Tài liệu Hoàn thiện công tác tổ chức lực luợng bán hàng tại công ty tnhh du lịch và thuơng mại giang trung

Khóa Luận tốt nghiệp Trường Đại học Thương Mại Tóm lược 1. Tên đề tài: Hoàn thiện công tác tổ chức lực luợng bán hàng tại công ty TNHH du lịch và thuơng mại Giang Trung. 2. Sinh viên thực hiện: Nguyễn Quốc Hiệu Lớp: K44A3 Số điện thoại: 0977269730 Email: [email protected] 3. Giáo viên hướng dẫn: T.S Trần Văn Trang 4. Thời gian thực hiện: từ ngày 19/03/2012 đến 18/05/2012 5. Mục tiêu nghiên cứu của đề tài Một là, hệ thống hóa 1 số lý thuyết cơ bản về công tác tổ chức lực luợng bán hàng của doanh nghiệp Hai là, phân tích và đánh giá thực trạng công tác tổ chức lực luợng bán hàng ở công ty TNHH du lịch và thuơng mại Giang Trung. Ba là, đề xuất các giải pháp hoàn thiện công tác tổ chức lực luợng bán hàng tại công ty TNHH du lịch và thuơng mại Giang Trung. 6. Nội dung chính Phần mở đầu - Chương 1: Một số vấn đề lý luận cơ bản về tổ chức lực lượng bán hàng - Chương 2: Phân tích và đánh giá thực trạng công tác tổ chức lực lượng bán hàng tại công ty TNHH du lịch và thương mại Giang Trung. - Chương 3: Đề xuất các giải pháp nhăm hoàn thiện công tác tổ chức lực luợng bán hàng của công ty TNHH du lịch và thương mại Giang Trung. SV: Nguyễn Quốc Hiệu Lớp: K44A3 Khóa Luận tốt nghiệp Trường Đại học Thương Mại Lời cảm ơn Trong nền kinh tế thị trường hiện nay hầu hết các doanh nghiệp đều hoạt động trong một môi trường cạnh tranh khốc liệt, vì vậy việc hoàn thiện công tác tổ chức lực lượng bán hàng thực sự trở thành việc làm tất yếu khách quan đối với các doanh nghiệp thương mại nói chung và công ty TNHH du lịch và thương mại Giang Trung nói riêng. Hoàn thiện công tác tổ chức lực lượng bán hàng không những đảm bảo nâng cao vai trò, vị thế của công ty trong lĩnh vực kinh doanh thương mại dịch vụ mà còn là nhân tố cơ bản quyết định cho sự thành công hay thất bại của doanh nghiệp. Trong quá trình hoàn thành luận văn tốt nghiệp này, em xin chân thành cảm ơn sự chỉ bảo, hướng dẫn tận tình của thầy giáo T.S Trần Văn Trang đã giúp đỡ em hoàn thành đề tài khóa luận này. Đồng thời em cũng gửi lời cảm ơn chân thành đến các anh chị trong công ty TNHH du lịch và thương mại Giang Trung đã nhiệt tình giúp đỡ em trong suốt quá trình thực tập này. Mặc dù em đã có nhiều cố gắng nghiên cứu và tìm hiểu để hoàn thành tốt đề tài của mình.Tuy nhiên chắc chắn sẽ không tránh khỏi những khuyết điểm thiếu sót. Chính vì vậy, em mong nhận được sự đánh giá quan tâm và những lời phê bình, đóng góp chân thành của các thầy cô giáo và những người quan tâm đến đề tài này nhằm góp phần làm cho nội dung đề tài hoàn chỉnh và chính xác hơn, góp phần nhỏ bé áp dụng thực tế hoạt động của công ty cũng như củng cố kiến thức và rút ra được kinh nghiệm về lĩnh vực này khi ra trường. Một lần nữa em xin chân thành cảm ơn ! Sinh viên thực hiện Nguyễn Quốc Hiệu. SV: Nguyễn Quốc Hiệu Lớp: K44A3 Khóa Luận tốt nghiệp Trường Đại học Thương Mại MỤC LỤC Tóm lược Lời cảm ơn MỤC LỤC Danh mục bảng biểu Danh mục sơ đồ hình vẽ Danh mục các từ viết tắt PHẦN MỞ ĐẦU......................................................................................................1 1. Tính cấp thiết của đề tài......................................................................................1 2. Tổng quan về đề tài nghiên cứu..........................................................................2 3. Mục tiêu nghiên cứu............................................................................................2 4. Phạm vi nghiên cứu của đề tài............................................................................2 5. Phương pháp nghiên cứu....................................................................................3 6. Kết cấu đề tài.......................................................................................................3 CHƯƠNG I:............................................................................................................. 4 MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÍ LUẬN CƠ BẢN VỀ TỔ CHỨC LỰC LƯỢNG BÁN HÀNG....................................................................................................................... 4 1.1 CÁC KHÁI NIỆM CƠ BẢN........................................................................4 1.1.1 Bán hàng và quản trị bán hàng.................................................................4 1.1.1.1 Bán hàng.....................................................................................................4 1.1.1.2 Quản trị bán hàng..........................................................................................4 1.1.2 Tổ chức bán hàng......................................................................................4 1.1.3 Tổ chức lực lượng bán hàng.....................................................................5 1.2 CÁC NỘI DUNG VỀ TỔ CHỨC LỰC LƯỢNG BÁN HÀNG.................5 1.2.1 Xác định quy mô lực lượng bán hàng.......................................................5 1.2.1.1 Quy mô lực lượng bán hàng........................................................................5 1.2.1.2 Các căn cứ xác định quy mô lực lượng bán hàng..........................................5 1.2.2 Xác định định mức của lực lượng bán hàng............................................6 1.2.2.1 Khái niệm....................................................................................................6 1.2.2.2 Mục đích.....................................................................................................6 1.2.2.3 Phân loại.....................................................................................................6 1.2.3 Tuyển dụng lực lượng bán hàng...............................................................7 1.2.3.1 Các tiêu chuẩn tuyển dụng lực lượng bán hàng..........................................7 1.2.3.2 Các lưu ý khi tuyển dụng lực lượng bán hàng.............................................8 1.2.4 Đào tạo lực lượng bán hàng......................................................................8 1.2.4.1 Các nội dung đào tạo..................................................................................8 SV: Nguyễn Quốc Hiệu Lớp: K44A3 Khóa Luận tốt nghiệp Trường Đại học Thương Mại 1.2.4.2 Các phương pháp đào tạo...........................................................................9 1.2.5 Tạo động lực cho lực lượng bán hàng....................................................10 1.2.5.1 Quy trình tạo động lực..............................................................................10 1.2.5.2 Các biện pháp tạo động lực......................................................................10 1.3 CÁC NHÂN TỐ ẢNH HƯỞNG....................................................................11 1.3.1 Nhân tố bên ngoài........................................................................................11 1.3.2 Nhân tố bên trong:.........................................................................................12 CHƯƠNG II..........................................................................................................14 PHÂN TÍCH VÀ ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC LỰC LƯỢNG BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH DU LỊCH VÀ THƯƠNG MẠI GIANG TRUNG....................................................................................................14 2.1 KHÁI QUÁT VỀ DOANH NGHIỆP.............................................................14 2.1.1 Giới thiệu về công ty.....................................................................................14 2.1.2 Chức năng và nhiệm vụ của công ty............................................................14 2.1.3 Ngành nghề kinh doanh của doanh nghiệp.................................................15 2.1.4 Cơ cấu tổ chức của công ty..........................................................................15 2.1.5 Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty qua 3 năm 2009, 2010, 2011............................................................................................................... 17 2.2 PHÂN TÍCH, ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC LỰC LƯỢNG BÁN HÀNG CỦA CÔNG TY TNHH DU LỊCH VÀ THƯƠNG MẠI GIANG TRUNG....................................................................................................19 2.1.1 Quy mô lực lượng bán hàng..........................................................................19 2.1.2 Định mức bán hàng......................................................................................20 2.1.3 Tuyển dụng lực lượng bán hàng..................................................................21 2.1.4 Đào tạo lực lượng bán hàng.........................................................................22 2.1.5 Tạo động lực cho lực lượng bán hàng..........................................................23 2.3 CÁC KẾT LUẬN VỀ THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC LỰC LƯỢNG BÁN HÀNG CỦA DOANH NGHIỆP.................................................24 CHƯƠNG III:........................................................................................................28 ĐỀ XUẤT,KIẾN NGHỊ VÀ CÁC GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC TỔ CHỨC LỰC LUỢNG BÁN HÀNG CỦA CÔNG TY TNHH DU LỊCH VÀ THƯƠNG MẠI GIANG TRUNG......................................................28 3.1. Phương hướng hoạt động của công ty trong thời gian tới...........................28 3.1.1 Mục tiêu ngắn hạn và dài hạn......................................................................28 3.1.2 Địa bàn phát triển, chính sách sản phẩm....................................................29 3.1.3 Khách hàng mục tiêu.....................................................................................29 SV: Nguyễn Quốc Hiệu Lớp: K44A3 Khóa Luận tốt nghiệp Trường Đại học Thương Mại 3.2. Quan điểm giải quyết vấn đề tổ chức lực lượng bán hàng tại công ty TNHH du lịch và thương mại Giang Trung.......................................................29 3.3 Các đề xuất, kiến nghị của cá nhân nhằm hoàn thiện công tác tổ chức lực lượng bán hàng của công ty TNHH du lịch và thương mại Giang Trung.........30 3.3.1 Các đề xuất nhằm hoàn thiện công tác tổ chức lực luợng bán hàng tại công ty.............................................................................................................................. 30 3.3.1.1 Tiếp tục điều chỉnh quy mô, cơ cấu lực lượng bán hàng một cách hợp lý.. .30 3.3.1.2 Xác định định mức bán hàng phù hợp với quy mô thực tế của lực lượng bán hàng, có các chính sách hỗ trợ nhân viên trong việc hoàn thành định mức bán hàng......................................................................................................................... 31 3.3.1.3 Hoàn thiện chính sách tuyển dụng lực lượng bán hàng...............................31 3.3.1.4. Xây dựng một chương trình đào tạo và huấn luyện hợp lý hơn cho lực lượng bán hàng........................................................................................................32 3.3.1.5. Xây dựng chính sách, chương trình tạo động lực cho lực lượng bán hàng tốt hơn.....................................................................................................................33 3.3.2 Một số kiến nghị với ngành thương mại dịch vụ và với Nhà nước.............34 Kết luận................................................................................................................... 35 Danh mục tài liệu tham khảo.................................................................................36 Danh mục bảng biểu SV: Nguyễn Quốc Hiệu Lớp: K44A3 Khóa Luận tốt nghiệp Trường Đại học Thương Mại Tên bảng Trang Kết quả kinh doanh của công ty TNHH du lịch và Bảng 1 thuơng mại Giang Trung 3 năm (2009 – 2011) 18 19 Bảng 2 Cơ cấu lao động theo giới tính 19 Bảng 3 Cơ cấu lao động theo độ tuổi Danh mục sơ đồ hình vẽ Sơ đồ 1 Tên sơ đồ Quy trình tạo động lực cho lực lượng bán Trang 10 Sơ đồ 2 hàng sơ đồ bộ máy quản lý của công ty TNHH 16 Sơ đồ 3 du lich và thương mại Giang Trung Quy trình tuyển dụng nhân viên bán hàng 22 Sơ đồ 4 của công ty Quy trình đào tạo nhân viên 23 SV: Nguyễn Quốc Hiệu Lớp: K44A3 Khóa Luận tốt nghiệp Trường Đại học Thương Mại Danh mục các từ viết tắt STT Từ Viết tắt 1 Cổ phần CP 2 Doanh nghiệp DN 3 Giám đốc GĐ 4 Trách nhiệm hữu hạn TNHH 5 Việt Nam đồng VNĐ SV: Nguyễn Quốc Hiệu Lớp: K44A3 Khóa Luận tốt nghiệp Trường Đại học Thương Mại PHẦN MỞ ĐẦU 1. Tính cấp thiết của đề tài Trong nền kinh tế thị trường bất kì một cá nhân hay tổ chức nào khi tham gia hoạt động sản xuất, kinh doanh trên thị trường đều nhận thức được sức nóng của cạnh tranh. Việc có thể giành chiến thắng trước các đối thủ trong cùng ngành để giành lấy những khách hàng tiềm năng là mục tiêu hoạt động của đại đa số các công ty. Tuy nhiên, muốn giành thắng lợi trong kinh doanh đòi hỏi các doanh nghiệp phải nỗ lực không ngừng. Các nỗ lực đó có thể là tăng thêm nguồn vốn cho công ty hay đơn thuần chỉ là những nỗ lực để có thể đổi mới mình. Với các doanh nghiệp thương mại, để có thể đứng vững trên thị trường, có lợi nhuận trong hoạt động kinh doanh thì đòi hỏi các doanh nghiệp cần phải làm tốt các hoạt động tác nghiệp, trong đó đặc biệt chú trọng đến việc nâng cao hiệu quả hoạt động quản trị bán hàng. Quản trị bán hàng có hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệp tồn tại và dần khẳng định được vị thế của mình so với các đối thủ cạnh tranh. Trong quản trị bán hàng, một hoạt động không kém phần quan trọng đó là hoạt động tổ chức lực lượng bán hàng. Đây là một trong những hoạt động tác nghiệp quan trọng của quản trị bán hàng mà trong đó ta không thể không kể đến hoạt động quản trị lực lượng bán hàng, là khâu vô cùng quan trọng giúp cho mỗi doanh nghiệp có thể giành được những kết quả kinh doanh tốt nhất. Lực lượng bán hàng là cầu nối cơ bản nhất giữa doanh nghiệp với khách hàng, với thị trường. Đại diện bán hàng là người thay mặt công ty quan hệ với rất nhiều khách hàng của mình và đồng thời đem về cho công ty những thông tin cần thiết từ phía khách hàng. Có thể nói một doanh nghiệp thương mại có bán được hàng hay không là nhờ rất nhiều ở lực lượng bán hàng. Trên thực tế công tác tổ chức lực lượng bán hàng của rất nhiều doanh nghiệp chưa được quan tâm đúng mức, dẫn đến khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp trở lên kém hiệu quả cả về mặt lợi nhuận kinh tế cũng như thương hiệu, uy tín của doanh nghiệp. Lực lượng bán hàng cần được tổ chức sao cho có hiệu quả từ khâu tuyển dụng, huấn luyện, đến sắp xếp tổ chức công việc cho đội ngũ bán hàng, tạo động lực làm việc cũng như có những đánh giá đúng đắn, khách quan về mức độ hoàn thành công việc của mỗi cá nhân trong lực lượng bán hàng nhằm khích lệ tinh SV: Nguyễn Quốc Hiệu 1 Lớp: K44A3 Khóa Luận tốt nghiệp Trường Đại học Thương Mại thần làm việc của họ. Có như vậy mới đẩy nhanh được tốc độ hàng hóa bán ra tạo nên các điểm tiếp xúc với khách hàng, rút ngắn khoảng cách giữa công ty với khách hàng, làm gia tăng lợi nhuận, uy tín cho doanh nghiệp. 2. Tổng quan về đề tài nghiên cứu. Đề tài tập trung nghiên cứu một số vấn đề sau: - Tìm hiểu tổ chức lực lượng bán hàng là gì? các nội dung của tổ chức lực lượng bán hàng và công tác tổ chức lực lượng bán hàng của công ty trách nhiệm hữu hạn du lịch và thương mại Giang Trung. - Giải pháp nhằm hoàn thiện công tác tổ chức lực lượng bán hàng cho Giang Trung. 3. Mục tiêu nghiên cứu Trên cơ sở hệ thống hóa một số vấn đề lý luận cơ bản về quản trị bán hàng và tổ chức lực lượng bán hàng, thông qua quá trình điều tra và phân tích thực tế hoạt động tại Công ty trách nhiệm hữu hạn du lịch và thương mại Giang Trung, đề tài của em tập trung làm rõ các mục tiêu sau: - Mục tiêu chung: Việc nghiên cứu công tác tổ chức lực lượng bán hàng tại công ty TNHH du lịch và thương mại Giang Trung để nhằm giúp nâng cao hơn nữa chất lượng công tác tổ chức lực lượng bán hàng tại công ty, qua đó giúp tăng cường hiệu quả hoạt động chung của công ty trong thời gian tới. - Mục tiêu cụ thể: + Phân tích và làm rõ các nhân tố ảnh hưởng đến công tác tổ chức lực lượng bán hàng của Công ty trách nhiệm hữu hạn du lịch và thương mại Giang Trung. + Trên cơ sở đó đề ra một số giải pháp và kiến nghị nhằm hoàn thiện chất lượng công tác tổ chức lực lượng bán hàng tại Công ty TNHH du lịch và thương mại Giang Trung, cụ thể như các giải pháp về hoàn thiện công tác tuyển dụng lực lượng bán, các giải pháp về việc đào tạo huấn luyện lực lượng bán hàng, giải pháp về tạo động lực cho lực lượng bán của công ty… 4. Phạm vi nghiên cứu của đề tài Về mặt thời gian: Nghiên cứu thực trạng công tác tổ chức lực lượng bán hàng tại Công ty trách nhiệm hữu hạn du lịch và thương mại Giang Trung, giai đoạn 2009 – 20011, trong đó lấy năm 20011 là năm phân tích. Thông qua đó nhìn nhận những mặt đã làm được, những mặt còn tồn tại và nguyên nhân của những thành công SV: Nguyễn Quốc Hiệu 2 Lớp: K44A3 Khóa Luận tốt nghiệp Trường Đại học Thương Mại cũng như những tồn tại đó tại Công ty trách nhiệm hữu hạn du lịch và thương mại Giang Trung. Về mặt không gian: nghiên cứu và khảo sát thực trạng hoạt động kinh doanh của công ty trách nhiệm hữu hạn du lịch và thương mại Giang Trung trong đó lấy bộ phận bán hàng của công ty làm đối tượng nghiên cứu chủ yếu. 5. Phương pháp nghiên cứu - Phương pháp thu thập dữ liệu. - Phương pháp phân tích sử lý dữ liệu. 6. Kết cấu đề tài Ngoài phần mở đầu, kêt luận và danh mục tài liệu tham khảo thì nội dung chính của khóa luận bao gồm 3 chương: - Chương 1: Một số vấn đề lý luận cơ bản về tổ chức lực lượng bán hàng - Chương 2: Phân tích và đánh giá thực trạng công tác tổ chức lực lượng bán hàng tại công ty trách nhiệm hữu hạn du lịch và thương mại Giang Trung. - Chương 3: Đề xuất các giải pháp nhằm hoàn thiện công tác tổ chức lực luợng bán hàng của công ty trách nhiệm hữu hạn du lịch và thương mại Giang Trung. SV: Nguyễn Quốc Hiệu 3 Lớp: K44A3 Khóa Luận tốt nghiệp Trường Đại học Thương Mại CHƯƠNG I: MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÍ LUẬN CƠ BẢN VỀ TỔ CHỨC LỰC LƯỢNG BÁN HÀNG 1.1 CÁC KHÁI NIỆM CƠ BẢN 1.1.1 Bán hàng và quản trị bán hàng 1.1.1.1 Bán hàng. Có rất nhiều cách hiểu khác nhau về bán hàng cụ thể như là : - Bán hàng là hoạt động kinh doanh nhằm mục đích tìm kiếm doanh số và lợi nhuận cho doanh nghiệp, dựa trên nền tảng là các hoạt động nhằm đáp ứng nhu cầu của khách hàng, mang lại sự thỏa mãn cho khách hàng. Công việc bán hàng được tổ chức như là một quá trình từ việc thiết lập mục tiêu bán hàng đến việc thực hiện các biện pháp để thực hiện các mục tiêu đó. - Bán hàng là quá trình bên bán tìm hiểu, gợi mở, khám phá và thỏa mãn những nhu cầu hay ước muốn của bên mua để đáp ứng quyền lợi lâu dài của cả 2 bên. Bên bán có thể được hiểu là các cá nhân hoặc doanh nghiệp. 1.1.1.2 Quản trị bán hàng - Quản trị bán hàng là quá trình hoạch định bán hàng, tổ chức bán hàng, lãnh đạo bán hàng và kiểm soát hoạt động bán hàng nhằm thực hiện mục tiêu đã định. Bốn chức năng này vừa tồn tại độc lập vừa đan xen và có mối quan hệ biện chứng tác động qua lại lẫn nhau. - Quản trị bán hàng là quản trị một hoạt động, một lĩnh vực cụ thể của quá trình kinh doanh trong một doanh nghiệp thương mại nói chung. - Quản trị bán hàng là tổng hợp các hoạt động cụ thể từ xây dựng kế hoạch, tổ chức triển khai và kiểm soát các hoạt động bán hàng nhằm thực hiện các mục tiêu của doanh nghiệp. 1.1.2 Tổ chức bán hàng Là sự bố trí các công đoạn các khâu trong cả quá trình bán hàng từ tổ chức mạng lưới đến việc tổ chức lực lượng bán hàng nhằm thực hiện mục tiêu kinh doanh của doanh nghiệp. SV: Nguyễn Quốc Hiệu 4 Lớp: K44A3 Khóa Luận tốt nghiệp Trường Đại học Thương Mại 1.1.3 Tổ chức lực lượng bán hàng - Tổ chức lực lượng bán hàng là việc doanh nghiệp xác định cơ cấu, số lượng, quyền hạn và trách nhiệm của đội ngũ quản lý và nhân viên bán hàng. Tổ chức lực lượng bán hàng bao gồm một số công việc chủ đạo như sau: Xác định cơ cấu, tiêu chuẩn của lực lượng bán hàng, tuyển dụng lực lượng bán hàng, huấn luyện lực lượng bán hàng và tạo động lực cho lực lượng bán hàng. 1.2 CÁC NỘI DUNG VỀ TỔ CHỨC LỰC LƯỢNG BÁN HÀNG 1.2.1 Xác định quy mô lực lượng bán hàng Xác định quy mô lực lượng bán hàng là các hoạt động nhằm xác định nhu cầu (số lượng, chất lượng, thời điểm) nhân sự cần thiết cho lực lượng bán hàng. Quy mô của lực lượng bán hàng thường được xác định cho từng chu kỳ kinh doanh. 1.2.1.1 Quy mô lực lượng bán hàng a) Số lượng lực lượng bán hàng Là lượng người được xác định cần thiết để thực hiện một hay một số công việc đã đề ra trong mục tiêu bán hàng của công ty. b) Chất lượng lực lượng bán hàng Là chuẩn mức năng lực của một cá nhân hay một đơn vị kinh doanh khi thực hiện mục tiêu bán hàng của doanh nghiệp. 1.2.1.2 Các căn cứ xác định quy mô lực lượng bán hàng a) Xác định mục tiêu doanh số bán hàng Mục tiêu doanh số bán hàng chỉ có thể đạt được khi đảm bảo đủ số lượng và chất lượng lực lượng bán hàng. Số lượng nhân viên bán hàng tỷ lệ thuận với doanh số bán hàng. b) Xác định mục tiêu phát triển thị trường Doanh nghiệp đặt mục tiêu phát triển thị trường đồng nghĩa với việc tuyển dụng thêm lực lượng bán hàng. Mục tiêu phát triển thị trường càng cao đòi hỏi doanh nghiệp cần định biên them lực lượng bán hàng. c) Xác định năng suất lao động bình quân Năng suất lao động bình quân hoặc hạn ngạch của một nhân viên bán hàng, nhân viên kinh doanh (doanh số, số đại lý, số khách hàng, số hợp đồng, số sản phẩm…/nhân viên bán hàng). SV: Nguyễn Quốc Hiệu 5 Lớp: K44A3 Khóa Luận tốt nghiệp Trường Đại học Thương Mại d) Xác định tầm hạn quản lý của quản lý bán hàng Số người có thể phụ trách tối đa hoặc quy mô thị trường tối đa có thể đảm nhận tốt của một quản lý bán hàng. Tầm hạn quản lý cho phép định biên các chức danh quản lý bán hàng. e) Xác định công nghệ bán hàng Công nghệ bán hàng là yếu tố chi phối năng suất bán hàng. Và cũng là yếu tố làm giảm số lượng lực lượng bán hàng của doanh nghiệp. 1.2.2 Xác định định mức của lực lượng bán hàng 1.2.2.1 Khái niệm Định mức hay hạn ngạch bán hàng là mức chuẩn về doanh số hoặc kết quả bán hàng đặt ra với mỗi cá nhân hay đơn vị kinh doanh thuộc lực lượng bán hàng trong một khoảng thời gian nhất định . 1.2.2.2 Mục đích a) Kiểm soát Một giám đốc bán hàng chịu trách nhiệm về các nhân viên bán hàng nhưng không giành hết thời gian để kiểm soát hhhh động của họ nên lúc này hạn ghạch bán hàng được coi là công cụ để kiểm soát hàng ngày trong công tác quản trị. b) Hoàn thành mục tiêu Việc hoàn thành hạn ghạch thường gắn liền với những lợi ích tài chính mà nhân viên bán hàng có thể được hưởng. Vì vậy việc đề ra hạn ghạch có tác dụng lớn trong việc khích lệ các nhân viên hoàn thành mục tiêu đã đề ra. c) Đánh giá năng suất và hiệu quả làm việc của lực lượng bán hàng Đây được coi là tiêu chuẩn quan trọng để đánh giá việc thực hiện của nhân viên bán hàng. Nếu nhân viên nào không đảm bảo hoàn thành hạn ghạch có thể sẽ giành được sự quan tâm nhiều hơn của các nhà quản trị. 1.2.2.3 Phân loại a) Định mức trên cơ sở kết quả được dựa trên: Khối lượng hàng bán: Hạn ngạch này được thể hiện thông qua tổng khối lượng bán được giao cho một bộ phận nhất định . Đơn vị đo lường được thể hiện qua khối lượng bán hoặc doanh thu. Cả công ty thương mại và doanh nghiệp đều có thể sử dụng. SV: Nguyễn Quốc Hiệu 6 Lớp: K44A3 Khóa Luận tốt nghiệp Trường Đại học Thương Mại Số lượng khách hàng: Loại hạn ngạch này tập trung vào giữu và thu nhận khách hàng.Là sự phản ánh trực tiếp chiến lược của công ty. Các hạn ngạch về tài chính: có ba dạng hạn ngạch về tài chính + Lợi nhuận khu vực: hạn ngạch này tính trên cơ sở lợi nhuận ròng, tỷ lệ doanh lợi trên tài sản sử dụng hoặc thu nhập còn lại của một khu vực xác định.. Hanh chế: không cho biết mức độ thực hiện hiện tại của nhân viên, gau khó khăn chi việc phát hienj các chiến lược bán hàng nghèo nàn hoặc sự thực hiện yếu kém của nhân viên, nhân viên không kiểm soát được các yếu tố tham gia vào sự hình thành lợi nhuận vì vậy khó quản lý chúng để đạt được hạn ngạch. + Tổng lãi gộp: cách xác định này làm nhân viên bán hàng cố gắng bán các sản phẩm có tổng lãi gộp cao hơn là các sản phẩm dễ bán. Hạn chế: gây áp lực đối với hệ thống kế toán của công ty. + Chi phí: là hạn ngạch thông dụng nhất thực chất là các gới hạn về ngân sách mà người bán hàng không vượt qua được. Hạn chế: còn thể hiện sự phức tạp. b) Định mức trên cơ sở hành vi ứng xử Xác định bằng cách quy định những hành vi nhất thiết nhân viên bán hàng phải thi hành khi bán hàng. Được xét theo quy định số các hoạt động cần thực hiện trong một thời gian cụ thể như số lần gọi bán trong ngày, số lần gọi chào hàng trong ngày, số lần trưng bày bán lẻ, số lần gọi dịch vụ, số thư chào hàng được gửi đi, số cuộc hội thảo số lần gặp mặt các nhà bán buôn được tổ chức và các hội thảo được chào hàng. 1.2.3 Tuyển dụng lực lượng bán hàng 1.2.3.1 Các tiêu chuẩn tuyển dụng lực lượng bán hàng a) Tiêu chuẩn về nhà quản trị bán hàng Là người tốt nghiệp đại học quản trị kinh doanh hoặc marketing và có ít nhất 2 năm kinh nghiệm ở vị trí tương đương; Đọc hiểu và giao tiếp thông thường bằng tiếng anh, sử dụng thành thạo vi tính, khả năng thiết lập chiến lược mục tiêu. b) Tiêu chuẩn về nhân viên bán hàng và nhân viên phát triển thị trường Về nhân viên bán hàng tối thiểu là phải tốt nghiệp phổ thông trung học, ham thích bán hàng, có áp lực kiếm tiền để mưu sinh, hiểu biết về sản phẩm, lĩnh vực SV: Nguyễn Quốc Hiệu 7 Lớp: K44A3 Khóa Luận tốt nghiệp Trường Đại học Thương Mại kinh doanh, có nghị lực và tự tin trong bán hàng, năng động và linh hoạt, trung thực với khách hàng, có kinh nghiệm tối thiểu 6 tháng trong lĩnh vực bán hàng. Về nhân viên phát triển thị trường thì phải là người ham thích nghề, có áp lực kiếm tiền, am hiểu sản phẩm và thị trường, có kỹ năng giao tiếp tốt, có khả năng thuyết phục khách hàng và có kỹ năng tiếng anh đủ đáp ứng yêu cầu của công việc. c) Tiêu chuẩn về tuyển dụng lực lượng bán hàng là các đại lý và cộng tác viên Khi tiến hành tuyển chọn doanh nghiệp cần quan tâm nhiều đến vị trí, địa điểm, đặc điểm kinh doanh nhằm đảm bảo tạo điều kiện thuận lợi cho doanh nghiệp trong việc tiếp xúc khách hàng và đảm bảo doanh số bán hàng. 1.2.3.2 Các lưu ý khi tuyển dụng lực lượng bán hàng a) Một số lưu ý - Không nên quan tâm nhiều quá đến quá khứ của ứng viên - Sử dụng công cụ trắc nghiệm để gạn lcc những ứng viên không tiềm năng - Cảnh giác với ứng viên chỉ mô tả công việc và vị trí mà không đề cập các thành tích. - Ứng viên tốt là ứng viên có đủ chuyên môn, kinh nghiệm và tính cách. - Lưu ý làm tốt ngay từ đầu để tránh chi phí nhiều cho việc sa thải. b) Một số phương pháp khi dùng để tuyển dụng - Phỏng vấn trực tiếp bằng các câu hỏi cho ứng viên - Sử dụng các bài kiểm tra, bài test IQ... 1.2.4 Đào tạo lực lượng bán hàng 1.2.4.1 Các nội dung đào tạo a) Đào tạo về kiến thức Kiến thức về doanh nghiệp: Bao gồm lịch sử doanh nghiệp, các thủ tục hành chính, thu nhập, các chương trình hành động, các tiêu chuẩn pháp lý, chính sách khen thưởng, các chỉ tiêu báo cáo thường xuyên. Phần lớn các kiến thức này được trình bày bằng văn bản, tài liệu doanh nghiệp. Kiến thức về sản phẩm: Các nhân viên mới cần được học cẩn thận và thật nhiều về các sản phẩm và các dịch vụ mà họ sẽ bán và cạnh tranh. Điều này gồm các đặc trưng kỹ thuật, các tiêu chuẩn tiến hành, các yêu cầu của khách hàng đặc biệt, các yếu điểm và cả các tình huống, những sai sót có thể xảy ra trong bán hàng. SV: Nguyễn Quốc Hiệu 8 Lớp: K44A3 Khóa Luận tốt nghiệp Trường Đại học Thương Mại Kiến thức về quá trình bán hàng: Các nhân viên bán hàng cần được huấn luyện về những công việc cơ bản của quá trình bán hàng như: Xác định mục tiêu bán hàng, lên kế hoạch thực hiện, xác định các ký thuật bán hàng. Kiến thức về khách hàng: Để thành công các nhân viên cần hiểu tường tận các khách hàng và các đặc điểm ở khu vực của họ. Các nhu cầu, nguồn ảnh hưởng của cạnh tranh và các ưu điểm của khách hàng là một lĩnh vực quan trọng mà nhân viên mới cần biết. Kiến thức về thị trường: Một nhân viên cần biết và hiểu một cái gì đó đang diễn ra ở thị trường, nơi mà họ đang hoạt động. Điều này gồm các thông tin về các đii thủ cạnh tranh và các hoạt động cạnh tranh trên thị trường. b) Đào tạo về kỹ năng. Các chương trình đào tạo thường dành một lượng thời gian đáng kể để đào tạo các kỹ năng. Nếu các nhân viên bán hàng được lựa chọn với trình độ khả năng tương xứng thì sau đó tiến hành đào tạo chính các kỹ năng ở 3 lĩnh vực: Kỹ thuật bán hàng, quản trị thời gian và khu vực, giao tiếp và lên kế hoạch. Các kyc năng này cần được học nhờ những ham thích và thông minh thực sự. Điều này có nghĩa là doanh nghiệp cần thúc đẩy và tạo động lực cho các nhân viên bán hàng tham gia các khóa học và sử dụng chúng ngay sau khi được đào tạo. 1.2.4.2 Các phương pháp đào tạo a) Đào tạo qua công việc. Thông thường thì nhà quản trị kèm cặp một hoặc một số nhân viên bán hàng. Sau khóa huấn luyện cần có sự đánh giá và so sánh chính xác giữa mục tiêu huấn luyện và kết quả thực hành công việc bán hàng hàng ngày của nhân viên. Để tạo hiệu quả huấn luyện cao, trong quá trình thực hiện cần được cá thể hóa cho phù hợp với khả năng và trình độ của mỗi nhân viên. b) Đào tạo qua trường lớp. Huấn luyện tại lớp học là một hình thức hay được sử dụng. Đặc điểm là dựa vào nhóm hơn là cá nhân, tiến hành tại địa điểm trung tâm, được dự kiến thời gian, lên kế hoạch trước và được sử dụng các phụ trợ nghe nhìn, các chương trình học theo hệ thống và đánh giá theo đề án. c) Đào tạo qua internet. SV: Nguyễn Quốc Hiệu 9 Lớp: K44A3 Khóa Luận tốt nghiệp Trường Đại học Thương Mại Các doanh nghiệp sử dụng ngày càng nhiều máy tính vào huấn luyện lực lượng bán hàng. Người bán hàng liên hệ với hệ thống chuyên môn thông qua hệ thống máy vi tính. d) Tự nghiên cứu. Chương trình tự nghiên cứu tập trung vào các tài liệu học tập được chương trình hóa như các băng phim và video cũng như phần mềm của máy vi tính.. 1.2.5 Tạo động lực cho lực lượng bán hàng 1.2.5.1 Quy trình tạo động lực Quy trình tạo động lực cho lực lượng bán hàng. Gồm 5 bước cơ bản sau: Xác định nhu cầu (nắm bắt nhu cầu) Phân loại nhu cầu (thứ tự ưu tiên) Lập chương trình tạo động lực Triển khai chương trình tạo động lực Kiểm soát đánh giá quá trình tạo động lực Sơ đồ 1: Quy trình tạo động lực cho lực lượng bán hàng. 1.2.5.2 Các biện pháp tạo động lực a) Các biện pháp tài chính Hầu hết các doanh nghiệp dù bán loại hàng nào, hàng công nghiệp hay hàng tiêu dùng thường trả công cho nhân viên bán hàng bao gồm phần cố định, phần biến đổi, các chi phí và phúc lợi khác. Hình thức thanh toán phổ biến nhất là lương cộng hệ thống hoa hồng vì cách thức này đem lại một mức độ an toàn cùng với sự khuyến khích thu nhập cao hơn cho những doanh số cao hơn. b) Các biện pháp phi tài chính Tổ chức các buổi gặp mặt giữa các nhà quản trị bán hàng và nhân viên bán hàng: những cuộc gặp mặt này được các nhà quản trị bán hàng đặt ra mục tiêu nhằm tạo SV: Nguyễn Quốc Hiệu 10 Lớp: K44A3 Khóa Luận tốt nghiệp Trường Đại học Thương Mại động lực cho lực lượng bán hàng. Các cuộc gặp mặt này cho phép các nhà quản trị bán hàng hiểu được nhân cách, những nhu cầu và vấn đề của từng nhân viên bán hàng. Tạo sự thăng tiến: việc tạo sự thăng tiến dựa trên thành tích có tác dụng rất tốt. Một nhà quản trị phải biết phân tích và kiểm soát thành quả của người khác, động viên và đào tạo họ. Tạo sự thi đua bán hàng: thi đua bán hàng là một dạng khích lệ phổ biến cho những người bán hàng. Mục đích của thi đua bán hàng rất khác nhau, có thể để khuyến khích mức doanh số nói chung, để nâng doanh số của một sản phẩm bán chậm hay để thưởng việc có được khách hàng mới. Sức mạnh của thi đua bán hàng nằm ở khả năng thu hút tinh thần cạnh tranh của những nhân viên bán hàng và khả năng lôi cuốn nhu cầu thành đạt và thu nhận. 1.3 CÁC NHÂN TỐ ẢNH HƯỞNG 1.3.1 Nhân tố bên ngoài a) Môi trường vĩ mô. Chính trị và luật pháp: Để có thể hoàn thiện công tác xây dựng kế hoạch, doanh nghiệp cần xem xét tới xu hướng vận động của hệ thống chính trị - luật pháp như: đường lối chính trị, chiến lược phát triển kinh tế xã hội của Đảng và Chính phủ,… Kinh tế: Các nhân tố tác động đến sức mua của khách hàng và dạng tiêu dùng hàng hóa như: sự tăng trưởng kinh tế, sự thay đổi cơ cấu sản xuất – phân phối, lạm phát, chính sách tiền tệ,… Kỹ thuật – công nghệ: Công tác xây dựng kế hoạch bán hàng phụ thuộc nhiều vào yếu tố này. Cơ sở vật chất kỹ thuật của nền kinh tế quốc dân, tiến bộ kỹ thuật,…ảnh hưởng lớn tới hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Văn hóa – xã hội: Cơ cấu dân cư, dân số và xu hướng vận động, thu nhập, …cũng gây ảnh hưởng tới quá trình dự báo bán và toàn bộ quá trình xây dựng kế hoạch bán hàng. b) Khách hàng: SV: Nguyễn Quốc Hiệu 11 Lớp: K44A3 Khóa Luận tốt nghiệp Trường Đại học Thương Mại Khách hàng là yếu tố quyết định tới doanh số bán hàng của doanh nghiệp. Mọi hoạt động của doanh nghiệp đề hướng tới việc thoả mãn tốt nhất nhu cầu của khách hàng qua đó đạt được mục tiêu của công ty đề ra. Nắm bắt được số lượng, nhu cầu, xu hướng tiêu dùng của khách hàng tiềm năng, khách hàng truyền thống, khách hàng có khả năng chi trả cho nhu cầu… sẽ giúp các nhà quản trị bán hàng dự tính được doanh số, hoạch định phương thức và chính sách, chương trình bán hàng cho từng nhóm khách hàng, nhằm biến khách hàng tiềm năng thành khách hàng thực sự của doanh nghiệp va lôi kéo khách hàng quay lại với doanh nghiệp. c) Đối thủ cạnh tranh: Trong nền kinh tế thị trường cạnh tranh ngày càng mạnh mẽ hơn, các công ty kinh doanh cùng sản phẩm, dịch vụ với doanh nghiệp xuất hiện ngày càng nhiều về số lượng và lớn mạnh về quy mô. Các nhà quản trị bán hàng cần theo dõi các chương trình và hoạt động bán hàng của đối thủ để khi xây dựng kế hoạch bán hàng có thể đề ra các chương trình và hoạt động bán hàng phù hợp với một ngân sách bán hàng hợp lý. 1.3.2 Nhân tố bên trong: a) Chiến lược kinh doanh và mục tiêu bán hàng của doanh nghiệp. Tổ chức lực lượng bán hàng được thực hiện nhằm đạt được chiến lược kinh doanh và mục tiêu bán hàng của doanh nghiệp. Vì vậy mục tiêu của doanh nghiệp có ảnh hưởng tới công tác tổ chức lực lượng bán hàng. Nếu mục tiêu không rõ ràng, cụ thể hay không có tính hiện thực sẽ gây rất nhiều khó khăn cho công tác tổ chức lực lượng bán hàng. b) Đặc điểm sản phẩm của công ty Đây là một yếu tố cũng tác động trực tiếp tới công tác tổ chức lực lượng bán hàng. Có ảnh hưởng tới doanh số, năng lực thị trường, sự chấp nhận của khách hàng, … c) Khả năng tài chính SV: Nguyễn Quốc Hiệu 12 Lớp: K44A3 Khóa Luận tốt nghiệp Trường Đại học Thương Mại Đây là yếu tố phản ánh sức mạnh của doanh nghiệp. Căn cứ vào số lượng vốn mà doanh nghiệp có thể xây dựng 1 lực lượng bán hàng phù hợp với việc quản lý, phân phối hiệu quả nguồn vốn. d) Trình độ của lực lượng bán hàng. Con người là chủ thể trực tiếp tham gia vào công tác tổ chức lực lượng bán hàng nên có tác động và quyết định tới kết quả của công tác này. Hiệu quả của công tác tổ chức lực lượng bán hàng phụ thuộc nhiều và năng lực, trình độ của đội ngũ nhân viên và quản lý trực tiếp tham gia vào công tác tổ chức. SV: Nguyễn Quốc Hiệu 13 Lớp: K44A3