Tài liệu Hoàn thiện công tác tổ chức kế toán nguyên vật liệu tại công ty cổ phần bao bì bi a rượu nước giải khát

z BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG…………………  Luận văn Hoàn thiện công tác tổ chức kế toán nguyên vật liệu tại công ty cổ phần Bao bì Bi a rượu nước giải khát Trường ĐHDL Hải Phòng Khóa luận tốt nghiệp LỜI MỞ ĐẦU Trong nh÷ng n¨m gÇn ®©y, chóng ta ®ang ®-îc chøng kiÕn sù chuyÓn m×nh ph¸t triÓn ®i lªn cña nÒn kinh tÕ thÕ giíi, vµ thùc tÕ ®· cho thÊy mét xu thÕ kh¸ch quan ®ang diÔn ra mang tÝnh chÊt toµn cÇu mµ kh«ng mét quèc gia, kh«ng mét tËp ®oµn, kh«ng mét c«ng ty nµo l¹i kh«ng tÝnh ®Õn chiÕn l-îc kinh doanh cña m×nh. §ã lµ xu thÕ quèc tÕ ho¸ nÒn kinh tÕ thÕ giíi, mét xu thÕ ®em l¹i søc m¹nh vÒ tµi chÝnh; tËn dông c«ng nghÖ nh»m lµm gi¶m chi phÝ, n©ng cao chÊt l-îng s¶n phÈm cho tÊt c¶ nh÷ng doanh nghiÖp tham gia vµo guång m¸y ®ã. ViÖt Nam còng kh«ng ngõng ®æi míi ®Ó hoµ nhËp víi nÒn kinh tÕ thÞ tr-êng thÕ giíi, cã nhiÒu doanh nghiÖp ®· ra ®êi vµ kh«ng ngõng lín m¹nh. Nh-ng ®Ó cã tån t¹i vµ ph¸t triÓn trong m«i tr-êng c¹nh tranh gay g¾t cña thÞ tr-êng c¸c doanh nghiÖp cÇn ph¶i x¸c ®Þnh c¸c yÕu tè ®Çu vµo sao cho hîp lý, ph¶i quan t©m ®Õn tÊt c¶ c¸c kh©u trong qu¸ tr×nh s¶n xuÊt tõ khi bá vèn ra ®Õn khi thu håi vèn vÒ, ®¶m b¶o thu nhËp cña ®¬n vÞ, hoµn thµnh nghÜa vô víi nhµ n-íc, c¶i tiÕn ®êi sèng cho c¸n bé c«ng nh©n viªn vµ thùc hiÖn t¸i s¶n xuÊt më réng. C¸c doanh nghiÖp cÇn ph¶i hoµn thiÖn c¸c b-íc thËt cÈn thËn vµ nhanh chãng sao cho kÕt qu¶ ®Çu ra lµ cao nhÊt, víi gi¸ c¶ vµ chÊt l-îng s¶n phÈm cã søc hót ®èi víi ng-êi tiªu dïng. §èi víi c¸c doanh nghiÖp s¶n xuÊt kinh doanh, yÕu tè c¬ b¶n ®Ó ®¶m b¶o cho qu¸ tr×nh s¶n xuÊt ®-îc tiÕn hµnh b×nh th-êng liªn tôc, ®ã lµ nguyªn vËt liÖu, yÕu tè ®Çu vµo, c¬ së t¹o nªn h×nh th¸i vËt chÊt cña s¶n phÈm. V× vËy vÊn ®Ò ®Æt ra cho c¸c doanh nghiÖp lµ ph¶i h¹ch to¸n vµ qu¶n lý ®Çy ®ñ chÝnh x¸c nguyªn vËt liÖu, ph¶i ®¶m b¶o c¶ ba yÕu tè cña c«ng t¸c h¹ch to¸n lµ: chÝnh x¸c, kÞp thêi, toµn diÖn. Trong s¶n xuÊt kinh doanh, chÝnh s¸ch gi¸ c¶ chÝnh lµ yÕu tè ®Ó ®øng v÷ng vµ chiÕn th¾ng trong sù c¹nh tranh cña c¬ chÕ thÞ tr-êng. MÆt kh¸c, chØ cÇn mét sù biÕn ®éng nhá vÒ chi phÝ nguyªn vËt liÖu còng cã ¶nh h-ëng tíi gi¸ thµnh. ViÖc h¹ch to¸n ®Çy ®ñ chÝnh x¸c cã t¸c dông quan träng ®Õn viÖc h¹ch to¸n ®Çy ®ñ chi phÝ s¶n xuÊt vµ gi¸ thµnh s¶n phÈm. §Ó t¨ng c-êng h¹ch to¸n kÕ toµn ®ång thêi gãp phÇn lµm gi¶m sù Sinh viên: Nguyễn Hồng Ly- QT 1003K 1 Trường ĐHDL Hải Phòng Khóa luận tốt nghiệp l·ng phÝ vËt t-. V× vËy cÇn ph¶i qu¶n lý vËt t- chÆt chÏ, kh«ng cã sù thÊt tho¸t l·ng phÝ nh»m gi¶m gi¸ thµnh s¶n phÈm vµ t¨ng lîi nhuËn cho doanh nghiÖp. C«ng ty cæ phÇn Bao B× Bia - R-îu - N-íc gi¶i kh¸t lµ mét doanh nghiÖp chuyªn s¶n xuÊt nót khoÐn vµ kinh doanh dịch vụ sản phẩm rượu, bia, nước giải kh¸t. . . Tõ khi thµnh lËp ®Õn nay kh©u chän vËt liÖu vµ ®Æc biÖt c«ng t¸c h¹ch to¸n t¹i C«ng ty ®ßi hái ph¶i chÝnh x¸c vµ kÞp thêi ®Ó cung cÊp th«ng tin cho ban l·nh ®¹o C«ng ty. Sau mét thêi gian thùc tËp t¹i phßng kÕ to¸n cña C«ng ty cæ phÇn Bao B× Bia - R-îu - N-íc gi¶i kh¸t, em nhËn thÊy kÕ to¸n nguyªn vËt liÖu t¹i C«ng ty gi÷ mét vai trß quan träng vµ cã nhiÒu vÊn ®Ò cÇn quan t©m. Do ®ã, trªn c¬ së ph-¬ng ph¸p luËn ®· häc vµ qua thêi gian t×m hiÓu thùc tÕ t¹i C«ng ty, cïng sù gióp ®ì tËn t×nh cña c¸c c« trong phßng kÕ to¸n vµ ban l·nh ®¹o C«ng ty, ®ång thêi lµ sù h-íng ®Én chu ®¸o cña C« gi¸o: Th¹c sü L-¬ng Kh¸nh Chi, em ®· quyÕt ®Þnh chän ®Ò tµi khãa luËn tèt nghiÖp: “Hoµn thiÖn tæ chøc c«ng t¸c kÕ to¸n nguyªn vËt liÖu t¹i C«ng ty cæ phÇn Bao B× Bia - R-îu - N-íc gi¶i kh¸t ( BALPAC)”. KÕt cÊu khãa luËn tèt nghiÖp: Gåm 3 ch-¬ng: Ch-¬ng 1: Lý luËn chung vÒ c«ng t¸c kÕ to¸n nguyªn vËt liÖu trong doanh nghiÖp. Ch-¬ng 2: T×nh h×nh tæ chøc c«ng t¸c kÕ to¸n nguyªn vËt liÖu t¹i c«ng ty cæ phÇn Bao B× Bia - R-îu - N-íc gi¶i kh¸t. Ch-¬ng 3: Mét sè biÖn ph¸p nh»m hoµn thiÖn c«ng t¸c kÕ to¸n t¹i c«ng ty cæ phÇn Bao B× Bia - R-îu - N-íc gi¶i kh¸t. V× thêi gian vµ kh¶ n¨ng cã h¹n, nªn bµi khãa luËn tèt nghiÖp cña em kh«ng tr¸nh khái sai sãt. Em rÊt mong ®-îc sù gióp ®ì, gãp ý, bæ xung cña c¸c thÇy c« gi¸o ®Ó bµi khãa luËn cña em thªm phong phó vÒ lý luËn vµ thiÕt thùc víi thùc tÕ. Hải Phòng, ngày … tháng … năm ……. Sinh viên Nguyễn Hồng Ly Sinh viên: Nguyễn Hồng Ly- QT 1003K 2 Trường ĐHDL Hải Phòng Khóa luận tốt nghiệp CHƢƠNG 1 LÝ LUẬN CHUNG VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU 1.1 Một số vấn đề chung về kế toán nguyên vật liệu. 1.1.1 Khái niệm nguyên vật liệu. Nguyên vật liệu là một trong những yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất kinh doanh, tham gia một cách thường xuyên, trực tiếp vào quá trình sản xuất sản phẩm nên ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm sản xuất ra. 1.1.2 Phân loại nguyên vật liệu. Phân loại theo công dụng: nguyên vật liệu được chia thành: - Vật liệu chính: Là nguyên vật liệu trực tiếp tham gia quá trình sản xuất sản phẩm & cấu thành nên thực thể của sản phẩm. - Vật liệu phụ: Là các loại được sử dụng kết hợp với vật liệu chính để bổ dung hoặc làm tăng tác dụng của sản phẩm. - Phụ tùng thay thế: Là các loại vật liệu được sử dụng để sửa chữa , thay thế hay bảo dưỡng tài sản cố định. - Các loại vật liệu khác: Gồm các loại vật liệu không thuộc các loại vật liệu kế trên như phế liệu thu hồi khi thanh lý tài sản cố định hoặc bao bì đóng gói. Phân loại theo nguồn hình thành: nguyên vật liệu được chia thành: - Nguyên vật liệu mua ngoài. - Nguyên vật liệu tự chế biến. - Nguyên vật liệu tự thuê ngoài gia công chế biến. - Nguyên vật liệu do nhà nước cấp hay nhận góp vốn liên doanh. 1.1.3 Tính giá nguyên vật liệu. Để hạch toán nguyên vật liệu nói riêng và hàng tồn kho nói chung, kế toán có thể áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên hoặc phương pháp kiểm kê định kỳ. Việc áp dụng phương pháp nào phải tùy thuộc vào đặc điểm kinh doanh, yêu cầu quản lý và trình độ kế toán ở từng doanh nghiệp. ( Hàng tồn kho là những tài sản được giữ để bán trong kỳ sản xuất kinh doanh bình thường hoặc đang trong quá trình sản xuất kinh doanh dở dang, và là nguyên Sinh viên: Nguyễn Hồng Ly- QT 1003K 3 Trường ĐHDL Hải Phòng Khóa luận tốt nghiệp liệu, vật liệu, công cụ dụng cụ sử dụng trong quá trình sản xuất kinh doanh. Gồm các Tài khoản thuộc nhóm 15… trừ 159) 1.1.3.1. Xác định giá trị nguyên vật liệu nhập kho. - Nguyên vật liệu nhập kho do mua ngoài: Trị giá thực tế vật liệu nhập kho Giá mua = Chi phí ghi trên + thu mua + hóa đơn Thuế Các nhập khẩu - (nếu có) Hao hụt khoản giảm trừ - trong đinh mức - Nguyên vật liệu nhập kho do tự chế biến: Trị giá thực tế = vật liệu nhập kho Tổng giá thành Chi phí + vật liệu sản xuất liên quan - Nguyên vật liệu nhập kho do thuê ngoài gia công chế biến: Trị giá thực tế vật liệu nhập kho = Trị giá thực tế vật liệu xuất gia công chế biến Chi phí Chi phí + chế biến + liên quan - Nguyên vật liệu nhập kho do đƣợc biếu tặng tài trợ: Trị giá thực tế vật liệu nhập kho Giá vật liệu tương đương trên = + thị trường tại thời điểm đó Chi phí liên quan - Nguyên vật liệu nhập kho do đƣợc nhà nƣớc cấp hoặc nhận góp vốn liên doanh: Trị giá thực tế vật liệu nhập kho = Giá cấp phát (Giá do hội đồng liên doanh đánh giá) + Chi phí liên quan 1.1.3.2. Xác định giá trị nguyên vật liệu xuất kho. - Giá vốn nguyên vật liệu xuất kho theo phƣơng pháp bình quân gia quyền: Phương pháp này thường áp dụng trong các doanh nghiệp có tính ổn định về giá cả vật liệu nhập kho. Theo phương pháp này giá trị thực tế vật liệu xuất kho được tính theo công thức sau: Trị giá thực tế vật liệu i xuất kho = Lượng thực tế vật liệu i xuất kho x Giá đơn vị bình quân của vật liệu i Giá đơn vị bình quân có thể được tính theo các cách sau: Sinh viên: Nguyễn Hồng Ly- QT 1003K 4 Trường ĐHDL Hải Phòng Khóa luận tốt nghiệp - Giá đơn vị bình quân cả kỳ ( Bình quân gia quyền cả kỳ): Giá thực tế hàng i tồn Giá đơn vị bình quân Cả kỳ của hàng i đầu kỳ = Lượng thực tế hàng i tồn đầu kỳ + + Giá thực tế hàng i nhập trong kỳ Lượng thực tế hàng i nhập trong kỳ Giá đơn vị bình quân gia quyền cả kỳ tính toán đơn giản, dễ làm nhưng độ chính xác không cao và chỉ tính được khi đã kết thúc hạch toán nên công việc dồn vào cuối kỳ. - Giá đơn vị bình quân sau mỗi lần nhập ( bình quân gia quyền liên hoàn): Sau mỗi lần nhập, kế toán phải tính toán lại giá đơn vị bình quân 1 lần. Giá đơn vị bình quân sau lần nhập n = Giá thực tế vật liệu tồn kho sau lần nhập n Lượng thực tế vật liệu tồn kho sau lần nhập n Phương pháp này có độ chính xác cao, vừa phản ánh được tình hình biến động của giá cả, vừa đảm bảo tính kịp thời của số liệu kế toán nhưng tốn nhiều công sức vì phải tính toán nhiều. - Phƣơng pháp nhập trƣớc xuất trƣớc: Theo phương pháp này, giả định lượng vật liệu nhập trước sẽ được xuất trước. Xuất hết số nhập trước mới đến số nhập sau. Giá thực tế của vật liệu nhập trước sẽ được dùng làm giá để tính giá thực tế vật liệu xuất trước. Như vậy, giá trị vật liệu tồn cuối kỳ sẽ là giá thực tế của số vật liệu nhập kho thuộc lần cuối hoặc gần cuối kỳ. Phương pháp này thường áp dụng trong trường hợp giá cả ổn định hoặc có xu hướng giảm để tránh trường hợp rủi ro. - Phƣơng pháp nhập sau xuất trƣớc: Theo phương pháp này, giả định lượng vật liệu nhập sau cùng sẽ được xuất trước tiên, xuất hết số nhập sau mới đến số nhập trước. Giá thực tế của vật liệu nhập sau sẽ được dùng làm giá để tính giá thực tế vật liệu xuất trước. Như vậy, giá trị vật liệu cuối kỳ sẽ là giá thực tế của số vật liệu nhập kho thuộc lần đầu hoặc gần đầu kỳ. Sinh viên: Nguyễn Hồng Ly- QT 1003K 5 Trường ĐHDL Hải Phòng - Phƣơng pháp thực tế đích danh: Khóa luận tốt nghiệp Theo phương pháp này, giá của từng loại vật liệu sẽ được giữ nguyên từ khi nhập kho cho đến lúc xuất ra ( trừ trường hợp điều chỉnh). Khi xuất kho loại vật liệu nào thì tính theo giá thực tế đích danh của loại vật liệu đó. Phương pháp này thường áp dụng trong các doanh nghiệp có ít mặt hàng hoặc các mặt hàng có tính tách biệt ( dễ nhận diện), có điều kiện bảo quản riêng từng lô vật liệu nhập kho. 1.1.4 Nhiệm vụ kế toán nguyên vật liệu. Để thu nhận xử lý và cung cấp thông tin hữu ích về tình hình hiện Có, biến động của nguyên vật liệu cho các nhà quản lý. Kế toán nguyên vật liệu cần thực hiện tốt các nhiệm vụ sau: - Tiến hành ghi chép, tính toán và phản ánh chính xác, kịp thời tình hình hiện có và sự biến động của các loại nguyên vật liệu cả về mặt giá trị và hiện vật. - Vận dụng hệ thống chứng từ, tài khoản, sổ sách và báo cáo kế toán phù hợp phục vụ cho việc thu nhận hệ thống hóa, tổng hợp và cung cấp thông tin về tình hình hiện Có và sự biến động của nguyên vật liệu. - Tiến hành kiểm tra, giám sát bằng đồng tiền kế hoạch thu mua, sử dụng vật tư cho sản xuất kinh doanh. Qua đó phát hiện và ngăn chặn các hành vi tham ô, lãng phí vật tư và hành vi vi phạm chế độ kế toán tài chính. 1.2 Kế toán chi tiết nguyên vật liệu. - Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu đòi hỏi phải phản ánh cả về giá trị, số lượng, chất lượng … của từng thứ ( từng danh điểm) nguyên vật liệu. - Để tạo điều kiện thuận lợi cho việc quản lý, các doanh nghiệp thường xây dựng sổ đăng ký danh điểm hàng tồn kho nhằm phân loại và mã hóa vật liệu theo từng thứ, từng nhóm. Sinh viên: Nguyễn Hồng Ly- QT 1003K 6 Trường ĐHDL Hải Phòng Khóa luận tốt nghiệp Sổ đăng ký danh điểm HTK STT Mã số danh điểm Danh điểm Đơn vị tính 1 2 Trong mã số danh điểm, 3 số đầu thường là tài khoản cấp 1 - Kế toán chi tiết nguyên vật liệu thường áp dụng 1 trong 3 phương pháp sau: 1.2.1 Phƣơng pháp thẻ song song. Phiếu nhập Sổ kế toán Thẻ kho Chi tiết Bảng tổng hợp nhập, xuất tồn Sổ kế toán tổng hợp Phiếu xuất Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu kiểm tra số liệu - Ở kho: Thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép , hàng ngày căn cứ vào các chứng từ nhập xuất thủ kho theo dõi tình hình nhập xuất về mặt số lƣợng & cuối ngày tính ra số lƣợng vật liệu tồn kho. - Ở phòng kế toán: Kế toán sử dụng thẻ chi tiết vật liệu để theo dõi cả về số lƣợng & giá trị, cuối tháng căn cứ vào sổ chi tiết để lập bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn. Víi t- c¸ch kiÓm tra, ®èi chiÕu nh- trªn, ph-¬ng ph¸p thÎ song song cã -u ®iÓm: ghi chÐp ®¬n gi¶n, dÔ kiÓm tra ®èi chiÕu, ph¸t hiÖn sai sãt trong viÖc ghi chÐp, qu¶n lý chÆt chÏ t×nh h×nh biÕn ®éng vÒ sè hiÖn cã cña tõng lo¹i vËt liÖu theo sè liÖu vµ gi¸ trÞ cña chóng. Sinh viên: Nguyễn Hồng Ly- QT 1003K 7 Trường ĐHDL Hải Phòng Khóa luận tốt nghiệp Tuy nhiªn theo ph-¬ng ph¸p thÎ song song cã nh-îc ®iÓm lín lµ viÖc ghi chÐp gi÷a thñ kho vµ phßng kÕ to¸n cÇn trïng lÆp vÒ chØ tiªu sè l-îng, khèi l-îng c«ng viÖc ghi chÐp qu¸ lín nÕu chñng lo¹i vËt t- nhiÒu vµ t×nh h×nh nhËp, xuÊt diÔn ra th-êng xuyªn hµng ngµy. H¬n n÷a viÖc kiÓm tra ®èi chiÕu chñ yÕu tiÕn hµnh vµo cuèi th¸ng, do vËy h¹n chÕ chøc n¨ng cña kÕ to¸n. Ph-¬ng ph¸p thÎ song song ®-îc ¸p dông thÝch hîp trong c¸c doanh nghiÖp cã Ýt chñng lo¹i vËt liÖu, c«ng cô dông cô, khèi l-îng c¸c nghiÖp vô (chøng tõ) nhËp, xuÊt Ýt, kh«ng th-êng xuyªn vµ tr×nh ®é nghiÖp vô chuyªn m«n cña c¸n bé kÕ to¸n cßn h¹n chÕ. 1.2.2 Phƣơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển. Chứng từ nhập Bảng kê nhập Thẻ kho Sổ đối chiếu luân chuyển Chứng từ xuất Bảng kê xuất Sổ kế toán tổng hợp Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu kiểm tra số liệu - Ở kho: Thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép , hàng ngày căn cứ vào các chứng từ nhập xuất thủ kho theo dõi tình hình nhập xuất về mặt số lượng & cuối ngày tính ra số lượng vật liệu tồn kho. - Ở phòng kế toán: Kế toán vật tư mở sổ đối chiếu luân chuyển để phản ánh tình hình nhập - xuất - tồn kho vật tư cả về mặt số lượng và giá trị ( Sổ dùng cả năm, thường sử dụng đơn giá hạch toán). Sổ này được ghi mỗi thắng 1 lần vào ngày cuối tháng trên cơ sở các bảng kê nhập, bảng kê xuất vật tư ( các bảng kê này được kế toán mở theo từng danh điểm vật tư tương ứng đã ghi ở thẻ kho). Mỗi danh điểm Sinh viên: Nguyễn Hồng Ly- QT 1003K 8 Trường ĐHDL Hải Phòng Khóa luận tốt nghiệp vật tư được ghi vào 1 dòng trên sổ đối chiếu luân chuyển. Cuối tháng tiến hành đối chiếu số liệu giữa sổ đối chiếu luân chuyển với thẻ kho về mặt số lượng. Ph-¬ng ph¸p sæ ®èi chiÕu lu©n chuyÓn cã -u ®iÓm lµ gi¶m ®-îc khèi l-îng ghi chÐp cña kÕ to¸n do chØ ghi mét kú vµo cuèi th¸ng. Nh-ng cã nh-îc ®iÓm lµ viÖc ghi sæ vÉn cßn trïng lÆp (ë phßng kÕ to¸n vÉn theo dâi c¶ chØ tiªu hiÖn vËt vµ gi¸ trÞ) c«ng viÖc kÕ to¸n dån vµo cuèi th¸ng, viÖc kiÓm tra ®èi chiÕu gi÷a kho vµ phßng kÕ to¸n chi tiÕn hµnh ®-îc vµo cuèi th¸ng do trong th¸ng kÕ to¸n kh«ng ghi sæ. T¸c dông cña kÕ to¸n trong c«ng t¸c qu¶n lý bÞ h¹n chÕ. Sæ ®èi chiÕu lu©n chuyÓn ®-îc ¸p dông thÝch hîp trong c¸c doanh nghiÖp cã khèi l-îng nghiÖp vô nhËp, xuÊt kh«ng nhiÒu, kh«ng bè trÝ riªng nh©n viªn kÕ to¸n vËt liÖu, do vËy kh«ng cã ®iÒu kiÖn ghi chÐp, theo dâi t×nh h×nh kÕ to¸n nhËp, xuÊt hµng ngµy. 1.2.3 Phƣơng pháp sổ số dƣ Phiếu giao nhận chứng từ nhập Chứng từ nhập Thẻ kho Sổ số dư Sổ kế toán tổng hợp Bảng lũy kế nhập - xuất - tồn vật tư Phiếu giao nhận chứng từ xuất Chứng từ xuất Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu kiểm tra số liệu Sinh viên: Nguyễn Hồng Ly- QT 1003K 9 Trường ĐHDL Hải Phòng Khóa luận tốt nghiệp - Ở kho: Ngoài các công việc như phương pháp thẻ song song, thủ kho còn phải làm các công việc sau: Định kỳ: sau khi thẻ kho, thủ kho phải lập phiếu giao nhận chứng từ theo từng danh điểm vật tư hoặc từng nhóm vật tư và nộp cho kế toán kèm theo các chứng từ nhập - xuất vật tư. Cuối tháng, căn cứ vào thẻ kho, thủ kho ghi số lượng vật tư tồn kho theo từng danh điểm vật tư vào sổ số dư. Mỗi danh điểm vật tư được ghi vào một dòng trên sổ số dư. Sổ số được kế toán mở cho từng kho và dùng cho cả năm, ( sổ này chỉ theo dõi về mặt lượng và tiền tồn mà không theo dõi lượng và tiền nhập - xuất của vật tư), trước ngày cuối tháng kế toán giao cho thủ kho để ghi sổ. Ghi xong phải gửi về phòng kế toán để kiểm tra và tính ra thành tiền. - Ở phòng kế toán: Định kỳ, nhân viên kế toán phảo xuống kho để kiểm tra việc ghi chép vào tẻ kho của thủ kho và ký xác nhận số lượng tồn tại từng thời điểm trên thẻ kho. Định kỳ, sau khi nhận được các chứng từ nhập - xuất vật tư do thủ kho chuyển đến ( đã được phân loại theo từng danh điểm vật tư), kế toán tiến hành ghi đơn giá ( thường là đơn giá hạch toán) tính ra thành tiền trên từng chứng từ và ghi vào phiếu giao nhận chứng từ tương ứng, đồng thời cộng tổng số tiền trên các phiếu giao nhận chứng từ để ghi vào 1 dòng trên bảng lũy kế nhập - xuất - tồn vật tư. Sau đó cộng tổng số tiền nhập - xuất trên bảng lũy kế dể tính ra số dư cuối tháng của từng danh điểm vật tư. Số dư này được dùng để đối chiếu với số dư trên sổ số dư. ¦u ®iÓm: Tr¸nh ®-îc sù ghi chÐp trïng lÆp gi÷a kho vµ phßng kÕ to¸n, gi¶m bít ®-îc khèi l-îng c«ng viÖc ghi sæ kÕ to¸n do chØ tiªu ghi sæ theo chØ tiªu gi¸ trÞ vµ theo nhãm, lo¹i vËt liÖu. C«ng viÖc kÕ to¸n tiÕn hµnh ®Òu trong th¸ng, t¹o ®iÒu kiÖn cung cÊp kÞp thêi tµi liÖu kÕ to¸n phôc vô c«ng t¸c l·nh ®¹o vµ qu¶n lý ë doanh nghiÖp, thùc hiÖn kiÓm tra, gi¸m s¸t th-êng xuyªn cña kÕ to¸n ®èi víi viÖc nhËp, xuÊt vËt liÖu hµng ngµy. Sinh viên: Nguyễn Hồng Ly- QT 1003K 10 Trường ĐHDL Hải Phòng Khóa luận tốt nghiệp Vµ ph-¬ng ph¸p nµy còng cã nh-îc ®iÓm: Do kÕ to¸n chØ ghi sæ theo chØ tiªu gi¸ trÞ, theo nhãm, lo¹i vËt liÖu nªn qua sè liÖu kÕ to¸n kh«ng thÓ kh«ng nhËn biÕt ®-îc sè hiÖn cã vµ t×nh h×nh t¨ng gi¶m vËt liÖu mµ ph¶i xem sè liÖu trªn thÎ kho. Ngoµi ra khi ®èi chiÕu, kiÓm tra sè liÖu ë sæ sè d- vµ b¶ng tæng hîp nhËp, xuÊt, tån kho nÕu kh«ng khíp ®óng th× viÖc kiÓm tra ®Ó ph¸t hiÖn sù nhÇm lÉn, sai sãt trong viÖc ghi sè sÏ cã nhiÒu khã kh¨n, phøc t¹p vµ tèn nhiÒu c«ng søc. Ph-¬ng ph¸p sæ sè d- ®-îc ¸p dông thÝch hîp trong c¸c doanh nghiÖp cã khèi l-îng c¸c nghiÖp vô kinh tÕ (chøng tõ nhËp, xuÊt) vÒ nhËp, xuÊt vËt liÖu diÔn ra th-êng xuyªn, nhiÒu chñng lo¹i vËt liÖu vµ ®· x©y dùng ®-îc hÖ thèng danh ®iÓm vËt liÖu, dïng gi¸ h¹ch to¸n ®Ó h¹ch to¸n hµng ngµy t×nh h×nh nhËp, xuÊt, tån kho, yªu cÇu vµ tr×nh ®é qu¶n lý, tr×nh ®é c¸n bé kÕ to¸n cña doanh nghiÖp t-¬ng ®èi cao. 1.3 Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu. Theo chÕ ®é kÕ to¸n quy ®Þnh hiÖn hµnh (theo Q§/15/TC/Q§/C§KT ngµy 20/03/2006), trong mét doanh nghiÖp chØ ®-îc ¸p dông mét trong hai ph-¬ng ph¸p kÕ to¸n hµng tån kho: - Ph-¬ng ph¸p kª khai th-êng xuyªn - Ph-¬ng ph¸p kiÓm kª ®Þnh kú 1.3.1 Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu trong doanh nghiệp kế toán hàng tồn kho theo phƣơng pháp kê khai thƣờng xuyên. - Đây là phương pháp được áp dụng phổ biến hiện nay. - Đặc điểm của phương pháp này: Kế toán thường xuyên phải theo dõi tình hình biến động nhập, xuất nguyên vật liệu & có thể xác định giá trị hàng tồn kho ở bất cứ thời điểm nào. 1.3.1.1 Tài khoản sử dụng. Để hạch toán nguyên vật liệu, kế toán sử dụng các tài khoản sau: - TK 152 “Nguyên vật liệu”: dùng để phản ánh tình hình hiện Có, biến động tăng giảm các loại nguyên vật liệu trong kỳ theo giá thực tế.Tài khoản này được mở chi tiết cho từng loại, nhóm, thứ nguyên vật liệu tùy theo yêu cầu quản lý. Sinh viên: Nguyễn Hồng Ly- QT 1003K 11 Trường ĐHDL Hải Phòng Khóa luận tốt nghiệp Bªn nî: Ph¶n ¸nh c¸c nghiÖp vô ph¸t sinh lµm t¨ng gi¸ thùc tÕ cña nguyªn, vËt liÖu trong kú (mua ngoµi, tù s¶n xuÊt, nhËn gãp vèn, ph¸t hiÖn thõa, ®¸nh gi¸ t¨ng...). Bªn cã: Ph¶n ¸nh c¸c nghiÖp vô ph¸t sinh lµm gi¶m nguyªn, vËt liÖu trong kú theo gi¸ thùc tÕ ( xuÊt dïng, xuÊt b¸n, xuÊt gãp liªn doanh, thiÕu hôt, gi¶m gi¸ ®-îc h-ëng...) D- nî: Gi¸ thùc tÕ cña nguyªn, vËt liÖu tån kho. - Tµi kho¶n 151 - Hµng mua ®i ®-êng: Tµi kho¶n nµy dïng theo dâi c¸c lo¹i nguyªn, vËt liÖu mµ doanh nghiÖp ®· mua hay chÊp nhËn mua, ®· thuéc quyÒn së h÷u cña doanh nghiÖp nh-ng cuèi th¸ng, ch-a vÒ nhËp kho (kÓ c¶ sè ®ang göi kho ng-êi b¸n) Bªn nî: Ph¶n ¸nh gi¸ trÞ hµng ®i ®-êng t¨ng. Bªn cã: Ph¶n ¸nh gi¸ trÞ hµng ®i ®-êng kú tr-íc ®· nhËp kho hay chuyÓn giao cho c¸c bé phËn sö dông hoÆc giao cho kh¸ch hµng . D- nî: Gi¸ trÞ hµng ®ang ®i ®-êng (®Çu vµ cuèi kú). Ngoµi ra, trong qu¸ tr×nh h¹ch to¸n, kÕ to¸n cßn sö dông mét sè tµi kho¶n liªn quan kh¸c nh- 133, 331, 111, 112... 1.3.1.2 Phương pháp hạch toán. §èi víi c¸c c¬ së kinh doanh tÝnh thuÕ VAT theo ph-¬ng ph¸p khÊu trõ (thùc hiÖn viÖc mua, b¸n hµng ho¸ cã ho¸ ®¬n, chøng tõ, ghi chÐp ®Çy ®ñ), thuÕ VAT ®Çu vµo ®-îc t¸ch riªng, kh«ng ghi vµo gi¸ thùc tÕ cña vËt liÖu. Nh- vËy khi mua hµng, trong tæng gi¸ thanh to¸n ph¶i tr¶ cho ng-êi b¸n, phÇn gi¸ mua ch-a thuÕ ®-îc ghi t¨ng gi¸ vËt liÖu, cßn phÇn thuÕ VAT ®Çu vµo ®-îc ghi vµo sè ®-îc khÊu trõ. §èi víi c¸c ®¬n vÞ tÝnh thuÕ VAT theo ph-¬ng ph¸p trùc tiÕp (®¬n vÞ ch-a thùc hiÖn ®Çy ®ñ c¸c ®iÒu kiÖn vÒ sæ s¸ch kÕ to¸n, vÒ chøng tõ hoÆc víi c¸c doanh nghiÖp kinh doanh vµng b¹c), do phÇn thuÕ VAT ®-îc tÝnh vµo gi¸ thùc tÕ vËt liÖu nªn khi mua vµo, kÕ to¸n ghi vµo tµi kho¶n 152 theo tæng gi¸ thanh to¸n. Sinh viên: Nguyễn Hồng Ly- QT 1003K 12 Trường ĐHDL Hải Phòng Khóa luận tốt nghiệp Sơ đồ 1.3.1.2.1: Hạch toán Nguyên vật liệu theo phƣơng pháp kê khai thƣờng xuyên TK111,112,331... TK 152 Mua v.l nhËp kho kho TK1331 TK 621 XuÊt dïng trùc tiÕp ThuÕ GTGT §-îc khÊu trõ (nÕu cã) TK 627,641,642,241 TK 151 NhËp v.l ®i ®-êng XuÊt v.l cho qu¶n lý, b¸n hµng, ph©n x-ëng, XDCB TK 128,222,136 TK 411 V.l cÊp trªn cÊp Mang v.l ®i gãp vèn, hay nhËn gãp vèn LD... cÊp cho cÊp d-íi TK 154 TK 154 NhËp v.l tù s¶n xuÊt, XuÊt thuª ngoµi Thuª ngoµi gia c«ng gia c«ng TK 412,1381,632 TK 412,3381 §¸nh gi¸ t¨ng v.l, KiÓm kª thõa v.l Sinh viên: Nguyễn Hồng Ly- QT 1003K §¸nh gi¸ gi¶m v.l ThiÕu khi k.kª, thiÕu khi kiÓm kª thuéc hao hôt trong ®Þnh møc 13 Trường ĐHDL Hải Phòng Khóa luận tốt nghiệp TK 152 TK 311,3388 Vay NH, ®¬n vÞ kh¸c ®Ó TK 1388 XuÊt v.l cho vay mua v.l TK 128,222 TK 632 NhËn l¹i vèn gãp liªn doanh XuÊt b¸n TK 3333,3332 TK 142,242 ThuÕ NK, TT§B v.l NK XuÊt dïng cho sxkd ph¶i Ph¶i nép NSNN Ph©n bæ dÇn TK 33312 TK 111,112,331… ThuÕ GTGT v.l NK Gi¶m gi¸ v.l mua vµo Ph¶i nép NSNN ( nÕu kh«ng ®-îc ktrõ Tr¶ l¹i cho ng-êi b¸n, CKTM TK 133 TK 621,627,641, 642,241… ( nÕu cã) XuÊt dïng sxkd,xdcb, söa ch÷a lín Kh«ng sö dông hÕt, nhËp l¹i kho Sinh viên: Nguyễn Hồng Ly- QT 1003K 14 Trường ĐHDL Hải Phòng Khóa luận tốt nghiệp 1.3.2 Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu trong doanh nghiệp kế toán hàng tồn kho theo phƣơng pháp kiểm kê định kỳ. - Phương pháp này có đặc điểm: Chỉ theo dõi nghiệp vụ nhập vật liệu còn trị giá thực tế xuất kho chỉ được tính vào thời điểm cuối kỳ khi có kết quả kiểm kê cuối kỳ. Trị giá thực tế xuất kho trong kỳ Trị giá thực = tế tồn kho cuối kỳ Trị giá thực + tế nhập kho trong kỳ Trị giá thực - tế tồn kho cuối kỳ 1.3.2.1 Tài khoản sử dụng. - TK 611 “Mua hµng” (tiÓu kho¶n 6111 - Mua nguyªn, vËt liÖu): Dïng ®Ó theo dâi t×nh h×nh thu mua, t¨ng, gi¶m nguyªn vËt liÖu theo gi¸ thùc tÕ. Bªn nî: Ph¶n ¸nh gi¸ thùc tÕ nguyªn, vËt liÖu tån ®Çu kú vµ t¨ng thªm trong kú. Bªn cã: Ph¶n ¸nh gi¸ thùc tÕ vËt liÖu xuÊt dïng, xuÊt b¸n, thiÕu hôt... trong kú vµ tån kho cuèi kú. TK 6111 cuèi kú kh«ng cã sè d- vµ th-êng ®-îc më chi tiÕt theo tõng lo¹i vËt t-. - TK 152 “Nguyªn liÖu, vËt liÖu”: Bªn nî: Gi¸ thùc tÕ vËt liÖu tån kho cuèi kú. Bªn cã: KÕt chuyÓn gi¸ thùc tÕ vËt liÖu tån ®Çu kú. D- nî: Gi¸ thùc tÕ vËt liÖu tån kho. - TK 151 “Hµng mua ®ang ®i trªn ®-êng”: Bªn nî: Gi¸ thùc tÕ hµng ®ang ®i ®-êng cuèi kú. Bªn cã: KÕt chuyÓn gi¸ thùc tÕ hµng ®ang ®i ®-êng ®Çu kú. D- nî: Gi¸ thùc tÕ hµng ®ang ®i ®-êng. Sinh viên: Nguyễn Hồng Ly- QT 1003K 15 Trường ĐHDL Hải Phòng Khóa luận tốt nghiệp Ngoµi ra, trong qu¸ tr×nh h¹ch to¸n, kÕ to¸n cßn sö dông mét sè tµi kho¶n kh¸c cã liªn quan nh- 133, 331, 111, 112... C¸c tµi kho¶n nµy cã néi dung vµ kÕt cÊu gièng nh- ph-¬ng ph¸p kª khai th-êng xuyªn. 1.3.2.2 Phương pháp hạch toán. §Çu kú: c¨n cø gi¸ thùc tÕ vËt liÖu ®ang ®i ®-êng vµ tån kho ®Çu kú kÕt chuyÓn vµo tµi kho¶n 611. Trong kú: Khi mua vËt liÖu, c¨n cø vµo c¸c ho¸ ®¬n, chøng tõ liªn quan, kÕ to¸n ghi sæ ph¶n ¸nh trùc tiªp vµo tµi kho¶n 611. Cuèi kú: c¨n cø kÕt qu¶ kiÓm kª, kÕ to¸n kÕt chuyÓn gi¸ trÞ vËt liÖu ch-a sö dông vµ x¸c ®Þnh gi¸ trÞ xuÊt dïng. §Ó x¸c ®Þnh gi¸ trÞ vËt liÖu xuÊt dïng cña tõng lo¹i cho s¶n xuÊt, kÕ to¸n ph¶i kÕt hîp víi kÕ to¸n chi tiÕt míi cã thÓ x¸c ®Þnh ®-îc do kÕ to¸n tæng hîp kh«ng theo dâi xuÊt liªn tôc. Sinh viên: Nguyễn Hồng Ly- QT 1003K 16 Trường ĐHDL Hải Phòng Khóa luận tốt nghiệp Sơ đồ 1.3.2.2.1: Hạch toán Nguyên vật liệu theo phƣơng pháp kiểm kê định kỳ TK 152 TK 611 TK 152 Trị giá v.l tồn cuối kỳ Trị giá v.l tồn đầu kỳ TK 111,112,331 TK 111,112,331 Mua nhập kho trong kỳ Giảm giá hàng mua, Hàng mua trả lại, cktm TK 133 TK 133 Thuế GTGT (nếu có) TK 3333 TK 241,142,242,621,627,641,642 Thuế Nk v.l phải nộp nsnn Cuối kỳ, kết chuyển giá trị v.l Xuất dùng sxkd, xscb, sửa chữa lớn TSCĐ TK 3332 TK 632 Thuế TTĐB v.l NK phải Cuối kỳ, kết chuyển giá trị nộp NSNN v.l xuất kho TK 33312 Thuế GTGT v.l NK TK 133 Sinh viên: Nguyễn Hồng Ly- QT 1003K 17 Trường ĐHDL Hải Phòng Khóa luận tốt nghiệp 1.4 Tổ chức sổ kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp Các doanh nghiệp có thể lựa chọn vân dụng hình thức kế toán cho phù hợp với đặc điểm quy mô hoạt động của doanh nghiệp dựa trên 5 hình thức sổ kế toán sau: - Hình thức nhật ký sổ cái. - Hình thức chứng từ ghi sổ. - Hình thức nhật ký chứng từ. - Hình thức nhật ký chung. - Hình thức kế toán máy. Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký – Chứng từ tại doanh nghiệp: CHỨNG TỪ GỐC BẢNG PHÂN BỔ BẢNG KÊ NK – CHỨNG TỪ SỐ THẺ KT CHI TIẾT SỔ CÁI BẢNG TỔNG HỢP CHI TIẾT Ghi hàng ngày BÁO CÁO KẾ TOÁN Ghi cuối tháng Đối chiếu kiểm tra số liệu Sinh viên: Nguyễn Hồng Ly- QT 1003K 18 Trường ĐHDL Hải Phòng Khóa luận tốt nghiệp Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký - Chứng từ: Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ kế toán đã được kiểm tra lấy số liệu ghi trực tiếp vào các Nhật ký - Chứng từ hoặc Bảng kê, sổ chi tiết có liên quan. Đối với các loại chi phí sản xuất, kinh doanh phát sinh nhiều lần hoặc mang tính chất phân bổ, các chứng từ gốc trước hết được tập hợp và phân loại trong các bảng phân bổ, sau đó lấy số liệu kết quả của bảng phân bổ ghi vào các Bảng kê và Nhật ký - Chứng từ có liên quan. Đối với các Nhật ký - Chứng từ được ghi căn cứ vào các Bảng kê, sổ chi tiết thì căn cứ vào số liệu tổng cộng của bảng kê, sổ chi tiết, cuối tháng chuyển số liệu vào Nhật ký - Chứng từ. Cuối tháng khoá sổ, cộng số liệu trên các Nhật ký - Chứng từ, kiểm tra, đối chiếu số liệu trên các Nhật ký - Chứng từ với các sổ, thẻ kế toán chi tiết, bảng tổng hợp chi tiết có liên quan và lấy số liệu tổng cộng của các Nhật ký - Chứng từ ghi trực tiếp vào Sổ Cái. Đối với các chứng từ có liên quan đến các sổ, thẻ kế toán chi tiết thì được ghi trực tiếp vào các sổ, thẻ có liên quan. Cuối tháng, cộng các sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết và căn cứ vào sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết để lập các Bảng tổng hợp chi tiết theo từng tài khoản để đối chiếu với Sổ Cái. Số liệu tổng cộng ở Sổ Cái và một số chỉ tiêu chi tiết trong Nhật ký - Chứng từ, Bảng kê và các Bảng tổng hợp chi tiết được dùng để lập báo cáo tài chính. Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký - Chứng từ (NKCT) Tập hợp và hệ thống hoá các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo bên Có của các tài khoản kết hợp với việc phân tích các nghiệp vụ kinh tế đó theo các tài khoản đối ứng Nợ. Kết hợp chặt chẽ việc ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian với việc hệ thống hoá các nghiệp vụ theo nội dung kinh tế (theo tài khoản). Kết hợp rộng rãi việc hạch toán tổng hợp với hạch toán chi tiết trên cùng một sổ kế toán và trong cùng một quá trình ghi chép. Sinh viên: Nguyễn Hồng Ly- QT 1003K 19