Tài liệu Hoàn thiện công tác kế toán nguyên liệu vật liệu và công cụ dụng cụ tại công ty tnhh sx&dv thương mại

Luận văn tốt nghiệp HSVTT: Cung Quang Chiến LỜI NÓI ĐẦU Trong điều kiện nền kinh tế thị trường, sự tồn tại của các doanh nghiệp là phụ thuộc vào kết quả của quá trình sản xuất kinh doanh. Vì vậy, các doanh nghiệp phải xác định chính xác kết quả của quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh trong doanh nghiệp. Muốn làm được điều này, doanh nghiệp phải xác định chính xác toàn bộ chi phí đã bỏ ra và kết quả thu được sau mỗi kỳ sản xuất. Đứng trước yêu cầu trên, các doanh nghiệp không chỉ quan tâm đến vấn đề năng suất lao động và chất lượng sản phẩm mà doanh nghiệp còn phải chú ý đến việc sử dụng tiền vốn, sử dụng lao động, các tổ chức công tác quản lý, vật tư, đánh giá sản phẩm, các khoản chi phí. Cho nên, họ cần có những giải pháp thích hợp nhằm giảm chi phí và hạ giá thành sản phẩm để đáp ứng được những yêu cầu của chế độ hạch toán kinh tế. Đứng ở góc độ kế toán, để giải quyết vấn đề trên thì việc tập trung tổ chức tốt công tác kế toán nguyên liệu vật liệu là rất quan trọng. Bởi nó có thể cho doanh nghiệp biết các thông tin về chi phí đã bỏ ra trong quá trình sản xuất, giúp cho doanh nghiệp phân tích, đánh giá tình hình thực hiện giá thành sản phẩm, từ đó có các biện pháp quản lý hữu hiệu nhất. Trong thời gian thực tập. qua tìm hiểu thực tế tình hình tại Công ty em nhận thấy công tác kế toán nguyên liệu vật liệulà rất quan trọng đối với với mỗi doanh nghiệp sản xuất. Được sự giúp đỡ tận tình của cán bộ công nhân viên Công ty đặc biệt là cán bộ nhân viên phòng kế toán - tài chính cùng sự tìm tòi nghiên cứu của bản thân em đã hoàn thành bản báo cáo thực tập với chuyên đề: Phần I: Các vấn đề chung về kế toán nguyên liệu vật liệu công cụ dụng cụ Phần II:Thực tế công tác kế toán nguyên liệu vật liệu và công cụ dụng cụ tại công ty TNHH SX&DV Thương Mại Hoàng Gia. Phần III: Những nhận xét và kiến nghị về công tác kế toán vật liệu công cụ dụng cụ 2 Luận văn tốt nghiệp HSVTT: Cung Quang Chiến PHẦN I LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN VẬT LIỆU TRONG DOANH NGHIỆP 1.1. SỰ CẦN THIẾT CỦA TỔ CHỨC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TRONG DOANH NGHIỆP 1.1.1.Vai trò của kế toán vật liệu trong doanh nghiệp a. Khái niệm, đặc điểm, vai trò của nguyên vật liệu * Khái niệm: Nguyên vật liệu trong doanh nghiệp là đối tượng lao động biểu hiện dưới hình thái vật chất để hình thành nên sản phẩm mới. * Đặc điểm: Nguyên vật liệu là một trong những yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất tạo ra sản phẩm mới, chúng rất phong phú và đa dạng về chủng loại. Tuy nhiên có thể khái quát những đặc điểm sau: - Trong doanh nghiệp, nguyên vật liệu là tài sản dự trữ sản xuất, kinh doanh thuộc tài sản lưu động. -Trong quá trình sản xuất ra sản phẩm mới ,vật liệu tham gia vào một chu kỳ sản xuất, chúng bị tiêu hao toàn bộ và thay đổi hình thái vật chất ban đầu để cấu thành nên thực thể sản phẩm . -Về mặt giá trị vật liệu chuyển dịch một lần toàn bộ giá trị vào giá trị của sản phẩm mới tạo ra. *Vai trò của nguyên vật liệu trong doanh nghiệp Trong các doanh nghiệp sản xuất, vật liệu là đối tượng lao động. Khi tham gia vào quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, vật liệu chỉ tham gia vào một chu kỳ và chuyển dịch một lần toàn bộ giá trị của nó vào giá trị của sản phẩm. Như vậy, vật liệu là một trong ba yếu tố cơ bản 3 Luận văn tốt nghiệp HSVTT: Cung Quang Chiến của quá trình sản xuất và là yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất, là trung tâm của quá trình sản xuất và là yếu tố có vai trò quyết định cấu thành nên thực thể của sản phẩm. Vật liệu là yếu tố cơ bản cấu thành nên thực thể sản phẩm nên yếu tố chi phí vật liệu tồn tại trong chi phí sản xuất của sản phẩm. Khi xem xét tỉ trọng của khoản mục chi phí vật liệu trong tổng chi sản xuất sản phẩm trong các doanh nghiệp sản xuất, thì người ta nhận thấy rằng đây là khoản chi phí chiếm tỷ trọng lớn nhất và thông thường nó chiếm khoảng 70% tổng chi phí sản xuất sản phẩm trở nên. Là một yếu tố có tỷ trọng chi phí cao, vật liệu tác động quyết định tới giá thành sản xuất của sản phẩm. Đồng thời, khi xem xét sự ảnh hưởng tác động của vật liệu tới các giải pháp nâng cao hiệu quả sản xuất, nâng cao chất lượng sản phẩm, cải tiến mẫu mã, hạ giá thành sản xuất…. Thì vật liệu cũng đóng góp một vai trò quan trọng. Để có thể hạ được giá thành sản phẩm thì doanh nghiệp buộc phải quản lý một cách tốt nhất hiệu qủa nhất khoản mục chi phí này nhằm tiết kiệm tối đa chi phí về vật liệu. Để nâng cao chất lượng của sản phẩm, cải tiến được mẫu mã của sản phẩm phù hợp với thị hiếu của người tiêu dùng thì doanh nghiệp phải có được những loại nguyên vật liệu có tính năng lý, hoá học cao, có tính phù hợp với yêu cầu kỹ thuật của từng loại sản phẩm. Với vị trí là trung tâm của quá trình sản xuất sản phẩm, có vai trò quyết định nên thực thể sản phẩm cũng như quyết định tới hiệu quả sản xuất vật chất của các doanh nghiệp, vật liệu luôn đòi hỏi có sự chú trọng quản lý của các doanh nghiệp. b.Ý nghĩa và yêu cầu quản lý vật liệu ở doanh nghiệp * Ý nghĩa của quản lý vật liệu ở doanh nghiệp Nguyên vật liệu thường chiếm một tỷ trọng lớn trong chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm trong các doanh nghiệp cho nên vật liệu quản lý thu mua, vận chuyển, bảo quản dự trữ và sử dụng vật liệu trực tiếp tác động đến những chỉ tiêu quan trọng nhất của doanh nghiệp như: chỉ tiêu sản lượng ,chỉ tiêu giá thành… 4 Luận văn tốt nghiệp HSVTT: Cung Quang Chiến Tổ chức tốt công tác kế toán vật liệu là điều kiện quan trọng không thể thiếu để quản lý vật liệu, cung cấp kịp thời, đồng bộ nguyên liệu, vật liệu cần thiết cho quá trình sản xuất, sử dụng và dự trữ tài nguyên vật liệu hợp lý, tiết kiệm, ngăn ngừa hiện tượng tiêu hao, mất mát, lãng phí nguyên vật liệu trong tất cả các khâu của quá trình sản xuất kinh doanh. *Yêu cầu quản lý nguyên vật liệu ở doanh nghiệp Xuất phát từ đặc điểm vật liệu và tầm quan trọng của công lý vật liệu,có thể thấy để làm tốt công tác quản lý vật liệu, thì trước hết cần thực hiện đầy đủ những yêu cầu sau: - Xây dựng nội dung quy chế bảo quản vật tư, có đủ kho tàng bảo quản vật tư tối thiểu, tối đa định mức sử dụng hao hụt hợp lý trong quá trình bảo quản . - Xây dựng định mức vật tư cần thiết, định mức vật tư tối thiểu,tối đa định mức sử dụng và hao hụt hợp lý trong quá trình bảo quản. - Tổ chức khâu hạch toán ban đầu và các chứng từ, luân chuyển chứng từ hơp lý, có kế hoạch . - Tổ chức công tác kiểm tra, kiểm kê thường xuyên, đối chiếu nhập xuất - tồn. - Phân tích vật tư và những thông tin kinh tế cần thiết phục vụ cho công tác quản lý vật liệu đạt hiệu quả cao. Trên cơ sở các yêu cầu chung đặt ra đối với toàn doanh nghiệp mà yêu cầu quản lý vật liệu được tiến hành chi tiết hơn cho từng khâu, giai đoạn vận động của vật liệu. Khâu thu mua: vật liệu phải được quản lý về khối lượng, chất lượng, chủng loại, quy cách giá mua, chi phí mua, tình hình thực hiện kế hoạch thu mua theo thời gian đã xây dựng, phải thường xuyên tìm kiếm nguồn hàng nhằm đảm bảo cho doanh nghiệp luôn có nguồn hàng dự trữ và có được nguồn hàng với chi phí thu mua thấp nhất… 5 Luận văn tốt nghiệp HSVTT: Cung Quang Chiến Khâu vận chuyển: doanh nghiệp phải có những phương tiện vận chuyển phù hợp với tính chất lý hoá học của của vật liệu và đảm bảo công tác an toàn cho vật liệu bị hư hỏng, mất mát do quá trình vận chuyển… Khâu bảo quản: doanh nghiệp phải tổ chức tốt hệ thống kho tàng, bến bãi, phải có những phương tiện cân đo phù hợp với từng loại vật liệu, có phương pháp bảo quản khoa học, hợp lý đối với từng loại vật liệu… Khâu sử dụng: vật liệu phải được sử dụng một cách hợp lý, tiết kiệm trên cơ sở các định mức chi phí đã xây dựng nhằm hạ thấp chi phí, tăng tích luỹ cho doanh nghiệp… Khâu dự trữ: doanh nghiệp phải có được các định mức dự trữ thích hợp đối với từng loại, thứ vật liệu nhằm đảm bảo cho quá trình sản xuất được liên tục, tránh tình trạng dự trữ quá nhiều gây ứ đọng vốn… c.Nhiệm vụ của kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp Là một công cụ của công tác quản trị doanh nghiệp nói chung và quản trị vật liệu nói riêng, công tác kế toán vật liệu cần phải thực hiện tốt các nhiệm vụ sau: - Tổ chức ghi chép, phản ánh, tổng hợp số liệu về tình hình thu mua, vận chuyển bảo quản, tình hình nhập - xuất - tồn. Tính giá vật liệu thực tế đã thu mua, nhập kho, kiểm tra tình hình thực hiện thu mua nguyên vật liệu về các mặt: sản lượng, chủng loại, giá cả, thời hạn …nhằm cung cấp kịp thời đầy đủ, chủng loại vật tư cho quá trình sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp . - Áp dụng đúng đắn các phương pháp về hạch toán kế toán nguyên vật liệu, hướng dẫn, kiểm tra các bộ phận trong doanh nghiệp.Thực hiện đầy đủ chế độ hạch toán ban đầu về nguyên vật liệu,đúng chế độ, phương pháp quy định nhằm đảm bảo sử dụng thống nhất với công tác kế toán, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác quản lý. 6 Luận văn tốt nghiệp HSVTT: Cung Quang Chiến - Kiểm tra việc chấp hành bảo quản ,dự trữ và sử dụng vật tư, xử lý vật tư thừa thiếu… tính toán số lượng, giá trị vật tư thực tế đã đưa vào sử dụng và đã tiêu hao trong quá trình sản xuất kinh doanh. 1.1.2. Phân loại và đánh giá nguyên liệu - vật liệu 1.1.2.1.Phân loại nguyên vật liệu Trong doanh nghiệp nguyên liệu ,vật liệu gồm nhiều loại, nhiều khi có vai trò, công dụng tính chất lý hoá khác nhau và biến động thường xuyên, liên tục. Điều đó đòi hỏi phải sắp xếp các thứ nguyên vật liệu cùng loại với nhau thành một nhóm với những đặc trưng nhất định để tiện cho việc tính theo dõi và quản lý, hạch toán nguyên vật liệu đạt kết quả tốt hơn, nguyên vật liệu được phân loại như sau: * Căn cứ vào nội dung kinh tế và yêu cầu quản trị doanh nghiệp Theo cách phân loại này, vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất được chia thành: - Nguyên vật liệu chính: là những thứ mà sau quá trình gia công, chế biến sẽ trở thành thực thể vật chất chủ yếu của sản phẩm (kể cả bán thành phẩn mua vào). -Vật liệu phụ: là những thứ vật liệu chỉ có tác dụng phụ trợ trong quá trình sản xuất, kết hợp với vật liệu chính tạo nên những tác dụng bổ trợ khác. - Nhiên liệu: là những thứ dùng cung cấp nhiệt lượng cho quá trình sản xuất kinh doanh như xăng, dầu, hơi đốt … - Phụ tùng thay thế: là các chi tiết ,phụ tùng dùng để sửa chữa, thay thế máy móc, thiết bị và phương tiện vận tải . - Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản: bao gồm các vật liệu và thiết bị mà doanh nghiệp mua vào nhằm dầu tư cho xây dựng cơ bản. *Căn cứ vào nguồn nhập của vật liệu Theo cách phân loại này vật liệu được chia thành - Vật liệu mua ngoài 7 Luận văn tốt nghiệp HSVTT: Cung Quang Chiến - Vật liệu tự gia công chế biến - Vật liệu thuê ngoài gia công chế biến - Vật liệu nhận góp vốn liên doanh - …………………….. *Căn cứ vào mục đích, công dụng của vật liệu Theo cách phân loại này vật liệu được chia thành - Vật liệu xuất dùng trực tiếp cho sản xuất - Vật liệu xuất dùng cho các mục đích khác Ngoài ra để đáp ứng yêu cầu quản lý vật liệu mà doanh nghiệp có thể áp dụng xây dựng “Sổ danh điểm vật liệu”. Trong sổ danh điểm, tuỳ thuộc vào thực tế của doanh nghiệp mà các loại vật liệu được chia theo các mã số khác nhau từ 1 đến 2 chữ số và các thứ vật liệu chi tiết trong các loại vật liệu đó được ký hiệu là các chữ số thứ 3, 4, … Sổ danh điểm vật liệu có dạng mẫu sau: SỔ DANH ĐIỂM VẬT LIỆU Ký hiệu Nhóm Danh VL điểm Tên, nhãn hiệu, quy cách vật liệu Đơn vị tính Đơn giá Ghi chú 152 1521 1521.01 1521.02 ………. 1522 1522.01 1522.02 8 Luận văn tốt nghiệp HSVTT: Cung Quang Chiến 1.1.2.2.Đánh giá nguyên vật liệu Đánh giá nguyên vật liệu là xác định gía trị của chúng theo những nguyên tắc nhất định. Bởi vậy để làm tốt công tác hạch toán vật liệu thì trước hết cần nắm vững một số nguyên tắc cơ bản sau: - Nguyên tắc giá gốc : nội dung của nguyên tắc này nhấn manh doanh nghiệp lập báo cáo tài chính thì phản ánh tài sản theo giá gốc của nó tức là phản ánh giá thực tế của tài sản cộng các khoản chi phí liên quan đến tài sản đó. - Nguyên tắc nhất quán : Nội dung của nguyên tắc này nhấn mạnh việc sử dụng phương pháp hạch toán thống nhất trong cả kỳ kế toán. Khi hạch toán quản trị doanh nghiệp thì kế toán được lựa chọn một trong hai phương pháp hạch toán và một trong năm phương pháp tính gía nhưng phải nhất quán với phương pháp đã chọn trong suốt cả kỳ kế toán và ở các phần hành kế toán cũng như giữa các kỳ kế toán với nhau. - Nguyên tắc công khai: Nội dung của nguyên tắc này thể hiện tính công khai trong việc sử dụng thông tin kế toán tức là các báo cáo tài chính, tài liệu kế toán phải được cung cấp cho những đối tượng được quyền sử dụng thông tincủa doanh nghiệp như cơ quan quản lý vốn, cơ quan thuế, cơ quan thống kê, các nhà đầu tư, người cho vay… Khi doanh nghiệp thay đổi cách tính giá xuất kho thì phải giải trình trên Thuyết minh báo cáo tài chính . - Nguyên tắc thận trọng: Nội dung của nguyên tắc này đảm bảo hai yêu cầu là vật liệu ghi tăng vốn chủ sở hữu chỉ được thực hiện khi có căn cứ chắc chắn và việc ghi giảm vốn chủ sở hữu được ghi nhận ngay khi có căn cứ có thể chưa chắc chắn. a. Đánh giá nguyên liệu,vật liệu theo giá thực tế * Đánh giá nguyên vật liệu theo giá thực tế của nguyên vật liệu nhập kho Trong doanh nghiệp, nguyên vật liệu được nhập từ nhiều nguồn khác nhau, giá của chúng được xác định trên cơ sở các chứng từ hợp lệ ,các khoản chi phí hợp pháp của doanh nghiệp để tạo ra nguyên vật liệu. Giá thực tế của 9 Luận văn tốt nghiệp HSVTT: Cung Quang Chiến nguyên liệu, vật liệu nhập kho được xác định từ nguồn nhập chủ yếu như nhập do mua ngoài, nhập sau gia công chế biến, nhập do nhận vốn góp cụ thể : - Trị giá thực tế của nguyên vật liệu mua ngoài nhập kho. + Với doanh nghiệp áp dụng phương pháp khấu trừ thuế : Trị giá thực tế nguyên vật liệu mua ngoài gồm giá mua ghi trên hoá đơn cộng các khoản thu mua ghi trên hoá đơn cộng các khoản chi phí thu mua thực tế (chi phí vận chuyển, bốc dỡ…) trừ các khoản chiết khấu giảm trừ (nếu có). +Với doanh nghiệp áp dụng phương pháp trực tiếp: Trị giá thực tế nguyên vật liệu mua ngoài bằng tổng giá thanh toán (gồm cả VAT đầu vào) - Trị giá thực tế của nguyên vật liệu gia công chế biến bao gồm : Giá thực tế nguyên vật liệu xuất chế biến và chi phí chế biến. - Trị giá thực tế của nguyên vật liệu thuê ngoài gia công chế biến gồm : Giá thực tế nguyên vật liệu chế biến, chi phí vận chuyển, tiền thuê ngoài gia công chế biến . - Trị giá thực tế nguyên vật liệu nhận góp vốn liên doanh là giá trị thực tế được các bên tham gia góp vốn chấp nhận . Ngoài ra còn một số trường hợp khác như nhận do được cấp phát, biếu, tặng … * Đánh giá vật liệu theo giá thực tế của vật liệu xuất kho. Vật liệu rất phong phú và đa dạng về chủng loại, hơn nữa quá trình hạch toán biến động thường xuyên vì thế tuỳ thuộc từng loại hình doanh nghiệp mà lựa chọn một trong các phương pháp tính giá cho phù hợp. Căn cứ vào việc tính giá thực tế nhập để tính giá thực tế xuất: Giá thực tế VL + Giá thực tế VL = Giá thực tế VL + Giá thực tế VL tồn đầu kỳ nhập trong kỳ xuất trong kỳ tồn cuối kỳ Từ đó doanh nghiệp có thể lựa chọn một trong các phương pháp tính giá sau: 10 Luận văn tốt nghiệp HSVTT: Cung Quang Chiến - Phương pháp giá thực tế đích danh: phương pháp này thích hợp với những doanh nghiệp có điều kiện bảo quản riêng từng lô vật liệu nhập kho, vì vậy khi xuất lô nào sẽ tính giá đích danh cho lô đó . - Phương pháp giá thực tế bình quân gia quyền: phương pháp này thích hợp với những doanh nghiệp có ít danh điểm vật liệu tồn xuất nhập lớn. Việc áp dụng phương pháp này là tương đối hợp lý vì không phụ thuộc vào số lần nhập xuất kho nhiều hay ít .Căn cứ vào lượng tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ, kế toán phải tình giá bình quân của một đơn vị nguyên vật liệu. Sau đó tính ra giá trị xuất trên cơ sở lượng xuất trong kỳ và đơn giá đã biết theo công thức : Giá thực tế bình quân Giá thực tế tồn ĐK + Giá thực tế nhập TK = Số lượng tồn ĐK + Số lượng nhập TK - Phương pháp nhập trước - xuất trước : theo phương pháp này, giá trị vật liệu xuất dùng được tính theo gía nhập kho lần trước sau đó tính theo giá nhập lần sau .Áp dụng phương pháp này thì việc tính giá sẽ được thực hiện thuờng xuyên trong kỳ hạch toán và tính giá xuất khá hợp lý. Song kế toán sẽ phải theo dõi ,ghi chép nhiều cho quá trình hạch toán chi tiết . - Phương pháp nhập sau - xuất trước: phương pháp này giả định là vât liệu nào nhập kho sau thì được xuất dùng trước và khi tính giá vật liệu xuất kho thì lấy đơn giá nhập của vật liệu xuất kho đó rồi tính theo giá nhập lần trước đó. - Phương pháp giá thực tế bình quân liên hoàn: theo phương pháp này sau mỗi lần nhập kế toán phải xác định giá đơn vị bình quân và số lượng vật liệu xuất kho giữa hai lần nhập kế tiếp nhau để xác định giá thực tế vật liệu xuất kho. Phương pháp này rất phức tạp nên áp dụng ở những doanh nghiệp có sử dụng máy vi tính. Với các phương pháp trên, để tính giá thực tế của vật liệu xuất kho đòi hỏi phải xác định được lượng vật liệu xuất kho căn cứ vào chứng từ xuất. Do 11 Luận văn tốt nghiệp HSVTT: Cung Quang Chiến vậy, việc tính giá được tiến hành cho lượng vật liệu tồn kho thực tế cuối kỳ, sau đó mới xác định giá thực tế vật liệu xuất trong kỳ. Giá thực tế vật liệu = Số lượng vật liệu x Đơn giá vật liệu tồn kho cuối kỳ tồn kho cuối kỳ nhập lần cuối Giá thực tế vật liệu = Giá thực tế + Giá thực tế vl - Giá thực tế xuất dùng vl tồn mua vào tk vl tồn ck b. Đánh giá vật liệu theo giá hạch toán Trong thực tế việc hạch toán nguyên vật liệu biến động hàng ngày theo giá thực tế là vật liệu làm phức tạp, khó khăn và mất rất nhiều công sức vì thường xuyên phải tính toán lại giá thực tế của mỗi loại vật liệu sau mỗi nghiệp vụ nhập xuất kho mà nghiệp vụ nhập xuất kho lại diễn ra một cách liên tục. Để hạn chế việc và khắc phục những khó khăn trên ,doanh nghiệp sử dụng giá hạch toán - lấy theo giá kế hoạch hoặc giá cuối kỳ trước và được thống nhất trong cả kỳ hạch toán. Giá hạch toán không có ý nghĩa trong việc thanh toán và hạch toán tổng hợp vật liệu. Giá hạch toán = Số lượng vật tư vật tư nhập (xuất) x nhập (xuất) Đơn giá hạch toán Cuối kỳ kế toán tiến hành điều chỉnh giá hạch toán thành giá thực tế theo các bước : - Xác định hệ số giá chênh lệch giữa giá hạch toán và giá thực tế theo các bước : Giá tt vl tồn đk + Giá tt vl nhập trong kỳ Hệ số chênh lệch = Giá hạch toán vl tồn đk + Giá hạch toán vl nhập tk - Xác định giá thực tế vật liệu xuất dùng trong kỳ. Giá thực tế vl xuất trong kỳ = Giá hạch toán vl xuất trong kỳ 12 x Hệ số chênh lệch giá Luận văn tốt nghiệp HSVTT: Cung Quang Chiến Với những ưu điểm trên, phương pháp này phần lớn được áp dụng cho doanh nghiệp có những danh điểm vật tư ,trình độ kế toán tương đối tốt. 1.1.3.Nhiệm vụ kế toán nguyên liệu vật liệu, công cụ dụng cụ: Xuất phát từ vị trí yêu cầu quản lý của vật liệu công cụ dung cụ trong doanh nghiệp sản xuất cũng như vai trò của kế toán trong quản lý kinh tế, doanh nghiệp, kế toán vật liệu cần thực hiện tốt các nhiêm vụ sau : -Tổ chức ghi chép , phản ánh chính xác ,kịp thời số lượng ,chất lượng và giá trị thực tế của từng loại, từng thứ vật liệu ,công cụ dụng cụ nhập ,xuất,tồn kho,vật liệu,công cụ ,dụng cụ tiêu hao sử dụng cho sản xuất . - Vận dụng đúng đắn các phương pháp hạch toán vật liệu ,hướng dẫn kiểm tra việc chấp hành các nguyên tắc ,thủ tục nhập xuất ,thực hiện đầy đủ ,đúng chế độ hạch toán ban đầu về vật liệu (lập chứng từ,luân chuyển chứng từ) mở các loại sổ sách,thẻ chi tiết về vật liệu đung chế độ ,đung phương phápquy đinh giúp cho việc lãnh đạo công tác kế toán trong phạm vi ngành và toàn bộ nền kinh tế . - Kiểm tra việc thực hiện kế hoạch thu mua ,tình hình dự trữ và tiêu hao vật liệu, phát hiện và sử lý kịp thời, vật liệu thừa thiếu ứ đọng kém phẩm chất ,ngăn ngừa việc sử dụng vật liệu phi pháp lãng phí. - Tham gia kiểm kê ,đánh giá lại vật liệu ,theo chế độ quy định của nhà nước, lập báo cáo kế toán về vật liệu phục vụ công tác lãnh đạo và quản lý, điều hành, phân tích kinh tế . I.I.4 Thủ tục quản lý nhập, xuất kho VL- CCDC và cáchứng từkế toán liên quan: a) Chứng từ kế toán liên quan: Trong các doanh ngiệp sản xuất các hoạt động xuất nhập kho NVL luôn xảy ra. Để quản lý theo dõi chặt chẽ tình hình biến động của vật liệu kế toán phải lập chứng từ cần thiết 1 cách kịp thời, đầy đủ và chính xác theo đúng chế độ ghi chép ban đầu về VL đã được nhà nước ban hành nhung những chúng từ hợp lệ này là cơ sở tiến hành ghi chép thẻ kho trên sổ kế 13 Luận văn tốt nghiệp HSVTT: Cung Quang Chiến toán, kế toán giám sát tình hình biến động và số lượng hiện có của từng thứ VL nhằm thực hiện có hiệu quả việc quản lý VL phục vụ nhu cầu cho sản xuất kinh doanh. Theo chế độ chứng từ kế toán ban hành, theo quyết định 1141/TC-QĐCĐKT ngày 01-11-1995 của bộ trưởng bộ tài chính,các chứng từ kế toán VL bao gốm : -Phiếu nhập kho (mẫu 01-VT) -Phiếu xuất kho (mẫu 02-VT) -Phiéu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (mẫu 03-VT) -Biên bản kiểm kê vật tư-sản phẩm hàng hoá (mẫu 08-VT) -Hoá đơn kiểm phiếu xuất kho (mẫu 02-BH) -Hoá đơn cước phí vận chuyển (mẫu 03-BH) Ngoài các chứng từ bắt buộc sử dụng thốngnhất theo quy định của nhà nước, doanh nghiệp có thể sử dụng thêm các chứng từ kế toán hướng dẫn như: -Phiếu vật tư theo hạn mức(mẫu 04-VT) -Biên bản kiểm nghiệm vật tư(mẫu 05-VT) -Phiếu báo vật tư còn lại cuối kì (mẫu 07-VT) Tuỳ thuộc vào các đặc điểm, tình hình cụ thể của doanh nghiệp thuộc các lĩnh vực hoạt động, thành phần kinh tế, hình thức sở hữu khác nhau. b)-Thủ tục quản lý nhập - xuất kho vật liệu, công cụ dụng cụ: VL-CCDC có rất nhiều loại khác nhau để phục vụ kịp thời cho sản xuất cho nên phải tiến hành tổ chức kế toán chi tiết vật liệu.Kế toán chi tiết vật liệu và hạch toán ở kho có mối quan hệ chặt chẽ với nhau. ở kho, thủ kho là người trực tiếp quản lý nhập xuất,bảo quản vật liệu...Đồng thời hàng ngày thủ kho phải ghi chép tình hình nhập xuất tồn vật liệu...trên thẻ kho chỉ ghi theo số lượng. ở phòng kế toán với chức năng nhiệm vụ của mình thông qua qua các chứng từ phản ánh giam đốc ,kiểm tra tình hình nhập,xuất,dự trữ bảo quản vật liệu trong quá trình sản xuất. 14 Luận văn tốt nghiệp HSVTT: Cung Quang Chiến 1.1. 5 Hạch toán chi tiết vật tư 1.1.5.1.Các chứng từ dùng trong kế toán vật liệu Vật liệu là một trong những đối tượng kế toán cần được hạch toán chi tiết cả về mặt giá trị và hiện vật ,được chi tiết theo từng loại,từng nhóm trên cơ sở các chứng từ nhập xuất kho. Do vậy, doanh nghiệp cần lựa chọn và tổ chức hệ thống chứng từ cho phù hợp nhằm tạo điều kiện cho công tác quản lý đạt hiệu quả cao. Hệ thống chứng từ gồm : - Phiếu nhập kho (mẫu 01-VT) - Phiếu xuất kho (mẫu 02- VT) - Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (mẫu 03-VT) - Biên bản kiểm kê vật tư, hàng hoá (mẫu 08- VT) - Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho (mẫu 02- BH) - Hoá đơn cước phí vận chuỷển (mẫu 03- BH) - Phiếu xuất vật tư theo hạn mức (mẫu 04- VT) - Biên bản kiểm nhận vật tư (mẫu 05-VT) - Thẻ kho(mẫu 06-VT) - Hoá đơn GTGT (mẫu 01-GTKL-3LL) - Sổ theo dõi thuế GTGT(mẫu S01-DN) - Sổ chi tiết thuế GTGT được hoàn lại (mẫu S02- DN) - Sổ chi tiết thuê GTGT được miễn giảm (mẫu S03-DN) Từ hệ thống chứng từ được xây dựng, kế toán doanh nghiệp mà đứng đầu là kế toán trưởng thực hiện việc tổ chức công tác hạch toán ban đầu. Hạch toán ban đầu vật liệu có sự tác động ảnh hưởng quan trọng tới hiệu quả công tác kế toán vật liệu. Công tác hạch toán ban đầu đòi hỏi phải thực hiện đúng theo chế độ nhà nước ban hành. Hạch toán ban đầu kế toán vật liệu cũng như trong các phần hành kế toán khác phải gồm có 2 nội dung chính: - Trình tự xử lý chứng từ 15 Luận văn tốt nghiệp HSVTT: Cung Quang Chiến - Tổ chức luân chuyển chứng từ Với 2 nội dung chính nêu trên, kế toán vật liệu tổ chức công tác hạch toán ban đầu theo các bước: Lập chứng từ: kế toán doanh nghiệp phải quy định rõ trách nhiệm lập chứng từ cho các cá nhân, cán bộ kế toán. Khi lập chứng từ, người lập phải căn cứ theo đúng nghiệp vụ thực tế phát sinh và phản ánh một cách trung thực vào chứng từ theo các nội dung cần kê khai trên chứng từ. Tổ chức luân chuyển chứng từ: kế toán phải tổ chức các bước luân chuyển chứng từ đến các bộ phận liên quan một cách khoa học, hợp lý, đảm bảo cho công tác hạch toán kế toán được tiến hành một cách thuận lợi và đạt hiệu quả cao. Kiểm tra chứng từ: khi nhận được chứng từ, kế toán cùng các cá nhân liên quan phải tiến hành công tác kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp, chính xác, đầy đủ của các chỉ tiêu ghi trên chứng từ. Chứng từ được lập đòi hỏi phải rõ ràng cả phần chữ và phần số. Tập hợp và phân loại chứng từ: kế toán vật liệu phải tiến hành tổng hợp, phân loại chứng từ phục vụ cho việc ghi sổ kế toán, hoàn chỉnh các yếu tố cần thiết ( nếu còn thiếu ) tổng hợp số liệu, định khoản kế toán. Tổ chức bảo quản và lưu trữ chứng từ kế toán: kế toán cùng các bộ phận liên quan phải tổ chức bảo quản và lưu trữ chứng từ theo đúng chế độ mà nhà nước ban hành 1.1.5.2. Các phương pháp hạch toán chi tiết vật liệu a. Hạch toán chi tiết vật liệu theo phương pháp thẻ song song * Nguyên tắc hạch toán của phương pháp này là: - Tại kho: thủ kho tiến hành ghi chép tình hình nhập - xuất - tồn hàng ngày trên thẻ kho và chỉ ghi theo số lượng . - Tại phòng kế toán : kế toán sử dụng sổ (thẻ ) kế toán chi tiết vật liệu để ghi chép tình hình nhập - xuất - tồn theo chỉ tiêu vật liệu và giá trị. 16 Luận văn tốt nghiệp HSVTT: Cung Quang Chiến Kế toán chi tiết vật liệu theo phương pháp thẻ song song. Thẻ kho Phiếu nhập Phiếu xuất Sổ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp nhập – xuất Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu,kiểm tra. * Ưu, nhược điểm - Ưu điểm: việc ghi chép đơn giản, dễ đối chiếu, dễ kiểm tra. - Nhược điểm: sự ghi chép giữa kế toán và thủ kho bị trùng lập về chỉ tiêu số lượng việc kiểm tra đối chiếu phần lớn thực hiện vào cuối tháng, do vậy hạn chế chức năng kịp thời của kế toán. *Điều kiện áp dụng: Với doanh nghiệp có quy mô vừa, số lần nhập -xuất tồn vật liệu ít, trình độ kế toán chưa cao . b. Hạch toán chi tiết vật liệu theo phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển. * Nguyên tắc hạch toán phương pháp này là: - Tại kho: theo dõi về mặt lượng - Tại phòng kế toán: ghi chép cả về số lượng lẫn giá trị cho từng kho, từng thứ, từng loại vật liệu nhưng chỉ ghi một lần vào cuối tháng. Kế toán chi tiết vật liệu theo phương pháp. 17 Luận văn tốt nghiệp HSVTT: Cung Quang Chiến SỔ ĐỐI CHIẾU LUÂN CHUYỂN Thẻ kho Phiếu xuất Phiếu nhập Bảng kê nhập Sổ đối chiếu luân chuyển Ghi chú: Bảng kê xuất Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, Kiểm tra * Ưu, nhược điểm : - Ưu điểm: giảm khối lượng ghi chép do chỉ ghi một lần vào cuối tháng. - Nhược điểm: ghi chép trùng lặp ( phòng kế toán vẫn theo dõi cả chỉ tiêu số lượng và giá trị).Việc ghi chép, kiểm tra, đối chiếu giữa kho và Phòng kế toán chỉ tiến hành vào cuối tháng nên hạn chế tác dụng kiểm tra trong công tác quản lý. * Điều kiện áp dụng: Với doanh nghiệp có khối lượng nhập xuất không nhiều,không có nhân viên kế toán chi tiết vật tư riêng nên không có điều kiện theo dõi, nắm bắt tình hình nhập xuất hàng ngày. c.Hạch toán chi tuết vật tư theo phương pháp Sổ số dư Nguyên tắc hạch toán của phương pháp này là: - Tại kho: thủ kho dùng thẻ kho ghi chép tình hình nhập - xuất - tồn nhưng cuối tháng phải ghi số Thủ tồnkho đã tính trên thẻ kho sang số dư vào cột số lượng. Phiếu nhập -Tại phòng kế toán: theo dõi về mặt giá trị từng nhóm vật liệu Bảng kê nhập Sổ số dư Bảng luỹ kế nhập Kế toán chi tiết vật liệu theo phương pháp Sổ số dư Bảng kê tổng hợp Nhập – Xuất – Tồn 18 Phiếu xuất Bảng kê xuất Bảng luỹ kế xuất Luận văn tốt nghiệp Ghi chú: HSVTT: Cung Quang Chiến Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu * Ưu, nhược điểm. - Ưu điểm: giảm bớt khối lượng ghi sổ kế toán, tránh việc ghi chép trùng lặp. - Nhược điểm: gặp nhiều khó khăn trong việc kiểm tra sai sót, phát Hiện nhầm lẫn giữa kho và phòng kế toán do kế toán chỉ nắm được tình hình tăng giảm vật liệu qua thẻ kho chứ không biết trước số liệu . * Điều kiện áp dụng: phù hợp với doanh nghiệp có nghiệp vụ nhập - xuấtdiễn ra thường xuyên, số lượng, chủng loại vật liệu phong phú trình độ kế toán và trình độ quản lý cao. 1.1.6. Kế toán tổng hợp nguyên liệu, vật liệu 1.1.6.1. Tài khoản kế toán sử dụng Hoạt động kinh tế tài chính ở các doanh nghiệp diễn ra một cách thường xuyên, liên tục, tạo nên sự vận động thay đổi và chuyển hoá hình thái của tài sản trong đơn vị nói chung và vật liệu nói riêng. Những hoạt động này được phản ánh một cách trung thực, chính xác, kịp thời trên các bản chứng từ kế toán. Song để tổng hợp thông tin từ các thông tin riêng lẻ mà các bản chứng từ phản ánh, phục vụ công tác quản trị doanh nghiệp thì cần thiết các thông tin trên phải được phân loại và hệ thống hoá lại. Kế toán dựa trên cơ sở phương pháp luận khoa học của chủ nghĩa duy vật biện chứng Mác - Lê nin, phương pháp tài khoản kế toán cần thiết phải xây dựng hệ thống các tài khoản. 19 Luận văn tốt nghiệp HSVTT: Cung Quang Chiến Phương pháp tài khoản kế toán là phương pháp kế toán phân loại các đối tượng kế toán, phản ánh, kiểm tra, giám sát một cách thường xuyên, liên tục có hệ thống tình hình hiệnn có và sự vận động của từng đối tượng kế toán. Trên cơ sở dó, kế toán tổng hợp vật liệu đã xây dựng và sử dụng một số tài khoản kế toán chủ yếu phục vụ quá trình hạch toán kế toán, phản ánh sự biến động hay tình hình hiện có của vật liệu trong các doanh nghiệp. Các tài khoản chủ yếu trong kế toán tổng hợp vật liệu gồm: TK152: Nguyên liệu, vật liệu Tài khoản 152 được sử dụng để phản ánh tình hình hiện có và tình hình biến động tăng, giảm các loại nguyên vật liệu theo giá thực tế. Tài khoản 152 có thể được mở chi tiết các tài khoản cấp 2 theo yêu cầu quản lý Kết cấu: Bên Nợ: Phản ánh các nghiệp vụ phát sinh làm tăng NVL trong kỳ. Bên Có: Phản ánh các nghiệp vụ phát sinh làm giảm NVL trong kỳ. Dư Nợ: Giá thực tế của nguyên vật liệu tồn kho. TK 151 : hàng mua đang đi đường Tài khoản 151 phản ánh trị giá thực tế vật liệu, hàng hoá đã mua nhưng chưa về nhập kho. Kết cấu: Bên Nợ: Phản ánh giá trị hàng đi đường. Bên Có: Phản ánh giá trị hàng đi đường kỳ trước đã nhập kho hay chuyển cho các bộ phận sử dụng huặc giao cho khách hàng. Dư Nợ: Giá trị hàng đang đi đường. TK 133 : thuế GTGT được khấu trừ. Phản ánh số thuế GTGT đầu vào được khấu trừ, đã khấu trừ và còn được khấu trừ trong các doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. TK133 có 2 tài khoản cấp 2 là: TK1331: Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ của vật liệu TK1332: Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ của TSCĐ 20 Luận văn tốt nghiệp HSVTT: Cung Quang Chiến TK 331 : phải trả người bán Tài khoản này dùng phản ánh tình hình thanh toán về các khoản nợ phải trả với người bán, người cung cấp. Kết cấu: Bên Nợ: - Số tiền đã trả cho người bán - Các khoản giảm trừ được người bán chấp nhận trừ vào số nợ phải trả - Các nghiệp vụ khác phát sinh làm giảm nợ phải trả người bán Bên Có: - Tổng số tiền hàng phải trả cho người bán, nhà cung cấp, người nhận thầu XDCB, người thầu sửa chữa lớn. - Số tiền ứng thừa được người bán trả lại. - Các nghiệp vụ khác phát sinh làm tăng nợ phải trả người bán Dư Nợ: Phản ánh số tiền ứng trước hoặc trả thừa cho người bán. Dư Có: Số tiền còn phải trả người bán, người cung cấp, người nhận thầu. TK611 – Mua hàng Phản ánh trị giá vốn thực tế của vật liệu, hàng hoá, công cụ dụng cụ mua vào trong kỳ (trong các doanh nghiệp áp dụng kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ). Kết cấu: Bên Nợ: - Phản ánh giá thực tế nguyên vật liệu, hàng hoá,CCDC tồn kho đầu kỳ và tăng thêm trong kỳ. Bên Có: - Phản ánh giá thực tế nguyên vật liệu, dụng cụ xuất dùng, xuất bán…. trong kỳ và tồn kho cuối kỳ. Ngoài ra kế toán cần sử dụng một số TK khác phục vụ cho quá trình hạch toán: TK111, TK112, TK311, TK632…. 21