Tài liệu Hoàn thiện công tác kiểm soát bán hàng tại công ty cổ phần khang vinh

  • Số trang: 53 |
  • Loại file: PDF |
  • Lượt xem: 410 |
  • Lượt tải: 9
nganguyen

Đã đăng 34345 tài liệu

Mô tả:

TÓM LƢỢC Trong xu thế hội nhập với nền kinh tế thế giới WTO.Nền kinh tế nước ta đang ngày càng phát triển, các doanh nghiệp đã và đang khẳng định vị thế của mình trên thị trường.Đó là nhờ sự chỉ đạo đúng đắn về phương hướng phát triển kinh tế của Đảng, Nhà nước cũng thể hiện được các mục tiêu, chiến lược phát triển của các doanh nghiệp. Nó góp phần thúc đẩy quá trình công nghiệp hóa , hiện đại hóa đất nước và đưa nước ta đi theo đúng định hướng xã hội chủ nghĩa.Nền kinh tế Việt Nam đã và đang hội nhập sâu hơn vào nền kinh tế thế giới. Hình ảnh cũng như thế lực cả về kinh tế, chính trị, văn hóa Việt Nam đang được cải thiện trong mắt bạn bè quốc tế. Các nhà đầu tư quốc tế đã tin tưởng hơn vào điểm đầu tư đầy tiềm năng và hấp dẫn này.Điều này cho phép chúng ta vươn lên tầm cao của thế giới, sánh vai với các cường quốc năm châu.Nó mang lại cho chúng ta nhiều cơ hội, đồng thời cũng đem đến nhiều thách thức cho chúng ta.Và sự cạnh tranh giữa các doanh nghiệp diễn ra hết sức gay gắt và khốc liệt.Để có thể tồn tại và phát triển đòi hỏi các doanh nghiệp phải không ngừng có sự cải tiến và đổi mới trong hoạt động kinh doanh mà trong đó hoạt động kiểm soát bán hàng đóng vai trò rất quan trọng.Nó là một hoạt động cụ thể gắn liền với nghiệp vụ tác nghiệp nhằm thúc đẩy tiêu thụ sản phẩm của doanh nghiệp đã đang và sẽ gặp phải trong hoạt động bán hàng là điều kiện tiên quyết giúp cho doanh nghiệp đi lên.Đồng thời việc nghiên cứu vấn đề này sẽ tạo điều kiện giúp cho sinh viên ra trường có thể nắm bắt và có sự hiểu biết hơn nữa về kiểm soát bán hàng nhất là đối với sinh viên chuyên ngành quản trị. Mặc dù Công ty Cổ Phần Khang Vinh không trực tiếp sản xuất ra các sản phẩm nhưng công ty lại làm nhiệm vụ tiêu thụ vì thế để tiêu thụ nhanh nhất, nhiều nhất các loại hàng hoá Công ty phải tìm hiểu, khai thác và mở rộng thị trường tiêu thụ của mình. Lợi nhuận thu được nhiều hay ít phụ thuộc vào khâu tiêu thụ, quản lý các loại hàng hoá của doanh nghiệp.Trong thời gian thực tập tại công ty, qua tìm hiểu thực tế em nhận thấy rõ tầm quan trọng của công tác tiêu thụ hàng hóa điều đó đã dẫn em tới sự lựa chọn đề tài “Hoàn thiện công tác kiểm soát bán hàng tại Công ty cổ phần Khang Vinh ’’. Khóa luận tốt nghiệp gồm phần mở đầu và 3 chương chính: Phần mở đầu: Tổng quan nghiên cứu đề tài hoàn thiện công tác kiểm soát hoạt động bán hàng tại Công ty cổ phần Khang Vinh. Chƣơng 1: Một vấn đề lý luận cơ bản về công tác kiểm soát hoạt động bán hàng tại Công ty cổ phần Khang Vinh. Chƣơng 2: Phân tích và đánh giá thực trạng công tác kiểm soát bán hàng tại Công ty cổ phần Khang Vinh. Chƣơng 3: Các đề xuất, kiến nghị giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kiểm soát hoạt động bán hàng tại Công ty cổ phần Khang Vinh. LỜI CẢM ƠN Để hoàn thành khóa luận tốt nghiệp này em đã nhận được rất nhiều sự giúp đỡ từ phía nhà trường, thầy cô, các cô chú anh chị trong công ty. Lời đầu tiên em xin gửi tới nhà trường, quý thầy cô giáo lời cảm ơn vì đã cho em có môi trường học tập tốt, đã cung cấp cho em những kiến thức về chuyên ngành quản trị doanh nghiệp, cũng nhưđã tạo điều kiện cho em có thời gian tiếp cận thực tế. Em xin gửi lời cảm ơn chân thành nhất tới Thầy giáo: Thạc sĩ Hoàng Cao Cường. trong thời gian viết khóa luận, em đã nhận được sự hướng dẫn tận tình của thầy. Thầyđã giúp đỡ rất nhiều trong việc sửa chữa, bổ sung và hoàn thiện những kiến thức lý thuyết còn thiếu để hoàn thành bài khóa luận một cách tốt nhất. Qua đây, em cũng xin gửi lời cảm ơn tới quý Công ty cổ phần Khang Vinh đặc biệt là Bác: Nguyễn Việt Hà _ Giám đốc công ty, cô Hoàng Thị Thu Hà _ Phó Giám đốc công ty, cùng các anh, chị trong phòng kinh doanh, phòng kế toán, phòng xuất nhập khẩuđã giúp em tiếp cận với thực tế, thu thập tài liệu, gặp gỡ các phòng ban, để tìm hiểu thực tế về tình hình hoạt động cũng như quá trình phát triển của công ty, em đã được cung cấp những tài liệu quý báu giúp cho việc hoàn thành khóa luận tốt nghiệp này. Tuy nhiên do trình độ còn hạn chế và thời gian thực tập có hạn nên quá trình nghiên cứu và trình bày không tránh khỏi những thiếu sót. Em rất mong nhận được ý kiến đóng góp chỉ bảo của các cô chú, anh chị trong công ty, các thầy cô giáođể bài khóa luận của em được hoàn thiện hơn . Em xin chân thành cảm ơn ! Hà Nội, Tháng 5 năm 2012 Sinh viên thực hiện Lê Đình Vương PHẦN MỞ ĐẦU TỔNG QUAN NGHIÊN CỨU ĐỀ TÀI HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KIỂM SOÁT HOẠT ĐỘNG BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN KHANG VINH 1. Tính cấp thiết nghiên cứu đề tài Đối với doanh nghiệp thương mại bán hàng là nghiệp vụ kinh doanh cơ bản, trực tiếp thực hiện chức năng lưu thông hàng hóa phục vụ cho sản xuất và đời sống của nhân dân, là khâu quan trọng nối liền sản xuất với tiêu dùng; đối với doanh nghiệp thương mại thì bán hàng là nghiệp vụ cơ bản thực hiện mục đích kinh doanh của doanh nghiệp là lợi nhuận. Quản trị bán hàng, đặc biệt là kiểm soát hoạt động bán hàng luôn là vấn đề cấp thiết trong các doanh nghiệp thương mại. Tuy nhiên trong các doanh nghiệp vừa và nhỏ công tác kiểm soát này còn chưa được chú trọng hoặc đã thực hiện nhưng còn gặp nhiều khó khăn, vướng mắc như thiếu nhân lực, công cụ, tiêu chuẩn kiểm soát… Hoàn thiện công tác kiểm soát hoạt động bán hàng sẽ giúp doanh nghiệp đạt được mục tiêu doanh thu, lợi nhuận cũng như các mục tiêu khác (thương hiệu, khách hàng thường xuyên hay khách hàng trung thành). Nhận thức được tầm quan trọng này, trong thời gian thực tập em luôn quan tâm tình hình kiểm soát hoạt động bán hàng tại Công ty cổ phần Khang Vinh, một công ty thực hiện hoạt động kinh doanh các mặt hàng hóa chất, nhập khẩu hóa chất công nghiệp phục vụ cho hoạt động sản xuất của các ngành công nghiệp liên quan. Kể từ khi thành lập tới nay công ty đã trải qua quá trình hoạt động được 8 năm, ngoài những kết quả kinh doanh đã đạt được và thương hiệu đang được dần khẳng định thì công ty cũng còn nhiều khó khăn và có những khiếm khuyết cần khắc phục, cải tiến.Theo thực tế thực tập cũng như thông tin điều tra phỏng vấn, kiểm soát hoạt động bán hàng là một trong những vấn đề kinh doanh vướng mắc của Công ty cổ phần Khang Vinh. Cụ thể theo thông tin phỏng vấn nhà quản trị các cấp của doanh nghiệp đã cho biết Công ty cổ phần Khang Vinh chưa chú trọng tới công tác kiểm soát hoạt động bán hàng và công ty cần có thêm hệ thống phần mềm kiểm soát bán hàng giúp hoạt động bán hàng thuận tiện nhanh chóng hơn, đồng thời hoạt động thực hiện xử lý đơn đặt hàng cũng như phản hồi chăm sóc khách hàng cũng cần được đẩy mạnh. Trên thực tế Công ty cổ phần Khang Vinh đã đưa ra quy trình kiểm soát bán hàng đồng thời cũng đã kiểm soát hoạt động bán hàng và lực lượng bán hàng bằng những 1 tiêu chuẩn doanh số nhất định tuy nhiên dưới sự tác động mạnh mẽ từ môi trường bên ngoài, xu thế công nghệ hóa và hội nhập toàn cầu hóa đòi hỏi công ty cần đẩy mạnh kiểm soát hoạt động bán hàng của mình hơn nữa, có như vậy công ty mới có thể thực hiện được mục tiêu phát triển và mục tiêu lợi nhuận của mình. 2. Tổng quan tình hình nghiên cứu đề tài Đề tài tập trung giải quyết vấn đề kiểm soát bán hàng tại Công ty cổ phần Khang Vinh.Là sinh viên chuyên ngành Quản trị doanh nghiệp đã được nhà trường trang bị cho những kiến thức, lý luận và nghiên cứu công tác Quản trị. Trong thời gian thực tập tốt nghiệp tại, em đã khảo sát và tìm hiểu thêm những vấn đề của thực tiễn hoạt động kinh doanh, đặc biệt là những khó khăn trong hoạt động bán hàng của Công ty trong cơ chế thị trường. Năm 2008 và 2010 có hai công trình nghiên cứu viết cùng chủ đề về đẩy mạnh kiểm soát hoạt động bán hàng như sau: - Đẩy mạnh kiểm soát bán hàng ở công ty cổ phần cung ứng và dịch vụ hàng không của sinh viên Nguyễn Thị Hường _ K41A4. - Đẩy mạnh kiểm soát bán hàng tại công ty TNHH thép Mê Lin của sinh viên Đàm Thị Ngọc _ K42A6. 3. Các mục tiêu nghiên cứu Mục tiêu nghiên cứu của đề tài bao gồm: - Làm rõ một số lý thuyết cơ bản về bán hàng, quản trị bán hàng, đặc biệt về kiểm soát bán hàng (khái niệm bán hàng, quản trị bán hàng, kiểm soát bán hàng). - Làm rõ vấn đề Công ty cổ phần Khang Vinh gặp phải qua phân tích thực trạng trong kiểm soát hoạt động bán hàng. - Đề xuất một số giải pháp nhằm đẩy mạnh hoạt động kiểm soát bán hàng tại Công ty cổ phần Khang Vinh. 4. Phạm vi nghiên cứu Về không gian: - Địa điểm: Công ty cổ phần Khang Vinh - Địa chỉ : Lô 29 _Khu Đô Thị Mỗ Lao _ Hà Đông _ Hà Nội - Bộ phận: Kinh doanh, Kế toán, Hành chính, xuất nhập khẩu… 2 - Đối tượng: Nhân viên kinh doanh và các nhân viên, nhân sự tác động tới kiểm soát hoạt động bán hàng của công ty. - Mặt hàng kinh doanh: Các sản phẩm hóa chấtphục vụ các ngành công nghiệp, chủ yếu là hóa chất phục vụ ngành sản xuất thức ăn chăn nuôi... Về thời gian: Nghiên cứu dữ liệu thông tin trong khoảng thời gian 3 năm từ 2009 tới 2011.Nguồn số liệu được cung cấp tại phòng kinh doanh và phòng phòng kế toán và phòng xuất nhập khẩu của Công ty cổ phần Khang Vinh. 5. Phương pháp hệ nghiên cứu công tác kiểm soát bán hàng tại Công ty cổ phần Khang Vinh Để nghiên cứu đề tài, em đã sử dụng các phương pháp nghiên cứu sau đây:  Phương pháp thu thập dữ liệu - Phương pháp thu thập dữ liệu sơ cấp Để thu tập được thông tin vấn đề nghiên cứu em đã thực hiện bằng cách phỏng vấn nhà quản trị các cấp của công ty, kết hợp với phỏng vấn một số nhân viên trong công ty. Phương pháp phỏng vấn.Phương pháp phỏng vấn giúp thu thập và làm rõ thêm các thông tin chưa rõ trong phiếu điều tra, nhằm có được thông tin cụ thể, chính xác về vấn đề nghiên cứu.Em đã sử dụng các câu hỏi phỏng vấn được thiết kế từ trước phỏng vấn giám đốc công ty, cán bộ phụ trách phòng kinh doanh, trưởng phòng kế toán nhằm tìm hiểu sâu hơn về các yếu tố liên quan đến kiểm soát bán hàng tại công ty cổ phần Khang Vinh, cụ thể về quy trình kiểm soát hoạt động, khó khăn có thể gặp phải, điều chỉnh sau kiểm soát của công ty. - Phương pháp thu thập dữ liệu thứ cấp Các thông tin dữ liệu thứ cấp từ nguồn công ty hay báo chí giúp đề tài được đa dạng hơn về các thông tin, kết hợp thông tin sơ cấp hoàn thiện đề tài nghiên cứu. Qua quá trình thực tập tại Công ty, em đã thu thập được một số thông tin về hoạt động kinh doanh của Công ty bao gồm kết quả hoạt động kinh doanh theo báo cáo tài chính, kết quả hoạt động bán hàng, các kế hoạch và việc thực hiện công tác bán hàng qua các năm, kết cấu nhân viên… Ngoài ra em còn tham khảo các thông tin đánh giá thị trường và đưa ra nhận định của phòng kinh doanh qua báo cáo thị trường của nhân viên thị trường trong công ty, dự báo về nhu cầu hóa chất công nghiệp trong thời gian tới của các doanh nghiệp trên mạng Internet. 3  Phương pháp xử lý dữ liệu - Phương pháp xử lý dữ liệu sơ cấp Phương pháp phân tích, thống kê tổng hợp: Các kết quả sau khi thống kê được tổng hợp phân tích, hệ thống hóa thành những thông tin hữu ích trong nghiên cứu vấn đề, nổi bật thực trạng công ty. - Phương pháp xử lý dữ liệu thứ cấp - Phương pháp tổng hợp, so sánh: Qua các dữ liệu thu thập được từ Công ty về kế hoạch bán hàng và kết quả bán hàng đã được thực hiện, em đã tiến hành so sánh kết quả bán hàng qua các năm. Trên cơ sở so sánh các dữ liệu đó em có thể biết được công tác bán hàng của doanh nghiệp có được thực hiện theo đúng kế hoạch đã đề ra không. So sánh kết quả bán hàng thu được với kế hoạch đã đề ra phản ánh phần nào hiệu quả hoạt động kiểm soát bán hàng của doanh nghiệp. 6. Kết cấu đề tài khóa luận tốt nghiệp. Ngoài các mục Lời mở đầu, Lời cảm ơn, Mục lục, Danh mục từ viết tắt, Danh mục bảng biểu sơ đồ và những Phụ lục kèm theo, khóa luận tốt nghiệp gồm phần mở đầu và 3 chương chính: Phần mở đầu: Tổng quan nghiên cứu đề tài hoàn thiện công tác kiểm soát hoạt động bán hàng tại Công ty cổ phần Khang Vinh. Chƣơng 1: Một vấn đề lý luận cơ bản về công tác kiểm soát hoạt động bán hàng tại Công ty cổ phần Khang Vinh. Chƣơng 2:Phân tích và đánh giá thực trạng công tác kiểm soát bán hàng tại Công ty cổ phần Khang Vinh. Chƣơng 3: Các đề xuất, kiến nghị giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kiểm soát hoạt động bán hàng tại Công ty cổ phần Khang Vinh. 4 CHƢƠNG I MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ CÔNG TÁC KIỂM SOÁT HOẠT ĐỘNG BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN KHANG VINH 1.1. Một số khái niệm cơ bảnliên quan 1.1.1. Khái niệm quản trị doanh nghiệp Quản trị doanh nghiệp là sự tác động của chủ thể quản trị tới đối tượng quản trị (tập thể người lao động) để tổ chức phối hợp hoạt động của họ trong quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.Hay Quản trị doanh nghiệp là điều khiển quản lý sự hoạt động của doanh nghiệp nhằm thực hiện các mục tiêu đề ra một cách hiệu quả nhất. 1.1.2. Khái niệm quản trị nhân lực Quản trị nhân lực là tổng hợp những hoạt động quản trị liên quan đến việc tạo ra, duy trì, phát triển và sử dụng có hiệu quả yếu tố con người trong tổ chức nhắm đạt được những mục tiêu của doanh nghiệp. 1.1.3. Khái niệm bán hàng Theo quan điểm cổ điển, bán hàng được định nghĩa như sau: “Bán hàng là hoạt động thực hiện sự trao đổi sản phẩm hay dịch vụ của người bán chuyển cho người mua để được nhận lại từ người mua tiền hay vật phẩm hoặc giá trị trao đổi đã thỏa thuận”. Khái niệm này cho thấy hoạt động bán hàng gồm có 2 hành động chính, đó là trao đổi và thỏa thuận. Ngày nay sự cạnh tranh trong thế giới kinh doanh ngày càng gay gắt nên công việc bán hàng ngày càng phức tạp. Bán hàng ngày nay không đơn thuần là sự trao đổi hàng hóa hay dịch vụ mà là quá trình giúp đỡ lẫn nhau giữa người mua và người bán. Người bán giúp đỡ người mua có được những thứ họ cần, ngược lại người mua cũng giúp cho người bán đạt được mục tiêu, thu về lợi nhuận, giải quyết đầu ra cho nơi sản xuất, đẩy mạnh sự sáng tạo trong kinh doanh và sản xuất. Do đó công việc bán hàng ngày nay khó khăn hơn. Sau đây là một số khái niệm bán hàng được phổ biến trên hiện nay: Giáo trình “Quản trị doanh nghiệp thương mại” của ĐH KTQD đã đưa ra nhiều quan niệm khác nhau về bán hàng. Sau đây là một số khái niệm đáng chú ý: - Bán hàng được coi là một phạm trù kinh tế: Các Mác trong bộ “Tư bản” khi nghiên cứu sự thay đổi hình thái giá trị của hàng hóa cho rằng, bán hàng là “sự chuyển hình thái giá trị hàng hóa từ hàng sang tiền (H-T)” và sự chuyển hóa này là “bước nhảy nguy hiểm” chết người, khó khăn nhất. 5 - Bán hàng là khâu cơ bản, quan trọng trong quá trình sản xuất, kinh doanh - Bán hàng là quá trình thực hiện các nghiệp vụ kỹ thuật bán hàng. 1.1.4. Khái niệm quản trị bán hàng Quản trị bán hàng là hoạt động quản trị của những người thuộc lực lượng bán hàng của công ty bao gồm những hoạt động chính như phân tích, lập kế hoạch, thực hiện và kiểm tra hoạt động bán hàng.Bao gồm các nội dung: - Xác định mục tiêu - Xây dựng kế hoạch bán hàng Thiết kế tổ chức lực luợng bán hàng - Tổ chức thực hiện kế hoạch và quản trị lực lượng bán hàng Đánh giá điều chỉnh hoạt động bán hàng. 1.1.5. Khái niệm kiểm soát Là quá trình đo lường quả thực hiện, so sánh các tiêu chuẩn phát hiện sai lệch và nguyên nhân, tiến hành các điều chỉnh nhằm làm cho kết quả cuối cùng phù hợp với mục tiêu đã xác định 1.1.6. Khái niệm kiểm soát bán hàng Kiểm soát hoạt động bán hàng là quá trình thu thập thông tin bán hàng, đo lường kết quả bán hàng theo các tiêu chuẩn kiểm soát đã đề ra, so sánh các kết quả đó với các tiêu chuẩn kiểm soát, phát hiện những sai lệch và nguyên nhân của chúng, đồng thời tiến hành các hoạt động điều chỉnh nhằm đạt được nhũng mục tiêu của doanh nghiệp. Kiểm soát bán hàng bao gồm hai nội dung chính đó là kiểm soát hoạt động bán hàng và kiểm soát lực lượng bán hàng. Kiểm soát hoạt động bán hàng được triển khai toàn diện cả về khối lượng, giá trị hàng hóa bán ra, chi phí bán hàng và kết quả hoạt động bán hàng.Kiểm soát cả mặt định tính lẫn định lượng, sử dụng cả chỉ tiêu tuyệt đối và tương đối.Để kiểm soát hoạt động bán hàng nhà quản trị bán hàng phải thường xuyên có mặt tại trên thị trường để nắm bắt thông tin phản hồi trong quá trình bán hàng.Xuất phát từ kết quả kiểm soát, nhà quản trị đưa ra các biện pháp điều chỉnh cần thiết để đảm bảo thực hiện mục tiêu bán hàng. Kiểm soát lực lượng bán hàng thực chất là quá trình thu nhận thông tin phản hồi về quá trình bán hàng của lực lượng bán hàng, đánh giá mức độ hoàn thành công việc của từng thành viên tham gia vào lực lựong bán hàng từ đó điều chỉnh đảm bảo mục tiêu được hoàn thành. Kiểm soát bán hàng có thể tiến hành theo ba bước: tiền kiểm là xem xét quá trình chuẩn bị bán hàng của lực lượng bán hàng cả về phuơng tiện lẫn kiến thức, kỹ năng; 6 kiểm tra trong quá trinh là kiểm tra giám sát, đánh giá và điều chỉnh trong quá trình bán hàng của lực lượng bán hàng; hậu kiểm là đánh giá mức độ hoàn thành công việc vào cuối ngày, cuối tuần, cuối tháng. (Theo quan điểm quản trị học) 1.2. Các nội dung của công tác kiểm soát bán hàng 1.2.1. Quy trình kiểm soát bán hàng 1. Xây dựng tiêu chuẩn kiểm soát 2.Đo lường kết quả hoạt động bán hàngbánbanhhhhhhhhhhhhhhhhhànghàn g 3.Điều chỉnh hoạt động bán hàng Sơ đồ 1: Quy trình kiểm soát hoạt động bán hàng 1.2.2. Nội dung kiểm soát bán hàng 1.2.2.1. Kiểm soát hoạt động bán hàng 1.2.2.1.1. Tiêu chuẩn kiểm soát hoạt động bán hàng Hoạt động bán hàng là một bộ phận trong hệ thống các hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, có mối quan hệ chặt chẽ với hoạt động mua hàng và hoạt động dự trữ vì vậy phải đánh giá đóng góp hoạt động bán hàng vào việc hoàn thành các mục tiêu chung của doanh nghiệp. Để đánh giá đóng góp đó cần thiết phải thiết lập các tiêu chuẩn kiểm soát. Tiêu chuẩn là cơ sở để đo lường kết quả hoạt động bán. Các tiêu chuẩn kiểm soát hoạt động bán hàng bao gồm hai nhóm chính: các tiêu chuẩn đầu ra và các tiêu chuẩn nền tảng. Các tiêu chuẩn đầu ra phản ánh kết quả bán hàng, bao gồm các tiêu chuẩn về doanh thu từ hoạt động bán hàng, số lượng khách hàng, lãi gộp, chi phí bán hàng, lợi nhuận hoạt động bán hàng. Các tiêu chuẩn nền tảng đảm bảo cho hoạt động bán hàng triển khai tốt. Ví dụ như các cuộc tiếp xúc, số lần điện thoại cho khách hàng, số lần thăm viếng khách hàng, kỹ năng bán hàng của nhân viên, mức độ trình bày cửa hàng… 7 Các tiêu chuẩn dùng để so sánh trong công tác đánh giá, tương quan so sánh cho phép tìm ra những sai lệch và nguyên nhân của sai lệch, là cơ sở quan trọng để tiến hành hoạt động điều chỉnh phù hợp. 1.2.2.1.2. Các công cụ sử dụng để kiểm soát hoạt động bán hàng Để kiểm soát hoạt động bán hàng nhà quản trị bán hàng thường sử dụng các công cụ kiểm soát bàn hàng sau: -Hóa đơn bán hàng: Hóa đơn bán hàn thường chia làm hai liên, một giao cho khách một giữ lại doanh nghiệp. Hóa đơn bán hàng giúp doanh nghiệp kiểm soát hoạt động bán hàng được thực hiện hàng ngày. -Thư khiếu nại hay phàn nàn của khách hàng: Những lá thư khiếu nại về việc các điều kiện liên quan đến mua bán không được thực hiện theo đúng yêu cầu thỏa thuận: khiếu nại chậm giao hàng, khiếu nại hàng hóa kém phẩm chất… Thông qua thư khiếu nại của khách hàng doanh nghiệp sẽ biết được mức độ đáp ứng nhu cầu của khách hàng, những thắc mắc của khách hàng. Trên cơ sở đó doanh nghiệp sẽ có những phương hướng giải quyết phù hợp. Số lượng thư khiếu nại tỷ lệ nghịch với hiệu quả hoạt động bán hàng, tỷ lệ thuận với những nỗ lực cải tiến hoạt động bán hàng. -Thư góp ý và phiếu thăm dò khách hàng: Đó là các văn bản soạn thảo theo mẫu sẵn, được để ở vị trí thuận tiện, dễ thấy để điều tra ý kiến khách hàng. Thông qua thư góp ý và phiếu tham dò khách hàng doanh nghiệp sẽ chủ động nắm bắt được sự hài lòng của khách hàng đồng thời tìm hiểu được sự kỳ vọng của khách hàng vào doanh nghiệp, đáp ứng nhhu cầu này càng cao của khách hàng. -Báo cáo hoạt động bán hàng: Những số liệu phản ánh kết quả hoạt động kinh doanh là một công cụ quan trọng để đánh giá hoạt động bán hàng. Tuy nhiên một đánh giá toàn diện hoạt động bán hàng thì các chỉ tiêu thường chi tiết theo các tiêu thức khác nhau như: Kết quả bán hàng theo mặt hàng kinh doanh, theo thị trường, theo thời gian, theo phương thức bán…kết quả kinh doanh là cơ sở đánh giá kinh doanh thành bại của doanh nghiệp. -Báo cáo tình hình thị trường: Báo cáo làm rõ tình hình các đối thủ cạnh tranh, khách hàng, nhà cung ứng…các báo cáo nay thường được làm định kỳ đôi khi đột xuất, cung cấp cho nhà quản trị các thông tin về thị trường để ra quyết định điều chỉnh hoạt động bán hàng. 1.2.2.1.3. Các phương pháp đánh giá kết quả kiểm soát bán hàng - Phương pháp phân tích dữ liệu thống kê: Đây là phương pháp dễ thực hiện nhất vì các dữ kiện này luôn sẵn có. Ta có thể sử dụng các dữ kiện định lượng như tài chính, kế toán. Bên cạnh đó chúng ta còn có các dữ kiện định tính, loại dữ kiện này tuy 8 khó đo lường nhưng lại thường cung cấp những thông tin rất có ý nghĩa đối với công việc kiểm soát. Phương pháp này cần phải đảm bảo năm yêu cầu sau:  Việc đánh giá phải được tiến hành định kỳ đều đặn.  Các đơn vị sử dụng trong đánh giá phải thống nhất.  Các quy tắc sử dụng trong hệ thống thông tin kiểm soát phải thống nhất.  Các công cụ đo lường phải đồng nhất.  Không thay đổi người kiểm soát, điều này càng quan trọng hơn khi dùng các tiêu chuẩn định tính để quan sát. - Phương pháp đánh giá bằng việc sử dụng các dấu hiệu báo trước: Phương pháp này yêu cầu nhà quản trị phải dự đoán trước và nhanh chóng nhận biết các dấu hiệu, “triệu chứng” báo hiệu những trục trặc của hoạt động bán hàng. Sự “trục trặc” mà các dấu hiệu cung cấp cho ta biết có thể do những nguyên nhân chủ quan, có thể do nguyên nhân khách quan. Cần phải phân tích cụ thể từ trường hợp, tìm ra đúng nguyên nhân để có biện pháp điều chỉnh phù hợp. - Phương pháp đánh giá bằng việc quan sát trực tiếp và tiếp xúc cá nhân: Đó là phương pháp nhà quản trị quan sát hay nói chuyện với nhân viên của mình, rồi thông qua hành động, cử chỉ, thái độ, giọng nói của nhân viên mà nắm bắt, cảm nhận được thông tin.Phương pháp này tuy mất nhiều thời gian và chi phí nhưng nó cho phép nhà quản trị nhanh chóng nắm bắt được tình hình thực tế và cảm nhận được những vấn đề còn ở dạng tiềm tàng. - Phương pháp đánh giá bằng việc dự báo: Dự báo thay thế cho việc đánh giá những kết quả cuối cùng trong nhiều trường hợp cho phép phản ứng nhanh chóng, kịp thời và do vậy tăng cường hiệu quả của kiểm soát. Điều này được sử dụng trong giai đoạn tiền kiểm. Hiện nay các trung tâm thương mại hiện đại thường sử dụng kết hợp các phương pháp nêu trên với các loại thiết bị hiện đại để theo dõi và kểm soát hoạt động bán hàng trực tiếp vào thời gian trước, trong và sau khi bán hàng như: hệ thống thẻ từ, hệ thống camera theo dõi, hệ thống kiểm soát mã vạch, hệ thống thiết bị báo động,… Sự kết hợp này đã làm cho kết quả kiểm soát được cập nhật, chính xác và hệ thống hơn. 1.2.2.1.4. Các yêu cầu để đánh giá kết quả hoạt động kiểm soát bán hàngkiểm soát bán hàng - Kết quả kiểm soát phải hữu ích: có nghĩa là quá trình kiểm soát phải cho phép nhà quản trị tiến hành hoạt động kiểm soát kết quả bán hàng và tiến hành hoạt động điều chỉnh thích hợp. - Kết quả kiểm soát phải tin cậy: khi kiểm tra kiểm soát bằng những phương pháp khác nhau lại cho những kết quả khác nhau thì không phải kết quả kiểm soát đáng tin 9 cậy như vậy sẽ ảnh hưởng tới hành động điều chỉnh. Để có thể so sánh theo thời gian và so sánh giữa các đơn vị, các chỉ tiêu liên quan, các kết quả kiểm soát cần phải kiểm soát một cách “thuần nhất” - Kết quả kiểm soát phải không lạc hậu hay nói một cách khác kết quả được sử dụng phải đảm bảo tính thời gian, không lỗi thời. Mọi kết quả chậm trễ có làm giảm hiệu quả công tác điều chỉnh thậm chí vô hiệu hoạt động điều chỉnh đó. - Kiểm soát hoạt động bán hàng phải đảm bảo hiệu quả kinh tế.Mọi hoạt động kiểm soát đều phải tính tới chi phí. Chi phí cao có thể chấp nhận cho quá trình kiểm soát con tàu vũ trụ nhưng không thể chấp nhận cho việc kiểm tra từng hộp thuốc đánh răng trong cửa hàng thương mại. 1.2.2.1.5 Điều chỉnh hoạt động kiểm soát bán hàng Điều chỉnh hoạt động kiểm soát bán hàng được thực hiện xuất phát từ nguyên nhân dẫn đến sai lệch giữa kết quả hoạt động bán hàng được đánh giá ở trên với tiêu chuẩn kiểm soát hoạt động bán hàng đã xây dựng.Có một số cách thức điều chỉnh hoạt động bán hàng được hình thành gắn liền với nguyên nhân cuả sai lệch. Quá trình kiểm soát phát hiện ra những vấn đề cho phép kết luận những mục tiêu đã được hoạch định là chưa đầy đủ, cần bổ sung, hoàn chỉnh cho phù hợp với tình hình thực tế. Hoạt động điều chỉnh ở đây sẽ là điều chỉnh mục tiêu bán hàng dự kiến, điều chỉnh chính sách bán hàng. Kết quả kiểm soát cho thấy vấn đề xuất hiện là nguyên nhân dẫn tới sai lệch xuất phát từ quá trình hành động để triển khai công việc.Điều chỉnh hoạt động bán hàng ở đây là điều chỉnh chương trình hoạt động. Khi tiến hành so sánh kết quả kiểm soát với tiêu chuẩn kiểm soát là xuất hiện những khoảng cách rất lớn giữa những gì mong muốn với kết quả trong tương lai có thể đạt được, là do sự thay đổi lớn của môi trường kinh doanh, sự thay đổi vượt xa so với dự toán và trù tính ban đầu. Điều chỉnh hoạt động bán hàng ở đây là tiến hành những hoạt động dự phòng nhằm chuyển hướng kết quả tương lai hoặc ảnh hưởng đến kết quả công việc giai đoạn sau. Một vấn đề đã được khẳng định là khả năng tự điều chỉnh của đối tượng kiểm soát, do vậy trong số trường hợp, vấn đề xuất hiện ròi tự nó “mất đi” vì nó được “giải quyết”. Trong nhiều trường hợp không làm gì cả, chỉ chờ đợi một biện pháp “điều chỉnh” hiệu nghiệm nhất.Điều quan trọng là phải nhận biết chính xác lúc nào, ở trường hợp nào thì áp dụng biện pháp này. 10 1.2.2.2.Đánh giá mức độ hoàn thành công việc của lực lượng bán hàng 1.2.2.2.1. Các tiêu chuẩn đánh giá mức độ hoàn thành công việc của lực lượng bán hàng Các tiêu chuẩn định lượng (tiêu chuẩn kết quả bán hàng) Đây là hệ thống các tiêu chuẩn được sử dụng một cách thường xuyên nhất, tạo ra cơ sở dễ dàng để so sánh các nhân viên bán hàng với nhau. Các đơn vị đo lường kết quả được chia làm hai loại: đơn vị đo trực tiếp và đơn vị tỷ lệ. - Đơn vị đo trực tiếp: là những đơn vị phản ánh trực tiếp kết quả hoạt động bán hàng của nhân viên tính bằng tiền hoặc tính bằng khách hàng. Ví dụ như: doanh số bán hàng bằng tiền hoặc đơn vị sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ; doanh số bán cho khách hàng mới; tổng doanh số bán theo khách hàng; tổng doanh số bán theo sản phẩm; lợi nhuận bán hàng; số lượng khách hàng mới; số lượng khách hàng mất đi; chi phí bán hàng; số lượng đơn đặt hàng; tổng dự trữ… - Đơn vị tỷ lệ: là những đơn vị được xác định trên cơ sở so sánh theo tỷ lệ phần trăm giữa doanh số bán với một đơn vị khác phản ánh kết quả hoạt động bán hàng. Các đơn vị tỷ lệ bao gồm: thị phần, tỷ lệ thực hiện định mức, tỷ lệ luân chuyển bán hàng, doanh số bán trên một khách hàng, trị giá trung bình cho một đơn đặt hàng, tỷ lệ thành công với đối tượng khách hàng, vòng quay của tài sản… Các tiêu chuẩn nền tảng (tiêu chuẩn năng lực bán hàng) Các tiêu chuẩn nền tảng dựa trên cơ sở đánh giá năng lực của lực lượng bán hàng. Các tiêu chuẩn này cho phép nhà quản trị bán hàng tập trung vào đánh giá kiến thức, kỹ năng, phẩm chất của nhân viên bán hàng và qua đó có thể đưa ra những giải pháp nhằm cải thiện như đào tạo, bồi dưỡng... Một số tiêu chuẩn định tính cơ bản được sử dụng trong đánh giá nhân viên bán hàng thường tập trung yếu tố sau: Hình thức, trang phục; Ý thức tổ chức kỷ luật; Giao tiếp ứng xử; Tinh thần làm việc theo nhóm; Ý thức phát triển cá nhân; Kiến thức hiểu biết sản phẩm; Kiến thức ngành nghề, đối thủ cạnh tranh; Kỹ năng đàm phán; Kỹ năng tổ chức công việc; Khả năng chịu áp lực trong công việc… 1.2.2.2.2. Tổ chức đánh giá mức độ hoàn thành công việc của lực lượng bán hàng Đánh giá mức độ hoàn thành công việc của nhân viên bán hàng giúp cho các nhà quản trị bán hàng kiểm soát được quá trình bán hàng và có cơ sở để tiến hành tuyển 11 dụng, huấn luyện và đãi ngộ lực lượng này. Mô hình phản ánh vai trò của đánh giá mức độ hoàn thành công việc của lực lượng bán hàng như ::sau: Thực hiện của nhân viên bán hàng CÁC ẢNH HƢỞNG CHUNG Kế hoạch nguồn nhân lực Tuyển dụng, lựa chọn và huấn luyện Bù đắp Nâng cấp Đánh giá thực hiện Hiệu quả - tổ chức ẢNH HƢỞNG LÊN CÁ NHÂN Phản hồi Đề ra mục đích Hành vi ứng xử công việc Tới động cơ / các mục đích Sơđồ 2: Đánh giá nhân viên trong hoạt động bán hàng 12 Xác định mục tiêu đánh giá Ấn định mục tiêu công việc Xem xét thực hiện công việc Đánh giá mức độ hoàn thành Thăng tiến Thỏa mãn Sử dụng kết quả đánh giá Đãi ngộ Không thỏamãn Thay đổi, đào tạo Sơ đồ 3: Quy trình đánh giá mức độ hoàn thành của nhân viên bán hàng Bước 1: Xác định mục tiêu đánh giá Trong bước này nhà quản trị cần xác định rõ các mục tiêu đánh giá bao gồm các công việc, kỹ năng, kết quả cần đạt được và mối liên quan giữa chúng với mục tiêu của doanh nghiệp. Bước 2: Ấn định mục tiêu công việc Ấn định mục tiêu công việc đối với nhân viên bán hàng là mức độ thực hiện công việc mà một nhân viên bán hàng có khả năng và được đào tạo đầy đủ cần đạt được khi thực hiện ở vị trí công việc đó. Các mục tiêu về kết quả công việc là thước đo đánh giá mức độ hoàn thành công việc. Đối với hầu hết các vị trí, các kỳ vọng được thể hiện ở ba phạm trù: chất lượng, số lượng hoặc năng suất lao động, thời hạn. Mục tiêu công việc được đề ra sẽ là động lực thúc đẩy các nhân viên làm việc hiệu quả hơn. Bước 3: Xem xét thực hiện công việc Trên cơ sở mục tiêu, nhà quản trị đánh giá và đo lường công việc thực hiện của nhân viên. Điều quan trọng trong bước này là nhà quản trị phải lựa chọn được phương pháp xem xét phù hợp tức là phương pháp được chọn phải phù hợp với đối tượng được đánh giá. Ngay trong một doanh nghiệp, cũng có thể sử dụng nhiều phương pháp khác nhau đối với các đối tượng nhân viên khác nhau như: nhân viên bán hàng, nhân viên tiếp thị, nhân viên hành chính. Bước 4: Đánh giá mức độ hoàn thành 13 Trên cơ sở so sánh giữa kết quả đạt được với mục tiêu đề ra ban đầu, nhà quản trị bán hàng đánh giá được mức độ hoàn thành của mỗi nhân viên bán hàng với các mức như: điểm tốt, tiềm năng, tồn tại, và chưa thống nhất. trong quá trình này cần tiến hành thảo luận với các nhân viên, nó sẽ giúp nhà quản trị và nhân viên nhìn lại một cách khách quan trước khi sử dụng kết quả của quá trình này. Việc trao đổi giữa nhà quản trị và nhân viên bán hàng diễn ra cả về nội dung, phạm vi và kết quả và họ có thể cùng nhau đưa ra những giải pháp khắc phục những tồn tại, phát huy tiềm năng mang lại hiệu quả cao trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Bước 5: Sử dụng kết quả đánh giá, thăm dò ý kiến nhân viên Tùy theo kết quả đánh giá và mức độ thỏa mãn của doanh nghiệp với mức độ hoàn thành của lực lượng bán hàng, doanh nghiệp áp dụng các biện pháp phát triển, đãi ngộ, kỷ luật, đào tạo bồi dưỡng…Tuỳ theo mục đích của cuộc thảo luận và đối tượng nhân viên nhà quản trị có thể lựa chọn một trong ba hình thức sau: Thoả mãn – thay đổi: Áp dụng đối với NVBH đã hoàn thành tốt công việc hiện tại nhưng không có điều kiện thăng tiến. Các nhà quản trị lúc này phải tìm ra các biện pháp khuyến khích nhân viên để họ tiếp tục duy trì và nâng cao kết quả thực hiện công việc bằng cách tạo môi trường làm việc thuận lợi, tặng quà, khen thưởng... Không thoả mãn - thay đổi: Áp dụng đối với những NVBH không đáp ứng được các tiêu chuẩn mà phan tích công việc đã nêu, không thực hiện được hạn ngạch, khả năng tiếp xúc khách hàng kém. Nhà quản trị có các cách giải quyết: hướng dẫn nhân viên cách sửa chữa, điều chỉnh sai sót, đào tạo lại, chuyển sang công việc khác. Thoả mãn – thăng tiến: Áp dụng đối với NVBH có tiềm năng, được đánh giá là mức độ hoàn thành vông việc tốt. Nhà quản trị sẽ thảo luận với họ về: kế hoạch nghề nghiệp, các chương trình hành động cụ thể để nâng cao trình độ chuyên môn... tạo điều kiện để nhân viên thực hiện những công việc hoặc chức vụ cao. 1.2.2.2.3. Phương pháp đánh giá mức độ hoàn thành công việc của lực lượng bán hàng - Phương pháp mức thang điểm: Dựa trên một bảng điểm mẫu liệt kê những yêu cầu chủ yếu đối với nhân viên bán hàng khi thực hiện công việc nhà quản trị sẽ tiến hành điền vào mẫu mức độ của các yếu tố và ghi lời nhận xét. Các yếu tố đánh giá thường bao gồm hai loại: Đặc tính liên quan đến công việc như khối lượng, chất lượng công việc; đặc tính liên quan đến cá nhân gồm độ tin cậy, óc sáng tạo, khả năng thích nghi, khả năng phối hợp… 14 - Phương pháp ghi chép – lưu trữ: Nhà quản trị thông qua quan sát trực tiếp ghi lại những biểu hiện quan trọng của nhân viên: tích cực và tiêu cực trong quá trình thực hiện công việc. Vào thời điểm cần thiết khi đánh giá nhân viên những thông tin đó sẽ được sử dụng.Phương pháp này giúp phát hiện được những khuyết điểm của nhân viên, giúp họ khắc phục những nhược điểm đó để thực hiện công việc hiệu quả hơn. - Phương pháp xếp hạng: Đây là phương pháp đơn giản, được sử dụng tương đối phổ biến. Có thể so sánh cặp hay xếp hạng luân phiên. Phương pháp này giúp nhà quản trị dễ dàng phân biệt bằng thái cực giỏi nhất, tồi nhất. - Phương pháp đánh giá quan sát hành vi: được thực hiện trên cơ sở quan sát các hành vi thực hiện công việc của nhân viên căn cứ vào hai yếu tố là số lần quan sát và tần suất nhắc lại của các hành vi. Theo phương pháp này các hành vi đối với công việc được mô tả khách quan hơn và được trích ra từ bản ghi chép những vụ việc quan trọng. - Phương pháp định lượng: được tiến hành với trình tự bốn bước: - Xác định các yêu cầu chủ yếu khi thực hiện công việc - Phân loại mức độ thỏa mãn yêu cầu khi thực hiện công việc - Đánh giá tầm quan trọng của mỗi nhóm yêu cầu đối với hiệu quả thực hiện công việc của nhân viên. - Đánh giá tổng hợp về năng lực thực hiện công việc của nhân viên 1.3. Các nhân tố ảnh hưởng tới hoạt động kiểm soát bán hàng 1.3.1. Nhân tố chủ quan: Đó bao gồm các nhân tố tồn tại bên trong doanh nghiệp, quản lý điều hành và là điều kiện để doanh nghiệp có thể tồn tại và phát triển.Nếu những nhân tố bên ngoài hoàn toàn không chịu sự tác động của nhà quản lý thì nhân tố chủ quan lại phụ thuộc rất nhiều vào quyết định của nhà quản lý. Nó liên quan và thể hiện trình độ, năng lực, chuyên môn của nhân viên và nhà quản lý trong doanh nghiệp, bao gồm: - Trình độ, năng lực quản trị kinh doanh của ban Giám đốc doanh nghiệp sẽ cho phép các doanh nghiệp xây dựng được các chiến lược kiểm soát đúng đắn, phù hợp với công tác bán hàng của doanh nghiệp. - Trình độ, năng lực kinh doanh của đội ngũ cán bộ doanh nghiệp. Đây là những người trực tiếp thực hiện hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Do vậy, trình độ, năng lực của họ ảnh hưởng rất nhiều đến hiệu quả công việc. - Năng lực kiểm soát của doanh nghiệp, thể hiện ở quy mô và khả năng huy động vốn của doanh nghiệp, cũng là một nhân tố tác động rất lớn đến hoạt động kiểm soát. 15 - Văn hóa doanh nghiệp hiện đang rất được các nhà quản trị xem trọng. Văn hóa doanh nghiệp ảnh hưởng rất lớn đến tinh thần làm việc của nhân viên, có thể làm hiệu quả công việc tốt hơn hoặc xấu đi. 1.3.2. Nhân tố khách quan Các nhân tố này ảnh hưởng tới toàn bộ hoạt động kinh doanh nói chung và tới hoạt động bán hàng nói riêng của doanh nghiệp, qua đó tác động tới hoạt động kiểm soát bán hàng. Sau đây là một số nhân tố ảnh hưởng nhiều đến hoạt động kiểm soát bán hàng của doanh nghiệp. - Sự phát triển của khoa học công nghệ: Hiện nay công nghệ kỹ thuật đang rất phát triển, theo đó các loại thiết bị, máy móc hiện đại phục vụ cho công tác kiểm soát bán hàng cũng ngày càng được cải tiến, góp phần rất lớn trong việc nâng cao chất lượng công tác kiểm soát hoạt động bán hàng của các doanh nghiệp. - Tốc độ phát triển của nền kinh tế cũng là một nhân tố ảnh hưởng tới công tác kiểm soát bán hàng của doanh nghiệp. Việt Nam đang trong thời kỳ kinh tế mở cửa,hội nhập với nền kinh tế thế giới, các doanh nghiệp cạnh tranh với nhau ngày càng gay gắt. Lúc này, hoạt động kiểm soát bán hàng của doanh nghiệp đóng vai trò rất lớn ảnh hưởng đến hoạt động bán hàng chung. Vì vậy, kiểm soát bán hàng tốt, hiệu quả có thể trở thành một lợi thế cạnh tranh cho các doanh nghiệp trên thị trường. - Thị hiếu tiêu dùng của người dân cũng là một nhân tố ảnh hưởng đến công tác kiểm soát bán hàng của doanh nghiệp. Hoạt động kiểm soát bán hàng nhằm mục đích cuối cùng là thỏa mãn nhu cầu người tiêu dùng, nâng cao hiệu quả kinh doanh.Vì vậy, hoạt động điều chỉnh trong kiểm soát bán hàng phải quan tâm tới thị hiếu tiêu dùng của khách hàng. 16 CHƢƠNG II PHÂN TÍCH VÀ ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KIỂM SOÁT BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN KHANG VINH 2.1 Khái quát chung về Công ty cổ phần Khang Vinh 2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của Công ty Cổ phần Khang Vinh: - Tên công ty : Công ty Cổ phần Khang Vinh ( KVC.,JSC) - Địa chỉ : Lô 29 _Khu Đô Thị Mỗ Lao _ Hà Đông _ Hà Nội - Điện thoại : 04.355.66.686 - Website : Khangvinh.vn Công ty Cổ phần Khang Vinh được thành lập vào ngày 04/11/2004 theo giấy phép số 0103005860 do Sở kế hoạch và Đầu tư Thành phố Hà Nội cấp và chính thức đi vào hoạt động ngày 04/11/2004. Công ty đặt trụ sở giao dịch tại: 10/19/381 - Đường Nguyễn Khang - Quận Cầu Giấy - Hà Nội. Công ty Cổ phần Khang Vinh là một đơn vị kinh doanh có tư cách pháp nhân đầy đủ theo quy định của pháp luật Việt Nam, có con dấu riêng, được mở tài khoản tại các ngân hàng trong nước. 17
- Xem thêm -