Tài liệu Hoàn thiện công tác tổ chức thực hiện mua hàng tại công ty cptm & tt doanh nhân việt

i Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS. Hoàng Cao Cường TÓM LƢỢC 1. Tên đề tài: “Hoàn thiện công tác tổ chức thực hiện mua hàng tại công ty CPTM & TT Doanh Nhân Việt” 2. Sinh viên thực hiện: NGUYỄN KHÁNH LINH Lớp: 47A1 SĐT: 0919916993 Email: [email protected]/ 3. Giáo viên hƣớng dẫn: Th.S Hoàng Cao Cường 4. Thời gian thực hiện: 5. Mục tiêu: - Hệ thống hoá các vấn đề về mặt lý luận công tác tổ chức thực hiện mua hàng của doanh nghiệp - Khảo sát về mặt thực tiễn công tác tổ chức thực hiện mua hàng tại CPTM & TT Doanh Nhân Việt - Đề xuất những giải pháp nhằm hoàn thiện công tác tổ chức thực hiện mua hàng tại CPTM & TT Doanh Nhân Việt 6. Nội dung chính của khoá luận gồm 3 chƣơng: Chương 1: Những lý luận cơ bản về công tác tổ chức thực hiện mua hàng của doanh nghiệp Chương 2: Phân tích và đánh giá thực trạng công tác tổ chức thực hiện mua hàng tại CPTM & TT Doanh Nhân Việt Chương 3: Đề xuất và kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác tổ chức thực hiện mua hàng tại CPTM & TT Doanh Nhân Việt 7. Kết quả đạt đƣợc - Báo cáo chính thức khoá luận tốt nghiệp - Bảng tổng hợp kết quả điều tra - Tổng hợp các ghi chép phỏng vấn Các kết quả trên đảm bảo tính khoa học, tính logic, tính khách quan, trung thực. SVTH: Nguyễn Khánh Linh Lớp: K47A1 GVHD: ThS. Hoàng Cao Cường ii Khóa luận tốt nghiệp LỜI CẢM ƠN Để hoàn thành bài khóa luận tốt nghiệp “Hoàn thiện công tác tổ chức thực hiện mua hàng tại công ty CPTM & TT Doanh Nhân Việt” trong thời gian thực tập em xin chân thành cảm ơn: Ban giám hiệu trường Đại học Thương Mại, Khoa Quản Trị Doanh Nghiệp đã tạo điều kiện cho em học tập, bổ sung kiến thức để có nền tảng nghiên cứu và thực hiện đề tài luận văn trong đợt thực tập này. Đồng cảm ơn Thầy giáo ThS.Hoàng Cao Cường đã tận tình hướng dẫn chỉnh sửa giúp em hoàn thiện luận văn tốt nghiệp. Xin chân thành cảm ơn cán bộ, nhân viên công ty CPTM & TT Doanh Nhân Việt đã nhiệt tình giúp đỡ em tìm hiểu, nghiên cứu tình hình kinh doanh thực tế của công ty, qua đó em có thể áp dụng những kiến thức từ giảng đường vào thực tế. Tuy đã cố gắng nhưng do hạn chế về thời gian và kiến thức nên luận văn vẫn còn nhiều thiếu sót. Vì vậy em rất mong nhận được sự đóng góp ý kiến của các thầy cô để luận văn được hoàn thiện hơn. Em xin chân thành cảm ơn! Hà Nội ngày 22 tháng 04 năm 2015 Sinh viên thực hiện Nguyễn Khánh Linh SVTH: Nguyễn Khánh Linh Lớp: K47A1 Khóa luận tốt nghiệp iii GVHD: ThS. Hoàng Cao Cường MỤC LỤC TÓM LƢỢC ....................................................................................................................i LỜI CẢM ƠN ............................................................................................................... ii MỤC LỤC .................................................................................................................... iii DANH MỤC BẢNG BIỂU ..........................................................................................vi DANH MỤC VIẾT TẮT ........................................................................................... viii PHẦN MỞ ĐẦU ............................................................................................................1 1. Tính cấp thiết của đề tài ............................................................................................ 1 2. Tổng quan tình hình nghiên cứu ..............................................................................2 3. Mục đích nghiên cứu .................................................................................................3 4. Phạm vi nghiên cứu ...................................................................................................3 5. Phƣơng pháp nghiên cứu v iệu............................................................... 3 6. Kết cấu đề tài..............................................................................................................5 CHƢƠNG I :MỘT SỐ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC THỰC HIỆN MUA HÀNG Ở DOANH NGHIỆP ..................................................................6 1.1. Các khái niệm iên quan đến công tác tổ chức thực hiện mua hàng của doanh nghiệp. ............................................................................................................................. 6 1.1.1. Mua hàng ..............................................................................................................6 1.1.2 Khái niệm quản trị mua hàng .............................................................................6 1.1.3 Khái niệm quy trình tổ chức mua hàng.............................................................. 6 1.1.4 Khái niệm nhà cung cấp.......................................................................................7 1.1.5 Khái niệm tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp .................................................7 1.1.6 Khái niệm thƣơng ƣợng v đặt hàng .................................................................7 1.1.7 Khái niệm giao nhận hàng và thanh toán tiền mua hàng ................................ 8 1.2 Các nội dung của công tác tổ chức thực hiện mua hàng mặt h ng rƣợu vang của công ty cổ phần xuất nhập khẩu tạp phẩm Hà Nội .............................................8 1.2.1 Tìm kiếm nhà cung cấp.......................................................................................... 8 1.2.2 Lựa chọn nhà cung cấp ...................................................................................... 10 1.2.3 Thƣơng ƣợng v đặt hàng ................................................................................12 1.2.4 Giao nhận hàng và thanh toán tiền mua hàng .................................................14 SVTH: Nguyễn Khánh Linh Lớp: K47A1 Khóa luận tốt nghiệp iv GVHD: ThS. Hoàng Cao Cường 1.3 Các nhân tố ảnh hƣởng đến công tác tổ chức thực hiện mua hàng trong doanh nghiệp thƣơng mại .......................................................................................................15 1.3.1 Các nhân tố bên trong doanh nghiệp................................................................ 15 1.3.2 Các nhân tố bên ngoài doanh nghiệp................................................................ 16 CHƢƠNG 2: PHÂN TÍCH VÀ ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC THỰC HIỆN MUA HÀNG CỦA CÔNG TY CPTM & TT DOANH NHÂN VIỆT .................................................................................................................18 2.1 Khái quát về công ty CPTM & TT Doanh Nhân Việt .....................................18 2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của công ty ..............................................18 2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ của doanh nghiệp ......................................................... 19 2.1.3. Ngành nghề kinh doanh của doanh nghiệp .....................................................19 2.1.4. Sơ đồ cơ cấu tổ chức .......................................................................................... 19 2.1.5 Kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp...........................................21 2.1.6 Các nhân tố ảnh hƣởng đến công tác tổ chức mua hàng của công ty CPTM & TT Doanh Nhân Việt ............................................................................................... 22 2.2 Phân tích đánh giá thực trạng công tác tổ chức thực hiện mua hàng tại công ty CPTM & TT Doanh Nhân Việt..............................................................................23 2.2.1 Thực trạng công tác tìm kiếm nhà cung cấp tại công ty CPTM & TT Doanh Nhân Việt ...................................................................................................................... 25 2.2.2 Thực trạng công tác lựa chọn nhà cung cấp mặt của công ty CPTM & TT Doanh Nhân Việt .........................................................................................................28 2.2.3. Thực trạng công tác thƣơng ƣợng v đặt hàng của công ty CPTM & TT Doanh Nhân Việt .........................................................................................................30 2.2.4 Thực trạng công tác tổ chức giao nhận và thanh toán của công ty CPTM & TT Doanh Nhân Việt ...................................................................................................32 2.3 Các kết luận thực trạng công tác tổ chức mua hàng tại công ty CPTM & TT Doanh Nhân Việt .........................................................................................................32 2.3.1 Thành công trong công tác tổ chức mua h ng m công ty đã đạt đƣợc........32 2.3.2 Hạn chế trong công tác tổ chức thực hiện mua hàng của công ty CPTM & TT Doanh Nhân Việt ...................................................................................................33 SVTH: Nguyễn Khánh Linh Lớp: K47A1 Khóa luận tốt nghiệp v GVHD: ThS. Hoàng Cao Cường CHƢƠNG 3: ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC TỔ CHỨC TỔ CHỨC THỰC HIỆN MUA HÀNG TẠI CÔNG TY CPTM & TT DOANH NHÂN VIỆT ........................................................................34 3.1 Phƣơng hƣớng hoạt động của công ty trong công tác tổ chức thực hiện mua hàng tại công ty CPTM & TT Doanh Nhân Việt trong thời gian tới ....................34 3.1.1 Mục tiêu của công ty CPTM & TT Doanh Nhân Việt ...................................34 3.1.2 Phƣơng hƣớng hoạt động của công ty trong công tác tổ chức mua hàng tại công ty CPTM & TT Doanh Nhân Việt ....................................................................34 3.3 Đề xuất một số giải pháp và kiến nghị nhằm góp phần hoàn thiện công tác tổ chức thực hiện mua hàng tại công ty CPTM & TT Doanh Nhân Việt ...................35 3.3.1 Giải pháp 1: Cần nâng cao khả năng thực hiện nguyên tắc luôn gi thế chủ động trƣớc nhà cung cấp và hoàn thiện nguyên tắc đảm bảo sự hợp lý trong tƣơng quan quyền lợi gi a các bên. ...........................................................................35 3.3.2. Giải pháp 2: Hoàn thiện công tác giao nhận hàng .........................................36 3.3.3 Giải pháp 3: Hoàn thiện phƣơng thức thanh toán và nâng cao khả năng ự báo biến động của ngoại tệ trong thanh toán tiền hàng ...........................................37 3.3.4 Giải pháp 4: Nâng cao trình độ chuyên môn và kỹ năng cho đội ngũ nhân viên mua hàng ..............................................................................................................38 3.3.5 Một số kiến nghị với nh nƣớc và các ban ngành liên quan .......................... 39 KẾT LUẬN ..................................................................................................................41 DANH SÁCH TÀI LIỆU THAM KHẢO..................................................................42 PHỤ LỤC .....................................................................................................................43 SVTH: Nguyễn Khánh Linh Lớp: K47A1 vi Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS. Hoàng Cao Cường DANH MỤC BẢNG BIỂU Kí hiệu bảng Bảng 2.1 Tên bảng Trang Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty từ năm 21 2012-2014 Bảng 2.2 Những trở ngại của DN trong công tác mua hàng 23 Bảng 2.3 Các kỹ năng cần thiết đối với nhân viên mua hàng 24 Bảng 2.4 Nhân tố ảnh hưởng đến công tác mua hàng của 25 công ty Bảng 2.5 Các nguồn thông tin tìm kiếm NCC của công ty 27 CPTM & TT Doanh Nhân Việt Bảng 2.6 Các hình thức mua hàng của công ty CPTM & TT 30 Doanh Nhân Việt Bảng 3.1 Bảng đánh giá với từng nhà cung cấp SVTH: Nguyễn Khánh Linh 36 Lớp: K47A1 vii Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS. Hoàng Cao Cường DANH MỤC HÌNH VẼ, ĐỒ THỊ Tên hình vẽ, đồ thị Kí hiệu Trang Sơ đồ 1.1 Quy trình lựa chọn nhà cung cấp 11 Biểu đồ 2.1 Phân loại nhà cung cấp của công ty CPTM & TT 26 Doanh Nhân Việt Biểu đồ 2.2 Tiêu chuẩn lựa chọn nhà cung cấp của công ty 28 CPTM & TT Doanh Nhân Việt Sơ đồ 2.2 Quy trình lựa chọn nhà cung cấp của công ty 29 CPTM & TT Doanh Nhân Việt SVTH: Nguyễn Khánh Linh Lớp: K47A1 GVHD: ThS. Hoàng Cao Cường viii Khóa luận tốt nghiệp DANH MỤC VIẾT TẮT Cụm từ đầy đủ Ký hiệu CPTM & TT TNHH Cổ phần Thương Mại và Truyền thông Trách nhiệm hữu hạn XNK Xuất nhập khẩu NCC Nhà cung cấp DNTM Doanh nghiệp thương mại DKKD Đăng ký kinh doanh SVTH: Nguyễn Khánh Linh Lớp: K47A1 1 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS. Hoàng Cao Cường PHẦN MỞ ĐẦU 1. Tính cấp thiết của đề tài Kinh tế ngày càng phát triển cùng với đó là sự tăng trưởng không ngừng của các ngành công nghệ, khoa học kỹ thuật đã tạo ra nhiều cơ hội cũng như thách thức cho các doanh nghiệp. Để có thể tồn tại và phát triển trước sự cạnh tranh mạnh mẽ, đầy biến động của thị trường như hiện nay đòi hỏi các doanh nghiệp phải có các chính sách, chiến lược đúng đắn phù hợp. Đối với doanh nghiệp thương mại để hoạt động kinh doanh diễn ra liên tục doanh nghiệp cần chú trọng vào công tác tổ chức thực hiện mua hàng vì khâu mua hàng là khâu đầu tiên, cơ bản nhất của hoạt động kinh doanh để cung cấp sản phẩm cho đầu ra. Làm sao để mua được hàng thường xuyên, đều đặn và kịp thời, cung cấp hàng hóa phù hợp với nhu cầu về số lượng, cơ cấu, chủng loại với chất lượng, giá cả hợp lý vẫn là bài toán khó tại các doanh nghiệp Việt Nam. Không ngoài tình trạng trên, công ty CPTM & TT Doanh Nhân Việt cũng có những vấn đề bất cập và tồn tại trong công tác tổ chức thực hiện mua hàng mặt hàng camera. Trong quá trình thực tập cùng với việc thực hiện phiếu điều tra khảo sát, phỏng vấn ban quản trị, nhân viên trong công ty tôi nhận thấy việc tổ chức mua hàng rất quan trọng đối với hoạt động kinh doanh của công ty. Tuy nhiên, công tác mua hàng lại chưa được chú trọng và quan tâm đúng mực nên vẫn còn 1 số tồn tại như việc mua hàng còn rập khuôn, không linh hoạt, phương pháp lựa chọn nhà cung cấp chưa hiệu quả, vấn đề thanh toán, giao nhận còn nhiều bất cập... ảnh hưởng không nhỏ tới hoạt động kinh doanh của công ty. Do đó vấn đề hoàn thiện công tác tổ chức thực hiện mua hàng là vấn đề cấp bách cần được giải quyết đối với các doanh nghiệp Việt Nam nói chung và công ty CPTM & TT Doanh Nhân Việt nói riêng. Nhận thấy tầm quan trọng của công tác tổ chức thực hiện mua hàng và xuất phát từ thực trạng của công ty CPTM & TT Doanh Nhân Việt nên tôi chọn đề tài: “Hoàn thiện công tác tổ chức thực hiện mua hàng tại công ty CPTM & TT Doanh Nhân Việt“ để nghiên cứu, đánh giá khách quan về thực trạng mua hàng tại công ty và từ đó phát hiện những khó khăn, hạn chế, đề xuất các giải pháp nhằm hoàn thiện công tác tổ chức mua hàng tại công ty CPTM & TT Doanh Nhân Việt SVTH: Nguyễn Khánh Linh Lớp: K47A1 Khóa luận tốt nghiệp 2 GVHD: ThS. Hoàng Cao Cường 2. Tổng quan tình hình nghiên cứu Cùng nghiên cứu về đề tài này có một số công trình dưới đây:  Đề tài: “Hoàn thiện quản trị mua hàng tại công ty cổ phần Thăng Long” – Sinh viên thực hiện: Nguyễn Hải Bằng- Lớp K39C2 – năm 2007 Nhìn chung các đề tài này đã giải quyết được những lý luận cơ bản  Đề tài: “Hoàn thiện công tác tổ chức mua hàng tại công ty cổ phần phát triển công nghệ EDH” – Sinh viên thực hiện: Trịnh Thị Nhuần- Lớp K42A4- năm 2010 Nhìn chung các đề tài nghiên cứu trước đây đều giải quyết được các lý luận cơ bản về quản trị mua hàng và áp dụng được các lý luận đó vào thực tiễn của doanh doanh mình thực tập. Tuy nhiên phần thực trạng và giải pháp mà các đề tài trên đưa ra đều mang tính chủ quan, tác giả chưa thu thập các thông tin dữ liệu bằng cách phương pháp như mẫu phiếu điều tra, câu hỏi phỏng vấn các nhà quản trị cũng như nhân viên của công ty để có cái nhìn toàn diện, chính xác về tình hình thực hiện mua hàng tại công ty đó. Hai công trình gần đây nhất:  Đề tài: “Hoàn thiện công tác tổ chức thực hiện mua hàng mặt hàng rượu vang của công ty cổ phần xuất nhập khẩu tạp phẩm Hà Nội”- Sinh viên thực hiện Phạm Tiến Cường- Lớp K44A5- 2012  Đề tài: “Hoàn thiện công tác tổ chức mua hàng tại công ty TNHH XNK và đầu tư HNT”- Sinh viên thực hiện: Hoàng Anh Tú – 2013 Hai đề tài này đã nghiên cứu các lý luận cơ bản về quy trình mua hàng trên góc độ tiếp cận tác nghiệp và Marketing, đồng thời cũng đã ứng dụng được nó vào thực tiễn nghiên cứu tại công ty thực tập. Các đề tài đã này đã đưa ra những thực trạng và giải pháp đúng đắn nhờ các phương pháp thu thập dữ liệu qua điều tra phát phiếu điều tra, phỏng vấn cán bộ nhân viên tại doanh nghiệp Như vậy ta có thể thấy các công trình của các tác giả trước đây đều không có đề tài nào nghiên cứu về hoàn thiện công tác mua hàng camera tại doanh nghiệp thực tập. Đồng thời đến nay chưa có công trình nào nghiên cứu về: “Hoàn thiện công tác tổ chức thực hiện mua hàng tại công ty CPTM & TT Doanh Nhân Việt“ . Kết hợp với kiến thức, kỹ năng và kinh nghiệm có được khi thực tập tại công ty cũng như muốn nghiên cứu cụ thể hơn nữa về thực trạng và giải pháp hoàn thiện công tác tổ chức thực SVTH: Nguyễn Khánh Linh Lớp: K47A1 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS. Hoàng Cao Cường 3 hiện mua hàng tại công ty CPTM & TT Doanh Nhân Việt nên việc em chọn đề tài khóa luận để nghiên cứu là: “Hoàn thiện công tác tổ chức thực hiện mua hàng tại công ty CPTM & TT Doanh Nhân Việt“ là một đề tài nghiên cứu độc lập và không hề trùng lặp với bất kỳ đề tài nào trước đó. 3. Mục đích nghiên cứu Việc nghiên cứu đề tài “Hoàn thiện công tác tổ chức thực hiện mua hàng tại công ty CPTM & TT Doanh Nhân Việt“ nhằm làm rõ một số mục tiêu cụ thể như sau:  Tóm lược những lý luận cơ bản về công tác tổ chức thực hiện mua hàng trong doanh nghiệp thương mại và cụ thể là công ty CPTM & TT Doanh Nhân Việt như mua hàng, quản trị mua hàng....  Phân tích thực trạng công tác tổ chức thực hiện mua hàng tại công ty CPTM & TT Doanh Nhân Việt qua các kết quả điều tra phiếu khảo sát và phân tích biến động mua hàng mặt hàng camera của công ty CPTM & TT Doanh Nhân Việt  Đề xuất một số giải pháp cơ bản nhằm hoàn thiện công tác mua hàng tại công ty CPTM & TT Doanh Nhân Việt 4. Phạm vi nghiên cứu 4.1 Về mặt không gian Đề tài nghiên cứu về công tác mua hàng tại công ty CPTM & TT Doanh Nhân Việt và chủ yếu tập trung nghiên cứu tại phòng kinh doanh và bộ phận Kho của công ty Ngoài ra em còn tiến hành nghiên cứu, phỏng vấn qua một số nhân viên thuộc các phòng ban khác như : phòng kĩ thuật, phòng tài chính kế toán.... 4.2 Về mặt thời gian Đề tài nghiên cứu về hoàn thiện công tác tổ chức thực hiện mua hàng và các nội dung của công tác tổ chức mua hàng tại công ty CPTM & TT Doanh Nhân Việt trong thời gian 3 năm 2012, 2013, 2014. 5. Phƣơng pháp nghiên cứu v 5.1.Phương pháp thu thập và iệu d iệu sơ cấp Phương pháp thu thập dữ liệu sơ cấp sử dụng phiếu điều tra trắc nghiệm đối với một số thành viên trong công ty và các câu hỏi phỏng vấn với các nhà quản trị cấp cao của công ty để thu thập những thông tin, dữ liệu cần thiết cho quá trình nghiên cứu đề tài. SVTH: Nguyễn Khánh Linh Lớp: K47A1 Khóa luận tốt nghiệp 4 GVHD: ThS. Hoàng Cao Cường Phiếu điều tra trắc nghiệm: - Phiếu điều tra trắc nghiệm được thiết kế 10 câu, mỗi câu có nhiều phương án trả lời khác nhau, giúp cho người được hỏi có câu trả lời phù hợp nhất về thực trạng công tác mua hàng của doanh nghiệp. Nhằm thu thập những thông tin về công tác xây dựng kế hoạch mua hàng của công ty một cách khách quan, do các nhà lãnh đạo cũng như nhân viên của công ty cung cấp. - Cách thức tiến hành:  Bước 1: Lập phiếu điều tra trắc nghiệm  Bước 2: Lựa chọn đối tượng điều tra  Bước 3: Thu thập thông tin điều tra trắc nghiệm  Bước 4: Tổng hợp và xử lý kết quả điều tra. - Phương pháp xử lý dữ liệu phiếu điều tra: Tiến hành phân tích xem tổng số phiếu thu về đối chiếu với tổng số phiếu phát ra, tiến hành tổng hợp và phân tích các kết quả mà phiếu điều tra nhận được. Mỗi phương án xem có bao nhiêu người lựa chọn, từ đó đưa ra các nhận xét về kết quả điều tra. Phiếu phỏng vấn: - Đối tượng tiến hành phỏng vấn bao gồm Giám đốc, Phó Giám đốc, Trưởng phòng tài chính nhân sự. Bảng câu hỏi phỏng vấn gồm 5 câu chủ yếu tập trung vào công tác tổ chức thực hiện mua hàng của công ty. - Nội dung phỏng vấn khoảng từ 10- 15 câu hỏi cụ thể hóa nội dung công tác tổ chức thực hiện mua hàng. - Cách thức tiến hành:  Bước 1: Lập bảng câu hỏi phỏng vấn  Bước 2: Lựa chọn đối tượng phỏng vấn và lên kế hoạch hẹn phỏng vấn  Bước 3: Tiến hành phỏng vấn  Bước 4: Phân tích và nhận xét Sau khi ghi chép phỏng vấn, tiến hành tổng hợp câu trả lời và từ những phân tích những nhận xét, nhận định và đánh giá của các chuyên gia về vấn đề phỏng vấn, từ đó rút ra các kết luận chung về tình hình công tác tổ chức thực hiện mua hàng tại công ty CPTM & TT Doanh Nhân Việt SVTH: Nguyễn Khánh Linh Lớp: K47A1 Khóa luận tốt nghiệp 5.2.Phương pháp thu thập và GVHD: ThS. Hoàng Cao Cường 5 d iệu thứ cấp - Các dữ liệu thứ cấp bao gồm các dữ liệu từ báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh ,báo cáo thường niên, báo cáo tổng kết tình hình mua hàng và đặt hàng của công ty, kế hoạch mua hàng trong thời gian tới của công ty, bảng cân đối kế toán, báo cáo tài chính, báo cáo nhân sự… trong 3 năm từ năm 2012 đến năm 2014. - Mục đích: nhằm phân tích, nhận xét, đánh giá kết quả hoạt động kinh doanh của công ty bao gồm các số liệu liên quan đến hoạt động mua hàng trong thời gian vừa qua cũng như kế hoạch mua hàng trong thời gian tương lai của công ty. - Phương pháp xử lý : phương pháp so sánh, đối chiếu, phân tích giữa các dữ liệu và phương pháp phân tích tổng hợp. 6. Kết cấu đề tài Kết cấu bài khóa luận bao gồm 3 chương: Chương 1: Những lý luận cơ bản về công tác tổ chức thực hiện mua hàng của doanh nghiệp. Chương 2: Phân tích và đánh giá thực trạng công tác tổ chức thực hiện mua hàng tại CPTM & TT Doanh Nhân Việt Chương 3: Đề xuất và kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác tổ chức thực hiện mua hàng tại CPTM & TT Doanh Nhân Việt SVTH: Nguyễn Khánh Linh Lớp: K47A1 Khóa luận tốt nghiệp 6 GVHD: ThS. Hoàng Cao Cường CHƢƠNG I :MỘT SỐ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC THỰC HIỆN MUA HÀNG Ở DOANH NGHIỆP 1.1. Các khái niệm iên quan đến công tác tổ chức thực hiện mua hàng của doanh nghiệp. 1.1.1. Mua hàng Mua hàng là một nghiệp vụ, một nghề và là một nghệ thuật. Mua hàng là hoạt động đầu tiên nhằm tạo ra yếu tố đầu vào, là nghiệp vụ mở đầu cho các hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Về khía cạnh kinh tế thì mua hàng là hành vi thương mại đầu tiên nhằm chuyển giao quyền sở hữu hàng hóa giữa doanh nghiệp thương mại và các đơn vị nguồn hàng. Thực chất mua hàng là những hoạt động nhằm tạo nguồn lực hàng hóa để triển khai toàn bộ hệ thống hậu cần, do đó chất lượng và chi phí hậu cần chịu ảnh hưởng lớn của hoạt động mua hàng. Mua hàng: Hoạt động kinh tế phản ánh quan hệ trao đổi tiền tệ giữa người mua và người bán trên nguyên tắc thỏa thuận nhằm đạt được những lợi ích của cả hai bên, trong đó người mua có sự thỏa mãn về nhu cầu tiêu dùng của mình, người bán sẽ bán được hàng và thu được tiền. (GS.TS Đồng Thị Thanh Phương, năm 2010, Quản Trị Doanh Nghiệp, NXB Thống Kê, trang 245) 1.1.2 Khái niệm quản trị mua hàng Quản trị mua hàng: là tổng hợp các hoạt động xây dựng kế hoạch mua hàng, tổ chức triển khai mua hàng và kiểm soát mua hàng nhằm đạt được mục tiêu của doanh nghiệp (PGS.TS Lê Quân, PGS.TS Hoàng Văn Hải, năm 2010, Quản trị tác nghiệp doanh nghiệp thương mại, NXB Thống kê, trang 28 ) 1.1.3 Khái niệm quy trình tổ chức mua hàng Quy trình tổ chức mua hàng: là việc doanh nghiệp thương mại sẽ tổ chức thực hiện kế hoạch theo một quy trình khoa học và phù hợp với thực tế, gồm các bước cơ bản như: tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp; thương lượng và đặt hàng; giao nhận hàng và thanh toán tiền mua hàng. Các bước quan hệ này có mối quan hệ tác động qua lại và ảnh hưởng lẫn nhau. SVTH: Nguyễn Khánh Linh Lớp: K47A1 Khóa luận tốt nghiệp 7 GVHD: ThS. Hoàng Cao Cường (PGS.TS Lê Quân, PGS.TS Hoàng Văn Hải, năm 2010, Quản trị tác nghiệp doanh nghiệp thương mại, NXB Thống kê, trang 181 ) 1.1.4 Khái niệm nhà cung cấp Nhà cung cấp: là các cá nhân hay tổ chức đã, đang và sẽ cung cấp hàng hóa và dịch vụ cho doanh nghiệp để nhận lại các khoản tiền hay những điều khoản thỏa thuận khác. Như vậy các nhà cung cấp không giao dịch trực tiếp với người tiêu dùng cuối cùng, mà họ thông qua các doanh nghiệp thương mại hoặc các cửa hàng đại lý... Điều đó có nghĩa là, các doanh nghiệp sẽ mua hàng từ NCC để được hưởng những khoản chiết khấu giảm giá lớn thông qua các hợp đồng dài hạn và số lượng đặt hàng lớn. (PGS.TS Lê Quân, PGS.TS Hoàng Văn Hải, năm 2010, Quản trị tác nghiệp doanh nghiệp thương mại, NXB Thống kê) 1.1.5 Khái niệm tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp Đây là quá trình doanh nghiệp tiến hành tìm hiểu thông tin về các nhà cung cấp trên tất cả các thị trường, cả trong nước và ngoài nước như : Thương hiệu, uy tín. Chất lượng giao hàng, chất lượng nguồn hàng, chất lượng dịch vụ... Tìm kiếm NCC là giai đoạn quan trọng giúp doanh nghiệp hiểu rõ NCC của mình, đánh giá được khả năng đáp ứng nhu cầu cũng như khả năng phục vụ của NCC. Từ đó tạo ra lợi thế trong việc đàm phán cũng như hợp tác lâu dài với họ 1.1.6 Khái niệm thƣơng ƣợng v đặt hàng Thương lượng với nhà cung cấp: Được hiểu là quá trình giao dịch, đàm phán với nhà cung cấp để đi đến những thỏa thuận giữa hai bên (người bán và người mua) nhằm mục đích cùng có lợi. Đó là một giai đoạn rất quan trọng trong quá trình mua hàng, quyết định đến chất lượng và hiệu quả của công tác mua hàng Đặt hàng: Kết quả của quá trình thương lượng là việc doanh nghiệp thương mại đặt hàng với nhà cung cấp, theo các hình thức chủ yếu như ký kết hợp đồng mua bán, hóa đơn bán hàng, thư đặt hàng (PGS.TS Lê Quân, PGS.TS Hoàng Văn Hải, năm 2010, Quản trị tác nghiệp doanh nghiệp thương mại, NXB Thống kê) SVTH: Nguyễn Khánh Linh Lớp: K47A1 Khóa luận tốt nghiệp 8 GVHD: ThS. Hoàng Cao Cường 1.1.7 Khái niệm giao nhận hàng và thanh toán tiền mua hàng Giao nhận hàng hóa: Là hoạt động người làm dịch vụ giao nhận hàng hóa từ người gửi, tổ chức vận chuyển, lưu kho, lưu bãi, làm các thủ tục giấy tờ và các dịch vụ khác có liên quan để giao hàng cho người nhận theo sự ủy thác của chủ hàng, của người vận tải hoặc của người giao nhận. Thanh toán tiền mua hàng: Là sau quá trình giao nhận hàng hóa hoàn tất, doanh nghiệp tiến hành thanh toán tiền hàng cho các nhà cung cấp. Trên cơ sở hình thức, phương thức thanh toán, thời hạn, đồng thời tiến hành thanh toán và các điều kiện thanh toán khác đã được thỏa thuận đã ghi trong hợp đồng, doanh nghiệp thương mại tiến hành thanh toán tiền mua hàng cho nhà cung cấp ( bên bán) (PGS.TS Lê Quân, PGS.TS Hoàng Văn Hải, năm 2010, Quản trị tác nghiệp doanh nghiệp thương mại, NXB Thống kê) 1.2 Các nội dung của công tác tổ chức thực hiện mua hàng mặt h ng rƣợu vang của công ty cổ phần xuất nhập khẩu tạp phẩm Hà Nội 1.2.1 Tìm kiếm nhà cung cấp Doanh nghiệp mong muốn có nhiều nhà cung cấp cho mỗi sản phẩm, dịch vụ mà DNTM cần mua để có thể lựa chọn. Vấn đề là tìm họ ở đâu? Bằng cách nào? Cần những thông tin gì về nhà cung cấp đó? Làm sao lựa chọn được nhà cung cấp phù hợp nhất 1.2.1.1 Phân loại nhà cung cấp  Phân loại theo giá trị hàng mua:  Nhà cung cấp chính: là nhà cung cấp mà giá trị mua được từ đó chiếm tỉ trọng lớn nhất và chủ yếu trong khối lượng hàng hóa mà doanh nghiệp mua về để cung cấp cho khách hàng trong một thời gian nhất định. Nhà cung cấp này quyết định khối lượng hàng hóa mua vào và độ ổn định của quá trình mua nên cần phải được quan tâm thường xuyên.  Nhà cung cấp phụ: là nhà cung cấp mà giá trị hàng hóa mua chiếm tỉ trọng nhỏ trong khối lượng hàng hóa mua được từ nguồn này không ảnh hưởng lớn đến kế hoạch mua và doanh số bán chung trong tương lai, nhất là đối với nguồn hàng mới.  Phân loại theo tính chất quan hệ: SVTH: Nguyễn Khánh Linh Lớp: K47A1 Khóa luận tốt nghiệp 9 GVHD: ThS. Hoàng Cao Cường  Nhà cung cấp truyền thống: Doanh nghiệp đã có quan hệ mua bán với nhà cung cấp trước đó, trong một thời gian dài. Hai bên đã hiểu biết lẫn nhau. Mức độ rủi ro khi mua hàng tại nhà cung cấp truyền thống thấp.  Nhà cung cấp mới: Doanh nghiệp chưa có hoặc ít quan hệ thương mại với nhà cung cấp này. Doanh nghiệp cần nhiều thông tin hơn về nhà cung cấp để đưa ra quyết định. Thông thường doanh nghiệp sẽ triển khai một số hợp đồng mua hàng không lớn để thăm dò và đánh giá năng lực và chất lượng nhà cung cấp.  Phân loại theo phạm vi địa lý  Nhà cung cấp trong nước: Là những nhà cung cấp có cơ sở, văn phòng tại Việt Nam. Doanh nghiệp có thể chủ động tìm hiểu những thông tin cần thiết có liên quan đến nhà cung cấp và việc mua hàng của họ.  Nhà cung cấp nước ngoài: đây chính là nguồn hàng nhập khẩu của doanh nghiệp. Doanh nghiệp có thể ký kết trực tiếp với doanh nghiệp nước ngoài để nhập hàng hoặc qua trung gian 1.2.1.2 Các nguồn thông tin tìm kiếm nhà cung cấp Nguồn thông tin tìm kiếm nhà cung cấp bao gồm: - Nguồn thông tin nội bộ doanh nghiệp: Nguồn này có được nhờ vào quá trình lưu trữ thông tin về nhà cung cấp đã từng có quan hệ với doanh nghiệp. Nguồn này còn có thể bao gồm các thông tin đến từ các cá nhân trong doanh nghiệp ( nhà quản trị, nhân viên mua hàng và những người khác trong doanh nghiệp); các hồ sơ nhà cung cấp đang lưu trú tại doanh nghiệp... - Nguồn thông tin đại chúng: báo, tạp chí chuyên ngành, truyền hình, đài phát thanh, mạng internet..... - Nguồn thông tin từ phía nhà cung cấp: Thư chào hàng, catalog quảng cáo, đại diện bán, hội chợ, triễn lãm và giới thiệu sản phẩm, hồ sơ dự thầu cung cấp sản phẩm dịch vụ của các nhà cung cấp... 1.2.1.3 Lập hồ sơ các nhà cung cấp Để lập hồ sơ các nhà cung cấp, doanh nghiệp tiến hành thu thập các thông tin, xử lý thông tin về nhà cung cấp, rút ra những nhận xét, đánh giá và kết luận về từng nhà cung cấp theo các tiêu chuẩn lựa chọn đề ra. Hồ sơ nhà cung cấp cần chứa đựng những thông tin cơ bản sau: SVTH: Nguyễn Khánh Linh Lớp: K47A1 Khóa luận tốt nghiệp 10 GVHD: ThS. Hoàng Cao Cường - Tên hiệu nhà cung cấp - Chức năng, nhiệm vụ, ngành nghề kinh doanh, lĩnh vực kinh doanh - Phạm vi hoạt động theo thị trường - Uy tín, nhãn hiệu thương hiệu sản phẩm dịch vụ - Các điều kiện cung cấp sản phẩm - Khả năng tài chính - Khả năng cung cấp và đáp ứng nhu cầu mua hàng của doanh nghiệp ............. Về nguyên lý, danh nghiệp cần tìm kiếm các nhà cung cấp theo quan điểm đầu tư, xây dựng mối quan hệ tốt đẹp và làm ăn lâu dài với họ. Tuy nhiên phải hết sức thận trọng khi thu thập và tìm kiếm thông tin về nhà cung cấp, nhất là các nhà cung cấp nước ngoài vì các thông tin về họ rất khó kiểm chứng hoặc phức tạp. Trong những trường hợp này, đòi hỏi doanh nghiệp ưu tiên mua hàng của những thương hiệu uy tín. 1.2.2 Lựa chọn nhà cung cấp 1.2.2.1 Các tiêu chuẩn lựa chọn nhà cung cấp Để lựa chọn nhà cung cấp, doanh nghiệp cần xây dựng được các tiêu chuẩn đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp để từ đó có những thông tin chính xác nhà cung cấp để lựa chọn. Hiện nay thì các doanh nghiệp thường dựa trên những tiêu chuẩn sau đây để đánh giá nhà cung cấp:  Tiêu chuẩn chính: Chất lượng nhà cung cấp: nhãn hiệu hàng hóa, chất lượng hàng hóa... Điều này thường được thể hiện qua tiêu chuẩn chất lượng mà họ đạt được qua các kỳ kiểm tra và đánh giá chất lượng như các tiêu chuẩn ISO, huy chương tại các hội chợ... - Thời gian giao hàng: thể hiện nhà cung cấp có giao hàng đúng thời gian theo hợp đồng hay không - Giá thành hàng mua bao gồm giá mua và chi phí mua hàng, điều kiện thanh toán..; Để đánh giá giá thành mua cần căn cứ vào thị trường, chi phí vận chuyển, thuế, các ưu đãi trong thanh toán và mua hàng...  Các tiêu chuẩn khác: - Khả năng kỹ thuật của nhà cung cấp: Khả năng trong đổi mới sản phẩm, trong đảm bảo giải quyết tốt các vấn đề kỹ thuật và công nghệ trong các hoàn cảnh đặc biệt SVTH: Nguyễn Khánh Linh Lớp: K47A1 11 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS. Hoàng Cao Cường - Khả năng sản xuất của nhà cung cấp: bảo đảm tính liên tục cũng như chất lượng cung cấp hàng hóa - Khả năng tài chính của nhà cung cấp: học đang trong giai đoạn ổn định và phát triển với tình hình tài chính lành mạnh hay đang ở thời kỳ thua lỗ và khó khăn tài chính 1.2.2.2 Phương pháp lựa chọn nhà cung cấp Khi lựa chọn nhà cung cấp thì doanh nghiệp cần vận dụng sáng tạo nguyên tắc “không nên chỉ có một nhà cung cấp” Việc lựa chọn nhà cung cấp phải xem xét trên cả 2 loại mặt hàng: - Đối với những mặt hàng mà doanh nghiệp đang có sẵn nhà cung cấp thì việc cần tìm nhà cung cấp mới hay không cần phải dựa vào nguyên tắc “nếu nhà cung cấp còn làm cho chúng ta hài lòng thì còn tiếp tục mua hàng của họ” - Đối với những hàng hóa mới được đưa vào danh mục mặt hàng hóa mà nhà cung cấp không đáp ứng nhu cầu mua hàng của doanh nghiệp thì phải tìm nhà cung cấp mới. Trên cơ sở các tiêu chuẩn lựa chọn, doanh nghiệp có thể sử dụng các phương pháp để lựa chọn nhà cung cấp dựa vào kinh nghiệm hay phương pháp thang điểm 1.2.2.3 Quy trình lựa chọn nhà cung cấp Sơ đồ 1.1 : Quy trình lựa chọn nhà cung cấp Sẽ đảm bảo việc lựa chọn nhà cung cấp được khách quan, chính xác, doanh nghiệp thường xuyên xây dựng quy trình lựa chọn nhà cung cấp Quy trình lựa chọn nhà cung cấp bao gồm các bước cơ bản sau: Bước 1: Thu thập thông tin nhà cung cấp: do có nhiều nhà cung cấp cùng cung cấp một hay nhiều chủng loại sản phẩm giống nhau, nên để có quyết định chính xác trong mối quan hệ hợp tác. Bước 2: Danh sách nhà cung cấp ban đầu: các nhà cung cấp được cập nhật vào danh sách nhà cung cấp ban đầu SVTH: Nguyễn Khánh Linh Lớp: K47A1 Khóa luận tốt nghiệp 12 GVHD: ThS. Hoàng Cao Cường Bước 3: Lập tiêu chí đánh giá: Để đánh giá được nhà cung cấp, công ty xem xét các vấn đề liên quan đến nhà cung cấp, sắp xếp theo mức độ quan trọng hoặc cho trọng số các tiêu chuẩn Bước 4: Tiến hành đánh giá nhà cung cấp theo tiêu chí đã chọn: sau khi xem xét, đánh giá tiềm năng của từng nhà cung cấp, người được phân công đánh giá sẽ tiến hành phân loại chọn lọc nhà cung cấp dựa vào tiêu chí đánh giá, các chuẩn lực lựa chọn, đánh giá và đánh giá lại. Bước 5: Lựa chọn nhà cung cấp chính thức: danh sách nhà cung cấp được chọn phải lập theo thứ tự kết quả đánh giá Bước 6: Lưu hồ sơ: danh sách nhà cung cấp được lựa chọn được cập nhật thường xuyên và phải duy trì hồ sơ các kết quả đánh giá và mọi hành động cần thiết phát sinh từ việc đánh giá 1.2.3 Thƣơng ƣợng v đặt hàng 1.2.3.1 Thương lượng Mục đích của thương lượng là đạt được những thỏa thuận với nhà cung cấp về các điều kiện mua bán sản phẩm. Dịch vụ mà doanh nghiệp cần mua, tiến hành đặt hàng theo hình thức phù hợp nhất Thương lượng giữ vai trò quan trọng trong quá trình quyết định mua hàng, để thương lượng thành công chúng ta cần có đội ngũ nhân viên mua hàng đủ năng lực phẩm chất. Trong thương lượng cần đặt ra các mục tiêu sau: - Xác định tiêu chuẩn kỹ thuật của hàng hóa cần mua về: mẫu mã, chất lượng,các phương tiện và phương pháp kiểm tra - Xác định giá cả và các điều khoản được xem xét lại khi thị trường có biến động - Xác định các hình thức trả tiền: trả ngay, trả chậm, trả bằng tiền mặt... - Hình thức, thời gian, địa điểm giao hàng ( giao ngay tại kho nhà cung cấp hay giao tại kho của doanh nghiệp..) ........................................................ Thương lượng được coi là một hoạt động vừa mang tính khoa học, vừa mang tính nghệ thuật. Bằng nhận thức và tư duy nhà quản trị cần phải có sự chuẩn bị kỹ càng để không bị lay động hay mất thế chủ động trước nhà cung cấp SVTH: Nguyễn Khánh Linh Lớp: K47A1