Tài liệu Hoàn thiện công tác kế toán mua hàng và công nợ phải trả tại công ty cổ phần lương thực thanh nghệ tĩnh

  • Số trang: 109 |
  • Loại file: DOC |
  • Lượt xem: 212 |
  • Lượt tải: 1
tructuyentailieu

Tham gia: 25/05/2016

Mô tả:

1 Khóa luận tốt nghiệp Sv: Nguyễn Thị Mỹ Hạnh LỜI CẢM ƠN Qua thời gian thực tập và được tìm hiểu tình hình thực tế tại Công ty cổ phần lương thực Thanh Nghệ Tĩnh, em đã lựa chọn đề tài: “ Hoàn thiện công tác kế toán mua hàng và công nợ phải trả tại Công ty cổ phần lương thực Thanh Nghệ Tĩnh”. Cho phép em được gửi lời cảm ơn chân thành tới các cô, các chú, các anh chị trong Công ty, đặc biệt là phòng Tài chính kế toán đã tận tình giúp đỡ và tạo điều kiện thuận lợi cho em trong thời gian thực tập tại Công ty. Đồng thời, em xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc tới cô giáo hướng dẫn Th.S Hồ Mỹ Hạnh và tập thể giáo viên Khoa Kinh tế - Trường Đại Học Vinh đã luôn động viên và đóng góp nhiều ý kiến để giúp em hoàn thành bài khóa luận này. Cuối cùng cho em được gửi lòng biết ơn, lòng kính trọng nhất tới bố mẹ, bạn bè, người thân, những người đã luôn sát cánh, động viên giúp đỡ em để em có được như ngày hôm nay. Do thời gian và sự hiểu biết còn nhiều hạn chế nên bài khóa luận không thể tránh khỏi những sai sót. Rất mong được sự đóng góp ý kiến của các thầy, cô giáo, các cô, các chú và các bạn để bài khóa luận của em được hoàn thiện hơn. Em xin chân thành cảm ơn! Vinh, tháng 5 năm 2010 Sinh viên Nguyễn Thị Mỹ Hạnh DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT Doanh nghiệp thương mại Trách nhiệm hữu hạn Cổ phần Lương thực Hàng hóa Thuế giá trị gia tăng Nhập khẩu Tiêu thụ đặc biệt Nhập xuất tồn Tài khoản Khoa Kinh tế DNTM TNHH CP LT HH Thuế GTGT NK TTĐB NXT TK Trường : Đại học Vinh 2 Khóa luận tốt nghiệp Đơn vị tính Chiết khấu thương mại Kê khai thường xuyên Ủy thác Quyết định Hóa đơn Phiếu nhập kho Phiếu xuất kho Phiếu chi Giấy báo nợ Ủy ban nhân dân Đại hội đồng cổ đông Hội đồng quản trị Sản xuất kinh doanh Bảo vệ quân sự An ninh quốc phòng Phòng cháy chữa cháy Phòng chống bão lụt Letter of credit Telex transfer remittance Ngày tháng Chứng từ ghi sổ Số hiệu Tài khoản đối ứng Sv: Nguyễn Thị Mỹ Hạnh ĐVT CKTM KKTX UT QĐ HĐ PNK PXK PC GBN UBND ĐHĐCĐ HĐQT SXKD BVQS ANQP PCCC PCBL L/C TTR NT CTGS SH TKĐƯ MỤC LỤC Lời nói đầu 1. Tính cần thiết của đề tài.................................................................................1 2. Đối tượng, phạm vi đề tài..............................................................................2 3. Phương pháp nghiên cứu...............................................................................3 4. Bố cục khóa luận...........................................................................................3 Chương 1: Cơ sở lý luận về công tác kế toán mua hàng và công nợ phải trả trong các doanh nghiệp thương mại..............................................................4 1.1. Sự cần thiết phải tổ chức công tác kế toán mua hàng và công nợ phải trả trong doanh nghiệp............................................................................................4 1.1.1. Khái niệm, đặc điểm về hàng hóa trong doanh nghiệp thương mại........4 Khoa Kinh tế Trường : Đại học Vinh 3 Sv: Nguyễn Thị Mỹ Hạnh 1.1.2 Yêu cầu quản lý Hàng mua và công nợ phải trả trong Doanh nghiệp thương Khóa luận tốt nghiệp mại.....................................................................................................................5 1.1.3 Vai trò của kế toán mua hàng và công nợ phải trả trong việc cung cấp thông tin cho quản lý...................................................................................................6 1.2 Đặc điểm nghiệp vụ mua hàng và công nợ phải trả....................................7 1.2.1 Phạm vi và thời điểm ghi chép hàng mua................................................7 1.2.1.1 Phạm vi của chỉ tiêu hàng mua..............................................................7 1.2.1.2 Thời điểm ghi nhận hàng mua...............................................................8 1.2.2 Các phương thức mua hàng......................................................................9 1.2.1 Mua hàng trong nước...............................................................................9 1.2.2 Mua hàng nhập khẩu..............................................................................10 1.2.3 Phương pháp xác định giá trị hàng mua.................................................10 1.2.4 Các phương thức thanh toán tiền hàng...................................................13 1.2.4.1 Đối với mua hàng trong nước..............................................................13 1.2.4.2 Các phương thức thanh toán tiền mua hàng nhập khẩu.......................13 1.2.5 Các hình thức thanh toán tiền hàng........................................................14 1.2.6 Một số nguyên tắc khi hạch toán công nợ.............................................14 1.3 Kế toán nghiệp vụ mua hàng.....................................................................14 1.3.1 Các phương pháp hạch toán chi tiết hàng hóa........................................14 1.3.2 Kế toán nghiệp vụ mua hàng trong nước..............................................15 1.3.2.1 Chứng từ kế toán sử dụng....................................................................15 1.3.1.2 Phương pháp hạch toán nghiệp vụ mua hàng trong nước...................17 1.3.2 Kế toán nghiệp vụ mua hàng nhập khẩu................................................20 1.3.2.1. Hạch toán nghiệp vụ mua hàng nhập khẩu theo phương pháp kê khai thường xuyên...................................................................................................20 1.3.3.2. Hạch toán nghiệp vụ mua hàng nhập khẩu theo phương pháp kiểm kê Khoa Kinh tế Trường : Đại học Vinh 4 Sv: Nguyễn Thị Mỹ Hạnh định kỳ.............................................................................................................24 Khóa luận tốt nghiệp 1.3.3 Kế toán công nợ phải trả.........................................................................24 1.4. Tổ chức sổ kế toán mua hàng và công nợ phải trả..................................26 Chương 2: Thực trạng kế toán mua hàng và công nợ phải trả tại công ty cổ phần lương thực Thanh Nghệ Tĩnh.............................................................28 2.1 Tổng quát chung về công ty cổ phần lương thực Thanh Nghệ Tĩnh.........28 2.1.1 Đặc điểm tổ chức hoạt động kinh doanh...............................................28 2.1.1.1 Vài nét về quá trình hình thành và phát triển của công ty...................28 2.1.1.2 Chức năng và nhiệm vụ của công ty...................................................29 2.1.1.3 Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý.......................................................30 2.1.2 Đặc điểm tổ chức công tác kế toán.........................................................31 2.1.2.1 Tổ chức bộ máy kế toán......................................................................31 2.1.2.2 Hình thức và phương pháp kế toán áp dụng tại công ty cổ phần lương thực Thanh Nghệ Tĩnh.....................................................................................33 2.2 Thực trạng kế toán nghiệp vụ mua hàng và công nợ phải trả tại công ty cổ phần lương thực Thanh Nghệ Tĩnh..................................................................34 2.2.1. Đặc điểm mua hàng tại công ty cổ phần lương thực Thanh Nghệ Tĩnh........34 2.2.1.1 .Quá trình mua hàng............................................................................34 2.2.1.2. Đặc điểm hàng hóa.............................................................................35 2.2.1.3. Các phương thức mua hàng................................................................36 2.2.1.4.Các phương thức thanh toán trong quá trình mua hàng......................36 2.2.1.5 Phương thức đánh giá hàng hóa nhập kho trong kỳ............................38 2.2.2. Quy trình, chứng từ ban đầu về mua hàng hóa tại công ty....................39 2.2.2.1. Quy trình mua hàng...........................................................................39 2.2.2.3. Chứng từ sử dụng và quy trình luân chuyển chứng từ.......................42 2.2.3 Kế toán chi tiết........................................................................................62 2.2.4 Chi phí thu mua hàng hóa.......................................................................67 Khoa Kinh tế Trường : Đại học Vinh 5 Sv: Nguyễn Thị Mỹ Hạnh 2.2.5. Kế toán tổng hợp hàng hóa....................................................................69 Khóa luận tốt nghiệp 2.2.6 Công nợ phải trả.....................................................................................73 2.2.6.1 Tổ chức chứng từ ban đầu...................................................................73 2.2.6.2 Tài khoản sử dụng...............................................................................77 2.2.6.3 Kế toán chi tiết.....................................................................................77 2.2.6.4 Kế toán tổng hợp.................................................................................80 Chương 3: : Hoàn thiện công tác kế toán mua hàng và công nợ phải trả tại công ty cổ phần lương thực Thanh Nghệ Tĩnh...........................................83 1. Sự cần thiết phải hoàn thiện công tác kế toán mua hàng và công nợ phải trả tại công ty cổ phần lương thực Thanh Nghệ Tĩnh................................................83 1.1 Sự cần thiết................................................................................................83 1.2 Nội dung và yêu cầu của việc hoàn thiện.................................................84 2. Đánh giá thực trạng công tác kế toán tại Công ty cổ phần lương thực Thanh Nghệ Tĩnh........................................................................................................86 2.1 Đánh giá chung tình hình kế toán tại Công ty..........................................86 2.1.1 Những điểm đạt được.............................................................................86 2.1.2 Những tồn tại..........................................................................................88 2.2 Đánh giá công tác kế toán nghiệp vụ mua hàng và công nợ phải trả tại Công ty cổ phần lương thực Thanh Nghệ Tĩnh.........................................................89 2.2.1 Ưu điểm..................................................................................................89 2.2.2 Tồn tại.....................................................................................................90 3. Giải pháp hoàn thiện công tác kế toán nói chung và công tác kế toán mua hàng và công nợ phải trả nói riêng tại công ty cổ phần lương thực Thanh Nghệ Tĩnh...........92 3.1 Công tác kế toán chung.............................................................................93 3.2 Công tác kế toán mua hàng và công nợ phải trả .......................................93 Kết luận .......................................................................................................103 Khoa Kinh tế Trường : Đại học Vinh 6 Khóa luận tốt nghiệp Sv: Nguyễn Thị Mỹ Hạnh LỜI NÓI ĐẦU 1. Tính cần thiết của đề tài Từ khi đất nước chuyển mình sang nền kinh tế thị trường có sự điều tiết vĩ mô của nhà nước và chúng ta không thể phủ nhận một nền kinh tế vận động theo cơ chế thị trường mà lại không có cạnh tranh "cơ chế thị trường được ví như cơ thể sống trong đó cung - cầu là cốt vật chất, giá cả là diện mạo, cạnh tranh là linh hồn của cơ thể sống". Với điều kiện kinh tế như vậy, mục tiêu đặt ra cho tất cả các nhà doanh nghiệp là hoạt động sản xuất kinh doanh phải đảm bảo nguyên tắc lấy thu bù chi và có lãi. Đối với các doanh nghiệp sản xuất thì sản xuất cái gì? sản xuất cho ai? và sản xuất như thế nào? là nhiệm vụ kinh doanh cơ bản và là những câu hỏi doanh nghiệp phải trả lời được trước khi tiến hành sản xuất. Đối với các doanh nghiệp thương mại cũng vậy. Đòi hỏi các doanh nghiệp phải trả lời được các câu hỏi: mua cái gì? mua của ai? bán cái gì? bán cho ai?. Trong đó lưu chuyển hàng hoá là nghiệp vụ kinh doanh cơ bản của doanh nghiệp thương mại bao gồm các quá trình: bán hàng- dự trữ- mua hàng, nhập hàng. Đối với doanh nghiệp phải chú trọng hơn tới quá trình này. Trong thời kỳ bao cấp, lưu thông hàng hoá chỉ là hình thức, các doanh nghiệp thương mại thực chất chỉ là những" Tổng kho cấp phát" của Nhà nước, hoàn toàn thụ động với sản xuất và tiêu dùng. Trong cơ chế thị trường, các doanh nghiệp thương mại được khuyến khích hoạt động và phát triển, góp phần tích cực vào việc thúc đẩy sản xuất và tiêu dùng trong nước. Các doanh nghiệp hạch toán kinh doanh độc lập, tự chủ trong hoạt động kinh doanh của mình. Các quá trình mua, nhập hàng dự trữ, bán hàng như thế nào là do doanh nghiệp quyết định. Vì vậy tổ chức quản lý và thực hiện tốt quá trình lưu thông hàng hoá là một vấn đề hết sức quan trọng đối với các doanh nghiệp. Mua và nhập hàng hóa là khâu đầu tiên, là bước khởi đầu cơ bản của hoạt động kinh doanh, là điều kiện để hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp tồn tại và phát triển. Mua hàng nhằm tạo Khoa Kinh tế Trường : Đại học Vinh 7 Sv: Nguyễn Thị Mỹ Hạnh tiền đề vật chất cho hoạt động bán hàng, hoạt động bán hàng có được tốt hay Khóa luận tốt nghiệp không phụ thuộc rất nhiều vào hoạt động mua hàng. Quá trình mua hàng được đánh giá là tốt khi quá trình đó đáp ứng được yêu cầu về số lượng, chất lượng, giá trị mà vẫn đảm bảo tiết kiệm trong tất cả các khâu: thu mua- dự trữ- tiêu thụ. Trong quá trình mua, nhập hàng hoá thì giữa doanh nghiệp và đơn vị cung cấp sẽ hình thành nên mối quan hệ tài chính là một vấn đề quan trọng. Doanh nghiệp không thể mua hàng nếu không có khả năng thanh toán cho người bán. Vì thế cần thiết phải gắn liền công tác kế toán mua hàng với phân tích tình hình công nợ và thanh toán với người bán của doanh nghiệp để hoạt động thu mua hàng hoá đạt hiệu quả cao hơn. Trong thời gian thực tập tại Công ty cổ phần lương thực Thanh Nghệ Tĩnh, từ định hướng trên cùng với việc đi sâu vào việc tìm hiểu công tác kế toán mua hàng và công nợ phải trả của Công ty, và được sự giúp đỡ tận tình của giáo viên hướng dẫn: Th.s Hồ Mỹ Hạnh em đã chọn đề tài “Hoàn thiện kế toán mua hàng và công nợ phải trả tại Công ty cổ phần lương thực Thanh Nghệ Tĩnh” cho khóa luận tốt nghiệp của mình với hy vọng sử dụng được những kiến thức đã học được ở trường kết hợp với tình hình hoạt động mua hàng và công nợ thực tế tại Công ty để có thể học hỏi nghiên cứu và qua đó giúp hoàn thiện hơn công tác mua hàng tại Công ty. 2. Đối tượng, phạm vi đề tài a. Đối tượng Phân tích tình hình thực tế công tác mua hàng, công nợ phải trả và tình hình thanh toán công nợ của Công ty cổ phần lương thực Thanh Nghệ Tĩnh nhằm tìm ra những điểm yếu, điểm mạnh, những vấn đề cần khắc phục, điểm cần phát huy thông qua số lượng thực tế do Công ty cung cấp. b. Phạm vi Khóa luận giới hạn trong phạm vi là phân tích tình hình cung ứng và công nợ, thanh toán với người bán trên cơ sở đó xây dựng một số giải pháp hoàn thiện Khoa Kinh tế Trường : Đại học Vinh 8 Sv: Nguyễn Thị Mỹ Hạnh công tác quản lý quá trình mua hàng và công nợ phải trả được tốt hơn tại Công ty Khóa luận tốt nghiệp cổ phần lương thực Thanh Nghệ Tĩnh. 3. Phương pháp nghiên cứu + Phương pháp thống kê, thu thập số liệu + Phương pháp phân tích, so sánh, tổng hợp số liệu + Phương pháp tính giá 4. Bố cục khóa luận: Ngoài phần mở đầu và kết luận, khóa luận gồm có ba chương chính: Chương 1: Cơ sở lý luận chung về công tác kế toán mua hàng và công nợ phải trả trong các doanh nghiệp thương mại. Chương 2: Thực trạng kế toán mua hàng và công nợ phải trả tại công ty cổ phần lương thực Thanh Nghệ Tĩnh. Chương 3: Hoàn thiện công tác kế toán mua hàng và công nợ phải trả tại công ty cổ phần lương thực Thanh Nghệ Tĩnh Khoa Kinh tế Trường : Đại học Vinh 9 Khóa luận tốt nghiệp Sv: Nguyễn Thị Mỹ Hạnh Chương 1: Cơ sở lý luận về công tác kế toán mua hàng và công nợ phải trả trong các doanh nghiệp thương mại 1.1 Sự cần thiết phải tổ chức công tác kế toán Mua hàng và công nợ phải trả trong doanh nghiệp 1.1.1 Khái niệm, đặc điểm về hàng hóa trong doanh nghiệp thương mại "Thương mại" theo luật thương mại Việt Nam là hành vi mua bán hàng hoá, dịch vụ nhằm mục đích sinh lời hoặc thực hiện các chính sách kinh tế xã hội. Hàng hoá trong DNTM tồn tại dưới hình thức vật chất, là sản phẩm của lao động, có thể thoả mãn một nhu cầu nào đó của con người, được thực hiện thông qua mua bán trên thị trường. Nói cách khác hàng hoá ở DNTM là những hàng hoá, vật tư... mà doanh nghiệp mua vào để bán ra, phục vụ nhu cầu sản xuất và tiêu dùng của xã hội. Hàng hoá trong DNTM có những đặc điểm sau: - Hàng hoá rất đa dạng và phong phú: sản xuất không ngừng phát triển, nhu cầu tiêu dùng luôn biến đổi và có xu hướng ngày càng tăng dẫn đến hàng hoá ngày càng đa dạng, phong phú và nhiều chủng loại. - Hàng hoá có đặc tính lý, hoá, sinh học: mỗi loại hàng hoá đều có đặc tính lý, hoá, sinh học riêng. Những đặc tính này có ảnh hưởng đến số lượng, chất lượng hàng hoá trong quá trình thu mua, vận chuyển, dự trữ, bảo quản và bán ra. - Hàng hoá luôn thay đổi về chất lượng, mẫu mã, thông số kỹ thuật... - Trong lưu thông, hàng hoá thay đổi quyền sở hữu nhưng chưa đưa vào sử dụng. Khi kết thúc quá trình lưu thông, hàng hoá mới được đưa vào sử dụng để đáp ứng nhu cầu tiêu dùng hay sản xuất. Hàng hoá có vị trí rất quan trọng trong các DNTM. Nghiệp vụ lưu chuyển hàng hoá với các quá trình: mua- nhập hàng, dự trữ bảo quản hàng hoá, bán hàng là nghiệp vụ kinh doanh cơ bản trong DNTM. Vốn dự trữ hàng hoá chiếm tỷ trọng lớn trong tổng vốn lưu động của doanh nghiệp( 80%- 90%). Vốn lưu động Khoa Kinh tế Trường : Đại học Vinh 10 Sv: Nguyễn Thị Mỹ Hạnh của doanh nghiệp không ngừng vận động qua các giai đoạn của chu kỳ sản xuất Khóa luận tốt nghiệp là: dự trữ, sản xuất và lưu thông. Quá trình này diễn ra lặp đi lặp lại không ngừng gọi là sự tuần hoàn và chu chuyển của vốn lưu động. 1.1.2 Yêu cầu quản lý Hàng mua và công nợ phải trả trong Doanh nghiệp thương mại a. Quản lý hàng mua: Quản lý hàng mua đóng vai trò rất quan trọng trong hoạt động sản xuất kinh doanh thương mại. Nếu quản lý hàng mua tốt thì có thể tránh được những rủi ro ảnh hưởng đến việc bảo quản và tiêu thụ hàng hóa cũng như thu nhập của doanh nghiệp. Để quản lý tốt quá trình mua hàng thì Doanh nghiệp cần đảm bảo quản lý tốt về các mặt số lượng, chất lượng và giá trị. - Quản lý về mặt số lượng: đó là việc phản ánh chính xác và thường xuyên tình hình nhập hàng hóa để qua đó thấy được việc thực hiện kế hoạch mua hàng đã đúng với yêu cầu đề ra hay chưa và cùng với việc quản lý hàng hóa tiêu thụ sẽ phát hiện ra những hàng hóa tồn đọng lâu ngày chưa tiêu thụ, chậm hoặc không tiêu thụ được để có biện pháp giải quyết tránh tình trạng ứ đọng vốn. - Quản lý về mặt chất lượng: để có thể cạnh tranh được trên thị trường hiện nay thì hàng hóa lúc nào cũng phải đáp ứng được chất lượng thỏa mãn nhu cầu của người tiêu dùng. Đó là một yêu cầu rất cần thiết của hoạt động kinh doanh thương mại, do đó khi mua hàng thì các doanh nghiệp phải lựa chọn nguồn hàng có tiêu chuẩn cao và phải kiểm nghiệm chất lượng khi mua hàng về nhập kho. - Quản lý về mặt giá trị: Đơn vị phải luôn luôn theo dõi giá trị của hàng hóa mua về nhập kho và theo dõi tình hình biến động giá cả trên thị trường để biết được hàng hóa có giá trị tăng giảm như thế nào để phản ánh đúng thực tế giá trị hàng hóa tồn kho. b. Quản lý công nợ phải trả Công nợ phải trả luôn thường xuyên xuất hiện trong quan hệ mua bán vật tư, hàng hoá, dịch vụ giữa doanh nghiệp với người bán do đó việc quản lý công Khoa Kinh tế Trường : Đại học Vinh 11 Sv: Nguyễn Thị Mỹ Hạnh nợ là rất quan trọng. Nếu quản lý tốt được công nợ doanh nghiệp sẽ có được Khóa luận tốt nghiệp những biện pháp để nhanh chóng thanh toán tiền hàng. - Quản lý theo từng đối tượng: tức là phải theo dõi chi tiết từng khoản nợ phải trả theo từng đối tượng đồng thời phải thường xuyên tiến hành đối chiếu kiểm tra theo định kỳ hoặc cuối mỗi niên độ từng khoản phải trả, số đã trả và số còn phải trả đặc biệt là đối với các đối tượng có quan hệ giao dịch mua hàng thường xuyên, có số dư phải trả lớn. - Quản lý theo thời gian: tức là phải phân loại các khoản nợ phải trả theo thời gian thanh toán để có biện pháp thanh toán cho khách hàng đúng hẹn, tránh xảy ra trường hợp nợ đã quá hạn nhưng doanh nghiệp vẫn chưa thanh toán gây ra uy tín không tốt đối với các nhà cung cấp. - Quản lý theo giá trị: đối với các khoản công nợ có gốc ngoại tệ thì cần phải theo dõi cả về nguyên tệ và quy đổi theo đồng tiền Việt Nam. Cuối mỗi kỳ đều phải điều chỉnh số dư theo tỷ giá hối đoái thực tế. Đối với các khoản nợ là vàng, bạc, đá quý thì ngoài việc theo dõi chi tiết về chỉ tiêu giá trị thì còn phải theo dõi cả về hiện vật. 1.1.3 Vai trò của kế toán mua hàng và công nợ phải trả trong việc cung cấp thông tin cho quản lý Kế toán hàng hoá mua hàng là công cụ quan trọng và không thể thiếu của quản lý hàng hoá cả về mặt hiện vật và giá trị nhằm đáp ứng kịp thời, đầy đủ nhu cầu của xã hội, ngăn ngừa, hạn chế đến mức thấp nhất những mất mát, hao hụt hàng hoá trong các khâu của quá trình kinh doanh thương mại từ đó làm tăng lợi nhuận của doanh nghiệp. Trong hoạt động kinh doanh thì hoạt động mua hàng rất quan trọng đặc biệt là đối với các doanh nghiệp thương mại. Đó cũng là nhiệm vụ cơ bản nhất của một doanh nghiệp. Như chúng ta đã biết, mục đích của một doanh nghiệp là thu được nhiều lợi nhuận. Nhưng để thu được nhiều lợi nhuận thì doanh nghiệp phải bán được nhiều hàng hoá. Để bán được nhiều hàng hoá thì nhất thiết doanh nghiệp phải tiến hành việc tạo nguồn, mua hàng. Và nếu kế toán mua hàng làm Khoa Kinh tế Trường : Đại học Vinh 12 Sv: Nguyễn Thị Mỹ Hạnh việc có hiệu quả cung cấp thông tin cho các cấp quản lý một cách chính xác và Khóa luận tốt nghiệp kịp thời thì họ sẽ có được những chiến lược kinh doanh hợp lý và sẽ chủ động được hoạt động kinh doanh của mình. Còn công nợ mua hàng lại phản ánh mối quan hệ giữa các doanh nghiệp( người mua) và những người cung cấp. Trong quá trình thu mua hàng hóa phần lớn các doanh nghiệp đều thực hiện quá trình mua bán nợ. Và nhiệm vụ của doanh nghiệp là phải thanh toán các khoản nợ này đúng hẹn, đảm bảo được mối làm ăn lâu dài. Và để có thể có nguồn để thanh toán thì đòi hỏi doanh nghiệp phải tổ chức hoạt động kinh doanh tốt. Do đó nếu có thể biết được các khoản nợ đến hạn, giá trị của các khoản nợ cần phải thanh toán, các cấp quản lý sẽ có được những phương án trả nợ hợp lý. Chính vì vậy việc cung cấp thông tin của kế toán mua hàng và công nợ phải trả đóng vai trò rất quan trọng trong hoạt động của các cấp quản lý và là một công cụ hữu hiệu trong việc quản lý công nợ . 1.2 Đặc điểm nghiệp vụ mua hàng và công nợ phải trả 1.2.1 Phạm vi và thời điểm ghi chép hàng mua 1.2.1.1 Phạm vi của chỉ tiêu hàng mua Chức năng chủ yếu của doanh nghiệp thương mại là tổ chức lưu thông hàng hoá, đưa hàng hoá từ nơi sản xuất đến nơi tiêu dùng. Hàng hoá là hàng mua của doanh nghiệp khi doanh nghiệp chấp nhận thanh toán cho người bán và phải đảm bảo các yêu cầu sau: - Hàng hoá phải thông qua hành vi mua bán và theo một thể thức thanh toán nhất định, là cơ sở của việc chuyển quyền sở hữu về hàng hoá và tiền tệ. - Hàng hoá phải có sự chuyển quyền sở hữu tức là doanh nghiệp mất quyền sở hữu về tiền tệ và được quyền sở hữu về hàng hoá. - Hàng hoá mua vào phải với mục đích là bán ra hoặc mua vào để gia công, chế biến sau đó bán ra. - Ngoài ra, các trường hợp ngoại lệ sau cũng được coi là hàng mua: + Hàng mua về vừa để bán, vừa để tiêu dùng trong nội bộ doanh nghiệp mà chưa phân biệt rõ giữa các mục đích thì vẫn coi là hàng mua. Khoa Kinh tế Trường : Đại học Vinh 13 Sv: Nguyễn Thị Mỹ Hạnh + Hàng hóa hao hụt trong quá trình mua theo hợp đồng bên mua chịu. Khóa luận tốt nghiệp - Những trường hợp sau đây không được coi là hàng mua: Hàng nhận biếu tặng, hàng mẫu nhận được, hàng nhận bán hộ bảo quản hộ, hàng mua về dùng trong nội bộ hoặc dùng cho xây dựng cơ bản…. - Đối với hình thức nhập khẩu, những hàng hoá được coi là hàng nhập khẩu khi thỏa mãn một trong số những trường hợp sau: + Hàng mua của nước ngoài gồm máy móc, thiết bị, hàng tiêu dùng, …, dịch vụ khác căn cứ cào những hợp đồng nhập khẩu mà các doanh nghiệp nước ta đã ký kết với các doanh nghiệp hay các tổ chức kinh tế nước ngoài. + Hàng nước ngoài đưa vào hội chợ triển lãm ở nước ta sau đó bán lại cho các doanh nghiệp Việt Nam và thanh toán bằng ngoại tệ. + Hàng hoá nước ngoài viện trợ cho nước ta trên cơ sở các hiệp định, các nghị định thư giữa chính phủ nước ta với chính phủ các nước, thực hiện thông qua các doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu. - Những hàng hóa sau đây không được xác định là hàng nhập khẩu: hàng tạm xuất nay nhập về, hàng viện trợ nhân đạo, hàng đưa qua nước thứ ba. 1.2.1.2 Thời điểm ghi nhận hàng mua Thời điểm chung để xác đinh và ghi nhận việc mua hàng đã hoàn thành: là thời điểm doanh nghiệp nhận được quyền sỡ hữu về hàng hóa và mất quyền sỡ hữu về tiền tệ( đã thanh toán cho nhà cung cấp hoặc chấp nhận thanh toán). Thời điểm cụ thể: Tùy thuộc vào từng phương thức mua hàng mà thời điểm xác định hàng mua có khác nhau. Cụ thể: - Đối với mua hàng trong nước: + Nếu mua hàng theo phương thức mua trực tiếp: thời điểm xác định hàng mua là khi đã hoàn thành thủ tục chứng từ giao nhận hàng, doanh nghiệp đã thanh toán tiền hay chấp nhận thanh toán cho người bán. Khoa Kinh tế Trường : Đại học Vinh 14 Sv: Nguyễn Thị Mỹ Hạnh + Nếu mua hàng theo phương thức chuyển hàng: thời điểm xác định hàng Khóa luận tốt nghiệp mua là khi doanh nghiệp đã nhận được hàng( do bên bán chuyển đến), đã thanh toán tiền hoặc chấp nhận thanh toán với người bán - Đối với mua hàng nhập khẩu: thời điểm mua hàng còn phụ thuộc vào thời điểm giao hàng và chuyên chở. Có hai điều kiện giao hàng nhập khẩu: + Giao hàng theo điều kiện FOB( Free on board): theo điều kiện này người bán chỉ cần giao hàng lên tầu tại cảng bốc hàng. + Giao hàng theo điều kiện CIF( C- cost: tiền hàng, I- insurance: bảo hiểm, F- freight: cước phí) theo điều kiện này, người bán phải giao hàng qua lan can tầu tại cảng gửi hàng, phải mua bảo hiểm cho hàng hóa và thuê tầu( hoặc container) vận chuyển hàng hóa đến cảng dỡ hàng. Việc xác định đúng phạm vi và thời điểm xác định hàng mua có ý nghĩa rất lớn đối với doanh nghiệp, nó đảm bảo cho việc ghi chép chỉ tiêu hàng mua một cách đầy đủ, kịp thời, chính xác, giúp cho lãnh đạo có cơ sở để chỉ đạo nghiệp vụ mua hàng đồng thời quản lý chặt chẽ hàng hóa đã thuộc quyền sỡ hữu của doanh nghiệp, giám sát chặt chẽ hàng mua đang đi đường, tránh những tổn thất về hàng hóa trong quá trình vận chuyển. 1.2.2 Các phương thức mua hàng Khi tiến hành mua hàng doanh nghiệp có thể thực hiện theo các phương thức sau: 1.2.1 Mua hàng trong nước - Mua hàng theo phương thức trực tiếp: Căn cứ vào hợp đồng kinh tế đã ký kết, doanh nghiệp cử cán bộ nghiệp vụ của mình đến kho của người bán để lấy hàng. Sau khi nhận hàng và ký vào chứng từ thì hàng hoá đó đã được xác định là hàng mua của doanh nghiệp, nó đã thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp và doanh nghiệp phải có trách nhiệm tổ chức vận chuyển, bảo quản hàng hoá đó về kho của mình. Mọi sự mất mát, thiếu hụt, hư hỏng của hàng hoá đều thuộc trách nhiệm của doanh nghiệp. - Mua hàng theo phương thức chuyển hàng: Khi mua hàng doanh nghiệp căn cứ vào hợp đồng đã quy định trước để xác định địa điểm đến nhận hàng và Khoa Kinh tế Trường : Đại học Vinh 15 Sv: Nguyễn Thị Mỹ Hạnh người bán sẽ chuyển hàng hoá đến địa điểm đó và doanh nghiệp cử cán bộ của Khóa luận tốt nghiệp mình đến địa điểm đó để nhận hàng. Tại đây sau khi nhận hàng và ký vào chứng từ thì hàng hoá đó mới thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp. 1.2.2 Mua hàng nhập khẩu Về phương thức nhập khẩu, hiện nay tồn tại hai hình thức chủ yếu là nhập khẩu trực tiếp và nhập khẩu uỷ thác. - Nhập khẩu trực tiếp: là hình thức mà trong đó các đơn vị kinh doanh sản xuất nhập khẩu được Nhà nước cấp giấy phép kinh doanh nhập khẩu, trực tiếp tổ chức giao dịch đàm phán kí kết hợp đồng mua bán với nước ngoài, trực tiếp nhận hàng và thanh toán tiền hàng. Chỉ có doanh nghiệp nào có đủ khả năng về tài chính, có trình độ giao dịch, quản lý kinh doanh, thành lập hợp pháp mới được ký kết hợp đồng mua bán hàng hoá với nước ngoài theo hình thức này. - Nhập khẩu uỷ thác: Là hình thức nhập khẩu áp dụng đối với doanh nghiệp được Nhà nước cấp giấy phép nhập khẩu nhưng chưa có đủ điều kiện để trực tiếp đàm phán kí kết, thực hiện hợp đồng với nước ngoài hoặc là chưa có thể lưu thông hàng hoá giữa trong và ngoài nước nên uỷ thác cho đơn vị khác có chức năng nhập khẩu hàng hoá hộ mình. Theo hình thức này đơn vị nhận uỷ thác nhập là đơn vị được hưởng hoa hồng theo tỉ lệ thoả thuận giữa hai bên ghi trong hợp đồng uỷ thác nhập khẩu. Như vậy, đối với phương thức nhập khẩu ủy thác, sẽ có hai bên tham gia trong hoạt động nhập khẩu gồm: bên giao ủy thác nhập khẩu( bên ủy thác) và bên nhận ủy thác nhập khẩu( bên nhận ủy thác). Đồng thời, để thực hiện việc nhập khẩu hàng hóa ủy thác, phải thực hiện hai hợp đồng: + Hợp đồng ủy thác nhập khẩu: được ký kết giữa bên giao ủy thác nhập khẩu và bên nhận ủy thác nhập khẩu. + Hợp đồng mua-bán ngoại thương: được thực hiện giữa bên nhận ủy thác nhập khẩu và bên nước ngoài. 1.2.3 Phương pháp xác định giá trị hàng mua Theo quy định, khi phản ánh trên các sổ sách kế toán, hàng hóa được phản ánh theo giá thực tế nhằm bảo đảm nguyên tắc giá phí. Khoa Kinh tế Trường : Đại học Vinh 16 Sv: Nguyễn Thị Mỹ Hạnh Giá thực tế của hàng hóa mua vào được xác định theo công thức sau: Khóa luận tốt nghiệp Giá thực tế Các khoản Giá mua Giảm giá Chi phí phát của hàng hóa = của + thuế không + hàng mua + sinh trong quá mua ngoài hoàn lại hàng hóa CKTM trình mua hàng Trong đó: - Giá mua hàng hóa là số tiền mà doanh nghiệp phải trả cho người bán theo hợp đồng hay hóa đơn. Tùy thuộc vào phương thức tính thuế GTGT mà doanh nghiệp đang áp dụng, giá mua hàng hóa được quy định khác nhau. Cụ thể: + Đối với doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ: giá mua của hàng hóa là giá mua chưa có thuế GTGT đầu vào. + Đối với doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp thì giá mua của hàng hóa bao gồm cả thuế GTGT đầu vào. - Riêng đối với hoạt động nhập khẩu, do đồng tiền sử dụng trong thanh toán với nhà cung cấp( nhà xuất khẩu) là đồng ngoại tệ nên khi ghi sổ phải quy đổi ra đồng Việt Nam theo tỷ giá mua do Ngân hàng công bố tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ. Trị giá hàng nhập khẩu Giá mua = ghi trên Các loại thuế Chi phí Các khoản trực tiếp + mua hàng - được không hoàn lại phát sinh giảm trừ + hóa đơn Trong đó thuế GTGT của hàng nhập khẩu được tính theo công thức: Thuế GTGT của hàng NK Giá NK = hàng hóa trừ chiết khấu Thuế + NK phải nộp + Thuế Thuế TTĐB x suất phải nộp GTGT - Các khoản thuế không được hoàn lại ở đây bao gồm: thuế nhập khẩu(NK) và thuế tiêu thụ đặc biệt( TTĐB) của hàng mua. Cụ thể: + Căn cứ vào số lượng từng mặt hàng thực tế nhập khẩu ghi trong tờ khai hải quan, trị giá tính thuế và thuế suất từng mặt hàng để xác định số thuế nhập khẩu phải nộp theo công thức sau: Khoa Kinh tế Trường : Đại học Vinh 17 Khóa luận tốt nghiệp Thuế NK Sv: Nguyễn Thị Mỹ Hạnh Số lượng từng mặt = phải nộp Trị giá tính hàng thực tế NK ghi Thuế suất x thuế trên từng trong tờ khai hải quan x sản phẩm của từng mặt hàng Trong đó, trị giá tính thuế NK là giá thực tế phải trả tính đến cửa khẩu nhập đầu tiên. Và tỷ giá giữa đồng Việt Nam với đồng tiền nước ngoài dùng để xác định trị giá tính thuế là tỷ giá giao dịch bình quân liên ngân hàng do Ngân hàng nhà nước Việt Nam công bố tại thời điểm tính thuế + Trường hợp doanh nghiệp nhập khẩu những mặt hàng chịu thuế tiêu thụ đặc biệt thì trị giá của hàng hóa nhập khẩu bao gồm cả số thuế tiêu thụ đặc biệt được tính theo công thức: Thuế TTĐB của hàng Giá tính = thuế Thuế + NK Thuế suất x thuế NK NK phải nộp TTĐB - Khoản giảm giá hàng mua: là số tiền mà người bán giảm trừ cho người mua do hàng hóa kém phẩm chất, sai quy cách… - Khoản chiết khấu thương mại: là khoản doanh nghiệp bán giảm giá niêm yết cho khách hàng mua hàng với số lượng lớn. - Chi phí phát sinh trong quá trình mua hàng bao gồm: chi phí vận chuyển, bốc xếp hàng hóa, chi phí bảo hiểm, chi phí lưu kho, lưu bãi,….Đối với hàng hóa nhập khẩu chi phí phát sinh trog quá trình mua hàng còn bao gồm: các khoản lệ phí thanh toán, lệ phí chuyển ngân, lệ phí mở L/C hay hoa hồng trả cho bên nhận ủy thác nhập khẩu. Như vậy về thực chất, giá thực tế của hàng mua chỉ bao gồm 2 bộ phận: giá mua hàng hóa và chi phí thu mua hàng hóa: - Giá mua hàng hóa: gồm giá mua phải trả theo hóa đơn hay hợp đồng( có hoặc không có thuế GTGT đầu vào) cộng (+) với số thuế nhập khẩu, thuế TTĐB cùng các khoản chi phí hoàn thiện, sơ chế.. trừ(-) khoản giảm giá hàng mua và chiết khấu thương mại được hưởng. Khoa Kinh tế Trường : Đại học Vinh 18 Sv: Nguyễn Thị Mỹ Hạnh - Chi phí thu mua hàng hóa: gồm các khoản chi phí phát sinh liên quan Khóa luận tốt nghiệp đến việc thu mua hàng hóa như: vận chuyển, bốc dỡ, công tác phí bộ phận thu mua, hao hụt trong định mức… 1.2.4 Các phương thức thanh toán tiền hàng 1.2.4.1 Đối với mua hàng trong nước Thông thường được thực hiện theo hai phương thức: - Thanh toán ngay: Sau khi nhận được hàng, doanh nghiệp thương mại thanh toán ngay tiền cho người bán, có thể bằng tiền mặt, bằng tiền cán bộ tạm ứng, bằng chuyển khoản hoặc có thể thanh toán bằng hàng hóa (hàng đổi hàng)….. - Thanh toán trả chậm: theo phương thức này khi nhận quyền sở hữu về hàng hoá doanh nghiệp chưa mất quyền sở hữu về tiền tệ mà phải có trách nhiệm thanh toán cho người bán, nó tuỳ thuộc vào từng hợp đồng cụ thể mà thời gian đó dài hay ngắn khác nhau.Trong thời gian đó nếu doanh nghiệp thanh toán tiền hàng sớm thì có thể được người bán giảm cho một khoản do thanh toán sớm. 1.2.4.2 Các phương thức thanh toán tiền mua hàng nhập khẩu Trong nhập khẩu hàng hóa, doanh nghiệp thường dùng một trong các phương thức thanh toán quốc tế sau để thanh toán tiền hàng: - Phương thức chuyển tiền( Remittance): Là phương thức mà trong đó khách hàng( người trả tiền) yêu cầu ngân hàng của mình chuyển một số tiền nhất định cho người bán ở một địa điểm nhất định bằng phương tiện chuyển tiền do khách hàng yêu cầu. - Phương thức ghi sổ( Open account): Là phương thức thanh toán trong đó người bán sau khi hoàn thành nghĩa vụ giao hàng hoặc cung ứng một dịch vụ cho khách hàng sẽ ủy thác cho ngân hàng của mình thu hộ số tiền ở người mua trên cơ sở hối phiếu của người bán lập ra. - Phương thức tín dụng chứng từ( Documentary credit): Là phương thức trong đó một ngân hàng( ngân hàng mở thư tín dụng) theo yêu cầu của khách hàng( doanh nghiệp mua hàng- người yêu cầu mở thư tín dụng) sẽ trả một số tiền nhất định cho người bán( người được hưởng lợi số tiền) hoặc chấp nhận hối Khoa Kinh tế Trường : Đại học Vinh 19 Sv: Nguyễn Thị Mỹ Hạnh phiếu do người này ký phát trong phạm vi số tiền đó khi người này xuất trình Khóa luận tốt nghiệp cho ngân hàng một bộ chứng từ thanh toán phù hợp với những quy định đề ra trong thư tín dụng. 1.2.5 Các hình thức thanh toán tiền hàng - Thanh toán bằng tiền mặt. - Thanh toán bằng chuyển khoản. 1.2.6 Một số nguyên tắc khi hạch toán công nợ - Chỉ ghi nhận là công nợ của doanh nghiệp khi mua hàng hóa, vật tư nhưng chưa thanh toán, không được ghi nhận là công nợ khi mua hàng hóa vật tư trả tiền ngay( bằng tiền mặt, tiền séc hoặc đã trả qua Ngân hàng). - Nợ phải trả cho người bán, người cung cấp vật tư, hàng hóa cần được hạch toán chi tiết cho từng đối tượng phải trả. Trong chi tiết từng đối tượng phải trả cần phải phản ánh cả số tiền đã ứng trước cho người bán, người cung cấp nhưng chưa nhận được sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ. - Những vật tư, hàng hóa dịch vụ đã nhận, nhập kho nhưng đến cuối tháng vẫn chưa có hóa đơn thì sử dụng giá tạm tính để ghi sổ và phải điều chỉnh về giá thực tế khi nhận được hóa đơn hoặc thông báo chính thức của người bán. - Khi hạch toán chi tiết công nợ phải trả kế toán phải hạch toán rõ ràng, rành mạch các khoản chiết khấu thanh toán, giảm giá hàng bán của người bán, người cung cấp hóa đơn mua hàng. 1.3 Kế toán nghiệp vụ mua hàng 1.3.1 Các phương pháp hạch toán chi tiết hàng hóa Kế toán chi tiết hàng hóa là việc theo dõi, ghi chép sự biến động nhập xuất tồn kho của từng loại hàng hóa trong sản xuất kinh doanh nhằm cung cấp thông tin chi tiết để quản trị từng danh điểm hàng hóa. Công tác hạch toán chi tiết phải đảm bảo theo dõi được tình hình nhập xuất tồn kho theo chỉ tiêu hiện vật và giá trị của từng loại hàng hóa, phải tổng hợp được tình hình luân chuyển và tồn của từng loại hàng hóa theo từng kho, từng quầy… Khoa Kinh tế Trường : Đại học Vinh 20 Sv: Nguyễn Thị Mỹ Hạnh Hiện nay các doanh nghiệp có thể áp dụng một trong ba phương pháp kế Khóa luận tốt nghiệp toán chi tiết hàng hóa như sau: - Phương pháp thẻ song song - Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển - Phương pháp sổ số dư Luận văn chỉ tập trung vào phương pháp thẻ song song( là phương pháp mà Công ty đang áp dụng). Sơ đồ 1.1 Hạch toán hàng hóa theo phương pháp thẻ song song Phiếu nhập kho Thẻ kho Thẻ quầy Sổ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp NXT Sổ kế toán tổng hợp Phiếu xuất kho Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra Ưu điểm: Phương pháp này đơn giản trong khâu ghi chép, dễ kiểm tra đối chiếu, dễ phát hiện sai sót đồng thời cung cấp thông tin nhập, xuất và tồn kho của từng loại hàng hóa kịp thời, chính xác. Nhược điểm: Ghi chép trùng lặp giữa thủ kho và kế toán ở chỉ tiêu số lượng, làm tăng khối lượng công việc của kế toán, tốn nhiều công sức và thời gian. Điều kiện vận dụng: Thích hợp với các doanh nghiệp thực hiện công tác kế toán máy và trong các doanh nghiệp có ít loại hàng hóa. 1.3.2 Kế toán nghiệp vụ mua hàng trong nước 1.3.2.1 Chứng từ kế toán sử dụng: Khoa Kinh tế Trường : Đại học Vinh
- Xem thêm -