Tài liệu Hoàn thiện công tác tổ chức lực lượng bán hàng của công ty cổ phần truyền thông việt nam

GVHD: Th.S Nguyễn Thị Thanh Tâm nghiệp i Khoa: Quản trị doanh TÓM LƯỢC 1. Tên đề tài “Hoàn thiện công tác tổ chức lực lượng bán hàng của công ty cổ phần truyền thông Việt Nam” 2. Giáo viên hướng dẫn: Thạc sỹ Nguyễn Thị Thanh Tâm 3. Sinh viên thực hiện Họ và tên: Đỗ Thế Dương Lớp: K46A2 Mã sv: 10D100074 4. Thời gian thực hiện: Từ 22/02/2014 đến 24/04/2014 5. Mục tiêu nghiên cứu đề tài  Hệ thống hóa các vấn đề lý luận cơ bản liên quan đến công tác tổ chức lực lượng bán hàng  Nghiên cứu thực trạng công tác tổ chức lực lượng bán hàng tại công ty cổ phần truyền thông Việt Nam.  Đề xuất giải pháp để hoàn thiện công tác tổ chức lực lượng bán hàng tại công ty cổ phần truyền thông Việt Nam. SVTH: Đỗ Thế Dương MSV: 10D100074 GVHD: Th.S Nguyễn Thị Thanh Tâm nghiệp ii Khoa: Quản trị doanh LỜI CẢM ƠN Trước hết em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến toàn thể Quý thầy cô trường Đại học thương mại, Quý thầy cô khoa Quản trị doanh nghiệp thương mại đã dạy dỗ, truyền đạt những kiến thức quý báu cho em trong suốt 4 năm học tập và rèn luyện tại trường. Em xin cảm ơn cô Nguyễn Thị Thanh Tâm, người đã nhiệt tình hướng dẫn em thực hiện khóa luận tốt nghiệp này. Em xin chân thành cảm ơn ban lãnh đạo và các anh chị trong công ty cổ phần truyền thông Việt Nam đã tạo điều kiện thuận lợi cho em được thực tập tại công ty, được tiếp xúc thực tế, giải đáp thắc mắc, giúp em hiểu biết về công việc trong suốt quá trình thực tập. Với vốn kiến thức hạn hẹp và thời gian thực tập tại công ty có hạn nên em không thể tránh khỏi những thiếu sót. Rất mong nhận được ý kiến đóng góp, phê bình của thầy cô và các anh chị trong công ty cổ phần truyền thông Việt Nam. Đó sẽ là hành trang quý giá giúp em hoàn thiện kiến thức của mình sau này SVTH: Đỗ Thế Dương MSV: 10D100074 GVHD: Th.S Nguyễn Thị Thanh Tâm nghiệp iii Khoa: Quản trị doanh MỤC LỤC TÓM LƯỢC.................................................................................................................. i LỜI CẢM ƠN..............................................................................................................ii MỤC LỤC................................................................................................................... iii DANH MỤC BẢNG BIỂU.........................................................................................vi DANH MỤC SƠ ĐỒ..................................................................................................vii DANH MỤC BẢNG BIỂU.......................................................................................viii DANH MỤC SƠ ĐỒ...................................................................................................ix DANH MỤC BIỂU ĐỒ...............................................................................................x PHẦN MỞ ĐẦU..........................................................................................................1 1. Tính cấp thiết của đề tài..........................................................................................1 2. Tổng quan tình hình nghiên cứu.............................................................................1 3. Mục tiêu nghiên cứu của đề tài...............................................................................2 4. Phạm vi nghiên cứu của đề tài................................................................................2 5. Phương pháp nghiên cứu........................................................................................2 5.1. Phương pháp thu thập dữ liệu...............................................................................2 5.1.1. Phương pháp thu thập dữ liệu sơ cấp................................................................2 5.1.1.1. Phương pháp điều tra khảo sát.......................................................................3 5.1.1.2. Phương pháp phỏng vấn..................................................................................3 5.1.2. Phương pháp thu thập dữ liệu thứ cấp..............................................................4 5.2. Phương pháp phân tích dữ liệu.............................................................................4 5.2.1. Phương pháp so sánh.........................................................................................4 5.2.2. Phương pháp thống kê........................................................................................4 5.2.3. Phương pháp phân tích, tổng hợp, đánh giá......................................................4 6. Kết cấu đề tài............................................................................................................ 5 CHƯƠNG 1: MỘT SỐ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ ĐỀ TÀI “ HOÀN THIỆN CÔNG TÁC TỔ CHỨC LỰC LƯỢNG BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TRUYỀN THÔNG VIỆT NAM”................................................................................6 1.1. Các khái niệm có liên quan đến công tác tổ chức lực lượng bán hàng trong DNTM........................................................................................................................... 6 1.1.1. Khái niệm bán hàng............................................................................................6 1.1.2. Khái niệm quản trị bán hàng..............................................................................6 1.1.3. Khái niệm lực lượng bán hàng..........................................................................7 1.1.4. Khái niệm tổ chức lực lượng bán hàng..............................................................7 1.1.5. Khái niệm quy mô và định mức của lực lượng bán hàng..................................8 1.1.6. Khái niệm tuyển dụng lực lượng bán hàng.......................................................8 1.1.7. Khái niệm Huấn luyện, đào tạo lực lượng bán hàng........................................8 1.1.8. Khái niệm tạo động lực cho lực lượng bán hàng...............................................8 1.2. Các nội dung của công tác tổ chức lực lượng bán hàng trong DNTM..............8 1.2.1. Phân loại lực lượng bán hàng............................................................................8 1.2.2. Xác định quy mô và định mức lực lượng bán hàng.........................................10 1.2.3. Tuyển dụng lực lượng bán hàng......................................................................12 1.2.4. Huấn luyện, đào tạo lực lượng bán hàng........................................................13 1.2.5. Tạo động lực cho lực lượng bán hàng.............................................................14 SVTH: Đỗ Thế Dương MSV: 10D100074 GVHD: Th.S Nguyễn Thị Thanh Tâm nghiệp iv Khoa: Quản trị doanh 1.3. Ảnh hưởng của nhân tố môi trường đến công tác tổ chức lực lượng bán hàng trong DNTM............................................................................................................... 15 1.3.1. Nhân tố bên trong doanh nghiệp......................................................................15 1.3.2. Các nhân tố bên ngoài doanh nghiệp...............................................................15 CHƯƠNG 2: PHÂN TÍCH VÀ ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC LỰC LƯỢNG BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TRUYỀN THÔNG VIỆT NAM.................................................................................................17 2.1. Khái quát về công ty cổ phần truyền thông Việt Nam.....................................17 2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển của công ty cổ phần truyền thông Việt Nam............................................................................................................................. 17 2.1.2. Chức năng và nhiệm vụ của công ty cổ phần truyền thông Việt Nam............17 2.1.3. Sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty cổ phần truyền thông Việt Nam.................18 ( Nguồn: Phòng nhân sự).............................................................................................18 Đại hội đồng cổ đông(ĐHĐCĐ)................................................................................18 2.1.4. Ngành nghề kinh doanh của công ty cổ phần truyền thông Việt Nam...........20 2.1.5. Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty cổ phần truyền thông Việt Nam..21 2.2. Phân tích và đánh giá thực trạng của công tác tổ chức lực lượng bán hàng tại công ty cổ phần truyền thông Việt Nam...................................................................23 2.2.1. Các loại lực lượng bán hàng hiện nay của công ty cổ phần truyền thông Việt Nam. ..................................................................................................................................... 23 2.2.2. Thực trạng công tác xác định quy mô và định mức lực lượng bán hàng tại công ty cổ phần truyền thông Việt Nam.....................................................................24 2.2.3. Thực trạng công tác tuyển dụng lực lượng bán hàng tại công ty cổ phần truyền thông Việt Nam................................................................................................26 2.2.4. Thực trạng công tác huấn luyện, đào tạo lực lượng bán hàng tại công ty côt phần truyền thông Việt Nam......................................................................................28 2.2.5. Thực trạng công tác tạo động lực cho lực lượng bán hàng tại công ty cổ phần truyền thông Việt Nam................................................................................................29 2.3. Các kết luận về thực trạng công tác tổ chức lực lượng bán hàng tại công ty cổ phần truyền thông Việt Nam.....................................................................................31 2.3.1. Thành công trong công tác tổ chức lực lượng bán hàng tại công ty cổ phần truyền thông Việt Nam................................................................................................31 2.3.2. Hạn chế và nguyên nhân trong công tác tổ chức lực lượng bán hàng tại công ty cổ phần truyền thông Việt Nam..............................................................................32 CHƯƠNG 3: ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC TỔ CHỨC LỰC LƯỢNG BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TRUYỀN THÔNG VIỆT NAM................................................................................34 3.1. Phương hướng hoạt động của công ty trong công tác tổ chức lực lượng bán hàng tại công ty cổ phần truyền thông Việt Nam....................................................34 SVTH: Đỗ Thế Dương MSV: 10D100074 GVHD: Th.S Nguyễn Thị Thanh Tâm nghiệp v Khoa: Quản trị doanh 3.1.1. Mục tiêu của công ty cổ phần truyền thông Việt Nam.....................................34 3.1.2. Phương hướng hoạt động của công ty cổ phần truyền thông Việt Nam.........34 3.2. Quan điểm giải quyết công tác tổ chức lực lượng bán hàng tại công ty cổ phần truyền thông Việt Nam....................................................................................35 3.2.1. Quan điểm của ban lãnh đạo công ty...............................................................35 3.2.2. Quan điểm của cá nhân....................................................................................35 3.3. Các đề xuất, kiến nghị để giải quyết vấn đề “ Hoàn thiện công tác tổ chức lực lượng bán hàng tại công ty truyền thông Việt Nam”..............................................35 3.3.1. Tiếp tục điều chỉnh quy mô cơ cấu, lực lượng bán hàng một cách hợp lý......35 3.3.2. Xác định định mức phù hợp cho lực lượng bán hàng.....................................36 3.3.3. Hoàn thiện chính sách tuyển dụng lực lượng bán hàng.................................37 3.3.4. Xây dựng một chương trình huấn luyện linh hoạt hơn cho lực lượng bán hàng..40 3.3.5. Tạo động lực mạnh mẽ hơn cho lực lượng bán hàng......................................42 KẾT LUẬN................................................................................................................44 SVTH: Đỗ Thế Dương MSV: 10D100074 GVHD: Th.S Nguyễn Thị Thanh Tâm nghiệp vi Khoa: Quản trị doanh DANH MỤC BẢNG BIỂU Số bảng Tên bảng biểu biểu Bảng 2.1 Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty cổ phần truyền thông Việt Nam Bảng 2.2 trong ba năm 2010, 2011, 2012 Bảng định mức doanh thu theo tháng của lực lượng bán hàng tại công ty cổ Bảng 2.3 phần truyền thông Việt Nam năm 2013. Bảng tính lương công ty Bảng 3.1 Số lượng cần người bổ sung cho lực lượng bán hàng Bảng 3.2 Đề xuất bảng định mức theo tháng của lực lượng bán hàng tại công ty cổ Bảng 3.3 phần truyền thông Việt Nam. Đề xuất bảng tính lương cho công ty. SVTH: Đỗ Thế Dương MSV: 10D100074 GVHD: Th.S Nguyễn Thị Thanh Tâm nghiệp vii Khoa: Quản trị doanh DANH MỤC SƠ ĐỒ Số hiệu Sơ đồ 2.1 Tên sơ đồ Đề xuất bảng định mức theo tháng của lực lượng bán hàng tại công ty cổ phần truyền thông Việt Nam. Sơ đồ 3.1 Đề xuất quy trình tuyển dụng cho công ty Sơ đồ 3.2 Sơ đồ 3.3. Đề xuất quy trình đào tạo lực lượng bán hàng. Đề xuất quy trình tạo động lực cho lực lượng bán hàng tại công ty cổ phần truyền thông Việt Nam. SVTH: Đỗ Thế Dương MSV: 10D100074 GVHD: Th.S Nguyễn Thị Thanh Tâm nghiệp viii Khoa: Quản trị doanh DANH MỤC BẢNG BIỂU Số bảng biểu Tên bảng biểu Bảng 2.1 Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty cổ phần truyền thông Việt Nam Bảng 2.2 trong ba năm 2010, 2011, 2012 Bảng định mức doanh thu theo tháng của lực lượng bán hàng tại công ty cổ phần truyền thông Việt Nam năm 2013. Bảng 2.3 Bảng tính lương công ty Bảng 3.1 Số lượng cần người bổ sung cho lực lượng bán hàng Bảng 3.2 Đề xuất bảng định mức theo tháng của lực lượng bán hàng tại công ty cổ Bảng 3.3 phần truyền thông Việt Nam. Đề xuất bảng tính lương cho công ty. SVTH: Đỗ Thế Dương MSV: 10D100074 GVHD: Th.S Nguyễn Thị Thanh Tâm nghiệp ix Khoa: Quản trị doanh DANH MỤC SƠ ĐỒ Số hiệu Sơ đồ 2.1 Tên sơ đồ Đề xuất bảng định mức theo tháng của lực lượng bán hàng tại công ty cổ phần truyền thông Việt Nam. Sơ đồ 3.1 Đề xuất quy trình tuyển dụng cho công ty Sơ đồ 3.2 Đề xuất quy trình đào tạo lực lượng bán hàng. Sơ đồ 3.3. Đề xuất quy trình tạo động lực cho lực lượng bán hàng tại công ty cổ phần truyền thông Việt Nam. SVTH: Đỗ Thế Dương MSV: 10D100074 GVHD: Th.S Nguyễn Thị Thanh Tâm nghiệp x Khoa: Quản trị doanh DANH MỤC BIỂU ĐỒ Số hiệu Biểu đồ 2.1 Tên biểu đồ Các loại lực lượng bán hàng của công ty cổ phần truyền thông Biểu đồ 2.2 Việt Nam Ảnh hưởng của công tác xác định quy mô lực lượng bán hàng tới công tác tổ chức LLBH tại công ty cổ phần truyền thông Việt Nam SVTH: Đỗ Thế Dương MSV: 10D100074 GVHD: Th.S Nguyễn Thị Thanh Tâm nghiệp 1 Khoa: Quản trị doanh PHẦN MỞ ĐẦU 1. Tính cấp thiết của đề tài Toàn cầu hóa và hội nhập quốc tế đang là xu hướng chung của thế giới. Tiến trình hội nhập và sự tham gia chính thức của Việt Nam vào Tổ chức Thương mại Thế Giới WTO đã mang lại những cơ hội và thách thức mà doanh nghiệp phải vượt qua. Các doanh nghiệp phải có chiến lược phù hợp để thích nghi với môi trường kinh doanh mới, qua đó mới có thể tồn tại được trong nền kinh tế khó khăn và cạnh tranh đầy khốc liệt như hiện nay. Đất nước ta đang trong tiến trình hội nhập, nền kinh tế có nhiều chuyển biến phức tạp. Để có thể tồn tại và phát triển, doanh nghiệp phải tìm cách tối đa hóa hiệu quả sản xuất kinh doanh của mình trên cơ sở sử dụng tốt tất cả các yếu tố nguồn lực đầu vào, trong đó có nguồn nhân lực. Nhân lực là nguồn lực quyết định sự hiệu quả của tất cả các nguồn lực khác trong doanh nghiệp cũng như trong từng bộ phận. Bộ phận bán hàng cũng không hề nằm ngoài quy luật này. Lực lượng bán hàng là cầu nối hết sức quan trọng giữa doanh nghiệp và khách hàng, họ thực hiện sứ mệnh của doanh nghiệp trong việc tiếp xúc, đàm phán và thỏa thuận với khách hàng. Có thể nói, hình ảnh của doanh nghiệp được thể hiện rất rõ ràng thông qua thái độ cũng như khả năng làm việc của lực lượng bán hàng. Chính vì vậy, công tác tổ chức lực lượng bán hàng ngày càng trở nên quan trọng, và là một trong những nhân tố quyết định trực tiếp đến thành công của công ty. Qua quá trình tìm hiểu hoạt động của công ty cổ phần truyền thông Việt Nam, em nhận thấy công tác tổ chức lực lượng bán hàng hàng tại đây còn rất nhiều điểm bất cập. Do đó ảnh hưởng xấu đến tình hình kinh doanh của công ty. Xuất phát từ những điều đã trình bày ở trên, em quyết định chọn đề tài của mình là: “Hoàn thiện công tác tổ chức lực lượng bán hàng của công ty cổ phần truyền thông Việt Nam” 2. Tổng quan tình hình nghiên cứu Trong những năm gần đây, có rất nhiều đề tài nghiên cứu về công tác tổ chức LLBH của một công ty sản xuất, rất nhiều ý kiến cho rằng sản phẩm là yếu tố hàng đầu nên được quan tâm tại một công ty sản xuất, tuy nhiên, với nền kinh tế như hiện nay, LLBH cũng là một trong những yếu tố xứng đáng nhận được sự quan tâm từ các nhà quản trị, lực lượng này cần được quan tâm nghiên cứu để có cái nhìn đúng đắn SVTH: Đỗ Thế Dương MSV: 10D100074 GVHD: Th.S Nguyễn Thị Thanh Tâm nghiệp 2 Khoa: Quản trị doanh hơn. Qua nghiên cứu đề tài, em nhận thấy có những đề tài nghiên cứu tương tự liên quan đến đề tài này: - Đặng Văn Quý, (2011). Luận văn tốt nghiệp “Hoàn thiện công tác tổ chức lực lượng bán hàng cho sản phẩm dầu nhớt Halotec và dầu trung tư động cơ của công ty cổ phần Phương Hải Long”. - Trần Hải Trung, (2009), Luận văn tốt nghiệp “Hoàn thiện tổ chức lực lượng bán hàng tại Công ty cổ phần hoá chất công nghiệp Tân Long”. - Luận văn tốt nghiệp,Trần Thùy Dương 2006: “Hoàn thiện tổ chức lực lượng bán hàng tại công ty cổ phần phát triển văn hóa thông tin Đất Việt”. 3. Mục tiêu nghiên cứu của đề tài. - Hệ thống hóa cơ sở lý luận về tổ chức lực lượng bán hàng tại công ty cổ phần truyền thông Việt Nam. - Phân tích đánh giá thực trạng công tác tổ chức lực lượng bán hàng tại công ty cổ phần truyền thông Việt Nam. - Đề xuất giải pháp để hoàn thiện tổ chức lực lượng bán hàng tại công ty cổ phần truyền thông Việt Nam. 4. Phạm vi nghiên cứu của đề tài. - Về mặt thời gian: Nghiên cứu thực trạng công tác tổ chức lực lượng bán hàng tại Công ty cổ phần truyền thông Việt Nam, giai đoạn 2011 – 2013, trong đó lấy năm 2013 là năm phân tích. Thông qua đó nhìn nhận những mặt đã làm được, những mặt còn tồn tại và nguyên nhân của những thành công cũng như những tồn tại đó tại Công ty CP công nghiệp và truyền thông Việt Nam. - Về mặt không gian: nghiên cứu và khảo sát thực trạng hoạt động kinh doanh của công ty cổ phần truyền thông Việt Nam trong đó lấy bộ phận bán hàng, cụ thể là nhân viên kinh doanh của công ty làm đối tượng nghiên cứu chủ yếu. 5. Phương pháp nghiên cứu. 5.1. Phương pháp thu thập dữ liệu. 5.1.1. Phương pháp thu thập dữ liệu sơ cấp. Khái niệm dữ liệu sơ cấp: Là những dữ liệu không có sẵn, phải tiến hành thu thập thông tin tại hiện trường thực tế thông qua các cuộc điều tra, thăm dò thị trường, khách hàng. SVTH: Đỗ Thế Dương MSV: 10D100074 GVHD: Th.S Nguyễn Thị Thanh Tâm nghiệp 3 Khoa: Quản trị doanh 5.1.1.1. Phương pháp điều tra khảo sát. * Khái niệm: là phương pháp thu thập dữ liệu sơ cấp về vấn đề nghiên cứu thông qua một hệ thống câu hỏi dạng trắc nghiệm đóng hoặc mở được chuẩn bị sẵn trên giấy, người được hỏi sẽ trả lời bằng cách viết trong một thời gian nhất định. * Mục đích của phương pháp: Trên cơ sở các phiếu điều tra đã phát cho các cá nhân, bộ phận liên quan nhằm thu thập các thông tin liên quan đến công tác tổ chức lực lượng bán hàng tại Vccorp. * Cách thức tiến hành: Theo 4 bước: + Bước 1: Xây dựng mẫu phiếu điều tra + Bước 2: Phát phiếu cho các đối tượng cần điều tra, tổng số phiếu đã phát là 6, bao gồm các ông bà: 1. Ông Nguyễn Văn Tuấn - Giám đốc khối thương mại điện tử. 2. Ông Nguyễn Đăng Ngọc – Giám đốc khối admicro 3. Ông Nguyễn Ngọc Tuấn – Trưởng Phòng hành chính. 4. Ông Phùng Văn Dương – Trưởng phòng kinh doanh. 5. Bà Bùi Thanh Nhàn– Nhân viên kinh doanh. 6. Ông Phạm Văn Huy – Nhân viên kinh doanh. + Bước 3: Thu hồi các phiếu đã phát: Sau thời gian 5 ngày (tính từ ngày bắt đầu phát phiếu) sẽ tiến hành thu lại 6 phiếu đã phát, cụ thể phiếu của ai, ở bộ phận nào sẽ được thu tại phòng làm việc của người đó. Đồng thời kiểm tra các câu trả lời trên các phiếu điều tra đã phát. + Bước 4: Tổng hợp các phiếu điều tra: Các phiếu điều tra được tổng hợp theo 4 nội dung: xác định hạn ngạch và quy mô lực lượng bán hàng, tuyển dụng lực lượng bán, đào tạo huấn luyện lực lượng bán và tạo động lực cho lực lượng bán. 5.1.1.2. Phương pháp phỏng vấn. * Mục đích của phương pháp: Thông qua phương pháp phỏng vấn sẽ giúp tìm hiểu sâu hơn công tác tổ chức lực lượng bán hàng tại Công ty. * Cách thức tiến hành phỏng vấn: Các bước tiến hành phỏng vấn: - Bước 1: Xây dựng bảng câu hỏi phỏng vấn. - Bước 2: Lên danh sách và lịch hẹn các đối tượng muốn phỏng vấn. Phỏng vấn đối với các ông, bà sau: SVTH: Đỗ Thế Dương MSV: 10D100074 GVHD: Th.S Nguyễn Thị Thanh Tâm nghiệp 4 Khoa: Quản trị doanh Ông Nguyễn Văn Tuấn – Giám đốc khối thương mại điện tử. Ông Phùng Văn Dương – Trưởng phòng kinh doanh (TPKD) - Bước 3: Tiến hành phỏng vấn các đối tượng: Tiến hành phỏng vấn tại nơi làm việc của các chuyên gia. - Bước 4: Tổng hợp kết quả phỏng vấn: Kết quả phỏng vấn được tổng hợp theo 4 nội dung: xác định quy mô và định mức của lực lượng bán hàng, tuyển dụng lực lượng bán, đào tạo huấn luyện lực lượng bán và tạo động lực cho lực lượng bán. 5.1.2. Phương pháp thu thập dữ liệu thứ cấp. * Khái niệm: Là những dữ liệu đã có sẵn do những người khác đã thu thập và xử lý thông tin. Dữ liệu thứ cấp có nguồn nội bộ hoặc nguồn từ bên ngoài. * Mục đích: Thu thập dữ liệu qua các báo cáo, tổng hợp … của doanh nghiệp để tìm hiểu về hoạt động kinh doanh nói chung và công tác tổ chức lực lượng bán hàng nói riêng. * Cách thức tiến hành: Việc thực hiện bao gồm các bước: - Bước 1: Thu thập dữ liệu: Các dữ liệu thứ cấp được thu thập tại các phòng ban, bộ phận như: Phòng kế toán, phòng hành chính nhân sự, phòng kinh doanh… - Bước 2: Xử lý dữ liệu. Tiến hành sắp xếp, phân loại các dữ liệu đã thu thập được. - Bước 3: Phân tích dữ liệu.Lập bảng phân tích dữ liệu và đưa ra nhận xét, phát hiện qua phân tích. 5.2. Phương pháp phân tích dữ liệu. 5.2.1. Phương pháp so sánh. Phương pháp so sánh dùng để so sánh kết quả hoạt động kinh doanh của công ty ở các năm để thấy được sự tăng trưởng và phát triển của hoạt động sản xuất kinh của công ty qua các năm. Từ đó đưa ra nhận xét toàn diện về tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. 5.2.2. Phương pháp thống kê. Phương pháp thống kê được sử dụng để thống kê các dữ liệu thu thập được từ phiếu điều tra trắc nghiệm, thống kê ý kiến phỏng vấn của các đối tượng được phỏng vấn , số liệu kết quả kinh doanh qua các năm. 5.2.3. Phương pháp phân tích, tổng hợp, đánh giá. Phương pháp phân tích, tổng hợp, đánh giá được sử dụng nhằm phân tích, chọn lọc, đánh giá những thông tin từ phiếu điều tra, phỏng vấn và các dữ liệu thu thập SVTH: Đỗ Thế Dương MSV: 10D100074 GVHD: Th.S Nguyễn Thị Thanh Tâm nghiệp 5 Khoa: Quản trị doanh được. Từ đó, tổng hợp, đánh giá kết quả để có cái nhìn cụ thể và chi tiết nhất, sử dụng thông tin chính xác và phù hợp nhất cho đề tài nghiên cứu. 6. Kết cấu đề tài. Ngoài các phần như Tóm lược, Lời cảm ơn, Phần mở đầu, Mục lục, Danh mục các bảng biểu, Danh mục từ viết tắt, Kết luận, Phụ lục và Danh mục tài liệu tham khảo dùng cho quá trình viết luận văn thì luận văn của em được kết cấu gồm 3 phần chính: Chương 1: Một số lý luận cơ bản về đề tài: “ Hoàn thiện công tác tổ chức lực lượng bán hàng tại công ty cổ phần truyền thông Việt Nam”. Chương 2: Phân tích và đánh giá thực trạng công tác tổ chức lực lượng bán hàng tại công ty cổ phần truyền thông Việt Nam Chương 3: Đề xuất giải pháp và kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác tổ chức lực lượng bán hàng tại công ty cổ phần truyền thông Việt Nam. SVTH: Đỗ Thế Dương MSV: 10D100074 GVHD: Th.S Nguyễn Thị Thanh Tâm nghiệp 6 Khoa: Quản trị doanh CHƯƠNG 1: MỘT SỐ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ ĐỀ TÀI “ HOÀN THIỆN CÔNG TÁC TỔ CHỨC LỰC LƯỢNG BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TRUYỀN THÔNG VIỆT NAM”. 1.1. Các khái niệm có liên quan đến công tác tổ chức lực lượng bán hàng trong DNTM. 1.1.1. Khái niệm bán hàng. Có nhiều cách hiểu khác nhau. Cụ thể là : Theo giáo trình quản trị tác nghiệp DNTM- Trường đại học thương mại: “Bán hàng là quá trình bên bán tìm hiểu, gợi mở, khám phá và thỏa mãn những nhu cầu hay ước muốn của bên mua để đáp ứng quyền lợi lâu dài của cả hai bên. Bên bán có thể được hiểu là cá nhân hoặc doanh nghiệp.” Theo James M. Comer, Quản trị bán hàng ( 2002 ): “Bán hàng là hoạt động mang tính cá nhân trong đó người bán tìm hiểu, khám phá, gợi tạo và đáp ứng những nhu cầu hay ước muốn của người mua nhằm thực hiện quyền lợi thỏa đáng, lâu dài của hai bên.” 1.1.2. Khái niệm quản trị bán hàng. Quản trị bán hàng có thể được định nghĩa là hoạt động quản trị của những người hoặc thực sự thuộc lực lượng bán hàng hoặc gồm những người hỗ trợ trực tiếp cho lưc lượng bán hàng. Tùy thuộc vào từng công ty cấp thấp nhất mà quản lí bán hàng có thể có rất nhiều danh quận, khu vực giám sát viên hay giám sát viên bán hàng. Đặc tính chung của các chức vụ này là dù cho có mang danh vị gì đi nữa cũng đều là giám sát trực tiếp những người đại diện bán hàng theo lĩnh vực. Quản trị bán hàng là tổng hợp các hoạt động từ xây dựng kế hoạch, tổ chức triển khai và kiểm soát các hoạt động bán hàng nhằm đạt được các mục tiêu của doanh nghiệp. Quản trị bán hàng là quản trị một hoạt động cụ thể, một lĩnh vực cụ thể của quá trình kinh doanh trong doanh nghiệp thương mại nói chung. Một số tài liệu định nghĩa như sau: Theo TS. Nguyễn Thượng Thái, Bán hàng và quản trị bán hàng trong doanh nghiệp bưu điện, NXB Bưu điện( 2007 ): “ Quản trị bán hàng là một quá trình liên tục theo chu trình khép kín, bắt đầu bằng chức năng hoạch định, tiếp theo là các chức năng còn lại như tổ chức, xây dựng đội ngũ, lãnh đạo và kiểm soát.” SVTH: Đỗ Thế Dương MSV: 10D100074 GVHD: Th.S Nguyễn Thị Thanh Tâm nghiệp 7 Khoa: Quản trị doanh Theo James M. Comer ( 2002 ): “Quản trị bán hàng là hoạt động quản trị của những người hoặc thực sự thuộc lực lượng bán hàng, hoặc gồm những người hỗ trợ trực tiếp cho lực lượng bán hàng.” 1.1.3. Khái niệm lực lượng bán hàng. Lực lượng bán hàng của doanh nghiệp bao gồm những cá nhân, tổ chức tham gia trực tiếp vào quá trình bán hàng của doanh nghiệp, nghiệp là những lao động trực tiếp bán hàng hóa, dịch vụ cho khách hàng, tạo ra sức bán cho doanh nghiệp đồng thời thực hiện mối quan hệ giữa người bán và khách hàng nhằm thỏa mãn nhu cầu của họ, quyết định việc thực hiện hiệu quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Lực lượng bán hàng là lực lượng chủ yếu thực hiện các kế hoạch và mục tiêu bán hàng của doanh nghiệp, là cầu nối cơ bản nhất giữa doanh nghiệp với khách hàng. - Theo giáo trình Quản trị tác nghiệp DNTM - Đại học Thương mại (2005): “Lực lượng bán hàng của doanh nghiệp bao gồm những người tham gia trực tiếp vào quá trình bán hàng của doanh nghiệp. Lực lượng bán hàng là lực lượng chủ yếu thực hiện các kế hoạch và mục tiêu bán hàng của doanh nghiệp, là cầu nối cơ bản nhất giữa doanh nghiệp với khách hàng.” -Theo cuốn “Quản trị xúc tiến thương mại” Nguyễn Thị Thanh Nhàn và Lục Thị Thu Hường - Trường Đại học Thương Mại (2007): “Lực lượng bán hàng là cầu nối trực tiếp giữa công ty với khách hàng là người thay mặt công ty quan hệ với khách hàng và đồng thời cũng là nguồn thông tin quan trọng về thị trường và đối thủ cạnh tranh. Là bộ phận giao thoa giữa hai chức năng marketing cơ bản – phân phối và giao tiếp lực lượng bán hàng cần được xây dựng và quản trị hiệu quả, góp phần quan trọng vào mục tiêu chiến lược marketing cũng như chiến lược xúc tiến thương hiệu của doanh nghiệp.” 1.1.4. Khái niệm tổ chức lực lượng bán hàng. Có nhiều cách tiếp cận khác nhau về lực lượng bán hàng, do đó cũng có những cách khác nhau để định nghĩa công tác tổ chức lực lượng bán hàng. Theo tác giả Lê Đăng Lăng trong cuốn Kỹ năng và quản trị bán hàng: “Tổ chức lực lượng bán hàng trong doanh nghiệp thương mại là hoạt động của các nhà quản trị tác động tới lực lượng bán hàng nhằm đạt tới mục tiêu của công ty thông qua nỗ lực của người bán hàng” SVTH: Đỗ Thế Dương MSV: 10D100074 GVHD: Th.S Nguyễn Thị Thanh Tâm nghiệp 8 Khoa: Quản trị doanh Trong cuốn Sale – guide, tác giả Miracle – Prentice cho rằng: “Tổ chức lực lượng bán hàng là chuỗi những hoạt động tác nghiệp của nhà quản trị như xác định kết cấu và tiêu chuẩn lực lượng bán hàng, tuyển dụng, huấn luyện và đạo tạo, cuối cùng là đại ngộ nhân viên bán hàng nhằm tạo điều kiện và thúc đẩy nhân viên bán hàng đạt mục tiêu của công ty” 1.1.5. Khái niệm quy mô và định mức của lực lượng bán hàng. Theo giáo trình quản trị tác nghiệp DNTM- Đại học thương mại: - “Xác định quy mô lực lượng bán hàng là các hoạt động nhằm xác định nhu cầu( số lượng, chất lượng, thời điểm) nhân sự cần thiết cho lực lượng bán hàng.” - “Định mức hay hạn ngạch là một phần hoặc tỷ lệ của tổng doanh thu do doanh nghiệp yêu cầu đối với một cá nhân hoặc bộ phận thực hiện hoạt động bán hàng phải hoàn thành trong khoảng thời gian xác định.” 1.1.6. Khái niệm tuyển dụng lực lượng bán hàng. Theo giáo trình Quản trị tác nghiệp DNTM- Đại học thương mại: “Tuyển dụng lực lượng bán hàng là một chuỗi hoạt động được tạo ra để lựa chọn và sắp xếp những người có thể phù hợp với yêu cầu và mục tiêu của doanh nghiệp về bán hàng.” 1.1.7. Khái niệm Huấn luyện, đào tạo lực lượng bán hàng. Theo giáo trình Quản trị tác nghiệp DNTM- Đại học thương mại: “Huấn luyện hay đào tạo lực lượng bán hàng là quá trình cung cấp các kiến thức, hoàn thiện các kỹ năng, rèn luyện các phẩm chất nghề nghiệp cho lực lượng bán hàng trong doanh nghiệp nhằm đáp ứng yêu cầu trong quá trình thực hiện công việc của họ ở cả hiện tại và tương lai.” 1.1.8. Khái niệm tạo động lực cho lực lượng bán hàng. Theo giáo trình Quản trị tác nghiệp DNTM- Đại học thương mại: “Đãi ngộ lực lượng bán là quá trình chăm lo đời sống vật chất và tinh thần của lực lượng bán hàng để họ có thể hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao và qua đó góp phần hoàn thành mục tiêu của doanh nghiêp.” 1.2. Các nội dung của công tác tổ chức lực lượng bán hàng trong DNTM. 1.2.1. Phân loại lực lượng bán hàng Lực lượng bán hàng được chia thành ba loại: lực lượng bán hàng thuộc biên chế của doanh nghiệp; các đại lý, đại diện bán hàng không thuộc biên chế của doanh nghiệp; lực lượng bán hàng hỗn hợp. SVTH: Đỗ Thế Dương MSV: 10D100074 GVHD: Th.S Nguyễn Thị Thanh Tâm nghiệp 9 Khoa: Quản trị doanh a. Lực lượng bán hàng của doanh nghiệp: Lực lượng bán hàng của một doanh nghiệp bao gồm tất cả những nhân viên có trách nhiệm trực tiếp đến hoạt động bán hàng. Lực lượng này lại có thể được chia thành hai loại: lực lượng bán hàng tại doanh nghiệp và lực lượng bán hàng trên thị trường. - Lực lượng bán hàng tại doanh nghiệp (bên trong): Hầu hết, lực lượng bán hàng bên trong thường tập trung ở một cơ quan, ở văn phòng và liên hệ với khách hàng chủ yếu thông qua điện thoại. Loại lực lượng bán hàng này có thể được dùng như lực lượng chính yếu của Công ty hoặc là lực lượng hỗ trợ cho lực lượng bán hàng hoạt động bên ngoài Công ty. Lực lượng bán hàng tại doanh nghiệp thường bao gồm giám đốc kinh doanh, trưởng phòng kinh doanh, các nhân viên phòng kinh doanh… Ưu điểm: hỗ trợ cho lực lượng tại địa bàn (xúc tiến bán, theo dõi đơn hàng, dự trữ...), là lực lượng chính yếu (Thương mại điện tử, doanh nghiệp xuất nhập khẩu, bán hàng qua trung gian...). Nhược điểm: Ít tiếp xúc với khách hàng dẫn đến không hiểu rõ được tâm lý của khách hàng…, khó nắm bắt được nhu cầu và thị yếu của khách hàng, không thể mở rộng thị trường - Lực lượng bán hàng trên thị trường. Lực lượng bán hàng hoạt động bên ngoài hàng ngày trình bày sản phẩm của Công ty cho khách hàng và khách hàng tiềm năng. Lực lượng bán hàng trên thị trường thường bao gồm các chức danh giám đốc vùng, miền, giám sát bán hàng, mại vụ, nhân viên bán hàng, nhân viên phát triển thị trường. Ưu điểm: công ty có thể tin tưởng vào số nhân viên bán hàng của họ về khả năng giới thiệu và bán sản phẩm đang tiêu thụ hoặc sản phẩm mới theo đúng yêu cầu của Công ty. Họ được tiếp xúc trực tiếp với khách hàng nên họ hiểu rõ tâm lý khách hàng cần gì? Mua gì? Nhược điểm: Nuôi dưỡng một số lượng lực lượng bán hàng bên ngoài công ty có thể tốn nhiều chi phí, thậm chí một quy mô lực lượng bán hàng tương đối nhỏ cũng đòi hỏi một khoản định phí đáng kể. Khi lực lượng bán hàng gia tăng về quy mô, số lượng nhân viên quản lý và hỗ trợ họ cũng gia tăng theo, kéo theo sự gia tăng thêm về định phí mà không liên quan trực tiếp đến hoạt động bán hàng. b. Đại lý bán hàng và cộng tác viên * Đại lý bán hàng: Đại lý bán hàng có những đặc điểm sau: SVTH: Đỗ Thế Dương MSV: 10D100074 GVHD: Th.S Nguyễn Thị Thanh Tâm nghiệp 10 Khoa: Quản trị doanh - Hoa hồng, chi phí, doanh số đều liên hệ trực tiếp với nhau. Chính vì vậy, những doanh nghiệp không thể trang trải được khoản định phí của lực lượng bán hàng trực tiếp mà phải thuê những đại lý. - Những đại lý này cung cấp một lực lượng bán hàng thường xuyên, cũng như sự phân chia khu vực địa lý rất ổn định, đảm bảo phục vụ số khách hàng trong vùng một cách nhanh chóng. Nếu tự thân doanh nghiệp xâm nhập vào những thị trường như vậy, họ sẽ phải mất nhiều năm, đặc biệt là đối với sản phẩm mới. - Thông thường họ kinh doanh rất nhiều sản phẩm tương đối giống nhau, nhưng không mang tính cạnh tranh. Điều này đặc biệt quan trọng khi doanh nghiệp chỉ kinh doanh một ngành hành hạn hẹp, đang nỗ lực xâm nhập vào vùng thị trường có một số lượng lớn khách hàng mà mỗi người lại chỉ tiêu thụ một số lượng ít ỏi sản phẩm của doanh nghiệp đến nỗi công ty không thể chịu nổi phí thuê một lực lượng bán hàng của họ. Thu nhập của các đại lý bán hàng là một khoản thù lao tính trên phần trăm doanh số (đại lý thụ ủy), hoa hồng bán hàng (đại lý hoa hồng) hay tiền chênh lệch bán hàng (đại lý kinh tiêu). * Các cộng tác viên: Là những người có thỏa thuận với doanh nghiệp để bán hàng cho doanh nghiệp trên thị trường. Lực lượng này không thuộc quân số nhân viên bán hàng của doanh nghiệp và hưởng lương từ hoa hồng hoặc chiết khấu khi bán hàng. Các đại lý bán hàng và các cộng tác viên là lực lượng bán hàng ngoài biên chế chính thức của doanh nghiệp và thường có sự phân chia khu vực địa lý ổn định có khả năng đảm bảo phục vụ số khách hàng trong vùng của doanh nghiệp một cách nhanh chóng và tốt hơn so với việc doanh nghiệp tự mình xâm nhập vào thị trường đó, nhất là đối với việc giới thiệu các sản phẩm mới. 1.2.2. Xác định quy mô và định mức lực lượng bán hàng. a. Xác định quy mô lực lượng bán hàng Sau khi xác định được mục tiêu, doanh nghiệp cần phải tính toán quy mô lực lượng bán và phân chia nhân viên bán theo từng khu vực thị trường, xây dựng lên mạng lưới bán hàng của doanh nghiệp. Cách thức này thường được tiến hành theo các bước sau: + Phân định nhóm khách hàng trọng điểm theo quy mô, căn cứ vào khối lượng bán hàng năm. SVTH: Đỗ Thế Dương MSV: 10D100074