Tài liệu Hoàn thiện công tác quản lý dự án tại công ty tnhh một thành viên công nghiệp tàu thuỷ cái lân

Chuyên đề tốt nghiệp Th.S Nguyễn Thu Hà MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU.......................................................................................................... 1 CHƢƠNG I: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ DỰ ÁN TẠI CÔNG TY TNHH MỘT THÀNH VIÊN CÔNG NGHIỆP TÀU THUỶ CÁI LÂN 7 I : LỊCH SỬ HÌNH THÀNH , PHÁT TRIỂN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA CÔNG TY ......................................................................................................... 7 1.Lịch sử hình thành và phát triển của công ty ................................................. 7 1.1.Giai đoạn từ 2001 đến tháng 4/2003 ........................................................... 7 1.2. Từ tháng 4/2003 đến tháng 5/2006 : .......................................................... 8 1.3. Từ tháng 5/2006 đến nay : công ty đổi tên thành công ty TNHH một thành viên công nghiệp tàu thuỷ Cái lân ........................................................... 9 2.Cơ cấu tổ chức của công ty TNHH một thành viên công nghiệp tàu thuỷ Cái Lân ..................................................................................................................... 9 2.1.Mô hình tổ chức của công ty ....................................................................... 9 2.2.Chức năng và nhiệm vụ của các phòng ban trực thuộc công ty ............... 11 2.2.1.Chủ tịch công ty ..................................................................................... 11 2.2.2 . Tổng giám đốc...................................................................................... 12 2.2.3.Phó tổng giám đốc kỹ thuật.................................................................... 12 2.2.4. Phó tổng giám đốc đầu tƣ...................................................................... 12 2.2.5. Phòng tài chính kế toán ......................................................................... 13 2.2.6. Phòng kinh doanh .................................................................................. 13 2.2.7. Văn phòng công ty ................................................................................ 13 2.2.8. Phòng tổ chức cán bộ lao động – tiền lƣơng ......................................... 13 2.2.9. Phòng kế hoach - đầu tƣ ........................................................................ 13 2.2.10 Phòng kỹ thuật sản xuất ....................................................................... 14 2.2.11.Phòng giám định và kiểm tra chất lƣợng công trình ............................ 15 Tạ Trung Thu Trà 1 Lớp: Đầu tƣ 45B Chuyên đề tốt nghiệp Th.S Nguyễn Thu Hà 2.2.12.Các công ty con và các ban quản lý .................................................... 16 II. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ DỰ ÁN TẠI CÔNG TY TRONG THỜI GIAN QUA ............................................................................ 16 1.Tổng quan hoạt động đầu tƣ và các dự án của công ty ............................... 16 1.1.Hoạt động đầu tƣ xây dựng cơ bản ........................................................... 16 1.2. Hoạt động sản xuất kinh doanh ................................................................ 17 2. Mô hình tổ chức quản lý dự án của công ty ................................................ 18 3.Nội dung quản lý dự án tại công ty .............................................................. 19 3.1. Nội dung quản lý dự án xét theo lĩnh vực ................................................ 19 3.1.1. Quản lý thời gian và tiến độ .................................................................. 19 3.1.2. Quản lý chi phí. ..................................................................................... 24 3.1.3. Quản lý chất lƣợng ................................................................................ 32 3.1.4. Quản lý nguồn lực. ................................................................................ 39 3.1.5. Quản lý rủi ro ........................................................................................ 41 3.1.6.Quản lý hợp đồng ................................................................................... 42 3.1.7.Quản lý về thông tin ............................................................................... 43 3.2. Nội dung quản lý dự án theo chu kỳ dự án .............................................. 43 3.2.1. Giai đoạn chuẩn bị đầu tƣ ..................................................................... 43 3.2.2. Giai đoạn thực hiện đầu tƣ .................................................................... 44 III. VÍ DỤ VỀ DỰ ÁN XÂY DỰNG CƠ SỞ HẠ TẦNG CỤM CÔNG NGHIỆP TÀU THUỶ CÁI LÂN.................................................................... 49 1. Tổng quan các hạng mục phải làm của dự án ............................................. 49 2.Quản lý chi phí ............................................................................................. 50 2.1.Các văn bản sử dụng ................................................................................. 50 2.2.Quản lý công tác huy động và sử dụng vốn .............................................. 51 2.2.1. Vốn và nguồn vốn ................................................................................. 51 2.2.2. Dự toán ngân sách ................................................................................ 52 Tạ Trung Thu Trà 2 Lớp: Đầu tƣ 45B Chuyên đề tốt nghiệp Th.S Nguyễn Thu Hà 2.3. Chi phí của dự án ..................................................................................... 53 3. Quản lý thời gian và tiến độ ........................................................................ 55 3.1. Thời gian huy động vốn. .......................................................................... 55 3.2. Dự kiến thời gian, tiến độ thực hiện......................................................... 55 4.Quản lý nhân lực .......................................................................................... 56 4.1. Quản lý xây dựng ..................................................................................... 56 4.2. Quản lý khai thác ..................................................................................... 57 IV. ĐÁNH GIÁ CHUNG VỀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ DỰ ÁN CỦA CÔNG TY.................................................................................................................... 58 1. Thuận lợi và khó khăn của công ty trong thời gian qua ............................. 58 1.1.Thuân lợi ................................................................................................... 58 1.2.Khó khăn ................................................................................................... 59 2. Những kết quả đã đạt đƣợc : ....................................................................... 59 3. Những tồn tại và nguyên nhân : .................................................................. 62 CHƢƠNG II: PHƢƠNG HƢỚNG VÀ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC QUẢN LÝ DỰ ÁN TẠI CÔNG TY ......................................................... 66 I. PHƢƠNG HƢỚNG HOÀN THIỆN CÔNG TÁC QUẢN LÝ DỰ ÁN TẠI CÔNG TY ....................................................................................................... 66 1. Phƣơng hƣớng phát triển công ty ................................................................ 66 2. Quan điểm về hoàn thiện công tác quản lý dự án tại công ty ..................... 68 3.Phƣơng hƣớng hoàn thiện công tác quản lý dự án của công ty: .................. 69 II. MỘT SỐ GIẢI PHÁP GÓP PHẦN HOÀN THIỆN CÔNG TÁC QUẢN LÝ DỰ ÁN TẠI CÔNG TY ........................................................................... 70 1. Giải pháp về tổ chức bộ máy quản lý.......................................................... 70 1.1. Tổ chức bộ máy quản lý ........................................................................... 70 1.2.Kết hợp chặt chẽ mối quan hệ giữa công ty, tổ chức tƣ vấn và nhà thầu 72 2.Giải pháp hoàn thiện công tác quản lý dự án xét theo lĩnh vực ................... 72 Tạ Trung Thu Trà 3 Lớp: Đầu tƣ 45B Chuyên đề tốt nghiệp Th.S Nguyễn Thu Hà 2.1. Giải pháp hoàn thiện công tác lập kế hoạch tổng quan. .......................... 72 2.2. Giải pháp cho công tác quản lý tiến độ thời gian của dự án. ................... 72 2.3 Giải pháp về quản lý chất lƣợng dự án .................................................... 76 2.3.1. Công tác tƣ vấn ..................................................................................... 76 2.3.2. Công tác xây lắp: ................................................................................... 79 2.3.3. Công tác giám sát và nghiệm thu: ......................................................... 80 2.4.Giải pháp cho công tác quản lý chi phí của dự án. ................................... 81 2.5. Giải pháp cho công tác quản lý nguồn lực:.............................................. 83 2.6.Công tác quản lý hợp đồng ....................................................................... 84 2.7. Công tác quản lý thông tin: ...................................................................... 85 2.8. Công tác quản lý rủi ro ............................................................................. 86 3.Giải pháp hoàn thiện công tác quản lý dự án xét theo chu kỳ dự án ........... 82 3.1 Công tác lập dự án................................................................................... 82 3.2. Về công tác đền bù giải phóng mặt bằng. ................................................ 87 3.3. Quản lý hoạt động đấu thầu .................................................................... 88 III.NHỮNG KIẾN NGHỊ ĐỐI VỚI NHÀ NƢỚC ......................................... 89 KẾT LUẬN ............................................................................................................ 90 TÀI LIỆU THAM KHẢO ................................................................................... 91 Tạ Trung Thu Trà 4 Lớp: Đầu tƣ 45B Chuyên đề tốt nghiệp Th.S Nguyễn Thu Hà LỜI MỞ ĐẦU Trong quá trình hình thành hay phát triển của bất kỳ doanh nghiệp nào đầu tƣ cũng đóng vai trò vô cùng quan trọng, với các doanh nghiệp mới đầu tƣ là vấn đề tất yếu tạo nên quá trình hình thành doanh nghiệp,còn với các doanh nghiệp đã hoạt động trên thị trƣờng thì đầu tƣ giúp doanh nghiệp mở rộng quy mô, phát triển tăng sức cạnh tranh trên thị trƣờng, tăng lợi nhuận, mở rộng thị phần... Một doanh nghiệp muốn đứng vững, phát triển trong quá trình hội nhập, hợp tác, cạnh tranh ngày càng gay gắt nhƣ hiện nay đặc biệt khi Việt Nam vừa chính thức là thành viên của WTO thì không thì dậm chân tại chỗ mà không đầu tƣ phát triển. Tuy nhiên đầu tƣ không phải mảnh đất màu mỡ đối với mọi doanh nghiệp, bên cạnh những thuận lợi và lợi ích cho doanh nghiệp đầu tƣ chứa đựng rất nhiều yếu tố rủi ro, bất định không thể lƣờng trƣớc đƣợc, vì vậy nhiều dự án đầu tƣ thành công đã đem lại hiệu quả tốt cho các doanh nghiệp nhƣng cũng không ít dự án thất bại làm doanh nghiệp làm ăn thua lỗ thậm chí phá sản. Vấn đề đặt ra hiện nay của tất cả các doanh nghiệp là phải có biện pháp quản lý dự án đầu tƣ để đầu tƣ thực sự là con đƣờng mở rộng, phát triển của các doanh nghiệp. Công ty TNHH một thành viên tàu thuỷ Cái lân cũng không nằm ngoài xu thế đó, là một công ty mới thành lập đƣợc 6 năm đầu tƣ là hoạt động sống còn của công ty vì vậy vấn đề quản lý dự án đầu tƣ của công ty càng trở nên bức thiết và quan trọng.Trƣớc yêu cầu thực tiễn đó của công ty em đã chọn đề tài :”Hoàn thiện công tác quản lý dự án tại công ty TNHH một thành viên công nghiệp tàu thuỷ Cái lân” làm đề tài chuyên đề tốt nghiệp của mình. Cơ cấu đề tài gồm có 2 chƣơng: -Chƣơng I: Thực trạng công tác quản lý dự án tại công ty Trong chƣơng này em đã giới thiệu tổng quan về công ty và làm rõ thực trạng quản lý dự án tại công ty trong thời gian qua. -Chƣơng II: Phƣơng hƣớng và giải pháp hoàn thiện công tác quản lý dự án tại công ty Tạ Trung Thu Trà 5 Lớp: Đầu tƣ 45B Chuyên đề tốt nghiệp Th.S Nguyễn Thu Hà Từ những hạn chế, tồn tại và nguyên nhân gây nên quản lý dự án kém hiệu quả của công ty em đã mạnh dạn nên ra một số giải pháp để giải quyết tình trạng trên, nhƣng quản lý dự án là một vấn đề phức tạp và rất khó nên dù đã cố găng nhƣng trong quá trình nghiên cứu em không thể tránh đƣợc những sai sót.Em rất mong cô Nguyễn Thu Hà và các cô chú , anh chị trong công ty tàu thuỷ Cái lân nơi em đang thực tập giúp em hoàn thiện đề án này, và em hy vọng rằng đề tài này của em sẽ có ích cho công ty trong quá trình quản lý hoạt động đầu tƣ Trong quá trình thực hiện đề tài em đã nhận đƣợc sự giúp đỡ hƣớng dẫn nhiệt tình của Th.s Nguyễn Thu Hà và các anh chị trong phòng kế hoạch đầu tƣ của công ty TNHH một thành viên công nghiệp tàu thuỷ Cái lân. Em xin chân thành cảm ơn! Tạ Trung Thu Trà 6 Lớp: Đầu tƣ 45B Chuyên đề tốt nghiệp Th.S Nguyễn Thu Hà CHƢƠNG I: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ DỰ ÁN TẠI CÔNG TY TNHH MỘT THÀNH VIÊN CÔNG NGHIỆP TÀU THUỶ CÁI LÂN I : LỊCH SỬ HÌNH THÀNH , PHÁT TRIỂN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA CÔNG TY 1.Lịch sử hình thành và phát triển của công ty 1.1.Giai đoạn từ 2001 đến tháng 4/2003 Thực hiện dự án mở rộng ngành đóng tàu của nƣớc ta trong định hƣớng phát triển chiến lƣợc ngành công nghiệp tàu thuỷ Việt Nam VINASHIN đã trình đề án xây dựng khu công nghiệp tập trung Cái Lân -Quảng Ninh . Ngày 25/7/1997 thủ tƣớng chính phủ đã ra quyết định số 578/TTg phê duyệt thành lập khu công nghiệp tập chung Cái Lân thành phố Hạ Long tỉnh Quảng Ninh VINASHIN đã tiến hành khảo sát, lựa chọn địa điểm để đầu tƣ cụm nghiệp tàu thủy Cái Lân đặt trên diện tích 56,59 ha trong khu công nghiệp tập trung Cái Lân tỉnh Quảng Ninh . Vịêc hình thành cụm công nghiệp tàu thuỷ Cái Lân phù hợp với đề án phát triển ngành công nghiệp tàu thủ Việt Nam đƣợc chính phủ phê duyệt bằng quyết định số 1420/QĐ-TTg ngày 2/11/2001. Trong thời gian chuẩn bị đầu tƣ ngày06/11/2001 hội đồng quản trị của tổng công ty công nghiệp tàu thủ Việt Nam ra quyết định số 307/QĐ-TTCB –LĐ thành lập quan quản lý dự án cụm công nghiệp tàu thuỷ Cái Lân để trực tiếp thực hiện và quản lý các dự án nằm trong cụm công nghiệp. Ban quản lý dự án cụm công nghiệp tàu thuỷ Cái Lân là doanh nghiệp hạch toán phụ thuộc trực thuộc VINASHIN ,BQL ra đời với mục đích chính là xây dựng ,thực hiện và quản lý trực tiếp các dự án thuộc cụm công nghiệp tàu thuỷ Cái Lân, nhiệm vụ cụ thể là : -Phối hợp cùng chínhquyền địa phƣơng và ban quản lý khu công nghiệp tập chung Cái Lân để lập phƣơng án đền bù giải phóng mặt bằng Tạ Trung Thu Trà 7 Lớp: Đầu tƣ 45B Chuyên đề tốt nghiệp Th.S Nguyễn Thu Hà - Quản lý quy hoạch chi tiết, thực hiện triển khai các hợp đồng đầu tƣ củacác dự án trong phạm vi cụm công nghiệp tàu thuỷ Cái Lân , đảm bảo cho các dự án thực hiện đúng tiến độ đề ra và tuân thủ các quy định về môi trƣờng, an ninh trật tự trong khu công nghiệp - Ban quả lý là đầu mối quan hệ với chính quyền địa phƣơng để giải quyết những thủ tục hành chính trong quá trình triển khai dự án Ngay từ ki thành lập , ban quản lý đã bắt tau vào việc chuẩn bị các dự án trong khu công nghiệp , đến 2002 ban quản lý đã chuẩn bị ký các hợp đồng , tổ chức đấu thầu lựa chọn nhà thầu và chuẩn bị thực hiênj dự án . Sang năm 2003 ban quản lý đã kết thúc giai đoạn chuẩn bị đầu tƣ và từng bƣớc đƣa sang giai đoạn thực hiện dự án 1.2. Từ tháng 4/2003 đến tháng 5/2006 : BQL đổi tên thành công ty công nghiệp tàu thuỷ Cái lân , đây là bƣớc ngoặt lớn giúp công ty có thêm nhiều quyền hạn và trách nhiệm hơn trong quản lý các dự án của cụm công nghiệp , ngoài trách nhiêmj nhƣ ban quản lý trƣớc đây công ty còn có thể chủ động trong việc huy động và sử dụng vôn , tổ chức khai thác , kinh doanh …. Từ khi đổi tên công ty công nghiệp tàu thuỷ Cái lân đã trở thành một doanh nghiệp hạch toán độc lập , trực thuộc Tổng công ty công nghiệp tàu thuỷ Việt nam . Công ty có quyền huy động vốn trên danh nghĩa của VINASHIN và có trách nhiệm trả nợ nguồn vốn huy động đó vì vậy nhiệm vụ của công ty không chỉ đơn thuần là quản lý mà phải quản lý thật hiệu quả các dự án trong cụm công nghiệp từ khâu chuẩn bị thực hiện, thực hiện đầu tƣ đến khâu đƣa dự án vào vận hành, khai thác . Nhiệm vụ chính của công ty là : - Sản xuất , kinh doanh thép đóng tàu , thép cƣờng độ cao -Khai thác thực nhiệm năng lực các phƣơng tiện vận tải thuỷ mới sản xuất và vận tải biển -Kinh doanh dịch vụ hàng hải bao gồm : cung ứng, sửa chữa, vệ sinh tàu biển, bốc dỡ hàng hoá - Đầu tƣ kinh doanh nhà, xây dựng dân dụng, đô thị và nhà ở Tạ Trung Thu Trà 8 Lớp: Đầu tƣ 45B Chuyên đề tốt nghiệp Th.S Nguyễn Thu Hà - Xuất nhập khẩu vật tƣ thiết bị cơ khí, phụ tùng tàu thuỷ và các hàng hoá liên quan -Tổ chức đấu thầu, chuyển giao công nghệ, hợp tác kinh doanh với trong và ngoài nƣớc -Thực hiện dịch vụ du lịch . kinh doanh các ngành nghề theo quy định của pháp luật, theo điều lệ quốc tế cũng nhƣ điều lệ của công ty Từ tháng 4 công ty đã đi vào thực hiện một số dự án : dự án đóng mới 2 tàu hút bùn, dự án 1 tàu cao tốc 200 chỗ, dự án taxi nƣớc, dự án nhà máy điện, nhà máy tấm thép nóng, xây dựng cơ sở hạ tầng …. Một số dự án đang trong quá trình thực hiện đầu tƣ , một số dự án đã đi vào vận hành khai thác : dự án đóng mới 2 tàu hut bùn, dự án taxi nƣớc… 1.3. Từ tháng 5/2006 đến nay : công ty đổi tên thành công ty TNHH một thành viên công nghiệp tàu thuỷ Cái lân Sụ phát triển của nền kinh tế đặt ra nhiều cơ hội và thác thức hơn cho ngành công nghiệp tàu thuỷ Việt nam, Tổng công ty công nghiệp tàu thuỷ Vịêt nam đã chuyển thành tập đoàn công nghiệp tàu thuỷ Việt nam và có nhiều công ty con của tập đoàn đã chuyển thành công ty TNHH một thành viên để tiến tới chủ động hơn nữa và có thể tự hạch toán độc lập hoàn toàn . Công ty Cái lân cũng không nằm ngoài xu thế đó . Tháng 5/2006 cônh ty đã đổi tên thành công ty TNHH một thành viên công nghiệp tàu thuỷ Cái lân để chuẩn bị cho sự sáp nhập với một số công ty TNHH một thành viên khác cũng thuộc VINASHIN thành lập Tổng công ty công nghiệp nặng 2.Cơ cấu tổ chức của công ty TNHH một thành viên công nghiệp tàu thuỷ Cái Lân 2.1.Mô hình tổ chức của công ty Tạ Trung Thu Trà 9 Lớp: Đầu tƣ 45B Chuyên đề tốt nghiệp Th.S Nguyễn Thu Hà Hội đồng quản trị Tổng giám đốc Phó tổng giám đốc đầu tƣ Phó tổng giám đốc kỹ thuật P.Tổ chức-cán bộtiền lƣơng P.Tài chính-kế toán P.Kế hoạch đầu tƣ Văn phòng công ty Cty TNHH một thành viên thép Cái lân-VINASHIN P.Thẩm định và qlý chất lƣợng công trình ình P.Kỹ thuật-sản xuất Cty TNHH một thành viên điện Cái lân-VINASHIN Cty TNHH một thành viên cảng Hòn Gai-VINASHIN Công ty đƣợc tổ chức theo mô hình quản lý với 7 phòng ban trực thuộc (phòng tài chính kế toán, phòng kinh doanh , phòng tổ chức cán bộ lao động- tiền lƣơng, phòng kế hoạch đầu tƣ, phòng kỹ thuật …..) các ban quản lý dự án và các công ty con trực thuộc công ty. Các đơn vi ( phòng / ban ) có trƣởng phòng / ban Tạ Trung Thu Trà 10 Lớp: Đầu tƣ 45B Chuyên đề tốt nghiệp Th.S Nguyễn Thu Hà phụ trách phó phòng/ ban giúp việc. Biên chế của các phòng ban chuyên môn nghiệp vụ dựa trên nguyên tắc sau: có 01 trƣởng phòng / ban phụ trách; có 01-02 phó phòng / ban giúp việc, nhân viên phòng, ban sẽ tăng giảm tuỳ theo nhiệm vụ chức năng của phòng ban đó theo từng thời kỳ Tổng số lao động hiện tại của công ty là 200 ngƣời trong đó có 86 ngƣời đạt trình độ đại học chiêm 43%; cao đẳng và trung cấp có 44 ngƣời chiếm 22% và công nhân có 70 ngƣời chiếm 35% tông số lao động . Nhìn chung lao động trong công ty còn khá trẻ, có kiến thức phù hợp với công việc mình đang đảm nhận, đây cũng là một thuận lợi cho công ty vì những lao động trẻ hiện nay năng động, sáng tạo, nhiệt tình, họ dễ dàng nhanh chóng tiếp thu khoa học kỹ thuật mới, cách làm việc và phƣơng thức quản lý mới hiệu qua .Thu nhập bình quân của nhân viên trong công ty là 1.800.000 đồng/ ngƣời / tháng. Tất cả các nhân viên trong công ty đều đƣợc ký hợp đồng lao động và đƣợc hƣởng chế độ bảo hiểm xã hội Hiện nay quyền hạn và trách nhiệm của các phòng ban đƣợc phân chia rõ ràng, tuy nhiên trong quá trình thực hiện các phòng ban vẫn thƣờng xuyên phối hợp hoạt động với nhau để cùng thực hiện nhiệm vụ chung nhất là quản lý các dự án trong khu công nghiệp tàu thuỷ Cái lân. Đây là điều cần thiết để duy trì hoạt động của công ty – đơn vị có nhiệm vụ chính là quản lý các dự án 2.2.Chức năng và nhiệm vụ của các phòng ban trực thuộc công ty Tổ chức của một công ty bao giờ cũng có ngƣời lãnh đạo, có các phòng ban trực thuộc để duy trì hoạt động của công ty. Các phòng ban đƣợc lập ra với chức năng chủ yếu là đảm nhiệm một mảng hoạt động riêng biệt phục vụ cho hoạt động chung của công ty. Các phòng ban khi thực hiện nhiệm vụ của mình cũng đồng thời là thực hiện nhiệm vụ chung của công ty, thông qua hoạt động của các phòng ban mà hoạt động của công ty đƣợc thực hiện suôn sẻ và hiệu quả. Dƣới đây chỉ xin đề cập tới một số chức năng, nhiệm vụ của các phòng, ban liên quan tới hoạt động đầu tƣ 2.2.1.Chủ tịch công ty -Trình tập đoàn kế hoạch kinh doanh hàng năm Tạ Trung Thu Trà 11 Lớp: Đầu tƣ 45B Chuyên đề tốt nghiệp Th.S Nguyễn Thu Hà - Quy định chiến lƣợc kinh doanh và phát triển , chiến lƣợc sản phẩm và chiến lƣợc thị trƣờng -Ký phê duyệt kế hoạch 5 năm , hàng năm của công ty con mà công ty nắm giữ 100 % vốn 2.2.2 . Tổng giám đốc -Tổ chức thực hiện chiến lƣợc kinh doanh và phát triển chiến lƣợc sản phẩm, chiến lƣợc thị trƣờng của công ty , chiến lƣợc phát triển khoa học công nghệ - Trực tiếp phụ trách kinh doanh , đối ngoại , phòng tài chính - kế toán ; công ty TNHH một thành viên thép Cái lân –VINASHIN ; công ty TNHH một thành viên điện Cái lân – VINASHIN ; các đơn vị hoạt động thƣơng mại của công ty 2.2.3.Phó tổng giám đốc kỹ thuật -Theo dõi và điều hành hoạt động chung của công ty, trực tiếp phụ trách phòng tổ chức cán bộ - tiền lƣơng; văn phòng công ty; phòng kỹ thuật sản xuất; công ty TNHH một thành viên cảng hòn gai-VINASHIN ,các xí nghiệp sản xuất công nghiệp khác -Duyệt chi phí đề tài nghiên cứu khoa học , định mức tiêu hao vật tƣ, nhân công -Giúp tổng giám đốc theo dõi các công vịêc ở Hải Phòng 2.2.4. Phó tổng giám đốc đầu tƣ -Trực tiếp phụ trách và giúp tổng giám đốc các vấn đề chung ,trực tiếp chỉ đạo trên các lĩnh vực sau :Kế hoạch đầu tƣ, xây dựng ,thẩm định, quản lý công trình xây dựng -Chủ tịch hội đồng chấm thầu -Trực tiếp phụ trách : phòng kế hoạch đầu tƣ ,phòng thẩm định và quản lý chất lƣợng công trình,các đơn vị xây dựng, các đơn vị vận tải, tiến độ xây dựng các dự án công trình , -Giúp tổng giám đốc theo dõi các công việc ở Quảng Ninh Tạ Trung Thu Trà 12 Lớp: Đầu tƣ 45B Chuyên đề tốt nghiệp Th.S Nguyễn Thu Hà 2.2.5. Phòng tài chính kế toán -Phân tích thông tin các số liệu kế toán , tham mƣu , đề xuất các giải pháp phục vụ yêu cầu quản trị và quy định tài chinh của đơn vị kế toán -Thực hiện công tác kế toán nôi bộ công ty : thanh toán các báo cáo tài chính báo cáo kỹ thuật của các dự án , quản trị doanh nghiệp và các đơn vị thành viên 2.2.6. Phòng kinh doanh - Tham mƣu , đề xuất phƣơng án sản xuất kinh doanh , chiến lƣợc kinh doanh làm cơ sở cho việc tổ chức hạch toán sản xuất , kinh doanh đảm kinh doanh có lãi , -Lập bảng thanh toán và làm thủ tục thanh toán các công trình để thu hồi vốn nhanh -Lập kế hoạch kinh doanh trong quý , năm của công ty và đề xuất việc tổ chức kinh doanh, đầu tƣ sao cho có hiệu quả nhất với công ty 2.2.7. Văn phòng công ty -Trực tiếp theo dõi công tác nội bộ , đối ngoại của công ty ,chịu trách nhiệm về công tác đời sống , tinh thần , quản lý bất động sản , nhà cửa , đất đai -Tổng hợp tất cả các mặt hoạt động của công ty để phân tích , đánh giá kết quả hàng tuần , hàng tháng , hàng năm và dự kiến chƣơng trình công tác trình tổng giám đốc xem xét 2.2.8. Phòng tổ chức cán bộ lao động – tiền lƣơng Là bộ phân trong hệ thống sản xuất kinh doanh của côngty trực tiếp quản lý về kế hoạch nhân sự ,tiền lƣơng , đào tạo nhân sự cho côngty -Phối hợp với các phòng ban trong công ty để đƣa ra kế hoạch nhân sự của từng phòng ban trong từng thời kỳ -Xây dựng kế hoạch tuyển dụng và đào taọ công nhân viên 2.2.9. Phòng kế hoach - đầu tƣ -Chức năng : phòng kế hoạch - đầu tƣ là một bộ phận trong hệ thống sản xuất kinh doanh của công ty , tham mƣu cho lãnh đạo về chiến lƣợc phát triển ,kế hoạch đầu tƣ , kế hoạch sản xuất , kinh doanh các mặt của công ty -Nhiệm vụ , quyền hạn : Tạ Trung Thu Trà 13 Lớp: Đầu tƣ 45B Chuyên đề tốt nghiệp Th.S Nguyễn Thu Hà +Xây dựng các kế hoạch đầu tƣ , sản xuất kinh doanh thƣo đúng văn bản pháp luật của Nhà nƣớc ,theo định hƣớng của tập đoàn công nghiệp tàu thuỷ Việt nam +Phân, giao kế hoạch, đầu tƣ cho các đơn vị thành viên, tổ chức thực hiện công tác kế hoạch và đầu tƣ, kế hoạch tổng hợp, báo cáo thốngkê đầutƣ xây dựng cơ bản toàn công ty + Nghiên cứu xây dựng các kế hoạch đầu tƣ bằng nguồn vốn trong và ngoài nƣớc (kể cả vốn vay) xây dựng kế hoạch vốn hàng năm ,kết hợp với phòng tài chính kế toán điều tiết phân bổ sử dụng vốn phù hợp với các dự án do công ty làm chủ đầu tƣ +Xây dựng các kế hoạch nhu cầu sử dụng vật tƣ ,máy, thiết bị phục vụ cho nhu cầu sản xuất kinh doanh của toàn công ty nói chung và từng dự án nói riêng +Điều chỉnh kế hoạch sản xuấtđầu tƣ khi cần thiết +Hƣớng dẫn ,theo dõi, kiểm tra sử lý các vấn đề phát sinh trong quá trình thực hiện đầu tƣ +Quản lýcác dự án thành phần dự án chƣa thành lập ban quản lý dự án của công ty +Giám sát quá trình thực hiện kế hoạch đầu tƣ kế hoạch sản xuất kinh doanh + Tham gia công tác đầu thầu ,lựa chọn nhà thầu theo dõi công tác thực hiện đấu thầu +Lập kế hoạch về nhân sự do phòng đảm nhiệm trình tổng giám đốc phê duyệt 2.2.10 Phòng kỹ thuật sản xuất -Chức năng:Là bộ phận trong hệ thống sản xuấtkinh doanh của công ty trực tiếp quản lý về công tác kỹ thuật sản xuất trong toàn công ty ,những tiến bộ khoa học kỹ thuật và công nghệ mới trong sản xuất tham mƣu cho lãnh đạo công ty những vấn đề liên quan đến kỹ thuật -Nhiệm vụ +Tham gia công tác đấu thầu ,tuyển chọn nhà thầutheo quy định ,tuyển chọn các tổ chức tƣ vấn giám sát kỹ thuật, công trình Tạ Trung Thu Trà 14 Lớp: Đầu tƣ 45B Chuyên đề tốt nghiệp Th.S Nguyễn Thu Hà +Tham gia lập và bảo vệ các dự toán thiết kế thi công công trình +Tổ chức quản lý, đôn đốc hƣớng dẫn các đơn vị trực thuộc , các bộ phận tuôn thủ đúng yêu cầu kỹ thuật -Quyền hạn +Yêu cầu các đơn vị công ty ,tổ chức cá nhân là nhà thầu tuân thủ tiêu chuẩn công trình kỹ thuật +Yêu cầu tổ chức , cá nhân tạm dừng thi công nếu thấy vi phạm kỹ thuật +Đề nghị phòng nghiệp vụ các ban chuẩn bị sản xuất phối hợp các việc có liên quan +Lập kế hoạch về nhân lực thực hiện công việc do phòng đảm nhiệm 2.2.11.Phòng giám định và kiểm tra chất lƣợng công trình -Chức năng +Quản lý và thực hiện công tác giám sát, kiểm tra công trình xây dựng +Quản lý , theo dõi thực hiện tiến độ công trình dự án +Nhiệm thu các công trình , sản phẩm phục vụ cho công tác thanh toán quyết toán , giải ngân , phân bổ nguồn vốn đối với hoạt động sản xuất của công ty -Nhiệm vụ +Tham gia soạn thảo các quy trình quy phạm , các tiêu chuẩn kỹ thuật và chế độ liên quan đến quản lý chất lƣợng công trình +Theo dõi và chỉ đạo kỹ thuật , công nghệ và nghiệm thu sản phẩm công trình của công ty +Tham gia hội đồng thẩm định , xét duyệt luận chứng kinh tế kỹ thuật các dự án đầu tƣ +Tham gia phê duyệt thiết kế kỹ thuật , thiết kế thi công , kiểm tra thẩm định dự toán các công trình +Tổ chức giám định và kiểm tra định kỳ, đột xuất công tác +Đình chỉ tạm thời hoặc báo cáo với lãnh đạo khi phát hiện các sai sót -Quyền hạn +Báo cáo với tổng giám đốc khi phát hiện sai xót trong quá trình đầu tƣ Tạ Trung Thu Trà 15 Lớp: Đầu tƣ 45B Chuyên đề tốt nghiệp Th.S Nguyễn Thu Hà +Lập kế hoạch đầu tƣ hoặc bổ sung máy , thiết bị phục vụ công tác giám sát kiểm tra chất lƣợng +Lập kế hoạch về nhân lực thực hiện công việc của phòng +Hợp tác khoa học kỹ thuật với các tổ chức trong và ngoài nƣớc về thẩm định giám sát quản lý chấtlƣợng công trình và dự án 2.2.12.Các công ty con và các ban quản lý : có chức năng quản lý và thực hiện trực tiếp các dự án mà công ty và ban mình phụ trách , gồm : -Công ty TNHH một thành viên cảng Hòn Gai – VINASHIN -Công ty TNHH một thành viên thép Cái lân – VINASHIN -Công ty TNHH một thành viên điện Cái lân – VINASHIN -Ban chuẩn sản xuất nhà máy cán nóng thép tấm -Ban chuẩn bị nhà máy điện -Ban chuẩn bị sản xuất công trình xếp dỡ và bảo quản nguyên vật liệu -Ban chuẩn bị sản xuất và khai thác cơ sở hạ tầng -Ban chuẩn bị sản xuất nhà máy sản xuất kết cấu thép phi tiêu chuẩn II. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ DỰ ÁN TẠI CÔNG TY TRONG THỜI GIAN QUA 1.Tổng quan hoạt động đầu tƣ và các dự án của công ty 1.1.Hoạt động đầu tư xây dựng cơ bản Công ty TNHH 1 thành viên công nghiệp tàu thuỷ Cái Lân ra đời với mục đích chính là trực tiếp quản lý các dự án trong cụm công nghiệp tàu thuỷ Cái Lân, bên cạnh đó trong thời gian gần đây công ty còn đảm nhiệm thêm một số dự án khác do Tập đoàn công nghiệp tàu thuỷ Việt Nam uỷ quyền. Tính từ khi thành lập đến nay công ty đã và đang thực hiện 23 dự án: (1) Dự án thép tấm (2) Dự án xây dựng hệ thống cơ sở hạ tầng cho cụn công nghiệp Cái lân (3) Dự án điện (4) Dự án kết cấu thép (5) Dự án cảng (6) Dự án đầu nối (7) Dự án phụ trợ Tạ Trung Thu Trà 16 Lớp: Đầu tƣ 45B Chuyên đề tốt nghiệp Th.S Nguyễn Thu Hà (8) Dự án tàu cao tốc (9) Dự án KC06 (10)Dự án taxi nƣớc (11)Dự án tàu hút (12)Dự án cảng khách Hòn gai (13)Dự án trƣờng học VINASHIN (14)Dự án khu liên hiệp thể thao (15)Dự án kho cảng ngoại quan (16)Dự án khu kinh tế Hải hà (17)Dự án trung tâm thƣơng mại Bắc lâm (18)Dự án nhà văn phòng Cái lân (19)Dự án Metal one (20)Dự án khu công nghiệp Yên hƣng (21)Dự án nhà máy sản xuất (22)Dự án khu trung tâm thƣơng mại phía nam Hải hà (23)Dự án khu đô thị mới Quảng ninh Tính tới thời điểm hiện nay thì công ty đã có 5 dự án đƣa vào vận hành khai thác, đó là các dự án: nhà máy điện, dự án đầu nối, dự án tàu cao tốc,dự án taxi nƣớc và dự án tàu hút. Tuy nhiên các dự án trên còn trong giai đoạn mới đƣa vào khai thác nên chƣa thu đƣợc nhiều kết quả đáng kể. Các dự án còn lại đang trong giai đọan thực hiên đầu tƣ, một số dự án còn trong giai đoạn chuẩn bị đầu tƣ 1.2. Hoạt động sản xuất kinh doanh Do các dự án đều mới đƣa vào khai thác nên hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty còn rất hạn hẹp. -Dự án đầu nối là một dự án phụ trợ cho dự án nhà máy điện nhằm kéo điện từ đƣờng dây tải điện tỉnh Quảng ninh tới cung cấp cho cụm công nghiệp Cái lân khi nhà mày điện chƣa hoàn thành.Hiện nay dự án nhà máy điện đã đƣa vào sử dụng cung cấp điện chủ yếu cho các nhà máy, các dự án trong khu công nghiệp.Bên cạnh đó nếu công suất thừa thì có thế hoà vào mạng lƣới điện của tỉnh Quảng ninh đem lại một phần lợi nhuận không nhỏ cho công ty Tạ Trung Thu Trà 17 Lớp: Đầu tƣ 45B Chuyên đề tốt nghiệp Th.S Nguyễn Thu Hà -Dự án taxi nƣớc có nhiệm vụ chở khách từ cảng Hòn gai tới Phòng thành của Trung Quốc và ngƣợc lại, tuy mới bắt đầu hoạt động nhƣng dự án hứa hẹn nhiều lợi nhuận do nhu cầu đi lại,tham quan của ngƣời Việt nam sang Trung Quốc và từ Trung quốc sang Việt nam đều tăng -Hoạt động kinh doanh vật liệu xây dựng đặc biệt thành công : kế hoạch đặt ra năm 2005 là thu đƣợc 1,5 tỷ đồng nhƣng thực tế công ty đã thu đƣợc 2,18 tỷ đồng đạt 145,34% kế hoạch -Một số lĩnh vực chƣa đem lại hiệu quả tốt nhƣ kinh doanh xăng dầu , kinh doanh taxi nƣớc 2. Mô hình tổ chức quản lý dự án của công ty Mô hình quản lý dự án của công ty hiện nay đang áp dụng là mô hình theo ma trận, đây là dạng mô hình kết hợp giữa mô hình quản lý dự án theo chức năng và quản lý chuyên trách dự án Tổng giám đốc BQL dự án P.tài chínhkế toán BQL dự án 1 .... P.kinh doanh Văn phòng công ty P.Tổ chức tiền lƣơng P.Kế hoạchđầu tƣ P.kỹ thuật P.giám định BQL dự án 2 Tạ Trung Thu Trà 18 Lớp: Đầu tƣ 45B Chuyên đề tốt nghiệp Th.S Nguyễn Thu Hà Trong giai đoạn chuẩn bị dự án hình thức áp dụng là quản lý theo chức năng, thƣờng thì dự án đƣợc đặt vào phòng kế hoạch đầu tƣ, các thành viên quản lý dự án đƣợc tạm thời huy đông từ các phòng ban khác đến, họ vừa đảm nhiệm công việc của dự án vừa thuộc quyền quản lý của các phòng ban chức năng Khi dự án đầu tƣ đƣợc phê duyệt và chuẩn bị vào giai đoạn thực hiện đầu tƣ công ty thành lập một ban quản lý dự án để chịu trách nhiệm toàn bộ dự án, lúc đầu các thành viên quản lý cũ phải có trách nhiệm bàn giao lại công việc cho các thành viên mới của ban quản lý dự án, các phòng ban vẫn phải thƣờng xuyên cử cán bộ xuống Quảng Ninh xem xét 3.Nội dung quản lý dự án tại công ty 3.1. Nội dung quản lý dự án xét theo lĩnh vực 3.1.1. Quản lý thời gian và tiến độ Tiến độ thực hiện dự án là một trong những chỉ tiêu quan trọng trong quản lý dự án đối với công ty TNHH một thành viên công nghiệp tàu thuỷ Cái Lân. Mục tiêu tiến độ thực hiện dự án không tách rời mục tiêu chất lƣợng và chi phí của dự án, và trong quá trình quản lý dự án các mục tiêu này luôn tác động qua lại lẫn nhau.Tiến độ thực hiện dự án kéo dài sẽ làm phát sinh chi phí và nhiều khi làm giảm chất lƣợng công trình và ngƣợc lại muốn đẩy nhanh tiến độ thì phải tăng chi phí thực hiện. Quản lý tiến độ tại công ty cũng nhƣ các công ty khác trực thuộc Tập đoàn thƣờng bị coi nhẹ do yếu tố quan liêu, trì trệ. Công ty là một mắt xích trong cơ chế quản lý đó vì vậy việc triển khai các dự án luôn có những ách tắc mà mình công ty không thể giải quyết đƣợc điển hình nhƣ vấn đề lập dự án đầu tƣ và giải ngân vốn Quản lý tiến độ của dự án đƣợc tính từ lúc dự án xuất hiện (đƣợc đánh dấu bằng một văn bản quyết định chuẩn bị đầu tƣ của cấp có thẩm quyền) và nó thực sự đƣợc triển khai khi có kế hoạch vốn của cơ quan cấp vốn cho công tác chuẩn bị đầu tƣ. Từ đó công ty sẽ tiến hành thuê lập báo cáo nghiên cứu tiền khả thi, báo cáo nghiên cứu khả thi, thẩm định dự án và trình cấp có thẩm quyền phê duyệt và có văn bản quyết định đầu tƣ. Khi nhận đƣợc vốn từ trên xuống công ty sẽ tiếp tục Tạ Trung Thu Trà 19 Lớp: Đầu tƣ 45B Chuyên đề tốt nghiệp Th.S Nguyễn Thu Hà triển khai giai đoạn chuẩn bị thực hiện đầu tƣ gồm các công việc lập thiết kế kỹ thuật, thẩm định thiết kế, xin giấy phép xây dựng, xin giao nhận đất giải phóng mặt bằng, đền bù...Tuy nhiên chỉ tới giai đoạn thực hiện đầu tƣ vấn đề quản lý tiến độ mới đƣợc thực hiện đúng nghĩa Thời gian từ khi có văn bản quyết định đầu tƣ đến khi ký hợp đồng thi công hầu nhƣ ít đƣợc quan tâm do có một số công việc mà thời gian nằm ngoài sự kiểm soát của công ty hoặc đã đƣợc Nhà nƣớc quy định cu thể. Chỉ đến giai đoạn thực hiện đầu tƣ mục tiêu tiến độ mới đƣợc đặt ra theo đúng nghĩa của nó, đƣợc cụ thể hoá ở từng công việc, từng hạng mục công trình, đƣợc xác định cụ thể trong từng hợp đồng xây lắp, đƣợc kiểm soát, giám sát bởi các bộ phận chức năng. Việc quản lý tiến độ thực hiện dự án tại công ty thƣờng đƣợc biểu hiện qua việc xây dựng tiến độ thực hiện các công việc, các hạng mục công trình và toàn bộ công trình, đánh giá tiến độ và điều chỉnh tiến độ. Quản lý tiến độ thời gian là một quá trình xuyên suốt, nhất quán theo một trình tự chặt chẽ bao gồm việc thiết lập mạng công việc, xác định thời gian thực hiện từng công việc cũng nhƣ toàn bộ dự án và việc lập kế hoạch quản lý tiến độ thực hiện dự án . a, Phƣơng pháp lập mạng công việc. Nhìn chung, các dự án do công ty làm chủ đầu tƣ hoặc đƣợc uỷ quyền làm chủ đầu tƣ đều là những dự án lớn, phức tạp, thậm chí có những dự án mang tính chất thí nhiệm nhƣ dự án dự án tàu cao tốc, dự án tàu hút, hay dự án mới lần đầu tiên tại Việt nam nhƣ dự án thép tấm, vì vậy công tác xác định và lập mạng công việc cho các dự án rất đƣợc công ty quan tâm và luôn đƣợc triển khai sớm Trong quá trình thực hiện quản lý tiến độ dự án công ty thƣờng chọn phƣơng pháp lập mạng công việc theo sơ đồ Gantt, giúp cho các công việc hạng mục không có sự chồng chéo và sự phức tạp về kỹ thuật cho nên để dễ đọc, dễ nhận biết hiện trạng của từng công việc và toàn bộ dự án. Trên sơ đồ Gantt sẽ phản ánh: +Thời gian làm việc của mỗi công việc. +Mối quan hệ trƣớc sau giữa các công việc +Biểu thời gian các công việc trên sơ đồ. Tạ Trung Thu Trà 20 Lớp: Đầu tƣ 45B