hình 2 – Mô hình thông tin phản hồi ............................................ 11 1.4.3. Mô hình 3 – Mô hình thông tin từ dưới lên ........................................ 13 1.5. Quy trình lập và quản lý dự toán ngân sách trong doanh nghiệp ................. 15 1.6. Trình tự lập và nội dung các dự toán ngân sách trong doanh nghiệp ........... 22 1.6.1. Dự toán tiêu thụ................................................................................... 25 1.6.2. Dự toán sản xuất ................................................................................. 25 1.6.3. Dự toán chi phí nguyên vật liệu .......................................................... 26 1.6.4. Dự toán chi phí nhân công .................................................................. 27 1.6.5. Dự toán chi phí sản xuất chung........................................................... 28 1.6.6. Dự toán chi phí bán hàng và Dự toán chi phí quản lý doanh nghiệp.. 28 1.6.7. Dự toán giá vốn hàng bán ................................................................... 29 1.6.8. Dự toán tiền ......................................................................................... 29 1.6.9. Dự toán báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh .................................. 30 1.6.10.Dự toán bảng cân đối kế toán ............................................................ 30 TÓM TẮT CHƯƠNG 1 .......................................................................................... 31 CHƯƠNG 2 – THỰC TRẠNG CÔNG TÁC DỰ TOÁN NGÂN SÁCH TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN SỮA VIỆT NAM .............................................................. 33 2. ABC 2.1. Tình hình tổ chức quản lý sản xuất kinh doanh và tổ chức công tác kế toán tại Công ty Cổ phần Sữa Việt Nam .............................................................. 33 2.1.1. Tình hình tổ chức quản lý sản xuất kinh doanh tại Công ty Cổ phần Sữa Việt Nam ......................................................................................... 33 2.1.1.1. Quá trình hình thành và phát triển của Công ty Cổ phần Sữa Việt Nam......................................................................................... 33 2.1.1.2. Chức năng và Nhiệm vụ của Công ty Cổ phần Sữa Việt Nam . 35 2.1.1.3. Qui mô của Công ty Cổ phần Sữa Việt Nam ............................ 36 2.1.1.4. Cơ cấu tổ chức và các đơn vị hoạt động ................................... 37 2.1.1.5. Quy trình và Công nghệ của Công ty Cổ phần Sữa Việt Nam . 39 2.1.1.6. Một số chỉ tiêu kết quả sản xuất kinh doanh của Công ty Cổ phần Sữa Việt Nam......................................................................... 41 2.1.1.7. Thuận lợi, khó khăn và phương hướng phát triển của Công ty Cổ phần Sữa Việt Nam ................................................................... 42 i. Thuận lợi ......................................................................................... 42 ii. Khó khăn ......................................................................................... 42 iii. Phương hướng phát triển ................................................................ 42 2.1.2. Tình hình tổ chức công tác kế toán tại Công ty Cổ phần Sữa Việt Nam .. 43 2.1.2.1. Các Chế độ và Chính sách kế toán áp dụng tại Công ty Cổ phần Sữa Việt Nam ................................................................................. 43 2.1.2.2. Tổ chức hệ thống sổ sách kế toán tại Công ty Cổ phần Sữa Việt Nam ................................................................................................ 44 2.1.2.3. Tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty Cổ phần Sữa Việt Nam ... 47 2.2. Thực trạng công tác dự toán ngân sách tại Công ty Cổ phần Sữa Việt Nam ...... 48 2.2.1. Mô hình lập dự toán ngân sách ........................................................... 48 2.2.2. Quy trình lập và quản lý dự toán ngân sách........................................ 48 2.2.2.1. Giai đoạn chuẩn bị – Lập kế hoạch năm ................................... 50 2.2.2.2. Giai đoạn soạn thảo – Lập các dự toán ngân sách .................... 51 2.2.2.3. Giai đoạn dõi theo – Quản lý ngân sách ................................... 55 2.2.3. Thực trạng lập các dự toán ngân sách tại Công ty Cổ phần Sữa Việt Nam ........................................................................................................ 63 2.2.3.1. Dự toán tiêu thụ ......................................................................... 63 2.2.3.2. Dự toán sản xuất ........................................................................ 65 2.2.3.3. Dự toán chi phí nguyên vật liệu trưc tiếp .................................. 65 2.2.3.4. Dự toán chi phí nhân công trực tiếp .......................................... 67 2.2.3.5. Dự toán chi phí sản xuất chung ................................................. 68 2.2.3.6. Dự toán giá thành ...................................................................... 68 2.2.3.7. Dự toán chi phí bán hàng .......................................................... 69 2.2.3.8. Dự toán chi phí quản lý doanh nghiệp ...................................... 69 2.2.3.9. Dự toán báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh ........................ 70 2.2.3.10. Dự toán báo cáo lưu chuyển tiền tệ ........................................... 71 2.2.3.11. Dự toán bảng cân đối kế toán .................................................... 72 2.2.4. Đánh giá thực trạng công tác dự toán ngân sách tại Công ty Cổ phần Sữa Việt Nam ......................................................................................... 73 2.2.4.1. Ưu điểm ..................................................................................... 73 i. Môi trường dự toán ngân sách ........................................................ 73 ii. Mô hình lập dự toán ngân sách ....................................................... 73 iii. Qui trình dự toán ngân sách ............................................................ 73 iv. Công tác lập các dự toán ngân sách ................................................ 75 2.2.4.2. Nhược điểm ............................................................................... 76 i. Môi trường dự toán ngân sách ........................................................ 76 ii. Qui trình lập dự toán ngân sách ...................................................... 76 iii. Công tác lập các dự toán ngân sách ................................................ 76 TÓM TẮT CHƯƠNG 2 .......................................................................................... 79 CHƯƠNG 3 – HOÀN THIỆN CÔNG TÁC DỰ TOÁN NGÂN SÁCH TẠI CÔNG TY CỔ PHẨN SỮA VIỆT NAM .............................................................. 80 3. 3.1. Quan điểm hoàn thiện ................................................................................... 80 ABC 3.2. Hoàn thiện công tác dự toán ngân sách tại Công ty Cổ phần Sữa Việt Nam80 3.2.1. Hoàn thiện mô hình lập dự toán ngân sách ......................................... 81 3.2.2. Hoàn thiện qui trình lập dự toán ngân sách ........................................ 83 3.2.3. Hoàn thiện việc lập các dự toán ngân sách ......................................... 85 3.2.3.1. Hoàn thiện dự toán tiêu thụ ....................................................... 85 3.2.3.2. Hoàn thiện dự toán chi phí nguyên vật liệu .............................. 86 3.2.3.3. Hoàn thiện dự toán chi phí nhân công ...................................... 88 3.2.3.4. Hoàn thiện dự toán chi phí sản xuất chung ............................... 89 3.2.3.5. Hoàn thiện dự toán giá thành .................................................... 92 3.2.3.6. Hoàn thiện dự toán thu tiền ....................................................... 93 3.2.4. Một số giải pháp hỗ trợ khác để hoàn thiện công tác dự toán ngân sách tại Công ty Cổ phần Sữa Việt Nam ........................................................ 97 TÓM TẮT CHƯƠNG 3 .......................................................................................... 98 Ý NGHĨA VÀ KẾT LUẬN ..................................................................................... 99 TÀI LIỆU THAM KHẢO .................................................................................... 100 PHỤ LỤC ............................................................................................................... 101 DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT DTNS: Dự toán ngân sách Vinamilk: Công ty Cổ phần Sữa Việt Nam CBCNV: Cán bộ công nhân viên CP SXC: Chi phí Sản xuất chung CP BH: Chi phí Bán hàng CP QLDN: Chi phí Quản lý doanh nghiệp NVL: Nguyên vật liệu NC: Nhân công Ban TGĐ: Ban Tổng giám đốc P.MKT: Phòng Marketing P.KD: Phòng Kinh doanh P.XNK: Phòng Xuất nhập khẩu BP.KH: Bộ phận Kế hoạch NM: Nhà máy P.DA: Phòng Dự án P.NS: Phòng Nhân sự LĐ TL-TN & BH: Lao động Tiền lương Thu nhập và Bảo hiểm TTNCSP Trung tâm Nghiêm cứu sản phẩm P.HĐKSNS Phòng Hoạch định Kiểm soát Ngân sách CN Chi nhánh XNKV Xí nghiệp kho vận KH Kế hoạch TNKD Tác nghiệp kinh doanh DANH MỤC BẢNG BIỂU Hình 1.1: Chức năng của nhà quản trị Hình 1.2: Vai trò hoạch định ngân sách Hình 1.3: Mô hình ấn định thông tin từ trên xuống Hình 1.4: Mô hình thông tin phản hồi Hình 1.5: Mô hình thông tin từ dưới lên Sơ đồ 1.6: Sơ đồ quy trình quản lý ngân sách Sơ đồ 1.7: Lập dự toán tổng hợp Bảng 2.1: Chỉ số về qui mô của Vinamilk Hình 2.2: Cơ cấu vốn điều lệ Vinamilk Sơ đồ 2.3: Cơ cấu tổ chức và các đơn vị hoạt động của Vinamilk Bảng 2.4: Các công ty con & công ty liên kết Sơ đồ 2.5: Quy trình kiểm soát chất lượng Nguyên vật liệu Bảng 2.6: Tóm tắt kết quả 05 năm hoạt động của Vinamilk Biểu đồ 2.7: Doanh thu – Lợi nhuận – Nộp Ngân sách nhà nước Sơ đồ 2.8: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán chứng từ ghi sổ Sơ đồ 2.9: Sơ đồ tổ chức và cơ cấu quản lý của bộ máy kế toán tại Vinamilk Sơ đồ 2.10: Qui trình lập kế hoạch năm Sơ đồ 3.1: Sơ đồ mô hình dự toán ngân sách hiện nay Sơ đồ 3.2: Sơ đồ mô hình dự toán ngân sách đề xuất Sơ đồ 3.3: Qui trình lập kế hoạch năm đề xuất MỞ ĐẦU 1. LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI: Trong bối cảnh nền kinh tế thị trường đòi hỏi doanh nghiệp không ngừng đổi mới, cơ cấu và nâng cao trình độ quản lý doanh nghiệp để tăng vị thế cạnh tranh trên thương trường. Trong bối cảnh đó, việc đổi mới và hoàn thiện công tác dự toán ngân sách tại doanh nghiệp giữ một vị trí quan trọng trong việc hoàn thành mục tiêu của doanh nghiệp trong ngắn hạn cũng như chiến lược của doanh nghiệp trong dài hạn. Trong bất kỳ doanh nghiệp nào dù lớn hay nhỏ, tư nhân hay nhà nước thì công tác dự toán ngân sách của đơn vị đó luôn giữ vai trò cốt lõi cho sự phát triển của đơn vị đó. Tuy nhiên, công tác lập dự toán ngân sách tại doanh nghiệp một cách chính xác, hiệu quả và phản ánh đúng bản chất tiềm năng thực tế của doanh nghiệp là một công việc khó khăn. Dự toán ngân sách là việc cụ thể hóa kế hoạch chiến lược trong từng kỳ hoạt động trong ngắn hạn. Mục đích chủ yếu của dự toán ngân sách là hỗ trợ nhà quản trị trong việc hoạch định và kiểm soát các hoạt động sản xuất kinh doanh tại doanh nghiệp. Dự toán ngân sách buộc các nhà quản trị phải hoạch định để xử lý trước các vấn đề có thể xảy ra, giúp cho việc kiểm soát các hoạt động của doanh nghiệp bởi vì nó yêu cầu các nhân viên thực hiện những gì đã đề ra. Dự toán giúp cho các nhà quản trị giải thích những khoản chênh lệch giữa thực tế so với dự toán, khuyến khích các nhà quản trị các cấp và nhân viên trong doanh nghiệp cố gắng để thực hiện các chỉ tiêu dự toán đã đề ra. Công ty Cổ phần Sữa Việt Nam – Vinamilk với sứ mệnh trong hoạt động sản xuất kinh doanh của mình đó chính là: “Vinamilk cam kết mang đến cho cộng đồng nguồn dinh dưỡng tốt nhất, chất lượng nhất bằng chính sự trân trọng, tình yêu và trách nhiệm cao của mình với cuộc sống con người và xã hội”. Với mục tiêu trong tương lai đó chính là: “Vinamilk trở thành một trong 50 doanh nghiệp sữa lớn nhất thế giới với doanh số 3 tỷ USD vào năm 2017”. Với mục tiêu phát triển một cách mạnh mẽ như trên thì công tác dự toán ngân sách nắm vai trò chủ chốt trong chức năng của nhà quản trị đó chính là hoạch định và kiểm soát. Dự toán ngân sách sẽ giúp cho Vinamilk đạt được mục tiêu mà mình đã đề ra. Việc hoàn thiện dự toán ngân sách tại Vinamilk sẽ giúp cho công tác dự toán ngân sách phát huy hết vai trò của nó. Từ đó, dự toán ngân sách sẽ giúp cho nhà quản trị đưa ra các quyết định kinh tế phù hợp và đúng đắn để đạt được mục tiêu mà mình đã đề ra. Hơn thế nữa, việc hoàn thiện dự toán ngân sách sẽ là một minh họa thực tiễn về vai trò của dự toán ngân sách trong điều hành và quản trị doanh nghiệp, đó là một minh họa thực tiễn cho các doanh nghiệp khác. Với tầm quan trọng như trên của kế toán quản trị nói chung và công tác lập dự toán ngân sách nói riêng đối với Công ty Cổ phần Sữa Việt Nam, tác giả xin chọn đề tài “Hoàn thiện dự toán ngân sách tại Công ty Cổ phần Sữa Việt Nam” làm luận văn thạc sĩ kinh tế cho mình. Hoàn thiện công tác dự toán ngân sách tại Vinamilk là thật sự cần thiết bởi vì những lý do sau: • Dự toán ngân sách truyền đạt kế hoạch, mục tiêu, chiến lược của nhà quản trị đến tất cả các bộ phận trong công ty. Từ đó, các bộ phận sẽ ý thức được công việc để hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao nhằm đạt được mục tiêu của chính bộ phận mình và mục tiêu chung của công ty. • Dự toán ngân sách buộc nhà quản trị nghĩ đến kế hoạch cho tương lai. Nếu không có dự tóan ngân sách nhà quản trị sẽ tốn rất nhiều thời gian cho việc xử lý tình trạng khẩn cấp xảy ra hàng ngày trong công ty. Dự toán ngân sách sẽ báo trước những vấn đề khó khăn của công ty cũng như bộ phận của chính mình. • Thông qua việc lập dự toán ngân sách các nhà quản trị phải chú ý đến các mục tiêu, chiến lược kinh doanh và các yếu tố môi trường bên ngoài tác động đến công ty như đối thủ cạnh tranh, chính sách kinh tế của nhà nước, luật pháp, lãi suất, nhu cầu thị trường…Chính vì vậy, dự toán ngân sách tăng cường nhận thức của nhà quản trị về môi trường kinh doanh bên ngoài tác động đến công ty. • Trong quá trình lập dự toán ngân sách sẽ giúp nhà quản trị có phương hướng và quyết định phân phối nguồn lực một cách có hiệu quả. • Dự toán ngân sách giúp tổ chức hạn chế những cố gắng tạo dựng lợi ích riêng lẻ, mở rộng cách nghĩ của nhà quản lý các cấp thấp vượt ra ngoài chính bộ phận của họ và loại bỏ những thành kiến cố ý hay vô ý vì lợi ích cá nhân của từng bộ phận. Tất cả mọi người trong công ty sẽ hướng đến mục tiêu và chiến lược chung của tổ chức tạo ra mối liên kết giữa các thành viên trong công ty với nhau. • Dự toán ngân sách tạo thước đo chuẩn cho việc nhận xét, đánh giá việc thi hành mọi hoạt động kinh doanh của từng bộ phận trong công ty, đánh giá hiệu quả hoạt động của từng bộ phận trong công ty. Dự toán ngân sách dự kiến được chi phí dự kiến và dòng tiền thu, chi của mỗi bộ phận trong công ty. 2. MỤC TIÊU CỦA ĐỀ TÀI: Với luận văn này, tác giả sẽ hướng đến các mục tiêu sau: • Hệ thống hóa những vấn đề lý luận về dự toán ngân sách. • Đánh giá thực trạng về công tác dự toán ngân sách tại Công ty Cổ phần Sữa Việt Nam. • Đề ra những giải pháp hoàn thiện công tác lập dự toán ngân sách tại Công ty Cổ phần Sữa Việt Nam. 3. ĐỐI TƯỢNG NGHIÊN CỨU: Luận văn này chỉ tập trung nghiên cứu các vấn đề xoay quanh về công tác lập dự toán ngân sách và chủ yếu là nghiên cứu dự toán ngân sách ngắn hạn tại Công ty Cổ phần Sữa Việt Nam. Công tác lập dự toán ngân sách tại Công ty Cổ phần Sữa Việt Nam bao gồm các vấn đề xung quanh việc lập dự toán ngân sách, báo cáo dự toán ngân sách và việc kiểm soát ngân sách tại Công ty Cổ phần Sữa Việt Nam để cung cấp thông tin hữu ích cho Nhà quản trị ra quyết định phù hợp và đúng đắn. 4. PHẠM VI NGHIÊN CỨU: Luận văn được thực hiện nghiên cứu tại Công ty Cổ phần Sữa Việt Nam và được thực hiện trong khoản thời gian năm 2013. 5. PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU: 5.1. PHƯƠNG PHÁP LUẬN NGHIÊN CỨU: Luận văn được nghiên cứu trên cơ sở phương pháp duy vật biện chứng. 5.2. PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU CỤ THỂ: Phương pháp nghiên cứu cụ thể là phương pháp định tính. Bên cạnh đó, để nghiên cứu về lý luận và tìm hiểu thực tiễn cũng như giải quyết các vấn đề cụ thể, luận văn còn sử dụng các phương pháp như: phương pháp so sánh đối chiếu, phương pháp hệ thống cấu trúc, phương pháp thống kê và phương pháp phân tích. 5.3. TỔNG QUAN VỀ CÁC NGHIÊN CỨU TRƯỚC: Các nghiên cứu trước có liên quan đến đề tài này: • Nguyễn Thúy Hằng, 2012. Xác lập mô hình dự toán và báo cáo dự toán ngân sách cho các loại hình doanh nghiệp trong khu công nghiệp Biên Hòa. Thành phố Hồ Chí Minh. Luận văn thạc sĩ kinh tế, Khoa Kế toán – kiểm toán, Đại học Kinh tế Thành phố Hồ Chí Minh. • Nguyễn Thị Minh Đức, 2010. Dự toán ngân sách tại Công ty Pepsico Việt Nam – Ngành Foods thực trạng và một số giải pháp hoàn thiện. Thành phố Hồ Chí Minh. Luận văn thạc sĩ kinh tế, Khoa Kế toán – kiểm toán, Đại học Kinh tế Thành phố Hồ Chí Minh. • Nguyễn Ý Nguyên Hân, 2007. Hoàn thiện dự toán ngân sách tại Công ty phân bón Miền Nam. Thành phố Hồ Chí Minh. Luận văn thạc sĩ kinh tế, Khoa Kế toán – kiểm toán, Đại học Kinh tế Thành phố Hồ Chí Minh. • Nguyễn Thị Thu Hiền, 2005. Hoàn thiện dự toán ngân sách tại Công ty 32. Thành phố Hồ Chí Minh. Luận văn thạc sĩ kinh tế, Khoa Kế toán – kiểm toán, Đại học Kinh tế Thành phố Hồ Chí Minh. • Dương Minh Giới, 2003. Hoàn thiện dự toán ngân sách tại Công ty điện tử Samsung Vina. Thành phố Hồ Chí Minh. Luận văn thạc sĩ kinh tế, Khoa Kế toán – kiểm toán, Đại học Kinh tế Thành phố Hồ Chí Minh. 6. BỐ CỤC LUẬN VĂN: Ngoài phần mở đầu và kết luận, nội dung của luận văn bao gồm 3 chương: • Chương 1 – Tổng quan về dự toán ngân sách; • Chương 2 – Thực trạng công tác dự toán ngân sách tại Công ty Cổ phần Sữa Việt Nam; • Chương 3 – Hoàn thiện công tác dự toán ngân sách tại Công ty Cổ phần Sữa Việt Nam. Ngoài ra, Luận văn còn có phần phụ lục trình bày các báo cáo dự toán ngân sách thực tế của Công ty Cổ phần Sữa Việt Nam để minh chứng cho những vấn đề thực trạng tại Công ty Cổ phần Sữa Việt Nam đã được đề cập trong phần nội dung của luận văn. Ngoài ra, còn có các báo cáo dự toán ngân sách đã được hoàn thiện theo quan điểm của tác giả luận văn. 1 CHƯƠNG 1 – TỔNG QUAN VỀ DỰ TOÁN NGÂN SÁCH 1. A 1.1. KHÁI NIỆM DỰ TOÁN NGÂN SÁCH: Dự toán ngân sách là một công cụ định lượng phục vụ cho chức năng hoạch định và kiểm soát của các nhà quản trị doanh nghiệp. Đó là những tính toán dự kiến một cách toàn diện và phối hợp về cách thức huy động các nguồn lực cho các hoạt động kinh doanh của một tổ chức, đuợc xác định thông qua các chỉ tiêu về số lượng và giá trị cho một khoảng thời gian cụ thể trong tuơng lai. Bản chất của dự toán chính là kế hoạch hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp trong từng giai đoạn được thể hiện thông qua ngôn ngữ kế toán quản trị. Dự toán ngân sách phải được phối hợp giữa các chi tiết một cách toàn diện, nghĩa là mọi hoạt động giao dịch của doanh nghiệp cần phải được xem xét. Ngân sách được lập cho từng đơn vị, từng phòng ban khác nhau trong doanh nghiệp phải nghiên cứu, căn cứ vào thực trạng của các bộ phận và phải lập một cách hài hoà tương đối với nhau. Tổng hợp dự toán ngân sách ở từng bộ phận sẽ hình thành dự toán ngân sách tổng thể cho toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp. (Huỳnh Lợi, 2007) 1.2. PHÂN LOẠI DỰ TOÁN NGÂN SÁCH: Dự toán ngân sách là công cụ quản lý của nhà quản lý, nó thể hiện các chức năng của nhà quản trị, hai chức năng quan trọng nhất đó chính là hoạch định và kiểm soát, chính vì thế đòi hỏi nhà quản lý phải am hiểu các loại dự toán để có thể vận dụng thích ứng với từng nhu cầu riêng lẻ và từng hoàng cảnh cụ thể của từng tổ chức trong từng thời kỳ, từng giai đoạn cụ thể để có sự lựa chọn phù hợp nhất. Do đó, tùy theo từng cách thức phân loại dự toán ngân sách, chúng ta sẽ có các loại dự toán ngân sách sau đây: 1.2.1. Phân loại dự toán ngân sách theo thời gian: 1.2.1.1. Dự toán ngân sách ngắn hạn: 2 Dự toán ngân sách ngắn hạn là dự toán được lập cho kỳ kế hoạch là một năm và được chia ra từng kỳ ngắn hơn là hàng quí và hàng tháng. Dự toán ngân sách ngắn hạn thường liên quan đến các hoạt động kinh doanh thường xuyên của tổ chức như mua hàng, bán hàng, thu tiền, chi tiền, sản xuất và .v.v…Dự toán ngân sách ngắn hạn được lập hàng năm trước khi niên độ kế toán kết thúc và được xem như là định hướng chỉ đạo cho mọi hoạt động của tổ chức trong năm kế hoạch. 1.2.1.2. Dự toán ngân sách dài hạn: Dự toán ngân sách dài hạn còn được gọi là dự toán ngân sách vốn, đây là dự toán được lập liên quan đến tài sản dài hạn, thời gian sử dụng tài sản vào các hoạt động kinh doanh thường hơn một năm. Dự toán ngân sách dài hạn thường bao gồm việc dự toán cho các tài sản lớn phục vụ cho hoạt động sản xuất và hệ thống phân phối như xây dựng cơ bản, nhà xưởng, máy móc thiết bị, công nghệ .v.v… để đáp ứng yêu cầu chiến lược kinh doanh. Đặc điểm cơ bản của dự toán ngân sách vốn là lợi nhuận dự kiến lớn, mức độ rủi ro cao và thời gian thu hồi vốn dài. 1.2.2. Phân loại dự toán ngân sách theo chức năng: 1.2.2.1. Dự toán hoạt động: Dự toán ngân sách theo hoạt động bao gồm các dự toán ngân sách liên quan đến hoạt động cụ thể của doanh nghiệp. • Dự toán tiêu thụ: nhằm dự báo tình hình tiêu của của công ty trong từng kỳ dự toán; • Dự toán sản xuất: được áp dụng cho các doanh nghiệp sản xuất nhằm dự báo báo sản lượng sản xuất cần thiết cho tiêu thụ từ đó sẽ dự toán được chi phí sản xuất; • Dự toán mua hàng: được dùng cho các doanh nghiệp thương mại lẫn sản xuất nhằm dự báo khối lượng hàng hóa cần thiết phải đưa ra để đáp ứng đủ cho tiêu thụ và tồn kho v.v…. 3 1.2.2.2. Dự toán tài chính: Dự toán ngân sách theo tài chính là các dự toán liên quan đến vấn đề về tiền tệ, vốn đầu tư, bảng cân đối kế toán và báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh trong kỳ dự toán: • Dự toán tiền tệ: là kế hoạch chi tiết cho việc thu tiền và chi tiền của doanh nghiệp trong kỳ dự toán. • Dự toán vốn đầu tư: là dự toán trình bày các tài sản dài hạn và vốn cần thiết cho hoạt động kinh doanh ở những năm tiếp theo. • Dự toán Bảng cân đối kế toán; dự toán Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, dự toán Báo cáo lưu chuyển tiền tệ: là các báo cáo dự toán tổng hợp số liệu tài chính kế toán để phản ánh qui mô, kết quả và tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp trong kỳ dự toán. 1.2.3. Phân loại dự toán theo phương pháp lập: 1.2.3.1. Dự toán ngân sách linh hoạt: Dự toán ngân sách linh hoạt là dự toán cung cấp cho công ty khả năng ước tính chi phí và doanh thu tại nhiều mức độ hoạt động khác nhau. Dự toán ngân sách linh hoạt được lập theo mối quan hệ với quá trình hoạt động, giúp xác định ngân sách dự kiến tương ứng ở từng mức độ và phạm vi hoạt động khác nhau. Thông thường dự toán ngân sách linh hoạt được lập ở ba mức độ hoạt động cơ bản là: • Mức độ hoạt động bình thường; • Mức độ hoạt động khả quan nhất; • Mức độ hoạt động bất lợi nhất. Ưu điểm của dự toán ngân sách linh hoạt là có thể thích ứng với sự thay đổi của hoạt động kinh doanh, mở rộng phạm vi dự toán ngân sách, trách được việc sửa đổi dự toán ngân sách một cách phức tạp khi mức độ hoạt động thay đổi. 4 1.2.3.2. Dự toán ngân sách cố định: Dự toán ngân sách cố định là dự toán ngân sách tại các số liệu tương ứng với mức độ hoạt động được ấn định trước. Dự toán ngân sách cố định chỉ dựa vào một mức độ hoạt động kinh doanh mà không xét tới mực độ này có thể biến động trong kỳ dự toán. Nếu dùng dự toán ngân sách cố định này để đánh giá thành quả hoạt động kinh doanh của một doanh nghiệp mà các doanh nghiệp luôn biến động thì khó đánh giá được tình hình thực hiện dự toán ngân sách của doanh nghiệp. 1.2.4. Phân loại dự toán ngân sách theo mức độ phân tích: 1.2.4.1. Dự toán ngân sách từ gốc: Dự toán ngân sách từ gốc là khi lập dự toán phải gạt bỏ hết những số liệu dự toán đã tồn tại trong quá khứ và xem các nghiệp vụ kinh doanh như mới bắt đầu. Tiến hành khả năng xem xét thu thập, những khoản chi phí phát sinh và khả năng thực hiện lợi nhuận của doanh nghiệp để lập các báo cáo dự toán. Các báo cáo dự toán mới sẽ không lệ thuộc vào số liệu của các báo cáo dự toán cũ. Dự toán ngân sách từ gốc không chịu sự hạn chế của các mức chi tiêu đã qua, không có khuôn mẫu vì thế nó đòi hỏi nhà quản lý các cấp phải phát huy tính năng động chủ quan, tính sáng tạo và căn cứ vào tình hình cụ thể để lập dự toán ngân sách. Phương pháp lập dự toán ngân sách từ gốc có nhiều ưu điểm: Thứ nhất, dự toán ngân sách từ gốc không lệ thuộc vào các số liệu của kỳ quá khứ. Thông thường thì các doanh nghiệp thường hay dựa vào số liệu của các báo cáo dự toán cũ kết hợp với mục tiêu mới để lập dự toán ngân sách cho năm sau. Nhưng cách lập dự toán ngân sách như vậy sẽ che lấp và lệ thuộc vào các khuyết điểm ở kỳ quá khứ và cứ để các thiếu sót, các khuyết điểm của kỳ quá khứ tồn tại mãi trong doanh nghiệp. Dự toán ngân sách từ gốc sẽ khắc phục nhược điểm này trong quá trình lập dự toán ngân sách. Thứ hai, phương pháp lập dự toán ngân sách từ gốc là phát huy mạnh mẽ tính chủ động và sáng tạo của bộ phận lập dự toán. Quan điểm của các bộ phận lập 5 dự toán không bị ảnh hưởng, chi phối bởi những quan điểm sai lầm của những kỳ dự toán trước. Thông thường thì các bộ phận lập dự toán có khuynh hướng dựa vào ý định của người quản lý cùng với các quy định có sẵn để lập dự toán, thiếu chủ động suy nghĩ về tình hình hoạt động kinh doanh trong tương lai, không mạnh dạng khai thác cơ hội phát triển công việc. Vì vậy, làm cho công tác lập dự toán ngân sách mang tính hình thức và mất đi tính hiệu quả thực sự. Tuy nhiên, nhược điểm của phương pháp lập dự toán ngân sách theo gốc là tất cả mọi hoạt động lập các dự toán đều bắt đầu từ đầu cho nên khối lượng công việc nhiều và thời gian dùng để lập dự toán ngân sách dài, kinh phí cho việc lập dự toán ngân sách cao và rủi ro trong số liệu dự toán ngân sách từ gốc không chính xác hoàn toàn và có sai sót là tương đối cao. 1.2.4.2. Dự toán ngân sách cuốn chiếu: Dự toán ngân sách cuốn chiếu hay còn gọi là dự toán ngân sách nối mạch. Dự toán theo phương pháp cuốn chiếu là các bộ phận lập dự toán ngân sách sẽ dựa vào các báo cáo dự toán cũ của doanh nghiệp và điều chỉnh với những thay đổi trong thực tế để lập các báo cáo dự toán ngân sách mới. Ví dụ, chu kỳ lập dự toán ngân sách năm (12 tháng) cứ 1 tháng đi qua thi chỉ còn lại 11 tháng thì doanh nghiệp lại sử dụng các báo cáo dự toán ngân sách cũ (báo cáo dự toán ngân sách tháng 1) để lập thêm các báo cáo dự toán ngân sách cho tháng tiếp theo (tháng 2). Trong trường hợp có sự thay đổi mức độ hoạt động hoặc có sự chênh lệch giữa các báo cáo dự toán ngân sách cũ (tháng 1) và số liệu thực tế tháng 1 thì sẽ tiến hành điều chỉnh hoặc sửa đổi dự toán ngân sách cũ (dự toán tháng 1) cho phù hợp với tình hình mới, rồi từ đó làm cơ sở cho việc lập dự toán ngân sách tháng tiếp theo. Ưu điểm của phương pháp lập dự toán ngân sách cuốn chiếu là các báo cáo dự toán ngân sách được soạn thảo, theo dõi và cập nhật một cách liên tục giữa các kỳ lập dự toán ngân sách. Dự toán ngân sách cuốn chiếu giúp cho các nhà quản lý doanh nghiệp có thể kế hoạch hóa liên tục các hoạt động kinh doanh của các năm