Tài liệu Hoàn thiện công tác kế toán hàng hoá tài công ty cổ phần thương mại và phát triển thăng long gas

Học Viện Tài Chính nghiệp Luận văn tốt LỜI NÓI ĐẦU Hoạt động thương mại là khâu quan trọng nối liền sản xuất và tiêu dùng.Từ xa xưa con người đã biết trao đổi hàng hóa vật dụng mà mình sản xuất ra để thỏa mãn nhu cầu bản thân. Qua mỗi thời kỳ, hoạt động thương mại lại mang đặc điểm riêng và ngày càng phát triển. “Thương mại ” theo luật thương mại Việt Nam (được Quốc hội khóa IX, kỳ họp thứ 11 thông qua ngày 10/05/1997) là hành vi mua bán hàng hóa, dịch vụ nhằm mục đích sinh lời hoặc thực hiện các chính sách kinh tế xã hội. Trong nền kinh tế thị trường có sự điều tiết và quản lý vĩ mô của Nhà nước, Việt Nam đã gia nhập tổ chức WTO và các tổ chức kinh tế khác, các doanh nghiệp đang có một môi trường sản xuất kinh doanh thuận lợi: các doanh nghiệp được tự do phát triển, tự do cạnh tranh bình đẳng trước pháp luật, thị trường trong nước được mở cửa; song cũng gặp phải không ít những khó khăn từ sự tác động bởi quy luật cạnh tranh từ cơ chế mới. Để vượt qua quá trình chọn lọc và đào thải khắt khe của thị trường các doanh nghiệp phải nắm bắt tốt thị trường, nâng cao chất lượng sản phẩm, đa dạng mẫu mã hàng hoá và đưa ra phương án kinh doanh hiệu quả nhất. Kế toán là công cụ quan trọng không thể thiếu trong việc quản lý tài sản, tiến hành các hoạt động kinh tế, tính toán và xác định kết quả kinh doanh, từ đó đưa ra các sách lược và phương hướng, chiến lược kinh doanh cho doanh nghiệp. Đối với doanh nghiệp thương mại phải tổ chức tốt từ khâu mua hàng cho đến khâu tiêu thụ hàng hoá nhằm đảm bảo và tăng nhanh tốc độ luân chuyển vốn, bù đắp các chi phí đã bỏ ra và đạt mục tiêu lợi nhuận. Do đó kế toán hàng hoá trong doanh nghiệp thương mại luôn luôn được coi trọng và cần thiết phải hoàn thiện SV Nguyễn Thị Ngọc Mỹ 05 Lớp CQ45/21- 1 Học Viện Tài Chính nghiệp Luận văn tốt Xuất phát từ tầm quan trọng đó, sau thời gian thực tập tại Công ty cổ phần thương mại và phát triển Thăng Long Gas, Em lựa chọn đi sâu nghiên cứu đề tài “Hoàn thiện công tác kế toán hàng hoá tài Công ty cổ phần thương mại và phát triển Thăng Long Gas” cho bài luận văn tốt nghiệp của mình Ngoài phần mở đầu và kết luận, luận văn được chia làm 3 chương: Chương 1:Lý luận chung về kế toán hàng hoá trong doanh nghiệp thương mại Chương 2: Thực trạng công tác kế toán hàng hoá tại công ty cổ phần thương mại và phát triển Thăng Long Gas Chương 3: Một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán hàng hoá tại công ty cổ phần thương mại và phát triển Thăng Long Gas Luận văn được xây dựng trên cơ sở: - Mục tiêu nghiên cứu đề tài: Khái quát những cơ sở lý luận về kế toán hàng hoá để vận dụng nghiên cứu tìm hiểu thực tiễn tại công ty, thấy được những ưu điểm, tồn tại và đưa ra những kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác kế toán hàng hoá tại Công ty - Đối tượng nghiên cứu của luận văn: Tổ chức công tác kế toán hàng hoá tại công ty cổ phần thương mại và phát triển Thăng Long Gas - Phương pháp nghiên cứu: Sử dụng các phương pháp thống kê, và các phương pháp kế toán, từ đó rút ra những nhận xét cũng như đề xuất các giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán hàng hoá tại Công ty. Mặc dù đã cố gắng hết sức, song do trình độ nhận thức lý luận và thực tiễn hạn chế, thời gian thực tập chưa nhiều, nên bài luận văn của em không thể tránh khỏi những thiếu sót. Em kính mong nhận được sự đóng góp chỉ bảo của quý thầy cô, các cán bộ phòng kế toán tài chính, và những người quan tâm để đề tài luận văn của em được hoàn thiện và có ích hơn. SV Nguyễn Thị Ngọc Mỹ 05 Lớp CQ45/21- 2 Học Viện Tài Chính nghiệp Luận văn tốt Em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc tới thầy cô giáo trong bộ môn Kế toán, các cán bộ trong Công ty cổ phần thương mại và phát triển Thăng Long Gas, đặc biệt là Thạc Sỹ Nguyễn Thị Ngọc Thạch đã giúp đỡ em hoàn thành luận văn này Em xin chân thành cảm ơn! Hà nội, ngày tháng năm 2011 Sinh viên Nguyễn Thị Ngọc Mỹ SV Nguyễn Thị Ngọc Mỹ 05 Lớp CQ45/21- 3 Học Viện Tài Chính nghiệp Luận văn tốt CHƯƠNG 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ KẾ TOÁN HÀNG HOÁ TRONG DOANH NGHIỆP THƯƠNG MẠI 1.1. Sự cần thiết của việc hoàn thiện công tác kế toán hàng hoá trong doanh nghiệp thương mại 1.1.1 Đặc điểm của hàng hoá trong doanh nghiệp thương mại Hàng hoá trong DNTM tồn tại dưới hình thức vật chất, là sản phẩm của lao động, có thể thoả mãn một nhu cầu nào đó của con người, được thực hiện thông qua mua bán trên thị trường. Hàng hoá trong DNTM có những đặc điểm sau: - Hàng hoá rất đa dạng và phong phú: đa dạng về mẫu mã hình thức, chất lượng, phong phú về chủng loại, thông số kỹ thuật. - Hàng hoá có đặc tính lí, hoá, sinh học: Mỗi loại hàng có các đặc tính lí, hoá, sinh học riêng. Những đặc tính này có ảnh hưởng đến số lượng, chất lượng hàng hoá trong quá trình thu mua, vận chuyển, dự trữ, bảo quản và tiêu thụ. - Trong lưu thông, hàng hoá thay đổi quyền sở hữu nhưng chưa đưa vào sử dụng. Khi kết thúc quá trình lưu thông, hàng hoá mới được đưa vào sử dụng để đáp ứng nhu cầu cho tiêu dùng hay sản xuất. - Hàng hoá có vị trí rất quan trọng trong các DNTM, nghiệp vụ lưu chuyển hàng hoá với các quá trình: Mua- nhập hàng, dự trữ bảo quản hàng hoá, bán hàng là nghiệp vụ kinh doanh cơ bản trong DNTM. Vốn dự trữ hàng hoá chiếm tỷ trọng lớn trong tổng vốn lưu động trong DN(80%- 90%). Quá trình vận động của hàng hoá cũng là quá trình vận động của vốn kinh doanh trong doanh nghiệp. Việc tăng tốc độ của lưu chuyển của vốn kinh doanh không thể tách rời việc dự trữ và tiêu thụ hàng hoá một cách hiệu quả. SV Nguyễn Thị Ngọc Mỹ 05 Lớp CQ45/21- 4 Học Viện Tài Chính nghiệp Luận văn tốt Kế toán hàng hoá là công cụ không thể thiếu để quản lý hàng hoá ngăn ngừa hạn chế đến mức thấp nhất những mất mát, hao hụt hàng hoá trong các khâu của quá trình kinh doanh thương mại từ đó làm tăng hiệu quả quá trình kinh doanh và đạt được mục tiêu lợi nhuận của công ty. 1.1.2 Yêu cầu quản lý Có một lượng hàng dữ trữ nhất định là cấn thiết đảm bảo cho hoạt động kinh doanh được tiến hành thường xuyên, liên tục. Tuy nhiên lượng hàng hoá dự trữ nay luôn bị biến động do hoạt động kinh tế diễn ra ở các khâu mua, khâu bảo quản và khâu bán hàng hoá. Do đó cần phải xây dựng kế hoạch mua hàng, dự trữ kịp thời đầy đủ cũng như tiêu thụ một cách cụ thể, đảm bảo cho doanh nghiệp hoạt động một cách hiệu quả. Khâu thu mua: Mỗi loại hàng hoá có tính chất, công dụng, mức độ và tỉ lệ tiêu hao khác nhau. Do đó, thu mua phải đảm bảo đủ số lượng, đúng chất lượng, phẩm chất tốt, chỉ cho phép hao hụt trong định mức. Khâu bảo quản: Cần đảm bảo theo đúng quy định, chế độ phù hợp với tính chất lý hoá của mỗi loại hàng hoá. Tránh làm lẫn lộn các loại hàng hoá khác nhau về tính chất làm ảnh hưởng tới chất lượng. Khâu dự trữ: Đòi hỏi doanh nghiệp xây dựng được định mức dự trữ tối đa, tối thiểu để đảm bảo quá trình hoạt động được liên tục đồng thời tránh được tình trạng ứ đọng vốn. 1.1.3. Nhiệm vụ của kế toán hàng hoá - Tổ chức ghi chép, phản ánh tổng hợp số liệu về tình hình thu mua, vận chuyển, bảo quản, tình hình nhập xuất và tồn kho hàng hoá theo chỉ tiêu số lượng, chất lượng, chủng loại và giá trị SV Nguyễn Thị Ngọc Mỹ 05 Lớp CQ45/21- 5 Học Viện Tài Chính nghiệp Luận văn tốt - Tính giá thành thực tế của hàng hoá đã thu mua và nhập kho, kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch thu mua hàng hoá về mặt số lượng, chủng loại, giá cả và thời hạn. - Áp dụng đúng đắn các phương pháp về kỹ thuật hạch toán hàng hoá,thực hiện đầy đủ chế độ hạch toán ban đầu về hàng hoá (lập chứng từ, luân chuyển chứng từ),mở các sổ... - Cung cấp các thông tin kế toán phục vụ cho việc lập Báo cáo tài chính, thực hiện đúng các chế độ kế toán, phương pháp kế toán quy định và sử dụng thống nhất trong công tác kế toán. 1.2 Phân loại và đáng giá hàng hoá 1.2.1 Phân loại hàng hoá Theo tính chất thương phẩm kết hợp với đặc trưng kỹ thuật thì hàng hoá được chia theo từng ngành hàng, trong từng ngành hàng bao gồm nhiều nhóm hàng, mỗi nhóm hàng có nhiều mặt hàng. Theo ngành hàng: Hàng kim khí điện máy; Hàng hoá chất mỏ; Hàng xăng dầu; Hàng dệt may, bông vải sợi; Hàng da cao su; Hàng gốm sứ, thuỷ tinh; Hàng mây, tre đan; Hàng rượu bia, thuốc lá. Theo nguồn gốc sản suất gồm: Ngành hàng nông sản; Ngành hàng lâm sản; Ngành hàng thuỷ sản. Theo khâu lưu thông thì hàng hoá được chia thành: Hàng hoá ở khâu bán buôn; Hàng hoá ở khâu bán lẻ. Theo phương thức vận động của hàng hoá: Hàng hoá chuyển qua kho; Hàng hoá chuyển giao bán thẳng. 1.2.2 Lập danh điểm hàng hoá Lập danh điểm hàng hoá cho phép quản lý chặt chẽ hàng hoá một cách thường xuyên liên tục. Lập bảng danh điểm hàng hoá là phân chia hàng hoá SV Nguyễn Thị Ngọc Mỹ 05 Lớp CQ45/21- 6 Học Viện Tài Chính nghiệp Luận văn tốt thành từng loại, nhóm và từng thứ. Mỗi loại, nhóm, thứ được mã hoá, ký hiệu riêng thay cho tên gọi, nhãn hiệu, quy cách và được sử dụng thống nhất trong phạm vi của doanh nghiệp. Thông thường hay dùng ký hiệu tài khoản cấp 1, tài khoản cấp 2 để ký hiệu loại, nhóm hàng hoá, kết hợp với chữ cái của tên hàng hoá để ký hiệu thứ hàng hoá. Ví dụ: trong DN có loại hàng hoá X có rất nhiều nhóm: ...Có thể lập danh điểm cho hàng hoá X như sau: Ký hiệu hàng hoá X:156.1, Nhóm 1: 156.1.01, Loại 1: 156.1.01.001, Mầu đỏ : 156.1.01.001.Đ…… Danh điểm vật tư, hàng hoá được sử dụng thống nhất giữa các bộ phận quản lý liên quan trong doanh nghiệp nhằm thống nhất trong quản lý từng thứ vật tư, hàng hoá. 1.2.3. Đánh giá hàng hoá Theo chuẩn mực 02: Hàng tồn kho được tính theo giá gốc. Trường hợp giá trị thuần có thể thực hiện được thấp hơn giá gốc thì phải tính theo giá trị thuần có thể thực hiện được. Như vậy: Giá gốc của vật tư, hàng hoá là toàn bộ chi phí mua sắm, chi phí gia công chế biến và các chi liên quan trực tiếp khác sau khi trừ đi các khoản được giảm trừ theo quy định - Giá gốc tại thời điểm mua : Là trị giá mua thực tế phải thanh toán với người bán - Giá gốc tại thời điểm nhập kho: Chính là giá mua thực tế, chi phí mua trong qúa trình thu mua đến khi hàng đã kiểm nhận nhập kho, thuế (nếu có). - Nếu hàng mua phải qua sơ chế để bán thì giá vốn thực tế còn bao gồm cả chi phí gia công chế biến. SV Nguyễn Thị Ngọc Mỹ 05 Lớp CQ45/21- 7 Học Viện Tài Chính nghiệp Luận văn tốt *Trị giá gốc hàng hoá nhập kho (Xác định trong trường hợp nhập do mua ngoài) -Theo chế độ hiện hành, trị giá mua thực tế tính theo giá hoá đơn được phản ánh riêng - Chi phí mua hàng được phản án riêng để cuối kỳ phân bổ cho hàng còn lại và hàng đã bán Trị giá mua vào của hàng hoá = Giá mua trên hoá đơn + Thuế NK + Thuế TTĐB Các khoản giảm trừ (nếu có) + Trong đó giá mua nếu doanh nghiệp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thì giá mua là giá không bao gồm thuế GTGT (nếu doanh nghiệp nộp thuế theo phương pháp trực tiếp thì giá mua bằng tổng giá thanh toán) Thuế NK= giá NK (giá CIF) * thuế suất thuế nhập khẩu của loại hàng hoá đó. Thuế GTGT ở khâu nhập khẩu = [ giá NK + thuế NK ] *Thuế suất thuế GTGT Đối với hàng hoá nhập khẩu, trị giá gốc của hàng hoá nhập kho phải được quy đổi thành đồng Việt Nam theo tỷ giá bình quân liên ngân hàng công bố tại thời điểm mua. Chi phí mua hàng hoá, bao gồm: Chi phí vận chuyển bốc dỡ, bảo quản, chi phí bảo hiểm hàng hoá, tiền thuê kho, bến bãi, hao hụt trong định mức mua hàng. * Trị giá vốn của hàng hoá xuất kho Cách tính trị giá vốn của hàng xuất kho dược tiến hành theo các bước sau: - Tính trị giá mua thực tế của hàng xuất kho trong tháng (Theo các phương pháp đích danh, bình quân gia quyền, FIFO, LIFO) - Phân bổ chi phí mua hàng cho hàng xuất kho trong tháng Chi phí mua hàng phân bổ Chi phí mua phân bổ hcho hàng còn đầu kỳ SV Nguyễn Thị Ngọc Mỹ 05 H Chi phí mua hàng + phát sinh trong kỳ Trị x giá mua x của hàng Lớp CQ45/21- 8 Học Viện Tài Chính nghiệp cho hàng xuất = kho trong kỳ Luận văn tốt Trị giá mua của hhàng còn đầu kỳ K Trị giá mua của xuất kho + hàng nhập trong kỳ trong kỳ - Tổng hợp trị giá vốn của hàng xuất kho trong kỳ Trị giá vốn của hàng xuất kho trong kỳ Trị H giá mua của hàng = xuất kho trong kỳ =Chi phí mua hàng phân bổ + cho hàng xuất kho trong kỳ Việc tính trị giá mua của hàng xuất kho được áp dụng theo các phương pháp đích danh, phương pháp bình quân, phương pháp nhập trước xuất trước, phương pháp nhập sau xuất trước còn tuỳ thuộc vào chế độ kế toán mà doanh nghiệp đang áp dụng: - Đối với việc áp dụng theo phương pháp đích danh: Theo phương pháp này khi xuất kho hàng hoá thì căn cứ vào số lượng xuất kho của lô nào và đơn giá thực tế của lô đó để tính trị giá vốn thực tế của hàng hoá xuất kho - Đối với việc áp dụng phương pháp bình quân gia quyền: Trị giá vốn của hàng xuất kho được tính căn cứ vào số lượng hàng hoá xuất kho và đơn giá bình quân gia quyền theo công thức: Trị giá vốn thực tế Đơn giá bình quân =của hàng tồn đầu kì = Số lượng hàng hoá tồn đầu kỳ +Trị giá vốn của + hàng hoá tăng Tkỳ +Số lượng hàng hóa + tăng trong kỳ Trị giá hàng xuất kho = Số lượng hàng xuất kho x đơn giá bình quân Đơn giá bình quân gia quyền có thể tính cho cả kỳ (đơn giá bình quân cả kỳ) hoặc tính sau mỗi lần nhập (đơn giá bình quân liên hoàn). - Phương pháp nhập trước xuất trước: phương pháp này dựa trên giả định hàng nào nhập trước sẽ được xuất trước và lấy đơn giá xuất bằng đơn giá nhập. Trị giá hàng tồn kho cuối kỳ được tính theo đơn giá của những lần nhập sau cùng. SV Nguyễn Thị Ngọc Mỹ 05 Lớp CQ45/21- 9 Học Viện Tài Chính nghiệp Luận văn tốt - Phương pháp nhập sau xuất trước: phương pháp này dựa trên giả định hàng nào nhập sau được xuất trước, lấy đơn giá xuất bằng đơn giá nhập .Trị giá hàng tồn kho cuối kỳ được tính theo đơn giá của những lần nhập đầu tiên. * Đánh giá hàng hoá theo giá hạch toán Các doanh nghiệp mua hàng hoá thường xuyên có sự biến động về giá cả, khối lượng chủng loại có thể sự dụng giá hạch toán để đáng giá hàng hoá. Giá hạch toán là giá ổn định do doanh nghiệp thiết kế, không dùng để giao dịch bên ngoài. Việc xuất kho hàng ngày được thực hiện theo giá hạch toán, cuối kỳ kế toán tính ra giá thực tế để ghi sổ tổng hợp. Trước hết phải tính hệ số giữa giá thực tế và giá hạch toán của hàng hoá (H) H = Trị giá thực tế của HH TĐK Trị giá hạch toán của HH TĐK Trị giá thực tế của HH nhập TK + + Trị giá hạch toán của HH nhập TK Sau đó tính giá của HH xuất trong kỳ: Giá thực tế của HH xuất TK = Trị giá hạch toán của HH xuất của HH luân chuyển TK + Hệ số giữa giá thực tế và giá hạch toán TK 1.3. Kế toán chi tiết hàng hoá Hạch toán chi tiết được tiến hành đồng thời ở kho và phòng kế toán trên cơ sở các chứng từ nhập xuất kho. Tuỳ thuộc vào doanh nghiệp áp dụng phương pháp hạch toán chi tiết mà sử dụng các sổ chi tiết sau đây: Thẻ (sổ) kho, Sổ chi tiết hàng hoá, Sổ đối chiếu luân chuyển, Sổ số dư SV Nguyễn Thị Ngọc Mỹ 05 Lớp CQ45/21- 10 Học Viện Tài Chính nghiệp Luận văn tốt Ngoài ra có các bảng kê nhập, xuất, bảng kê mua hàng, bảng luỹ kế nhập xuất, bảng tổng hợp nhập xuất tồn, nhật ký bán hàng theo mặt hàng, theo nhân viên,….. 1.3.1. Phương pháp thẻ song song. a) Tại kho: - Thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép hàng ngày tình hình nhập xuất tồn kho của từng thứ hàng hoá theo chỉ tiêu số lượng. - Thẻ kho do phòng kế toán lập, được mở cho từng thứ hàng hoá ở từng kho với các yếu tố như: Nhãn hiệu, quy cách, danh điểm, định mức dự trữ...kế toán giao cho thủ kho. Thẻ kho được sắp xếp theo loại, nhóm, thứ để tiện cho việc ghi chép kiểm tra, đối chiếu và quản lý. - Hàng ngày khi nhận được các chứng từ về nhập xuất hàng hoá, thủ kho tiến hành kiểm tra và thực hiện việc nhập xuất hàng hoá, ghi số lượng thực tế nhập xuất vào chứng từ, phân loại chứng từ, cuối ngày ghi vào thẻ kho tính ra số tồn kho và ghi vào thẻ kho đó, lập phiếu giao nhận chứng từ và chuyển các chứng từ đó cho phòng kế toán. b) Tại phòng kế toán: - Kế toán phải mở sổ (thẻ) kế toán chi tiết hàng hoá cho từng danh điểm hàng hoá tương ứng với thẻ kho của từng kho. - Khi nhận được các chứng từ do thủ kho gửi đến, kế toán tiến hành kiểm tra và hoàn chỉnh chứng từ (tính giá trên chứng từ), phân loại chứng từ và ghi vào sổ chi tiết, tính ra số tồn kho cuối ngày. Kế toán chi tiết có lập bảng tổng hợp Nhập- xuất-tồn hàng hoá Cuối tháng kế toán và thủ kho tiến hành đối chiếu số liệu thẻ kho và sổ chi tiết. SV Nguyễn Thị Ngọc Mỹ 05 Lớp CQ45/21- 11 Học Viện Tài Chính nghiệp Luận văn tốt Sơ đồ 1.1 Sơ đồ hạch toán chi tiết hàng hoá theo phương pháp ghi thẻ song song Bảng tổng hợp nhập, xuất , tồn kho vật tư Phiếu nhập kho Thẻ kho Thẻ hoặc sổ chi tiết vật tư Kế toán tổng hợp Phiếu xuất kho . Ưu điểm : Phương pháp thẻ song song ghi chép đơn giản, dễ làm, dễ kiểm tra, đối chiếu, dễ phát hiện sai sót Nhược điểm: Ghi chép trùng lặp giữa kho và phòng kế toán về chỉ tiêu số lượng, việc kiểm tra đối chiếu thường dồn vào cuối tháng cho nên hạn chế chức năng kiểm tra. Phạm vi áp dụng: Cho những doanh nghiệp có chủng loại hàng hoá ít, khối lượng các nghiệp vụ phát sinh không nhiều, không thường xuyên, trình độ nghiệp vụ của kế toán còn hạn chế. 1.3.2.Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển. a)Tại kho: Thủ kho sử dụng thẻ kho để theo dõi hàng ngày tình hình nhập xuất tồn về mặt số lượng đối với từng loại danh điểm hàng hoá như phương pháp ghi thẻ song song. b) Tại phòng kế toán: - Kế toán mở sử dụng sổ đối chiếu luân chuyển để ghi phản ánh tổng hợp số hàng hoá luân chuyển trong tháng (tổng số nhập, tổng số xuất) và số tồn cuối tháng của từng thứ hàng hoá chỉ tiêu số lượng và số tiền. SV Nguyễn Thị Ngọc Mỹ 05 Lớp CQ45/21- 12 Học Viện Tài Chính nghiệp Luận văn tốt - Sổ đối chiếu luân chuyển được mở dùng cho cả năm, mở cho từng kho, mỗi thứ hàng hoá được ghi vào 1 dòng trong sổ và mỗi tháng được ghi một lần vào cuối tháng . - Khi nhận được các chứng từ nhập xuất, kế toán tiến hành kiểm tra và hoàn chỉnh chứng từ, phân loại chứng từ theo từng thứ (có thể lập bảng kê nhập, bảng kê xuất). Cuối tháng tổng hợp số liệu đã ghi trên các chứng từ (hoặc bảng kê nhập, BK xuất) theo chỉ tiêu số lượng và số tiền để ghi vào sổ đối chiếu luân chuyển, sau đó tính ra số tồn kho cuối tháng. Tiến hành đối chiếu số liệu trên sổ đối chiếu luân chuyển với thẻ kho (cột số lượng), và đối chiếu với kế toán tổng hợp (cột số tiền) Sơ đồ1.2 Sơ đồ hạch toán chi tiết hàng hoá theo phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển Chứng từ nhập Thẻ kho Chứng từ xuất Bảng kê nhập Sổ đối chiếu luân chuyển Sổ kế toán tổng hợp Bảng kê xuất Ưu điểm: Khối lượng ghi chép của kế toán được giảm bớt do chỉ ghi một lần vào cuối tháng. Nhược điểm: Việc ghi sổ vẫn còn trùng lặp về chỉ tiêu số lượng, việc kiểm tra đối chiếu dồn vào cuối tháng cho nên hạn chế chức năng kiểm tra. Phạm vi áp dụng: Cho những doanh nghiệp có không nhiều nghiệp vụ nhập xuất và chủng loại hàng hoá không lớn. SV Nguyễn Thị Ngọc Mỹ 05 Lớp CQ45/21- 13 Học Viện Tài Chính nghiệp Luận văn tốt 1.3.3. Phương pháp sổ số dư. Đặc điểm của phương pháp này là ở kho chỉ hạch toán số lượng còn ở phòng kế toán chỉ hạch toán giá trị hàng hoá a)Tại kho: - Thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép, phản ánh hàng ngày tình hình nhập xuất, tồn kho vật tư hàng hoá giống như phương pháp ghi thẻ song song. Đồng thời sử dụng sổ số dư để cuối tháng ghi chuyển số tồn kho của từng thứ vật tư vào sổ số dư theo chỉ tiêu số lượng . - Sổ số dư do kế toán mở và được mở cho từng kho, dùng cho cả năm để ghi số tồn kho cuối tháng của từng thứ hàng hoá theo chỉ tiêu số lượng và giá trị. Thủ kho ghi cột số lượng còn phòng kế toán ghi cột số tiền. b)Tại phòng kế toán: - Kế toán sử dụng bảng luỹ kế nhập, bảng luỹ kế xuất hàng hoá để ghi chép hàng ngày hoặc định kỳ tình hình nhập xuất theo chỉ tiêu giá trị theo từng nhóm HH ở từng kho sau đó lập Bảng tổng hợp nhập xuất tồn theo chỉ tiêu giá trị. - Cuối tháng, khi nhận được sổ số dư do thủ kho gửi đến, kế toán căn cứ vào số tồn kho cuối tháng ghi ở sổ số dư và đơn giá hạch toán tính ra giá trị tồn kho và ghi vào cột số tiền trên sổ số dư. Giá trị tồn kho này được dùng để đối chiếu với Bảng tổng hợp nhập xuất tồn và đối chiếu với kế toán tổng hợp. Sơ đồ1. 3 Sơ đồ hạch toán chi tiết vật tư, hàng hoá theo phương pháp sổ số dư Chứng từ nhập Thẻ kho Bản luỹ kế nhập Sổ số dư Chứng từ xuất SV Nguyễn Thị Ngọc Mỹ 05 Bảng tổng hợp N-X-T Sổ kế toán tổng hợp Bảng luỹ kế xuất Lớp CQ45/21- 14 Học Viện Tài Chính nghiệp Luận văn tốt Ưu điểm: Giảm bớt được khối lượng ghi chép của kế toán, công việc dàn đều trong tháng, thực hiện việc kiểm tra giám sát của kế toán Nhược điểm: Do kế toán chỉ theo dõi về mặt giá trị, nếu muốn biết số hiện có và tình hình tăng giảm của từng thứ hàng hoá về mặt hiện vật phải xem trên thẻ kho. Hơn nữa việc kiểm tra, phát hiện sai sót nhầm lẫn giữa kho và phòng kế toán gặp khó khăn. Phạm vi áp dụng: Đối với những doanh nghiệp có chủng loại hàng hoá lớn, việc nhập xuất diễn ra thường xuyên. Đã xây dựng được hệ thống giá hạch toán và có đội ngũ cán bộ kế toán vững. 1.4. Kế toán tổng hợp hàng hoá 1.4.1. Kế toán nhập hàng hoá Quá trình nhập hàng hoá của các doanh nghiệp thương mại chủ yếu là quá trình mua hàng hoá nhập khẩu hoặc trong nước. 1.4.1.1. Kế toán hàng hoá ngoại thương a) Hàng hoá được nhập khẩu và nhập kho công ty khi có bộ chứng từ : + Hoá đơn thương mại(Invoice) + Vận đơn đường biển(Bill of Ladding) + Giấy chứng nhận xuất xứ(Certificate of original) + Giấy chứng nhận phẩm chất(Certificate of quality) + Bảng kê khai chi tiết hàng NK(Packing list)- phiếu đóng gói….. b) Trị giá hàng hoá nhập kho và tài khoản sử dụng - Trị giá hàng hoá nhập khẩu được xác định đã trình bày tại mục 1.2.3. Đánh giá HH - Kế toán sử dụng TK 156: Phản ánh giá trị hàng hoá hoặc TK 611- Mua hàng, TK 144, TK 333: Phản ánh thuế GTGT, thuế NK, TK 133 SV Nguyễn Thị Ngọc Mỹ 05 Lớp CQ45/21- 15 Học Viện Tài Chính nghiệp Luận văn tốt c) Trình tự kế toán áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên *** Trường hợp doanh nghiệp nhập khẩu trực tiếp (1a): DN xuất ngoại tệ để ký quỹ mở L/C Có chênh lệch tăng giữa tỷ giá giao dịch và tỷ giá ghi sổ ngoại tệ (1b): DN xuất ngoại tệ để ký quỹ mở L/C có chênh lệch giảm Đồng thời ghi có TK 007 (1c): DN vay ngắn hạn ngân hàng để mở L/C (2): Khi hàng về cảng, ga, DN tiến hành kiểm tra, nhận hàng, hoàn thành thủ tục hải quan( tỷ giá giao dịch) (3): Thông báo nộp thuế Nhập khẩu của hải quan (4): Thuế GTGT của hàng nhập khẩu (5): Phí giám định hải quan, thuê kho, bãi, phí ngân hàng….. (6): Nhận giấy báo có của Ngân hàng về khoản tiền trả cho thương nhân nước ngoài ( ghi theo tỷ giá ghi sổ) 111(1112),112(1122) 144 156 331 (2) (6) 515 (1a) 635 333(3333) (3) (1b) 133 311 (4) (1c) SV Nguyễn Thị Ngọc Mỹ 05 (5) 111,112 Lớp CQ45/21- 16 Học Viện Tài Chính nghiệp Luận văn tốt *** Trường hợp DN Nhập khẩu uỷ thác Đối với trường hợp nhập khẩu uỷ thác sẽ có 2 bên: Bên nhận uỷ thác và bên đi uỷ thác. Khi bên đi uỷ thác có nhu cầu về hàng hoá sẽ thông qua bên nhận uỷ thác để nhập khẩu hàng. Bên nhận uỷ thác sẽ thực hiện toàn bộ công việc của đơn vị trực tiếp nhập khẩu, làm thủ tục nhập khẩu, tiếp nhận hàng và thông bán cho đơn vị đi uỷ thác đến nhận khi hàng về - Trình tự kế toán 111,112 (1) 331 (3) 156 (2) 133 (1): ứng trước một khoản tiền cho đơn vị nhận uỷ thác mở L/C (2):- Nhận hàng hoá do đơn vị nhận uỷ thác trao trả, phản ánh giá trị hàng hoá nhập khẩu uỷ thác, thuế GTGT, thuế NK, thuế TTDB (nếu có) - Phí uỷ thác trả cho đơn vị nhận uỷ thác (3): Khi trả tiền cho đơn vị nhận uỷ thác về giá trị hàng nhập khẩu còn lại, thuế GTGT, thuế NK, thuế TTDB, các khoản chi hộ…. Nếu doanh nghiệp áp dụng kế toán hàng hoá theo phương pháp kiểm kê định kỳ thì kế toán không sử dụng tài khoản 156 mà toàn bộ chi phí liên quan đến giá trị hàng hoá và chi phí trong quá trính thu mua được phản ánh qua tài khoản 611- Mua hàng. 1.4.1.2. Kế toán hàng hoá nội thương - Hàng hoá được nhập kho doanh nghiệp từ các nguồn nhập trong nước SV Nguyễn Thị Ngọc Mỹ 05 Lớp CQ45/21- 17 Học Viện Tài Chính nghiệp Luận văn tốt - Trị giá nhập kho của hàng hoá được xác định tại mục 1.2.3. Đánh giá HH - Kế toán sử dụng tài khoản 156- phản ánh giá trị nhập kho của hàng hoá, TK 151- giá trị hàng mua đang đi đường, ngoài ra còn sử dụng các tài khoản khác TK 111, 112,… - Trình tự kế toán một số nghiệp vụ kế toán áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên TK 151 TK 111,112,331… (2a) TK 133 TK111,112,331.. (1) TK 156 (3) (4) (5) TK 151 (2b ) TK 338 (6) TK 138 (7) (1): Mua hàng hoá (VAT được khấu trừ) (2a): Nhận được hoá đơn của người bán nhưng cuối kỳ hàng hoá chưa về nhập kho (2b): Sang kỳ sau hàng hoá mua ngoài đang đi đường về nhập kho (3): Chiết khấu thương mại hàng mua được hưởng (4): Giá trị của hàng mua không đúng quy cách, phẩm chất theo hợp đồng kinh tế phải trả lại cho người bán, hoặc được giảm giá (5): Phản ánh chi phí thu mua ( chi tiết TK 1562) (6): Phát hiện thừa hàng hoá chưa rõ nguyên nhân (7): Phát hiện thiếu hàng hoá chưa rõ nguyên nhân SV Nguyễn Thị Ngọc Mỹ 05 Lớp CQ45/21- 18 Học Viện Tài Chính nghiệp Luận văn tốt - Trường hợp kế toán hàng hoá theo phương pháp kiểm kê định kỳ thì không sử dụng tài khoản 156 mà mọi chi phí liên quan đến giá trị hàng hoá và chi phí trong quá trình mua hàng đều được tập hợp và phản ánh bởi TK 611- mua hàng 1.4.2. Kế toán xuất hàng hoá. Đối với DNTM việc xuất hàng hoá cũng chính là bán hàng, do vậy trong các doanh nghiệp thương mại tiêu thụ hàng hoá có thể được thực hiện theo các phương thức như sau: - Xuất bán theo phương thức bán buôn ; - Xuất bán theo phương thức bán lẻ; - Xuất bán theo phương thức bán hàng đại lý. Kế toán xuất hàng hoá chủ yếu là xuất bán thể hiện qua kế toán giá vốn hàng bán, kế toán doanh thu và các khoản giảm trừ doanh thu. 1.4.2.1. Kế toán giá vốn hàng bán a) Xác định trị giá vốn hàng bán và tài khoản sử dụng Trị giá vốn của hàng hoá xuất kho được xác định theo 1 trong 4 phương pháp tuỳ thuộc vào sự lựa chọn của đơn vị như đã trình bày trong phần 1.2.3. Đánh giá hàng hoá Tài khoản sử dụng: Kế toán sử dụng tài khoản 632- Giá vốn hàng bán và một số tài khoản liên quan để hạch toán giá vốn hàng bán Doanh nghiệp có thể hạch toán theo một trong hai phương pháp: Kê khai thường xuyên và kiểm kê định kỳ Theo phương pháp kê khai thường xuyên: phản ánh thường xuyên liên tục, có hệ thống tình hình nhập, xuất, tồn các loại hàng hoá trên các tài khoản và sổ kế toán tổng hợp trên cơ sở các chứng từ nhập- xuất. Giá trị hàng hoá xuất kho được căn cứ trực tiếp vào các chứng từ xuất kho sau khi được tập hợp, phân loại theo đối tượng sử dụng để ghi vào các tài khoản kế toán và sổ kế toán SV Nguyễn Thị Ngọc Mỹ 05 Lớp CQ45/21- 19 Học Viện Tài Chính nghiệp Luận văn tốt Trình tự kế toán: 111,112,331 632 911 Trị giá vốn thực tế hàng mua chuyển thẳng 156 Nhập kho hàng hoá mua vào Xuất kho bán ngay 157 133 Xuất kho gửi bán 632 Kết chuyển giá vốn hàng bán Nhập kho HH bị trả lại Bán hàng 222, 223 Xuất hàng hoá góp vốn LD, liên kết Bị trả lại 811 Lỗ 711 3387 K/C Lợi ích của DN trong LD Lợi ích bên khác trong LD Theo phương pháp kiểm kê định kỳ Không theo dõi, phản ánh thường xuyên liên tục tình hình xuất kho hàng hoá trên các tài khoản hàng hoá tương ứng. Giá trị hàng tồn kho không căn cứ vào số liệu trên các tài khoản, sổ kế toán để tính mà căn cứ vào kết quả kiểm kê. Đồng thời trị giá hàng hoá xuất kho không căn cứ trực tiếp vào các chứng từ SV Nguyễn Thị Ngọc Mỹ 05 Lớp CQ45/21- 20