Tài liệu Hoàn thiện công tác kế toán xuất nhập khẩu hàng hóa tại công ty tnhh mitsuba m-tech

TRƯỜNG ĐẠI HỌC LẠC HỒNG KHOA TÀI CHÍNH – KẾ TOÁN -----X W ----- BÁO CÁO NGHIÊN CỨU KHOA HỌC HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN XUẤT NHẬP KHẨU HÀNG HÓA TẠI CÔNG TY TNHH MITSUBA M-TECH VIỆT NAM HỒ NGUYÊN UYÊN BIÊN HÒA, THÁNG 11/2009 1 CÁC GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC XUẤT NHẬP KHẨU HÀNG HOÁ TẠI CÔNG TY TNHH MITSUBA M-TECH VIỆT NAM HỒ NGUYÊN UYÊN* TÓM TẮT. Để có thể thực hiện tốt quá trình xuất nhập khẩu thì kế toán – công cụ quan trọng để quản lý kinh tế quốc dân nói chung và quản lý doanh nghiệp nói riêng, nó cung cấp những thông tin một cách chính xác, đầy đủ về tình hình sản xuất, kinh doanh, tình hình tài chính cho các nhà quản lý. Điều này giúp các doanh nghiệp phải luôn đổi mới và tự hoàn thiện mình trên thị trường đầy biến động và khó khăn như hiện nay. 1. Sự cần thiết phải hoàn thiện quá trình kế toán nghiệp vụ nhập khẩu hàng hoá trong điều kiện hiện nay. 1.1. Sự cần thiết phải hoàn thiện. Sau khi chuyển đổi nền kinh tế từ cơ chế quản lý tập trung quan liêu bao cấp sang nền kinh tế chế thị trường có sự quản lý vĩ mô của nhà nước nền kinh tế của nước ta bước sang một giai đoạn phát triển mới. Trong quá trình phát triển đòi hỏi các công cụ kinh tế, công tác quản lý phải không ngừng đổi mới, vận dụng và hoàn thiện. Kế toán, một công cụ quan trọng phục vụ điều hành và quản lý nền kinh tế quốc dân, điều hành và quản lý các hoạt động sản xuất kinh doanh, sử dụng vốn và sử dụng kinh phí trong các đơn vị, tổ chức, xí nghiệp cũng đòi hỏi phải đổi mới và hoàn thiện cho phù hợp [4].Trước yêu cầu của nền kinh tế thị trường, nền tài chính của nước ta chưa phát triển đòi hỏi khi tài chính có sự thay đổi thì kế toán cũng phải thay đổi theo cho phù hợp.Mỗi một hệ thống mới sau khi ra đời trong quá trình vận hành sẽ bộc lộ những mặt hạn chế, tồn tại, những thiếu sót cần thiết phải được hoàn thiện. Mới đây nhất ta có thể thấy một trong những sự hoàn thiện hạch toán kế toán là đã ban hành ra luật thuế giá trị gia tăng ngày 01/01/1999 [3]. Hơn thế đổi mới là một quá trình vận chuyển và hoàn thiện. Do đó đã có bước mở đầu tất yếu phải có bước tiếp theo, thậm chí nhiều bước tiếp theo và hiện nay các chuẩn mực kế toán mới đã được phát hành theo quy định của Bộ tài chính. Hoạt động kinh doanh nói chung và hoạt động nhập khẩu nói riêng đang ngày càng trở nên phức tạp và có tính cạnh tranh cao. Đi sâu vào lĩnh vực hạch toán xuất, nhập khẩu ở các đơn vị kinh doanh xuất nhập khẩu ta thấy còn nhiều 2 điều chưa được thống nhất. Các chứng từ ban đầu được lập, hệ thống tài khoản sử dụng cũng như sổ sách phản ánh chưa đáp ứng được yêu cầu như : phân định rõ trách nhiệm vật chất giữa các đơn vị ký kết hợp đồng xuất nhập khẩu, cung cấp kịp thời các thông tin cho quản lý, việc đối chiếu sổ sách còn gặp nhiều khó khăn. Chính những hạn chế trên đòi hỏi các đơn vị kinh doanh xuất nhập khẩu phải không ngừng hoàn thiện quá trình hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh nói chung và hạch toán nghiệp vụ xuất nhập khẩu hàng hoá nói riêng để phát huy được những ưu điểm và khắc phục được những nhược điểm phục vụ tốt cho yêu cầu quản lý. 1.2. Yêu cầu và ý nghĩa của việc hoàn thiện. Trong sự đổi mới cơ chế quản lý kinh tế của nước ta và bối cảnh thế giới hiện nay, hoạt động xuất nhập khẩu ngày càng trở nên đa dạng phức tạp và mang tính cạnh tranh gay gắt. Các doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu phải đối mặt thường xuyên với sự biến động của môi trường kinh doanh trong nước và quốc tế. Chính vì vậy, muốn đạt được hiệu quả kinh doanh đòi hỏi các doanh nghiệp không ngừng hoàn thiện công tác tổ chức hoạt động kinh doanh ở đơn vị mình. Để đạt được mục tiêu đó, công tác kế toán phải không ngừng được hoàn thiện, đặc biệt ở Công ty TNHH Mitsuba M-Tech Việt Nam. + Hoàn thiện hình thức kế toán áp dụng phù hợp với đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh và đặc điểm tổ chức công tác kế toán quản lý của doanh nghiệp. + Hoàn thiện về xác định đúng phạm vi và thời điểm xác định là hàng nhập khẩu xuất khẩu, đây là yêu cầu rất quan trọng có xác định đúng thì mới có thể đảm bảo ghi chép, phản ánh một cách kịp thời chính xác các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. + Hoàn thiện phương pháp kế toán nhằm đáp ứng tốt nhu cầu cung cấp thông tin phục vụ cho công tác quản lý doanh nghiệp. Hoàn thiện công tác kế toán nghiệp vụ xuất nhập khẩu có những ý nghĩa sau: • Đối với công tác kế toán: - Hoàn thiện quá trình hạch toán hoạt động nhập khẩu giúp cho việc ghi chép đơn giản, rõ ràng mang tính thuyết phục hơn, giảm nhẹ phần nào khối lượng công 3 việc, tăng hiệu quả làm việc của nhân viên kế toán. - Tạo điều kiện thuận lợi cho việc kiểm tra đối chiếu giữa các sổ sách kế toán. - Tạo điều kiện cho việc ứng dụng tin học vào công tác kế toán. • Đối với công tác quản lý: - Kế toán luôn là một công cụ hữu hiệu trong việc cung cấp những thông tin quan trọng về tài chính giúp cho nhà quản lý có thể điều hành, kiểm soát hoạt động kinh doanh của đơn vị. Chính vì vậy, hoàn thiện quá trình hạch toán nói chung và quá trình hạch toán hoạt động nhập khẩu nói riêng là điều cần thiết nhằm đáp ứng nhu cầu của nền kinh tế thị trường. - Việc hoàn thiện quá trình hạch toán nghiệp vụ nhập khẩu là một trong những nhân tố thúc đẩy việc thực hiện tốt các nhiệm vụ của kế toán, phát huy tác dụng của kế toán trong việc phản ánh và giám sát tình hình thực hiện kế hoạch kinh doanh đã đặt ra, thực hiện tốt chế độ hạch toán kinh tế.. Vì vậy việc hoàn thiện quá trình hạch toán nhập khẩu giúp các cấp lãnh đạo kiểm tra, phân tích đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch nhập khẩu và xuất khẩu hàng hoá nhằm không ngừng nâng cao năng xuất, chất lượng và hiệu quả kinh doanh. - Hoàn thiện quá trình hạch toán nghiệp vụ xuất nhập khẩu góp phần làm công việc kế toán tại đơn vị ngày càng hoàn thiện đáp ứng được những đòi hỏi trong quá trình quản lý, sử dụng thông tin. - Đối với những cơ quan quản lý cấp trên thì thông tin do kế toán mang lại sẽ là cơ sở để tính thuế, tránh trốn lậu thuế gây thất thu cho ngân sách nhà nước . 2. Thực trạng kế toán xuất nhập khẩu hàng hóa tại công ty. 2.1, Tổ chức công tác kế toán tại công ty. Về tổ chức công tác kế toán, công ty luôn có kế hoạch sắp xếp chỉ đạo từ trên xuống dưới một cách khoa học. Việc bố trí nhân viên kế toán và phân định công việc trong bộ máy kế toán của công ty là tương đối phù hợp với khả năng của mỗi kế toán viên ứng với khối lượng công việc và đáp ứng yêu cầu của nhà quản lý đặt ra. Công ty có đội ngũ kế toán có trình độ cao, sử dụng nghiệp vụ thành thạo và có trách nhiệm trong công tác kế toán. Vì vậy việc chỉ đạo tổ chức các hoạt động kế toán của công ty phải thật chính xác và bảo đảm được những yêu cầu của nhà quản lý để tránh cho công 4 ty không gặp những khó khăn hay bất lợi trong việc thanh toán và kinh doanh. 2.2, Công tác kế toán xuất nhập khẩu hàng hóa tại công ty. 2.2.1, Ưu điểm. − Công ty đã áp dụng hệ thống tài khoản kế toán theo đúng chế độ, theo quyết định số 1141 TC/QĐ/CĐKT ngày 01/11/1995 [1] của Bộ trưởng Bộ tài chính về việc ban hành chế độ kế toán doanh nghiệp. − Công ty sử dụng và chấp hành nghiêm chỉnh mọi hoá đơn chứng từ theo đúng mẫu quy định của Bộ tài chính. Mỗi nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều được phản ánh trên các hoá đơn, chứng từ phù hợp cả về số lượng nguyên tắc ghi chép cũng như yêu cầu của công tác quản lý chứng từ. − Việc hạch toán hàng hóa được kế toán theo dõi chặt chẽ. Ngoài công tác kiểm tra đối chiếu hàng hóa định kì với bảng tổng hợp Nhập – Xuất – Tồn của hàng hóa công ty còn thực hiện kiểm tra thường xuyên kho. Điều này giúp công ty tránh được thất thoát hàng. 2.2.2, Nhược điểm. − Việc luân chuyển chứng từ trong nhiều thương vụ còn chậm trễ, Phòng kinh doanh nhận được chứng từ nhưng không chuyển về Phòng kế toán ngay dẫn đến công việc bị tồn đọng, công tác kế toán vào những ngày cuối tháng trở nên rất bận rộn, báo cáo kế toán có thể bị chậm trễ, ngoài ra còn có thể bị phạt các khoản như phạt nộp chậm thuế gây thiệt hại cho công ty. − Phương thức thanh toán T/T dựa trên sự tín nhiệm giữa nhà cung cấp và khách hàng với nhau. Nhưng hiện nay do một số ít khách hàng đã thanh toán trễ tiền hàng so với hợp đồng được ký kết, điều này gây khó khăn cho bên thanh lý thuế phải nợ chứng từ thanh toán, không hoàn thành thủ tục thanh lý. Làm ảnh hưởng đến việc khai hàng với hải quan, gây chậm tiến độ sản xuất và thời gian giao hàng. − Công ty chưa có chính sách giảm giá cho những khách hàng mua khối lượng lớn, thường xuyên và luôn luôn theo đúng hợp đồng đã ký, công ty cũng chưa có chính sách chiết khấu thanh toán cho những khách hàng thanh toán trước hạn để giữ khách đồng thời khuyến khích người mua trả tiền trước. 5 − Đối với hàng nhập về có hóa đơn nhưng chưa nhập kho, còn đang làm thủ tục hải quan, công ty không sử dụng tài khoản 151 “hàng đang đi đường” để hạch toán mà chờ đến khi hàng về đến kho mới hạch toán. − Có một số trường hợp, công ty xuất hàng chuyển ra cảng để chờ làm thủ tục xuất khẩu, nhưng chưa hoàn tất thủ tục. Lô hàng này đã được xuất ra khỏi kho nhưng chưa xác định tiêu thụ, nên không thể theo dõi trên tài khoản 155 và cũng không thể kết chuyển giá vốn của lô hàng để theo dõi trên tài khoản 632. Nhưng hiện nay công ty chưa tổ chức theo dõi được giá trị của lô hàng này. − Các chi phí phát sinh trong quá trình mua hàng nhập khẩu, công ty không hạch toán vào TK 152 “nguyên vật liệu” mà hạch toán vào TK 642 “chi phí quản lý doanh nghiệp”. Cách hạch toán này không phản ánh đúng giá trị thực của hàng hóa. Cũng vậy, các khoản chi phí bán hàng hoặc các chi phí liên quan đến xuất khẩu công ty không hạch toán vào TK 641 “chi phí bán hàng” mà hạch toán vào TK 642. Cách hạch toán này cũng không phản ánh đúng giá trị của hàng hóa bán ra, vì các chi phí này phát sinh trong quá trình mua hàng và tiêu thụ hàng hóa không liên quan đến hoạt động của toàn công ty. 3. Các giải pháp để hoàn thiện. 3.1. Tồn tại trong công tác quản lý và tổ chức xung quanh vấn đề XNK hàng hoá. − Để khắc phục việc luân chuyển chứng từ còn chậm trễ các kế toán nên liên tục theo dõi chế độ luân chuyển chứng từ để kịp thời phản ánh đúng thực trạng hiện thời của tài sản.Việc hạch toán đúng thời gian phát sinh ra nghiệp vụ là rất cần thiết cho các báo cáo bởi nó ảnh hưởng đến doanh thu của kỳ báo cáo. Vì vậy phải yêu cầu các bộ phận liên quan phải cung cấp chứng từ đúng lúc, đúng thời điểm. − Nếu nhà cung cấp gửi C/O mẫu D chậm hoặc công ty đã nhận được C/O mẫu D nhưng do chờ quyết định của hải quan về việc điều chỉnh số tiền thuế trễ. Để tránh hàng hóa nhập về công ty bị cưỡng chế không cho khai hàng [2], do đó kế toán nên đóng đủ toàn bộ số tiền thuế theo như tờ khai nhập khẩu. Sau khi có C/O hoặc quyết định của hải quan nhân viên thanh lý sẽ làm thủ tục xin hoàn lại số tiền thuế nhập khẩu đã nộp thừa, và thuế VAT sẽ được khấu trừ . 6 − Những khách hàng thanh toán tiền hàng chậm sẽ yêu cầu họ làm xác nhận và nêu lý do cho việc chậm trễ thanh toán để giải trình với hải quan, đồng thời công ty sẽ tính phí thanh toán chậm đối với những khách hàng đó. − Vì quan hệ lâu dài, nên công ty nên có các chính sách ưu đãi đối với các công ty mua nhiều và thường xuyên thì nên chiết khấu thương mại cho khách hàng, được hạch toán vào TK 521 “ Chiết khấu thương mại”. 3.2. Hạch toán hàng mua nhưng chưa nhập kho. Muốn phản ánh đúng thời điểm hàng hoá nhập khẩu thuộc quyền sở hữu công ty và để theo dõi chặt chẽ hàng hoá của công ty trong quá trình nhập khẩu được tốt hơn. Công ty nên mở thêm tài khoản 151 “Hàng mua đang đi đường” dùng để phản ánh giá trị của các mặt hàng nhập khẩu đã thuộc quyền sở hữu của công ty mà còn đang trên đường vận chuyển ở cảng, sân bay hoặc đã về đến công ty nhưng đang chờ kiểm tra giám định chưa nhập kho. Khi đó công ty nên tiến hành hạch toán như sau: Khi các đại lý thông báo hàng nhập khẩu đã về đến cảng hoặc sân bay kế toán phản ánh trị giá các loại hàng hoá, thiết bị nhập khẩu theo giá trị thực tế của hàng nhập khẩu, kế toán ghi: Nợ TK 151 : Trị giá hàng nhập khẩu theo giá mua thực tế Có TK 331 : Có TK 333 : Phải trả cho người bán Thuế và các khoản thuế phải nộp nhà nước Sau khi hàng đã được kiểm tra giám định tại cảng hoặc sân bay nếu thấy đúng với vận đơn. Hàng có thể chuyển về nhập kho, gửi đi bán hoặc giao tay ba. Kế toán ghi: Nợ TK 156 (1561) : Nhập kho hàng hóa Nợ TK 157 : Hàng gửi đi bán Nợ TK 632 : Hàng bán giao tay ba Có TK 151 : Hàng mua đang đi đường 7 3.3, Hạch toán chi phí thu mua và phân bổ hàng hoá bán ra. Các khoản mục chi phí phải bảo đảm tính chính xác. Do đó các tài khoản liên quan đến việc thu mua hàng hoá kế toán phải hạch toán vào tài khoản 1562, chứ không phải phản ánh hết vào tài khoản 641. Vì vậy, việc xác định giá vốn hàng bán phải phân bổ chi phí cho giá trị hàng bán ra. ™ Khi phát sinh chi phí thu mua, kế toán ghi : Nợ TK 1562 Nợ TK 133 : Thuế GTGT ( nếu có ) Có TK 111,112,131… ™ Cuối kỳ phân bổ chi phí thu mua cho hàng tiêu thụ trong kỳ theo công thức : Chi phí thu mua phân bổ cho hàng tiêu thụ Chi phí thu mua của hàng tồn đầu kỳ + Chi phí thu mua phát sinh trong kỳ = x Giá trị tồn kho đầu kỳ + Giá trị nhập kho trong kỳ Giá trị hàng xuất bán trong kỳ Như vậy, việc sử dụng TK 1562 không những chỉ giúp kế toán Công ty đơn giản hơn trong việc theo dõi những chi phí phát sinh trong quá trình XNK hàng hoá mà còn giúp cho Công ty có thể kiểm tra chính xác hơn hai tài khoản chi phí TK 641 và TK 642 trên cơ sở đó tiến hành quản lý riêng các chi phí liên quan đến bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp, chi liên quan đến hàng XNK. Quản lý chặt chẽ các khoản chi góp phần cho công tác chi phí đơn giản hơn, tất cả đều nhằm mục đích phấn đấu tiết kiệm chi phí, tăng lợi nhuận cho công ty và phù hợp với quy định của Bộ tài chính. 3.4. Hạch toán hàng xuất bán nhưng chưa xác định tiêu thụ. − Một số trường hợp thành phẩm xuất kho chuyển ra cảng để chờ làm thủ tục xuất khẩu nhưng chưa làm xong thủ tục và nhất là vào thời điểm cuối tháng, lúc đó lô hàng này chưa được xác định là tiêu thụ, vì thế công ty nên mở thêm tài khoản 157 “hàng gởi đi bán” để theo dõi những lô hàng này thay vì hạch toán vào tài khoản 632 như hiện nay. Cách hạch toán như sau: 8 − Khi xuất kho thành phẩm, chưa xác định tiêu thụ: Nợ TK 157 Hàng gửi đi bán Có TK 155 Thành phẩm − Thủ tục hải quan hoàn tất và đã xác định tiêu thụ: Nợ TK 632 Giá vốn hàng bán Có TK 157 Hàng gửi đi bán + Xác định doanh thu : Nợ TK 131 Phải thu khách hàng Có TK 511 Doanh thu hàng xuất khẩu + Thuế xuất khẩu phải nộp : Nợ TK 511 Doanh thu hàng xuất khẩu Có TK 3333 Thuế xuất khẩu phải nộp + Nhận được thông báo khách hàng thanh toán tiền hàng : Nợ TK 112 Có TK 131 Tiền gửi ngân hàng Phải thu khách hàng 3. Lời kết. Nền kinh tế Việt Nam được phát triển theo cơ chế thị trường có sự điều tiết vĩ mô của nhà nước theo định hướng xã hội chủ nghĩa chưa được bao lâu. Công cuộc đổi mới nền kinh tế, công nghiệp hoá hiện đại hoá đang diễn ra vì vậy đòi hỏi các chính sách kinh tế nói chung, chính sách tài chính nói riêng phải luôn được sửa đổi , bổ sung hoàn thiện. Kế toán là một công cụ quan trọng cần thiết không thể thiếu được trong quản lý kinh tế, bởi vậy để đưa nền kinh tế Việt Nam nói chung và kế toán hoạt động nhập khẩu nói riêng phát triển đồng bộ thì kế toán cũng cần được bổ sung, sửa đổi và thường xuyên hoàn thiện để phù hợp với điều kiện quản lý mới. 9 Tài liệu tham khảo: [1] Quyết định số 1141TC/CĐKT (1/11/1995), “ Quyết định về việc ban hành chế độ kế toán doanh nghiệp do Bộ Tài Chính ban hành” . [2] http://www.customs.gov.vn [3] htttp://www.danketoan.com [4] htttp://www.webketoan.com (*) Sinh viên lớp 05KT6 – Khoa Tài chính kế toán – ĐH Lạc Hồng – số 10, Huỳnh Văn Nghệ, phường Bửu Long, Tp Biên Hòa, tỉnh Đồng Nai – ĐT: (8461)3.951050, FAX: (84-61)3.952397