Tài liệu Hoàn thiện công tác tổ chức mua hàng của khách sạn fortuna hanoi

TÓM LƯỢC 1. Tên đề tài “Hoàn thiện công tác tổ chức mua hàng của khách sạn Fortuna Hanoi” 2. Sinh viên thực hiện: Nguyễn Thanh Thủy 3. Lớp: K7- HQ1A1 – Mã SV : 11H100050 - SĐT : 0935798866 4. Email: [email protected] 5. Giáo viên hướng dẫn: TS. Hoàng Cao Cường 6. Thời gian nghiên cứu đề tài: năm 2013 7. Mục tiêu nghiên cứu: Thứ nhất: Hệ thống hoá cơ sở lý luận về mua hàng, tổ chức mua hàng và các giải pháp nhằm hoàn thiện công tác tổ chức mua hàng trong doanh nghiệp. Thứ hai: Phân tích thực trạng mua hàng, công tác tổ chức mua hàng của khách sạn Fortuna Hanoi. Thứ ba: Đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác tổ chức mua hàng của khách sạn Fortuna Hanoi. 8. Nội dung chính: Chương 1. Một số vấn đề lý luận cơ bản về công tác tổ chức mua hàng của doanh nghiệp. Chưong 2. Phân tích và đánh giá thực trạng công tác tổ chức mua hàng của khách sạn Fortuna Hanoi. Chương 3. Đề xuất và kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác tổ chức mua hàng của khách sạn Fortuna Hanoi. 9. Kết quả đạt được STT 1. Tên sản phẩm Số lượng Báo cáo chính thức khóa luận 2 Yêu cầu khoa học Đảm bảo tính logic, khoa 2. tốt nghiệp Số liệu tổng hợp kết quả điều 1 học Trung thực, khách quan tra, khảo sát LỜI CẢM ƠN i Với mong muốn được tiếp cận những vấn đề thực tế về chuyên ngành Quản trị doanh nghiệp, em đã nhận được sự giúp đỡ nhiệt tình của nhà trường, các thầy cô giáo trong Khoa Quản trị doanh nghiệp – Trường ĐH Thương mại, và đặc biệt là sự hướng dẫn tận tình, chu đáo của thầy giáo TS. Hoàng Cao Cường. Bên cạnh đó là sự giúp đỡ của ban lãnh đạo cùng các anh chị em cán bộ công nhân viên trong khách sạn Fortuna Hanoi. Em xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc đến TS. Hoàng Cao Cường đã tận tình hướng dẫn để em có thể hoàn thành tốt bài khóa luận này. Em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến ban lãnh đạo và tập thể cán bộ công nhân viên khách sạn Fortuna Hanoi đã tạo mọi điều kiện tốt nhất cho em hoàn thành quá trình thực tập và hoàn thành khóa luận tốt nghiệp Do còn hạn chế về thời gian, kiến thức và kinh nghiệm thực tế nên bài khoá luận của em không tránh khỏi những thiếu sót. Em rất mong nhận được sự chỉ bảo, đóng góp ý kiến của các thầy cô giáo để em có thể hoàn thiện hơn nữa đề tài này. Em xin chân thành cảm ơn!!! Sinh viên thực hiện Nguyễn Thanh Thủy ii MỤC LỤC TÓM LƯỢC.................................................................................................................. i LỜI CẢM ƠN..............................................................................................................ii MỤC LỤC................................................................................................................... iii DANH MỤC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ, HÌNH VẼ.........................................................v DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT.....................................................................................vi PHẦN MỞ ĐẦU..........................................................................................................1 CHƯƠNG 1: MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC MUA HÀNG CỦA DOANH NGHIỆP..........................................................8 1.1. Một số khái niệm và định nghĩa cơ bản..............................................................8 1.1.1. Mua hàng............................................................................................................8 1.1.2. Quản trị mua hàng.............................................................................................8 1.1.3. Xây dựng kế hoạch mua hàng...........................................................................8 1.1.4. Tổ chức triển khai mua hàng trong doanh nghiệp..........................................9 1.2.1. Tổ chức thực hiện công tác mua hàng............................................................10 1.2.2. Đánh giá công tác mua hàng...........................................................................13 1.2.2.1. Đánh giá kết quả mua hàng.........................................................................13 1.2.2.2. Đánh giá quá trình mua hàng.....................................................................14 1.3. Các nhân tố ảnh hưởng đến công tác mua hàng của doanh nghiệp thương mại............................................................................................................................... 15 1.3.1. Môi trường bên trong doanh nghiệp..............................................................15 1.3.2. Môi trường bên ngoài doanh nghiệp..............................................................16 CHƯƠNG 2: PHÂN TÍCH VÀ GIÁ THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC MUA HÀNG CỦA KHÁCH SẠN FORTUNA HANOI..........................................18 2.1. Khái quát về khách sạn Fortuna Hanoi............................................................18 2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển của khách sạn Fortuna Hanoi.............18 2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ của khách sạn..............................................................19 2.1.3. Cơ cấu tổ chức của khách sạn Fortuna Hanoi...............................................20 2.1.3.1. Sơ đồ cơ cấu tổ chức.....................................................................................20 2.1.3.2. Giới thiệu sơ bộ về cơ cấu tổ chức của khách sạn Fortuna và chức năng của các bộ phận:.........................................................................................................21 2.1.3.3. Ngành nghề kinh doanh của khách sạn Fortuna Hanoi.............................24 2.1.4. Quy mô vốn kinh doanh của khách sạn Fortuna...........................................26 2.1.5. Kết quả hoạt động kinh doanh của khách sạn Fortuna ( trong 3 năm gần đây )............................................................................................................................ 28 2.2. Phân tích, đánh giá thực trạng công tác tổ chức mua hàng của khách sạn Fortuna Hanoi............................................................................................................29 2.2.1. Kết quả điều tra nghiên cứu các số liệu sơ cấp..............................................29 2.2.1.1. Kết quả điều tra trắc nghiệm.........................................................................29 2.2.1.2. Kết quả điều tra phỏng vấn chuyên sâu......................................................33 2.2.2. Kết quả điều tra nghiên cứu các số liệu thứ cấp............................................36 2.2.2.1. Thực trạng công tác tổ chức mua hàng của khách sạn Fortuna Hanoi....36 2.2.2.2. Thực trạng đánh giá công tác tổ chức mua hàng của khách sạn Fortuna Hanoi........................................................................................................................... 38 2.2.2.3. Thực trạng thực hiện các nguyên tắc mua hàng của khách sạn Fortuna Hanoi........................................................................................................................... 39 iii 2.3. Các kết luận thực trạng công tác tổ chức mua hàng của khách sạn Fortuna Hanoi........................................................................................................................... 40 CHƯƠNG 3: ĐỀ XUẤT VÀ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC TỔ CHỨC MUA HÀNG CỦA KHÁCH SẠN FORTUNA HANOI......................45 3.1. Phương hướng hoạt động của khách sạn Fortuna Hanoi trong thời gian tới 45 3.2. Quan điểm của khách sạn về cách giải quyết các vấn đề liên quan đến công tác tổ chức mua hàng.................................................................................................46 3.3. Các giải pháp nhằm hoàn thiện công tác tổ chức mua hàng của khách sạn Fortuna Hanoi............................................................................................................47 3.3.1. Tăng cường hơn nữa việc thực hiện các nguyên tắc mua hàng.....................47 3.3.2. Tăng cường sự linh hoạt và chủ động trong công tác tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp............................................................................................................... 48 3.3.3. Nâng cao chất lượng thương lượng và đặt hàng.............................................49 3.3.4. Hoàn thiện công tác giao nhận và thanh toán tiền hảng................................50 3.3.5. Cải tiến việc đánh giá kết quả mua hàng.........................................................52 .3.3.6. Các giải pháp khác...........................................................................................52 3.4. Kiến nghị với nhà nước và các ban ngành có liên quan...................................53 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO..................................................................55 PHIẾU ĐIỀU TRA TRẮC NGHIỆM........................................................................1 iv DANH MỤC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ, HÌNH VẼ Sơ đồ 1.1: Quy trình tổ chức thực hiện công tác mua hàng của doanh nghiệp thương mại ...................................................................................................................................................10 Sơ đồ 1.2: Quy trình lựa chọn nhà cung cấp..........................................................................12 Sơ đồ 2.1: Cơ cấu tổ chức của khách sạn ( nguồn phòng nhân sự khách sạn Foruna )...21 Bảng 2.1: Cơ cấu vốn kinh doanh của khách sạn................................................................26 Bảng 2.2: Nguồn vốn kinh doanh của khách sạn Fotuna....................................................26 Bảng 2.3: Phân tích biến động nguồn vốn tại khách sạn Fortuna......................................27 Bảng 2.4: Doanh thu của khách sạn Fortuna từ năm 2009- 2012......................................28 Hình 2.1. Nhân tố ảnh hưởng đến công tác tổ chức mua hàng khách sạn Fortuna Hanoi 29 Hình thức mua hàng của khách sạn Fortuna Hanoi............................................................30 Hình 2.2: Hình thức mua hàng của khách sạn Fortuna Hanoi...........................................30 Hình 2.3. Nguồn thông tin nhà cung cấp của khách sạn Fortuna Hanoi............................30 Hình 2.4: Tiêu chí đánh giá nhà cung cấp của khách sạn Fortuna Hanoi..........................31 v DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT HĐQT – Hội đồng quản trị BHXH – Bảo hiểm xã hội NXB – Nhà xuất bản CLB – Câu lạc bộ vi PHẦN MỞ ĐẦU 1. Tính cấp thiết của đề tài Trong thời kì hội nhập nền kinh tế quốc tế hiện nay đã mở ra cho nền kinh tế Việt Nam nhiều cơ hội và thách thức. Cùng với tốc độ phát triển không ngừng của công nghệ, khoa hoạc kỹ thuật, các doanh nghiệp cũng ngày càng phát triển và cạnh tranh mạnh mẽ. Để có thể đứng vững và phát triển trên thị trường thì đòi hỏi các doanh nghiệp phải có những phương pháp kinh doanh phù hợp với điều kiện hoàn cảnh nền kinh tế thị trường đầy biến động. Xét trên mọi góc độ, mọi hình thức của doanh nghiệp thì bất kỳ một doanh nghiệp nào bao giờ cũng có hoạt động mua hàng. Đối với doanh nghiệp thương mại thì mua hàng chính là hoạt động mua các yếu tố đầu vào để cung cấp sản phẩm cho đầu ra. Muốn có sản phẩm đầu ra tốt thì trước tiên phải có sản phẩm đầu vào tốt. Vì vậy các doanh nghiệp cần phải có những chiến lược kinh doanh sao sản phẩm có chất lượng cao, giá cả phù hợp nhằm tăng sức cạnh tranh trên thị trường. Trong các doanh nghiệp dù doanh nghiệp sản xuất hay doanh nghiệp thương mại, dịch vụ thì cũng đều có mục đích chung là kinh doanh nhằm thu được lợi nhuận. Lợi nhuận là mục tiêu trước mắt, lâu dài và thường xuyên của doanh nghiệp thương mại. Đồng thời các doanh nghiệp cũng luôn nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh nhằm giảm thiểu chi phí đến mức có thể, nâng cao lợi nhuận hoạt động kinh doanh. Đối với doanh nghiệp thương mại để tăng lợi nhuận thì mỗi doanh nghiệp có nhiều chiến lược khác nhau, trong đó giảm chi phí không cần thiết là một trong những cách hiệu quả mà các doanh nghiệp nên áp dụng. Trong khi đó chi phí mua hàng là chi phí có thể cắt giảm được nếu hoạt động mua hàng được tổ chức tốt. Thực vậy hoạt động mua hàng của doanh nghiệp thương mại nếu thực hiện tốt thì chi phí mua hàng giảm, chi phí vận chuyển, chi phí dự trữ và các chi phí khác cũng giảm, đồng thời hàng hóa mua về có chất lượng tốt có sức cạnh tranh với các sản phẩm của đối thủ cạnh tranh. Muốn vậy hoạt động mua hàng phải được tổ chức một cách khoa học, phù hợp với điều kiện của doanh nghiệp và được cải tiến để theo kịp sự phát triển của khoa học kỹ thuật và công nghệ cũng như môi trường kinh doanh đầy biến động. Các doanh nghiệp cần phải đầu tư hơn nữa cho công tác tổ chức mua hàng, có những chiến lược, chính 1 sách và cả mục tiêu mua hàng rõ ràng nhằm thực hiện công tác mua hàng được tốt nhất. Mặt khác trong doanh nghiệp thương mại hoạt động mua hàng là quan trọng đối với mỗi doanh nghiệp bởi nó là hoạt động cung cấp đầu vào và quyết định đầu ra của doanh nghiệp. Đầu vào của doanh nghiệp được đảm bảo thì góp phần đảm bảo yếu tố đầu ra đến với khách hàng. Hoạt động mua hàng của doanh nghiệp được thực hiện tốt sẽ đảm bảo cung cấp đủ hàng hóa thường xuyên cho nhu cầu kinh doanh, tránh tình trạng gián đoạn hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Vì nếu doanh nghiệp tổ chức thực hiện mua hàng không tốt thì có thể dẫn đến hàng hóa về đến doanh nghiệp bị chậm trễ, hàng hóa không đúng quy cách, mẫu mã, chất lượng…do đó ảnh hưởng đến uy tín của doanh nghiệp, ảnh hưởng đến khách hàng của doanh nghiệp. Ngược lại công tác tổ chức mua hàng được thực hiện tốt sẽ đảm bảo hàng hóa được giao đúng thời hạn. Trong thời gian thực tập tại công ty TNHH Khách Sạn Fortuna Hà Nội em nhận thấy công ty đã chú trọng đến hoạt động mua hàng, công tác tổ chức mua hàng cũng đã đạt được những hiệu quả nhất định. Tuy nhiên trong môi trường kinh doanh đầy thách thức của mình công ty đã gặp nhiều khó khăn trong công tác tổ chức mua hàng, từ khâu lựa chọn nhà cung cấp, thương lượng với nhà cung cấp cho đến khâu giao nhận hàng hóa…Đồng thời cùng với những khó khăn gặp phải ở doanh nghiệp còn tồn tại nhiều hạn chế cần phải được hoàn thiện để nâng cao sức cạnh tranh và phát triển trên thị trường. Với đặc điểm kinh doanh của doanh nghiệp thì chủ yếu các sản phẩm thiết bị điện là nhập khẩu nước ngoài, nên chịu nhiều ảnh hưởng của môi trường vĩ mô cũng như môi trường vi mô, cho nên việc mua hàng là công việc rất quan trọng và quyết định sự thành công của công ty. Do đó vấn đề hoàn thiện công tác tổ chức mua hàng trong doanh nghiệp là vấn đề rất quan trọng trong doanh nghiệp là vấn đề cấp bách cần được giải quyết đối với các doanh nghiệp nói chung và khách sạn Fortuna Hanoi nói riêng. 2. Tổng quan tình hình nghiên cứu của đề tài Cùng nghiên cứu đề tài này có một số các công trình dưới đây: 2  Đề tài: “ Nâng cao chất lượng công tác tổ chức mua hàng ở công ty TNHH thiết bị điện Việt Á” – sinh viên thực hiện: Nguyễn Thị Tuyết – khoa Quản trị doanh nghiệp thương mại - năm 2010. Kết quả đạt được về mặt nội dung: Luận văn đã làm rõ được những vấn đề lý luận về công tác tổ chức mua hàng của công ty TNHH thiết bị điện Việt Á, phân tích thực trạng cùng với các số liệu thu thập được từ công ty và đưa ra nhiều giải pháp cụ thể, hợp lý nhằm nâng cao chất lượng công tác tổ chức mua hàng ở công ty TNHH thiết bị điện Việt Á. Đây là luận văn khá thành công khi sinh viên đã đi sâu phân tích được thực trạng của công ty và đưa ra được nhiều giải pháp cụ thể, hợp lý nhằm góp phần nâng cao chất lượng công tác tổ chức mua hàng của công ty TNHH thiết bị điện Việt Á.  Đề tài: “ Cải tiến quy trình mua hàng tại công ty thương mại tài chính Hoàng Hà” – sinh viên thực hiện: Đoàn Thị Chi – lớp K41 khoa Quản trị doanh nghiệp thương mại – năm 2010 Kết quả đạt được về mặt nội dung: Sinh viên Đoàn Thị Chi đã phân tích được rõ ràng các nguồn cơ sở dữ liệu sơ cấp và thứ cấp của công ty thương mại tài chính Hoàng Hà và đưa ra các giải pháp nhằm cải thiện quy trình mua hàng tại công ty. Tuy nhiên thực trạng quy trình mua hàng của công ty vẫn được nêu rõ nên các giải pháp đưa ra chưa được hợp lý và chặt chẽ.  Đề tài: “ Hoàn thiện tổ chức mua hàng tại công ty cổ phần Thái Dương” – Sinh viên thực hiện: Phan Thu hiền – Khoa Kinh Doanh Thương Mại – năm 2010. Kết quả đạt được về mặt nội dung: Đây cũng là một luận văn được đánh giá là thành công khi sinh viên Phan Thu Hiền đã phân tích được công tác tổ chức mua hàng tại công ty cổ phần Thái Dương và đưa ra được các giải pháp nhằm hoàn thiện những thiếu sót. Tuy nhiên nếu sinh viên bổ sung thêm các bảng tổng hợp kết quả điều tra trắc nghiệm thì sẽ giúp cho kết quả nghiên cứu tăng thêm tính chính xác và khoa học. Nhìn chung các đề tài nghiên cứu trước đây đều đã giải quyết được những lý luận cơ bản về quản trị mua hàng, trên cơ sở tiếp cận các góc độ tác nghiệp và góc độ marketing cũng như việc áp dụng lý luận đó vào nghiên cứu thực tế tại các đơn vị thực tập của mình. Các công trình nghiên cứu trước cũng đã đưa ra được các biện pháp nhằm nâng cao hiệu lực quản trị mua hàng trong các công ty. 3 Tuy nhiên thực trạng và giải pháp mà các đề tài trước đây đưa ra đều là theo ý kiến chủ quan của tác giả nghiên cứu được, chưa có tính thực tiễn sâu sắc do chưa biết kết hợp tìm hiểu ý kiến, tình hình tại doanh nghiệp thông qua các cán bộ nhân viên trong công ty. Chưa nghiên cứu cụ thể thông qua các phương pháp nghiên cứu phương pháp điều tra trắc nghiệm hay phỏng vấn chuyên gia. Như trên chúng ta có thể thấy, mới chỉ có 2 đề tài nghiên cứu về công tác tổ chức mua hàng, tuy nhiên đề tài do bạn Nguyễn Thị Tuyết mới là đề tài đầu tiên của Khoa Quản Trị Doanh Nghiệp mấy năm gần đây. Điều đó có thể thấy hầu hết các bạn sinh viên ít quan tâm tới vấn đề tổ chức mua hàng trong hoạt động quản trị mua hàng của doanh nghiệp. Cũng có thể đây là một đề tài khó và mới mẻ. Đồng thời bên cạnh đó, hiện nay chưa có công trình nghiên cứu nào về: “ Hoàn thiện công tác mua hàng của khách sạn Fortuna Hanoi”. Chính vì vậy, thông qua qua trình học tập tại ghế nhà trường cùng với sự đòi hỏi cấp thiết của tình hình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp đã thôi thúc em lựa chọn đề tài này làm đề tài khóa luận tốt nghiệp của mình. 3. Mục đích nghiên cứu Thông qua việc nghiên cứu đề tài: “ Hoàn thiện công tác tổ chức mua hàng của khách sạn Fortuna Hanoi ” nhằm đạt được một số mục tiêu cơ bản sau:  Tóm lược một số lý luận cơ bản về tổ chức mua hàng trong các doanh nghiệp thương mại.  Phân tích thực trạng công tác tổ chức mua hàng của khách sạn Fortuna Hanoi đang áp dụng, những thành công cũng như yếu kém, chỉ ra những khó khăn vướng mắc trong công tác tổ chức mua hàng cần tháo gỡ.  Đề xuất một số giải pháp cơ bản nhằm hoàn thiện công tác tổ chức mua hàng của khách sạn Fortuna Hanoi. 4. Phạm vi nghiên cứu đề tài.  Về mặt không gian: Đề tài nghiên cứu về công tác tổ chức mua hàng tại khách sạn Fortuna Hanoi. 4 Ngoài ra em còn nghiên cứu, phỏng vấn và thu thập phiếu điều tra trắc nghiệm thông qua một số nhân viên trong phòng Thu – Mua , phòng tổ chức hành chính, phòng kế toán…  Về mặt thời gian: Đề tài nghiên cứu về công tác tổ chức mua hàng và các nội dung của công tác tổ chức mua hàng của khách sạn Fortuna Hanoi gần đây từ năm 2010 – 2012.  Đối tượng nghiên cứu: Đề tài nghiên cứu chuyên sâu về công tác tổ chức mua hàng của khách sạn Fortuna Hanoi dựa trên cơ sở thực trạng hoạt động tổ chức mua hàng của khách sạn và các kết quả kinh doanh trong những năm gần đây. 5. Phương pháp nghiên cứu đề tài. 5.1.Phương pháp thu thập số liệu Phương pháp thu thập dữ liệu sơ cấp * Phương pháp sử dụng phiếu điều tra trắc nghiệm. Mục đích: Thông qua phương pháp sử dụng phiếu điều tra trắc nghiệm nhằm thu thập thông tin chung liên quan tới hoạt động mua hàng của doanh nghiệp, các câu hỏi chủ yếu tập trung vào công tác tổ chức mua hàng như tìm kiếm lựa chọn nhà cung cấp, thương lượng đặt hàng và giao nhận hàng hóa và thanh toán tiền hàng. Mỗi câu hỏi sẽ có nhiều phương án để người được phỏng vấn lựa chon một trong những phương án đó. Phương pháp này giúp cho người trả lời ít tốn thời gian và cũng như thu thập dữ liệu nhanh chóng.  Bước 1: Lập phiếu điều tra: Phiếu điều tra được xây dựng dựa trên cơ sở các câu hỏi liên quan tới công tác tổ chức mua hàng của khách sạn Fortuna Hanoi.  Bước 2: Phát phiếu điều tra: Sau khi lập phiếu điều tra, chúng ta tiến hành chọn mẫu điều tra dự kiến phát 20 phiếu cho cán bộ nhân viên công ty chủ yếu ở phòng kinh doanh, phòng vật tư…Và các bộ phận liên quan tới công tác tổ chức mua hàng. Đồng thời đặt lịch nhận lại phiếu điều tra với người được phỏng vấn. 5  Bước 3: Thu lại phiếu điều tra và xử lý thông tin: Sau khi phát phiếu điều tra xong, theo thời gian hẹn lịch nhận lại phiếu chúng ta tiến hành thu lại phiếu điều tra, xem xét phiếu hợp lệ và xử lý thông tin phiếu điều tra phục vụ quá trình hoàn thiện vấn đề nghiên cứu luận văn. * Phương pháp phỏng vấn: Mục đích: Thông qua phương pháp phỏng vấn, chúng ta sẽ thu thập những thông tin cần thiết liên quan tới công tác tổ chức mua hàng mà phiếu điều tra ít đề cập cập sau tới. Phỏng vấn trực tiếp sẽ là cơ hội để chúng ta nắm bắt được tình hình tổ chức mua hàng của công ty thông qua việc phỏng vấn trưởng phòng kinh doanh và nhân viên mua hàng… Các bước thực hiện:  Bước 1: Xây dựng câu hỏi phỏng vấn: Chủ yếu tập trung vào công tác tổ chức mua hàng và những vấn đề liên quan mà phiếu điều tra không hoặc ít đề cập tới.  Bước 2: Lựa chọn đối tượng phỏng vấn: Lựa chọn phỏng vấn rất quan trọng với kết quả và thông tin thu được, dự kiến phỏng vấn 2 người bao gồm: Ông Nguyễn Quốc Túy – Phó tổng giám đốc khách sạn Chị Huỳnh Thị Kim Thanh – Trưởng phòng kinh doanh  Bước 3: Tiến hành phỏng vấn: Dựa trên các câu hỏi phỏng vấn, đặt lịch hẹn phỏng vấn với người được phỏng vấn và tiến hành phỏng vấn.  Bước 4: Ghi chép những nội dung trả lời của người phỏng vấn để phục vụ cho đề tài luận văn. Phương pháp thu thập số liệu thứ cấp. Là phương pháp tham khảo các tài liệu liên quan từ công ty từ các nguồn nội bộ doanh nghiệp, báo chí, internet… Cách thức tiến hành:  Bước 1: Thu thập thông tin, tài liệu về tổ chức mua hàng của công ty từ các nguồn thông tin như : Các phòng chức năng của công ty, báo chí, internet…  Bước 2: Xử lý thông tin phục vụ cho viết luận văn: Thông qua những thông tin đã thu thập, từ đó phân loại lựa chọn những thông tin phù hợp với đề tài luận văn của mình. 6 5.2. Phương pháp xử lý, phân tích dữ liệu.  Phương pháp so sánh. Phương pháp so sánh này sử dụng đối chiếu chỉ tiêu, hiện tượng kinh tế đã được lượng hóa có cùng một nội dung, một tính chất tương tự nhau. Vì vậy để tiến hành so sánh cần phải giải quyết các vấn đề cơ bản như xác định điều kiện, mục tiêu so sánh.  Phương pháp phân tích. Qua quá trình thu thập thông tin, dữ liệu sử dụng để phân tích đánh giá, xem xét các nhân tố ảnh hưởng tới hoạt động tiêu thụ sản phẩm, những điểm mạnh, điểm yếu mà công ty đang gặp phải từ đó tìm ra biện pháp, các hướng giải quyết hiệu quả nhất.  Phương pháp tổng hợp Phương pháp tổng hợp các dữ liệu, các thông tin đã được xử lý như thông tin về nhà cung cấp, khách hàng, đối thủ cạnh tranh, các nhân tố ảnh hưởng khách quan….Để giúp ta có cách nhìn khác nhìn một cách tổng quát nhất về vấn đề nghiên cứu dưới các góc độ khác nhau. 6. Kết cấu đề tài Ngoài phần mở đầu, kết cấu khóa luận gồm 3 chương:  Chương 1: Một số vấn đề lý luận cơ bản về công tác tổ chức mua hàng của doanh nghiệp.  Chương 2: Phân tích và đánh giá thực trạng công tác tổ chức mua hàng của khách sạn Fortuna Hanoi.  Chương 3: Đề xuất và kiến nghị hoàn thiện công tác tổ chức mua hàng của khách sạn Fotuna Hanoi. 7 CHƯƠNG 1: MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC MUA HÀNG CỦA DOANH NGHIỆP 1.1. Một số khái niệm và định nghĩa cơ bản 1.1.1. Mua hàng Mua hàng là hoạt động kinh tế phản ánh mối quan hệ trao đổi hàng hóa tiền tệ giữa người mua và người bán trên nguyên tắc thỏa thuận nhằm đạt được những lợi ích của cả hai bên, trong đó người mua có được sự thỏa mãn nhu cầu tiêu dùng của mình, người bán sẽ bán được hàng và thu được tiền. Về bản chất kinh tế, mua hàng là hành vi thương mại đầu tiên nhằm chuyển giao chuyền quyền sở hữu hàng hóa giữa doanh nghiệp thương mại và các đơn vị nguồn hàng. Mua hàng chính là hoạt động nhằm tạo nguồn lực hàng hóa để triển khai toàn bộ hệ thống hậu cần, do đó chất lượng và chi phí chịu ảnh hưởng lớn đến hoạt động mua hàng. 1.1.2. Quản trị mua hàng * Theo cách tiếp cận quá trình: Quản trị mua hàng là quá trình hoạch định, tổ chức, lãnh đạo điểu hành và kiểm soát hoat động mua hàng của doanh nghiệp thương mại nhằm thực hiện mục tiêu bán hàng. * Theo cách tiếp cận tác nghiệp: Quản trị mua hàng là quản trị bằng các bước công việc như xác định nhu cầu, tìm và lựa chọn nhà cung cấp, theo dõi và kiểm tra việc giao nhận, đánh giá kết quả mua hàng nhằm đạt được các mục tiêu đã xác định. Quá trình mua hàng là quá trình phân tích để đi đến quyết định mua hàng gì, của ai, với số lượng và giá cả như thế nào. Đây là một quá trình phức tạp được lặp đi, lặp lại thành một chu kì, nó liên quan đến việc sử dụng các kết quả phân tích các yếu tố trong quản lí, cung ứng. 1.1.3. Xây dựng kế hoạch mua hàng. Xây dựng kế hoạch mua hàng là doanh nghiệp cần xác định mua gì, số lượng bao nhiêu, mua khi nào, dự tính mua ở đâu, mua với giá nào... dựa trên cơ sở tính toán đến các yếu tố thuộc về khách hàng, nhà cung cấp, các đối tác và các đối thủ cạnh tranh 8 1.1.4. Tổ chức triển khai mua hàng trong doanh nghiệp. Theo cách tiếp cận Hoàng Minh Đường và Nguyễn Thừa Lộc (2005)“ Quản trị doanh nghiệp thương mại” NXB Thống Kê, Hà Nội. Mua hàng là một hoạt động nghiệp vụ kinh doanh thương mại doanh nghiệp thương mại, sau khi xem xét chào hàng, chất lượng hàng hóa, giá cả hàng hóa, doanh nghiệp thương mại cùng với đơn vị bán hàng thỏa thuận điều kiện mua hàng, giao nhận, thanh toan tiền hàng bằng hợp đồng mua bán hàng hóa hoặc trao đổi hàng-tiền. Tuy nhiên theo Đoàn Thị Hồng Vân,(2002) “ Quản trị cung ứng”,NXB Thống Kê, Hà nội thì tác giả định nghĩa. Mua hàng là một trong những chức năng cơ bản, không thể thiếu của mọ tổ chức. Mua hàng gồm những hoạt động có liên quan đến việc mua nguyên liệu, máy móc, trang thiết bị, các dịch vụ... để phục vụ cho các hoạt động của tổ chức. Trong sách “Quản trị hiệu quả các hoạt động của doanh nghiệp” Của tác giả Nguyễn Trọng Thể và Nguyễn Hữu Thọ, tác giả đề cập: Mua là vấn đề then chốt đem lại hiệu quả cho kênh cung cấp, vì mua tức là chọn nhà cung cấp, rồi sau đó thiết lập mối quan hệ lợi ích tương hỗ với họ. Không có nhà cung cấp hàng hóa, không có biết cách mua tốt, thì các kênh cung cấp không thể cạnh tranh trong thương trường ngày nay Mua cũng tham gia nhiều vào thiết kế sản phẩm và phát triển việc làm. Nhiều nhà sản xuất phát hiện rằng, cho phí sản xuất có thể giảm, chất lượng sản phẩm được nâng lên và sản phẩm mới được đem ra thị trường ở mức nhanh hơn nhiều, nếu như mùa hàng mang những nhà cung cấp then chốt và việc thiết kế sản phẩm và phát triển tại giai đoạn sớm nhất của quá trình, và mau trực tiếp tham gia vào việc thực hiện các hệ thống thương mại điện tử. Tác giả Phạm Vũ Luận,(2005) “Quản trị tác nghiệp doanh nghiệp thương mại” NXB Thống kê,Hà Nội. Tổ chức triển khai mua hàng là quá trình tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp, tiến hành thương lượng và đặt hàng, triển khai giao nhận và thanh toán hợp đồng mua hàng. 9 Trong hoạt động tổ chức hoạt động mua hàng gồm tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp, thương lượng và đặt hàng, giao nhận và thanh toán tiền hàng. 1.2. Các nội dung của công tác tổ chức mua hàng của doanh nghiệp. 1.2.1. Tổ chức thực hiện công tác mua hàng Sau khi đã xây dựng được kế hoạch mua hàng, lựa chọn được phương pháp mua hàng phù hợp DNTM sẽ tổ chức thực hiện công tác mua hàng theo một quy trình khoa học và phù hợp với thực tế, gồm các bước cơ bản như trình bày trong sơ đồ dưới đây: Tìm kiếm nhà cung cấp Lựa chọn nhà cung cấp Thương lượng và đặt hàng Tổ chức giao nhận, thanh toán Sơ đồ 1.1: Quy trình tổ chức thực hiện công tác mua hàng của doanh nghiệp thương mại Bước 1. Tìm kiếm nhà cung cấp * Phân loại nhà cung cấp: Có nhiều cách phân loại nhà cung cấp, trong đó có ba cách phân loại NCC theo các hình thức sau:  Theo giá trị hàng mua: Nhà cung cấp chính và nhà cung cấp phụ  Theo tính chất quan hệ: Nhà cung cấp truyền thống và nhà cung cấp mới  Theo phạm vi địa lý: Nhà cung cấp trong nước và nhà cung cấp nước ngoài * Nguồn thông tin tìm kiếm nhà cung cấp: Nguồn thông tin nội bộ doanh nghiệp: nguồn này có được nhờ vào quá trình lưu trữ thông tin về nhà cung cấp đã từng có quan hệ với doanh nghiệp. Nguồn này có thể đến từ các cá nhân trong doanh nghiệp, các hồ sơ nhà cung cấp đang được lưu trữ tại doanh nghiệp. Hồ sơ nhà cung cấp bao gồm những thông tin sau: tên hiệu của nhà cung cấp ; chức năng nhiệm vụ, ngành nghề kinh doanh, lĩnh vực kinh doanh; chất lượng sản phẩm; uy tín của doanh nghiệp; khả năng tài chính… * Lập hồ sơ các nhà cung cấp: 10 Sau khi thu thập được các thông tin về các nhà cung cấp của doanh nghiệp, doanh nghiệp tiến hành đánh giá, xử lý thông tin về các nhà cung cấp theo các nguyên tắc mà doanh nghiệp đã đề ra. Hồ sơ nhà cung cấp cần chứa đựng những thông tin cơ bản sau:  Tên hiệu của nhà cung cấp  Chức năng, nhiệm vụ, ngành nghề kinh doanh, lĩnh vực kinh doanh  Phạm vi hoạt động theo thị trường.  Chất lượng sản phẩm dịch vụ  Uy tín, nhãn hiệu, thương hiệu sản phẩm, dịch vụ trên thị trường.  Các điều kiện cung cấp sản phẩm, dịch vụ.  Khả năng tài chính.  Khả năng cung cấp và đáp ứng nhu cầu mua hàng của doanh nghiệp. Bước 2. Lựa chọn nhà cung cấp * Các tiêu chuẩn lựa chọn nhà cung cấp Để lựa chọn nhà cung cấp, doanh nghiệp cần xây dựng được các tiêu chuẩn đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp để từ đó có những thông tin chính xác nhà cung cấp để lựa chọn. Hiện nay thì các doanh nghiệp thường dựa trên những tiêu chuẩn sau đây để đánh giá nhà cung cấp:  Chất lượng nhà cung cấp: nhãn hiệu hàng hóa, chất lượng hàng hóa…điều này thường được thể hiện qua tiêu chuẩn chất lượng mà họ đạt được qua các kỳ kiểm tra và đánh giá chất lượng như các tiêu chuẩn ISO, huy chương tại các hội chợ…  Thời gian giao hàng: thể hiện nhà cung cấp có giao hàng đúng thời gian theo hợp đồng hay không?  Giá thành hàng mua bao gồm giá mua và chi phí mua hàng, điều kiện thanh toán…để đánh giá giá thành mua cần căn cứ vào thị trường, chi phí vận chuyển, thuế, các ưu đãi trong thanh toán và mua hàng…  Khả năng kỹ thuật của nhà cung cấp: khả năng trong đổi mới sản phẩm, trong đảm bảo giải quyết tốt các vấn đề kỹ thuật và công nghệ trong các hoàn cảnh đặc biệt.  Khả năng sản xuất của nhà cung cấp bảo đảm tính liên tục cũng như chất lượng của cung cấp hàng hóa 11  Khả năng tài chính của nhà cung cấp: họ đang ở giai đoạn ổn định và phát triển với tình hình tài chính lành mạnh hay đang ở thời ký thua lỗ và khó khăn tài chính. * Phương pháp lưạ chọn nhà cung cấp. Khi lựa chọn nhà cung cấp thì doanh nghiệp cần vận dụng sáng tạo nguyên tắc ‘‘không nên chỉ có một nhà cung cấp”. Việc lựa chọn nhà cung cấp phải được xem xét trên hai loại mặt hàng. Đối với những mặt hàng mà doanh nghiệp đang có sẵn nhà cung cấp thì việc có cần tìm nhà cung cấp mới hay không cần phải dựa trên nguyên tắc “nếu nhà cung cấp còn làm cho chúng ta hài lòng thì còn tiếp tục mua hàng của họ”. Bên canh đó thì doanh nghiệp cần phải có sự kiểm tra, đánh giá khách quan quá trình cung cấp hàng hóa của họ cho doanh nghiệp để việc mua hàng được tốt hơn. Đối với những hàng hóa mới được đưa vào danh mục mặt hàng hóa mà nhà cung cấp không đáp ứng được nhu cầu mua hàng của doanh nghiệp thì phải tìm nhà cung cấp mới. Trên cơ sở các tiêu chuẩn lựa chọn, doanh nghiệp có thể sử dụng các phương pháp để lựa chọn nhà cung cấp như dựa vào kinh nghiệm hay phương pháp thang điểm. * Quy trình lựa chọn NCC Thu thập thông tin NCC Danh sách NCC ban đầu Lập tiêu chí đánh giá Tiến hành đánh giá Lựa chọn NCC chính thức Trình TGĐ phê duyệt Sơ đồ 1.2: Quy trình lựa chọn nhà cung cấp. Để đảm bảo việc lựa chọn NCC được khách quan, chính xác, DN thường xuyên xây dựng quy trình lựa chọn NCC. Quy trình này nhằm mục đích đánh giá và lựa chọn được NCC phù hợp với yêu cầu của công ty và thỏa mãn yêu cầu khách hàng. Bước 3. Thương lượng và đặt hàng Thương lượng với nhà cung cấp: Đó là một giai đoạn rất quan trọng trong quá trình mua hàng, quyết định đến chất lượng và hiệu quả của công tác mua hàng. Giao dịch đàm phán luôn được coi là một hoạt động vừa mang tính chất khoa học, vừa mang tính nghệ thuật. Bằng nhận thức và tư duy khoa học, nhà quản trị luôn phải có sự chuẩn bị kỹ càng để không bị động hay làm mất thế chủ động trước nhà cung cấp. Mặt khác, như một nghệ thuật, nhà quản trị cần biết sử dụng khéo léo, linh hoạt các hình thức giao dịch, đàm phán, các công cụ giao tiếp khác nhau tùy thương vụ kinh doanh, 12 như mục tiêu của việc mua hàng, số lượng hàng hóa mua bán, độ phức tạp của các giao dịch Kết quả của giao dịch, đàm phán chính là quyết định đặt hàng với NCC theo hình thức chủ yếu như ký kết hợp đồng mua bán. Hợp đồng phải thể hiện tính chủ động trong mua hàng và đảm bảo lợi ích của cả hai bên và phải rõ ràng, cụ thể các nội dung: tên, số lượng, quy cách, phẩm chất, bao bì đóng gói hàng hóa, đơn giá và phương pháp định giá, tên địa chỉ của các bên mua bán hoặc người đại diện cho các bên, thời gian, phương tiện, địa điểm giao nhận, hay chuyển quyền sở hữu hàng hóa, điều kiện giao nhận…. Bước 4. Tổ chức giao nhận và thanh toán tiền mua hàng Nhằm đảm bảo việc nhà cung cấp giao hàng đúng thời hạn, đúng hợp đồng hay đơn đặt hàng đã được cam kết hay chấp nhận, thanh toán tiền cho nhà cung cấp theo đúng thỏa thuận của đôi bên. Doanh nghiệp có thể thúc giục nhà cung cấp giao hàng khi thời hạn giao hàng sắp đến hoặc đã đến hạn, qua đó nâng cao tính chủ động trong việc giao nhận hàng để đề phòng trường hợp nhà cung cấp sai hẹn do những nguyên nhân khách quan. Khi giao nhận hàng cần phải thực hiện nghiêm túc, thận trọng các nội dung kiểm tra gồm: kiểm tra chủng loại, mẫu mã, cơ sở…của hàng hóa, kiểm tra chất lượng hàng hóa theo tiêu chuẩn đã ký kết, kiểm tra số lượng hàng hóa căn cứ hóa đơn mua hàng, kiểm tra hóa đơn thanh toán tiền mua hàng. Sau khi quá trình giao nhận hàng hóa hoàn tất, doanh nghiệp tiến hành thanh toán tiền hàng cho các nhà cung cấp. Trên cơ sở hình thức, phương thức thanh toán, thời hạn, đồng thời tiến hành thanh toán và các điều kiện thanh toán khác đã được thỏa thuận đã được ghi trong hợp đồng, doanh nghiệp thương mại tiến hành thanh toán tiền mua hàng cho nhà cung cấp. 1.2.2. Đánh giá công tác mua hàng. 1.2.2.1. Đánh giá kết quả mua hàng Việc đánh giá kết quả mua hàng nhằm để xác định và đánh giá mức độ đáp ứng mục tiêu và kế hoạch mua hàng đã được xây dựng của doanh nghiệp ở mỗi kỳ kế hoạch hoặc sau khi thực hiện một hợp đồng mua hàng. 13 Việc đánh giá kết quả mua hàng có thể được tiến hành theo các bước cụ thể như sau:  Xác định các tiêu chuẩn đánh giá phù hợp với mục tiêu mua hàng, bán hàng, mục tiêu tài chính của doanh nghiệp bao gồm các tiêu chuẩn định lượng như lượng hàng hóa mua vào theo hiện vật, tổng giá trị mua vào trong kỳ, trị giá mua hàng theo ngành hàng, mặt hàng kinh doanh…. và các chỉ tiêu định tính như mức độ đảm bảo nhu cầu bán ra, mức độ đáp ứng thị hiếu của khách hàng về sản phẩm và dịch vụ, mức độ đảm bảo tính chủ động trong kinh doanh.  Đo lường kết quả mua hàng của doanh nghiệp: Có thể sử dụng phương pháp quan sát các dữ kiện thống kê, kế toán, phương pháp sử dụng các dấu hiệu báo trước, phương pháp quan sát trực tiếp và tiếp xúc cá nhân. Yêu cầu của việc đo lường kết quả là phải thật khách quan, chính xác, kịp thời và đáng tin cậy.  So sánh kết quả mua hàng với các tiêu chuẩn đánh giá đã được lựa chọn để xác định mức độ hoàn thành kế hoạch hay hợp đồng mua hàng của doanh nghiệp, phân tích các nguyên nhân hoàn thành hoặc chưa hoàn thành kế hoạch trong hợp đồng mua để có những biện pháp điều chỉnh cho phù hợp. 1.2.2.2. Đánh giá quá trình mua hàng Đánh giá quá trình mua hàng bao gồm một số nội dung:  Đánh giá công tác lập kế hoạch mua hàng của doanh nghiệp: nhằm trả lời câu hỏi cơ bản về mục tiêu mua hàng đã được xác lập đúng chưa, nhu cầu mua hàng đã được xác định đúng chưa, hình thức mua hàng, phương án mua hàng….đã được xác định đúng chưa?  Đánh giá công tác tổ chức mua hàng: nhằm xem xét lại hoạt động tìm kiếm, lựa chọn nhà cung cấp và tổ chức giao hàng, thanh toán tiền hàng với nhà cung cấp  Đánh giá thành tích đội ngũ mua hàng: Việc đánh giá thành tích của đội ngũ mua hàng sẽ giúp cho doanh nghiệp nhận thấy năng lực của nhân viên mua hàng cũng như trình độ, kiến thức, kỹ năng, và các phẩm chất nghề nghiệp của nhân viên mua hàng điều này có ảnh hưởng đến kế hoạch mua hàng trong doanh nghiệp ở các thời kỳ khác nhau trong doanh nghiệp. Doanh nghiệp cũng cần xác định rõ các mục tiêu và yêu cầu cơ bản cần đánh giá đối với thành tích của nhân viên mua hàng, lựa chọn phương pháp đánh giá thích 14