Tài liệu Hoàn thiện công tác tổ chức lực lượng bán hàng tại công ty cổ phần sản xuất và xuất nhập khẩu dệt may

Họ và tên : Lê Văn Triệu Lớp : K44A6 MSV : 08D100340 Đề tài: HOÀN THIỆN CÔNG TÁC TỔ CHỨC LỰC LƯỢNG BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN SẢN XUẤT VÀ XUẤT NHẬP KHẨU DỆT MAY. MỞ ĐẦU 1. Tính cấp thiết của vấn đề oàn thiện công tác tổ chức lực lượng bán hàng tại công ty cổ phần sản xuất và xuất nhập khẩu Dệt may. Trong những năm vừa qua việc Việt Nam chính thức trở thành thành viên thứ 150 của tổ chức thương mại thế giới (WTO) và tổ chức thành công Hội nghị hợp tác các nước Châu Á Thái Bình Dương (APEC) đã đưa Việt Nam sang một trang mới – thời đại của hội nhập. Trong tình hình đó, khi Việt Nam ra nhập sân chơi mới, sân chơi của sự hội nhập các nước đã đem lại nhiều cơ hội nhưng cũng tiềm ẩn nhiều thách thức đối với nền kinh tế Việt Nam nói chung và các doanh nghiệp nói riêng. Áp lực của tình hình đó khiến cho các doanh nghiệp ngày càng cần phải nhanh chóng hoàn thiện, cải cách các cơ chế quản lý, cải cách khoa học công nghệ và cải cách các phương pháp kinh doanh để tận dụng triệt để các cơ hội đang đến làm đòn bẩy động lực để giải quyết các khó khăn thách thức đã, đang và sẽ xảy ra. Trong tình thế đó, công ty cổ phần sản xuất và xuất nhập khẩu Dệt may cũng phải thích nghi với hoàn cảnh mới để tồn tại và phát triển. Muốn vậy, công ty phải chiếm được lòng tin của khách hàng, sự ủng hộ của khách hàng là giá trị để doanh nghiệp ngày càng phát triển và đứng vững. Mặt khác cầu nối quan trọng của doanh nghiệp với khách hàng lại chính là lực lượng bán hàng của công ty. Nhờ những nhân viên bán hàng , nhân viên chăm sóc khách hàng, nhân viên kinh doanh… những con người thuộc bộ phận bán hàng của doanh nghiệp, luôn tìm cách kéo khách hàng về với doanh nghiệp. Họ là người tiếp xúc trực tiếp với khách hàng, và tạo ra hình ảnh cho doanh nghiệp trong mắt khách hàng. Do đó họ giúp doanh nghiệp thực hiện mục tiêu ngắn và dài hạn xuyên suốt trong quá trình phát triển của mình. Công ty cổ phần sản xuất và xuất nhập khẩu Dệt may chuyên cung cấp về các mặt hàng Sợi, Vải, Sản phẩm May và vật tư phụ tùng cho những đơn vị sản xuất và người tiêu dùng tại Hà Nội và trên thị trường toàn quốc thông qua các hình thức: Mua bán trực tiếp, Đại lý, Cửa hàng giới thiệu sản phẩm của Công ty. Công ty xuất nhập khẩu các sản phẩm, vật tư phụ tùng thuộc ngành dệt và may mặc. Qua nhiều năm sản xuất kinh doanh hàng xuất khẩu, Công ty đã có mối quan hệ kinh doanh tốt đối với nhiều khách hàng tại CHLB Đức, Nhật Bản… Qua thời gian thực tập ở công ty em nhận thấy công tác tổ chức lực lượng bán hàng của công ty vẫn chưa đạt hiệu quả. Hầu hết chưa phân định rõ nhiệm vụ của lực lượng bán hàng của công ty, trong đó một số lực lượng bán hàng kiến thức còn yếu kém về chuyên môn và kiến thức về sản phẩm. Vì vậy vấn đề tổ chức đội ngũ nhân sự nói chung và lực lượng bán hàng của công ty nói riêng là vấn đề nổi cộm lên. Yêu cầu công ty tiến hành tuyển dụng, bố trí và sử dụng lực lượng bán hàng một cách có hiệu quả. 2. Tổng quan nghiên cứu Trong thời gian thực tập tại công ty, các lần quan sát thực tế, những tìm hiểu kết hợp với các buổi nói chuyện với quản lý và nhân viên trong công ty. Em nhận thấy công ty hiện đang gặp phải một số vấn đề như sau: - Công tác tổ chức và mở rộng mạng lưới bán hàng của công ty trên cả nước và khu vực còn chưa hiệu quả. - Hiệu quả làm việc của đội ngũ bán hàng của doanh nghiệp vẫn còn một số hạn chế. - Vấn đề đào tạo đội ngũ nhân sự của công ty. - Tiếp tục hoàn thiện tổ chức bán hàng của công ty để đạt mục tiêu đưa sản phẩm của công ty đến khắp thị trường trong nước. Trong các vấn đề trên em thấy vấn đề nổi cộm lên trên hết là, vấn đề tổ chức lực lượng bán hàng của công ty. Đặc biết khi công ty quyết định xâm nhập vào thị trường bán lẻ ,với hệ thống phân phối qua các siêu thị, đại lý. Chính vì vậy, em tập trung nghiên cứu về tổ chức bán hàng của công ty, để phát huy cao nhất hiệu quả làm việc của lực lượng bán hàng của công ty. Từ đó đưa ra một số kiến nghị và giải pháp nhằm hoàn thiện công tác tổ chức lực lượng bán hàng của công ty. Với sự giúp đỡ nhiệt tình của Ths.Hoàng Cao Cường cùng với thực tế trên em xin đề xuất hướng đề tài luận văn là: “Hoàn thiện công tác tổ chức lực lượng bán hàng tại Công ty cổ phần sản xuất và xuất nhập khẩu Dệt may”. 3. Các mục tiêu nghiên cứu - Hệ thống hóa cơ sở lý luận về : bán hàng, quản trị bán hàng, đặc biệt hiểu thêm về lực lượng bán hàng của công ty, phân loại lực lượng bán hàng, các cách tổ chức lực lượng bán hàng. - Làm rõ thực trạng kinh doanh của công ty, cũng như việc tổ chức lực lượng bán hàng của công ty có những điểm mạnh và điểm yếu gì? Vấn đề còn vướng mắc trong công tác tuyển dụng lực lượng bán hàng của công ty, huấn luyện và tạo động lực cho lực lượng bán hàng của công ty. - Đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác tổ chức lực lượng bán hàng của công ty. Từ đó phần nào giúp công ty thực hiện chiến lược mở rộng thị trường trong và ngoài nước. 4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu - Về đối tượng nghiên cứu: Đề tài tập trung tìm hiểu về thực trạng cách tổ chức lực lượng bán hàng và đội ngủ bán hàng của công ty để biết được điểm mạnh cũng như điểm yếu của lực lượng bán hàng. Và từ đó hoàn thiện lực lượng bán hàng tại công ty, chứ không nghiên cứu về đại lý và cộng tác viên của công ty. - Phạm vi nghiên cứu: vấn đề được đề trên được đặt trong không gian và thời gian nghiên cứu cụ thể như sau: + Về không gian: những vấn đề được nghiên cứu trong bài luận văn được giới hạn trong Công ty cổ phần sản xuất và xuất nhập khẩu Dệt may, tại Số 20, Lĩnh Nam, Hoàng Mai, Hà Nội. Đề tài tập trung nghiên cứu lực lượng bán hàng của công ty thuộc phòng kinh doanh của công ty, tại các hệ thống siêu thị, đại lý. Cùng vào đó là khảo sát ở một số bộ phận khác để cung cấp thông tin toàn diện nhất về tình hình hiện tại của công ty. + Về thời gian: luận văn nghiên cứu số liệu trong vòng 3 năm từ năng 2008 đến năm 2010 gồm các báo cáo tài chính, báo cáo kết quả kinh doanh của công ty trong vòng 3 năm. 5. Phương pháp nghiên cứu a. Phương pháp thu thập dữ liệu - Phương pháp phỏng vấn chuyên gia - Phương pháp điều tra qua bảng câu hỏi - Phương pháp quan sát b. Phương pháp xử lý dữ liệu - Phương pháp tổng hợp và thống kê dữ liệu - Phương pháp phân tích, so sánh - Phương pháp sơ đồ bảng biểu - Kết cấu của khóa luận Bao gồm 3 chương: Chương I: Tóm lược một số vấn đề lý thuyết về lực lượng bán hàng tại công ty cổ phần sản xuất và xuất nhập khẩu Dệt may. Chương II: Phương pháp nghiên cứu và thực trạng tổ chức lực lượng bán hàng tại công ty cổ phần sản xuất và xuất nhập khẩu Dệt may. Chương III: Các kết luận và một số đề xuất hoàn thiện cơ cấu tổ chức lực lượng bán hàng nhằm mở rộng thị trường tiêu thụ nội địa tại công ty cổ phần sản xuất và xuất nhập khẩu Dệt may. CHƯƠNG I: TÓM LƯỢC MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ THUYẾT VỀ LỰC LƯỢNG BÁN HÀNG TRONG DOANH NGHIỆP 1.1 CÁC KHÁI NIỆM, LÝ THUYẾT LIÊN QUAN 1.1.1 Khái niệm quản trị bán hàng - Quản trị bán hàng : là quá trình bao gồm các hoạt động xây dựng kế hoạch bán hàng, tổ chức triển khai bán hàng và kiểm soát bán hàng nhằm đạt được mục tiêu của doanh nghiệp- Giáo trình quản trị tác nghiệp doanh nghiệp thương mại bộ môn QTDN. 1.1.2 Khái niệm bán hàng - Bán hàng là khâu cuối cùng của lưu thông hàng hoá, là cầu nối trung gian giữa một bên là sản xuất, phân phối và một bên là tiêu dùng. Đối với doanh nghiệp sản xuất và tiêu dùng, điều tiết giá cả, đảm bảo sự cân đối phù hợp giữa các ngành nghề trong nền kinh tế . 1.1.3 Đào tạo lực lượng bán hàng - Tùy từng vị trí và từng cá nhân khác nhau mà doanh nghiệp đưa ra chương trình huấn luyện khác nhau. Nhưng nhìn chung trong doanh nghiệp thường huấn luyện LLBH qua các nội dung: Huấn luyện về kiến thức, huấn luyện về kỹ năng, huấn luyện về phẩm chất. 1.1.4 Đãi ngộ lực lượng bán hàng Có 2 hình thức đãi ngộ phổ biến hiện nay là đãi ngộ bằng tài chính và đãi ngộ phi tài chính. Lựa chọn chế độ đãi ngộ phù hợp cần phải căn cứ vào lĩnh vực bán hàng, vào tình hình cạnh tranh trên thị trường, vào mục tiêu của Công ty. Đãi ngộ tài chính: có một số hình thức chính như sau: - Chế độ trả lương theo doanh số bán hàng. Chế độ trả lương theo doanh số kèm với tiền lương theo thời gian. Chế độ trả lương theo thời gian cộng với tiền thưởng. Chế độ trả lương theo thời gian. Chế độ phúc lợi phụ. Đãi ngộ phi tài chính: - Thăng chức hoặc trao thêm quyền hạn. Chương trình biểu dương thành tích, trao bằng khen. - Làm giàu nội dung công việc . Cải tiến môi trường làm việc. 1.1.5 Khái niệm lực lượng bán hàng - LLBH trong doanh nghiệp thương mại, là cầu nối quan trọng giữa doanh nghiệp với khách hàng. LLBH không bao gồm tất cả các nhân viên trong công ty, mà nó chỉ là một bộ phần trong nhân sự của công ty. Tùy theo từng nhận định và tiếp cận của mỗi người mà lực lượng bán hàng được hiểu theo các cách khách nhau. - Theo bài giảng quản trị tác nghiệp doanh nghiệp thương mại của bộ môn quản trị doanh nghiệp thương mại thì nhận định “ LLBH bao gồm những người tham gia trực tiếp vào quá trình bán hàng của doanh nghiệp. Lực lượng bán hàng là lực lượng chủ yếu thực hiện các kế hoạch và mục tiêu bán hàng của doanh nghiệp, là cầu nối cơ bản giữa doanh nghiệp và khách hàng” 1.1.6 Khái niệm quản trị lực lượng bán hàng - Theo Ths An thị Nhàn trong cuốn quản trị bán lẻ thì “Quản trị lực lượng bán hàng là việc phân tích, lập kế hoạch, thực thi và kiểm tra các hoạt động của lực lượng bán hàng. Bao gồm thiết kế chiến lược và cấu trúc lực lượng bán, tuyển dụng, chọn lọc, huấn luyện, kích thích, giám sát, đánh giá nhân viên bán hàng của công ty”. - Theo giáo trình quản trị tác nghiệp doanh nghiệp thương mại của bộ môn QTDN thì “ Quản trị lực lượng bán hàng là các biện pháp sử dụng tác động đến các cá nhân tham gia vào lực lượng bán hàng của doanh nghiệp để họ nỗ lực, nhiệt tình hoàn thành các công việc được giao”. 1.2 CÁC NỘI DUNG VỀ TỔ CHỨC LỰC LƯỢNG BÁN HÀNG Tổ chức lực lượng bán hàng trong doanh nghiệp thương mại 1.2.1 Xác định quy mô và định mức lực lượng bán hàng  Xác đinh quy mô: Quy mô lực lượng bán hàng là số nhân sự phù hợp với yêu cầu của công ty ở thời điểm hiện tại, để hoạt động bán hàng diễn ra một cách hiệu quả cao nhất . - Xác định quy mô lực lượng bán hàng là các hoạt động nhằm xác định nhu cầu ( số lượng, chất lượng, thời điểm) nhân sự cần thiết choLLBH . Việc xác định quy mô LLBH có ảnh hưởng đến kết quả và chi phí bán hàng của doanh nghiệp. Xác định quy mô LLBH dựa vào mục tiêu chiến lực của doanh nghiệp và nhằm trả lới 3 câu hỏi: ( Doanh nghiệp cần những chức năng bán hàng nào? Số lượng nhân sự cho từng chức danh bán hàng? Thời điểm cần các vị trí? ) - Thông thường quy mô LLBH của các công ty khác nhau thì khác nhau, nhưng thường được xác định cho từng sự kiến, chương trình bán hàng, chu kỳ kinh doanh… Căn cứ để xác định quy mô LLBH của doanh nghiệp dựa theo: - Mục tiêu doanh số bán hàng: Nghĩa là doanh thu thu được từ hoạt động bán hàng của doanh nghiệp là bao nhiêu? để đạt được mục tiêu doanh số yêu cầu phải đảm bảo đủ số lượng và chất lượng LLBH. Số lượng nhân viên bán hàng tỉ lệ thuận với doanh số bán hàng. - Mục tiêu phát triển thị trường: các khu vực thị trường mà công ty chiếm lĩnh được càng nhiều càng tôt, mức độ bao phủ thị trường rộng. Muốn vậy công ty phải tuyển thêm LLBH , để phục vụ ở những khu vực thị trường doanh nghiệp tiến tới. - Mục tiêu năng suất lao động bình quân hay hạn nghạch cho một nhân viên bán hàng: mục tiêu này đặt ra cho tứng nhân viên theo những chỉ tiêu như doanh số, số đại lí phụ trách, số cửa hàng tham gia, số khách hàng phục vụ, số hợp đồng, số sản phẩm… - Mục tiêu tầm hạn quản lý của quản lý bán hàng: số người một quản lý có thể phụ trách tối đa hay số thị trường mà một quản lý có thể phụ trách được. Tầm hạn quản lý cho phép định biên các chức danh quản lý bán hàng.  Xác định định mức: Định mức (hay hạn ngạch) LLBH là một phần hay tỉ lệ của tổng doanh thu do doanh nghiệp yêu cầu, đối với một cá nhân hoặc bộ phận thực hiện hoạt động bán hàng phải hoàn thành trong một khoảng thời gian xác định. Thông thường doanh nghiệp thướng thể hiện định mức bán hàng qua một số chi tiêu sau: - Hạn ngạch trên cơ sở kết quả : Kết quản bán hàng mà LLBH đạt được trong những điều kiện phù hợp. Được thể hiện thông qua : + Khối lượng hàng bán: Là tổng khối lượng được giao cho một bộ phận nhất định như một tổ, đội, cửa hàng, phòng kinh doanh, được thể hiện qua khối lượng bán hay doanh thu đạt được. + Số lượng khách hàng : Được thể hiện qua khả năng giữ và thu nhận khách hàng trong một thời gian hay số khách hàng phục vụ của một nhân viên hay tổ, cửa hàng… - Hạn ngạch về tài chính: được thể hiện qua + Lợi nhuận khu vực: Tính trên cơ sở lợi nhuận dòng, tỷ lệ doanh lợi trên tài sản sử dụng, hay thu nhập còn lại của một khu vực xác định. + Tổng lãi gộp: Là cách đảm bảo một giới hạn lợi nhuận trong khi phá vỡ các kho khăn về tính toàn lợi nhuận khu vực. + Kiểm soát chi phí: Là các giới hạn về ngân sách mà người bán không được vượt qua. - Hạn ngạch trên cơ sở hành vi ứng xử: Được xác định bằng cách quy định những hành vi nhất thiết nhân viên bán hàng phải thực hiện khi bán hàng như: số lần tiếp xúc với khách hàng trong ngày, số lần gọi chào hàng trong ngày, số lần trưng bày bán lẻ, số lần gặp mặt các nhà bán buôn… 1.2.2 Tuyển dụng lực lượng bán hàng - Nguồn tuyển dụng: Để có được LLBH đáp ứng tốt nhu cầu công việc về số lượng và chất lượng thì ngay từ khâu tuyển dụng chúng ta phải xác định được thị trường lao động nơi doanh nghiệp cần nhân lực có những nguồn cung cấp lao động như thế nào. Sau đây là những nơi cung cấp nhân lực cho lực lượng bán hàng: - Công ty: Đây là nguồn nhân lực khá đặc biệt vì họ đang làm tại công ty với một vị trí công việc khác như thư ký, kỹ sư, thủ kho... và được chuyển qua bộ phận bán hàng. Nguồn này có lợi thế là đã làm việc tại công ty nên rất vững về chính sách và sản phẩm của công ty; mặt khác, họ cũng đã được đánh giá qua công việc và chứng tỏ mình khá phù hợp với vị trí công việc kinh doanh. Tuy nhiên, việc tuyển dụng những người này có thể vướng phải một số khó khăn như phải tuyển người khác thay thế vị trí của họ. - Các tổ chức trường học: Đây cũng là một nguồn khá phong phú nếu công ty có sự đầu tư và có chính sách tuyển dụng phù hợp. Nguồn này được thiết lập dựa trên mối quan hệ giữa công ty và các trường học tại địa phương - Các nguồn từ nền công nghiệp: Đây là dạng tuyển dụng nhân sự ngay từ những công ty đối thủ, công ty kinh doanh có tính chất tương tự hay từ nhà cung cấp, từ khách hàng.  Các nguồn khác: - Quảng cáo trực tiếp: Đây là cách thức khá thông dụng để tìm nhân sự. Điều quan trọng là cần xác định rõ các yêu cầu tuyển chọn khi đăng tải trên các phương tiện thông tin chủ yếu là báo chí. Cách xây dựng nội dung một bản đăng tuyển trên báo. - Các Trung tâm tư vấn và giới thiệu việc làm: Khi cần nhân lực chúng ta cũng nên gõ cửa những nơi này. Trung tâm thường có nguồn nhân lực khá dồi dào và có thể giúp chúng ta những bước sơ tuyển để đỡ mất công trong quá trình tìm người.  Tiêu chuẩn Tuyển dụng Tùy từng vị trí khác nhau ta có các tiêu chuẩn tuyển dụng khác nhau sao cho phù hợp với vị trí và yêu cầu của doanh nghiệp đặt ra. Trong quá trình đưa ra tiêu chuẩn tuyển dụng không nên quá cầu toàn hoặc quá thấp. 1.2.3 Đào tạo và phát triển lực lượng bán hàng  Nội dung huấn luyện Tùy từng vị trí và từng cá nhân khác nhau mà doanh nghiệp đưa ra chương trình huấn luyện khác nhau. Nhưng nhìn chung trong doanh nghiệp thường huấn luyện LLBH qua các nội dung: Huấn luyện về kiến thức, huấn luyện về kỹ năng, huấn luyện về phẩm chất. - Huấn luyện về kiến thức: Đây là quá trình huấn luyện thường dành cho nhân viên mới vào doanh nghiệp, chưa hiểu rõ về doanh nghiệp và các sản phẩm của doanh nghiệp. Nội dung kiến thức huấn luyện bao gồm : + Kiến thức về doanh nghiệp : Lịch sử hình thành doanh nghiệp, chính sách, quy định hiện hành, thủ tục hành chính, các chương trình hành động, các tiêu chuẩn pháp lý, tiêu thụ và các chỉ tiêu báo cáo thường xuyên. + Kiến thức về sản phẩm: Huấn luyện về các tiêu chuẩn kỹ thuật của sản phẩm, các đặc trưng quy cách, chất lượng sản phẩm, các đặc điểm về sản phẩm, ưu nhược điểm của sản phẩm… + Kiến thức về quá trình bán hàng: Xác định mục tiêu bán hàng, lập kế hoạch bán hàng, chương trình và hành động bán hàng… + Kiến thức về khách hàng: Cần phải biết cách xác định nhu cầu của khách hàng, các yếu tố ảnh hưởng đến việc mua hàng của khách hàng, hành vi mua hàng của khách hàng, thói quen mua hàng của khách hàng. + Kiến thức về thị trường : Nhân viên bán hàng cần phải nắm bắt nhanh chóng những thông tin từ thị trường, những thông tin liên quan đến thị yếu tiêu dùng của khách hàng. Mặt khác nhân viên phải biết được quy luật cung cầu và tìn hiệu giá cả về hàng hóa trên thị trường. - Huấn luyện về kỹ năng bán hàng: LLBH phải nắm bắt được các kỹ năng như kỹ năng bán hàng, kỹ năng thuyết phục khách hàng, kỹ năng quản trị thời gian, kỹ năng giao tiếp và lên kế hoạch, kỹ năng nắm bắt tâm lý khách hàng. - Huấn luyện về phẩm chất: LLBH phải được bồi đắp về kiến thức và kỹ năng. Hơn nữa họ phải có phẩm chất tự trọng, có uy tín, quyết đoán, phản ứng nhanh nhạy. Đây là những phẩm chất mà không phải ai cũng có sẵn, nhiều khi phải rèn luyện và hoàn thiện mình.  Phương pháp huấn luyện lực lượng bán hàng Mỗi doanh nghiệp kinh doanh ngành nghề khác nhau, tiềm lực tài chình khác nhau thì có những phương pháp huấn luyện và đào tạo cũng khác nhau. Mặt khác mỗi phương pháp huấn luyện khác nhau lại có những ưu nhược điểm khác nhau. Do đó nên tùy thuộc vào mục đích và điều kiện của các doanh nghiệp mà sử dụng những phương pháp huấn luyện khác nhau. Nhìn chung doanh nghiệp thường sử dụng một trong các phương pháp huấn luyện sau: - Huấn luyện qua công việc: Đây là phương pháp huấn luyện tại hiện trường hay tại địa bán của doanh nghiệp. Các học viên được kèm cặp trực tiếp bới nhà quản trị bán hàng. Qua đó nhà quản trị bán hàng có thể đánh giá trực tiếp được trình độ cũng như điểm yếu, điểm mạnh của học viên. - Huấn luyện tại lớp học: Đây là phương pháp huấn luyện sử dụng các phương tiện như : bài giảng, giáo án, tình huống, cùng với phương tiện nghe nhìn để trợ giúp việc học tập của học viên. Học viên được tham gia vào một số tình huống để đưa ra ý kiến của mình và giải quyết tình huốn đó. Qua đó rèn luyện kỹ năng trình bày và giải quyết vấn đề cho học viên. - Huấn luyện bằng vi tình và qua mạng: Học viên được gửi các tài liệu, bài tập tình huốn qua hệ thống máy tinh để cùng nhau trao đổi, thảo luận. Đôi khi máy tình có thể tự hỏi một số câu hỏi về cá nhân học viên và về chuyên môn yêu cầu học viên trả lời. - Tự nghiên cứu: Học viên được phát tài liệu về nhà qua băng video, sách …để tụ nghiên cứu và tìm hiểu về các kiến thức và kỹ năng thiều của mình. 1.2.4 Tạo động lực cho lực lượng bán hàng Doanh nghiệp muốn đạt hiệu quả cao trong quá trình hoạt động của mình thì một yêu cầu là nhân viên của mình phải làm việc có hiệu quả. Muốn vậy doanh nghiệp phải có những chính sách đãi ngộ thật tốt để tạo động lực cho nhân viên. Vì vậy doanh nghiệp phải xây dựng được quy trình tạo động lực phù hợp với điều kiện của doanh nghiệp và tạo ra động lực tối đa cho nhân viên bán hàng.  Quy trình tạo động lực cho lưc lượng bán hàng Tùy từng điều kiện và đặc điểm của các doanh nghiệp khác nhau mà ta có quy trình tạo động lực cũng khác nhau nhưng nhìn chung theo một quy trình sau: Xác định nhu cầu Phân loại nhu cầu Lập chương trình tạo động lực Triển khai chương trình tạo động lực Kiểm soát đánh giá quá trình tạo động lực Quy trình 1: Quy trình tạo động lực cho lưc lượng bán hàng Đầu tiên trong quy trình tạo động lực doanh nghiệp phải xác định được nhân viên của mình có những nhu cầu thiết yếu gì?Những nhu cầu đó mức độ đáp ứng ra sao? Chia ra làm từng thang bậc nhu cầu của lực lượng bán hàng. Mỗi nhu cầu khác nhau ta có cách thức tạo động lực khác nhau. Trong quá trình thực hiện các chương trình tạo động lực doanh nghiệp phải luôn kiếm soát xem kết quả đạt được như thế nào?  Các biện pháp tạo động lực cho lực lượng bán hàng. - Các biện pháp tài chính: Đây là biện pháp chủ yếu được sử dụng trong hầu hết các doanh nghiệp và công ty. Doanh nghiệp nên áp dụng lương cơ bản kết hợp với lương phụ và khoản hoa hồng trên doanh số cũng với phụ cấp và trợ cấp cho lực lượng bán hàng. + Thu nhập: Thu nhập của lực lượng bán hàng thường tỷ lệ thuận với kết quả bán hàng nhằm khuyến khích lực lượng bán hàng gia tăng doanh số. - Các biện pháp phi tài chính: Ngoài tài chính ra lực lượng bán hàng còn quan tâm đến các biện pháp phi tài chính như thăng tiến, môi trường làm việc, tổ chức buổi giao lưu hội nghị, du lịch…đây là biện pháp kích thích nhân viên làm việc tốt hơn. Cụ thể như: + Môi trường làm việc: tạo môi trường làm việc thân thiện, gắn bó với nhau, cùng chia sẻ thành quả và cùng hướng đích. + Cơ hội thăng tiến: doanh nghiệp cần chú trọng xây dựng lộ trình công danh cho phép mỗi nhân viên bán hàng thấy được tiêu chuẩn, cơ hội và môi trường, các điều kiện cần thiết để phát triển bản thân. + Được đào tạo: Bán hàng trong bối cảnh mới đòi hỏi phải có nhiều kiến thức và kỹ năng. Nhu cầu được đào tạo nhằm thỏa mãn hai nhu cầu thăng tiến và đạt được thành tích tốt. - Các biện pháp khác: + Tổ chức các buổi gặp mặt giữa nhà quản trị bán hàng và nhân viên bán hàng: những cuộc gặp này được các nhà quản trị đặt ra mục tiêu nhằm tạo động lực cho lực lượng bán hàng. Các cuộc gặp mặt này cho phép các nhà quản trị bán hàng hiểu được nhân cách, những nhu cầu và vấn đề của từng nhân viên bán hàng. Khi đó nhà quản trị bán hàng có thể lựa chọn các cách hành động ứng xử cho phù hợp để giải tỏa những nhu cầu vấn đề và nhân cách của mỗi cá nhân đó. + Tạo sự thi đua bán hàng: thi đua bán hàng là một dạng khích lệ phổ biến cho những người bán hàng. 1.3 CÁC NHÂN TỐ ẢNH HƯỞNG ĐẾN TỔ CHỨC LỰC LƯỢNG BÁN HÀNG TRONG DOANH NGHIỆP THƯƠNG MẠI Các yếu tố ảnh hưởng tới tổ chức lực lượng bán hàng Văn Hóa – Xã Hội Kinh tế Khách hàng Tổ chức lực lượng bán hàng Pháp LuậtChính Trị KH-CN 1.3.1Môi trường vĩ mô - Nhân tố môi trường kinh tế : Đối Tácthủ nhân cạnhthuộc tranh môi trường kinh tế có ảnh hưởng lớn đến công tác tổ chức lực lượng bán hàng của doanh nghiệp. Khi môi trường kinh tế xẩy ra biến động như lạm phát, thất nghiệp hay suy thoái kinh tế sẽ ảnh hưởng đến công tác bán hàng của doanh nghiệp vì vậy doanh nghiệp phải có chiến lược để phù hợp với những biến động đó. Do đó doanh nghiệp sẽ phải tổ chức lại LLBH của mình để phù hợp với chiến lược đó. - Nhân tố văn hóa- xã hội: Đây là nhân tố có tác động mạnh mẽ đến hoạt động tổ chức lực lượng bán hàng của doanh nghiệp. Nhân tố này có ảnh hưởng trực tiếp tới thói quen mua sắm và tiêu dùng của khách hàng, do đó doanh nghiệp phải tổ chức kế hoạch bán hàng phù hợp. Nên LLBH của doanh nghiệp cũng phải được tổ chức hợp lý với phong tục tập quán và văn hóa ở khu vự đó. Đối thủ cạnh tranh - Nhân tố thuộc môi trường chính trị - pháp luật : Những chính sách của nhà nước cũng như quy định của pháp luật có tác động tới công tác tổ chức LLBH của doanh nghiệp. Tùy từng thời điểm mà doanh nghiệp tiến hành xây dựng và tổ chức lực lượng bán hàng cho phù hợp với chính sách và pháp luật. - Nhân tố thuộc môi trường khoa học và công nghệ : Ngày nay với sự phát triển của khoa học và công nghệ ngày càng áp dụng rộng rãi vào các hoạt động của doanh nghiệp. Đặc biệt hoạt động bán hàng của doanh nghiệp, ảnh hưởng lớn đến năng suất làm việc của lực lượng bán hàng. Việc quản lý và tổ chức lực lượng bán hàng của doanh nghiệp đạt kết quả cao nếu hệ thống truyền tin hiện đại, hệ thống kiểm soát tốt. 1.3.2 Môi trường bên trong doanh nghiệp - Kinh nghiệm và năng lực của nhà quản trị bán hàng : Đây là nhân tố tác động trực tiếp và mạnh mẽ tới công tác tổ chức LLBH của doanh nghiệp. Trình độ của lực lượng bán hàng, thể hiện được hiệu quả của công tác tổ chức lực lượng bán hàng. Nhà quản trị có năng lực, kiến thức sẽ biết cách thu thập thông tin, phân tích và xử lý thông tin trong mọi tình huống để bố trí và sắp xếp lực lượng bán hàng tại thời điểm đó một cách hiệu quả. Đồng thời nhà quản trị có năng lực, kinh nghiệm sẽ nắm bắt được trình độ, tâm lý nhân viên của mình để từ đó bố trí công việc phù hợp năng lực, sở thích của nhân viên. - Đội ngũ lực lượng bán hàng của doanh nghiệp : Như chúng ta đã biết doanh nghiệp muốn thành công phải có đầu ra tốt mà LLBH lại tiếp quản và hỗ trợ đầu ra đấy. Vì vậy, nếu lực lượng bán hàng có trình độ, kiến thức và kinh nghiệm thì công tác tổ chức bán hàng dễ dàng hơn. Nhưng nếu lực lượng bán hàng không có trình độ, chưa hiểu biết về bán hàng và sản phẩm thì công tác tổ chức diễn ra khó khăn và hiệu quả thấp, tồn chi phí cho đào tạo và huấn luyện. Đội ngũ nhân viên bán hàng của công ty có năng lực, phẩm chất, lòng yêu công việc thì khi đó việc bố trí lực lượng bán hàng sẽ rất thuận lợi và hiệu quả. - Tài chính: Đây là nhân tố tác động mạnh đến công tác bố trí và tổ chức LLBH. Doanh nghiệp nào tài chính vững mạnh thì, nhân viên bán hàng của công ty sẽ được đào tạo nhân viên tốt hơn. Đồng thời đãi ngộ cũng tốt hơn, Vì vậy kích thích được lực lượng bán hàng làm việc hiệu quả. Nên công tác tổ chức lực lượng bán hàng sẽ đạt chất lượng cao hơn. - Cơ sở vật chất kỹ thuật : Doanh nghiệp đầu tư nhiều cho máy móc, thiết bị phục vụ bán hàng hiện đại hơn sẽ giúp cho công tác tổ chức lực lượng bán hàng dễ dàng và hiệu quả hơn. Do đó công tác kiểm tra, kiểm soát chất lượng nhân viên bán hàng sẽ đúng và chính xác. - Mục tiêu và chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp : Tùy từng doanh nghiệp, từng thời điểm mà có những mục tiêu theo đuổi khác nhau. Nếu doanh nghiệp theo đuổi mục tiêu lợi nhuận sẽ tìm cách giảm chi phí nhân sự vì vậy việc tổ chức LLBH cũng sẽ đơn giản. Nhưng nếu doanh nghiệp nào theo đuổi mục tiêu doanh số thì cần nhiều LLBH hơn, nên công tác tổ chức lực lượng bán hàng cũng phức tạp hơn. - Mặt khác, doanh nghiệp có chiến lược phát triển khác nhau cũng sẽ ảnh hưởng đến công tác tổ chứcLLBH. Doanh nghiệp theo đuổi chiến lược phát triển thị trường theo địa lý sẽ tổ chức lực lượng bán hàng theo khu vực địa lý, còn nếu doanh nghiệp theo đuổi chiến lược phát triển thị trường theo khách hàng sẽ tổ chức lực lượng bán hàng theo khách hàng… 1.3.3 Môi trường bên ngoài doanh nghiệp - Khách hàng : Là lực lượng quyết định sự thành công hay thất bại của doanh nghiệp, doanh nghiệp muốn đứng vững trên thị trường thì phải tạo được uy tín và lòng tin của khách hàng. Vì vậy khách hàng có ảnh hưởng lớn đến cơ cấu tổ chức LLBH của doanh nghiệp. Việc tổ chức LLBH phải phù hợp với thói quen, phương tiện và cách thức mua hàng của khách hàng. Do đó doanh nghiệp phải thường xuyên huấn luyện, đào tạo LLBH nhằm phục vụ tốt khách hàng của doanh nghiệp. - Đối thủ cạnh tranh: Doanh nghiệp tham gia thị trường đồng nghĩa với việc sẽ tham gia vào cuộc chiến để giành miếng bánh thị phần và hình ảnh trên thị trường. Nên doanh nghiệp phải nâng cao chất lượng công tác tổ chức lực lượng bán hàng để phát huy triệt để lợi thế của mình. Từ đó thu hút khách hàng đánh bại đối thủ cạnh tranh của doanh nghiệp. Trong kinh doanh cạnh tranh sẽ làm thị trường thêm sôi động và hoàn thiện hơn đội ngũ nhân viên của doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp nâng cao công tác tổ chức lực lượng bán hàng đạt hiệu quả tuyệt đối CHƯƠNG II : PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU VÀ CÁC KẾT QUẢ PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC LỰC LƯỢNG BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN SẢN XUẤT- XUẤT NHẬP KHẨU DỆT MAY. 2.1 ĐÁNH GIÁ TỔNG QUAN VỀ DOANH NGHIỆP VÀ CÁC NHÂN TỐ ẢNH HƯỞNG ĐẾN LỰC LƯỢNG BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN SẢN XUẤT VÀ XUẤT NHẬP KHẨU DỆT MAY a. Giới thiệu chung về công ty Công ty cổ phần Sản xuất - Xuất nhập khẩu Dệt may được chuyển đổi sang cổ phần hòa theo Quyết định số 2414/QĐ-BCN ngày 12/7/2007 của Bộ Công nghiệp. Tiền thân là Công ty Sản xuất - Xuất nhập khẩu Dệt May thành lập trên trên cơ sở hợp nhất hai đơn vị là: Công ty Xuất nhập khẩu Dệt May và Công ty Dịch vụ Thương mại số 1 Tên Công ty : CÔNG TY CỔ PHẦN SẢN XUẤT - XUẤT NHẬP KHẨU DỆT MAY Tên tiếng anh: TEXTILE – GARMENT IMPORT - EXPORT AND PRODUCTION JOINT STOCK CORPORATION. Tên giao dịch : VINATEXIMEX Trụ sở chính đặt tại : Số 20, Lĩnh Nam, Hoàng Mai, Hà Nội Mã số thuế : 0102405830 Số điện thoại : (84-4) 36335586 Fax : (84-4) 38624620 E - mail : [email protected] Website : www.vinateximex.com.vn - Chi nhánh tại thành phố Hải Phòng Số 315 đường Đà Nẵng, quận Ngô Quyền, thành phố Hải Phòng ĐT, Fax : (84-31) 3.766.073 - Văn phòng đại diện tại thành phố Hồ Chí Minh Số 298C/12 Nguyễn Tất Thành, P13, Q4, thành phố Hồ Chí Minh ĐT, Fax : (84-8) 6.261.5822 b. Quá trình hình thành và phát triển Năm 1977, Tổng Công ty Dệt May Việt Nam được thành lập với 5 ban và quản lý 64 đơn vị thành viên. Trước một số khó khăn trong công tác điều hành quản lý của Tổng Công ty, ngày 8/6/2000, Công ty Xuất nhập khẩu Dệt May là đơn vị thành viên hạch toán phụ thuộc, được thành lập theo Quyết định số 37/2000/QĐ-BCN của Bộ Công Nghiệp trên cơ sở tổ chức lại Ban Xuất nhập khẩu của Tổng Công ty Dệt May Việt Nam. Thực hiện lộ trình sắp xếp các doanh nghiệp và tái cơ cấu tập đoàn, Tổng Công ty Dệt May Việt Nam (nay là Tập Đoàn Dệt May Việt Nam – Vinatex) đã quyết định hợp nhất Công ty XNK Dệt May và Công ty Dịch vụ thương mại số 1 thành CÔng ty Sản xuất – Xuất nhập khẩu Dệt May theo Quyết định số 87/QĐ-HĐQT ngày 21/02/2006 của HĐQT Vinatex Tiếp tục thực hiện lộ trình tái cơ cấu của Vinatex, ngày 01/10/2007 Công ty Sản xuất – Xuất nhập khẩu Dệt May đã chuyển sang hoạt động theo hình thức công ty cổ phần theo Quyết định số 2414/QĐ-BCN ngày 12/07/2007 của Bộ Công Nghiệp. Công ty Cổ phần Sản xuất – Xuất nhập khẩu Dệt May hoạt động theo Giấy Chứng nhận đăng ký kinh doanh số 0103020072 do Sở Kế hoạch và Đầu tư Hà Nội cấp ngày 17/10/2007 với vốn điều lệ là 35 tỷ đồng. c. Chức năng, nhiệm vụ của doanh nghiệp Là một chủ thể độc lập trong nền kinh tế, chức năng và nhiệm vụ của công ty cổ phần sản xuất và xuất nhập khẩu dệt may là: Huy động và sử dụng vốn có hiệu quả trong việc phát triển sản xuất kinh doanh thương mại, nhằm đạt mục tiêu hiệu quả và lợi nhuận tối đa, tạo việc làm ổn định cho người lao động, tăng lợi tức cho các cổ đông, đóng góp ngân sách nhà nước và phát triển Công ty. Chấp hành đầy đủ chính sách, chế độ, pháp luật của Nhà nước và các quy định của Bộ Tài Chính cũng như Bộ Công Thương. Quản lý đội ngũ CBCNVC của Công ty theo chính sách chế độ của Nhà nước, chăm lo đời sống vật chất và tinh thần cho CBCNVC bồi dưỡng và nâng cao cho họ về trình độ văn hóa và chuyên môn nghiệp vụ. Quản lý sử dụng vốn kinh doanh, cơ sở vật chất đúng chính xác hiểu quả kinh tế cao đảm bảo phát triển vốn với nhiều hình thức thích hợp Công ty cung cấp về các mặt hàng Sợi, Vải, Sản phẩm May và vật tư phụ tùng cho những đơn vị sản xuất và người tiêu dùng tại Hà Nội và trên thị trường toàn quốc thông qua các hình thức: Mua bán trực tiếp, Đại lý, Cửa hàng giới thiệu sản phẩm của Công ty. Công ty xuất nhập khẩu các sản phẩm, vật tư phụ tùng thuộc ngành dệt và may mặc. Qua nhiều năm sản xuất kinh doanh hàng xuất khẩu, Công ty đã có mối quan hệ kinh doanh tốt đối với nhiều khách hàng tại CHLB Đức, Nhật Bản… d. Sơ đồ cơ cấu tổ chức ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ ĐÔNG HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ BAN KIỂM SOÁT BAN TỔNG GIÁM ĐỐC KHỔI VĂN PHÒNG, QUẢN LÝ KHỐI KINH DOANH Phòng Tổ chức Hành chánh KHỐI SẢN XUẤT Phòng KD XNK Tổng hợp Trung tâm Thiết kế Mẫu và Thời trang Phòng Tài chính Kế toán Phòng KD nội địa Phòng Kế hoạch Thị trường Phòng KD XNK Vât tư Chi nhánh Hải Phòng Văn phòng đại diện TP.HCM Phòng KD XNK Nguyên phụ liệu Phòng XT và PT Dự án Phòng XNK Dệt May I Phòng XNK Dệt May II Trung tâm Thương mại Dệt May (Nguồn: Phòng Tổ chức Hành chính) Từ mô hình cấu trúc tổ chức, thông tin về bộ máy lãnh đạo doanh nghiệp phản ánh như sau: Hội đồng Quản trị STT Họ và Tên Chức vụ Thời gian công tác 1 Bà Phạm Nguyên Hạnh Chủ tịch HĐQT Từ 28/09/2007– nay 2 Ông Nguyễn Ngọc Dũng Ủy viên HĐQT Từ 28/09/2007– nay