Tài liệu Hoàn thiện công tác kế toán vốn bằng tiền tại công ty trách nhiệm hữu hạn tận thuận

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƢỜNG ĐẠI HỌC DÂN LẬP HẢI PHÒNG ------------------------------- ISO 9001 : 2008 KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP NGÀNH: KẾ TOÁN - KIỂM TOÁN Sinh viên : Nguyễn Thu Thảo Giảng viên hƣớng dẫn : ThS. Phạm Văn Tƣởng HẢI PHÒNG - 2015 BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƢỜNG ĐẠI HỌC DÂN LẬP HẢI PHÒNG ----------------------------------- HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN TẠI CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN TÂN THUẬN. KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC HỆ CHÍNH QUY NGÀNH: KẾ TOÁN – KIỂM TOÁN Sinh viên : Nguyễn Thu Thảo Giảng viên hƣớng dẫn: ThS. Phạm Văn Tƣởng HẢI PHÒNG – 2015 BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƢỜNG ĐẠI HỌC DÂN LẬP HẢI PHÒNG -------------------------------------- NHIỆM VỤ ĐỀ TÀI TỐT NGHIỆP Sinh viên: Nguyễn Thu Thảo Mã SV: 1312401019 Lớp: QTL701K Ngành: Kế toán – Kiểm toán Tên đề tài: Hoàn thiện công tác kế toán vốn bằng tiền tại công ty trách nhiệm hữu hạn Tận Thuận. NHIỆM VỤ ĐỀ TÀI 1. Nội dung và các yêu cầu cần giải quyết trong nhiệm vụ đề tài tốt nghiệp (về lý luận, thực tiễn, các số liệu cần tính toán và các bản vẽ). - Trình bày các cơ sở lý luận về tổ chức kế toán vốn bằng tiền trong doanh nghiệp sản xuất kinh doanh. - Phân tích thực trạng tổ chức kế toán vốn bằng tiền tại Công ty TNHH Tân Thuận. - Đƣa ra các giải pháp nhằm hoàn thiện hơn tổ chức kế toán vốn bằng tiền tại Công ty TNHH Tân Thuận. 2. Các số liệu cần thiết để thiết kế, tính toán. - Các văn bản của Nhà nƣớc về chế độ kế toán liên quan đến tổ chức kế toán vốn bằng tiền trong doanh nghiệp sản xuất kinh doanh. - Quy chế, quy định về kế toán – tài chính tại doanh nghiệp - Hệ thống sổ kế toán liên quan đến tổ chức kế toán vốn bằng tiền tại Công ty TNHH Tân Thuận, sử dụng số liệu năm 2014. 3. Địa điểm thực tập tốt nghiệp: - Công ty TNHH Tân Thuận - Địa chỉ: Số 13/200 An Đà, Đằng Giang, Ngô Quyền, Hải Phòng CÁN BỘ HƢỚNG DẪN ĐỀ TÀI TỐT NGHIỆP Ngƣời hƣớng dẫn thứ nhất: Họ và tên: Phạm Văn Tƣởng Học hàm, học vị: Thạc sĩ Cơ quan công tác: Trƣờng Đại Học Dân Lập Hải Phòng Nội dung hƣớng dẫn: Hoàn thiện công tác kế toán vốn bằng tiền tại công ty trách nhiệm hữu hạn Tân Thuận. Ngƣời hƣớng dẫn thứ hai: Họ và tên:............................................................................................. Học hàm, học vị:................................................................................... Cơ quan công tác:................................................................................. Nội dung hƣớng dẫn:............................................................................ Đề tài tốt nghiệp đƣợc giao ngày 27 tháng 04 năm 2015 Yêu cầu phải hoàn thành xong trƣớc ngày 18 tháng 07 năm 2015 Đã nhận nhiệm vụ ĐTTN Đã giao nhiệm vụ ĐTTN Người hướng dẫn Sinh viên Nguyễn Thu Thảo ThS. Phạm Văn Tƣởng Hải Phòng, ngày ...... tháng........năm 2015 Hiệu trƣởng GS.TS.NGƢT Trần Hữu Nghị PHẦN NHẬN XÉT CỦA CÁN BỘ HƢỚNG DẪN 1. Tinh thần thái độ của sinh viên trong quá trình làm đề tài tốt nghiệp: - Thái độ nghiêm túc, ham học hỏi, có nhiều cố gắng, nỗ lực trong quá trình nghiên cứu và làm đề tài tốt nghiệp. Trách nhiệm cao, chịu khó, có tinh thần cầu thị, khiêm tốn, nghiêm túc trong học tập, nghiên cứu. - Thƣờng xuyên liên hệ với giáo viên hƣớng dẫn để trao đổi và xin ý kiến về các nội dung trong đề tài. Tiếp thu nhanh, vận dụng tốt lý thuyết với thực tiễn làm cho bài viết thêm sinh động - Đảm bảo đúng tiến độ thời gian theo quy định của Nhà trƣờng và Khoa trong quá trình làm tốt nghiệp. 2. Đánh giá chất lƣợng của khóa luận (so với nội dung yêu cầu đã đề ra trong nhiệm vụ Đ.T. T.N trên các mặt lý luận, thực tiễn, tính toán số liệu…): - Khóa luận tốt nghiệp đƣợc chia thành ba chƣơng có bố cục và kết cấu cân đối, hợp lý. - Mục tiêu, nội dung và kết quả nghiên cứu rõ ràng. Tác giả đề tài đã nêu bật đƣợc các vấn đề cơ sở lý luận và thực tiễn tổ chức kế toán vốn bằng tiền tại Công ty TNHH Tân Thuận. - Các giải pháp về hoàn thiện công tác kế toán vốn bằng tiền mà tác giả đề xuất có tính khả thi và có thể áp dụng đƣợc tại doanh nghiệp. 3. Cho điểm của cán bộ hƣớng dẫn (ghi bằng cả số và chữ): - Điểm số: 10 - Điểm chữ: Mƣời điểm. Hải Phòng, ngày 30 tháng 6 năm 2015 Cán bộ hƣớng dẫn Ths. Phạm Văn Tƣởng MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU ...................................................................................................... 1 Chƣơng 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN TRONG CÁC DOANH NGHIỆP. ................................... 3 1.1 Tổng quan về vốn bằng tiền......................................................................... 3 1.1.1. Khái niệm,đặc điểm và phân loại vồn bằng tiền. ..................................... 3 1.1.2. Nguyên tắc hach toán vốn bằng tiền......................................................... 4 1.1.3. Nhiệm vụ của kế toán vốn bằng tiền ........................................................... 5 1.2. Tổ chức kế toán tiền mặt tại quỹ trong doanh nghiệp.................................... 5 1.2.1. Khái niệm tiền mặt tại quỹ. ......................................................................... 5 1.1.1.Nguyên tắc hạch toán tiền mặt tại quỹ. ........................................................ 5 1.2.3. Chứng từ kế toán sử dụng. .......................................................................... 6 1.2.4. Tài khoản sử dụng và kết cấu tài khoản: ..................................................... 7 1.2.5 Sơ đồ kế toán vốn tiền mặt. .......................................................................... 8 1.3. Kế toán tiền gửi ngân hàng. ......................................................................... 12 1.3.1. Nguyên tắc hạch toán tiền gửi ngân hàng. ................................................ 12 1.3.2. Chứng từ sử dụng ...................................................................................... 13 1.3.3. Kết cấu và tài khoản kế toán sử dụng ....................................................... 13 1.4.Tổ chức luân chuyển chứng từ,sổ sách trong tổ chức kế toán vốn bằng tiền trong doanh nghiệp. ............................................................................................. 18 1.4.1. Hình thức kế toán nhật kí chung. .............................................................. 18 1.4.2. Nhật kí sổ cái. ............................................................................................ 20 1.4.3. Chứng từ ghi sổ. ........................................................................................ 22 1.4.4. Nhật kí-chứng từ ....................................................................................... 24 1.4.5. Kế toán trên máy tính. ............................................................................... 26 Chƣơng 2: THỰC TRẠNG CÔNG TẤC KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN TẠI CÔNG TY TNHH TÂN THUẬN. ........................................................... 29 2.1. Tổng quan công ty TNHH Tân Thuận. ........................................................ 29 2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển của công ty TNHH Tân Thuận. ......... 29 2.1.2. Khái quát kết quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp trong những năm gần đây: ............................................................................................................... 31 2.1.3. Một số thuận lợi,khó khăn của công ty TNHH Tân Thuận. ..................... 31 2.1.3.1. Thuận lợi ................................................................................................ 31 2.1.3.2. Khó khăn. ............................................................................................... 32 2.1.4. Tổ chức kế toán tại doanh nghiệp. ............................................................ 33 2.1.4.1. Phòng tài chính - kế toán ........................................................................ 33 2.1.4.2. Phòng xuất nhập khẩu ............................................................................ 35 2.1.4.3. Phòng hành chính - nhân sự ................................................................... 35 2.1.4.4. Phòng kinh doanh ................................................................................... 36 2.1.5. Chế độ và các chính sách kế toán đƣợc áp dụng tại công ty TNHH Tân Thuận: .................................................................................................................. 36 2.2. Thực trạng công tác kế toán vốn bằng tiền tại công ty TNHH Tân Thuận. 38 2.2.1. Kế toán tiền mặt tại công ty TNHH Tân Thuận...................................... 38 2.2.1.1 Chứng từ và tài khoản sử dụng. .............................................................. 39 2.2.1.2. Quy trình hạch toán kế toán tiền mặt tại công ty TNHH Tân Thuận. ... 40 2.2.1.3. Một số nghiệp vụ liên quan đến tiền mặt tại công ty. ............................ 41 2.2.2. Kế toán tiền gửi ngân hàng tại công ty TNHH Tân Thuận....................... 53 2.2.2.1. Tài khoản,chứng từ,sổ sách sử dụng. ..................................................... 53 2.2.2.2. Trình tự ghi sổ kế toán tiền gửi tại công ty TNHH Tân Thuận ............. 55 2.2.2.3. Một số nghiệp vụ liên quan đến tiền gửi ngân hàng tại công ty TNHH Tân Thuận............................................................................................................ 56 Chƣơng 3: HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN TẠI CÔNG TY TNHH TÂN THUẬN..................................................................... 71 3.1. Đánh giá chung về công tác kế toán vốn bằng tiền tại công ty TNHH Tân Thuận. .................................................................................................................. 71 3.1.1. Ƣu điểm, nhƣợc điểm công tác kế toán vốn bằng tiền. ........................... 72 3.1.1.1 Ƣu điểm ................................................................................................... 72 3.1.1.2 Nhƣợc điểm. ............................................................................................ 73 3.2. Một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán vốn bằng tiền tại công ty TNHH Tân Thuận. .......................................................................................... 74 KẾT LUẬN ........................................................................................................ 83 TÀI LIỆU THAM KHẢO ........................................................................... 84 Khóa luận tốt nghiệp LỜI MỞ ĐẦU Trong nền kinh tế thị trƣờng hiện nay, một trong những yếu tố quan trọng ảnh hƣởng rất lớn đến sự hình thành và phát triển của một doanh nghiệp, đó là vốn. Nhƣng điều quan trọng đó là việc sử dụng đồng vốn bằng cách nào để mang lại hiệu quả kinh tế cao nhất cho doanh nghiệp. Đó chính là vấn đề hiện nay các doanh nghiệp phải đƣơng đầu. Mục tiêu cuối cùng và cao nhất của doanh nghiệp là vấn đề lợi nhuận tối đa, đòi hỏi các doanh nghiệp không ngừng nâng cao trình độ quản lí sản xuất kinh doanh, đặc biệt trong quản lí và sử dụng vốn là yếu tố hết sức quan trọng có ý nghĩa quyết định đến sự sống còn của doanh nghiệp thông qua các kết quả và hiệu quả kinh tế đạt đƣợc trong quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Trong quá trình đấu tranh tồn tại và khẳng định mình, một số doanh nghiệp đang gặp nhiều khó khăn trong sự cạnh tranh ngày càng khốc liệt của các doanh nghiệp trong và ngoài nƣớc. Chính vì lẽ đó mà doanh nghiệp phải tìm cách khai thác triệt để các tiềm năng của bản thân mình và chính sách tài chính phù hợp để đạt đƣợc mục đích tối đa hóa lợi nhuận. Vốn bằng tiền là một trong những yếu tố quyết định sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp. Vốn bằng tiền là tài sản lƣu động giúp các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh dùng thanh toán toán chi trả những khoản công nợ của mình. Vậy một doanh nghiệp muốn hoạt động sản xuất kinh doanh đƣợc thì cần phải có một lƣợng vốn cần thiết, lƣợng vốn đó phải gắn liền với quy mô điều kiện sản xuất kinh doanh nhất định và cũng phải có sự quản lý đồng vốn tốt để làm cho việc xử lý đồng vốn có hiệu quả. Vì vậy thực hiện công tác vốn bằng tiền là vấn đề đặt ra cho các doanh nghiệp. Sau thời gian thực tập đƣợc nghiên cứu thực tiễn cụ thể em đã đi sâu tìm hiểu công tác kế toán vốn bằng tiền và chọn đề tài cho khóa luận tốt nghiệp của mình là: :” Hoàn thiện công tác kế toán vốn bằng tiền tại công ty TNHH Tân Thuận”. Em xin trình bày bài khóa luận với ba nội dung sau: Chƣơng 1: Lý luận chung về tổ chức công tác kế toán vốn bằng tiền trong các doanh nghiệp. Chƣơng 2: Thực trạng công tác kế toán vốn bằng tiền tại công ty TNHH Tân Thuận. Chƣơng 3:Hoàn thiện công tác kế toán vốn bằng tiền tại công ty TNHH Tân Thuận. Sinh viên: Nguyễn Thu Thảo- Lớp QTL 701K Page 1 Khóa luận tốt nghiệp Trong thời gian thực tập tại công ty đã giúp em phần nào hoan thiện hơn kiến thức đã học. Đƣợc sự quan tâm,giúp đỡ tận tình của thầy Phạm Văn Tƣởng và các cô chú , anh chị trong phòng kế toán của công ty em đã hoàn thành khóa luận trong thời gian quy định.Song thời gian có hạn,kiến thức còn hạn hẹp nên bài khóa luận của em còn những sai sót trong nhận định và lí luận, e rất mong đƣợc sự giúp đỡ và chỉ bảo thêm của các thầy cô để bài khóa luận của e hoàn thiện hơn. Em xin chân thành cảm ơn! Hải Phòng,ngày 1 tháng 7 năm 2015. Sinh viên Nguyễn Thu Thảo Sinh viên: Nguyễn Thu Thảo- Lớp QTL 701K Page 2 Khóa luận tốt nghiệp Chƣơng 1 LÝ LUẬN CHUNG VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN TRONG CÁC DOANH NGHIỆP. 1.1 Tổng quan về vốn bằng tiền. 1.1.1. Khái niệm,đặc điểm và phân loại vồn bằng tiền. a. Khái niệm vốn bằng tiền. Vốn bằng tiền là một bộ phận của tài sản lƣu động trong doanh nghiệp tồn tại dƣới hình thái tiền tệ, có tính thanh khoản cao nhất, bao gồm tiền mặt tại quỹ của doanh nghiệp, tiền gửi ở các ngân hàng, Kho bạc Nhà nƣớc và các khoản tiền đang chuyển. Với tính lƣu hoạt cao – vốn bằng tiền đƣợc dùng để đáp ứng nhu cầu thanh toán của doanh nghiệp, thực hiện việc mua sắm hoặc chi phí. b. Đặc điểm. Trong quá trình sản xuất kinh doanh, vốn bằng tiền đƣợc sử dụng để đáp ứng nhu cầu về thanh toán các khoản nợ của doanh nghiệp hoặc mua sắm các loại vật tƣ hàng hóa phục vụ cho nhu cầu sản xuất kinh doanh. Đồng thời vốn bằng tiền cũng là kết quả của việc mua bán và thu hồi các khoản nợ. Chính vì vậy, quy mô vốn bằng tiền đòi hỏi doanh nghiệp phải quản lí hết sức chặt chẽ do vốn bằng tiền có tính thanh khoản cao, nên nó là đối tƣợng của gian lận và sai sót. Vì vậy việc sử dụng vốn bằng tiền phải tuân thủ các nguyên tắc, chế độ quản lí thống nhất của Nhà nƣớc. c. Phân loại vốn bằng tiền. Theo hình thức tồn tại, vốn bằng tiền đƣợc phân chia thành:  Tiền Việt Nam: là loại tiền phù hiệu. Đây là loại giấy bạc và đồng xu do Ngân hàng Nhà nƣớc Việt Nam phát hành và đƣợc sử dụng làm phƣơng tiện giao dịch chính thức với toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.  Ngoại tệ: là loại tiền phù hiệu. Đây là loại giấy bạc không phải do Ngân hàng Nhà nƣớc Việt Nam phát hành nhƣng đƣợc phép lƣu hành trên thị trƣờng Việt Nam nhƣ: đồng Đô la Mỹ( USD), đồng tiền chung Châu Âu( EURO), đồng yên Nhật(JPY)…  Vàng bạc, kim khí quý, đá quý: là loại tiền thực chất, tuy nhiên loại tiền này không có khả năng thanh khoản cao. Nó đƣợc sử dụng chủ yếu vì Sinh viên: Nguyễn Thu Thảo- Lớp QTL 701K Page 3 Khóa luận tốt nghiệp mục đích cất trữ. Mục tiêu đảm bảo một lƣợng dự trữ an toàn trong nền kinh tế hơn là vì mục đích thanh toán trong kinh doanh. – Theo trạng thái tồn tại, vốn bằng tiền của doanh nghiệp bao gồm các khoản sau:  Vốn bằng tiền đƣợc bảo quản tại quỹ của doanh nghiệp gọi là tiền mặt.  Tiền gửi tại các ngân hàng, cá tổ chức tài chính, kho bạc nhà nƣớc gọi chung là tiền gửi ngân hàng.  Tiền đang chuyển: là tiền trong quá trình trao đổi mua bán với khác hàng và nhà cung cấp. 1.1.2. Nguyên tắc hach toán vốn bằng tiền. - Hạch toán vốn bằng tiền sử dụng đơn vị tiền tệ thống nhất là Đồng Việt nam, ký hiệu quốc gia là “đ”, ký hiệu quốc tế là “VND”. - Trƣờng hợp mua ngoại tệ về nhập quỹ tiền mặt, gửi vào Ngân hàng hoặc thanh toán công nợ ngoại tệ bằng đồng Việt Nam thì đƣợc quy đổi ra đồng Việt Nam theo giá mua hoặc tỷ giá thanh toán. - Bên có các TK 1112, TK 1122 đƣợc quy đổi ngoại tệ ra đồng Việt Nam theo tỷ giá trên sổ sách TK1112, hoặc TK 1122 theo một trong các phƣơng pháp: bình quân gia quyền, nhập trƣớcc xuất trƣớc, nhập sau xuất trƣớc, thực tế đích danh. - Nhóm tài khoản có nghiệp vụ kinh tế phát sinh bằng ngoại tệ phải quy đổi ra đồng Việt Nam, đồng thời phải hạch toán chi tiết ngoại tệ theo nguyên tệ. - Nếu có chênh lệch tỷ giá hối đoái thì tuỳ theo từng trƣờng hợp cụ thể sẽ đƣợc xử lý chênh lệch nhƣ sau:  Nếu chênh lệch phát sinh trong giai đoạn sản xuất kinh doanh (kể cả doanh nghiệp sản xuất kinh doanh có hoạt động đầu tƣ xây dựng cơ bản) thì số lãi do tỷ giá đƣợc phản ánh vào TK 515 - Doanh thu hoạt động tài chính và lỗ do tỷ giá đƣợc phản ánh vào TK 635 - Chi phí tài chính.  Nếu chênh lệch tỷ giá phát sinh trong giai đoạn đầu tƣ xây dựng cơ bản (là giai đoạn trƣớc hoạt động) thì số chênh lệch đƣợc phản ánh vào TK 413 – Chênh lệch tỷ giá hối đoái. - Trƣờng hợp các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh là ngoại tệ phải đồng thời theo dõi chi tiết theo nguyên tệ (trên Tài khoản 007 “Ngoại tệ các loại”) và quy đổi ra Đồng Việt nam theo tỷ giá giao dịch. Sinh viên: Nguyễn Thu Thảo- Lớp QTL 701K Page 4 Khóa luận tốt nghiệp - Doanh nghiệp có thể sử dụng ngoại tệ để ghi sổ (phải xin phép) nhƣng khi lập báo cáo tài chính sử dụng ở Việt nam phải quy đổi ra Đồng Việt nam theo tỷ giá giao dịch. - Cuối niên độ kế toán, số dƣ cuối kỳ của các tài khoản vốn bằng tiền có gốc ngoại tệ phải đƣợc đánh giá lại theo tỷ giá giao dịch bình quân trên thị trƣờng ngoại tệ liên ngân hàng. - Đối với vàng, bạc, đá quý phản ánh ở nhóm tài khoản vốn bằng tiền chỉ áp dụng cho các đơn vị không đăng ký kinh doanh vàng, bạc, kim khí quý, đá quý. Khi tính giá xuất của vàng, bạc, đá quý có thể áp dụng một trong những phƣơng pháp tính giá hàng xuất kho nhƣ: Giá thực tế đích danh, Giá bình quân gia quyền; Giá nhập trƣớc xuất trƣớc; Giá nhập sau xuất trƣớc. 1.1.3. Nhiệm vụ của kế toán vốn bằng tiền Phản ánh kịp thời các khoản thu, chi bằng tiền tại doanh nghiệp; khóa sỏ kế toán tiền mặt cuối mỗi ngày để có số liệu đối chiếu với thủ quỹ. Tổ chức thực hiện đẩy đủ, thống nhất các quy định về chứng từ, thủ tục hạch toán vốn bằng tiền nhằm thực hiện chức năng kiểm soát và phát hiện kịp thời các trƣờng hợp chi tiêu lãng phí, … So sánh, đối chiếu kịp thời, thƣờng xuyên số liệu giữa sổ quỹ tiền mặt. 1.2. Tổ chức kế toán tiền mặt tại quỹ trong doanh nghiệp. 1.2.1. Khái niệm tiền mặt tại quỹ. Tiền mặt là số vốn bằng tiền do thủ quỹ bảo quản tại quỹ hoặt két của doanhnghiệp bao gồm: tiền Việt Nam, ngoại tệ, vàng bạc, đá quý, kim khí quý 1.1.1.Nguyên tắc hạch toán tiền mặt tại quỹ. Mỗi doanh nghiệp đều có một lƣợng tiền mặt tại quỹ để phục vụ cho nhu cầu chi tiêu trực tiếp hàng ngày trong sản xuất kinh doanh. Thông thƣờng tiền giữ tại doanh nghiệp bao gồm : giấy bạc ngân hàng Việt Nam, các loại ngoại tệ , ngân phiếu, vàng bạc, kim loại quý đá quý ... Để hạch toán chính xác tiền mặt, tiền mặt của doanh nghiệp đƣợc tập trung tại quỹ. Mọi nghiệp vụ có liên quan đến thu, chi tiền mặt, quản lý và bảo quản tiền mặt đều so thủ quỹ chịu trách nhiệm thực hiện. Pháp lệnh kế toán, thống kê nghiêm cấm thủ quỹ không đƣợc trực tiếp mua, bán hàng hoá, vật tƣ, kiêm nhiệm công việc tiếp liệu hoặc tiếp nhiệm công việc kế toán. Sinh viên: Nguyễn Thu Thảo- Lớp QTL 701K Page 5 Khóa luận tốt nghiệp Kế toán tiền mặt phải theo dõi, kiểm tra thƣờng xuyên liên tục số hiện có, tình hình biến động tiền mặt. Khi thu chi tiền mặt phải đóng dấu đã thu, đã chi vào chứng từ thu chi. Cuối ngày, thủ quỹ phải căn cứ vào chứng từ thu chi vào sổ quỹ lập báo cáo quỹ, gửi sổ quỹ kiêm báo cáo quỹ cùng chứng từ gốc cho kế toán vốn bằng tiền, phải kiểm kê số tồn quỹ thực tế, đối chiếu với sổ sách kế toán, nếu có sai lệch phải cùng kế toán tìm nguyên nhân. 1.2.3. Chứng từ kế toán sử dụng. -Phiếu thu (Mẫu số 01 - TT) Phiếu thu do kế toán lập thành 3 liên, ghi đầy đủ các nội dung trên phiếu và ký vào phiếu thu, sau đó chuyển cho kế toán trƣởng kiểm tra và giám đốc ký duyệt,chuyển cho thủ quỹ làm thủ tục nhập quỹ. Sau khi đã nhận đủ số tiền, thủ quỹ ghi số tiền thực tế nhập quỹ (bằng chữ) vào phiếu thu trƣớc khi ký và ghi rõ họ tên. Thủ quỹ giữ lại 1 liên để ghi sổ quỹ, 1 liên giao cho ngƣời nộp tiền, 1 liên lƣu nơi lập phiếu. Cuối ngày toàn bộ phiếu thu kèm theo chứng từ gốc chuyển cho kế toán để ghi sổ kế toán. - Phiếu chi (Mẫu số 02 - TT) Phiếu chi đuợc lập thành 3 liên và chỉ sau khi có đủ chữ ký (Ký theo từng liên) của ngƣời lập phiếu, kế toán trƣởng, giám đốc, thủ quỹ mới đƣợc xuất quỹ. Sau khi nhận đủ số tiền ngƣời nhận tiền phải ghi số tiền đã nhận bằng chữ, ký tên và ghi rõ họ, tên vào phiếu chi. -Liên 1 lƣu ở nơi lập phiếu. - Liên 2 thủ quỹ dùng để ghi sổ quỹ và chuyển cho kế toán cùng với chứng từ gốc để vào sổ kế toán. -Liên 3 giao cho ngƣời nhận tiền. Việc thu chi tiền mặt tại quỹ phải có lệnh thu chi. Lệnh thu, chi này phải có chữ ký của giám đốc (hoặc ngƣời có uỷ quyền) và kế toán trƣởng. Trên cơ sở các lệnh thu chi kế toán tiến hành lập các phiếu thu - chi. Thủ quỹ sau khi nhận đƣợc phiếu thu - chi sẽ tiến hành thu hoặc chi theo những chứng từ đó. Sau khi đã thực hiện xong việc thu - chi thủ quỹ ký tên đóng dấu “Đã thu tiền” hoặc “ Đã chi tiền” trên các phiếu đó, đồng thời sử dụng phiếu thu và phiếu chi đó để ghi vào sổ quỹ tiền mặt kiêm báo caó quỹ. Sinh viên: Nguyễn Thu Thảo- Lớp QTL 701K Page 6 Khóa luận tốt nghiệp Cuối ngày thủ quỹ kiểm tra lại tiền tại quỹ, đối chiếuvới báo cáo quỹ rồi nộp báo cáo quỹ và các chứng từ cho kế toán. Ngoài phiếu chi, phiếu thu là căn cứ chính để hạch toán vào tài khoản 111 còn cần các chứng từ gốc có liên quan khác kèm vào phiếu thu hoặc phiếu chi nhƣ: -Giấy đề nghị tạm ứng -Giấy đề nghị thanh toán -Hoá đơn bán hàng -Biên lai thu tiền … 1.2.4. Tài khoản sử dụng và kết cấu tài khoản: Để hạch toán tiền mặt tại quỹ,kế toán sử dụng TK 111 “Tiền mặt”. Tài khoản 111 dùng để phản ánh tình hình thu , chi tồn quỹ tiền mặt gồm tiền Việt Nam (kể cả ngân phiếu) , ngoại tệ , vàng bạc , kim khí, đá quý của doanh nghiệp. Kết cấu tài khoản tiền mặt: Nợ TK 111 Có Số dƣ đầu kỳ - Các khoản tiền mặt, ngoại tệ, vàng bạc, tệ,vàng,bạc kim khí quý, đá quý nhập quỹ; - Số tiền mặt, ngoại tệ vàng bạc, kim khí quý, đá quý thừa ở quỹ phát hiện khi kê. kiểm kê; - Chênh lệch tăng tỷ giá hối đoái do đánh giá lại số dƣ ngoại tệ cuối kì( đối với tiền mặt ngoại tệ) Tổng PS tăng -Các khoản tiền mặt,ngoại đá quỹ xuất quỹ. -Số tiền mặt,ngoại tệ,vàng bạc,đá quý thiếu hụt ở quỹ phát hiện khi kiểm -Chênh lệch tỷ giá hối đoái do đánh giá lại số dƣ ngoại tệ cuối kỳ. Tổng PS giảm Số dƣ cuối kỳ -Tài khoản 1111-Tiền Việt Nam: Phản ánh tình hình thu chi,tồn quỹ tiền Việt Nam tại quỹ tiền mặt. -Tài khoản 1112-Ngoại tệ: Phản ánh tình hình thu chi,tăng giảm giá và tồn quỹ ngoại tệ tại quỹ tiền mặt theo giá trị quy đổi đồng Việt Nam. Sinh viên: Nguyễn Thu Thảo- Lớp QTL 701K Page 7 Khóa luận tốt nghiệp -Tài khoản 1113-Vàng,bạc,kim khí quý,đá quý: Phản ánh giá trị vàng ,bạc,kim khí quý,đá quý nhập,xuất,tồn quỹ 1.2.5 Sơ đồ kế toán vốn tiền mặt. 112(1121) 111(1111) 112(1121) Rút tiền gửi ngân hàng Gửi tiền mặt nhập quỹ tiền mặt vào ngân hàng 131,136,138 141,144,244 Thu hồi các khoản nợ phải thu Chi tạm ứng,kí cƣợc kí quỹ bằng tiền mặt 121,128,221 152,153,156... Thu hồi các khoản đầu tƣ Mua vật tƣ,hàng hóa,cc …. TSCĐ bằng tiền mặt 311,341,344 133 Thuế GTGT đƣợc KT Vay ngắn hạn,vay dài hạn, nhận kí quỹ ngắn hạn,dài hạn Thuế GTGT đƣợc KT 627,641,642,… 411,441 Nhận vốn góp,vốn cấp Chi phí phát sinh bằng tiền mặt bằng tiền mặt 511,512,515,711 Doanh thu HĐ SXKD và HĐ 311,315,331… Thanh toán nợ bằng tiền mặt. bằng tiền mặt 3331 Thuế GTGT phải nộp 338 138 Kiểm kê phát hiện thừa quỹ,không rõ Kiểm kê phát hiện thiếu quỹ, nguyên nhân Sinh viên: Nguyễn Thu Thảo- Lớp QTL 701K chƣa rõ nguyên nhân Page 8 Khóa luận tốt nghiệp +Hạch toán tiền mặt ngoại tê. Đối với các đơn vị sản xuất, kinh doanh, khi phát sinh các nghiệp vụ về thu, chi ngoại tệ, kế toán phải thực hiện ghi sổ kế toán phải thực hiện ghi sổ kế toán và lập báo cáo kế toán bằng đơn vị tiền tệ thống nhất là “đồng” Việt Nam. Ngoài ra, nguyên tệ phải đuợc theo dõi chi tiết trên tài khoản 007 “Ngoại tệ các loại” theo từng tài khoản “Tiền mặt”, “Tiền gửi ngân hàng”, “Tiền đang chuyển” (khi tăng ghi Nợ, khi giảm ghi Có) và trên sổ kế toán chi tiết công nợ phải thu, phải trả (với nợ có gốc ngoại tệ). Cuối kỳ, căn cứ vào số dƣ của các tài khoản phản ánh tiền bằng ngoại tệ, các tài khoản phản ánh khoản phải thu, phải trả có gốc ngoại tệ để điều chỉnh theo tỷ giá thực tế. Kết cấu 007- Ngoại tệ các loại. Nợ Tk 007 Có SDĐK Ngoại tệ tăng trong kì Ngoại tệ giảm trong kì Tổng PS Nợ Tổng PS Có SDCK Sinh viên: Nguyễn Thu Thảo- Lớp QTL 701K Page 9 Khóa luận tốt nghiệp Sơ đồ hạch toán tiền mặt bằng ngoại tệ 131,136,138 111(1112) Thu nợ bằng ngoại tệ Tỷ giá Tỷ giá thực tế ghi sổ hoặc bình quân khi nhận nợ liên ngân hàng 515 311,331,336,338… Thanh toán bằng ngoại tệ Tỷ giá ghi sổ Tỷ giá ghi sổ của ngoại tệ khi nhận nợ xuất dùng 635 Lãi 515 Lỗ 511,551,711 Doanh thu,TN tài chính,thu nhập khác bằng ngoại tệ (Tỷ giá thực tế hoặc BQLNH tại thời điểm PS nghiệp vụ) 635 Lãi Lỗ 152,153,156,133… Mua vật tƣ,hàng hóa,công cụ TSCĐ..bằng ngoại tệ Tỷ giá ghi sổ Tỷ giá thực tế của ngoại tệ tại thời điểm xuất dùng Ps nghiệp vụ 515 Lãi 413 635 Lỗ 413 Chênh lệch tỷ giá tăng do đánh giá số dƣ ngoại tệ cuối năm Chênh lệch tỷ giảm do đánh giá lại số dƣ ngoại tệ cuối năm Tât cả các nghiệp vụ trên đều phải đồng thời ghi đơn TK 007-Ngoại tệ các loại. Nợ 007 Có SDĐK Thu nợ bằng ngoại tệ Thanh toán nợ bằng ngoại tệ Doanh thu,TN tài chính Mua vật tƣ,hàng hóa,công cụ… Tn khác bằng ngoại tệ …TSCĐ bằng ngoại tệ. Tổng PS Nợ Tổng PS Có SDCK Sinh viên: Nguyễn Thu Thảo- Lớp QTL 701K Page 10 Khóa luận tốt nghiệp Hạch toán tiền mặt là vàng,bạc,kim khí,đá quý. Sơ đồ hạch toán tiền mặt tại quỹ là vàng,bac,đá quý. 131,138… Thu nợ phải thu bằng vàng, bạc.. Tỷ giá ghi sổ 152,153,211… 1113 Mua vật tƣ hàng hóa,TSCĐ Tỷ giá thực tế bằng vàng,bạc. BQLNH Tỷ giá ghi sổ Tỷ giá thực tế BQLNH 515 Lãi tỷ giá 635 515 Lỗ tỷ giá Lãi tỷ 635 Lỗ tỳ giá giá 515,711… Doanht hu,thu nhập khác bằng vàng bạc(tỷ giá thực tế BQLNH) 311,341,331… Thanh toán nợ bằng vàng bạc Tỷ giá xuất quỹ Tỷ giá ghi sổ 515 Lãi tỷ giá 635 Lỗ tỷ giá 413 Lãi tỷ gía do đánh giá lại vàng bạc 413 Lỗ do đánh giá lại vàng bạc cuối kì kế toán Sinh viên: Nguyễn Thu Thảo- Lớp QTL 701K cuối kì kế toán. Page 11 Khóa luận tốt nghiệp 1.3. Kế toán tiền gửi ngân hàng. 1.3.1. Nguyên tắc hạch toán tiền gửi ngân hàng. Kế toán tiền gửi ngân hàng là một trong những công việc rất quan trọng. Thông thƣờng phần lớn tiền của doanh nghiệp thƣờng đƣợc gửi ở ngân hàng, kho bạc hoặc các công ty tài chính để thực hiện việc thanh toán không dùng tiền mặt. Trong kế toán tiền gửi ngân hàng khi nhận đƣợc chứng từ của ngân hàng gửi đến, kế toán phải kiểm tra, đối chiếu với chứng từ gốc kèm theo. Trƣờng hợp có sự chênh lệch giữa số liệu trên sổ kế toán của đơn vị, số liệu ở chứng từ gốc với số liệu trên chứng từ của ngân hàng thì kế toán tiền gửi ngân hàng của đơn vị phải thông báo ngay cho ngân hàng để cùng đối chiếu, xác minh và xử lý kịp thời. Khi nhận đƣợc các chứng từ do ngân hàng gửi đến kế toán phải kiểm tra đối chiếu với các chứng từ gốc kèm theo. Trƣờng hợp có sự chênh lệch giữa số liệu trên sổ kế toán của doanh nghiệp , số liệu ở chứng từ gốc với số liệu trên chứng từ của Ngân hàng thì doanh nghiệp phải thông báo cho ngân hàng để cùng đối chiếu xác minh và xử lý kịp thời. Nếu đến cuối kỳ vẫn chƣa xác định rõ nguyên nhân chênh lệch thì kế toán ghi sổ theo giấy báo hay bản sao kê của Ngân hàng. Số chênh lệch đƣợc ghi vào các Tài khoản chờ xử lý. (TK 138.3- tài sản thiếu chờ xử lý, TK 338.1- Tài sản thừa chờ xử lý). Sang kỳ sau phải tiếp tục kiểm tra đối chiếu tìm nguyên nhân chênh lệch để điều chỉnh lại số liệu đã ghi sổ. Trƣờng hợp doanh nghiệp mở TK TGNH ở nhiều ngân hàng thì kế toán phải tổ chức hạch toán chi tiết theo từng ngân hàng để tiện cho việc kiểm tra đối chiếu. Tại những đơn vị có bộ phận phụ thuộc cần mở tài khoản chuyên thu, chuyên chi phù hợp để thuận tiện cho công tác giao dịch, thanh toán, kế toán phải mở sổ chi tiết để giám sát chặt chẽ tình hình sử dụng từng loại tiền gửi nói trên. Trƣờng hợp gửi tiền vào ngân hàng bằng ngoại tệ thì phải đƣợc quy đổi ra đồng Việt Nam theo tỷ giá giao dịch thực tế hoặc giao dịch bình quân trên thị trƣờng tiền tệ liên Ngân hàng do Ngân hàng Nhà nƣớc Việt Nam công bố tại thời điểm phát sinh. Trƣờng hợp mua ngoại tệ gửi vào ngân hàng đƣợc phản ánh theo tỷ giá mua thực tế phải trả. Sinh viên: Nguyễn Thu Thảo- Lớp QTL 701K Page 12